Tema 08 Aprovisionamiento Y ComercializacióN 2 Documentos Relacionados Con La Compraventa

Tema 8 Aprovisionamiento y Comercialización 2:

Documentos de la compraventa

I.E.S. Alonso Berruguete

FAG Tema 8. Aprovisionamiento y Comercialización 2: Documentos de la compra-venta

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TEMA 8. APROVISIONAMIENTO Y COMERCIALIZACIÓN 2:

DOCUMENTOS RELACIONADOS CON LA COMPRA-VENTA

1. El ciclo nota de pedido o carta comercial - albarán - factura

2. La nota de pedido

3. La carta comercial

4. La nota de transportes

5. El albarán

6. La factura

En este tema vamos a estudiar cuales son los documentos comerciales que se emplean

para reflejar las operaciones de compra-venta de las empresas.

1. El ciclo nota de pedido o carta comercial - albarán - factura.

Las relaciones comerciales que se establecen entre compradores y vendedores siguen un

proceso administrativo -un trámite-, que comienza con la solicitud de información por parte de

la empresa o el consumidor que desea realizar la compra y finaliza con el pago de las

mercancías. En este proceso de compra-venta se generan una serie de documentos que

estudiaremos a lo largo de este tema.

En el momento en que en el almacén de una empresa se detecte la necesidad de artículos

o en el momento en que la empresa crea que necesita algún servicio, se procede a realizar un

pedido. El pedido supone un contrato de compra-venta y cualquier incumplimiento de las

condiciones que se han pactado en el mismo puede causar un perjuicio a una de las partes.

El pedido puede formalizarse de las siguientes maneras:

* Por teléfono. Para confirmar este tipo de pedido sería conveniente enviar una carta o

una comunicación escrita.

* Por carta comercial, fax o correo electrónico. Esta forma de pedido es la más

frecuente. Esta forma de pedido tiene la ventaja de que permite establecer una relación formal

con el cliente y recoger por escrito las condiciones de la operación.

* Mediante una nota de pedido. Se trata de un impreso que debe contener todos los

datos necesarios para facilitar al máximo la compra-venta.

* Mediante un agente comercial o representante que visita a los posibles clientes. En

este caso, es el representante el que cumplimenta o rellena un impreso de pedido que es firmado

por el cliente. Cada uno se queda una copia del impreso y se inicia el proceso de compra-venta.


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Lo más frecuente es establecer contacto telefónico y después realizar el pedido por

escrito mediante un impreso, carta, nota o correo electrónico, solicitando al proveedor el envío

de mercancías o la prestación de un servicio, y comprometiéndose el cliente a realizar el pago

del precio acordado. Con ese pedido escrito se inicia la relación formal de la operación de

compra de la empresa al proveedor y empieza formalmente el proceso de compra-venta.

Por tanto, podemos afirmar que el proceso de compra-venta es una relación entre

comprador y vendedor que tiene las siguientes fases:

1. Se observa la necesidad de realizar una compra o pedido.

2. Se redacta una nota de pedido o una carta de pedido que se envía al vendedor.

3. El vendedor, tras recibir la nota de pedido o carta de pedido, envía las mercancías al comprador. Junto a las mercancías se envía un albarán en el que aparece una lista de los productos que se entregan.

4. El comprador recibe las mercancías y el albarán, comprueba que se corresponden la cantidad y la cantidad de los productos con los que había encargado y firma el albarán.

5. El vendedor expide la factura y se la envía al comprador.

6. El comprador paga las mercancías.

Los dos procedimientos más habituales para realizar un pedido son la nota de pedido y la carta

comercial.

2. La nota de pedido.

La nota de pedido es un impreso en el que se detallan los artículos que la empresa desea

comprar, así como las principales condiciones de la operación.

Cada empresa diseña sus propios impresos de nota de pedido, de acuerdo con sus

necesidades y los productos que pide con mayor frecuencia. No obstante, en la nota de pedido

suelen indicarse los siguientes datos:

* Los datos del comprador y del vendedor (su nombre o razón social, su dirección completa y su NIF).

* Número de la nota de pedido.

* La fecha en la que se realiza el pedido.

* La dirección en la que deben entregarse las mercancías.

* El número de unidades y la descripción de las mercancías que se piden.

* El precio de cada unidad y del conjunto del pedido.

* La fecha de entrega que se pacta.

* Las condiciones, forma y plazo de los pagos.


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* Los descuentos pactados.

* El medio de transporte que se utilizará y quien lo pagará.

* La firma de la persona encargada de hacer el pedido en la empresa.

De la nota de pedido se realizan, al menos, dos copias:

- El original, firmado y sellado, se envía al proveedor -la empresa a la que le realizamos

la compra-.

- Una copia se queda en poder del comprador que ha enviado la nota, para que en el

momento en que se reciban las mercancías se compare lo que se pidió en la nota de

pedido con las mercancías que realmente han sido recibidas.

En la página siguiente podemos ver un ejemplo de nota de pedido.

INDUSTRIAS DEL MEDITERRÁNEO, S.A. Polígono Industrial de la Azucarera C/ Frigiliana, 34 29014-MÁLAGA

NOTA DE PEDIDO NÚMERO DE NOTA:

1458FECHA:

03-Noviembre-2.005

DESTINATARIO DEL PEDIDO Nombre de la empresa:

HIERROS MALAGUEÑOS, S.A.

