Administración del Tiempo.
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Administración del Tiempo.
Jose Onofre Montesa Andrés
Escuela Técnica Superior de Informática Aplicada
Universidad Politécnica de Valencia
2003
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Necesidad de administrar el tiempo.
• El tiempo es un recurso especial• Problemas y Causas• Organización• ¿Como conservar el equilibrio y
control?
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¿Qué es el tiempo?• Salvador Dali, (Surrealismo)
– La persistencia de la memoria – El decía que no eran otra cosa
que el queso Camembert del espacio y el tiempo, suave, extravagante, solitario y paranoico-crítico.
• Gerald Murphy (Cubismo)– Predictivilidad del tiempo y
la fragilidad para medirlo
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El tiempo es un recurso especial
• Todos tenemos el mismo.
• Una vez pasado ya no se recupera.
• Cualquier actividad requiere tiempo.
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¿Podemos controlar el tiempo?¡¡¡ NO !!!
• Podemos controlar las actividades que realizamos.
• De modo que podremos realizar:– Más actividades ???– Aquellas actividades que sean más
importantes• Nos proporcionan mayor satisfacción• Nos llevan hacia nuestros objetivos
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Problemas y Causas• Coyuntura• Actitudes• Causas del “stress”• Algunas Soluciones.
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Coyuntura• Entorno tecnológico
– Cambios frecuentes ...– necesidad de tiempo para responder
• Economía global– Menos barreras downsizing,…
» recortes de personal• Empleo
– Logrado por habilidad...Técnica– Mantenido por habilidad Organizativa
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Habilidades Organizativas:• Capacidades
– Comunicación• Oral• escrita
– Trabajo en equipo• Control eficaz del
tiempo
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Actitudes• Pasiva: ir a remolque de los
acontecimientos – “stress”, no tengo tiempo.
• Activa: influir sobre el propio destino:– Eficacia.– Tengo tiempo.
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Síntomas del “stress”• Fase inicial
– nerviosismo, – crisis de humor,– inseguridad/
desconfianza – dificultad incremental /
fatiga mental, – neuralgias, – insomnio.
• Fase aguda– Hipersensibilidad,– ansiedad, – Desjerarquización de
valores/ “Pasar”• Depresión/Infarto/
Úlceras...– Apatía, – sensación de fracaso, – quejas constantes
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Causas del “stress”, principales “quita tiempos”
• Objetivos inalcanzables– tratar de hacer
demasiado, perfeccionismo,..
– Falta de planeación y organización personal
– Falta de delegación eficaz
• Tensiones del propio trabajo– Descontrol de
interrupciones,– Reuniones excesivas o
ineficaces– comunicación
defectuosa (incapacidad de decir “NO”)
• Exceso vida sedentaria.
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Algunas Soluciones.• Vacaciones• Deporte• Cambiar de actividad• Verlo con perspectiva: Distanciarse• No dejarse llevar por sentimientos negativos• Administración del tiempo
– Planificación y Organización personal.– Control de las interrupciones
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Organización1) La lista de cosas a hacer, El inventario2) La matriz de prioridades.3) Identificar las horas más y menos
eficaces.4) La realidad del tiempo controlable.5) Usar un plan para organizarse.6) Vivir con el plan diario
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1) La lista de cosas a hacer• El inventario.• Origen de muchas urgencias de la
lista...• Criterios de importancia.
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1) La lista de cosas que hacer: inventario de tareas.
Descripción Prioridad TiempoI mportante Urgente Estimado
Resolver la inundaciónde la oficina
SÍ SÍ Hacer Ya
Plan estratégiconuevos productos
SÍ NO Programar
... NO SÍ Delegar/ Org.
... NO NO No pasa nada
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1) Lista de cosas que hacer: Origen de muchas urgencias• 1. Tareas que encarga
el jefe.– Ej.: Asigna 5 proyectos
y pide el 6º• Solución: Preguntar
• 2. Tareas impuestas por el sistema.– Ej.: Llamadas de
clientes con quejas, ...• Solución: Reservar
tiempo, Organizar (núm. Errores)
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1) La lista de cosas ha hacer:
Origen de muchas urgencias• 3. Acciones derivadas de subordinados– Bola de nieve o bloqueo.
• Solución: Comunicación– El rebote del problema
• Solución:– ¿Cuál es el problema? ¿Cuales son las opciones? ¿Qué
recomienda? Y ¿Por qué? ¡Hagalo!– ¡Pedir soluciones!, Pedir trabajo acabado
» Salvo falta de cualificación• 4. Metas y actividades impuestas por uno
mismo: 1h/día
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1) Lista de cosas que hacer: Criterios de importancia.
