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San José, 09 de julio de 2013INF-DGAI-019-2013

LicenciadaPatricia Navarro Vargas.Directora General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa

ASUNTO Servicios de Auditoría. Informe de control interno CompraRED.

Estimada señora:

Nos permitimos presentarle el informe INF-DGAI-019-2013 sobre la evaluación del Sistema de Compras Gubernamentales CompraRED.

En el estudio se determinaron algunos aspectos de control que se presentan en el apartado de resultados de este informe que requieren ser revisados y fortalecidos conforme con las recomendaciones que se formulan, como parte de la mejora continua que lleva a cabo esa Dirección.

Las recomendaciones contenidas en este informe, están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley Nº 8292 Ley General de Control Interno, que establecen un plazo improrrogable de 10 días hábiles contados a partir de la fecha de recibo del informe, para ordenar la implantación de lo recomendado, o si discrepa de ellas debe elevar el informe a señor Ministro de Hacienda con las objeciones y soluciones alternas según se establece en el citado artículo.

Por lo anterior, le agradecemos comunicar a esta Dirección dentro del plazo señalado la decisión que se tome al respecto, así como, en un plazo razonable, el plan de acción que se defina para el efectivo cumplimiento de lo recomendado.

Atentamente.

Olman Saborío AlfaroDirector General

OSA/sgl/jcrcC: Consecutivo

Estudio Nº 023-2012

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INFORME SOBRE LA EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE COMPRAS GUBERNAMENTALES

COMPRARED

DIRECCIÓN GENERAL DE AUDITORÍA INTERNAJulio, 2013

INF-DGAI-019-2013

“

INFORME SOBRE LA EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE COMPRAS GUBERNAMENTALES COMPRARED

TABLA DE CONTENIDO

Resumen Ejecutivo.............................................................................................................................................. i

1. Introducción....................................................................................................................................................1

1.1 Origen......................................................................................................................................................................1

1.2 Objetivo del Estudio................................................................................................................................................1

1.3 Alcance....................................................................................................................................................................1

1.4 Limitaciones.............................................................................................................................................................1

1.5 Comunicación oral de resultados.............................................................................................................................2

1.6 Normativa relacionada con Control Interno............................................................................................................2

1.7 Generalidades...........................................................................................................................................................2

1.8. INFORMES PARCIALES.......................................................................................................................................4

2. Resultados 4

2.1 Publicación del Programa de adquisiciones.................................................................................................................4

2.2 Inconsistencia de la información según fuente consultada...........................................................................................5

2.3 Necesidad de mejorar la asignación del número de trámite.........................................................................................6

2.4 Información del expediente electrónico........................................................................................................................7

2.4.1 Sobre la solicitud de pedido y previsión de verificación...........................................................................................8

2.4.2 Respecto a la documentación que debe constar en el expediente electrónico...........................................................9

2.4.3 Oportunidad de la inclusión de los documentos en el expediente electrónico........................................................11

2.4.4 Sobre el plazo de recepción de ofertas y adjudicación............................................................................................11

2.5 Sobre la calidad de la información.............................................................................................................................13

2.6 Sobre los manuales de procedimientos.......................................................................................................................14

2.7 Necesidad de mejorar las opciones de consulta y presentación de la información....................................................15

2.8 Respecto a la integridad de la información.................................................................................................................17

3. Conclusiones..................................................................................................................................................19

4. Recomendaciones..........................................................................................................................................22

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RESUMEN EJECUTIVO

El estudio se realizó de conformidad con el Plan de Trabajo Anual 2012 con el objetivo de evaluar el Sistema de Compras Gubernamentales (en adelante Sistema), a fin de determinar si dispone de los mecanismos de control necesarios para apoyar adecuadamente los procesos de contratación administrativa.

El estudio comprende la revisión de algunos aspectos de control del Sistema, a cargo de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, relacionados con la calidad, suficiencia, y oportunidad de la información que consta en el expediente electrónico para respaldar el proceso de contratación administrativa, de conformidad con la normativa vigente en materia de contratación administrativa y las sanas prácticas relacionadas con tecnologías de información.

No comprendió la revisión del contrato de mantenimiento y mejora del Sistema CompraRED, ni la evaluación de los controles de seguridad del Sistema.

Con la puesta en producción de este Sistema la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa busca incrementar la transparencia de los procesos de contratación administrativa, además de suministrarles a las proveedurías institucionales del Gobierno Central e instituciones autónomas y semiautónomas, una herramienta automatizada que venga a contribuir a mejorar sus indicadores de gestión, a agilizar los procesos de adquisición de bienes y servicios. Para lo cual adicionalmente viene promoviendo una serie de capacitaciones dirigidas, tanto a usuarios institucionales como no institucionales, a fin de poder generar habilidades y destrezas necesarias para promover su uso de forma masiva

No obstante, se determinaron algunos aspectos formales que requieren ser revisados y fortalecidos referentes a la publicidad de los programas de adquisiciones, la falta de concordancia de la información obtenida según la fuente consultada, la necesidad de mejorar la asignación del número de trámite, la información contenida en el expediente electrónico, la calidad de la información, los manuales de procedimientos, la necesidad de mejorar las opciones de consulta y presentación de la información, y la integridad de la misma.

Las recomendaciones contenidas en el presente informe, están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley N° 8292 Ley General de Control Interno, que establece un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibo del informe para ordenar la implantación de lo recomendado; así como al Manual para la atención de informes de la Contraloría General de la República y de la Dirección General de Auditoría Interna en el Ministerio de Hacienda, según Decreto Nº 34323-H y sus reformas.

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1. INTRODUCCIÓN

1.1 Origen

El presente estudio se origina de conformidad con el Plan de Trabajo Anual 2012.

1.2 Objetivo del Estudio

Evaluar el Sistema de Compras Gubernamentales CompraRed, a fin de determinar si dispone de los mecanismos de control necesarios para apoyar adecuadamente los procesos de contratación administrativa.

1.3 Alcance

Comprende la revisión de algunos aspectos de control del Sistema CompraRED, a cargo de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa (en adelante DGABCA), relacionados con la calidad, suficiencia, y oportunidad de la información que consta en el expediente electrónico para respaldar el proceso de contratación administrativa.

En el estudio se revisaron algunos de los trámites de contratación administrativa; licitación pública, licitación abreviada y contratación directa, realizados por las siguientes diez instituciones: Dirección Nacional de Notariado, Municipalidad de la Unión, Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica, Municipalidad de San José, Museo de Arte Costarricense, Fondo Nacional de Becas, Teatro Nacional, Instituto de Desarrollo Profesional Uladislao Gómez Solano, Ministerio de Hacienda y el Instituto de Alcoholismo y Farmacodependencia, siendo el período evaluado el comprendido entre el 01 de enero al 31 de agosto del 2012, extendiéndose cuando se consideró necesario.

Para efectos de la selección de la muestra de las instituciones a revisar no se consideró el Ministerio de la Presidencia, el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, el Ministerio de Seguridad Pública, el Ministerio de Agricultura y Ganadería, el Ministerio de Obras Públicas y Transportes, el Ministerio de Educación Pública, el Ministerio de Trabajo, el Ministerio de Cultura y Juventud, el Ministerio de Ambiente, Energía y Telecomunicaciones y el Teatro Melico Salazar, por cuanto en el segundo semestre del 2012 la DGABCA se encontraba evaluando los procedimientos de contratación administrativa de dichas instituciones.

No comprendió la revisión del contrato de mantenimiento y mejora del Sistema CompraRED ni la evaluación de los controles de seguridad del Sistema.

Las actividades del estudio se realizaron de acuerdo con la normativa aplicable al ejercicio de la Auditoría Interna del Sector Público.

1.4 Limitaciones

Para la realización del estudio se tuvo la limitación de no haber podido tener acceso a la información contenida en la base de datos del Sistema, a pesar de la coordinación que se hizo con la DGABCA y la Dirección General de Informática (DGI), debido a limitaciones de espacio de almacenamiento en el área de bases de datos de la DGI que impidieron que se nos facilitara un respaldo y por restricciones de seguridad, en cuanto a los accesos y los dominios, no era factible que se nos diera un usuario de consulta a la base de datos real, para realizar mediante ACL el análisis.


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1.5 Comunicación oral de resultados

Los resultados y recomendaciones que contiene este informe fueron comunicados oralmente el día 09 de julio del 2013 a la Licenciada Patricia Navarro Vargas; Directora DGABCA, Licenciado Luis Segura Amador; Subdirector DGABCA, Licenciada Jeannette Leveridge Earle, Administradora del contrato CompraRed, Licenciado Carlos Zamora Carmona; Jefe de la Unidad de Operaciones Tecnológicas de la DGABCA, Gabriela Espinoza Meza; Directora de la DTIC, Maria Isabel Vargas Zuñiga, Subdirectora de la DTIC, y Manuel Ramos Campos; Rector Proyectos Estratégicos. Los cuales en términos generales manifestaron estar de acuerdo con los resultados y recomendaciones indicadas. A excepción del punto 2.5.1 Trámites declarados desiertos e infructuosos, en donde la Licenciada Patricia Navarro indica que sí se puede declarar un trámite infructuoso, cuando en el Sistema se evidencia que ya habían recibido por lo menos una oferta.

1.6 Normativa relacionada con Control Interno

A fin de prevenir efectos negativos por inobservancia de la legislación vigente, se transcriben los artículos de la Ley General de Control Interno Nº 8292 (LGCI), que regulan los deberes del jerarca y titulares subordinados en cuanto al sistema de control interno y la atención de informes.

“Artículo 10. —Responsabilidad por el sistema de control interno. // Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.”

