Unidad de Contabilidad OFICINA DE ADMINISTRACIÓN ...

OFICINA DE ADMINISTRACIÓN

Unidad de Contabilidad

PRO-UCT-06

PROCEDIMIENTO: EJECUCIÓN DEL GASTO SEDE CENTRAL Y DIRECCIONES EJECUTIVAS

UNIDAD EJECUTORA 001

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TABLA DE CONTENIDO

1. Objetivo.

2. Alcance.

3. Referencias.

4. Definiciones.

5. Descripción.

6. Registros.

7. Anexos

1.OBJETIVO.

Establecer el proceso de ejecución del gasto que asegure el adecuado manejo, así

mismo establecer la coherencia y fluidez de los procesos administrativos de los

documentos a través del cual se atiendan las obligaciones de gasto, con el objetivo de

cumplir las metas institucionales, conforme a la certificación presupuestal autorizada,

así como el control presupuestal y financiero.

2.ALCANCE.

Aplica en la Oficina de Administración (Unidad de Gestión de Recursos Humanos,

Unidad de Logística, Unidad de Contabilidad, Unidad de Ejecutoria Coactiva, área de

Tesorería y área de Control previo), la Oficina de Planificación y Desarrollo Institucional,

las áreas técnicas y las Direcciones Ejecutivas a nivel nacional.

Las actividades establecidas en el presente procedimiento aplican tanto a las servidoras

como a los servidores del SENASA, sin distinción de género y promoviendo la

interculturalidad.

3.REFERENCIAS.

a. Manual de Organización y Funciones del Servicio Nacional de Sanidad Agraria

SENASA.

b. Reglamento de Organización y Funciones del SENASA.

c. Ley Anual de Presupuesto del Sector Público, vigente para ejercicio fiscal.

d. Ley de Contrataciones del Estado, vigente para el ejercicio fiscal.

e. Directiva de Tesorería, vigente para el ejercicio fiscal.

f. Directiva para la Ejecución Presupuestaria vigente para el ejercicio fiscal.



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g. Clasificadores gastos y Clasificadores de ingresos y financiamiento, vigente

para el ejercicio fiscal.

h. Normas de Control Interno, aprobada por la Contraloría General de la República

vigente.

i. Reglamento de comprobantes de pago vigente de SUNAT.

j. Comunicado N°20-2018-PERU COMPRAS/DAM.

k. Directiva N°007-2018-PERU COMPRAS.

l. Procedimiento PRO-ULO-19: Contratación por montos iguales o menores a

ocho (8) UIT.

m. Decreto Legislativo N° 1432, que modifica el decreto legislativo N°1252,

decreto legislativo que crea el Sistema Nacional de Programación Multianual

y Gestión de Inversiones y deroga la Ley N° 27293, Ley del Sistema

Nacional de Inversión Pública.

n. Decreto Legislativo N° 1436, decreto legislativo marco de la Administración

Financiera del Sector Público.

o. Decreto Legislativo N° 1438, decreto legislativo del Sistema Nacional de

Contabilidad Pública.

p. Decreto Legislativo N° 1439, decreto legislativo del Sistema Nacional de

Abastecimiento.

q. Decreto Legislativo N° 1440, decreto legislativo del Sistema Nacional de

Presupuesto Público.

r. Decreto Legislativo N° 1441, decreto legislativo del Sistema Nacional de

Tesorería.

s. Decreto Legislativo N° 1442, decreto legislativo de la Gestión Fiscal de los

Recursos Humanos en el Sector Público.

t. Decreto Legislativo Nº 1444, decreto legislativo que modifica la Ley Nº

30225, Ley de Contrataciones del Estado.

u. Decreto Legislativo N° 1446, decreto legislativo que modifica la Ley N° 27658, Ley

Marco de Modernización de la Gestión del Estado.



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4.DEFINICIONES.

Calidad del Gasto. - Implica la aplicación del criterio de requerimientos de medios

y recursos financieros, derivados en acciones que dan valor agregado a las

funciones y el flujo de servicios prestados.

Certificado de Crédito Presupuestario/ CCP - Es el documento expedido por el

jefe de la Unidad de Planeamiento y Presupuesto o quien haga sus veces en

la Unidad Ejecutora, según disponibilidad presupuestal, con el cual se

garantiza la existencia de crédito presupuestal disponible y libre de afectación

para la asunción de obligaciones con cargo al presupuesto del respectivo año

fiscal.

Clasificadores Presupuestario de Ingresos y Gastos. - Instrumentos técnicos

que permiten el registro ordenado y uniforme de las operaciones del sector

público durante el proceso presupuestario.

