Trabajo Sistemas Contable

Organización y Sistemas Contables

2009 Diseño de un sistema de Contabilidad Para una empresa comercial: * Catalogo de Cuentas, *Instructivo de Cuentas, *Manual de Funciones, *Formularios

Universidad Nacional Autónoma de Nicaragua UNAN-Managua

Recinto Universitario Carlos Fonseca Amador RUCFA

Contabilidad Pública y

Finanzas

Cuarto Año

Turno Matutino

Aula: F-16

Grupo: 4141

Integrantes:

� Meybol Tatiana Bacca Araya � Anfrony Moisés Membreño Membreño � Denis Uriel Castro Siles � Abner Romero Sosa � William José Moreno Reyes

Contenido I. Objetivos .................................................................................................................................................................. 3

1) Generales .............................................................................................................................................................. 3

2) Específicos ............................................................................................................................................................ 3

II. Antecedentes ............................................................................................................................................................ 4

III. Justificación ......................................................................................................................................................... 4

IV. Desarrollo ............................................................................................................................................................ 5

1) Organigrama de la Empresa. ............................................................................................................................. 5

2) Catalogo de Cuentas e Instructivo de Cuentas .................................................................................................. 6

3) Políticas Contables de la Empresa. ...................................................................................................................27

4) Organigrama de la Contabilidad .......................................................................................................................28

5) Manual de Funciones .......................................................................................................................................28

6) Formularios .....................................................................................................................................................30

7) Procedimientos para cuentas especiales ..........................................................................................................75

8) Control Interno ................................................................................................................................................77

9) Anexos ............................................................................................................................................................81

I. Objetivos

1) Generales

• Poner en práctica los conocimientos adquiridos para la elaboración de un sistema contable para una empresa comercial

• Diseñar e implementar un Sistema Contable para una empresa comercial.

2) Específicos

• Diseñar una sistema contable adaptado a las necesidades especificas de una empresa comercial conforme los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados

• Estructurar un Catalogo de Cuentas que contengo todas las cuentas necesarias para el registro de las

operaciones de la empresa. • Elaborar el Manual de Contabilidad de la Empresa • Preparar y Detallar los Procedimientos y Políticas Contables de la Empresa

II. Antecedentes Importadora Tecnológica de Nicaragua S.A (IMTENSA) según sus Estatutos es una empresa comercial, constituida como una sociedad anónima una sociedad anónima constituida en escritura pública No. 311 del 1ero de Octubre del año 2006 ante los oficios notariales del Abogado y Notario Público Juan José Castro Sandoval, Su domicilio es la Ciudad de Managua, Capital de la República de Nicaragua pudiendo establecer oficinas y sucursales en toda la República y fuera de ella con arreglo de la legislación correspondiente. La escritura fue inscrita en el Registro Público Mercantil el 19 de Octubre del año 2005, asiento No. 496654, Página 178, tomo 51 del diario e inscrita con el No. 2355.26986-AZ9, Página 3241/3249 tomo 91827-AZ9 Libro Segundo de Sociedades de este Registro Público e inscrita con No. 433759, Página 1322/1333, tomo 2146 del Libro de Persona de este Registro Público.

Constituida con un plazo de 99 años, prorrogables. Capital Social de C$ 210,000.00. En sus inicios la empresa estaba conformada por dos socios fundadores. Luego en el 2006 y por el crecimiento de sus operaciones cambio su razón social a una sociedad Anónima.

Esta entidad se dedica a la importación de equipos tecnológicos y comercialización en forma directa al por mayor y al detalle.

Además puede dedicarse a cualquier tipo de actividad comercial, industrial, financiera, de inversión de negocios y servicios

Así mismo, podrá dedicarse a la exportación e importación, compra y venta al por mayor y menor de cualquier clase de bienes, venta por comisión, servicios de transporte, alquiles de bodegas y servicios de bodegajes, contratación de préstamos.

La sociedad tendrá facultades de ampliar sus objetivos, ya que lo aquí mencionado es meramente enunciativo y de ninguna manera taxativo.

Esta empresa sufrió una importante reestructuración hace varios años, al modificar las líneas y condiciones de ventas. A partir de dicha reestructuración, durante el primer período su resultado de operación estuvo muy cerca del punto de equilibrio. En el segundo año logro una pequeña utilidad que se incremento en el periodo siguiente como producto de variaciones en la estructura de costo y el margen bruto de utilidad. Y se le ha previsto una duración de 99 años calendario completo a partir de la inscripción de la escritura de constitución y estatutos en el Registro Público Mercantil de este departamento.

III. Justificación El objetivo del presente trabajo es diseñar y aplicar un Sistema de Contabilidad para una empresa comercial, - IMTENSA- aplicando los Principios de Contabilidad Generalmente aceptados, cumpliendo con los requerimientos legales que afectan a este tipo de empresas.

También se elaboraran los procedimientos y políticas para lograr el correcto registro de las operaciones de la empresa, para el procesamiento de los datos generados por las operaciones sin omisiones y presentando toda la información relevante de la Situación Financiera de Empresa y sus Flujos de Efectivo.

La entidad desde sus inicios ha implementado el mismo sistema de Contabilidad, por lo que necesita actualizarlo para cumplir con sus necesidades de control y registro.

La empresa ha decidido crear un departamento de Contabilidad independiente en la empresa.

Para dicho departamento se necesita diseñar e implementar un nuevo sistema contable con su manual.

IV. Desarrollo

1) Organigrama de la Empresa.

Junta General de

Accionistas

Junta Directiva

Gerencial General

Vice-Gerencia Administrativa

Recursos Humanos

Vice-Gerencia Financiera

Dpto Contabilidad

Vice-Gerencia Comercial

Dpto Ventas Dpto Cobros

2) Catalogo de Cuentas e Instructivo de Cuentas

Para la Codificación del Catalogo de Cuentas de IMTENSA se utilizo un código numérico para la codificación de las cuentas. Las razones por las que se eligió este sistema de codificación son:

� Fácil de realizar � Flexibilidad para agregar nuevas cuentas según las necesidades de la empresa.

Para determinar el código correspondiente a cada cuenta se siguió el siguiente modelo:

Para los rubros se eligió la clasificación clásica recomendada por los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.

Rubros 1 Activos 2 Pasivos 3 Patrimonio 4 Cuentas de Orden 5 Ventas

6 Costos de Venta 7 Gastos y Egresos 8 Otros Gastos e Ingresos 9 Cuentas de Cierre

Para las clases se siguió el siguiente esquema, siempre según los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados:

Rubros Clases 1 Activos 1 Circulante 2 Fijo 3 Diferido 2 Pasivos 1 Circulante 2 A Largo Plazo 3 Patrimonio 1 Capital Social 2 Reservas Patrimoniales 3 Resultados 4 Cuentas de Orden

5 Ventas 1 Ingresos Corrientes 6 Costos de Ventas 1 Costo de Venta 7 Gastos y Egresos 1 Gastos de Venta 2 Gastos de Administración 3 Gastos y Productos Financieros 8 Otros Gastos e Ingresos 1 Otros Gastos 2 Otros Ingresos 9 Cuentas de Cierre 1 Cuentas de Cierre

Las cuentas de mayor se ordenan de acuerdo a su disponibilidad (activos) o a su exigibilidad (pasivos) de acuerdo con los PCGA Así el código del catalogo de cuentas para Imtensa está formado por 5 niveles y consta de 7 dígitos de la siguiente manera:

1110100

Rubro Clase Cuenta de Mayor Sub.- Cuenta Sub-sub-cuenta

IMTENSA Importadora Tecnológica Nicaragüense

Catalogo de Cuentas Contables

Código Cuenta Tipo Nivel

1110000 Caja M 1

1110100 Moneda Nacional D 2

1110200 Moneda Extranjera D 2

1110300 Caja Chica D 2

1110400 Sobrante en Caja D 2

1120000 Bancos M 1

1120100 Moneda Nacional BAC 01801476-2 D 2

1120200 Moneda Extranjera BAC 018014776 D 2

1130000 Cuentas y Documentos por Cobrar M 1

1130100 Cuentas por Cobrar - Clientes D 2

1130101 Nacionales D 3

1130102 Extranjeros D 3

1130100 Documentos por Cobrar D 2



1140000 Estimación para Cuentas de Cobro Dudoso M 1



1150100 Inversiones en Otras Empresas M 1

1150200 Inversión en Acciones D 2

1160000 Almacén M 1

1160100 Inventario D 2

1160200 Mercadería en Transito D 2

1170000 Pagados por Anticipado M 1

1170100 Anticipo a Proveedores D 2



1170200 Impuestos pagados por anticipado D 2

1170201 IVA pagado por anticipado D 3

1170202 IR pagado por anticipado D 3

1170203 Otros Impuestos pagados por anticipados D 3

1170300 Intereses pagados por anticipado D 2

1170301 Otros Intereses pagados por anticipado D 3

1170302 Intereses bancarios pagados por anticipado D 3

1170400 Gastos Pagados por Anticipado D 2

1170401 Renta Pagada por Anticipado D 3

1170402 Seguro pagado por anticipado D 3

1170403 Publicidad D 3

1170404 Seguridad Pagada por Anticipado D 3

1170405 Adelantos salariales D 3

1170406 Mantenimiento D 3

1180000 Papelería y Útiles de Oficina M 1

1180100 Papelería D 2

1180100 Útiles de Oficina D 2

1190000 Otras Cuentas Por Cobrar M 1

1190100 Deudores Diversos D 2

1190200 Prestamos a Funcionarios y Empleados D 2

1190300 Faltante en Caja D 2

1190400 Intereses por Cobrar D 2

1190500 Otras Cuentas por Cobrar D 2

1210000 Terrenos M 1

1210100 Terreno D 2

1220000 Mobiliario y Equipo de Oficina M 1

1220100 Mobiliario D 2

1220200 Equipo de Oficina D 2

1230000 Edificio M 1

1230100 Edificio D 2

1240000 Equipo Rodante Y de Reparto M 1

1240100 Equipo Rodante y de Transporte D 2

1240200 Equipo de Reparto D 2

1250000 Herramientas y enseres M 1

1250100 Herramientas de trabajo liviano D 2

1250200 Herramientas de trabajo pesado D 2

1250300 Herramientas auxiliares D 2

1260000 Depreciación Acumulada M 1

1260100 Depreciación de Mobiliario y Equipo de Oficina D 2

1260200 Depreciación de Edificio D 2

1260300 Depreciación de Equipo Rodante Y de Reparto D 2

1260400 Depreciación de Herramientas y Enseres D 2

1310000 Gastos de Instalación M 1

1310100 Gastos de Constitución D 2

1310200 Gastos Pre-operativos D 2

1310300 Mejoras en Bienes Arrendados D 2

1310400 Amortización de Gastos de Instalación D 3

1310401 Gastos de Constitución D 3

1310402 Gastos Pre operativos D 3

1310403 Mejoras en Bienes Arrendados D 3

2110000 Cuentas por Pagar/Proveedores M 1



2120000 Documentos por Pagar M 1



2130000 Prestamos por Pagar corto plazo M 1



2140000 Impuestos por pagar M 1

2140100 IR por Pagar D 2

2140200 IBI por Pagar D 2

2140300 Impuesto Municipal D 2

2150000 Retenciones por Pagar M 2

2150100 INSS Laboral D 2

2150200 IR laboral D 2

2150300 Retención por servicios profesionales (10%) D 2

2150400 IVA retenido por Pagar D 2

2150500 2% IR en la fuente D 2

2160000 Gastos Acumulados por Pagar M 1

2160100 Seguro Social por Pagar D 2

2160200 Sueldos y Salarios D 2

2160300 Vacaciones D 2

2160400 Aguinaldo D 2

2160500 Indemnizaciones D 2

2160600 Comisiones D 2

2160700 Agua D 2

2160800 Teléfono D 2

2160900 Luz D 2

2161000 Internet D 2

2161100 Publicidad D 2

2161200 Inatec D 2

2161300 Viáticos D 2

2161400 Otros Gastos Acumulados por Pagar D 2

2170000 Acreedores Diversos M 1

2170100 Anticipos de Clientes D 2

2170200 Acreedores Diversos D 2

2180000 Intereses por pagar M 1

2180100 Intereses bancarios D 2

2210000 Prestamos por Pagar a largo plazo M 1



2220000 Hipoteca por pagar a largo plazo M 1



2230000 Documentos por pagar a largo plazo M 1



3100000 Capital Social M 1

3110000 Capital Social D 2

3110100 Capital Suscrito Pagado D 2

3110101 Capital Ordinario D 2

3110102 Capital Preferente D 2

3110200 Capital Suscrito no Pagado D 2

3110201 Capital Ordinario D 2

3110202 Capital Preferente D 2

3120000 Capital Donado D 2

3200000 Reservas Patrimoniales M 1

3210000 Reserva Legal D 2

3220000 Reservas para Reinversión D 2

3220100 Reservas Estatutarias D 2

3220200 Otras Reservas D 2

3300000 Resultados M 1

3310000 Resultado Neto del Ejercicio D 2

3320000 Resultados Acumulados de Ejercicios Anteriores D 2

3330000 Resultados no Distribuibles D 2

4110000 Cuentas de Orden M 1

4110100 Mercadería en consignación D 2

4110200 Activos fuera de uso D 2

4110300 Otras contingencias. D 2

5100000 Ventas M 1

5100100 Al Contado D 2

5100200 Al Crédito D 2

6100000 Costo de Venta M 1

6100100 Costo de Venta D 2

7100000 Gastos de Venta M 1

7110100 Salarios, Remuneraciones y Prestaciones D 2

7110200 Sueldos y Salario D 2



7110500 Incentivos D 2

7110600 Horas Extra D 2

7110700 INSS Patronal D 2

7110800 INATEC D 2



7111100 Indemnización D 2

7111200 Otros Ingresos Laborales D 2

7120000 Servicios D 2

7120100 Electricidad D 2


7120300 Agua D 2


7120500 Cable D 2

7120600 Vigilancia D 2

7120700 Limpieza D 2

7130000 Depreciaciones, Amortizaciones y Mantenimiento D 2

7130100 Depreciación D 2

7130200 Amortización D 2


7140000 Impuestos y Tributos D 2

7140100 1% Ingresos Netos (Tributo Alcaldía) D 2

7150000 Otros Gastos De Venta D 2

7150100 Otros Gastos de Venta D 2

7200000 Gastos de Administración M 1

7210000 Salarios, Remuneraciones y Prestaciones D 2

7210100 Sueldos y Salario D 2



7210400 Incentivos D 2

7210500 Horas Extra D 2

7210600 INSS Patronal D 2

7210700 INATEC D 2



7211000 Indemnización D 2

7211100 Otros Ingresos Laborales D 2

7220000 Servicios D 2

7220100 Electricidad D 2


7220300 Agua D 2


7220500 Cable D 2

7220600 Vigilancia D 2

7220700 Limpieza D 2

7230000 Depreciaciones, Amortizaciones y Mantenimiento D 2

7230100 Depreciación D 2

7230200 Amortización D 2


7240000 Impuestos y Tributos D 2

7240100 IBI D 2

7240200 Basura D 2

7250000 Otros Gastos De Administración D 2

7250100 Otros Gastos De Administración D 2

7300000 Gastos y Productos Financieros M 1

7310000 Productos Financieros D 2

7310100 Intereses por Cobrar D 2

7310200 Otros Productos Financieros D 2

7320000 Gastos Financieros D 2

7320100 Intereses por Pagar D 2

7320200 Otros Gastos Financieros D 2

7330000 Diferencial Cambiario D 2

7330100 Perdida Cambiaria D 3

7330200 Utilidad Cambiaria D 3

8100000 Otros Gastos M 1

8110000 Perdidas por Reevaluación D 2

8110100 Perdida en Venta de Activo Fijo D 3

8110200 Otros Gastos por Reevaluación D 3

8120000 Otros Gastos D 2

8200000 Otros Ingresos M 1

8210000 Ingresos por Reevaluación D 2

8210100 Ganancia en Venta de Activos Fijos D 3

8210200 Otras Utilidades por Reevaluación D 3

8230000 Otros Ingresos D 2

9110000 Cuentas de cierre C -

9110100 Utilidad o Perdida Antes Ir C -

9110200 Impuesto Mínimo Sobre la Renta C -

IMTENSA Importadora Tecnológica Nicaragüense S.A

Instructivo para el Catalogo de Cuentas Contables

Cuenta: Caja Descripción: Efectico y Equivalentes de Efectivo (cheques, vales, etc.,) propiedad de la empresa que está custodiada físicamente en el área de Caja de la empresa. Objetivo: Controlar el efectivo y los equivalentes de efectivo recibidos por la empresa en sus operaciones. Se subdivide en:

� Moneda Nacional � Moneda Extranjera

� Caja Chica � Sobrante / Faltante en Caja

Código: 1110000 Saldo: Deudor Clasificación: Activo, Circulante,

Se Carga Con Crédito a

Código Cuenta

• Del valor de su saldo deudor al iniciar el ejercicio • Del valor nominal del los pagos totales o parciales recibidos de

los clientes • Del valor nominal de los sobrantes en arqueos de caja

- 1130000

8230000

- Cuentas y Documentos por

Cobrar Otros Ingresos

Se Abona Con Cargo a

Código Cuenta

• Del valor nominal del efectivo entregado o pagado por la empresa

• Del valor nominal de faltantes en arqueos de caja • Del valor de su saldo para saldarla • Del valor de los traslados a las Cuentas Bancarias de la

empresa.

