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1-‐GRM-‐005/V.01/07-‐Dic-‐2012 Página 1 de 44

SISTEMA PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE

ACTIVOS Y DE LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO

Resolución 285 del 19/12/2007.

Resolución 212 de sept. / 2009

CIRCULAR DIAN No. 0170 del

10/10/2002.

.

DECRETO 2685 DE 1999.

Modificado por el DECRETO 2883 de 2008

Resolución DIAN 4240 de 2000, y

Resolución modificatoria 008571 de agosto

/ 2010


INDICE

1. Presentación………………………………………………………………………………………………………………… 7

2. Objetivos……………………………………………………………………………………………………………………… 7

3. Alcance………………………………………………………………………………………………………………………… 8

4. Presupuestos legales…………………………..……………………………………………………………..………… 8

4.1 Disposiciones del código penal……………………………………………………………………….……. 9

4.2 Delitos relacionados asociados al lavado de activos a través del comercio

exterior (código penal)…………………………………………………………………………………………………... 14

5. Glosario……………………………………………………………………………………………………………………… 15

6. Procedimiento Conocimiento del Cliente…………………………………………………………………... 20

7. Controles para el cumplimiento de normas…………………………………………………………..…… 21

8. Instancias de consulta y reporte para empleados.…………….……………….……………………… 22

8.1 Reportes internos…………………………………………………………………………..…………………. 23

8.1.1 Sobre operaciones inusuales………………………………………………………………… 23

8.2 Reportes Externos………………………………………………………………………………..………….. 24

8.2.1 Sobre operaciones sospechosas……………………………………………………..……. 24

8.2.2 Reporte operación en efectivo…………………………………………………………….. 24

9. Uso de herramientas tecnológicas……………………………………………………………………………. 25

10. Programas de divulgación, sensibilización y capacitación interna…………………………… 25

11. Responsabilidades……………………………………………………………………………..…………………… 26

12. Sanciones y correctivos por incumplimiento……………………………………….…………….……. 26

13. Políticas sobre conservación de registros y documentos……………………….……………….. 26

14. Funciones y responsabilidades………………………………………………………………………….……. 27

14.1 De la Gerencia / Junta Directiva……………………………….……………………………….……. 27


14.2 Funciones y deberes del Oficial de Cumplimiento SARLAFT…………………….………. 28

14.3 Integración y misión del Comité SARLAFT……………………………………………………….. 29

15. Plan estratégico de ejecución y sistema de control ante los riesgos a que están

expuestas las empresas de la organización Repremundo……………….…………………………….. 29

15.1 Matriz de Riesgos………………………………………………………………..…………………….….. 29

15.1.1 Segmentación por………………………………………………………….…………………… 30

15.1.2 Factores de Riesgo inherentes / perfiles……………………..…………..…..…….. 32

15.1.3 Valoración y Medición………………………………………………………………..……… 34

15.2 Controles…………………….…………………………………………………………………………..…… 37

15.3 Tratamiento para los factores de riesgo evidenciados……………………………….…. 37

16. La VERIFICACIÓN del cumplimiento del sistema de prevención del lavado de activos y

financiación del terrorismo para empresas de la organización REPREMUNDO …………….. 37

16.2 Monitoreo……………………………………………………………………………………………………. 40

17. Políticas sobre modificación del manual…………………………………………………………….….. 43


PROLOGO:

SARLAFT GRUPO REPREMUNDO: AGENCIA DE ADUNAS SIACO S.A.S., MAP CARGO S.A.S. (Agencia de Carga) Y

REPREMUNDO S.A.S. (Depósitos Habilitados)

Sistema para la Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo

Al constituirse en una constante de la política y misión de la Organización el contribuir de manera responsable, honesta y comprometida con la actividad de comercio exterior y en la esfera de asegurar el ejercicio transparente de la actividad y la reducción al mínimo de los riesgos potenciales derivados de tan delicada labor; se establece el presente Manual en armonía con el procedimiento “conocimiento del cliente” con el propósito de que se constituya en herramienta para prevenir actividades ilegales que comprometan operaciones de Comercio Exterior adelantadas por las Empresas de la Organización REPREMUNDO: AGENCIA DE ADUANAS SIACO, MAP CARGO (Agencia de Carga y Operador de Transporte Multimodal) Y REPREMUNDO S.A.S. (Depósitos Habilitados). Y perfilarse como un factor de respaldo determinante, generador de confianza y credibilidad en el mercado. Por medio de este manual, que se CONSTITUYE EN UNA GUÍA DE ACTUACIÓN INSTITUCIONAL, se implementan estrategias que dentro del marco legal contribuyan a blindar las operaciones que cumplen las Empresas de la Organización como Actores en la cadena logística del comercio Internacional, en armonía con los valores corporativos de eficiencia, transparencia y responsabilidad social. Contemplando a su vez el establecimiento de lineamientos claros para los funcionarios de las empresas de la Organización REPREMUNDO, tendientes a crear una cultura de análisis del riesgo, motivando conciencia de anteponer el cumplimiento de las normas en materia de ejercicio transparente de la actividad al logro de metas comerciales. En atención a la normatividad legal vigente, se encamina el primer esfuerzo por conocer al cliente, a través de estrategias y procedimientos orientados a efectuar las verificaciones de la información suministrada por potenciales Usuarios de Comercio


Exterior, conforme al procedimiento “CONOCIMIENTO DEL CLIENTE” diseñado para tal fin. De acuerdo a lo dispuesto por las Autoridades, en especial DIAN y UIAF, existen unas instrucciones de carácter general y permanente con las que los Auxiliares de la Función Pública Aduanera activan y actualizan el Sistema de Administración de Riesgos de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo SARLAFT, en atención de lo cual la Organización imparte las siguientes directrices, de imperativo cumplimiento: 1. Todos los Usuarios de Comercio Exterior deben cumplir con los controles de

seguridad establecidos en el presente manual y en el procedimiento Conocimiento del cliente.

2. No se aceptan operaciones catalogadas como “urgentes” y que impidan la aplicación total del procedimiento Conocimiento del Cliente”.

3. Todos los funcionarios involucrados en la operación deberán velar por el estricto cumplimiento de los controles establecidos por la organización.

4. Una vez detectada una operación inusual, que llame la atención por no dar confiabilidad o enmarcar en sectores vulnerables se deberá informar inmediatamente al Oficial de Cumplimiento SARLAFT para su análisis y si es del caso emita el Reporte de Operación Sospechosa (ROS) correspondiente, con destino a la UIAF e informe DIAN.

5. Las operaciones en efectivo que se realicen por un monto igual o superior a diez millones de pesos o su equivalente en moneda extranjera, se deberán reportar al Oficial de Cumplimiento SARLAFT para su respectivo análisis y reporte a la UIAF en concordancia con la Resolución 285/07 y disposiciones reglamentarias emitida por ese Ente de control.

6. Las mercancías controladas, peligrosas y en general de prohibida importación o exportación y que por sus características de llegada o salida al país hagan suponer que pertenecen a grupos ilegales al margen de la Ley deben ser inmediatamente reportados a través de los canales internos establecidos.

7. El SARLAFT contiene mecanismos e instrucciones que se deben aplicar a todas las operaciones en procura de su transparencia. El conocimiento del Cliente, del mercado, seguimiento de operaciones y la detección de operaciones inusuales y / o sospechosas es responsabilidad directa del funcionario que se encuentra atendiendo dicha operación.


8. Al interior de la organización existen Entes de Control para la prevención del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, como el Oficial de Cumplimiento SARLAFT, Funcionario Responsable del Código de Etica, Comitè de Control y Auditoría y Comité SARLAFT.

La Gerencia de cada una de las empresas designa el Oficial de Cumplimiento SARLAFT para la implementación y estricto cumplimiento del sistema, el cual tendrá un suplente. De igual forma en la actividad de Agenciamiento Aduanero se designó a un Responsable del Código de Ética de la Agencia de Aduanas que propende por abordar la promoción de Principios éticos, morales, de sana competencia, transparencia, legalidad y buen nombre. A uno y otro compete estimular principios de respeto en la relación con el cliente, enmarcados en el deber de protección y promoción de la práctica transparente del servicio al comercio exterior. Elaboró:

MARGARITA NOREÑA FLOREZ Oficial de Cumplimiento SARLAFT GRM


1.-‐ PRESENTACIÓN

El Manual de Procedimientos del Sistema para la Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SARLAFT), contiene las definiciones, principios, normas, señales de alerta y demás aspectos necesarios para conocer qué es el lavado de activos y financiación del terrorismo y cuáles las formas en que usualmente se realizan, y los mecanismos de control que se deben adoptar y aplicar para conocer el mercado y al cliente con fundamento en criterios como: Existencia de la persona natural o Jurídica, nombres y apellidos completos o razón social, domicilio y teléfono coincidente con el domicilio donde adelanta el giro ordinario del negocio, profesión, oficio o actividad económica (según sea persona natural o jurídica), análisis de riesgos de operaciones sospechosas, Archivo trazabilidad en casos de rechazo de clientes, conclusiones de visitas, formato Circular 170 con información vigente del cliente, la frecuencia, volumen, movimiento y características de las operaciones de comercio exterior, que son evaluados en los sistemas de gestión de la Compañía OPENCOMEX y CONEXIÓN GRM, validando guarden relación con su actividad económica. Cuando se actúa como Declarante, adicional se hace un análisis de capacidad financiera, validando sea consecuente con la cuantía de la (s) operación (es) de comercio exterior. Este Manual permanecerá a disposición de los colaboradores de las Empresas de la Organización en la INTRANET Corporativa, de la DIAN, UIAF y demás autoridades competentes en el tema; y será actualizado cuando aplique, correspondiendo su revisión al oficial de cumplimiento SARLAFT y aprobación a la Junta Directiva.

