Tutorial sistema administrativo
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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSIDAD FERMÍN TORO CABUDARE EDO. LARA Elementos que Componen un Sistema Administrativo Profesora: Alejandra Torres Alumnas: Azualde Alexandra C.I. 16.496.714 Rodríguez Yuretzi C.I: 18.557.923 Vera Karly C.I. 17.940.301 Caracas, Agosto 2013
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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN
SUPERIOR
UNIVERSIDAD FERMÍN TORO
CABUDARE EDO. LARA
Elementos que Componen un
Sistema Administrativo
Profesora: Alejandra Torres Alumnas:
Azualde Alexandra C.I. 16.496.714
Rodríguez Yuretzi C.I: 18.557.923
Vera Karly C.I. 17.940.301
Caracas, Agosto 2013
Módulo Administrativo
El Módulo Administrativo del Sistema SAINT Enterprise Administrativo, es
el eje fundamental del sistema, donde se hace la carga de información de
proveedores, instancias de inventario, depósitos, inventario, zonas,
vendedores, servicios, facturas en lote, convenios,clientes, servidores,
instrumentos de pago y operaciones. Desde este módulo se emiten los
reportes que le ayudarán en la toma dedecisiones, se verifican los estados
de cuenta de los clientes y proveedores en las cuentas por cobrar y pagar
respectivamente.
¿Cómo acceder al Módulo Administrativo?
Para ejecutar el Módulo Administrativo, desde el menú de Inicio del
escritorio de Windows, seleccione el elemento Programas y a continuación el
elemento SAINT Software Administrativo–Enterprise Administrativo–
Administrativo.
1.1. Estructura de la Ventana del Módulo Administrativo
La siguiente figura es la ventana principal del Módulo SAINT
Administrativo:
En la parte superior se encuentra una Barra Horizontal llamada Menú
ydebajo de esta, la Barra de Acceso Rápido (o de Herramientas).
La Barra de Menú tiene las siguientes opciones:
MENÚ ARCHIVO
En el menú archivo es donde se hace la carga de información dedatos
importantes como de proveedores, instancias de inventario,depósitos,
inventario, zonas, vendedores, servicios, facturas en lote,convenio, clientes,
servidores, instrumentos de pago y operaciones. Alhacer clic en el Menú
Archivo aparecerá una ventana tal como semuestra en la siguiente figura.
a) Proveedores
En la siguiente imagen se muestra la ventana de proveedores,
paraadministrar la información de los mismos:
b) Instancias
Las instancias permiten clasificar los productos del inventario y
agruparproductos de características similares, según las necesidades de
laempresa. Se sugiere consultar la clasificación del plan de cuentas
paraalinear con las instancias a efectos de consolidación.
c) Depósitos
Ubicación física de los productos en inventario. La siguiente
ventanapermite Agregar, Modificar o Borrar depósitos:
d) Inventario
Es inventario para una empresa comercializadora de productos, sontodos
aquellos bienes comprados para su posterior comercialización.Al entrar al
menú Archivo y seleccionar la opción Inventario productosse carga una
ventana como la siguiente:
Esta ventana es la que permite Agregar, Modificar y Borrar productosen la
parte izquierda de la ventana se encuentran los productos que yaestán
creados con su Código y Descripción; y, al lado derecho seencuentran todas
las fichas que dan información adicional de losproductos que ya existen o
que se van a crear.
e) Zonas:
Se puede hacer una división en función de ubicación geográfica, tipo de
clienteo por sectores de mercado. Para tener acceso a la ventana de zonas.