7100000/ 7200000 8120000 - 1120000

Gastos de Venta / Administración Otros Gastos

-

Bancos

Cuenta: Bancos Descripción: Cuentas corrientes a nombre de la Entidad en las diferentes Instituciones Financieras libres de restricción para su uso Objetivo: Controlar la disponibilidad de efectivo depositado en las cuentas corrientes de la empresa. Se subdivide en:


o Detalle de cada Cuenta Individual Código: 1120000 Saldo: Deudor Clasificación: Activo, Circulante,


Código Cuenta

• Del valor de su saldo acreedor al iniciar el ejercicio • Del valor de nuevos depósitos realizadas en la cuenta de la

empresa • Del valor de la transferencias bancarias realizadas a la empresa

por cuenta de terceros • Del valor de los intereses ganados • Del valor de las Notas de Crédito a favor del la empresa

- 1110000

1130000

7300000 8200000

- Caja

Clientes

Productos Financieros

Otros Ingresos


Código Cuenta

• Del valor de los cheques expedidos por la empresa • Del valor de los créditos realizados por el banco en concepto de

servicios bancarios

2110000 7300000

Proveedores Gastos Financieros

• Del valor de la Notas de Debito giradas contra la empresa • Del valor de su saldo para saldarla

8100000 Otros Gastos -

Cuenta: Cuentas y Documentos por Cobrar Descripción: Control de las ventas al crédito que realiza la empresa a sus clientes pendientes de cobro. Objetivo: Controla los derechos exigibles a sus clientes que ha adquirido la empresa por ventas al crédito relacionadas con su giro comercial principal Se subdivide para su control en:

� Cuentas por Cobrar – Clientes

• Nacionales

• Extranjeros

� Documentos por Cobrar

• Nacionales

• Extranjeros

Código: 1130000 Saldo: Deudor Clasificación: Activo, Circulante


Código Cuenta

• Del valor de su saldo deudor al iniciar el Ejercicio • Del valor de las ventas al crédito • Del valor de Documentos por Cobrar firmados a favor de la

empresa • Del valor de los intereses cargados a los clientes y Documentos

por Cobrar, corrientes y moratorios.

5100000 5100000

7300000

- Ventas Ventas

Productos Financieros


Código Cuenta

• Del valor de las rebajas o bonificaciones sobre ventas al crédito • Del valor de las devoluciones por ventas al crédito • Del valor de las cuentas que se consideren incobrables • Del valor de su saldo para saldarla

5100000 5100000 11400000

Ventas Ventas

Estimación Ctas Inc. -

Cuenta: Estimación para Cuentas de Cobro Dudoso Descripción: Provisión de la empresa como previsión a la posible no recuperación de algunas cuentas pendientes de cobro: Objetivo: Reflejar el valor de las provisiones hechas por la empresa en previsión al no pago de algunas de sus deudores por ventas al crédito Código: 1140000 Saldo: Acreedor Clasificación: Activo, Circulante


Código Cuenta

• Del valor de las disminuciones realizadas a la estimación de cuentas de cobro dudoso

• Del valor de las cuentas por cobrar que se consideran totalmente incobrables.

• Del valor de su saldo para saldarla

7100000/7200000

7100000/7200000

Gastos de Venta / Admón.

Gastos de Venta / Admón.


Código Cuenta

• Del valor de su saldo al iniciar el ejercicio • Del valor de los aumentos realizados a la estimación

- 7100000/7200000

- Gastos de Venta /

Admón

Cuenta: Almacén Descripción: Inventario de productos listos para su venta y pedidos en camino. Objetivo: Controlar las existencias de productos para la venta que tiene la empresa en almacenes o que se tiene la certeza que está en camino al almacén. Se subdivide para su control en las siguientes subcuentas:

� Inventario � Mercadería en Transito



Código Cuenta

• Del valor de su saldo inicial al inicio del periodo • Del valor de nuevas compras de mercadería para la venta. • Del valor de las devoluciones sobre ventas al costo que hacen los

clientes. • Del valor de cantidades de mas encontradas en conteos físicos • Del valor de revaluaciones realizadas al inventario • Del valor de la mercadería en transito • Del valor de las importaciones liquidadas

- 2110000 1130000

8200000 8200000 21100000 11600000

- Proveedores

Clientes

Otros Ingresos Otros Ingresos Proveedores

Mercadería En Transito


Código Cuenta

• Del valor de las devoluciones de productos hechas a los proveedores

• Del valor al costo de los productos dados de baja • Del valor de las devaluaciones realizadas • Del valor de los faltantes encontrados en conteos físicos • Del valor de la mercadería Vendidad • Del valor de su saldo para saldarla.

21100000

8100000 8100000 11900000 6100000

Proveedores

Otros Gastos Otros Gastos

Otras Cuentas/Cob Costo de Venta

Cuenta: Pagos por Anticipado Descripción: Servicios cancelados por anticipado amortizables a lo largo del periodo Objetivo: Controlar el valor de los pagos por anticipado realizados por la empresa y los derechos adquiridos a Corto Plazo Se subdivide para su control en las siguientes subcuentas:

� Anticipo a Proveedores � Impuestos Pagados por Anticipado

� Intereses Pagados por Anticipado � Gastos Pagados por Anticipado



Código Cuenta

• Del valor de su saldo inicial al inicio del periodo. • Del valor de pagos por anticipado que realiza la empresa. • Del valor de los derechos exigibles que adquiere la empresa a

corto plazo.

- 1120000 1190000

- Bancos

Otras Cuentas por Cobrar


Código Cuenta

• Del valor de las amortizaciones que se van realizando a lo largo del periodo

• Del valor de los pagos vencidos durante el periodo • Del valor de las cuentas que se compensan. • Del valor de su saldo para saldarla

7130200 / 7230200

7130300/72303000 2170000

-

Gasto Venta / Admón.

Gasto Venta/Admón. Acreedores Diversos -

Cuenta: Papelería y útiles Descripción: Útiles de oficina usados por la empresa para sus operaciones y talonarios de papelería. Objetivo: Controlar el valor y la existencia de los útiles de oficina y la papelería que emplea la empresa en sus labores diarias. Se subdivide para su control en las siguientes subcuentas:

� Papelería � Útiles de Oficina



Código Cuenta

• Del valor de su saldo inicial al inicio del periodo. • Del valor al costo de la compras de Papelería y Útiles de Oficina.

- 1120000

- Bancos


Código Cuenta

• Del valor de la papelería que se va gastando en las operaciones normales de la empresa

• Del valor de los Útiles de Oficina dados de Baja • Del valor de su saldo para saldarla

7100000/7200000

8100000 -

Gasto Venta/Admón

Otros Gastos -

Cuentas: Otras cuentas por Cobrar Descripción: Cuentas pendientes de Cobro por operaciones diferentes al giro comercial habitual de la empresa Objetivo: Controlar el valor de las otras cuentas por cobrar y otros derechos que no sean derivados del giro comercial habitual de la empresa Código: 1180000 Saldo: Deudor Clasificación: Activo, Circulante


Código Cuenta

• Del valor de su saldo inicial al inicio del periodo. • Del valor de otras cuentas por cobrar o derechos exigible no

relacionados con el giro comercial de la empresa.

- 8100000/ 1120000

- Otros Gastos / Banco


Código Cuenta

• Del valor de las cuentas por cobrar que se van cobrando o saldando


11100000 Caja

Cuenta: Terrenos Descripción: Áreas de terreno propiedad de empresa. Objetivo: Controlar el valor de los terrenos propiedad de la empresa Código: 1210000 Saldo: Deudor Clasificación: Activo, Fijo


Código Cuenta

• Del valor de su saldo deudor al iniciar el ejercicio • Del valor al costo de los terrenos adquiridos por la empresa

2170000

Acreedores Diversos


Código Cuenta

• Del valor de su saldo para saldarla • Del valor nominal de los terrenos vendidos

11901000

Deudores Diversos

Cuenta: Mobiliario y Equipo de Oficina Descripción: Muebles, equipos tecnológicos, etc. propiedad de la empresa y empleados en sus diferentes áreas para cumplir con sus objetivos. Objetivo: Controlar el valor y la existencia de los Equipos de Oficina y el Mobiliario utilizado por la empresa en sus operaciones Se divide en:

� Mobiliario � Equipo de Oficina

Código: 1220000 Saldo: Deudor Clasificación: Activo, Fijo


Código Cuenta

• Del valor de su saldo deudor al iniciar el ejercicio • Del valor al costo nominal del nuevo Mobiliario y Equipo de

Oficina adquirido por la empresa.

2170000

Acreedores Diversos


Código Cuenta

• Del valor nominal de Mobiliario dado de baja temporal o totalmente

• Del valor nominal del Mobiliario vendido • Del valor de su saldo para saldarla

4110200

1190100

Activo Fuera de Uso

Deudores Diversos

Cuenta: Edificio Descripción: Instalaciones y Construcciones propiedad de la empresa valuadas a su costo Histórico. Objetivo: Controlar y registrar el valor de los bienes inmuebles propiedad de la empresa. Código: 1230000 Saldo: Deudor Clasificación: Activo, Fijo


Código Cuenta

• Del valor de su saldo deudor al iniciar el ejercicio • Del valor al costo de los nuevos Edificios • Del valor de las mejoras realizadas al Edificios • Del valor de las revaluaciones realizados a los Edificios

propiedad de la empresa

2170000 1310300 8200000

Acreedores Diversos Mejoras en Bienes

Otros Ingresos


Código Cuenta

• Del valor nominal de los Edificios dado de baja temporal o totalmente

• Del valor nominal de los Edificios vendidos • Del valor de su saldo para saldarla

4110200

1190100

Activos Fuera de Uso

Deudores Diversos

Cuenta: Equipo Rodante Descripción: Vehículos y equipos automotores propiedad de la empresa valuados a sus costo histórico. Objetivo: Controlar el valor y la existencias de equipos automotores de la empresa Se subdivide en:

� Equipo Rodante y de Transporte � Equipo de Reparto

Código: 1240000 Saldo: Deudor Clasificación: Activo, Fijo


Código Cuenta

• Del valor de su saldo deudor al iniciar el ejercicio • Del valor de las nuevas adquisiciones de equipo rodante • Del valor de las mejoras y mantenimiento • Del valor de las revaluaciones realizadas

2170000

7130300/ 7230300

Acreedores Diversos

Gastos Venta / Admón.


Código Cuenta

• Del valor nominal de los equipos rodantes vendidos • Del valor de su saldo para saldarla

1190100 Deudores Diversos

Cuenta: Herramientas y enseres Descripción: Utensilios y Instrumentos empleados por la empresa Objetivo: Controlar la valuación y existencia de las herramientas y enseres de la empresa. Código: 1250000 Saldo: Deudor Clasificación: Activo, Fijo


Código Cuenta

• Del valor de su saldo al inicio del ejercicio • Del valor nominal de nuevas adquisiciones

2170000

Acreedores Diversos


Código Cuenta

• Del valor de la venta de herramientas • Del valor nominal de aquellas que se desechan • Del valor de su saldo para saldarlas

1110000 8100000

Caja Otros Gastos

Cuenta: Depreciación Acumulada Descripción: Amortización del valor del los activos fijo de la empresa Objetivo: Controlar el valor de los activos fijos que se va amortizando Código: 1260000 Saldo: Acreedor Clasificación: Activo, Fijo


Código Cuenta



Código Cuenta

• Del valor de la depreciación de los activos fijos de la empresa correspondientes a cada periodo de de su vida útil.

7130100 / 7230100 Gasto Venta / Admón.

Cuenta: Gastos de Instalación Descripción: Desembolsos e Inversiones realizados antes del inicio de operaciones de la empresa para poder iniciar operaciones. Objetivo: Controlar el valor de los gastos iníciales de la empresa y su amortización Código: 1310000 Saldo: Deudor Clasificación: Activo, Diferido


Código Cuenta

• Del valor de su saldo inicial al comenzar el ejercicio

• Del valor de los gastos incurridos para la constitución, organización y comienzo de operaciones de la empresa.

2170000 Acreedores Diversos


Código Cuenta

• Del valor de la amortización de los gastos pre operativos. 7130200/7230200 Gasto Venta / Admón

Cuenta: Cuentas por Pagar/Proveedores Descripción: Obligaciones exigibles a la empresa producto de la adquisición de productos al crédito. Objetivo: Controlar las obligaciones de la empresa pendientes de cancelación con sus Suministradores de productos para su venta. Se subdivide en:


Código: 2110000 Saldo: Acreedor Clasificación: Pasivo, A Corto Plazo


Código Cuenta

• Del valor de los pagos totales o parciales realizadas a la cuenta de los proveedores

• Del valor de las devoluciones sobre compras al crédito • Del valor de las rebajas o bonificaciones sobre compras al crédito • Del valor de su saldo para saldarla

1120000

1160000 1160000

Banco

Inventario Inventario


Código Cuenta

• Del valor de su saldo acreedor al iniciar el ejercicio • Del valor de compras al crédito • Del valor de los intereses que nos apliquen los proveedores

1160000 7300000

Inventario

Gasto Financiero

Cuentas: Documentos por Pagar Descripción: Títulos valores exigibles a la empresa dados como garantía de deudas comerciales. Objetivo: Controlar el valor y la existencia de los documentos exigibles a la empresa Código: 2120000 Saldo: Acreedor Clasificación: Pasivo, A Corto Plazo


Código Cuenta

• Del valor de los documentos pagados, endosados o cancelados • Del valor de su saldo para saldarla

1120000 Banco


Código Cuenta

• Del valor nominal de los documentos pendientes de pago al iniciar el ejercicio

• Del valor nominal de los documentos suscritos o aceptados por la empresa

• Del valor de los intereses acreditados a cuenta de la empresa.

