UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA · C.I. V- 8.541.774. ii UNIVERSIDAD NACIONAL...

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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA

VICERRECTORADO ACADÉMICO

PROYECTO DE CARRERA ADMINISTRACIÓN Y CONTADURÍA

COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO

COORDINACIÓN PASANTÍAS

ANÁLISIS DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN DE LA DIVISIÓN

SERVICIOS GENERALES DE CVG VENALUM, CORRESPONDIENTE AL

PRIMER SEMESTRE DEL AÑO 2011.

CIUDAD GUAYANA, SEPTIEMBRE 2011

TECNÓLOGO:

Bolívar B. Nidia del C.

C.I. V- 8.541.774.

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PROYECTO DE CARRERA ADMINISTRACIÓN Y CONTADURÍA


COORDINACIÓN PASANTÍAS

Informe de Pasantía

PRESENTADO COMO REQUISITO PARA OPTAR AL TÍTULO DE

LICENCIADO EN ADMINISTRACIÓN Y CONTADURÍA

TUTOR INDUSTRIAL TUTOR ACADÉMICO

_____________________ ____________________

Ing. Andy Bonalde Lcda. Diana Colmenares

C.I. 11.731.672. C.I. 10.390.133

CIUDAD GUAYANA, SEPTIEMBRE 2011

iii

DEDICATORIA

A mi Dios, por Amor hacia mi persona, al ofrecerme disfrutar de las

bondades de la vida, permitiéndome conocer lo grande de este mundo como lo son:

las personas, la naturaleza y el medio que nos rodea.

A Nidia Del Valle, mi madre querida, quien siempre supo que lograría

alcanzar la meta, apoyándome en todo momento

A Reyes de Jesús, mi papá querido, te la dedico también a ti, por darme en

todo momento esperanzas para lograr con éxito alcanzar una carrera larga, como

siempre lo soñaste, y que desde el cielo disfrutes conmigo esta alegría. Nunca te

olvidaré y siempre te amaré.

A mi hija y a su Padre, Andrea Lisaura y Raúl Alberto, por su Amor,

comprensión y apoyo incondicional.

A todas las personas que directa o indirectamente estuvieron cerca de mí en

todo momento, apoyándome en la formación profesional que con mucho orgullo y

eficacia lo mantendré en el resto de mi vida.

iv

AGRADECIMIENTO

A Dios por su divina gracia, por guiar mi vida de dicha y felicidad, al

rodearme de gente buena, naturaleza viva y un amplio corazón para servir a todos mi

bondad, conocimientos y mi amor.

A mis padres, hermanos, sobrinos y tíos, gracias a su apoyo y amor

incondicional dándome incentivo necesario para alcanzar la meta propuesta.

A la empresa CVG VENALUM por permitirme desarrollar la práctica

profesional de grado, logrando con éxito alcanzar cada uno de los objetivos

propuestos dentro del área donde actualmente laboro.

Al Ing. Andy Bonalde, por su gentileza, al ofrecerse de Tutor Industrial

sirviendo de guía; en la realización del informe, permitiendo así culminarlo

satisfactoriamente..

A la Lcda. Diana Colmenares, Tutor Académico, gracias por su paciencia,

dedicación y apoyo para la culminación de este informe.

A la Universidad Experimental de Guayana UNEG, al ofrecer las

herramientas necesarias que todo profesional debe portar, tales como elevado sentido

ético, ecológico, comprometido con el desarrollo humanístico y de la ciencia, así

como otras competencias importantes que día a día enfrentamos y que sirvan a la

sociedad en que vivimos como soporte para enfrentar los cambios con naturalidad.

A todos Muchas Gracias…

v

ÍNDICE

Contenido Páginas

Dedicatoria…………………………………………….…..……….…... iii

Agradecimiento…………………………………………………..…….. iv

Introducción……………………………….………………….….…….. 1

Descripción de la Empresa……………………………………….…….. 3

Descripción de la unidad donde se realizó la pasantía….….….……….. 8

Situación Presente de la Organización.……………………..…………. 15

Objetivo de la Pasantía...……………………………………………….. 17

Explicación del Plan Inicial de Trabajo………………………………... 18

Logros del Plan de Trabajo……………………….………………….… 99

Facilidades y Dificultades durante el desarrollo de la Pasantía…….…... 100

Apreciación sobre los conocimientos adquiridos durante el proceso de

pasantías………………………..............................................................

100

Conclusiones………………….………………………………..………. 102

Recomendaciones…………………………………………………..….. 104

Referencias Bibliográficas……………………………………..……… 105

Anexos………………………………………………………………… 107

1

INTRODUCCIÓN

CVG Venalum es una empresa que se dedica a la producción de aluminio

primario en diversas formas para su exportación, utilizando como materia prima;

alúmina, criolita y aditivos químicos (fluoruro de calcio, magnesio y litio) proceso

llevado a cabo en las celdas electrolíticas.

La empresa CVG VENALUM cuenta con un Sistema de Gestión de la Calidad

(SGC), el cual permite estandarizar los distintos procesos que son necesarios para la

obtención de Aluminio Primario, este sistema a su vez garantiza a sus clientes

productos de calidad, permitiendo abarcar tanto el mercado nacional como

internacional.

Para garantizar el cumplimiento de sus procesos, la empresa cuenta con

unidades de apoyo o servicio y entre ellas se encuentra la División Servicios

Generales, adscrita a la Gerencia de Logística, la cual tiene dentro de sus funciones

Administrar los servicios de Infraestructuras y Ejecutar los planes de Mantenimiento

en todas las instalaciones de la Empresa tanto administrativas como Industrial:

oficinas, edificaciones, salas sanitarias, áreas comunes internas y externas de planta,

asignadas y/o de influencia de CVG Venalum (avenidas, parques, polideportivo, casa

del trabajador, entre otros); así como los servicios en materia de refrigeración,

electricidad de bajo voltaje, carpintería, plomería, pintura e impermeabilización de

techos con manto asfáltico, áreas verdes, aguas servidas y aguas negras.

El presente informe tiene como propósito realizar un análisis de los indicadores

de gestión de la División Servicios Generales de CVG Venalum, correspondiente al

Primer Semestre del Año 2011, motivado a las debilidades observadas en la

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trazabilidad del proceso e incumplimientos de algunos de los indicadores de gestión

en periodos puntuales y consecutivos en la unidad bajo estudio.

La investigación está basada en el Método PHVA que establece la Norma

COVENIN-ISO 9001:2000, el cual establece los principios de Planificar, Hacer,

Verificar y Actuar. Para este estudio se consideró únicamente la planificación; el

resto de los principios serán realizados por la empresa. La metodología utilizada fue

la investigación descriptiva, lo que hizo posible el registro de los datos necesarios

para el inicio del desarrollo de la investigación, en cuanto a las técnicas e

instrumentos de recolección de datos, se utilizó la observación directa y revisión

documental, porque se logra estudiar los reportes de la unidad donde se muestran los

indicadores de gestión correspondientes al primer semestre del año en curso, en

referencia al Plan Operativo del Año 2011, así como manuales de organización,

normas y procedimientos y otros reportes generados del sistema interno.

El informe técnico está estructurado de la siguiente manera: Portada, Índice,

Breve descripción de la empresa, donde se contempla: identificación de la misma,

misión, visión, Descripción de los procesos productivos, Estrategias y Objetivos

Estratégicos de CVG VENALUM Enmarcado en el Proyecto Simón Bolívar Plan de

Desarrollo Económico y Social de la Nación, Descripción del área dónde se

desarrolló la pasantía, Situación presente de la organización, Objetivo de la pasantía,

Explicación del plan inicial de trabajo, Logros del plan de trabajo, Desglosar tanto las

dificultades como las facilidades que se presentaron en el proceso de desarrollo de la

pasantía, Apreciación de los conocimientos, Referencias bibliográficas y Anexos.

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DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA

Nombre de la Empresa

Industria Venezolana del Aluminio, C.A. (C.V.G. VENALUM).

Reseña Histórica

La Industria Venezolana del Aluminio C.A (CVG VENALUM), se

constituyo el 29 de agosto de 1973, con el objetivo de producir aluminio primario.

Para cumplir con este propósito CVG VENALUM se orienta hacia aquellos

productos y mercados que resulten estratégicamente atractivos.

Es una empresa dedicada a la excelencia, a los costos más bajos posibles de la

industria y participar en aquellos negocios que ofrezcan las mayores posibilidades de

crecimientos y utilidad. Convirtiéndose en una empresa mixta con una capacidad de

150.000 TM/AÑO y un capital mixto de 34.000 millones de bolívares.

Fue inaugurada, oficialmente, el 10 de junio de 1978. Actualmente es una

empresa con un 80% de capital venezolano representada por la corporación

Venezolana de Guayana y un 20% de capital extranjero suscripto por el consorcio

japonés integrado por Showa Denko K.K, Kobe Steel ltd, Sumitomo Chemical Ltd,

Mitsubishi Aluminium Company Ltd y Marubeni Corporación.

Misión

CVG VENALUM tiene por misión producir y comercializar aluminio de

forma productiva, rentable y sustentable para generar bienestar y compromiso social

4

en las comunidades, los trabajadores, los accionistas, los clientes y los proveedores

para así contribuir a fomentar el desarrollo endógeno de la Republica Bolivariana de

Venezuela.

Visión

CVG VENALUM será la empresa líder en productividad y calidad en la

producción sustentable de aluminio con trabajadores formados y capacitados en un

ambiente de bienestar y compromiso social que promuevan la diversificación

productiva y la soberanía tecnológica, fomentando el desarrollo endógeno y la

economía popular de la Republica Bolivariana de Venezuela.

Descripción de los procesos productivos de CVG Venalum

La producción de aluminio se logra mediante los procesos operacionales de

Carbón, Reducción y Colada (Figura Nº 1).

5

Planta de Carbón

En la Planta de Carbón y sus instalaciones se fabrican los ánodos que hacen

posible el proceso electrolítico. En el Área de Molienda y Compactación se

construyen los bloques de ánodos verdes a partir de coque de petróleo, alquitrán y

remanentes de ánodos consumidos. Los ánodos son colocados en hornos de cocción,

con la finalidad de mejorar su dureza y conductividad eléctrica. Luego el ánodo es

acoplado a una barra conductora de electricidad en la Sala de Envarillado. La Planta

de Pasta Catódica produce la mezcla de alquitrán y antracita que sirve para revestir

las celdas, que una vez cumplida su vida útil, se limpian, se reparan y reacondicionan

con bloques de cátodos y pasta catódica.

Figura Nº 1: Diagrama del Proceso Productivo de CVG Venalum

Tomado de Manual De Inducción CVG Venalum (1999).

4

6

Reducción

En las celdas se lleva a cabo el proceso de reducción electrolítica que hace

posible la transformación de la alúmina en aluminio. El área de Reducción esta

compuesta por Complejo I, II, y V Línea para un total de 900 celdas, 720 de

tecnología Reynolds y 180 de tecnología Hydro Aluminun. Asimismo, en V Línea

existen 5 celdas experimentales V-350, un proyecto desarrollado por ingenieros

venezolanos al servicio de la empresa. La capacidad nominal de estas plantas es de

430.000 t/año. El funcionamiento de las celdas electrolíticas, así como la regulación y

distribución del flujo de corriente eléctrica, son supervisados por un sistema

computarizado que ejerce control sobre el voltaje, la rotura de costra, la alimentación

de alúmina y el estado general de las celdas.

Colada

El aluminio líquido obtenido en las salas de celdas es trasegado y trasladado

en crisoles al área de Colada, donde se elaboran los productos terminados. El

aluminio se vierte en hornos de retención y se le agregan, si es requerido por los

clientes, los aleantes que necesitan algunos productos. Cada horno de retención

determina la colada de una forma específica: lingotes de 10 Kg. con capacidad

nominal de 20.100 t/año., lingotes de 22 Kg. con capacidad de 250.000 t/año, lingotes

de 680Kg. con capacidad de 100.000 t/año, cilindros con capacidad para 85.000 t/año

y metal liquido. Concluido este proceso el aluminio esta listo para la venta a los

mercados nacionales e internacionales.

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Estrategias y Objetivos Estratégicos de CVG VENALUM. Enmarcado en el

Proyecto Simón Bolívar Plan de Desarrollo Económico y Social de la Nación.

Modelo Productivo Socialista

1. Garantizar la sostenibilidad de la empresa.

2. Reorientar las actividades productivas hacia el modelo de empresa de

propiedad social indirecta.

3. Fomentar y consolidar la soberanía tecnológica.

4. Desarrollar políticas integrales de calidad, ambiente, seguridad y salud

laboral.

Nueva Ética Socialista

1. Contribuir a la formación de la conciencia revolucionaria de los

trabajadores.

Suprema Felicidad Social.

1. Garantizar el disfrute de los derechos sociales de los trabajadores de los

trabajadores y familiares.

2. Contribuir al disfrute de los derechos socioeconómico de las comunidades.

Democracia Protagónica y Revolucionaria

1. Construir la estructural institucional necesaria para el desarrollo del poder

popular, en función de garantizar la participación protagónica.

Nueva Geopolítica Nacional

1. Diversificar los canales de distribución del producto hasta llegar a todas las

áreas del país.

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2. Promover proyectos en el sector aluminio que diversifiquen en la

distribución territorial.

Nueva Geopolítica Internacional.

1. Profundizar y desarrollar relaciones comerciales con áreas de interés

geoestratégicas.

DESCRIPCIÓN DEL ÁREA DONDE SE DESARROLLÓ LA PASANTÍA

Gerencia de Logística

La Gerencia Logística, es una unidad de línea que presta servicios a la todas

las unidades de la Empresa y está adscrita a la Presidencia. Su Misión, es dirigir la

gestión de contratación y adquisición de bienes, servicios y obras, así como, la

prestación de los servicios generales, de tráfico de importación y exportación,

almacenamiento y nivel adecuado de inventarios de los insumos necesarios en las

operaciones y desarrollo del cordón vegetal en las áreas internas y externas, en

concordancia con los lineamientos emitidos por la Alta Dirección, objetivos y planes

estratégicos, marco legal y normativo vigente, a los fines de asegurar los recursos y

servicios requeridos para la continuidad de las actividades operativas y

administrativas de la Empresa.

A los fines de concretar su misión, la Gerencia Logística está integrada por

ocho (8) Divisiones, siendo una de ellas la División Servicios Generales, objeto de

esta investigación.

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División Servicios Generales

La División de Servicios Generales, es una unidad lineo-funcional que presta

servicios a todas las unidades de la Empresa, adscrita a la Gerencia de Logística. A

su vez está conformada por tres (03) departamentos: Mantenimiento e

Infraestructura, Rehabilitación Ambiental y Servicios de Oficina.

Su Misión es asegurar la prestación de servicios y el mantenimiento de

oficinas, infraestructura, administración de flota de vehículos, siembra y

mantenimiento de las áreas verdes internas así como el desarrollo de cordones

vegetales en áreas externas asignadas a la Empresa, en condiciones de oportunidad,

costo y calidad del servicio, a fin ofrecer una mayor calidad de vida a los

trabajadores y la comunidad. A los fines de concretar su objetivo, la División de

Servicios Generales compromete su actuación en el ámbito funcional siguiente:

1. Mantenimiento Rutinario a los equipos de refrigeración y bajo voltaje

asignados, a fin de prever la disponibilidad de partes, piezas, componentes e

insumos necesarios así como las horas hombres requeridas.