Al entraral menú Archivo y seleccionar la opción Zonas se desplegará una
ventanacomo la siguiente:
Posteriormente de seleccionada la opción Zonas se nos muestra
lasiguiente pantalla:
f) Vendedores
Los vendedores son los que ofrecen en venta los productos que estánen
inventario. Para tener acceso a la ventana de Vendedores hay queentrar al
menú Archivo al seleccionar la opción vendedores de lasiguiente manera:
Seguidamente de seleccionada la opción vendedores en el menúde
archivo se nos muestra la siguiente pantalla:
g) Servicios
Un servicio es aquel que presta la empresa que se transforma en
unbeneficio para el cliente (por Ej. servicio de reparación de teléfonos),los
servicios se caracterizan por no estar en el Inventario de laempresa. Para
tener acceso a la opción Servicios hay que entrar almenú Archivo y al
seleccionar la opción se presenta la siguienteventana.
h) Facturación en Lotes
La Facturación en Lotes es un proceso que permite agrupar productosde
Inventario y de Servicios que se facturan continuamente a los mismos
clientes. En la parte derecha de la ventana se encuentran los camposque
nos van a permitir crear una nueva Factura en Lote, como seve en la
siguiente ventana:
Al hacer click en la opción agregar se nos muestra la siguiente pantalla:
Agregar Facturas en Lote
Al hacer clic en el botón Agregar el cursor se posicionará en el
campocódigo, escriba una combinación de letras y números que
identifiquenla Factura en Lotes, en el campo descripción detalle el nombre
con elque se va a identificar la Factura en Lotes.
i) Convenios
La empresa puede tener ciertos clientes a los cuales les factura
condescuento por comprar una cantidad determinada de productos, paraesto
se usa el convenio.
j) Clientes
Un cliente es la persona natural o jurídica a quien la empresa vendebienes
o servicios. En el módulo Administrativo se realiza manejo delos clientes de
la empresa.
Esta opción permite agregar, modificar y borrar los Clientes, al hacerclic
en esta opción, se despliega la siguiente ventana:
k) Servidores
Las personas que, en la empresa prestan un servicio son
consideradosServidores. Cuando se factura un servicio, es porque ha sido
ejecutadopor un servidor. Al seleccionar el elemento de menú Archivo –
Servidores se activa la ventana que facilita el manejo de Servidores.
l) Instrumentos de Pago
El sistema facilita el manejo de los instrumentos de pago con que
laempresa acepta pagos o los realiza, tales como tarjetas de crédito,débito,
cesta ticket, TELPAGO, etc, permitiendo saber el porcentaje deRetención de
Impuesto y comisión que cobra cada una de ellos.
Al seleccionar del Menú Archivo la opción Instrumentos de Pago seactiva
la siguiente ventana:
m) Operaciones
Registre en este catálogo los diferentes tipos de retenciones deImpuesto
sobre la Renta que serán requeridos a la hora de hacerretenciones.También
puede ser usado para clasificar las operaciones de suempresa como los
centros de costos.
Al seleccionar del Menú Archivo la opción Operaciones se visualiza la
siguienteventana:
MENÚ TRANSACCIONES
En el menú Transacciones se podrá acceder a las
operacionesrelacionadas con el manejo comercial de su Empresa. El
elemento demenú Transacciones de Módulo Administrativo se despliega
mostrandosus opciones tal como muestra la siguiente figura:
La ventana de Cuentas por Cobrar, tiene la siguiente apariencia:
Facturas
En esta sección puede ingresar Facturas que no han sido registradasen el
sistema, (esta opción no emite facturas ni afecta al Inventario) alhacer clic en
esta opción, la ventana que aparece es la siguiente:
Notas de Débito
Anticipos / Nota de Crédito
Giros o Cuotas
n) Intereses de Mora
Los intereses de mora se ocasionan cuando el cliente sobrepasa loslapsos
para cancelar una obligación contraída con la empresa. Generala nota de
débito por el monto correspondiente a los interesescalculados del(os)
cliente(s).
Después de que se generen los intereses, se mostrarán todas lasfacturas
pendientes hasta la fecha tope que se indicó en la ventana y elinterés diario
de todas ellas. Seleccione las facturas a las que se leaplicará el interés de
mora y el sistema generará las notas de débito decada cliente.
o) Cuentas por pagar
La empresa genera cuentas por pagar como resultado de la
relacióncomercial con sus Proveedores, este módulo constituye
unaherramienta para llevar el control de las cuentas que contrajo laempresa
con sus Proveedores.
p) Operaciones de Inventario
Nos ubicamos en la parte de transacciones, operaciones deinventarios,
donde se nos desplegar varias opciones como: Trasladosde inventario, cargo
de inventario, descargos de inventarios, ajustesde inventarios, imprimir
operaciones de inventario y borrardocumentos en espera.