Compromiso Anual. - Afectación presupuestaria anual con cargo a los montos

aprobados en la certificación.

Compromiso Mensual. - Afectación parcial con cargo a los montos aprobados

en el compromiso anual.

Devengado. - Acto donde se reconoce la obligación de pago formal, bien

atendido, servicio realizado o cumplimiento de los términos contractuales

Dirección General de Endeudamiento y Tesoro Público. - Es el órgano de

línea del Ministerio de Economía y Finanzas, rector de los Sistemas Nacionales

de Endeudamiento Público y de Tesorería, y como tal se constituye como la más

alta autoridad técnico-normativa en materia de endeudamiento público y

tesorería, encargado de proponer políticas y dictar normas y procedimientos para

la gestión global de activos y pasivos financieros, así como de la regulación y

administración de los fondos públicos y de la deuda pública.

Medidas de Ecoeficiencia. - Son acciones que permiten la mejora continua del

servicio público, mediante el uso de menores recursos, así como la generación

de menos impacto al medio ambiente. El resultado de la implementación de las

medidas se refleja en los indicadores de desempeño, de economía de recursos y

de minimización de residuos e impactos ambientales, y se traducen en un ahorro

económico para el Estado.



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Programación de Compromiso Anual / PCA.- Es un instrumento de

programación del gasto público de corto plazo, por toda fuente de financiamiento,

que permite la constante compatibilización de la programación del presupuesto

autorizado, con el marco macroeconómico multianual, las reglas fiscales

contenidas en la Ley de Responsabilidad y Transparencia Fiscal y la capacidad

de financiamiento del año fiscal respectivo.

Pago / Girado. - Pago de gastos devengados con recursos públicos.

Sistema integrado de Administración Financiera / SIAF RP - Constituye el

medio oficial para el registro, procesamiento y generación de la información

relacionada con la Administración Financiera del Recurso Público, y su

operatividad se desarrolla en el marco de la normatividad aprobada por los

Órganos Rectores.

Sistema Integrado de Gestión Administrativa / SIGA - Es un sistema

informático desarrollado por SENASA, que contribuye al ordenamiento y

simplificación de los procesos administrativos en el marco de las normas

establecidas por los Órganos Rectores de los Sistemas Administrativos del

Estado, permitiendo un manejo ordenado de los registros, procesamiento

y generación de información, simplificación de los procesos

administrativos, información oportuna de calidad, disponibilidad de

información de costos.

5.DESCRIPCIÓN.

A continuación, se presenta el flujograma del procedimiento.



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FLUJOGRAMA PARA LA EJECUCIÓN DEL GASTO SEDE CENTRAL Y DIRECCIONES EJECUTIVAS. UNIDAD EJECUTORA 001

(CONDICIONES PREVIAS, FASE DEL COMPROMISO Y FASE DE DEVENGADO)

DIRECCIONES EJECUTIVAS

Inicio Fin



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SEDE CENTRAL

Inicio

Fin



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5.1.De la aplicación del procedimiento.

El Director/a General de la Oficina de Administración es el responsable del seguimiento

y supervisión de la actualización del presente procedimiento.

El Director/a de la Unidad de Contabilidad en coordinación con los especialistas de la

Unidad de Contabilidad son responsables de actualizar el presente procedimiento.

En la Sede Central, las Unidades de la Oficina de Administración (Unidad de Gestión

de Recursos Humanos, Unidad de Logística, Unidad de Contabilidad, Unidad de

Ejecutoria Coactiva, área de Tesorería y área de Control previo), Oficina de

Planificación y Desarrollo Institucional y las áreas técnicas son responsables del

cumplimiento del presente procedimiento.

Los/as Directores/as Ejecutivos y Jefes/as de Área de Gestión son los responsables

de la Ejecución del Gasto y de hacer cumplir bajo responsabilidad el presente

procedimiento.

5.2. ETAPA DE EJECUCIÓN DEL GASTO

5.2.1. EL COMPROMISO

Es el acto administrativo por medio del cual se ordena un gasto con cargo al

presupuesto contenidos en el Certificado de Crédito Presupuestal – CCP que se

solicita a la Oficina de Planificación y Desarrollo Institucional-Unidad de

Planeamiento y Presupuesto que afecta los saldos disponibles de un crédito

presupuestario.

El compromiso es realizado dentro del marco de los créditos presupuestarios

aprobados en el presupuesto Institucional del pliego para el año fiscal, con sujeción

al monto de la Programación de Compromisos Anuales-PCA y respaldado en un

Certificado de Crédito Presupuestario-CCP.