“Artículo 12. —Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno. “[…] c) Analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas por la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y las demás instituciones de control y fiscalización que corresponde […]”

“Artículo 36. —Informes dirigidos a los titulares subordinados.//[…] a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados […]”

“Artículo 39.-Causales de responsabilidad administrativa. //El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios.[…] // Igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente. […]”

1.7 Generalidades

De acuerdo con las competencias establecidas en la Ley 8131, LAFRPP, la DGABCA es el órgano rector del Sistema de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, y uno de sus objetivos es el propiciar que los



bienes sean adquiridos oportunamente y a satisfacción del interés público, atendiendo los principios de publicidad y transparencia.1 A su vez tiene los siguientes deberes y funciones:

a) Ejecutar las acciones necesarias para establecer políticas en materias propias del sistema regido por ella.b) Evaluar los procesos de contratación periódicamente y al cierre del ejercicio; para esto podrá requerir la

información pertinente de las dependencias públicas o privadas con financiamiento público.c) Proponer las modificaciones necesarias para que las normas y los procedimientos utilizados en los procesos del

Sistema garanticen la protección del interés público.d) Supervisar las proveedurías institucionales de la Administración Central, para asegurarse de la ejecución

adecuada de los procesos de contratación, almacenamiento y distribución o tráfico de bienes.e) Desarrollar investigaciones tendientes a confirmar los estándares de calidad; asimismo, promover técnicas que

reduzcan los costos, mejoren los procedimientos y protejan el medio ambiente.f) Requerir información a las instituciones y dependencias del sector público para el cumplimiento de sus

funciones.

Con el Sistema CompraRED se pretende automatizar el proceso de publicación y divulgación de los procesos de contratación administrativa realizados por el Poder Ejecutivo, el Registro de Proveedores; el Catalogo de Mercancías; los Planes de Compras; la Normativa vigente, entre otros aspectos. Entre los beneficios que se apuntan de este sistema, se tienen los siguientes:2

a. Transparencia del proceso; al fomentar que toda la información que sustenta el proceso de contratación administrativa esté a disposición de cualquier usuario interno y/o externo a la institución los 365 días del año.

b. Estimular la competencia entre contratistas y proveedores para el suministro de los bienes, la realización de las obras y la contratación de los servicios por adjudicarse

c. Eficiencia; al promover la reducción de los plazos requeridos por los procesos de adquisición y la reducción de los precios de los bienes y servicios adquiridos.

Por otra parte, entre las facilidades que el sistema tiene a disposición de los usuarios se indican las siguientes3:

a. Conocer el estado en que se encuentran los trámites de contratación (Compras Directas, Licitaciones Públicas y Restringidas, entre otras)

b. Conocer la fecha de apertura de una contratación en particular.

c. Poder disponer del cartel de la contratación y descargarlo a su computador en formato Word.

d. Conocer los proveedores que se encuentran registrados y el ofrecimiento de los artículos.

e. Poder consultar la legislación de Contratación (Ley de Contratación Administrativa, Reglamento y otros disposiciones legales)

f. Solicitar la notificación de información cada vez que se agrega una contratación nueva.

1 Artículos Nº 98 inc. F, 99 y 100 de la Ley, Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuesto Público. La Gaceta Nº 198 del 16 de octubre del 2001.2 http://172.18.48.30/CompraRED/inicial.htm#beneficios. Información Básica sobre CompraRED 3 http://www.clad.org/siare_isis/innotend/gobelec/ge-pol-costarica.html. Factores que inciden en el desarrollo del Gobierno Electrónico. Políticas, estrategias, planes y programas y marco Legal.


http://www.clad.org/siare_isis/innotend/gobelec/ge-pol-costarica.html

http://172.18.48.30/comprared/inicial.htm#beneficios


No obstante, en años recientes también se puso en ejecución el sistema Mer-link cuya administración está a cargo de Gobierno Digital, por lo que altas autoridades del país vienen discutiendo aspectos relacionados con los logros alcanzados y la necesidad de disponer de un único sistema, dado que se indica que no se ha logrado alcanzar todos los objetivos que se esperaban, por cuanto en la actualidad se tienen en operación 15 sistemas destinados a este fin, de los cuales algunos fueron creados por las propias entidades. Además, el que algunas entidades incluso mezclan los sistemas o usan un método de papel con uno digital, hace que el proceso de contratación administrativa sea lento y burocrático4. El pasado 9 de abril la Presidente de la República dispuso que para enero del 2014, los sistemas de compra deben estar unificados en el sistema Mer-link.5

1.8. INFORMES PARCIALES

Como parte de los resultados del estudio se realizó el Servicio preventivo en INF-DGAI-026-2012 del 3 de octubre del 2012, relacionado con la imposibilidad de firmar digitalmente documentos en “pdf” en CompraRED, el cual fue comunicado a la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación administrativa. En atención a lo indicado, esa Dirección emprendió acciones tendientes a solucionar el inconveniente con un certificado digital cuando este está próximo a vencer, entre ellas, se colocó temporalmente una alerta en el sistema, dirigida aquellos usuarios cuyo certificado digital estaba por vencer y la elaboración de la circular Nº DGABCA-0129-20012 de fecha 29 de octubre, comunicado a los usuarios por medio de correo electrónico del 01 de noviembre del 2012 en que se da a conocer el instructivo para eliminar certificados digitales revocados6. Acciones que a criterio de esta auditoría dan por atendido el servicio preventivo.

2. RESULTADOS

2.1 Publicación del Programa de adquisiciones

Al respecto el artículo 6 referente al principio de publicidad de la Ley de Contratación Administrativa Nº 7494, de 02 de mayo de 1995, de ahora en adelante LCA, indica “Artículo 6º-Principio de publicidad. […] En el primer mes de cada período presupuestario, la Administración dará a conocer el Programa de Adquisiciones proyectado para ese año, lo cual no implicará ningún compromiso de contratar. Para tales efectos, podrá recurrirse a la publicación en el Diario Oficial o a otros medios idóneos, tales como la página electrónica oficial del órgano o entidad […]” A su vez el artículo 7 referente a la publicidad del programa de adquisiciones del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, Decreto Ejecutivo Nº 33411-H D de 27 de setiembre de 2006, de ahora en adelante RLCA, indica “Artículo 7º-Publicidad del programa de Adquisiciones. […] Todas las Instituciones que utilicen el Sistema de Compras Gubernamentales, CompraRED, deberán divulgar el respectivo programa de adquisiciones y sus modificaciones en dicho Sistema.”

No obstante, en la verificación de la publicación de dichos programas, denominados “Planes de Compras” en CompraRED, por parte de las 10 instituciones analizadas, se determinó que 5 no tenían publicados sus programas de compras ni sus modificaciones, siendo estas: el Museo de Arte Costarricense, el Teatro Nacional de Costa Rica, la Municipalidad de San José, la Municipalidad de la Unión y la Dirección Nacional de Notariado.

4 http://www.elfinancierocr.com/economia-y-politica/Compras_publicas-CompraRED-Mer-link_0_238776125.html. Gobierno planea unificar sistema de compras públicas. El Financiero, 03 de febrero de 2013.

5 http://www.nacion.com/2013-04-09/ElPais/Gobierno-emigrara-exclusicamente-hacia-sistema-Mer--link-para-realizar-sus-compras.aspx. Gobiernos emigrará exclusivamente hacia Mer-Link par realiza sus compras

6 Correo electrónico remitido por la Licda. Patricia Navarro Vargas a la DGAI, el 24 de mayo de 2013.


http://www.elfinancierocr.com/economia-y-politica/Compras_publicas-CompraRed-Mer-link_0_238776125.html


Al respecto, en consulta realizada a la DGABCA7 sobre esa situación se nos indicó lo siguiente: en “aras de tomar acciones que permitan propiciar que los bienes y servicios se adquieran oportunamente y a satisfacción del interés público, atendiendo los principios de publicidad y transparencia, esta Dirección General en el ejercicio de sus competencias conferidas en el Artículo 99 de la Ley Nº8131 y según lo establecido en el Artículo 19 del Reglamento Especial para la Promoción de las PYMES en las Compras de Bienes y Servicios de la Administración señalado anteriormente, ha considerado conveniente realizar lo siguiente: //Al Museo de Arte Costarricense, el Teatro Nacional de Costa Rica, la Dirección Nacional de Notariado, la Municipalidad de La Unión y la Municipalidad de San José, dar las instrucciones para que a la mayor brevedad posible registren en el Sistema de Compras Gubernamentales CompraRED el programa de adquisiciones o planes de compras y sus modificaciones, así como, dar la instrucción a aquellas instituciones que no han realizado dicha publicación, mediante un recordatorio de forma electrónica. //No se emite una directriz, por cuanto esta Dirección General el 9 de diciembre del 2009 emitió la directriz DGABCA-NP-1266-2009, dirigida a las Proveedurías Institucionales de la Administración Central e instituciones autónomas, indicada anteriormente, donde se les comunica la obligatoriedad de publicar el Plan de Adquisiciones correspondientes en el sistema.// La Dirección de Normas y Procedimientos nuevamente remitirá a las Instituciones usuarias de CompraRED, un recordatorio a fin de que ingresen los programas de adquisiciones o planes de compra en dicho sistema, lo cual aplicaría para aquellas Proveedurías Institucionales que a la fecha no lo han realizado, y se brindará el respectivo seguimiento.”

En razón de lo anterior, se requiere que la DGABCA continúe con las acciones tendentes a que todas las instituciones que realizan sus trámites de contratación administrativa en CompraRED estén cumpliendo con lo dispuesto en la normativa respecto a la publicidad del plan de compras, para evitar el riesgo de afectación de la publicidad, igualdad y transparencia que debe mantener este proceso.

