Abg. Johanna Muguerza Lizarzábal. Borges & Lawton Professional Consulting Marzo, 2009.
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES...
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UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES” A FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORÍA, CPA TESIS PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERO EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS, CPA. TEMA: SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y GESTIÓN DE INVENTARIOS EN LA EMPRESA LUBRITECNIC CÍA. LTDA. EN LA PROVINCIA DE SANTO DOMINGO DE LOS TSA’CHILAS. AUTOR: FERNANDO PATRICIO MUGUERZA LEON ASESOR: M.B.A. LEONARDO CARRIÓN HURTADO SANTO DOMINGO – ECUADOR 2015
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UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES”
A
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORÍA, CPA
TESIS PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERO EN
CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS, CPA.
TEMA: SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y GESTIÓN DE INVENTARIOS EN
LA EMPRESA LUBRITECNIC CÍA. LTDA. EN LA PROVINCIA DE SANTO
DOMINGO DE LOS TSA’CHILAS.
AUTOR: FERNANDO PATRICIO MUGUERZA LEON
ASESOR: M.B.A. LEONARDO CARRIÓN HURTADO
SANTO DOMINGO – ECUADOR
2015
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTONOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
CERTIFICADO DEL ASESOR
Yo, Leonardo Carrión Hurtado, en calidad de Asesor de Tesis, designado por disposición
del Rectorado de UNIANDES, certifico que el estudiante FERNANDO PATRICIO
MUGUERZA LEON, egresado de la Carrera de Contabilidad Superior y Auditoría CPA, ha
cumplido con su Trabajo de Tesis, con el Tema: “SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Y GESTIÓN DE INVENTARIOS EN LA EMPRESA LUBRITECNIC CÍA. LTDA.
EN LA PROVINCIA DE SANTO DOMINGO DE LOS TSA´CHILAS”, quien ha
cumplido con todos los requerimientos exigidos por la universidad, por lo que se aprueba la
misma para su defensa.
Es todo cuando puedo decir en honor a la verdad, facultando al interesado hacer uso de la
presente así como también se autoriza la presentación para la evaluación por parte del jurado
respectivo.
Atentamente,
Leonardo Carrión. MBA.
ASESOR DE TESIS
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTONOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
DECLARACIÓN DE AUTORÍA DE TESIS
Yo, FERNANDO PATRICIO MUGUERZA LEON, declaro que los resultados obtenidos
en la investigación que presento, como proyecto final, previo a la obtención del Título de
Ingeniera Contabilidad Superior, Auditoría y Finanzas CPA., cuyo tema es “SISTEMA DE
CONTROL INTERNO Y GESTIÓN DE INVENTARIOS EN LA EMPRESA
LUBRITECNIC CÍA. LTDA. EN LA PROVINCIA DE SANTO DOMINGO DE LOS
TSA´CHILAS”, son exclusivamente auténticos y personales.
En tal virtud, expreso que el contenido, las conclusiones y los efectos legales y académicos
que se desprenden del trabajo propuesto, son de exclusiva responsabilidad de la autora.
Atentamente,
Fernando Patricio Muguerza León
AUTOR DE LA TESIS
NOTA DE ACEPTACIÓN.
------------------------------------------------------
Firma del Presidente del Jurado.
------------------------------------------------------
Firma del Oponente.
------------------------------------------------------
Firma del Jurado.
DEDICATORIA.
La presente tesis está dedicada a todas aquellas personas que han sido ejemplo y guía
fundamental en mi vida, las mismas que día a día han alimentado mi alma con optimismo y
mi pensamiento con ideas triunfadoras incentivándome en todo momento a no decaer y salir
victorioso.
A mi familia, en especial a mis padres Muguerza Yimmy y León María Teresa, quienes con
su inmenso amor, sacrificio y esfuerzo han sabido guiarme y apoyarme siempre.
A mí querida esposa quien ha sido un apoyo incondicional, y gracias a ella y el respaldo de
mis padres me encuentro finalizando esta etapa de mi vida.
A mis hermanas que de una u otra manera me han sabido aconsejar y guiar mis pasos desde
niño, a quienes adoro y admiro mucho.
De la misma manera, se la dedico a mi DIOS quien me dio la oportunidad de ser muy feliz
al contar con una familia que vale mucho más que cualquier otra cosa en el mundo y que
con sus bendiciones me ha brindado salud para continuar en el cumplimiento de mis metas.
Fernando.
AGRADECIMIENTO.
A Dios, por darme la sabiduría, fuerza y salud necesaria para cumplir cabalmente esta etapa
de mi vida y encaminarme hacia una nueva.
A mis Padres, por la formación que me brindaron a fin de llegar a ser un profesional, por su
apoyo incondicional que han mantenido conmigo desde mi existencia, y por el tiempo que
me han sabido entregar para sembrar en mí valores que toda mi vida los voy a aplicar.
Al propietario de la empresa Lubritecnic Cía. Ltda., Marco Sarango Luna, quién me brindó
la información y ayuda necesaria sobre la empresa a fin de culminar mi etapa universitaria.
A mi Director de Tesis M.B.A., Leonardo Carrión Hurtado quien impartió los
conocimientos necesarios para el desarrollo mi tesis y por el tiempo brindado como
profesional y amigo.
A todos aquellos profesores que desde mi infancia supieron cultivar en mí una persona de
bien, ya que no solamente me han formado profesionalmente, sino también me impartieron
experiencias de vida y me apoyaron en momentos difíciles.
A mis amigos y compañeros que de una u otra manera fueron ejes fundamentales en la
realización de esta tesis.
Fernando.
ÍNDICE DE CONTENIDOS.
PORTADA
CERTIFICADO DEL ASESOR
DECLARACIÓN DE AUTORÍA DE TESIS
DEDICATORIA.
AGRADECIMIENTO
ÍNDICE DE CONTENIDOS.
RESUMEN EJECUTIVO.
EXECUTIVE SUMMARY.
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................. 1
CAPÍTULO I
1.MARCO TEÓRICO. .......................................................................................................... 7
1.1. ORIGEN Y EVOLUCIÓN DEL OBJETO DE INVESTIGACIÓN. .............................. 7
1.2. ANÁLISIS DE LAS DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS INVESTIGACIÓN. ..... 7
1.2.1.Contabilidad. ................................................................................................................. 7
1.2.1.1. Importancia de la Contabilidad. ................................................................................ 8
1.2.2. Auditoría. ..................................................................................................................... 9
1.2.2.1. Técnicas y procedimientos de auditoría. ................................................................... 9
1.2.2.2. Objetivos de la auditoria ......................................................................................... 11
1.2.2.3. Normas de auditoría generalmente aceptadas. ........................................................ 11
1.2.2.3.1. Procesos de auditoría. .......................................................................................... 14
1.2.3. Sistema de Control Interno. ....................................................................................... 17
1.2.3.1. Objetivos del Control Interno. ................................................................................ 18
1.2.3.2. Modelos de control interno ..................................................................................... 19
1.2.4.Gestión de Inventarios. ............................................................................................... 23
1.2.4.1.Objetivos de la gestión de inventarios. ................................................................... 23
1.2.4.2.Importancia. ............................................................................................................. 23
1.2.4.3.Costos de la gestión de inventarios. ......................................................................... 24
1.2.4.4.Inventarios. .............................................................................................................. 24
1.2.3.5.1Tipos de inventarios. .............................................................................................. 25
1.2.3.5.2 Costo de los inventarios. ....................................................................................... 25
1.2.3.5.2. Métodos de Valuación de inventarios. ................................................................ 26
1.2.3.6. Métodos para la Gestión de Inventarios. ................................................................ 27
1.2.3.6.1. Sistema ABC. ....................................................................................................... 28
1.2.3.7. Indicadores de inventarios. ..................................................................................... 28
1.2.3.7.1. La Rotación de Inventarios. ................................................................................. 28
1.2.3.7.2. Plazo de los stocks. .............................................................................................. 29
1.2.3.7.3. Rentabilidad sobre la Inversión. .......................................................................... 29
1.3. VALORACIÓN CRÍTICA DE LOS CONCEPTOS PRINCIPALES DE LAS
DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS SOBRE EL OBJETO INVESTIGADO. ............. 30
1.4. CONCLUSIONES PARCIALES. ................................................................................ 31
CAPÍTULO II
2.MARCO METODOLÓGICO........................................................................................... 32
2.1.CARACTERIZACIÓN DE LA EMPRESA EN EL CONTEXTO INSTITUCIONAL. 32
2.2. PROCEDIMIENTO METODOLÓGICO. .................................................................... 32
2.2.1. Modalidad de la Investigación. .................................................................................. 33
2.2.2 Tipos de Investigación. ............................................................................................... 33
2.2.2.1. Investigación de campo. ......................................................................................... 33
2.2.2.2. Investigación bibliográfica documental. ................................................................. 34
2.2.3. Población y Muestra. ................................................................................................. 34
2.2.3.1. Población. ............................................................................................................... 34
2.2.3.2. Muestra. .................................................................................................................. 34
2.2.4. Métodos, Técnicas e Instrumentos. ............................................................................ 34
2.2.4.1. Métodos. ................................................................................................................. 35
2.2.4.1.1. Método analítico – sintético. ................................................................................ 35
2.2.4.1.2. Método Inductivo – Deductivo. ........................................................................... 35
2.2.4.1.3.Método Descriptivo. ............................................................................................. 35
2.2.4.2. Técnicas de investigación. ...................................................................................... 36
2.2.4.2.1.Entrevista. ............................................................................................................. 36
2.2.4.2.2. Encuesta. .............................................................................................................. 36
2.2.4.2.3. Observación directa. ................................................................................ 36
2.2.4.3. Instrumentos. ........................................................................................................... 36
2.2.4.3.1. Cuestionario de encuesta. .................................................................................... 36
2.2.4.3.2. Guía de entrevista. ............................................................................................... 37
2.2.5. Interpretación de Resultados. ..................................................................................... 37
2.2.5.1. Entrevista al Sr. Marco Sarango Luna. ................................................................... 37
2.2.5.2. Análisis e interpretación de datos de las encuestas aplicadas al personal de la
empresa Lubritecnic Cía. Ltda. ............................................................................................ 39
2.3.VERIFICACIÓN DE LA IDEA A DEFENDER. .......................................................... 41
2.4. PROPUESTA DE LA INVESTIGACIÓN ................................................................... 42
2.5. CONCLUSIONES PARCIALES. ................................................................................ 42
CAPÍTULO III
3.MARCO PROPOSITIVO. ................................................................................................ 44
3.1.TÍTULO DE LA PROPUESTA: SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y LA GESTIÓN
DE INVENTARIOS EN LA EMPRESA LUBRITECNIC CÍA. LTDA. ............................ 44
3.2.DESARROLLO DE LA PROPUESTA. ........................................................................ 44
3.2.1. Justificación. .............................................................................................................. 44
3.2.2. Objetivo General. ....................................................................................................... 45
3.2.2.1. Objetivos específicos. ............................................................................................. 45
3.2.3. Propuesta .................................................................................................................... 45
3.2.3.1. Evaluación del Control Interno. .............................................................................. 45
3.2.3.1.3. Comunicación de resultados ................................................................................ 54
3.2.3.2. Gestion de inventarios. ........................................................................................... 98
3.3. VALIDACION DE LA PROPUESTA. ...................................................................... 101
3.4. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES. ......................................................... 101
3.4.1. Conclusiones. ........................................................................................................... 101
BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................... 103
INDICE DE GRAFICOS
Grafico 1: NAGAS .............................................................................................................. 12
Grafico 2: Estructura orgánica ............................................................................................. 47
Grafico N° 3: Organigrama propuesto. ................................................................................ 65
INDICE DE CUADROS
Cuadro 1: Modelos de control interno ................................................................................. 19
Cuadro 2: Componentes del Control Interno. ...................................................................... 20
Cuadro 3: Población de Lubritecnic Cía. Ltda. ................................................................... 34
Cuadro 4: Tabulación de Resultados ................................................................................... 39
Cuadro 5: Tiempo estimado de ejecución del trabajo .......................................................... 51
Cuadro 6 : Matriz de recomendaciones ............................................................................... 60
Cuadro 7: Indicadores .......................................................................................................... 15
INDICE DE ANEXOS
ANEXO1: CARTA DE APROBACIÓN DEL PERFIL
ANEXO2: CARTA DE AUTORIZACIÓN.
ANEXO3: ENCUESTA A CLIENTES INTERNOS
ANEXO4: GUIA DE LA ENTREVISTA.
ANEXO5: REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO
ANEXO6: FOTOS
RESUMEN EJECUTIVO.
El Control Interno favorece a la seguridad del sistema contable que se utiliza en la empresa,
fijando y evaluando los procedimientos administrativos, contables y financieros, revela las
irregularidades, errores u omisiones y defiende la solución probable, evaluando todos los
niveles de autoridad, la administración del personal, los métodos y sistemas contables.
Como es de saber, la razón de ser de toda empresa comercial, es la compra y ventas de bienes
y servicios, de aquí viene la importancia del manejo de inventario por parte de la misma,
éste manejo contable permitirá a la empresa mantener un control eficiente del inventario, así
como obtener como resultado un estado confiable de la situación económica de la empresa.
Se hizo un diagnostico la situación actual de la empresa Lubritecnic Cía. Ltda., de los
procedimientos del control interno de los inventarios, a través de la aplicación de técnicas,
herramientas y observación directa, a los análisis y registros y desde luego, aplicando la
encuesta a los clientes internos, además realizar la entrevista al propietario del
establecimiento, para así evidenciar el problema planteado.
La presente investigación, muestra, el diseño de un modelo de Sistema de Control Interno y
Gestión de inventarios en Lubritecnic Cía. Ltda., en el cual se detallan los parámetros,
políticas, procedimientos, ya que actualmente dichos instrumentos o no existen o son
deficientes, por lo que son necesarios para mejorar la adecuada gestión de inventarios.
EXECUTIVE SUMMARY.
The Internal Control security favors the accounting system used in the business, setting and
evaluating the administrative, accounting and financial procedures reveals irregularities ,
errors or omissions and defends the likely solution , evaluating all levels of authority ,
administration personnel , methods and accounting systems.
As you know the reason for any commercial enterprise is the buying and selling of goods
and services, here comes the importance of inventory management by the same, this
accounting management allows the company to maintain an efficient inventory control, as
well as to obtain reliable results in a state of the economic situation of the company.
A diagnosis is made the current situation of the company Lubritecnic Cía. Ltda. , procedures
of internal control of inventories through the application of techniques, tools and direct
observation, analysis and records and of course , using the survey to internal customers and
the interview the owner of the accommodation in order to highlight the problem posed.
This research shows the design of a model of the Internal Control System and Inventory
Management in Lubritecnic Cía. Ltda. in which the parameters, policies, procedures, and
such instruments currently lacking or deficient detailed, so are needed to improve good
inventory management.
1
INTRODUCCIÓN.
Antecedentes de la investigación.
La aplicación de un Sistema de Control Interno ha adquirido especial importancia en los
últimos años y se han ido incrementando sus ámbitos de aplicación, en la medida en que el
crecimiento de la empresa ha hecho que haya un distanciamiento por parte de los
propietarios, en el control diario, de las operaciones que se producen en la empresa.
En una empresa dedicada a la comercialización de varios productos es importante tener un
adecuado Sistema de Control Interno para garantizar una buena organización, pues ayuda a
salvaguardar los bienes y hace confiable los registros y resultados de la Contabilidad, que
son indispensable para tener una información clara y precisa para la buena marcha de la
empresa.
Un Sistema de Control Interno bien planificado y ejecutado eficientemente puede brindar,
las pruebas necesarias para evidenciar la ocurrencia de anormalidades e irregularidades.
En Lubritecnic Cía. Ltda., no se han realizado trabajos investigativos anteriores con respecto
al Modelo de Sistema de Control Interno, sin embargo realizando una investigación en la
Universidad “UNIANDES” de Santo Domingo, se ha verificado que existen trabajos de
investigación relacionados sobre el Modelo del Sistema de Control Interno e Inventarios, así
descritas existen varias que a continuación detallo los temas:
Diseño de un manual para control interno de Inventarios de Materiales Eléctricos en
la empresa DISMAELEC, Santo Domingo, Tlga. Tixe Villa Marcia y Tlga. Untaña
Casa Miriam, Álvarez Juan M.B.A., 2008.
Sistema de control de inventarios para mejorar la logística y gestión de la empresa
"COVERTOSA COVERTURA TOTAL S.A." sucursal Santo Domingo, Tlga.
Cevallos Quito Mónica y Tlgo. Carrillo Patricio Álvarez Juan M.B.A., 2008.
2
Este trabajo investigativo se lo realiza basándose en fundamentos científicos de una
bibliografía actualizada, es un documento inédito y original del autor de la tesis.
Planteamiento del problema.
La empresa Lubritecnic Cía. Ltda., dedicada a la compra y venta de llantas, filtros, además
de ser distribuidor exclusivo en la región de productos lubricantes Castrol, está ubicada en
la ciudad de Santo Domingo de los Tsa’chilas en el km 4 de la vía Quevedo, pertenece al Sr.
Marco Adarlicio Sarango Luna, las actividades en la empresa iniciaron el 9 de junio del
2009.
Una vez realizado un examen previo a la empresa se determinó que posee una información
del inventario deficiente y poco confiable que se ha podido evidenciar por lo siguiente:
La empresa carece de manuales por lo que se hace difícil la tarea de controlar los
procedimientos que se tienen que realizar con la mercadería como son la compra,
venta, devolución en compras, devolución en ventas, ingreso de mercadería sin
factura y/o guía de remisión, venta de productos sin stock, entre otros, lo que provoca
que no exista una información real de los productos.
El desconocimiento de la rotación del producto que ocasiona el estancamiento de
ciertos productos que se tiene en stock por demasiado tiempo, esto produce perdidas
en la empresa ya que el capital invertido esta mercadería no se le da movimiento, por
lo que no se producen ingresos por las ventas.
Si la empresa prosigue con todos estos problemas antes mencionados, seguirá existiendo
pérdidas para la organización, y no tendrá una buena administración de todos los recursos
que posee.
Formulación del problema.
¿Cómo mejorar la eficiencia y confiabilidad de los procesos en el área de inventarios en la
empresa Lubritecnic Cía. Ltda.?
3
Delimitación del problema.
En la empresa Lubritecnic Cía. Ltda., Contribuyente Especial para el S.R.I. y obligada a
llevar contabilidad, dedicada a la compra y venta de llantas, aros, tubos, defensas, filtros,
además de ser distribuidor exclusivo de Lubricantes Castrol en la región, ubicada en la vía
Quevedo km 4 margen izquierdo y Av. Del Cooperativismo, cuenta con 22empleados y un
gerente general, la empresa cuenta con alrededor de 200 clientes en su base de datos y un
aproximado de 50 proveedores, y un total de 2000 productos de inventario.
La presente investigación se llevará a cabo en Santo Domingo, en agosto del año 2012.
Objeto de estudio y Campo de acción.
El Objeto de estudio es Auditoria del Control Interno.
El campo de acción es el Sistema de Control Interno.
Identificación de la línea de investigación.