1200000

7300000

Activo Fijo

Gasto Financiero

Cuentas: Prestamos por Pagar corto plazo Descripción: Porcentaje de las deudas por Financiamiento que vencen dentro de periodo contable. Objetivos: Controlar las deudas con entidades del sistema financiero adquiridas para el financiamiento de la empresa.

Se subdivide en: � Moneda Nacional � Moneda Extranjera

Código: 2130000 Saldo: Acreedor Clasificación: Pasivo, A Corto Plazo


Código Cuenta

• Del valor de los pagos totales o parciales realizados a cuenta de la empresa.


1120000 Banco


Código Cuenta

• Del valor de su saldo acreedor al iniciar el ejercicio • Del valor de los préstamos otorgados a la empresa • Del valor de los intereses acreditados por el banco

1120000 730000

Banco

Gasto Financiero

Cuenta: Impuestos por pagar Descripción: Deuda tributaria cargada directamente a cuenta de la empresa producto de las actividades de la empresa. Objetivo: Controlar las deudas con el Fisco y otras entidades del Estado producto de impuestos directos y tasas Código: 2140000 Saldo: Acreedor Clasificación: Pasivo, A Corto Plazo


Código Cuenta

• Del valor de las compensaciones con otras cuentas de Impuestos • Del valor de los pagos Totales o Parciales a cuenta de Impuestos • Del valor de las rebajas, descuentos, deducciones • Del valor de su saldo para saldarla

1170201 1120000 1130000

IVA Pagado Ant. Banco

Clientes


Código Cuenta

• Del valor de los impuestos y tasas generados por las operaciones de la empresa

• Del valor de los cargos por mora u otras penalidades acreditadas a le empresa.

2110000

11901000

Proveedores

Deudores Diversos

Cuenta: Retenciones por Pagar Descripción: Valor en custodia de la empresa para ser transferidos a terceros retenidos a terceros. Objetivo: Controlar los montos retenidos por servicios recibidos o enajenación de bienes Código: 2150000 Saldo: Deudor Clasificación: Pasivo, A Corto Plazo


Código Cuenta

• Del valor de su saldo para saldarla • Del valor de los pagos totales o parciales realizados a cuenta de la

empresa • Del valor de la compensaciones realizadas con otras cuentas • Del valor de las rebajas o condonaciones recibidas

1120000

1170201

Banco

IVA Pagado Ant.


Código Cuenta

• Del valor de su saldo inicial al comenzar el ejercicio • Del valor de las retenciones realizadas por la empresa • Del valor de los cargos por mora u otras penalidades

1130000 810000

Clientes

Otros Gastos

Cuenta: Gastos Acumulados por Pagar Descripción: Deudas pendientes de cancelación diferentes a la compra de productos para la venta al crédito, por ejemplo: gastos de mano de obra Objetivo: Controlar los gastos pendientes de pago con vencimiento a Corto Plazo de la empresa

Código: 2160000 Saldo: Deudor Clasificación: Pasivo, A Corto Plazo


Código Cuenta

• Del valor de los Pagos totales o Parciales realizados por la empresa

• De las rebajas o condonaciones recibidas.


1120000

7100000 /7200000

Banco

Gasto Venta / Admón.


Código Cuenta

• Del valor de su saldo Inicial al comenzar el periodo • Del valor de los gastos pendientes de pago en que recurre la

empresa • Del valor de los cobros por mora u otras penalidades que se

carguen a la empresa

8100000

8120000

Otros Gastos

Otros Gastos

Cuenta: Acreedores Diversos Descripción: Obligaciones varias exigibles a la empresa Objetivo: Controlar las cuentas diversas por pagar obligación de la empresa.

Código: 2170000 Saldo: Deudor Clasificación: Pasivo, A Corto Plazo


Código Cuenta


• De las rebajas o condonaciones recibidas. • Del valor de su saldo para saldarla

1120000

8200000

Banco

Otros Ingresos


Código Cuenta

• Del valor de su saldo Inicial al comenzar el periodo • Del valor de los pagos adelantados recibidos de los clientes • Del valor de los cobros por mora u otras penalidades que se


1110000 8100000

Caja

Otros Gastos

Cuenta: Intereses por Pagar Descripción: Cargos financieros cobrados a la empresa instituciones financieras Objetivo: Controlar las cuentas diversas por pagar obligación de la empresa. Código: 2180000 Saldo: Deudor Clasificación: Pasivo, A Corto Plazo


Código Cuenta


• De las rebajas o condonaciones recibidas. • Del valor de su saldo para saldarla

1120000

8200000

Banco

Otros Ingresos


Código Cuenta

• Del valor de su saldo Inicial al comenzar el periodo • Del valor de los cargos por Intereses Cobrados a la Empresa • Del valor de los cobros por mora u otras penalidades que se


7320100

Gasto Financiero

Cuenta: Prestamos por pagar a largo plazo Descripción: Deudas con Instituciones del Sistema Financiero con vencimiento mayor a 12 mese de plazo o que vencen después del periodo contable actual. Objetivo: Controlar las deudas por financiamiento que tienen vencimiento posterior al periodo contable. Para su control se divide en Deudas en

• Moneda Nacional

• Moneda Extranjera Código: 2210000 Saldo: Acreedor Clasificación: Pasivo, A Largo Plazo


Código Cuenta

• Del valor de los prestamos que reclasificándose como con vencimiento a Corto Plazo.

• Del valor de las Condonaciones o Rebajas en los préstamos comerciales.

2130000 Préstamo C/P


Código Cuenta

• Del valor de su saldo al iniciar el ejercicio. • Del valor de nuevos préstamos con instituciones del sistema

financiero con vencimiento posterior al cierre del periodo actual.

1120000

Banco

Cuenta: Hipoteca por pagar a largo plazo Descripción: Deudas Financieras por adquisición de Bienes Inmuebles o prestamos con garantía inmobiliaria. Objetivo: Controlar las deudas a largo plazo de la empresa que tienen como garantía bienes inmobiliarios Código: 2220000 Saldo: Acreedor Clasificación: Pasivo, A Largo Plazo


Código Cuenta

• Del valor de los prestamos que va reclasificándose como Pasivo a Corto Plazo

• Del valor de los descuentos o condonaciones de los prestamos por pagar.

2130000

Préstamo C/P


Código Cuenta

• Del valor de su saldo al iniciar el ejercicio. • Del valor de nuevos préstamos hipotecarios

1120000

Banco

Cuenta: Documentos por pagar a largo plazo Descripción: Cuentas comerciales por pagar con vencimiento posterior al cierre del periodo contable actual. Objetivo: Registrar y Controlar las deudas comerciales de la compañía que están respaldas por un documento o título valor Código: 2220000 Saldo: Acreedor Clasificación: Pasivo, A Largo Plazo


Código Cuenta

• Del valor de los documentos vencidos, condonados, compensados o perdonados.

• Del valor de documento reclasificados como con Vencimiento a Corto Plazo

1120000

2230000

Banco

Documentos C/P


Código Cuenta

• Del valor de su saldo inicial a comenzar el periodo • Del valor de nuevos documentos por cobrar firmados con

vencimiento posterior a cierre del periodo actual. • Del valor de los recargos a nombre de la empresa a cuenta de los

Documentos pendientes de pago.

1160000

7300000

Inventario

Gasto Financiero

Cuenta: Capital Social Descripción: Monto aportado por los socios para las operaciones de la empresa y representado por la posesión de acciones. Se divide en:

• Capital Ordinario • Capital Preferente

Objetivo: Registrar y Controlar el aporte en acciones individual de los socios Código: 3100000 Saldo: Acreedor Clasificación: Capital


Código Cuenta

• Del valor de los retiros de capital de los accionistas. • De las devaluaciones de acciones. • Del valor del aporte de los socios al liquidar la empresa. • Del valor de las perdidas cargadas a los accionistas.

1120000 8110000

3320000

Banco Perdida por Revaluación

Resultado Acumulado


Código Cuenta

• Del valor de su saldo al iniciar el ejercicio • Del valor de las nuevas emisiones de acciones. • Del valor de las reevaluaciones de las acciones.

Cuenta: Reservas Patrimoniales Descripción: Provisiones tomadas de las utilidades de la empresa como previsión a contingencias futuras. Se incluyen.

• Reserva Legal • Reservas para Reinversión

• Reservas Estatutarias • Otras Reservas

Objetivo: Controlar las reservas de capital de la empresa. Código: 3200000 Saldo: Acreedor Clasificación: Capital.


Código Cuenta

• Del valor de las reservas que se van utilizando 3320000 Resultado Acumulado


Código Cuenta

• Del valor de nuevas reservas que se van aprovisionando 3310000 Resultado Neto

Cuenta: Resultados Descripción: Resultados monetarios de las actividades del periodo actual u anteriores. Objetivo: Controlar los resultados acumulados y del periodo actual de la empresa, así como aquellas utilidades no distribuibles. Resultado Neto del Ejercicio Resultados Acumulados de Ejercicios Anteriores Resultados no Distribuibles Código: 3300000 Saldo: Acreedor Clasificación: Capital


Código Cuenta

• Del valor de las pérdidas económicas actuales y acumuladas • Del valor de los dividendos declarados por pagar • Del valor de los ajustes cargados directamente a utilidades

acumulados

9110100 2170000

Utilidad O Perdida Acreedores Diversos


Código Cuenta

• Del valor del valor de las utilidades económicas actuales y acumuladas

• De las pérdidas aprovisionadas contra las reservas.

9110100

3200000

Utilidad O Perdida

Reservas Patrimoniales

Cuenta: Cuentas de Orden Descripción: Partidas que no alteran la naturaleza de los bienes, derechos u obligaciones de la empresa. Objetivo: Controlar las partidas forman parte del Balance General pero no representan activos, pasivos o patrimonio. Código: 4110000 Saldo: ------ Clasificación: ---------

Se mueven

a) Para registrar el movimiento de valores y bienes ajenos que se reciben en: • Guarda, prenda o garantía. • Mercancías en comisión. b) Para registrar derechos y obligaciones contingentes que se contraigan, tales como: • Otorgamiento de fianzas. • Contratos de seguros. • Documentos que la empresa endosa. c) Para registrar y controlar la emisión de valores de cuyo pago se hace responsable el emisor, tales como: • Emisión de billetes de lotería. • Emisión de billetes de banco. • Emisión de bonos o boletos en las compañías de transporte. d) Para registrar operaciones por duplicado, con fines de control. • Cuando la depreciación y amortización del activo fijo y diferido tiene que hacerse a tasa distinta de la que establece la ley del impuesto sobre la renta, en cuyo caso un asiento afectará los resultados de la empresa y el otro, mediante cuentas de orden, se registran para efectos de la declaración de dicho impuesto.

Cuenta: Ventas Descripción: Ingresos por operaciones ordinarias de la entidad. Objetivo: Controlar los ingresos que percibe la empresa por enajenación de bienes Código: 5100000 Saldo: Acreedor Clasificación: Ingresos


Código Cuenta

• Del valor de las rebajas y descuentos sobre ventas. • Del valor de las devoluciones sobre ventas.

1130000 1130000

Clientes Clientes


Código Cuenta

• Del valor de los ingresos por enajenación de bienes. 1130000 Clientes

Cuenta: Costo de Venta Descripción: Costo de los bienes enajenados por la empresa en sus operaciones ordinarias. Objetivo: Controlar los costos de vender la mercadería incluyendo todos los costos para que esta lista para su venta. Código: 6100000 Saldo: Deudor Clasificación: Costos.


Código Cuenta

• Del valor del costo de los productos vendidos

1160000 Almacén


Código Cuenta

• Del valor del valor de la mercadería devuelta al almacén por los Clientes.

1160000 Almacén

Cuenta: Gastos de Venta Descripción: Consumos de mano de obra, servicios e insumos relacionados directamente con el mercadeo de los productos vendidos. Objetivo: Controlar los Egresos monetarios como no monetarios debidos a la venta de productos. Para su control se divide en gastos de:

• Salarios, Remuneraciones y Prestaciones

• Servicios Código: 7100000 Saldo: Deudor Clasificación: Egresos


Código Cuenta



Código Cuenta

• Del valor de los gastos de venta incurridos durante el periodo. o Salarios o Servicios o Amortizaciones

1120000 2160000

Banco Gastos Acumulados por

Pagar

Cuenta: Gastos de Administración Descripción: Consumos de mano de obra, servicios e insumos relacionados directamente con la dirección de la empresa. Objetivo: Controlar los Egresos monetarios como no monetarios debidos a actividades administrativas. Para su control se divide en gastos de:

• Salarios, Remuneraciones y Prestaciones

• Servicios • Depreciaciones, Amortizaciones y Mantenimiento

Código: 7200000 Saldo: Deudor Clasificación: Egresos


Código Cuenta

• Del valor de su saldo para saldarla •


Código Cuenta

• Del valor de los gastos de venta incurridos durante el periodo. o Salarios o Servicios o Amortizaciones

1120000 2160000

Banco Gastos por Pagar

Cuenta: Gastos y Productos Financieros Descripción: ingresos y egresos por operaciones financieras. Objetivo: Controlar los gastos e ingresos por intereses y deslizamiento monetario. Se divide:

• Productos Financieros • Gastos Financieros • Diferencial Cambiario

Código: 7300000 Saldo: Acreedor / Deudor Clasificación: Gastos e Ingresos.


Código Cuenta

• Del valor de los gastos financieros generados o incurridos durante el periodo.

2180000 Intereses por Pagar


Código Cuenta

• Del valor de los ingresos financieros generados o incurridos durante el periodo.

• Del valor de su saldo deudor o acreedor para saldarla.

1130000 Cuentas y Documentos por Cobrar

Cuenta: Otros Gastos Descripción: Egresos ocasionales no relacionados con el giro normal de la empresa. Objetivo: Controlar los gastos extraordinarios Código: 8100000 Saldo: Deudor Clasificación: Egresos


Código Cuenta

• Del valor de los gastos extraordinarios incurridos durante el periodo

1120000 / 2160000 Banco / Gastos por Pagar


Código Cuenta


Cuenta: Otros Productos Descripción: Ingresos ocasionales no relacionados con el giro normal de la empresa. Objetivo: Controlar los productos extraordinarios Código: 8200000 Saldo: Acreedor Clasificación: Ingresos


Código Cuenta

• Del valor de su saldo para saldarla.


Código Cuenta

• Del valor de productos percibidos o generados durante el ejercicio.

1110000 / 1190100 Caja / Deudores Diversos

Cuenta: Cuentas de Cierre Descripción: Cuentas transitorias utilizadas para el corte operaciones de un periodo al otro. Objetivo: Cortar las operaciones de un periodo al otro Código: 9110000 Saldo: _____ Clasificación: Cuentas Transitorias.

3) Políticas Contables de la Empresa.

A continuación se presentan un resumen de las principales Políticas Contables utilizadas por IMTENSA SA en la preparación de sus Estados Financieros.

MARCO DE REFERENCIA CONTABLE:

La entidad rige su Contabilidad según los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados por Colegio de Contadores Públicos de Nicaragua (PCGA)

BASE DE REGISTRO:

Las transacciones Financieras Contables de IMTENSA SA y sus correspondientes Estados Financieros son registrados sobre la base de acumulación o devengo. Esto hace que sus registros se fundamenten en el derecho adquirido u obligación contraída y no en la fecha de cancelación o pago en efectivo y son registradas según los principios de la partida doble y

utilizando el Sistema de Inventarios Perpetuos.

