CONTROVERSIA SISTEMAS CONTABLES INTEGRADOS

INTRODUCCIÓN

La contabilidad es un sistema adaptado para clasificar loshechos económicos que ocurren en un negocio. De tal maneraque, se convierte en el eje central para llevar a cabodiversos procedimientos que conducirán a la obtención delmáximo rendimiento económico que implica el constituir unaempresa determinada.

El desafío que el entorno plantea al ejecutivo de hoy, lo haobligado a depender cada vez mas de la información comobase objetiva para ejercer una función vital: la toma dedecisiones.

INTRODUCCIÓN

Las personas ajenas a la empresa comenzaron a encontrar enla información contable, una herramienta fundamental que losayudaría a tomar sus propias decisiones, por ese motivo sehan incrementado los usuarios de la información en un enteeconómico, pues anteriormente se conocía un solo usuarioque era el propietario y hoy en día surgen múltiples usuariostales como el estado, inversionistas, clientes, entidadesde control, colaboradores, publico en general, entre otros.

INTRODUCCIÓNLa incidencia de la tecnología es aún más destacada cuando laincorporación de la misma en el tratamiento de los datos formaparte de una estrategia interna del ente. En esa circunstancia, loscambios tecnológicos conllevan modificaciones paralelas en lamodalidad con que se lleva acabo la gestión organizacional. Eltratamiento contable de los datos que circulan dentro del ente,surge como resultado de la interacción del70efecto de la tecnologíay la mayor complejidad y globalización de los negocios.La identificación de un sistema de información contable incluye elanálisis de los métodos, los procedimientos y los recursos humanosy tecnológicos aplicados por el ente para la captura de los datosgenerados por el desarrollo de su actividad. El producto final deltratamiento que haga de los datos dicho sistema de informacióncontable permitirá generar informes que respondan a necesidadesdiversas, aunque pudieran ser contemporáneas en su demanda.

II. ALGUNAS DEFINICIONES

2.1 ERP : Más que programas de ordenadorson sistemas de información que integran aplicacionesinformáticas para gestionar todos los departamentos yfunciones de una empresa: contabilidad financiera y analítica,finanzas, producción, mantenimiento, logística, recursoshumanos, materiales, gestión de activos, compras y pagos,ventas y cobros, bancos y efectos, tesorería, cartera, gestiónde proyectos, etc.

II. ALGUNAS DEFINICIONES

2.2 EL Sistema de Contabilidad Integrada (SCI); es el conjunto de principios, normas, recursos y procedimientos que consideran regulaciones jurídicas, normas técnicas y/o prácticas administrativas utilizadas para valuar, procesar y exponer los hechos económicos que afectan o pueden afectar el patrimonio de las entidades. Aplica los preceptos de la teoría contable, en los Principios de Contabilidad generalmente Aceptados, las Normas Generales de Contabilidad Nacionales e Internacionales, y Principios, Normas Generales y Básicas del Control Interno Gubernamental emitidas por la Contraloría General de la República.

II. ALGUNAS DEFINICIONES

La Contabilidad Integrada opera como un sistema común,único y uniforme integrador de los registros presupuestarios,económicos, financieros y patrimoniales, orientado adeterminar el costo de las acciones del ente Generainformación financiera clara y transparente que resulte de fácilcomprensión para los usuarios.

II. ALGUNAS DEFINICIONES

Son objetivos del SCI:

Registrar todas las transacciones presupuestarias, financieras ypatrimoniales que se producen en las entidades.

Facilitar que todo funcionario que reciba, pague o custodiefondos, valores o bienes del ente, rinda cuentas de laadministración a su cargo.

II. ALGUNAS DEFINICIONES

Procesar y producir información presupuestaria, patrimonial yfinanciera útil y beneficiosa, con características deoportunidad, razonabilidad y confiabilidad para la toma dedecisiones por los responsables de la gestión financiera y paraterceros interesados en la misma.

Presentar la información contable y la respectivadocumentación sustentatoria, ordenada de tal forma quefacilite las tareas de control interno y externo posterior.