2. Formular el plan de Mantenimiento a los sépticos, canales de lluvias, drenaje

de aguas negras y relleno sanitario, a fin de asegurar el funcionamiento

óptimo de los mismos así como también evitar condiciones insalubres que

pongan en riesgo al medio ambiente y la salud de los trabajadores.

3. Formular el Plan Anual de Mantenimiento para la conservación de las áreas

verdes internas y externas y áreas externas asignadas a CVG Venalum y

limpieza de las oficinas, edificaciones, pasillos, vialidad, baños, mediante la

verificación de las condiciones actuales, daños por mal uso o deterioro,

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necesidad de renovación o sustitución, requerimiento de horas-hombres

contratadas e insumos.

4. Formular el Plan Anual de Mantenimiento de la flota de vehículos

(camionetas, carros y ambulancias) propiedad de la Empresa, mediante

verificación del kilometraje, frecuencia de fallas y recomendaciones del

fabricante, a fin de asegurar la operatividad de los mismos.

5. Asegurar la siembra, conservación y mantenimiento de especies vegetales de

acuerdo a los estudios de suelo efectuados para verificar el tipo de especies

que se adapten el ambiente de la Empresa dentro y fuera de las instalaciones

de CVG Venalum y áreas externas asignadas con el objetivo de generar un

cordón vegetal que optimice la calidad de vida del trabajador.

6. Asegurar el cumplimiento de los servicios de mantenimiento de

infraestructuras: oficinas, edificaciones, complejos de celdas, áreas comunes

y externas de planta; así como los servicios en materia de refrigeración,

electricidad de bajo voltaje, carpintería, plomería y pintura.

7. Asegurar la ejecución de acuerdo a la programación del mantenimiento a los

sépticos, canales de lluvia, drenaje de aguas negras y relleno sanitario así

como también la recolección de basura inorgánica generada en la empresa, a

fin de evitar focos de contaminación en temporada de lluvia y garantizar las

condiciones de salubridad necesarias.

8. Administrar la ejecución de los contratos de servicios de conservación y

limpieza de oficinas, edificaciones, pasillos, vialidad, baños, y otras tareas

tales como: limpieza y recuperación del material reciclable de aluminio

rebosado y baño frío, servicios de recolección y depósito de basura

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inorgánica en el relleno sanitario asegurando el cumplimiento de las cláusulas

estipuladas en los contratos respectivos.

9. Asegurar el control físico y administrativo de la flota de vehículos oficiales

livianos, propiedad de la empresa, con el fin de disponer de información

oportuna sobre la documentación legal, inspección pre y post servicio y

evaluación de las condiciones físicas de los equipos móviles y la

conformación de los expedientes respectivos.

10. Dirigir acciones sobre la gestión de mantenimiento de la flota de vehículos

oficiales de la Empresa (camionetas, carros y ambulancias) y ejercer control

sobre el servicio contratado de mantenimiento, a fin de garantizar un servicio

de oportunidad y el cumplimiento de las condiciones convenidas en la

contratación.

11. Mantener control sobre la ejecución del servicio de reparaciones de

mobiliario, y equipos de oficina con el fin de verificar que la entrega a las

unidades correspondientes se haga dentro de los términos de oportunidad y

calidad requeridos.

12. Autorizar los reemplazos y/o desincorporación dentro de su ámbito de

responsabilidad de mobiliarios y equipos de acuerdo a las condiciones físicas

evaluadas.

13. Mantener registro sobre los equipos de refrigeración asignados y luminarias,

considerando la frecuencia de falla, ejecución del mantenimiento,

sustituciones y/o ajustes, a fin tomar las acciones necesarias ante las

desviaciones.

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14. Asegurar que el servicio de mensajería se cumpla en todas sus fases desde la

recepción hasta distribución de la correspondencia, documentos o

comunicaciones escritas a las diferentes unidades de la empresa o ante

institutos públicos, privados, organismos oficiales o empresas ubicadas en la

localidad o zonas de influencia geográfica de la empresa.

15. Proveer los servicios de reproducción de documentos, manteniendo el control

sobre la demanda, ejecución y caracterización del servicio de reproducción

interna, en cuanto a fotocopiado, impresión, compaginación y encuadernación

de material bibliográfico, manuales, formularios, folletos y documentos en

general, según los requerimientos de las unidades organizativas, condiciones

del material requerido y prioridades del servicio.

16. Asegurar que el archivo central inactivo, cumpla con las especificaciones de

resguardo de documentos a través del cumplimiento de normativas,

disposiciones y procedimientos establecidos para la conservación, registro,

archivo y desincorporación de la información histórica de la empresa, con el

fin de preservar y mantener la memoria documental, garantizar el acceso

oportuno y suministrar la información requerida por las diferentes unidades

organizativas y entes externos autorizados que así lo requieran.

17. Garantizar que los trámites ante las agencias de viajes, y/u hoteles se hagan

de manera oportuna, así como la entrega de los mismos, para ser descontado

por nómina a los trabajadores de la Empresa que así lo soliciten y/o entes

externos.

18. Dirigir acciones para la renovación y/o contratación de los servicios de

mantenimiento de infraestructura, mantenimiento oficinas y conservación y

limpieza bajo su ámbito de control.

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19. Realizar seguimiento y evaluación de los servicios que presta la División con

la finalidad de determinar la efectividad de los mismos, la detección de

desviaciones posibles en su ejecución y el establecimiento de mejoras

tendentes a optimizarlos.

20. Establecer planes y proyectos de mejoras de gestión ambiental, considerando

los objetivos ambientales, recursos y responsabilidades, así como identificar y

mantener la documentación relacionada con el sistema de gestión ambiental

de la Gerencia.

21. Controlar y evaluar los resultados de la gestión de la División, a fin de tomar

acciones preventivas y correctivas a las que hubiere lugar que conlleven al

logro de los objetivos establecidos por la Gerencia de Logística.

22. Evaluar y emitir para los niveles correspondientes, información sobre los

indicadores de gestión establecidos y demás información requerida sobre el

comportamiento y resultados de la gestión.

23. Establecer mecanismos de divulgación de los factores de riesgos en el área de

trabajo, a fin de evitar accidentes laborales y asegurar el cumplimiento de las

normas de ambiente, higiene y seguridad industrial vigentes.

24. Establecer mecanismos de seguimiento y control inherente a la ejecución de

los planes estratégicos y logro de las metas programadas así como también

evaluar el comportamiento de los indicadores de gestión de la División, a fin

de tomar las acciones correctivas a las que hubiere lugar.

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25. Evaluar la efectividad de los mecanismos de control de las variables de los

insumos, procesos, productos y ambientales definida por la unidad

correspondiente, considerando los procesos bajo su responsabilidad,

disponibilidad de recursos, política y objetivos.

26. Identificar y establecer los requisitos operacionales, legales y reglamentarios

exigidos para los procesos, productos y ambiente.

27. Evaluar la efectividad de los planes de mejoramiento continuo sobre las

variables definidas para los insumos, procesos, productos y ambientales,

considerando los resultados obtenidos, objetivos y metas.

28. Establecer los mecanismos para la preservación y resguardo de las

condiciones ambientales, de acuerdo a los insumos, procesos, productos,

equipos y sistemas con impactos en el ambiente. Establecer mecanismos y

condiciones para la recolección, clasificación, transporte, almacenamiento y

disposición final de los desechos ambientales, de acuerdo a los insumos,

procesos y productos con impactos en el ambiente.

29. Mantenimiento Rutinario a los equipos de refrigeración y bajo voltaje

asignados, a fin de prever la disponibilidad de partes, piezas, componentes

necesarios así como las horas hombres requeridas para garantizar la

operatividad de éstos equipos.

30. Evaluar la efectividad de los planes de mejoramiento continuo sobre las

variables definidas para los insumos, procesos, productos y ambientales,

considerando los resultados obtenidos, objetivos y metas.

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31. Establecer los mecanismos para la preservación y resguardo de las

condiciones ambientales, de acuerdo a los insumos, procesos, productos,

equipos y sistemas con impactos en el ambiente. Establecer mecanismos y

condiciones para la recolección, clasificación, transporte, almacenamiento y

disposición final de los desechos ambientales, de acuerdo a los insumos,

procesos y productos con impactos en el ambiente.

SITUACIÓN PRESENTE DE LA ORGANIZACIÓN

Actualmente, la División Servicios Generales maneja un Informe de Gestión

a través del Sistema de Planificación de Control de Gestión (SPCG), para medir el

desempeño de las unidades que integra dicha unidad y en concordancia con los

objetivos estratégicos y el Plan Operativo de la Organización, se miden a través de

indicadores. Los informes de gestión que se han desarrollado durante el primer

semestre del año en curso, se evidencian a través del sistema interno y solo las

personas autorizadas o de apoyo tienen acceso al mismo, generando desconocimiento

y restando importancia al cumplimiento de la gestión al resto de los trabajadores que

forman parte del proceso de la División Servicios Generales.

Por otro lado, el personal involucrado en las diferentes actividades de la

gestión, incurre en fallas de seguimiento y monitoreo, dejando de cumplir con las

funciones encomendadas en sus descripciones de cargos correspondientes, sin

embargo no se cuenta con un instrumento que regule el cumplimiento eficaz de la

gestión de la División y en algunos casos las gestión puede ser muy destacada, pero

no considerada ni por el equipo de trabajo, ni por el resto del personal de la unidad.

Dentro del marco de calidad y ambiente, gran parte de la infraestructura

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mantenida por la División Servicios Generales, está bajo la responsabilidad del

Departamento Mantenimiento e Infraestructura, está definida como Procesos de

Apoyo, dentro de los cuales están: iluminación de oficinas y de la vialidad; aires

acondicionados, vehículos livianos, mantenimiento de oficinas, baños, vestuarios y

obras civiles menores (plomería, carpintería y herrería), la misma debe estar en

óptimas condiciones de operatividad inicialmente para los procesos medulares, según

Mapa de Procesos establecido en CVG VENALUM.

Igualmente se tiene definido en el Plan de la Calidad, que los procesos de

apoyo proporcionan los recursos necesarios requeridos en los diferentes procesos de

Carbón, Reducción y Colada, y se describe a continuación: Mantenimiento

infraestructura: provee y mantiene los equipos industriales utilizados en la

elaboración del producto; edificios, espacios de trabajo y servicios asociados; las

instalaciones, equipos móviles livianos.

La verificación de la eficacia del mantenimiento de Infraestructura, se realiza

a través del cumplimiento de la Norma y Procedimiento “Mantenimiento de Oficinas

e Instalaciones”, código: 08.01-07 y los registros, se identifican y controlan de

acuerdo a lo establecido en la Norma y Procedimiento “Control de los Registros”

código 09.03-25, estos evidencian la conformidad de los requisitos para la

realización del producto. Existen otros tipos de registros utilizados para la toma de

acciones y mejora continua tales como: Minutas de reuniones, Reporte de no

conformidades, Oportunidades de Mejora y Control de Acciones Correctivas y

Preventivas.

En CVG VENALUM para la evaluación de sus procesos se llevan a cabo

auditorías internas ejecutadas por la Superintendencia Sistema de la Calidad y

externas a través de FONDONORMA, las cuales permite evaluar si los procesos se

están llevando a cabo, bajo las normas y procedimientos establecidos por la empresa

para mantener la certificación, la cual se ejecuta cada dos (02) años.

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Para llevar a cabo la medición y el control de la ejecución de los Planes

Operativos del Año 2011, la División formuló en el Sistema de Panificación de

Control de Gestión, Siete (07) Indicadores, los cuales son controlados por los

Departamentos: Mantenimiento e Infraestructura, Servicios de Oficina y

Rehabilitación Ambiental, y en virtud de los resultados obtenidos en los meses de

Enero a Junio, se hace necesario analizar y concretar acciones que permitan mejorar

las tendencias registradas actualmente. Entre los Indicadores a estudiar se

encuentran: Total de Sobretiempo (U.M. H-H), Eficacia en la atención de solicitudes

de trabajo de servicios de mantenimiento e infraestructura (U.M. %), Eficacia en la

atención de solicitudes de trabajo de servicios de oficina (U.M. %). Total de acciones

preventivas en los sistemas de gestión generadas (U.M. Cantidad), Factor de Riesgo

(U.M. %), Eficacia en la disposición de desechos no peligrosos en el relleno

industrial (U.M. %) y Cumplimiento de los Objetivos Ambientales (U.M. %).

Objetivo de la Pasantía

Analizar los indicadores de gestión del primer semestre del año en curso,

basados en el cumplimiento de las metas contenidas en el Plan Operativo,

proponiendo alternativas para corregir las posibles causas que originaron las

desviaciones encontradas en los resultados obtenidos en los Informes de Gestión,

utilizando los criterios de eficiencia, eficacia y calidad, mediante los cuales se medirá

y evaluará su óptimo desempeño, tal y como lo señala la normativa interna en la

organización, a fin de garantizar el efectivo cumplimiento y calidad en los servicios

prestados para la satisfacción de los usuarios y por ende la operatividad de la

infraestructura mantenida por la División.

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EXPLICACIÓN DEL PLAN INICIAL DE TRABAJO

Semanas Nº 1, 2 y 3: (26/04/11 al 14/05/11)

Asignación del tema y Recopilación de información sobre los documentos que

intervienen en el proceso de la División Servicios Generales (Manual de Sistemas de

Gestión, Normas, Procedimientos, Sistemas SPCG y Sistema SISCAL); así como de

los informes de gestión (Enero a Junio 2011) y Plan Operativo 2011.

Revisión de los documentos que intervienen en el proceso de la División

Servicios Generales (Manual de Sistemas de Gestión, Normas, Procedimientos,

Sistema de Planificación y Control de Gestión (SPCG) y Sistema de la Calidad

(SISCAL)

1. Manual de Sistemas de Gestión: Se observó que la unidad bajo estudio generó

incumplimiento en el Capítulo 8 del Manual, motivado a que existen indicadores que

presentaron desviaciones y no fueron analizados oportunamente por lo que no

estaban reflejados en la aplicación del Sistema SISCAL.

2. Norma y Procedimiento que regula el proceso de la División Servicios

Generales, Código. 08.01-07: Se detectó un incumplimiento en la no aplicación del

formulario SG-144 “Inspección de Infraestructura de Planta”, por lo que no se

visualizaron evidencias respectivas.

3. Norma y Procedimiento que regula el proceso de Recepción y Ejecución de

los Servicios Contratados, Código: 07.01-17: Se detectó la necesidad de elaborar

instrumento que permita definir las tareas a ejecutar, estableciendo los tiempos de

procura respectivos.

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4. Revisión de los Informes de Gestión (Enero a Junio 2011) y Plan Operativo

2011 la División Servicios Generales.

Primeramente se estudió los conceptos básicos de:

Indicadores, son medidores que deben establecerse en determinadas etapas del

proceso. También se les conoce como puntos de control. Estos indicadores deben

diseñarse para asegurar los resultados (indicadores de producto), para controlar el

proceso en sí (indicadores de proceso) e indicadores a la entrada o inicio (indicadores

de insumos). Los indicadores de producto y de insumos miden normalmente la

EFICACIA (calidad, oportunidad, seguridad, costo) y los de proceso miden

EFICIENCIA (cantidad producida por horas hombre u horas máquinas,

aprovechamiento de materiales, desperdicios, rendimientos, defectos por unidad de

producción, entre otros.).

Indicador de Eficacia, es la relación entre los resultados logrados y los resultados

propuestos y da cuenta del grado de cumplimiento de los objetivos que nos hemos

planteado.

