GESTIÓN DE LOS RIESGOS DEL PROYECTO

GUÍA DEL PMBOK

¿QUÉ ES RIESGO? Un riesgo es un evento o condición incierta

que, si sucede, tiene un efecto, en forma negativa o positiva, en por lo menos uno de los objetivos del proyecto.

El riesgo representa el impacto potencial de todas las amenazas u oportunidades que podrían afectar los logros de los objetivos del proyecto.

Por lo tanto…

GESTIÓN DE RIESGOS DEL PROYECTOProcesos relacionados con llevar a cabo la planificación de la gestión, la identificación, el análisis, la planificación de respuesta a los riesgos, así como su seguimiento y control en un proyecto.

OBJETIVOSLos objetivos de la Gestión de los Riesgos del Proyecto son:

Aumentar la probabilidad y el impacto de eventos positivos.

Disminuir la probabilidad y el impacto de eventos negativos para el proyecto.

GESTIÓN DE RIESGOS DEL PROYECTO

PLANIFICAR LA GESTIÓN DE

RIESGOS

Define cómo realizar las actividades de gestión de los riesgos

IDENTIFICAR LOS RIESGOS

Determinan los riesgos que pueden afectar y se documentan sus características

ANÁLISIS CUALITATIVO

Priorizar los riesgos, valuando y combinando la probabilidad de ocurrencia y el impacto.

ANÁLISIS CUANTITATIVO

Analizar numéricamente el efecto de los riesgos.

PLANIFICAR LA RESPUESTA

Desarrollar opciones y acciones para mejorar el efecto de los riesgos identificados.

MONITOREAR Y CONTROLAR

Implementar planes de respuesta, rastrear y monitorear los riesgos identificados, evaluar la efectividad de la gestión.

PLANIFICAR LA GESTIÓN DE RIESGOS

PLANIFICAR LA GESTIÓN DE RIESGOS Proceso por el cual se define cómo

realizar las actividades de gestión de riesgos para un proyecto.

Una planificación cuidadosa y explícita mejora la probabilidad de éxito de los otros cinco procesos de gestión de riesgos.

ENTRADAS

• Enunciado del Alcance del Proyecto.

• Plan de Gestión de Costos.

• Plan de Gestión del Cronograma.

• Plan de Gestión de Comunicaciones.

• Factores Ambientales de la Empresa.

• Activos de los procesos de la Organización.

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

• Reuniones de Planificación y Análisis.

SALIDAS

• Plan de Gestión de Riesgos.

HERRAMIENTAS Y TÉCNICASREUNIONES DE PLANIFICACIÓN Y ANÁLISIS

En estas reuniones, se definen los planes a alto nivel para efectuar las actividades de gestión de riesgos.

Los participantes de estas reuniones pueden ser: El director del proyecto Miembros del equipo del proyecto e interesados

seleccionados Cualquier persona de la organización con la

responsabilidad de gestionar la planificación y ejecución de actividades relacionadas con los riesgos.

SALIDAS

Metodología.

Roles y responsabilidades.

Asignación del presupuesto.

Periodicidad.

Categorías de riesgo.

Probabilidad e impacto de los riesgos.

Matriz de probabilidad e impacto.

Tolerancias revisadas de los interesados.

Formatos de reportes.

Seguimiento.

PLA

N D

E G

ES

TIÓ

N D

EL

RIE

SG

O

Plan de Gestion de RiesgosProyecto : Project Manager : Fecha : METODOLOGIA : Ver Cuadro 1 Metodología de Gestión de Riesgos

ROLES Y RESPONSABILIDADES :Ver Cuadro 2 Roles y Responsabilidades de Gestión de Riesgos

PRESUPUESTO :Ver Cuadro 3 Presupuesto de Gestión de Riesgos

PERIODICIDAD :Ver Cuadro 4 Periodicidad de Gestión de Riesgos

CATEGORÍAS DE RIESGOS :Ver Cuadro 5 Categorías de Riesgos

DEFINICIONES DE PROBABILIDAD E IMPACTO :Ver Cuadro 6 Definiciones de ProbabilidadVer Cuadro 7 Definiciones de Impacto

MATRIZ DE PROBABILIDAD E IMPACTO :Ver Cuadro 8 Matriz de Probabilidad e Impacto

TOLERANCIAS DE LOS INTERESADOS (UMBRALES DE RIESGO) :Ver Cuadro 9 Tolerancias de los Interesados

