Administración del tiempo
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Administración del Tiempo.
Jose Onofre Montesa Andrés
Escuela Técnica Superior de Informática Aplicada
Universidad Politécnica de Valencia
2003
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Necesidad de administrar el tiempo.
• El tiempo es un recurso especial• Problemas y Causas• Organización• ¿Como conservar el equilibrio y
control?
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¿Qué es el tiempo?• Salvador Dali, (Surrealismo)
– La persistencia de la memoria – El decía que no eran otra cosa
que el queso Camembert del espacio y el tiempo, suave, extravagante, solitario y paranoico-crítico.
• Gerald Murphy (Cubismo)– Predictivilidad del tiempo y
la fragilidad para medirlo
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El tiempo es un recurso especial
• Todos tenemos el mismo.
• Una vez pasado ya no se recupera.
• Cualquier actividad requiere tiempo.
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¿Podemos controlar el tiempo?¡¡¡ NO !!!
• Podemos controlar las actividades que realizamos.
• De modo que podremos realizar:– Más actividades ???– Aquellas actividades que sean más
importantes• Nos proporcionan mayor satisfacción• Nos llevan hacia nuestros objetivos
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Problemas y Causas
• Coyuntura• Actitudes• Causas del “stress”• Algunas Soluciones.
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Coyuntura
• Entorno tecnológico– Cambios frecuentes ...– necesidad de tiempo para responder
• Economía global– Menos barreras downsizing,…
» recortes de personal
• Empleo– Logrado por habilidad... Técnica– Mantenido por habilidad
Organizativa
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Habilidades Organizativas:
• Capacidades– Comunicación
• Oral• escrita
– Trabajo en equipo
• Control eficaz del tiempo
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Actitudes
• Pasiva: ir a remolque de los acontecimientos – “stress”, no tengo tiempo.
• Activa: influir sobre el propio destino:– Eficacia.– Tengo tiempo.
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Síntomas del “stress”
• Fase inicial– nerviosismo, – crisis de humor,– inseguridad/
desconfianza – dificultad incremental /
fatiga mental,
– neuralgias, – insomnio.
• Fase aguda– Hipersensibilidad,– ansiedad, – Desjerarquización
de valores/ “Pasar”
• Depresión/Infarto/Úlceras...– Apatía, – sensación de
fracaso, – quejas constantes
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Causas del “stress”, principales “quita tiempos”
• Objetivos inalcanzables– tratar de hacer
demasiado, perfeccionismo,..
– Falta de planeación y organización personal
– Falta de delegación eficaz
• Tensiones del propio trabajo– Descontrol de
interrupciones,– Reuniones excesivas o
ineficaces– comunicación
defectuosa (incapacidad de decir “NO”)
• Exceso vida sedentaria.
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Algunas Soluciones.
• Vacaciones• Deporte• Cambiar de actividad• Verlo con perspectiva: Distanciarse• No dejarse llevar por sentimientos negativos• Administración del tiempo
– Planificación y Organización personal.– Control de las interrupciones
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Organización
1) La lista de cosas a hacer, El inventario
2) La matriz de prioridades.3) Identificar las horas más y menos
eficaces.4) La realidad del tiempo controlable.5) Usar un plan para organizarse.6) Vivir con el plan diario
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1) La lista de cosas a hacer
• El inventario.• Origen de muchas urgencias de la
lista...• Criterios de importancia.
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1) La lista de cosas que hacer: inventario de tareas.
Descripción Prioridad Tiempo
I mportante Urgente Estimado
Resolver la inundaciónde la oficina
SÍ SÍ Hacer Ya
Plan estratégiconuevos productos
SÍ NO Programar
... NO SÍ Delegar/ Org.
... NO NO No pasa nada
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1) Lista de cosas que hacer: Origen de muchas urgencias• 1. Tareas que
encarga el jefe.– Ej.: Asigna 5 proyectos
y pide el 6º• Solución: Preguntar
• 2. Tareas impuestas por el sistema.– Ej.: Llamadas de
clientes con quejas, ...• Solución: Reservar
tiempo, Organizar (núm. Errores)
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1) La lista de cosas ha hacer:
Origen de muchas urgencias• 3. Acciones derivadas de subordinados
– Bola de nieve o bloqueo.• Solución: Comunicación
– El rebote del problema• Solución:
– ¿Cuál es el problema? ¿Cuales son las opciones? ¿Qué recomienda? Y ¿Por qué? ¡Hagalo!
– ¡Pedir soluciones!, Pedir trabajo acabado» Salvo falta de cualificación
• 4. Metas y actividades impuestas por uno mismo: 1h/día
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1) Lista de cosas que hacer: Criterios de importancia.
