Post on 19-Jul-2015
ADMINISTRACIÓN I
Semana Nº 9
1
Augusto JAVES SANCHEZ
Licenciado en Administración
Maestría en Gestión Estratégica de Organizaciones
Doctorado en Administración
MANUALES ADMINISTRATIVOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Instrumentos de trabajo
• Para poder identificar correctamente los procesos de la institución se requiere del desarrollo de :
– Formatos de descripción de procesos
– Diagramas de flujo de procesos
Diagrama de flujo de procesos
• El diagrama de flujo de procesos es una representación gráfica de la secuencia en que se realizan las actividades necesarias para desarrollar un proceso.
Modelado de procesos
Departamento Solicitante
Solicitud de
Materiales
Revisa
Existencias
Elabora Requisición
de Compra
Lleva Requisición de
Compra
Inspección de
Materiales
Surte Materiales
Elabora Orden de
Compra
Surte Orden de
Compra
Selecciona Proveedor
Almacén Departamento de Compras Proveedor
TALLER PARA LA PREPARACIÓN DE
FLUJOGRAMAS
¿Qué es un flujograma?
• Es un diagrama que describe las tareas que componen una actividad para lograr un objetivo.
Objetivo de un flujograma
• Ofrecer de forma gráfica, respuestas a las siguientes preguntas:
– ¿Qué se hace? – ¿Por qué se hace? – ¿Dónde se hace? – ¿Cuándo se hace? – ¿Quién lo hace? – ¿Cómo lo hace?
Usos de un Flujograma
• Refleja las actividades asignadas por una o varias oficinas.
• Enumera las tareas realizadas por cada empleado para el logro de la actividad.
• Recoge en forma completa y detallada los pasos que incluye un procedimiento.
• Documenta los procedimientos en un diagrama mediante figuras.
• Evalúa si el trabajo realizado responde a los objetivos de la unidad.
• Garantiza el uso efectivo de los recursos humanos, fiscales y físicos.
Beneficio Marginal: Plan Médico Actividad: Ingreso o Renovación
(Tareas)
• Empleados completan la solicitud.
• Recursos Humanos verifica status empleados.
• Recursos Humanos informa a la Compañía los ingresos.
• Empleados reciben tarjetas.
LA TÉCNICA DEL ANALISIS DE PROCESOS
• Un proceso es un conjunto de actividades que toma insumos de la organización y da un resultado de valor para el usuario, el objetivo es que el IST pueda analizar sus procesos con vista de Evaluar su idoneidad y mejorarlos. El análisis del proceso busca mejorar montunamente los mismos e identificar los puntos críticos o cuellos de botella que muestran las deficiencias o dificultades que deben solucionarse.
• Los instrumentos utilizados para el análisis de proceso son los siguientes: – Diagrama de Flujo – Hoja de Registro – Cuadro de análisis y preguntas para los cambios
DIAGRAMA DE FLUJO
Es la descripción del proceso desde su inicio hasta el final desde la perspectiva del usuario. La simbología utilizada es: Inicio y fin del flujo
Operación Decisión
A) DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO ACTUAL 1º
14º
2º
13º
3º
12º
SI
4º NO
5º
11º
6º
10º
NO
9º
SI
8º
Administración
recepciona cancelación y
deposita en Banco
Administración coordina con Dirección
pedido o recepcionado de interesado
Administración conjuntamente con
Dirección preparan y envían proveído a
Jefatura de Familia / Departamento
Jefatura de Familia / Departamento
conjuntamente con su equipo técnico
prepara presupuesto / pro forma de
requerimiento solicitado.
Jefatura de Familia / Departamento
envía a Administración presupuesto / pro
forma de requerimiento solicitado.
Administración envía / entrega a
interesado presupuesto / pro forma de
.requerimiento solicitado.