Expresión Matemática: Eficacia (%) = Cantidad real producida x 100

Cantidad prevista

Seguidamente, se analizó mensualmente cada uno de los Indicadores, de la siguiente

manera:

Enero 2011

Se revisó el reporte (SPCG1740) Informe de Gestión correspondiente al mes de

Enero, donde se dio respuesta a cinco de siete de los Indicadores programados, según

Plan Operativo 2011.

20

Dentro del cumplimiento real, cuatro de los indicadores obtuvieron datos

positivos, mientras que el Indicador de Eficacia en la Disposición de desechos no

peligrosos en el Relleno Industrial, solo logró alcanzar 90% de 96 % Planificado. Sin

embargo el informe realizado no refleja la causa que originó que no se cumpliera la

meta establecida. Cabe destacar que el objetivo del indicador permite medir la

cantidad de desechos no peligrosos dispuestos adecuadamente en el relleno industrial

con el fin de contribuir a la conservación del ambiente, pareciera que el

cumplimiento fue aceptable, pero quizás no se contó con el equipo de mantenimiento

que ejecuta dicho servicio. Se visualizó registros SU-019 Control de Peso

correspondiente al mes de Enero.

Por otra parte, el apoyo que presta el Departamento Rehabilitación a la Gerencia

Suministros Industriales, para la disposición adecuada de desecho catódico, polvillo

de cuarta fracción, polvillo de limpieza y cabos sucios, no está contemplado dentro

las funciones del Departamento, ya que solo define la adecuación del desecho no

peligroso.

Febrero 2011


Febrero, donde se dio respuesta a cinco de siete de los Indicadores programados,

según Plan Operativo 2011.

Indicador: TOTAL SOBRETIEMPO

Se observó desviación negativa de 259.14% por la atención de trabajos especiales

fuera de horario normal de trabajo, los mismos son autorizados por la Gerencia

Logística. Entre las acciones a ser ejecutadas están: 1. CONTINUAR CON EL

SEGUIMIENTO EN LA EJECUCIÓN DE LOS PROGRAMAS DE

MANTENIMIENTO DE LOS DIFERENTES SERVICIOS ADMINISTRADOS

21

POR CADA DEPARTAMENTO. 2. CONTINUAR CON LOS RECORRIDOS

DIARIOS POR PARTE DE LOS INSPECTORES Y SUPERVISORES EN PRO DE

LA MEJORA.DE LOS AMBIENTES DE TRABAJO CON EL FIN DE

GARANTIZAR EL CONFORT DE NUESTROS USUARIOS. 3. CONTINUAR

CON EL SEGUIMIENTO A LA PROCURA DE MATERIALES, EQUIPOS Y

REPUESTOS CON EL FIN DE GARANTIZAR EL MANTENIMIENTO DE LA

INFRAESTRUCTURA DE LA EMPRESA EN CONDICIONES ÓPTIMAS Y

ACEPTABLES.

Aún cuando se nombran tres acciones a ejecutar en el mes o mes subsiguiente, no

se visualizaron registros de los Planes de Mantenimiento, Inspecciones ni

seguimientos de la procura de repuestos y materiales.

Fuente: SPCG1710, PÁG. 1/7. INFORME DE GESTIÓN FEBRERO 2011

Indicador: EFICACIA EN LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE TRABAJO

DE SERVICIOS DE MANTTO. E INFRAESTRUCTURA.

Este indicador refleja incremento de 1.39% de acuerdo a la meta establecida,

mejorando los resultados reflejados en Enero 2011. Esto obedece a que el servicio de

INFRAESTRUCTURA, arrojó 87,23% (41 de 47) de la solicitudes recibidas. Los

servicios contemplados fueron: Plomería, Carpintería, Obras Civiles menores, entre

otros, sin embargo el perfil del indicador no contempla estos servicios. Entre los

servicios que deben ser ejecutados por correctivo, están: Limpieza, Mantenimiento

de Vehículos, Mantenimiento de Sistemas de Bajo Voltaje y Mantenimiento de Aire

Acondicionado.

Se sugiere que el perfil del Indicador sea actualizado en el Sistema SPCG, a fin de

sincerar la información allí registrada.

22

La jerarquización de los servicios, la atención de áreas claves, el seguimiento en

la ejecución de los trabajos e interacción entre los usuarios, brindará al Departamento

mayor credibilidad de lo que se hace, manteniendo así la satisfacción de los clientes

en alto grado.

Fuente: SPCG1710, PÁG. 2/7. INFORME DE GESTIÓN FEBRERO 2011.


DE SERVICIOS DE OFICINA.

Los resultados obtenidos corresponden a solicitudes atendidas de acuerdo a los

recursos disponibles, logrando obtener 7.53% por encima de la meta propuesta. Al

quedar solicitudes pendientes, podría generarse descontento de los usuarios, al no

atender sus requerimientos oportunamente. En este informe no se visualiza la

cantidad total de solicitudes recibidas que quedan pendientes por falta de recursos, de

manera de hacer cumplir las acciones a tomar de acuerdo a los resultados, entre ellas

están: 1. SEGUIMIENTO A GESTIÓN DE PROCURA DE MATERIALES Y

REPUESTOS. 2. REVISIÓN DE CÓDIGOS SAP, ACTUALIZACIÓN DE

CÓDIGOS Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS. 3. INSPECCIÓN CONSTANTE

EN LAS AREAS OPERATIVAS Y ADMINISTRATIVAS.

Es importante contar con las evidencias de lo que se escribe, a fin de cumplir

eficazmente con los lineamientos definidos en las normas y procedimientos,

manuales de organización y manual de los Sistemas de Gestión (Calidad y

Ambiental) implantados en la Empresa, cuya responsabilidad en el mantenimiento

del mismo es de TODOS los integrantes de la misma.

23

El Efecto del Resultado del Indicador indica: “NO SE VISUALIZA NINGUN

EFECTO SOBRE EL CLIENTE O PROCESO”. Sin embargo existe efecto negativo

sobre el cliente, al no atender con prontitud sus requerimientos.

Fuente: SPCG1710, PÁG. 3/7. INFORME DE GESTIÓN FEBRERO 2011.

Indicador: TOTAL DE ACCIONES PREVENTIVAS DE LOS SISTEMAS DE

GESTIÓN GENERADAS.

Este indicador no estaba programado para este mes.


Indicador: FACTOR DE RIESGO

Se logró sobrepasar la meta establecida en 10.59%. Cuyos datos son recolectados

por la Gerencia Seguridad y Control de Pérdidas, específicamente en las áreas

Reducción, Carbón, Colada, Mantenimiento Industrial, Laboratorio Químico y la

Gerencia de Logística (División Almacén, Tráfico y Despacho) Y División Servicios

Generales (Departamento Mantenimiento e Infraestructura y Departamento

Rehabilitación Ambiental) durante recorridos programados mensualmente.

Los datos analizados corresponden a puntos evaluados vs puntos resueltos,

cantidad de charlas de seguridad difundidas e índices de accidentabilidad, ocurridos

durante el mes, contribuyendo así, a mantener condiciones adecuadas y seguras a los

trabajadores.


24

Indicador: EFICACIA EN LA DISPOSICIÓN DE DESECHOS NO

PELIGROSOS EN EL RELLENO INDUSTRIAL.

La meta alcanzó 2.08% por encina, ubicándose en 98%. Se visualizó registros

SU-019 Control de Peso correspondiente al mes de Febrero.


Indicador: CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS AMBIENTALES.


Fuente: SPCG1710, Pág. 7/7. Informe de Gestión Febrero 2011

Marzo 2011


Marzo, donde se dio respuesta a cinco de siete de los Indicadores programados,

según Plan Operativo 2011.



fuera de horario normal de trabajo y apoyo logístico prestado por el personal de la

División producto del paro laboral, al tener que cubrir áreas claves en la empresa.

25




Fuente: SPCG1710, PÁG. 1/7. INFORME DE GESTIÓN MARZO 2011


DE SERVICIOS DE MANTTO. E INFRAESTRUCTURA

Este indicador refleja disminución de 6.33% en relación al mes anterior y de

5.42% con respecto a la meta establecida. Esto obedece a que el servicio de

INFRAESTRUCTURA, arrojó 87,96% (95 de 108) de la solicitudes recibidas.

Siendo el Área de Refrigeración la que afectó considerablemente los resultados, al

reportar el 31,58% (6 DE 19) de los solicitudes por correctivo. Las causas que

originaron el incumplimiento obedecen a: Falta de repuestos, tales como:

Compresores (4), Aspa (1), Capilar (1), Turbina (1) y otros accesorios (6).



DE SERVICIOS DE OFICINA




atender sus requerimientos oportunamente.


26


GESTIÓN GENERADAS.




Se logró sobrepasar la meta establecida en 8.24%. Los Aspectos Considerados

para el análisis de este indicador:

1. Condición Sub estándar. %C mes

%Cmes = Cond. Resueltas x 100

Cond. Evaluadas

Los puntos arriba indicados se refieren a las condiciones sub-estándares que

se evidencian como resueltas luego de haber sido evaluadas durante los recorridos

efectuados con un seguimiento mensual en cada una de las áreas correspondientes. El

% de cumplimiento equivale a un 30%

CONSIDERACIONES: Las condiciones sub-estándares asociadas a Proyectos y a

Procesos de Procura no serán consideradas al momento de realizar el cálculo del

Indicador correspondiente al área operativa. Se utilizará el formulario SG-163.

En los Comités de Higiene y Seguridad serán definidas aquellas condiciones

sub-estándares que competan a otra área de gestión diferente a la operativa. Así

como también el Indicador de Factores de Riesgo de cada área de gestión (Proyecto,

26

27

Servicios Generales y Seguridad Ocupacional). Igualmente se anexa a la minuta de

reunión del Comité de Higiene y Prevención de Accidentes, el resumen

correspondiente al Indicador de Factores de Riesgo por área.

Si en el área correspondiente no hay condiciones sub-estándares por evaluar

durante el mes, el renglón de condiciones sub.-estándar tendrá un valor igual a 30%.

Las condiciones sub.-estándares que representen peligros inminentes serán

tratadas a través de los formularios SG-208 (Observación de Seguridad) y SG-056

(Informe de paralización de actividades) para ser corregidas inmediatamente y no

esperar hasta la próxima evaluación, dicha medida será considerada para la toma del

factor de riesgo total del mes.

2. Observaciones o Paralizaciones (30%).

Las observaciones y/o paralizaciones refieren el no cumplimiento de las

Normas y Procedimientos de Seguridad, referidas a aquellas tareas donde exista la

posibilidad de lesiones y/o el deterioro de la salud del personal, la degradación del

ambiente, daños a equipos e instalaciones. Tendrán una ponderación de (-5%) cada

una, hasta llegar a descontar menos 30% del factor de riesgo total.

CONSIDERACIONES: Las mismas serán detectadas durante los recorridos diarios

efectuados por el personal adscrito a los Departamentos de Higiene Ocupacional,

Prevención de Accidentes, Control de Emergencias y la División de Ambiente.

Las mismas serán imputadas a las Unidades responsables del cumplimiento

de la Norma y/o Procedimiento.

Si en las Unidades correspondientes no se han realizado observaciones ni

paralizaciones durante el mes, el aspecto tendrá un valor igual a 30%.

3. Investigación de Accidentes (20%) % Al mes.

28

Este aspecto refiere la elaboración del Informe de Accidentes por quien se

desempeñe como encargado del personal a través del formulario SG-090A (Informe

de Accidente-Supervisor) y entregado al Departamento de Prevención de

Accidentes, así como también la participación del Supervisor en el comité de

investigación de accidentes.

Tendrá una valoración de 10% cada caso (10% Entrega por parte del

Supervisor del Informe de Accidente - Supervisor y 10% Participación del supervisor

en el Comité de Investigación).

%IAmes = Acc. Investigados x 100

Acc. Ocurridos y/o Acumulados

CONSIDERACIONES

1. Serán considerados todos aquellos eventos accidentales registrados y clasificados

en las Estadísticas de Lesiones Ocupacionales. Así como también del Personal

Cooperativista y Contratista.

2. Si en las Unidades correspondientes no han acontecido eventos accidentales

durante el mes, el aspecto tendrá un valor igual a 20%.

3. En caso de no cumplirse con la Convocatoria del Comité de Investigación de

Accidentes por parte del Personal del Dpto. de Prevención de Accidentes, tal como lo

establece la Norma y Procedimiento Accidentes de Trabajo, en su punto 5.4:

“Conformar y convocar el Comité de Investigación de Accidentes, con el fin de

determinar las causas reales del accidente, a los fines de aplicar las acciones

correctivas y preventivas necesarias”, no será considerado este aspecto.

(Participación del Supervisor en el Comité Investigación de Accidentes).

28

29

4. ACTIVIDADES DE PREVENCIÓN Y PROMOCIÓN (20%) % APPmes.

Charlas de 5 minutos de los Supervisores 10%

Actividades de Promoción y Prevención 10%

CONSIDERACIONES:

1. La Programación de las Charlas de 5 minutos será realizada por los

Departamentos de las áreas respectivas con la verificación por parte del Analista del

área

2. En cuanto a las actividades de Promoción y Prevención serán consideradas

aquellas relacionadas con la gestión hacia la seguridad y la salud, el orden y limpieza

y aspectos ambientales.

3. Los Analistas propondrán actividades comunes que pueden ser realizadas por

todas las Unidades adscritas a las Gerencias, tales como: Divulgación de aspectos

relacionados con la Seguridad, la Salud y el Ambiente, Operativos de Orden y

Limpieza, de Identificación y Demarcación de áreas y Recuperación de equipos e

instalaciones.

4. Los cumplimientos deben ser discutidos en el Comité de Seguridad.

Si el Comité no se efectúa en el mes este porcentaje será descontado de la

ponderación del Indicador

La Meta Establecida es de 85%. La frecuencia de medición de este indicador

se realizara de forma mensual.


30




SU-019 Control de Peso correspondiente al mes de Marzo.




Fuente: SPCG1710, PÁG. 7/7. INFORME DE GESTIÓN MARZO 2011.

Abril 2011


Abril, donde se dio respuesta a cinco de siete de los Indicadores programados, según




fuera de horario normal de trabajo (MANTENIMIENTO GENERAL DE TECHOS

INTERNOS REALIZADO EN EL EDIFICIO DE SISTEMAS Y ORGANIZACIÓN

Y MANTENIMIENTO AL ASCENSOR DEL EDIFICIO CORPORATIVO) y

apoyo logístico prestado por el personal de la División producto del paro laboral, al

tener que cubrir áreas claves en la empresa, estos últimos no fueron cargados en el

mes anterior. Otro factor causante del incumplimiento fue el CORTE DE AGUA DE

31

FECHA 24 DE MARZO (REPARACIÓN DE TUBERÍA PROGRAMADA POR

HIDROBOLÍVAR).




Fuente: SPCG1710, PÁG. 1/7. INFORME DE GESTIÓN ABRIL 2011



Este indicador refleja incumplimiento de 0.89%, en relación a la meta (92.17 de

93) planificado. Esto obedece a que el servicio de Fuente: SPCG1710, Pág. 2/7.

Informe de Gestión Abril 2011. Este obedece a que el servicio de Flota de vehículos

livianos no cumplió la meta al reportar el 60.87% (16 de 24) de las solicitudes por

correctivo.









32


GESTIÓN GENERADAS.




Se logró sobrepasar la meta establecida en 11.18%.





SU-019 Control de Peso correspondiente al mes de Abril.