2.2 Inconsistencia de la información según fuente consultada

La norma 5.6.1 referente a la confiabilidad como atributo fundamental de la calidad de la información de las Normas de control interno para el Sector Público, Nº N-2-2009-CO-DFOE, de 26 de enero de 2009, indica "5.6 Calidad de la información […] 5.6.1 Confiabilidad. La información debe poseer las cualidades necesarias que la acrediten como confiable, de modo que se encuentre libre de errores, defectos, omisiones y modificaciones no autorizadas, y sea emitida por la instancia competente"

A su vez la norma 4.3 referente a la administración de los datos de las Normas técnicas para la gestión y el control de la tecnologías de Información, Nº N-2-2007-CO-DFOE, indica “4.3 Administración de los datos La organización debe asegurarse de que los datos que son procesados mediante TI corresponden a transacciones válidas, debidamente autorizadas, que son procesadas en forma completa, exacta y oportuna, y transmitidos, almacenados, y desechados en forma íntegra y segura.”

No obstante, en la verificación del total de trámites realizados en el Sistema por la Administración Central y demás instituciones del Sector Público que lo usan facultativamente8; la cantidad de trámites realizados por cada una de las instituciones analizadas, así como el número de licitaciones públicas, pública internacional, por registro, restringidas y abreviadas realizadas entre el 01 de enero y el 31 de agosto del 2012, por medio de los módulos de “Contrataciones” y de “Estadísticas”, y la información suministrada por el Departamento de Operaciones Tecnológicas de la DGABCA, en lo referente a la cantidad total de trámites realizados por cada institución, se pudo determinar que los mismos no siempre eran coincidentes, así la cantidad de trámites realizados por la Municipalidad

7 Correo electrónico remitido por la Licda. Flor Gómez Torres a la DGAI, el lunes 11 de marzo del 2013.

8 Articulo 1º- Reglamento para la utilización del sistema de comprar gubernamentales CompraRED, Nº 32717, el cual dice “[…] Asimismo podrán utilizarlo facultativamente el resto de las Instituciones del Sector Público; siempre y cuando cumplan con las disposiciones del presente Reglamento y demás normativa aplicable.”



de la Unión ó la Dirección de Notariado la variación entre una u otra fuente es de uno o dos trámites, y en el caso de la Municipalidad de San José, la variación fue mayor a 26 trámites. Ver detalle de los resultados obtenidos en el Anexo Nº 01 contenido en el CD que se adjunta al presente informe.

Al respecto la DGABCA indica que “…en cuanto al módulo de estadísticas del sistema fue creado en el 2004 y desde esa fecha no se le han realizado mejoras sustanciales para obtener la información del sistema. Actualmente se trabajo con un comité para el análisis y mejora del modulo para implementar el desarrollo de una nueva herramienta que facilita la búsqueda de los indicadores de gestión institucional en cuanto a las contrataciones que se desarrollen, el cruce de variables, las estadísticas generales y específicas por tipos de contratación, aspecto gráfico de las consultas y demás herramientas que se determinen para facilidad de los usuarios del sistema.”9

La situación descrita genera el riesgo de que la información presentada al usuario no esté siempre completa y/o libre de errores, lo que genera incertidumbre sobre cuál fuente de información debe utilizarse a la hora de requerir información, lo cual eventualmente podría estar afectando la toma de decisiones, la confianza en el sistema, y el control y la fiscalización de los procesos de contratación.

Respecto a este punto en la comunicación de resultados se indicó por parte de los funcionarios de la DGABCA que ya se efectuó un requerimiento para mejorar el módulo de estadística.

2.3 Necesidad de mejorar la asignación del número de trámite

El inciso e de la norma 4.2 referente a documentación como uno de los requisitos de las actividades de control contenidos en las Normas de control interno para el Sector Público establece “4.2 Requisitos de las actividades de control […] e. Documentación. Las actividades de control deben documentarse mediante su incorporación en los manuales de procedimientos, en las descripciones de puestos y procesos, o en documentos de naturaleza similar. Esa documentación debe estar disponible, en forma ordenada conforme a criterios previamente establecidos, para su uso, consulta y evaluación.”

Entre los instrumentos usados por la Administración para favorecer el ordenamiento de la documentación que se emite están los consecutivos numéricos, los cuales permiten ubicarlos y garantizar que estén completos, además de servir como un indicador de la gestión realizada, aspecto que se incrementa en los sistemas dada la generación automática de consecutivos de las gestiones que se realizan en ellos. No obstante, en la verificación realizada en el Sistema del consecutivo numérico de las licitaciones públicas y abreviadas realizadas por las 10 instituciones analizadas, se determinó que 5 de estas, a saber: Municipalidad de San José, Museo de Arte Costarricense, Fondo Nacional de Becas, Teatro Nacional de Costa Rica y el Instituto Sobre Alcoholismo y Farmacodependencia, el consecutivo numérico por tipo de trámite no estaba completo, determinando faltantes que iban desde un número hasta más de 50 números, tal como se puede ver con más detalle en el anexo 02, contenido en el CD que se adjunta al informe.

Situación similar se presentó con el consecutivo numérico de las contrataciones directas realizadas por 9 de las 10 instituciones analizadas, siendo la Municipalidad de la Unión la única en la que no se pudo determinar dicha condición.

Lo anterior, podría estarse dando, porque el Sistema permite la opción de variar el número de consecutivo que facilita inicialmente. Con el inconveniente que si la Proveeduría Institucional respectiva no lleva un control físico de los consecutivos numéricos utilizados para realizar los diferentes tipos de trámites de contratación administrativa, el funcionario tiene la posibilidad de colocar arbitrariamente cualquier número, tomando en cuenta que el sistema parte de este dato para generar el siguiente número de trámite.

9 Correo electrónico remitido por la Licda. Patricia Navarro Vargas a la DGAI, el viernes 8 de marzo del 2013.



Lo descrito genera el riesgo de vulnerar los controles del sistema relacionados con la generación automática de los números de trámite que realiza la institución, así como de que en algún momento alguien digite el trámite número 999999, lo que bloquearía la posibilidad a esa institución, de realizar un nuevo trámite para ese tipo de contratación administrativa.

Adicionalmente, se genera la duda de si todos los trámites de contratación administrativa se están gestionando por medio del sistema, dado que de no ser así se estaría incrementando los costos del proceso al llevar contrataciones administrativas realizadas por el Sistema y otras no, además de existir cierta arbitrariedad en el proceso al no informarse al ente Rector de tal condición, sin detrimento, de que esta condición induce a error en la toma de decisiones, afecta el principio de transparencia, así como el control y fiscalización de los procesos de contratación administrativa.

En la comunicación de resultados referida la Licda. Patricia Navarro indicó que este aspecto ya fue subsanado a partir del año 2013 y ahora se genera numeración por institución y tipo de trámite.

2.4 Información del expediente electrónico

De acuerdo con la Ley de Contratación Administrativa las diferentes instancias gubernamentales y los particulares están facultados a utilizar medios electrónicos para realizar los actos previstos en la misma, en la medida que garanticen la integridad del documento y la identidad del emisor teniendo dichos actos la misma validez y eficacia jurídica que los realizados por medios físicos.10

Al respecto el artículo 11 referente al expediente del RLCA indica “Articulo 11º-Expediente. […] La incorporación de los documentos al expediente no podrá exceder de dos días hábiles una vez recibidos por la Proveeduría. Para ello, la Administración, deberá adoptar las medidas necesarias a fin de cumplir la actualización del expediente. Las dependencias internas deberán remitir los estudios dentro de los dos días hábiles siguientes a su emisión […]” indicando posteriormente “[…] Cuando se cuente con sistemas electrónicos implementados por la Administración que cumplan con las medidas de seguridades requeridas por la Ley de Contratación Administrativa Ley Nº 7494 y sus reformas, la presente reglamentación, la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, Ley Nº 8454 y su Reglamento, se utilizará el expediente electrónico a efecto de tenerlo a disposición de cualquier interesado en consultarlo […]”

Así mismo, en el artículo 12 referente a la impresión de documentos y confección del expediente del Reglamento para la Utilización del Sistema de Compras Gubernamentales CompraRED, Decreto Ejecutivo Nº32717 del 16 de setiembre de2005, indica “Artículo 12.—Impresión de documentos y confección del expediente En cada procedimiento de contratación en que se permita la utilización de CompraRED, la Administración podrá hacer una impresión de todos y cada uno de los documentos que reciba por esta vía y confeccionar, con los mismos y con los que ella misma produzca, un expediente de respaldo de la respectiva contratación. De no ser necesaria la impresión, la historia del respectivo procedimiento se llevará en un expediente digital o electrónico, el cual deberá mantenerse debidamente numerado y ordenado cronológicamente, a efecto de tenerlo a disposición de cualquier interesado en consultarlo […]”11

A la luz de lo anterior, se procedió a revisar los expedientes electrónicos, contenidos en el Sistema de Compras Gubernamentales, relacionados con licitaciones públicas, licitaciones abreviadas o contratación directa de las diez instituciones analizadas, determinando algunos aspectos susceptibles de mejora, los que se detallan seguidamente.

10 Artículo 40 de la Ley de Contratación Administrativa referente al Uso de medios electrónicos.11 Reglamento para la utilización del Sistema de Compras Gubernamentales CompraRED. Decreto Ejecutivo Nº 32717 publicado en La Gaceta Nº 204 del 24 de octubre del 2005.



2.4.1 Sobre la solicitud de pedido y previsión de verificación

El artículo 7º referente al inicio del procedimiento de la LCA indica “Artículo 7º—Inicio del procedimiento El procedimiento de contratación se iniciará con la decisión administrativa de promover el concurso, emitida por el jerarca o titular subordinado competente./Esta decisión encabezará el expediente que se forme y contendrá una justificación de su procedencia, una descripción y estimación de costo del objeto, así como el cronograma con las tareas y los responsables de su ejecución./La justificación del inicio del procedimiento de contratación deberá estar acorde con lo establecido en los planes de largo y mediano plazos, el Plan Nacional de Desarrollo, cuando sea aplicable, el plan anual operativo, el presupuesto y el programa de adquisición institucional, según corresponda.” El subrayado no es del texto original.

