UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE...
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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS MAESTRÍA EN ADMINISTRACION DE EMPRESAS CON MENCION EN NEGOCIOS INTERNACIONES “TRABAJO DE TITULACIÓN EXAMEN COMPLEXIVO” PARA LA OBTENCIÓN DEL GRADO DE MAGISTER EN ADMINISTRACION DE EMPRESAS CON MENCION EN NEGOCIOS INTERNACIONALES “PROPUESTA DE SERVICIOS OUTSOURCING PARA LA ADMINISTRACION DEL PROCESO DE COMPRAS EN PRODUCTOS IMPRESOS” AUTOR: ING. SANDRA AMALIA CAMPOVERDE SIPION TUTOR: ING. CESAR ALEJANDRO VALLEJO DE LA TORRE MBA. GUAYAQUIL – ECUADOR MARZO 2016
Transcript of UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE...
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
MAESTRÍA EN ADMINISTRACION DE EMPRESAS CON
MENCION EN NEGOCIOS INTERNACIONES
“TRABAJO DE TITULACIÓN EXAMEN COMPLEXIVO”
PARA LA OBTENCIÓN DEL GRADO DE MAGISTER EN
ADMINISTRACION DE EMPRESAS CON MENCION EN
NEGOCIOS INTERNACIONALES
“PROPUESTA DE SERVICIOS OUTSOURCING PARA LA
ADMINISTRACION DEL PROCESO DE COMPRAS EN
PRODUCTOS IMPRESOS”
AUTOR: ING. SANDRA AMALIA CAMPOVERDE SIPION
TUTOR:
ING. CESAR ALEJANDRO VALLEJO DE LA TORRE MBA.
GUAYAQUIL – ECUADOR
MARZO 2016
II
REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIAS Y TECNOLOGÍA
FICHA DE REGISTRO ESTUDIO DE CASO EXAMEN COMPLEXIVO
TÍTULO: PROPUESTA DE PRESTACION DE SERVICIOS OUTSOURCING
PARA LA ADMINISTRACION DEL PROCESO DE COMPRAS EN
PRODUCTOS IMPRESOS PARA EL AREA DE MARKETING.
AUTOR/ES: ING. SANDRA
CAMPOVERDE SIPION
REVISORES: ING. CESAR VALLEJO MBA.
INSTITUCIÓN:
UNIVERSIDAD DE
GUAYAQUIL
FACULTAD: CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
PROGRAMA: MAESTRIA EN ADMINISTRACION DE EMPRESAS CON
MENCION EN NEGOCIOS INTERNACIONALES
FECHA DE
PUBLICACIÓN: MARZO,
18 2016
NO. DE PÁGS: 35páginas
ÁREA TEMÁTICA:
GESTION DE OPERACIONES
PALABRAS CLAVES:
OUTSOURCING, GESTION DE COMPRAS, PRESTACION DE SERVICIOS
RESUMEN: Propuesta de prestación de servicios outsourcing para la
administración del proceso de compras en productos impresos y promocionales
dirigido a empresas medianas y grandes que tengan como su naturaleza la
producción y comercialización de productos de consumo masivo. Se detallará todo
el proceso de compras y se demostrarán las ventajas en las áreas que se ven
estrechamente involucradas.
III
N° DE REGISTRO(en base
de datos):
N° DE CLASIFICACIÓN:
Nº
DIRECCIÓN URL (estudio
de caso en la web)
ADJUNTO URL (estudio de
caso en la web):
ADJUNTO PDF: SI NO
CONTACTO CON
AUTORES/ES:
Teléfono:
0998073620
E-mail:
CONTACTO EN LA
INSTITUCION:
Nombre:ING. CESAR VALLEJO DE LA
TORRE MBA
Teléfono:0994627586
X
X
IV
CERTIFICACIÓN DEL TUTOR
En mi calidad de tutor del estudiante SANDRA AMALIA CAMPOVERDE SIPION ,
del Programa de Maestría/Especialidad ADMINISTRACION DE EMPRESAS CON
MENCION EN NEGOCIOS INTERNACIONALES, nombrado por el Decano de la
Facultad de CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CERTIFICO: que el estudio de caso del
examen complexivo titulado : PROPUESTA DE PRESTACION DE SERVICIOS
OUTSOURCING PARA LA ADMINISTRACION DEL PROCESO DE
COMPRAS EN PRODUCTOS IMPRESOS, en opción al grado académico de
Magíster (Especialista) en ADMINISTRACION DE EMPRESAS CON MENCION EN
NEGOCIOS INTERNACIONALES, cumple con los requisitos académicos, científicos
y formales que establece el Reglamento aprobado para tal efecto.
Atentamente
MBA. César Vallejo de la Torre
TUTOR
V
Guayaquil, Marzo de 2016
DEDICATORIA
A mis padres, hermano, esposo e
hijas cuyo sacrificio, apoyo y
comprensión me han impulsado a
culminar mis estudios.
VI
AGRADECIMIENTO
Agradezco a Dios por darme muestras de su amor día a día.
A mis padres y hermano por su apoyo constante en todas las etapas de mi vida.
A mi esposo y mis hijas por ser mi razón de vida y motor de superación.
A la Director de tesis por su apoyo para la culminación de la misma.
A la Dirección de Postgrado de la Facultad de Ciencias Administrativas y sus docentes
por impartir sus conocimientos académicos.