La presente tesis se enmarca en la línea de Auditoría, debido a que se va a elaborar un
Sistema de Control Interno direccionado al mejoramiento de la gestión de inventarios.
Objetivo General.
Diseñar un modelo de Sistema de Control Interno para mejorar la Gestión de los Inventarios
en la empresa Lubritecnic Cía. Ltda., en la provincia de Santo Domingo de los Tsa'chilas.
Objetivos Específicos.
Fundamentar científicamente los procesos contables y auditores, el sistema de
control interno y gestión de inventarios.
4
Realizar un diagnóstico actual de los procedimientos de control interno de los
inventarios de la empresa el cual permita evidenciar el problema planteado.
Proponer el diseño del modelo de Sistema de Control Interno.
Justificación del tema.
El Control Interno, es una herramienta esencial al momento de conocer una información
verdadera y exacta, el no contar con dicho instrumento de control ha producido una
desorganización específicamente en el área de bodega, afectando en buen manejo de la
información contable, dificultando que la entrega de la información de los registros sea
eficiente.
La falta de un adecuado control interno, implica una situación problemática evidente para el
registro de las operaciones. Razón por la cual es importante el diseño de estos controles que
permitan el registro efectivo de las operaciones y como guía oportuna en la generación de
información, para que de esta manera se pueda tomar buenas decisiones.
Por todo lo expuesto anteriormente la empresa. Ltda. Es indispensable disponer de los
controles para lograr una mayor eficiencia y eficacia en cuanto al registro, la obtención y
presentación de información de los inventarios y de una forma adecuada, oportuna y
confiable. Por tal motivo se pretende dar un aporte a la empresa mediante un diseño de un
Sistema de Control Interno que ayude a mejorar los controles de la gestión de inventarios.
Así también, la presente investigación cuenta con los lineamientos necesarios para la misma,
que en su culminación permitirá obtener el título de Ingeniero en Contabilidad, Auditoría y
Finanzas, CPA, desde luego, constituye también una fuente de consulta para próximos
investigadores relacionados al tema.
Idea a defender.
El diseño de un modelo de Sistema de Control Interno caracterizado por un ambiente de
control integro, la evaluación del riesgo apropiada, las actividades de control eficientes, la
5
información y comunicación oportuna y un monitoreo adecuado que demuestre el buen
funcionamiento del sistema; todos estos aspectos contribuirán para mejorar la gestión de
inventarios en la empresa Lubritecnic Cía. Ltda.
Metodología a emplear.
La metodología de la investigación se encuentra determinada por los paradigmas de lo
cualitativo y cuantitativo, que para efectos del presente caso dará mayor énfasis a lo
cualitativo.
La metodología cuantitativa permite medir, validar y comprobar los hechos de manera
estadística, es decir, que se emplea en la elaboración de las encuestas, entrevistas, la
tabulación de resultados, entre otros.
La modalidad cualitativa se caracterizó por el predominio de la aplicación de los métodos
teóricos, y porque para la elaboración de la presente investigación se trabaja con una idea a
defender.
Estructura de la Tesis.
Dicho estudio se sustentó, en el desarrollo de los siguientes capítulos:
Capítulo I: Fundamentar científicamente el tema, mediante el uso y análisis de bibliografía
actualizada y referente al objeto de estudio, para establecer y desarrollar los elementos del
control interno a utilizarse, en el diseño de la propuesta para la empresa en mención, así
como determinar su fundamentación filosófica e idea a defender.
Capítulo II: Establecer un marco metodológico, que siente bases para el despliegue del
trabajo investigativo, delineando métodos, técnicas e instrumentos a utilizar, y seleccionando
la muestra, que de confiabilidad al estudio. A partir de esto se efectuó, el análisis de la
información, para establecer conclusiones que orienten la propuesta.
6
Capítulo III: Desarrollar la propuesta, justificada en los resultados de los métodos a utilizar,
y estructurada por los objetivos y el modelo del Sistema de Control Interno seleccionado,
para luego ser validado por los expertos.
Aporte teórico.
A la presente investigación se revisarán a los autores de la temática y servirán de aporte para
otras personas, para que lo utilicen como modelo, se ha tomado referencias de libros actuales
para conocer cómo ha ido evolucionando y actualizando el campo investigado además, serán
aplicados en la investigación a realizarse, la misma que dará solución a la problemática que
tiene la empresa en la actualidad, que es el mejoramiento de los procedimientos de gestión
de inventarios.
Significación práctica.
Mediante la investigación se pretenderá realizar un Sistema de Control Interno que ayude
al mejoramiento del área afectada dando soluciones acertadas con el propósito de mejorar la
gestión de inventarios en la empresa, además la inversión económica a realizar durante la
realización de la investigación sería mínima en comparación con el impacto que tendrá con
la aplicación del Sistema de Control Interno en la empresa.
Novedad científica.
El diseño de un modelo de Sistema de Control Interno técnicamente estructurado y de
acuerdo a las normativas y procedimientos, contribuyendo con un manejo adecuado de los
procedimientos en la gestión de inventarios que permitirán reflejar en un mejor manejo de
los productos de la Empresa Lubritecnic Cía. Ltda.
7
CAPÍTULO I
1. MARCO TEÓRICO.
1.1.ORIGEN Y EVOLUCIÓN DEL OBJETO DE INVESTIGACIÓN.
En la empresa Lubritecnic Cía. Ltda., el control de los inventarios viene siendo obsoleto ya
que al realizar una constatación física no se obtiene una información equitativa entre lo
recopilado y el software, además la entrega equivocada de la mercadería al cliente y la falta
de información sobre la rotación de los productos, conlleva a que no exista datos reales de
la información contable y financiera para la toma de decisiones acertadas y confiables,
generando pérdidas para la empresa tanto económicas como de tiempo, por consecuencia
afecta al crecimiento económico de la misma.
Es por ello que en esta investigación se realizará una evaluación al control interno para
constatar las debilidades de la empresa.
1.2.ANÁLISIS DE LAS DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS INVESTIGACIÓN.
1.2.1. Contabilidad.
La contabilidad es una disciplina económica que, mediante la aplicación de un método
específico, tiene como objetivo elaborar información de la realidad económica, financiera y
patrimonial de la unidad económica para permitir a sus usuarios la toma de decisiones en cada
momento. (Soldevila, Oliveras, & Bagur, 2010, pág. 11)
“Campo especializado de las ciencias administrativas, que se sustenta en principios y
procedimientos generalmente aceptados, destinados a cumplir con los objetivos de análisis, registro y
control de las transacciones en operaciones realizadas por una empresa o institución en
funcionamiento, con las finalidades de informar e interpretar la situación económica financiera y los
resultados operacionales alcanzados en cada período o ejercicio contable, durante toda la existencia
permanente de la entidad. (Bravo M. , 2007, pág. 1)
Así como lo expresa Soldevila y Bravo la contabilidad es una ciencia que analiza, interpreta
y registra las transacciones que realiza una empresa en base a la normativa, principios y
8
procedimientos vigentes con el objeto de dar a conocer e informar la situación financiera y
los resultados finales de un ejercicio contable expresados en los estados financieros, para
una mejor toma de decisiones administrativas.
1.2.1.1. Importancia de la Contabilidad.
Para cualquier organización la contabilidad es importante por las siguientes razones:
Porque no solamente es la historia de una entidad, sino que produce sistemática y estructuralmente
información cuantitativa, procesada en unidades monetarias de las transacciones comerciales que
realiza la actividad económica.
Porque sin ella no pueden registrarse las operaciones practicadas; no se puede determinar si hubo
ganancias o pérdidas en un negocio, no podría obtenerse ni proporcionar alguna información acerca
del negocio, y porque no se llevaría un control riguroso sobre los bienes y deudas que tuviera el
negocio. (Garcia Hernandez, 2009, pág. 16)
Todo ser humano tiene la necesidad de tener un cierto control sobre nuestros ingresos y
egresos además de lo que poseemos y los recursos con los que contamos para el desarrollo
de nuestra vida cotidiana. Nos arriesgamos a que sin este control se agoten a medio mes
nuestros ingresos y nuestros gastos sean muy elevados.
Esta tarea podría resultar sencilla ya que no son muchas las transacciones que realizamos en
el entorno familiar y podríamos registrarlas en una libreta simplemente.
En un entorno empresarial las transacciones son muchas, y la administración requiere
conocer de la situación económica de la empresa, de sus ingresos y gastos, y por ello es que
es de gran importancia la contabilidad, lógicamente, el registro de estas transacciones no
puede hacerse de forma desordenada, es necesario que se haga de una manera ordenada,
clara y metódica para que cualquier persona pueda consultar sin inconveniente.
9
1.2.2. Auditoría.
A principios, la Auditoría se limitó a las comprobaciones de los registros contables,
observando únicamente si estos eran correctos.
Por lo que esto lo que hacía era confrontar lo escrito en los documentos y los respectivos
registros de dichas transacciones.
A través del tiempo, la Auditoría ha venido cambiando, sin embargo aún existen quienes
definen que la Auditoría revisa la autenticidad y la fidelidad de los registros.
El vocablo auditoría es sinónimo de examinar, verificar, investigar, consultar, revisar,
comprobar y obtener evidencias sobre informaciones, registros, procesos, circuitos, etc. Hoy en día,
la palabra auditoría se encuentra relacionada con diversos procesos de revisión o verificación que,
aunque todos ellos tienen en común el estar de una u otra forma vinculados a la empresa, pueden
diferenciarse en función de su finalidad económica inmediata, de tal manera que según este criterio
podemos establecer una primera gran clasificación de la auditoría diferenciando entre auditoría
económica y auditorias especiales. (De la Peña Gutierrez, 2010, pág. 5)
En forma sencilla y clara, escribe Holmes (1994) “la auditoría es el examen de las
demostraciones y registros administrativos. El auditor observa la exactitud, integridad y
autenticidad de tales demostraciones, registros y documentos." (Holmes, 1994, pág. 9)
Corroborando la definiciones anteriores se puede concluir que la Auditoría es un examen
independiente y sistemático ejecutado para establecer si las actividades y resultados cumplen
con lo establecido y también para comprobar si esos procedimientos han sido realizados
efectivamente y son los apropiados para lograr los objetivos.
1.2.2.1. Técnicas y procedimientos de auditoría.
Las técnicas de auditoría son los métodos prácticos de investigación y prueba que el auditor utiliza
para obtener la evidencia que le permita emitir su opinión profesional las técnicas de auditoría son las
siguientes:
10
a) Estudio general.
Es la apreciación y juicio de las características generales de la entidad, las cuentas o las
operaciones a través de sus elementos mis significativos para concluir si se ha de profundizar en su
estudio y la forma en que ha de hacerse.
b) Análisis.
Es el estudio de los componentes de un todo para concluir con base en aquellos respecto de
éste. Esta técnica se aplica concretamente al estudio de las cuernas o rubros genéticos de los estados
financieros.
c) Inspección.
Es la verificación física de las cosas materiales en que se tradujeron las operaciones. Se aplica
al estudio de las cuentas cuyos saldos tienen una representación materia.
d) Confirmación.
Es la ratificación por parte de una persona ajena a la entidad, de la autenticidad de un saldo,
hecho u operación, en la que participó y por la cual está en condiciones de informar válidamente sobre
ella.
e) Investigación.
Es la recopilación de información mediante entrevistas con los funcionarios y empleados de
la entidad. Generalmente se aplica al estudio del control interno en su fase inicial y de las operaciones
que no aparecen muy claras en los registros.
f) Declaración y certificaciones.
Es la formalizaci6n de la técnica anterior, cuando, por su importancia, resulta inconveniente
que las afirmaciones recibidas deban quedar escritas (declaraciones) y en algunas ocasiones
certificadas por una autoridad (Certificaciones).
g) Observación.
Es una manera de inspección, menos formal, y se aplica generalmente a operaciones para
verificar como se realiza en la práctica.
11
h) Cálculo.
Es la verificación de la corrección aritmética de aquellas cuentas u operaciones que se
determinan fundamentalmente por cálculos sobre bases precisas.
i) Interrogatorio.
Es la búsqueda de información adecuada, dentro y fuera de la organización del cliente, los
interrogantes podrán variar desde las formales por escrito, hasta consultas informales orales.
j) Revisión analítica.
Es el término utilizado para describir la variedad de técnicas disponibles para evaluar la
racionalidad de los estados financieros. (Blanco, 2003, págs. 154-158)
1.2.2.2. Objetivos de la auditoria
“La auditoría pretende comprobar la veracidad de cifras que proporciona la empresa para así
poder emitir una opinión respecto a lo sucedido, para no incurrir en nuevos errores” (Trejo,
pág. 48)
El objetivo de la auditoría se la determina como “evaluar el comportamiento de las áreas y
sugerir las medidas requeridas para mejorar el desempeño.” (Benjamin, 2001, pág. 545)
Los autores Trejo y Benjamín determinan que la auditoría constituye un examen ordinario
de los estados financieros por un auditor independiente, dando una opinión acerca de la
adecuación con la cual ellos presentan su posición financiera de conformidad con los
principios contables generalmente aceptados y aplicando los objetivos que la auditoría
plantea.
1.2.2.3. Normas de auditoría generalmente aceptadas.
Las normas de auditoría generalmente aceptadas, son los principios esenciales de auditoría
a los que deben enmarcarse su desempeño los auditores durante el transcurso de la auditoría.
El cumplimiento de estas normas certifica la calidad del trabajo profesional del auditor.
12
Grafico 1: NAGAS
Elaborado por: Fernando Muguerza
Fuente: ARENS, Alvin A, Auditoría: Un Enfoque Integral, Sexta Edición, Editorial
Prentice Hall- México; 1996. Pág. #37:40
a) Normas Generales o Personales
1. “Entrenamiento y Capacidad Profesional.
La Auditoría debe ser efectuada por personal que tiene el entrenamiento técnico y pericia como Auditor.
NORMAS DE AUDITORÍA
GERENALMENTE ACEPTADAS
Normas Generales o Personales
1. Entrenamiento y capacidad profesional
2. Independencia
3. Cuidado y esmero profesional
Normas de ejecución del trabajo
4. Planeamiento y Supervisión
5. Estudio y evaluación del control interno
6. Evidencia suficiente y competente
Normas de preparación del
informe
7. Aplicación delos PCGA
8. Consistencia
9. NRevelación suficiente
10. Opinion del auditor
13
2. Independencia.
En todos los asuntos relacionados con la Auditoría, el auditor debe mantener independencia de
criterio.
3. Cuidado y Esmero Profesional.
Debe ejercerse el esmero profesional en la ejecución de la Auditoría y en la preparación del dictamen.
b) Normas de Ejecución del Trabajo
4. Planeamiento y Supervisión.
La Auditoría debe ser planificada apropiadamente y el trabajo de los asistentes del auditor, si los hay, debe
ser debidamente supervisado.
5. Estudio y Evaluación del Control Interno.
El auditor debe efectuar un estudio y evaluación adecuados del control interno existente, que le sirvan
de base para determinar el grado de confianza que va depositar en él.
6. Evidencia Suficiente y Competente.
El auditor debe obtener evidencia comprobatoria suficiente y competente en el grado que requiera
suministrar una base objetiva para su opinión.
c) Normas de Preparación del Informe
Normas de Preparación del Informe Estas normas regulan la última fase del proceso de Auditoría, es decir la
elaboración del informe, para lo cual, el auditor habrá acumulado en grado suficiente las evidencias,
debidamente respaldada en sus papeles de trabajo.
7. Aplicación de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.
El dictamen debe expresar si los estados financieros están presentados de acuerdo a principios de
contabilidad generalmente aceptados.
14
8. Consistencia.
Los usos de la información contable requieren que se sigan procedimientos de cuantificación que
permanezcan en el tiempo.
Este principio se refiere tanto a la consistencia en la aplicación de criterios contables de valuación
de partidas y demás criterios (capitalización o no capitalización de desembolsos relacionados con
activos fijos; tratamiento contable de los planes de pensiones a persona, tratamiento de mejoras de
arrendamientos.
9. Revelación Suficiente.
Establece que todo estado financiero debe tener la información necesaria y presentada en forma
comprensible de tal manera que se pueda conocer claramente la situación financiera y los resultados
de sus operaciones. Por esta razón la revelación puede darse a través de las cifras de los estados
financieros o en las notas correspondientes.
10. Opinión del Auditor.
Opinión Limpia o Sin Salvedades.
Opinión con Salvedades o Calificada.
Opinión Adversa o Negativa.
Abstención de Opinar. (Arens, 1996, págs. 37-40)
1.2.2.3.1. Procesos de auditoría.
Una vez definidos los objetivos de la Auditoría de Control interno, se procede a elaborar el
programa de Auditoría. En su primera fase se realiza un estudio del archivo permanente de
la documentación y la información previa. En la siguiente fase se procede a identificar y
examinar profundamente aquellas áreas consideradas como críticas y por último se procede
a realizar el informe definitivo con las respectivas recomendaciones que se crean necesarias.
Con este examen objetivo, sistemático y profesional, se pretende identificar y revisar
detalladamente aquellas áreas consideradas como críticas con la finalidad de verificarlas y
evaluarlas, establecer y aumentar el grado de eficiencia, efectividad y economía en su
planificación, organización y control interno; informar sobre los hallazgos significativos
resultantes.
15
El trabajo de Auditoría se realiza en cinco fases que son:
FASE I Estudio Preliminar.
FASE II Ejecución
FASE III Comunicación de Resultados.
a) Estudio preliminar.
El propósito fundamental del estudio preliminar es obtener la información general
(documentación) sobre los aspectos importantes de la entidad o áreas a ser examinadas. Esta
información servirá como instrumento de trabajo en las futuras fases de examen y también como
medio de información para el personal de Auditoría y de la entidad. (Norbeck, 1995, pág. 54)
La planificación de la auditoría es el auditor líder, en cuyas manos está coordinar todas las
actividades referentes a la preparación y desarrollo de la auditoría.
En los criterios globales de un programa de auditoría se establece que la misma debe basarse
en objetivos, alcance y criterios documentados, siendo los objetivos de la auditoría los que definen
qué es lo que se pretende alcanzar con su realización. (Mantilla Blanco , Auditoria de Control Interno,
2005, págs. 5-6)
Es la preparación de un programa de trabajo, y un estudio preliminar de la situación de la
empresa, de forma que pueda realizarse un examen lo más eficaz y eficientemente posible
para emitir el respectivo informe adecuado.
b) Ejecución.
Esta segunda fase es considerada como una de las más importantes, porque el auditor no sólo
revisa y evalúa el sistema de control interno vigente en la empresa o entidad, sino que también al final
de la fase identifica las áreas críticas. El propósito de esta fase es evaluar la efectividad del control
interno gerencial, e identificar las posibles debilidades importantes en el sistema administrativo que
puedan requerir un examen más detallado. La duración de esta fase normalmente dependerá de la
empresa auditada, generalmente se requiere de seis a diez días aproximadamente, recalcando que no
debe ser demasiado profunda. (Heim , 1972, pág. 61)
El propósito esencial de la ejecución es asegurar el cumplimiento de los objetivos de la
auditoría y la calidad razonable del trabajo. Una ejecución y un control adecuados de la auditoría son
16
necesarios en todos los casos y en todas las etapas del trabajo, desde la exploración hasta la emisión
del informe y su análisis con los factores de la entidad auditada. . (Arens, 1996, pág. 37)
Constituye la fase de la auditoría en la cual se obtienen los hallazgos apropiadamente
sustentados, con evidencia notable y suficiente, que permita sustentar en la comunicación de
resultados un informe final que contiene conclusiones y recomendaciones
c) Comunicación de Resultados.