• 1) Principio de Pareto ley 80:20– “lo más es menos y lo menos es
más”– La mayoría de las actividades son
simples y unas pocas:• Causan la mayoría de resultados• Son importantes
– El 20% de asuntos nos dan el 80% del valor
– El 20% de agencias venden el 80% del producto
– El 20% de los clientes generan el 80% de quejas
• 2) Actividades que Añaden Valor– En una fabrica:
Proceso Transporte Stock Esperas Inspección
Tare
as
Resu
ltado
s
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2) La matriz de prioridades.
Hacer “Ya” Planear a medio
plazo Interrupciones:
controlarlas Trivial: socializar
• Tener la matriz a mano y actualizarla de vez en cuando.
• Es clave haber acabado el día habiendo hecho .
• No planear más de 6 actividades/día, lo normal 3, pero 1
ImportanciaMucha
Poca
Urge
ncia
Poca
M
ucha
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3) Identificar las horas más(E) y menos eficaces(D).• E: Período del día que uno rinde más.
– Para lo difícil, complejo / importante• D: Período del día que uno rinde
menos– Leer periódico,– abrir correo– Telefonear– Interrupciones– Entrevistas.
6 8 10 12 2 4 6 8 10 12 2 4
100%
-50%
+50%
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4) La realidad del tiempo controlable.
• Rellenar línea cada ½ hora durante 3-5 días• Permite identificar las interrupciones y
tomar medidas.• 5 preguntas clave:
• ¿Qué estoy haciendo,• ... que en realidad no es necesario hacer?• … que pudiera encargar a otras personas?• … que pudiera hacerse con más eficiencia?• … que hace perder el tiempo a otros?• ¿Qué hice en mis mejores horas?
• Buscar la eficiencia:– eliminar… y añadir propio/importante
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e) Usar un plan para organizarse.
1) Preparar la lista de cosas que hacer.2) Delegue lo que corresponda.3) Considere sus horas E y D.4) considere su tiempo controlable.5) Elabore un plan diario.
Según las prioridades y consolidar tiempo en fracciones suficientemente
grandes.6) Señalar las actividades terminadas7) Reprogramar las actividades no terminadas
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f) Vivir con el plan diario“Ponerlo en práctica”
• Revisar la matriz de vez en cuando.• Programar pocas cosas extra (3)
Toma 1
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¿Como conservar el equilibrio y control?
• Equilibrio en la vida• Control de interrupciones• Delegar• Reuniones eficaces
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Equilibrio en la vida1º) Identificar los aspectos importantes
de la vida– ¿a qué dedico el tiempo?– ¿a qué debería dedicar el tiempo?
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Como mantener el equilibrio de su vida
• Social.• Salud.• Profesional.• Educativa.• Familiar.• Espiritual.• Personal.• Económica.• De diversión.
• Cómo es
• Cómo quiero que sea
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Equilibrio en la vida ...2º) Efectuar cambios para mantener el
equilibrio.3º) Fijar metas para equilibrar el pastel
– Procedimiento para fijar objetivos1. ¿Qué...? Declaración objetivos (especif.)2. ¿Por qué...? Razones (motivación)3. ¿Cuándo...? Fecha inicio/fin (tiempo)4. ¿Cómo...? Acciones requeridas/Camino
4º) Conecte las metas con el plan diario.
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Control de interrupciones1º) Planificar el espacio de trabajo
– Mesas en oficina: diagonal– Reloj pared: espalda– Mobiliario: mínimo.
2º) Utilizar señales/símbolos para que los demás se enteren cuando está ocupado.– El 70% de las personas acatan las señales.
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Control de interrupciones3º) Ganar una hora al día y dedicarla a
las prioridades máximas.– Pedir a alguien que atienda las
interrupciones (la hora 0)4º) Anticiparse
– En el café de la mañana– visitar, llamar….
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Control de interrupciones5º) Comunicar con eficacia
– Preguntar: ¿Por qué es tan importante?– Ofrecer intercambios: si hacemos lo tuyo, ¿qué
puedes hacer por mi? – Saber “decir NO”: ahora no puedo, pero…
(ofrecer alternativas)– Saber terminar una conversación
– Resumen puntos importantes, lentamente ponerse de pie, extender la mano, encaminar hacia la puerta, agradecer
– si sigue: Usar el nombre, ponerse de pie
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Bibliografía• 1-68/1124B Los secretos de la
organización del trabajo personal.