9na sem procedimientos y manuales

ADMINISTRACIÓN I

Semana Nº 9

1

Augusto JAVES SANCHEZ

Licenciado en Administración

Maestría en Gestión Estratégica de Organizaciones

Doctorado en Administración

MANUALES ADMINISTRATIVOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Instrumentos de trabajo

• Para poder identificar correctamente los procesos de la institución se requiere del desarrollo de :

– Formatos de descripción de procesos

– Diagramas de flujo de procesos

Diagrama de flujo de procesos

• El diagrama de flujo de procesos es una representación gráfica de la secuencia en que se realizan las actividades necesarias para desarrollar un proceso.

http://www.smartdraw.com/downloads/examples/sd7_sales_lead_qualification_process.exe

Modelado de procesos

Departamento Solicitante

Solicitud de

Materiales

Revisa

Existencias

Elabora Requisición

de Compra

Lleva Requisición de

Compra

Inspección de

Materiales

Surte Materiales

Elabora Orden de

Compra

Surte Orden de

Compra

Selecciona Proveedor

Almacén Departamento de Compras Proveedor

TALLER PARA LA PREPARACIÓN DE

FLUJOGRAMAS

¿Qué es un flujograma?

• Es un diagrama que describe las tareas que componen una actividad para lograr un objetivo.

Objetivo de un flujograma

• Ofrecer de forma gráfica, respuestas a las siguientes preguntas:

– ¿Qué se hace? – ¿Por qué se hace? – ¿Dónde se hace? – ¿Cuándo se hace? – ¿Quién lo hace? – ¿Cómo lo hace?

Usos de un Flujograma

• Refleja las actividades asignadas por una o varias oficinas.

• Enumera las tareas realizadas por cada empleado para el logro de la actividad.

• Recoge en forma completa y detallada los pasos que incluye un procedimiento.

• Documenta los procedimientos en un diagrama mediante figuras.

• Evalúa si el trabajo realizado responde a los objetivos de la unidad.

• Garantiza el uso efectivo de los recursos humanos, fiscales y físicos.

Beneficio Marginal: Plan Médico Actividad: Ingreso o Renovación

(Tareas)

• Empleados completan la solicitud.

• Recursos Humanos verifica status empleados.

• Recursos Humanos informa a la Compañía los ingresos.

• Empleados reciben tarjetas.

LA TÉCNICA DEL ANALISIS DE PROCESOS

• Un proceso es un conjunto de actividades que toma insumos de la organización y da un resultado de valor para el usuario, el objetivo es que el IST pueda analizar sus procesos con vista de Evaluar su idoneidad y mejorarlos. El análisis del proceso busca mejorar montunamente los mismos e identificar los puntos críticos o cuellos de botella que muestran las deficiencias o dificultades que deben solucionarse.

• Los instrumentos utilizados para el análisis de proceso son los siguientes: – Diagrama de Flujo – Hoja de Registro – Cuadro de análisis y preguntas para los cambios

DIAGRAMA DE FLUJO

Es la descripción del proceso desde su inicio hasta el final desde la perspectiva del usuario. La simbología utilizada es: Inicio y fin del flujo

Operación Decisión

A) DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO ACTUAL 1º

14º

2º

13º

3º

12º

SI

4º NO

5º

11º

6º

10º

NO

9º

SI

8º

Administración

recepciona cancelación y

deposita en Banco

Administración coordina con Dirección

pedido o recepcionado de interesado

Administración conjuntamente con

Dirección preparan y envían proveído a

Jefatura de Familia / Departamento


conjuntamente con su equipo técnico

prepara presupuesto / pro forma de

requerimiento solicitado.


envía a Administración presupuesto / pro

forma de requerimiento solicitado.

Administración envía / entrega a

interesado presupuesto / pro forma de

.requerimiento solicitado.

Interesado evalúa

presupuesto de

Instituto

Administración recepciona de interesado

pedido formal y pago a cuenta para

ejecución de producción y/o prestación

de servicio

Administración recepciona

pedido o requerimiento y/o

prestación de servicio

Usuario / cliente hace cancelación de

producción y/o servicio recibido

Usuario / cliente de su conformidad a

producción y/o servicio recibido

Jefatura de Familia / Departamento hace

entrega de producción y/o servicio a

usuario / cliente.

Usuario / cliente

evalúa producción y/o

servicio recibido

ejecutado propuesta

económica de Instituto

Equipo técnico ejecuta trabajo

solicitado

Jefatura de familia / Departamento

coordina con su equipo técnico

ejecución de trabajo.

Administración coordina con

Dirección y envía pedido de

ejecución de trabajo jefatura de

familia / Departamento

Ejemplo

HOJA DE REGISTRO PARA EL ANALISIS DE PROCESOS

Es el análisis del proceso por cada operación considerando los tiempos y las distancias recorridas desde la perspectiva del usuario. Es importante la clasificación. Las actividades dentro de cada operación usando la siguiente simbología:

Operación, que es lo que implica transformación de la situación inicial y ayudan a avanzar el proceso hacia su producto-

Control que implica inspección, evaluaciones visadas o vistos buenos, firmas

para autorizar alguna acción o tramite. Espera, retrasos para esperar, colas.

Transporte, traslados de una persona, material o equipo de un lugar a otro.

Almacenamiento, archivo de datos, registro de dato en formatos, almacenar materiales.

Nota.- Las distancias se recorren en metros y los tiempos se anotan en minutos.

N

º Actividades Tiempo Distancia

1

Operación Nº 1: Administración

Recepciona pedido o requerimiento de producción y/o

prestación de servicio 5´

2

Coordina con Dirección pedido o requerimiento de

interesado 10´

3

Conjuntamente con Dirección preparan proveído a Jefatura

de Familia / Departamento. 15´

4

Envía proveído a Jefatura de Familia / Departamento. 10´ 250 m

5

Operación Nº 2: Jefatura de Familia / Departamento.

