Una vez teniendo claro lo que es un presupuesto ahora vamos a

investigar sobre el presupuesto de compras, su definición o concepto, sus

objetivos, la determinación de necesidades de materia prima, el informe de

materiales para el presupuesto de compras, su preparación y control, sus

requisitos básicos para la formulación, otros asuntos de importancia a

desarrollar dentro de la formulación del presupuesto de compras.

De tal manera que a la hora de realizar cualquier tipo de adquisición

de producto todo ser humano de manera lógica y racional, y muchas veces

sin planificarlo se hace un presupuesto, ya que un presupuesto tan solo es

una estimación de cuanto vamos a gastar para adquirir un bien, o cuanto nos

debería ingresar por la venta del mismo, si para cualquier persona realizarse

un presupuesto es tan importante de manera consciente o inconsciente, más

lo será para una organización la cual realiza una gran cantidad de

inversiones para poder tomar obtener una buena productividad.

Presupuesto de Compras.

El presupuesto de compras se refiere exclusivamente a las unidades

materiales que se necesitan para producir los volúmenes indicados de

productos para la venta, es decir, las cantidades de materias primas,

mercancía, e insumos a comprar, ya que este presupuesto (compras) es

importante pues de él depende el presupuesto de producción, el de ventas e

ingresos.

Su finalidad principal es asegurar la disponibilidad permanente y en

una cantidad suficiente los productos disponibles para la venta, ¿Por qué?,

porque si la cantidad de artículos disponibles para la venta es insuficiente se

corre el peligro de perder las ventas por no tener mercancía disponible, y si

la cantidad adquirida es demasiado grande, se ocasionaría una pérdida

financiera por exceso de inventarios con riesgo de deterioro, obsolescencia y

costos elevados de manejo y almacenamiento, es decir se perdería gran

parte de la mercancía.

Se deben tomar en cuenta muchos aspectos para la compra de un

producto, como son las cantidades de materiales y partes, las fechas de

compras, el costo estimado de las mismas, etc., y así evitarnos

consecuencias mayores.

Objetivos del Presupuesto de Ventas.

Dentro de los objetivos del presupuesto de compras mencionaremos a

continuación los siguientes:

Facilidades de almacenamiento de los diferentes productos que se

tienen para la venta.

Obtener adecuados precios de adquisición, lo cual incluiría el máximo

aprovechamiento de descuentos por pronto pago y bonificaciones

sobre volumen y, en su caso, rebajas sobre compras, es decir, ofrecer

buenos precios al público y así obtener mejores y buenos resultados.

Determinar el número de unidades y las fechas en que han de

adquirirse los distintos tipos de materiales y partes.

Disponibilidad de capital de trabajo.

Requisitos básicos para la formulación de un presupuesto de compras.

Coordinación con el presupuesto de producción

Que sea flexible

Que se detalle cada una de las materias primas y los periodos de

compra

Estimar un inventario de materias primas y demás materiales

Seleccionar proveedores

Determinar la anticipación ideal del presupuesto de compras

Elementos necesarios para la elaboración de un presupuesto de

compras.

Determinación de necesidades de materia prima.

Podríamos definir como materia prima a todos aquellos elementos

físicos susceptibles de almacenamiento o stock, es decir en bodega, en

existencia, en depósito, etc. Ahora para determinar las necesidades de

materia prima en una empresa , industria y establecimientos, ya sea

supermercados o bodegas minoristas, se tienen que tomar en cuenta varios

puntos importantes que serían los siguientes.

Compra : el volumen ideal de compra estará determinado por el lote

óptimo que será el punto donde se igualan los costos de pedido con

los de tenencia, es decir, es el que analiza la cantidad de pedidos

mensuales y el costo de pedidos de emisión.

Recepción : aquí implica, entre otras cosas, el control de calidad el

cual requiere de formularios internos como las facturas y recibos,

tomando en cuenta que la recepción de la mercancía no implica una

deuda para la empresa sino hasta la recepción de la factura, de lo

contrario deberá registrarse una provisión por compra de materia

prima que se cancelará cuando se registre la deuda siempre y cuando

pueda identificarse con una partida en particular.

Almacenamiento : es donde se colocan la materia prima en un lugar

físico para su control y mantenimiento del stock, es decir su existencia,

donde su control podrá realizarse a través de diversos métodos siendo

el más aconsejable la ficha de inventario permanente con

verificaciones periódicas que permitan su control, ósea, a nivel de

supermercado podemos encontrar un personal calificado que trabaja

en el área de depósito o almacenamiento los cuales realizan

periódicamente inventarios de la mercancía existente, lo mismo hacen

los promotores de ventas que trabajan con diferentes líneas de

productos, a ellos también les corresponde esa tarea.

Entregas : implican el traslado de la materia prima del almacén a la

línea de producción para la fabricación de un producto.

Devoluciones : constituyen el ingreso al almacén de la materia prima

no utilizada en la línea de producción, es decir, esta mercancía puede

ingresar en el mismo estado en el que se la entregó o con alguna

deficiencia en virtud de la cual deberá registrarse independientemente

de la materia prima en buenas condiciones.