El artículo 8 del RLCA establece “Artículo 8.- Disponibilidad presupuestaria. Para iniciar el procedimiento de contratación administrativa, es necesario contar con recursos presupuestarios suficientes para enfrentar la erogación respectiva. En casos excepcionales y para atender una necesidad muy calificada, a juicio de la Administración y previa autorización de la Contraloría General de la República, podrán iniciarse los procedimientos de contratación administrativa, para lo cual se requiere la seguridad de que oportunamente se dispondrá de la asignación presupuestaria. En estas situaciones, la Administración advertirá, expresamente en el cartel, que la validez de la contratación queda sujeta a la existencia del contenido presupuestario./En las contrataciones cuyo desarrollo se prolongue por más de un período presupuestario, deberán adoptarse las previsiones necesarias para garantizar el pago de las obligaciones.”

El artículo 9 referente a la Previsión de verificación, de la LCA, establece “Artículo 9.- Previsión de verificación. Para comenzar el procedimiento de contratación, la Administración deberá acreditar, en el expediente respectivo, que dispone o llegará a disponer, en el momento oportuno, de los recursos humanos y la infraestructura administrativa suficiente para verificar el fiel cumplimiento del objeto de la contratación, tanto cuantitativa como cualitativamente.”

Lo anterior, establece la importancia de dejar constancia en el expediente electrónico, en la fase previa a la realización del proceso de contratación administrativa o en su defecto un documento que venga a consolidar todos estos elementos, tal como la solicitud de pedido en la cual se suministra información de los siguientes datos: número de solicitud de pedido, nombre de la institución, tipo de solicitud, centro gestor, fuente de financiamiento, oficio de solicitud, grupo de compras, organización compras, fecha de emisión, gasto/Objeto, creado por, asignado a, número de oficio CGR, fecha oficio CGR, justificación, líneas de solicitud de pedido (Nº línea, cantidad, unidad de medida, código material, descripción, precio unitario, precio total) y firmas digitales, además, es omiso respecto a si la administración cuenta o contará con el recurso humano y la infraestructura necesarias para verificar el cumplimiento del objeto contractual.

En la verificación realizada se determinaron 81 trámites entre licitaciones públicas, abreviadas y contrataciones directas en donde no aparece dicha solicitud, ni un documento en que se indique que la administración va a contar con el recurso humano y la infraestructura para verificar el fiel cumplimiento del objeto de la contratación.

Lo anterior, se determinó en el caso de las 5 licitaciones Públicas y 33 licitaciones abreviadas realizadas por la Municipalidad de San José, las 2 licitaciones abreviadas del Museo de Arte Costarricense, 2 licitaciones abreviadas realizadas por el Fondo Nacional de Becas y las 5 licitaciones abreviadas realizadas por el Teatro Nacional. Mientras en el caso de las licitaciones abreviadas se tiene que 9 de las 14 contrataciones directas que correspondían a un convenio marco no lo presentaban, 14 de las 28 contrataciones directas de baja cuantía tampoco lo presentaban, como tampoco los 11 trámites de proveedor único y 6 de las 24 de excepción. Situaciones que se determinaron en 7 de las instituciones analizadas como son: Dirección Nacional de Notariado, Municipalidad de la Unión, Ministerio de



Planificación Nacional y Política Económica, Municipalidad de San José, Museo de Arte Costarricense, Teatro Nacional de Costa Rica y Ministerio de Hacienda. El detalle de los resultados obtenidos se visualiza en el anexo 03, contenido en el CD que se adjunta al presente informe, en el que se detalla por institución, tipo de trámite y número de trámite.

Lo anterior, evidencia que algunas instituciones no están incorporando al expediente electrónico información importante relacionada con la fase previa del proceso de compra de los bienes y servicios, y por tanto, se podría estar incumpliendo con la normativa vigente respecto a esta materia, e incurriendo en un riesgo en la protección de los recursos institucionales y el logro de los objetivos del proceso de contratación.

En la comunicación de resultados citada los funcionarios de la DGABCA indicaron que recientemente se emitió una directriz en esta línea.

2.4.2 Respecto a la documentación que debe constar en el expediente electrónico.

En el Reglamento de la Ley de Contratación Administrativa se tiene una serie de artículos que regulan esta materia, de los cuales se citan los siguientes:

El inciso e del artículo 10 de dicho Reglamento establece, “Artículo 10.—Trámite posterior a la decisión inicial […] e) Elaborar, con la participación de las unidades usuaria, técnica, legal y financiera, según corresponda, el respectivo cartel. Asimismo será la encargada de que exista una versión última del cartel que contenga todas las modificaciones, disponible tanto en medios físicos como electrónicos, cuando así proceda […]”.

Por su parte el artículo 78 establece “Artículo 78.—Apertura de ofertas […] Cuando se acuda a la contratación por medios electrónicos, la Administración debe asegurarse que los sistemas utilizados garanticen la apertura de ofertas en la hora y fecha señalada y que una vez que se hubiese dado ese acto, se permita conocer las generalidades de las ofertas presentadas.”

El artículo 83 establece “Artículo 83.—Estudio de admisibilidad de ofertas […] Para facilitar ese estudio el órgano competente confeccionará un cuadro comparativo de análisis de las ofertas según su ajuste a las especificaciones del cartel y de sus características más importantes, el cual formará parte del expediente respectivo […]”

El artículo 140 indica “Artículo 140.—Uso de medios electrónicos […] Serán susceptibles de transmitirse por medios electrónicos entre otros los siguientes actos: publicidad de los planes de compra; registro de proveedores; las invitaciones a participar, la divulgación del cartel, objeciones, modificaciones y aclaraciones, recibir ofertas y sus aclaraciones, realizar prevenciones para que se subsanen defectos formales trascendentes, así como recibir la subsanación, comunicar los actos finales del procedimiento como la adjudicación, declaratoria de desierta, fase recursiva, así como la formalización contractual y su aprobación interna o refrendo, orden de compra o pedido. Todo lo anterior conformará el expediente electrónico [...]”

Con las disposiciones normativas se pretende asegurar la documentación mínima a contener el expediente electrónico del proceso de contratación administrativa, una vez realizada la fase preliminar, no obstante, en la verificación realizada esto no siempre se cumple, por cuanto se determinaron 80 trámites entre licitaciones públicas, abreviadas y contrataciones directas cuyo expediente electrónico no siempre contenía todos estos documentos.

En el caso de las licitaciones públicas esta situación se observó en los 5 trámites realizados por la Municipalidad de San José, dos de los cuales estaban en estado de análisis y dos en estado de firmeza, en cuyo expediente electrónico no se evidencia la recepción de ofertas, la elaboración del acta de apertura, el cuadro comparativo de ofertas y la Resolución de adjudicación según sea el caso. Un escenario similar se presentó con las licitaciones



abreviadas, para los 33 trámites que aparecen realizados por la Municipalidad de San José y los 5 realizados por el Teatro Nacional de Costa Rica. Licitaciones que son las mismas detalladas en el anexo 3.

Situación similar se determinó al analizar las contrataciones directas, ya que 6 de las instituciones analizadas, a saber la Municipalidad de la Unión (1), Ministerio de planificación Nacional y Política Económica (4), Teatro Nacional de Costa Rica (13), el Museo de Arte Costarricense (2), el Ministerio de Hacienda (6) y la Municipalidad de San José (11) presentaban dicha condición relacionada con poca evidencia en el expediente de la gestión realizada. Entre estos llama la atención seis trámites realizados por el Teatro Nacional de Costa Rica en donde no se adjunta ningún documento, colocando únicamente la siguiente leyenda. “Trámite oculto, por ser proveedor único”. El detalle de los resultados obtenidos están contenidos en el anexo 04, contenido en el CD que se adjunta al informe, por institución y número de trámite.

La condición encontrada potencializa el riesgo de que en el expediente electrónico no se esté dejando constancia de toda la documentación que respalda lo actuado por la administración durante la fase de adjudicación de la contratación administrativa y que asegura la transparencia del proceso seguido. También podría ser un indicio de que algunas instituciones están subutilizando el sistema, se lleve documentación parcial en expedientes físicos y electrónicos de las contrataciones administrativas que realiza.

2.4.3 Oportunidad de la inclusión de los documentos en el expediente electrónico

Al respecto el artículo 11 referente al expediente del RLCA indica que “Artículo 11.—Expediente. Una vez tramitada la decisión inicial, se conformará un expediente por la Proveeduría como unidad encargada de su custodia. Dicho expediente deberá estar debidamente foliado y contendrá los documentos en el mismo orden en que se presentan por los oferentes o interés.// La incorporación de los documentos al expediente no podrá exceder de dos días hábiles una vez recibidos por la Proveeduría. Para ello, la Administración, deberá adoptar las medidas necesarias a fin de cumplir la actualización del expediente. Las dependencias internas deberán remitir los estudios dentro de los dos días hábiles siguientes a su emisión […]” En el texto original no aparece subrayado.

Adicionalmente el párrafo tercero del artículo 140 referente al uso de los medios electrónicos, del RLCA, indica “Artículo 140.—Uso de medios electrónicos […] Serán susceptibles de transmitirse por medios electrónicos entre otros los siguientes actos: “ las invitaciones a participar, la divulgación del cartel, objeciones, modificaciones y aclaraciones, recibir ofertas y sus aclaraciones, realizar prevenciones para que se subsanen defectos formales trascendentes, así como recibir la subsanación, comunicar los actos finales del procedimiento como la adjudicación, declaratoria de desierta, fase recursiva, así como la formalización contractual y su aprobación interna o refrendo, orden de compra o pedido. Todo lo anterior conformará el expediente electrónico […]”

Con estas disposiciones se pretende garantizar la transparencia del proceso de contratación administrativa, el libre acceso y oportuno de la información contenida en el expediente electrónico, al incorporar al mismo todos los documentos que recibe físicamente la administración a más tardar dos días después de ser generado. No obstante en la verificación realizada en el expediente electrónico de las licitaciones públicas y abreviadas, realizadas por las instituciones analizadas se tiene que esto no siempre se cumple por un lado porque no se incluye del todo en el expediente como se detalló en el punto 2.4.1 del presente informe como tampoco por cuanto, si bien se incluyó en el expediente, no siempre se hizo dentro del plazo establecido por la Norma, ya que se determinaron 16 trámites que al analizar el plazo transcurrido entre la fecha de emisión que aparece en la solicitud de pedido y la que aparece en fecha de incorporación al expediente este podía variar entre 6 y 133 días hábiles, situación que se observó en algunos de los trámites realizados por el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica (1), el Instituto Sobre Alcoholismo y Farmacodependencia (11) y el Ministerio de Hacienda (4). Los resultados obtenidos se detallan en el anexo 05, contenido en el CD que se adjunta al informe, por institución y número de trámite.