VII
DECLARACIÓN EXPRESA
“La responsabilidad del contenido de esta Tesis de Grado, me corresponden
exclusivamente; y el patrimonio intelectual de la misma a la UNIVERSIDAD DE
GUAYAQUIL”
___________________________
FIRMA
ING. SANDRA CAMPOVERDE SIPION
VIII
ABREVIATURAS
BPO (Business Process Outsourcing)
POP (Point of Purchase)
SLA (Service Level Agreeement)
KPI (Key Process Indicators)
IX
CONTENIDO
PORTADA
REPOSITORIO
AGRADECIMIENTO
DEDICATORIA
1 INTRODUCCIÓN ..................................................................................................... 1
1.1 Objeto de Estudio ................................................................................................ 2
1.2 Campo de Estudio ............................................................................................... 2
1.3 Pregunta de Investigacion ................................................................................... 3
1.4 Delimitacion del Problema ................................................................................. 3
1.5 Justificación ........................................................................................................ 5
1.6 Objetivos ............................................................................................................. 6
1.7 Premisa ................................................................................................................ 6
1.8 Solución propuesta .............................................................................................. 7
2 DESARROLLO ......................................................................................................... 8
2.1 Marco Teórico ..................................................................................................... 8
2.1.1 Teorías Generales ........................................................................................ 8
2.1.2 Teorías sustantivas ..................................................................................... 11
2.1.3 Referentes empíricos ................................................................................. 11
2.2 Marco Metodológico ......................................................................................... 12
2.2.1 Categorías ................................................................................................ 114
X
2.2.2 Dimensiones .............................................................................................. 15
2.2.3 Instrumentos .............................................................................................. 15
2.2.4 Unidad de Análisis .................................................................................... 15
2.2.5 Gestión de datos ........................................................................................ 15
2.2.6 Criterios Éticos .......................................................................................... 16
2.2.7 Resultado ................................................................................................... 17
3 PROPUESTA .......................................................................................................... 20
XI
INDICE GRAFICOS
Grafico 1. Àrbol del Problema .......................................................................................... 4
Grafico 2. Ventajas y Desventajas ..................................................................................... 9
Grafico 3. Etapas del Outsourcing ................................................................................... 11
INDICE TABLAS
Tabla 1. CDIU Caso de estudio ....................................................................................... 14
Tabla 2. Preguntas de entrevista ...................................................................................... 17
Tabla 3. Diagrama de Proceso ......................................................................................... 25
Tabla 4. Ficha de Requerimiento ..................................................................................... 26
INDICE FIGURAS
Figura 1. Ejemplos de material POP ............................................................................... 22
Figura 2. Proceso de compras ......................................................................................... 28
ANEXOS
ANEXO A FICHA PARA ENTREVISTA
ANEXO B MATERIAL POP
XII
RESUMEN
En la actualidad existen factores como la globalización y a la competitividad que
obligan a las empresas a buscar herramientas que permitan realizar los procesos más
efectivos y estar a la vanguardia del mercado.
Hoy en día una adecuada decisión en la estrategia de compras es fundamental en la
competitividad de los productos y servicio de una empresa es por esta razón que las
compañías con mayor frecuencia están demandando modalidades de servicios externos
como el outsourcing ya que gracias a esta estrategia permiten obtener un mayor grado de
efectividad para determinadas áreas que no sean una función esencial para el giro del
negocio y de esta manera permite concentrarse en aquellas áreas y funciones en las que
sí es fundamental tener un mayor control para obtener ventajas competitivas en el
mercado en el que se desenvuelvan.
En el presente estudio detallaremos la propuesta de prestación de servicios
outsourcing para la administración del proceso de compras en productos impresos y
promocionales dirigido a empresas medianas y grandes que tengan como su naturaleza la
producción y comercialización de productos de consumo masivo. Se detallará todo el
proceso de compras y se demostraran las ventajas en las áreas que se ven estrechamente
involucradas.
Palabras claves: Outsourcing, Gestión de compras, Prestación de servicios.
XIII
ABSTRACT
Nowadays there are factors such as globalization and competitiveness that require
companies to seek tools to make the most effective processes and be at the forefront of
the market.
Today an appropriate decision on the procurement strategy is critical to the
competitiveness of products and services a company is for this reason that companies
most often are demanding forms of external services such as outsourcing and thanks to
this strategy allow obtain a higher degree of effectiveness for certain areas that are not
essential to the line of business and thus can focus on those areas and functions which is
itself fundamental to have greater control to gain competitive advantages in the market in
the function that they are involved.
In the present study, it will be detail the proposal to provide outsourcing services for the
management of the procurement process in print and promotional products aimed at
medium and large companies that have as their nature the production and marketing of
consumer products. The entire procurement process will be detailed and demonstrated
advantages in areas that are closely involved.
Keywords: Outsourcing, Procurement management, Provision of services
1
1 INTRODUCCIÓN
Las estrategias administrativas y la competitividad de los mercados, exigen con
mayor frecuencia buscar nuevos métodos para el enfoque y concentración de los
recursos de la empresa específicamente en las áreas que son núcleo fundamental
del giro del negocio.
El outsourcing o tercerización es una estrategia de negocios que permite
delegar a un socio externo el desempeño de funciones. Este socio debe de ser una
empresa especializada que por su conocimiento y estructura puedan brindar mejores
prestaciones de servicio. El objetivo es optimizar económicamente las actividades
no fundamentales de la línea principal del negocio.
Dicha estrategia inició en los años sesenta cuando las compañías empezaron
con la contratación de servicios externos a empresas de sistemas de información,
de transporte o limpieza. Con el pasar de los años los servicios fueron
incrementándose a los de alimentación y mantenimiento.
Hoy en día es muy común que las empresas subcontraten servicios de selección
de personal, distribución de mercaderías, mantenimiento de equipos entre otros.
Las compañías cada vez demandan modalidades de servicios externos como
el outsourcing, ya que gracias a esta estrategia se le da un alto grado de efectividad
a determinadas áreas en los que las empresa no desean enfocar su mayor atención,
además de que les permite concentrarse en aquellas áreas y rubros en los que les es
preciso y fundamental tener un alto grado de dominio y así poder obtener las
ventajas competitivas según el giro del negocio. Uno de los mayores obstáculos que
se presentan para el desenvolvimiento de una empresa, independientemente de la
2
actividad que realicen o sean estas pequeñas, medianas o grandes; son las funciones
ajenas a su verdadero objeto del negocio.
