CAPÍTULO 111 GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y APLICACION DEL PRESUPUESTO COMO UNA HERRAMIENTA DEL CONTROL PARA LA PEQUEÑA EMPRESA EN EL SECTOR

FERRETERO DEL AREA METROPOLITANA DE SAN

SALVADOR.

GUIA PARA LA ELABORACION Y APLICACION DEL PRESUPUESTO

Objetivo de la guía.

Ambito de aplicación de la guía.

Participación de la Gerencia.

Instructivo para el uso de la guía.

Proceso para la elaboración de los presupuestos.

- Planeación.

- Formulación.

- Aprobación.

- Ejecución y Coordinación.

- Control.

Pasos a seguir para la elaboración de los presupuestos.

Clases de presupuestos.

- Presupuesto de ventas.

- Presupuesto de compras.

- Presupuesto de gastos de operaciin.

- Presupuesto de efectivo.

- Estado de resultado proyectado.

- Balance general proyectado.

seguimiento y evaluación.

Elaboración del informe de control presupuestario para

la toma de decisiones.

Implantación de la guía.

1. OBJETIVO DE LA GUIA

Presentar de una manera clara y sencilla la secuencia

lógica que permita tener un conocimiento más objetivo de la

forma en que puede llevarse acabo, la elaboración y

aplicación del presupuesto brindando un marco de referencia

para la acertada toma de decisiones financieras, actuales y

futuras.

2. AMBITO DE APLICACION DE LA GUIA

El ámbito de aplicación de la guía, en las empresas

distribuidoras de materiales de construcción de tipo pesado

se orienta a las diferentes areas funcionales que operan

dentro de la misma.

La actividad principal de las empresas ferreteras es la

canpra y venta de materiales de construcción, la guía para la

elaboración y aplicación de los presupuestos se desarrollará

a través de un plan sustantivo y un plan financiero,

elaborando los presupuestos siguientes: ventas, compras,

gastos de administración, gastos de ventas, de efectivo y

estados financieros proyectados.

Cabe aclarar que los presupuestos de producción, materia

prima, mano de obra directa y el de gasto indirectos de

fabricación; son utilizados en empresas industriales, por lo

que no se elaboran en este trabajo.

3. P A R T I C I P A C I O N D E L A G E R E N C I A

Una guía para la elaboración del presupuesto aún

conteniendo los elementos tecnicos, adminlstrativos y

financieros adecuados, como herramienta financiera, es

determinante en el desarrollo de los negocios, actualmente no

podría llevarse a cabo un resultado satisfactorio sin la

participación y apoyo de la gercncia y los empresarios, en

razón de que estos ejecutivos son los que en última instancia

van a poner en marcha y a medir los resultados en los

diferentes períodos que los llevará a tomar las medidas

correctivas necesarias a efecto de lograr las metas trazadas.

4 . INSTRUCTIVOS PZilU EL USO DE LA GUIA

La guía para la aplicación y elaboración del presupuesto

en las empresas distribuidoras de materiales de construcción

del área metropolitana de San Salvador, está diseñada para

ser utilizada en las dlterentes áreas tuncionales de las

mismas.

Es indispensable que cada responsable de área posea un

copia de la guía y esté enterado de cuando y como hará uso de

ella.

La guía será de utilidad desde el comienzo de la

planeación presupuesta1 del ejercicio fiscal siguiente, año

a año la guía servirá a los responsables de área para

orientarlos sobre la manera como realizar las estimaciones y

elaborar los presupuestos; así como el procedimiento para su

aprobación e implantación.

5 . PROCESO PARA LA ELABORACIOB DE LOS PRESUPUESTOS

Toda formulación de presupuestos requiere previamente la

ccnsideración de ciertas etapas que básicamente deben tomarse

en cuenta en todo proceso, estas son: Planeación,

Formulación, Aprobación, Ejecución y Coordinación, Control.