Esta condición afecta la confiabilidad y oportunidad de la información que brinda el sistema CompraRED sobre el proceso de contratación administrativa para la toma de decisiones.

Respecto a este punto los funcionarios de la DGBCA manifestaron que básicamente este asunto obedece a una mala gestión de las instituciones en el manejo del Sistema, pero que era un asunto que debían revisar con detenimiento.

2.4.4 Sobre el plazo de recepción de ofertas y adjudicación

El artículo 58 del RLCA establece “Artículo 58. —Plazo de recepción de ofertas. Para la recepción de ofertas, el cartel deberá establecer el plazo mínimo, con indicación de la hora y fecha de vencimiento. Se entenderá que los días y horas son hábiles, de modo que así deberán computarse./Para las licitaciones públicas, aplicará el plazo mínimo de quince días hábiles establecido en el artículo 42 inciso f) de la Ley de Contratación Administrativa y para las licitaciones abreviadas, un plazo que no podrá ser menor a cinco días hábiles ni tampoco mayor a veinte días hábiles, salvo en casos muy calificados en que la Administración considere necesario ampliarlo, hasta el máximo de diez días hábiles adicionales, para lo cual deberá dejar constancia en el expediente, todo de conformidad con el artículo 45 de la citada Ley […]”

En adición el inciso b del artículo 9 del Reglamento para la utilización de compras Gubernamentales CompraRED establece “Artículo 9º—Cálculo de plazos del acto de apertura de ofertas. […] b) Si se trata de una licitación por registro que no requiere publicación en La Gaceta; de una licitación restringida, o de una contratación directa, será la comunicación al último de los potenciales oferentes invitados, la que determine el inicio del plazo [..”

Al respecto se determinaron los siguientes aspectos:

Sobre la imposibilidad material para poder calcular plazos

En el caso de las licitaciones públicas analizadas el plazo dado para la recepción de ofertas estaba por encima del mínimo indicado por la norma, salvo la licitación pública Nº 2012LN-000063-86300, elaborada por el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica, por cuanto en el expediente no contenía la información requerida para poder calcularlo. Por otra parte, en el caso de las licitaciones abreviadas, se debe aclarar que a 35 trámites, realizados por la Municipalidad de San José, no se les pudo determinar dicho plazo por cuanto en el expediente electrónico no constaba el acta de apertura u otro documento que hiciera constar la fecha efectiva en que se cerró la recepción de ofertas.

Una situación similar se determinó a 33 contrataciones directas realizadas por las siguientes instituciones: la Municipalidad de la Unión (1), el Ministerio de Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica (3), el Teatro Nacional de Costa Rica (14), el Museo de Arte Costarricense (1), el Ministerio de Hacienda (4) y la Municipalidad de San José (4), a las que tampoco se les pudo determinar el plazo dado por la administración para la recepción de ofertas. En el anexo 06, contenido en el CD que se adjunta al informe, se detalla por institución los trámites que no fue posible determinar el plazo dado por la administración para la recepción de ofertas.

Lo anterior, evidencia que no se dispone de controles automatizados que vengan a facilitar el seguimiento y control de la ejecución de este plazo por parte de las Proveedurías Institucionales o partes interesadas, situación que podría incidir en el control y seguimiento que se le da a los plazos de adjudicación de la contratación administrativa y eventual riesgo que alguno de los plazos consignado en el cartel no se cumplan, con lo cual se estaría afectando los indicadores de eficiencia y eficacia del proceso.

Respecto al plazo de adjudicación



Al respecto el Artículo 95 referente a la Adjudicación y readjudicación, del RLCA, indica “Artículo 95.—Adjudicación y readjudicación. La licitación deberá ser adjudicada dentro del plazo previsto en el cartel, que en ningún caso podrá ser superior al doble del plazo fijado para recibir ofertas […]”

Adicionalmente el Artículo 100. Referente a la Adjudicación y readjudicación de dicho Reglamento indica “Artículo 100.—Adjudicación y readjudicación. El acto de adjudicación deberá dictarse dentro del plazo establecido en el cartel, que no podrá ser superior al doble del fijado para recibir ofertas […])

A la luz de lo dispuesto por la normativa citada se procedió a verificar el plazo de adjudicación de los trámites realizados por las 10 instituciones analizadas, determinando que el mismo no siempre era posible determinarlo, por cuanto la información del expediente estaba incompleta. Por otra parte, cuando se ubicó la información en el expediente se determinaron 21 trámites, 6 licitaciones públicas, realizados por la Municipalidad de San José (3), Ministerio de Hacienda (1) y el Instituto Sobre Alcoholismo y Farmacodependencia (2), 9 licitaciones abreviadas asociadas al Museo de Arte Costarricense (2), Ministerio de Hacienda (3) y el Instituto Sobre Alcoholismo y Farmacodependencia (5) y 5 contrataciones directas asociadas al Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica, al Museo de Arte Costarricense, al Instituto de Desarrollo Profesional Uladislao Gómez Solano, al Ministerio de Hacienda y el Instituto Sobre Alcoholismo y Farmacodependencia, cuyo plazo de adjudicación era superior al esperado.

Adicionalmente, en los expedientes electrónicos de estos trámites no se constató que hubiera un documento que permitiera explicar porqué dicho plazo se había prolongado. En el anexo 07, contenido en el CD que se adjunta al informe, se detalla por institución y número de trámite la información correspondiente a estos 21 trámites.

Esta condición evidencia que en el expediente no consta toda la información que respalda las diferentes actuaciones realizadas por la administración y por otra parte podría estar, sin ninguna razón válida, atrasando el proceso, en perjuicio de la consecución de los objetivos institucionales y del interés público. Asimismo, viene en detrimento de la imagen institucional en relación con las actividades que realiza para mitigar este riesgo.

2.5 Sobre la calidad de la información

El artículo 86 del RLCA establece “Artículo 86.—Acto final. […] Si al concurso no se presentaron ofertas o las que lo hicieron no se ajustaron a los elementos esenciales del concurso, se dictará un acto declarando infructuoso el procedimiento, justificando los incumplimientos sustanciales que presenten las ofertas. //Si fueron presentadas ofertas elegibles, pero por razones de protección al interés público así lo recomiendan, la Administración, mediante un acto motivado, podrá declarar desierto el concurso. //Cuando la Administración, decida declarar desierto un procedimiento de contratación, deberá dejar constancia de los motivos específicos de interés público considerados para adoptar esa decisión, mediante resolución que deberá incorporarse en el respectivo expediente de la contratación. //Cuando se haya invocado motivos de interés público para declarar desierto el concurso, para iniciar un nuevo procedimiento, la Administración deberá acreditar el cambio en las circunstancias que justifican tal medida. //La declaratoria de infructuoso, de desierto o readjudicación deberá ser dictada por el mismo funcionario u órgano que tiene la competencia para adjudicar."

La norma 5.6 de las Normas de control interno para el Sector Público, establecen “5.6 Calidad de la información (…) deben asegurar razonablemente que los sistemas de información contemplen los procesos requeridos para recopilar, procesar y generar información que responda a las necesidades de los distintos usuarios. Dichos procesos deben estar basados en un enfoque de efectividad y de mejoramiento continuo […]”

No obstante lo indicado se determinó algunos aspectos susceptibles de ser mejorados los cuales se detallan seguidamente.

Trámites declarados desierto o infructuoso



A pesar de que la normativa es clara en indicar cuando un trámite debe ser declarado infructuoso y cuando desierto, en la verificación realizada se determinó que no siempre, los trámites que presentaban a una de estas instituciones, la justificación dada estaba acorde con las causales indicadas en la norma, por las razones que se indican seguidamente y que se detallan en el anexo 08, contenido en el CD que se adjunta al informe.

1. Trámites que fueron declarados desiertos en razón de que no se recibieron ofertas, por lo que el mismo debió ser declarado infructuoso.

2. Trámites declarados desiertos para subsanar errores en la confección del cartel.

3. Trámites declarados Desiertos justificando dicha declaración porque el trámite fue adjudicado y/o fue adjudicado a otro numero de trámite

4. Trámites declarados infructuosos, cuando en el Sistema CompraRED se evidencia que ya habían recibido por lo menos una oferta, por lo que debieron ser declarado desiertos. En la comunicación de resultados la Licenciada Patricia Navarro indica que esto si se puede dar en práctica.

5. Tramites declarados infructuosos para corregir datos de oferta, errores en la solicitud de pedido.

Esta situación no es del todo desconocida por la DGABCA, por cuando en el estudio que estaba realizando dicha Dirección en el segundo semestre del 2012 de otras instituciones, concuerdan con lo indicado. Al respecto se nos indica que una vez concluido el estudio se estarían dando las recomendaciones a las instituciones que están incurriendo en este tipo de inconsistencias12

Del Documento de Justificación

En 21 de los 24 trámites de contratación directa, en los cuales aparecía el documento de justificación, no se indicaban los motivos que habían sido considerados para llevar a cabo dichas contrataciones administrativas. Determinando que en lugar de esta información dicho documento en su título indicaba que era el “Cartel de contratación Directa….”, sin dar mayores detalles del bien o servicio a contratar y en el único párrafo que contenía se hace referencia a la LCA como el sustento legal utilizado para hacer el trámite excepcional, sin indicar explícitamente el artículo en que se fundamentan. Ver detalle en el anexo 9 contenido en el CD que se adjunta al informe, donde se detalla por número de trámite la información contenida en el encabezado y en el párrafo único.