La tercera fase constituye el producto final de la Auditoría administrativa, en donde el auditor o
jefe de equipo debe organizar el contenido y estructurar el informe, asegurándose que no se han omitido u
olvidado aspectos importantes. La responsabilidad del auditor estará en informar sobre los problemas
detectados y sugerir posibles soluciones. (Bahamonde , 1987, pág. 20)
“Un informe sobre las debilidades de control interno dirigido al gerente de la sociedad donde
podrán de manifiesto todos aquellos aspectos del control interno que entiendan que pueden
ser mejorados para la buena marcha de la empresa” (De la Peña Gutierrez, 2010, pág. 97)
El auditor efectuará el del informe, verificando que se haya completado el programa de
auditoría y se respalde en los papeles de trabajo, debe ser sencillo y comprensible, para
facilitar al lector una rápida ubicación del contenido
1.2.2.3.2. Tipos de auditoria
De acuerdo a las definiciones citadas anteriormente, cabe recalcar, que la auditoría consiste
en la revisión asignada con el fin de añadir cierto grado de veracidad al objeto sujeto a
revisión.
De acuerdo a lo citado la auditoría se clasifica en:
a) Auditoría financiera
b) Auditoría de cumplimiento
c) Auditoría de Gestión
d) Auditoria de Control interno
17
d) Auditoria de Control interno
Auditoría del control interno es la verificación, revisión, evaluación, comprobación y
análisis crítico de todas las operaciones y procedimientos contables, financieros y administrativos,
con el objeto de formular las recomendaciones y ajustes o correctivos permanentes, al nivel
directivo o gerencial y en procura de los objetivos y metas preestablecidas. (Grinaker & Barr,
1984, pág. 15)
El control interno es definido de maneras diferentes y aplicado de formas distintas. Ese es
posiblemente su mayor dificultad inherente.
En la búsqueda de soluciones a ello, COSO define al control interno como un proceso, ejecutado
por la junta de directores, la Administración principal y otro personal de la entidad diseñado para
proveer. Seguridad razonable en relación con el logro de los objetivos de la organización.
Tales objetivos son: eficacia y eficiencia de las operaciones; confiabilidad de la información
financiera; cumplimiento de normas y obligaciones; y salvaguardia de activos. (Mantilla Blanco ,
Auditoria de Control Interno, 2005, pág. 3)
La evaluación es la que se ocupa de medir los controles operativos que se realizan sobre
todas las fases del negocio. Su intención es establecer si los controles determinados son los
adecuados y si están cumpliendo ciertamente con los objetivos de la gerencia y con sus
planes operativos.
En este caso el auditor debe suministrar información y seguridad a la dirección sobre la
eficiencia y eficacia de los controles, no sólo durante el tiempo de la Auditoría sino a futuro.
1.2.3. Sistema de Control Interno.
Control Interno en sentido amplio, se define como un proceso efectuado por el Consejo de
Administración, la Dirección y el resto del personal de una Entidad, diseñado para proporcionar una
razonable seguridad respecto al logro de objetivos, dentro de las siguientes categorías: eficacia y
eficiencia de las operaciones, confiabilidad de la Información financiera y cumplimiento con las leyes
y normas aplicables. (Estupiñan, 2006, pág. 1)
El control interno comprende el plan de la organización y todos los métodos y medidas
coordinados que se adoptan en un negocio para salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y la
18
confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia operacional y fomentar la adherencia a
las políticas prescritas Fundamentos Teóricos. (Mantilla Blanco & Cande S, Auditoria de control
interno, 2005, pág. 11)
Como lo expresan Estupiñan y Mantilla, el Control Interno la reunión de métodos y
procedimientos que acoge una empresa, con el fin de salvaguardar sus activos, obtener
información económica y financiera real y efectiva y lograr eficiencia en sus operaciones.
1.2.3.1.Objetivos del Control Interno.
El control interno es un proceso llevado a cabo por las personas de una organización, diseñado con el
fin de proporcionar un grado de seguridad “razonable” para la consecución de sus objetivos, dentro de las
siguientes categorías:
Eficiencia y eficacia de las operaciones.
Fiabilidad de la información financiera.
Cumplimiento de las leyes y normas aplicables. (Mantilla Blanco, Control Interno informe
COSO, 2005, pág. 14)
Cada empresa establece su misión, fijando los objetivos que espera obtener y las estrategias
para conseguirlos. Los objetivos pueden ser para la organización, como un todo, o
específicos para los movimientos dentro de la entidad, los objetivos comunes a casi todas las
empresas son: facilitar estados financieros confiables, realizando sus operaciones en
acatamiento de las leyes y reglamentaciones.
19
1.2.3.2. Modelos de control interno
Cuadro 1: Modelos de control interno
Elaborado por: Fernando Muguerza
Fuente: ESTUPIÑAN Rodrigo, Control Interno
20
1.2.3.2.1. COSO I.
Modelo a realizarse por su mejor entendimiento.
Componentes del Control Interno.
Los componentes pueden ser considerados como un conjunto de procedimientos que son
utilizadas para evaluar el control interno y comprobar su efectividad. Para realizar la
estructura de control interno se requiere de sus componentes.
A continuación en la siguiente tabla se resumen los componentes del control interno y sus
elementos con su respectiva definición:
Cuadro 2: Componentes del Control Interno.
21
22
Elaborado por: Fernando Muguerza
Fuente: MANTILLA Samuel, Auditoría del control Interno
23
1.2.4. Gestión de Inventarios.
En un sentido amplio, un inventario es cualquier recurso mantenido en existencia que eso
será utilizado por la empresa para satisfacer una necesidad de producción o de venta. Desde este punto
de vista, se aprecia que existe tanto una variedad de puntos del sistema de producción que exigen
inventarios, como una variedad de productos que se almacenan en inventario. La administración de
inventarios puede entenderse como la planeación, coordinación y control de la adquisición,
almacenamiento y movimiento de insumos, bienes terminados repuestos y herramientas. (Muñoz
Negron, 2010, pág. 146)
La gestión de inventarios es el adecuado manejo que se le da a los inventarios dentro de la
empresa, la administración y registro de las compras, salidas y devoluciones de la mercadería
que la empresa maneja.
1.2.4.1.Objetivos de la gestión de inventarios.
Para tener una buena administración de los inventarios se debe definir de acuerdo al volumen de ellos,
pero entre los básicos tenemos los siguientes objetivos:
Reducir los costos al momento de realizar su mantenimiento.
Posibilidad de atender el grado de servicio y disponibilidad requerido por el mercado.
Reducción de las inversiones de capital circulante al mínimo posible.
Obtención de la rentabilidad deseada sobre las inversiones en stocks. (Anaya Tejero, 2007, pág.
159)
1.2.4.2. Importancia.
La importancia de la gestión de inventarios y de la relación entre el inventario y la atención
al cliente es esencial para cualquier compañía. Como en el caso de la localización, la gestión de
inventarios ha sido objeto de profundo estudio en la literatura: aun así, el uso de sistemas de
inventarios para dar soporte a procesos de toma de decisión se ha extendido en menor medida. La
mayoría de los modelos conocidos en La literatura son timples y, por ejemplo, no consideran la gestión
de inventario multi producto que requieren los mismos recursos o, en otros casos, no tratan toda la
24
complejidad involucrada en la gestión de inventario, como puede ver la demanda incierta. (Serra de
la Figuera, 2005, pág. 28)
1.2.4.3. Costos de la gestión de inventarios.
Los costos que se originan en la empresa por la gestión de los inventarios almacenados son de cuatro tipos:
a) Los costos de adquisición son el valor de la compra cuando la mercancía ha llegado al almacén
de destino.
b) Los costos de almacenaje son costes de mantenimiento o tenencia, se producen como
consecuencia de mantener los artículos en stock o depósito. Entre ellos se encuentran los
siguientes:
Los costos del capital inmovilizado.
Los costos del riesgo al que está sometido el stock.
Los costos del local, las instalaciones y la maquinaria.
Los costos para conservar mantener en buen estado los productos.
c) Los costos de reaprovisionamiento son gastos repetitivos que se originan en la sección de compras
cada vez que se realiza un pedido, como gastos de teléfono, fax, material de oficina, transporte,
embalaje, seguro. etc.
d) Los costos por rotura de stocks se producen cuando no se puede satisfacer la demanda por carecer
de existencias. Estos costes son difíciles de calcular por la dificultad que conlleva valorar los
beneficios que dejarían de ganar la empresa, al perder ventas durante el tiempo que dure la rotura
de stocks, son más difíciles de valorar cuando las consecuencias son la pérdida del cliente.
(Escudero Serrano, 2009, pág. 163)
1.2.4.4. Inventarios.
Según la NEC 11, y en concordancia con la NIC 2
25
Los inventarios son activos: retenidos para su venta en el curso ordinario de los negocios; en el
proceso de producción para dicha venta; o en forma de materiales o suministros que serán consumidos
en el proceso de producción o en la prestación de servicios. (NIC 2, Inventarios, NEC11 Inventarios)
1.2.3.5.1 Tipos de inventarios.
Existen una variedad de tipos de inventarios, de entre los cuales tenemos los básicos que son los siguientes:
a) Inventarios de mercancías:
Estos incluyen los bienes adquiridos por las empresas, que van a ser vendidos sin someterse a
procesos de transformación.
b) Inventario de materia prima:
Constituyen los insumos y materiales básicos que ingresan al proceso.
c) Inventario de productos en proceso:
Son los materiales en proceso de producción.
d) Inventario de producto terminado:
Representan materiales que han pasado por los procesos productivos correspondientes y que serán
destinados a su comercialización o entrega. (Noori & Radford, 1997, pág. 57)
1.2.3.5.2 Costo de los inventarios.
El costo de los inventarios comprenderá todos los costos derivados de su adquisición y
transformación, así como otros costos en los que se haya incurrido para darles su condición y ubicación
actuales.
a) Costos de adquisición.
El costo de adquisición de los inventarios comprenderá el precio de compra, los aranceles de
importación y otros impuestos (que no sean recuperables posteriormente de las autoridades
fiscales), los transportes, el almacenamiento y otros costos directamente atribuibles a la
adquisición de las mercaderías, los materiales o los servicios. Los descuentos comerciales,
las rebajas y otras partidas similares se deducirán para determinar el costo de adquisición.
26
b) Costos de transformación.
Los costos de transformación de los inventarios comprenderán aquellos costos directamente
relacionados con las unidades producidas, tales como la mano de obra directa. También
comprenderán una parte, calculada de forma sistemática, de los costos indirectos, variables
o fijos, en los que se haya incurrido para transformar las materias primas en productos
terminados. Son costos indirectos fijos los que permanecen relativamente constantes, con
independencia del volumen de producción, tales como la depreciación y mantenimiento de
los edificios y equipos de la fábrica, así como el costo de gestión y administración de la
planta. Son costos indirectos variables los que varían directamente, o casi directamente, con
el volumen de producción obtenida, tales como los materiales y la mano de obra indirecta.
c) Otros costos.
Se incluirán otros costos, en el costo de los inventarios, siempre que se hubiera incurrido en
ellos para dar a los mismos su condición y ubicación actuales. Por ejemplo, podrá ser
apropiado incluir, como costo de los inventarios, algunos costos indirectos no derivados de
la producción, o los costos del diseño de productos para clientes específicos.
d) Costo de los inventarios para un prestador de servicios.
En el caso de que un prestador de servicios tenga inventarios, los medirá por los costos que
suponga su producción. Estos costos se componen fundamentalmente de mano de obra y
otros costos del personal directamente involucrado en la prestación del servicio, incluyendo
personal de supervisión y otros costos indirectos atribuibles.
e) Costo de los productos agrícolas recolectados de activos biológicos.
De acuerdo con la NIC 41 Agricultura, los inventarios que comprenden productos agrícolas,
que la entidad haya cosechado o recolectado de sus activos biológicos, se medirán, para su
reconocimiento inicial, por el valor razonable menos los costos de venta en el momento de
su cosecha o recolección. Este será el costo de los inventarios en esa fecha, para la aplicación
de la presente Norma. (NIC2 Inventarios)
1.2.3.5.2. Métodos de Valuación de inventarios.
Para realización de la valuación de los inventarios existen varios métodos, entre los cuales tenemos:
27
a) Identificación específica.
Este método es el que resulta ser exacto en cuanto a su valuación pero que casi ninguna empresa
puede utilizar, pues es necesario que cada salida de mercadería que va al costo de La mercadería
vendida se identifique claramente con su correspondiente precio de compra y a su vez, el
inventario final que va al activo circulante se debe identificar con las entradas de mercaderías
respectivas.
b) PEPS (Primero en entrar, primero en salir).
Este método registra el inventario final de mercaderías a precios mis recientes, o sea, en época de
inflación (donde el costo cada día es mayor) el inventario estará sobre valuado, y el costo de la
mercadería vendida se registra con las unidades que se han vendido pero a precios más antiguos,
pues las primeras que se compran (primeros en entrar), son las primeras que forman parte del
costo de la mercadería vendida (primeras en salir), quedando éste subvalorado.
Las unidades que quedan al final de un período, estarán registradas a últimos costos, de ahí que
como mencionamos, el inventario quedará registrado a precios mayores.
c) UEPS (Ultimo en entrar, primero en salir).
Este método registra el cosco de la mercadería vendida a costos más recientes y el inventario final
a costos más antiguos, pues las últimas unidades que se compraron (últimas en entrar) se van al
cosco de ventas (primeras en salir), y por ende el inventario final se registra a los costos más
antiguos.
Resumiendo, en época de inflación, el costo de la mercadería vendida quedaría sobrevaluada, y
el inventario final quedaría subvalorado.
d) Promedio ponderado.
Este método es un promedio de los costos de acuerdo con la cantidad de unidades que se tengan
para cada costo unitario. Así, los parámetros que se presentan en los cálculos, van de UEPS a
PEPS. Costo de la mercadería disponible para la venta dividido entre las unidades disponibles
para la venta. (Mesa Vargas, 2007, págs. 120-126)
1.2.3.6. Métodos para la Gestión de Inventarios.
Dos métodos suelen ser más utilizados en la gestión de inventarios:
28
1.2.3.6.1. Sistema ABC.
Los inventarios que debe mantener una empresa satisfacen diversas necesidades de naturaleza
muy diferente, y se pueden adoptar distintos enfoques para su administración. Es razonable pensar
que algunos de los inventarios tienen una importancia crítica mayor que otros, por ejemplo, los
inventarios de artículos más costosos podrían administrarse con más cuidado, ya que representan un
mayor esfuerzo de inversión.
La clasificación ABC es una aplicación del análisis de Pareto para clasificar artículos según su
importancia. De acuerdo con el enfoque de Pareto, es razonable suponer que son pocos los artículos
que tienen una mayor importancia en el sistema de administración de inventarios, y la clasificación
ABC consiste en efectuar un análisis de Pareto para clasificar los artículos en inventario en categorías
A, B y C, de acuerdo con su importancia.
Para efectuar una clasificación ABC se usan diversas medidas de valor, depende de los objetivos
de la clasificación, aunque la clasificación con más difusión se basa en el valor monetario del artículo
(demanda anual por costo unitario), en cuyo caso la finalidad es identificar los pocos artículos que
causan el mayor movimiento de dinero. Algunos otros criterios que se aplican como medida de valor
son la utilidad, el costo unitario o alguna medida de riesgo. El procedimiento para efectuar la
clasificación ABC, basada en algún criterio de valor, se resume en los siguientes pasos:
a) Seleccionar el criterio de valor (por ejemplo, demanda anual por costo unitario).
b) Ordenar los artículos en orden de la importancia de su valor.
c) Calcular, para cada artículo, su porcentaje acumulado de valor y su porcentaje acumulado
del número de artículos. (Muñoz Negron, 2010, pág. 150)
1.2.3.7. Indicadores de inventarios.
Uno de los indicadores financieros para el control de los inventarios es:
1.2.3.7.1. La Rotación de Inventarios.
“Fórmula:
Se dividen, en unidades, las ventas anuales entre el promedio anual del inventario.
29
Objetivo:
Determinar las veces que el inventario ha sido vendido y reemplazado durante el año.”
(Bravo J. , 1996, pág. 76)
1.2.3.7.2. Plazo de los stocks.
Fórmula:
Se dividen las existencias o stock final entre las compras, y el resultado se multiplica por 365.
Objetivo:
Medir, en términos de tiempo, la cobertura u holgura que el stock representa respecto a la política de
compras; es decir, el número de días de compras que tiene su equivalencia con el stock final. (Bravo
J. , 1996, pág. 76)
1.2.3.7.3. Rentabilidad sobre la Inversión.
“Fórmula: se divide la rentabilidad anual de la empresa entre el valor promedio de los
inventarios.
Objetivo: determinar la rentabilidad generada por cada peseta invertida en inventarios.”
(Bravo J. , 1996, pág. 77)
30
1.3. VALORACIÓN CRÍTICA DE LOS CONCEPTOS PRINCIPALES DE LAS
DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS SOBRE EL OBJETO
INVESTIGADO.
Desde tiempos remotos, el ser humano ha tenido la necesidad de controlar sus pertenencias
y las de la organización del a cual se incluye, por los que se dio el nacimiento y evolución
de los números, hasta llegar al desarrollo de verdaderos sistemas de numeración.
Su aplicación puede observarse en los antiguos imperios en los que ya se percibía una forma
de control y cobro de impuestos. El hecho de que los soberanos exigieran el mantenimiento
de las cuentas, evidencia que de alguna manera se tenía tipos de controles para evitar
desfalcos.
La Auditoría fue reconocida como profesión por primera vez bajo la ley Británica de
Sociedades Anónimas de 1862, en esa época la profesión de auditor creció en Inglaterra y
su principal objetivo entonces era la detección de fraudes.
Entonces se empezó a desarrollar un modelo de Auditoría interna, lo que permitió el
perfeccionamiento de la Auditoría como un proceso integral y de asesoría en el interior de
las empresas, permitiendo así desarrollo de un sistema de control propio para cada una de
ellas.
En resumen, el desarrollo industrial y económico de los negocios, propició una mayor
complejidad en las entidades y en su administración, surgiendo la imperiosa necesidad de
establecer mecanismos, normas y procedimientos de control que dieran respuesta a las
nuevas situaciones.
Se puede afirmar que el Control Interno ha sido preocupación de la mayoría de las entidades,
aunque con diferentes enfoques y terminologías, lo cual se puede evidenciar al consultar los
libros de texto de auditoría, los artículos publicados por organizaciones profesionales,
universidades y autores individuales.