TRANSACCIONES Y SALDOS EN MONEDA EXTRANJERA:

Las transacciones y los saldos en moneda extranjera se registran a su equivalente en córdobas, al tipo de cambio vigente a la fecha de la transacción y los saldos al tipo de cambio vigente a la fecha de cierre.

PERIODO CONTABLE:

El período contable coincide de la entidad con el período fiscal que comienza el primero de julio y termina el 30 de Junio del siguiente año.

UNIDAD MONETARIA:

Los registros Contables de IMTENSA SA están expresados en córdobas (C$), Moneda Oficial de la República de Nicaragua. La paridad legal establecida por el Banco Central de Nicaragua a partir del 10 de Enero de 1993, era de “Seis Córdobas por Un Dólar Norteamericano” (C$ 6.00 por US$ 1.00), y a partir de esa fecha la moneda tiene un deslizamiento diario De acuerdo como lo establece el Gobierno Central que al 31 de diciembre de 2003, fecha de nuestra revisión, la tasa cambiaria era de C$ 15.5515 por US$ 1.00

INVENTARIOS:

Los inventarios de los productos que comercializa IMTENSA SA son registrados al costo histórico, el cual es determinado de conformidad con el método de costo promedio.

CUENTAS DE DUDOSA RECUPERACION

Las cuentas de dudosa recuperación, son consideradas como tales después de agotadas las gestiones de cobranza y se llegue a la conclusión que son irrecuperables. Para tal efecto se tiene estimación del 1% de las Cuentas por Cobrar.

ACTIVOS FIJOS:

Los activos fijos se registran al costo de adquisición (histórico) y se deprecian utilizando el método de línea recta en concordancia con la ley de Equidad Fiscal y su Reglamento Ver detalle en la página 85.

4) Organigrama de la Contabilidad

El departamento de Contabilidad está subordinado

Contador General Auxiliar de Contabilidad A Auxiliar de Contabilidad B

5) Manual de Funciones

Introducción:

La dirección de un negocio requiere tomar decisiones, evaluar el desempeño y desarrollar métodostienen que fundamentarse en una información amplia y exacta, y esta información ha de obtenerse en gran parte de los registros contables de la entidad. No basta para estos efectos con la preparación deanalizar, ordenar e interpretar la información que en ellos se contiene para formular juicios adecuados y actuar en consecuencia. A este fin, ha de adaptarse una organización capaz de responder del cumplimiento de este

Es por lo anterior de suma importancia que toda entidad cuente con un departamento de Contabilidad especializado e independiente, generalmente este departamento contable se encuentra subordinado o ligado a la Gerencia

Colaborar en el registrode la transacciones dela empresa.

Registro de las Partidasde la Empresa,Procesamiento de deDatos, Emisión deInfoemación

Administracion delEfectivo y los Flujos deEfectivo, Toma deDesicionesAdministrativas

Página 28

Organigrama de la Contabilidad

El departamento de Contabilidad está subordinado al Gerencia Financiera de la empresa y

tomar decisiones, adoptar normas de conducta, formular juiciosy desarrollar métodos para la entidad. Para que estas normas, juicios y métodos sean eficaces,

tienen que fundamentarse en una información amplia y exacta, y esta información ha de obtenerse en gran parte de los . No basta para estos efectos con la preparación de tales registros, sino que es preciso

analizar, ordenar e interpretar la información que en ellos se contiene para formular juicios adecuados y actuar en consecuencia. A este fin, ha de adaptarse una organización capaz de responder del cumplimiento de este

Es por lo anterior de suma importancia que toda entidad cuente con un departamento de Contabilidad especializado e independiente, generalmente este departamento contable se encuentra subordinado o ligado a la Gerencia

Gerencia Financiera

Contador General

Auxiliar A Auxiliar B

al Gerencia Financiera de la empresa y está Conformada por:

adoptar normas de conducta, formular juicios, fijar objetivos, ara que estas normas, juicios y métodos sean eficaces,

tienen que fundamentarse en una información amplia y exacta, y esta información ha de obtenerse en gran parte de los tales registros, sino que es preciso

analizar, ordenar e interpretar la información que en ellos se contiene para formular juicios adecuados y actuar en consecuencia. A este fin, ha de adaptarse una organización capaz de responder del cumplimiento de este cometido.

Es por lo anterior de suma importancia que toda entidad cuente con un departamento de Contabilidad especializado e independiente, generalmente este departamento contable se encuentra subordinado o ligado a la Gerencia Financiera.

Funciones del Departamento de Contabilidad.

• Clasificar, ordenar, agrupar, registrar y almacenar las operaciones de la empresa. • Mantener el correcto funcionamiento de los sistemas y procedimientos contables de la empresa. • Formular los estados financieros. • Investigar y dar solución a los problemas referentes a la falta de información para el registro contable. • Preparar y ordenar la información financiera y estadística para la toma de decisiones de las autoridades

superiores.

• Identificar y analizar los ingresos, egresos y gastos de operación de la empresa e informar periódicamente al Director General.

FICHA OCUPACIONAL NO 1

Nombre del Cargo: Contador General

Descripción del Cargo: Responsable del Departamento de Contabilidad de la entidad. Subordinado al Gerente Financiero. Tiene bajo su responsabilidad a los Auxiliares de Contabilidad A y B

Requisitos Mínimos para el Cargo: Licenciado en Contabilidad Publica

Funciones:

Mantener los registros contables al día Elaboración de Reportes Contables Apoyar en tareas administrativas Velar por la funcionalidad del Sistema Contable empleado por la entidad Registro, calculo y pago de Impuestos y Retenciones


Nombre del Cargo: Auxiliar de Contabilidad A

Descripción del Cargo: Auxiliar del Contador General, encargado de apoyar en las áreas de activo y de ingresos.

Requisitos para el Cargo: Técnico medio en Contabilidad o estudiante de la licenciatura en Contabilidad Pública (al menos Tercer año)

Funciones:

Registrar y Clasificar las partidas Verificar los Soportes de los Registros Contables


Nombre del Cargo: Auxiliar de Contabilidad B

Descripción del Cargo: Auxiliar del Contador General, encargado de apoyar en las áreas de activo y de ingresos.

Requisitos para el Cargo: Técnico medio en Contabilidad o estudiante de la licenciatura en Contabilidad Pública (al menos Tercer año)

Funciones:

Registrar y Clasificar las partidas Verificar los Soportes de los Registros Contables

6) Formularios

Importadora Tecnológica de Nicaragua S.A (se puede abreviar por IMTENSA) Formularios Contables y No contables IMTENSA como empresa comercial en la Compra-Venta de productos tecnológicos, ha desarrollado sus formatos de formularios en un diseño ya implementado en otras empresas del mismo rol comercial. Como su contabilización es computarizada, la trasmisión de datos se realizara inmediata y a la hora de imprimirlo se guardara las dos copias imprimidas para contabilizar la documentación a su área correspondiente. “Se puede definir formulario a una plantilla o página con espacios vacíos que han de ser rellenados con alguna finalidad, que se utilizan como diseño de presentación al usuario. Sus componentes se presentan bajo un diseño orientado al tipo de comercio ejercido por la institución.” La estructura de los formatos está preparada para contener la información mínima para la definición y puesta en funcionamiento de un plan de contabilización, basada en el establecimiento de objetivos. Objetivos de los formularios Obtener información sobre el desempeño logrado por el Programa de la compañía, valorando los principales resultados alcanzados en el cumplimiento de sus objetivos estratégicos, los efectos de los objetivos y metas no logradas o parcialmente alcanzadas sobre los resultados globales y los principales desafíos de la gestión de acuerdo a la evaluación realizada. •Eliminar duplicidad de esfuerzo. •Facilitar el trabajo. •Reducir costos. •Proveer uniformidad en los datos que se registran, informan o analizan en una agencia. Colores y disposición para llenar los formularios Colores de los formularios: En cada tipo de formulario puede haber 1 o 2 Copias. Copia 1 Azul, se dirige al área de Contabilidad Copia 2 Amarillo, se dirige al responsable del área donde se llena el formulario Original Blanco, se le entrega al cliente Luego de realizar una actividad comercial se llenaran 3 formularios (Azul, Amarillo, blanco), luego se llevara a cabo el envió de las hojas a su destinatario correspondiente. Mantenimiento de documentos y registros Los documentos contentivos de cifras, formularios y registros del Sistema de Contabilidad en IMTENSA, se los mantendrá y conservará debidamente ordenados, foliados y numerados, de modo que permitan su clara e inmediata ubicación e identificación, durante al menos 10 años. Los documentos relativos a cada transacción, serán archivados juntos, o debidamente referenciados. Los archivos de la documentación contable son propiedad del departamento financiero y no serán removidos de la oficina correspondiente, sino de acuerdo a disposiciones legales o en base a órdenes de los dueños competentes. La documentación fuente, registros y archivos del sistema de contabilidad estarán disponibles, en cualquier momento, para fines de auditoría.

Recibo Oficial de Caja Objetivo: Servir de constancia en la recepción de los ingresos en efectivo, cheques o moneda Extranjera que percibe la Importadora Tecnológica de Nicaragua S.A, por la venta de bienes, Siempre que no se trate de venta de contado, ya que para tal fin se utiliza la factura de contado que es un equivalente al Recibo de Caja si va sellado y firmado por el cajero como constancia de que esta fue cancelada en caja. Recibe Información de: Abonos o cancelaciones de factura de crédito en efectivo o cheques, notas de débitos u otros ingresos. Brinda información a: Informes diario de caja y banco Es soporte del: Comprobante de Diario Preparado por: Los Cajeros de IMTENSA Procedimientos: Este documento debe, ser impreso y pre numerado. Se le entregará al cajero un block de recibos y este será el custodio del mismo hasta que se agoten, debiéndose de mantener un constante control y supervisión tanto el que está en uso como los que se encuentran en bodega de papelería controlados por Contabilidad Se debe emitir un Recibo Oficial de Caja por cada ingreso o cobro en efectivo o cheque que ingrese a caja detallando el número de este y el nombre del banco girado, Ejemplo: Abono de clientes, cancelación de facturas de crédito, notas de débito, otros ingresos, etc. Control Interno: La Función de recibir dinero, debe ser responsabilidad de una sola persona Por cada Ingreso se debe emitir el correspondiente recibo de caja pre numerado, de dallando Los documentos que originan el ingreso. Los cheques recibidos deben inmediatamente endosarse mediante un sello que indique la cuenta bancaria en la que se deposita el dinero. Únicamente se recibirán cheque emitidos a nombre de IMTENSA Todo recibo oficial de caja que sea anulado debe ponérsele un sello que indique anulado, tanto al original como en las copias, remetiéndolas a contabilidad en el correspondiente orden. El efectivo y valores pendientes de depósitos deben resguardarse al final en caja fuerte. El responsable de caja debe mantener en uso solo un bock o talonario de recibos oficiales De caja. Frecuencia:

Se emite por cada ingreso recibido que no se trate de ventas de contado Distribución: Se elabora en original y dos copia Original: Cliente para soporte de comprobación de pago. Copia I: contabilidad para la elaboración de registros contables. Copia 2: Caja para la elaboración del informe diario. Características: Se imprime en papel bond 4 0. En una sola cara en original. Color blanco. Pre numerado en imprenta. Instructivo para su uso; Encabezado: 1. IMTENSA: Para identificar a la razón social 2. Recibo Oficial de Caja: Identifica el nombre del documento que elaboramos 3. Numeración 001: Corresponde a la pre numeración secuencial 4. Fecha: Día, mes y año en que se elabora el recibo Cuerpo del documento 5. Valor: Anote el valor recibido en número 6. Recibimos de: El nombre completo o razón social de quien se recibe el Dinero o cheque. 7. Por cuenta de: El nombre completo de quien se recibe el dinero en caso de no haber realizado el pago a través de terceras personas. 8. La cantidad de: Anotar la cantidad recibida en letras 9. En concepto de: Detalle claramente número de facturas o notas De débito o causa que dio origen al documento 10. Efectivo: Marque con una X, si el monto recibido es en Efectivo 11. Cheque: Margue con una X, si el monto recibido esta emitido a través de un 12. Banco: Anote el nombre del banco en que se cobrará el valor recibido en cheque 13. Ck # : Anote el número de Cheque recibido Anote el número de Cheque recibido

14. Firma y sello Cajero: Firma de identidad del cajero y sello de caja

(1)INTENSA

(2)Recibo Oficial de Caja

(3) No: __________

(4)Fecha: (5) Valor C$_________________________________

(6)Recibimos de: _____________________________________________________________

(7) Por Cuenta de:____________________________________________________________

(8)La cantidad de: _________________________________________________________

___________________________________________________________________________

(9)En concepto de: ________________________________________________________

_____________________________________________________________________

(10)Efectivo:

(11)Cheque: (12) Banco:_______________________(13) Cheque:____________________________________

(14)Firma del Cajero

.

Arqueo General de Caja Objetivo: Este formulario está diseñado para realizar recuento físico del dinero existente en caja (Billetes, cheques), con el fin de verificar que el manejo de los fondos es manejado y Controlado adecuadamente. Preparado Por: Es practicado por el Contador Procedimientos: El presente arqueo general de caja debe ser practicado por un contador de la empresa o auditores, este deberá de ser elaborado en presenciad e los cajeros y deberás ser de forma sorpresiva, a fin de determinar cualquier situación anomalía en el manejo del efectivo. Deberán de ser en forma periódica en los momentos que se estime conveniente por las Personas autorizadas, para realizar esta actividad. Control interno: Deben efectuarse arqueos sorpresivos y periódicos a los responsables de las cajas para el adecuado manejo y control de los mismos. Por todo cambio, traslado o renuncia del personal encargado de manejar dinero y valores, Deben practicarse arqueos y rediciones de cuentas, lo mismo que elaborar acta de entrega y recepción conjuntamente con el nuevo encargado. Contabilidad en base a esta documentación en efectuará el movimiento contable respectivo. El efectivo y valores pendientes de depósitos deben resguardarse al final en caja fuerte. Ninguna persona tiene acceso a los documentos y valores que son responsabilidad de el cajero, excepto el personal de contabilidad y auditoría designado para efectuar arqueos. Frecuencia: Son utilizados en forma periódica, por los encargados de realizar arqueos de la caja general. Distribución: Original: Departamento de contabilidad como soporte de la verificación en el efectivo de la empresa. Copia: cajero, constancia del arqueo efectuado. Características:

Impresa en una cara, en original y 1copia El formato no es pre numerado de imprenta Block de 50 juegos c/u Papel Bond Original color blanco y copia de color Instructivo Para su uso: Encabezado: l. IMTENSA: Para identificar la razón social de la empresa 2. Arqueo de Caja: identificación del documento 3. Responsable: Nombre completo de la persona que tiene asignado el fondo 4. Practicado a las: Hora, día, mes y año en se practica el arqueo. Cuerpo Principal: 5. Cantidad: Cantidad de billetes o monedas que se encuentran según la denominación respectiva 6. Denominación: El detalle de las denominaciones del efectivo arqueado 7. Valor: Es el producto de multiplicar la cantidad de Billetes o monedas por su denominación 8. Sub total: El resultado de sumar los valores anotados en la columna de valor. 9. Emitido por: Nombre de la empresa o persona que emite el cheque a favor de la empresa 10. Cheque #: Anotar el número del cheque recibido 11. Banco: Anotar nombre del banco que gira el Cheque 12. Valor: El monto del cheque en forma numérica. 13. Sub total: El resultado de sumar los valores anotados de los cheques en la columna de valor 14. Total: Es la suma total del efectivo encontrado. Autorizaciones: 15. Firma del cajero: Firma de la persona a cargo de la caja. 16. Contador: Firma del contador que práctico el arqueo.

