UNIDAD DE TRABAJO Nº 1EL SISTEMA DE REGISTRO CONTABLE DE LA EMPRESA Y LA DOCUMENTACIÓN SOPORTE DE LOS HECHOS CONTABLE

1. EL SISTEMA DE REGISTRO CONTABLE DE LA EMPRESA•Conjunto de libros y registros que debe

llevar una empresa para poder registrar convenientemente los hechos contables que se originen en el desarrollo de su actividad empresarial.

HECHOS CONTABLES

•Aquellos acontencimientos que afectan , o pueden afectar a los elementos patrimoniales de la empresa.

•¿poner algunos ejemplos?

LIBROS CONTABLES OBLIGATORIOS SEGÚN EL CÓDIGO DE COMERCIO•Libro diario donde se registran día a día

todas las operaciones realizadas por la empresa.

•¿se permite registrar una anotación conjunta de los totales de las operaciones por periodos de tiempos que no sean superiores a un mes?

• Libro de inventarios y cuentas anuales en el que se recogen diferentes documentos:

• Balance inicial detallado de la empresa.• Balance de comprobación de todas las cuentas.• Inventario del ejercicio.• Cuentas anuales:

▫ Balance▫ Cuenta de pérdidas y ganancias▫ Estado de cambios en el patrimonio neto ▫ Estado de flujos de efectivo▫ memoria

• Las sociedades mercantiles además han de llevar:▫ un libro de actas, en el que constarán todos

los acuerdos tomados por los socios en las juntas generales y demás órganos colegiados.

▫ Un informe de gestión.• Las sociedades anónimas formularán

además una propuesta de aplicación del resultado económico que hayan obtenido.

LIBRO IMPRESCINDIBLE

•Libro mayor que muestra la situación y el valor de los diferentes elementos patrimoniales.

•La información es vital para la empresa ya que sin ella seria imposible hacer los balance obligatorios ni conocer el estado del patrimonio de la empresa.

•¿Por qué creéis que es así?

FORMA DE LLEVAR LOS LIBROS• Legalización:

▫ Articulo 27 del Código de comercio:▫ Presentar los libros en el Registro Mercantil antes de

utilizarlos. ▫ En el primer folio le ponen una diligencia indicando

los folios que tiene el libro, y en cada hoja el sello del Registro.

▫ Hoy día se puede llevar la contabilidad informatizada siempre que se impriman las hojas y se encuadernen de forma correlativa para formar los libros obligatorios. Además hay que presentarlos en el Registro Mercantil dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio económico.

•Realización de las anotaciones:▫De forma cronológica ▫Con claridad▫No modificaciones▫No tachaduras¿Qué hacer si nos equivocamos?a. Si llevamos la contabilidad de forma

tradicionalb. Si la llevamos con medios

informáticos.

•Conservación y valor de los libros:

▫Conservación: el Código de comercio establece que deben

conservarse durante seis años a partir de la última anotación realizada.

▫Valor: En el artículo 31 del CC se establece que

tienen valor como prueba ante los tribunales.

1.2 OBLIGACIONES FISCALES• PARA EL IMPUESTO SOBRE EL VALOR AÑADIDO:

(Régimen general)▫ LIBRO REGISTRO DE FACTURAS EXPEDIDAS DONDE SE

REGISTRARAN: Todas las facturas que se hayan expedido. Los documentos equivalentes o sustitutivos de facturas. Facturas rectificativas . Tiques y recibos que puedan cumplir la función de factura. Las facturas de las operaciones exentas de IVA.

Se deben anotar una por una.

¿Cuando se pueden agrupar? siempre estén numeradas correlativamente, emitidas en la misma fecha, que tengan el mismo tipo impositivo, que se emitan a particulares y que no exceda cada una de 100 € (IVA no incluido)

¿Cuando se puede dividir una factura en varios asientos?cuando en ella figuren operaciones con distintos tipos de IVA

• Libro registro de facturas recibidas donde se registrarán:▫ Todas las facturas y documentos equivalentes

que se reciban por los bienes adquiridos y los servicios comprados.

▫ Los documentos de aduanas de los bienes importados.

Todos los documentos deben estar numerados.Se registraran uno por uno.

Se pueden agrupar en un solo asiento: Si se han recibido en la misma fecha, proceden de un único proveedor, se hayan numerado correlativamente, su importe individual sea inferior a 500 € y su importe global no exceda de 6.000 € (IVA) incluido. En este caso, en el asiento resumen deben figurar:

▫ la fecha▫ los números inicial y final del conjunto de facturas▫ La base imponible global▫ El tipo impositivo▫ La cuota global

•Se puede dividir una factura en varios asientos:▫Si figuran en la misma operaciones con

distinto IVA.