2.-‐ OBJETIVOS Definir los procedimientos y controles de seguridad a aplicar con los clientes, en procura de prevenir que se introduzcan en las operaciones de comercio exterior atendidas por las empresas de la Organización recursos provenientes de actividades relacionadas con el lavado de activos, contrabando y/o de la financiación del terrorismo. Detectar y reportar a la UIAF y a la DIAN las Como resultado de la aplicación de esta manual, operaciones que se pretendan realizar o se hayan realizado dando apariencia de legalidad, o que denoten operaciones vinculadas al Lavado de activos, contrabando ó Financiación del Terrorismo.


Controlar la intervención de actores al margen de las formalidades y requisitos legales o que realicen prácticas de contrabando y/o favorecimiento de contrabando.

2.1 Objetivos específicos Esta guía de actuación institucional propende por:

a) Impulsar a nivel organizacional la cultura en materia de SARLAFT. b) Promover Políticas de seguridad para la vinculación de Usuarios de Comercio

Exterior y de seguimientos al cumplimiento. c) Identificar y monitorear señales de alerta y enfocar decisiones, respecto del

usuario de comercio exterior y / o establecimiento de nuevos controles. 3.-‐ ALCANCE: Empresas del Grupo REPREMUNDO: AGENCIA DE ADUANAS SIACO S.A.S. NIVEL 1, MAP CARGO S.A.S. (Agencia de Carga y Operador de Transporte Multimodal) Y REPREMUNDO S.A.S. (Depósitos Habilitados)

4.-‐ PRESUPUESTOS LEGALES: -‐ CONSTITUCIÓN POLÍTICA. El Bien Jurídico Tutelado es “EL ORDEN ECONOMICO Y

SOCIAL” -‐ Ley 190 de 1995 (moralidad en la Administración pública). Art. 43 Modificado por el

art. 3 Ley 1121 de 2006. “Las obligaciones establecidas en los Artículos 102 a 107 del estatuto Orgánico del Sistema Financiero (Decreto 663 de 1993) serán cumplidas, además, por las personas que se dediquen profesionalmente a actividades de comercio exterior, casino o juegos de azar”.

-‐ CÓDIGO PENAL (ley 599 de 2000) -‐ Reformado parcialmente por las Leyes 747 de 2002, 890 de 2004, LEY 1357 DE Nov. De 2009, LEY 1453 DE 2011 (Esta última reforma el Código Penal, el código de Procedimiento penal, el Código de Infancia y Adolescencia, las reglas sobre extinción de dominio y dictan otras disposiciones en materia de seguridad).


-‐ Ley 1121 de 2006 (Por la cual se dictan normas para la prevención, detección, investigación y sanción de la financiación del terrorismo y otras disposiciones).

-‐ ESTATUTO ORGÁNICO DEL SISTEMA FINANCIERO (Decreto 663 de 1993). Numeral 2 del artículo 102 del Decreto 663 de 1993, modificado por el artículo 11 de la Ley 526 de 1999.

-‐ Decreto 2685 de 1999 -‐ESTATUTO ADUANERO-‐ Modificado parcialmente por el Decreto 2883 de 2008 (Arts. 25, 27-‐1 Y 485) o ARTICULO 15 Requisitos especiales de las Agencias de Aduana o ARTICULO 24 Comité de control y auditoria o ARTICULO 25 Reglas de conducta de los Administradores,

representantes legales, agentes de aduana y auxiliares o ARTICULO 27-1. Conocimiento del cliente o Numeral 13 Artículo 27-2 Obligaciones de las Agencias de Aduana o ARTICULO 485 Infracciones Aduaneras de las Agencias de Aduanas.

-‐ Resolución UIAF No. 285 de 2007 (Obligación a Entidades dedicadas a la actividad comercio exterior de reportar de manera directa a la UIAF) y la adición que trajo consigo la RESOLUCIÓN 212 DE 2009.

-‐ Resolución DIAN 4240 de 2000 (Art. 14-‐3), modificada por el Art. 2 de la Resolución 008571 de agosto de 2010.

-‐ Circular DIAN No. 0170 de 2002 Regulación en Prevención y control del lavado de activos)= la DIAN instruye a sus controlados sobre los mecanismos de seguridad que se deben adoptar para la vinculación de los clientes y supervisa el cumplimiento de esta obligación: Esta Circular refiere que la responsabilidad penal se extiende en grado de coparticipación, autoría o complicidad, a los participantes en la operación sean estos exportadores, importadores o Auxiliares de la Función Pública aduanera o cambiaria.

-‐ Circular Externa 022 de 2007 de la Superintendencia Financiera= Instrucciones relativas a la Administración del riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.

-‐ SENTENCIA CORTE CONSTITUCIONAL COL. T-‐468 de 2003. DERECHO DE ACCESO AL SISTEMA FINANCIERO-‐Inclusión en lista Clinton


4.1 DISPOSICIONES DEL CÓDIGO PENAL:

Artículo 323. LAVADO DE ACTIVOS: Inciso modificado mediante Ley 1121 de 2006. Modifícase el inciso 1° del artículo 323 de la Ley 599 de 2000, modificado por el artículo 8° de la Ley 747 de 2002:

Artículo 17. Modifícase el inciso 1° del artículo 323 de la Ley 599 de 2000, modificado por el artículo 8° de la Ley 747 de 2002, el cual quedará así:

Artículo 323. LAVADO DE ACTIVOS. El que adquiera, resguarde, invierta, transporte, Transforme, custodie o administre bienes que tengan su origen mediato o inmediato en actividades de tráfico de migrantes, trata de personas, extorsión, enriquecimiento ilícito, secuestro extorsivo, rebelión, tráfico de armas, financiación del terrorismo y administración de recursos relacionados con actividades terroristas, tráfico de drogas tóxicas, estupefacientes o sustancias sicotrópicas, delitos contra el sistema financiero, delitos contra la administración pública, o vinculados con el producto de delitos ejecutados bajo concierto para delinquir, o les dé a los bienes provenientes de dichas actividades apariencia de legalidad o los legalice, oculte o encubra la verdadera naturaleza, origen, ubicación, destino, movimiento o derecho sobre tales bienes o realice cualquier otro acto para ocultar o encubrir su origen ilícito, incurrirá por esa sola conducta, en prisión de ocho (8) a veintidós (22) años y multa de seiscientos cincuenta (650) a cincuenta mil (50.000) salarios mínimos legales vigentes.

Artículo 16. LEY 1121 DE 2006 Modifica el artículo 345 de la Ley 599 de 2000, el cual quedará así:

Artículo 345. FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO y administración de recursos relacionados con actividades terroristas. El que directa o indirectamente provea, recolecte, entregue, reciba, administre, aporte, custodie o guarde fondos, bienes o recursos, o realice cualquier otro acto que promueva, organice, apoye, mantenga, financie o sostenga económicamente a grupos armados al margen de la ley o a sus integrantes, o a grupos terroristas nacionales o extranjeros, o a terroristas nacionales o extranjeros, o a actividades terroristas, incurrirá en prisión de trece (13) a veintidós (22) años y multa de mil trescientos (1.300) a quince mil (15.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes”.


Artículo 18 LEY 1121 DE 2006. Modificase el artículo 441 de la Ley 599 de 2000, reformado por el artículo 9° de la Ley 733 de 2002, el cual quedará así:

Artículo 441. OMISIÓN DE DENUNCIA DE PARTICULAR. El que teniendo conocimiento de la comisión de un delito de genocidio, desplazamiento forzado, tortura, desaparición forzada, homicidio, secuestro, secuestro extorsivo o extorsión, narcotráfico, tráfico de drogas tóxicas, estupefacientes o sustancias sicotrópicas, terrorismo, financiación del terrorismo y administración de recursos relacionados con actividades terroristas, enriquecimiento ilícito, testaferrato, lavado de activos, cualquiera de las conductas contempladas en el Título II y en el Capítulo IV del Título IV de este libro, en este último caso cuando el sujeto pasivo sea un menor de doce (12) años, omitiere sin justa causa informar de ello en forma inmediata a la autoridad, incurrirá en prisión de tres (3) a ocho (8) años.

Artículo 19 ley 1121. Modifica el inciso 2° del artículo 340 de la Ley 599 de 2000, modificado por el artículo 8° de la Ley 733 de 2002, el cual quedará así:

Artículo 340. CONCIERTO PARA DELINQUIR. Cuando el concierto sea para cometer delitos de genocidio, desaparición forzada de personas, tortura, desplazamiento forzado, homicidio, terrorismo, tráfico de drogas tóxicas, estupefacientes o sustancias sicotrópicas, secuestro, secuestro extorsivo, extorsión, enriquecimiento ilícito, lavado de activos o testaferrato y conexos, o Financiamiento del Terrorismo y administración de recursos relacionados con actividades terroristas, la pena será de prisión de ocho (8) a dieciocho (18) años y multa de dos mil setecientos (2700) hasta treinta mil (30000) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

Artículo 20 LEY 1121 DE 2006-‐ . PROCEDIMIENTO PARA LA PUBLICACIÓN Y CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES RELACIONADAS CON LAS LISTAS INTERNACIONALES VINCULANTES PARA COLOMBIA. De conformidad con el Derecho Internacional. El Ministerio de Relaciones Exteriores transmitirá las listas de personas y entidades asociadas con organizaciones terroristas, vinculantes para Colombia conforme al Derecho Internacional y solicitará a las autoridades competentes que realicen una verificación en las bases de datos con el fin de determinar la posible presencia o tránsito de personas incluidas en las listas y bienes o fondos relacionados con estas.


Las autoridades consultadas deberán realizar las verificaciones pertinentes e informar a la Fiscalía General de la Nación, quien evaluará la pertinencia de la información y comunicará los resultados obtenidos al Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, a través del Ministerio de Relaciones Exteriores.

