Administración del tiempo

Administración del Tiempo.

Jose Onofre Montesa Andrés

Escuela Técnica Superior de Informática Aplicada

Universidad Politécnica de Valencia

www.sumarecursos.com | Suma Recursos S.L.

Necesidad de administrar el tiempo.

• El tiempo es un recurso especial• Problemas y Causas• Organización• ¿Como conservar el equilibrio y

control?

¿Qué es el tiempo?• Salvador Dali, (Surrealismo)

– La persistencia de la memoria – El decía que no eran otra cosa

que el queso Camembert del espacio y el tiempo, suave, extravagante, solitario y paranoico-crítico.

• Gerald Murphy (Cubismo)– Predictivilidad del tiempo y

la fragilidad para medirlo

El tiempo es un recurso especial

• Todos tenemos el mismo.

• Una vez pasado ya no se recupera.

• Cualquier actividad requiere tiempo.

¿Podemos controlar el tiempo?¡¡¡ NO !!!

• Podemos controlar las actividades que realizamos.

• De modo que podremos realizar:– Más actividades ???– Aquellas actividades que sean más

importantes• Nos proporcionan mayor satisfacción• Nos llevan hacia nuestros objetivos

Problemas y Causas

• Coyuntura• Actitudes• Causas del “stress”• Algunas Soluciones.

Coyuntura

• Entorno tecnológico– Cambios frecuentes ...– necesidad de tiempo para responder

• Economía global– Menos barreras downsizing,…

» recortes de personal

• Empleo– Logrado por habilidad... Técnica– Mantenido por habilidad

Organizativa

Habilidades Organizativas:

• Capacidades– Comunicación

• Oral• escrita

– Trabajo en equipo

• Control eficaz del tiempo

Actitudes

• Pasiva: ir a remolque de los acontecimientos – “stress”, no tengo tiempo.

• Activa: influir sobre el propio destino:– Eficacia.– Tengo tiempo.

Síntomas del “stress”

• Fase inicial– nerviosismo, – crisis de humor,– inseguridad/

desconfianza – dificultad incremental /

fatiga mental,

– neuralgias, – insomnio.

• Fase aguda– Hipersensibilidad,– ansiedad, – Desjerarquización

de valores/ “Pasar”

• Depresión/Infarto/Úlceras...– Apatía, – sensación de

fracaso, – quejas constantes

Causas del “stress”, principales “quita tiempos”

• Objetivos inalcanzables– tratar de hacer

demasiado, perfeccionismo,..

– Falta de planeación y organización personal

– Falta de delegación eficaz

• Tensiones del propio trabajo– Descontrol de

interrupciones,– Reuniones excesivas o

ineficaces– comunicación

defectuosa (incapacidad de decir “NO”)

• Exceso vida sedentaria.

Algunas Soluciones.

• Vacaciones• Deporte• Cambiar de actividad• Verlo con perspectiva: Distanciarse• No dejarse llevar por sentimientos negativos• Administración del tiempo

– Planificación y Organización personal.– Control de las interrupciones

Organización

1) La lista de cosas a hacer, El inventario

2) La matriz de prioridades.3) Identificar las horas más y menos

eficaces.4) La realidad del tiempo controlable.5) Usar un plan para organizarse.6) Vivir con el plan diario

1) La lista de cosas a hacer

• El inventario.• Origen de muchas urgencias de la

lista...• Criterios de importancia.

1) La lista de cosas que hacer: inventario de tareas.

Descripción Prioridad Tiempo

I mportante Urgente Estimado

Resolver la inundaciónde la oficina

SÍ SÍ Hacer Ya

Plan estratégiconuevos productos

SÍ NO Programar

... NO SÍ Delegar/ Org.

... NO NO No pasa nada

1) Lista de cosas que hacer: Origen de muchas urgencias• 1. Tareas que

encarga el jefe.– Ej.: Asigna 5 proyectos

y pide el 6º• Solución: Preguntar

• 2. Tareas impuestas por el sistema.– Ej.: Llamadas de

clientes con quejas, ...• Solución: Reservar

tiempo, Organizar (núm. Errores)

1) La lista de cosas ha hacer:

Origen de muchas urgencias• 3. Acciones derivadas de subordinados

– Bola de nieve o bloqueo.• Solución: Comunicación

– El rebote del problema• Solución:

– ¿Cuál es el problema? ¿Cuales son las opciones? ¿Qué recomienda? Y ¿Por qué? ¡Hagalo!