Cargo de Inventarios
Descargos de inventarios
Ajuste de Inventarios
MENÚ REPORTES
El SAINT Enterprise Administrativo provee al Agente una ampliavariedad
de Reportes, en esta sección solo se mostrarán los que seconsideran más
relevantes, aunque todos contienen información quepuede ser valiosa a la
hora de toma de decisiones. En la siguientesección se muestra cómo
generarlos.
Proveedores
Instancias
Inventario
Vendedores
Servicios
Servidores
Ventas
Compras
Impuestos
Bienvenido
A continuación le damos la bienvenida y le
presentaremos los elementos que compone el sistema
administrativo Valery, el cual le ayuda a controlar los
procesos administrativos de Facturación, Control de
Inventario y Cuentas por Cobrar así como los procesos
de Compras y Cuentas por Pagar y le dará un resumen de
las operaciones de su empresa a través de los reportes
gerenciales. Cabe destacar que Valery es un producto
hecho en Venezuela, desarrollado por un equipo de
profesionales venezolanos a su servicio. Por último le
invitamos a leer y analizar detenidamente este tutorial
con la finalidad de implementar correctamente el
sistema.
Es el software administrativo bajo
ambiente Windows. Su facilidad de
aprendizaje, así como el poco tiempo
necesario para su instalación,
implementación y su irresistible precio lo
convierten en la mejor solución
calidad/precio en software administrativo
para la pequeña y mediana empresa.
Características y Ventajas
Soporte a nivel nacional
Es el Software más económico del mercado.
Fácil de usar
Compatible con las impresoras fiscales, EPSON,
BEMATECH.
Compatible con WINDOWS 98, ME, XP, 2000,
SERVER 2003 Y VISTA
Compatible con cualquier tipo de red TPC/IP.
Manejo de visor de precios.
Limitaciones de usuarios por claves.
Menú Principal
Inventario: encargado de controlar los materiales, depósitos, productos
terminados, productos compuestos, operaciones de inventario, reportes y listados, inventario.
Ventas: encargado de los clientes, vendedores, presupuestos, pedidos,
notas de entrega, facturas de venta, devoluciones. Cuentas por Cobrar: relacionado con los estados de cuenta clientes,
relación de cobros a clientes, y análisis de vencimiento de clientes. Compras: registra los Proveedores, Órdenes de compra, Recepción de
compras, Recepción de facturas de compra, Devoluciones de compras, Compras al mes, Compras por departamento.
Cuentas por Pagar: lleva las Cuentas por pagar, estado de cuenta
proveedores, Relación de pagos a proveedores y Análisis de vencimiento a proveedores.
Nomina: clasifica el tipo de nomina, Asistente de nomina, Conceptos,
Ingreso de trabajadores, Cálculo de nomina, Cálculo de vacaciones, Cálculo de utilidades, Cálculo de liquidación.
Bancos : registra los Bancos, Cuentas bancarias, Beneficiarios,
Movimientos de banco, Conciliación bancaria, Tarjetas, Disponibilidad en cuentas bancarias, Movimientos en tránsito.
Sucursales: Generar actualización de productos, Generar cambios de
precio, Generar cuentas por pagar. Reportes: realiza Libro de ventas, Libro de compras, Retenciones de IVA,
Retenciones de ISLR, Libro de Inventario de entradas y salidas.
1. Instalación
2. Datos de la empresa
3. Menú principal
4. Ejecución de valery
ProfitPlus
Es el Sistema de Gestión Empresarial
Líder en el mercado Venezolano de ERP* para
las PYMES. Más de 100.000 Usuarios, 13.000
Clientes y 500 Profesionales Calificados lo
respaldan. Desarrollado por la prestigiosa casa
de software Softech, galardonada y premiada
por Microsoft en múltiples oportunidades.
