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Agenda
Objetivos de la sesión
Conceptos
Repaso Sesión Anterior
Capítulo V: PMBOK: Gestión de AlcancePreguntas “Tipo Examen Certificación”
Conclusiones y Recomendaciones
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5. Gestión del Alcance del Proyecto
5.1 Planificar la Gestión del Alcance5.2 Recopilar Requisitos5.3 Definir el Alcance5.4 Crear la EDT5.5 Validar el Alcance5.6 Controlar el Alcance
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Objetivos de la Sesión:
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Conocer la importancia de la gestión delalcance del proyecto
Identificar la diferencia entre el alcance delproducto y el alcance del proyecto
Identificar los procesos de gestión de alcancey conocer el detalle de cada uno
√
√
√
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El alcance
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Elalcance del producto se refiere a lascaracterísticas y funciones del producto oservicio. Por ejemplo, queremos producir unacomputadora portátil que pese menos de 500gramos, con 1000 Tbyte de disco, 40 Tbyte dememoria y batería con autonomía para un año.Por su parte, el alcance del proyecto consisteen definir todos los procesos y el trabajo
necesario para que el producto sea provistocon todas las características y funcionesrequeridas. Por ejemplo, definir todo el trabajoy los procesos para tener esa computadora entiempo y forma.
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Alcance del proyecto vs. Alcance delproducto
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Áreas deConocimiento
Grupo de Procesos de la Dirección de Proyectos
Iniciación Planificación Ejecución Seguimiento yControl
Cierre
Gestión deIntegración
Desarrollar el Acta deConstitucióndel Proyecto
Desarrollar el Plan para laDirección del Proyecto
Dirigir y gestionar laejecución del proyecto
Monitorear ycontrolar el trabajodel proyecto
Realizar el controlintegrado decambios
Cerrar elproyecto ofase
Gestión deAlcance
Planificar la Gestión delAlcance
Recopilar RequisitosDefinir el alcance
Crear el EDT
Validarel alcanceControlar el
alcance
Gestión deTiempo
Planificar la Gestión delCronograma
Definir las actividadesSecuenciar las actividadesEstimar los recursos de las
actividadesEstimar la duración de las
actividadesDesarrollar el cronograma
Controlar elcronograma
Gestión deCostos
Planificar la Gestión de losCostos
Estimar los costosDeterminar el presupuesto
Controlar loscostos
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5. Gestión del Alcance del ProyectoIncluye los procesos necesarios para garantizar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido ysólo el trabajo requerido, para completarlo conéxitoAlcance del Producto: Propiedades y funcionesque caracterizan a un producto, servicio oresultado.Alcance del Proyecto: Trabajo que se necesitarealizar para entregar un producto, servicio oresultado con las propiedades y funciones
especificadas.
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Expectativas
Cliente
RequisitosEl equipo de proyecto definelos entregables necesarios paracumplir con los requisitos
Entregables
El equipo de gestión delproyecto traduce lasexpectativas en requisitos
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5.1 Planificar la Gestión del AlcanceEs el proceso de crear un plan de gestión del alcanceque documenta cómo se definirá el alcance delproyecto, validado y controlado.La principal ventaja de este proceso es queproporciona orientación y dirección en la forma enque se gestiona el alcance en todo el proyecto.El plan de gestión del alcance es un componente delplan de gestión del proyecto o programa quedescribe cómo se define el ámbito de aplicación, sedesarrolla, supervisa, controla y verifica.
Este plan ayuda a reducir el riesgo de corrupción delalcance del proyecto.
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Si no lo planificas, ¡no lo podrás hacer!
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5.1 Mapa del proceso
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Juicio deexpertos
Plan de Gestión deRequerimientos
FactoresAmbientales de laEmpresa
Activos de losProcesos de laOrganización
Acta deConstitución del
Proyecto
Plan de Direccióndel Proyecto
Reuniones
Plan de Gestión
del Alcance
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5.1 SalidasPlan de Gestión del Alcance
El plan de gestión del alcance es un documento donde sedefinen los procedimientos que se llevarán a cabo para:
Preparar el enunciado o declaración del alcanceCrear y aprobar la EDT Realizar la verificación del alcance
Procesar y aprobar los cambios en el alcancePlan de Gestión de Requerimientos
El plan de gestión de requisitos es un componente del plan de gestión del proyecto que describe cómo se analizarán losrequisitos, documentados, y administrados.
¿Cómo se documentarán e informarán los requisitos?; ¿Cómoserá el proceso de monitoreo y control de los requisitos?,¿Quiénes y cómo realizarán cambios en los requisitos?, ¿Cómo sepriorizarán los requisitos?