Domicilio completo: Polígono Industrial El Viso C/ Arroyo Grande, 15. Nave 34. 29015-Málaga

CONDICIONES DE LA COMPRA Forma de envío: Transportes Pérez-Fernández, S.L. Por nuestra cuenta

Plazo de entrega: 10 días desde la fecha del pedido

Forma de pago: Al contado

Lugar de entrega: Almacenes de la empresa en C/Frigiliana

Otras condiciones: Descuento del 15% por pronto pago Nº unidades Nombre del artículo Precio unidad Importe total

(IVA NO INCLUIDO) 300 Láminas Hierro 23-AED 700 210.000500 Piezas ensamblaje 44-KF 400 200.000900 Vigas pilar 098-RT 500 450.000

LA JEFA DE COMPRAS DE INDUSTRIAS DEL MEDITERRÁNEO,

Fdo.: Juana Alonso Liñán.

Inscrita en el Registro Mercantil de Málaga, hoja 2712, Inscripción nº 23 NIF B384793847

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3. La carta comercial

Cuando el comprador no dispone de impresos de pedido o considera conveniente

establecer una comunicación más personalizada, puede realizar sus pedidos mediante una carta

comercial.

Una carta comercial es un documento que pone en contacto a compradores y

vendedores en el proceso de compra-venta de productos. Se redacta prestando especial atención

a la corrección en la redacción y en la ortografía.

Los datos que se reflejarán en la carta de pedido son básicamente los mismos que los

indicados en la nota de pedido. La única diferencia es que la comunicación está redactada

correctamente y de forma más extensa y detallada para evitar errores o inexactitudes y

establecer con total claridad las condiciones de la operación de compra-venta.

Cuando se realiza por primera vez un pedido a un nuevo proveedor, es aconsejable

indicar las referencias de alguna entidad financiera (banco o caja de ahorros) donde la empresa

vendedora pueda solicitar información sobre el comprador.

La redacción de las cartas de pedido tiene que ser muy clara, debiéndose aportar el

máximo de datos posibles para evitar errores y malas interpretaciones. En general, una carta

comercial de pedido debe contener datos muy detallados sobre, al menos, la información

siguiente:

- Las mercancías que se piden: su nombre, calidad y cantidad. Si el vendedor tiene un catálogo, se dará a los productos el nombre que aparece en el catálogo, con el nombre y la referencia que aparezca en él.

- El precio de cada unidad de producto.

- Como se enviarán las mercancías y quien se ocupará de pagar los gastos de transportes y seguros.

- Los descuentos que se aplicarán.

- El lugar y el plazo de entrega.

- La forma de pago.

La estructura de una carta comercial la hemos estudiado ya en el tema 2, sería

conveniente leer lo que allí se dijo. En la siguiente página puedes ver un ejemplo de carta

comercial.

TOLDOS CENTRALES, Sociedad Cooperativa C/ Buenaventura, 14 29012-TOLEDO

TEJIDOS INDUSTRIALES, S.A.

Avda. de Europa, 193 13004-CIUDAD REAL

Málaga, 23 de Julio de 2.002.

Nuestra ref.: Sol. Presupuesto 45/2002-09-27 Su ref.: Ventas 234-C.

Estimados Sres.:

El pasado mes de Mayo recibimos la visita del Sr. Jiménez, encargado de ventas para la zona de Ciudad Real de su empresa. Entre los productos ofrecidos por su agente nos fueron entregadas diversas muestras de telas para toldos que se encuentran en su línea de productos al por mayor. En relación con las mismas, y con el fin de estudiar una posible compra destinada a nuestra empresa, les rogamos nos remitan información detallada sobre los precios de los siguientes productos:

- Tela Toldo Rayado Gris-Verde, su referencia 348P. - Tela Toldo Liso Mostaza, su referencia 903J. - Forro interior, norma DE45. - Ribetes azul y negro, su referencia 981-K.

Agradeciéndoles su atención, les saluda atentamente, EL JEFE DE COMPRAS,

Fdo.: Ramón Sánchez Santos.

Inscrita en el Registro Mercantil de Toledo, hoja 12, Inscripción nº 57 NIF B9856742

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Actividad 1. La empresa Comercial de la Axarquía, S.L., con N.I.F. B33221100, domiciliada

en la calle Langreo, 20 de Nerja (Málaga), CP 29244, realizó el día 3 de Enero de este año, un

pedido de mercancías a la empresa Mayoristas del Calzado, S.A., con NIF A28332244, situada

en la calle Romero 90, CP 28045 de Madrid. La mercancía solicitada fue la siguiente:

- 900 unidades del producto “A” a 900 euros/unidad.

- 1000 unidades del producto “B” a 800 euros/unidad.

- 1000 unidades del producto “C” a 700 euros/unidad.

Condiciones del pedido:

- Pago al contado.

- El transporte lo realiza Transportes “Sileurge” por cuenta del vendedor.

- Las mercancías se recibirán en el plazo máximo de 20 días en el almacén del comprador.

- Se solicita un descuento comercial del 10%.

Confecciona la nota de pedido número 143 con los datos anteriores.

Actividad 2. Cooperativa Antequerana, con NIF 13222333W, domiciliado en la calle Colindres,

12, código postal 29125, de Antequera (Málaga), realizó a Piezas Industriales, SA (NIF

471852578J), el día 9 de enero, el pedido siguiente:

- 100 unidades del producto “A” a 1000 euros/unidad.

- 120 unidades del producto “B” a 900 euros/unidad.

- 200 unidades del producto “C” a 800 euros/unidad.