Profit Plus Administrativo permite automatizar las operaciones
empresariales de forma integral y flexible.Maneja áreas como: Inventario,
Compras, Ventas, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Caja y Banco.
Permite dar una visión global de su negocio, lo cual significa disponibilidad
de información para la toma de decisiones en el momento oportuno.
Servicios
Soporte Remoto Teamviewer
Soporte Técnico
Soporte Externo visita de soporte
Programación Procesos Especiales
Implantación
ProfitPlus: Factura De venta
Inicio: Permite tener un listado de accesos directos a las operaciones
usadas más comúnmente en el sistema, en un periodo de tiempo menor a un
(1) mes, a fin de facilitar y agilizar el acceso a las mismas. Si se establecen
restricciones a determinadas opciones del sistema, a través de Mapas de
Acceso, no será posible acceder a ellas desde la carpeta Inicio
Usando el botón derecho del Mouse, es posible establecer que un
acceso directo se mantenga fijo en esta opción. Resumen de Operaciones
para tener acceso a esta funcionalidad, es necesario hacer la configuración
respectiva a nivel de mapas de acceso, ya que por defecto está deshabilitada
y no se permite el acceso; una vez activada la funcionalidad, es posible
obtener un resumen, a nivel gerencial, del monto de operaciones realizadas
en un periodo de tiempo específico, para los principales procesos delsistema
Cada vez que seleccione una tabla o proceso se desplegará en la
parte superior de la pantalla,un grupo de iconos que componen la barra de
herramientas del sistema. Esta barra permite ejecutar funciones de forma
rápida, las cuales Podrán ser encontradas también en los menús. Las
funciones que no apliquen para una tabla o proceso, aparecerán
desactivadas. Si desea cambiar la posición de la barra de herramientas ,
haga clic sobre la misma sin precisar en ningún icono mantenga oprimido y
arrástrela hasta la posición deseada.
Primero: Esta función muestra el primer registro de la ventana activa
según como estén ordenados los datos, sea por código o descripción. Para
ejecutar esta función desde el teclado presione las teclas Ctrl + Inicio
.
Anterior : Esta función muestra el registro anterior de la ventana activa
según como estén ordenados los datos, sea por código o descripción. Para
ejecutar esta función desde el teclado presione las teclas Ctrl +RePág.
Muetra de la Barra de Herramientas:
A través de los procesos de ventas se
puede indicar el código de cliente si no lo conoces, puede
utilizar la ayuda que te ofrece el sistema.
Luego debes indicar una forma de pago,
transporte o el número de control.
Después el código del artículo que desea
facturar o si utiliza código de barra o el
mismo puede ser escaneado o no logra
ubicarlo de igual forma cuentas con la ayuda
que te facilita el sistema para cada producto.
Debe indicar la cantidad que
deseas facturar o si manejas
lote, y te indicara si está o
no en sistema.
El sistema le arrojara una
clave si puede o no
continuar.
De esta manera Profit Plus se garantiza un control
óptimo de sus ventas integrado con su inventario y es
registrado con los productos que se van a facturar.
Verificando el monto pulse el disquette de la barra de
herramienta y el sistema de inmediato te indicara te registrara la
transacción.
Resumen de Ventas : se muestran de forma
detallada las cotizaciones a clientes,
pedidos, facturas de venta y devoluciones de
clientes, que se han realizado en los últimos
7 días, últimas 5 semanas, últimos 12 meses
y últimos 10 años, con el total respectivo a
cada caso.
Resumen de Compras: se muestran de forma detallada las
cotizaciones de proveedores, órdenes de compras
BIBLIOGRAFIA
http://www.iseweb.com/site/modules/content/index.php?id=5&gcli
d=CIOy7a__5LgCFenm7AodKygAlA
naikoshop.com › Sistemas Administrativos Valery
www.valery.com
http://saintnet.com/manuales-2/
http://www.google.co.ve/search?q=manual+para+usar+saint+
administrativo&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ei=nAL_UZex
Kojs8wSVgoGgAw&ved=0CAcQ_AUoAQ&biw=1164&bih=82
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