III. CONTROVERSIAS EN LOS SISTEMAS CONTABLES INTEGRADOS

La evolución tecnológica ha provocado importantes cambiosen la funcionalidad de los sistemas de información. El modelomultidimensional es el más óptimo para el análisis de lainformación porque permite acceder a ella información nosólo cuando se sabe dónde buscarla, sino también cuando apriori se ignora. La estructura elegida debe sersuficientemente enriquecida para comunicar claramente lasdiferentes propiedades de la información.

III. CONTROVERSIAS EN LOS SISTEMAS CONTABLES INTEGRADOS

Las experiencias de adopción de la modalidad ERP han planteado numerososproblemas sobre todo en las fases de implantación y formación de los usuarios. Laimplantaciones un proceso complejo, de una duración importante y que supone lainversión de recursos tanto económicos como humanos En el fondo, el principalproblema que supone el desarrollo de los denominados ERP está representado porel diseño de la base de datos de manera tal que se constituya en fuente deinformación válida para todos los integrantes de la organización que deban generarinformación a partir de ella. Aún cuando en numerosas organizaciones los ERP hansido establecidos con el objetivo de ofrecer una importante mejora en losprocedimientos de captación, almacenamiento y proceso de datos, tanto dentrocomo fuera de la entidad, no cabe ninguna duda que facilitan la gestión y la tomade decisiones de la dirección al brindar información integral, confiable y oportuna,seleccionada en la forma que el usuario necesite.

III. CONTROVERSIAS EN LOS SISTEMAS CONTABLES INTEGRADOS

3.1VENTAJAS DE UN SISTEMA ERP.

Una empresa que no cuente con un sistema ERP, en función de sus necesidades,puede encontrarse con muchas aplicaciones de software cerradas, que no sepueden personalizar, y no se optimizan para su negocio.

Diseño de ingeniería para mejorar el producto, seguimiento del cliente desde laaceptación hasta la satisfacción completa, una compleja administración deinterdependencias de los recibos de materiales, de los productos estructurados enel mundo real, de los cambios de la ingeniería y de la revisión y la mejora, y lanecesidad de elaborar materiales substitutos, etc. La ventaja de tener un ERP esque todo esto, y más, están integrados.

El cambio como un producto está hecho en los detalles de ingeniería, y es comoahora será hecho. La efectividad de datos puede usarse para el control cuando elcambio ocurra desde una versión anterior a la nueva, en ambos productos los datosvan encaminados hacia la efectividad y algunos van a la suspensión del mismo.Parte del cambio puede incluir la etiqueta para identificar el número de la versión(código de barras).

III. CONTROVERSIAS EN LOS SISTEMAS CONTABLES INTEGRADOS

3.1 VENTAJAS DE UN SISTEMA ERP.

La seguridad de las computadoras está incluida dentro del ERP,para proteger a la organización en contra de crímenesexternos, tal como el espionaje industrial y crimen interno, talcomo malversación. Una falsificación en el escenario de losdatos puede involucrar terrorismo alterando el recibo demateriales como por ejemplo poner veneno en los productosalimenticios, u otro sabotaje. La seguridad del ERP ayuda aprevenir el abuso.

III. CONTROVERSIAS EN LOS SISTEMAS CONTABLES INTEGRADOS

3.2 DESVENTAJAS DE UN SISTEMA ERP.

Muchos de los problemas quetienen las compañías con el ERPson debido a la inversióninadecuada para la educacióncontinua del personal relevante,incluyendo los cambios deimplementación y de prueba, yuna falta de políticas corporativasque afectan a cómo se obtienenlos datos del ERP y como semantienen actualizados.

III. CONTROVERSIAS EN LOS SISTEMAS CONTABLES INTEGRADOS

3.2 DESVENTAJAS DE UN SISTEMA ERP.

El éxito depende en lashabilidades y la experiencia de lafuerza de trabajo, incluyendo laeducación y como hacer que elsistema trabaje correctamente.Muchas compañías reducencostos reduciendoentrenamientos. Los propietariosde pequeñas empresas estánmenos capacitados, lo quesignifica que el manejo delsistema ERP es operado porpersonal que no está capacitadopara el manejo del mismo.

III. CONTROVERSIAS EN LOS SISTEMAS CONTABLES INTEGRADOS

3.2 DESVENTAJAS DE UN SISTEMAERP.

La instalación del sistema ERP es muycostosa.

Los vendedores del ERP puedencargar sumas de dinero para larenovación de sus licencias anuales,que no está relacionado con eltamaño del ERP de la compañía o susganancias.