Los portes corren por cuenta del comprador. La entrega de mercancía tendrá que realizarse en el

plazo máximo de diez días, en el domicilio del comprador, siendo la forma de pago mediante

tres pagos aplazados dentro de 30, 60 y 90 días. La empresa vendedora tiene su sede en C/Alta,

40 29017-Málaga. Se aplica un descuento del 15%.

a) Cumplimenta la nota de pedido número 564 con los datos anteriores.

b) Realiza el mismo pedido pero mediante una carta comercial. Observa como se redacta una

carta comercial, sus partes y los elementos que la componen.

___________________________ ___________________________ ___________________________ ___________________________

NOTA DE PEDIDO NÚMERO DE NOTA: FECHA:


Domicilio completo:

CONDICIONES DE LA COMPRA Forma de envío:

Plazo de entrega:

Forma de pago:

Lugar de entrega:

Otras condiciones: Nº unidades Nombre del artículo Precio unidad Importe total

(IVA NO INCLUIDO)

EL/LA JEFE/A DE COMPRAS DE_________________________, Fdo.: ____________________

Inscrita en el Registro Mercantil de _____________, hoja xxxx, Inscripción nº xx NIF________________________

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4. La nota de transportes

En el momento en el que se ha llegado a un acuerdo entre la empresa compradora y el

proveedor, este último deberá enviar la mercancía utilizando el medio de transporte adecuado, o

el que se haya pactado en el contrato. Junto con las mercancías se envía un documento

denominado albarán o nota de entrega, que si bien no es obligatorio, se utiliza en la gran

mayoría de las entregas de mercancía.

El transporte constituye una parte importante en la consecución de las compraventas,

puesto que de él depende en muchas ocasiones el éxito o fracaso de las operaciones. Incide, no

solamente en la rapidez de la puesta a disposición de los productos a los consumidores, sino

también, en el precio que éstos van a alcanzar en el mercado, ya que, dependiendo del medio de

transporte, del volumen y del valor de lo transportado, la repercusión en el precio del producto

puede ser muy importante.

Cuando hay que transportar mercancías se puede recurrir a varias opciones:

- Utilizar los vehículos del vendedor o del comprador.

- Contratar un transportista o una agencia de transporte.

- Utilizar agencias de mensajería y paquetería, cuando los envíos son urgentes y poco

voluminosos.

• Personas que intervienen en el transporte. En una operación de transporte intervienen

principalmente las tres personas siguientes:

a) Remitente, cargador o expedidor. Es la persona que contrata, entrega la mercancía a

transportar y paga el precio del transporte si éste es contratado a portes pagados.

b) Transportista o porteador. Es la persona que realiza el transporte conservando la mercancía

transportada cuidadosamente para entregarla en su destino, dentro del plazo convenido. Si se

sobrepasa el plazo fijado para la entrega de la mercancía, el consignatario podrá reclamar daños

y perjuicios, o bien, dejar la mercancía para el porteador y reclamar su valor.

c) Destinatario o consignatario. Es la persona que ha de recibir la mercancía y pagar el precio

del transporte, en las veinticuatro horas siguientes a la entrega, si las mercancías son enviadas a

portes debidos.

• El contrato de transporte. La realización de un servicio de transporte constituye un contrato

en virtud del cual una persona llamada porteador, se compromete a trasladar personas o cosas

entre dos puntos determinados, a cambio de un precio.


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Para que un contrato de transporte sea mercantil se requiere que el transportista sea

comerciante, o que se dedique habitualmente a realizar transportes para el público y que los

objetos transportados sean mercancías, o efectos del comercio.

• Modalidades de pago del transporte. El pago de los servicios de transporte ha de estar

indicado en el documento del transporte; según el momento en que se efectúe y la persona que

realiza el pago da lugar a las siguientes modalidades:

a) PORTES PAGADOS. El pago se efectúa por el remitente en el momento del envío de la mercancía.

b) PORTES DEBIDOS. Paga el destinatario en el plazo máximo de veinticuatro horas después de la entrega de la mercancía.

c) REEMBOLSO. El destinatario, al recibir la mercancía, paga las mercancías y el porte.

• El IVA en el transporte. El tipo impositivo del IVA aplicado por las empresas de transporte

de mercancías es el 16%.

En la página siguiente podemos ver un ejemplo de nota de transporte.

NOTA DE TRANSPORTE

TRANSPORTES ALIGERAT, S.A. Teléfonos: 950952952-678678678 C/ Alcaudete, 4. Correo electrónico: [email protected] 29015-MÁLAGA. NIF: A39845756

REMITENTE: Nombre de la empresa:

HIERROS MALAGUEÑOS, S.A.

Domicilio completo:

Polígono Industrial El Viso C/Arroyo Grande, 15. Nave 34. 29015-Málaga

DESTINATARIO/CONSIGNATARIO: Empresa:

INDUSTRIAS DEL MEDITERRÁNEO, S.A.

Domicilio completo:

Polígono Industrial de la Azucarera C/ Frigiliana, 34 29014-MÁLAGA

DATOS DEL PORTE: PORTES: PAGADOS. X DEBIDOS. REEMBOLSO. Nº unidades

Nombre del artículo Número de bultos

PESO POR BULTO (KG)

Nº TOTAL KG.