33

Mayo 2011


Mayo, donde se dio respuesta a cinco de siete de los Indicadores programados, según



Se observó desviación negativa de 895.03%. El fuerte incremento en el

sobretiempo, obedece al apoyo logístico prestado por el personal en la contingencia

operativa y apoyo en el relevo de personal clave dentro de las instalaciones de la

empresa. Adicionalmente se realizó ajuste de horas que no fueron reflejadas en

meses anteriores, y fueron ejecutadas por personal que labora en los vestuarios de

planta.




Fuente: SPCG1710, PÁG. 1/7. INFORME DE GESTIÓN MAYO 2011



Este indicador refleja cumplimiento positivo en relación al mes anterior y en

cuanto a la meta establecida.


34







Fuente: SPCG1710, Pág. 3/7. Informe de Gestión Mayo 2011


GESTIÓN GENERADAS.




Se logró sobrepasar la meta establecida en 10%.



PELIGROSOS EN EL RELLENO INDUSTRIAL

Se logró la meta establecida. Se visualizó registros SU-019 Control de Peso

correspondiente al mes de Mayo.


35




Junio 2011

Se revisó el reporte (SPCG1710) Informe de Gestión Junio 2011, donde se dio

respuesta a los siete de los Indicadores programados, según Plan Operativo 2011.


Se observó desviación negativa de 219,25% en relación a la meta establecida, sin

embargo se visualizó disminución en los resultados obtenidos en el mes anterior.




Fuente: SPCG1710, PÁG. 1/7. INFORME DE GESTIÓN JUNIO 2011



Este indicador refleja cumplimiento positivo de 107.52% en relación a la meta

establecida, mejorando significativamente los resultados del mes anterior. De

acuerdo a las revisiones anteriores se detectó la medición de servicios no

contemplados en el perfil del Indicador, los mismos fueron analizados por el

36

Departamento e Infraestructura y corregido para este mes. Los cálculos están de

acuerdo a lo sugerido por el pasante.










GESTIÓN GENERADAS.

No se logró la meta establecida, aún cuando se realizaron los análisis no se

lograron ingresar dichas acciones en la fecha prevista.



Se logró sobrepasar la meta establecida en 4%, ubicándose en 89%. Sin embargo

el Departamento e Infraestructura no logró la meta, ya que reportó 78% producto la

no solución de 9 puntos evaluados durante el mes. El Departamento Rehabilitación

logró 100%, al no haber reportado ninguna falla en los recorridos.

37

Aún cuando el comportamiento de este indicador ha sido positivo en los meses de

Enero a Mayo en donde la desviación se ubica entre 8% a 11%, la desviación de

Junio tiende a situarse en 7%, lo que debe tomarse en cuenta las consideraciones

establecidas de este indicador y lo indicado en las acciones a tomar en el Informe de

Gestión de Junio 2011.




Se logró la meta establecida. Se visualizó registros SU-019 Control de Peso

correspondiente al mes de Junio.



Se logró la meta establecida. El Departamento Mantenimiento e Infraestructura

tiene la responsabilidad de la ejecución de Programas Ambientales, en cuanto maneja

Aspectos Ambientales Significativos.

El lineamiento de la Gerencia de Planificación y Presupuesto para este año es:

Cumplir el 80% de los Objetivos Ambientales relacionados con los Materiales

Peligrosos Recuperables (MPR) y los Desechos Peligrosos (DP). FRECUENCIA DE

MEDICION: Abril / Agosto / Diciembre / 2011. La Frecuencia para la División

Servicios Generales será Junio y Diciembre. Este Indicador solo será cargado en las

unidades organizativas que generen los AA: MPR y DP. La división o

38

superintendencia que tenga departamentos con AA, se le medirá el acumulado por

los departamentos adscritos que tengan dicho indicador.


Revisando el Plan Operativo 2011, se pudo visualizar que contiene los objetivos

estratégicos, estrategias, acciones, indicadores y metas que deben cumplirse a

cabalidad dentro de la organización en el periodo de 1 año. El mismo se deriva del

Plan Funcional este último enmarcado bajo líneas generales del Proyecto Simón

Bolívar Plan de Desarrollo Económico y Social de la Nación, líneas Estratégicas del

MIBAN y CVG Venalum.

El Plan Operativo de la División contiene siete (7) Indicadores, siendo la

frecuencia de 5 de ellos de forma mensual y 2 en forma semestral.

Semana Nº 4: (17/05/11 al 21/05/11)

Definición de la Metodología adecuada para solventar el dilema que viene

presentando la División Servicios Generales, garantizando así, enmarcar el rumbo

hacia una gestión favorable de acuerdo a las normativas vigentes de la empresa.

Utilizando el Ciclo Planear – Hacer – Verificar – Actuar (PHVA), también

conocido como "Círculo de Deming o circulo de Gabo" (de Edwards Deming), es

una estrategia de mejora continua de la calidad en cuatro pasos, basada en un

concepto ideado por Walter A. Shewhart. También se denomina espiral de mejora

continua. El PHVA es una concepción gerencial que dinamiza la relación entre el

hombre y los procesos y busca controlarlos con base en el establecimiento,

mantenimiento y mejora de los estándares, tarea que se adelanta mediante la

definición de especificaciones de proyectos (estándares de calidad), especificaciones

técnicas de proceso y procedimientos de operación. Este ciclo ayuda de manera

39

efectiva a adoptar y monitorear los procesos de una empresa, siempre y cuando se

constituya en un procedimiento sin fin, es decir, que se planee, se tome una acción,

se verifique si los resultados eran los esperados y se actúe sobre dichos resultados

para volver a iniciar el ciclo.

Planificar, significa que los ejecutivos estudian anticipadamente sus objetivos y

acciones, y sustentan sus actos no en corazonadas sino con algún método, plan o

lógica. Los planes establecen los objetivos de la organización y definen los

procedimientos adecuados para alcanzarlos. Además los planes son la guía para que

(1) la organización obtenga y aplique los recursos para lograr los objetivos; (2) los

miembros de la organización desempeñen actividades y tomen decisiones

congruentes con los objetivos y procedimientos escogidos, ya que enfoca la atención

de los empleados sobre los objetivos que generan resultados (3) pueda controlarse el

logro de los objetivos organizacionales. Asimismo, ayuda a fijar prioridades, permite

concentrarse en las fortalezas de la organización, ayuda a tratar los problemas de

cambios en el entorno externo, entre otros aspectos. Por otro lado, existen varias

fuerzas que pueden afectar a la planificación: los eventos inesperados, la resistencia

psicológica al cambio ya que ésta acelera el cambio y la inquietud, la existencia de

insuficiente información, la falta de habilidad en la utilización de los métodos de

planificación, los elevados gastos que implica, entre otros.

Hacer, implementar los nuevos procesos. Si es posible, en una pequeña escala.

Verificar, pasado un periodo de tiempo previsto de antemano, volver a recopilar

datos de control y analizarlos, comparándolos con los objetivos y especificaciones

iniciales, para evaluar si se ha producido la mejora esperada.

Actuar, documentar el ciclo.

40

Utilizando el Diagrama de Causa-Efecto, llamado usualmente Diagrama de

“Ishikawa” porque fue creado por Kaoru Ishikawa, experto en dirección de empresas

interesado en mejorar el control de la calidad; también es llamado “Diagrama Espina

de Pescado” porque su forma es similar al esqueleto de un pez. El Diagrama Causa-

Efecto está compuesto por un recuadro (cabeza), una línea principal (columna

vertebral), y 4 o más líneas que apuntan a la línea principal formando un ángulo

aproximado de 70º (espinas principales). Estas últimas poseen a su vez dos o tres

líneas inclinadas (espinas), y así sucesivamente (espinas menores), según sea

necesario.

El Diagrama Causa-Efecto tiene como objetivo analizar de una manera integral,

las diferentes causas que aplican un problema determinado, facilitando el proceso de

búsqueda de causas al sugerir ramas y agrupaciones de las mismas. La regla de oro

para identificar causas es preguntarse sucesivamente el “Porqué” de cada situación

hasta tanto se agote la explicación.

Los planes de acción, son instrumentos gerenciales de programación y control de

la ejecución anual de las actividades que deben llevar a cabo las dependencias para

dar cumplimiento a las estrategias y proyectos establecidos en el Plan Estratégico.

El Plan de acción puede incluir a varios departamentos y áreas. El mismo

establece los responsables que se encargaran de su cumplimiento en tiempo y forma.

Su implantación del Plan de Acción conlleva: a) Ejecución de todo aquello que se ha

pensado y definido, b) Comprobar la efectividad de las soluciones propuestas y su

flexibilidad para ajustarse y c) Asegurar que las soluciones son adecuadamente

asimiladas y entendidas.

http://www.monografias.com/trabajos35/categoria-accion/categoria-accion.shtml

http://www.monografias.com/Computacion/Programacion/

http://www.monografias.com/trabajos14/control/control.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/henrym/henrym.shtml

http://www.monografias.com/trabajos7/plane/plane.shtml

41

Semanas Nº 5, 6 y 7: (24/05/11 al 11/06/11)

Se realizó análisis de causa-efecto de la situación encontrada en la División

Servicios Generales, a fin de determinar las posibles causas raíces que originan las

desviaciones detectadas en sus indicadores de gestión. Para ello se tomó en cuenta

cada uno de los Indicadores, principalmente los que originaron desviación, tales

como: TOTAL DE SOBRETIEMPO y TOTAL DE ACCIONES PREVENTIVAS

DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN GENERADAS. Seguidamente se analizó el

resto de indicadores con el propósito de establecer actividades que conlleven a

mejorarlos y demostrar la eficacia de la gestión de la División y por ende la de sus

Departamentos adscritos. Obtenido el análisis se estableció ponderación a cada causa

raíz, encontrándose que la mayor parte de las horas registradas se originó por

situaciones o eventos presentados ajenos a la empresa, donde la participación del

personal de la División apoyó, teniendo que atender áreas de producción y servicios

logísticos fuera del horario normal de trabajo. Igualmente se atendieron llamadas de

emergencias por fallas presentadas en los equipos de refrigeración, entre otros.

Semanas Nº 8, 9, 10 y 11: (14/06/11 al 9/07/11)

Se elaboraron los Planes de Acción de la División Servicios Generales y sus

unidades de adscripción, con el objeto de dar cumplimiento al objetivo de esta

investigación y establecer un mejor control de las actividades a desarrollar:

1. División Servicios Generales, se planteó la necesidad de definir un instrumento

para la Elaboración de Informes de Gestión, el cual permitirá bajo un solo criterio

mostrar los resultados de cada mes y con la frecuencia esperada. Cabe destacar que la

implantación del instrumento será responsabilidad de la División Servicios

Generales, la cual planificó culminar dicha actividad para el 30/09/2011. (Cuadro 1).

2. Departamento Mantenimiento e Infraestructura, se elaboraron dos (2) planes

de Acción, uno enfocado a la acción establecida en el Sistema de Calidad (SISCAL),

42

y el otro, para establecer acciones que permitan mejorar el resto de indicadores de

Gestión, tal como es el caso del Factor de Riesgo, que aún estando dentro de los

límites de control, se observó fallas en el seguimiento hasta la solución de puntos que

son detectados en recorridos de Planta. (Cuadro 2, 3, 4 y 5)

3. Departamento Rehabilitación Ambiental, el Plan propuesto es producto de los

resultados obtenidos en el análisis de los Indicadores correspondiente al primer

semestre y cuyas acciones están relacionadas a lo registrado en el Sistema SISCAL

(Reporte: IG-332 (06/04/2009) de fecha 07/07/2011. (Cuadro 6 y 7)

4. Departamento Servicios de Oficina, el Plan propuesto está sujeto a los resultados

obtenidos y lo registrado en el SISCAL (Reporte: IG-332 (06/04/2009) de fecha

07/07/2011. (Cuadro 8 y 9).

En los gráficos Nº 1, 2, 3, 4, 5, 6 y 7 se observan los resultados obtenidos del

análisis de la situación actual de los indicadores de gestión de la División Servicios

Generales.

43

SOBRETIEMPO Ene '11 Feb '11 Mar '11 Abr '11 May '11 Jun '11

Plan 400 400 110 110 110 110

Ejecución Mes 192 1436,5 851,1 648,08 1094,5 351,18

Desviación (%) 52,00 -259,14 -673,73 -489,16 -895,03 -219,25

Gráfico Nº 1: Resultados del Indicador Sobretiempo (Ene-Jun 2011)

Fuente: Reporte SPCG 1820 (2011)

Con respecto al indicador de gestión de la División Servicios Generales Horas de

Sobretiempo, se incrementaron en los meses de Febrero (259.14%), Marzo

(673,73%), Abril (489.16%), Mayo (895.03%) y Junio (219.25%) respectivamente.

Esto obedece a la ocurrencia de eventos laborales presentados en los meses de

Febrero y Mayo, trabajos ejecutados fuera del horario normal de trabajo en diferentes

áreas, apoyos del personal en actividades solicitadas por la Alta Gerencia, en los

meses Marzo, Abril y Mayo respectivamente.

Ahora bien, siguiendo los conceptos básicos y en virtud de la problemática que

existe en la División Servicios Generales, al no atender las normas y procedimientos

que miden el desempeño de sus procesos, a través de los indicadores de gestión

definidos, se hace necesario el análisis de las causas raíces que generaron dichos

resultados y el incumplimiento de las normas y procedimientos descritos en el

Capítulo 8 del Manual de los Sistemas de Gestión (Calidad).

Se observó cumplimiento del requisito 8.2. Medición y Seguimiento, el cual se

pudo visualizar en el SPCG (Sistema de Planificación de Control de Gestión), a

través de los reportes SPCG1710 “Informe de Gestión” - División Servicios

Generales, correspondientes a los meses: Enero, Febrero, Marzo, Abril, Mayo y

Junio 2011.

44

Según el requisito 8.4. Análisis de los Datos. Se observó que durante el Primer

Semestre del Año 2011, no fueron analizados los datos que originaron

incumplimientos. Adicionalmente, la gestión no fue presentada al personal de la

División, por lo que no se logró demostrar la adecuación y la eficacia de los sistemas

de gestión y por ende no se pudo evaluar entre el personal de la División y

Departamentos adscritos, dónde puede realizarse la mejora de su eficacia, según se

establece en el proceso de mejora continua, documentado en la Norma y

Procedimiento Acciones Correctivas y Preventivas, código 09.03-22.

Motivado al comportamiento de los datos reflejados en la Grafico 1 (Indicador de

Total de Sobretiempo), se debió haber originado 1 acción Correctiva en el Sistema

SISCAL, el 02 de Marzo, motivado a que las horas ejecutadas entre Enero y Febrero

2011, ya habían alcanzado el 85.68% (1628 de 1900) planificadas durante todo el

año.

Las horas de Sobretiempo fueron planificadas en su totalidad en el Departamento

Mantenimiento e Infraestructura, ya que debe mantener el funcionamiento y

disponibilidad de los Equipos de Infraestructura (Equipo Móvil Liviano, Sistemas

Acondicionadores de Aire, Sistemas de Iluminación, y mantenimiento áreas de

oficina, salas de descanso, baños y vestuarios) en óptimas condiciones de

operatividad. Observando que además se originaron horas de sobretiempo en los

demás departamentos, debió de haberse planificado al menos el 10% de las mismas

en cada uno.

45

Gráfico Nº 2: Resultados del Indicador Factor de Riesgo (Ene-Jun 2011)


Con respecto al indicador de gestión de la División Servicios Generales Factor de

Riesgo, se dio cumplimiento por encima de lo planificado desde los meses Enero a

Junio.