(Ver rayado)

LIBRO REGISTRO DE BIENES DE INVERSIÓN• Se llevará solo cuando la empresa adquiera

bienes con derecho a deducción y bienes sin derecho a deducción de IVA.

• Se registraran los bienes de inversión adquiridos.

• De cada uno de ellos se reflejará:▫ Datos identificativos de las factura▫ La fecha de comienzo de utilización del bien▫ La prorrata aplicada y▫ Las regularizaciones anuales de las

deducciones aplicadas.

LIBRO REGISTROS DE DETERMINADAS OPERACIONES INTRACOMUNITARIAS•Hacer resumen del articulo 66 del

reglamento del IVA

MODO DE LLEVAR ESTOS LIBROS• Por orden de fechas, claridad y exactitud.• Sin modificaciones, ni tachaduras, ni espacios en blanco, ni

interpolaciones.• Al igual que los libros obligatorios que establece el CC si se

comete un error se debe corregir inmediatamente realizando una nueva anotación que corrija los efectos de la anotación anterior y se debe indicar el error cometido.

• En estos libros no se tiene que realizar ninguna diligencia.• Pueden estar encuadernados, o encuadernarse

posteriormente.• Se pueden realizar las anotaciones de forma manual o

informática.• Se deben conservar cuatro años a partir de la última

anotación realizada.

OBLIGACIONES FISCALES: REGIMENES ESPECIALES•Buscar en el reglamento del IVA cuales

son los regímenes especiales de IVA y que libros contables son obligatorios llevar.

OBLIGACIONES DE CARÁCTER CONTABLE DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA DE LAS PERSONAS FÍSICAS (IRPF)• Régimen de estimación normal:

▫ Libros contables establecidos por el Código de Comercio.• Régimen de estimación directa simplificada:

▫ Pueden llevar los libros contables del CC pero si no los llevan deben llevar:

Libro de ventas e ingresos. Libro de compras y gastos. Libro de bienes de inversión.

• Régimen de estimación objetiva del IRPF:▫ No tienen obligación de llevar ningún libro, salvo

excepcionesSe deben guardar las facturas recibidas numeradas por orden de fechas y copia de las facturas expedidas.

OBLIGACIONES DE CARÁCTER CONTABLE DEL IMPUESTO SOBRE SOCIEDADES

•El impuesto de sociedades solo exige en materia contable los libros diario y el libro de inventarios y cuentas anuales.

LIBROS AUXILIARES• LIBRO DE ALMACÉN:

▫ Para controlar de forma separada cada uno de los productos. (Ver modelo) Se estudiará el las unidades 3 y 4

• LIBROS AUXILIARES PARA EL CONTROL DE LA CARTERA DE PAGOS:▫ Controlar los pagos que la empresa tiene pendientes en cada momento.▫ La forma mas fácil de llevarlos es mediante un programa informático que nos

muestra por orden de vencimientos los pagos que tenemos que hacer en cada momento.

▫ Si lo hacemos de forma manual hemos de llevar dos libro: libro auxiliar de efectos a pagar( para las obligaciones instrumentalizadas en letras aceptadas) y un libro auxiliar de pagos para el resto de obligaciones.

• LIBROS AUXILIARES PARA EL CONTROL DE LA CARTERA DE COBROS:Controlar los cobros que la empresa tiene pendientes en cada momento.

La forma mas fácil de llevarlos es mediante un programa informático que nos muestra por orden de vencimientos los cobros que tenemos que hacer en cada momento. Si lo hacemos de forma manual hemos de llevar dos libro: libro auxiliar de efectos a cobrar( para los derechos instrumentalizados en letras ) y un libro auxiliar de cobros para el resto.

• (Ver modelos)

DOCUMENTOS SOPORTE PARA EL REGISTRO CONTABLE• Facturas y albaranes valorados, tanto expedidos como recibidos.• Facturas rectificativas expedidas a clientes y deudores.• Facturas rectificativas recibidas de proveedores o acreedores.• Documentos de entradas y salidas de almacén.• Documentos en el que se instrumentalizan los cobros y pagos

(letras, pagares, etc).• Documentos soporte de movimientos de fondos ( cheques, notas

de caja, notas de ingresos en bancos, etc).• Documentos de declaraciones y pagos de impuestos a Hacienda.• Documentos de pago a la Seguridad Social.• Nómina de los trabajadores.

Todos estos documentos deben estar localizables para poder efectuar las comprobaciones que se consideren necesarias.