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DIRECTIVA PARA EL MANEJO DEL ACERVO DOCUMENTARIO DE LOS
ABOGADOS DEFENSORES DE OFICIO, DEL TRIBUNAL SUPREMO MILITAR
POLICIAL
Directiva N° 00 - 2010-TSMP/DO
I. Generalidades:
I.1 Base Legal:
Ley N° 27019 –Ley que crea el Servicio Nacional de la Defensa de Oficio Decreto
Supremo N° 005-99-JUS - Aprueba el Reglamento de la Ley del Servicio Nacional de la
Defensa de Oficio.
Ley N° 29182 Ley de Organización y Funciones del Fuero Militar Policial.
I.2 Objetivo:
Propiciar un mejor manejo más ordenado y eficiente del acervo documentario, de los
abogados Defensores de Oficio, del Fuero Militar Policial.
I.3 Finalidad:
Proporcionar a los abogados Defensores de Oficio, herramientas estandarizadas que les
permitan desarrollar sus funciones con mayor eficiencia y eficacia, en beneficio de los
ciudadanos que requieren de sus servicios.
1.4 Ámbito de aplicación
La presente Directiva se aplica a nivel nacional y es de obligatorio cumplimiento por parte
de los abogados que prestan servicios en el Tribunal Supremo Militar Policial y los
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distintos Tribunales Superiores Militares Policiales acorde con el Nuevo Sistema Procesal
Penal Militar Policial
En lo que respecta a los abogados que prestan servicios en el Tribunal Supremo Militar
Policial distintas dependencias policiales y fiscalías que aplican el Código de
Procedimientos Penales, no se les exigirá la Carpeta de la Defensoría y el Libro de
Ingreso de Casos por especialidad, regulados en el Acápite II, ítems 2.1 y 2.2 de la
presente Directiva. Las demás disposiciones les serán aplicables. En general, su
cumplimiento es obligatorio para todos los abogados
1.5 Responsabilidad
EL Jefe de la Defensoría e Oficio del Fuero Militar Policial es el responsable de la difusión,
aplicación, ejecución y cumplimiento de la presente directiva.
1.6 Glosario de Términos:
Para efectos de una mejor aplicación de la presente Directiva debe
considerarse la siguiente terminología:
Abogado Defensor de Oficio: Son los abogados designados o contratados para la
Defensa de Oficio, del personal militar o policial sujetos a investigación fiscal o
procesados en el Fuero Privativo.
Abogado Coordinador: Es el abogado designado como coordinador de sede por el Jefe
de la Defensoría de Oficio del Fuero Militar Policial.
Actuaciones: Son las acciones y/o diligencias que el Abogado realiza durante el
desarrollo y seguimiento del proceso.
Caso: Son aquellos procesos en el que el abogado respectivo ha asumido la asesoría y/o
patrocinio legal, sea nivel Policial, Fiscal, Judicial o Penitenciario.
Consulta: Es aquella acción del abogado, mediante la cual se absuelven interrogantes o
dudas de los usuarios en temas de connotación legal, siempre que los mismos no se
refieran a casos que ya hayan sido asumidos por los abogados.
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Escritos Varios: Son aquellos documentos que por su naturaleza simple y de mero
trámite no impulsan el proceso.
Los escritos varios que guarden relación con el caso, deben archivarse en la Carpeta de
la Defensoría; y cuando no guarde relación con el caso, deberán archivarse en el
archivador de escritos varios. En ambos casos, deberán ser informados a través del
sistema de defensores de oficio en el rubro escritos varios.
Usuarios: El Militar o Policía que accede al servicio de asesoría y patrocinio legal gratuito
prestado por los abogados.
II. De la documentación:
2.1Los abogados deberán contar con la siguiente documentación:
1. Libro de Consultas. 2. Carpeta de Defensoría. 3. Archivador de escritos varios. 4. Archivador de documentos remitidos y recibidos. 5. Archivador de Informes Mensuales.