300 Láminas Hierro 23-AED 3 1.000 3.000500 Piezas ensamblaje 44-KF 5 10 50900 Vigas pilar 098-RT 9 500 4.500

TOTAL 17 7.550

IMPORTE DEL SERVICIO: KG. EUROS/

KG BULTOS PRECIO/

BULTO GASTOS BASE

IMPONIBLE IVA

TIPO IVA

CUOTA IVA

IMPORTE TOTAL

7.550 0,1 755 16% 8.305

TOTAL 8.305

SALIDA: Lugar:___ HIERROS MALAGUEÑOS___ Fecha:___11-11-2005_______________ Hora:____ 12:00____________________

RECEPCIÓN: Responsable: LUIS SUÁREZ_________ Fecha:_______12-11-2.005___________ Hora: ________10:45________________

INCIDENCIAS: __________________________________________________________ __________________________________________________________

Inscrita en el Registro Mercantil de XXXX, hoja XX, Inscripción nº XXX NIF XXXXXXXX

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5. El albarán

El albarán es el documento de la empresa vendedora en el que se detallan las

mercancías que salen de sus almacenes para ser entregadas al comprador.

Mediante el albarán se deja constancia de los siguientes hechos:

- La salida de las mercancías del almacén del vendedor.

- La recepción de las mercancías por el comprador.

- Que el transporte ha sido realizado.

Para cumplimentar correctamente un albarán hay que recoger, los siguientes DATOS:

- La identificación completa del vendedor y del comprador.

- Número de albarán.

- Número, referencia o identificación del pedido que origina la entrega de las mercancías.

- Lugar y fecha de redacción del albarán.

- Lugar de entrega de las mercancías.

- Medio de transporte utilizado para enviar las mercancías y su forma de pago.

- Descripción detallada de la mercancía: número de unidades, modelo, precio por unidad.

Del albarán se realizan al menos tres copias, cada una de las cuales tiene un destinatario

y una finalidad diferente:

a) Una copia para el vendedor. Sirve para justificar la salida de las mercancías del almacén y

para que el departamento de ventas realice la factura.

b) Una copia para ser firmada por el comprador. El comprador debe comprobar que los datos

del albarán concuerdan con la mercancía recibida y con los del pedido que realizó y si el envío

cumple todas las condiciones que se pactaron. Si es correcto, se devuelve al vendedor la copia

del albarán firmada y sellada. El vendedor la conservará como comprobante de haber entregado

las mercancías en la fecha que se hace constar.

c) Una copia para el comprador. El comprador se queda en posesión de una de las copias para

justificar que ha recibido la mercancía y comprobar los datos cuando reciba la factura.

Cuando se reciben las mercancías que se han pedido es muy importante CONTROLAR LAS

MERCANCÍAS RECIBIDAS. Cuando la mercancía llega al almacén del comprador se ha de

proceder a realizar las siguientes actividades:

- Comprobar que la mercancía recibida es la que figura en el pedido que se realizó.

- Verificar que la mercancía recibida es la que se indica en el albarán.

- Comprobar que la mercancía ha llegado en perfectas condiciones, sin deterioros ni averías.


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- Contrastar que la fecha de recepción de la mercancía es la que estaba prevista.

- Si todas las comprobaciones son correctas, se aceptará la mercancía, firmando el albarán.

Si a pesar de que se sepa la existencia de problemas, se acepta la mercancía, se dejará

constancia en el albarán mediante una nota y se notificará al Departamento de Compras para

que realicen las reclamaciones que sean necesarias.

En la página siguiente podemos ver un ejemplo de albarán.

HIERROS MALAGUEÑOS, S.A. Polígono Industrial El Viso C/ Arroyo Grande, 15. Nave 34. 29015-Málaga

ALBARÁN NÚMERO DE ALBARÁN:

458 FECHA:

11-Noviembre-2.005

CORRESPONDIENTE A SU PEDIDO NÚMERO:

1458

ENTREGADO A Nombre de la empresa:

INDUSTRIAS DEL MEDITERRÁNEO, S.A.

Domicilio completo: Polígono Industrial de la Azucarera C/ Frigiliana, 34 29014-MÁLAGA

Forma de envío: Transportes ALIGERAT, S.A.

Portes:

DEBIDOS: por cuenta del compradorForma de pago: Al contado

Lugar de entrega: Almacenes de la empresa compradora en C/Frigiliana

Nº unidades Nombre del artículo Precio unidad Importe total (IVA NO INCLUIDO)

300 Láminas Hierro 23-AED 700 210.000500 Piezas ensamblaje 44-KF 400 200.000900 Vigas pilar 098-RT 500 450.000

REVISADO Y CONFORME, EL JEFE DE ALMACÉN,

Fdo.: Luis Suárez. Fecha de recepción de las mercancías:12-Noviembre-2.005 INCIDENCIAS:

__________________________________________________________ __________________________________________________________

Inscrita en el Registro Mercantil de Málaga, hoja 452, Inscripción nº 4 NIF B254569234

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Actividad 3. (Continuación de la Actividad 1). Cinco días después de haberse realizado el

pedido, Comercial de la Axarquía recibe las mercancías acompañadas de la nota de transporte y

del albarán. El encargado del almacén, Antonio Muñoz, comprueba que son las que se pidieron

y que han llegado en buen estado, firma la conformidad de todos los documentos y se queda con

sus copias de la nota de transporte y del albarán que acompañan a las mercancías.

a) Redacta el albarán 202 que refleja esta operación y que fue expedido 4 días después de que se

realizara el pedido.

b) Redacta la nota de transporte de la operación, suponiendo que las unidades fueron enviadas a

través de Transportes Rerápido, en paquetes/bultos de 100 unidades el mismo día que se redactó

el albarán. El envío de cada bulto asciende a 3 euros, independientemente de su peso. No se

produjeron otros gastos. El tipo de IVA aplicado por la empresa de transportes fue el 16%

habitual.