Las empresas que utilizan los servicios de Outsourcing enfocan sus
esfuerzos y recursos en lo que mejor pueden hacer organizando sus procesos y
operaciones y buscando un mayor posicionamiento en el mercado donde se
desenvuelven, y captar mayor número de clientes por medio de estrategias. Las
actividades adicionales que tiene un menor grado de complejidad se pueden delegar
a terceros. En otras palabras, dedican su esfuerzo a ser las mejores en las variables
críticas del negocio. Es importante mencionar que contratar con terceros servicios
especializados puede generar una mayor ventaja para la productividad.
El presente estudio se centra en la Gestión de Operaciones y su campo de
acción es la Gestión de Compras para los requerimientos de impresos y
promocionales que solicitan las diferentes áreas de una empresa en especial a los
requerimientos que solicita el área de Marketing para efectuar sus campañas de
difusión publicitaria como lanzamientos, innovaciones y promociones.
1.1 OBJETO DE ESTUDIO
El objeto de estudio analizará la Gestión de Operaciones que generalmente
aplican las empresas medianas y grandes en el área de Adquisiciones para los
requerimientos de materiales impresos y promocionales.
3
1.2 CAMPO DE INVESTIGACION
El campo de acción de esta propuesta pretende exponer las ventajas que las
empresas pueden obtener para el Área de Adquisiciones contratando un outsourcing
para la administración del proceso de compras en productos impresos y
promocionales. Este outsourcing será realizado por una empresa que se encargara
de atender estos requerimientos que provengan de las diferentes áreas
Por medio de este contenido se detallará cada una de las áreas que se verán
favorecidas ante esta herramienta.
1.3 PREGUNTA DE INVESTIGACIÓN
¿Cómo contribuir a la Gestión de Operaciones de las medianas y grande
empresas a través de una propuesta de prestación de servicios de outsourcing para
la administración del proceso de compras ante los requerimientos de productos
impresos y promocionales?
1.4 DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA
El problema que se ha extraído del presente caso de estudio es la Inadecuada
Gestión de Compras en el área de Adquisiciones y cuyo objeto de estudio es la
Gestión de Operaciones enfocándonos principalmente en las empresas de tamaño
medias y grandes que tienen como su naturaleza ser productoras y distribuidoras de
productos de consumo masivo dentro del territorio ecuatoriano.
A continuación presentare del grafico del árbol de Problema donde
identificaremos las causas y efectos.
4
Gráfico 1 Árbol de Problema
Elaborado por: Ing. Sandra Campoverde
Ante el problema destacado que es la Inadecuada Gestión de Compras
podemos citar como la primera causa la falta de experiencia para ejercer dicha
actividad ya que no se cuenta con personal idóneo que tenga el conocimiento
necesario para atender los requerimientos de impresos más que los promocionales.
Al desconocer de los insumos no puede asesorar al usuario solicitante del área de
Mercadeo los materiales que deben de utilizarse según el material POP que
5
requieran para la correcta ejecución de sus campañas de innovación, lanzamiento o
promoción de los productos de la empresa.
Otra causa es el no contar con una amplia cartera de proveedores calificados
lo cual dificulta el poder dar una respuesta rápida y precisa al requerimiento.
En la mayoría de las empresas no se hace una integración de las áreas en si
con miras estratégicas sino que los departamentos de mercadeo trabajan
independientemente sin incluir en sus planes de acción al departamento de
adquisiciones lo cual dificulta el poder tener una respuesta más exacta, asertiva y
efectiva de lo que está requiriendo al área de mercadeo.
Una vez revisadas las causas que provocan el problema revisaremos los
efectos que se encontraron. Bajo nivel de satisfacción del cliente interno ya que al
no contar con la experiencia necesaria se incurren en extensos tiempos de respuesta.
Las empresas incurren en altos costos de impresión debido a que no cuentan
con un comprador especializado en los materiales, servicios y técnicas viéndose en
la necesidad de realizar un mismo trabajo en varias ocasiones hasta poder lograr el
fin deseado por el área de marketing; esta repetición del trabajo genera desperdicio
lo cual afecta al medio ambiente lo cual la convierte en una gestión poco amigable.
1.5 JUSTIFICACIÓN
El presente caso de estudio tiene como finalidad de analizar y describir las
ventajas que tiene la Estrategia de Negocio del Outsourcing como la solución a la
6
gestión de compras de materiales impresos y promocionales requeridos por una
organización.
La utilidad del outsourcing de impresos y promocionales será mejorar la
gestión y administración de los suministros de materiales con la finalidad de
conseguir ahorros mediante una operación transparente la misma que deberá ser
auditable y con la finalidad de generar así un ambiente de confianza.
Se espera que esta propuesta sea muy bien recibida por los gerentes de
compras, operaciones y administrativos creando una necesidad de pronta aplicación
a las empresas en las cuales se desenvuelven.
1.6 OBJETIVOS
Objetivo General:
Mejorar el Proceso de compras de impresos y promocionales solicitados por el
Departamento de Marketing.
Objetivos Específicos:
Ahorro en costos
Brindar asesoría profesional
Reducir los tiempos de respuesta
Reducir el desperdicio de materiales
7
1.7 PREMISA
Con la propuesta de prestación de servicios outsourcing, para la administración del
proceso de compras en productos impresos, se optimizará la gestión de
abastecimiento de las empresas medianas y grandes cuya actividad sea de
producción o distribución de bienes de consumo masivo.