Informe de materiales para el presupuesto de compras.

Con lo antes mencionado en la determinación de las necesidades de la

metería prima podemos decir que para la realización del informe de

materiales para el presupuesto de compras se especifica lo siguientes:

Las cantidades de cada tipo de material que habrán de comprarse,

una vez que se tenga el conocimiento pleno del inventario realizado

para la compra de los diferentes productos para la venta.

Las fechas aproximadas de tales compras.

El costo estimado de las compras de materiales, es decir, por unidad

comprada y en total.

Aquí podemos ver, que el presupuesto de compras difiere del

presupuesto de materiales teniendo en cuenta dos aspectos fundamentales

que son: En primer lugar, ambos presupuestos por lo general especifican

cantidades diferentes de cada tipo de material, ya que, esta diferencia en

cantidades resulta de los cambios en los niveles del inventario de materiales,

y en segundo lugar, el presupuesto de materiales especifica únicamente

cantidades, en tanto que el presupuesto de compras especifica tanto

cantidades como importes.

El presupuesto de compras más bien se orienta directamente a las fechas

de la recepción física de los materiales y partes ordenados, que a las fechas

de los pedidos o de utilización del material, de modo que, el gerente de

compras debe ordenar los materiales y las partes en forma tal, que las

fechas de entrega correspondan a los niveles del inventario de materiales y

a las necesidades de consumo en el proceso de producción.

Ahora para desarrollar este presupuesto de compras, el gerente de la

empresa es responsable de la siguiente:

Apegarse a las políticas de la administración en lo tocante a los

niveles del inventario de mercancías o productos existentes.

Determinar el número de unidades y las fechas en que han de

adquirirse los distintos tipos de mercancía para luego ser

almacenados para la venta.

Estimar el costo unitario de cada tipo de mercancía o productos que

vayan a comprarse.

Preparación y control del presupuesto de compras.

En la planificación de las compras se debe tener presente ciertas

reducciones, estas comprenden, las rebajas en precios, los descuentos que

se conceden a ciertas clases de clientes, los faltantes en inventarios debido a

robo y otras causas, la planificación de compras que debe regirse por

algunas consideraciones fundamentales, las facilidades de almacenamiento,

costos de almacenajes y seguros, disponibilidades de capital de trabajo,

descuento al mayor y plazos de entrega.

El responsable de las compras en este caso el Gerente del

Departamento de Compras, determinará los volúmenes que deberá solicitar

mensualmente a los proveedores, así como los precios, las fechas de pago y

los demás costos asociados a las compras. El presupuesto de compras

obligan a mantener un inventario mínimo de materiales estrictamente

necesario para abastecer oportunamente el proceso de la producción y

conservar un margen de seguridad contra cualquier contingencia que se

presente, tales como las demoras o fallas en la entrega de los pedidos por

parte de los proveedores, siendo necesario que el departamento de compras,

en colaboración con el de producción, establezca un nivel de inventario de

materiales, por el cual se orientará en la programación de las compras.

En otras palabras si no se tiene o se lleva a cabo una buena

preparación de los inventarios para la realización de las compras de los

diferentes productos que queremos poner al mercado así como su control

tendríamos pérdidas grandes para la empresa, es por ello que debemos

manejar con exactitud la cantidad de material o productos que necesitamos

sin excedernos y así evitamos consecuencias graves.

El gerente de compras tiene la responsabilidad directa de conocer la

actual situación de los precios en el mercado y los probables cambios

futuros, donde todas estas responsabilidades se cumplen mejor cuando el

gerente de compras puede operar bajo políticas definidas y con planes

realistas sobre las futuras necesidades.

Aspectos para tener en cuenta a la hora de hacer un presupuesto de

compras.

Cuando y cuanto

Economía en la compra

Necesidad de capital

Tiempo de entrega

Instalaciones de almacenamiento

Costos de almacenamiento

Variables en los precios

Conclusión.

Finalizada la investigación, debemos hacer énfasis en la importancia

que tiene un presupuesto en la economía de cualquier tipo de negocio y en

cualquier parte del mundo. Esto se debe a que éste es el que permite saber

con suficiente anticipación todas y cada una de las actividades en un plan de

acción pertenecientes a alguna organización; esta información permite no

solamente una toma decisiones efectiva, sino que además permite conocer

hasta qué punto puede una organización cumplir ciertos objetivos por falta de

recursos, cada uno de los cuales ajustados a la situación de la empresa.

Además, cabe destacar, que el presupuesto como su nombre lo define

es una previsualización de aquello que deseo obtener, de esta forma también

podemos decir que presupuestamos todo aquello que deseamos obtener y

que no necesariamente se refiera a términos financieros.

Desde nuestro punto de vista es relevante decir, que el presupuesto

de compras, nos prepara formalmente ante cualquier situación no deseada

para afrontarla a cabalidad, ya que la empresa se coloca en un punto

estratégico en el cual puede definirse como fracasada o exitosa.

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