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TEMA 4. LOS GRUPOS Y LAS REUNIONES DE TRABAJO

4.1. Los grupos y los equipos de trabajo

4.1.1. Tipos de grupos

4.1.2. Etapas en el desarrollo de los grupos

4.1.3. Cohesión y eficacia de los equipos de trabajo

4.2. Roles en los grupos

4.3. Dirección y liderazgo

4.4. Técnicas de dinámica de grupos

4.5. Las reuniones de trabajo

4.5.1. Tipos de reuniones

4.5.2. Los participantes en una reunión

4.5.3. Organización de una reunión

4.1. LOS GRUPOS Y LOS EQUIPOS DE TRABAJO

Las personas somos seres sociales por naturaleza, es decir, vivimos y nos

relacionamos formando parte de diferentes grupos. El primer grupo al que

pertenecemos es la familia. Posteriormente surgen otros grupos que

responden a distintas necesidades: compañeros de clase, pandilla,

comunidad de vecinos, clubes deportivos…

Podemos definir un GRUPO como un conjunto de personas que

interactúan entre sí, se organizan o estructuran de una determinada

forma para alcanzar sus objetivos y tienen una percepción colectiva de

unidad. De este modo, no todo conjunto de personas puede considerarse

un grupo. Por ejemplo, una cola ante la caja de un banco no constituye un

grupo porque no cumple las características antes mencionadas

(interacción, estructura y percepción de unidad), pero un conjunto de

personas afectadas por la mala gestión de un banco que se unen para

protestar sí se trata de un grupo (interactúan unos con otros, se organizan

para conseguir sus objetivos y poseen percepción de unidad).

En el ámbito laboral se habla de grupos y equipos de trabajo; aunque

ambos términos se usan muchas veces como sinónimos, existen ciertas

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diferencias entre el concepto de “grupo” y el concepto de “equipo”. Un

EQUIPO es un grupo de personas que realizan un esfuerzo conjunto de

forma coordinada. Todos los equipos son grupos, pero no todos los

grupos son equipos. Podríamos decir que un equipo es un grupo

“mejorado” (ver cuadro). Por ejemplo, los profesores que dan clase en un

mismo ciclo forman un grupo de trabajo en las sesiones de evaluación, ya

que cada uno toma las decisiones de su propio módulo; sin embargo, ante

los problemas de aprendizaje de un alumno, se forma un equipo de

trabajo en el que están integrados los profesores, el orientador y el jefe de

estudios para acordar entre todos cómo abordar esa situación.

En un GRUPO DE TRABAJO: En un EQUIPO DE TRABAJO:

• Cada persona sigue su propio

método de trabajo.

• La responsabilidad es individual:

cada miembro responde de sus

actuaciones.

• El resultado es la suma de las

contribuciones individuales.

• Las personas comparten un

método de trabajo.

• La responsabilidad es colectiva:

cada miembro responde del

conjunto del trabajo realizado.

• El resultado es superior a la suma

de las aportaciones individuales

(sinergia).

4.1.1. Tipos de grupos

En el ámbito laboral hay dos grandes tipos de grupos según su nivel de

formalidad:

• Grupos formales. Se crean siguiendo una planificación racional con

el fin de alcanzar determinados objetivos de la organización.

Ejemplo: los departamentos o secciones de una empresa.

• Grupos informales. Surgen de forma espontánea para satisfacer las

necesidades personales y sociales de sus miembros. Ejemplo:

grupos de empleados que se reúnen en sus ratos libres.

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A su vez, los grupos formales se pueden clasificar en dos subtipos según su

dimensión temporal:

• Grupos temporales. Su duración es limitada; se crean para lograr un

objetivo específico y se disuelven al terminar su cometido. Ejemplo:

un equipo de trabajo que se crea para organizar unas jornadas de

formación.

• Grupos permanentes. Su duración es indefinida; se crean para

trabajar de forma estable sin prever su disolución. Ejemplo: un

grupo de trabajadores permanentes de una fábrica.

4.1.2. Etapas en el desarrollo de los grupos

Aunque cada grupo es diferente, la vida de un grupo suele seguir un

proceso cíclico que pasa por varias etapas:

• Etapa de formación. Cuando un grupo se forma, sus miembros

pasan por una primera etapa de incertidumbre en la que es preciso

favorecer el contacto mutuo y clarificar qué se espera de ellos.

• Etapa de conflicto. Una vez superada la fase inicial, se hacen

palpables las diferencias entre los miembros del grupo y surgen los

desacuerdos y rivalidades, que habrá que resolver para facilitar la

buena marcha del grupo.