5.1 PLANEACION

Para la elaboración del presupuesto la planeación es la

selección racional de objetivos, metas y de los medios

necesarios para alcanzarlos, la idea fundamental es la

racionalidad, pues al existir al ternativas de acción se

tienen que elegir los mejores para el logro de los objetivos

y metas atendiendo además a los medios y recursos

disponibles, por tanto se dice que en esta etapa la empresa

prepara los recursos humanos y materiales, hace acopio de

datos históricos, prevee y organiza todos aquellos elementos

necesarios para llevar a cabo la elaboración del plan

presupuestario.

5.2 FORHULACION

Luego de haber efectuado la planificación de los

presupuestos, se procede a la tormulación tomando en cuenta

todas las áreas funcionales de la empresa y los instrumentos

a utilizar para alcanzar los objetivos trazados.

5.3 APROBACION

Después de haber formulado el presupuesto, se procede a

su respectiva aprobación, es aquí donde se decide si se pone

en marcha tal como está o si se harán modificaciones.

Esta aprobación tiene por objetivo lograr el apoyo y la

cooperación consciente de todo el personal, así como su

afinación y ajuste, dando lugar al presupuesto definitivo a

ejercer.

5 . 4 EJECUCION Y COORDINACION

Cuando el proyecto ha sido aprobado se procede a ponerlo

en marcha, cuyo trabajo es de todo el personal desde los

obreros bajo las órdenes de su jefe hasta los funcionarios de

las mas altas jerarquías, por lo que es necesario formular

manuales especlficos de labores coordinas de procedimientos

y metodos, de la misma forma como se hace para las

instalaciones de cualquier sistema administrativo.

5 . 5 CONTROL

El control presupuestario comprende una serie de

funciones encaminadas a la observación y vigilancia del

ejercicio del presupuesto.

El objetivo de controlar el desarrollo del presupuesto

es localizar actitudes perjudiciales en el momento que

aparecen para evitar que ocacionen momentos críticos o de

mayor importancia negativa.

6. PASOS A SEGUIR PARA LA ELABORACION DEL PRESUPUESTO

ACTIVIDAD

Informe de los encargados de cada unidad sobre las políticas y objetivos de la empresa, que estaran vigentes durante el periodo presupuestado.

Elaboración del Plan de Trabajo que permita la elaboración del presupuesto.

Discusión del Plan de Trabajo, con el personal, involucrado para obtener sus opiniones y emisión de instructivos.

Reunián de los encargados de la unidad para conocer políticas y objetivos

Elaboración y revisión de estimaciones presupuesta1 es tentativas de cada unidad

Elaboración del Presupuesto.

presentación del presupuesto tentativos al gerente para su revisión y estudio previo a la aprobación final.

Devolución del presupuesto tentativo con observaciones para su corrección

Hacer correcciones sugeridas al presupuesto y llevar a cabo la elaboración definitiva.

Se inicia el proceso del control presupuestal

ENCARGADO

GERENTE O ADMINISTRADOR

ENCARGADO DE PRESUPUESTO

ENCARGADO DE PRESUPUESTO

GERENTE O ADMINISTRADOR

ENCARGADO DE PRESUPUESTO

ENCARGADO DE PRESUPUESTO

ENCARGADO DE PRESUPUESTO

GERENTE

ENCARGADO DE PRESUPUESTO

ENCARGADO DE UNIDAD

7 . CLASES DE PRESUPUESTOS

7.1 PRESUPUESTO DE VENTAS

Para efectos de la guia y del caso practico que se

presenta y después de un análisis detenido de los métodos m6s

utilizados para presupuestar llegamos a la conclusión de

utilizar el método estadístico de mínimos cuadrados para el

pronóstico de las ventas de la empresa XYZ, debldo a que

tiene mejor aplicación al tipo de empresa en estudio y además

por ser los mas confiables y los más comúnmente usados, dado

que se dispone de la información de ventas de períodos

anteriores y por ser de iácil aplicación, el método de

mínimos cuadrados se basa en la ecuación matematica de la

linea recta; Y = A + BX, donde "Y" es igual a las ventas.y es

considerada una variable dependiente; "X" se refiere al

tienpo y constituye la variable independiente, los parámetros

A y B se denominan coeficientes de regresión y son los que

permiten calcular el valor de la variable "X" y "N" que es

igual al número de aiios, para determinar los valores se hace

uso de las ecuaciones que a continuación se presentan y que

canplanentan la utilización de la ecuación Y = A t EX dichas

ecuaciones son:

La aplicación y desarrollo de este método se ilustra en

el cálculo de pronóstico de ventas del caso práctico que se

presenta en la implementación de la guia.

