edgar.vasquez@intesysconsulting.com

Administración efectiva de proyectos

MBA Edgar Vásquez, PMP®

Presidente Intesys Consulting

- Instituto Tecnológico de Costa Rica – Ciudad Quesada 25 de Agosto del 2014

edgar.vasquez@intesysconsulting.com

Sobre el presentador. • Consultor en administración y rescate de proyectos. • Instructor de programas de certificaciones CAPM® y PMP®

Presenciales y Virtuales

• Profesor de maestría en administración de proyectos. • Miembro del comité ISO internacional que elaboró el

estándar ISO-21500 de Gestión de Proyectos. • Representación de Costa Rica en las asambleas generales

de la ISO en Río de Janeiro 2010 y París 2012. • Perito ante “American Arbitration Association”, USA, en

caso de arbitraje internacional por fracaso de proyecto, con impacto de $18M.

• Fundador en Linkedin del “PMP Grupo de Estudio – Latinoamérica”. (+2,300 miembros)

• Vicepresidente de la Junta Directiva del PMI Costa Rica chapter. (2010-2012)

• Exitoso rescate de proyecto de $25M. • 15 años en cargos regionales y latinoamericanos en Oracle

Corporation, en puestos relacionados con proyectos.

MBA Edgar Vásquez, PMP®

edgar.vasquez@intesysconsulting.com

Agenda • Qué es un Proyecto? • Evaluación de proyectos vs. Dirección de Proyectos • Los proyectos deben soportar el negocio • Cómo finalizan los proyectos? • Los siete errores del porqué los 68% de los

proyectos fracasan • Seis herramientas para gestionar el éxito de proyectos

edgar.vasquez@intesysconsulting.com

Qué es un Proyecto?

edgar.vasquez@intesysconsulting.com

Formulación y Dirección de Proyectos

• Justificación de Negocios

• Plan de Factibilidad

Evaluación del

Proyecto

Dirección del

Proyecto

edgar.vasquez@intesysconsulting.com

Los proyectos deben soportar el negocio - DEBEN SOPORTAR LA ESTRATEGIA DE LA EMPRESA -

edgar.vasquez@intesysconsulting.com

Cómo finalizan los proyectos? - USA -

SOLO 34%

EXITOSOS

edgar.vasquez@intesysconsulting.com

Cómo finalizan los proyectos? - USA -

43% con sobrecostos o incompletos

edgar.vasquez@intesysconsulting.com

Sydney Opera House - Australia -

Presupuesto: Inicial: $7M, Final: $107M 10 años de atraso

edgar.vasquez@intesysconsulting.com

Cómo finalizan los proyectos? y 23%...

edgar.vasquez@intesysconsulting.com

Cuál es la solución?

edgar.vasquez@intesysconsulting.com

Ciclo de vida del Proyecto - CASCADA -

edgar.vasquez@intesysconsulting.com

Esfuerzo

Tiempo

Ciclo de vida del Proyecto - 47 PROCESOS ITERATIVOS -

edgar.vasquez@intesysconsulting.com

Primer Error

• Los directores de proyectos inician proyectos sin realmente conocer lo que producirán.

edgar.vasquez@intesysconsulting.com

• Acta de Constitución del Proyecto Documento ejecutivo que describe a alto nivel el proyecto, lo inicia, e indica como se medirá su éxito.

Primera herramienta

edgar.vasquez@intesysconsulting.com

Acta de Constitución del Proyecto • Propósito del proyecto o justificación • Objetivos medibles y criterios de éxito • Requerimientos de alto nivel • Supuestos y limitaciones • Descripción de alto nivel • Riesgos de alto nivel • Hitos más importantes • Presupuesto “a mano alzada” (+- 50%) • Principales interesados • Director de proyectos asignado y su nivel de autoridad • Nombre del patrocinador (o patrocinadores)

edgar.vasquez@intesysconsulting.com

Segundo Error

• Los directores de proyectos no planifican.

edgar.vasquez@intesysconsulting.com

• Plan para la dirección del proyecto Es un documento con gran detalle sobre el alcance, tiempo, costo, recursos humanos, riesgos, comunicación, calidad, y sobre como estos temas serán gestionados durante el proyecto.