Recepciona pedido o requerimiento de interesado 5´

6

Convoca a equipo técnico para preparar presupuesto / pro

formas. 480´

7

Con participación del equipo técnico prepara presupuesto /

pro forma. 60´

8

Envía a Administración presupuesto / pro forma de

requerimiento solicitado. 10´ 250 m

9


Recepciona presupuesto / pro forma de Jefatura de Familia

/ Departamento.

5´

10

Envía / entrega a interesado presupuesto / pro forma de

requerimiento solicitado. 60´ 8,000 m

11

Operación Nº 4: Usuario / Cliente

Evalúa presupuesto pro forma.. 480´

12


Recepciona de usuario / cliente pedido formal y pago a

cuenta para ejecución de producción y/o prestación de

servicio.

5´

13

Coordina con Dirección y envía pedido de ejecución de

trabajo a jefatura de familia / Departamento. 15´ 250 m

14


Recepciona de administración pedido ejecución de trabajo. 5´

15

Coordina con su equipo técnico ejecución de trabajos. 480´

Ejemplo

12


Recepciona de usuario / cliente pedido formal y pago a

cuenta para ejecución de producción y/o prestación de

servicio.

5´

13

Coordina con Dirección y envía pedido de ejecución de

trabajo a jefatura de familia / Departamento. 15´ 250 m

14


Recepciona de administración pedido ejecución de trabajo. 5´

15

Coordina con su equipo técnico ejecución de trabajos. 480´

16

Operación Nº 7: Equipo técnico

Ejecuta trabajo solicitado. ?

17


Hace entrega de producción y/o servicio a usuario / cliente. ?

18

Operación Nº 9: Usuario /Cliente

De su conformidad a producción y/o servicio recibido. 30´ 8,000 m

19

Usuario / cliente se acerca a tesorería a cancelar

producción y/o servicio producido. 10´ 25 m

20


Recepciona cancelación de trabajos de usuario / cliente.. 5´

21

Deposita en Banco cancelación d usuario / cliente. 150´ 8,000 m

Total

Porcentaje

Ejemplo

CUADRO DE ANALISIS Y PREGUNTAS PARA LOS CAMBIOS

El objetivo de este instrumento es tomado como punto de partida el diagrama de flujo y la hoja de registro y efectuar cambios que mejoran los procesos y originan un diagrama y hoja de registros mejorados, para ello se responden las preguntas de que eliminan, cambiar, combinan, mejoran y simplifican. A continuación presentamos el contenido de dicho cuadro CUADRO ANALISIS Y PREGUNTAS PARA LOS CAMBIOS

Preguntas ¿Qué? ¿Cómo? ¿Por qué?

Eliminar

Cambiar

Combinar

Mejorar

Simplificar

PREGUNTAS ¿QUÉ? ¿CÓMO? ¿POR QUÉ?

CAMBIAR 1.Actividad Nº 6

2.Actividad Nº 13

3. Actividad Nº 18 y 19

1.Eliminando el tiempo de espera

para la reunión de la Comisión de elaboración de Cuadro de Horas.

2.Eliminando el tiempo de espera

para la recepción de Cuadro de

horas aprobado por al DRE

3.Al distribuir a través de los Jefes

de Familia / Dptos, se elimina la

recepción y archivo de carga

horaria del proceso de análisis.

1.Coordinando y concertando, es

posible eliminar el tiempo de espera.

2.Las actividades ya no corresponden

al proceso.

CAMBIAR

COMBINAR

MEJORAR 1.Actividad Nº 10

2.Actividad Nª 17

3.El tiempo total de las

actividades operativas se ha

reducido de 1,325 minutos a 815

minutos.

1.Reduciendo el tiempo de espera para

que la DRE reciba a la Comisión de

Sustentación del Cuadro de Horas.

2.Haciendo que la Sub Dirección

distribuya la carga horaria a los docentes

a través de los Jefes de Familia / Dpto3.

A través de un mejor uso de los recursos

existentes, coordinación,

computarización y capacitación de los

usuarios de Internet.

1.Concertando con la DRE l tiempo

de espera para la sustentación del

Cuadro de Horas.

2.Se simplifica y agiliza la entrega

de la carga horaria a los docentes.

3.Porque es posible hacer un

mejor uso de los recursos

existentes, mejorar el equipamiento

y capacitar el personal en el

manejo de las herramientas de

computación.

SIMPLIFICAR 1.La actividad Nº 2: Envió de

convocatoria en forma personal.

2.La actividad Nº 7. Envió de

propuesta de Cuadro de Horas a

la DRE para la sustentación y

aprobación.

1.Enviar convocatoria a Jefes de Familia

/ Dpto. través de la pagina WEB del

instituto.

2.Enviar propuesta de Cuadro de Horas

a la pagina Web o Correo electrónico de

la DRE

1.Permite ahorrar tiempo y

recursos.

2.Permite ahorrar tiempo y

recursos.

Ejemplo

b) Formato Horizontal

• Secuencia de las operaciones que van de izquierda a derecha.

• Esquema del proceso de matricula en la Universidad Nacional del Callao.

DIRECCIÓN DE

ESCUELA

BANCO

CENTRO DE

COMPUTO FACULTAD

Recoger:

• Record de notas

• Boleta de pago

• Ficha de pre-matricula

Pago de

Derecho de

Matricula

Entregar:

• Boleta de pago

• Ficha de pre-matricula

Recepcional:

• Reporte de matricula

firmado por el profesor

consejero

EJERCICIO

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Education

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