Conocidas las cantidades resultantes de la aplicación de

este mhtodo se determina el presupuesto de venta en unidades

y valores; las cantidades y valores se calculan multiplicando

las cantidades de unidades a vender en el periodo por el

precio de venta unitario, esta información se registra en el

formulario disefiado para este tipo de presupuesto.

Instrucciones para utilizar el tormulario; antes de

hacer mención del proceso para llenar el cuadro, es

importante conocer la estructura del mismo.

El formulario consta de un encabezado en el cual se debe

expresar el nombre de la empresa, el tipo de presupuesto al

cual se hace referencia, el período presupuestario y las

unidades o valores a utilizar (cabe mencionar que el tipo de

encabezado expresado siempre será igual para todos los

cuadros a utilizar en los presupuestos).

En el formato o cuadro, el período presupuestario está

ccmtenplado anualmente y se divide al mismo tiempo en periodo

intermedios, trimestrales y mensuales para los cuales existe

una cadena donde se totalizan los trimestres y otros que

contienen la suma total anual, a la izquierda del cuadro la

colisnna inicial esta reservada para anotar los nombres de los

diferentes productos y conceptos que contienen los

presupuestos a utilizar.

PROCESO PARA LLENAR EL CUADRO PRONOSTICO DE VENTAS

Paso No. 1 Llenar encabezado (nombre de la empresa,

período, etc.)

Paso No. 2 En la columna de concepto se anota el nombre

de cada producto.

Paso No. 3 Conocidas las unidades estimadas a vender

(métodos mínimos cuzdrados) para el período,

se procede a registrar las cantidades para

cada período (mes, trimestre, ano).

PROCESO PARA LLENAR EL PRESUPUESTO DE VENTAS

Paso No. 1 Llenar encabezado

Paso No. 2 Anotar el nombre del producto y el precio de

venta.

Registrar las unidades a vender en el periodo

que multiplicando por el precio de venta

daran las cantidades en valores.

Paso No. 3

FER M4R ISTR tt COMTO

DEL 01

PRIMER TRIMESTRE

EMPRESA MODELO'XYZ' PRONOSTICO DE VENTAS

DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 199X

LlNEAYl WID. AVENDERX -0 UNIT. VENTAS

VNlD AVENDERX PREaO UNIT. VENTAS

LINEAY) VMD. AVENCERX

-0 UWT. VENTAS

EMPRESA MODELO 'XY;T' PRESUPUESTO DE VENTAS

DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DiCIEMBRE DE 199X

PRIMER TWMGSTRE

M FEB MAR IaTRlM *BR

o o o o o

7 . 2 PRESUPUESTO DE COMPRA.

Establece las cantidades de materiales que deberá de

comprarse durante el año presupuestado, para hacer frente a

la distribución según el programa de ventas y conservar el

inventario final presupuestado.

Este presupuesto permite elaborar la programaclbn de

compra que en cierta medida dependerá de las políticas de

inventario establecidos por la administración.

Para calcular el total de unidades a comprar se procede

de la siguiente manera:

- Al total de unidades a distribuir se le suma el

inventario final menos el inventario inicial lo que nos

da las unidades a comprar.

Esto mltiplicado por el precio permite conocer el valor

monetario de los materiales a comprar. Hay que aclarar

que este proceso se realiza por cada uno de los

materiales, para poder así al tina1 agrupar en un solo

cuadro las cantidades totales para los diferentes

productos.

Para establecer l a s compras necesar ias de materiales s e

debe proceder de l a s i g u i e n t e forma:

- Llenar e l encabezado del cuadro

- Poner e l nombre de l producto

- En l a s columnas res tantes s e colocaran l a s cantidades

por rubros de unidades a comprar, prec io de compra y

t o t a l .