Los ERP son vistos como sistemas muyrígidos, y difíciles de adaptarse al flujoespecífico de los trabajadores y elproceso de negocios de algunascompañías, este punto se cita comouna de las principales causas de falla.

Los sistemas pueden ser difíciles deusarse.

III. CONTROVERSIAS EN LOS SISTEMAS CONTABLES INTEGRADOS

La puesta en práctica de un sistema de ERP es una tareacomplicada; y un estudio por Granlund y Malmi (2002) indicaque la complejidad de sistemas de ERP impide compañías derediseñar su contabilidad de dirección. Bastante, prefierenimplementar su contabilidad de dirección tradicional en elsistema de ERP en orden reducir la complejidad (Rom2008).

III. CONTROVERSIAS EN LOS SISTEMAS CONTABLES INTEGRADOS

3.3 CONTABILIDAD DE DIRECCIÓN

La contabilidad de dirección surge en la década de los ochentacomo un nuevo paradigma contable que tiene por objetoayudar al empresario a obtener ventajas competitivas para laorganización, basándose en el análisis e interpretación de lainformación interna y externa de la empresa.

III. CONTROVERSIAS EN LOS SISTEMAS CONTABLES INTEGRADOS

Una brecha de investigación parece existir con respecto acómo es soportada por sistemas de información diferentes lacontabilidad de dirección. Por lo tanto, es desarrollar unacuerdo de la relación entre la contabilidad de dirección ysistemas de información donde sistemas de información noestán limitadas a los sistemas de ERP.

III. CONTROVERSIAS EN LOS SISTEMAS CONTABLES INTEGRADOS

Los estudios han mostrado que la integración de datos es muydifícil y que a veces la integración de la información basada esposible solamente cuando las firmas están dispuesta a tirar losdatos e integrar menos información. Todavía, estos efectos seponen visibles solamente cuando la relación de IT ycontabilidad está enredada a través del análisis tanto de lainfraestructura técnica y su movilización organizativa(Dechow2007)

III. CONTROVERSIAS EN LOS SISTEMAS CONTABLES INTEGRADOS

La contabilidad de dirección puede ser llevado por Gerentes Generalestanto como contadores de dirección, y los contadores de dirección puedenllevar tareas de contabilidad de dirección tanto como las por ejemplogenerales áreas de dirección y tareas en relación con mantener el IIS.

Los contadores de dirección también está conseguir un nuevo papel enrelación con el IIS. Los sistemas de ERP suministran a contadores conmodalidades fuertes de estructuración indudablemente. Los contadoresde dirección pueden decidir tomar el precio del IIS o pueden dejarlo paraotra persona. El futuro papel y el estado del contador de dirección están enfunción de esta elección.

III. CONTROVERSIAS EN LOS SISTEMAS CONTABLES INTEGRADOS

La eficacia y eficiencia de unsistema de información Contableintegrado estará fuertementeligada a las políticas de controlinterno que se establezcan en laorganización. El procesamientotecnológico de los datos conllevanuevas categorías de riesgos quepueden producirse, puesto que sibien disminuyen otros queestaban asociados al manejomanual de los datos introducidosen el sistema, aparecen nuevosproblemas en razón del medio deprocesamiento que no pueden serignorados.

III. CONTROVERSIAS EN LOS SISTEMAS CONTABLES INTEGRADOS

El cambio de medio deprocesamiento, no implica unavariación sustancial en las políticasde control tradicionalmenteasociadas con las operacionesbásicas de una empresa, sino queéstas se sistematizan y recogenpor el propio sistema deprocesamiento, resultandotransparentes en su ejecución a lamayor parte de los usuarios. Sinembargo, aquellos que seencuentran en los nivelessuperiores pueden acceder adichos registros y fijar políticas desaneamiento de los desvíosdetectados.