Actividad 4. (Continuación de la Actividad 2).

a) Redacta el albarán 203 correspondiente a esta operación, sabiendo que María Alcalá es la Jefa

del Almacén de la empresa que recibe las mercancías y que las mismas fueron enviadas 2 días

después de la fecha en la que se redactó el pedido y recibidas un día después.

b) Redacta la nota de transporte de la operación, suponiendo que las mercancías fueron enviadas

a través de Transportes Rerápido el mismo día que se redactó el albarán. El envío se realizó

teniendo en cuenta que cada unidad pesaba 0,5 Kg. y que el precio del envío suponía 0,1

euros/Kg. No se produjeron otros gastos. El tipo de IVA aplicado por la empresa de transportes

fue el 16% habitual.

___________________________ ___________________________ ___________________________ ___________________________


FECHA:


ENTREGADO A

Nombre de la empresa:

Domicilio completo:

Forma de envío:

Portes:

Forma de pago:

Lugar de entrega:


REVISADO Y CONFORME, EL/LA JEFE/A DE ALMACÉN, Fdo.: ______________________ Fecha de recepción de las mercancías:____________________. INCIDENCIAS:

__________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________

Inscrita en el Registro Mercantil de ____________, hoja xxx, Inscripción nº xx NIF_________________________

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NOTA DE TRANSPORTE

_________________________ ___________________________ ___________________________ ___________________________


Domicilio completo:

DESTINATARIO/CONSIGNATARIO: Nombre de la empresa:

Domicilio completo:

DATOS DEL PORTE: PORTES: PAGADOS. DEBIDOS. REEMBOLSO. Nº unidades


PESO POR BULTO (KG)

Nº TOTAL KG.

TOTAL

IMPORTE DEL SERVICIO: KG. PRECIO/

KG BULTOS PRECIO/

BULTO GASTOS BASE

IMPONIBLE IVA

TIPO IVA

CUOTA IVA

IMPORTE TOTAL

TOTAL SALIDA:

Lugar:___________________________ ___ Fecha:________________ ______________ Hora:_______________________________

RECEPCIÓN: Responsable:______________________ Fecha:___________________________ Hora: ____________________________

INCIDENCIAS:

__________________________________________________________ __________________________________________________________


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___________________________ ___________________________ ___________________________ ___________________________


FECHA:


ENTREGADO A


Domicilio completo:

Forma de envío:

Portes:

Forma de pago:

Lugar de entrega:



__________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________


Alberto

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NOTA DE TRANSPORTE

_________________________ ___________________________ ___________________________ ___________________________


Domicilio completo:


Domicilio completo:



PESO POR BULTO (KG)

Nº TOTAL KG.

TOTAL


KG BULTOS PRECIO/

BULTO GASTOS BASE

IMPONIBLE IVA

TIPO IVA

CUOTA IVA

IMPORTE TOTAL

TOTAL SALIDA:

Lugar:___________________________ ___ Fecha:________________ ______________ Hora:_______________________________


INCIDENCIAS:

__________________________________________________________ __________________________________________________________


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6. La factura

a) Concepto de factura

Existen documentos como la nota de pedido o el albarán que son utilizados y admitidos

en las relaciones comerciales entre las empresas. Sin embargo, para justificar legalmente una

venta de un bien o de un servicio es necesario que la empresa vendedora emita una factura.

La factura es un documento que acredita legalmente la venta de un producto –un bien o

un servicio-.

Las facturas cumplen dos funciones básicas: a) son el medio para aplicar y cobrar el

IVA y b) reflejan los datos de la venta realizada y justifican que la misma se ha realizado

realmente.

La ley establece que los empresarios y los profesionales están obligados a expedir y

entregar facturas por cada una de las ventas que realicen y a conservar una copia de las mismas.

Además, los empresarios deben conservar las facturas durante cinco años a partir del día

en el que han liquidado el IVA con Hacienda.

b) ¿Cuándo deben realizar las facturas las empresas vendedoras?

Las empresas deben emitir las facturas en el momento en el que se realiza la venta. Si el

comprador es otro empresario o profesional y no un consumidor final, puede realizar la factura

dentro de un plazo de treinta días a partir de la realización de la venta.

No obstante, cuando se hayan realizado varias ventas a una misma empresa o

profesional, se pueden acumular en una única factura todas las ventas realizadas en el plazo

máximo de un mes. En este caso el plazo de emisión de la factura es de un mes desde la última

de las ventas realizadas.

c) Datos que deben contener todas las facturas

Todas las facturas y sus copias deben incluir, al menos, los siguientes datos:

- El número y, en su caso, la serie cuando existan diferentes centros de facturación. La

numeración debe ser correlativa.

- El nombre y apellidos o denominación social, Número de Identificación Fiscal (NIF) y

domicilio tanto de la empresa que emite la factura (vendedora) como de la destinataria de la

misma (compradora).

- Descripción de la venta diferenciando claramente: los artículos vendidos, los gastos

(transportes, seguros, etc.) cobrados, el tipo de IVA aplicado, la cuota de IVA cobrada y el


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importe total cobrado. Si se facturan bienes o servicios que están sujetos a tipos impositivos

diferentes deberán diferenciarse dentro de la factura los diferentes productos indicando el tipo

impositivo aplicado.

- Lugar y fecha de la emisión de la factura.

d) Documentos sustitutivos de las facturas

La ley permite sustituir las facturas completas por facturas simplificadas o por tickets

expedidos por máquinas registradoras en determinadas operaciones, en los casos que lo autoriza

la administración tributaria. (Por ejemplo, los tickets de autopistas, bares, etc.).

e) Conservación de las facturas

Las facturas deben conservarse durante cinco años a partir del día que finalice el plazo

que establezca la Hacienda Pública para presentar la correspondiente liquidación de IVA.