En la etapa del Compromiso no se realizará impresión alguna, es decir cero papeles

aplicando medidas de ecoeficiencia.



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5.2.2. EL COMPROMISO SE SUSTENTA EN LOS SIGUIENTES DOCUMENTOS

Se sustenta con la documentación fuente descrita a continuación:

a) La Orden de compra - Guía de internamiento.

b) La Orden de servicio.

c) La Planilla única de pagos de remuneraciones.

d) La Planilla de practicantes.

e) La Planilla de retribuciones- CAS.

f) Resumen de locadores.

g) Fondo para Caja Chica – apertura, reembolso.

h) Plan de viáticos.

i) Resoluciones judiciales en calidad de cosa juzgada o laudo arbitral, que

contenga la obligación que se requiere atender.

j) Otros documentos oficiales: resoluciones, contratos, valorizaciones, convenios

que indiquen afectación preventiva del gasto.

5.2.3.Procedimiento del compromiso.

a) La Sede central y las Direcciones Ejecutivas a nivel nacional solicitarán vía

sistema a la Oficina de Planificación y Desarrollo Institucional - Unidad de

Planeamiento y Presupuesto el CCP a fin de generar los documentos

mencionados en el punto 5.2.2. para su afectación presupuestal.

b) Aprobado el certificado de crédito presupuestal (CCP) por la Oficina de

Planificación y Desarrollo Institucional – Unidad de Planeamiento y

Presupuesto; generan los documentos mencionados del punto 5.2.2. según

corresponda; remitiendo vía sistema SIGA (Logistica Sede Central, Logistica

Regionales- Direcciones Ejecutivas) a la Unidad de Contabilidad para la

afectación presupuestal.

c) Los Especialistas de la Unidad de contabilidad visualizan en el sistema SIGA el

módulo de presupuesto los documentos del gasto a nivel nacional y proceden

al registro del compromiso anual y registro mensual en el Sistema Integrado de



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Administración Financiera –RP (SIAF-RP) - Módulo Administrativo, una vez

registrado en el SIAF-RP, el número de expediente SIAF-RP se consigna a

cada documento de gasto en el sistema SIGA.

d) Los Especialistas de la Unidad de Contabilidad revisan y analizan las fuentes

de financiamiento, concepto de gasto, clasificador presupuestal del gasto,

importe, proceso de selección si corresponde (en caso se requiera se solicitará

la transferencia SEACE-MEF), para registrar el compromiso en el sistema

Integrado de Administración Financiera–RP (SIAF-RP) - Modulo Administrativo

y en el sistema Integrado de Gestión Administrativa SIGA. Cabe señalar que la

transmisión SEACE-MEF a efectos de visualizar el procedimiento de selección

en el SIAF-RP es dos (2) días hábiles siguientes de haberse realizado la

transmisión.

e) Si existiera alguna observación del ítem d), se devuelve tanto a la Sede Central

y Dirección Ejecutiva vía sistema con nota de rechazo a los operadores/as

logísticos/as y/o Jefes/as de área de Gestión, para la corrección

correspondiente.

f) Mensualmente, en los primeros cinco (05) días del mes, la Unidad de

Contabilidad presentan información presupuestal de la ejecución del gasto del

mes anterior a la Oficina de Administración.

g) Tanto la Sede Central y Direcciones Ejecutivas deben prever el tiempo y la

oportunidad de generar los documentos del gasto a fin de que se comprometan

oportunamente.

h) Los operadores/as logísticos y los Jefes/as de área de Gestión no pueden

anular órdenes de compra y/o órdenes de servicio en el sistema SIGA, sin antes

remitir un correo sustentatorio dirigido a su Jefe inmediato y al Director/a (e) de

la Unidad de Contabilidad.

i) Para las adquisiciones de activo fijo, antes de solicitar CCP la Unidad de

Logistica y las Direcciones Ejecutivas deben verificar el clasificador de gasto

que corresponde. De ser el caso podrán consultar con el área de



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patrimonio de la Unidad de Logística a fin de obtener el clasificador de gasto

adecuado al activo fijo que se requiera adquirir.

5.2.4. Duración del registro administrativo del Compromiso en el Sistema SIAF SP

El tiempo de duración del registro administrativo de la fase del compromiso anual y

el compromiso administrativo en el sistema Integrado de Administración Financiera

– RP (SIAF-RP) se realiza, salvo los siguientes casos:

a) Exista imprevistos del uso del Sistema SIAF y/o observaciones por parte del

Ministerio de Economía y Finanzas –MEF.

b) Volumen de documentos de gasto a nivel nacional cuya duración del registro

será no mayor a 01 día hábil.