INTENSA

AQUEO DE CAJA

(3)Responsable_________________________________________________________Caja #._____________ (4)Practicado a las:____________ horas del día._________ del mes de.___________ año.________________ Efectivo

Billetes y Monedas (6) Denominación (7) Valor 500.00 200.00 100.00 50.00 20.00 10.00 5.00 1.00 0.50 0.25 0.10

Sub Total (8) ____________________________________ CHEQUES

(9) EMITIDO POR: (10Ck# (11) Banco (12) Valor

Declaro que el valor de C $___________________. Representa la totalidad de los valores que tengo en mí poder, que son propiedad de INTENSA, que fueron contados en mi presencia Y devueltos a mi entera satisfacción. _____________ _________________ Cajero (15) Contador (16)

Sub Total(13): TOTAL(14):

Comprobante de Fondo Fijo Objetivo: Formalizar el pago efectuados a través del fondo del fondo fijo. Recibe Información de: Factura .Recibos Detalle de gastos Vale provisional de caja chica Brinda Información a: Reembolso de Caja Chica. Es soporte del: Comprobante de pago Procedimientos: Para respaldar los pagos de Fondo Fijo, el cajero debe emitir un recibo de fondo fijo, previamente aprobado u autorizado por la persona autorizada. Excepto cuando se adjunte comprobante justificativo que ya traiga autorización. Así como también el encargado del fondo deberá firmar inmediatamente a la persona a la cual le está entregando el fondo Frecuencia: Se debe emitir un comprobante de fondo-fijo por cada uno de los desembolsos efectuados o rendiciones entregadas, las cuales deberán estar debidamente soportadas. Distribución: Se elabora en original y dos copia. Original: Contabilidad, los recibe ajunto con el reembolso de caja chica, para su revisión y posterior como soporte en el comprobante de pago. Copia 1: Archivo permanente del encargado del fondo. Características: Impresa en una cara Pre numerado Block de 5O juegos c/u y copia en colores Papel Bond y Manifold Control Interno: l. Los comprobantes anulados se adjuntan con sus tanto al reembolso del fondo fijo para mantener la numeración sucesiva de la forma.

2. Los blocks de comprobantes pendientes de uso serán custodiados por el Departamento de contabilidad, quien a su vez llevará control de la entrega de los block entregados. 3. Los comprobantes de caja chica, para su reembolso, debe ser soportados con a Documentación comprobatoria del pago (facturas, solicitudes de viáticos, recibos, etc.) 4. Deben sellarse los recibos por pagos efectuados, para evitar duplicidad. Instructivo Para su uso; 1. Nombre del banco: Identificación del banco en el que se realiza el depósito 2. Comprob. de Fondo Fijo: Para identificar el nombre del formato. 3. Numeración 001: Corresponde al pre numeración secuencial 4. Fecha: Día, mes y año en que se elabora el recibo. 5. Valor: Anote el valor recibido en número Cuerpo Principal: 6. Pagado a: Nombre completo de quien recibe el dinero 7. La Cantidad de: Anote el valor pagado en letras L En concepto de: El motivo del gasto detallando claramente, los documentos soporte si existieran (facturas etc.) 9. Vale provisional No.: Anote el número de vale utilizado previamente el cual estamos justificando o soportando. 10. Detalle de Cuentas: Anote el nombre de la cuenta a la cual estamos Aplicando el gasto. 11. Código: Anote la codificación asignada a la cuenta descrita, reflejada en el catalogo de la empresa. 12. Parcia: Anote la cantidad de la sub cuenta detallada. 13 Importe: Anote el monto total por cada cuenta a nivel de mayor a la cual se está aplicando el monto. 14. Elaborado Por: Firmad el encargado del fondo fijo. 15. Autorizado Por: Firma de la persona autorizada de la administración. 16. Recibí Conforme: Firma de la persona que recibe el fondo.

(1) INTENSA Sucursal Rotonda Cristo Rey

Teléfono 22457885

(2) Comprobante de Fondo Fijo (3) No. 00001

(4) Fecha:______________ (5) Valor:____________________ (6)Pagado a: ____________________________________________________________________________________________________ (7) La cantidad de:___________________________________________________________________________________________________ (8) Por el Concepto de: ______________________________________________________________________________________________ (9) Vale Provisional de Fondo Fijo No ____________________________________ (14) Elaborado por:_________________ (15) Autorizado por: ___________________ (16) Recibí Conforme:_______________

(10) Detalle de la Cuenta (11) Parcial) (12) Código (13) Importe

Reembolso de Fondo Fijo Objetivo: Recopilar, clasificar, resumir y archivar todos los comprobantes de fondo fijo y documentación soporte de los egresos, para solicitar su reembolso y la contabilización oportuna de los gastos u otras operaciones originadas. Recibe Información de: .Comprobante de fondo fijo Documentos soportes que justifiquen el gasto (facturas, etc.) Brinda Información a:

• Solicitud de Cheques • Comprobante de Pago • Comprobante de diario

Preparado Por: El encargado de fondo Fijo Procedimientos: Se establece un mínimo de efectivo a manejar en el fondo fijo asignado, al llegar a este límite el responsable de la caja chica, procederá a efectuar el reembolso por los gastos, Relacionando todos los comprobantes en el formato y se cuadra con el efectivo disponibilidad el monto del fondo fijo. El contador comprueba que todos los comprobantes están correctamente expedidos autorizados y firmados por él beneficiario y constata la cuadratura con el efectivo disponible, y firma el espacio correspondiente a revisado, elaborando la solicitud de emisión de cheque para cubrir el reembolso por los gastos efectuados. Control Interno: Los documentos que respaldan el reembolso de fondo fijo deben estar debidamente mutilados con el sello pagado, el cual deberá colocar el responsable del fondo inmediatamente al momento de cancelar un documento o elaborar un recibo El responsable deberá de manejar un catálogo de cuenta, con el fin de que realice la Codificación correcta a los centros de costos correspondientes por las sumas canceladas. El cheque emitido para el reembolso se podrá registrar directamente la afectación de las Cuentas de costos o gastos que correspondan en función de agilizar su emisión se podrá Utilizar una cuenta transitoria (tramite de reembolso), a cual se cancelará al momento de efectuar el registro del reembolso a través de un comprobante de diario.

Frecuencia: Se emite cada vez que el efectivo disponible llega al mínimo pre-establecido o bien emitirse el último día de cada mes para efectos dé que los gastos queden registrados Período que le corresponden. Distribución: Se elabora en original y dos copia Original; Contabilidad, para su revisión y un vez aprobados, opte el comprobante de pago con se efectúa el reembolso. Copia 1 Deberá ser archivado para el responsable del fondo, el cual te servirá de videncia de justificación del fondo fijo bajo su responsabilidad. Características:

• Impresa en una cara • El formato no es pre numerado • Bock de 50 juegos c/u • Papel Bond y Manitol • Original color blanco/copia en color

Instructivo para su uso; Encabezado: 1. IMTENSA: Para identificar la razón social de la empresa. 2. Comprobante. De Fondo Fijo: Para identificar el nombre del formato. 3. Encargado del Fondo: Nombre de la persona a cargo del fondo. 4. Fecha; Anotar la fecha en que se elabora el compro Comprobante de fondo fijo. 5. Ubicación del fondo; Departamento en que se asigna el fondo. 6. Fondo Fijo Asignado; Anotar el valor del monto asignado en Números Cuerpo principal: 7. Fecha: Anotar la fecha del comprobante 8. No. Comprobante: Anote el No de comprobante del Fondo Fijo pre numerado o factura emitida o documento asignado.

9. Concepto del Pago: Anotar el motivo por el que se origina el Comprobante del fondo fijo. 10. Código; Anotar el código de la cuenta. 11 Importe; Anotar el monto en números con que se está Afectando la cuenta. 12. Total pagado; Corresponde a la suma total de todos los importes detallados. 13. Efectivo disponible; Corresponde a fa suma de dinero en efectivo Disponible el responsable del fondo. Autorizaciones: 14. Elaborado por; Firma del responsable del fondo. 15. Revisado por: El contador, que revisa el reembolso y solicita el reembolso. 16. Aprobado por; Firma del director financiero.

(1) INTENSA

(2) Reembolso de Fondo Fijo

(3) Encargado del Fondo: _______________________________________________(4) Fecha: ________________

(5)Ubicación del Fondo: ___________________________________ ((6) Fondo Fijo Asignado: C$______________

Fecha Comprobante No. Concepto de Pago Código Importe

(7) (8) (9) (10) (11)

(12) Total Pagado

(13) Efectivo disponible

(14) Elaborado Por: _________________ (15) Revisado: ___________________________

Comprobante de Pago Objetivo: Documentar los pagos efectuados por medio de cheques para control del efectivo manejado en las cuentas bancarias. Recibe Información: Solicitud de emisión de cheque. Documentos soportes Brinda información a: Comprobante de Diario Tarjetas auxiliares Informe diario de caja y bancos Libro de Bancos Preparado por: Encargado de elaboración de cheques en el Departamento de Contabilidad. Procedimientos: Esta forma es una combinación de cheque y comprobante, es decir, el original corresponde al cheque propiamente y el duplicado con una sección adicional representa el comprobante. Al emitirse debe especificarse en la segunda sección el concepto por el cual se emite y en la tercera sección que aparece solo en la copia, se debe detallar los débitos y créditos que la operación de la origina. Frecuencia: Se emite por cada pago de efectivo correspondiente a las cuentas corrientes depositado en bs bancos. Distribución: Original: Se entrega al beneficiario (propiamente el cheque) Copia 1: Se archiva en contabilidad junto con la solicitud de emisión de cheque y los documentos soportes ara afectar los registros contables, Copia2: Encargado de caja, para la preparación de informe de caja y banco.

Control Interno: Todo cheque deberá llevar firma libradoras mancomunadas Los cheques anulados deberán de ser mutilados poniéndoles un sello que indique ANULADO remitiendo los originales a contabilidad para ser archivados en el legajo de -. Egresos en orden numérico. Las firmas de funcionarios que han dejado de prestar sus servicios a la empresa y estaban Autorizados para firmar cheques deben cancelarse de inmediatamente su retiro. Todo trámite de cheque deber realizarse mediante solicitud de emisión de cheque Debidamente autorizado Los cheques deben estar respaldado por comprobantes originales como: facturas, recibos y Otros documentos comprobatorios del egreso. Una vez emitido el cheque, deberá plasmarse sello de CANCELADO indicando el número De cheque y la fecha de emisión, a todos los documentos fuentes del desembolso. Antes de pasar los cheques a las firmas autorizadas para firmarlos el comprobante de Egresos tiene que ser revisado por Contabilidad en cuanto al valor correcto a emitir y Afectación de cuentas contables. Debe cuidarse y controlarse la secuencia numérica de los cheques, tanto en su libramiento como en su registro. No se debe firmar cheques en blancos ni al portador. Los fondos en Moneda extrajera deben evaluarse al tipo de cambio vigente a la fecha de los Estados financieros. Características:

• Impresa en una cara con dos copias a colores • El formato de cheque es pre numerado en imprenta por el banco. • Block de 5O juegos c/u • Papel Bond • Original color blanco, copia en colores

Instructivo Para su uso: Encabezado: l. IMTENSA: Para identificar la razón social de la empresa. 2. Comprobante de Pago: Identificación del documento 3. Lugar y Fecha: Lugar, Día, mes y año en que se realiza el Comprobante de pago.

Cuerpo del documento: 4. Páguese a: Nombre completo de la persona beneficiario que corresponde la cancelación de la deuda. 5. La cantidad: Valor del monto detallado en letras y números 6. Concepto: El motivo por el cual se emite el cheque. Autorizaciones: 7. Hecho por: Firma de la persona que elaboro el comprobante 8. Revisado por: Firma del contador general 9. Autorizado por: Firma del gerente financiero. Cuerpo del documento: 10. Cuenta No.: El número de cuenta que se está aplicando el Pago. 11. Nombre de la cuenta: Nombre de la cuenta que se está aplicando el débito o crédito. l2.Parcial: Detalle de la cuenta a nivel de sub cuenta. 13. Debe: Valor total en que se está afectando la cuenta. 14. Haber: Valor total que se está afectando la cuenta- 15. Totales: Monto total de la sumatoria resultante de la columna del debe y el haber. 16. Fecha de recibido: Anotar la fecha en se cobró el cheque. 17. Recibo Conforme: Firma del beneficiario y número de cédula de identidad, presentada al cajero.

(1) INTENSA Sucursal Rotonda Cristo Rey

Teléfono 22457885

(2) COMPROBANTE DE PAGO

(3) Lugar y Fecha _______________________

(4) Pague se a: _____________________________________________________ C$ ____________

(5)La Cantidad de: ____________________________________________________

_____________________ _______________________

Cuenta: ______________________________________________________________

(6)CONCEPTO:

(7)Hecho por: ______________

(8)Revisado por: ______________ (9)Autorizado por: ________________

CUENTA No. Nombre de la Cuenta PARCIAL DEBE HABER

(10) (11) (12) (13)

(14)

(15)TOTALES C$

Hago constar que he recibido satisfactoriamente el importe detallado en el presente comprobante en (16)La ciudad de ______el día __________ del mes __________ del año ____________

(17)Recibí Conforme: ____________________________________ Cédula Identidad # ________________________

Orden de Compra

Objetivo: La orden de compra cumple con el objetivo de formalizar las compras de los bienes Materiales y cualquier artículo requerido por IMTENSA los cuales son necesarios para el Desarrolla de las actividades de operación. A través de este documentos e garantiza que los productos recibidos sean los solicitados, con el cual se constata la información; A si como también se registra oportunamente los pasivos oportunamente en caso que la adquisición se Realizara de crédito. Recibe Información de:

• Requisiciones de compras • Cotizaciones

Brinda Información: Al departamento de contabilidad para la realización de:

• Registros de Bodegas • Departamento de Contabilidad • Proveedores para la elaboración de la facturación"

Procedimientos: El responsable de Compra deberá emitir por las compras a efectuar una orden de compra indicando claramente a los proveedores las cantidades que se requieren, la cual deberá estar previamente autorizada para ser efectiva por los proveedores. La emisión original del documento servirá como respaldo de la mercadería a decepcionar por la bodega, junto con la factura del proveedor. Control Interno: Toda compra debe iniciarse con la emisión de una orden de compra autorizada por el gerente administrativo financiero. Previo a la realización de fa compra debe conocerse los niveles de existencias en bodega y La demanda de los productos a adquirir El trámite de la compra debe requerir la obtención de tres cotizaciones si el valor es igual o menor de C$ 50,000.00. Las cotizaciones de comprar al exterior deben ser autorizadas por la máxima autoridad. (Director general) Las órdenes de compras que se anulen deben ponérseles un sello donde se lea ANULADO, tanto en el original como en las copias remitiéndolas en orden numérico.