46

Grafico Nº 3: Resultados del Indicador Eficacia en la Atención de

Solicitudes de Trabajo de Mantenimiento e Infraestructura (Ene-Jun 2011)


Con respecto al indicador de gestión de la División Servicios Generales Eficacia

en la Atención de Solicitudes de Trabajo de Mantenimiento e Infraestructura, se

dio un incumplimiento en los meses Marzo y Abril de 5,42% y 0,89%

respectivamente (por debajo de lo planificado).

EFICACIA S/T SO Ene '11 Feb '11 Mar '11 Abr '11 May '11 Jun '11

Plan 93 93 93 93 93 93

Ejecución Mes 100 100 100 100 100 100

Desviación (%) 7,53 7,53 7,53 7,53 7,53 7,53

Grafico Nº 4: Resultados del Indicador Eficacia en la Atención de

Solicitudes de Trabajo de Servicios de Oficina (Ene-Jun 2011)


47

Con respecto al indicador de gestión de la División Servicios Generales Eficacia

en la Atención de Solicitudes de Trabajo de Servicios de Oficina, se dio

cumplimiento por encima de lo planificado desde los meses Enero a Junio.

EFICACIA DDNP Ene '11 Feb '11 Mar '11 Abr '11 May '11 Jun '11

Plan 96 96 96 96 96 96

Ejecución Mes 90 98 98 98 96 98

Desviación (%) -6,25 2,08 2,08 2,08 0,00 2,08

Gráfico Nº 5: Resultados del Indicador Eficacia en la Disposición de Desechos

No Peligrosos en el Relleno Industrial (Ene-Jun 2011)


Con respecto al indicador de gestión de la División Servicios Generales

Eficacia en la Disposición de Desechos No Peligrosos en el Relleno Industrial, se

dio un incumplimiento en el mes de Enero de 6,25% (por debajo de lo planificado).

48

TOTAL APSG Ene '11 Feb '11 Mar '11 Abr '11 May '11 Jun '11

Plan 1

Ejecución Mes 0

Desviación (%) 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 -100,00

Gráfico Nº 6: Resultados del Indicador Total de Acciones Preventivas de los

Sistemas de Gestión Generadas (Ene-Jun 2011)


Cada unidad organizativa deberá tener, al menos, una acción preventiva iniciada

por semestre, lo que llevará el registro de este indicador hasta nivel de departamento.

La medición se realiza dos veces al año, en junio y diciembre. La división o

superintendencia que tenga departamentos, se le medirá el total de acciones por

departamentos adscritos. En el caso de la División Servicios Generales, debe reflejar

la ejecución de tres (3) acciones para el Primer Semestre 2011, ya que

estructuralmente cuenta con tres (3) Departamentos.

Con respecto al Indicador de gestión de la División Servicios Generales Total de

Acciones Preventivas de los Sistemas de Gestión, se dio un incumplimiento en el

mes de Junio de 100% (por debajo de lo planificado).

49

CUMPL. OBJ. AMB. Ene '11 Feb '11 Mar '11 Abr '11 May '11 Jun '11

Plan 80

Ejecución Mes 80

Desviación (%) 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

Gráfico Nº 7: Resultados del Indicador Cumplimiento de los Objetivos

Ambientales (Ene-Jun 2011)


Con respecto al Indicador de gestión de la División Servicios Generales

Cumplimiento de los Objetivos Ambientales, se dio cumplimiento en el mes de

Junio de 80% igual a lo planificado.

50

Semanas Nº 12 y 13: (12/07/11 al 23/07/11)

Estructurar la Información Recopilada. Para ello, luego de obtener la

información adecuada, se ordena según lineamientos de la universidad, a fin de

establecer los pasos a seguir para llegar a los resultados deseados, que serán

definidos en las Conclusiones y Recomendaciones correspondientes al problema en

estudio.

Semanas Nº 14 y 15: (26/07/11 al 6/08/11)

Revisión y Corrección del Informe Definitivo. Esta actividad se logra una vez

Estructurada y Organizada la información, la cual se someterá a una revisión tanto de

parte del Tutor Industrial como del Tutor Académico, de manera de validar la

información de la investigación y realizar los posibles ajustes y/o correcciones que se

puedan originar en el momento de la revisión.

Semanas Nº 16: (9/08/11 al 12/08/11)

Se procede a realizar la entrega del Informe Final de Pasantía, según

lineamientos de la Universidad y la Empresa donde se realizó la pasantía.

Determinación de las Posibles Causas que Originaron los Resultados Obtenidos

Se analizaron los Indicadores con desviación negativa a través del Método Espina

de Pescado ó Diagrama de Causa -Efecto con Sub-división de Causas Primarias y

Raíces. A continuación se presentan los resultados obtenidos en las Figuras Nº 2, 3,

4, 5, 6 y 7).

51

DEPARTAMENTO MANTENIMIENTO E INFRAESTRUCTURA

ANALISIS DE CAUSAS RAÍCES

Incumplimiento

del Indicador de

Sobretiempo en

los meses de

Febrero a Junio

2011.

Mano de Obra

Métodos de

trabajo

Equipos y

Herramientas

1. Personal ajeno manipulando equipos

3. Incumplimiento

de Horario

1. Incumplimiento de normas y

procedimientos internas

Incumplimiento de actividades y/o tareas

2. Desacato a las normas y procedimientos

Seguridad y

Ambiente

Poca de utilización de Implementos y equipos

(aislamientos) obligatorios (conos, chalecos,

protectores respiratorios) en la ejecución del

mantenimiento de vialidad.

ESPINA DE PESCADO

3. Poco uso de los Sistemas de

Información

Reporte diarios no generados

Ninguna Supervisión Turnos

A, B, C y D

2. Baja calidad del servicio de limpieza y vialidad

Aplicación inadecuada de uso de casilleros.

Ninguna Supervisión Turnos A, B, C y D

ACCIÓN CORRECTIVA

Ninguna Supervisión

Turnos A, B, C y D

Ninguna Supervisión Turnos

A, B, C y D

Aplicación inadecuada de

normas y procedimientos

referidas al mantenimiento de

oficinas.

Aplicación inadecuada de normas y procedimientos de seguridad.

Figura Nº 2: Diagrama de Causa -Efecto con Sub-división de Causas Primarias y Raíces del Dpto. Mantenimiento e Infraestructura

(Acción Correctiva)

Fuente: Propia (2011)

52

Acciones para eliminar la no

conformidadCausas

Fecha Inicio: 07/07/2011

Fecha Término: 30/09/2011

Responsable: L. TOYO

CAUSAS PRIMARIAS CAUSAS RAÍCES

Aplicación inadecuada de normas y procedimientos referidas al mantenimiento de oficinas.

3. Poco uso de los Sistemas de Información

2. Baja calidad del servicio de limpieza y vialidad


Reporte diarios no generados

Aplicación inadecuada de laNormativa para el uso devestuarios, salas sanitarias y salasde descanso.

1. Personal ajeno manipulando equipos

3. Incumplimiento de Horario

2. Desacato a las normas y procedimientos


Incumplimiento de actividades y/o

tareas



1.- Incumplimiento de normas y procedimientos internas. Aplicación inadecuada de normas y

procedimientos de seguridad.

Difundir normas y procedimientos 08.01-07 y 07-

01-17 al personal que interviene en el proceso de

mantenimiento de Infraestructura.

Coordinar conjuntamente con personal del

Departamento Prevención de Accidentes las

charlas que serán aplicadas al personal del

Departamento Mantenimiento e Infraestructura en

materia de Seguridad.

Elaborar a través de SISOSERV, el requerimiento para la asignación de personal

supervisorio para cada de turno de trabajo, con informe justificativo.

Difundir procedimiento 08.00-03 Normativa para el uso de vestuarios, salas sanitarias y salas de

descanso.

Seguimiento al cumplimiento de la normativa 08.00-03.

Elaborar a través de SISOSERV, el requerimiento para la asignación de personal supervisorio para cada de turno de trabajo, con informe justificativo.

Coordinar a través del Departamento Salud Ocupacional (Psicólogo) Talleres de reforzamiento conductual dirigidos a los

Asistentes Servicios Generales y personal que apoya en los diferentes vestuarios.

Seguimiento al la ejecución de charlas difundidas

por el personal del Departamento Prevención de

Accidentes

Seguimiento a la ejecución de Talleres de reforzamiento conductual dirigidos a los Asistentes Servicios Generales y

personal que apoya en los diferentes vestuarios.











Responsable: O. RAMIREZ

















Fecha Término: VER SISCAL



Fecha Término: VER SISCAL


Cont. Figura Nº 2: Diagrama de Causa -Efecto con Sub-división de Causas Primarias y Raíces del Dpto. Mantenimiento e Infraestructura



53

ANALISIS DE LAS CAUSAS POR SUBDIVISIÓN

No Conformidad CRITERIO N° 1 CAUSAS PRIMARIAS CAUSAS RAÍCES

Métodos de

trabajo

60%)

Mano de Obra

(30%)

Equipos y

Herramientas

10%

Seguridad y

Ambiente

0%

Incumplimiento

de del Indicador

Eficacia en la

atención de los

Servicios de

Mantenimiento e

Infraestructura

(Marzo 2011)

1. Incumplimiento de normas y procedimientos

2. Debilidad en el seguimiento de solicitudes

de trabajo recibidas y ejecutadas

1. Incumplimiento de actividades y/o tareas

Aplicación inadecuada de las normas Control

de los Registros

Pérdida de Registros SG-021.

Falta de Inspección de la Infraestructura

Alta incidencia de requerimientos por correctivo.

1. Fallas recurrentes en los equipos de Aire

Acondicionado y Bajo Voltaje.

Carencia de repuestos eléctricos y mecánicos.




54

Acciones para eliminar la No

Conformidad MayorCausas

Fecha Inicio: 07/07/2011Fecha Término: VER SISCALResponsable: L. TOYO

Fecha Inicio:07/07/2011Fecha Término: 31/1272011Responsable: M. MANEIRO,

W. TORRES, J. CAMENT







de los Registros


Ninguna aplicación delformulario SG-144“Inspección deInfraestructura dePlanta”

Difundir charlas sobre Procedimiento “Control de los

Registros”

Seguimiento a la aplicación y cumplimiento eficaz del IG-

008.




Seguimiento a través de la unidad de Compras de los

pedidos de repuestos eléctricos y mecánicos

Difundir instructivo de llenadodel SG-144 a los Inspectoresde Servicios Generales.

Seguimiento a la aplicacióneficaz del formulario SG-144“Inspección de Infraestructurade Planta”


Fecha Inicio: 07/07/2011Fecha Término: 30/09/2011Responsable: L. TOYO


Cumplir con las normativas indicadas en el IG-008. Fecha Inicio: 07/07/2011

Fecha Término: 31/12/2011Responsable: L. TOYO




55




Fecha Inicio:07/07/2011Fecha Término: 31/1272011Responsable: M. MANEIRO,

W. TORRES, J. CAMENT







de los Registros


Ninguna aplicación delformulario SG-144“Inspección deInfraestructura dePlanta”

Difundir charlas sobre Procedimiento “Control de los

Registros”

Seguimiento a la aplicación y cumplimiento eficaz del IG-

008.




Seguimiento a través de la unidad de Compras de los

pedidos de repuestos eléctricos y mecánicos

Difundir instructivo de llenadodel SG-144 a los Inspectoresde Servicios Generales.

Seguimiento a la aplicacióneficaz del formulario SG-144“Inspección de Infraestructurade Planta”




Cumplir con las normativas indicadas en el IG-008. Fecha Inicio: 07/07/2011

Fecha Término: 31/12/2011Responsable: L. TOYO




56

Posible

incumplimiento

del Indicador

Factor de Riesgo

(Departamento

MEI)

(En los meses

restantes del Año)

Mano de Obra

Métodos de

trabajo

Equipos y

Herramientas

1. Incumplimiento de normas y

procedimientos de la Unidad.

Falta de Inspecciónde la Infraestructurapara verificar puntossolucionados porparte de losInspectores.

1.- Alta incidencia depuntos detectados enlos recorridos Aplicación inadecuada

de las normas y procedimientos

internas.2. Falta deconocimiento en elprocedimientoreferido alIndicador.

Seguridad y

Ambiente

Poca aplicación de Charlas de Seguridad.

ACCIÓN PREVENTIVA

1. Fallas recurrentes en los equipos de Infraestructura

Carencia de insumos

DEPARTAMENTO MANTENIMIENTO E INFRAESTRUCTURA

ANALISIS DE CAUSAS RAÍCES

2.- Ningún seguimientopor parte delSupervisor de Áreas.

1. Uso inadecuadode implementos deseguridad


No emiten solicitudes de trabajooportunamente.

2. Comité de compras y repuestos

Seguimiento de la compra de equipos y

repuestos.

Figura Nº 3: Diagrama de Causa -Efecto con Sub-división de Causas Primarias y Raíces del Dpto. Mantenimiento e Infraestructura

(Acción Preventiva)


57

ANALISIS DE LAS CAUSAS POR SUBDIVISIÓN

No Conformidad CRITERIO N° 1 CAUSAS PRIMARIAS CAUSAS RAÍCES

Métodos de

trabajo

30%)

Mano de Obra

(30%)

Equipos y

Herramientas

20%

Seguridad y

Ambiente

20%

Posible

incumplimiento

del Indicador

Factor de Riesgo

(En los meses

restantes del Año)


de la Unidad.

2. Falta de conocimiento en el procedimiento referido al Indicador.

Aplicación inadecuada de las normas y procedimientos

internas.


1.- Alta incidencia depuntos detectados enlos recorridos


Falta de Inspección de laInf raestructura para verif icarpuntos solucionados porparte de los Inspectores.

No se emite solicitudes detrabajo oportunamente.

1. Uso inadecuado deimplementos deseguridad


1. Comité de compras y repuestos

Seguimiento de la compra de equipos y repuestos.




58





de la Unidad.

2. Falta de conocimiento en el procedimiento referido al Indicador.

Aplicación inadecuada de las normas y procedimientos

internas.


1.- Alta incidencia depuntos detectados enlos recorridos


Falta de Inspección de laInfraestructura paraverif icar puntossolucionados por parte delos Inspectores.

No se emite solicitudesde trabajooportunamente.

1. Uso inadecuado deimplementos deseguridad


1. Lentitud en el proceso de compras y repuestos

Poco seguimiento de la compra de equipos y

repuestos.

Fecha Inicio:07/09/2011

Fecha Término:30/09/2011

Responsable: D. GONZÁLEZ.

Difundir a Inspectores, procedimiento 08.01-07

“Mantenimiento de Of icinas e instalaciones” a través de

reunión.

Difundir a Inspectores procedimiento 08.02-17 “Detección

y Control de Condiciones Sub-Estándares” a través de reunión.

Atender a la programación de reuniones y recorridos programados

por la Gerencia Seguridad y Control de Pérdidas.

Comunicar en reunión la falta de entrega oportuna de las solicitudes

para la ejecución de los puntos evaluados que competa a la División

Servicios Generales y ref lejar en minuta.

Activar el seguimiento de la compra de equipos y repuestos y evidenciar a

través de correos internos.

Coordinar con Inspectores la activación y aplicación de charlas de 5 minutos al personal cooperativista

que ejecuta servicios bajo la supervisión de servicios generales.

Fecha Inicio: 07707/2011











Responsable: D. GONZÁLEZ



Responsable: D. GONZÁLEZ.




59

Posible

incumplimiento en

la aplicación de

normas y

procedimientos del

Departamento

Mantenimiento e

Infraestructura

Mano de ObraMétodos de

trabajoNingún conocimiento de normas y procedimientos que intervienen en el proceso de la unidad.1.- Incorporación de Personal de

otros Departamentos.