Los particulares que conozcan de la presencia o tránsito de una persona incluida en una de las listas mencionadas o de bienes o fondos relacionados con estas deberán informar oportunamente al Departamento Administrativo de Seguridad, DAS y a la Unidad de Información y Análisis Financiero, UIAF, para lo de su competencia. Al suministro de esta información se le aplicará el régimen de responsabilidad previsto en el artículo 42 de la Ley 190 de 1995.

Parágrafo. Si alguna persona considera que fue indebidamente incluida en una lista internacional en materia del terrorismo o financiación del terrorismo, vinculante para Colombia conforme al Derecho Internacional, podrá solicitar al Defensor del Pueblo iniciar las gestiones necesarias para presentar las acciones pertinentes ante la respectiva instancia internacional, destinadas a proteger los derechos del afectado. El trámite de esta solicitud no suspenderá los términos y procedimientos mencionados en el inciso anterior.

LEY 1453 DE 2011 Reforma el código Penal, el código de Procedimiento penal, el Código de Infancia y Adolescencia, las reglas sobre extinción de dominio y se dictan otras disposiciones en materia de seguridad. ARTÍCULO 11. TRÁFICO, FABRICACIÓN O PORTE DE ESTUPEFACIENTES. El artículo 376 de la Ley 599 de 2000 quedará así: Artículo 376. Tráfico, fabricación o porte de estupefacientes. El que sin permiso de autoridad competente, introduzca al país, así sea en tránsito o saque de él, transporte, lleve consigo, almacene, conserve, elabore, venda, ofrezca, adquiera, financie o suministre a cualquier título sustancia estupefaciente, sicotrópica o drogas sintéticas que se encuentren contempladas en los cuadros uno, dos, tres y cuatro del Convenio de las Naciones Unidas sobre Sustancias Sicotrópicas, incurrirá en prisión de ciento veintiocho (128) a trescientos sesenta (360) meses y multa de mil trescientos treinta y cuatro (1.334) a cincuenta mil (50.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes. Si la cantidad de droga no excede de mil (1.000) gramos de marihuana, doscientos (200) gramos de hachís, cien (100) gramos de cocaína o de sustancia estupefaciente a base de


cocaína o veinte (20) gramos de derivados de la amapola, doscientos (200) gramos de droga sintética, sesenta (60) gramos de nitrato de amilo, sesenta (60) gramos de ketamina y GHB, la pena será de sesenta y cuatro (64) a ciento ocho (108) meses de prisión y multa de dos (2) a ciento cincuenta (150) salarios mínimos legales mensuales vigentes. Si la cantidad de droga excede los límites máximos previstos en el inciso anterior sin pasar de diez mil (10.000) gramos de marihuana, tres mil (3.000) gramos de hachís, dos mil (2.000) gramos de cocaína o de sustancia estupefaciente a base de cocaína o sesenta (60) gramos de derivados de la amapola, cuatro mil (4.000) gramos de droga sintética, quinientos (500) gramos de nitrato de amilo, quinientos (500) gramos de ketamina y GHB, la pena será de noventa y seis (96) a ciento cuarenta y cuatro (144) meses de prisión y multa de ciento veinte y cuatro (124) a mil quinientos (1.500) salarios mínimos legales mensuales vigentes. ARTÍCULO 12 LEY 1451 / 11_ . TRÁFICO DE SUSTANCIAS PARA EL PROCESAMIENTO DE NARCÓTICOS. El artículo 382 de la Ley 599 de 2000 quedará así: Artículo 382. Tráfico de sustancias para el procesamiento de narcóticos. El que ilegalmente introduzca al país, así sea en tránsito, o saque de él, transporte, tenga en su poder, desvíe del uso legal a través de empresas o establecimientos de comercio, elementos o sustancias que sirvan para el procesamiento de cocaína, heroína, drogas de origen sintético y demás narcóticos que produzcan dependencia, tales como éter etílico, acetona, amoniaco, permanganato de potasio, carbonato liviano, ácido sulfúrico, ácido clorhídrico, diluyentes, disolventes, sustancias contempladas en los cuadros uno y dos de la Convención de Naciones Unidas contra los Estupefacientes y Sustancias Psicotrópicas y las que según concepto previo del Consejo Nacional de Estupefacientes se utilicen con el mismo fin, así como medicamentos de uso veterinario, incurrirá en prisión de 96 a 180 meses y multa de 3.000 a 50.000 salarios mínimos legales mensuales vigentes.

Artículo 325. OMISIÓN DE CONTROL. Modificado Mediante Decreto 4449 de 2008. El empleado o administrador de una institución financiera o de cooperativas que ejerzan actividades de ahorro y crédito que, con el fin de ocultar o encubrir el origen ilícito del dinero, omita el cumplimiento de alguno o todos los mecanismos de control establecidos por el ordenamiento jurídico para las transacciones en efectivo incurrirá, por esa sola conducta, en prisión de treinta y ocho (38) a ciento veintiocho (128) meses y multa de ciento treinta y tres punto treinta y tres (133.33) a quince mil (15.000) salarios mínimos


legales mensuales vigentes (Modificado el Art. 325 del Código Penal por La Ley 1357 del 12 de Nov. De 2009.-‐ sin variar la pena).

Falta al deber objetivo de cuidado. (Habría debido saber. “ignorancia intencional”).

ART. 325A. LEY 1357 DE 2009. OMISIÓN DE REPORTES SOBRE TRANSACCIONES EN EFECTIVO, MOVILIZACIÓN O ALMACENAMIENTO DE DINERO EN EFECTIVO. Aquellos sujetos sometidos a control de la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF) que deliberadamente omitan el cumplimiento de los reportes a esta entidad para las transacciones en efectivo o para la movilización o para el almacenamiento de dinero en efectivo, incurrirán, por esa sola conducta, en prisión de treinta y ocho (38) a ciento veintiocho (128) meses y multa de ciento treinta y tres punto treinta y tres (133.33) a quince mil (15.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

Se exceptúan de lo dispuesto en el presente artículo quienes tengan el carácter de miembro de junta directiva. Representante legal, administrador ó empleado de instituciones financieras o de cooperativas que ejerzan actividades de ahorro y crédito, a quienes se aplicará lo dispuesto en el artículo 325 del presente Capítulo".

4.2 DELITOS RELACIONADOS ASOCIADOS AL LAVADO DE ACTIVOS A TRAVÉS DEL COMERCIO EXTERIOR. (Código Penal):

De acuerdo con el ARTÍCULO 319, EL DELITO DE CONTRABANDO está definido como “El que en cuantía superior a cincuenta (50) salarios mínimos legales mensuales vigentes, importe mercancías al territorio colombiano, o las exporte desde él, por lugares no habilitados, o las oculte, disimule o sustraiga de la intervención y control aduanero, incurrirá en prisión de cuarenta y ocho (48) a noventa (90) meses y multa de cuatrocientos (400) a dos mil doscientos cincuenta (2.250) salarios mínimos legales mensuales vigentes, sin que en ningún caso sea inferior al doscientos por ciento (200%) del valor aduanero de los bienes importados o de los bienes exportados”.

Si las mercancías superan los doscientos (200) salarios mínimos legales mensuales vigentes, se impondrá una pena de ochenta (80) a ciento cuarenta y cuatro (144) meses de prisión y multa de dos mil (2.000) a cincuenta mil (50.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes, sin que en ningún caso sea inferior al doscientos por ciento (200%) del valor aduanero de los bienes importados o de los bienes exportados.


Las anteriores penas se aumentarán de la mitad a las tres cuartas (3/4) partes cuando se demuestre que el sujeto activo de la conducta es reincidente..

PARÁGRAFO 1o. Los vehículos automotores que transiten en departamentos que tienen zonas de fronteras de acuerdo con lo estipulado en el artículo 272 de la Ley 223 de 1995, no estarán sometidos a lo establecido en este artículo.

PARÁGRAFO 2o. La legalización de las mercancías no extingue la acción penal.

Artículo 326 TESTAFERRATO. Penas aumentadas por el artículo 14 de la Ley 890 de 2004, a partir del 1o. de enero de 2005. El texto con las penas aumentadas es el siguiente: Quien preste su nombre para adquirir bienes con dineros provenientes del delito de narcotráfico y conexos, incurrirá en prisión de noventa y seis (96) a doscientos setenta (270) meses y multa de seiscientos sesenta y seis punto sesenta y seis (666.66) a cincuenta mil (50.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes, sin perjuicio del decomiso de los respectivos bienes.

Inciso adicionado por el artículo 7 de la Ley 733 de 2002. El texto adicionado y con las penas aumentadas es el siguiente:> La misma pena se impondrá cuando la conducta descrita en el inciso anterior se realice con dineros provenientes del secuestro extorsivo, extorsión y conexos y la multa será de seis mil seiscientos sesenta y seis punto sesenta y seis (6.666.66) a cincuenta mil (50.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes, sin perjuicio del decomiso de los respectivos bienes.

LAS NORMAS QUE COMPROMETAN REGULACIÓN, ATINENTE A ESTE MANUAL SOBRE PREVENCIÓN DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO DICTADAS CON POSTERIORIDAD A SU PUBLICACIÓN Y DIFUSIÓN, JUNTO CON AQUELLAS CONTENIDAS EN LOS MANUALES BASC Y CÓDIGO DE ÉTICA HARÁN IGUALMENTE PARTE INTEGRAL DE LA PRESENTE GUÍA DE ACTUACIÓN INSTITUCIONAL.


5. -‐ GLOSARIO

¿QUÉ ES EL RIESGO LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO LA/FT? Tal y como lo establece la normatividad vigente, el riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (LA/FT) es definido como: “La posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir una entidad vigilada, por su propensión a ser utilizada directamente o a través de sus operaciones como instrumento para el lavado de activos y/o canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas, o cuando se pretenda el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades”. CLIENTE / USUARIO: Es toda persona natural o jurídica con la cual la entidad establece y mantiene una relación contractual o legal para el suministro de cualquier producto propio de su actividad. Fuente: Norma 022 de SuperFin de Colombia.