7.3 PRESUPUESTO DE GASTOS DE OPERACION

Este presupuesto determina el total de gastos de

operación, que deberán cargarse como gastos administrativos,

venta, financieros, para cada uno de estos gastos se realiza

un presupuesto y se refleja en el presupuesto de gastos de

operación y determina así un total de gastos.

Proceso para determinar el presupuesto de gastos

operación:

- Determinar los presupuestos de gastos de administración,

ventas y financieros.

- Consolidar los valores totales de cada presupuesto en un

solo cuadro cuya sumatoria es igual al presupuesto de

gastos de operación.

Proceso para efectuar el registro de datos:

- Llenar encabezado

- En la primera columna del lado izquierdo del cuadro

anotar los rubros que interviene en cada presupuesto.

- En el resto de las columnas anotar los valores del gasto

respectivo durante cada periodo.

- Totalizar los valores.

- Los valores totales de los presupuesto se agrupan y

registran en un solo cuadro.

EMPRESA MODELO ''XYZ' PRESUPUESTO DE GASTOS DE OPERAClChrl

DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 199X

7.4 PRESUPUESTO DE EFECTIVO.

Este presupuesto se conoce también como presupuesto de

caja y comprende la proyección de entradas y salidas de

efectivo, también puede incluir las necesidades de

financiamiento durante un período determinado, las entradas

de efectivo se conforman con 1;s ventas al contada, cuentas

por cobrar, así como otros productos, por el lado de las

salidas estos principalmente comprenden las compras y gastos

de operación.

El presupuesto de efectivo esta relacionado

estrechamente con el presupuesto de ventas de gastos y de

inversión de capital en un período determinado.

Procedimiento para formular el presupuesto de efectivo:

- Tomar el saldo inicial del balance

- Sumar los ingresos por ventas al contado. al crédito y

otros ingresos si los hubiere.

- Al total ae los ingresos restarle los egresos por

concepto de: gastos de adm;nistración, gasto de venta,

otros egresos.

- Al efectuar la resta de los ingresos y los egresos

totales se obtiene el saldo tlnal del período.

Proceso para el reglstro de datos en el cuadro

respectivo:

- Llenar el encabezado

- En la primer columna del lado izquierdo del cuadro se

debe anotar los nombres de los diferentes conceptos que

intervienen en la formulación del presupuesto de

efectivo.

- En las columnas restantes se deben anotar los valores

que corresponden a cada uno de los conceptos.

- Es importante mencionar que el saldo final de cada

periodo se convierte en el saldo inicial del período

siguiente.

EMPRESA MODELO "m' PRESUPUESTO DE EFECTNO

DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 199X ---

rnMESrRE

JUN 2" TRlM

o 3

o O

o o

- ?e

TPJM

- JUL ' er

TRI Ifl

TCTA. I ffiRE5X3.S

(-) EGRESOS

7 . 5 ESTADO DE RESULTADOS PROYECTADO

El estado de resultados muestra el nivel de utilidades

que la empresa proyecta o estima obtener después de ejecutar

el plan anual de las operaciones.

En la preparación del estado de resultado los rubros

principales a utilizar son:

- El ingreso por ventas

- Costo del producto vendido

- Los gastos de operación

- El impuesto sobre la renta.

Proceso para elaboración del estado de resultados

proyectado:

- A las ventas totales se les resta el costo de ventas

total obteniendo una utilidad bruta.

- A la utilidad bruta se le restan los gastos de operación

(gastos de venta, gastos de administración y gastos

financieros si los hubieren) obteniéndose una utilidad

después de operación.

- A la utilidad después de gastos de operación se le

aplica la tasa impositiva sobre la renta obteniendo así

la utilidad neta del ejercicio.

Proceso para el registro de datos.

- Llenar el encabezado

- En la prlmera columna del lado izquierdo del cuadro,

anotar los nombres de los conceptos que conforman el

estado de resultados.

- El resto de las columnas deben llenarse con los valores

respectivos en cada rubro.