Interesado evalúa
presupuesto de
Instituto
Administración recepciona de interesado
pedido formal y pago a cuenta para
ejecución de producción y/o prestación
de servicio
Administración recepciona
pedido o requerimiento y/o
prestación de servicio
Usuario / cliente hace cancelación de
producción y/o servicio recibido
Usuario / cliente de su conformidad a
producción y/o servicio recibido
Jefatura de Familia / Departamento hace
entrega de producción y/o servicio a
usuario / cliente.
Usuario / cliente
evalúa producción y/o
servicio recibido
ejecutado propuesta
económica de Instituto
Equipo técnico ejecuta trabajo
solicitado
Jefatura de familia / Departamento
coordina con su equipo técnico
ejecución de trabajo.
Administración coordina con
Dirección y envía pedido de
ejecución de trabajo jefatura de
familia / Departamento
Ejemplo
HOJA DE REGISTRO PARA EL ANALISIS DE PROCESOS
Es el análisis del proceso por cada operación considerando los tiempos y las distancias recorridas desde la perspectiva del usuario. Es importante la clasificación. Las actividades dentro de cada operación usando la siguiente simbología:
Operación, que es lo que implica transformación de la situación inicial y ayudan a avanzar el proceso hacia su producto-
Control que implica inspección, evaluaciones visadas o vistos buenos, firmas
para autorizar alguna acción o tramite. Espera, retrasos para esperar, colas.
Transporte, traslados de una persona, material o equipo de un lugar a otro.
Almacenamiento, archivo de datos, registro de dato en formatos, almacenar materiales.
Nota.- Las distancias se recorren en metros y los tiempos se anotan en minutos.
N
º Actividades Tiempo Distancia
1
Operación Nº 1: Administración
Recepciona pedido o requerimiento de producción y/o
prestación de servicio 5´
2
Coordina con Dirección pedido o requerimiento de
interesado 10´
3
Conjuntamente con Dirección preparan proveído a Jefatura
de Familia / Departamento. 15´
4
Envía proveído a Jefatura de Familia / Departamento. 10´ 250 m
5
Operación Nº 2: Jefatura de Familia / Departamento.
Recepciona pedido o requerimiento de interesado 5´
6
Convoca a equipo técnico para preparar presupuesto / pro
formas. 480´
7
Con participación del equipo técnico prepara presupuesto /
pro forma. 60´
8
Envía a Administración presupuesto / pro forma de
requerimiento solicitado. 10´ 250 m
9
Operación Nº 3: Administración
Recepciona presupuesto / pro forma de Jefatura de Familia
/ Departamento.
5´
10
Envía / entrega a interesado presupuesto / pro forma de
requerimiento solicitado. 60´ 8,000 m
11
Operación Nº 4: Usuario / Cliente
Evalúa presupuesto pro forma.. 480´
12
Operación Nº 5: Administración
Recepciona de usuario / cliente pedido formal y pago a
cuenta para ejecución de producción y/o prestación de
servicio.
5´
13
Coordina con Dirección y envía pedido de ejecución de
trabajo a jefatura de familia / Departamento. 15´ 250 m
14
Operación Nº 6: Jefatura de Familia / Departamento.
Recepciona de administración pedido ejecución de trabajo. 5´
15
Coordina con su equipo técnico ejecución de trabajos. 480´
Ejemplo
12
Operación Nº 5: Administración
Recepciona de usuario / cliente pedido formal y pago a
cuenta para ejecución de producción y/o prestación de
servicio.
5´
13
Coordina con Dirección y envía pedido de ejecución de
trabajo a jefatura de familia / Departamento. 15´ 250 m
14
Operación Nº 6: Jefatura de Familia / Departamento.
Recepciona de administración pedido ejecución de trabajo. 5´
15
Coordina con su equipo técnico ejecución de trabajos. 480´
16
Operación Nº 7: Equipo técnico
Ejecuta trabajo solicitado. ?
17
Operación Nº 8: Jefatura de Familia / Departamento.
Hace entrega de producción y/o servicio a usuario / cliente. ?