FORMATOS DE INFORME : Se utilizarán los formatos de Priorizacion de Riesgos, Respuesta a Riesgos, Matriz de Revision deRiesgos del Proyecto, Planificacion de Workaround, y Solicitud de Cambio

SEGUIMIENTO :Se utilizarán los formatos de Acta de Reunion, Leccion Aprendida, y Auditoria

®

Cuadro 4 : Periodicidad de Gestión de RiesgoProyecto : Project Manager : Fecha : Actividad Momento de ejecución Entregable del WBS Periodicidad de Ejecución

Planificacion de Gestion de Riesgos Al inicio del proyecto 1.2 Plan de Proyecto 1.0 Una vez

Identificacion de Riesgos Al inicio del proyecto 1.2 Plan de Proyecto 1.0 Una vezEn cada replanificación del proyecto 1.4 Replanificación del proyecto Semanal

Analisis Cualitativo de Riesgos Al inicio del proyecto 1.2 Plan de Proyecto 1.0 Una vezEn cada replanificación del proyecto 1.4 Replanificación del proyecto Semanal

Análisis Cuantitativo de Riesgos Al inicio del proyecto 1.2 Plan de Proyecto 1.0 Una vezEn cada replanificación del proyecto 1.4 Replanificación del proyecto Semanal

Planificación de la Respuesta a Riesgos Al inicio del proyecto 1.2 Plan de Proyecto 1.0 Una vezEn cada replanificación del proyecto 1.4 Replanificación del proyecto Semanal

Supervisión y Control de Riesgos En cada ciclo de control del proyecto 1.8 Monitoreo semanal de riesgos Semanal

Cuadro 5 : Categorías de RiesgoProyecto : Project Manager : Fecha :

Cuadro 6 : Definiciones de Probabilidad de RiesgosProyecto : Project Manager : Fecha : Definición Probabilidad

Muy Improbable 0.1

Relativamente Probable 0.3

Probable 0.5

Muy Probable 0.7

Casi Certeza 0.9

Cuadro 7 : Definiciones de Impacto de RiesgoProyecto : Project Manager : Fecha : Impactos Negativos

Impactos Positivos

La escala de Impactos Positivos es simétrica a la escala mostrada en cuadro superior

Cuadro 8 : Matriz de Probabilidad e ImpactoProyecto : Project Manager : Fecha :

IDENTIFICAR LOS RIESGOS

IDENTIFICAR LOS RIESGOS¿Qué? determinar qué riesgos podrían afectar el proyecto y documentar sus características.¿Quiénes? el equipo de proyecto, el equipo de gestión de riesgos, expertos en la materia provenientes de otras áreas de la compañía, clientes, usuarios finales, otros directores de proyectos, interesados en el proyecto y expertos externos.

Además…

Es un proceso iterativo debido a que se pueden descubrir nuevos riesgos o pueden evolucionar conforme el proyecto avanza a lo largo de su ciclo de vida.

ENTRADAS• Plan de Gestión de

Riesgos• Estimación de Costos

de las Actividades• Estimación de la

Duración de las Actividades

• Línea Base del Alcance• Registro de Interesados• Plan de Gestión de

Costos• Plan de Gestión del

Cronograma• Plan de Gestión de

Calidad• Documentos del

Proyecto• Factores Ambientales

de la Empresa• Activos de los Procesos

de la Organización.

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS• Revisiones a la

Documentación• Técnicas de

Recopilación de Información

• Análisis de la Lista de Control

• Análisis de Supuestos

• Técnicas de Diagramación

• Análisis DAFO• Juicio de Expertos

SALIDAS• Registro de riesgos.

Revisiones de la Documentación.

Tormenta de ideas. Técnica Delphi. Entrevistas. Análisis casual .

Técnicas de recopilación de información.

Análisis de Lista de Control. Análisis de Supuestos.

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

Técnicas de Diagramación. Diagrama de causa y efecto. Diagrama de flujo o de

sistemas. Diagrama de influencias.

Análisis SWOT o DAFO. Juicio de Expertos.

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

ANÁLISIS DAFO

Registro de

Riesgos

Lista de riesgos

identificados.

Lista de respuestas potenciales.