La anterior genera el riesgo de que las actuaciones que realiza las instituciones no estén quedando debidamente documentadas y reflejadas en el sistema, situación que podría tener efectos adversos en el cumplimiento de la normativa y el principio de transparencia, que rigen los procesos de contratación administrativa. Asimismo muestra deficiencias conforme las instituciones están realizando ese proceso, en detrimento de las actividades de control se llevan a cabo para detectar, corregir y prevenir que se den estas situaciones.

2.6 Sobre los manuales de procedimientos

La norma 4.1 referente a las actividades de control de las Normas de Control Interno Para el Sector Público, indica que "el jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben diseñar, adoptar, evaluar y perfeccionar, como parte del SCI, las actividades de control pertinentes, las que comprenden las políticas, los procedimientos y los mecanismos que contribuyen a asegurar razonablemente la operación y el fortalecimiento del SCI y el logro de los objetivos institucionales. ... "

12 Correo Electrónico remitido por la jefatura del Departamento de Control y Supervisión de la DGABCA, 7 de diciembre de 2012. Asunto: Consulta sobre tramites declarados infructuosos o desiertos.



No obstante que la DGABCA en el segundo semestre del 2012 puso a disposición de los usuarios del Sistema CompraRED los siguientes 16 instructivos actualizados: Creación y aprobación de Solicitud de Pedido./Creación y aprobación de trámite de contratación./ Notificación o Publicación de trámite de contratación./Solicitud de aclaración./Enmienda al cartel./ Registro de oferta presencial./ Presentación de oferta electrónica./ Registro de acta de apertura./ Análisis de ofertas./ Solicitud de subsane./ Presentación de subsane./ Recomendación, adjudicación y firmeza./ Registro de contrato./Generación de orden de compra./ Procedimiento de Revocatoria o Insubsistencia./ Contratación Directa por excepción (Sin invitación), en la verificación realizada se determinaron algunos aspectos que son susceptibles de mejora, los que se detallan a continuación.

1. En la actualidad en el sistema se encuentran editados tanto los manuales de procedimientos actualizados (Link de ayudas y/o en el módulo Proveedores) como los no actualizados (Módulo de Capacitación), en donde los segundos, por su ubicación, son más accesibles para el usuario del Sistema.

2. Los nuevos instructivos pueden agrupar dos o más de los manuales contenidos en el módulo de Capacitación//Manuales de CompraRED 2.0 (desactualizados), como es el caso del instructivo relacionado con la Creación y Aprobación de Solicitud de Pedido, el cual condensa los siguientes manuales: creación, edición, finalización, sustitución, anulación y aprobación de un solicitud de pedido y/o el caso del procedimiento relacionado con la creación y aprobación de trámite de contratación, el cual agrupa los siguientes manuales: recomendación, adjudicación y firmeza y registro de contratos. No obstante, estos carecen de un índice de contenidos, la cual no permita ubicar en forma ágil cada tema en ellos tratado.

3. En la actualidad no se cuenta con todos los manuales técnicos de las funcionalidades del sistema en producción, los cuales, según se nos indica, van a ser generados por el Área de Operaciones Tecnológicas y de requerirlo con el apoyo de la empresa. En el oficio Nº AC-031-2012 del 11 de octubre de 2012, elaborado por la Administradora del Contrato y dirigido al Gerente del Proyecto de Mantenimiento del Sistema de CompraRED de la empresa se le indica lo siguiente "Antes de que se realicen los pases a producción, se deberá entregar un documento en el que se detallen los cambios técnicos realizados, para efectos de que puedan actualizarse los manuales. ..."

Las situaciones descritas generan el riesgo que los usuarios puedan seguir consultando los manuales desactualizados, con el agravante de no poder obtener una respuesta a la inquietud inicial, además viene a dificultar el uso pleno de las mejoras y nuevas funcionalidades incorporadas al Sistema, lo cual podría estar causando una subutilización del mismo. Adicionalmente, esta situación viene en detrimento de los programas de capacitación que eventualmente podría promover las diferentes instancias, independientemente a los suministrados por la DGABCA, como también con la consecución de los objetivos que esta Dirección pretendía lograr con la actualización de estos manuales.

La Licda. Patricia Navarro, indicó que respecto a los manuales se había hecho un esfuerzo en actualizarlos, también que se habría depurado gran cantidad de normativa, pero que iba a revisar en el Sistema lo referente para comprobar si lo indicado se mantenía.

2.7 Necesidad de mejorar las opciones de consulta y presentación de la información

Entre las sanas prácticas contenidas en COBIT, en materia de adquisición y mantenimiento de software aplicativo, se tiene la importancia de garantizar que la funcionalidad de automatización se desarrolle de acuerdo con las especificaciones de diseño, los estándares de desarrollo y documentación, los requerimientos de calidad y estándares de aprobación13.

13 Cobit 4.1.Marco de trabajo, objetivos de control, directrices gerenciales, modelos de madurez. 2007. IT Governance Institute. Objetivo de control AI2.7



Estos aspectos vienen a facilitar el uso del sistema para la ejecución de los procesos de contratación administrativa. No obstante, en la verificación realizada en el módulo de “Contrataciones” y de “Estadísticas” del sistema CompraRED, se determinaron algunas diferencias, las cuales pueden eventualmente hacer a uno de estos módulos más amigable, por las razones que se indican seguidamente:

Presentación de los parámetros utilizados para hacer una nueva consulta. Esto por cuanto al utilizar el módulo de contrataciones, proveedores y el de Estadísticas/consulta de indicadores de gestión, el usuario puede variar los parámetros ubicados sobre la ventana de resultados, pudiendo así realizar consultas secuenciales sin tener que volver a la pantalla inicial de búsqueda. No obstante, esto no es posible realizarlo en el Módulo de Estadísticas/cruce de variables, teniendo por lo tanto que volver a la pantalla de búsqueda inicial cada vez que requiere variar alguno de los parámetros seleccionados inicialmente.

Respecto a los link de avance rápido; Al realizar una consulta en el Sistema, los resultados de la misma se presentan en una ventana de 10 en 10 trámites. Debajo de esta ventana aparece una barra con los siguientes link (I<<,<<, 1, 2, 3, .., 11,>>, >>I), los cuales le permiten al usuario ver la información de alguna de las pantallas enumeradas, bien las siguientes pantallas o la última pantalla. Sin embargo, según el módulo utilizado para realizar la consulta, no siempre están todos a disposición del usuario, así por ejemplo en el caso del módulo de Estadísticas/Cruce de variables, solo se muestran los siguientes (<<, 1, 2, 3, …, 11, >>), mientras en el caso del módulo de Contrataciones y Proveedores se encuentran todos.

Imposibilidad de Exportar los resultados de la consulta. Actualmente el sistema tiene la limitante de no permitir exportar los resultados de la consulta a una hoja Microsoft Excel. Situación que lleva al usuario a tener que copiar la información desplegada en cada pantalla, para poder al final realizar el trabajo que pretendía hacer desde el inicio.

Error 404, Este error se presenta en el Módulo de Estadísticas/ Consulta cruce de variables, cuando por el número de trámites desplegado de la consulta realizada se necesita utilizar uno de estos link (1, 2, 3, … 11, >>) o una combinación de ellos, más de 18 veces seguidas, debiendo realizar nuevamente la consulta original para terminar de ver la información desplegada.

Datos presentados con diferente nombre, situación que se presentó al comparar la información que se le despliega al usuario en los siguientes dos campos “Código” y “Procedimiento” del Módulo de Contrataciones, con la desplegada con los campos “Nº de trámite” y “Tipo de Trámite” del Módulo Estadísticas, en donde la información indicada en los campos “Código” y “Nº de trámite” era la misma, como también era la mostrada en los campos “Procedimiento” y “Tipo de Trámite”.

Consultada al respecto la DGABCA indica que en “cuanto al módulo de estadísticas del sistema fue creado en el 2004 y desde esa fecha no se le han realizado mejoras sustanciales para obtener la información del sistema. Actualmente se trabajo con un comité para el análisis y mejora del modulo para implementar el desarrollo de una nueva herramienta que facilita la búsqueda de los indicadores de gestión institucional en cuanto a las contrataciones que se desarrollen…”.14

Lo anterior genera el riesgo de que algunos módulos puedan estar siendo subutilizados, como podría ser el caso del Módulo de Estadísticas/cruce de variables y en algunos casos requieren trámite manual, en parte por lo antes indicado, como también porque mucha de la información suministrada está contenida en la desplegada en el Módulo de Contrataciones, con la diferencia que este último además suministra información relacionada con la descripción del bien o servicio a contratar, la fecha de apertura, la fecha de la última actividad y los documentos contenidos en el expediente electrónico.




Por otra parte, la falta de uniformidad en la forma de designar los campos de los datos, junto con los otros aspectos enlistados, podrían inducir a quienes hacen uso del Sistema a no utilizarlo o utilizarlo parcialmente, esto por considerarlo confuso o poco amigable, esto a pesar del costo administrativo que conlleva, como también en la transparencia de los procesos de contratación administrativa iniciados en el Sistema.