18
Operación Nº 9: Usuario /Cliente
De su conformidad a producción y/o servicio recibido. 30´ 8,000 m
19
Usuario / cliente se acerca a tesorería a cancelar
producción y/o servicio producido. 10´ 25 m
20
Operación Nº 10: Administración
Recepciona cancelación de trabajos de usuario / cliente.. 5´
21
Deposita en Banco cancelación d usuario / cliente. 150´ 8,000 m
Total
Porcentaje
Ejemplo
CUADRO DE ANALISIS Y PREGUNTAS PARA LOS CAMBIOS
El objetivo de este instrumento es tomado como punto de partida el diagrama de flujo y la hoja de registro y efectuar cambios que mejoran los procesos y originan un diagrama y hoja de registros mejorados, para ello se responden las preguntas de que eliminan, cambiar, combinan, mejoran y simplifican. A continuación presentamos el contenido de dicho cuadro CUADRO ANALISIS Y PREGUNTAS PARA LOS CAMBIOS
Preguntas ¿Qué? ¿Cómo? ¿Por qué?
Eliminar
Cambiar
Combinar
Mejorar
Simplificar
PREGUNTAS ¿QUÉ? ¿CÓMO? ¿POR QUÉ?
CAMBIAR 1.Actividad Nº 6
2.Actividad Nº 13
3. Actividad Nº 18 y 19
1.Eliminando el tiempo de espera
para la reunión de la Comisión de elaboración de Cuadro de Horas.
2.Eliminando el tiempo de espera
para la recepción de Cuadro de
horas aprobado por al DRE
3.Al distribuir a través de los Jefes
de Familia / Dptos, se elimina la
recepción y archivo de carga
horaria del proceso de análisis.
1.Coordinando y concertando, es
posible eliminar el tiempo de espera.
2.Las actividades ya no corresponden
al proceso.
CAMBIAR
COMBINAR
MEJORAR 1.Actividad Nº 10
2.Actividad Nª 17
3.El tiempo total de las
actividades operativas se ha
reducido de 1,325 minutos a 815
minutos.
1.Reduciendo el tiempo de espera para
que la DRE reciba a la Comisión de
Sustentación del Cuadro de Horas.
2.Haciendo que la Sub Dirección
distribuya la carga horaria a los docentes
a través de los Jefes de Familia / Dpto3.
A través de un mejor uso de los recursos
existentes, coordinación,
computarización y capacitación de los
usuarios de Internet.
1.Concertando con la DRE l tiempo
de espera para la sustentación del
Cuadro de Horas.
2.Se simplifica y agiliza la entrega
de la carga horaria a los docentes.
3.Porque es posible hacer un
mejor uso de los recursos
existentes, mejorar el equipamiento
y capacitar el personal en el
manejo de las herramientas de
computación.
SIMPLIFICAR 1.La actividad Nº 2: Envió de
convocatoria en forma personal.
2.La actividad Nº 7. Envió de
propuesta de Cuadro de Horas a
la DRE para la sustentación y
aprobación.
1.Enviar convocatoria a Jefes de Familia
/ Dpto. través de la pagina WEB del
instituto.
2.Enviar propuesta de Cuadro de Horas
a la pagina Web o Correo electrónico de
la DRE
1.Permite ahorrar tiempo y
recursos.
2.Permite ahorrar tiempo y
recursos.
Ejemplo
b) Formato Horizontal
• Secuencia de las operaciones que van de izquierda a derecha.
• Esquema del proceso de matricula en la Universidad Nacional del Callao.
DIRECCIÓN DE
ESCUELA
BANCO
CENTRO DE
COMPUTO FACULTAD
Recoger:
• Record de notas
• Boleta de pago
• Ficha de pre-matricula
Pago de
Derecho de
Matricula
Entregar:
• Boleta de pago
• Ficha de pre-matricula
Recepcional:
• Reporte de matricula
firmado por el profesor
consejero
EJERCICIO