CIRCULAR 0170: Formato incluido en la norma para identificación del cliente que consolida la información del Usuario de comercio exterior.

COMITÉ SARLAFT: Comité conformado por el Gerente de cada Empresa, Gerente Técnico / Operativo y el Oficial de Cumplimiento SARLAFT; en el que se toman decisiones respecto a temas relacionados con Conocimiento del Cliente y Reportes de Operaciones Sospechosas. Delibera previa convocatoria por parte de alguno de sus miembros.

CONTRABANDO ABIERTO: El que ingrese al País sin presentar ningún tipo de documento por lugar habilitado (puertos – Aeropuertos) ó no habilitados (algunos espacios de la frontera terrestre o marítima=. Su objetivo es evadir el pago de tributos aduaneros o derechos correctivos. CONTRABANDO TÉCNICO: Se da cuando se presentan diferentes conductas: Entre ellas, la presentación de documentos falsos o bien, la ausencia de documentos soporte. Como por ej., las autorizaciones otorgadas para la importación por Autoridades como el Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos (Invima), el Instituto Colombiano Agropecuario (ICA), el Ministerio de Medio Ambiente, etc., los cuales son necesarios como soporte de la Declaración de Importación.


DETECCIÓN: Determinar la ocurrencia de hechos que son señales de alerta por parte de los funcionarios encargados de realizar las operaciones V/s el conocimiento que tiene de su cliente.

LISTA CLINTON: Contiene los nombres e identificaciones de personas naturales o jurídicas, especialmente designadas y/o bloqueadas por sus posibles nexos con actividades ilícitas. Es como se le conoce a una "lista negra" de empresas y personas vinculadas de tener relaciones con dineros provenientes del narcotráfico en el mundo, la lista es emitida por la Oficina de Control de Bienes Extranjeros (Office of Foreign Assets Control (OFAC)) del Departamento del Tesoro de los Estados Unidos y fue creada en octubre del año 1995 por la Orden Ejecutiva 12978 emitido por el Presidente Bill Clinton como parte de una serie de normas para tomar medidas en la guerra contra las drogas y el lavado de activos.1

OFICIAL DE CUMPLIMIENTO: Es aquella persona designada por los controlados o empresas que tiene la responsabilidad de verificar el adecuado y oportuno cumplimiento de la Circular DIAN 0170 de 2002, demás disposiciones DIAN, y Resolución UIAF 285 de 2007.

Será el enlace directo con DIAN y la UIAF, para atender sus requerimientos y velar por el cumplimiento de las instrucciones impartidas a través de esta Manual.

TIPOLOGÍAS: Por tipologías se entiende como la descripción de las técnicas o prácticas utilizadas por las organizaciones criminales para dar apariencia de legalidad a los fondos de procedencia ilícita y transferirlos de un lugar a otro o entre personas para dar apariencia de legalidad o financiar sus actividades criminales.

OPERACIÓN INUSUAL: Es toda aquella operación que no guarda relación con la actividad económica del cliente, o que por su número, cantidades o características particulares se sale de los parámetros usuales fijados en el segmento del mercado en el cual se haya ubicado, enmarcado esto en una serie de factores que denotan una falta de consistencia,

coherencia, o no tienen un fundamento legal evidente. Fuente: UIAF.


OPERACIÓN SOSPECHOSA: Es aquella operación inusual que de acuerdo con razones objetivas establecidas por la entidad, es identificada como sospechosa la cual deberá ser reportada a la UIAF. Fuente: Norma 022 de SuperFinanciera de Colombia.

Se entiende por Operación Sospechosa aquella que por su número, cantidad, frecuencia o características pueda conducir razonablemente a concluir que se está ocultando, encubriendo, asegurando, custodiando, invirtiendo, adquiriendo, transformando o transportando cualquier tipo de bienes y servicios provenientes de actividades delictivas, o cuando se está dando apariencia de legalidad a las operaciones o fondos vinculados con las mismas. (Fuente: UIAF)

Se identifican, entre otras porque no guardan relación con el giro ordinario del negocio del cliente; vale decir cuando por su número, cantidades transadas o características particulares, exceden los parámetros de normalidad establecidos para el segmento de mercado, o sobre las que existen serias dudas o indicios en cuanto a la naturaleza de las mercancías o su procedencia, por su origen, destino o que por su ubicación razonablemente conduzca a prever que pueden estar vinculados con actividades ilícitas.

Operación realizada por una persona natural o jurídica, que por su número, cantidad o características no se enmarca dentro de los sistemas y prácticas normales de los negocios de una industria o sector determinado y que de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad que se trate, no haya podido ser razonablemente justificada. Fuente UIAF.

“El reporte por si solo No se constituye en un juicio de responsabilidad”.

REPORTE: Información inmediata y oportuna por parte de los funcionarios encargados de detectar Operaciones Sospechosas al OFICIAL SARLAFT para que este a su vez informe a la UIAF. Fuente: Norma 022 de SuperFinanciera

REPORTES INTERNOS: Son los reportes de uso exclusivo de las Empresas (en su interior)

REPORTES EXTERNOS: Los reportes externos son los enviados a la UIAF o a las autoridades competentes. Fuente: Norma 022 de SuperFinanciera.

RIESGOS ASOCIADO A L. A. (LAVADO DE ACTIVOS) Y F/T (FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO): Son los riesgos a través de los cuales se materializa el riesgo de LA/FT:


Estos son: reputacional, legal, operativo y contagio: Fuente: Norma 022 de SuperFinanciera de Colombia

RIESGO REPUTACIONAL: Es la posibilidad de pérdida en que incurre una entidad por desprestigio, mala imagen, publicidad negativa, cierta o no, respecto de la institución y sus prácticas de negocios, que cause pérdida de clientes, disminución de ingresos y/o procesos judiciales.

RIESGO LEGAL: Es la posibilidad de pérdida en que incurre una entidad al ser sancionada, multada u obligada a indemnizar daños como resultado del cumplimiento de normas o regulaciones y obligaciones contractuales.

RIESGO OPERATIVO: Es la posibilidad de incurrir en pérdidas por deficiencias, fallas o inadecuaciones, en el recurso humano, los procesos, la tecnología, la infraestructura o por la ocurrencia de acontecimientos externos. Esta definición incluye el riesgo legal y reputacional, asociados a tales factores.

RIESGO DE CONTAGIO: Es la posibilidad de pérdida que una entidad puede sufrir, directa o indirectamente, por una acción o experiencia de un relacionado o asociado. El relacionado o asociado incluye personas naturales o jurídicas que tienen posibilidad de ejercer influencia sobre la entidad.

RIESGO INHERENTE: Es el nivel de riesgo propio de la actividad, sin tener en cuenta el efecto de los controles.

RIESGO RESIDUAL O NETO: Es el nivel resultante del riesgo después de aplicar los controles.

SEÑAL DE ALERTA: Se entiende por señal de alerta cualquier tipo de información, conducta o actividad que debe llamar la atención, pues puede ser un indicio que permite detectar la realización de una operación inusual o sospechosa de estar vinculadas a operaciones de lavado de activos.

El hecho de que una operación aparezca en la lista de riesgos, no quiere decir que la misma, por si sola, esté vinculada con actividades ilícitas. Es necesario estudiar cada una


de las operaciones con el fin de verificar si ellas resultan inusuales o sospechosas dentro del giro ordinario de las actividades del usuario.

UIAF: Unidad de Información y Análisis Financiero, adscrita al Ministerio de Hacienda y crédito Público.

6.-‐ Procedimiento Conocimiento del Cliente

El procedimiento conocimiento del cliente, documentado y normalizado para los sistemas de gestión que poseen las empresas de la organización bajo el Código 2-‐GRM-‐007, establece los requisitos y controles de seguridad a aplicar previo a la inclusión de un nuevo Cliente en calidad de Usuario de Comercio Exterior, así como el mantenimiento y cumplimiento de los requisitos para los actuales (vinculados).

Las Empresas de la Organización cuentan con un Oficial de cumplimiento SARLAFT nombrado por el Gerente, a quien le ha sido encomendado el proceso de identificación y actualización de la información de los clientes; estableciendo; con base en el conocimiento de sus actividades económicas, datos comerciales y financieras relevantes, etc. Coherencia entre estas y las operaciones de comercio exterior que realizan.

El procedimiento en mención tiene como OBJETIVO: Establecer mecanismos de seguridad y control, orientados a seleccionar y conocer al cliente y la legalidad de sus operaciones de comercio exterior, en procura de contribuir con el ejercicio transparente de la actividad y evitar que la Organización sea utilizada como un medio o canal para la realización de actividades ilícitas. Los registros soporte de la aplicación del procedimiento 2-‐GRM-‐007 “Gestión Conocimiento del cliente” y que reposan en los archivos de la organización tendientes a asegurar la validez de la información suministrada por el potencial cliente o activo usuario de comercio exterior son los siguientes:

• 4-‐GRM-‐001 “Identificación del cliente/Circular 0170”

• 4-‐GRM-‐002 “Evaluación de riesgos cliente”

• 4-‐GRM-‐032 “Acta de Visita conocimiento del cliente”


• 4-‐GRM -‐ 083 “Estudio de estados financieros y Observaciones generales cliente”

• 4-‐GRM – 108 Seguimiento actualizaciones.

• 4-‐GRM – 110 Acta Recibo documentos identificación cliente

• 4-‐GRM -‐ 122 Solicitud identificación cliente nuevo.

• 4-‐GRM -‐ 131 Declaración de pago en efectivo

Todos estos formatos para su diligenciamiento se encuentran disponibles en el listado maestro de documentos ubicado en la intranet corporativa manejada desde el departamento de Sistemas Integrados de Gestión.