31
1.4. CONCLUSIONES PARCIALES.
Analizando las distintas posiciones teóricas de los distintos autores mencionados
anteriormente se concluye lo siguiente:
a) Se pudo determinar que es de vital importancia la adopción de un sistema de control
interno para cualquier tipo de organización, ya que con este se lograra obtener un
adecuado control de la información en las operaciones que lleva la empresa, y
manejarlos de la manera más adecuada posible.
b) Para que una empresa llegue a la cima y posteriormente se mantenga en ella, es
necesario el diseño y la implementación de un eficiente sistema de control interno,
constituido por todos sus componentes.
c) El Sistema de Control Interno es el encargado de encontrar las anormalidades,
errores y busca la mejor solución posible, ya este se encarga de evaluar los niveles
de autoridad dentro de la empresa, la dirección del personal, los métodos y sistemas
contables, este es de gran ayuda para la realización de una auditoria ya que da cuenta
de la veracidad de la información recolectada.
d) Se estableció que la gestión de inventarios es la correcta administración que se le da
a los productos que la empresa adquiere para diversos usos o destinaciones,
entendiéndose como administración a la planeación, coordinación y control de las
adquisiciones, almacenamiento y movimiento de materias primas, insumos, bienes
terminados, repuestos, herramientas, entre otras, con todo lo que esto implica.
e) Se logró establecer que para llevar una eficiente gestión de inventarios dentro de la
empresa, es necesario tener claro los procesos que se debe llevar a cabo para su
correcta ejecución y las funciones de cada uno de los departamentos de la empresa.
32
CAPÍTULO II
2. MARCO METODOLÓGICO.
2.1. CARACTERIZACIÓN DE LA EMPRESA EN EL CONTEXTO
INSTITUCIONAL.
La empresa fue creada en el mes de febrero del 2000 como Lubritecnic, gracias a la visión
emprendedora del Sr. Marco Adarlicio Sarango Luna, se encuentra ubicada en Santo
Domingo de los Tsa´chilas, Av. Quevedo Km 4 y Av. del Cooperativismo.
En el año 2009 se constituye legalmente como Lubritecnic Cía. Ltda., sus accionistas son
Marco Adarlicio Sarango Luna, y Antonio Sarango Luna, creada con la finalidad de
comercialización de llantas, lubricantes, baterías, aros, filtros.
En la actualidad es distribuidor exclusivo para la región de Lubricantes Castrol, Baterías
Exiwill, además de la distribución de llantas de las más reconocidas marcas como Maxxis,
Long March, Bfgoodrich, GoodYear, Antyre, etc.
La zona de distribución se encuentra en: las provincias de Santo Domingo de los Tsa’chilas,
Esmeraldas, y las zonas de influencia de El Carmen, Pedernales, El Empalme, Valencia, San
Carlos.
Hoy cuenta con 23 empleados en relación de dependencia.
2.2. PROCEDIMIENTO METODOLÓGICO.
A continuación se detalla el procedimiento metodológico aplicado para fundamentar las
estrategias a utilizar para la investigación realizada:
33
2.2.1. Modalidad de la Investigación.
Para el estudio de la presente investigación se consideró los paradigmas cualitativos y
cuantitativos, siendo los primeros de mayor énfasis en el desarrollo, considerando que toda
investigación deba realizar previa planificación, detallando a continuación los aspectos
cuantitativos y cualitativos.
Cuantitativo: permite medir, validar y comprobar los hechos de manera estadística, es decir,
que se emplea en la elaboración de las encuestas, entrevistas, la tabulación de resultados,
entre otros.
Cualitativo: estos datos estadísticos serán sometidos a un análisis crítico con apoyo del
marco teórico, e interpretación que se evidencia en todo el proceso de la investigación. La
investigación cualitativa identificó en todo el proceso de la investigación, al realizar la
interpretación de la información obtenida en las encuestas, se verá reflejado en el capítulo
II, de igual manera cuando se analice la propuesta y en la problematización al hacer el
análisis de sistematización.
2.2.2 Tipos de Investigación.
En el presente punto, se detalló el uso y aplicación de los diferentes tipos de investigación
que se utilizó y que a continuación se detallan:
2.2.2.1. Investigación de campo.
La investigación de campo es aquella que en el mismo objeto de estudio sirve como una
fuente de información para el investigador, con el propósito de recopilar la información
requerida para cumplir los objetivos de la investigación, se efectuó el trabajo de campo
utilizando diversos instrumentos entre los que destacan: las encuestas, la observación directa,
que permitió identificar los problemas en la empresa.
34
2.2.2.2. Investigación bibliográfica documental.
En la investigación bibliográfica se fundamenta y se sustenta el diseño del Sistema de
Control Interno, se efectuó una revisión exhaustiva de libros, revistas, artículos, folletos,
páginas web, documentos y archivos con información disponible sobre el tema en estudio
que permita ampliar y enriquecer el conocimiento del investigador y así sustentar las
variables independientes y dependientes.
2.2.3. Población y Muestra.
2.2.3.1. Población.
La realización de la investigación se llevó a cabo en las instalaciones de la empresa
Lubritecnic Cía. Ltda., ubicada en Santo Domingo de los Tsa´chilas, la investigación se
llevará a efecto en el año 2012.
Cuadro 3: Población de Lubritecnic Cía. Ltda.
PERSONAS VINCULADAS POBLACIÓN
Nivel Administrativo 11
Nivel Operativo 12
Elaborado por: Fernando Muguerza
Fuente: Lubritecnic Cía. Ltda.
2.2.3.2. Muestra.
No se aplicará la muestra ya que el universo es reducido.
2.2.4. Métodos, Técnicas e Instrumentos.
En la investigación realizada se utilizaron los siguientes métodos, técnicas e instrumentos
con el propósito de obtener toda la información posible respecto al Diseño del Sistema de
Control Interno en LUBRITECNIC CIA. LTDA.
35
2.2.4.1. Métodos.
En el proceso de la investigación realizada se aplicaron los siguientes métodos:
2.2.4.1.1. Método analítico – sintético.
El método analítico sirve para interpretar cada una de las actividades que realiza la empresa
Lubritecnic Cía. Ltda., y así exponer las respectivas conclusiones y recomendaciones.
El análisis correspondiente a la investigación se realizó en base a la observación, la entrevista
realizada al Gerente General, así como también las encuestas efectuadas a los clientes
internos de la compañía, lo que permitió diagnosticar los problemas reales que acontecen en
la empresa.
2.2.4.1.2. Método Inductivo – Deductivo.
Estos métodos van de lo particular a lo general y de lo general a lo particular
respectivamente; con el método inductivo se establece un principio general luego de haber
realizado un análisis de los hechos particulares, el método deductivo permite que por medio
del razonamiento se conozca la situación particular de la empresa con el fin de conocer el
problema principal.
Por medio de este método se obtiene información y datos de manera más detallada, con lo
cual se pudo identificar el problema y llegar a un amplio conocimiento del tema que es objeto
de estudio, se aplicó este método en la investigación de campo.
2.2.4.1.3. Método Descriptivo.
El método descriptivo consiste en la descripción detallada de los procedimientos más
importantes y las características del Sistema de Control Interno de la empresa, este método
implica la recopilación y presentación sistemática de datos para dar una idea clara de una
determinada situación.
36
2.2.4.2. Técnicas de investigación.
Se utilizaron las siguientes técnicas en la investigación:
2.2.4.2.1. Entrevista.
Se utilizó la técnica de la entrevista, para recabar información en base al dialogo con el
entrevistado el Gerente General de la empresa y el entrevistador, para ello se contó con una
guía de entrevista lo que facilito el dialogo entre los actores de la investigación.
2.2.4.2.2. Encuesta.
Las encuestas fueron aplicadas a los clientes internos, lo que permitió determinar las
diferentes necesidades, previa a la aplicación del sistema de control interno, con el
propósito de emitir una propuesta que permita lograr cambios acertados en la empresa y
mejorar la eficiencia y confiabilidad de la información financiera.
2.2.4.2.3. Observación directa.
El método de observación, permite identificar la realidad de la empresa, conocer su situación
actual y los diferentes procesos.
2.2.4.3. Instrumentos.
Son aquellas herramientas que ayudan en la ejecución de las técnicas de investigación:
2.2.4.3.1. Cuestionario de encuesta.
La aplicación de este instrumento es necesaria debido al tipo de investigación, ya que por
medio de él se conoce la opinión y puntos de vista del personal, área contable y
administrativa de la organización a los cuales está dirigido. La utilización de dicho
instrumento obedece a su facilidad de aplicación y a los resultados que proporciona.
37
2.2.4.3.2. Guía de entrevista.
La guía de entrevista permitió el diálogo entre los actores de la investigación, en este caso
el Sr. Gerente General de Lubritecnic Cía. Ltda., y el investigador.
2.2.5. Interpretación de Resultados.
Luego de haber realizado las respectivas entrevistas y encuestas a los involucrados de la
empresa LUBRITECNIC CIA LTDA, se obtuvo los siguientes resultados e interpretaciones
que se detallan a continuación:
2.2.5.1. Entrevista al Sr. Marco Sarango Luna.
1. ¿Que conoce usted sobre el manejo y control de inventarios en la empresa?
El conocimiento sobre inventarios no es el ideal, considera que es muy importante el manejo
adecuado de la mercadería, y que para obtener una mayor rentabilidad se debe tener un
control estricto sobre el stock necesario.
2. ¿Con que frecuencia se realiza un inventario completo en su empresa?
Los inventarios se los realiza trimestralmente para tener una información más real y facilitar
un mayor control sobre ellos.
3. ¿Realiza usted el seguimiento del artículo, servicio post venta?
Se realiza un seguimiento por parte de los asesores comerciales, de los productos que se
expenden a consumidores finales.
4. ¿Las personas contratadas realizan pruebas de evaluación para su puesto?
No, las personas que se han contratado no se les realizaron una prueba de evaluación
específica para su puesto, aunque se evalúa a veces su experiencia y conocimiento.
38
5. ¿Mantiene usted un cronograma de capacitación para el personal?
No existe cronograma de capacitación para el personal, sin embargo si se realizan
capacitaciones esporádicamente.
6. ¿Cómo es su comunicación con proveedores?
Se mantiene contacto directo con los proveedores ya sea de manera telefónica, vía
correo, lo cual es de gran ayuda ya que se puede mantener un diálogo directo ya sea con los
asesores comerciales como con sus superiores, sea por algún reclamo o requerimientos de
productos.
7. ¿Cómo es su comunicación con sus empleados?
Se trata de mantener una comunicación adecuada, con reuniones con los asesores
comerciales, el personal de bodega y administrativos, pero no es suficiente ya que se tiene
inconvenientes a dar a conocer disposiciones de los procedimientos y acontecimientos que
se suscitan en la empresa.
8. ¿Las áreas para recepción, almacenamiento de mercadería son suficientes y
están determinados y responsables?
Se encuentra parcialmente determinado los lugares y las personas, pero no constan con una
guía de recepción despacho y manejo lo cual demora las actividades de los empleados.
9. ¿Dónde se encuentra localizado su mayor campo de venta y por qué?
El mayor mercado de ventas es en la región de Esmeraldas, debido a nuestra localización
podemos entender que en la provincia de Santo Domingo no tenemos mucha cobertura
debido a que aquí se encuentran varios distribuidores en esta línea y la competencia es más
amplia.
39
10. ¿Existe una planificación operativa en la empresa?
No existe un planificación en concreto todo se lo maneja en base a los conocimientos
adquiridos en el tiempo.
11. ¿Permitiría realizar una evaluación al control interno en el área de inventarios en
la empresa Lubritecnic Cía. Ltda.?
Si, estaría de acuerdo, ya que no existe un eficiente control interno, y una evaluación nos
daría una mejor visión de las falencias existentes.
2.2.5.2.Análisis e interpretación de datos de las encuestas aplicadas al personal de la
empresa Lubritecnic Cía. Ltda.
Cuadro 4: Tabulación de Resultados
N° PREGUNTA
SI
%
NO
%
AV
EC
ES
%
INTERPRETACION DE
RESULTADOS
1
¿Tiene conocimiento sobre
el sistema de control de
inventarios?
4 18% 18 82% 0 0%
El 82% de los encuestados
no tiene conocimientos
sobre el sistema de control
de inventarios.
2
¿Observa falta de
organización al momento
de recibir la mercadería
(lubricantes, llantas,
baterías)?
15 68% 7 32% 0 0%
El 68% de los encuestados
observa falta de
organización al momento
de recibir la mercadería.
3
¿Se encuentran bien
definidos los procesos de
bodega, entrega y
recepción de productos?
3 14% 19 86% 0 0%
El 86% piensa que no se
encuentran bien definidos
los procesos, entrega y
recepción de productos.
4
¿Se cumple con los
procedimientos en el
ingreso y despacho de
mercaderías?
7 32% 15 68% 0 0%
El 68% de los encuestados
cree que no se cumple con
los procedimientos en el
ingreso y despacho.
40
5
¿El personal de la empresa
cuenta con funciones y
obligaciones específicas?
5 23% 17 77% 0 0%
El 77% de los empleados
respondió que no cuentan
con funciones y
obligaciones específicas.
6
¿Recibe capacitación el
personal sobre el manejo
adecuado de los
inventarios?
3 14% 19 86% 0 0%
El 86% de los encuestados
no recibe capacitación
sobre el manejo adecuado
de los inventarios.
7 ¿Existe en la empresa un
organigrama funcional? 2 9% 20 91% 0 0%
El 91% de los empleados
dicen que la empresa no
cuenta con un organigrama
funcional.
8
¿Existe zonas específicas
para el almacenamiento de
los productos en bodega?
10 46% 12 54% 0 0%
El 54% de los encuestados
respondió que no existen
zonas específicas para el
almacenamiento de
productos en bodega, el
46% dice que si existen
estas zonas.
9
¿Existe una buena
comunicación con los
niveles jerárquicos con los
operativos?
5 23% 12 54% 5 23%
El 54% de los encuestados
dicen que no existe buena
comunicación, el 23% dice
que si hay, y el 23%
restante contesto que a
veces hay buena
comunicación.
10
¿Existe un responsable del
ingreso y despacho de
mercaderías?
22 100% 0 0% 0 0%
El 100% está de acuerdo en
que si hay un responsable
en el ingreso y despacho de
mercadería.
11
¿La empresa Lubritecnic
Cía. Ltda., realiza un
conteo físico de los pedidos
al momento de la
recepción?
15 68% 2 9% 5 23%
Según los encuestados el
68% de las veces se realiza
un conteo físico de los
pedidos al momento de la
recepción, 23% dice que a
veces y el 2% dice que si se
realiza el conteo.
41
2.3. VERIFICACIÓN DE LA IDEA A DEFENDER.
La pregunta Nº 1 aplicada a los clientes internos con un 82%, así como la respuesta de la
entrevista al Sr. Gerente, ratifican la inexistencia y la falta de conocimiento sobre el control
interno y la gestión de inventarios.
Asimismo en las nos indican las siguientes preguntas; Nº2, con un 68%, y N°8 con 55%, la
falta de organización de la entrega y recepción de la mercadería, Nº3, con un 86%, la
inexistencia de manuales de procesos, Nº4, con un 68%, el incumplimiento de procesos a
seguir respecto de la mercadería, Nº5, con un77% la inexistencia de funciones específicas,
y falta de asignación de responsabilidades en la institución,N°6, con un 86%, dice no recibir
capacitación relacionado al manejo de inventarios, Nº9, con un 77% nos muestra la
deficiente comunicación entre el personal desde y hacia los niveles de dirección.
Con todos los datos obtenidos mediante la elaboración de la encuesta y la entrevista, a falta
de todos estos elementos que constituyen un sistema de control interno se confirma la
verificación de la idea a defender, siendo pertinente la elaboración de un Sistema de Control
Interno acorde con los requerimientos de la empresa, LUBRITECNIC CÌA. LTDA., con el
cual se contribuya con la reducción de errores e irregularidades en la gestión de inventarios.
N° PREGUNTA
ME
NS
UA
L
%
TR
IME
ST
RA
L
%
SE
ME
ST
RA
L
%
INTERPRETACION DE
RESULTADOS
12 ¿Cada qué tiempo se realiza
constataciones físicas de
inventarios?
0 0% 15 68% 7 32%
Los inventarios se realizan
con una frecuencia
trimestral y a veces
semestral.
42
2.4. PROPUESTA DE LA INVESTIGACIÓN
a) Evaluar el sistema de control interno.
b) Emitir opinión respecto del control interno.
c) Diseñar un modelo de control interno.
2.5. CONCLUSIONES PARCIALES.
La situación actual que se está viviendo en la empresa Lubritecnic Cía. Ltda., de Santo
Domingo de los Tsa´chilas, respecto de la gestión de los inventarios que se manejan en la
organización se describe en los siguientes puntos que a continuación se detallan.
La falta de procedimientos y funciones dentro de la organización, que se hallen
plasmados en documentos existentes, conlleva a que no se encuentren establecidos
los parámetros de que funciones específicas tiene cada persona y los procedimientos
correctos que se deben realizar, lo cual nos resulta en confusiones, atrasos e
ineficiencia en la labores del personal.
La inexistencia de un direccionamiento estratégico en la empresa, la cual guie a la
empresa, trazando sus objetivos a futuros para poder cumplirlos, como son la misión,
visión, objetivos.
La ausencia de políticas que rijan los procedimientos dentro de la institución, al
personal, que son de mucha importancia ya que ayudan al control de las actividades
y de las personas que laboran en la organización.
De acuerdo a los resultados obtenidos de la investigación y observación del
investigador obtenemos que el nivel académico de los empleados de la empresa
Lubritecnic Cía. Ltda. así como la capacitación del personal es bajo, razón por la
cual existe inconvenientes al momento de registro, ingreso y despacho de
productos en las instalaciones.
43
Existe desorden en el almacenamiento de los productos además de una falta de
codificación en toda la mercadería que llega a bodega, lo que causa inconvenientes
al momento del despacho.
La falta de un organigrama de funciones dentro de la empresa ocasiona que los
trabajadores desarrollen sus actividades diarias de manera inadecuada
produciendo un desperdicio de recursos.
Los incorrectos procesos dentro de bodega y la falta de localización de las zonas de
productos causa que algunos ítems de la bodega se mezclen con otros creando así
errores en el momento del inventario.
Debido a todos estos inconvenientes la gerencia está de acuerdo con la realización
de una evaluación del control interno a los inventarios en la empresa.
44
CAPÍTULO III
3. MARCO PROPOSITIVO.
3.1.TÍTULO DE LA PROPUESTA: SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y LA
GESTIÓN DE INVENTARIOS EN LA EMPRESA LUBRITECNIC CÍA. LTDA.
3.2.DESARROLLO DE LA PROPUESTA.
3.2.1. Justificación.
El Control interno se expresa a través de las políticas aprobadas por la administración y sus
colaboradores, mediante la aplicación de técnicas de dirección, verificación, evaluación de
regulaciones gerenciales, manuales de organización, de normas y procedimientos, contables,
de sistemas de información y de programas de selección, inducción y capacitación de
personal.
Actualmente en la empresa de distribución de llantas, lubricantes y baterías Lubritecnic Cía.
Ltda., no está definido un modelo o procedimiento específico de cómo debe ser un sistema
de control interno; sin embargo, existen lineamentos mínimos (cartas, memos, reglas) que
contribuyen al cumplimiento de sus objetivos.