2.8 Respecto a la integridad de la información.

El inciso a de la norma 1.4.4 inciso a), relacionada con la seguridad en las operaciones y comunicaciones de las Normas Técnicas para la Gestión y el Control de las Tecnologías de Información, Nº N-2-2007-CO-DFOE, de 7 de junio de 2007, indica “1.4.4 Seguridad en las operaciones y comunicaciones […] a. Implementar los mecanismos de control que permitan asegurar la no negación, la autenticidad, la integridad y la confidencialidad de las transacciones y de la transferencia o intercambio de información […]"

No obstante, en la verificación realizada se determinaron algunos aspectos susceptibles de ser mejorados en este tema, los cuales se puntualizados seguidamente:

I. Campos en Blanco; a pesar de la importancia de que los datos suministrados por el sistema sean lo más completos y exactos posibles, entre estos los relacionados con el número de la cédula de identidad y el nombre del usuario, esto no siempre se cumple. Por cuanto al consultar en el Sistema las siguientes cédulas de identidad 108550576, 1117000522 y 1117001298, el campo relacionado con el nombre del usuario aparecía en blanco. Por otra parte, una situación similar se presentó con la dirección de correo electrónico y la fecha de registro asociadas a la cédula de identidad número 108550576 que aparecen en blanco. Adicionalmente, se determinó que 14 trámites de contratación directa, el campo relacionado con la “fecha de publicación” de los mismos aparecía en blanco. Fecha que en principio estaría correspondiendo a la fecha y hora de la notificación del último proveedor invitado a participar en el concurso.15

Lo cual podría dificultar darle seguimiento al proceso de contratación administrativa, como sería el caso del plazo de recepción de ofertas y el de adjudicación del trámite.

En Anexo 10 se detalla por Institución los números de trámite en los cuales el campo de Fecha de publicación estaba en blanco.

II. Sobre la validez de los datos registrados; de la verificación realizada se determinaron algunos datos que no son validos, los cuales se detallan seguidamente así como las razones que privaron para indicar su no validez.

a) De la cédula de identidad, por cuanto una vez consultada la cédula de identidad Nº 1159100089 en la página Web Tribunal Supremo de Elecciones (TSE), se determinó que el mismo no aparece registrado en la base de datos de dicha institución, no obstante aparece registrada en el Sistema.

b) Del nombre de usuario; Por cuanto al consultar la cédula de identidad Nº 10862095 en la página Web del TSE, se determinó que ésta estaba asociada a Maureen Beatriz Cordero Fernández, no obstante en el Sistema CompraRED aparece asociada a "Perenceno de Tal".

Respecto a esta situación la DGABCA indica que se está depurando a nivel de sistema y que en muchos de los casos son creados por el mismo proveedor comercial. Además que el año pasado, se realizó una publicación

15 Artículo 9, inc. B del Reglamento de CompraRED, referente al cálculo de plazos del acto de apertura de ofertas, en que se indica “b) Si se trata de una licitación por registro que no requiere publicación en La Gaceta; de una licitación restringida, o de una contratación directa, será la comunicación al último de los potenciales oferentes invitados, la que determine el inicio del plazo.”



por los medios de comunicación nacional dando un plazo para que los proveedores comerciales actualizaran su información y de no hacerlo se procedería a retirar la misma del sistema. En esta línea se hace un esfuerzo a nivel de capacitación de proveedores comerciales para que actualicen sus datos periódicamente y además, se trabaja en mejoras a nivel del módulo de registro de proveedores para depurar la información existente.16

c) De la Fecha de publicación, por cuanto se determinaron cuatro contrataciones directas (2012CD-000018-99999; 2012CD-000157-00100, 2012CD-000169-00100, 2012CD-000011-00100) cuya fecha de publicación era 30 de diciembre de 1899.

Sobre este asunto el coordinador del Departamento de Operaciones Tecnológicas indicó que "... esto obedece a que al proceso le fue presentado una objeción al cartel o un recurso, por lo que el sistema (Versión 1 de CompraRED) de forma automática asignaba dicha fecha mientras se habilitaba nuevamente la apertura, en este momento el analista debía modificarla, sin embargo en estos casos no realizaron la actualización correspondiente.// Cabe indicar que esta inconsistencia fue corregida en la versión 2 de CompraRED." No obstante, una vez revisada la documentación contenida en el expediente electrónico asociada a cada uno de estos trámites no se pudo evidenciar la existencia de algún documento relacionado con una aclaración, recurso y/o subsane.

III. De la información contenida en el campo “Fecha de Trámite”; Por cuanto se determinó que los datos presentados en el campo fecha de trámite, módulo de Estadística /cruce de variables, no siempre suministraba la misma información, ya que en ocasiones mostraba solo la fecha y en otras mostraba tanto la fecha como la hora. Situación que se presentó al consultar los trámites realizados entre el 01 de enero al 31 de agosto del 2012 por las siguientes instituciones: Ministerio de Planificación y Política Económica, Fondo Nacional de Becas, Museo de Arte Costarricense, Instituto de Desarrollo Profesional Uladislao Gómez Solano, Ministerio de Hacienda e Instituto Sobre Alcoholismo y Fármaco Dependencia

IV. Lógica del proceso. El proceso de contratación administrativa que se automatiza en el sistema tiene un orden de las actividades que se deben realizar durante el proceso. Así por ejemplo se tiene inicialmente la publicación del cartel, la recepción de ofertas, la apertura de las ofertas, el análisis de ofertas, entre otros. No obstante esto, en la verificación realizada se encontraron 15 trámites en los cuales este orden no siempre se cumple por cuanto la fecha y hora de publicación del trámite es posterior a la fecha y hora de apertura. Por lo que no es claro cuando se recibieron las ofertas, al ser el plazo de recepción de ofertas negativo, situación que no está acorde con la lógica del proceso.

Situación que se observó en 6 de las instituciones analizadas, a saber: Ministerio de Planificación y Política Económica (4), el Museo de Arte Costarricense (3), el Fondo Nacional de Becas (3), el Instituto de Desarrollo Profesional Uladislao Gómez Solano (2), Ministerio de Hacienda (1) y el Instituto sobre Alcoholismo y Farmacodependencia (2). El detalle por institución y número de tramite constan en el anexo 11 contenido en el CD adjunta al informe.

Las situaciones descritas generan el riesgo, de que algún usuario no válido ingrese al sistema, hecho que dependiendo del perfil asignado podría eventualmente vulnerar el sistema, por otra parte genera la incertidumbre de si la lista de proveedores contenida en el sistema se está actualizando periódicamente. Asimismo, se genera el riesgo de no poder incorporar controles automatizados dirigidos a generar alertas al encargado del trámite con el fin de facilitarle el seguimiento del vencimiento de los plazos de recepción de ofertas, de adjudicación, entrega de bienes, entre otros.




Por último, el hecho de que no siempre el nombre de los archivos cargados al Sistema reflejan claramente la información que estos contienen, genera la interrogante si éste es un parámetro válido para indicar que toda la información que respalda en proceso seguido esta completa, lo cual eventualmente podría conllevar a la pérdida de validez y oportunidad de la información consignada en el Sistema así como su valor de uso.

3. CONCLUSIONES

3.1 De acuerdo con la LCA y su Reglamento todas las Instituciones que utilicen el Sistema de Compras Gubernamentales, deben divulgar su programa de adquisiciones y sus modificaciones en el mismo, no obstante dicha normativa no siempre se está cumpliendo en tal sentido, por cuanto 5 de las 10 instituciones analizadas, a saber: el Museo de Arte Costarricense, el Teatro Nacional de Costa Rica, la Municipalidad de San José, la Municipalidad de la Unión y la Dirección Nacional de Notariado, no tenían publicado sus programas de adquisiciones en el Sistema. Ver punto 2.1 del presente informe

3.2 Entre las características que debe contener toda información para ser acreditada como confiable es estar libre de errores y omisiones, no obstante, en la verificación realizada del Sistema de Compras no siempre cumplía dicha condición, por cuanto según el medio utilizado para realizar la consulta, el número de trámites realizados por una institución o en el Sistema podía variar mínimo en dos trámites, según la fuente de información consultada. Ver punto 2.2 del presente informe.

3.3 En el Sistema de Compras Gubernamentales no se está empleando un consecutivo numérico irrestricto que permita conocer la cantidad de trámites realizados por institución en un periodo, dado que éste no siempre está completo por cuanto en la verificación realizada se determinaron saltos en la numeración en los trámites de 5 de las instituciones analizadas, a saber: Municipalidad de San José, Fondo Nacional de Becas, Teatro Nacional de Costa Rica, Instituto Sobre Alcoholismo y Fármaco dependencia y el Museo de Arte Costarricense, situación que genera debilidad en el sistema de control de los trámites de contratación efectuados. Ver punto 2.3 del presente informe

3.4 El proceso de contratación administrativa según como se establece en la LCA y su Reglamento se puede dividir en tres fases a saber: fase previa o de planificación, fase de adjudicación, y de ejecución, en donde en cada una de ellas se establece la información mínima que debe contener el expediente de la contratación, sin embargo, existen aspectos de control que requieren mejora, a saber.

a) En la fase preliminar se determinaron más de 81 trámites, entre licitaciones públicas, abreviadas y contrataciones directas, asociadas a 8 de las instituciones analizadas cuyos expedientes electrónicos no constaba información de esta fase. No obstante, en aquellos trámites en que se determinó la misma aparecía consolidada en la solicitud de pedido, la cual era omisa en indicar si la administración iba a contar con el recurso humano e infraestructura necesarias para verificar el objeto contractual.

b) Fase de adjudicación: se determinaron más de 80 trámites asociados a 6 de las instituciones analizadas, en cuyos expediente electrónico no consta, según el tipo de trámite realizado la documentación indicada por la norma o la mínima que respalde lo actuado por la administración, a saber: el cartel o el documento de trámite, las ofertas recibidas, el acta de apertura de ofertas, el análisis de ofertas entre otros documentos.

c) Como parte de las últimas modificaciones realizadas al RLCA está la de haber establecido un plazo máximo de dos días hábiles para que la administración incorpore al expediente una vez que es recibida en la proveeduría, no obstante, se determinaron 16 trámites cuyo plazo era superior a los dos días hábiles indicados en el RLCA, variación que podía ser de 3 o 133 días hábiles, sin que en el expediente existiera un documento que justificara dicha prórroga.



d) Todo trámite de contratación administrativa tiene establecido un plazo mínimo para la recepción de ofertas el cual está establecido en el RLCA, no obstante, no en todos los tramites se puede verificar el cumplimiento del mismo, lo que se evidenció con la determinación de más de 60 trámites entre licitaciones abreviadas y contrataciones directas, asociadas a cinco de las instituciones analizadas en las cuales no se logró determinar por cuanto el expediente no tenía toda la información requerida para calcularlo, situación que afecta el cálculo del plazo de adjudicación y la determinación de la prorroga si corresponde.

e) Por otra parte otro plazo importante a controlar en esta fase es el plazo de adjudicación, el cual en principio está indicado expresamente en el cartel o lo hace de forma indirecta tomando como referencia el plazo de recepción de ofertas, no obstante, en la verificación realizada se determinaron 14 trámites cuyo plazo de adjudicación era superior al indicado en el cartel, asociados a seis de las instituciones analizadas, sin encontrar ningún documento en dichos expedientes que justifiquen dicho atraso en el plazo de adjudicación en contraposición de lo establecido en el cartel y en la normativa vigente al respecto.