1. Aplicación inadecuada de las normas Control de los Registros y Control de los Documentos

ANÁLISIS DE LAS CAUSAS RAICES – ACCION PREVENTIVA

ESPINA DE PESCADO

Departamento Mantenimiento e Infraestructura

Falta de adiestramiento del personal en actividades particulares

Falta de seguimiento y supervisión de tareas




60

ANALISIS DE LAS POSIBLES CAUSAS POR SUBDIVISIÓN DE LA ACCIÓN PREVENTIVA

Descripción

Acción

Preventiva

CRITERIO N° 1 CAUSAS PRIMARIAS

Posible

incumplimiento en la aplicación

de normas y

procedimientos del

Departamento Mantenimiento e

Infraestructura

CAUSAS RAÍCES

Traslado de personal de otros departamentos.

(100%)

N. 1

N. 3Métodos de trabajo

(50%)

Mano de Obra

(50%)

Ningún conocimiento de normas y procedimientos que intervienen en el proceso de la unidad.

(100%)

Falta de adiestramiento del personal en actividades particulares (60%)

Falta de seguimiento y supervisión de tareas (40%)

N. 2

Ningún conocimiento de normas y procedimientos que intervienen en el proceso de la unidad. (60%)

Incumplimiento de actividades y/o tareas (40%)

N. 4





61

Acciones para eliminar la No Conformidad

Difundir Normas y Procedimientos

establecidos en la Unidad.

Seguimiento en el llenado de los

registros involucrados en el

Proceso.

Causas

Falta de adiestramiento del personal enactividades particulares



Responsable: O. RAMIREZ,

L. TOYO.



Responsable: O. RAMIREZ,

L. TOYO


Fecha Término: 17/08/2011Responsable: O. RAMIREZ, L.

TOYO

Falta de seguimiento y supervisión de tareasMonitoreo constante por parte del

Supervisor de las actividades y

tareas ejecutadas por el personal

nuevo.

ANÁLISIS DE LAS CAUSAS RAICES –ACCION PREVENTIVA





62

ANÁLISIS DE LAS CAUSAS RAICES – ACCION CORRECTIVA

Incumplimiento del

indicador de

Sobretiempo en los

meses de Febrero,

Abril y Junio 2011

Mano de Obra

Contingencia por Paro Laboral

Apoyo en actividades de contingencia no

programadas

ESPINA DE PESCADO

Contingencia Trabajos Especiales

Relevo a personal y traslado de personal en contingencia.

Departamento Rehabilitación Ambiental

Figura Nº 4: Diagrama de Causa -Efecto con Sub-división de Causas Primarias y Raíces del Dpto. Rehabilitación Ambiental



63

ANALISIS DE LAS CAUSAS POR SUBDIVISIÓN DE LA NO CONFORMIDAD PRESENTE

No Conformidad

PresenteCRITERIO N° 1 CAUSAS PRIMARIAS

Incumplimiento del

indicador de

Sobretiempo en

los meses de

Febrero, Abril y

Junio 2011.

CAUSAS RAÍCES

Contingencia Trabajos Especiales (50%)

Relevo a personal y

traslado de personal

en contingencia

(100%)

N. 1

N. 2

Mano de Obra

(100%)

Contingencia por Paro Laboral

(50%)

Apoyo en actividades de contingencia no

programadas (100%)


Cont. Figura Nº 4: Diagrama de Causa -Efecto con Sub-división de Causas Primarias y Raíces del Dpto. Rehabilitación Ambiental



64

Acciones para eliminar la No Conformidad Presente

Cumplir con lineamientos y

apoyos fuera del horario

normal de trabajo.

Cumplir con lineamientos y

apoyos fuera del horario

normal de trabajo.

Causas

Apoyo en actividades de contingencia

no programadas.

Relevo a personal y traslado de

personal durante contingencia.



Responsable: L. MUÑOZ



Responsable: L. MUÑOZ

ANÁLISIS DE LAS CAUSAS RAICES –ACCION CORRECTIVA


Cont. Figura Nº 4: Diagrama de Causa -Efecto con Sub-división de Causas Primarias y Raíces del Dpto. Rehabilitación Ambiental



65

Posible

incumplimiento en

la aplicación de

normas y

procedimientos del

Departamento

Rehabilitación

Ambiental


trabajo

Entrenamiento en el área


Incorporación de Personal de otros Departamentos.

Relaciones de trabajo


Aplicación inadecuada de las normas Control de los Registros y Control de los Documentos


ESPINA DE PESCADO





66


Descripción

Acción

Preventiva

CRITERIO N° 1 CAUSAS PRIMARIAS

Posible

incumplimiento en

la aplicación de

normas y

procedimientos del

Departamento

Rehabilitación

Ambiental

CAUSAS RAÍCES


(100%)

N. 1


(70%)

Mano de Obra

(30%)


(100%)



N. 2



N. 4





67

Acciones para eliminar la No Conformidad




registros involucrados en el

Proceso.

Causas




Responsable: L. MUNOZ



Responsable: L. MUÑOZ.



Responsable: L. MUÑOZ.


Supervisor de las actividades y

tareas ejecutadas por el personal

nuevo.


ANÁLISIS DE LAS CAUSAS RAICES – ACCION PREVENTIVA




68

ANÁLISIS DE LAS CAUSAS RAICES – ACCION CORRECTIVA

Incumplimiento del

indicador de

Sobretiempo en los

meses de Febrero,

Marzo y Abril 2011


trabajoReubicación de Personal

ESPINA DE PESCADO

Transferencia de sitio de trabajo inapropiado

Desobediencia Laboral

Patología presente según informes iniciales realizados por la Empresa.

Imposibilitado para trabajar en áreas

operativas.

Riesgo de muerte

Solicitud propia del trabajador

Negación a la Evaluación Médica

Departamento Servicios de Oficina

Personal asignado a la alta Gerencia.

Figura Nº 6: Diagrama de Causa -Efecto con Sub-división de Causas Primarias y Raíces del Dpto. Servicios de Oficina



69

ANALISIS DE LAS CAUSAS POR SUBDIVISIÓN DE LA NO CONFORMIDAD PRESENTE

No Conformidad

PresenteCRITERIO N° 1 CAUSAS PRIMARIAS CAUSAS RAÍCES

Reubicación de Personal

(100%)

Patología presente según informes

iniciales realizados por la Empresa.

(70%)

N. 1

N. 2

Métodos de trabajo

(10%)

Mano de Obra

(90%)

Desobediencia Laboral

(100%)Negación a la

Evaluación Médica

(100%)

Apoyo del personal a la Alta Gerencia fuera de horario normal de

trabajo.

(30%)

N. 3


Incumplimiento del

indicador de

Sobretiempo en los

meses de Febrero,

Marzo y Abril 2011

Cont. Figura Nº 6: Diagrama de Causa -Efecto con Sub-división de Causas Primarias y Raíces del Dpto. Servicios de Oficina



70

Acciones para eliminar la No Conformidad Presente

Coordinar con la División Salud e Higiene

Ocupacional la Evaluación Médica delTrabajador.

Evaluar conjuntamente con el

Departamento de Asistencia Social elcaso presente conjuntamente con el

Informe Médico.

Solicitar la intervención de la División

Asuntos Laborales para tratar el caso deltrabajador hacia el sano entendimiento y

cumplimiento de normas establecidas en

la Empresa.

Causas

Patología presente según informes

iniciales realizados por la Empresa

Negación a la Evaluación Médica


Fecha Término: 13/07/2011Responsables:

L. TOYO – A. HERNÁNDEZ

ANÁLISIS DE LAS CAUSAS RAICES –ACCION CORRECTIVA




Personal asignado a la alta GerenciaCumplir con lineamientos y apoyos en

horas fuera de horario normal de

trabajo.



Responsables:









71


Posible

incumplimiento en

la aplicación de

normas y

procedimientos del

Departamento

Servicios de

Oficina


trabajo

ESPINA DE PESCADO

Entrenamiento en el área



Incorporación de Personal de otros Departamentos.

Relaciones de trabajo


Aplicación inadecuada de las normas Control de los Registros y Control de los Documentos

Figura Nº 7: Diagrama de Causa -Efecto con Sub-división de Causas Primarias y Raíces del Dpto. Servicios de Oficina



72


Descripción

Acción

Preventiva

CRITERIO N° 1 CAUSAS PRIMARIAS CAUSAS RAÍCES


(100%)

N. 1


(70%)

Mano de Obra

(30%)


(100%)



N. 2



N. 4


Posible

incumplimiento

en la aplicación

de normas y

procedimientos

del

Departamento

Servicios de

Oficina




73

Acciones para eliminar la No Conformidad Potencial.




registros involucrados en elProceso.

Causas



Fecha Término: 17/08/2011Responsable: A. HERNÁNDEZ






Supervisor de las actividades ytareas ejecutadas por el personal

nuevo.





Causa

Raíz

Medida de Cumplimiento

Obligatorio

Responsable

Plazo

Lugar

Justificación

Procedimiento

Norma y

Procedimiento

Asociada.

¿Qué? ¿Quién?

¿Cuándo?

Plan

¿Cuándo?

Ejecutado ¿Dónde? ¿Por qué? ¿Cómo?

1

Elaborar instrumento

que permita establecer

las tareas para la

elaboración de Informes

de Gestión.

Nidia Bolívar

26/04/2011

30/05/2011

Oficina del Jefe

de División

Servicios

Generales

ubicada en el

Sótano del

Edificio

Corporativo.

Garantizar la carga

oportunamente en el

Sistema de

Planificación y

Control de Gestión

(SPCG).

Garantizar la

conformidad de los

requisitos exigidos en

el SGC.

Ejecutar

Reunión con los

Jefes

Departamentos.

Código: 02.00-

08

Planificación,

Control de

Gestión y

Evaluación de

Desempeño.

Cuadro 1

Plan de Acción División Servicios Generales

Causa

Raíz


Obligatorio

Responsable

Plazo

Lugar

Justificación

Procedimiento

Norma y

Procedimiento

Asociada.

¿Qué? ¿Quién?

¿Cuándo?

Plan

¿Cuándo?


2

Revisar instrumento con

los Jefes de División,

Departamento y

personal de cada área.

Carmelo

Requena

Nidia Bolívar

Luis A. Muñoz

Oscar Ramírez

Alberto

Hernández

01/06/2011

01/06/2011

Oficina del Jefe

de División

Servicios

Generales

ubicada en el

Sótano del

Edificio

Corporativo

Garantizar la carga

oportunamente en el

Sistema de

Planificación y

Control de Gestión

(SPCG).

Garantizar la

conformidad de los

requisitos exigidos en

el SGC.

Establecer

lineamientos para

controlar los

documentos que

soportan los Sistemas

de Gestión de la

Empresa.

Ejecutar

Reunión con los

Jefes

Departamentos y

personal que

realiza apoyo en

la gestión de

cada área.

Código: 02.00-

08

Planificación,

Control de

Gestión y

Evaluación de

Desempeño.

Código: 09.03-

16 Control de

los Documentos

Cont. Cuadro 1


Causa

Raíz


Obligatorio

Responsable

Plazo

Lugar

Justificación

Procedimiento

Norma y

Procedimiento

Asociada.

¿Qué? ¿Quién?

¿Cuándo?

Plan

¿Cuándo?


2.1.

Corregir observaciones

e Implantar práctica de

trabajo administrativa

“Elaboración de

Informes de Control de

Gestión”

Código: SG-A-001.

Preparar documentos

soportes referidos en las

normativas vigentes.

Carmelo

Requena

Nidia Bolívar

Luis A. Muñoz

Oscar Ramírez

Alberto

Hernández

29/07/2011

30/09/2011

Sala de

Reuniones Área

de Carpintería

Cubre las actividades

relacionadas con las

acciones tácticas

incorporadas en el

Plan Operativo de

cada año, así como

también actividades

propias contenidas en

los Manuales de

Organización de la

División Servicios

Generales y unidades

de adscripción.

A través de

Reuniones con el

personal

involucrado en

los diferentes

procesos de la

División y

Departamentos.

Código: 02.00-

08

Planificación,

Control de

Gestión y

Evaluación de

Desempeño.

Código: 09.03-

16 Control de

los Documentos

Cont. Cuadro 1


Causa

Raíz


Obligatorio

Responsable

Plazo

Lugar Justificación Procedimiento

Indicador

¿Qué? ¿Quién?

¿Cuándo?

Plan

¿Cuándo?


1

Conformar equipo para

posibles Contingencias

que atenderá este tipo

situación puntual (Paros

Laborales).

Oscar Ramírez

07/07/2011

Seguimiento

a través del

Sistema

SISCAL

Nº 1152.

Oficina del

Jefe Dpto.

Mantenimiento

e

Infraestructura.

Garantizar la

continuidad operativa

de la Planta.

Realizar Reunión

con personal

Supervisorio para

establecer y

programar

responsabilidades.

Total de

Sobretiempo

2

Plantear a la Gerencia

de Logística nuevo

modelo de estructura de

cargos.

Oscar Ramírez

Carmelo

Requena

07/07/2011

Seguimiento

a través del

Sistema

SISCAL

Nº 1152.

Oficina del

Jefe de

División de

Servicios

Generales

Garantizar personal

Supervisorio y

Técnico en los

diferentes turnos para

la ejecución de

trabajos especiales y

atender posibles

fallas en los equipos

de Infraestructura.

Realizar Reunión

con la Gerencia

Logística y áreas

involucradas.

Total de

Sobretiempo

Cuadro 2

Plan de Acción División Servicios Generales – Dpto. Mantenimiento e Infraestructura

ACCION CORRECTIVA

Causa

Raíz


Obligatorio

Responsable

Plazo

Lugar Justificación Procedimiento

Indicador

¿Qué? ¿Quién?

¿Cuándo?

Plan

¿Cuándo?


2.1.

Cumplir eficazmente los

Planes de

Mantenimiento de la

Infraestructura de

Planta.

Oscar Ramírez

07/07/2011

Seguimiento

a través del

Sistema

SISCAL

Nº 1152.

Oficina del

Jefe Dpto.

Mantenimiento

e

Infraestructura.

Optimizar costos y

tiempos de Proceso.

Dar respuesta

inmediata a las

posibles situaciones

de emergencias fuera

de horario normal de

trabajo.

Seguimiento de

las actividades

ejecutadas por el

personal que

labora en el

Departamento

Mantenimiento e

Infraestructura.

Total de

Sobretiempo

Eficacia en la

atención de las

solicitudes de

trabajo de

mantenimiento

e

Infraestructura.

Cont. Cuadro 2


ACCION CORRECTIVA

Causa

Raíz


Obligatorio

Responsable Plazo Lugar Justificación Procedimiento

Indicador

¿Qué? ¿Quién?

¿Cuándo?

Plan

¿Cuándo?

Ejecutado ¿Dónde?

¿Por qué? ¿Cómo?

1

Coordinar con la Sptcia.

Sistema de la Calidad

Talleres al personal

sobre norma y

procedimiento Control

de los Registros.

Oscar Ramírez

Annys Romero

07/07/2011

Seguimiento

a través del

Sistema

SISCAL

Nº 1153.

Oficina

Departamento

Mantenimiento

e

Infraestructura

Dar cumplimiento a

las normas

establecidas en la

Empresa.

Charla o Taller

Total de

Acciones

Preventivas

de los

Sistemas de

Gestión

Generadas.