El objetivo general del plan de tesis es el diseño de control interno administrativo y contable
que garantice la eficiencia y economía de las operaciones de la empresa facilitando la
correcta ejecución de las funciones y asegurando la oportunidad, claridad, utilidad y
confiabilidad de la información administrativa y contable respecto de los inventarios.
Estos objetivos se van a lograr a través del diseño y aplicación de los manuales de
organización, contable y de normas y procedimientos, que sirvan de control preventivo. El
estudio de estos manuales es la pieza básica y punto de partida, para conocer el
funcionamiento del sistema de control interno de la empresa, para poder evaluarlo mediante
el trabajo de auditoría (que consiste en el estudio y evaluación del sistema de control interno
existente para poder determinar la naturaleza, extensión y oportunidad de los procedimientos
45
de auditoría a aplicar) o para que la gerencia verifique la correcta actuación y efectividad de
la operatoria de la empresa. Aquellas organizaciones que lleven a cabo el diseño de manuales
como los incluidos en este capítulo, contribuyen a lograr los objetivos de su control interno.
3.2.2. Objetivo General.
Mejorar la gestión de inventarios a través del diseño de un sistema de control interno en la
empresa Lubritecnic Cía. Ltda.
3.2.2.1.Objetivos específicos.
Evaluar mediante un cuestionario, el control interno en el área de los inventarios
Redactar un informe apropiado sobre la situación del control interno en el área de
inventarios de la empresa Lubritecnic Cía. Ltda.
Diseñar un sistema de control interno, que contribuya al mejoramiento de la gestión
de inventarios
3.2.3. Propuesta
3.2.3.1.Evaluación del Control Interno.
La propuesta se fundamenta con los siguientes elementos
3.2.3.1.1. Planificación.
El día 20 julio del 2012 en una visita previa se recorrió las instalaciones de la empresa, junto
con el jefe administrativo, quien fue indicando las áreas de la empresa y el funcionamiento
que tenía la empresa.
46
a) Memorando de planificación.
Plan Específico del Examen al Control Interno al Área de Inventarios de la empresa
Lubritecnic Cía. Ltda., correspondiente al período del 01 al 31 de agosto de 2012.
1. Identificación de la entidad
NOMBRE:
DIRECCION:
TIPO DE TRABAJO:
ÁREA:
PERIODO:
Lubritecnic Cía. Ltda.
Av. Quevedo km 4 y Av. Del Cooperativismo
Auditoria del control interno
Inventarios
del 1 al 31 de agosto del 2012
2. Motivos de la evaluación.
Evaluación del control interno al área de inventario Lubritecnic Cía. Ltda., se lo realiza en
cumplimiento del Programa de Fin de Titulación para la obtención el título de Ingeniero en
Contabilidad Superior, Auditoria y Finanzas, CPA de la Universidad Regional Autónoma de
los Andes UNIANDES, tema aprobado por la Dirección General de la universidad.
Se emitió una solicitud para realizar esta actividad a la empresa Lubritecnic Cía. Ltda., la
cual fue autorizada por el Gerente General a través de una carta emitida el 9 de julio de
2012.(Anexo N° 2)
3. Objetivos de la auditoria de control interno.
Evaluar el sistema de control interno, determinando así mismo la eficiencia y eficacia de las
operaciones en el área de inventarios de la empresa LUBRITECNIC CÍA. LTDA.
Concluir sobre el sistema de control interno y la gestión empresarial del área de inventarios,
proporcionando una ayuda a nivel gerencial, a través de recomendaciones que permitan
tomar acciones correctivas necesarias en la empresa LUBRITECNIC CÍA. LTDA.
47
4. Alcance de la auditoria de control interno.
La evaluación del control interno al área de inventarios de la empresa LUBRITECNIC CÍA.
LTDA., se realizará por el periodo comprendido del 01 al 31 de agosto de 2012 y cubrirá la
evaluación del sistema de control interno bajo el sistema de COSO I.
5. Base Legal.
Rige para su funcionamiento:
Ley de Compañías
Ley de Seguridad Social
Código Tributario y la Ley de Régimen Tributario Interno
Código de Trabajo
Código de Comercio
Reglamento Interno
6. Objetivo de LUBRITECNIC CÍA. LTDA.
En el capítulo I, art. 3 de los estatutos de creación de la compañía señala que el objetivo de
LUBRITECNIC CÍA. LTDA.,
“Comercializar al por mayor y menor, llantas lubricantes, baterías de las marcas más
reconocidas en el mercado”
7. Estructura orgánica
El área de inventarios de LUBRITECNIC CÍA. LTDA., durante el mes de agosto del 2012
estuvo conformada de la siguiente forma:
48
Grafico 2: Estructura orgánica
8. Sistema de Archivo
En el período de examen la documentación se encuentra archivada en las oficinas de la
empresa, en el departamento de contabilidad LUBRITECNIC CÍA. LTDA., estos se
encuentran archivados de manera secuencial cronológica de acuerdo a los comprobantes de
egreso y en orden secuencial numérica las facturas de venta.
9. Unidades responsables y/o componentes
Las unidades relacionadas con el examen son las siguientes:
Bodega
Jefe de bodega
Bodegueros
Choferes
JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS
GERENTE GENERAL
SUPERVISOR DE VENTAS
VENDEDOR 1
VENDEDOR 2
CONTADOR GENERAL
JEFE DE CARTERA
ASISTENTE CONTABLE
JEFE DE BODEGA
BODEGUERO
CHOFER
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
49
Administración
Gerente general
Jefe administrativo
Contabilidad
Contador general
Asistente contable
10. Financiamiento
Monto de recursos
En la evaluación del control interno se considerará el valor de 565.000 USD, de compras y
650.000 de ventas, presupuestados para el período del mes de agosto de 2012, por parte de
la gerencia.
11. Grado de confiabilidad
Según lo constatado en la empresa se detalla el proceso de compras:
El jefe administrativo, verifica el stock de la mercadería en el sistema y analizando la venta
en el último mes, realiza un pedido estimado de lo que se pudiera vender en el siguiente mes,
a continuación se procede a autorizar por parte del Gerente General, una vez autorizado, se
lo envía por e-mail al proveedor o se espera la visita del proveedor los cuales llegan cada
semana.
La recepción de la mercadería se la realiza al momento que el proveedor envía la mercadería,
se organiza en el momento quienes y donde van a almacenar dicha mercadería.
50
Una vez constatada la mercadería en la factura, ésta se pasa a contabilidad para su registro
en el sistema y su respectivo pago, los pagos se realizan con cheques posfechados cada 15 y
30 de cada mes.
En la empresa el proceso de ventas es el siguiente:
El cliente se acerca al almacén, solicitando su pedido, para lo cual el vendedor de mostrador
verifica en el sistema la existencia de la mercadería, si hay, se factura sino se ofrece otro
producto similar, una vez facturado se pasa el documento a bodega donde despachan los
productos de acuerdo a lo detallado.
12. Puntos de interés para la auditoría
De la evaluación realizada por auditoría se determinan varias observaciones preliminares,
que serán confirmadas con las pruebas de control en la evaluación del control interno, entre
las principales se citan las siguientes:
Evidenciar la existencia de un buen ambiente de control, que permita conocer las
funciones de los empleados, una buena estructura organizacional, y que conste valores
éticos.
Verificar que los empleados estén vinculados con los objetivos de la evaluación de
riesgos.
Examinar que en la empresa exista manuales de procedimientos y políticas para el
desempeño del personal, en las funciones que deben realizar.
Comprobar la información proporcionada sobre los inventarios, vverificar que exista un
sistema de información automatizado que permita registrar, procesar, informar la entrada
y salida de mercadería.
Revisar si se realizan evaluaciones y un seguimiento continuo sobre la efectividad del
Sistema de Control Interno.
51
13. Tiempo Estimado de ejecución del trabajo
La ejecución de la presente evaluación del control interno, se estima concluir en
aproximadamente 30 días laborables, los cuales se distribuirán de la siguiente manera:
Cuadro 5: Tiempo estimado de ejecución del trabajo
14. Productos a obtener
- Cuestionario de control interno
- Informe de Auditoría
- Matriz de implementación de recomendaciones
Elaborado por:
Fernando Muguerza
AUDITOR, Estudiante
FASES ACTIVIDADES TIEMPO
PLANIFICACION
Conocimiento preliminar.
Evaluación del Control Interno.
Definición de componentes.
10
EJECUCIÓN
Aplicación de pruebas
Comunicación de los hallazgos.
15
COMUNICACIÓN DE
RESULTADOS - Comunicación de los hallazgos.
5
TOTAL 30 DIAS
52
3.2.3.1.2. Ejecución
Se procede a realizar un cuestionario para evaluar el control interno que mantiene la empresa,
para verificar los controles que se están llevando a cabo, y determinar las falencias en el
Sistema de control interno.
a) Cuestionario de control interno
LUBRITECNIC Cía. Ltda.
EVALUACION DEL CONTROL INTERNO DEL AREAS DE INVENTARIOS POR EL
PERÍODO COMPRENDIDO ENTRE EL1 AL 31 DE AGOSTO 2012.
EVALUACION DEL CONTROL INTERNO
ACTIVIDAD
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
N° PREGUNTA SI NO
AMBIENTE DE CONTROL
1 ¿La empresa cuenta con un direccionamiento estratégico? 1
2 ¿Se ha definido un código de ética y de conducta, al cual se rijan los
miembros de la empresa? 1
3 ¿La empresa cuenta con organigramas funcionales? 1
4 ¿Existe en la empresa manuales de funciones específicos para cada área? 1
5 ¿Se a conocer y se verifica el cumplimiento las políticas que rigen al
personal? 1
4 ¿Se controla el cumplimiento del horario establecido en la empresa? 1
EVALUACIÓN DEL RIESGO
7 ¿Existen procedimientos establecidos para la identificación de los riesgos
en la empresa? 1
8 ¿Se han establecido un plan estratégico anual? 1
9 ¿Los empleados junto con la gerencia general participan de la elaboración
de objetivos de las actividades? 1
10 ¿Se han determinado los riesgos en base a los objetivos? 1
11 ¿Se han definidos las personas encargadas de la evaluación de los riesgos? 1
ACTIVIDADES DE CONTROL
53
12 ¿Existen manuales de procedimientos? 1
13 ¿Se encuentran en orden los productos en bodega? 1
14 ¿Se realizan los respectivos seguimientos de los productos que se
devuelven por garantía? 1
15 ¿Se mantienen limpias las instalaciones donde se encuentran los
productos? 1
16 ¿Se realizan controles de mercaderías frecuentemente? 1
17 ¿Existen firmas de responsabilidad en la entrega – recepción de
mercadería? 1
INFORMACIÓN Y COMUNICACION
18 ¿Se procesa la información contable diariamente? 1
19 ¿Las notas de pedido se las recibe con la información completa del cliente,
producto, precio y tiempo de crédito? 1
20 ¿En la factura los ítems se ingresan en orden, por presentación y/o por
familia de ítems? 1
21 ¿Se examina la existencia de asientos contables anormales ya sea por su
naturaleza o por su monto? 1
22 ¿Se comunica oportunamente las irregularidades que se puedan presentar? 1
MONITOREO
23 ¿Se controla a diario el correcto desarrollo de las actividades en la
empresa? 1
24 ¿Se han establecido controles para el correcto funcionamiento del área de
bodega? 1
25 ¿Se evalúan las actividades realizadas por el personal? 1
26 ¿Se hace el seguimiento respectivo a las falencias, errores que se puedan
cometer? 1
TOTAL 4/26 22/26
Nivel de confianza 15%
Elaborado por: Fernando Muguerza Fecha: 15 de agosto de 2012
Revisado por: MBA. Leonardo Carrión Fecha: 17 de agosto de 2012
54
3.2.3.1.3. Comunicación de resultados
a) Informe
Santo Domingo, 15 de septiembre del 2012.
Señor.
Marco Sarango Luna
GERENTE LUBRITENIC CIA LTDA
Presente.-
He realizado una auditoria de control interno en el área de inventarios, de Lubritecnic Cía.
Ltda., del cantón Santo Domingo, provincia de Santo Domingo de los Tsa’chilas, por el
período comprendido entre el 1 al 31de agosto de 2012, la cual cubre la evaluación del
sistema de control interno. La administración es responsable de mantener una estructura
efectiva de control interno para el logro de los objetivos de la institución, así como de las
estrategias para la conducción ordenada y eficiente del negocio.
Mi obligación es la de expresar conclusiones sobre cada uno de los temas de auditoría de
control interno con base en los procedimientos que hemos considerado necesarios para la
obtención de evidencia suficiente y apropiada, con el propósito de obtener una seguridad
razonable de nuestras conclusiones sobre la temática de la auditoría de control interno.
Dadas las limitaciones inherentes de cualquier estructura de control interno, puede ocurrir
errores o irregularidades y no ser detectados; también proyecciones de cualquier evaluación
del control interno para períodos futuros está sujetas al riesgo de que el control interno se
pueda tornar inadecuado por los cambios en sus elementos.
Realice la auditoría de control interno de acuerdo con las normas de auditoria generalmente
aceptadas. Esas normas requiere que la auditoría se planifique y se ejecute de tal manera que
se obtenga una seguridad razonables en cuanto a si la estructura del control interno ha sido
diseñada adecuadamente y opera de manera efectiva.
55
Con base en mis procedimientos de trabajo y con la evidencia obtenida, concluimos que la
institución mantuvo en varios de sus aspectos importantes una estructura inadecuada de
control interno.
Atentamente
Fernando Muguerza
Auditor, Estudiante
56
b) Borrador de Informe de examen de auditoría del control interno a los inventarios de
la empresa Lubritecnic Cía. Ltda., de Santo Domingo, correspondiente al periodo 01
al 31 de agosto 2012.
INFORME STANDARD DE AUDITORÍA DE CONTROL INTERNO
A Gerente General de Lubritecnic Cía. Ltda., de Santo Domingo.
RESULTADOS DEL EXAMEN
Las políticas internas y cultura organizacional de la empresa Lubritecnic Cía. Ltda.
No existe un organigrama en la empresa por lo que es de vital importancia un organigrama
que represente a la organización, y que está orientado a la misión y visión y objetivos de la
organización.
Se establece que es necesario un manual de funciones que determina las actividades
específicas de cada uno de los empleados, ya que éste serviría de mucha utilidad su
implementación ya que no existe en la empresa dicho manual.
Falta políticas internas actualizadas que regulen las actividades de la institución, originan
que el área de inventarios duplique labores, reportes, mala utilización de recursos, consumo
de bienes, debido al crecimiento desordenado de la empresa.
Recomendación 1.
Al Gerente General.
Crear un ambiente de control bajo un conjunto de circunstancias y conductas que enmarquen
al accionar de la entidad desde la perspectiva del Control Interno, ya que es fundamental
para la consecuencia de la actitud asumida por los directivos y por el resto de empleado, con
relación a la importancia de Control Interno y su incidencia sobre las actividades y
resultados.
57
Identificación de objetivos y riesgos en la organización.
Existe una debilidad en el control interno de la empresa al no contar con objetivos
planteados.
No se han determinado los riesgos internos y externos que puede tener el control interno en
la empresa, por lo que no podrán ser debidamente administrados.
Recomendación 2.
Al Gerente General.
Establecer mecanismos necesarios para identificar, analizar, tratar los riesgos a los que esta
expuestos la empresa para el logro de los objetivos.
Políticas y procedimientos de la organización
Se evidenció la falta de políticas y procedimientos establecidos para los procesos que se
realizan en el área de cobranzas en la empresa. La función principal es dar fiel cumplimiento
de las normas para llevar a cabo, todas y cada una de las operaciones, impidiendo realizar la
toma de decisiones del personal basadas en la improvisación.
Recomendación 3.
Al Gerente General.
Establecer políticas y procedimientos para mejorar los riesgos en la consecución de los objetivos
institucionales, proteger y conservar los activos y establecer los controles de acceso a los sistemas
de información.
58
Inoportuna fluidez de la información y falta de adecuados canales comunicación
No existen adecuados canales de comunicación que permitan conocer a cada uno de los
integrantes de la organización sus responsabilidades sobre el control de sus actividades y
una fluidez de la información oportuna y adecuada.
Recomendación 4.
Al Gerente general
Identificar, capturar y comunicar, información pertinente y con la oportunidad que facilite a
los empleados cumplir con sus responsabilidades.
Desarrollo, implementación y supervisión de un adecuado sistema de control interno
En la empresa no se efectúa un seguimiento constante de los riesgos internos y externos, por
ello no se puede adoptar medidas oportunas, lo cual afecta el desarrollo de las actividades
que realiza la empresa.
Recomendación 5.
Al gerente general
Efectuar un seguimiento constante de ambiente interno y externo que les permita conocer y
aplicar medidas oportunas sobre condiciones reales o potenciales que afecten el desarrollo
de actividades institucionales, la ejecución de los planes y el cumplimiento de los objetivos
previstos.
Atentamente
Fernando Muguerza
Auditor, Estudiante
59
Cuadro 6: Matriz de recomendaciones
60
61
3.2.3.2. Sistema de control interno, que contribuya al mejoramiento de la gestión de
inventarios.
En el presente trabajo se desarrollaron e implantaron estrategias para fomentar y fortalecer
la cultura del autocontrol y autoevaluación en la organización se mencionan los siguientes.
En la empresa no existen ciertos parámetros ciertamente definidos, por lo que en el presente
trabajo de investigación se propone la aplicación de ellos, para un mejoramiento del control
interno en la empresa, los cuales están segregados de acuerdo a los componentes en su orden.
Direccionamiento estratégico.
La empresa no cuenta con direccionamiento estratégico definido, es decir misión, visión,
objetivos, por lo que se propone lo siguiente:
Misión propuesta.
La misión de LUBRITECNIC CÍA. LTDA., es la venta de, lubricantes, llantas, baterías y
servicios a nivel regional, a través de un servicio integral de calidad, que permita satisfacer
plenamente la expectativa de todos nuestros clientes, ofreciendo productos de calidad a un
precio competitivo, basados en el desarrollo pleno de quienes conforman la organización.
Visión propuesta.
Hacer de LUBRITECNIC CÍA. LTDA., la empresa más competitiva, la de mayor
penetración y más prestigio a nivel de la región, en el ramo de lubricantes, llantas, baterías
y servicio automotriz.
62
Ambiente de Control.
Integridad y valores éticos.
Los valores que se desea fomentar y cultivar en la empresa Lubritecnic Cía. Ltda., entre sus
directivos, funcionarios y empleados, no solamente normaran su accionar dentro del sino
también serán un fiel reflejo de lo que es la institución, por lo cual se propone los siguientes
valores éticos corporativos:
a) Alta calidad del servicio.
Todo el personal de Lubritecnic Cía. Ltda., es permanentemente capacitado para de esta
manera brindar un mejor servicio a los clientes, logrando una satisfacción muy alta de
ser atendidos por un personal calificado para cada una de las áreas.
b) Compromiso con la institución.