• Etapa de normalización. A medida que el grupo empieza a

funcionar satisfactoriamente, van desapareciendo los sentimientos

de descontento y van aumentando los de integración; esta mayor

cohesión grupal permite que mejore la productividad.

• Etapa de producción. El grupo se desenvuelve de forma autónoma y

productiva; ésta es la fase de mayor rendimiento del grupo.

• Etapa de terminación. Una vez alcanzados los objetivos, el grupo se

disuelve (si se trata de un grupo temporal); sus miembros deben

prepararse entonces para tomar su propio camino o bien plantear

nuevos proyectos si quieren continuar como grupo.

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4.1.3. Cohesión grupal y eficacia de los equipos de trabajo

Los grupos, a través de las interacciones entre sus componentes, van

construyendo una cultura común y fortaleciendo los vínculos entre las

personas que los forman. Se denomina COHESIÓN GRUPAL al sentimiento

de unión de un grupo. La cohesión es muy positiva porque contribuye a

que el grupo sea eficaz, ya que facilita la cooperación entre sus

integrantes. Por el contrario, la falta de cohesión puede comprometer la

eficacia de un grupo.

Aunque trabajar en equipo de forma eficaz puede ser complicado y

requiere que todas las personas pongan mucho de su parte, las VENTAJAS

DEL TRABAJO EN EQUIPO frente al trabajo individual son evidentes:

• Mejora la calidad del trabajo, ya que se integran los conocimientos,

habilidades y experiencia de distintas personas.

• Se facilita la toma de decisiones y la resolución de problemas al

contar con diversos puntos de vista.

• Aumenta la creatividad debido a la mayor capacidad de generar

ideas entre varias personas.

• Se da un aprendizaje continuo gracias a la posibilidad de

intercambiar conocimientos y opiniones.

• Aumenta la tolerancia y flexibilidad de los individuos debido a la

necesidad de escuchar a otras personas y pactar con ellas.

• Incrementa la motivación, ya que se satisfacen las necesidades

personales y sociales de los individuos.

• Se reduce la inseguridad por contar con el respaldo de otros

profesionales y compartir con ellos la responsabilidad de los

resultados obtenidos.

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4.2. ROLES EN LOS GRUPOS

Cada individuo asume un determinado rol en el grupo. El ROL es el papel

que desempeña cada miembro dentro del grupo; este papel es muy

importante, ya que es lo que explica que cada persona integrada en un

grupo adopte unas determinadas conductas y ocupe una determinada

posición. El rol que desempeña una persona en un grupo puede ser

elegido libremente o no y depende tanto de las características de esa

persona como de lo que los demás esperan de ella.

Los roles pueden clasificarse en dos grandes categorías según su efecto

sobre el grupo:

• Roles positivos o facilitadores. Su influencia sobre el grupo es

beneficiosa; pueden ser tanto roles de tarea (orientados a

conseguir los objetivos del grupo) como roles socioemocionales

(orientados a favorecer las relaciones positivas entre los miembros

del grupo).

• Roles negativos u obstaculizadores. Dificultan el desarrollo del

grupo; se trata de roles individuales (orientados hacia la propia

satisfacción sin tener en cuenta los objetivos ni las necesidades del

grupo).

En el cuadro se exponen algunos de los roles positivos y negativos más

comunes en los grupos. Hay que tener en cuenta que una persona puede

asumir varios roles a la vez en un mismo grupo y asumir distintos roles en

distintos grupos, así como cambiar de rol a lo largo del tiempo.

Roles positivos Roles negativos

• El iniciador: toma la iniciativa,

propone ideas y procedimientos.

• El investigador: recoge y ofrece

información.

• El compendiador: reúne las ideas

expuestas y sintetiza.

• El dominador: trata de imponer

sus ideas y manipula.

• El opositor: se opone a todo por

sistema.

• El agresor: critica y censura a los

demás.

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• El alentador: anima, apoya y

comprende a los demás.

• El conciliador: alivia las tensiones,

busca puntos en común, bromea.

• El seguidor: acepta las propuestas

de los demás y colabora.

• El sumiso: se somete al grupo y se

convierte en objeto de burlas.

• El buscador de reconocimiento:

trata de llamar la atención.

• El indiferente: se desentiende y

no se implica.

4.3. DIRECCIÓN Y LIDERAZGO

Los términos “dirección” y “liderazgo” se emplean a veces

indistintamente; sin embargo, existen algunas diferencias entre ambos.