Segunda herramienta

edgar.vasquez@intesysconsulting.com

Plan para la dirección del proyecto Proceso de creación: 1. Determinar como se planeará 2. Recolectar los requerimientos 3. Crear el enunciado del alcance 4. Determinar el equipo de recursos humanos 5. Crear la EDT y su diccionario 6. Crear la lista de actividades 7. Estimar sus requerimientos, tiempos y costos 8. Determinar la ruta crítica del proyecto 9. Desarrollar el calendario del proyecto 10. Desarrollar el flujo del caja del proyecto y presupuesto final 11. Determinar los estándares de calidad, procesos y métricas 12. Determinar roles y responsabilidades 13. Determinar los requerimientos de comunicación 14. Identificar y planear la respuesta a los riesgos 15. Determinar como se controlará el proyecto 16. Lograr aprobaciones finales 17. Realizar el Kickoff del proyecto

edgar.vasquez@intesysconsulting.com

Plan para la dirección del proyecto “ni tanto que queme al santo ni tan poco que no lo alumbre”

• Entendible • Aprobado • Realista • Formal

Ser una verdadera herramienta de gestión del proyecto

edgar.vasquez@intesysconsulting.com

Tercer Error

• Los directores de proyectos no descomponen el proyecto en partes más manejables. (más digeribles)

edgar.vasquez@intesysconsulting.com

• Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)

Tercera herramienta

edgar.vasquez@intesysconsulting.com

Cuarto Error

• Los directores de proyectos se enfocan en resolver problemas en lugar de prevenirlos.

edgar.vasquez@intesysconsulting.com

Quinto Error

• Tratan de ignorar que tiene problemas…

edgar.vasquez@intesysconsulting.com

• Gestión de Riesgos (Registro de Riesgos) Determinar, con premeditación, que puede suceder bien, y que puede suceder mal. Gestionarlos y prepararse para ellos.

Cuarta herramienta

edgar.vasquez@intesysconsulting.com

Gestión de Riesgos 1. Determinar qué puede suceder bien y que puede

suceder mal 2. Priorizar los riesgos 3. Gestionar los riesgos prioritarios

a. Eliminar el riesgo antes de que suceda (o incrementar su probabilidad si es riesgo positivo)

b. Disminuir la probabilidad y/o el impacto del riesgo, y sacarlo de los riesgos prioritarios

c. Transferir el riesgo d. Aceptarlo con sus consecuencias

4. Crear un plan de respuesta a los riesgos a. Si sucede: “Contingency plan” b. Si el Plan de Contingencia falla: “Fallback plan”

edgar.vasquez@intesysconsulting.com

Sexto Error Mala Gestión de la Comunicación

• Este es el problema #1 en Dirección de Proyectos

edgar.vasquez@intesysconsulting.com

Las comunicaciones deben planearse!!

Quinta herramienta Plan de Gestión de Comunicaciones

Qué debe comunicarse

Por qué Entre quiénes

Cómo se comunicará

Responsable Cuándo, Cómo y Qué frecuencia

edgar.vasquez@intesysconsulting.com

Quinta herramienta Plan de Gestión de Comunicaciones

PROYECTO

Patrocinador, Gerentes Funcionales, Miembros

del equipo del proyecto

Otros Directores de Proyectos

Otros Proyectos

Otros intesados

edgar.vasquez@intesysconsulting.com

Sétimo Error

• Muchos directores no administran su plan y menos su gente

edgar.vasquez@intesysconsulting.com

Sexta herramienta CONTROL DE “LINEAS BASE”

edgar.vasquez@intesysconsulting.com

Invitación a 5 minutos de

estudio diario sobre las mejores

prácticas del PMI® en

Administración de Proyectos, sin costo, en

LINKEDIN

edgar.vasquez@intesysconsulting.com

Email……………… : edgar.vasquez@intesysconsulting.com Linkedin………… : www.linkedin.com/in/evasquez Grupo en Linkedin : PMP Grupo de estudio – Latinoamerica (+2,300) Twitter………….. : @EdgarVasquezR Sitio web……….. : www.intesysconsulting.com Facebook……….. : www.facebook.com/IntesysConsulting Teléfono………… : (506) 2505-5005 Dirección postal. : 89-1260, San José, Costa Rica

Información de contacto