CONTRACCIN DE UNA RED

CASOS PRCTICOS SOBRE ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALESORGANIZACIN Y DIRECCIN DE PERSONAS

CASO 1Jessica ha trabajado como jefa de recursos humanos en una empresa por casi 5 aos, supervisando aproximadamente a 10 personas. Gran parte del tiempo ha disfrutado el trabajo y le ha parecido desafiante y placentero. Sin embargo, ltimamente se ha dado cuenta de que la productividad est decayendo y parece haber una falta general de moral o entusiasmo en el rea. Las otras dos secciones que componen la divisin de Servicios Tcnicos han reportado tambin algunos problemas. Jessica ha discutido la situacin con otros dos administradores y consideran que es hora de pensar en la reorganizacin de toda la rama, con el fin de cambiar la forma como se reciben y procesan los materiales, as como la naturaleza de algunos trabajos realizados para hacerlos menos rutinarios. Esto afectara directamente elCASO 1trabajo de RH en particular, y puede significar el traslado de algn personal a otras secciones de la divisin. Cmo deberan Jessica y los otros administradores disear e implementar cualquier cambio?

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

SOLUCINDesde el punto de vista del Equipo de Trabajo Jessica debe en una sesin en conjunto con los dems administradores redisear la estructura de la empresa de tal manera que no afecte a las diferentes reas funcionales de la empresa, Jessica debe como jefa de Recursos Humanos motivar e incentivar a los empleados, as como tambin ver las habilidades intelectuales de cada uno de ellos para as reubicarlos en otras reas, de tal manera que los empleados no se vean afectados tanto de manera directa, sino que en una reubicacin de puesto se beneficien de esta misma tanto empresa como empleado.

SOLUCINBeneficio Empleado: Los empleados trabajaran de una forma ms cmoda y explotarn sus habilidades.Beneficio Empresa: Empleados cmodos y satisfechos, brindaran beneficios a la empresa. Ahora para el tema de solucionar los problemas en el rea de Servicios Tcnicos, dentro de la empresa, en el ncleo operario, siempre hay diversas personas que puedan solucionar estos problemas, ya que poseen capacidades para hacerlo, esto nos beneficiara como empresa, al tener empleados multifuncionales.

SOLUCINPor otra parte para el proceso de los materiales quiz ellos como cumbres estrategas de la organizacin deberan de tomar una correcta decisin si hay que capacitar al personal para dicho proceso o bien si necesitan del apoyo de un staff outsourcing para la capacitacin, deben de evaluar que les sale menos costoso si capacitacin especializada del personal o la contratacin y apoyo del staff outsourcing.OUTSORCING: El outsourcing, en otras palabras, consiste enmovilizar recursos hacia una empresa externa a travs de un contrato.

CASO 2Bolsas S.R.L. es una empresa ubicada en Pachuca, que se dedica a la produccin y comercializacin de bolsas plsticas de distinto tamao y espesor para supermercados, comercios y tiendas de todo el pas. Las bolsas se fabrican en el local de la empresa y el proceso productivo implica la compra de materia prima en el exterior e insumos (tintas, por ejemplo) en la ciudad; la fabricacin de la bolsa y la impresin del logo del cliente o lo que ste desee. La empresa entrega la mercadera en el domicilio del cliente, para lo cual dispone de dos camionetas.

CASO 2La empresa ocupa a 44 personas y es asesorada por el Contador Martn Rivero para la liquidacin y el pago de impuestos y aportaciones sociales. La Direccin est formada por Jorge Bravo y Ral Valiente. De la Direccin dependen: El Departamento de Produccin a cargo de Ral Valiente y del que dependen dos Secciones: Fabricacin, a cargo del proceso productivo e integrada por un Jefe y 7 operarios y Almacn, encargada del almacenamiento y custodia de las materias primas y productos terminados, as como de la preparacin de los pedidos para ser entregados a los clientes. La Seccin est integrada por un jefe y dos auxiliares.

CASO 2Departamento de Ventas, a cargo de Jorge Bravo, del que depende la Seccin Ventas, integrada por un Jefe y 13 vendedores (7 para Pachuca y 6 para otras ciudades). Asimismo, dependen directamente del Jefe del Departamento 4 auxiliares de compras que se encargan de las compras de la empresa (materias primas, papelera, compras menores) y 2 auxiliares de mantenimiento que se encargan de las reparaciones de la maquinaria y de las camionetas de la empresa.

CASO 2La Seccin Finanzas, integrada por un Jefe (el Sr. Diego Lagos), de quien dependen en forma directa 9 auxiliares y 3 choferes. Los choferes estn encargados de manejar las 2 camionetas de la empresa y entregar las mercancas a los clientes. Los auxiliares se encargan indistintamente de facturar, registrar y cobrar las ventas; registrar las compras y pagar a los proveedores; liquidar y pagar los sueldos; preparar la informacin necesaria para la liquidacin de los impuestos y aportaciones sociales.

CASO 2Como la materia prima usada en la fabricacin de las bolsas es un producto derivado del petrleo, el alza en el precio de ste provoc un aumento en el costo de la materia prima que no se pudo trasladar a los precios de venta para no perder competitividad, con lo que el margen de ganancia de Bolsas S.R.L. disminuy y puso en evidencia problemas que la buena marcha de los negocios hizo que se descuidaran. Ral Valiente plante su preocupacin: la calidad de la materia prima no es la misma de antes y parece que nadie se preocupa y los clientes comenzaron a quejarse. Por su parte, Jorge Bravo se preocupaba del tema de importaciones.