Mientras que la DIRECCIÓN puede definirse como el proceso de gestión

que llevan a cabo los responsables de una organización para alcanzar los

objetivos que se han propuesto, el LIDERAZGO se entiende como la

capacidad de influir sobre otras personas con un determinado fin. En

otras palabras, la dirección se refiere al poder que ejerce una persona por

el cargo que ocupa (por ejemplo, una persona que es nombrada director

general en una empresa); en cambio, el liderazgo hace alusión al poder

que ejerce una persona por las cualidades que posee o las conductas que

realiza (por ejemplo, una persona con carisma que consigue que otras

personas la sigan). Desde esta perspectiva, por lo tanto, sería deseable

que todos los directivos fuesen considerados líderes por sus subordinados.

Tradicionalmente se ha establecido una distinción entre tres ESTILOS DE

LIDERAZGO:

• Liderazgo autoritario. El líder impone su criterio sin consultar a sus

subordinados y exige obediencia. Las consecuencias de este estilo

de liderazgo son un clima negativo, baja satisfacción y un

rendimiento alto cuando el líder está presente pero bajo cuando

está ausente.

• Liderazgo democrático. El líder favorece la participación grupal y

trata de llegar a acuerdos con sus subordinados. Las consecuencias

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son un clima agradable, elevada satisfacción y un funcionamiento

productivo relativamente autónomo.

• Liderazgo permisivo (“laissez-faire”). El líder (que no es un

auténtico líder) cede todo el control al grupo y apenas interviene.

Las consecuencias son un clima caótico, baja satisfacción y baja

productividad.

4.4. TÉCNICAS DE DINÁMICA DE GRUPOS

La dinámica de grupos es una disciplina que trata de explicar por qué los

grupos se comportan de la forma en que lo hacen. Esta disciplina ha dado

lugar a una serie de procedimientos para intervenir con los grupos: las

TÉCNICAS DE DINÁMICA DE GRUPOS, que pueden definirse como un

conjunto de medios para estimular la acción y el funcionamiento grupal.

Hay que tener en cuenta que las técnicas de dinámica de grupos no son un

fin en sí mismas, sino un instrumento para conseguir un fin. Por ello, como

instrumentos que son, hay que saber utilizarlas en función de los objetivos

que se persiguen y las características del grupo y de la situación.

Algunas de las técnicas de dinámica de grupos más aplicadas en equipos

de trabajo son las siguientes:

• Técnicas de presentación. Se utilizan para romper el hielo y facilitar

un primer acercamiento entre los miembros del grupo. Ejemplos:

dinámica de autopresentación (los participantes se colocan en

círculo y cada uno dice su nombre y algunos datos más que lo

identifiquen, como edad, estudios, aficiones…), dinámica de

presentación por parejas (se divide el grupo en parejas para que

intercambien información personal durante dos o tres minutos y

después cada persona presenta a la persona con la que estuvo

hablando al resto del grupo)…

• Dramatización o “role-playing”. Consiste en representar una

situación real o posible en la que los miembros del grupo asumen

los papeles de distintos personajes. La aplicación de esta técnica es

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útil para analizar algún hecho o tratar de resolver un problema, ya

que favorece la comprensión y vivencia de la situación representada

y permite conocer las opiniones y sentimientos de los demás.

Ejemplo: role-playing de inversión de roles en el que los jefes

representan el papel de los trabajadores ante un determinado

conflicto, y viceversa.

• Técnicas de discusión, análisis y toma de decisiones. Se utilizan

para intercambiar ideas y opiniones sobre un asunto con el fin de

llegar a unas conclusiones. Aquí se incluyen técnicas como el debate

(discusión en grupo sobre un tema), el Phillips 66 (discusión en

subgrupos de seis personas sobre un tema durante seis minutos), el

cuchicheo (diálogo en parejas sobre un tema) y el estudio de casos

(exposición de un caso real para que los participantes lo analicen y

busquen soluciones).

• Técnicas informativas o formativas. Se trata de técnicas cuya

finalidad es proporcionar información o formación a un grupo de

personas o auditorio sobre un tema determinado, generalmente a

través de la participación de expertos. Entre otras, se incluyen la

conferencia (charla de una persona experta sobre un tema), el

simposio (reunión de una serie de especialistas para exponer un

tema desde distintas perspectivas), la mesa redonda (reunión de

una serie de especialistas con opiniones divergentes sobre un tema

para intercambiar sus opiniones) y la entrevista colectiva

(realización de preguntas a un especialista a través de varios

entrevistadores).

• Técnicas creativas. Persiguen estimular la participación del grupo

para obtener ideas originales o novedosas. La técnica creativa más

empleada es la tormenta de ideas o “brainstorming”, que consiste

en la generación de ideas en torno a un tema por parte de todas las

personas de un grupo con absoluta libertad y espontaneidad. El

principio que subyace a esta técnica es que “la cantidad es calidad”,

ya que en un primer momento se persigue que los miembros del

grupo aporten tantas ideas como sea posible (sin ejercer ninguna

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forma de crítica o autocrítica) y solo posteriormente se seleccionan

las mejores ideas.