1.8 SOLUCIÓN PROPUESTA
El presente estudio propone la contratar un servicio de outsourcing como
una herramienta para la óptima gestión del proceso de compras de impresos y
promocionales demostrando así los beneficios que se generan en las diferentes áreas
como Finanzas, Adquisiciones, Marketing y Bodega.
8
2 DESARROLLO
2.1 MARCO TEÓRICO
2.1.1 TEORÍAS GENERALES
El Outsourcing es un término inglés conformado por dos palabras "out" que
traducida al español significa fuera y "source" cuyo significado es fuente u origen,
en traducción, la palabra se refiere a una fuente externa, la cual generalmente dentro
del ámbito empresarial es utilizada para referirse a la subcontratación,
externalización o tercerización, la misma que podemos definir como un proceso
acogido por una empresa en el cual otra empresa u organización es contratada para
desarrollar una determinada función en una área de la empresa contratante.
El objetivo principal de dicho proceso tiene una fuente externa que pueda funcionar
en un área del negocio de una forma más eficiente, obteniendo así más tiempo y
recursos para centrarse en los aspectos clave de la gestión empresarial.
El Outsourcing es una relación contractual entre un vendedor externo y una
empresa en la que el vendedor asume la responsabilidad de una o más funciones
que pertenecen a la empresa.
Dadas las anteriores definiciones se puede considerar que para la mayoría
de los autores el outsourcing resulta ser para las empresas una fórmula para obtener
mayor efectividad en el alcance de sus objetivos al utilizar los servicios de
proveedores externos con mayor experiencia y conocimiento de las áreas
subcontratadas, convirtiendo a las contratantes en empresas más competitivas
dentro de su ramo.
9
Grafico 2 Ventajas Desventajas
Elaborado por: Ing. Sandra Campoverde
Principios del Outsourcing
La tercerización o externalización de actividades se han generado de una
dinámica economía actual debido a que son sus constantes cambios tecnológicos,
la internacionalización de los mercados y la alta competencia en todas las áreas de
negocios fueron contribuyendo a la evolución del escenario económico.
El outsourcing es una alianza estratégica entre dos empresas; una la empresa
que solicita el servicio y la empresa que presta el servicio de outsourcing con el fin
de que uno o varios procesos sean ejecutados por la compañía prestadora del
servicio quien cuenta con el conocimiento y experiencia necesarios para cumplir de
manera óptima y eficaz los objetivos trazados. Esto genera valor agregado a la
empresa aportar tecnología de vanguardia, adquirir metodología de trabajo, mejorar
OUTSOURCING
Estrategia administrativa por medio de la cual una empresa delega la gestion de una o ciertas actividades a empresa calificadas
VENTAJAS
REDUCCION DE COSTO DE GESTION
INCREMENTO EN LOS PUNTOS FUERTES DE LA
EMPRESA
PERMITE A LA EMPRESA DEDICARSE A TAREAS
DE MAYOR RENTABILIDAD
DESVENTAJAS
ELIMINA PUESTO DE TRABAJO
COSTO DE AHORRO NO SEA EL ESPERADO
10
los beneficios operativos y poner a su disposición personal especializado que van a
apoyar al logro de las metas trazadas.
Esta alianza estrategia permitirá a la empresa enfocarse en la función central de su
negocio ya que todos sus esfuerzos trabajarán en conjunto para poder cumplir con
las metas propuestas sin que actividades de mejor relevancia las vayan a opacar
utilizando mayor tiempo y más recursos.
Hoy en día se ha podido revisar en que la mayoría de las actividades de una empresa
pueden ser contratadas bajo la modalidad de outsourcing pero es de vital
importancia evaluar los costos de ejecutarlos.
Es muy relevante mencionar que no deben ser contratadas bajo esta herramienta las
funciones o áreas que se consideren fundamentales para el negocio de la empresa.
Etapas del Outsourcing:
Para ejecutar un proceso de outsourcing las empresas deben de realizar un
estudio previo donde se detallen Planeación, contratación e implementación.
Planeación. Etapa donde se analiza la propuesta de outsourcing la misma que debe
de estar alineada con la perspectiva de la empresa y donde se deben de detallar y
analizar los objetivos y metas corporativas.
Contratación. Proceso de selección del proveedor. Donde se receptan las diferentes
ofertas de proveedores que demuestren la experiencia en la rama donde se requiere
externalizar el proceso. Se obtendrá una terna de los proveedores donde lo
recomendado es tener mínimo tres opciones.
11
Luego se pasará a la negociación de los términos del contrato, alcances y diseño del
flujo de trabajo.
Implementación. Ejecución del proceso de tercerización.
Grafico 3 Etapas del Outsourcing
Elaborado por: Ing. Sandra Campoverde
2.1.2 TEORÍAS SUSTANTIVAS
2.1.3 REFERENTES EMPÍRICOS
A continuación indicaré un extracto de una artículo de revista digital en la
indica el significado de la herramienta que se está analizando y las recomendaciones
que deben de realizar previo a la contratación de un servicio de outsourcing
PLANEACION•Alineado con la estrategia de la
empresa. Dentro de los objetivos y metas corporativas.
CONTRATACION
• Selección del Proveedor
•Negociacion del contrato
•Diseño
IMPLEMENTACION
•Materializar el proceso de outsourcing con las mejores condiciones posibles y prespectivas de éxito
ETAPAS DEL OUTSOURCING
12
Outsourcing es un anglicismo cada vez utilizado por los empresarios
Latinoaméricanos, ya que se ha comprobado ser una medida menos traumática para
reducir los costos sin sacrificar las posibilidades de mantener la misma línea de
producción o servicios que si se contara con la capacidad total de recursos humanos,
y en resumen, consiste en subcontratar a otra empresa o persona especialista en
alguna actividad para que se encargue de esta responsabilidad que antes le competía
enteramente a sus empleados. El mayor plus responde a que la especialización de
la empresa subcontratada genera una mayor calidad en el servicio que presta y
amplia el margen de utilidad al asignar un monto de pago libre de deducciones.