5.3. ETAPA EJECUCIÓN DE GASTO SEDE CENTRAL Y DIRECCIONES EJECUTIVAS.

5.3.1.EL DEVENGADO

El devengado es el reconocimiento de una obligación de pago derivado de un

compromiso previamente formalizado y registrado que afecta en forma definitiva el

presupuesto institucional, con cargo a la correspondiente específica del gasto.

5.3.2.Formalización del devengado:

5.3.2.1. El Devengado se formaliza cuando se otorga la conformidad con alguno de los

documentos establecidos en el numeral 5.3.3 previa verificación, por parte de

área responsable, y se cumpla una de las siguientes condiciones:

a) La recepción satisfactoria de los bienes.

b) La prestación satisfactoria de los servicios.

c) El cumplimiento de los términos contractuales, en los casos que

contemplen adelantos, pagos contra entrega o entregas periódicas de las

prestaciones en la oportunidad u oportunidades establecidas en las

bases o en el contrato.



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5.3.2.2. El Devengado es registrado en el sistema Integrado de Administración

Financiera SP (SIAF-RP) y afecta en forma definitiva la Específica del Gasto

Comprometido, el cual queda reconocida la obligación de pago.

5.3.3.Requisitos y Registro del procedimiento.

El devengado se sustenta:

a) Factura electrónica si corresponde, boleta de venta u otros comprobantes de

pago reconocidos y establecidos de conformidad con el Reglamento de

Comprobantes de Pago aprobado por la SUNAT.

b) Orden de compra y/o orden de servicio

c) Valorización de obra acompañada de la respectiva factura.

d) Planilla única de pagos de remuneraciones.

e) Planilla de retribuciones.

f) Resumen de locadores.

g) Plan de viáticos.

h) Planilla de practicantes.

i) Planilla de compensación por tiempo de servicios – CTS.

j) Recibo por honorarios electrónicos.

k) Relación numerada de recibos por servicios públicos como agua potable,

suministro de energía eléctrica o telefonía, sustentada con los documentos

originales.

l) Formulario de pago de tributos.

m) Nota de cargo bancaria.

n) Resolución de reconocimiento de derechos de carácter laboral, tales como

sepelio y luto, gratificaciones, reintegros o indemnizaciones.

o) Resolución del fondo para Caja Chica y, en su caso, el documento que acredita

la rendición de cuentas y/o reembolso de dichos fondos.

p) Resolución judicial consentida o ejecutoriada.

q) Memorándum que autorice la ejecución del gasto.

r) Convenios, donaciones, con documentos que lo sustentan.



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s) Norma legal que autorice transferencias financieras.

t) Norma legal que apruebe la relación de personas naturales favorecidas con

subvenciones autorizadas de acuerdo a Ley.

u) Otros documentos que apruebe la Dirección General de Endeudamiento y

Tesoro Público.

En lo relacionado a la planilla neta de remuneraciones y pensiones, de acuerdo

al cronograma de pagos que aprueba el Viceministro de Hacienda.

Las retenciones diversas, según los cronogramas de pagos que establecen las

entidades recaudadoras y acreedoras y con las notificaciones de resoluciones

judiciales.

5.3.4.Procedimiento:

La Sede central y las Direcciones Ejecutivas deberán documentar de

acuerdo a los Procedimientos administrativos de la Oficina de

Administración, las órdenes de compra y/o órdenes de servicio y otros

documentos que se encuentran comprometidas y con registro SIAF-RP, a

efectos de remitir toda la documentación sustentatoria al área de Control Previo

para su revisión, la Unidad de Contabilidad procede con el registro del

devengado.

5.3.4.1 Los Jefes de Área de Gestión de las Direcciones Ejecutivas visualizarán en el

sistema las órdenes de compra y/o órdenes de servicio y otros documentos que

se encuentren comprometidas con registro SIAF-RP y procederán a revisar y

aprobar la documentación sustentatoria para remitir escaneado vía sistema al

módulo del área de control previo.

5.3.4.2 El Director/a Ejecutivo y/o jefes/as de Área de Gestión son los responsables

de la ejecución del gasto, siendo los Jefes/as de Área de Gestión responsable

de hacer las veces de Control Previo.

