Colaboracion Y Comunicaciones eficientes en gestión de proyectos

Gestión de ProyectosGestión de las ComunicacionesMódulo de Dirección de Proyectos

Sant Cugat, 10 de Junio de 2009

Presentació

Xavier Hernanz

[email protected]

• Business Productivity Advisor del Centre Microsoft d’Innovació en Productivitat.

• Ex-Director de R&D de Sanyo España i Kilsen.

• Enginyer Superior de Telecomunicacionsper la UPC.

• Màster en Gestió de Projectes (MPM) per La Salle.

• PDD per IESE

Intro

¿Por qué

las C&C

son

Claves?

Descripción

de la

Tecnología

Demo

C&C son

ClavesDades Tecnologies

Bones

Pràctiques

Cultura

Corporativa

MI

Integración con

Telefonía

Tele-

conferencia

Espacios

Colaborativos

Recursos Web

2.0

¿Qué es un Proyecto?

Casi todo es un

Proyecto

El Éxito de un ProyectoUna Visión Clásica

P

REQUERIMIENTOS

El Éxito de un ProyectoUna Visión People Centric de los Proyectos

P

REQUERIMIENTOSPERSONAS

PERSONAS

PERSONAS

El Éxito de un ProyectoColaboración y Comunicación como elementos Clave

P

REQUERIMIENTOSPERSONAS

PERSONAS

PERSONASConocimiento del entorno

Compromiso y Responsabilidad

Errores (malos entendidos)

Información a Tiempo

Agilidad

Capacidad de Previsión

Toma Dinámica de Decisiones

Habilidades

Cultura

Buenas Prácticas

Motivación

Reconocimiento

Los SSII de apoyo a la gestión de proyectos

van más allá de las ‘herramientas tradicionales’.

Sistemas de Información

Aplicaciones

de definición,

planificación,

monitorización

y seguimiento

de proyectos

Herramientas colaborativas

Tecnologías de comunicación

Aplicaciones

Web 2.0

Colaboración y Comunicación en el PMBeneficios

• Respuesta rápida en la resolución de problemas

• Mayor visibilidad

• Mejora de Productividad

• Cohesión del equipo y motivación

• Y en última instancia … mejorar el resultado global del Proyecto

Un ejemplo. SIEMENS PSEConsejos para la Comunicación de equipos distribuidos

„Beyond travel: Unleashing the collaborative potential of global teams. Guidelines for successful distributed collaboration‟. Universidad de Victoria (Canada).

Noviembre 2008. Estudio solicitado por SIEMENS

Comunicación

Síncrona

Comunicación

Asíncrona

Comunicación

ProgramadaReunión

Revisión de un

documento

Comunicación No

ProgramadaTeléfono/MI Email/Teléfono

Un ejemploConsejos para la Comunicación de equipos distribuidos

„Beyond travel: Unleashing the collaborative potential of global teams.

Guidelines for successful distributed collaboration‟. Universidad de

Victoria (Canada). Noviembre 2008. Estudio solicitado por SIEMENS

Punts Calents

„SMB Communications Pain Study: Uncovering the hidden cost of communications barriers and latency‟, SIS International Research, Gener 2009 . Estudi encarregat per SIEMENS

• Coordinació Ineficient 3.7h

• Esperant la Informació 3.5h

• Comunicacions Indesitjades 3.7h

• Reclamacions de Clients 3.3h

• Barreres en la Col·laboració 3.3h

TOTAL = 17.5h

17,5h44%

22,5h56%

Punts Calents

„SMB Communications Pain Study: Uncovering the hidden cost of communications barriers and latency‟, SIS International Research, Gener 2009 . Estudi encarregat per SIEMENS

Tecnologías de Comunicación en el PMAccesibilidad | Mensajería Instantánea Corporativa

• Tiempo de Respuesta Inmediato: Se evitan los retrasos

típicos del Email y del Buzón de Voz.

• Bajo Nivel de Intrusión: La comunicación por MI puede ser

simultánea con otros modos de Comunicación o de

Colaboración (Teléfono, Reuniones, …)

• Disponibilidad Selectiva: Diferentes niveles de disponibilidad

personal, según identidades y grupos.

• Registro y Consulta de Conversaciones: Consultas sobre

conversaciones pasadas.

• Seguridad: Autentificación de los interlocutores y Encriptación

del contenido.