Si las compras se refieren a bienes de inversión muebles –maquinaria, mobiliario,

ordenadores-, deben conservarse durante diez años. Si son bienes inmuebles –edificios, naves

industriales-, el plazo de conservación asciende a quince años.

f) Redacción de las facturas

En este apartado vamos a ver algunos ejemplos de facturas para que sirvan de guía a la

hora de resolver las actividades que tienes al final del tema.

Para redactar una factura hay que seguir los siguientes PASOS:

1. Calculamos el importe bruto de la venta: lo obtenemos sumando el importe de todas las

mercancías.

Importe Bruto =Valor de la venta

2. Calculamos el importe neto de la venta: lo obtenemos restando al importe bruto, los

descuentos aplicados.

Importe neto = Importe Bruto – Descuentos.

3. Calculamos la base imponible: la obtenemos sumando al importe neto, los gastos

(transportes, seguros, embalajes) que estén asociados a la operación.

Base Imponible = Importe Neto + Gastos.

4. Cálculo de la cuota del IVA: lo obtenemos aplicando el tipo impositivo (16%, 7% o 4%) a la

base imponible.

Cuota de IVA = Base Imponible * Tipo impositivo


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5. Cálculo del importe total de la factura: lo obtenemos sumando a la base imponible la cuota de

IVA

Importe Total = Base Imponible + Cuota de IVA

PASOS PARA REDACTAR UNA FACTURA

1. Importe Bruto = Valor de la venta

2. Importe neto = Importe Bruto – Descuentos

3. Base Imponible = Importe Neto + Gastos

4. Cuota de IVA = Base Imponible * Tipo impositivo

5. Importe Total = Base Imponible + Cuota de IVA

A continuación vamos a ver varios ejemplos de cómo redactar facturas.


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Caso práctico 1. Redacta la factura número 1 que emitió el día 9 de Enero la empresa

Distribuidora Marinera, S.A. con NIF B123456, domiciliada en la C/ Pez, nº 12 de Málaga, CP

29004, para ser enviada a la empresa Industrias Ruiz, S.A. (NIF B987654), domiciliada en C/

Olivar, 90 de Santander, CP 39003 y correspondiente a su pedido nº 365/06

Los productos facturados fueron:

- 300 unidades del producto A, a 7,00 euros/unidad.

- 500 unidades del producto B, a 4,00 euros/unidad.

Se practicó un descuento del 10%.

Se aplicó el IVA general, del 16%.

SOLUCIÓN CASO PRÁCTICO 1


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Caso práctico 2. Redacta la factura número 2 correspondiente a la venta indicada en el caso

práctico 1, pero incluyendo los siguientes gastos:

- Transportes, 350,00 euros.

- Embalajes, 120,00 euros.



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Caso práctico 3. Redacta la factura número 5 que emitió el día 25 de Febrero, la empresa

Distribuidora Marinera a D. Antonio Lope Murillo, un consumidor con NIF 852741-G que vive

en C/Burriana, 15 de Málaga, CP 29004, a quién realizó la venta siguiente, correspondiente a su

pedido M-76:

a)

- 600 unidades del producto XDA456 a 100 euros/unidad.

- 100 unidades del producto QWE-098, a 2 euros/unidad.

- Le aplicó un descuento del 12%.

- Los gastos por cuenta del comprador fueron:

* Transportes, 150 euros.

* Embalajes, 60 euros.

* Seguros, 55 euros.

- Se aplicó el IVA general del 16% a los dos productos.

b)

- 200 unidades del producto KWT987 a 6 euros/unidad.

- En este caso los gastos por cuenta del comprador fueron:

* Transportes, 100 euros.

* Embalajes, 75 euros.

* Seguros, 10 euros.

- Se aplicó el IVA reducido del 7%


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ACTIVIDADES TEMA 8

Nota: los documentos necesarios para realizar las siguientes actividades los encontrarás al final

de las mismas.

1. Talleres Ramírez, que están situados en la calle Candelas, 29 de Sevilla, CP 41042 y NIF

1121121T, realizó el día 2 de febrero, un pedido de 10 piezas de recambio modelo ERT-123 a

Fundiciones del Bosque, SA, NIF A48333333, domiciliada en calle Ramiro, 7 de Granada,

código postal 18025. Las piezas deben ser entregadas en el plazo máximo de siete días en el

domicilio del comprador. El precio de la mercancía es el que figura en el catálogo del año en

curso, 100 €/unidad, y el pago de la mercancía se realizará en dos pagos a entregar dentro de 30

y 60 días desde el momento de la emisión de la factura. Los portes los realiza el vendedor pero

son pagados por el comprador.

a) Confecciona la nota de pedido número 4146.

b) Realiza el mismo pedido mediante una carta comercial.