De manera simultánea con el proceso de verificación de la información suministrada por el cliente y los registros mencionados, se realizan verificaciones de existencia del cliente en bases datos de proveedores externos (con datos estadísticos de operaciones), páginas amarillas y lista Clinton, Página de la Procuraduría General de la Nación y de la Policía Nacional; Consultas de las que se deja registro en la planilla observaciones generales del cliente.

La organización cuenta con sistemas de información (trazabilidad de la gestión de las operaciones del cliente), el cual permite la consolidación de la información teniendo en cuenta variables como: cantidad de servicios prestados, fechas, valor de las operaciones, documentos de transporte, pesos, tipo de mercancías, orígenes, destinos, etc.); información que permite conocer y analizar las tendencias y comportamientos de los clientes a través del tiempo. 7.-‐ CONTROLES PARA EL CUMPLIMIENTO DE NORMAS

Compete velar por el cumplimiento del contenido de este Manual, además del Oficial de Cumplimiento, a las siguientes instancias de la organización: Junta Directiva, Gerencia, Gerencia Técnica de Aduanas u Operativa, Departamento de Sistemas Integrados de Gestión (SIG), Responsable del Código de Ética y Comité de Control y Auditoría.

La verificación del cumplimiento de los controles definidos en el presente manual se realizará mediante el desarrollo de auditorías internas anunciadas y aleatorias a las


distintas áreas involucradas en la gestión de clientes por parte del Comité de Control y Auditoría y el Departamento SIG. El incumplimiento de controles acarreará el levantamiento de no conformidades en el proceso, la aplicación de acciones correctivas y los respectivos llamados de atención y sanciones a los responsables, con fundamento en el Reglamento Interno de Trabajo (Literal dd) Capítulo XIII). 8.-‐ INSTANCIAS DE CONSULTA Y REPORTE PARA EMPLEADOS Cualquier tipo de consulta que se tenga por parte de los empleados, sobre la temática de controles en el lavado de activos, podrán ser aclaradas por el Oficial de Cumplimiento SARLAFT.

El departamento Sistemas integrados de Gestión SIG facilitara a través de la intranet de la Organización los procedimientos, formatos, el Manual y demás información que maneje la organización sobre el tema de control de lavado de activos, los cuales se encuentran disponibles para consulta de todo el personal en el PORTAL SARLAFT.

Adicional el Oficial de Cumplimiento SARLAFT será el responsable de coordinar los procesos de capacitación y divulgación requerida por los empleados, para efectos de crear la cultura de análisis del riesgo, concientización y conocimientos sobre controles y sistema de gestión para la detección de lavado de activos y financiación del terrorismo, así como la posible afectación a la estabilidad y viabilidad financiera de la Compañía.

El reporte por parte de los Empleados al Oficial de cumplimiento, se adelantará respecto a Operaciones Inusuales, de acuerdo con las señales enunciadas en el presente manual y matriz de riesgos, así como los hechos o circunstancias que consideren, puedan dar lugar a actividades delictivas de los clientes o de empleados de la compañía. Evidenciada por los Colaboradores de la Organización una operación inusual, deberán reportarlo al OFICIAL SARLAFT, o informar directamente al Oficial de Cumplimiento ó ante el Jefe de Área o quien haga sus veces, quien la reportará al Oficial de Cumplimiento por correo electrónico o personalmente. Dicho Oficial evaluará y procederá conforme a lo previsto por este manual.


TIPOS DE REPORTES 8.1 Reportes internos 8.1.1 Sobre Operaciones Inusuales

Son el resultado de la aplicación de las señales de alerta y los mecanismos de control que permiten conocer operaciones y transacciones que exceden los presupuestos normales de la actividad económica suministrada inicialmente por el cliente o por un usuario, lo cual amerita un seguimiento especial por parte de la Oficial de Cumplimiento.

En estos casos, si a ello hay lugar, debe inicialmente buscarse con el potencial o cliente actual aclaración a la situación identificada como factor de alerta; la cual puede darse mediante la presentación de documentos que lo desvirtúen y/o Justifiquen. De su análisis el Oficial determina si la inusualidad está razonablemente justificada para decidir sobre su archivo, o si procede rechazo en la prestación del servicio por justa causa, continuidad del monitoreo o enmarca plenamente una operación sospechosa-‐ Esta última conclusión, asi


como la del rechazo es determinada por el Comité SARLAFT. De aprobarse el reporte de operación sospechosa debe conducir a generar el reporte a la UIAF de inmediato.

Es responsabilidad de las personas de las áreas que tienen contacto con clientes, usuarios y proveedores, informar al Oficial de Cumplimiento cuando se enteren de algún cambio relevante en los datos de Vinculación, especialmente cambios en la razón social, domicilio y/o teléfono, de representante legal, cambio en las líneas de negocio y/o composición societaria.

Compete al Área de Tesorería informar de inmediato al Oficial de Cumplimiento cada vez que un cliente realice pagos que involucren cuantías que igualen o excedan el umbral establecido ($10.000.000 ó su equivalente en otra moneda), no canalizados por el sistema financiero. Correspondiendo obtener de la persona que realiza el pago el diligenciamiento del Formulario “Declaración de pago en efectivo”, el cual es remitido al oficial dando alcance al correo electrónico mediante el cual le Notifica dicha novedad.

8.2 Reportes Externos 8.2.1 Sobre Operaciones Sospechosas

El OFICIAL SARLAFT, será el responsable de realizar el reporte de una operación catalogada como sospechosa, previa aprobación de tal por el Comité SARLAFT. Reporte que efectúa, Inmediatamente como se detecte, en el aplicativo Software ROS de La página de internet de la UIAF link www.uiaf.gov.co. La custodia y archivo de las Actas de Comité SARLAFT y los registros soporte del hallazgo serán su responsabilidad.

Se prohíbe expresamente que se informe sobre las alertas u operaciones sospechosas a los usuarios que han sido reportados a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF).

8.2.2 REPORTE OPERACIÓN EN EFECTIVO

El Oficial de cumplimiento procederá a efectuar el reporte a la UIAF en la forma establecida (portal de internet UIAF programa SIREL), respecto de operaciones que involucren pago mediante entrega o recibo de dinero en efectivo (billetes ó monedas)


por un monto igual o mayor a la suma de DIEZ MILLONES DE PESOS MCTE (10.000.000) o su equivalente a otras monedas, que no hayan canalizado a través del sistema financiero.

A partir de la promulgación de la Resolución 212 de Septiembre de 2009, empezando con el trimestre octubre-‐diciembre de 2009, deberá hacerse un reporte trimestral para informar que durante el respectivo trimestre no se detectaron operaciones que se hayan podido considerar sospechosas, ni se recibieron pagos en efectivo por un monto igual o superior a $ 10.000.000. Reporte se tendrá que estar entregando dentro de los primeros 10 días calendarios siguientes a la finalización del respectivo trimestre.

9.-‐ USO DE HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS Para apoyar y facilitar la detección de las operaciones inusuales o sospechosas, la Empresa cuenta con sistemas operativos interno (sistema de Gestión GRM – OPENCOMEX), en plataforma WEB SERVICE (PHP), que permiten una consulta ágil, segura y oportuna de cualquier información referente a las operaciones de sus clientes. De igual forma para los procesos de investigación de clientes nuevos el Oficial de Cumplimiento, cuenta con el apoyo de consultas de bases de datos privadas y link oficiales que facilitan la obtención de información confiable sobre los clientes potenciales, dentro de estas bases de datos se pueden mencionar: LEGISCOMEX, CAMARA DE COMERCIO, páginas web BASC (Clinton), Procuraduría, Policía, entre otras.

10.-‐ PROGRAMAS DE DIVULGACIÓN, SENSIBILIZACIÓN Y CAPACITACION INTERNA

La difusión del Manual SARLAFT se realizara a través de los siguientes medios:

§ Consulta en Intranet de la organización § Sesiones de capacitación interna al personal § Correo Electrónico § Otros medios tales como: boletines, pendones, pancartas, avisos, etc.

Con tendencia a fortalecer la cultura de autocontrol, en un enfoque preventivo; Privilegiando actitudes vigilantes de los funcionarios (Reporten en forma inmediata todos


los hechos o circunstancias que consideren vulnerables a los objetivos y premisas del presente manual y del procedimiento conocimiento del cliente).

11.-‐ RESPONSABILIDADES Las responsabilidades dentro de una gestión segura, se encuentran definidas en: Procedimiento Gestión conocimiento del cliente, delineamientos de este manual y en el Código de Ética. Las responsabilidades del OFICIAL SARLAFT, de la Junta Directica y del Gerente de cada Empresa, referentes al tema SARLAFT se mencionan en este Manual y en la descripción de su cargo ubicada en el Portal SARLAFT. Allí también se encuentran para consulta, su hoja de vida y documentos de designación como tal por el ente encargado en la Organización.

12.-‐ SANCIONES Y CORRECTIVOS POR INCUMPLIMIENTO

Las sanciones para los empleados por incumplimiento al presente Manual, se encuentran definidas en el Reglamento Interno de Trabajo (Lit. dd) Capítulo XIII).

La Gerencias de cada empresa, son responsables de la aplicación de acciones correctivas a los incumplimientos de controles definidos en el presente Manual. En la Actividad de Agenciamiento Aduanero el Comité de Control y Auditoría colabora en la verificación de su cumplimiento.


13.-‐ POLÍTICAS SOBRE CONSERVACIÓN DE REGISTROS Y DOCUMENTOS Respecto de los documentos que soportan la decisión de determinar una operación como sospechosa, se debe disponer de la conservación centralizada, secuencial y cronológica de tales registros, junto con el respectivo reporte de la UIAF y DIAN, con el propósito de presentarlos y /o hacerlos llegar en forma completa y oportuna a las autoridades, cuando estas así lo requieran.