SALIDAS

REALIZAR EL ANÁLISIS CUALITATIVO DE RIESGOS

REALIZAR EL ANÁLISIS CUALITATIVO DE RIESGOS

El análisis cualitativo consiste evaluar cual es el impacto y la probabilidad de los riegos

Priorizar los riesgos según la importancia para el proyecto

PROBABILIDAD

IMPACTO PRIORIZAR RIESGO

ENTRADAS

• Registro de Riesgos

• Plan de Gestión de Riesgos

• Enunciado del Alcance del Proyecto

• Activos de los Procesos de la Organización

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

• Evaluación de Probabilidad e Impacto de los Riesgos

• Matriz de Probabilidad e Impacto

• Evaluación de la Calidad de los Datos sobre Riesgos

• Categorización de Riesgos

• Evaluación de la Urgencia de los Riesgos

• Juicio de Expertos

SALIDAS

• Actualizaciones al Registro de Riesgos

REALIZAR EL ANÁLISIS CUALITATIVO DE RIESGOS: ENTRADAS

Definir el Alcance Planificar la

Gestión de Riesgos

Realizar el Análisis Cualitativo de

Riesgos

Empresa/Organización

• Plan de Gestión de Riesgos

• Enunciado del Alcance del Proyecto

• Activos de los Procesos de la Organización

• Actualizaciones al Registro de Riesgos

• Registro de Riesgos

Gestión de los Riesgos del Proyecto

Planificar la Gestión de

Riesgos

REALIZAR EL ANÁLISIS CUALITATIVO DE RIESGOS: DIAGRAMA DE FLUJO

REALIZAR EL ANÁLISIS CUALITATIVO DE RIESGOS: HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

Evaluación de probabilidad e impacto de los riesgos. A través de entrevistas con expertos se estima cuál es la probabilidad de ocurrencia y el impacto de cada riesgo identificado.

REALIZAR EL ANÁLISIS CUALITATIVO DE RIESGOS: HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

Matriz de Probabilidad e Impacto. suele representarse con una tabla de doble entrada donde se combina la probabilidad y el impacto para poder hacer una priorización de los riesgos.

REALIZAR EL ANÁLISIS CUALITATIVO DE RIESGOS: HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS Evaluación de la Calidad de los Datos sobre Riesgos.

Examina la exactitud, calidad y consistencia de la información utilizada para la estimación del proyecto.

Categorización de Riesgos. Agrupar los riesgos por causas comunes.

REALIZAR EL ANÁLISIS CUALITATIVO DE RIESGOS: HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

Evaluación de la Urgencia de los Riesgos. evaluar qué riesgos requieren de una respuesta rápida.

Juicio de Expertos. Evalúan la probabilidad y el impacto de cada riesgo

REALIZAR EL ANÁLISIS CUALITATIVO DE RIESGOS: SALIDAS

Actualizaciones al Registros de Riesgos.

1. Clasificación relativa o lista de prioridades de los riesgos del proyecto

2. Riesgos agrupados por categorías

3. Lista de riesgos que requieren respuesta a corto plazo

4. Listas de supervisión para riesgos de baja prioridad

REALIZAR EL ANÁLISIS CUANTITATIVO DE RIESGOS

REALIZAR EL ANÁLISIS CUANTITATIVO DE RIESGOSRealizar el Análisis Cuantitativo de Riesgos es el proceso que consiste en analizar numéricamente el efecto de los riesgos identificados mediante el proceso Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos por tener un posible impacto significativo.

Análisis cualitativoAnálisis cuantitativo

Entradas

• Registro de Riesgos

• Plan de Gestión de Riesgos

• Plan de Gestión de Costos

• Plan de Gestión del Cronograma

• Activos de los Procesos de la Organización

Herramientas y Técnicas

• Técnicas de Recopilación y Representación de Datos

• Técnicas de Análisis Cuantitativo de Riesgos y de Modelado

• Juicio de Expertos

Salidas

• Actualizaciones al Registro de Riesgos

REALIZAR EL ANÁLISIS CUANTITATIVO DE RIESGOS

Gestión del Tiempo del Proyecto

Identificar los Riesgos

Realizar el Análisis Cuantitativo de

Riesgos

Gestión de los Costos

del Proyecto

Empresa/Organización

• Plan de Gestión de Costos

• Plan de Gestión del Cronograma

• Activos de los Procesos de la Organización

• Actualizaciones al Registro de Riesgos

• Registro de Riesgos

Gestión de los Riesgos del Proyecto

Planificar la Gestión de

Riesgos

• Plan de Gestión de Riesgos

REALIZAR EL ANÁLISIS CUANTITATIVO DE RIESGOS: DIAGRAMA DE FLUJO

REALIZAR EL ANÁLISIS CUANTITATIVO DE RIESGOS: HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

Actualizaciones al Registros de Riesgos. Se busca cuantificar la probabilidad y el impacto de los riesgos. La información necesaria dependerá del tipo de distribución que se va utilizar.

