Gestión de las comunicacionesdel proyecto

Procesos requerido para garantizar quela generación, la recopilación, la

distribución, el almacenamiento, la recuperación y la disposición final de la

información del proyecto seanadecuados y oportunos.

Gestión de las comunicaciones del proyecto

Comunicación eficaz

Crea un puente entre los diferentes interesados involucrados en el proyecto conectando diferentes:

Entornos culturales,

Entornos organizacionales,

Niveles de experiencia,

Perspectivas,

Intereses diversos.

Gestión de las comunicaciones del proyecto

Dimensiones de la actividad de la comunicación

Interna: dentro del proyecto.

Externa: Clientes, medios, público.

Formal: Informes, Memorandos, instrucciones.

Informal: Correos electrónicos, conversaciones ad-hoc.

Vertical: Hacia arriba y hacia debajo de la organización.

Horizontal: Entre colegas.

Oficial: Boletines, Informe anual.

No oficial: Comunicaciones extraoficiales.

Escrita y Oral.

Verbal y No verbal.

Gestión de las comunicaciones del proyecto

Habilidades del Líder

Escuchar de manera activa y eficaz.

Garantizar una mejor comprensión a través de preguntas, sondeos, etc.

Educar, aumentar el conocimiento del equipo.

Confirmar información investigando.

Identificar y gestionar expectativas.

Persuadir.

Negociar.

Resolver conflictos.

Identificar a los interesados

Identificar a las personas u organizaciones impactadas por el proyecto. Documentar sus intereses, participación e impacto en el éxito del proyecto

Planificar las comunicaciones

Determinar las necesidades de información de los interesados en el proyecto y Definir como abordar las comunicaciones.

Planificar las comunicaciones

¿Quién necesita qué información?

¿Cuándo la necesitará?

¿Cómo le será proporcionada?

¿Por quién será proporcionada?

Planificar las comunicaciones

Planificación incorrecta de las comunicaciones

Demoras en la entrega de mensajes.

Información sensible a la audiencia equivocada.

Falta de comunicación con interesados.

Comunicación eficaz

Formato adecuado.

Momento justo.

Impacto apropiado.

Comunicación eficiente

Proporcionar la información necesaria.

Planificar las comunicaciones -Herramientas

Análisis de los requisitos de las comunicaciones

Analizar a los interesados en el proyecto para valorar sus necesidades de información y las fuentes para las mismas.

Donde están ubicados.

Qué necesidades de información tienes.

Cuando deben recibir la información.

Quienes van a tener acceso a qué información.

Tecnología de las comunicaciones

Modelos de comunicación

Codificación

Mensaje

Medio

Ruido

Decodificación.

Planificar las comunicaciones -Salidas

Plan de gestión de comunicaciones

Indica como vamos a estructurar las comunicaciones.

Relaciones entre las personas.

Qué información se requiere.

Estructura, recolección y archivo de la información.

Estructura de distribución que detalle a quién y como se entrega información.

Frecuencia de emisión de información.

Personal involucrado.

Distribuir la información

Proceso que consiste en poner la información relevante a disposición de los interesados en el proyecto de acuerdo con el plan establecido.

Distribuir la información

Habilidades de comunicación

Se utilizan para intercambiar información.

El emisor debe hacer la información clara y completa.

El receptor debe asegurarse que recibe la información completa y las comprende correctamente.

Tiene muchas formas.

Oral (hablar escuchar).

Escrita.

Interna y externa.

Formal e informal.

Vertical y horizontal.

Distribuir la información

Barreras

Fingir escuchar

Distracciones

Prejuicio y mentalidad estrecha

Impaciencia

Saltar a conclusiones

Recomendaciones

Centrar la atención en la persona que habla.

Participar en una escucha activa.

Hacer preguntas.

No interrumpir.

Distribuir la información -Salidas

Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización

-Notificaciones a los interesados

Incidentes resueltos, cambios aprobados y estado general del proyecto.

-Informes del proyecto

-Presentaciones del proyecto

Se suministra la información a todos los interesados. Información y método de la presentación relevantes.

-Registros del proyecto

Correspondencia, memorándums y demás documentos que describan el proyecto.

´-Retroalimentación de los interesados

Se puede utilizar para mejorar el desempeño futuro del proyecto.

-Documentación sobre lecciones aprendidas

Gestionar las expectativas de los interesados

Proceso que consiste en comunicarse y trabajar en conjunto con los interesados para satisfacer sus necesidades y abordar los problemas a medida que se presentan.

Informar el rendimiento

Recopilar y distribuir información sobre el desempeño, incluidos informes de estado, mediciones del avance y proyecciones.

Informar el rendimiento -Herramientas

Análisis de variación

-Verificar la información recopilada a fin de asegurarse de que esté completa.

Sistemas manuales de archivos.

Bases de datos electrónicas.

Software de gestión de proyectos, etc.

-Comparar la información real con la línea base del proyecto.

Métodos de proyección

Predecir el desempeño futuro del proyecto basándose en el desempeño real a la fecha.

Informar el rendimiento -Herramientas

Reuniones del estado de la situación

- Son juntas para evaluar el estado del proyecto y / o su progreso.

-Típicamente se utilizan en conjunto con una o más técnicas de reporte de desempeño.

-Algunos puntos que se revisan en estas juntas:

Logros desde la última revisión.

Presupuesto, cronograma y alcance.

Tendencias, pronósticos y variaciones.

Acciones correctivas, oportunidades de mejoría.

Informar el rendimiento -Salidas

Informes de desempeño

Organizan la información obtenida y presentan los resultados de los análisis.

Deben proporcionar el tipo de información y el nivel de detalles requerido por los involucrados, de acuerdo al plan de administración de las comunicaciones.

Incluyen:

-Diagramas de Gantt.

-Curvas S.

-Histogramas.

-Tablas de desempeño.