La empresa cuenta con un personal entusiasta, altamente motivado y comprometido con
lograr que la organización cada día sea más grande a través del cumplimiento de los
planes tazados alcanzando así los objetivos propuestos.
c) Responsabilidad.
Con los socios al cuidar los recursos e intereses de la organización, invirtiendo de una
forma moderada sin arriesgarla en proyectos que no sean tan factibles y de un alto riesgo.
Con el estado aplicando las diferentes leyes y reglamentos que rigen al sistema de
compañías, declarando y tributando los diferentes impuestos y tasas que debe cancelar
la institución, estas declaraciones son realizadas con datos reales y en las fechas
correspondientes evitando así estafar al gobierno fiscal.
63
d) Honestidad.
Lubritecnic Cía. Ltda., es una empresa que cumple con todas las leyes y reglamentos
dados por los organismos de control, además cuenta con un personal que trabaja en
armonía manejando información de la organización con mucho recelo y guardando así
respeto a la institución que lo acoge.
e) Trabajo en equipo.
Aportar con ideas innovadoras y sugerencias, apoyando al desarrollo de los compañeros
proponiendo la buena comunicación, el compañerismo, y las buenas costumbres.
f) Innovación y mejoramiento continuo.
Es un lema permanente de la compañía entregar productos de última generación con la
más alta calidad ofreciendo un servicio completo de respaldo a artículos que se tiene a
disposición de los clientes, satisfaciendo así las necesidades de los asociados, clientes
internos y externos.
Además de una preparación continua mediante capacitaciones al personal para garantizar
el servicio al cliente y las operaciones dentro de la organización sean eficientes.
Estructura organizacional.
a) Organigrama.
El objetivo es dar a conocer de manera general como se encuentra la gestión administrativa
de la empresa, para lo cual se desarrollará un organigrama que atienda al cumplimiento de
la misión y de los objetivos que tiene la compañía.
El organigrama que se propone es de tipo vertical en el cual se representan claramente los
niveles jerárquicos, además se debe dar a conocer el organigrama a todos los empleados y
64
también a los asociados con el fin que recurran a la persona indicada y así agilitar cualquier
procedimiento.
Es importante que tanto los empleados como los socios tengan siempre en cuenta la razón
de ser de la empresa, es decir la misión ya que de esta manera se logrará la visión la misma
que beneficiará a todos quienes conforman la organización.
Grafico N° 3: Organigrama propuesto.
Elaborado por: Fernando Muguerza
Asignación de Autoridad y Responsabilidad.
El manual de funciones se puede definir como un cuerpo sistemático que indican las
funciones y actividades a ser cumplidas por el personal de la organización.
GERENCIA GENERAL
ADMINISTRACION
ASESORÍA LEGAL
DEPARTAMENTO DE
MANTENIMIENTO Y BODEGA
ASESORÍA INFORMATICA
ASAMBLEA GENERAL
CONTABILIDAD
ASISTENCIA GERENCIAL
CONTADOR(A)
AUXILIAR 1
AUXILIAR 2
JEFE DEMANTENIMIENTO
Y BODEGA
CHOFER DE REPARTO
CHOFER DE REPARTO 2
OPERADOR DE
ENLLANTAJE
OPERADOR DE BODEGA 1
OPERADOR
DE BODEGA 2
OPERADOR DESERVICIOS
GENERALES
DEPARTAMENTO DE VENTAS
SUPERVISORDE VENTAS
PUNTO DE VENTA
ASESORES
COMERCIALES
ASESOR
COMERCIAL
FACTURADOR(A)
DIVISION
LUBRICANTES
DIVISIONLLANTAS
DIVISIONBATERIAS
ASESORESCOMERCIALES
JUNIOR
CRÉDITO Y
COBRANZAS
JEFE DE CARTERA
Y COBRANZAS
AUXILIAR
DEPARTAMENTO
FIANCIERO
65
El Manual de Funciones de la empresa Lubritecnic Cía. Ltda., es la versión detallada de los
objetivos que quiere alcanzar la organización; funciones, autoridad y responsabilidades de
los distintos puestos de trabajo que componen la estructura de la compañía.
MANUAL DE FUNCIONES
JUNTA DE
ACCIONISTAS PÁGINA 1 DE 19
JEFE SUPERIOR INMEDIATO: Máxima Autoridad
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO:
Es el órgano supremo de la voluntad social
FUNCIONES:
Conocer la agenda propuesta para su aprobación o modificación
Aprobar los objetivos y políticas del plan general de trabajo de la empresa
Aprobar y denegar el balance y los informes relacionados con la Administración
Conocer y aprobar las modificaciones del Acta de Constitución y de los estatutos
Cambiar de domicilio legal de la empresa
Autorizar la adquisición de bienes raíces a cualquier titulo
Autorizar la enajenación de bienes raíces de la empresa
Autorizar la emisión de Certificados de inversión; y las demás que señalen la ley
y sus reglamentos
DEPENDIENTES DEL PUESTO:
Todos los departamentos
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
APROBADO POR:
66
MANUAL DE FUNCIONES
GERENTE
GENERAL PÁGINA 2 DE 19
Identificación
Título del puesto Gerente General
Subalterno: Jefe de Administración, Supervisor de ventas, Jefe de Bodega,
Descripción genérica del puesto
Tiene a su cargo la administración, dirección, control y coordinación de las actividades de
la empresa para alcanzar exitosamente los objetivos de la misma.
Descripción específica del puesto
a) Atribuciones
· Administrar los bienes y recursos de la empresa.
· Responsable de la dirección y supervisión de la empresa.
· Supervisar el buen funcionamiento de las actividades de la empresa.
· Crear políticas de créditos, de ventas y de compras.
· Autorizar créditos.
· Autorización de compras de bienes y servicios.
· Análisis de estados financieros.
· Autorizar pagos.
· Firma de cheques.
b.) Relaciones de Trabajo
Por naturaleza de la asignación tendrá relación con el entorno laboral de la empresa, pero
tendrá relación especial con, Jefe Administrativo, Supervisor de ventas, Contador General
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
APROBADO POR:
67
MANUAL DE FUNCIONES
GERENTE
GENERAL PÁGINA 3 DE 19
c.) Autoridad
En este puesto se centraliza la autoridad superior, y a partir de ésta autoridad delega
responsabilidades a los demás departamentos.
d.) Responsabilidad
Es responsable de la administración y el logro de los objetivos de la empresa.
Requisitos mínimos exigidos
a) Educacionales: Licenciatura en Administración de Empresas, Contabilidad o
carrera afines.
b) Experiencias: Mínima de cinco años en puesto similar.
c) Habilidades y Destrezas
Habilidad:
· En dirigir, coordinar y organizar.
· Toma de decisiones.
· Don de mando.
· Conocimiento de programas de computación.
· Creatividad, análisis, innovador.
· Solución de problemas.
Destrezas:
· Manejo de programas de computación.
· Expresarse en forma clara y concisa.
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
APROBADO POR:
68
MANUAL DE FUNCIONES
JEFE DE
BODEGA PÁGINA 4 DE 19
Identificación
Título del puesto Jefe de Bodega
Inmediato superior Gerente General
Subalterno Operadores de Bodega, Choferes
Descripción genérica del puesto
Puesto de trabajo de carácter operativo, encargado de la guarda y custodia, de los bienes
disponibles para la venta.
Descripción específica del puesto
a) Atribuciones
• Supervisión del conteo físico de inventarios.
• Supervisión del ingreso de productos importados a la bodega.
• Supervisión de ingresos y egresos de productos al sistema.
• Revisión y conteo de productos importados.
• Custodia de los artículos para la venta, cuidando que se mantenga en buen estado.
• Supervisión del despacho de productos conforme a orden de compra de los clientes.
• Orientar y supervisar a los operadores de bodega.
• Elaborar informes periódicos u ocasionales a requeridos por gerencia general.
b) Relaciones de Trabajo
Relación de subordinación con el Gerente General, a quien suministra información sobre
su departamento. Tiene relación de colaboración con los demás departamentos;
principalmente con ventas y contabilidad.
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
APROBADO POR:
69
MANUAL DE FUNCIONES
JEFE DE
BODEGA PÁGINA 5 DE 19
c) Autoridad
Tiene autoridad sobre los auxiliares y repartidor, asignándoles actividades relacionadas
con el proceso operativo del departamento.
d) Responsabilidad
Es responsable del oportuno, adecuado y eficaz funcionamiento de las operaciones del
departamento y que el producto llegue completo, correcto y oportunamente, para
satisfacción del cliente.
Requisitos mínimos exigidos
a) Educacionales: Bachiller Contador.
b) Experiencias: Mínima de 1 año en puesto similar.
c) Habilidades y Destrezas
Habilidad:
• Coordinación.
• Iniciativa.
• Establecer y mantener relaciones positivas de trabajo.
• Organizar y controlar.
• Conocimiento del producto.
Destrezas:
• Manejo de paquetes básicos de computación.
• Manejo de personal
• Control de cumplimiento de labores.
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
APROBADO POR:
70
MANUAL DE FUNCIONES
OPERADOR DE
BODEGA PÁGINA 6 DE 19
Identificación
Título del puesto: Auxiliar de Bodega
Inmediato superior: Jefe de Bodega
Subalterno: Ninguno
Descripción genérica del puesto
Puesto de trabajo de carácter operativo, encargado de despachar, empacar, contar, revisar,
mantener en orden toda la mercadería y de cuidar el buen estado de la misma.
Descripción específica del puesto
a) Atribuciones
• Despacho de mercadería.
• Revisión e ingreso de productos importados a la bodega.
• Colocación adecuada de cada uno de los productos.
• Conteos físicos de inventarios.
• Empaque de mercadería.
• Revisión de productos despachado.
• Etiquetado y envío de productos.
• Limpieza de bodega.
• Elaborar los reportes requeridos por el jefe inmediato.
• Efectuar las tareas que le sean requeridas por su jefe inmediato.
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
APROBADO POR:
71
MANUAL DE FUNCIONES
OPERADOR DE
BODEGA PÁGINA 7 DE 19
b) Relaciones de Trabajo
Relación de subordinación con el jefe de bodega, atender a clientes y prestar colaboración
al departamento de ventas.
c) Autoridad
Ninguna.
d) Responsabilidad
Asistir al jefe de bodega en el proceso de las actividades propias del almacén o bodega.
Requisitos mínimos exigidos
a) Educacionales: Estudios a nivel medio.
b) Experiencias: Mínima de 1 año en puesto similar.
c) Habilidades y Destrezas
Habilidad:
• Conocimiento del producto.
• Ordenado, con iniciativa y actitud de servicio
• Responsabilidad y puntualidad.
• Mantener relaciones positivas de trabajo.
• Atender Instrucciones
Destrezas:
• Manejo de paquetes básicos de computación.
• Rapidez y exactitud en el conteo de productos.
• Comunicación eficaz con el Jefe de Bodega y otros departamentos.
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
APROBADO POR:
72
MANUAL DE FUNCIONES
CHOFER DE
REPARTO PÁGINA 8 DE 19
Identificación
Título del puesto Repartidor
Inmediato superior Jefe de Bodega
Subalterno Ninguno
Descripción genérica del puesto
Puesto de trabajo de carácter operativo, encargado de repartir el producto en la capital
y/o en el interior de la república siguiendo una ruta preestablecida.
Descripción específica del puesto
a) Atribuciones
• Hacer llegar la mercadería a cada cliente en cada negocio.
• Limpieza de bodega.
• Empaque de mercadería.
• Revisión de productos despachado
• Conteos físicos de inventarios.
• Otras que le asigne el jefe inmediato.
b) Relaciones de Trabajo
Relación de subordinación con el jefe de bodega y con el auxiliar de bodega.
c) Responsabilidad
Es responsable que el producto llegue en buen estado y oportunamente a su destino.
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
APROBADO POR:
73
MANUAL DE FUNCIONES
CHOFER DE
REPARTO PÁGINA 9 DE 19
Requisitos mínimos exigidos
a) Educacionales: Estudio a nivel medio.
b) Experiencia: Mínima de 3 años como chofer.
c) Habilidades y Destrezas
Habilidad:
• Conocimiento del perímetro de la ciudad y el interior de la república.
• Servirle al cliente.
• Responsable.
• Organizado.
• Conocimiento de leyes de tránsito.
Destrezas:
• Rapidez y exactitud.
• Manejo de vehículo liviano.
d) Otras
• Licencia profesional mínimo Tipo C
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
APROBADO POR:
74
MANUAL DE FUNCIONES
SUPERVISOR
DE VENTAS PÁGINA 10 DE 19
Identificación
Título del puesto Supervisor de ventas
Inmediato superior Gerente General
Subalterno Asesores Comerciales
Descripción genérica del puesto
Puesto de trabajo de carácter administrativo, encargado de analizar, crear y aplicar las
estrategias aprobado por la Gerencia General, para dar a conocer el producto en el mercado
y realizar el cobro efectivo del producto vendido.
Descripción específica del puesto
a) Atribuciones
• Estimular las ventas.
• Crear imagen y servicio de la empresa.
• Observar actividades de la competencia.
• Coordinar actividades promocionales y publicitarias.
• Dirigir y controlar las operaciones de ventas y de cobros.
• Revisión de cortes de caja.
• Control de Recibos emitidos.
• Crear políticas de crédito.
• Analizar, investigar solicitudes de crédito de los clientes.
• Revisión antigüedad de saldos.
• Supervisar que las labores del departamento se ejecuten con servicios de calidad.
• Fijar metas de ventas y cobros.
• Rendir informes periódicos u ocasionales que requiera la Gerencia General
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
APROBADO POR:
75
MANUAL DE FUNCIONES
SUPERVISOR
DE VENTAS PÁGINA 11 DE 19
b) Relaciones de Trabajo
Relación de subordinación con el Gerente General a quien debe proporcionarle
información sobre el desempeño de su departamento.
c) Autoridad
Tiene autoridad sobre los vendedores-cobradores.
d) Responsabilidad
Es responsable de crear estrategias y métodos para posesionar el producto en el mercado,
de las metas de ventas, de evaluar el alcance de las ventas y de los cobros a los clientes.
Requisitos mínimos exigidos
a) Educacionales: Licenciado en administración de empresas o en mercadotecnia.
b) Experiencia: Mínima de 2 años en puesto similar.
c) Habilidades y Destrezas
Habilidad:
• Creatividad, liderazgo, negociador.
• Excelentes relaciones interpersonales.
• Cumplimiento de ventas.
• Toma de decisiones.
• Facilidad de comunicación eficaz.
Destrezas:
• Manejo de programas básicos de computación.
• Manejo de recursos humanos.
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
APROBADO POR:
76
MANUAL DE FUNCIONES
ASESOR
COMERCIAL PÁGINA 12 DE 19
Identificación
Título del puesto Asesor Comercial
Inmediato superior Supervisor de Ventas
Subalterno Ninguno
Descripción genérica del puesto
Puesto de trabajo de carácter operativo, encargado de ofrecer el producto para la venta y
efectuar el respectivo cobro.
Descripción específica del puesto
a) Atribuciones
• Ofrecer el producto.
• Mantener su cartera y crear más clientes.
• Visitar a los clientes, locales y/o departamentales.
• Crear una ruta de visitas, aprobada por el Jefe de Ventas y Cobros.
• Atención a los clientes.
• Cobro efectivo de las ventas.
• Emisión y entrega de recibos de caja.
• Elaboración de reporte de ingresos diarios.
• Reporte de ventas.
• Otras tareas que el jefe le asigne.
b) Relaciones de Trabajo
Relación de subordinación con el Supervisor de ventas a quien debe proporcionarle
informes y relación adecuada con los clientes.
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
APROBADO POR:
77
MANUAL DE FUNCIONES
ASESOR
COMERCIAL PÁGINA 13 DE 19
c) Autoridad
Ninguna.
d) Responsabilidad
Es responsable de ofrecer, colocar el producto y superar las metas establecidas para ventas
y cobros.
Requisitos mínimos exigidos
a) Educacionales: Título a nivel diversificado.
b) Experiencias: Mínima de 1 año en puesto similar.
c) Habilidades y Destrezas
Habilidad:
• Creatividad, negociador.
• Excelente relaciones interpersonales.
• Cumplimiento de metas.
• Toma de decisiones.
• Conocimiento del producto.
• Atención al cliente.
• Responsable.
Destrezas:
• Manejo de programas básicos de computación.
• Manejo de automóvil.
• Vender apropiadamente el producto.
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
APROBADO POR:
78
MANUAL DE FUNCIONES
CONTADOR
GENERAL PÁGINA 14 DE 19
Identificación
Título del puesto Contador General
Inmediato superior Gerente General
Subalterno Auxiliar de contabilidad
Descripción genérica del puesto
Puesto de trabajo de carácter administrativo y técnico, encargado del registro y control
contable, laboral y fiscal de la empresa.
Descripción específica del puesto
a) Atribuciones
• Llevar archivos de documentación contable.
• Atender requerimientos fiscales de la administración tributaria.
• Elaborar estados financieros.
• Revisar pólizas de ingresos y egresos, para cuadrar ingresos con depósitos.
• Realizar conciliaciones bancarias.
• Revisar las operaciones fiscales de la empresa.
• Llevar libro de salarios.
• Elaborar liquidaciones laborales.
• Cálculo y pago de planilla quincenal.
• Cálculo quincenal de prestaciones laborales.
• Revisión y pago de cuotas patronales y laborales IESS.
• Rendir informes periódicos u ocasionales que requiera la Gerencia General.
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
APROBADO POR:
79
MANUAL DE FUNCIONES
CONTADOR
GENERAL PÁGINA 15 DE 19
Relaciones de Trabajo
Relación de subordinación con el Gerente General a quien debe proporcionarle informes
contables, confiables y oportunos. Asimismo, relación con departamentos de bodega,
compras y ventas y cobros.
c) Autoridad
Auxiliar de Contabilidad.
d) Responsabilidad
Es responsable de llevar el control de los impuestos y la información contable en forma,
útil, oportuna y confiable.
Requisitos mínimos exigidos
a) Educacionales: Contador Público y Auditor.
b) Experiencias: Mínima de 1 año en puesto similar.
c) Habilidades y Destrezas
Habilidad:
• Creatividad.
• Excelente relaciones interpersonales.
• Toma de decisiones.
• Responsable.
• Conocimiento de leyes tributarias.
• Efectuar cálculos matemáticos.
• Conocimiento de normas internacionales de contabilidad.
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
APROBADO POR:
80
MANUAL DE FUNCIONES
ASISTENTE DE
CONTABILIDAD PÁGINA 16 DE 19
Identificación
Título del puesto Auxiliar de contabilidad
Inmediato superior Contador General
Subalterno Ninguno
Descripción genérica del puesto
Puesto de trabajo de carácter técnico, encargado de asistir al contador general.
Descripción específica del puesto
a) Atribuciones
• Elaboración de comprobantes de ingresos y egresos.
• Conciliaciones bancarias.
• Archivo y custodia de papelería contable.
• Arqueos de caja.
• Codificación e ingreso al sistema de bancos, los depósitos y los cheques emitidos.
• Llenar los anexos transaccionales DIMM.
• Actualizar libros fiscales (IVA compras y ventas, diario mayor general, balances,
inventarios, estados financieros, de salarios etc.).