7 . 6 BALANCE GENERAL PROYECTADO.

El balance general proyectado refleja la situación

financiera de la empresa al final de la ejecución del periodo

presupuestado, esto significa que muestra el efecto del plan

de operaciones sobre las cuentas de activo, pasivo y capital.

Procedimiento para determinar el balance general

proyectado:

- Disponer de la intormación del Balance General Inicial.

- Elaborar la hoja de integración de saldos del balance al

31 de diciembre del afio proyectado, esta hoja de los

diferentes rubros que componen el balance.

- Con los valores de los rubros que han tenido movimiento

y (si los hublere), y con los nuevos valores retlejados

en la hoja de integración de saldos, se conforma el

nuevo balance general del periodo proyectado,

EMPRESA MODELO XYZ E3AlANCE GENERAL PROYECTAD=)

AL 31 DE DICIEMBRE DE 199X

ACTIVO 0.00 PASIVO

CIRCUIANTE CIRCULANTE Caja y Bancos 0.00 Proveedores 0.00 Cuentas por Cobrar 0.00 lnventarios 0.00

FIJO 0.00 PATRIMONIO 0.00

Mobiliario y Equipo 0.00 Capital Social Pagado 000 (-1 Depreación Acumulada 0.00 Reserva Laboral 0.00

Reserva Legal 000 Utilidades a Distribuir 0.00 -

TOTAL ACTIVO 0.00 TOTAL PASNO Y CAPITAL - 0.00

8. SEGUIMIENTOY EVALUACION

El proceso de seguimiento y evaluación cosiste en

comparar lo planeado con lo realizado, ya que este es un

proceso mediante el cual a medida que se va ejecutando el

presupuesto se va llevando controles del mismo para poder así

establecer diferencias si es que las hay o no, y a su vez

detectar donde esta el problema y hacer las correcciones

necesarias.

Para llevar a cabo el proceso de control, este se hace

mediante el uso de ciertos elementos que sirvan de

comparación entre lo planeado y lo real, para lo cual se

establece la siguiente mecánica; una vez que el departamento

o &ea de contabilidad ha cerrado las operaciones del mes en

curso, cuenta con un sistema completo para poder comparar los

resultados de la operación con lo planeado y poder así hacer

un análisis de las variaciones sean estas negativas o

positivas, procediendo después a preparar el informe de estas

variaciones.

Ventajas de darle seguimiento y evaluación y de

continuar evaluando la ejecución de la guía:

a. Permite determinar que área de la organización no esta

trabajando adecuadamente, con las funciones que se le

asignaron y cuales están cumpliendo normalmente.

S e pueden d e t e c t a r a t iempo l o s e r r o r e s y h a c e r l a s

c o r r e c c i o n e s n e c e s a r i a s .

P e r m i t e e l a b o r a r un a n á l i s i s p o r c e n t u a l d e l a s

v a r i a c i o n e s .

Limitaciones d e l no u s o d e un s e g u i m i e n t o y e v a l u a c i ó n :

No d e s c u b r i r a t iempo e r r o r e s , p a r a d a r medidas

c o r r e c t i v a s .

S e i n c u r r i r á e n una i n c a p a c i d a d por p a r t e d e l a

d i r e c c i ó n para comprender l o s mot ivos d e l a s v a r i a c i o n e s

e n t r e l o p l aneado y l o r e a l .

Produce d e s a j u s t e e n t r e p r o d u c t o s y mercado.

ELABORACION DEL INFORME DE CONTROL PRESUPUESTARIO PARA

TONA DE DECISIONES.

E s t a e t a p a e s i m p o r t a n t e p a r a l a toma d e d e c i s i o n e s ,

porque t i e n e como o b j e t i v o v e r i f i c a r po r medio d e e l emen tos

d e c o n t r o l compara t ivos , s i l o p l aneado s e ha r e a l i z a d o

d u r a n t e e l p r o c e s o , t a l como e s e s t a b l e c i d o en e l p e r í o d o

p r e s u p u e s t a r i o , s e hace n e c e s a r i o d a r un s e g u i m i e n t o y

e v a l u a c i ó n d e cada uno d e l o s p r e s u p u e s t o s que s e a p l i q u e n

d u r a n t e un p e r í o d o .