Ver punto 2.4 del presente informe.

3.5 La normativa contenida en el RLCA y en las normas establecen cuáles condiciones debe reunir un trámite para ser declarado infructuoso o desierto, como también las características que debe contener un documento para considerarse de calidad, no obstante, se determinaron algunos aspectos susceptibles de mejora según se detalla seguidamente.

a) Existen 17 trámites en los cuales la justificación dada para declarar el trámite desierto o infructuoso no corresponde exactamente con lo indicado en la norma, en donde algunos trámites declarados infructuosos según la justificación dada debieron declararse desiertos y viceversa.

b) Existen 21 trámites en que la información contenida sobre justificación de la adquisición de bienes o servicios es poco clara, o por otra parte indica ser el cartel pero no detalla el bien o servicio a contratar ni las condiciones en que se va a llevar dicho proceso y tampoco la justificación es precisa del artículo en que se fundamento para realizar el trámite de contratación administrativa excepcional.


3.6 La DGABCA ha realizado esfuerzos para actualizar y poner a disposición de los usuarios del Sistema los manuales de procedimientos de usuario del Sistema de CompraRED, no obstante, dicho esfuerzo se ve minimizado por cuanto en la actualidad se encuentran en el Sistema tanto los actualizados como los desactualizados, y los segundos están ubicados en un lugar más accesible o visible para los usuarios induciendo a error en su consulta. Ver punto 2.6 del presente informe.

3.7 Las sanas prácticas señalan la importancia de mantener las especificaciones de diseño y los estándares de desarrollo a la hora de introducir una nueva funcionalidad en el Sistema, no obstante, en el Sistema de Compras Gubernamentales, no siempre se cumple por cuanto se determinaron algunos aspectos que se indican a continuación.

a) En el Sistema se tienen por lo menos dos formas diferentes para presentar los parámetros utilizados para realizar la consulta, en donde por un lado se tiene una opción muy flexible en el Módulo de Contrataciones y una muy rígida en el Módulo de Estadísticas/Cruce de variables.

b) La barra de resultados ubicada debajo de la ventana de resultados, dependiendo del módulo utilizado puede presentar más o menos link (I<<,<<, 1, 2, 3, .., 11,>>, >>I), para ver la pantalla deseada, las siguientes o la



última, siendo más completa la presentada en el Módulo de Contrataciones y Proveedores con respecto a la presentada Módulo de Estadísticas/Cruce de variables, el cual resulta ser más limitado.

c) Exista en el sistema la posibilidad de exportar el resultado de la búsqueda a una hoja Microsoft Excel, en la práctica dicha opción esta inhabilitada, lo que hace imposible transferir el los datos de la consulta a otros medios para diferentes efectos.

d) La presencia del error 404, el cual junto con lo indicado en el punto anterior constituyen una de las mayores limitantes que tiene el usuario para poder recopilar manualmente la información, cuando la cantidad de tramites enlistados es muy grande.

e) Existencia de campos que le despliegan la misma información al usuario pero que sin embargo, según el módulo utilizado se nombran diferente, como es el caso del campo “Código” del Módulo de Contrataciones y el de “Nº de trámite” del Módulo de Estadísticas, situación que también se determinó para los campos “Procedimiento” y “Tipo de Trámite” para dichos módulos respectivamente.

Ver punto 2.7 del presente informe

3.8 En la Integridad de la información del Sistema de Compras Gubernamentales hay situaciones que requieren mejorarse por cuanto se encontró lo siguiente.

a) Existen campos en blanco relacionados con el nombre del usuario y la fecha de publicación del trámite. b) Existen datos inválidos, relacionados con la cédula de identidad, el nombre del usuario y la fecha de publicación. c) Los datos presentados al usuario en el campo “Fecha de Trámite”, Módulo de Estadísticas/Cruce de variables, no siempre muestran la misma información ya que se determinó que en ocasiones se indica la fecha y hora y en otras ocasiones solo se indica la fecha. d) En 15 trámites el plazo de recepción de ofertas era negativo, lo cual va en contra de la lógica del proceso, donde primero se reciben las ofertas para posteriormente en la apertura abrir las mismas.


4. RECOMENDACIONES

A la Directora de la DGABCA para que de acuerdo con la competencia del órgano rector del sistema de Administración de Bienes y Contratación Administrativa realice lo siguiente.

4.1 Las gestiones pertinentes a fin de asegurar que todas las instituciones, bajo su ámbito de acción, cumplan con la disposición normativa contenida en la LCA y en el RLCA referente a la publicación de sus programas de adquisiciones, para brindar mayor transparencia del proceso. Ver punto 3.1 del presente informe.

4.2 Dar seguimiento al requerimiento planteado para que la información que se genere por medio del Sistema, indiferentemente del medio utilizado de consulta sea consistente, y garantice la confiabilidad de la información y su valor de uso. Ver punto 3.2 del presente informe

4.3 Revisar que las mejoras del sistema no permita que los usuarios puedan variar el número del consecutivo propuesto por el Sistema, a fin de que dichos consecutivos reflejen el número de trámites realizados por las instituciones en las diferentes modalidades de compra. Ver punto 3.3 del presente informe



4.4 Mejorar la información contenida en el expediente electrónico de contratación en el Sistema en los siguientes aspectos:

4.4.1. Los trámites realizados en el Sistema contenga en su expediente electrónico los documentos ó la información del proceso de contratación administrativa, según lo dispuesto en la LCA y su Reglamento referente a los requisitos previos y al principio de publicidad.

4.4.2. Garantizar, por tipo de trámite, la información mínima a contener el expediente electrónico a fin de dejar debidamente documentada la gestión realizada por la administración en apego a lo normado en los siguientes artículos 10, 78, 83 y 140 RLCA.

4.4.3. Se incorpore al expediente electrónico a más tardar dos días hábiles después de recibida la información que le llega a las diferentes proveedurías respecto a los trámites que realiza, en apego a lo dispuesto en el artículo 11 del RLCA y para que el mismo contenga en forma oportuna la información necesaria para calcular el plazo de recepción de ofertas y de adjudicación.

4.4.4. Se asegure el cumplimiento del plazo de adjudicación por parte de las diferentes instituciones, a fin de evitar que el mismo se extienda más allá de lo establecido, de no existir una razón válida de prórroga.

Ver punto 3.4. del presente informe.

4.5 Asegurar la calidad de la información contenida en los diferentes documentos adjuntos al expediente electrónico, que permiten aseverar sobre las acciones realizadas por la administración en relación con la declaración de un trámite desierto, infructuoso, o la justificación estén apegadas a la normativa que las regula contenidas en el RLCA. Ver punto 3.5 del presente informe

4.6 Ubicar en el Sistema de Compras Gubernamentales únicamente los manuales de procedimientos actualizados, de manera tal que el usuario sólo pueda consultar éstos. Ver punto 3.6 del presente informe.

4.7 Revisar y valorar los aspectos enunciados en el punto 2.7 del presente informe relacionados con la forma en que se están presentando los parámetros de búsqueda y los link contenidos en la barra de búsqueda en cada módulo del Sistema; la posibilidad real de exportar los resultados de la búsqueda a una hoja de Microsoft Excel; que en el módulo de estadísticas se puedan ver de forma seguida los resultados de la búsqueda que contienen más de 18 pantallas sin que aparezca el error 404, a fin de estandarizar las facilidades que cada módulo pone a disposición del usuario, como también para hacer más amigable el sistema de Compras Gubernamentales. Ver el punto 3.7 del presente informe

4.8 Girar las instrucciones pertinentes a fin de asegurar la integridad de la información contenida en la base de datos del Sistema de compras Gubernamentales evitando situaciones como las siguientes: campos claves en blanco, información no válida o que no siempre se indique la misma información en un campo determinado. Asimismo, el Sistema reproduzca la lógica del proceso seguido por la administración durante la gestión de una contratación administrativa. Ver el punto 3.8 del presente informe.

Con base en lo anterior, se le solicita respetuosamente, proceder en lo que corresponda, conforme con el artículo 36 de la Ley 8292 Ley General de Control Interno, y la aplicación del Manual para la atención de informes de la Contraloría General de la República y de la Dirección General de Auditoría Interna, y comunicar a esta Dirección la decisión que se tome al respecto dentro del plazo de 10 días hábiles establecido en el citado artículo, y se ordene a la directora de la DGABCA presentar en un plazo razonable el plan de acción que se defina para la implementación efectiva de lo recomendado.



___________________________Juan Carlos RamirezProfesional de Auditoría Interna

Este Estudio fue supervisado por la Lic. Sonia Gin Lun.Coordinadora de Auditoría Área de Egresos

Estudio Nº 023-2012


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