Frecuencia: Se emite por las compras a efectuar de productos, materiales, insumos necesarios para el desarrollo de las operaciones de INTENSA Distribución: Original: Proveedor para facturar los artículos requeridos. Copia 1: Contabilidad para soportar facturar de comprobantes de pago. Copia 2: Bodega, la cual constará que los artículos entregados con los solicitados. Copia 3: Departamento de Compras. Características: Impresa en una cara en Original y Tres copias. Original de color blanco y copias en colores El documento es pre numerado en imprenta Block de 50 juegos c/u Papel Bond Original color blanco y copia en colores Instructivo para su llenado: Encabezado: 1. IMTENSA Para identificar la razón social de la empresa.

2. Orden de Compra: Para nombrar el documento a utilizar 3. Numeración 001: Pre numeración secuencial para el control de los formatos. 4. Proveedor: Nombre completo del proveedor que suplirá los productos o razón social si es persona jurídica. 5. Fecha de pedido: Fecha en la que se realiza la solicitud al proveedor, 6. Dirección: Dirección de la sucursal de la empresa a la que se realizó la orden de compra. 7. Fecha de Pago: Fecha en la que se re indica pago. Al proveedor se realizará el pago Cuerpo del documento: 8. Cantidad: La cantidad de artículos solicitados conforme las requisiciones recibidas.

9. Código: El código correspondiente a la al producto solicitado conforme clasificación de productos de la empresa. 10. Descripción del producto: Anotar los nombres de los productos solicitados. 11. Precio Unitario: Anotar el precio del producto, el cual fue brindado por los proveedores. 12. Total: Anotar el valor total .de los productos el cual será el producto de multiplicar la cantidad el precio unitario. 13. TOTAL: Anotar el total generado de las sumatoria de los montos. Autorizaciones: 14. Elaborado por: La firma de fa persona que elabora la orden de compra. 15. Revisado por: La firma de la persona encargada de revisar las órdenes de compra que se emiten. 16. Autorizado por: La firma y sello de las personas facultada para autorizar las órdenes de compra.

(1)INTENSA Sucursal Rotonda Cristo Rey

Teléfono 22457885

(2)Orden de Compra (3) No.00001

(4) Proveedor _____________________________________ (5) Fecha de pago:_______ (6) Dirección;______________________________________ (7) Fecha de Pago:______

Cantidad Código Descripción producto y/o servicio Prec. Unit Total

(8) (9) (10) (11) (12) Total (13)

(14) Elaborado por:________________(15) Revisado Por:________________(16) Autorizado Por:________________________

Nota de Debito: Objetivo: Efectuar y hacer del conocimiento de los afectados, los ajustes que se derivan de las operaciones con clientes o proveedores, así como otras entidades, organismos y personas. Recibe información de: Partidas de ajustes Brinda información a: Comprobantes de Diarios Procedimiento: Se emite en contabilidad a solicitud de otras áreas de responsabilidad o por análisis a operaciones anteriores. Se emite siempre que sea necesario notificara los interesados los cargos o créditos que se hacen a sus cuentas por concepto de: devoluciones en ventas, en Compras, diferencias de precios, impuestos no retenidos, etc. Frecuencia: Cada vez que se requiera realizar un debito a un tercero o áreas descentralizadas Distribución de las copias: Origina: Se remite al cliente o proveedor interesado Copia 1: Se remite al responsable de cobros o pagos según el caso, quien soportes y dará curso de la operación que se derive, ya sea pago, recuperación o aplicación a otras operaciones. Copia 2: Se archiva temporalmente en contabilidad para al finalizar el mes se recapitulan todas las notas emitidas en el periodo y se elabora un comprobante diario. Características:

• impresa en una cara con dos copias a colores • El documento es pre-enumerado en imprenta • Block de 50 juegos c/u • Papel Bond • .Original color blanco

Instructivo para su uso. Encabezado: 1. IMTENSA: Identifica la razón social de la empresa 2. Nota de Debito: Nombre del documento que elaboramos 3. Numeración: Para elaborar el documento el orden secuencial. 4. Fecha: Lugar, Día, mes y año en que se realiza la nota debito/Crédito 5. Señores: Nombre completo de la persona beneficiario o empresa a quien corresponde realizar la nota 6. La cantidad: Valor del monto detallado en letras y números 7. Concepto: El motivo por el cual se emite la N/D o N/C Cuerpo del Documento: 8. Cuenta: El código asignado en el catálogo a fa cuenta. 9. Nombre de la. Cuenta: Nombre de la cuenta que se está aplicando Débito el o crédito. 10. Parcial: Detalle de la cuenta a nivel de sub cuenta. 11. Debe: Valor total en que se está afectando la cuenta. 12. Haber: valor total en que se está afectando la cuenta. 13. Totales: Monto total de la sumatoria resultante de la columna del debe y el haber Autorizaciones: l4. Elaborado: .Nombre de la persona del contador que elabora la Nota. 15. Revisado: Firma del contador general que revisa la nota. 16. Autorizado: Firma del financiero.

(1)INTENSA Sucursal Rotonda Cristo Rey Teléfono 22457885

(2) Nota de Debito

(3) No 00001 (4) Lugar y Fecha:__________________________________ (5)Señores :_____________________________________________________________________________ (6)Notificación que hemos debitado, a su apreciable cuenta la cantidad de: _____________________________ _______________________________________________________________________________________ (7)Concepto de:____________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________

Cuenta No. Nombre de la Cuenta

Parcial Debe Haber

(8) (9)

Totales (13)

(10) (11) (12)

(14) Elaborado Por:_______________ (15) Revisado Por: __________________ (16) Autorizado_______________________________

Nota de Crédito

Objetivo: Efectuar y hacer del conocimiento de los afectados, los ajustes que se derivan de las Operaciones con clientes o proveedores, así como otras entidades, organismos y personas. Recibe información de: Partidas de ajustes Brinda Información a: Comprobantes de Diarios Procedimientos: Se emite en contabilidad a solicitud de otras áreas de responsabilidad o por análisis a operaciones anteriores. Se emite siempre que sea necesario notificar a los interesados los cargos o créditos que se hacen a sus cuentas por concepto de: devoluciones en ventas en compras, diferencia de precios, impuestos no retenidos, etc. Frecuencia: Cada vez que se requiera realizar un debito a un tercero o áreas descentralizadas Distribución de las copias: Original: Se emite al cliente o proveedor interesado Copia 1: Se remite al responsable de cobros o pagos según el caso, quien adjuntará los documentos, soportes y dará uso de la operación qué se derive, ya sea pago, recuperación o aplicación a otras operaciones Copia 2: Se archiva temporalmente en contabilidad para al finalizar el mes se recapitulan todas las notas emitidas en el periodo y se elabora un comprobante diario. Características:

• Impresa en una cara con dos copias a colores • El documento es pre-enumerado en imprenta • Block de 50 juegos c/u • Papel Bond • Original color blanco

Instructivo para su uso

Encabezado

1. IMTENSA: Para identificar a la empresa.

2. Nota de crédito: Nombre del documento que elaboramos 3. Numeración 00l: Indica la numeración secuencial 4. Fecha: Lugar, Día, mes y año en que se realiza la nota debito/Crédito 5. Señores: Nombre completo de la persona beneficiario o la empresa a quien corresponde realizar la nota. 6. La cantidad: Valor del monto detallado en letras y números 7. Concepto: El motivo por el cual se emite la NID o N/C Cuerpo del documento: 8. Cuenta: El código asignado en el catálogo a la cuenta. 9. Nombre de la cuenta: Nombre de la cuenta que se está aplicando el Débito o crédito. 10. Parcial: Detalle de la cuenta a nivel de sub cuenta. 11. Debe: Valor total en que se está afectando la cuenta. 12. Haber: Valor total en que se está afectando la cuenta 13. Totales: Monto total de la sumatoria resultante de la columna del debe y el haber. Autorizaciones: 14. Elaborado: Nombre de la persona del contador que elabora la Nota. 15. Revisado: Firma del contador general que revisa la nota. 16. Autorizado: Firma del financiero.


(2) Nota de Crédito

(3) No 00001 (4) Lugar y Fecha:__________________________________ (5)Señores :_____________________________________________________________________________ (6)Notificación que hemos acreditado, a su apreciable cuenta la cantidad de: _____________________________ _______________________________________________________________________________________ (7)Concepto de:____________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________

Cuenta No. Nombre de la Cuenta

Parcial Debe Haber

(8) (9)

Totales (13)

(10) (11) (12)

(14) Elaborado Por:_______________ (15) Revisado Por: __________________ (16) Autorizado_______________________________

Factura de Contado Objetivos: Controlar los ingresos de las ventas de contado de los productos, fabricados por CIMTENSA Recibe Información de: Transacciones originadas por cada venta. Brinda Información a: Departamento de Venta . Informes de ventas diarias . Contabilidad Procedimientos: Las facturas serán elaboradas por el personal asignando por la empresa IMTENSA como vendedores, a los cuales se les asignarán las facturas, teniendo el cuidado de controlar la numeración consecutiva de las facturas. Las facturas serán soportadas para el pago en efectivo el cual será trasladado y cancelado en caja para su debida entrega al cliente y este Proceda a retirar la mercancía en bodega. Control Interno: Establecer procedimientos que permitan la debida y adecuada facturación y una Supervisión de la misma. Los ingresos por ventas deberán registrarse en el momento que se realicen. Las ventas deben ser registradas y controladas en facturas pre-enumeradas y Mantener un control de su numeración, a fin de evitar cualquier omisión Las rebajas y promociones serán autorizadas por la gerencia general Las devoluciones sobre ventas serán autorizadas por la gerencia general de la empresa, previa verificación del estado del bien devuelto. Distribución: Se elabora en original y dos copias

Original Cliente Copia No.1 Contabilidad (Comprobante de Ingreso) CopiaNo.2 Bodega

Características:

1. Impresa a una sola cara en Original con 2 copias 2. . Original de color blanco y copias en colores 3. El documento es pre-enumerado en imprenta 4. Tamaño8 Tzx1 1

Instructivo para su llenado:

Encabezado: 1. Membrete de Comercial S.A.: Para identificar la razón social.

2. Factura de Contado: Para nombrar el formulario utilizado 3- Número consecutivo: Para controlar las facturas por las ventas realizadas 4. Fecha Indica el día mes y año que se emite la factura de contado 5. Cliente: Para identificar a quien se le vendió el producto. 6. Dirección: Para conocer la ubicación del cliente. 7. Teléfono: Para ubicar al cliente. 8. Vendedor: Nombre del vendedor que facturo el producto por algún reclamo y para pago de comisiones por ventas si las hubiere. 9. Código del vendedor: Número asignado por el jefe del departamento de venta para controlar a los vendedores que laboran en Comercial S.A Cuerpo del documento: 10. Código: Identifica el tipo de producto que se vendió, con el código asignado conforme el cátalo de productos destinado para la venta 11. Cantidad: Identifica el número de unidades que solicita el cliente. 12. Descripción: Característica del artículo o producto. 13. Unidad de medida: Conforme la unidad que se utiliza 14. Precio Unitario: Se refiere al valor por unidad 14. Valor Total: Es la cantidad por el precio. 15. Sub-total: Es la suma que se realiza antes del impuesto 16. Descuento: Si hubiese descuentos, aplicar los porcentajes conforme autorizaciones previas del encargo del departamento. 17. Impuestos: Cálculo del valor del IVA a retener. 18. Total: Valor total a pagar en números. Autorizaciones: 20. Firma del vendedor: Del vendedor que elabora la factura.

(1)INTENSA

Sucursal Rotonda Cristo Rey

Teléfono 22457885

(12) Factura al Contado

(3) no. 00001

(4)Fecha:__________________________________________

(5) Nombre del Cliente: ____________________________________________________________________

(6) Dirección: ___________________________________________________________ (7)Teléfono: ________________

(8) Vendedor: ___________________________________________________________ (9) Código:_________________

Código Cantidad Descripción Unid/Med Precio Unit Valor Total

(10) (11) (12) (13) (14) (15)

(16) Sub Total

(17) Descuento

(18) IVA

(19)Total C $

Nota; Revise su Mercancía al momento de recibirla, no aceptamos devoluciones.

_____________________

(20)Vendedor

Cotización Objetivos: Brindar información de precios y ofertas a los clientes. Sirve para dar seguimiento a los Clientes interesados en adquirir los productos. Recibe información de: Solicitudes realizadas por los clientes Brinda Información a: . Departamento de Venta Procedimientos: Es elaborada por el personal asignando por la empresa IMTENSA como vendedores, los cuales se les asignarán lo formatos, el cual manejaran en forma ordenada para dar seguimientos a los clientes recientes que requieran tos productos, En ella precios se detallaran de los productos y el tiempo en que son válidos los precios y las ofertas. Su distribución: Se elabora en original y dos copias . Original Cliente . Copia No.1 Vendedor Características: . Impresa a una sola cara en Original, con I copias . Original de color blanco y copia en colores . El documento no es pre-enumerado en imprenta . Tamaño 8 1/2 x11 Instructivo para su llenado: Encabezado: l. Membrete de IMTENSA Identificar la razón social 2. Cotización: Nombre con el cual identificamos el formato 3. Fecha: Indica el día mes y año que se cotización 4. Cliente: Para identificar a quien se le está brindando la información. 5 y 6.Dirección Y Teléfono: Para conocer la ubicación del cliente 7. Vendedor: Nombre del vendedor que elabora la cotización

8. Código del vendedor Número asignado por el jefe del departamento de venta para controlar a los vendedores que laboran en IMTENSA Cuerpo del documento: 9. Código: Identifica el tipo de producto que se cotiza, con el código asignado conforme el catálogo de productos destinado para la venta. 10. Cantidad: Identifica el número de unidades que solicita el cliente. 11. Descripción: Característica del artículo o producto 12. Unidad de medida: La unidad utilizada para la venta de productos 13. Precio Unitario: Se refiere al valor por unidad 14. Valor Total: Es la cantidad Por el Precio 15. Sub--total: Es fa suma que se realiza antes del impuesto 16. Descuento: Si hubiese descuentos, aplicar los porcentajes conforme autorizaciones previas del encargo del departamento. 17- Impuestos: Cálculo del valor del IVA a retener. 18. Total: Valor total a Pagar en números. Autorizaciones: 19. Firma del vendedor: Del vendedor que elabora la cotización


(2) Cotización

(3)Fecha: _________ (4)Nombre del Cliente: ________________________________________________ (5) Dirección: ____________________________________________(6) Teléfono:_____________________ (7) Vendedor:___________________________________________(7) Código: ______________________

Código Cantidad Descripción Unid/Med Precio Unit Valor Total (9) (10) (11) (12) (13) (14)

Sub Total (15) Descuento (16) IVA (17) Total C$ (18)

Nota: La presente Cotización es válida por 15 días, desde la fecha de emisión de la misma.