$ 40 $ 600123456

Distribución Uniforme

Probabilidad

Precio

REALIZAR EL ANÁLISIS CUANTITATIVO DE RIESGOS: HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

Distribución de probabilidad

300 350 400 450 500 550 600 650 7000

1

2

3

4

5

6

Distribución de Pro-babilidad Triangular

Probabilidad

Precio

REALIZAR EL ANÁLISIS CUANTITATIVO DE RIESGOS: HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS Análisis de sensibilidad. Ayuda a determinar qué

riesgos tienen un mayor impacto potencial a través del grado de incertidumbre de cada elemento del proyecto.

Análisis del valor monetario esperado.

REALIZAR EL ANÁLISIS CUANTITATIVO DE RIESGOS: HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS Modelos y simulación.

Juicio de expertos.

REALIZAR EL ANÁLISIS CUANTITATIVO DE RIESGOS: SALIDAS

Actualizaciones al Registros de Riesgos.

PLANIFICAR LA RESPUESTA A LOS RIESGOS

PLANIFICAR LA RESPUESTA A LOS RIESGOS.

Desarrollar OpcionesDesarrollar Acciones

Incrementar las oportunidades

Reducir las amenazas

Designación de responsable.(Propietario de la respuesta al riesgo)

PLANIFICAR LA RESPUESTA A LOS RIESGOS.Respuestas planificadas:1.Adaptarse a la importancia del riesgo.2.Ser rentables.3.Realistas.4.Enmarcadas al proyecto.5.Acordadas por todas las partes.6.Ser oportunas.7.Existe un responsable.

PLANIFICAR LA RESPUESTA A LOS RIESGOS.Entradas:1.Registro de Riesgos.2.Plan de Gestión de Riesgos.

PLANIFICAR LA RESPUESTA A LOS RIESGOS.

RIESGOS NEGATIVOS.

PLANIFICAR LA RESPUESTA A LOS RIESGOS.Herramientas y Técnicas.

EVITAR

Cambiar el Plan de Dirección del Proyecto. Aislar los objetivos del proyecto del impacto del

riesgo. Modificar o cambiar el objetivo amenazado.

• Reducir el alcance.• Ampliar el cronograma.• Cambio de estrategia.

Herramientas y Técnicas.

TRANSFERIR

Trasladar a un tercero todo o parte del impacto negativo.

Transferir la propiedad de la respuesta.

PLANIFICAR LA RESPUESTA A LOS RIESGOS.

PLANIFICAR LA RESPUESTA A LOS RIESGOS.Herramientas y Técnicas.

MITIGAR

Reducir la probabilidad de ocurrencia o el impacto. Adoptar procesos menos complejos. Efectuar más pruebas y ensayos. Seleccionar proveedores más confiables.

PLANIFICAR LA RESPUESTA A LOS RIESGOS.Herramientas y Técnicas.

ACEPTAR

1. O no se a identificado otra estrategia adecuada.2. O se ha decidido no cambiar el plan porque afecta

poco.Aceptación Pasiva:

Sin acción sobre el riesgo.Se documenta.Se improvisa respuesta.

Aceptación Activa: Aprovechar.Reserva de contingencia.Se documenta.

PLANIFICAR LA RESPUESTA A LOS RIESGOS.

RIESGOS POSITIVOS

PLANIFICAR LA RESPUESTA A LOS RIESGOS.Herramientas y Técnicas.

EXPLOTAR

Asegurarse de que la oportunidad se haga realidad.

PLANIFICAR LA RESPUESTA A LOS RIESGOS.Herramientas y Técnicas.

COMPARTIR

Asignar todo o parte de la oportunidad a un tercero mejor capacitado.

Consorcio

PLANIFICAR LA RESPUESTA A LOS RIESGOS.Herramientas y Técnicas.

