UNIDAD DE TRABAJO Nº 1EL SISTEMA DE REGISTRO CONTABLE DE LA EMPRESA Y LA DOCUMENTACIÓN SOPORTE DE LOS HECHOS CONTABLE

1. EL SISTEMA DE REGISTRO CONTABLE

DE LA EMPRESA• Conjunto de libros y registros que debe llevar

una empresa para poder registrarconvenientemente los hechos contables quese originen en el desarrollo de su actividadempresarial.

HECHOS CONTABLES

• Aquellos acontencimientos que afectan , opueden afectar a los elementos patrimoniales dela empresa.

• ¿poner algunos ejemplos?

LIBROS CONTABLES OBLIGATORIOS

SEGÚN EL CÓDIGO DE COMERCIO• Libro diario donde se registran día a día todas

las operaciones realizadas por la empresa.

• ¿se permite registrar una anotación conjunta delos totales de las operaciones por periodos detiempos que no sean superiores a un mes?

• Libro de inventarios y cuentas anuales enel que se recogen diferentes documentos:

• Balance inicial detallado de la empresa.• Balance de comprobación de todas las cuentas.• Inventario del ejercicio.• Cuentas anuales:▫ Balance▫ Cuenta de pérdidas y ganancias▫ Estado de cambios en el patrimonio neto▫ Estado de flujos de efectivo▫ memoria

• Las sociedades mercantiles además han dellevar:

▫ un libro de actas, en el que constarán todos losacuerdos tomados por los socios en las juntasgenerales y demás órganos colegiados.

▫ Un informe de gestión.

• Las sociedades anónimas formularán ademásuna propuesta de aplicación del resultadoeconómico que hayan obtenido.

LIBRO IMPRESCINDIBLE

• Libro mayor que muestra la situación y elvalor de los diferentes elementos patrimoniales.

• La información es vital para la empresa ya quesin ella seria imposible hacer los balanceobligatorios ni conocer el estado del patrimoniode la empresa.

• ¿Por qué creéis que es así?

FORMA DE LLEVAR LOS LIBROS

• Legalización:▫ Articulo 27 del Código de comercio:▫ Presentar los libros en el Registro Mercantil antes de

utilizarlos.▫ En el primer folio le ponen una diligencia indicando

los folios que tiene el libro, y en cada hoja el sello delRegistro.

▫ Hoy día se puede llevar la contabilidadinformatizada siempre que se impriman las hojas yse encuadernen de forma correlativa para formar loslibros obligatorios. Además hay que presentarlos en elRegistro Mercantil dentro de los cuatro mesessiguientes al cierre del ejercicio económico.

• Realización de las anotaciones:

▫ De forma cronológica

▫ Con claridad

▫ No modificaciones

▫ No tachaduras

¿Qué hacer si nos equivocamos?

a. Si llevamos la contabilidad de formatradicional

b. Si la llevamos con medios informáticos.

• Conservación y valor de los libros:

▫ Conservación:

el Código de comercio establece que debenconservarse durante seis años a partir de la últimaanotación realizada.

▫ Valor:

En el artículo 31 del CC se establece que tienen valorcomo prueba ante los tribunales.

1.2 OBLIGACIONES FISCALES

• PARA EL IMPUESTO SOBRE EL VALOR AÑADIDO:(Régimen general)▫ LIBRO REGISTRO DE FACTURAS EXPEDIDAS DONDE SE

REGISTRARAN: Todas las facturas que se hayan expedido. Los documentos equivalentes o sustitutivos de facturas. Facturas rectificativas . Tiques y recibos que puedan cumplir la función de factura. Las facturas de las operaciones exentas de IVA.Se deben anotar una por una.

¿Cuando se pueden agrupar?siempre estén numeradas correlativamente, emitidas en la misma fecha,que tengan el mismo tipo impositivo, que se emitan a particulares y que noexceda cada una de 100 € (IVA no incluido)

¿Cuando se puede dividir una factura en varios asientos?cuando en ella figuren operaciones con distintos tipos de IVA

• Libro registro de facturas recibidas donde seregistrarán:

▫ Todas las facturas y documentos equivalentes quese reciban por los bienes adquiridos y los servicioscomprados.

▫ Los documentos de aduanas de los bienesimportados.

Todos los documentos deben estar numerados.

Se registraran uno por uno.

Se pueden agrupar en un solo asiento: Si sehan recibido en la misma fecha, proceden de unúnico proveedor, se hayan numeradocorrelativamente, su importe individual seainferior a 500 € y su importe global no exceda de6.000 € (IVA) incluido.En este caso, en el asiento resumen deben figurar:

▫ la fecha▫ los números inicial y final del conjunto de facturas▫ La base imponible global▫ El tipo impositivo▫ La cuota global

• Se puede dividir una factura en varios asientos:

▫ Si figuran en la misma operaciones con distintoIVA.