• 1) Principio de Pareto ley 80:20– “lo más es menos y lo menos es
más”– La mayoría de las actividades son
simples y unas pocas:• Causan la mayoría de resultados• Son importantes
– El 20% de asuntos nos dan el 80% del valor
– El 20% de agencias venden el 80% del producto
– El 20% de los clientes generan el 80% de quejas
• 2) Actividades que Añaden Valor– En una fabrica:
Proceso Transporte Stock Esperas Inspección
Tare
as
Res
ulta
dos
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2) La matriz de prioridades.
Hacer “Ya” Planear a medio
plazo Interrupciones:
controlarlas Trivial: socializar
• Tener la matriz a mano y actualizarla de vez en cuando.
• Es clave haber acabado el día habiendo hecho .
• No planear más de 6 actividades/día, lo normal 3, pero 1
Importancia
Mucha Poca
Urg
en
cia
Poca
M
uch
a
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3) Identificar las horas más(E) y menos eficaces(D).• E: Período del día que uno rinde más.
– Para lo difícil, complejo / importante• D: Período del día que uno rinde
menos– Leer periódico,– abrir correo– Telefonear– Interrupciones– Entrevistas.
6 8 10 12 2 4 6 8 10 12 2 4
100%
-50%
+50%
PR
OD
UC
TIV
IDA
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HORA
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4) La realidad del tiempo controlable.
• Rellenar línea cada ½ hora durante 3-5 días• Permite identificar las interrupciones y
tomar medidas.• 5 preguntas clave:
• ¿Qué estoy haciendo,• ... que en realidad no es necesario hacer?• … que pudiera encargar a otras personas?• … que pudiera hacerse con más eficiencia?• … que hace perder el tiempo a otros?• ¿Qué hice en mis mejores horas?
• Buscar la eficiencia:– eliminar… y añadir propio/importante
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e) Usar un plan para organizarse.
1) Preparar la lista de cosas que hacer.2) Delegue lo que corresponda.3) Considere sus horas E y D.4) considere su tiempo controlable.5) Elabore un plan diario.
Según las prioridades y consolidar tiempo en fracciones suficientemente
grandes.
6) Señalar las actividades terminadas7) Reprogramar las actividades no terminadas
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f) Vivir con el plan diario
“Ponerlo en práctica”• Revisar la matriz de vez en cuando.• Programar pocas cosas extra (3)
Toma 1
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¿Como conservar el equilibrio y control?
• Equilibrio en la vida• Control de interrupciones• Delegar• Reuniones eficaces
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Equilibrio en la vida
1º) Identificar los aspectos importantes de la vida– ¿a qué dedico el tiempo?– ¿a qué debería dedicar el tiempo?
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Como mantener el equilibrio de su vida
• Social.• Salud.• Profesional.• Educativa.• Familiar.• Espiritual.• Personal.• Económica.• De diversión.
• Cómo es
• Cómo quiero que sea
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Equilibrio en la vida ...
2º) Efectuar cambios para mantener el equilibrio.
3º) Fijar metas para equilibrar el pastel– Procedimiento para fijar objetivos
1. ¿Qué...? Declaración objetivos (especif.)2. ¿Por qué...? Razones (motivación)3. ¿Cuándo...? Fecha inicio/fin (tiempo)4. ¿Cómo...? Acciones requeridas/Camino
4º) Conecte las metas con el plan diario.
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Control de interrupciones
1º) Planificar el espacio de trabajo– Mesas en oficina: diagonal– Reloj pared: espalda– Mobiliario: mínimo.
2º) Utilizar señales/símbolos para que los demás se enteren cuando está ocupado.– El 70% de las personas acatan las señales.
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Control de interrupciones
3º) Ganar una hora al día y dedicarla a las prioridades máximas.– Pedir a alguien que atienda las
interrupciones (la hora 0)
4º) Anticiparse– En el café de la mañana– visitar, llamar….
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Control de interrupciones
5º) Comunicar con eficacia– Preguntar: ¿Por qué es tan importante?– Ofrecer intercambios: si hacemos lo tuyo, ¿qué
puedes hacer por mi? – Saber “decir NO”: ahora no puedo, pero…
(ofrecer alternativas)– Saber terminar una conversación
– Resumen puntos importantes, lentamente ponerse de pie, extender la mano, encaminar hacia la puerta, agradecer
– si sigue: Usar el nombre, ponerse de pie
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Bibliografía
• 1-68/1124B Los secretos de la organización del trabajo personal.