2.2 Cada sede de la Defensoría de Oficio, deben contar con los siguientes documentos:
1. Libro de Ingreso de Casos. 2. Archivador de documentos de la Sede.
III. Del libro de consultas:
El abogado deberá contar un libro de consultas, en el que deberá registrar, en forma
diaria, todas las consultas efectuadas por los usuarios del servicio. El libro de consultas
deberá contener los siguientes datos:
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Nota:
En el libro de consultas no se deberá registrar las entrevistas sostenidas con sus
patrocinados, en razón que éstas constituyen parte de las actividades que realiza el
abogado para mantener informado al usuario respecto de su caso.
DATOS FINALIDAD CONTENIDO
1. Número correlativo Conocer el número total de
consultas por período.
Numeración que se inicia al
principio de la gestión del
defensor.
2. Fecha de consulta
Conocer el número de
tenciones por día.
El formato de fecha es:
dd/mm/aa
3. Nombre y apellido del
Usuario
La Identificación plena del
usuario.
Nombres y apellidos completos.
4. Nº de DNI/CIP y Otros
Permite la identificación plena
del usuario.
Numero de Documento Nacional
de Identidad, Carné de Identidad
Personal y Otros.
5. Sexo Datos estadísticos. Consignar, en caso el usuario es
varón, sexo masculino (M) y en
caso sea mujer, sexo femenino
(F).
6. Materia, Pretensión / Delito
o Falta
Determinar el objeto materia de
consulta.
Consignar la naturaleza de la
consulta, si es en materia penal
(Ejm: delito o falta).
7. Firma del usuario Corroborar la satisfacción
voluntaria del usuario
Si fuera analfabeto, consignar
huella digital.
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A los efectos, se sugiere el siguiente formato:
N° FECHA APELLIDOS Y
NOMBRES
USUARIO
DNI / OTROS SEXO PRETENSIÓN /
DELITO
FIRMA DEL USUARIO
. IV. De la carpeta de la defensoría:
La Carpeta de Defensoría, es el documento con el que debe contar cada Sede de la
Defensoría de Oficio, Consultorios Jurídicos Populares y Centros ALEGRA.
La Carpeta de Defensoría debe contener los siguientes datos:
DATOS FINALIDAD CONTENIDO
Nro. de Carpeta. Ubicar fácilmente la carpeta
del defensor.
Un número correlativo
originado en el libro de
ingreso de casos.
Sede – Distrito
Judicial
Ubicar la sede y Distrito
Judicial al que pertenece el
Abogado
Lugar donde presta el
servicio y nombre del TSMP
designado.
Datos del Abogado. Información sobre el
abogado, su sede y la fecha
en que asume la defensa.
Debe llenar el formato
siguiente:
Nombre y apellido del
defensor
Fecha en que asume la
defensa
Datos del Usuario. Identificar debidamente al
usuario previa búsqueda en
el Sistema de Defensoría de
Oficio.
Su contenido esta sujeto al
siguiente
formato: Apellidos, Nombres,
DNI, Domicilio,
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Distrito, Provincia,
Departamento, Fecha de
Nacimiento y teléfono
Situación Jurídica del
Usuario.
Identificar la situación jurídica
del usuario
Investigado(a),
inculpado(a), procesado(a),
acusado(a),
sentenciado(a) y otros, y
agraviado (a)
en caso corresponda.
Datos Generales del
Caso.
Conocer el número, ubicación
y tipo de caso.
Su contenido tiene el
siguiente formato:
N° del expediente
N° de documento policial
N° de Carpeta Fiscal (ingreso
Fiscal)
N° de Expediente en Sala
Suprema
Nombre y número de la
Dependencia ya
sea Policía, Fiscalía, Juzgado
y Sala
Superior o Suprema.
Fecha del auto que abre la
instrucción o inicia el trámite,
fecha del auto de
enjuiciamiento.
Tipificación / Artículo/
Pretensión, delito o falta,
norma infringida.