2. La empresa mayorista Textiles Briman, SA, de Ávila, NIF A03030300, domiciliada en la

calle Santa Teresa 190, CP 03014, realizó un pedido de 300 camisas del modelo XP a la

empresa textil El Dedal, SL, NIF B08494847, domiciliada en la calle Acueducto, 21 de Sevilla

CP 41028. El precio por camisa es de 20 euros.

a) Realiza la nota de pedido número 7445, el día 1 de febrero, indicando que el plazo de entrega

ha de ser de trece días –en los almacenes del comprador-, el pago será al contado, los portes los

paga el comprador y los realiza Transportes RERÁPIDO. El vendedor realizará un descuento

del 15%.

b) Cumplimenta el albarán número 808 correspondiente a la entrega de las camisas, que fueron

enviadas 6 días después de que se redactara la nota de pedido y recibidas un día después. La

encargada del almacén de la empresa compradora es Aurora del Monte.

c) Redacta la nota de transporte de la operación, suponiendo que las mercancías fueron enviadas

a través de Transportes Rerápido el mismo día que se redactó el albarán. El envío se realizó

teniendo en cuenta que las mercancías pesaban 75 Kg. y que el peso de cada Kg. para ese tipo

de producto es de 0,20 euros. No se produjeron otros gastos. El tipo de IVA aplicado por la

empresa de transportes fue el 16% habitual.

3. Talleres Ramírez, que están situados en la calle Candelas, 29 de Sevilla, CP 41042 y NIF

1121121T, realizó el día 2 de febrero, un pedido de 10 piezas de recambio modelo ERT-123 a

Fundiciones del Bosque, SA, NIF A48333333, domiciliada en calle Ramiro, 7 de Granada,


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código postal 18025. Las piezas deben ser entregadas en el plazo máximo de siete días en el

domicilio del comprador. El precio de la mercancía es el que figura en el catálogo del año en

curso 100 €/unidad y el pago de la mercancía se realizará en dos pagos a entregar dentro de 30

y 60 días desde el momento de la emisión de la factura. Los portes los realiza el vendedor pero

son pagados por el comprador.

a) Confecciona la nota de pedido número 4146.

b) Realiza el mismo pedido mediante una carta.

c) Realiza la nota de entrega o albarán número 205. Las mercancías fueron enviadas 4 días después de que se redactara el pedido y llegaron tras dos días de viaje. Las recibió y comprobó Jaime Núñez, el Jefe del Almacén.

d) Redacta la nota de transporte de la operación sabiendo que cada pieza pesó 15 Kg. y que las condiciones son las mismas que las del ejercicio anterior ya que es realizado por la misma empresa.

4. Realiza la factura número 1, correspondiente a la venta abajo detallada, que efectuó el día 9

de septiembre de este año, la empresa Industrias Latinas, S.A. de Palencia, con NIF A28303344,

domiciliada en la calle La Puebla 49, código postal 34002 a la empresa Mayoristas Reunidos,

NIF 49499494, domiciliada en C/ del Río, 45 3º K de Zamora, CP 49094:

- 300 unidades del artículo X, a 1.900 euros/unidad.

- Descuento: 10%

- IVA 16%

- Transportes: 21.000 euros.

- Embalajes: 3.000 euros.

5. Industrias Latinas, SA, realizó el día 10 de Mayo una venta a la empresa Comercial Marinera

de Asturias, NIF B50323233, domiciliada en la avenida del Monte, 22 de Oviedo, CP 33033.

Realiza la factura número 3, sabiendo que la operación presenta las siguientes características:

- 900 unidades del artículo “K” a 3.000 euros/unidad.

- 600 unidades del artículo “L” a 1.200 euros/unidad.

- Descuento del 7%

- IVA: tipo general.

- Gastos: Transporte: 20.000 euros

Embalajes: 6.000 euros

Seguros: 14.000 euros.

6. EMIPRADOS, S.A., es una empresa de Málaga que tiene como principal actividad la venta

mayorista de productos destinados a la hostelería. Su sede central está en la Avda. del Mar, 23

(CP 29017) de esa ciudad y su NIF es 29-2597858-K. Con motivo del inicio de la temporada


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turística alta esta empresa siempre pone en marcha una campaña promocional de sus productos

destinada a los diferentes bares y hoteles de la zona.

El pasado 25 de Marzo, Luisa Martínez, Jefa de Compras de PONTEALSOL, S.L., un hotel de

la misma ciudad de Málaga que tiene su sede en la Avenida de las Acacias, número 312, CP

29018 (N879582547L), realizó una nota de pedido con referencia DC- 456/23, en la que

solicitaba a EMIPRADOS, S.A. el envío de los siguientes productos:

- 10 Cafeteras profesionales, Ref. 34KI: 2.300 euros/unidad.

- 200 Manteles, Ref. 093LJ: 40 euros/unidad.

- 500 Sábanas ERTE, Ref ju87: 12 euros/unidad.

Luisa también indicó en la nota de pedido que deseaba que se le aplicara el descuento del 5%

habitual. Los portes fueron realizados por Trasportes QUÉRAPIDO y su coste ascendió a 100

euros, que acordaron que pagaría el comprador. También indicó que correspondían al

comprador el pago de un Seguro de 150 euros y Embalajes por 75 euros.

Redacta la factura número 9-KR que elaboró un mes después la empresa vendedora, sabiendo

que el tipo impositivo aplicable fue el 16%.

7. Redacta la factura 934-56 realizada por EMIPRADOS, S.A. el día de hoy, correspondiente a

la venta a CAFETERÍA JIMÉNEZ, S.L. –que envió el pedido P234-, de los siguientes

productos y con las siguientes condiciones de venta:

- 100 unidades Producto A, 30 €/unidad.

- 120 unidades Producto B, 10 €/unidad.

- Descuento 5%.

- Transportes, 50 euros.

- Seguros, 20 euros.

- Tipo de IVA: reducido.

- 50 unidades Producto C, 5 €/unidad.

- 25 unidades Producto D, 10 €/unidad.

- Descuento 10%.

- Transportes, 70 euros.

- Embalajes, 70 euros.

- Tipo de IVA: superreducido.