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5.2 Recopilar RequisitosProceso que consiste en definir y documentar lasnecesidades de los interesados para lograr losobjetivos del proyecto.El éxito del proyecto depende directamente delcuidado que se tenga en obtener y gestionar losrequisitos del proyecto y del producto.Los requisitos incluyen las necesidades, deseos yexpectativas cuantificadas y documentadas delpatrocinador, del cliente y de otros interesados.
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5.2 Mapa del proceso
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Entrevistas
Acta deConstitución del
Proyecto
TalleresFacilitados
Plan de Gestiónde
Requerimientos
Plan de Gestióndel Alcance
Plan de Gestiónde Interesados
Registro deInteresados
Grupos deOpinión
Técnicasgrupales decreatividad Técnicas grupales de
toma de decisiones
Cuestionarios yencuestas
ObservacionesPrototipos Benchmarking
Diagramasde contexto
Análisis deDocumentos Documentación
de Requisitos
Matriz deRastreabilidad deRequisitos
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5.2 EntradasPlan de Gestión de Interesados
Se utiliza para comprender las necesidades de comunicación yel nivel de participación de los interesados, a fin de evaluar yadaptar su participación en las actividades de los requisitos.
Registro de InteresadosEl registro de interesados se utiliza para identificar a los
interesados que pueden proporcionar información sobre losrequisitos.El registro de interesados también captura las principalesnecesidades y expectativas de los principales grupos de interéspuede tener para el proyecto.
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5.2 Herramientas y TécnicasEntrevistas
Se obtiene información de los interesados a través de undiálogo directoSe realiza haciendo preguntas preparadas o espontáneasy registrando las respuestasPuede ayudar a identificar y definir las características y
funciones de los entregables esperados del proyectoGrupos de OpiniónReúnen a los interesados y expertos para conocer suexpectativas con respecto al producto o resultadopropuesto
Un moderador guía al grupo a través de un discusióninteractiva diseñada para ser más conversacional que unaentrevista individual
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5.2 Herramientas y TécnicasTalleres Facilitados
Sesiones donde se reúne a los interesadosinterfuncionales clave para definir los requisitos delproductoTécnica primordial para definir rápidamente los requisitosde funcionalidad compartida y conciliar las diferencias
entre los interesadosPermite desarrollar la confianza, fomentar las relaciones ymejorar las comunicaciones entre los interesadosDependiendo de la industria se denominan:
Software: Sesiones conjuntas de desarrollo de aplicaciones (JointApplication Development)
Manufactura: Despliegue de Funciones de Calidad (Quality FunctionDeployment)Cliente: Opinión del cliente (Voice of Client VOC)
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5.2 Herramientas y TécnicasTécnicas grupales de creatividad
Lluvia de ideasTécnicas de grupo nominal
Mapa Conceptual/Mental
Diagrama de afinidad
Análisis de decisión multicriterio
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Proceso de votación Jerarquizar
Se clasifican en un esquema únicopara reflejar los puntos en común ylas diferencias de entendimiento
Clasificación de un grupo de ideaspara su revisión y análisis
Una técnica que utiliza una matriz dedecisión para proporcionar un enfoqueanalítico sistemático para elestablecimiento de criterios, como elnivel de riesgo, la incertidumbre y lavaloración, para evaluar y clasificarmuchas ideas.
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5.2 Herramientas y TécnicasTécnicas grupales de toma de decisiones
Proceso de evaluación de múltiples alternativas conrelación a un resultado esperado, en forma de acuerdopara acciones futurasUtilizadas para clasificar y dar prioridades a los requisitosdel producto
Los métodos para llegar a una decisión:UnanimidadMayoríaPluralidadDictadura
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5.2 Herramientas y Técnicas
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5.2 Herramientas y TécnicasPrototipos
Método para obtener retroalimentación rápida de losrequisitos, generando un modelo operativo del productoesperado antes de construirlo realmente.Permiten a los interesados experimentar con un modelode su producto final
Sustentan el concepto de elaboración gradual debido aque se usan en ciclos iterativos para construir maquetasmodelos.
Estudios comparativos (benchmarking): comparar losresultados o planes de nuestra empresa contra otrasempresas del mercado.Diagramas de contexto: gráfico que representa losinteresados fuera del sistema y su interrelación con elmismo.
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Ejemplo Diagrama de Contexto
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5.2 SalidasDocumentación de Requisitos
Describe cómo satisfacer las necesidades individuales dela necesidad de la empresa para el proyecto.Los requisitos pueden empezar en un nivel alto y serprogresivamente más detallada información sobre losrequisitos que se conoce. Antes de formar la línea base,los requisitos deben ser claros (medibles ycomprobables), rastreables, completos, coherentes yaceptables para los interesados clave.
Matriz de Rastreabilidad de RequisitosEs una red que vincula los requisitos del producto desdesu origen hasta que los productos que las satisfagan. Laaplicación de una matriz de trazabilidad requisitoscontribuye a garantizar que cada requisito agrega valorpara el negocio mediante la vinculación a los objetivos dela empresa y del proyecto.