Los servicios que no deberían tercerizarse son aquellos que son parte
esencial de la actividad principal de las empresas y sobre los cuales la organización
debe poseer un total control desde el inicio, desarrollo hasta la finalización del
proceso que engloba la actividad. Lo que agregue menor valor al core es susceptible
de darse en la gestión outsourcing,
“Hoy en día, la mayoría de los procesos que no son base de negocio (core
business) pueden ser externalizados, y con la crisis que se vive en Estados Unidos,
donde la reducción de costos va a ser una obligación, se abren muchas posibilidades
para Centroamérica, ya que estamos muy cerca geográficamente, comparado con
India o Filipinas, hay mayor afinidad cultural, buen manejo del inglés en la
población y mano de obra calificada”, añadió Lopez de Trasactel. Por ello dicen
que las crisis más que problemas a veces traen oportunidades de negocios. Basta
con probar el impacto profundo que puede significar el outsourcing en su empresa
y negocio.
(; http://revistamyt.com/, 2014)
13
2.2 MARCO METODOLÓGICO
Para el desarrollo del caso de estudio me he basado en la recolección de
datos mediantes entrevistas.
La entrevista es la comunicación interpersonal entre el investigador y el
sujeto de estudio con la finalidad de obtener respuestas verbales a preguntas
planteadas sobre un problema expuesto. Se considera un método muy eficaz
inclusive mejor que la encuesta debido a que permite obtener una información más
completa y un punto de vista más amplio del entrevistado.
En la entrevista el investigador puede explicar el propósito del estudio y
especificar la información que requiera para su análisis. Si el entrevistado tiene
alguna duda con respecto a una pregunta o del tema en general permite aclarar las
consultas y así se tendrá una mejor respuesta.
Para que la entrevista se realice de manera efectiva debe de cumplir con los
siguientes puntos:
El entrevistado debe de tener información necesaria para poder contestar la
pregunta.
El entrevistado debe de tener disposición para dar las respuestas requeridas
y aplicando la verdad en todas sus respuestas.
Las entrevistas pueden ser estructuradas asegurando así una óptima elaboración del
informe de las preguntas, fácil de administrar y evaluar objetivamente.
Para el estudio del caso las entrevistas fueron efectuadas a los Gerentes de
Operaciones de empresas de productos y comercializadoras de bienes de consumo
masivo.
14
CATEGORÍA DIMENSIONES INSTRUMENTOS
UNIDAD DE
ANALISIS
Económica Reducción de
costo
Investigación,
Entrevistas
Empresas
medianas y
grandes
Operacional Reducción de
tiempos de
respuesta
Investigación,
Entrevistas
Información
Empresas
medianas y
grandes
Ambiental Evitar desperdicio
de materiales
investigación,
Entrevistas
Información
Empresas
medianas y
grandes
Tabla 1 CDIU del estudio de caso
Elaborado por: Ing. Sandra Campoverde Sipión
A continuación detallaré el Cuadro del estudio de caso y sus componentes.
2.2.1 CATEGORÍAS
Para el caso de estudio presentado las categorías que se consideran son:
Económica ya que se busca mejoras para la empresa. Operacional debido a que el
objetivo es mejorar el procedimiento de compras y Ambiental por que se evitara
que baya un alto desperdicio de material lo cual genera un impacto ambiental.
2.2.2 DIMENSIONES
El impacto que tendrá el tema propuesto será en la reducción de costos
15
Reducción de tiempos de respuestas
Reducción de desperdicio de materiales
2.2.3 INSTRUMENTOS
La información obtenida para el análisis del presente caso de estudio fue
adquirida de libros de estrategias de negocios, páginas electrónicas vía internet,
estudios de casos y entrevistas.
2.2.4 UNIDAD DE ANÁLISIS
La investigación está basada en las empresas medianas y grandes que tengan
como actividad principal la elaboración, producción y distribución de bienes de
consumo masivo a donde los requerimientos realizados por el área de marketing en
cuanto a los materiales de impresos y promocionales que tengan una alta rotación.
2.2.5 GESTIÓN DE DATOS
Los datos obtenidos fueron recopilados de las páginas electrónicas de donde
he obtenido los conceptos de outsourcing y casos de éxito revisados donde se
aplican la herramienta del outsourcing de manera estratégica para diferentes
actividades de una empresa.
De las entrevistas realizadas se obtuvo el conocimiento y criterio que tienen
los empresarios frente a las actividades que pueden ser manejas bajo outsourcing.
2.2.6 CRITERIOS ÉTICOS
16
La información obtenida de las entrevistas busca conocer que tan
familiarizados se encuentren los empresarios ecuatorianos con respecto al
outsourcing y qué posibilidades hay para aplicarlo como herramienta estratégica en
la gestión de Compras. La información es exclusiva para el desarrollo de este caso.
Estructura de la entrevista.
La entrevista se ha realizado a Gerentes de Operaciones y gerentes de Adquisiciones
de empresas productoras y/o distribuidoras de productos de consumo masivo.
Dicha entrevista fue realizada en las tres ciudades consideradas principales del
territorio ecuatoriano: Guayaquil, Quito y Cuenca.
Preguntas de la Entrevista
¿Conoce usted sobre la estrategia de outsoucing?
¿Qué servicios conoce que se realicen bajo la metodología del
outsourcing?
¿En la empresa donde usted labora tienen algún tipo de outsourcing?
17
¿Qué servicios manejan bajo esta modalidad?
¿Para la gestión de compras de sus requerimientos de impresos y
promocionales estaría interesado en conocer los beneficios de un
outsourcing?