Identificar la pretensión, delito
o falta materia del caso
En este rubro se deberá citar
el tipo penal o la pretensión
materia del caso.
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La Carpeta de la Defensoría, de manera obligatoria, deberá contener los siguientes
documentos anexos:
Anexo A
Declaración Jurada.- Este anexo, tiene por objeto evidenciar que el usuario conoce de
los servicios de asistencia y patrocinio legal gratuito que brinda la Defensoría de Oficio;
asimismo, permite conocer los motivos por los cuales el usuario puede perder este
beneficio.
Anexo B
Actuaciones del Defensor.- En este anexo, el abogado deberá consignar la fecha, el tipo
de actuación, la diligencia a realizar o realizada y el resultado respecto de los casos que
asume en patrocinio. Asimismo, deberá registrar las visitas y atenciones de sus
patrocinados con fines informativos.
Anexo C.-
Hoja de Constancia de Visita al Interno.-
Se deberá consignar el número de visita, la fecha, la firma o huella del Interno, lo que
permitirá apreciar la comunicación permanente entre el abogado y el procesado privado
de su libertad.
Anexo D.-
Hoja de Estrategia de Defensa.-
La cual contiene se de debe plasmar la posición técnico jurídica (estrategia) que el
abogado ha decido asumir respecto del caso, la misma que debe estar acorde con las
actuaciones realizadas en el proceso. De igual forma, este anexo permitirá evidenciar el
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conocimiento y aplicación que el abogado tiene respecto de los dispositivos legales
vigentes.
De otro lado, adicional a los “anexos” que comprenden la carpeta de defensoría, el
abogado deberá reunir todos los actuados presentados ante la autoridad policial, fiscal,
judicial, penitenciaria y los documentos proporcionados por el usuario, para su control y
seguimiento.
V. Del cierre mensual del libro de consultas
El abogado deberá efectuar el cierre del libro de consultas, consolidando el número total
de consultas atendidas durante los períodos mensuales establecidos por el Jefe de la
Defensoría de Oficio del TSMP.
VI. Del archivador de escritos varios.-
Este archivador deberá contener los escritos varios que no forman parte de la carpeta de
la defensoría.
El archivo debe efectuarse en orden cronológico, separado por períodos según
corresponda.
Los escritos varios que forman parte de los procesos en patrocinio deben archivarse en la
carpeta de la defensoría.
VII. Del archivador de documentos recibidos y remitidos por el abogado.-
Tiene por finalidad archivar ordenadamente los documentos remitidos de la Dirección,
tales como hojas de envió, relación de entrega de materiales, muebles de oficina, equipos
de cómputo y otros. Además deberá contener los cargos de aquellos informes distintos a
los informes mensuales, y otros documentos solicitados o enviados a la Dirección.
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VIII. Del archivador de informes mensuales.-
El que deberá contener de manera ordenada y cronológica, los informes mensuales que
acrediten la prestación del servicio correspondiente al mes vencido, el cual debe ser
idéntico en su contenido, respecto de los datos ingresados al sistema Informático de
seguimiento de casos.
El abogado deberá conservar los tres últimos informes como mínimo.
IX. Del archivador de documentos recibidos y remitidos por la Sede.-
Este archivador deberá contener todos los documentos recibidos y emitidos por el
abogado responsable de la Sede.
X. Del libro y/o hoja Excel, para el registro de casos.-
Tiene por finalidad registrar el ingreso de casos, el que estará a cargo del responsable
designado o del asistente administrativo en caso corresponda. El abogado es responsable
de la asignación de un número de caso, el que será correlativo, según su ingreso.
El Libro y/o la Hoja Excel, según corresponda*(1), deberá contener los siguientes datos:
DATOS FINALIDAD CONTENIDO
Nro. de Ingreso
del Caso
Registrar el Caso
asignándole un número
correlativo.
Un número correlativo
generado a como
consecuencia de su registro
en el presente libro.