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Pregunta tipo examen PMP
Durante una reunión del equipo del proyecto, un miembro delequipo sugiere una mejora para el alcance que va más allá delalcance del acta de constitución del proyecto. El director delproyecto señala que el equipo necesita concentrarse en finalizar todo el trabajo y sólo el trabajo solicitado. Este es un ejemplo de:
a) Proceso de gestión de los cambios.b) Gestión del alcance.c) Análisis de calidad.d) Desglose del alcance.
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5.3 Definir el AlcanceProceso que consiste en desarrollar una descripción detallada delproyecto y del producto.Preparar el enunciado detallado delalcance del proyecto es fundamentalpara su éxito.Durante el proceso de planificación,el alcance del proyecto se define y seanalizan los riesgos, supuestos yrestricciones existentes.
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El enunciado del alcance del proyecto seelabora a partir de:
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Entregables principales
Supuestos
Restricciones
EnunciadodelAlcancedelProyecto
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5.3 Mapa del proceso
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Juicio deexpertos
Activos de losProcesos de laOrganización
Acta deConstitución delProyecto
Plan de Gestióndel Alcance
Documentaciónde Requisitos
TalleresFacilitadosAnálisis del
producto
Generacióndealternativas
Enunciado delalcance delproyecto
ACTUALIZACIONES
Documentos delProyecto
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5.3 Herramientas y Técnicas
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Análisis delproducto
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5.3 Herramientas y Técnicas
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5.3 Salidas
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Enunciado delalcance del proyecto
Supuestos delproyecto
Entregable sdel proyecto
Restriccionesdel proyectoDescripción del
alcance delproducto
Criterios deaceptación
del producto
Exclusiones delproyecto
PRODUCTO
PROYECTO
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Definir el alcance
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Descripción del caso: Un banco en el Perú.Alcance: Problemas detectados por los Jefes de Proyecto en 25 proyectos deTecnología realizados el 2006. 25 problemas, uno por cada proyecto.
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Un caso real– Lecciones Aprendidas de Definición del Alcance
Fuente: Congreso Nacional de Gerencia de Proyectos PMI 2007
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Descripción del caso: Un banco en el Perú
Alcance: Problemas detectados por los Jefes de Proyecto en 25 proyectos deTecnología realizados el 2006. 25 problemas, uno por cada proyecto.
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Un caso real– Lecciones Aprendidas
Fuente: Congreso Nacional de Gerencia de Proyectos PMI 2007
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Lecciones aprendidas: Definiciones Iniciales
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Un caso real– Lecciones Aprendidas
Fuente: Congreso Nacional de Gerencia de Proyectos PMI 2007
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Pregunta tipo examen PMP
Cada vez que finaliza un entregable del proyecto, formaliza laaceptación con el cliente y patrocinador. ¿Qué herramienta será deMAYOR utilidad para esta aceptación de los entregables?
a) Observación.
b) Análisis de la variación.c) Juicio de expertos.d) Inspección.
TC08UTP - FIIS 39
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5.4 Crear EDTProceso que consiste en subdividir los entregablesdel proyecto y el trabajo del proyecto encomponentes más pequeños y manejables.La estructura del desglose del trabajo (EDT/WBS),es una descomposición jerárquica, basada enentregables del trabajo que debe ejecutar elequipo del proyecto.La EDT organiza y define el alcance total delproyecto y representa el trabajo especificado en elenunciado del alcance del proyecto aprobado yvigente.WBS = Work Breakdown Structure
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A cada componente de la EDTincluidos los paquetes de trabajo se
les asigna una cuenta de control .
El trabajo planificado está contenido en el nivel más bajo de los componentesde la EDT, denominados paquetes de trabajo.
Un paquete de trabajo (Work package) puede ser programado, monitoreado,controlado y su costo puede ser estimado
Por lo general, muchas organizacionescometen el error de saltearse esteproceso al momento de planificar susproyectos. En su lugar, comienzan adescomponer el proyecto a nivel detareas y esto no favorece para unproyecto exitoso.
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Descomposición jerárquica
Es una representación del trabajo que será ejecutado por el equipo del proyecto paralograr los objetivos del mismo y crear los productos entregables requeridos. En la EDT
no se incluyen tareas, sólo entregables, sub-entregables y paquetes de trabajo.
Está orientado hacialos entregables
Entregables que no están en laEDT, están fuera del Alcance
del proyectoPaquete de trabajo: son entregables en el nivel más bajo decada sector de la EDT y es el punto en el que el costo y el
cronograma para el trabajo pueden estimarse de forma fiable.El nivel de detalle para los paquetes de trabajo variará según
el tamaño y la complejidad del proyecto.