Los documentos y registros relacionados con el soporte de identificación o actualización de clientes vigentes se conservan en orden alfabético, bajo el control del Oficial de Cumplimiento, dentro del archivo en la oficina del área de cumplimiento, por un periodo de dos años, luego del cual se remitirán al archivo central designado por la Organización durante 3 años adicionales. Pasado este tiempo y si no se ha efectuado ningún requerimiento al respecto por autoridad competente, podrá ser digitalizado por parte del área competente y/o destruidos los documentos, dejando constancia en Acta, conforme al Manual de Archivo.

El proceso de revisión de una óptima gestión de documentos y registros, se realizará a través de auditorías internas de Integrales ISO-‐BASC, Auditorías externas ISO 9001 Y BASC, así como las Auditorías internas del Comité de Control y Auditoria; asegurando la aplicación de los procedimientos manejadas por el área.

14.-‐ FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES 14.1 De la Junta Directiva -‐ Designar al OFICIAL SARLAFT de conformidad con las calidades y requisitos requeridos

para ocupar dicho cargo. -‐ Requerir al Oficial de Cumplimiento la presentación de informes, cuando y respecto a

lo que consideren procedente. -‐ Verificar el avance en el cumplimiento y los resultados obtenidos como consecuencia

de órdenes impartidas con el fin de mejorar la efectividad del SARLAFT.


-‐ Aprobar el respectivo manual de procedimientos, Matriz de riesgos, así como sus modificaciones y actualizaciones.

-‐ Adoptar las medidas adecuadas como respuesta a la evolución de los Perfiles de riesgo.

14.2 FUNCIONES Y DEBERES DEL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO SARLAFT -‐ Verificar el oportuno y estricto cumplimiento de las normas legales establecidas para

la prevención de actividades delictivas en el comercio internacional. -‐ Aprobar el procedimiento para la vinculación de clientes. -‐ Liderar y dar el visto bueno para la atención de nuevo cliente por parte de la Agencia

de Aduanas SIACO. Respecto de los Usuarios de la Agencia de Carga MAP CARGO y los Depósitos Habilitados REPREMUNDO-‐1 su obligación es surtir el proceso de identificación una vez conocido de la solicitud de servicio por parte del cliente (ver procedimiento conocimiento del cliente).

-‐ Implementar los procedimientos generales y específicos que considere adecuados para hacer más efectiva esta labor;

-‐ Realizar los estudios necesarios para determinar si una operación inusual en las operaciones de comercio exterior, reviste el carácter de sospechosa;

-‐ Informar a las directivas de la empresa acerca de las posibles fallas u omisiones en los controles para la prevención de actividades delictivas, que comprometan la responsabilidad de los empleados y de la empresa;

-‐ Formular medidas adecuadas como respuesta a la evolución de los Perfiles de riesgo. -‐ Presentar al Gerente de cada Empresa un reporte mensual detallado acerca del

cumplimiento de las labores a su cargo (clientes identificados). -‐ Diseñar, programar y coordinar los planes de capacitación sobre el tema, necesarios

para que los diferentes empleados de la institución estén debidamente informados y actualizados;

-‐ Diseñar las metodologías de segmentación, identificación, medición y control del SARLAFT y Promover la adopción de correctivos SARLAFT y actualizaciones del manual.

-‐ Elaborar y someter a la aprobación del Comité SARLAFT los criterios objetivos para la determinación de No continuidad en la prestación del servicio a un cliente, o


propuesta de reporte de una operación con connotación de sospechosa, previo a su reporte.

-‐ Atender y coordinar cualquier requerimiento, solicitud o diligencia de autoridad judicial o administrativa en materia de conocimiento del cliente, prevención y control de actividades delictivas.

-‐ Informar a la UIAF sobre las operaciones sospechosas.

14.3 INTEGRACIÓN Y MISIÓN DEL COMITÉ SARLAFT Este Comité integrado por el Gerente de la respectiva Empresa, el Gerente Técnico de Aduana u operativo y el Oficial de Cumplimiento SARLAFT, se reunirá previa convocatoria de uno cualquiera de sus miembros. Las decisiones se tomaran por aprobación de dos de sus miembros. Las sesiones deberán constar en Actas, cuya elaboración y custodia está a cargo del Oficial de Cumplimiento. 15.-‐ PLAN ESTRATEGICO DE EJECUCIÓN Y SISTEMA DE CONTROL ANTE LOS RIESGOS A QUE ESTAN EXPUESTAS LAS EMPRESAS DE LA ORGANIZACIÓN REPREMUNDO (AGENCIA DE ADUANAS SIACO S.A.S., MAP CARGO S.A.S. (Agencia de Carga) Y REPREMUNDO S.A.S. (Depósitos Habilitados 501 -‐502 y Depósito Repremundo en zona franca de Bogotá). 15.1 MATRIZ DE RIESGOS. OBJETIVO DE LA MATRIZ:

Contar con un método que con buen criterio permita controlar aspectos que generen riesgo, blindando a las Empresas de la Organización frente a factores que generen vulnerabilidad; preservando ser utilizadas como un canal para la realización de actividades involucrados con Lavado de Activos y/ o Financiación del Terrorismo.

El procedimiento para medir y evaluar los riesgos de acuerdo a la metodología expuesta, consiste básicamente en observar la identificación de señales de alerta de LA/FT, asignar una calificación a los mismos y ubicarlos dentro de los rangos descritos en la


etapa de Medición, esta calificación se refleja en los niveles que conforman el mapa de riesgos.

15.1.1 SEGMENTACIÓN POR:

Se realizó un análisis del Contexto enmarcado en las circunstancias, condiciones, y especial actividad en las cuales funciona la Organización, estableciendo con precisión qué factores pueden influir en la ocurrencia del riesgo y en que entorno. Todo ello encaminado a concentrar los esfuerzos en aquellas actividades que por la exposición a los peligros asumidos en el desarrollo de la actividad de comercio exterior puedan producir un riesgo sistemático. Segmentación que se llevó a cabo atendiendo a: 1. CLIENTE

1. A-‐ POR SECTOR ECONÓMICO /TRAYECTORIA:

Informalidad -‐ establecimiento de comercio o sociedad recién constituida – Persona natural sin trayectoria comercial -‐ Entidades sin ánimo de lucro – Los datos del Establecimiento de comercio ó de empresa No coincidentes con la información acreditada -‐ Subsidiarias ó Sucursales con casa Matriz en Paraísos fiscales o Países identificados

SEGMENTACIÓN

SEGUIMIENTO

ANÁLISIS OPERACIONES SOSPECHOSAS

IDENTIFICACIÓN MEDICIÓN RIESGO

MONITOREO

DISEÑO DE LOS CONTROLES

SARLAFT CONTROLES

ACCIONES

EVALUACIÓN DE LOS CONTROLES


mundialmente de riesgo de L/A ó F/T, Comercializadoras Internacionales en exportación -‐ empresas dedicadas al sector del transporte.

• Personas que por razón de su cargo manejan recursos públicos, detentan algún grado de poder público o gozan de reconocimiento público. Para clientes que responden a tales perfiles, tendrán un control y monitoreo más exigentes respecto de las operaciones que realizan.

1.B-‐ POR CAPACIDAD FINANCIERA / CUANTÍA Y FRECUENCIA DE OPERACIONES Entidad con Operación millonaria que no acredita el origen de los recursos y/o el mismo no se encuentra consecuente con su infraestructura, trayectoria, o no ha sido debidamente aclarado. Usuario con operaciones millonarias Vs. Estados financieros con limitada liquidez, utilidad operacional, e incluso patrimonial. Incremento súbito en volumen o cuantía de las operaciones de comercio exterior. Cliente que efectúe pagos inherentes a la operación de Comercio Exterior en efectivo en cuantía igual o superior a $10’000.000 o su equivalente en otra moneda. 2. PRODUCTO /TIPO SERVICIO

2. A -‐ EN IMPORTACIÓN y TRANSITO ADUANERO A) AUTOPARTES B) CALZADO C) TEXTILES D) JOYAS – OBRAS DE ARTE E) BISUTERÍA F) VEHÍCULOS DE ALTA GAMA G) INSUMOS UTILIZADOS EN LA FABRICACIÓN DE SUSTANCIAS PROHIBIDAS

2. B EN EXPORTACIÓN H) HARINA Y PRODUCTOS EN SIMILAR PRESENTACIÓN I) OBJETOS CON COMPONENTE EN PAPEL (CARPETAS, SOBRES, AGENDAS. LIBROS,

ALBUMES, AFICHES Y SIMILARES ETC.) J) ARTESANÍAS


K) OBRAS DE ARTE, BIENES SUNTUARIOS L) REPUESTOS DE AUTOMÓVIL M) COMESTIBLES N) INSUMOS UTILIZADOS EN LA FABRICACIÓN DE SUSTANCIAS PROHIBIDAS

3. JURISDICCIÓN (ORIGEN – DESTINO CON PERFIL DE RIESGO)

a) PROCEDENTE DE ó CON DESTINO A PAÍSES CON PERFÍL DE RIESGO DE SEGURIDAD, de conocimiento como tal por la comunidad internacional.

b) ORIGEN O DESTINO a paraísos fiscales, o con influencia de grupos al margen de la Ley. c) ORIGEN O DESTINO DE RIESGO COINCIDENTE CON JURISDICCIÓN ADUANERA

BUENAVENTURA.