• Registro de notas de crédito y débito.
• Control de ingresos y de cheques rechazados.
• Realizar inventarios físicos.
• Efectuar conciliaciones de existencias con bodega, de ingresos con cobros.
• Otras funciones que le asigne el Contador General.
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
APROBADO POR:
81
MANUAL DE FUNCIONES
ASISTENTE DE
CONTABILIDAD PÁGINA 17 DE
1
9
b) Relaciones de Trabajo
Relación de subordinación con el contador general a quien debe proporcionarle
información contable, confiable y oportuna.
c) Autoridad: Ninguna.
d) Responsabilidad
Es responsable por el trabajo que desarrolla y del equipo que se le asigna.
Requisitos mínimos exigidos
a) Educacionales: Título de bachiller contador.
b) Experiencias: Mínima de 1 año en puesto similar.
c) Habilidades y Destrezas
Habilidad:
Creatividad.
Excelente relaciones interpersonales.
Responsable.
Conocimiento de leyes tributarias.
Efectuar cálculos matemáticos.
Conocimiento de normas internacionales de contabilidad.
Destrezas:
Manejo de programas básicos de computación y de contabilidad.
Manejo de sumadoras.
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
APROBADO
POR:
82
MANUAL DE FUNCIONES
JEFE
ADMINISTRATIVO PÁGINA 18 DE
1
9
Identificación
Título del puesto Jefe Administrativo
Inmediato superior Gerente General
Subalterno Jefe de bodega, Jefe de cartera y cobranzas, Supervisor de ventas
Descripción genérica del puesto
Puesto de trabajo de carácter directivo, que efectúa funciones de compras de bienes y
servicios y controla el personal.
Descripción específica del puesto
a) Atribuciones
• Realizar cotizaciones y revisar ofertas recibidas.
• Contactar proveedores.
• Revisión de reporte de ingreso de productos importados al sistema de inventarios.
• Establecer mínimos de existencia para compras.
• Coordinar con departamentos de bodega y de ventas para su operación.
• Supervisión de las actividades del personal
• Elaborar contratos de trabajo del personal.
b) Relaciones de Trabajo
Comunicación directa con el Gerente General. Por la naturaleza del puesto se relaciona
con las demás unidades de la empresa, ya mencionados.
c) Autoridad
Departamento de crédito y cobranzas, Departamento de ventas, Departamento de bodega
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
APROBADO POR:
83
MANUAL DE FUNCIONES
JEFE
ADMINISTRATIVO PÁGINA 19 DE
1
9
d) Responsabilidad
Es responsable del adecuado y eficaz funcionamiento de sus actividades.
Requisitos mínimos exigidos
a) Educacionales: Licenciatura en Administración de Empresas o carrera afín.
b) Experiencias: Mínima de 2 años en puesto similar.
c) Habilidades y Destrezas
Habilidad:
• Coordinación con gerencia.
• Iniciativa.
• Creatividad.
• Proponer soluciones.
• Analizar reportes.
• Establecer y mantener relaciones positivas de trabajo.
Destrezas:
• Manejo de programas de computación.
• Expresarse en forma clara y concisa.
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
APROBADO POR:
84
Políticas de personal.
a) Reglamento interno de trabajo de Lubritecnic Cía. Ltda. (ver ANEXO N°5).
La empresa Lubritecnic Cía. Ltda. cuenta con su propio reglamento interno, el presente
reglamento será encargado de regular las relaciones entre la empresa y sus trabajadores
señalando las obligaciones y derechos de acuerdo a lo dispuesto en la ley respectiva que es
el Código de Trabajo Art. 64, el cual está debidamente aprobado por el Ministerio de
Relaciones Laborales.
La Empresa deberá socializar este Reglamento Interno a todos sus trabajadores, para lo cual
colocará un ejemplar en un lugar visible de forma permanente dentro de cada una de sus
dependencias, y entregará un ejemplar del referido Reglamento a cada uno de sus
trabajadores. En ningún caso, los trabajadores, argumentarán el desconocimiento de este
Reglamento como motivo de su incumplimiento.
b) Control de asistencia.
En una compañía en control de tiempo y asistencia del personal es uno de los ejes
fundamentales para alcanzar un eficaz funcionamiento global, por lo que se propone llevar
un registro de la asistencia del personal.
85
FECHA:
Nombre y apellido Hora entrada Hora de salida Firma Observaciones
______________ _______________ ______________
Gerente Contabilidad Administración
CONTROL E INFORME DE ASISTENCIA
86
Identificación de los objetivos del control interno.
Se determina que se deben establecer objetivos en la organización, por lo que se propone a
la administración lo siguiente.
a) Objetivos de cumplimiento.
Cumplir con los reglamentos de la empresa, los cuales se muestran en las Políticas
de personal.
Mantener las obligaciones, permisos y documentación; tributarias, laborales,
municipales al día, como consta en la Integridad y valores éticos, literal c)
Responsabilidad.
Cumplir con las metas y objetivos trazados a nivel organizacional, como exponen en
el Direccionamiento estratégico.
Desarrollo del talento humano, tal y como se expone en Integridad y valores éticos.
b) Objetivos de operaciones.
Establecer y delimitar las funciones de cada uno de los miembros la organización,
los cuales se figuran Estructura organizacional y en la Asignación de Autoridad y
Responsabilidad.
Aportar los lineamientos que agiliten las actividades que se desarrollan en la
empresa, los cuales se muestran en él. Diseño de políticas.
Instaurar los elementos de control que permitirán a la empresa, alcanzar la eficiencia
operativa y maximización del rendimiento, apegándose a los procedimientos que en
el presente manual se desarrollan, tal como se efectuarán en el Diseño de
procedimientos.
87
Evaluar la eficiencia y eficacia de las operaciones, garantizando una correcta
ejecución de las funciones y procedimientos, así como se mostrará en el Monitoreo
del control interno.
c) Objetivos de información financiera.
Proteger los recursos y activos de la empresa, evitando pérdidas por fraudes o
negligencias, tal y como se desarrollaran en él. Monitoreo del control interno.
Garantizar una información confiable y veraz, la cual es utilizada por la dirección
para la toma de decisiones, tal y como se explicará en la Información y
Comunicación.
Identificación de los riesgos internos.
Para identificar los riesgos que tiene la empresa se ha realizado Cuestionarios de Control
Interno para cada área, los cuales ayudarán a definir los riesgos, para luego analizar y crear
planes para disminuir el impacto en la empresa.
Las estrategias se deberán analizar en un periodo de tiempo no mayor a un mes, se las debe
tratar en una reunión con la gerencia general, analizando propuestas y elegir las mejores o
que ayuden a reducir el impacto.
88
Actividades de control
Diseño de políticas.
- Políticas de Gestión de inventarios.
Políticas de compras.
o La Entidad efectuará sus compras en condiciones de pago y precios justos
acordes con las leyes de oferta y demanda imperantes en el mercado.
o Las compras se realizan a proveedores que aseguren el mantenimiento,
soporte y garantías del producto.
o Se buscará que la adquisición de los bienes, insumos, suministros y servicios
sea oportuna, evitando riesgos por escasez o sobrecostos de inventario.
o Regulación de los conflictos de interés entre la respectiva entidad y
funcionarios o terceros, así como de la obligación de manifestar
oportunamente tales conflictos en todos los eventos que se presenten.
o Se dará preferencia a aquellos proveedores que son fabricantes o
representantes directos de los mismos productos y mantener la uniformidad
en líneas y marcas.
o En caso de realizar compras con proveedores exclusivos, éstas deberán ser
revisadas periódicamente con el fin de evitar que la empresa quede
desprotegida ante eventuales problemas de los mismos.
o Se solicitarán cotizaciones locales y nacionales con el fin de efectuar la mejor
decisión para la empresa, procurando la participación del mayor número de
oferentes idóneos para garantizar una efectiva exposición al mercado.
89
o Todas las empresas cumplirán invariablemente los procesos de cotización,
autorización y adjudicación.
Políticas de ventas a crédito.
o El plazo del crédito será de 90 días de plazo en la venta de lubricantes,
baterías, refrigerantes y de hasta 120 días en la venta de llantas, tubos
defensas, sin ningún recargo de intereses.
o Los requisitos que los clientes deben presentar para optar a un crédito son:
copia de la cédula, o en su defecto numero RUC y razón social, breve informe
sobre la situación económica actual de la empresa, solicitud y 2 referencias
comerciales y personales, un listado de los artículos que desee comprar a
crédito.
o El pago del crédito se realizara en abonos. Al cumplirse los días 30, 60, 90,
120, contados a partir del día en que concedió el crédito.
o El monto del crédito no debe sobrepasar los $5000 dólares, para montos
superiores es necesario la autorización del gerente propietario.
o Si el plazo del crédito del cliente se vence, este incurrirá en mora y no podrá
solicitar otro crédito hasta que haya cancelado el anterior.
o Los recibos de cancelación solo se emitieran cuando el cliente realice el pago
efectivo del último abono del crédito.
o Para efectos del abono al crédito por parte del cliente, se emitirá un recibo de
abono, del cual quedara copia en la empresa.
o Por cada cliente al que se le conceda crédito, se abrirá un archivo con los
datos de la venta, los datos del cliente y la forma y plazos de pago. Este
expediente queda bajo custodia del jefe de crédito y cobranzas.
90
o Los asesores comerciales deben proporcionar la información correspondiente
a los clientes para optar a un crédito.
o El cliente puede delegar el pago de los abonos al crédito, a terceros. Para
hacer efectivos los pagos el representante deberá traer su cedula de identidad
y el último recibo de abono.
Políticas de ventas al contado.
o Es deber del cliente revisar su mercadería al momento de la entrega para
comprobar el buen estado de la misma.
o La actividad de venta solo será realizada en el área designada por la empresa
y bajo la supervisión del supervisor de ventas.
o Las facturas de contado deben llevar el sello de CANCELADO, en una parte
visible de la factura, una vez realizado el pago total y efectivo de la misma.
Políticas de devoluciones de mercadería.
o Las mercaderías que sean devueltas deberán ajustarse a las siguientes normas.
o Se aceptarán canjes de productos en el período comprendido entre 30 días
antes del vencimiento indicado en el envase del mismo.
o Sólo se aceptarán productos enviados con guía de despacho y flete pagado.
o Se aceptarán sólo productos publicados en nuestra última Lista de Precios,
para ser sometidos a canje.
o Los productos previamente aceptados, serán canjeados y de no existir stock,
se emitirá una nota de crédito con descuentos máximos y precios según la
última Lista de Precios publicada.
91
o No se aceptarán devoluciones de mercaderías que no cumplan estrictamente
con nuestra política de canje y devoluciones. Si el cliente por cualquier razón
no recibe el canje, éste quedará nulo.
o Se aceptarán devoluciones sólo de productos deteriorados por efecto de flete
o traslado y dentro de un plazo máximo de 10 días de la fecha de recepción.
Diseño de procedimientos.
SIMBOLOGIA A UTILIZARSE EN LOS FLUJOGRAMAS DE LOS
PROCEDIMIENTOS DEL CONTROL INTERNO
SIMBOLO SIGNIFICADO
1
Inicio o final del flujo grama, representa las áreas de responsabilidad de
un sistema.
La línea de flujo de la comunicación, representa la conexión o el
movimiento del flujo a través de las operaciones o de documentos. La
flecha indica el sentido del proceso y la cadena de una acción a otra.
Representa el proceso o pasos a seguir en la ejecución de un
procedimiento.
Se utiliza este símbolo cuando una operación está sujeta a ciertas
alternativas que pueden plantearse antes de continuar el procedimiento.
Sirve para demostrar que se requiere llenar documentos.
Este símbolo se utiliza para indicar que ciertos datos o información han
sido almacenados.
92
a) Procedimiento de venta al contado.
MANUAL DE
PROCESOS
CODIGO:
MPVMCO PÁG.: 1/3
VENTA DE MERCADERÍA AL CONTADO
1
2
3
4 5
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14
7
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9
11
12
15
10
13
14
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
1. Se establece el contacto del cliente con la empresa a
través del agente de ventas.
2. El agente de ventas asesora al cliente sobre el
producto que ofrece Lubritecnic Cía. Ltda., y sobre las
diferentes formas de compra, al crédito o de contado.
3. El cliente especifica el pedido que realizará.
4. El cliente decide si comprara a crédito o al contado.
5. Si el cliente compra a contado, el agente de venta
realiza el llenado de la requisición de mercancía de
acuerdo a la orden de pedido realizado por el cliente.
6. El asesor comercial pide la autorización del jefe
administración proseguir con la venta del producto.
7. El jefe de administrativo recibe la nota de pedido.
8. El jefe de administración, analiza y decide si autorizar
o no la venta.
9. Una vez obtenida la autorización, el facturador
elabora la factura de contado.
10. La requisición de mercancía pasa al encargado de
bodega.
11. El encargado de bodega envía la mercancía requerida
con un cargador al departamento de venta.
12. Se dirige el cliente hacia el custodio de caja, para
efectuar el pago del valor de la mercancía.
13. El cliente recibe la factura de contado original,
quedando una copia en contabilidad, una copia en el
departamento de venta y una copia en bodega.
14. El agente de venta hace entrega de la mercancía al
cliente.
15. El cliente revisar la mercancía antes de salir de las
instalaciones del local.
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
93
b) Procedimiento de venta a crédito.
MANUAL DE
PROCESOS
CODIGO:
MPVMCR PÁG.: 2/3
VENTA DE MERCADERÍA A CRÉDITO
1
2
3
4 5
6
14
7
814
9
10
11
12
13
14
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
1. Se establece el contacto del cliente con la empresa
a través del asesor comercial.
2. El asesor comercial sugiere al cliente sobre el
producto que ofrece Lubritecnic Cía. Ltda., y sobre
las diferentes formas de compra, al crédito o al
contado.
3. El cliente especifica el pedido que realizará.
4. El cliente decide si comprara a crédito o al contado.
5. Si el cliente decide comprar a crédito, el asesor
comercial comprueba que el cliente llene los
requisitos, si los cumple, lo remite al jefe de cartera.
6. El cliente define la cantidad de artículos y la forma
de pago.
7. El asesor comercial envía el archivo del cliente
junto con la orden de pedido al jefe cartera, para
que este autorice el crédito.
8. El jefe de cartera, analiza y decide si autoriza el
crédito o no.
9. El facturador realiza la factura de crédito acorde a
la orden de pedido.
10. El cliente recibe la original de la factura de crédito,
quedando una copia en contabilidad una en el
departamento de venta, y una en bodega.
11. En bodega se hace entrega de la mercancía al
cliente.
12. El cliente revisar la mercancía antes de salir de las
instalaciones del local.
13. El cliente realiza el pago de la factura, para cancelar
el crédito después del tiempo pactado, según las
políticas de venta a crédito de la empresa.
14. Se hace entrega del recibo de abono del último
pago.
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
94
c) Proceso de Compra.
MANUAL DE
PROCESOS
CODIGO:
MPCM PÁG.: 3/3
COMPRA DE MERCADERÍA
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
1) Comprobar nuestras existencias (stocks) para
determinar si hay necesidades de alguna
materia prima.
2) Realizar un pedido al proveedor.
3) Recepción de la mercancía solicitada.
4) Verificación por parte del jefe de bodega de la
mercadería
5) Recibir la factura. Comprobaremos si la fecha
y los datos de la empresa son correctos
6) Contabilizar la factura e ingresar los productos
en el software
7) Realizar la respectiva retención
8) Anotar en un cuadro o libro de cheques la fecha
de pago, importe, documento de pago
9) Archivar la factura
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
1
2
3
4
5
7
6
10
8
95
Información y Comunicación.
Una buena comunicación interna en el trabajo es fundamental, ya que así los empleados se
encuentran informados, atendidos y apreciados al poder brindar sus ponencias y sugerencias.
Es así como se logra una mayor lealtad de los trabajadores hacia la empresa, convirtiéndose
así en una acción clave para retener a los mejores talentos de cada organización y mejorar el
rendimiento.
Para mejorar el mejor fluido de la información se deberá seguir los procedimientos
anteriormente descritos, así como también la correcta utilización de documentos, para un
mejor control de la comunicación y no exista variación y distorsión de la información.
Es así como tenemos los siguientes documentos utilizados en la empresa para un eficiente
sistema de comunicación:
Documentos utilizados para la comunicación interna en la empresa.
a) Memorándum.
Este documento es un escrito breve por el cual se intercambia información entre
departamentos en la organización, por medio del cual se deja plasmada cualquier disposición
y/o petición, es de gran utilidad ya que la información queda en constancia escrita, debido a
que muchas veces se puede distorsionar confundir o perder la información que se pretende
comunicar si esta es simplemente verbal.
96
Documentos utilizados para la comunicación externa en la empresa.
a) Oficios
Un oficio no es más que una carta emitida por la empresa a solicitar algo a una agencia,
autoridad, proveedor, o clientes.
Es de vital importancia para dejar plasmada el requerimiento o comunicado que se quiera
realizar y evitar así confusiones y distorsiones de la información.
97
Ciudad, __de________de_____
OFICIO N°_____
Asunto: ____________
Estimado Sr.
Cuerpo de la carta.
(……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………)
Atentamente
(Firma)
Nombre de la persona
98
Monitoreo.
La empresa Lubritecnic Cía. Ltda., deberá realizar un análisis continuo del Sistema de
Control Interno aplicado que aseguren:
La eficiente toma de decisiones de gestión de inventarios.
Conservar el control sobre los procedimientos realizadas en la empresa.
Que el sistema de control interno aseguren un desarrollo de las actividades eficiente,
y ayuden a proporcionar un trabajo en grupo que permita una respuesta dinámica y
eficaz al personal de la empresa.
Que en el diseño y establecimiento de nuevos controles o en la modificación de los
existentes, los mismos proporcionen un grado de seguridad confiable en el proceso
de desarrollo de las actividades, con un claro enfoque de alcance con los objetivos
trazados por la compañía.
Por lo que se debe aplicar un cuestionario para evaluar constantemente el control interno
LUBRITECNIC Cía. Ltda.
EVALUACION DEL CONTROL INTERNO DEL AREAS DE INVENTARIOS
POR EL PERÍODO COMPRENDIDO ENTREEL1 AL 31 DE AGOSTO 2012.
EVALUACION DEL CONTROL INTERNO
ACTIVIDAD
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
N° PREGUNTA SI NO OBSERVACIÓN
AMBIENTE DE CONTROL
1 ¿La empresa cuenta con un direccionamiento
estratégico?
2 ¿Se ha definido un código de ética y de conducta, al
cual se rijan los miembros de la empresa?
99
3 ¿La empresa cuenta con organigramas funcionales?
4 ¿Existe en la empresa manuales de funciones
específicos para cada área?
5 ¿Se a conocer y se verifica el cumplimiento las
políticas que rigen al personal?
4 ¿Se controla el cumplimiento del horario
establecido en la empresa?
EVALUACIÓN DEL RIESGO
7 ¿Existen procedimientos establecidos para la
identificación de los riesgos en la empresa?
8 ¿Se han establecido un plan estratégico anual?
9
¿Los empleados junto con la gerencia general
participan de la elaboración de objetivos de las
actividades?