1.1

Establecer Programas

para reforzar

conocimiento sobre

normas y

procedimientos internas,

manual de organización,

indicadores de Gestión.

Oscar Ramírez

07/07/2011

Seguimiento

a través del

Sistema

SISCAL

Nº 1153.

Oficina

Departamento

Mantenimiento

e

Infraestructura

El personal trabaje

hacia la Mejora

Continua.

Difusión de Talleres

Total de

Acciones

Preventivas

de los

Sistemas de

Gestión

Generadas.

Cuadro 3


ACCION PREVENTIVA

Causa

Raíz


Obligatorio


Indicador

¿Qué? ¿Quién?

¿Cuándo?

Plan

¿Cuándo?

Ejecutado ¿Dónde?

¿Por qué? ¿Cómo?

1.2

Monitoreo de las tareas

ejecutadas por el

personal que interviene

en el proceso del

Departamento

Mantenimiento e

Infraestructura.

Oscar Ramírez

07/07/2011

Seguimiento

a través del

Sistema

SISCAL

Nº 1153.

Oficina

Departamento

Mantenimiento

e

Infraestructura.

Dar cumplimiento de

Normas y

Procedimientos de la

Empresa.

Seguimiento de las

actividades

ejecutadas por el

personal que labora

en el Departamento

Mantenimiento e

Infraestructura.

Total de

Acciones

Preventivas

de los

Sistemas de

Gestión

Generaras.

2

Coordinar la

preparación de

información sobre la

Gestión del Primer

Semestre 2011 y

entregar a cada área,

para ser colocadas en las

carteleras del

Departamento.

Nidia Bolívar

Maritza León

01/08/2011

03/08/2011

Oficina

Departamento

Mantenimiento

e

Infraestructura.

Dar cumplimiento de

Normas y


Empresa.

Informar a todo el

personal el

Desempeño de los

Indicadores de

Gestión y trabajos

ejecutados por el

Departamento

Mantenimiento e

Infraestructura.

-----

Cont. Cuadro 3


ACCION PREVENTIVA

Causa

Raíz


Obligatorio


Indicador

¿Qué? ¿Quién?

¿Cuándo?

Plan

¿Cuándo?


1

Difundir normas y

procedimientos 08.01-

07 y 07.01-17

Oscar Ramírez

Luz Toyo

Daniel

González

07/07/2011

30/09/2011

.

Taller de

Carpintería

Dar cumplimiento a

las normas

establecidas en la

Empresa.

Charla o reunión con

aplicación de

Minuta.

Total de

Acciones

Preventivas

de los

Sistemas de

Gestión

Generadas.

2

Coordinar

conjuntamente con

personal del

Departamento

Prevención de

Accidentes, las charlas

que serán aplicadas al

personal del

Departamento

Mantenimiento e

Infraestructura en

materia de Seguridad.

Oscar Ramírez

Luz Toyo

Daniel

González

07/07/2011

30/09/2011

Oficina

Departamento

Mantenimiento

e

Infraestructura

El personal trabaje

hacia la Mejora

Continua.

Charla o reunión con

aplicación de

Minuta.

Total de

Acciones

Preventivas

de los

Sistemas de

Gestión

Generadas.

Cuadro 4


ACCIONES CORRECTIVAS

Causa

Raíz


Obligatorio


Indicador

¿Qué? ¿Quién?

¿Cuándo?

Plan

¿Cuándo?


3

Seguimiento a la

ejecución de charlas

difundidas por el

personal del

Departamento

Prevención de

Accidentes.

Oscar Ramírez

Luz Toyo

Daniel

González

07/07/2011

30/09/2011

Oficina

Departamento

Mantenimiento

e

Infraestructura.

Dar cumplimiento de

Normas y


Empresa.

Charla o reunión

con aplicación de

Minuta

Factor de

Riesgo.

4

Elaborar a través de

SISOSERV, el

requerimiento para la

asignación de personal

supervisorio para cada

turno de trabajo, con

informe justificativo.

Oscar Ramírez

Luz Toyo

Daniel

González

07/07/2011

30/10/2011

Oficina

Departamento

Mantenimiento

e

Infraestructura.

Garantizar el

cumplimiento

efectivo de los

labores de

supervisión en los

diferentes turnos de

trabajo.

Reunión con

aplicación de

Minuta.

Total de

Acciones

Preventivas

de los

Sistemas de

Gestión

Generadas.

Cont. Cuadro 4



Causa

Raíz


Obligatorio


Indicador

¿Qué? ¿Quién?

¿Cuándo?

Plan

¿Cuándo?


5

Difundir norma y

procedimiento 08.00-03

Normativa para el uso

de vestuarios, salas

sanitarias y salas de

descanso.

Oscar Ramírez

Luz Toyo

Daniel

González

07/07/2011

30/08/2011

Taller de

Carpintería

Dar cumplimiento a

las normas

establecidas en la

Empresa.

Charla o reunión

con aplicación de

Minuta.

Total de

Acciones

Preventivas

de los

Sistemas de

Gestión

Generaras.

6

Seguimiento al

cumplimiento de la

normativa código:

08.00-03.

Oscar Ramírez

Luz Toyo

Daniel

González

07/07/2011

31/12/2011.

.

Oficina

Departamento

Mantenimiento

e Infraestructura

El personal trabaje

hacia la Mejora

Continua.

Charla o reunión

con aplicación de

Minuta.

Total de

Acciones

Preventivas

de los

Sistemas de

Gestión

Generaras.

Cont. Cuadro 4



Causa

Raíz


Obligatorio


Indicador

¿Qué? ¿Quién?

¿Cuándo?

Plan

¿Cuándo?


7

Coordinar a través del

Departamento Salud

Ocupacional (Psicólogo)

Talleres de

reforzamiento

conductual dirigidos a

los Asistentes Servicios

Generales y personal

que apoya en los

diferentes vestuarios.

Oscar Ramírez

Luz Toyo

Daniel

González

07/07/2011

30/09/2011

Oficina

Departamento

Mantenimiento

e

Infraestructura.

El personal trabaje

hacia la Mejora

Continua.

Charla

Total de

Acciones

Preventivas

de los

Sistemas de

Gestión

Generadas.

8

Seguimiento a la

Ejecución de Talleres de

reforzamiento

conductual dirigidos a

los Asistentes Servicios

Generales y personal

que apoya en los

diferentes vestuarios.

Oscar Ramírez

Luz Toyo

Daniel

González

07/07/2011

30/09/2011

Oficina

Departamento

Mantenimiento

e

Infraestructura.

El personal trabaje

hacia la Mejora

Continua.

Reunión con

aplicación de

Minuta.

Total de

Acciones

Preventivas

de los

Sistemas de

Gestión

Generadas.

Cont. Cuadro 4



Causa

Raíz


Obligatorio


Indicador

¿Qué? ¿Quién?

¿Cuándo?

Plan

¿Cuándo?


9

Difundir charlas sobre

Procedimiento “Control

de los Registros”

Oscar Ramírez

Luz Toyo

Daniel

González

07/07/2011

30/09/2011.

Taller de

Carpintería

Dar cumplimiento a

las normas

establecidas en la

Empresa.

Reunión con

aplicación de

Minuta.

Eficacia en la

Atención de

solicitudes de

trabajo de

Mantenimiento

e

Infraestructura.

10

Seguimiento a la

aplicación y

cumplimiento eficaz del

IG-008.

Oscar Ramírez

Luz Toyo

Daniel

González

07/07/2011

30/09/2011.

.

Oficinas

Departamento

Mantenimiento

e

Infraestructura

Dar cumplimiento a

las normas

establecidas en la

Empresa.

Revisando los

registros que

intervienen en

los diferentes

procesos del

Departamento

Mantenimiento

e

Infraestructura.

Eficacia en la

Atención de

solicitudes de

trabajo de

Mantenimiento

e

Infraestructura.

Cont. Cuadro 4



Cont. Cuadro 4



Causa

Raíz

Medida de

Cumplimiento

Obligatorio


Indicador

¿Qué? ¿Quién?

¿Cuándo?

Plan

¿Cuándo?


11

Difundir instructivo de

llenado del formulario

SG-144 “Inspección de

Infraestructura de

Planta” a fin de reforzar

conocimientos sobre el

uso correcto del mismo.

Oscar Ramírez

Luz Toyo

Daniel

González

07/07/2011

30/07/2011

Taller de

Carpintería

Dar cumplimiento a

las normas

establecidas en la

Empresa.

Reunión con

aplicación de

Minuta.

E

ficacia en la

Atención de

solicitudes de

trabajo de

Mantenimiento

e

Infraestructura.

12

Seguimiento a los

registros SG-144

“Inspección de

Infraestructura de

Planta”

Oscar Ramírez

Luz Toyo

Daniel

González

07/07/2011

30/12/2011

Oficinas

Departamento

Mantenimiento

e

Infraestructura.

Dar cumplimiento a

las normas

establecidas en la

Empresa.

Revisando los

registros que

intervienen en los

diferentes procesos

del Departamento

Mantenimiento e

Infraestructura.

Eficacia en la

Atención de

solicitudes de

trabajo de

Mantenimiento

e

Infraestructura.

Causa

Raíz


Obligatorio


Indicador

¿Qué? ¿Quién?

¿Cuándo?

Plan

¿Cuándo?


13

Seguimiento a través de

la unidad de Compras,

la adquisición de

repuestos Eléctricos y

Mecánicos requeridos.

Miguel

Maneiro,

Wilder Torres,

Jean Cament.

07/07/2011

30/12/2011

Garantizar La

continuidad

operativa de

los equipos de

Infraestructura.

Dar cumplimiento a

las normas

establecidas en la

Empresa.

Seguimiento a

través de Intranet y

visitas directas al

Área de Almacén y

Compras.

Eficacia en la

Atención de

solicitudes de

trabajo de

Mantenimiento

e

Infraestructura.

14

Difundir a Inspectores


“Mantenimiento de

Oficinas e

instalaciones”.

Daniel

González

07/07/2011

30/09/2011

Taller de

Carpintería

(Instalaciones

de la División

Servicios

Generales)

Afianzar los

conocimientos sobre

las funciones que

integran la norma y

procedimiento.

Reunión con

aplicación de

Minuta.

Factor de

Riesgos

Eficacia en la

Atención de

solicitudes de

trabajo de

Mantenimiento

e

Infraestructura

Cont. Cuadro 4



Causa

Raíz


Obligatorio


Indicador

¿Qué? ¿Quién?

¿Cuándo?

Plan

¿Cuándo?


15

Difundir a Inspectores


“Detección y Control de

Condiciones Sub-

Estándares”

Daniel

González

07/07/2011

30/09/2011

Taller de

Carpintería

(Instalaciones

de la

División

Servicios

Generales)

Afianzar los

conocimientos sobre

las funciones que

integran la norma y

procedimiento.

Reunión con

aplicación de Minuta.

Factor de

Riesgos

16

Atender a la

programación de

reuniones y recorridos

programados por la

Gerencia Seguridad y

Control de Pérdidas a

través del Departamento

Prevención de

Accidentes.

Ramírez

Luz Toyo

Daniel

González

07/07/2011

30/12/2011

A través de

Intranet y

recepción de

solicitudes de

trabajo por

parte de las

unidades

usuarias

Dar cumplimiento a

las normas

establecidas en la

Empresa.

A través de Intranet y

recepción de

solicitudes de trabajo

por parte de las

unidades usuarias.

Factor de

Riesgos

Cuadro 5


ACCIONES PREVENTIVAS

Causa

Raíz


Obligatorio


Indicador

¿Qué? ¿Quién?

¿Cuándo?

Plan

¿Cuándo?


17

Comunicar en reunión la

falta de entrega

oportuna de las

solicitudes para la

ejecución de los puntos

evaluados que competa

a la División Servicios

Generales y reflejar en

minuta.

Oscar Ramírez

Luz Toyo

Daniel

González

07/07/2011

30/07/2011

A través de

Intranet y

recepción de

solicitudes de

trabajo por

parte de las

unidades

usuarias

Dar cumplimiento a

las normas

establecidas en la

Empresa.


recepción de

solicitudes de trabajo

por parte de las

unidades usuarias.

Factor de

Riesgos

18

Activar el seguimiento

de la compra de equipos

y repuestos y evidenciar

a través de correos o

comunicaciones.

Oscar Ramírez

Luz Toyo

Miguel

Maneiro,

Wilder Torres,

Jean Cament.

07/07/2011

30/12/2011

A través de

Intranet y

Reuniones.

Garantizar la

operatividad de los

equipos de

Infraestructura (Aire

Acondicionado,

Luminarias,

Plomería, Pintura,

entre otros).


reunión de

seguimiento.

Factor de

Riesgos

Eficacia en la

Atención de

solicitudes de

trabajo de

Mantenimiento

e

Infraestructura

Cont. Cuadro 5

Cont. Plan de Acción División Servicios Generales – Dpto. Mantenimiento e Infraestructura


Causa

Raíz


Obligatorio


Indicador

¿Qué? ¿Quién?

¿Cuándo?

Plan

¿Cuándo?


19

Coordinar con

Inspectores la activación

y aplicación de Charlas

de 5 minutos para ser

aplicadas al personal

cooperativista que

ejecuta servicios bajo la

supervisión del

Departamento

Mantenimiento

Oscar Ramírez

Luz Toyo

Miguel

Maneiro,

Daniel

González

07/07/2011

30/12/2011

Charla o

reunión con

aplicación de

Minuta.

Taller de Carpintería

Dar cumplimiento a

las normas

establecidas en la

Empresa.

Factor de

Riesgos

Cont. Cuadro 5

Cont. Plan de Acción División Servicios Generales – Dpto. Mantenimiento e Infraestructura


Cuadro 6

Plan de Acción División Servicios Generales – Dpto. Rehabilitación Ambiental

Causa

Raíz


Obligatorio


Indicador

¿Qué? ¿Quién?

¿Cuándo?

Plan

¿Cuándo?


1

Conformar equipo para

posibles Contingencias

que atenderá este tipo

situación puntual (Paros

Laborales).

Ana Medina

Luis Muñoz

07/07/2011

Seguimiento

a través del

Sistema

SISCAL

Nº 1005

Oficina del

Jefe Dpto.

Rehabilitación

Ambiental.

Garantizar la

continuidad operativa

de la Planta.

Realizar Reunión con

personal

Supervisorio para

establecer y

programar

responsabilidades.

Total de

Sobretiempo

1.1.

Establecer compromisos

en horas reglamentarias,

referidas al Apoyo que

presta el personal del

Departamento en

labores de

Infraestructura

(Departamento

Mantenimiento e

Infraestructura).

Ana Medina

Luis Muñoz

07/07/2011

Seguimiento

a través del

Sistema

SISCAL

Nº 1005

Oficina del

Jefe Dpto.

Rehabilitación

Ambiental.

Optimizar costos y

tiempos de Proceso.

Realizar Reunión con

el Jefe de

Departamento e

Infraestructura y

definir compromisos.

Seguimiento de las

actividades

ejecutadas por el

personal que labora

en el Departamento.

Total de

Sobretiempo

ACCION CORRECTIVA

Causa

Raíz


Obligatorio


Indicador

¿Qué? ¿Quién?

¿Cuándo?

Plan

¿Cuándo?


1




sobre norma y


de los Registros.

Ana Medina

Annys Romero

07/07/2011

Seguimiento

a través del

Sistema

SISCAL

Nº 1151

Oficina

Departamento

Rehabilitación

Ambiental

Dar cumplimiento a

las normas

establecidas en la

Empresa.

Charla o Taller

Total de

Acciones

Preventivas

de los

Sistemas de

Gestión

Generaras.