¿Qué espera de un socio estratégico que lleve el proceso de compras
detallado anteriormente?
Tabla 2: Preguntas Entrevista
Elaborado por: Ing. Sandra Campoverde Sipión
2.2.7 RESULTADOS
Las entrevistas realizadas a veinte empresarios de las ciudades de
Guayaquil, Quito y Cuenca cuyos cargos son Gerente de Operaciones, Gerentes de
Abastecimientos, Jefes de Compras de empresas medianas y grandes cuyo principal
giro del negocio es la producción y distribución de productos de consumo masivo
del sector alimenticio, cuidado personal y limpieza del hogar.
Pudimos constatar que todos tienen conocimiento de la herramienta del
outsourcing la cual cuenta con una gran aceptación debido a que tienen la confianza
de delegar un servicio específico a una empresa especializada. En todas las
empresas ya trabajan con esta modalidad y los principales servicios con los que
trabajan son: informática, de seguridad, de limpieza, logística y transporte.
Otros servicios con un menor porcentaje de participación en las empresas
son de Almacenamiento y mensajería.
Al referirnos de la Propuesta de servicio de outsourcing para compras de
productos impresos generó interés y atención ya que lo consideran un servicio
innovador.
18
Mostraron su interés de poderlo aplicar en sus compañías como una opción
para la mejora en sus procesos de compras.
Al consultarlos sobre sus expectativas y lo que esperan de este servicio los
puntos fueron:
Reducción de costos
Amplia cartera de proveedores
Transparencia en los procesos
Demostrar los ahorros por medio de reportes
Procesos de compras ágiles
Productos y servicios de óptima calidad
Asesoramiento
Se desea que se cumpla con un porcentaje mínimo de ahorro para todas las
transacciones de compra, el mismo que deberá de establecerse en al momento de
negociar los puntos
La cartera de proveedores estará conformada por imprentas y empresas con
fuerte presencia en el mercado de la industria gráfica local a nivel nacional. Su
experiencia estará avalada por los trabajos realizados, recomendaciones de clientes,
certificaciones y premios obtenidos.
Las imprentas para ser matriculados como proveedores deberán de pasar por un
proceso de evaluación mediante una calificación de proveedores donde se revisará
los aspectos económicos, aspectos técnicos, obligaciones patronales.
Los aspectos económicos se revisarán sus estados financieros, la solvencia
financiera que posea. Los aspectos técnicos se refieren a la maquinaria con el que
trabajen, el lugar de trabajo que cumpla con todas las normativas de seguridad
19
industrial y ambiental, sus operarios que cumplan con todas los cursos de manejo
de maquinarias. Sus maquinarias deben de llevar un calendario de mantenimiento
y renovación de las mismas.
Otro capítulo de gran relevancia en la calificación de proveedores es la del
cumplimiento de obligaciones patronales, donde deberá de presentar la
documentación que es una empresa legalmente constituida, las actas de
constitución. Debe de encuentrarse registrada en la Superintendencia de
Compañias. De las obligaciones al Instituto de seguridad Social que cumple con
la afiliación de todos sus empleados y se encuentra al día con sus obligaciones como
patrono y pago de las aportaciones.
20
3 PROPUESTA
Tradicionalmente para las compañías, la gestión de Compras no es vista
como una función estratégica y ha sido considerada de forma errónea como un área
que le resta ingresos a las empresas y no genera mayor valor. Pero este concepto
está tomando otro enfoque ya que con el incremento en la globalización y presiones
por costo; esta percepción está permitiendo tomar una consideración de
involucramiento mayormente estratégico buscando así soluciones de mejora
integral.
La propuesta es dar a conocer a las empresas medianas y grandes,
principalmente las empresas de producción o comercialización de bienes de
consumo masivo; que su proceso de adquisiciones puede ser mejor realizada por
una gestión de outsourcing donde puedan depositar su confianza para una correcta
y optima gestión.
El proceso de compras que se ofrece es ubicando a un ejecutivo de compras
in house1 en la empresa contratante quien será el encargado de recibir los
requerimientos por parte de los usuarios del área de marketing.
El ejecutivo de compras cumplirá con los conocimientos en compras,
experiencia en materiales POP2 refiriéndonos a todos los recursos publicitarios que
se deben de utilizar en los puntos de venta para dar presencia de la marca, producto
o empresa.
Nos referimos a material POP a los elementos utilizados para promover
productos y/o servicios en el punto de venta. Entre las opciones de elementos
1 In house: En sitio 2 POP: Point of Purchase, Punto de Compra
21
tenemos: Displays, cenefas, afiches, banderines, habladores, preciadores,
adhesivos.
Los objetivos de los materiales POP
Enfatizar la exhibición en el lugar idóneo del punto de venta
Mantener atractivo el espacio dedicando al producto
Medio de comunicación acerca de promociones o productos nuevos
Marcar una diferenciación de los productos de la competencia
Informar las características, beneficios y ventajas
Complemento de campañas en medios masivos
Incrementar la imagen del producto
Aumentar la permanencia y presencia de la marca en el comprador
Entre las características de los materiales POP podemos citar que son
Elementos con mensaje sencillo y claro que genere la necesidad de compra por lo
que debe de ser muy legible y contar con palabras como NUEVO, PROMOCION
entre otros mensajes atractivos al consumidor. Debe de presentar el precio del
producto y destacando los beneficios del mismo. Al momento de la implementación
se debe de evitar tapar los productos de los exhibidores.
Estos recursos pueden ser impresiones, serigrafías o flebografías que son
las técnicas más utilizadas al momento de manejar material de visibilidad para la
ejecución de las campañas promocionales.