“A finales de 2011 la mensajería instantánea

será la herramienta de facto para los chats de

voz, vídeo y texto con fines de negocio.“ Gartner

“En 2013 más del 95% de los trabajadores de las

principales organizaciones globales utilizarán IM

como principal interfaz para las comunicaciones

en tiempo real.” Gartner

Tecnologías de Comunicación en el PMAccesibilidad | Mensajería Instantánea Corporativa

• Información de Presencia

• Información de Disponibilidad

• Calendarios Compartidos

Tecnologías de Comunicación en el PMColaboración

• Espacios Colaborativos On-Line y Off-Line.

• Federación de Usuarios

• Correo Electrónico

• Mensajería Instantánea (MI)

• Web Conferencing

Tecnologías de Comunicación en el PMAccesibilidad | Reuniones Virtuales

• Compartir aplicaciones y documentos: con

posibilidad de que cualquier asistente interactúe

con las mismas.

• Grabación de la Reunión: incluyendo,

transiciones, animaciones, aplicaciones e

indexación de participantes , entre otras

funcionalidades.

• RoundTable: Visión panorámica de todos los

asistentes.

• Programación de reuniones virtuales:

Integrada en Outlook.

Colaboración | Entornos Colaborativos

• Espacio Web centralizado en el que se puede

compartir documentos, tareas, calendarios, …

(intranet-extranet)

• Uso de plantillas: para la generación y gestión

rápida de entregables, organización de reuniones, …

•

• Gestión documental: control de versiones,

metadatos y búsquedas.

• Incorporación de Flujos de Trabajo sobre

documentos o elementos de listas.

• Facilidad de utilización e Integración con la

plataforma Office.

• Acceso Offline a información corporativa desde

diferentes clientes informáticos: Independiente de la

conexión y del lugar

• Sincronización de datos y documentos bidireccional

• Información de presencia

• Integración con herramientas Office

OnLine

OffLine

Tecnologías de Comunicación en el PM

Ejemplo. Groove 2007

• Herramienta

• Colaborativa

• Online - Offline

Ejemplo. SharedView

• Pizarra compartida

• Acceso remoto a apps. y escritorio

Otras Tecnologías afines al PMBúsqueda

• Búsqueda Empresarial

• Búsqueda Local

• Búsqueda Intuitiva

• Búsqueda Contextual

• Búsqueda a través de SmartPhone

• Filtrado

• Búsqueda en Redes Sociales

• Navegación

Otras Tecnologías afines al PMBúsqueda Empresarial

• Búsqueda Empresarial - Metadatos:

integrado con aplicaciones y contextual.

• Búsqueda Empresarial – Desktop y

corporativa: búsqueda en unidades locales,

unidades de red, aplicaciones LOB, intranet

y espacios de trabajo.

• Búsqueda Empresarial – Correo

electrónico: búsqueda en Email.

• Motor de búsqueda disponible para

varios Sistemas Operativos.

Otras Tecnologías afines al PMCompetencias/Conocimientos

• Lista de Contactos Centralizada

• Taxonomía

Otras Tecnologías afines al PMAlmacenamiento de la Información No Estructurada

• Gestor Documental (ECM)

• Portales Corporativos

• Portales Personales

• Wiki

• Tinta Digital

Otras Tecnologías afines al PMFuentes de Información Interna

• Intranet

• Gestor Documental (ECM)

• Portales Corporativos

• Portales Personales

• Wiki

• Tinta Digital

• Aplicaciones de Negocio

• Business Intelligence

Otras Tecnologías afines PMFuentes de Información Interna | Business Intelligence

• Monitorización del Negocio en

Tiempo Real: Acceso a la

información de Negocio

actualizada.

• Indicadores: Señalización

impactante y relevante del

estado de variables de negocio.

• Simulaciones: Diseño de

modelos de para simulación de

escenarios.

• Decisiones bien

fundamentadas: Se reduce el

riesgo de errores.

• Informes: Generación

automática de informes.

Cuadros de

Mando

Documentos y

Hojas de Cálculo

Informes

Gráficos y

Análisis

Otras Tecnologías afines PMFuentes de Información Externa

• RSS (Subscripción a noticias, blogs, titulares, …)

• Listas automáticas de Búsqueda

Videos

4.32min 3.26min

Otras aplicaciones

Web 2.0 para la colaboración

Blogs y microblogging

Wikis, Fuentes RSS,

Redes sociales,...

Web 2.0 y Gestión Proyectos

Aplicación práctica Web 2.0

La Colaboración sin FronterasProsumidores e Ideágoras

PROductor + conSUMIDOR = PROSUMIDOR = PROfesional + conSUMIDOR

IDEa + aGORA = IDEAGORA

GràciesXavier Hernanz

[email protected]

www.productivitycenter.org

mailto:[email protected]

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