15.1.2 FACTORES DE RIESGO INHERENTES / PERFILES:

Determinada segmentación de cada uno de los factores de riesgo, se relacionan las tipologías existentes a las cuales haya lugar para determinar la incidencia que estas puedan tener sobre cada uno de los factores segmentados y que al coincidir potencializan el riesgo:

a) Formulario acreditado diligenciado cuyos datos (en su mayoría o muy relevantes) no pueden confirmarse;

b) Inconsistencias en la información relacionada con la existencia, identificación, dirección del domicilio, o ubicación del usuario;

c) Inconsistencia en la información que suministra el Usuario frente a la que proporcionan otras fuentes;

d) Incumplimiento de normas, procedimientos u obligaciones aduaneras, tributarias o cambiarias;

e) Sectores económicos susceptibles de ser utilizados como mecanismo para realizar operaciones de Lavado de Activos o para el Financiamiento del Terrorismo;

f) Importaciones realizadas por personas naturales o Jurídicas, sin trayectoria en la actividad comercial del producto importado;


g) Importaciones o exportaciones que no tienen relación directa con la actividad económica del Usuario;

h) Cambio de comportamiento súbito en volumen de ventas, patrimonio, sin causa aparente;

i) Atención de pagos de valores significativos mediante la utilización de recursos en efectivo;

j) Cambios frecuentes en la actividad comercial del cliente; k) Importación por valores superiores frente al índice de liquidez y/o utilidad

operacional de la Empresa, o del Activo si se trata de Empresas con poco tiempo de creación.

l) Importación constante de mercancías que estén siendo comercializadas popularmente y a bajos precios tanto de manera formal –Establecimiento de comercio-‐ o informalmente – semáforos, andenes, calles-‐ (sospechar de precios bajos respecto al mercado).

m) Importaciones y exportaciones realizadas por personas o empresas con representantes legales, socios o revisores fiscales que tengan antecedentes de infracción a la Ley penal o figure en las listas establecidas en el procedimiento Gestión conocimiento del cliente;

n) Documentos de transporte consignados a persona o sociedad reconocida y posteriormente endosado a un tercero sin trayectoria en el sector;

o) Cuando la factura contenga precios ostensiblemente bajos frente a los del mercado; p) Cuando un Importador cambie frecuentemente de Agencia de Aduanas o de

Depósito. q) Importaciones o exportaciones de gran volumen o valor, realizadas por Colombianos

residentes en el exterior que no tengan relación directa con su actividad económica o el giro ordinario de sus negocios;

r) Importaciones o exportaciones realizadas por Usuarios que no realicen actividades permanentes en Colombia;

s) La carencia de infraestructura para la realización de exportaciones; t) La sobrefacturación o subfacturación de exportaciones o importaciones; u) La importación de bienes suntuarios (vehículos lujosos, obras de arte, piedras

preciosas, etc., que no tienen relación directa con la actividad económica del Usuario o con el giro ordinario de sus negocios;

v) Reembarques de mercancías sin causa aparente o reexportación.


w) La utilización de documentos presuntamente falsos; x) Perdida o Hurto de mercancías entre el trayecto del lugar de arribo al depósito; y) Mercancía que ingresa documentalmente al País, pero no físicamente, sin causa

aparente; z) El usuario no ha nacido a la vida jurídica, y si lo hizo desapareció de la misma; aa) Persona Jurídica que no cuenta con el respectivo certificado de existencia y

representación legal, o el acto de constitución cuando hubiere lugar. O Persona Natural que no cuenta con el respectivo documento de identificación.

bb) Estados financieros preparados por contador sin matrícula profesional; cc) Evidente tropiezo por parte del importador para que sea verificada su mercancía; dd) Exportar mercancía y volverla a traer (sin justificación determinada) -‐ ee) Empresas similares a Empresas reconocidas (estudio especial). ff) Empresas cuyo producto sirve de insumo para la elaboración de sustancias

prohibidas. gg) Mecanismo normal de pago y cumplimiento de las operaciones con dinero

efectivo. hh) Cambios frecuentes de jurisdicción aduanera para sus operaciones de importación

y/o exportación. ii) Operaciones de comercio exterior con vinculados como proveedores y/o

compradores en el exterior. 15.1.3 VALORACIÓN Y MEDICIÓN

Para la respectiva VALORACIÓN DEL RIESGO se determinó un patrón, según la siguiente ECUACIÓN con escalas descriptivas. NIVEL DE PRIORIDAD DE RIESGO = AMENAZA x VULNERABILIDAD x SEVERIDAD. La AMENAZA se determina en ESCALA cuantitativa con criterio de posibilidad de Ocurrencia, así:


PROBABILIDAD DE OCURRENCIA (por cada factor riesgo)

RANGO PROBABILIDAD

POSIBILIDAD RANGO DE

CALIFICACIÓN

BAJA Puede ocurrir en circunstancias muy excepcionales De 1 a 3

MEDIA Alguna posibilidad que el evento ocurra De 4 a 7

ALTA Posiblemente ocurra varias veces De 8 a 10

Y la VULNERABILIDAD se establece y califica, previa determinación de los factores de riesgo -‐ Tipología -‐ (Descripción de cómo a través de cada uno de los factores puede suceder que se lave activos y/o financie el terrorismo). Y se ponderará con el análisis del riesgo que se materializa; sean estas consecuencias o Impacto: Legal, reputacional, operativo, de contagio). Teniendo en cuenta que unos factores lo pueden generar y otros lo potencializan. Así: VULNERABILIDAD (por cada factor de riesgo)

RANGO PROBABILIDAD DE NO DETECCIÓN

POSIBILIDAD RANGO DE

CALIFICACIÓN

BAJA El Riesgo, podría raramente escapar a algún control establecido para materializarse.

De 1 a 3

MEDIA El Riesgo es controlado y no se ha materializado aun en la organización

De 4 a 7

ALTA El Riesgo es de naturaleza tal, que su control es relativamente improbable mediante los procedimientos de control implementados por el proceso/empresa.

De 8 a 10


SEVERIDAD

RANGO IMPACTO

REPUTACION LEGAL OPERATIVO ESCALA DE VALOR

MODERADO O BAJO

Solo es de conocimiento del oficial de cumplimiento y/o de los directivos

observaciones con alertas

Tropiezos en la acreditación de documentos

De 1 a 3

1

ELEVADO O CRITICO (MEDIO)

De conocimiento de la empresa y a nivel Local

Sanción Pecuniaria y administrativa

Dilaciones por tropiezos en la acreditación de documentos

De 4 a 7

MUY ELEVADO (ALTO)

De conocimiento a nivel local y Público con su consecuente pérdida de imagen y de clientes, pérdida de certificación BASC

Sanción Legal Grave ó Gravísima (E.A.), vinculación a investigación de tipo penal.

Suspensión de operaciones por cancelación de la autorización, reconocimiento o habilitación a empresas de la Organización.

De 8 a 10

Los riesgos potenciales o evidentes deberán clasificarse y evaluarse conforme a las anteriores escalas EMPLEANDO EL siguiente MAPA DE RIESGOS. Esto es, varias de las situaciones que suponen una práctica insegura enmarcada en la segmentación como FACTOR DE RIESGO. Los resultados de la medición se dan a nivel individual; es decir, para cada uno de los eventos de riesgo LA/FT identificados. Adicionalmente, estos resultados se consolidarán, para obtener como resultado el perfil de riesgo inherente.


CUANDO LA ECUACIÓN NOS DE COMO RESULTADO UN VALOR IGUAL O MAYOR A 299: ESTAREMOS FRENTE A UN RIESGO QUE DEBE TENER UNA MEDIDA DE CONTROL CON ENFOQUES PREVENTIVOS (en razón a su calificación y potenciales consecuencias): jj) MARGINAL = RIESGO MEDIO – BAJO (concebido como el aspecto de importancia

secundaria). Resultado menor a 299. kk) GRAVE = RIESGO MEDIO. Resultado igual o superior a 300 -‐ hasta puntaje igual DE

599. ll) CRITICO = RIESGO ALTO -‐ Resultado igual o superior a 600. NIVEL DE EXPOSICIÓN AL RIESGO.

CRITICO PUNTAJE > 599

Riesgos con frecuencia de ocurrencia alta; no existen los suficientes controles, o los actuales resultan insuficientes.

GRAVE 300 y 599

Riesgos que pueden tener una frecuencia de ocurrencia alta, que comparten el hecho de que los controles actuales y planes de contingencia pueden mejorarse.

MARGINAL 299 0 y 299 Riesgos de ocurrencia no muy frecuente, aunque

probable; para los cuales existen adecuados controles y planes de contingencia.

15.2 CONTROLES DEFINIDO ESTE NIVEL DE EXPOSICIÓN, SE SURTE EL ANALISIS DE SI EXISTEN LOS RESPECTIVOS TRATAMIENTOS Y CONTROLES Y ASUMIR DETERMINACIONES QUE ELIMINEN LA PROBABILIDAD DE MATERIALIZACIÓN DEL RIESGO PARA LA (S) EMPRESA (S) DE LA ORGANIZACIÓN GRUPO REPREMUNDO.

15.3 TRATAMIENTO PARA LOS FACTORES DE RIESGO EVIDENCIADOS


Con los resultados que arroje las matriz de riesgos, se implementan los controles y se hace seguimiento a los factores de riesgo más susceptibles de lavado de activos y financiación de terrorismo, contrabando, favorecimiento de contrabando y operaciones o sujetos al margen del cumplimiento de requisitos legales. Dependiendo el Nivel de exposición al riesgo, sea este: Crítico, grave o marginal; el Oficial de Cumplimiento procedió a:

1.-‐ Evaluar las opciones de tratamiento planteadas

2.-‐ Establecer si para el riesgo allí detectado existen controles eficaces.

3-‐ Proponer determinaciones respecto al Usuario de comercio exterior involucrado.

4.-‐ Sugerir toma de medidas en cuanto a los controles a implementar en el evento en que para esta alerta de riesgo no existan los suficientes controles que permitan su detección.