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Figura 1 Ejemplos Material POP
Elaborado por: Ing. Sandra Campoverde
Este recurso es externo y tendrá como su rol principal brindar consultoría
especializada a los usuarios del departamento de marketing para poder atender los
requerimientos asesorando sobre los materiales que se requieren para la ejecución
de los promocionales.
Entre sus funciones estará el servicio de gestión de abastecimiento a nivel
local con el fin de optimizar los productos a comprar analizando las variables
técnicas, económicas y de calidad.
•VOLANTES / AFICHES / COLGANTES
OFFSET
•LETREROS / CENEFAS / ACRILICAS
SERIGRAFIA
•ELECTRO ESTATICAS / FAJILLAS
FLEXOGRAFIA
•ROLL UP / VINILES ADHESIVOS
GIGANTOGRAFIA
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Realizará las compras a partir de las necesidades y especificaciones de los
productos requeridos por el usuario interno y realizará el involucramiento en todos
las partes del proceso.
Para el proceso de compra utilizará una aplicación de Abastecimiento
electrónico (desarrollada por la empresa que provee el servicio) que permita
optimizar el proceso de abastecimiento.
Informará a la empresa contratante la frecuencia y modalidad de gestión de
las transacciones realizadas.
Proveerá el servicio de administración de la cadena de abastecimiento
donde se destaquen los seguimientos a proveedores y usuarios; visto buenos de las
pruebas de color o muestras presentadas; proceso de entrega del producto final.
Emitirá reportes mensuales de medición de ahorro. Estos reportes servirán
como indicadores del nivel de servicio que el gestor de compras esté
proporcionando en cada una de las transacciones.
Debe de haber el compromiso de cumplimiento de los tiempos de entregas
definidos y la calidad de los servicios brindados, asegurando que el proceso de
mantenga acorde a lo estipulado y en la calidad que la empresa lo requiera.
Las características de la aplicación de Compra en Línea deben ser las
siguientes:
La herramienta para la Compra en Línea será una aplicación desarrollada
según los criterios de aprovisionamiento que brindará efectividad y transparencia
en los procesos de compra de material impreso y promocional.
Permitirá al comprador y proveedores manejar un ciclo completo del
aprovisionamiento donde sea dinámico e interactivo.
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Los proveedores que se encuentren debidamente registrados podrán subir
sus precios únicamente a los requerimientos que hayan sido invitados. Una vez que
los proveedores subieron su precio no podrán realizar ningún cambio o alteración
ni en precio ni cantidad.
Demostrará transparencia ya que todos los datos y pasos realizados en los
requerimientos se mantendrán como históricos.
En el siguiente diagrama indicaré el flujo del proceso de Compras partiendo
desde la necesidad requerimiento de los usuarios hasta la entrega del ítem
solicitado.
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Diagrama de Proceso
Elaborado por: Ing. Sandra Campoverde
SOLICITUD DE COTIZACION
APERTURA DE REQUERIMIENTO
INVITACION A PROVEEDORES
REVISION DE COTIZACIONES RECIBIDAS
ENVIO DE COTIZACION A USUARIO
ACEPTACION DE COTIZACION
ENTREGA DE ARTE
GENERACION ORDEN DE COMPRA
SOLICITUD DE PRUEBA DE COLOR
APROBACION PRUEBA DE COLOR
PRODUCCION
ENTREGA MATERIAL
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El proceso de Compras mediante outsourcing para la gestión de compra de
impresos parte desde que uno de los ejecutivos del área de marketing solicita al
gestor de compras un requerimiento. Dicho requerimiento deberá ser detallado en
su totalidad mediante la Ficha de Requerimiento.
Tabla 4. Ficha de Requerimiento
Elaborado por: Ing. Sandra Campoverde
En la Ficha de Requerimiento debe de detallarse el nombre del material,
cantidad, sustratos a utilizar, medidas en centímetros o metros, éstas dependerán de
la complejidad del producto. Se especificará si lleva troquel o es refilado, los
barnices y acabados si es uno o varios diseños la cantidad por cada uno. Es
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recomendable describir la mayor cantidad de características para poder obtener una
correcta cotización.
En caso de que la Ficha no esté completa el gestor deberá de acercarse al
usuario y solicitar la información faltante despejando todas las dudas que pudieren
existir; ya que en ocasiones por desconocimiento de los materiales o acabados los
usuarios no diligencian correctamente la ficha.
Con la información necesaria el gestor deberá aperturar un requerimiento en
el sistema de Compras donde trascribirá toda la información de la ficha e invitará a
los proveedores idóneos para la realización del trabajo en cuestión.
Para el requerimiento el sistema le asignará un número de referencia el cual
será la identificación con el que el gestor de compras se guiará. Luego del ingreso
en el sistema el gestor deberá de enviar vía correo electrónico la invitación a los
proveedores.
Los proveedores tendrán un tiempo de respuesta máxima de veinticuatro
horas para subir sus precios de cotización en el sistema.
Una vez que el gestor de compras tenga el Cuadro de descripción y
Características; ésta será su orden de trabajo y tendrá que acudir a la cartera de
proveedores para poder cotizar y en el lapso de 48 horas como plazo máximo tendrá
que responder por medio de una cotización formal dirigida por al usuario solicitante
donde incluya mínimo tres opciones de precios de proveedores que coticen el
material según las mismas especificaciones.
El gestor de compras estará en la capacidad de revisar y evaluar que los
precios se encuentren acordes al mercado siempre buscando el mejor precio para
poder demostrar en el reporte de ahorros mensuales que directamente beneficia a la
reducción de costos.
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Los beneficios que obtiene una empresa al externalizar la gestión de
abastecimiento serán detallados a continuación.
Minimiza el riesgo: Debido al tiempo de respuesta adecuado permitirá un mejor
análisis de evaluación de las propuestas recibidas.