MEJORAR

Aumentar la probabilidad y los impactos positivos.

Maximizar fuerzas impulsoras de impacto.

PLANIFICAR LA RESPUESTA A LOS RIESGOS.Herramientas y Técnicas.

ACEPTAR

Tomar ventaja de la oportunidad pero sin buscarla activamente.

PLANIFICAR LA RESPUESTA A LOS RIESGOS.

Estrategias de Respuesta para contingencias.

Parámetro detonado

Es señal

Plan de Respuesta

Herramientas y Técnicas.

PLANIFICAR LA RESPUESTA A LOS RIESGOS.

Juicio de expertos.

Entrada procedente de una parte con sólidos conocimientos.

Experiencia.Formación especializada.Capacidades.Habilidades.

RESPUESTA A RIESGOS

Herramientas y Técnicas.

PLANIFICAR LA RESPUESTA A LOS RIESGOS.SalidasActualizaciones al registro de riesgos.

Actualizar datos en Registro de Riesgos

PLANIFICAR LA RESPUESTA A LOS RIESGOS.Salidas

Acuerdos contractuales relacionados con los riesgos.

Acuerdos para transferencia de

riesgos.

Mitigar o transferir

Mejorar o compartir

Planificar las adquisiciones

PLANIFICAR LA RESPUESTA A LOS RIESGOS.Salidas Actualización al Plan para la Dirección del Proyecto.

Plan de gestión del cronograma

Plan de gestión de costos

Plan de gestión de calidad

Plan de gestión de recurso

humano

Plan de gestión de

adquisiciones

Estructura de desglose del

trabajo

Línea base del cronograma

Línea base del desempeño de

costos

PLANIFICAR LA RESPUESTA A LOS RIESGOS.Salidas Actualización a los documentos del proyecto.

Registro de supuestos

Documentación técnica

MONITOREAR Y CONTROLAR LOS RIESGOS

MONITOREAR Y CONTROLAR LOS RIESGOS

• Implementan planes de respuesta.• Rastrean riesgos identificados.• Monitorean riesgos residuales.• Identifican nuevos riesgos.• Re evaluar riesgos.• Evaluar Obsolescencia de riesgos.• Evalúa efectividad control de riesgos.

¿Los supuestos del proyecto siguen siendo válidos?¿Un riesgo ha cambiado o puede descartarse?¿Se respetan las políticas y procedimientos de gestión de riesgos?¿Las reservas para contingencia de costo o cronograma deben modificarse?

MONITOREAR Y CONTROLAR LOS RIESGOS

ENTRADAS

• Registro de riesgos.• Plan para la dirección del proyecto.• Información sobre el desempeño del trabajo.• Informes de desempeño.

MONITOREAR Y CONTROLAR LOS RIESGOS

Re-evaluación de los riesgos

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS.

Identificación de nuevos riesgos.

Re-evaluación de riesgos actuales.

Cierre de riesgos obsoletos.

MONITOREAR Y CONTROLAR LOS RIESGOS

Auditorías de los riesgos

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS.

Examinan efectividad de respuestas

Efectividad del proceso de gestión de riesgos

MONITOREAR Y CONTROLAR LOS RIESGOS

Análisis de variación y de tendencia

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS.

Comparar lo planificado con lo real

Monitorear y controlar los eventos de riesgo

Análisis de valor ganado.Análisis de variación.Análisis de tendencia

MONITOREAR Y CONTROLAR LOS RIESGOS

Medición del desempeño técnico

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS.

Compara logros técnicos del plan con lo real

Requiere definición de magnitudes cuantificables

MONITOREAR Y CONTROLAR LOS RIESGOS

Análisis de reserva

Compara las reservas restantes vs riesgo restante.

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS.

MONITOREAR Y CONTROLAR LOS RIESGOS

Reuniones sobre el estado del proyecto

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS.

Debates sobre los riesgos al proyecto.

Aumenta posibilidad de identificación adecuada de riesgos y oportunidades.

MONITOREAR Y CONTROLAR LOS RIESGOS

SALIDAS

1. Actualizaciones del registro de riesgos.2. Actualizaciones a los activos de los

procesos de la organización.3. Solicitudes de cambio.4. Actualizaciones al plan para la dirección

del proyecto.5. Actualizaciones a los documentos del

proyecto.