CASO 2Los auxiliares no toman ninguna decisin respecto a las importaciones, tengo que hacerlo yo en lugar de preocuparme por conseguir nuevos clientes o nuevos negocios - plante. Tambin coment: el Jefe de la Seccin Ventas no puede supervisar bien a todos los vendedores y estos cometen errores sea en el precio de venta como en el tipo de bolsas. Luego de un problema especialmente grave con un cliente, los dos Directores se reunieron y comentaron: - Lo que pasa dijo Ral - es que crecimos mucho... Te acuerdas cmo empezamos? Quin iba a decir a donde llegaramos....Estbamos sin trabajo, no tenamos idea qu hacer, y surgi esto de las bolsas y probamos a ver qu pasaba sin pensarlo mucho, y la verdad es que nos fue bien y pudimos darle empleo a amigos que estaban como nosotros.

CASO 2- S - contest Jorge- Tienes razn. A medida que surgan problemas o nuevas tareas que no podamos cumplir contratbamos ms gente. - En general, hemos contratado a todos nuestros amigos! Slo por eso vale la pena llevar adelante la empresa. - Pero antes ganbamos ms que ahora... Ser la crisis o lo que sea, pero tengo la sensacin que antes no trabajaba tanto y ganaba ms. - As es... ahora estamos todos atareados, pero las ganancias terminan por ser menores. No podemos seguir as... Por qu no le pedimos al Contador algn asesoramiento? Ha insistido tantas veces con que tenemos que organizarnos mejor y en especial que tenemos que informatizar los procesos...Y l sabe de eso: hace muchos trabajos de organizacin de empresas...

ORGANIGRAMA DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA ACTUAL DE BOLSAS S.R.L

CAUSAS FRECUENTES PARA EL REDISEO DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONALExisten diversos motivos para redisear esta organizacin debido a que existen subordinados que dependen de algunas reas a las cuales no pertenecen, as como departamentos que estn de ms (DPTO. FINANZAS); mismos que pueden ser ocupados por un outsourcing.Desde el punto de vista del equipo de trabajo se puede aplicar una ingeniera proponiendo quitar el rea de finanzas y moviendo a los choferes y auxiliares al rea de produccin, proponemos que el rea de finanzas sea trasladada a una empresa auxiliar outsourcing.

FORTALEZAS Y FALLAS DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA ACTUALLas principales fortalezas detectadas que la empresa tiene se pueden mencionar en la siguiente lista. Ha tenido un auge de crecimiento bueno. Tiene vendedores en varias ciudades por lo cual se entiende que tiene gran presencia en varios pases. Tiene entrega directa a los clientes. Factura en el mismo da del pedio y/o entrega de este. Los directivos se preocupan por tener un producto de calidad.

FORTALEZAS Y FALLAS DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA ACTUALPor otra parte las fallas detectadas por las cuales la empresa requiere una reingeniera se enlistan a continuacin: No debe de haber un asesor para pagos de liquidacin si existe un departamento de finanzas. Existe exceso de personal en puestos subordinados que no ayudan a la toma de decisiones de los superiores. Existe personal que no est en los departamentos correctos de acuerdo a las funciones que realizan. Hace falta un supervisor de ventas.

RECOMENDACIONES QUE POTENCIEN LAS FORTALEZAS Y PERMITAN SUPERAR LAS FALLASSe recomienda a los directores que para mejorar las fallas y aumentar las fortalezas de la empresa lo siguiente. Para fallas se recomienda que: Trasladar el rea de finanzas a outsourcing con esto se ahorrara el gasto del asesor y el sueldo de varios dependientes de esta rea, mismos que pueden ser reubicados debido a sus actividades que hacen en otras reas de la empresa. De los auxiliares que existen en el rea de finanzas, al haber exceso de ellos se propone solo reubicar a los empleados con antigedad mayor a 1 ao y los dems liquidarlos.

RECOMENDACIONES QUE POTENCIEN LAS FORTALEZAS Y PERMITAN SUPERAR LAS FALLASDebido a que la fuerza de ventas tiene una gran presencia en varias ciudades y al no buscar los vendedores nuevos clientes se sugiere un supervisor de ventas mismo que obligue a los vendedores a hacer sus actividades al 100% y no dejarle todo al jefe del departamento. Para las fortalezas se sugiere: Aplicar una rediseo de la empresa para as poder continuar con el buen auge de crecimiento. Ampliar la cobertura a nuevas ciudades para seguir teniendo presencia en ms de ellas. Continuar con la entrega de productos de manera directa. Y la facturacin inmediata

RECOMENDACIONES QUE POTENCIEN LAS FORTALEZAS Y PERMITAN SUPERAR LAS FALLASSeguir con un producto bueno que siga gustando a los usuarios, reduciendo los gastos ms no los costos para as continuar con la calidad del producto.

NUEVO DIAGRAMA CON RECOMENDACIONES

DILOGO ENTRE DIRECTORESDe acuerdo a la conversacin se puede analizar que la empresa se dise solo con la intencin de conseguir utilidades a falta de empleo por lo mismo los dueos, quienes empezaron a contratar personal sin medida, los mismos que les trajo consigo al final una rentabilidad menor al sobre poblarse la empresa, tambin, debido al auge que tuvo la empresa no se cuid que el diseo fuera hacindose en base a como se iba avanzando durante el crecimiento, adems los dueos no planearon bien sus metas y/o objetivos debido a que no esperaban tener un gran crecimiento y mucho, por lo tanto hoy en da se plantea que al contador consejero se tome como outsourcing, que el mismo sea quien le d la asesora as como llevar los registros contables pagos de impuestos etc. Y as los directores tendrn de nuevo una mayor rentabilidad de dividendos y trabajaran menos, como al principio.