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Perfil de una Secretaria

Debe ser una persona en la que se

tenga plena confianza y que cumpla con las

siguientes caractersticas:

- Buena presencia.

- Persona de buen trato, amable, corts y seria.

- Excelente redaccin y ortografa.- Facilidad de expresin verbal y escrita.

- Persona proactiva y organizada.

- Facilidad para interactuar en grupos.

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Funciones de una

Secretaria

Ser puntual en todas sus actividades .

Mantener discrecin sobre todo lo que respecta a la

empresa.

Hacer y recibir llamadas telefnicas para tener

informado a los jefes de los compromisos y dems

asuntos.

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Funciones de una

Secretaria

Recibir e informar asuntos que tengan que

ver con el departamento correspondiente, para que

todos estn informados y desarrollar bien el trabajo

asignado.

Evitar hacer comentarios innecesarios sobre cualquier

funcionario o departamentos dentro de la empresa.

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Funciones de una

Secretaria

Obedecer y realizar instrucciones que sean

asignadas por su jefe.

Mejora y aprendizaje contino.

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Secretaria = Confianza

Una buena secretaria debe ser acreedora

de la mxima confianza.

Su formacin, solidez, discrecin carcter,

personalidad... es clave para que exista una relacin de

confianza absoluta y sea copartcipe de las fortalezas y

debilidades de la empresa.

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Secretaria = Confianza

Su compromiso, fidelidad e identificacin

con la empresa y las personas que la dirigen debe ser

total.

Si se consigue la empata y confianza total entre el

jefe y secretaria, se est dando un paso de gigantes en

multitud de facetas.

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El tiempo es un recurso

muy valioso

Para un alto directivo (a) el tiempo

es su recurso ms escaso y valioso.

Poder atender el mximo de temas posibles y

hacerlo sin estrs y en "buena forma" es fundamental

el apoyo de una secretaria intuitiva e inteligente.

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El tiempo es un recurso

muy valioso

Hacer ganar tiempo a un alto directivo

es un arte y requiere una atencin permanente

y total.

Es preparar a tiempo toda la documentacin para

una reunin.

Es la habilidad para cortar una visita que se prolonga

excesivamente

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El tiempo es un recurso

muy valioso

Es dar la excusa perfecta para llegar

media hora ms tarde a una prxima reunin

Es alquilar un servicio de habitacin durante dos

horas para poder ducharse tras un viaje de diez horas y

llegar en perfectas condiciones a una reunin

importante...

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El tiempo es un recurso

muy valioso

Es dar la excusa perfecta por telfono

y que el jefe no quede mal.

Es saber lo que el jefe necesita, piensa y anticiparse a

drselo con la seguridad de no equivocarse.

Es saber cuando tiene sed, o es mandar la nota de

agradecimiento usual.

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El tiempo es un recurso

muy valioso

Es vivir el da intentando cuidar cada

minuto del jefe.

Es ayudarle a cumplir la agenda sin estrs y

manejando los imprevistos.

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La secretaria como

gestora

Una secretaria de alta direccin cada vez

que toma el telfono tiene que transmitir la

importancia de la empresa y de su mximo

representante, con tal maestra que se convierta en un

factor de imagen, invaluable para la empresa.

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La secretaria como

gestora

En otro orden de cosas, gestione

hbilmente en un vuelo de largo recorrido un upgradeafirts class.

Se preocupe de hacer llegar tres propuestas diferentes

para una cena especial y la reserva en la mesa ms

especial.

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La secretaria como

gestora

Se asegure de un trato personalizado en

el Hotel y de que los detalles estn impecables en el

business center.

Conseguir acelerar una entrega, gestionar una mejora

de cualquier tipo. Cunto vale una secretaria as?

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Hacer valer la

autoridad de su Jefe

Dar seguimiento temporal y eficiente:

buenas formas, recordatorios, llamadas antes

de la fecha...

En resumen, que sea posible que las personas

involucradas en la entrega de informacin, respuestas,

proyectos, etc. cumplan en tiempo y forma con el Jefe.

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Hacer valer la

autoridad de su Jefe

Y de esta manera, la mente del jefe

pueda descansar y ocuparse de cosas nuevas,

con la confianza que su secretaria da un seguimiento y

el pressing perfecto para que se ejecuten los temas

tratados y acordados.

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Aprender cursos

especializados

Debe formarse continuamente,

hacer cursos especializados y lo debe hacer en horarios

extra, sin que afecte al normal desarrollo de cada da.