1.1


para reforzar

conocimiento sobre

normas y




Ana Medina

07/07/2011

Seguimiento

a través del

Sistema

SISCAL

Nº 1151

Oficina

Departamento

Rehabilitación

Ambiental

El personal trabaje

hacia la Mejora

Continua.


Total de

Acciones

Preventivas

de los

Sistemas de

Gestión

Generaras.

Cuadro 7


ACCION PREVENTIVA

Causa

Raíz


Obligatorio


Indicador

¿Qué? ¿Quién?

¿Cuándo?

Plan

¿Cuándo?


1.2


ejecutadas por el


en el proceso del

Departamento

Mantenimiento e

Infraestructura.

Ana Medina

07/07/2011

Seguimiento

a través del

Sistema

SISCAL

Nº 1151

Áreas

Respectivas.

Dar cumplimiento de

Normas y


Empresa.

Seguimiento de las

actividades ejecutadas

por el personal que

labora en el

Departamento

Rehabilitación

Ambiental.

Total de

Acciones

Preventivas

de los

Sistemas de

Gestión

Generaras.

2

Coordinar la

preparación de

información sobre la

Gestión del Primer

Semestre 2011 y

entregar a cada área,

para ser colocadas en las

carteleras del

Departamento.

Nidia Bolívar

Maritza León

Ana Medina

01/08/2011

03/08/2011

Entrada

Principal

Cartelera

informativa.

Dar cumplimiento de

Normas y


Empresa.

Informar a todo el

personal el

Desempeño de los

Indicadores de

Gestión y trabajos

ejecutados por el

Departamento

Rehabilitación

Ambiental.

-----

Cont. Cuadro 7


ACCION PREVENTIVA

Causa

Raíz


Obligatorio


Indicador

¿Qué? ¿Quién?

¿Cuándo?

Plan

¿Cuándo?


1

Coordinar con la

División Salud e

Higiene Ocupacional la

Evaluación Médica del

Trabajador

Conjuntamente con las

unidades Departamento

Mantenimiento e

Infraestructura.

Alberto

Hernández

Oscar Ramírez

Luz Toyo

Alexis

Guanique

07/07/2011

30/09/2011

Oficina

Departamento

Servicios de

Oficina

Para dar

cumplimiento a las

normas establecidas

en la Empresa.

Realizar Reunión y

Seguimientos través

de Correos.

Sobretiempo

1.1

Coordinar con la

División Asuntos

Laborales y el

Departamento

Mantenimiento e

Infraestructura.

Alberto

Hernández

Edgard

Planchart

Oscar Ramírez

07/07/2011

30/09/2011

Oficina

División

Asuntos

Laborales

Para dar

cumplimiento a las

normas establecidas

en la Empresa en

materia laboral.

Realizar Reunión y


de Correos

Sobretiempo

Cuadro 8

Plan de Acción División Servicios Generales – Dpto. Servicios de Oficina

ACCION CORRECTIVA

Causa

Raíz


Obligatorio


Indicador

¿Qué? ¿Quién?

¿Cuándo?

Plan

¿Cuándo?


1.2

Coordinar con

Departamento Salud

Ocupacional

Departamento

Mantenimiento e

Infraestructura.

Alberto

Hernández

Luz Toyo

Ruth Salazar

07/07/2011

15/08/2011

Oficina del

Psicólogo

Departamento

Salud

Ocupacional

Garantizar la

integridad física y

mental del trabajador.

Realizar Reunión y


de Correos.

Sobretiempo

1.3


para motivar al personal.

Alberto

Hernández

Mary Flores

07/07/2011

30/09/2011

Oficina del

Psicólogo

Departamento

Salud

Ocupacional

El personal trabaje

hacia la Mejora

Continua

Proteger la integridad

física y mental del

trabajador.


Sobretiempo

Cont. Cuadro 8


ACCION CORRECTIVA

Causa

Raíz


Obligatorio


Indicador

¿Qué? ¿Quién?

¿Cuándo?

Plan

¿Cuándo?


1.4

Dirigir lineamientos

sobre tareas de acuerdo

a su Descripción de

Cargos

(Asistente

Administrativo)

Alberto

Hernández

07/07/2011

30/09/2011

Oficina del

Departamento

Servicios de

Oficina

Cumplimiento de

Normas y


Empresa.

Reunión y monitoreo

de las actividades

ejecutadas.

Sobretiempo.

1.5

Dirigir lineamientos

para el cumplimiento

eficaz de las tareas en el

horario normal de

trabajo.

Alberto

Hernández

07/07/2011

30/09/2011

Oficina del

Departamento

Servicios de

Oficina.

Cumplimiento de

Normas y


Empresa.

Reunión y monitoreo

de las actividades

ejecutadas.

Sobretiempo.

Cont. Cuadro 8


ACCION CORRECTIVA

Causa

Raíz


Obligatorio


Indicador

¿Qué? ¿Quién?

¿Cuándo?

Plan

¿Cuándo?


1




sobre norma y


de los Registros.

Alberto

Hernández

Annys Romero

07/07/2011

26/09/2011

Oficina

Departamento

Servicios de

Oficina

Para dar

cumplimiento a las

normas establecidas

en la Empresa.

Charla o Taller

Total de

Acciones

Preventivas

de los

Sistemas de

Gestión

Generadas.

1.1


para reforzar

conocimiento sobre

normas y




Mary Flores

07/07/2011

30/09/2011

Oficina

Departamento

Servicios de

Oficina

Ocupacional

El personal trabaje

hacia la Mejora

Continua.

Difusión de

Talleres

Total de

Acciones

Preventivas

de los

Sistemas de

Gestión

Generadas.

Cuadro 9


ACCION PREVENTIVA

Causa

Raíz


Obligatorio


Indicador

¿Qué? ¿Quién?

¿Cuándo?

Plan

¿Cuándo?


1.2


ejecutadas por el


en el proceso del

Departamento Servicios

de Oficina.

Alberto

Hernández

07/07/2011

12/12/2011

Oficina del

Departamento

Servicios de

Oficina

Cumplimiento de

Normas y


Empresa.

Seguimiento de las

actividades

ejecutadas por el

personal que labora

en el Departamento

Servicios de

Oficina.

Total de

Acciones

Preventivas

de los

Sistemas de

Gestión

Generadas.

Cont. Cuadro 9


ACCION PREVENTIVA

LOGROS DEL PLAN DE TRABAJO

Se logró aplicar todos los conocimientos básicos adquiridos en cada fase de la

investigación, logrando así obtener un mayor rendimiento dentro del Área, motivado a los

grandes aportes que de una u otra manera se fueron desarrollando.

Entre las actividades relevantes durante el periodo de la Pasantía, están:

1. Los planes de Acción propuestos fueron revisados y aceptados por cada Jefe de

Departamento, los cuales actualmente se encuentran en ejecución.

2. Se conocieron las causas que originaron los incumplimientos y/o desviaciones, logrando

incorporar las Acciones Correctivas y Preventivas en el Sistema SISCAL. (Anexos 2, 3

y 4).

3. Se elaboró Ficha Técnica de Cumplimiento de la ejecución de los Indicadores

correspondientes al Primer Semestre 2011 de la División Servicios Generales, así como

también información sobre el mes de Julio 2011. (Anexo 5).

4. Se prepararon dos carteleras con información sobre los Resultados de los Indicadores del

Primer Semestre del Año 2011, correspondiente a la División Servicios Generales y sus

Departamentos. (Anexo 6).

5. Se realizó seguimiento a las actividades que involucra el cálculo del Indicador Factor de

Riesgo, tales como Difusión de Charlas, Preparación de Trípticos, a fin de concientizar a

los trabajadores en materia de seguridad y ambiente.

6. Se culminó Práctica de Trabajo Administrativa Propuesta. (Anexo 7).

7. En el Departamento Mantenimiento e Infraestructura se logró incrementar los

resultados del Indicador de Factor de Riesgo, al ubicarse en 9,41% por encima de la

meta durante el mes de Julio. (Anexos 8 y 9).

99

FACILIDADES Y DIFICULTADES DURANTE EL PROCESO DEL DESARROLLO

DE LA PASANTÍA.

Facilidades:

El dominio de la mayoría de las actividades que se realizan en las diferentes áreas que

integran la División Servicios Generales.

El apoyo prestado por la unidad en las dudas originadas, ofreciendo en todo momento la

buena disposición para facilitar la revisión de documentos estadísticos e informes,

manuales, normas y procedimientos.

Conocimiento de los Sistemas internos, desde Intranet hasta los sistemas que intervienen

en el proceso de gestión de la División Servicios Generales y Departamentos.

Dificultades:

Aunque existe lineamiento sobre el control de las horas de sobretiempo, no se logró

disminución significativa, ubicándose por encima de la meta propuesta desde Febrero a

Julio 2011, motivado a la ocurrencia de eventos inesperados y llamadas de emergencia

presentadas por fallas en los equipos de infraestructura.

APRECIACION SOBRE LOS CONOCIMIENTOS ADQUIRIDOS DURANTE EL

PROCESO DE PASANTÍAS.

La realización de la pasantía en CVG Venalum, dejó una experiencia muy satisfactoria,

motivado a que existen marcados valores entre el personal, tales como: el trabajo en equipo, la

responsabilidad y la identificación con la empresa.

100

Se pudo visualizar claramente las tendencias de los indicadores de gestión estudiados, a

través de reportes del Sistema, lo que facilitó que la información manejada sea confiable.

En el desarrollo de la Pasantía se pudo visualizar el resultado correspondiente al mes de

Julio 2011, lo que indicó la mejora inmediata de los Indicadores en todos los Departamentos,

llevándolos de valores negativos a positivos.

También se logró reforzar los conocimientos adquiridos en la universidad en materia de

Desempeño de Indicadores, análisis, administración de recursos y elaboración de informes

técnicos entre otros.

En general, los conocimientos adquiridos y reforzados en la División Servicios

Generales de CVG Venalum, serán de gran ayuda a lo largo de la carrera estudiada y futuros

trabajos a desempeñar.

101

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Aquí se presenta una síntesis de los hallazgos obtenidos, así como las sugerencias

tendientes a la solución de la problemática estudiada.

Conclusiones

De acuerdo a los resultados arrojados por la investigación realizada se puede concluir:

1. Se realizó una revisión y análisis de la situación actual de los resultados de los Indicadores de

gestión de la División Servicios Generales, observándose que durante los primeros seis meses

del año 2011, la unidad reportó ciertas cifras negativas, al no alcanzar las metas propuestas,

específicamente en dos Indicadores: 1.- Total de Sobretiempo (h-h) y, 2.-Total de Acciones

Preventivas de los Sistemas de Gestión. El primero presenta incumplimiento en los meses:

Febrero, Marzo, Abril, Mayo y Junio 2011, al reportar horas adicionales a las planificadas en el

Plan Operativo 2011. Asimismo, cabe destacar, que la mayor parte de estas horas, fueron

generadas por el personal adscrito al Departamento e Infraestructura. El segundo, el cual estaba

planificado para Junio, obtuvo ejecución de cero (0). Los Indicadores restantes por su tendencia

estuvieron dentro de lo aceptado.

2. Se utilizó como metodología para el desarrollo de la investigación el Ciclo PHVA donde fue

considerado únicamente la planificación; el resto de los principios serán realizados por la

empresa.

3. Se determinaron las posibles causas que originaron los resultados obtenidos, observándose

que las desviaciones obedecen a la falta de conocimientos en relación a las normas y

102

procedimientos referidos a la calidad, ejecución de trabajos fuera del horario normal de trabajo,

falta de internalización de los principios de gestión, seguimiento y medición de los procesos, así

como ninguna supervisión en turnos rotativos.

4. Se elaboró y propuso Planes de Acción para la División Servicios Generales, con el fin

incrementar la eficacia de los indicadores de gestión en los meses restantes del año 2011.

103

Recomendaciones

De acuerdo con los resultados obtenidos en el presente estudio se recomiendan las

acciones siguientes:

A la División Servicios Generales

1. Implantar los planes de acciones propuestos; así como mantener la información de cada

actividad evidenciada.

2. Implementar la práctica de trabajo propuesta, permitiendo así contar con información

confiable y oportuna para la toma de decisiones de la División, sus Departamentos adscritos y

demás áreas organizativas de la Empresa.

3. Difundir la información de gestión mensualmente a los trabajadores de cada departamento

adscrito a la unidad bajo estudio, lo que permitirá brindar conocimientos sobre lo que se hace y

la justificación de la ejecución presupuestaria aprobada anualmente.

4. Actualizar los perfiles de Indicadores que se encuentran en el SPCG (Sistema de

Planificación y Control de Gestión).

5. Buscar alternativas para llevar a cabo la Supervisión del personal que labora en el

mantenimiento de la infraestructura en los diferentes turnos de trabajo.

6. Cumplir con los lineamientos establecidos por la empresa en materia de calidad y ambiente.

104

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

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2005), Resolución Nº JDV-2006-24 Fecha: 05-10-2006. CVG Venalum

Manual de Organización, Unidad organizativa: División Servicios Generales, OM-008 A (31 -

10 - 2006) Resolución Nº JDV-2006-29 Fecha 13-12-06. CVG Venalum.

Manual de Organización, Unidad organizativa: Departamento Mantenimiento e Infraestructura

OM-008 A (31-10 -2006) Resolución Nº JDV-2006-29 Fecha 13-12-06. CVG Venalum.

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Norma ISO 9000. (2008) Sistema de Gestión de la Calidad - Requisitos. Fondonorma,

Venezuela

106

ANEXOS

107

PLAN DE TRABAJO

ACTIVIDADES SEMANAS

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

Asignación del Tema y Recopilación de la

información.

Definición de la metodología a utilizar y aplicación

de conceptos básicos.

Análisis de los Indicadores de Gestión de la

División de Servicios Generales y Determinación

de las posibles causas que originaron los resultados

obtenidos.

Elaboración y Propuesta del Plan de Acción de la

División Servicios Generales.

Estructuración de la Información Recopilada.

Revisión y Corrección del Informe Definitivo.

Entrega definitiva del Informe Final.




COORDINACIÓN DE PASANTÍAS

CVG VENALUM

Fecha de Inicio:

Fecha de Culminación:

25 04 2011

12 08 2011

Firma del Tutor Industrial Firma del Tutor Académico

ANEXO 1

108

ANEXO 2

REPORTE CONTROL DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS DIVISIÓN SERVICIOS GENERALES

(DEPARTAMENTO SERVICIOS DE OFICINA)

109

ANEXO 3


(DEPARTAMENTO MANTENIMIENTO E INFRAESTRUCTURA)

110

ANEXO 4


(DEPARTAMENTO REHABILITACION AMBIENTAL)

111

ANEXO 5

FICHA TÉCNICA DE INDICADORES DE GESTIÓN

CUMPLIMIENTO INDICADORES DE GESTIÓN ENERO – JUNIO 2011

112

ANEXO 6

CARTELERAS DIVISIÓN SERVICIOS GENERALES

113

ANEXO 7

PRÁCTICA DE TRABAJO ADMINISTRATIVA

(PROPUESTA)

114

ANEXO 8

EFICACIA DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN DE LA DIVISIÓN SERVICIOS GENERALES

123

ANEXO 9

EFICACIA DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN DE LA DIVISIÓN SERVICIOS GENERALES

(DPTO. MANTENIMIENTO E INFRAESTRUCTURA, DPTO. REHABILITACIÓN AMBIENTAL Y

DPTO. SERVICIOS DE OFICINA)

124

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