(19) Firma del Vendedor:___________________

Comprobante de Diario Objetivo; Formalizar mediante documentos, los asientos contables originados por las transacciones Financieras efectuadas tanto a lo interno y externo de INTENSA. Recibe Información de: De cualquier documento que compruebe, justifique y controle las operaciones financiares de INTENSA Brinda información: Frecuencia: Se emite por cada asiento contable. Distribución: Se elabora en original Original: Departamento de contabilidad para registros en libros auxiliares y legales, archivándose posteriormente en los legajos del mes. Procedimiento: Se emite para recoger los asientos re aumentes de los registros de ventas, compras, pagos, ingresos, salarios depreciaciones y amortizaciones, bajas y altas de medios básicos y otras operaciones contables. Los comprobantes de diario se enumeran comenzando por el #1 en cada mes o periodo, Anteponiéndole el número de dicho período. Control Interno: Cada comprobante de diario original debe ir soportado con fa documentación comprobatoria A la operación. La persona que autoriza este documento no debe hacerlo si no lleva la firma de revisado y si No cumple con la documentación comprobatoria. El contador encargado del registro de los comprobantes de diario, debe cerciorarse que estos estén firmados. Características:

• Impresa en una cara en Original • Original de color blanco. • El documento es post-numerado - . . • Block de 1O0juegos c/u

• Papel Bond Instructivo para su llenado: Encabezado: 1. Nombre INTENSA: para identificar la razón social 2. Comprobante de diario: Nombre del documento 3. Fecha: Identifica la fecha en que se llena el formulario. 4. No de Comprobante de Diario: Es la secuencia numérica del formato por mes. Cuerpo del documento: 5. Concepto: Es la generalidad de la operación contable y los soportes que se están registrando

6. Cuenta: ubicar el código que identifica las cuentas

7. Sub cuentas: Ubicar el código de la subcuenta utilizada. 8. Nombre de la cuenta: identifica el nombre de las cuentas y sub cuentas 9. Parcial: Indica los valores de las su-cuentas tanto de debito como crédito. 10. Debe: lentifica el valor de la cuenta de mayor de este. 11. Haber: Identifica el valor de la cuenta de mayor de este Autorizaciones: 12. Preparado: Es la persona que elabora y firma el documento 13. Revisado por: Firma del responsable de contabilidad 14. Autorizado: Es la autoridad administrativa delegado como firma autorizada.

(1)INTENSA (2) Comprobante de Diario

(3)Fecha: ____ / _____ / _____ (4) No: ________

(5)Concepto: _____________________________________________________________

______________________________________________________________________

Cuenta Sub Concepto Parciales Debe Haber

(6) (7) (8) (9) (10) (11)

Sumas Iguales: C$ C$

_____________ ______________ _____________

(12)Elabora (13) Revisa (14)Autoriza

Vale Provisional de Fondo Fijo Objetivo: Efectuar adelantos de efectivos para compra y gastos menores de caja chica, sujetos a rendición de cuentas, es formato de uso interno dentro de las instituciones y empresas, en nuestro caso de INTENSA Recibe información de: Necesidades de compras menores de la unidad administrativa. Brinda Informasen a: Comprobante de caja chica. Preparado por: El encargado de fondo Fijo Procedimientos: Los anticipos de fondo fijo por medio de vale provisionales de fondo fijo, deberán de ser elaborados por el encargado del fondo previa autorización del encargado asignado del departamento, este documento deberá ser adjuntado al momento de elaborar la justificación Final del anticipo, cuando se elaboré el recibo de fondo fijo. Control Interno: El Vale provisional de fondo fijo debe estar debidamente mutilado con el sello PAGADO, el cual deberá colocar el responsable del fondo inmediatamente al momento de entregar el anticipo o elabora el vafe. Los- anticipos de fondo fijo por medio de vale provisionales de fondo fijo deben de ser Liquidados oportunamente en un plazo no mayor de24 horas. No deben otorgarse anticipo de sueldos o préstamos a empleados, utilizando el fondo fijo ya Que esto desviaría la finalidad para lo que fueron creados- Frecuencia: Se emite cada vez que se realice un desembolso del fondo fijo pendiente de rusticar en un Plazo menor de 24 horas Distribución: Se elabora en original . Original: Custodio (a) del fondo de caja chica Características:

• Impresa en una cara, solo original

• El formato es pre numerado de imprenta • Block de 50 juegos c/u • Papel Bond • Original color blanco

Instructivo para su uso: Encabezado: 1. INTENSA: Para identificar la raz6n social de la empresa 2. Yale Provisional del Fondo: Para identificar el nombre del documento 3. Número Consecutivo: Controla los vales provisionales de caja chica Sujetos a rendiciones de cuentas. 4. Fecha: Día, mes y año en que se elabora el vale. Cuerpo Principal: 5. Valor: La cantidad de dinero solicitada, en números.

6. Solicitado por: Nombre de la persona que solicita el fondo.

7. Cargo: Cargo que desempeña la persona que solicita. 8. Cantidad de: Monto solicitado detallado en letras. 9. Concepto: Anotar el motivo por el que se origina el vale provisional del fondo fijo. Autorizaciones: 10 Elaborado por: Firma del responsable del fondo fijo. 11. Autorizado por: Es la autoridad administrativa delegado como firma autorizada para realizar la entrega del efectivo f2.Recibí Conforme: Firma de la persona que recibe el anticipo


(2) Vale Provisional de Fondo Fijo

(3) No. 00001 (4) Fecha:_____________________ (5) Valor C$: _________________________

(5) Solicitado por:________________________________ (7) Cargo:____________________________ (8) La Cantidad de: ______________________________________________________________________ (9) En Concepto de: _____________________________________________________________________ (10) Encargado del Fondo:_____________________________________ (11) Autorizado por:___________ (12) Recibí Conforme:_____________________________________

Salido de Bodega Objetivo: Informara la Contabilidad a cerca de los productos, materiales y suministros despachados de bodega a otros lugares en que están depositados y son destinados al consumo. Es el documento oficial que sirve de control y soporte a todo tipo de salida de existencia en Bodega. Recibe Información de:

• Requisición de Materiales Brinda Información: . Tarjeta de control de existencia de bodega . Comprobante de diario Procedimientos Este documento se emite en la bodega al momento del despacho de los productos, Materiales o suministros etc., por el responsable de Bodega, una vez que estos formalmente hayan sido solicitados a través de una requisición de materiales por el departamento de producción que los estén solicitando Después de despachos los artículos se hacen los pasos a la tarjeta de control de existencia. Control Interno: Los despachos de bienes en bodega se realizaran a través de formas pre numeradas debidamente autorizadas. Los bodegueros realizaran el despacho conforme la cantidad, unidad de medida, código y descripción de cada producto de tallado en el documento de salida. Inmediatamente después del despacho del producto el responsable de bodega debe sellar el documento de salida con la frase DESPACHADO, poniendo su firma y fecha. En todos los casos que se debe obtener la firma de recibí conforme de la persona que retire los productos al momento de realizar la entrega. Contabilidad revisará que la documentación de salida de cualquier clase de producto se esté emitiendo y controlando en orden numérico consecutivo. Las salidas de bodegas que se anulen deben ponérseles un sello donde se lea ANULADO, tanto en el original como en las copias remitiéndolas en orden numérico. Frecuencia: Se emite por cada despacho o entrega para distintos departamentos de producción. Distribución Original: Contabilidad para soportar la contabilización de los materiales entregados a los Departamentos de producción, con el se recapitula y se elabora el comprobante de diario por hs salidas de bodega del período.

Copia1: Bodega, para actualizar los registros de los auxiliares que se manejan en bodega para efecto de control a su vez que dejan constancia de los materiales que han entregado a otros departamentos de IMTENSA. Copia2 Cliente la cual sirve de constancia que se recibieron los bienes satisfactoriamente, conforme facturación. Características: Impresa en una cara en Original y 1 copia. Original de color blanco y copias en colores. El documento es pre numerado en imprenta Block de 50 juegos c/u Papel Bond Original color blanco y copia en colores. Instructivo para su llenado: Encabezado: 1. IMTENSA: Identifica la razón social de la empresa 2. Salida de Bodega: Nombre del documento que utilizamos. 3. Numeración: Pre numeración secuencial para control del formato. 4. Fecha: Fecha en la que bodega entrega la mercancía a otros departamentos de IMTENSA 5. Cargo al Departamento de: Nombre completo del departamento que realiza la requisición de los productos a entregar. Cuerpo del documento: 6. Tipo de salida: indicar con una X cual es el motivo que está originando la salida de los productos en bodega 7. Código: El código correspondiente del producto a salir de bodega conforme clasificación del catalogo de productos de la empresa 8. Cantidad: La cantidad de artículos a entregar conforme la requisición y existencias en bodega. 9. Descripción del producto: Anotar los nombres de los productos a entregar a los departamentos. 14. Unidad de Medida: Anotare l tipo de medida que corresponde a cada artículo.

11. Precio Unitario: Anotar el precio del producto, el cual corresponderá precio promedio al conforme el determinado en la tarjeta control de inventario. 12. Valor Total: Anotar el valor total de los productos el cual será el producto de multiplicarla cantidad con el precio unitario. 13Total: Anotar el monto total generado de la sumatoria de todos los valores totales.

Autorizaciones 14. Elaborado por: La firma de la persona que elabora la orden de compra. f5.Entregado por: La firma de la persona responsable de bodega que verifica la salida de los materiales solicitados por otros departamentos. 16. Recibido por: Firma de la persona responsable de retirar los artículos de bodega.

(1)INTENSA

(2)Comprobante de salida de Almacén

(3)No: ______ (4) Fecha: ___ / _____ / _____

(5)Cargo al Departamento de:__________________________________________________________

(6)Tipo de Salida

Venta: Devolución:

Baja de Inventario: Traslado:

Consignación:

Código Cantidad Descripción Unidades Precio Unit. Precio Total (7) (8) (9) (11) (12) (13)

(13)Total:

(14) Elaborado por:_________________ 15) ___________________ (16) Recibido:____________________

Nomina de Pago Objetivos: Forma que se recapitulan el detalle todos los ingresos percibidos por los trabajadores por la prestación de servicios y las deducciones por retenciones a las cuales están obligados a cumplir las leyes tributarias y de seguridad social por las percepciones generada de los servicios prestado. En la planilla de pago también se detallan las obligaciones patronales de la empresa para efecto de registrar el gasto y aprovisionamiento del pasivo por pagar al Instituto Nicaragüense de Seguridad Social e INACTE. Recibe información de: Del control que se registra en la boleta de tiempo por cada trabajador, permisos otorgados, subsidios. Memorando, evaluaciones realizadas para incrementos, detalle de horas extras autorizadas por los jefes de los departamentos. Brinda información de: Al trabajador detallando las cantidades percibidas y los conceptos de las mismas. La contabilidad para el registro contable de la nomina de pago a los trabajadores. Preparado por: El encargado de Nominas. Procedimiento: El documento debe ser calculado por el encargado de nómina detallando los montos percibidos en concepto de salario, horas, bonificaciones, comisiones, vacaciones, aguinaldo, horas extra, así como también detallara los montos deducidos en concepto de retenciones tributarias y laborales, en relación a las cantidades percibidas afectas a la aplicación impuestos, determinando el monto total a percibir. Esta nómina será revisada por el responsable del departamento y contador de la empresa, su autorización será del financiero para efectuar el desembolso para el pago de la misma. Control intimo:

• La. Nómina de pago debe ser revisada selectivamente en todas sus extensiones y cálculos. Antes de ser firmada por el financiero.

• Los sueldos no reclamados en las horas deben depositarse al banco

• . Todos los empleados activos deben de tener un expediente conteniendo toda la documentación

personal, académica y referencial.

Frecuencia: Será elaborada quincenalmente para efecto de realizar los pagos a los empleados por la Prestación de sus servicios a INTENSA. Distribución: Se elabora en original y copia

Original: Al departamento de contabilidad. Copia 1: Área de Nóminas Características: Es impresa en papel tamaño carta papel bond 40. En una sola cara en original y copia. Color blanco. El formato ya está grabado en un sistema computarizado y su ejecución será impresa cada vez que se requiera el uso de la forma establecida. Instructivo para su uso; Encabezado: 1. INTENSA: Identifica la razón social de la empresa.

2. Nomina de pago: Nombre del documento 3. Del____al____: Detallar el periodo de pago que se está cancelando. 4. Departamento: Dependencia en donde realiza sus funciones. Personas Cuerpo del documento: 5. No. INSS: Anotar el número asignado al empleado del INSS

6. Nombre del Empleado: Detallar el nombre y apellido del empleado.

7. Ingresos: Detallar en cifras el origen de la percepción por cualquiera de los concepto detallados (salario ordinario, horas extras, vacaciones, bonificaciones, comisiones, etc.) De débito o causa que dio origen al documento. 8. Total Devengado: Corresponderá a la sumatoria de los ingresos percibidos. 9. Deducciones: Detallar en cifras las cantidades retenidas por lR, INSS, préstamos y toda concepto que se deducible en la nómina de pago. 10. Total de Deducciones: Corresponderá a la sumatoria de los egresos deducidos 11. Neto a recibir: Será la diferencia resultante de las percepciones menos las Deducciones aplicada por trabajador. 12. Firma del empleado: Al momento de recibir los ingresos percibidos il3. Inss patronal: Monto correspondiente a la obligación del empleador calculada en base a las percepciones recibidas afectas al seguro social Autorizaciones: 14. Elaborado por: Firma de la persona que elaboro lanolina 15. Revisado por: Firmad el responsable de RRHH 16. Autorizado por: Firma del gerente financiero

7) Procedimientos para cuentas especiales

A. Toma de Inventarios Físicos de la empresa

COMO PASO PREVIO INDISPENSABLE PARA LA TOMA DE INVENTARIOS SERA NECESARIO REALIZAR UNA LIMPIEZA Y REACOMODO DE LOS ARTICULOS QUE SE ENCUENTRAN EN EL ALMACEN. LA LIMPIEZA SERA GENERAL Y DEBERA COMPRENDER MUROS, PISOS, ANAQUELES Y MATERIALES. POR OTRA PARTE EL REACOMODO DEBERA REALIZARSE PROCURANDO QUE TODOS LOS ARTICULOS CON LA MISMA CLAVE SE ENCUENTREN LOCALIZADOS EN UN SOLO LUGAR, CON EL OBJETO DE FACILITAR EL CONTEO DE LOS BIENES.

1. La mercancía se contará de izquierda a derecha, de arriba hacia abajo y de atrás hacia adelante.

2. Se contará en presencia de un "contador" y un "auditor" para cotejar que lo contado sea lo correcto.

3. Se dividirá la bodega (anaqueles) por número para mejor distribución y rápida detección de errores.

4. El contador y el auditor no contarán la mercancía del mismo lugar sino que uno empezará en el primer anaquel y el auditor por el último.

5. Se hará un listado de mercancía en el cual se tomarán los productos encontrados en el anaquel de izquierda a derecha, de arriba hacia abajo y de atrás hacia delante, esto para facilitar más el conteo.

6. Se bajara la mercancía que se tenga duda en su conteo y se regresará a su lugar una vez contada.

7. Se abrirán todas las cajas para verificar que se encuentren las cantidades correctas de producto dentro de ellas.

8. Si se encuentra un producto que no esté anotado en la lista se le dará un número de secuencia intermedia dependiendo la ubicación del producto y se anotará al final de la hoja.

9. Los números de secuencia de la mercancía enlistada serán de 10 en 10 y por anaquel, es decir en el anaquel 1 abra la secuencia 10, 20, 30, etc. Y hasta el número que se necesite según la cantidad de mercancía que haya, y en el anaquel 2 será lo mismo comenzando por el número 10 y continuando de 10 en 10.

10. Al final del conteo se cotejarán las hojas de contador y auditor (listados) para verificar que no haya errores, si hay habrá que verificarlos y corregirlos, una vez que todo esté bien checado y sin ninguna anomalía se procederá a ingresar el conteo en el sistema.

11. Imprimir lo capturado en sistema y revisar que no haya ningún faltante físico de mercancía, en caso de haberlo se volverá a contar la mercancía con faltante y se buscará en todos los lugares posibles que pueda estar antes de tomarla como faltante real.