La EDT
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5.4 Mapa del proceso
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Juicio deexpertos
Activos de losProcesos de laOrganización
Plan de Gestióndel Alcance
Documentaciónde Requisitos
Enunciado delalcance delproyecto
ACTUALIZACIONES
Documentos delProyecto
FactoresAmbientales de laEmpresa
Descomposición
Línea Base delAlcance
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5.4 Herramientas y TécnicasDescomposición
Es la subdivisión del proyecto en componentes máspequeños y manejables.Se divide hasta que el trabajo y entregables definidos anivel de Paquetes de TrabajoEl nivel de paquetes de trabajo es el nivel más bajo de la
EDT y aquí el costo y duración de las actividades puedeestimarse
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El todo Las partes
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5.4 Salidas
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Línea base delalcance
EDT
Declaración del alcancedel proyecto
EDT
Diccionario de la EDTLa línea base del alcance puede cambiarse sólo a través
de los procedimientos de control de cambios formalesy que se utiliza como base para la comparación.
El enunciado del alcance del proyecto, asícomo su EDT y el diccionario de la EDT, unavez aprobados constituyen la Línea Base delalcance del proyecto.
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5.4 Salidas
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Personal
EstimacionesLista de actividades
CronogramaControl del Proyecto
EDT
PresupuestoDiagrama de red
Gestión de Riesgos
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¡La EDT es un elemento clave que conectaal proyecto!
EDT
ALCANCE
CRONOGRAMA
COSTO
GERENCIA DE PROYECTOS
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Ejemplo deEDT paraSistema deaeronavemilitar
Ejemplo de EDT
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5.4 Salidas
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Pregunta tipo examen PMP
La estructura de desglose de trabajo puede considerarse MEJORcomo una ayuda efectiva para las comunicaciones del _________
a) Equipob) Director de proyectoc) Cliented) Interesado
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5.5 Validar el AlcanceEs el proceso que formaliza la aceptación de los
entregables del proyecto que se han completado.Incluye revisar los entregables con el cliente opatrocinador para asegurarse que se hancompletado satisfactoriamente y obtener suaceptación formal.Por lo general el control de calidad se lleva a caboantes de la verificación del alcance, sin embargoambos pueden ejecutarse en paralelo.
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5.5 Mapa del proceso
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InspecciónDocumentaciónde Requisitos
ACTUALIZACIONES
Documentos delProyecto
Matriz deRastreabilidad deRequisitos
Plan de Direccióndel Proyecto
Técnicas grupalesde toma dedecisiones
Entregablesaceptados
Solicitudesde Cambio
Datos deldesempeño detrabajo
Informaciónsobre eldesempeñodel trabajo
EntregablesVerificados
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5.5 EntradasEntregables Verificados.- S on los resultados delproyecto que se han completado y verificado su correccióna través del proceso de Control de Calidad.Datos de desempeño del trabajo: Grado decumplimiento del entregable en relación a la métricas decalidad, cantidad y severidad de no conformidades, etc.
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5.5 Herramientas y Técnicas
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La inspección incluye actividades tales como medir, examinar y verificar paradeterminar si el trabajo y los entregables cumplen con los requisitos y loscriterios de aceptación del producto.
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5.6 Controlar el AlcanceProceso que monitorea el estado del alcance delproyecto y el producto y gestiona cambios a la LíneaBase del Alcance. Asegura que todos los cambios solicitados o lasacciones preventivas o correctivas recomendadas seprocesen a través Realizar el control integrado decambios .También se utiliza para gestionar los cambios realescuando suceden y se integra a los otros procesos decontrol
Los cambios no controlados se denominanCorrupción del Alcance
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A diferencia de validar el alcance donde se revisaque se estén completando los entregablessatisfaciendo al cliente, el proceso de controlar elalcance consiste en revisar que se esténrealizando los entregables definidos en elproyecto, ni más ni menos.
¡Recordar!
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5.6 Mapa del proceso
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Análisis deVariación
Documentaciónde Requisitos
ACTUALIZACIONES
Documentos delProyecto
Matriz deRastreabilidad deRequisitos
Plan de Direccióndel Proyecto
Solicitudesde Cambio
Datos deldesempeñode trabajo
Informaciónsobre eldesempeñodel trabajo
Activos de losProcesos de laOrganización Plan de Dirección
del Proyecto
Activos de losProcesos de laOrganización
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5.6 Herramientas y Técnicas
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Pregunta tipo examen PMP
El sistema de numeración de una estructura de desglose deltrabajo permite al personal del proyecto:
a) Estimar en forma sistemática los costos de los elementos de laestructura de desglose de trabajo
b) Proporciona la justificación del proyectoc) Identificar el nivel en el cual se encuentran los elementos
individualesd) Usarlo en un software para la dirección de proyectos
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Procesos de gestión del alcance
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¿Preguntas?