16 La VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DEL SISTEMA DE PREVENCIÓN DEL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO para las Empresas de la Organización REPREMUNDO: AGENCIA DE ADUNAS SIACO S.A.S NIVEL 1, MAP CARGO S.A.S. (Agencia de Carga) Y REPREMUNDO S.A.S. (Depósitos Habilitados), se fundamentan en el PROCEDIMIENTO GESTIÓN CONOCIMIENTO DEL CLIENTE, con alcance a clientes potenciales y actuales (con el cumplimiento de requisitos de los sistemas de gestión ISO – BASC implementados en las empresas de la organización). A través de los siguientes CONTROLES E INSTRUMENTOS DE SEGUIMIENTO:

TEMA RESPONSABLE PERIODICIDAD FORMA DE CONTROL

Documentación clientes para vinculación

Oficial de Cumplimiento

Antes de prestarle el servicio *1

Revisión requisitos Circular 170, domicilio y tel. consecuente, referencias, listas vinculantes, antecedentes de operaciones de comercio exterior y estados financieros, conclusiones acta de visita (según aplique en los últimos dos aspectos).

Actualización documentación clientes


Anualmente Alerta en el sistema para vencimiento del año (requerimiento mes anterior)


Capacidad financiera para realizar las operaciones de Comercio Exterior.


Al momento de actualización o en instancia de monitoreo.

-‐ Notificación al Jefe de cuenta que atiende sus operaciones de la ficha cliente del sistema de gestión (contiene la información del domicilio, producto a importar, jurisdicciones, disponibilidad financiera, entre otras), así como la calidad de cliente monitoreado). -‐ MONITOREO –Planilla en archivo con backup “Acceso a Jurídica”-‐ Con la metodología de seguimientos periódicos y si amerita, requerimiento al cliente de acreditación soporte y/o aclaraciones razonables de la disponibilidad consecuente para realizar las operaciones de comercio exterior.

Control de Capacitaciones


Anualmente Planillas de asistencia – reposan en el Departamento de Sistemas Integrados de Gestión.

Control de operaciones en efectivo

Director y funcionarios Área de Tesorería

Una vez detectado el pago en cuantía igual o superior a $ 10.000.000 o valor equivalente en otra moneda.

Notificación al Oficial de Cumplimiento mediante memorando o e-‐mail, con remisión del Formato Declaración de transacción en efectivo. Que soporta el reporte que debe remitirse a la UIAF (primeros diez días mes siguiente).

Control de reporte trimestral a la UIAF. Res. 212 de 2009


Primeros 10 días siguientes al trimestre calendario objeto de reporte

Generación de prealertas por control manual y dispositivos electrónicos.


Control de integridad de los reportes.

Comité de Control y Auditoria

En las auditorias semestrales.

Verificación que el Oficial de Cumplimiento ha realizado los reportes procedentes a la UIAF. Y la toma de medidas (si para el riesgo enmarcado en operaciones sospechosas no existen los debidos controles).

Seguimiento a la implementación de controles y efectividad del impacto de las medidas, frente a nuevos factores de riesgo ó hallazgos de deficientes controles para los que deben haberse tomado medidas.

Oficial de Cumplimiento -‐Comité de Control y Auditoria

. En auditorias semestrales.

Verificación de nuevos controles en la matriz de riesgos, su actualización conforme a las medidas de control e impacto frente a hallazgos operativos, en auditorías o en procesos de identificación o actualización de la información de clientes.

*1= En el caso de los Depósitos Habilitados REPREMUNDO, En el entendido que un 60% de clientes usuarios coinciden con los de la Agencia de Aduana SIACO y/o de Agente de Carga MAP CARGO y respecto de ellos se cumple plenamente el requisito, los restantes estadísticamente se ha establecido tienen carácter de esporádicos, de quienes en razón a la calidad de Depósito Público, no se restringe las entregas con fundamento en el no conocimiento del cliente, se imposibilita establecer datos para contactarles y surtir un proceso de identificación previo a la consignación de sus mercancías al depósito, y al tratarse de sujetos cuyos retiros se surten en corto tiempo y respecto de los cuales, tenemos en cuenta, en todo caso la Agencia de Aduanas declarante con certeza surtió el proceso de identificación en los términos del Art. 27-‐1 del Decreto 2883 de 2008, modificatorio del Decreto 2685 de 1999.


16.2 MONITOREO

LA METODOLOGÍA EMPLEADA para el monitoreo es la siguiente: Al Observar variaciones de importancia mediante las SEÑALES ESPECIFICAS DE ALERTA (enmarcadas en los perfiles de riesgo segmentados y las tipologías), se realizará seguimiento mediante MONITOREO PARA LA PREVENCIÓN DEL RIESGO DE LA/FT, tanto respecto a cada cliente objeto del hallazgo en “Planilla de Monitoreo de Operaciones”, como a la eficacia de las medidas existentes en la matriz de riesgos o procedencia de nuevos controles, frente a los factores de riesgo hallados. La etapa de monitoreo le permite a las Empresas de la Organización REPREMUNDO a través del Oficial de Cumplimiento, efectuar un adecuado seguimiento del perfil de riesgo, y facilitar la detección de operaciones inusuales y/o sospechosas que se pudieran efectuar por clientes de la Compañía. Se deberá como mínimo para monitorear el riesgo de LA/FT: a) Desarrollar un proceso de seguimiento que facilite la detección y corrección de las

deficiencias del SARLAFT. Dicho seguimiento tendrá una periodicidad acorde con el perfil de riesgo de LA/FT de la entidad, pero en todo caso debe realizarse con una periodicidad máxima anual.

b) Validar los controles existentes, ante señales de alerta evidenciados, bien en la etapa

de conocimiento, proceso de actualización de la identificación del Usuario ó ante reporte de un Funcionario (que apunte a una o varias de las situaciones que suponen una práctica insegura (enmarcadas en la segmentación como FACTOR DE RIESGO).

c) Seguimientos puntuales frente a alerta de inusualidad, incumplimiento de requisitos

legales, detectadas bien en instancia de identificación o de actualización de la información del Usuario de comercio exterior. Previo estudio, en el que puede mediar solicitud de aclaraciones por parte del cliente, y validación de la razonabilidad y coherencia de la información.


El monitoreo puede nacer igualmente de FACTORES DE CONOCIMIENTO DEL MERCADO: Por noticias de prensa o enterarse de situaciones con connotación de anormalidad, o calificación de operaciones sospechosa que se han presentado con otras Empresas que presten servicios de Comercio Exterior. Estos casos se constituyen en el referente para comparar otras operaciones de naturaleza similar efectuadas por clientes de nuestra Organización y establecer si se salen de los perfiles establecidos por la Ley y el presente Manual. Acto seguido el oficial de cumplimiento determina las acciones que procedan: Actualización de la matriz de riesgos en segmentación y planes de control, reportes, etc.


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“EL ESTABLECIMIENTO DE BARRERAS NO LO HACEN UNA OPCIÓN FACIL”.

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Com

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Establecer el Contexto- El contexto Estratégico- El contexto Organizacional- El contexto de Gestión de Riesgos- Criterio desarrollado- Definir la estructura


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Mon

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Revi

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Identificar los Riesgos- ¿Que puede suceder?- ¿Como puede suceder?


Analizar los RiesgosDeterminar los controles existentes


Evaluar los Riesgos- Comparar contra criterios- Establecer prioridades de riesgo


Tratar los Riesgos-Identificar opciones de tratamiento-Evaluar las opciones de tratamiento-Seleccionar las opciones de tratamiento-Preparar planes de tratamiento-Implementar planes


Proceso General de Gestión del Riesgo*

* Norma Técnica Colombiana NTC5254

Determinar la probabilidad

Determinar las Consecuencias

Calcular el nivel de Riesgo

Aceptar Riesgos

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Proceso General de Gestión del Riesgo*

* Norma Técnica Colombiana NTC5254

Determinar la probabilidad

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Calcular el nivel de Riesgo

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17. POLÍTICAS SOBRE MODIFICACIÓN DEL MANUAL

Es responsabilidad del Oficial de Cumplimiento proponer y realizar las modificaciones o actualizaciones del manual.

El presente Manual de procedimientos del sistema de prevención al lavado de activos y financiamiento del terrorismo debe ser actualizado periódicamente, de acuerdo con las necesidades de la (s) Empresa (s) de la Organización. Las modificaciones sustanciales deben ser aprobadas por la Junta Directiva.

Las ampliaciones o modificaciones a: Nuevos términos en el glosario, nuevos formatos o modificaciones a los mismos, fundamentación legal, adiciones o variaciones en los perfiles de riesgo de la matriz de riesgos, siempre que sean producto de repetitividad en inusualidades, noticias de prensa, operación catalogada como sospechosa, conforme a su dinámica; podrán introducirse por parte del Oficial de Cumplimiento sin aprobación previa de la Junta de socios,.

ANEXOS 1.-‐ PROCEDIMIENTO “GESTIÓN CONOCIMIENTO DEL CLIENTE”. Código 2-‐GRM-‐007 2.-‐ MATRIZ DE RIESGOS

Elaboró:

Oficial de cumplimiento SARLAFT

Reviso y aprobó:

Junta Directiva Map Cargo S.A.S. (Acta 005 de 25-‐07-‐12) Junta Directiva Siaco S.A.S. (Acta 10 de 13-‐07-‐12) Junta Directiva Repremundo .S.A.S. (Acta 14 de 11-‐09-‐12)

IDENTIFICACIÓN DEL ÚLTIMO CAMBIO

Tipo de Cambio1

Actividad o Etapa Descripción del Cambio

Modificación Todo el documento

Conceptualización de una matriz de riesgos con variables más específicas y reglas de calificación. Armonizar requisitos, formatos y precisiones conforme a novedades normativas y a la evolución del procedimiento para que corresponda con los objetivos de seguridad y su operatividad real.

1 Adición, Modificación, Eliminación.

http://www.calidadgrm.com/general/documentacionSIG/Documentos%20GRM/Publicables/2.%20Procedimientos%20y%20planes/Gestion%20conocimiento%20clientes/2-GRM-007%20Proc_Conocimiento_cliente.pdf

http://www.calidadgrm.com/general/evariesgos/2011/evariesgos.htm

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