B. Declaración y pago de Impuestos Y Retenciones

COMO PASO PREVIO INDESPENSABLE PARA LA DECLARACIÓN Y PAGO DEL IMPUESTO AL VALOR AGREDADO SE DEBERAN TENER ACTUALISADOS LOS AUXILIARES CONTABLES DE RETENCIONES E IMPUESTOS POR PAGAR Y SE DEBERA ELABORAR UN RESUMEN DE VENTAS PARA COTEJARLO CON LOS REGISTROS CONTABLES.

1. En el caso del Impuesto al Valor Agregado (IVA) se cotejara el Saldo Retenido por Pagar con el Saldo Retenido Acreditable para determinar el mayor de ellos y se cancelara la cuenta de menor monto contra la cuenta de mayor monto.

a. En caso de haber un saldo por pagar se cancelara en monto con un cheque oficial autorizado por la regencia

b. En caso de haber un saldo a favor se procederá a su adecuado registro

2. El en caso de la Retenciones por Pagar en concepto de IR Laboral, IR en la Fuente, IR por servicios profesionales se procederá a determinar el monto total a pagar y se cancelara el adeudo con un cheque oficial autorizado.

3. En el caso del Impuesto Definitivo sobre la Renta (IR por Pagar) a. Se realizara la Cancelación de las Cuentas de Resultado del ejercicio contable para cerrarlo y determinar el

Resultado Contable del Ejercicio(Utilidad o Perdida) b. Se realizara una conciliación fiscal a fin de determinar el Resultado Fiscal

i. De resultar Utilidad, esta será la Renta Gravable de Ejercicio y se le aplicara la base de IR definida por ley (30%)

ii. De Resultar Perdida no se aplicara ninguna base para calculo de impuesto c. Se determinara el monto total de los activos de la empresa, en caso de que estos tengan un valor mayor a US$

100,000.00 ( Cien mil Dólares Norteamericanos) y se aplicara una tasa del 1% d. Se declarara un IR por pagar por el valor de mayor monto de los anteriormente descritos.

4. En el caso de los Anticipos de IR y Tributo municipal se declaran por el monto correspondiente según el resumen de

Ventas del Mes.

C. Arqueo de Caja COMO PASO PREVIO INDESPENSABLE PARA LA REALISACION DE ARQUEOS SE DEBERA CONSTAR CON LA AUTORIZACIÓN DE LA GERENCIA. ESTA AUTORISACIÓN DEBE DE OBTENERSE JUSTO ANTES DE COMENSAR EL ARQUE SORPRESIVO. 1. Mostrar la debida autorización firmada por la Gerencia al responsable de caja. 2. Solicitar al responsable todo el efectivo, monedas, cheques, vales, notas etc. 3. Proceder al conteo en presencia del responsable 4. Llenar el Formulario respectivo 5. Conseguir la firma del responsable del fondo 6. En caso de haber discrepancia entre el valor contado y el valor en los registros informar a la Gerencia para que

autorice el registro de la partida de ajuste. 7. Redactar un acta con el resultado del arqueo

8) Control Interno

Control interno: que no es más que un plan de organización de todos los métodos coordinados con la finalidad de:

Proteger los activos Verificar la exactitud y confiabilidad de la información financiera Promover la eficiencia de las operaciones.

El control interno se clasifica en: Control interno administrativo y Control interno contable.

Control interno administrativo: métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por la gerencia. Control interno contable: métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver principalmente con la protección de los activos y a la confiabilidad de los datos de contabilidad.

Entre las áreas que debemos establecer un control interno tenemos:

Activos Caja chica Efectivo Inventarios Ventas

Todo sistema de control interno debe contener las siguientes características:

Organización- de manera tal que se pueda diferenciar la autoridad y la responsabilidad relativas a las actividades de la empresa.

Autorización y registro operacional- de manera que sea de la atribución del departamento de contabilidad el hacer los registros de las informaciones y de mantener el control

Eficiencia- para evitar que en determinado tipo de operaciones intervengan cuando menos tres (3) persona para evitar fraude.

Control Interno del Efectivo. El efectivo es el dinero que mantiene toda empresa en su cuenta de caja o en forma de depósito en un banco comercial. Valores en moneda curso legal o su equivalente contenido por:

Efectivo en caja Cuentas bancarias Todo aquello disponible para pagos sin restricción. Las medidas de control interno de efectivo están orientadas a reducir los errores y pérdidas. La recepción del efectivo, puede hacerse por tres vías: Operaciones en el mostrador (ventas) Ingresos ejecutados por cobradores Remesas por correos

Las operaciones en el mostrador son realizadas por las empresas en la tienda. Entre las medidas de control podemos citar: Uso de máquinas registradoras y facturas de manera que se facilite el cuadre diario de estos ingresos. La conciliación debe ser realizada por un solo empleado que no pertenezca al área de caja. Toda recepción debe ser respaldada por un recibo de ingreso. El cajero no debe tener acceso a los libros de contabilidad. Los ingresos realizados por cobradores se controlan manteniendo una vigilancia estricta a todos los cobradores de

manera que: • Diariamente sea preparada una relación de todas las facturas o documentos al cobro. • Que al final del día, estos entreguen el dinero cobrado junto con la relación antes mencionada. • Que estos documentos estén bajo la responsabilidad de una sola persona o preferiblemente por el

departamento de cobros y créditos.

Las remesas recibidas por correo se le encomiendan a una persona de confianza que los reciba y prepare una relación la cual se mandará posteriormente al departamento de contabilidad.

Podemos establecer que el área de efectivo comprende:

Caja y Banco

La caja se divide en dos:

. Caja chica: La caja chica es el fondo que la empresa emplea para los gastos menores dentro de la misma que no requieren uso de un cheque . Caja general La caja general es aquella donde se guarda todo el dinero diario recibido por diferentes conceptos

Entre las medidas de control están:

Tener volantes, ya sean de ingreso a caja o desembolso. Que estos volantes estén numerados Manejados por una sola persona La caja general no debe utilizarse para propósitos y retiros operacionales, para esto fue creada la caja chica. Depositar el dinero de la caja general Todo depósito debe tener anexo los recibos de caja.

Control Interno de las Ventas.

Sobre el departamento de ventas podemos decir que este ocupa un papel importante en la instalación de un sistema de contabilidad.

El control interno de las ventas comprende procedimientos y métodos con fines de lograr las políticas establecidas por la empresa.

Cuando se realiza una venta, al cliente debe elaborársele una factura. Al realizarse el pago el cajero deberá elaborar un recibo de ingreso a caja. Sin embargo para del almacenes despachar la mercancía estos deben hacerlo mediante un conduce.

Los formularios que podemos utilizar para un buen control de las ventas son:

Facturas (las cuales entre otras cosas deben especificar los términos de pago - al contado o crédito). Nota de despacho o conduce Recibo de ingreso a caja.

Cada uno de estos formularios debe tener copias suficientes para ser distribuidas en los diferentes departamentos/clientes.

La factura pro-forma es utilizada en gestiones bancarias, sirviendo de base para la solicitud de divisas (por ej.) por medio de la carta de crédito, crédito de suplidor, cobranzas, etc. consta de precios y condiciones de venta de los productos.

Carta de crédito: es un documento expedido por un banco comercial a solicitud de un cliente autorizando a una firma extranjera para que envié mercancías, según términos, y que será pagada por el banco de acuerdo al crédito otorgado por el vendedor. El valor de la misma debe ser igual al de la factura comercial.

Crédito de suplidor: llamada línea de crédito es ofrecida por bancos comerciales a sus mejores y solventes clientes; mediante este la empresa puede firmar pagarés hasta el monto de este crédito para comprar sus mercancías. Puede renovarse anualmente.

Sobre el control interno de las ventas podemos decir:

Que estas se realicen acompañadas del comprobante correspondiente. Que al salir mercancía sea revisada por la persona encargada. Que los comprobantes sean revisados y contabilizados.

Clasificación y Control de los Activos Fijos.

Los activos fijos están formados por las propiedades de naturaleza relativamente permanente, que se emplean en una empresa para sus operaciones sin la intención de venderlos.

Los activos fijos pueden ser:

Tangibles o Intangibles

Tangibles: si tiene sustancia corpórea, es decir físicos. Como por ejemplo: Edificios- sujetos a depreciación; Bosques- sujetos a agotamiento

Intangibles: como las patentes, derecho de autor, su valor reside en los derechos que posee el propietario.

Los activos están sujetos a depreciación lo cual no es más que la distribución equitativa del costo adquirido de un bien mas las inversiones realizada en este para usarse entre un período estimado de vida.

La depreciación puede realizarse por tres métodos:

Línea recta, Unidades producidas, Horas trabajadas.

Entre las medidas de control tenemos:

Establecer su identidad, estableciendo grupos homogéneos y describiéndolos. Poseer una relación detallada y actualizada Ubicarlos para efectuar inventarios, realizar reparaciones, calcular depreciación. Hacer chequeo periódico de los mismos. Establecer responsabilidad a la persona que utiliza los activos fijos.

Los inventarios.

Los inventarios constituyen las partidas del activo corriente que están listas para la venta. Mercancía que posee una empresa en el almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o actividades productivas.

El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un departamento de compras, que deberá gestionar las compras de los inventarios siguiendo el proceso de compras.

Existen varios métodos para llevar el manejo y control de inventarios, los cuales son:

PEPS (Primero en Entrar Primero en Salir) tipo de inventario perpetuo que detalla por medio de la Tarjeta de Control de inventario, las salidas y entradas de las mercancías. Establece que la primera mercancía que se compra es la primera en venderse o salir

UEPS (Ultimo en Entrar Primero en Salir) tipo de inventario perpetuo que estable que las últimas mercancías que se comprar son las que primero se venden o salen.

Entre las medidas de control interno tenemos:

Hacer conteos físicos periódicamente.

Confrontar los inventarios físicos con los registros contables. Proteger los inventarios en un almacén techado y con puertas de manera que se eviten los robos. Realizar entrega de mercancías únicamente con requisiciones autorizadas. Proteger los inventarios con una póliza de seguro. Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros contables.

Los ingresos: son partidas de origen acreedor y forman parte de las cuentas nominales y del estado de resultado.

Los ingresos se originan por diferentes conceptos como por ejemplo:

Ventas, honorarios, intereses, comisiones.

Los procedimientos de control están dirigidos a cumplir con los siguientes objetivos:

a) Debida autorización de transacciones y actividades. b) Adecuada segregación de funciones y responsabilidades. c) Diseño y uso de documentos y registros apropiados que aseguren el correcto registro de las operaciones. d) Establecimiento de dispositivos de seguridad que protejan los activos. e) Verificaciones independientes de la actuación de otros y adecuada evaluación de las operaciones registradas

9) Anexos

A. Diagramas de algunas de los principales procesos y funciones de la Contabilidad

Diagrama Proceso de Ingreso

Recibo de Caja

Contabilidad

Controla

Numeración

de Recibos

Caja Recibo de

Caja

Cliente que

pago

Proceso de la

Información

Minuta de Depósito

Recibo de Caja

Informe Diario de

Caja y Banco

Contabilidad

Procesa

Revisa

Registra

Diagrama del Flujo para la Captura de Ingresos

Informe Diario de Caja

Caja

Ingresos

Factura de

Contado

Factura de

Contado

Minuta Depósito

Factura Cont.

Recibo Caja

Arqueo

Informe de

Caja

Contabilidad

Recaptura la

Info del Mes

Minuta Depósito

Factura Cont.

Recibo Caja

Informe de

Caja Comprobante

de Diario

Diagrama de Proceso de Pago

Comprobante de Pagos

Recapitulación

Cheques

Soportes

Solicitud de Pago

Soportes

Solicitud de

Pago

Contabilidad

Concilia

Comprobante de

Pago

Gerente de

Finanzas

Caja

Beneficiario

Banco Estado de Cuenta

del Banco

Recapitulación

del Período

Contable

Actualiza

Registros

Auxiliares Diario

y Mayor

Comprobante de

Diario

Diagrama Proceso de Comercialización

Facturación de Contado

Diagrama Proceso de Registro

Comprobante de Diario

Soportes

Hoja de Trabajo

Minuta Depósito

Factura de Contado

Arqueo de Caja

Área de

Venta Factura de

Contado

Caja

Factura de Contado

Cancelada

Cliente

Recapitulación

y Depósito en

Banco

Informe Diario

de Caja

Contabilidad

Revisa

Procesa

Firma

Registra

Origen del Asiento Contable

Dpto. de Contabilidad

Recapitulación

Hoja de Trabajo Comprobante de Diario

Resumen de Comprobantes de

Diario

Registra Auxiliares Registra Mayor

B. Cuotas de Depreciación:

LEY No. 453 Ley de Equidad Fiscal Arto. 19. Sistemas de depreciación. Para determinar las cuotas de amortización o depreciación a que se refiere la presente Ley, se seguirá el método de línea recta aplicado en el número de años que de conformidad con la vida útil de dichos activos se determinen en el Reglamento de la presente Ley.

REGLAMENTO DE LA LEY No. 453, LEY DE EQUIDAD FISCAL REGLAMENTO DE LA LEY No. 453, LEY DE EQUIDAD FISCAL DECRETO No. 46-2003.

Artículo 57.- Cuotas de depreciación y amortización. Para la aplicación del artículo 19 de la Ley, se establece: Las cuotas anuales a deducir de la renta bruta como reserva por depreciaciones basadas en el método de línea recta costo o precio de adquisición entre la vida útil del bien, serán determinadas así:

1) Para edificios: a) Industriales, 10% (diez por ciento); b) Comerciales, 5% (cinco por ciento); c) Residencia del propietario cuando esté ubicado en finca destinada a explotación agropecuaria, 10% (diez por ciento); d) Instalaciones fijas en explotaciones agropecuarias, 10% (diez por ciento); e) Para los edificios de alquiler, 3% (tres por ciento) sobre su valor catastral;

2) Equipo de transporte: a) Colectivo o de carga, 20% (veinte por ciento); b) Otros, 12.5% (doce punto cinco por ciento);

3) Maquinaria y equipo: a) Industriales en general.

i. Fija en un bien inmóvil, 10% (diez por ciento). ii. No adherido permanentemente a la planta, 15% (quince por ciento). iii. Otros, 20% (veinte por ciento).

b) Equipo empresas agroindustriales, 20% (veinte por ciento); c) Agrícolas, 20% (veinte por ciento); d) Otros bienes muebles:

i. Mobiliarios y equipo de oficina, 20% (veinte por ciento); ii. Equipos de comunicación, 20% (veinte por ciento); iii. Ascensores, elevadores y unidades centrales de aire acondicionado, 10% (diez por ciento); iv. Equipos de Computación (CPU, Monitor y teclado), 50% (cincuenta por ciento); v. Equipos para medios de comunicación (Cámaras de Videos), 50% (cincuenta por ciento); vi. Los demás, no comprendidos en los literales anteriores 20% (veinte por ciento).

Además de las cuotas de depreciación antes establecidas, el contribuyente tendrá derecho, en su caso, a aplicar como deducción una cuota de amortización por agotamiento de los recursos no renovables, sobre la base del costo de adquisición del recurso no renovable o del derecho de explotación, siempre que el uso de este recurso sea elemento de costo en la actividad de producción de la empresa. Las cuotas anuales serán determinadas por la DGI en cada caso particular. Si el contribuyente no hubiere deducido en cualquier período la cuota correspondiente a la depreciación de un bien o la hubiere deducido en cuantía inferior, no tendrá derecho a hacerlo en los años posteriores.

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