10 ¿Se han determinado los riesgos en base a los
objetivos?
11 ¿Se han definidos las personas encargadas de la
evaluación de los riesgos?
ACTIVIDADES DE CONTROL
12 ¿Existen manuales de procedimientos?
13 ¿Se encuentran en orden los productos en bodega?
14 ¿Se realizan los respectivos seguimientos de los
productos que se devuelven por garantía?
15 ¿Se mantienen limpias las instalaciones donde se
encuentran los productos?
16 ¿Se realizan controles de mercaderías
frecuentemente?
17 ¿Existen firmas de responsabilidad en la entrega –
recepción de mercadería?
INFORMACIÓN Y COMUNICACION
18 ¿Se procesa la información contable diariamente?
100
19
¿Las notas de pedido se las recibe con la información
completa del cliente, producto, precio y tiempo de
crédito?
20 ¿En la factura los ítems se ingresan en orden, por
presentación y/o por familia de ítems?
21 ¿Se examina la existencia de asientos contables
anormales ya sea por su naturaleza o por su monto?
22 ¿Se comunica oportunamente las irregularidades que
se puedan presentar?
MONITOREO
23 ¿Se controla a diario el correcto desarrollo de las
actividades en la empresa?
24 ¿Se han establecido controles para el correcto
funcionamiento del área de bodega?
25 ¿Se evalúan las actividades realizadas por el personal?
26 ¿Se hace el seguimiento respectivo a las falencias,
errores que se puedan cometer?
TOTAL
Elaborado por: Fecha:
Revisado por: Fecha:
Indicadores financieros
Los indicadores financieros nos permitirán medir la estabilidad, capacidad de
endeudamiento, el rendimiento y las utilidades de la empresa. Con esta herramienta es
posible tener una interpretación de las cifras, resultados o información de la empresa para
saber cómo actuar frente a las diversas circunstancias que se nos pueden presentar
Evaluación a través de indicadores de gestión y cumplimiento.
A continuación se describen una serie de indicadores que contribuirán a valorar la gestión
de las cobranzas en la empresa Lubritecnic Cía. Ltda.
Cuadro 7: Indicadores
101
INDICADOR FORMULA OBJETIVO
ADMINISTRACIÓN
Aplicación de la
propuesta
Actividades ejecutadas
Actividades planificadas
Verifica el grado de
cumplimiento de las
recomendaciones.
Eficacia por
visitas
# de cobranzas cerradas
Total visitas
Mide la eficacia de las
cobranzas cerradas en
relación al total de visitas
Rotación de
Inventarios
Inventario x 360
Costo de Ventas
Mide la velocidad del
movimiento de los
inventarios.
3.3.VALIDACION DE LA PROPUESTA.
La validación de esta propuesta será dada por el jurado designado por la gerencia
de investigación de UNIANDES.
Además del tribunal que estará designado por la rectoría de UNIANDES, en la
defensa y sustentación de la misma.
Y luego su posterior presentación a la empresa Lubritecnic Cía. Ltda., quien analizará
y aplicará si creyere conveniente, como lo indica en el Anexo 2.
3.4. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.
3.4.1. Conclusiones.
El estudio y diagnóstico de la situación actual de la empresa permitió conocer las
necesidades en el control interno y la gestión de inventarios, en la que se registra;
inexistencia de direccionamiento estratégico, manual de funciones, manual de
procedimientos, y un control interno adecuado.
102
Los análisis de conceptos y definiciones emitidos por diferentes autores sobre
aspectos relacionados con el tema ayudaron a un mejor entendimiento en la
realización del control interno en la empresa.
En la realización de la investigación y observación se aplicaron, técnicas,
herramientas y observación directa, para obtener un diagnóstico de la situación de la
empresa.
3.4.2. Recomendaciones.
Implementar el modelo de control interno que se plantea, para mejorar los
procedimientos y control de la mercadería, y así tener una información más real y
evitar tomar decisiones inadecuadas.
Realizar una evaluación constante al control interno y realizar un seguimiento a las
actividades que se realizan en la empresa.
Socializar con todo el personal involucrado el presente Sistema de Control Interno.
BIBLIOGRAFÍA
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Mantilla Blanco , S. A. (2005). Auditoria de Control Interno (cuarta ed.). Bogota:
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Mantilla Blanco, S. A. (2005). Control Interno informe COSO (cuarta ed.). Bogota:
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Trejo, B. (s.f.). Auditoria. Thomson.
ANEXOS.
ANEXO N°1:
CARTA DE APROBACIÓN DEL PERFIL
ANEXO N°2:
CARTA DE AUTORIZACIÓN.
ANEXO N°3:
GUIA DE LA ENTREVISTA.
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORÍA, CPA
Considero que la información que me pueda dar es de gran ayuda para la investigación que
me encuentro realizando previo a la obtención del título de Ingeniero en Contabilidad,
Auditoría y Finanzas, CPA.
Entrevista al Sr. Marco Sarango Luna, Gerente General Lubritecnic Cía. Ltda.
1. ¿Que conoce usted sobre el manejo y control de inventarios en la empresa?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
2. ¿Con que frecuencia se realiza un inventario completo en su empresa?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
3. ¿Realiza usted el seguimiento del artículo, servicio post venta?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
4. ¿Las personas contratadas realizan pruebas de evaluación para su puesto?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
5. ¿Mantiene usted un cronograma de capacitación para el personal?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
6. ¿Cómo es su comunicación con proveedores?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
7. ¿Cómo es su comunicación con sus empleados?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
8. ¿Las áreas para recepción, almacenamiento de mercadería son suficientes y
están determinados y responsables?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
9. ¿Dónde se encuentra localizado su mayor campo de venta y por qué?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
10. ¿Existe una planificación operativa en la empresa?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
11. ¿Permitiría realizar una evaluación al control interno en el área de inventarios
en la empresa Lubritecnic Cía. Ltda.?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
ANEXO N°4:
ENCUESTA A CLIENTES INTERNOS
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORÍA, CPA
ENCUESTA DIRIGIDA A LOS CLIENTES INTERNOS
Considero que la información que me pueda dar es de gran ayuda para la investigación que
me encuentro realizando previo a la obtención del título de Ingeniero en Contabilidad,
Auditoría y Finanzas, CPA.
1. ¿Tiene conocimiento sobre el sistema de control de inventarios?
SI ( ) NO ( )
2. ¿Observa falta de organización al momento de recibir la mercadería (lubricantes,
llantas, baterías)?
SI ( ) NO ( )
3. ¿Se encuentran bien definidos los procesos de bodega, entrega y recepción de
productos?
SI ( ) NO ( )
4. ¿Se cumple con los procedimientos en el ingreso y despacho de mercaderías?
SI ( ) NO ( )
5. ¿El personal de la empresa cuenta con funciones y obligaciones específicas?
SI ( ) NO ( )
6. ¿Recibecapacitaciónelpersonaldeacuerdoauncronogramadadoporlaempresa?
SI ( ) NO ( )
7. ¿Existe en la empresa un organigrama funcional?
SI ( ) NO ( )
8. ¿Existe zonas específicas para el almacenamiento de los repuestos en bodega?
SI ( ) NO ( )
9. ¿Existe una buena comunicación con los niveles jerárquicos con los operativos?
SI ( ) NO ( ) A VECES ( )
10. ¿Existen un responsable del ingreso y despacho de mercaderías?
SI ( ) NO ( )
11. ¿La empresa Lubritecnic Cía. Ltda., realiza un conteo físico de los pedidos al
momento de la recepción?
SI ( ) NO ( ) A VECES ( )
12. ¿Cada qué tiempo se realiza constataciones físicas de inventarios?
MENSUAL ( ) TRIMESTRAL ( ) SEMESTRAL ( )
ANEXO N°5:
REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO
DE LA EMPRESA LUBRITECNIC CÍA. LTDA.
Capítulo I: Ámbito de aplicación
1. Están sujetos al presente Reglamento, todas las personas que desempeñen cualquier
trabajo subordinado a favor de la empresa.
2. El presente Reglamento es de observancia obligatoria tanto para la empresa como
para los trabajadores a su servicio incluyendo, desde luego, a todos los trabajadores que
ingresen con posterioridad a la fecha de depósito del mismo.
3. El personal de la empresa está obligado a cumplir también con las disposiciones de
orden técnico y administrativo que dicte la misma, las cuales les serán dadas a conocer a
través de los medios adecuados para el caso.
Capítulo II: Ingreso a la empresa
4. En los casos en que sea necesario que el trabajador obtenga aprobación expresa de
las autoridades para desempeñar el trabajo contratado, será requisito indispensable que
presente dentro de los (CINCO) días siguientes a su ingreso, las licencias, autorizaciones o
documentos respectivos; de no hacerlo en dichos términos, se suspenderá la relación laboral
hasta su presentación, otorgándose una prórroga por igual período a su vencimiento, previo
a la terminación de la relación laboral por inhabilidad manifiesta para desempeñar el trabajo.
Capítulo III: Organización del personal
5. Los trabajadores se clasifican de acuerdo con la duración del contrato en:
• Trabajadores permanentes: aquellos cuya relación de trabajo tiene el carácter de
tiempo indeterminado conforme al contrato individual o colectivo de trabajo.
• Trabajadores temporales: aquellos que han sido contratados para la ejecución de
trabajos temporales o transitorios, ya sea por obra o por tiempo determinado, considerándose
en este caso los contratos como terminados y sin responsabilidad para la empresa, al
modificarse o concluir los objetivos que motivaron su celebración.
Capítulo IV: Lugar y tiempo de trabajo
6. Los trabajadores iniciarán y terminarán sus labores en los lugares que la empresa les
designe y deberán atender a cualquier otra actividad conexa a su ocupación principal.
7. Al iniciarse la jornada de trabajo diariamente, los trabajadores deberán firmar su
asistencia y de inmediato procederán a instalarse en los lugares de trabajo.
8. En los días y horas que se establezcan para la limpieza del área de trabajo,
maquinaria, aparatos e instrumentos de trabajo o por cualquier otra causa, en los que el
trabajador no se pueda dedicar a las labores que habitualmente desempeña, la empresa tiene
el derecho de utilizar sus servicios y el trabajador el deber de prestarlos, en cualquier otra
labor compatible que se le asigne, sin menoscabo de la retribución de su categoría.
Capítulo V: Jornada de trabajo
9. La jornada semanal de trabajo será de Lunes a Sábado tratándose del turno diurno.
El horario que regirán en los distintos departamentos de la empresa será de Lunes a Viernes
de (08:00 Horas) a las (18:00 Horas), con una hora para tomar alimentos. El sábado, se lo
consideraran como horas extras, de (08:00 Horas) a las (13:00 Horas), en compensación se
entregara un bono mensual en los términos que indica la ley de trabajo.
10. Los alimentos serán tomados por los trabajadores fuera del centro de trabajo, por lo
que dicho período queda fuera de la jornada laboral, Además la empresa reconocerá un valor
de $2,00 Dólares americanos diario por empleado como aporte adicional a su sueldo por
concepto de Almuerzos.
11. El horario señalado podrá ser modificado a petición de la empresa y por necesidades
de la misma, previo convenio con los trabajadores.
12. Los trabajadores, sin excepción alguna, deberán estar en sus lugares de operación e
iniciar sus labores exactamente a la hora señalada en el artículo 10; sin embargo, se contará
con una tolerancia de (5) minutos, pasados los cuales se considerará como retardo al inicio
de labores.
13. Cuando por requerimiento justificado de la empresa sea necesario prolongar la
jornada, los trabajadores requeridos continuarán en el desempeño de sus labores, previa
autorización por escrito de la empresa.
14. Los trabajadores ejecutarán su trabajo con la intensidad, cuidado y esmero
apropiados en los términos convenidos.
Capítulo VI: Días de descanso y vacaciones
15. La empresa concederá a sus trabajadores un día de descanso, por cada seis días de
trabajo. Cuando no laboren durante los seis días hábiles, la empresa cubrirá una sexta parte
del salario, multiplicado por los días de la semana que se hubieren laborado.
16. Son días de descanso obligatorio con goce íntegro de salario, los siguientes:
• 1º. de enero,
• 10 de Agosto,
• Feriado de Carnaval
• 2. de Noviembre día de los Difuntos
• Feriado de Semana Santa
• 3. De Noviembre Festividades de Cuenca
• 1º de mayo,
• 25 de diciembre de cada año.
• 24 de Mayo La Batalla del Pichincha
• El que determinen las leyes locales electorales, en caso de elecciones ordinarias, para
efectuar la jornada electoral
17. La empresa concederá a sus trabajadores vacaciones anuales conforme al artículo
( ) de la ley, en la inteligencia de que tales días serán pagados con salario íntegro, más el
(__)% adicional por concepto de prima vacacional.
18. La forma de disfrutarlas serán en dos períodos anuales, considerando prioritariamente
al personal que tenga derecho a más de 15 días en el año, debiendo presentar su solicitud al
jefe inmediato, por lo menos con (90) días de anticipación.
19. Para el cómputo de las vacaciones del personal se incluirán únicamente los días
laborables, entendiéndose como tales los que no estén incluidos en el descanso semanal, ni
los días de descanso señalados en el artículo ( ) de este reglamento.
Capítulo VII: Permisos
20. Los trabajadores están obligados a solicitar los permisos para faltar a sus labores, por
escrito dirigido a su jefe inmediato.
21. Toda falta no amparada con autorización escrita, se computará como injustificada.
22. Son consideradas faltas justificadas, sin el requisito del permiso autorizado por
escrito, las que obedezcan a un caso fortuito o fuerza mayor debidamente comprobada. La
comprobación de la justificación deberá ser hecha por el trabajador dentro de las (24) horas
siguientes al inicio de la jornada a la cual no asistió.
23. El trabajador que necesite retirarse de la empresa durante la jornada de trabajo por
enfermedad, razones personales o extraordinarias, deberá solicitar el permiso a su jefe
inmediato, quien le entregará la autorización correspondiente por escrito.
Capítulo VIII: Lugar y días de pago
24. Los salarios de los trabajadores serán cubiertos en el lugar donde se presten los
servicios, y dentro de las horas de trabajo.
25. Si por ausencia del trabajador hubiere necesidad de que otra persona cobre su salario,
ésta deberá presentar carta poder otorgada por el trabajador ausente y suscrita por dos
testigos.
26. Todos los trabajadores están obligados a firmar los recibos de pago, listas de raya o
cualquier documento que exija la empresa como comprobante del pago de los salarios. La
negativa del trabajador a otorgar la firma de dichos documentos, relevará a la empresa de
entregar los salarios respectivos.
27. Para los efectos del pago de vacaciones, la empresa pagará a los trabajadores los
salarios correspondientes al período respectivo, el día anterior al inicio de su disfrute.
Capítulo IX: Medidas de higiene y seguridad
28. La empresa establecerá las medidas de higiene y seguridad que determine la Ley del
Trabajo, el Reglamento Municipal de Seguridad e Higiene en el Trabajo, las Normas
Oficiales Ecuatorianas referidas a la actividad de la empresa, las adicionales que estime
convenientes, y las que las autoridades competentes les señalen.
29. Para verificar el cumplimiento de las obligaciones que en este capítulo se establecen,
se constituirá en la empresa una Comisión Mixta Permanente de Higiene y Seguridad,
compuesta por igual número de representantes de los trabajadores y de la empresa, y cuyas
funciones se desempeñarán dentro de las horas de trabajo sin menoscabo de su sueldo,
debiendo reunirse el primer viernes de cada mes.
30. El personal se abstendrá de realizar todo acto que pueda poner en peligro su propia
seguridad, la de sus compañeros o las de la negociación.
31. Por ningún motivo, los trabajadores durante los períodos de incapacidades
temporales médicas, ni las trabajadoras durante las incapacidades pre y postnatales deberán
presentarse en los centros de trabajo, salvo para la entrega de los certificados
correspondientes expedidos por el IESS.
32. Cuando el trabajador sufra un accidente de trabajo, deberá dar aviso inmediato al jefe
directo y al jefe de personal, a fin de que se adopten con toda urgencia las medidas
pertinentes.
33. En cada uno de los departamentos existirá un botiquín de emergencia con todos los
implementos y útiles necesarios para la atención de los trabajadores que, en caso de accidente
o enfermedad, requieran de un auxilio inmediato.
34. Para evitar accidentes de trabajo, los trabajadores deberán observar las siguientes
reglas:
• Seguirán con todo cuidado y esmero las instrucciones que dicte la empresa respecto
a la ejecución de sus trabajos, previsión de riesgos y observancia de medidas de cualquier
índole encaminadas a tal efecto.
• Usarán en todo caso el equipo e instrumentos de protección personales que sean
necesarios en el desempeño de su trabajo.
• Queda estrictamente prohibido correr o fumar dentro del centro de trabajo.
35. Cuando algún trabajador contraiga alguna enfermedad contagiosa, éste o cualquier
otro trabajador de la empresa que tuviere conocimiento del hecho, están obligados a dar de
inmediato aviso a su jefe inmediato, a fin de que el trabajador enfermo pueda ser examinado
por los médicos del IESS.
De acuerdo con el dictamen médico, la empresa deberá tomar las medidas que sean
necesarias para evitar el contagio de la enfermedad.
Capítulo X: Medidas disciplinarias
36. Son causas de rescisión del contrato de trabajo, las señaladas en la Ley del Trabajo
del Ecuador.
37. Todas las faltas que impliquen incumplimiento de este Reglamento, a la Ley del
Trabajo, o al contrato de trabajo, que no ameriten la rescisión del contrato, serán sancionadas
por la empresa con suspensión de labores hasta por ocho días.
El Departamento de Personal en cada caso hará las investigaciones correspondientes,
escuchando siempre al trabajador, y como regla general notificará las normas disciplinarias
por escrito.
38. Sanciones por ausencias injustificadas en períodos de 30 días:
• una ausencia: suspensión por un día, sin goce de sueldo.
• dos ausencias: suspensión por tres días, sin goce de sueldo.
• tres ausencias: suspensión por cinco días, sin goce de sueldo.
• cuatro ausencias: rescisión de contrato.
39. Retardos injustificados en un período de 30 días:
• un retardo: amonestación.
• dos retardos: suspensión de un día, sin goce de sueldo.
• más de tres retardos: suspensión por dos días, sin goce de sueldo.
• más de cinco retardos: suspensión de cuatro días, sin goce de sueldo.
• más de ocho retardos: suspensión de cinco a ocho días, sin goce de sueldo, de acuerdo
con la reincidencia del trabajador.
40. El tiempo no laborado por retardos, se descontará del sueldo del trabajador.
41. Los trabajadores que abandonen injustificadamente su lugar de trabajo con
anticipación a la hora de la salida, serán sancionados con una amonestación o hasta con un
día de suspensión, sin goce de sueldo, dependiendo de las consecuencias de su abandono en
las actividades, la que además podría dar como resultado una causal de rescisión, en caso de
causar un grave daño al patrimonio de la empresa.
42. Cualquier otra infracción a las disposiciones del presente reglamento será sancionada
con una amonestación o con un día de suspensión de actividades, bajo el descuento salarial
correspondiente, según la gravedad de la infracción.
ANEXO N° 6:
FOTOS