(Ver rayado)

LIBRO REGISTRO DE BIENES DE

INVERSIÓN• Se llevará solo cuando la empresa adquiera bienes

con derecho a deducción y bienes sin derecho adeducción de IVA.

• Se registraran los bienes de inversión adquiridos.

• De cada uno de ellos se reflejará:

▫ Datos identificativos de las factura

▫ La fecha de comienzo de utilización del bien

▫ La prorrata aplicada y

▫ Las regularizaciones anuales de las deduccionesaplicadas.

LIBRO REGISTROS DE DETERMINADAS

OPERACIONES INTRACOMUNITARIAS• Hacer resumen del articulo 66 del reglamento

del IVA

MODO DE LLEVAR ESTOS LIBROS

• Por orden de fechas, claridad y exactitud.• Sin modificaciones, ni tachaduras, ni espacios en blanco, ni

interpolaciones.• Al igual que los libros obligatorios que establece el CC si se

comete un error se debe corregir inmediatamente realizandouna nueva anotación que corrija los efectos de la anotaciónanterior y se debe indicar el error cometido.

• En estos libros no se tiene que realizar ninguna diligencia.• Pueden estar encuadernados, o encuadernarse

posteriormente.• Se pueden realizar las anotaciones de forma manual o

informática.• Se deben conservar cuatro años a partir de la última

anotación realizada.

OBLIGACIONES FISCALES: REGIMENES

ESPECIALES• Buscar en el reglamento del IVA cuales son los

regímenes especiales de IVA y que libroscontables son obligatorios llevar.

OBLIGACIONES DE CARÁCTER CONTABLE DEL

IMPUESTO SOBRE LA RENTA DE LAS PERSONAS

FÍSICAS (IRPF)

• Régimen de estimación normal:▫ Libros contables establecidos por el Código de Comercio.

• Régimen de estimación directa simplificada:▫ Pueden llevar los libros contables del CC pero si no los

llevan deben llevar: Libro de ventas e ingresos. Libro de compras y gastos. Libro de bienes de inversión.

• Régimen de estimación objetiva del IRPF:▫ No tienen obligación de llevar ningún libro, salvo

excepcionesSe deben guardar las facturas recibidas numeradaspor orden de fechas y copia de las facturasexpedidas.

OBLIGACIONES DE CARÁCTER CONTABLE DEL

IMPUESTO SOBRE SOCIEDADES

• El impuesto de sociedades solo exige en materiacontable los libros diario y el libro de inventariosy cuentas anuales.

LIBROS AUXILIARES

• LIBRO DE ALMACÉN:

▫ Para controlar de forma separada cada uno de los productos.

(Ver modelo)

Se estudiará el las unidades 3 y 4

• LIBROS AUXILIARES PARA EL CONTROL DE LA CARTERA DE PAGOS:

▫ Controlar los pagos que la empresa tiene pendientes en cada momento.

▫ La forma mas fácil de llevarlos es mediante un programa informático que nos muestra pororden de vencimientos los pagos que tenemos que hacer en cada momento.

▫ Si lo hacemos de forma manual hemos de llevar dos libro: libro auxiliar de efectos a pagar(para las obligaciones instrumentalizadas en letras aceptadas) y un libro auxiliar de pagos parael resto de obligaciones.

• LIBROS AUXILIARES PARA EL CONTROL DE LA CARTERA DE COBROS:

Controlar los cobros que la empresa tiene pendientes en cada momento.

La forma mas fácil de llevarlos es mediante un programa informático que nos muestra por ordende vencimientos los cobros que tenemos que hacer en cada momento.

Si lo hacemos de forma manual hemos de llevar dos libro: libro auxiliar de efectos a cobrar( paralos derechos instrumentalizados en letras ) y un libro auxiliar de cobros para el resto.

• (Ver modelos)

DOCUMENTOS SOPORTE PARA EL

REGISTRO CONTABLE• Facturas y albaranes valorados, tanto expedidos como recibidos.• Facturas rectificativas expedidas a clientes y deudores.• Facturas rectificativas recibidas de proveedores o acreedores.• Documentos de entradas y salidas de almacén.• Documentos en el que se instrumentalizan los cobros y pagos

(letras, pagares, etc).• Documentos soporte de movimientos de fondos ( cheques, notas de

caja, notas de ingresos en bancos, etc).• Documentos de declaraciones y pagos de impuestos a Hacienda.• Documentos de pago a la Seguridad Social.• Nómina de los trabajadores.

Todos estos documentos deben estar localizables para poderefectuar las comprobaciones que se consideren necesarias.