La empresa compradora tiene su sede en C/ Paz, 23 29004-Málaga y su NIF es el 3812179-F.


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8. La empresa CONSTRUCASA, S.A., CIF A24/677377, con domicilio social en c/Romanos,

24, 33011 Oviedo (Asturias), solicita el día 10 de febrero del año actual a CERÁMICOS

MÁLAGA, S.L., CIF B29/112233, C/ Platero, 86 (29012 Málaga), los siguientes artículos:

- 1.400 metros de Baldosa Cerámica modelo Venecia, código BCV05992, a 13 euros/metro.

- 660 metros de Baldosa Hidrogres modelo Alpujarra, código BHA88838, a 4 euros/metro.

- 1.200 metros baldosín cocina, modelo Aura, código BMA9993, a 15,80 euros/metro.

Condiciones:

- Descuentos: en compras superiores a 100 metros (del mismo artículo) el 10% y en las superiores a 300 metros el 20%.

- Forma de pago: a los 60 días de la entrega.

- Portes y entrega: los portes son a cargo del vendedor y los realiza con camión de reparto. CONSTRUCASA solicita que la mercancía le sea entregada a pie de obra, en la Urbanización Lomas de Salinas, c/ La Rula, 234. CP 33400 Avilés (Asturias).

El día 15 de febrero son entregados los 960 bultos de mercancía junto con el albarán. Al

descargar se observa que 10 paquetes de Baldosa Cerámica de 10 m. cada uno están rotos y se

devuelven al proveedor, con la indicación de reponerlo lo antes posible.

El 18 de febrero el vendedor expide la correspondiente factura pero no incluye las baldosas

rotas, pues no han sido repuestas. El IVA es el 16%.

Se pide:

a) Formalizar el pedido nº 138, que el comprador envía al vendedor. Jefe de compra: Andrés

Antón Ramos. Plazo de entrega: 10 días.

b) Confeccionar el albarán nº 136, en nombre del vendedor, con fecha 14.02 Código cliente:

430330127. Hacer en nombre del comprador las observaciones y anotaciones oportunas, antes

de firmarlo en nombre de este.

c) Confeccionar la factura nº 200F, expedida por el vendedor y a cargo del comprador.

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Domicilio completo:


Plazo de entrega:

Forma de pago:

Lugar de entrega:


(IVA NO INCLUIDO)



Alberto

Sello

Alberto

Sello

Alberto

Sello

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FECHA:


ENTREGADO A


Domicilio completo:

Forma de envío:

Portes:

Forma de pago:

Lugar de entrega:



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Alberto

Sello

Alberto

Sello

Alberto

Sello

NOTA DE TRANSPORTE

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Domicilio completo:


Domicilio completo:



PESO POR BULTO (KG)

Nº TOTAL KG.

TOTAL


KG BULTOS PRECIO/

BULTO GASTOS BASE

IMPONIBLE IVA

TIPO IVA

CUOTA IVA

IMPORTE TOTAL

TOTAL SALIDA:

Lugar:___________________________ ___ Fecha:________________ ______________ Hora:_______________________________


INCIDENCIAS:

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Alberto

Sello

Alberto

Sello

Alberto

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Domicilio completo:


Plazo de entrega:

Forma de pago:

Lugar de entrega:


(IVA NO INCLUIDO)



Alberto

Sello

Alberto

Sello

Alberto

Sello

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FECHA:


ENTREGADO A


Domicilio completo:

Forma de envío:

Portes:

Forma de pago:

Lugar de entrega:



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Alberto

Sello

Alberto

Sello

Alberto

Sello

NOTA DE TRANSPORTE

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Domicilio completo:


Domicilio completo:



PESO POR BULTO (KG)

Nº TOTAL KG.

TOTAL


KG BULTOS PRECIO/

BULTO GASTOS BASE

IMPONIBLE IVA

TIPO IVA

CUOTA IVA

IMPORTE TOTAL

TOTAL SALIDA:

Lugar:___________________________ ___ Fecha:________________ ______________ Hora:_______________________________


INCIDENCIAS:

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Alberto

Sello

Alberto

Sello

Alberto

Sello

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FACTURA

NIF:____________________

Factura Número: Correspondiente al pedido Nº: Fecha:

Destinatario: __________________________ __________________________ __________________________ NIF: _________________________

CANTIDAD DESCRIPCIÓN PRECIO UNIDAD

TIPO IVA

IMPORTE

TIPO DE IVA 16% 7% 4% BASE IMPONIBLE

CUOTA IVA

IMPORTE TOTAL FACTURA

Alberto

Sello

Alberto

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Domicilio completo:


Plazo de entrega:

Forma de pago:

Lugar de entrega:


(IVA NO INCLUIDO)



Alberto

Sello

Alberto

Sello

Alberto

Sello

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FECHA:


ENTREGADO A


Domicilio completo:

Forma de envío:

Portes:

Forma de pago:

Lugar de entrega:



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Alberto

Sello

Alberto

Sello

Alberto

Sello

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FACTURA

NIF:____________________

Factura Número: Correspondiente al pedido Nº: Fecha:

Destinatario: __________________________ __________________________ __________________________ NIF: _________________________

CANTIDAD DESCRIPCIÓN PRECIO UNIDAD

TIPO IVA

IMPORTE

TIPO DE IVA 16% 7% 4% BASE IMPONIBLE

CUOTA IVA

IMPORTE TOTAL FACTURA

Alberto

Sello

Alberto

Sello

Tema 08 Aprovisionamiento Y ComercializacióN 2 Documentos Relacionados Con La Compraventa

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