5.3.4.3 La documentación fuente que adjuntan vía sistema son: comprobante de pago

establecido por la SUNAT (factura, boletas de venta, boletos de cía. de aviación,

boletos de empresas de transporte terrestre, recibos por honorarios electrónicos

con su correspondiente suspensión de renta de cuarta según corresponda, entre



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otros), Certificación de Crédito Presupuestal, CCI del proveedor, Registro

Nacional de Proveedores-OSCE vigente.

5.3.4.4 El área de Control Previo de la sede central realiza acciones de control a la

documentación sustentatoria del gasto a nivel nacional; teniendo en cuenta el

punto 5.3.4.2.

5.3.4.5 El Área de control previo deriva vía sistema al módulo de contabilidad de la

Unidad de Contabilidad luego de haber realizado la revisión de la documentación

sustentatoria.

5.3.4.6 Los Especialistas de la Unidad de Contabilidad recepcionan la documentación

del gasto de la Sede Central en físico a través del área de Control Previo y de las

Direcciones Ejecutivas a través de la derivación vía sistema SIGA por parte del

área de Control Previo, para su respectivo registro en la fase del devengado en el

sistema Integrado de Administración Financiera – RP (SIAF-RP), realizando la

acción de control concurrente en la documentación del gasto de forma selectiva.

5.3.4.7 Si la documentación no es correcta se solicita a la Dirección Ejecutiva y/o

Sede Central, la corrección respectiva y remisión del mismo vía correo a la

unidad de contabilidad, de ser correcta la información remitida, los especialistas

de la Unidad de Contabilidad proceden a registrar la fase del devengado en el

sistema Integrado de Administración Financiera-RP (SIAF-RP).

5.3.4.8 Los Especialistas de la Unidad de Contabilidad emiten la nota del devengado

del Sistema Integrado de Gestión Administrativa – SIGA, respecto a las

Direcciones Ejecutivas; previa impresión de las órdenes de compra y/o órdenes

de servicio y otros documentos con los respectivos comprobantes de pago

establecidos por SUNAT, según los demás documentos fuentes se encontraran

escaneados en el sistema SIGA. Por su parte las Direcciones Ejecutivas

mantienen en custodia toda la documentación original en sus archivos para

posterior revisión o supervisión por parte de la OAD, OCI y la SOA.

5.3.4.9 Una vez registrado en el sistema Integrado de Administración Financiera-

RP (SIAF-RP) y Sistema Integrado de Gestión Administrativa - SIGA la

documentación es entregada al área de tesorería para la fase del Giro.



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5.3.5.Duración del registro administración de la fase del devengado en el

Sistema Integrado de Administración Financiera.

El tiempo de duración del registro administrativo de la fase del devengado de la

sede central y Direcciones Ejecutivas en el Sistema Integrado de Administración

Financiera - SP (SIAF-SP) depende de la aprobación por parte del MEF vía internet,

siendo no mayor a 01 día hábil salvo en los siguientes casos :

a) Exista imprevistos del uso del Sistema SIAF-RP y/o observaciones

por parte del Ministerio de Economía y Finanzas –MEF.

b) Volumen de documentos de gasto a nivel nacional cuya duración del

registro será no mayor a 02 días hábiles.

5.4. ETAPA EJECUCIÓN DE GASTO SEDE CENTRAL Y DIRECCIONES EJECUTIVAS.

5.4.1 EL GIRO

La Unidad de Contabilidad deriva los documentos al área de Tesorería para el

procesamiento y transmisión del gasto girado.

La D.G.T.P aprueba el giro del gasto al día siguiente hábil de la fase del

giro en el sistema Integrado de Administración Financiera - RP (SIAF-RP).

6.REGISTROS.

Registro en el Sistema Integrado de Administración Financiera - SIAF (Fase de COMPROMISO).

Registro en el Sistema Integrado de Gestión Administrativa - SIGA (Fase de COMPROMISO).

Registro en el Sistema Integrado de Administración Financiera - SIAF (Fase

DEVENGADO). Registro en el Sistema Integrado de Gestión Administrativa - SIGA (Fase de

DEVENGADO).

7.ANEXOS

No Aplica.



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Registro sistema Integrado de Administración Financiera - SIAF (Fase de

COMPROMISO)



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Registro sistema Integrado de Gestión Administrativa - SIGA (Fase de

COMPROMISO)

DIRECCIONES EJECUTIVAS

SEDE CENTRAL



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Registro sistema Integrado de Administración Financiera - SIAF (Fase

DEVENGADO)



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Registro sistema Integrado de Gestión Administrativa - SIGA (Fase de DEVENGADO)

CONTROL PREVIO

MODULO DE CONTABILIDAD



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NOTA DE DEVENGADO

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