III. CONTROVERSIAS EN LOS SISTEMAS CONTABLES INTEGRADOS

Al analizar los sistemas deinformación que permiten lageneración de informes, seseñala que en muchasoportunidades debe diseñarseun subsistema especial parasatisfacer los requerimientosespecíficos. Cada uno de ellosdemanda, por parte del ente,sucesivas cargas de datosextraídos de los sistemas deinformación utilizados en elmismo contemporáneamente.Por su parte, la confección deestados contables de usoexterno debe ajustarse a las

normativas vigentes encadajurisdicción. Los datos que serequieren para elaborar estosinformes surgen de lasregistraciones que se llevan en elente, por lo que no hay lugar adudas acerca de la estrecharelación que existe entres lossistemas de informaciónadministrativa y aquellos quepermiten la generación de losestados contables de usoexterno a partir de los datosrecopilados

III. CONTROVERSIAS EN LOS SISTEMAS CONTABLES INTEGRADOS

“Como mucha información financiera para los administradores y losusuarios de información externa es similar, algunas organizaciones, enespecial las más pequeñas, diseñan sus sistemas de información paraquesean útiles tanto para elaborar informes financieros externos, comopara los propósitos administrativos; esta práctica no permite a losadministradores tener sistemas de informes internos acordes con susnecesidades.” Frente al riesgo de disminuir la utilidad de la información porsurgir de sistemas de información inadecuadamente diseñados, se enfatizala conveniencia de analizar las demandas de todos los usuarios dentro dela organización

III. CONTROVERSIAS EN LOS SISTEMAS CONTABLES INTEGRADOS

Un sistema de informacióncontable integrado debe

1) Permitir integrar la informacióninterna con la externa

2) Facilitar el análisis dinámico dela información (Tendencias,relaciones, etc.)

3) Personalizar la información paracada usuario

4) Visión multióptica frente a lavisión lineal y gráfica

5) Permitir relacionar informaciónde distintos períodos en unainterfaz gráfica y amigable para elusuario.

III. CONTROVERSIAS EN LOS SISTEMAS CONTABLES INTEGRADOS

Un sistema de información contableintegrado debe brindar:

Costos más bajos de acceso a laherramienta tecnológica a partir delcreciente desarrollo de sistemas queincorporan el XBRL en susplataformas.

Posibilidad de intercambio de datosque pueden ser accedidos por losusuarios en múltiples formas y aún enidiomas distintos de aquel en quefueran originalmente cargados.

Mejoras en las condiciones de análisisde la información financiera, así comosu comparación entre sectores,regiones o países.

IV CONCLUSIONES Como fruto de nuestra tarea, entendemos que la contabilidad, desde

nuestro enfoque, se convierte en articuladora de las demandas deinformación de todos los interesados que interactúan en la organización.En la actualidad, la contabilidad ha experimentado un avance muydestacable al incorporar la captura, selección y tratamiento de datoscualitativos y cuantitativos apartándose de un único valor monetario parala medición.

Al servicio de esta redefinición de la información a considerar aparecencomo una oportunidad insoslayable las nuevas tecnologías deprocesamiento de información que avanzan en la creación, administracióny gestión de bases de datos con la posibilidad de ser accedidas desdemúltiples dimensiones. Ahora bien, frente a esta disponibilidad de losmedios y su reconocimiento legal, el desafío que deberemos superar es elanálisis de la generación de nuevos tipos de informes contables quemantengan la satisfacción de las cualidades intrínsecamente relacionadascon la información contable y que la enriquezcan.

IV CONCLUSIONES A la vista de los problemas detectados y la insatisfacción de los usuarios

por la información generada desde los sistemas de información de losentes, pueden plantearse alternativas de mejora que se puedendesarrollar con un sistema de información contable integrado eficiente.

Es importante resaltar la relevancia que tienen los informes contablestanto en el ámbito interno a la organización, cuanto en la relación deésta con los usuarios externos.

A la luz de las posibilidades tecnológicas de procesamiento de lainformación contable podemos identificar “nichos vacíos” aún noexplotados exhaustivamente en beneficio de los usuarios de lainformación.

Una propuesta tendiente a disminuir la insatisfacción de las demandasde los usuarios, sería la de contemplar un acercamiento gradual deaquellos a niveles desagregados de los datos según cual fuera suvinculación con el ente al que pertenecen.

V. BIBLIOGRAFÍA

CONTROVERSIES ON INTEGRATED ACCOUNTING SYSTEM

Cordos, Ana Maria; Andreica, Horia Tudor; Rof, Letitia Maria

Annales Universitatis Apulensis : Series Oeconomica

"1 Decembrie 1918" University of Alba Iulia (Romania), Facultyof Sciences

Romania

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