Tabla 2 Proceso de Compras
Elaborado por: Ing. Sandra Campoverde Sipión
Disminución de los costos: Se podrá visualizar una reducción de los costos gracias
a la adecuada gestión técnica con la que contará la organización.
Optimización de la eficacia. Gracias a la cartera de proveedores para los diferentes
elementos publicitarios y mediante los registros históricos se podrá evaluar cual
proveedor tiene mejor calidad, tiempo de respuesta y precios más convenientes.
Mejoramiento de la competitividad: Debido al conocimiento del gestor de compras
y los proveedores que actúan como socios estratégicos proporcionará mejores
resultados logrando así que la empresa se pueda posicionar en el mercado con
mejores precios.
IMP
RE
NT
A
GE
ST
OR
C
LIE
NT
E
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A continuación detallaré las ventajas de la gestión de outsourcing que se
reflejarán en las áreas de la empresa con las que tienen un estrecho vínculo.
En el área de Finanzas se verá el impacto en la reducción de costos y en el
detalle de las transacciones manejas mediante el reporte de ahorros mensuales.
Al estar centralizada la gestión de compras se podrá llevar un mejor control del
histórico de compras realizado.
En el área de Compras se optimizarán los recursos ya que habrá un mejor
control de la gestión y no se incurrirá en la duplicación de gastos.
En cuanto al área de Marketing tendrán al gestor de compras como socio
estratégico que brindará el apoyo y asesoría necesarios a los ejecutivos del área de
marketing. El gestor estará en condición de recomendar los materiales y
procedimientos óptimos evaluando los diferentes factores como presupuesto
asignado para la elaboración del material POP, el tiempo de respuesta según la
urgencia o no.
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CONCLUSIONES
1. Se estudió el proceso de requerimientos de impresos y promocionales
solicitados por los Departamentos de marketing y se pudo observar que
habían altos tiempos de respuesta, se incurrían en altos costo y no se
contaba con una amplia cartera de proveedores especializados en los
materiales. Además no se cuenta con la asesoría y conocimiento para
poder despejar las dudas y optimizar los pedidos. Todo esto genera
inconvenientes al momento de brindar el servicio requerido por el
departamento.
2. Por medio de la investigación se pudo revisar que las falencias antes
mencionadas se pueden superar con una adecuada gestión de Compras
de estos materiales a través de la ejecución del proceso de compras de
outsourcing.
3. La propuesta de la gestión de compras por una empresa externa es
considerada como una opción viable ya que el contar con socio
estratégico que aporte con sus conocimientos, experiencia en la
adquisición de materiales impresos y los recursos necesarios genera un
ambiente de confianza que permite alcanzar los objetivos planteados por
la organización.
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RECOMENDACIONES
1. De acuerdo al estudio realizado de la herramienta de outsourcing, es de
gran importancia indicar que no todos los servicios de las empresas
pueden ser administrados por un proveedor externo por tal es necesario
estudiar las actividades que son menos relevantes para la naturaleza del
negocio.
2. Todo contrato de outsourcing debe de ser bien analizado y evaluando en
cada uno de sus procesos para que así todas las ventajas que posea y
todos los beneficios que se desean alcanzar no sean solo para la gestión
de compras sino para que toda la gestión de Operaciones y el efecto que
esta gestión genere en el área de marketing que será el mayor
beneficiado por la estrecha cercanía que tendrán diariamente.
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BIBLIOGRAFÍA
1. WHITE ROBERT; JEAMES BARRY. MANUAL DEL OUTSOURCING,
EDT. Ediciones Gestión, 2003
2. ANDER ERRASTI. GESTION DE COMPRAS EN LA EMPRESA,
EDT. PIRAMIDE, 2012
3. ZORRILLA, SANTIAGO y CERVO, Luis. METODOLOGÍA DE LA
INVESTIGACIÓN, EDT. Mc. Graw Hill, 2012 4. MARTÍNEZ CARAZO, PIEDAD CRISTINA. EL MÉTODO DE
ESTUDIO DE CASO: ESTRATEGIA METODOLÓGICA DE LA
INVESTIGACIÓN CIENTÍFICA. Pensamiento & Gestión, núm. 20, julio,
2006, pp. 165-193 5. MCLVOR RONAN. THE OUTSOURCING PROCESS, EDT Cambridge
2005
6. Revista Mercados & Tendencias http://revistamyt.com/outsourcing-
impacto-profundo/ 7. MARTINEZ MOYA EMILIO. GESTION DE COMPRAS, Pc Editorial
5ta. Edición 8. BUITRAGO JOSE; MATERIAL POP
http://es.slideshare.net/josbui/material-pop-primera-parte-17340937
9. RETOS EN SUPPLY CHAIN http://retos-operaciones-
logistica.eae.es/2014/08/externalizar-o-no-el-outsourcing-de-compras-
puede-ser-la-alternativa.htm
10. BARRAR PETER. ESTRATEGIAS GLOBALES DE OUTSOURCING,
Tapa Blanda 2009
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ANEXO A
FICHA DE ENTREVISTA
Fecha:_______ Hora:_____
Lugar:__________
Entrevistador:
Entrevistado: (nombre, puesto, dirección, organización)
Introducción del caso de estudio
Preguntas:
¿Conoce usted sobre la estrategia de outsoucing?
¿Qué servicios conoce que se realicen bajo la metodología del outsourcing?
¿En la empresa donde usted labora tienen algún tipo de outsourcing?
¿Qué servicios manejan bajo esta modalidad?
¿Para la gestión de compras de sus requerimientos de impresos y
promocionales estaría interesado en conocer los beneficios de un
outsourcing?
¿Qué espera de un socio estratégico que lleve el proceso de compras
detallado anteriormente?
ANEXO B
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Materiales Impresos
Exhibidores Exhibidores
Afiches Colgantes Rompetráficos
Revistas / Folletos / Brochures