– ¡Pedir soluciones!, Pedir trabajo acabado» Salvo falta de cualificación

• 4. Metas y actividades impuestas por uno mismo: 1h/día

1) Lista de cosas que hacer: Criterios de importancia.

• 1) Principio de Pareto ley 80:20– “lo más es menos y lo menos es

más”– La mayoría de las actividades son

simples y unas pocas:• Causan la mayoría de resultados• Son importantes

– El 20% de asuntos nos dan el 80% del valor

– El 20% de agencias venden el 80% del producto

– El 20% de los clientes generan el 80% de quejas

• 2) Actividades que Añaden Valor– En una fabrica:

Proceso Transporte Stock Esperas Inspección

2) La matriz de prioridades.

Hacer “Ya” Planear a medio

plazo Interrupciones:

controlarlas Trivial: socializar

• Tener la matriz a mano y actualizarla de vez en cuando.

• Es clave haber acabado el día habiendo hecho .

• No planear más de 6 actividades/día, lo normal 3, pero 1

Importancia

Mucha Poca

3) Identificar las horas más(E) y menos eficaces(D).• E: Período del día que uno rinde más.

– Para lo difícil, complejo / importante• D: Período del día que uno rinde

menos– Leer periódico,– abrir correo– Telefonear– Interrupciones– Entrevistas.

6 8 10 12 2 4 6 8 10 12 2 4

4) La realidad del tiempo controlable.

• Rellenar línea cada ½ hora durante 3-5 días• Permite identificar las interrupciones y

tomar medidas.• 5 preguntas clave:

• ¿Qué estoy haciendo,• ... que en realidad no es necesario hacer?• … que pudiera encargar a otras personas?• … que pudiera hacerse con más eficiencia?• … que hace perder el tiempo a otros?• ¿Qué hice en mis mejores horas?

• Buscar la eficiencia:– eliminar… y añadir propio/importante

e) Usar un plan para organizarse.

1) Preparar la lista de cosas que hacer.2) Delegue lo que corresponda.3) Considere sus horas E y D.4) considere su tiempo controlable.5) Elabore un plan diario.

Según las prioridades y consolidar tiempo en fracciones suficientemente

grandes.

6) Señalar las actividades terminadas7) Reprogramar las actividades no terminadas

f) Vivir con el plan diario

“Ponerlo en práctica”• Revisar la matriz de vez en cuando.• Programar pocas cosas extra (3)

Toma 1

¿Como conservar el equilibrio y control?

• Equilibrio en la vida• Control de interrupciones• Delegar• Reuniones eficaces

Equilibrio en la vida

1º) Identificar los aspectos importantes de la vida– ¿a qué dedico el tiempo?– ¿a qué debería dedicar el tiempo?

Como mantener el equilibrio de su vida

• Social.• Salud.• Profesional.• Educativa.• Familiar.• Espiritual.• Personal.• Económica.• De diversión.

• Cómo es

• Cómo quiero que sea

Equilibrio en la vida ...

2º) Efectuar cambios para mantener el equilibrio.

3º) Fijar metas para equilibrar el pastel– Procedimiento para fijar objetivos

1. ¿Qué...? Declaración objetivos (especif.)2. ¿Por qué...? Razones (motivación)3. ¿Cuándo...? Fecha inicio/fin (tiempo)4. ¿Cómo...? Acciones requeridas/Camino

4º) Conecte las metas con el plan diario.

Control de interrupciones

1º) Planificar el espacio de trabajo– Mesas en oficina: diagonal– Reloj pared: espalda– Mobiliario: mínimo.

2º) Utilizar señales/símbolos para que los demás se enteren cuando está ocupado.– El 70% de las personas acatan las señales.

3º) Ganar una hora al día y dedicarla a las prioridades máximas.– Pedir a alguien que atienda las

interrupciones (la hora 0)

4º) Anticiparse– En el café de la mañana– visitar, llamar….

5º) Comunicar con eficacia– Preguntar: ¿Por qué es tan importante?– Ofrecer intercambios: si hacemos lo tuyo, ¿qué

puedes hacer por mi? – Saber “decir NO”: ahora no puedo, pero…

(ofrecer alternativas)– Saber terminar una conversación

– Resumen puntos importantes, lentamente ponerse de pie, extender la mano, encaminar hacia la puerta, agradecer

– si sigue: Usar el nombre, ponerse de pie

Bibliografía

• 1-68/1124B Los secretos de la organización del trabajo personal.

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