Fecha Conocer la fecha en que el
abogado asume el caso
Registro de fecha en que se
abre o inicia una carpeta del
abogado, cuyo formato es:
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dd/mm/aa.
Apellidos y
Nombres del Usuario
Identificar debidamente al
usuario
Registro de la identidad de
usuario, debiendo ingresar
primero apellido y nombres.
Materia,
Pretensión /
Delito o Falta
Determinar el objeto materia
de consulta.
Consignar la naturaleza de la
consulta, si es en materia
penal (Ejm: delito o falta,
administrativo, otros).
Nombre del
abogado
Identificar al abogado al que
se le asigna un numero de
caso
Registro del nombre del
abogado que asume el caso
registrado.
Firma del
Abogado
Conformidad del Abogado al
que se le asignó el caso.
Según corresponda
Nota 1: La Hoja Excel será utilizada por los Tribunales Superiores Militares Policiales
A los efectos, se sugiere el siguiente formato:
N°
CASO
FECHA APELLIDOS Y
NOMBRES
USUARIO
PRETENSIÓN /
DELITO
NOMBRE DEL
ABOGADO
FIRMA DEL
ABOGADO
XI. Del procedimiento.-
El procedimiento a seguir, respecto del registro en el Libro de Consultas y en el Libro de
Registro de casos, es el siguiente:
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11.1 Antes de atender la consulta, el Abogado deberá registrar los datos del usuario en el
libro de consultas.
11.2 Si de la absolución de la consulta, el usuario solicita los servicios del Abogado, este
deberá registrarlo en el libro de registro de casos, asignándole un número a la carpeta de
defensoría.
11.3 Si el caso se genera por otra fuente, ya sea en sede policial, fiscal, judicial o
establecimientos penitenciarios, o través de, charlas y campañas, entre otras; el abogado
deberá registrarlo en el libro de registro de casos, asignándole un número a la carpeta de
defensoría.
El abogado responsable verificará si el abogado cumple con dicha disposición.
XII. De la Supervisión de los documentos.-
XII.1 Toda la documentación que forma parte del acervo documentario del abogado, será
pasible de supervisión y podrá ser requerida por la Dirección cuando esta así lo disponga
o requiera.
XII.2 La documentación que se encuentre en soporte informático y forme parte del acervo
documentario será pasible de supervisión y podrá ser requerida por la Dirección cuando
así lo disponga.
XIII. De la responsabilidad del acervo documentario
Es responsabilidad del abogado, el acervo documentario dispuesto en la presente
directiva.
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Es responsabilidad del Coordinador de Sede, la custodia del libro de ingreso de casos y
del archivador de documentos de la Sede.
XIV. De su efecto.
La presente Directiva deja sin efecto todas las disposiciones, lineamientos y/o guías, que
regulaban aspectos relacionados con el acervo documentario del abogado Defensor de
Oficio del Fuero Militar Policial
XV. De su vigencia y adecuación.
La presente Directiva rige a partir del día siguiente de la expedición de la Resolución
Directoral que lo apruebe, siendo de cumplimiento y carácter obligatorio por todos los
abogados Defensores de Oficio del Fuero Militar Policial
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MODELO INFORME COMPLEMENTARIO
INFORME MENSUAL DE TRABAJO N° - 2011-DDO-TSMP
Fecha del Informe: / / 2011
APELLIDOS Y NOMBRES DEL ABOGADO
…………………………………………………………………………………………………………………
PERIODO DEL INFORME: Del / 7 2011 al // 2012
DECLARACION JURADA:
Declaro bajo juramento haber ingresado en el Sistema de Defensores:
Todos los casos patrocinados.
Haber efectuado el seguimiento e impulso de los casos.
Todas las diligencias en las que he participado.
Escrito varios.
Consultas.
Charlas y campañas.
Anexos:
Ficha d Resumen (consolidado) del Informe.
Sello y firma del Abogado.