ANALISIS DE LAS VARIACIONES:

- Lo i m p o r t a n t e d e l a v a r i a c i ó n es d e t e r m i n a r l a s c a u s a s

que l a provocan.

- Se dan variaciones por error de los empleados que

registran los datos contables,

- Variaciones por disposiciones administrativas con el fin

de mantener el normal desarrollo de las actividades de

la empresa. Ej.: Incremento salarial complementario al

designado en los presupuestos con el fin de mantener

salarios acorde a la situación economicz del país.

- Variaciones por factores externos incontrolables. Ej.:

Retrazo en los embarques de la mercadería importada

provocando una disminución de pedidos y por consiguiente

una baja en las ventas del período analizado.

CUADRO ILUSTRATIVO DE LAS VARIACIONES.

Las variaciones deben presentarse en valores absolutos

y procentuales.

Ejemplo:

1. Resultados Reales

2. cantidad Presupuestada.

CONCEPTO

VENTAS W T O S DE VENTAS

1

REAL

606.364 53.460

3

VARIACION EN IHF'ORTE (1-2)

55,124 4.860

2

PRESUPUESTADO

551,240 48.600

4

PORCENTAJE DE W VARIACIONES AL PLAN (312)

10% 10%

3. Diferencia Positiva o Negativa:

Las ventas excedieron a lo presupuestado en ¢55,124, lo

cual es favorable y los gastos excedieron en ¢4,860 lo

cual es desfavorable.

4 . Las ventas excedieron a lo presupuestado en 10% lo cual

es favorable y los gastos excedieron a lo presupuestado

en 10% lo cual es desfavorable.

En sintesis, podemos decir que las diferencias son

razonables ya que un incremento en las ventas de un 10% con

respecto a lo presupuestado, le corresponde un incremento a

los gastos de venta en un porcentaje igual.

Un incremento en las ventas podría ser por compradores

eventuales, aumento en los pedidos de los clientes

habituales.

El ejemplo del análisis de las variaciones presentado

anteriormente es la base fundamental del empresario para

tomar las decisiones justas y oportunas.

10. IMPLANTACION DE LA GUIA.

La implantación de la guía no es mas que la aplicación

práctica del mismo, razón por la que en esta parte del

trabajo se presenta al lector, mediante la elaboración de un

caso práctico la forma de proceder para operativizar los

distintos presupuestos que conforman la guía y lo que esta

facilita para el desarrollo de los mismos.

El caso práctico esta desarrollado en base a lo

presentado en la guía, tanto en su contenido como en el orden

de presentación de los presupuestos.

CASO PRACTICO

Este caso se ha desarrollado tomando en cuenta los

lineamientos presentados en la guía.

NOMBRE Y DATOS GENERALES

NOMBRE DE LA EMPRESA

La empresa utilizada para el caso tiene el nomb;e de

empresa "XYZ".

DATOS GENERALES

Entre los datos generales se tienen:

LOCALIZACION DE LA EMPRESA

Se encuentra ubicada en el área metropolitana de San

Salvador.

ACTIVIDAD ECONOMICA

La empresa se dedica a la distribución y

comercialización de materiales de construcción de tipo

pesado.

PRODUCTO QUE COMERCIALIZA

La empresa se dedica a la comercialización de hierro.

TAMANO DE LA EMPRESA

La pequeña empresa se consideró en base al número de

empleados, de acuerdo al criterio de la Dirección

General de Estadística y Censos.

ORIGEN DEL CAPITAL

El capital proviene de la aportación única de los socios

que conforman la empresa.

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

La empresa carece de una estructura organizativa

PERIODO PRESUPUESTARIO

El período considerado es de un año en base al cual se

han formulado presupuestos.

PERIODO DEL EJERCICIO ECONOMICO

El periodo considerado es un año calendario es decir que

va del lQ de Enero al 31 de Diciembre.