4.5. LAS REUNIONES DE TRABAJO

Todos hemos participado alguna vez en reuniones de las más diversa

índole: de amigos, de clase, de la comunidad de vecinos…

Una REUNIÓN puede definirse como una actividad en la que un grupo de

personas tratan uno o más temas, en un tiempo y espacio determinados,

para conseguir unas metas. En el ámbito laboral las reuniones son el

medio habitual de trabajo de cualquier equipo.

Aunque los objetivos de una reunión pueden ser muy variados, toda

reunión requiere un objetivo específico. Convocar una reunión sin un

objetivo claramente definido supone una pérdida de tiempo y genera un

efecto muy negativo en los asistentes.

4.5.1. Tipos de reuniones

En función de los objetivos que se persiguen, las reuniones en el ámbito

laboral pueden ser de los siguientes tipos:

• Reuniones informativas. Su objetivo es trasmitir o recibir

información. La información puede ser descendente (de los

superiores hacia los subordinados), ascendente (de los

subordinados hacia los superiores) u horizontal (entre personas del

mismo nivel jerárquico).

• Reuniones formativas. Pretenden mejorar la capacitación de las

personas que forman el equipo.

• Reuniones de toma de decisiones. Tienen como objetivo analizar

distintas alternativas de actuación para elegir la más adecuada.

• Reuniones de resolución de conflictos. Persiguen buscar soluciones

a un conflicto dentro del equipo de trabajo.

• Reuniones creativas. Su finalidad es generar nuevas ideas.

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4.5.2. Los participantes en una reunión

Podemos distinguir dos tipos de participantes en una reunión:

• El moderador. Es la persona encargada de dirigir y coordinar la

reunión. Puede ser el jefe del equipo, el convocante o cualquier otra

persona delegada por el responsable. Sus principales funciones son

fijar el tema o temas que se van a tratar, establecer las normas,

moderar la discusión, fomentar la participación en un clima de

cordialidad, y sintetizar los puntos principales y los acuerdos o

compromisos alcanzados.

• El resto de los asistentes. Son las demás personas que han sido

convocadas a la reunión. Es fundamental contar con aquellas

personas que realmente pueden aportar algo con su presencia o

necesitan la información que se va a proporcionar. Las funciones de

los asistentes son implicarse activamente y de forma constructiva,

escuchar y respetar las opiniones de los demás, y cumplir las

normas establecidas por el moderador.

4.5.3. Organización de una reunión

Toda reunión debe ser organizada cuidadosamente. Esta organización

comprende tres fases de desarrollo que se corresponden con el “antes”, el

“durante” y el “después” de su celebración, respectivamente.

• Preparación de la reunión (antes):

o Antes de convocar una reunión, es necesario asegurarse de

que es realmente necesaria y determinar cuáles son sus

objetivos.

o Si la reunión está justificada, entonces es el momento de fijar

qué temas se van a abordar, quién debe asistir, dónde se va a

celebrar, cuándo se va a realizar y qué recursos materiales

hacen falta para llevarla a cabo.

o Una vez aclarados esos puntos, es preciso informar a los

participantes de la existencia de la reunión y sus

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características mediante una convocatoria, por escrito, que

debe ser remitida con la suficiente antelación e incluir los

siguientes datos: convocante, fecha y hora, lugar, orden del

día (temas que se van a tratar) y cualquier otra información

que se estime necesaria.

• Desarrollo de la reunión (durante):

o En un primer momento conviene facilitar la acogida de los

asistentes, dejando que se saluden e intercambien algunos

comentarios intrascendentes, tras lo cual el moderador da

comienzo a la reunión recordando los objetivos y el orden del

día y explicando la metodología de trabajo.

o A continuación se tratan los temas marcados en el orden del

día. Los participantes intervienen y el moderador dirige la

discusión.

o Finalmente el moderador hace una síntesis de los aspectos

tratados y los acuerdos y conclusiones alcanzados, lo cual

deberá ser recogido en un acta.

• Evaluación de la reunión (después):

o Tras la celebración de la reunión, el moderador y/o el equipo

deben analizar si la reunión ha servido para alcanzar los

objetivos propuestos y si el clima en el que se ha

desarrollado ha sido el adecuado.

o Asimismo, es necesario llevar a cabo un seguimiento sobre el

grado de cumplimiento de los acuerdos adoptados.