TECNICAS Y HERRAMIENTAS DE INVESTIGACIÓN EN LA CONTABILIDAD

Y AUDITORIA FORENSE

RENE M CASTRO VSocio, Auditor Forense

RICS ManagementColombia

SIMON GUZMAN GUERREROSenior Manager - Forensics

BDO AuditColombia

Temas a tratar

• Técnicas de investigación forense

• Contabilidad creativa, como detectar un fraude a través de técnicas forenses

• E-Discovery y minería de datos

• Información controlada y no controlada

• Información de fuentes abiertas y bases de datos públicas

Técnicas de investigación forense

Los procedimientos forenses:

“Herramientas y/o técnicas empleadas en la recopilación sistemática de los datos de prueba que puede ser presentada en un tribunal de justicia.”

Tiempo de detección del fraude

¿Como se detecta el fraude?

Fuente de las denuncias

Técnicas de investigación forense

Banderas rojas

El llamado "indicio de fraude“

No necesariamente indican la existencia de fraude.

Se debe tener cuidado en la formación de una opinión antes de investigar.

Técnicas de investigación forense

Algunos "indicios“

La falta de gobierno corporativo

No hay políticas y/o procedimientos escritos

Falta de controles internos

Transacciones frecuentes o inusuales con Partes Relacionadas

Actividades de contabilidad cuestionables

La administración sobrepasa los controles internos

Cuentas importantes sin conciliar

Ajustes continuos de los libros de contabilidad por inventarios físicos

Ajustes de los asientos de diario

Número excesivo de cheques manuales

Técnicas de investigación forense

Algunos "indicios“

Problemas de comportamiento

Si no se toman vacaciones

Vivir con un estilo de vida por encima de las posibilidades

Uso de información privilegiada

Llegada temprana - salida tarde

Diferentes fraudes en diferentes entornos tienen cada uno sus propias señales de alerta!

Técnicas de investigación forense

Predicción:

"La totalidad de las circunstancias que llevaría a una persona razonable, prudente y profesionalmente capacitada para creer que se ha cometido un fraude, se está produciendo o se producirá."

Técnicas de investigación forense

Notificación y Plan de Acción

¿Quién necesita saber? (El jefe? El Comité de Auditoría? La Junta Directiva? El Gerente General?)

¿Qué recursos tenemos para hacer el trabajo?

¿Necesitamos ayuda?

¿Dónde obtener ayuda en caso de necesitarla?

Los procedimientos de auditoría

Software de auditoria

Desarrollar procedimientos o rutinas especializadas

Pero que más se puede hacer?

Técnicas de investigación forense

Las siete herramientas y técnicas de investigación reconocidas utilizadas por los especialistas forenses y los examinadores de

fraude*

• 1. Revisiones de documentos públicos e investigaciones de antecedentes

• 2. Entrevistas de personal capacitado

• 3. Fuentes confidenciales

• 4. Análisis de laboratorio de evidencias físicas y electrónicas

• 5. Vigilancia física y electrónica

• 6. Las operaciones encubiertas

• 7. Análisis de transacciones financieras

*Richard Nossen las presentó a la Conferencia Nacional sobre el Crimen Organizado en 1975.

Mejores prácticas. El análisis de información y la lucha contra el caos (Big data, data minning,

fuentes abiertas, entre otros)

INTELIGENCIA DE FUENTES PÚBLICAS

Sustento probatorio

Búsquedas en internet

Bases de datos

públicasBases de datos de

organismos estatales

Insumos para la auditoria forense

Denuncias, investigaciones

de otras entidades y artículos de

prensa

Documentos financieros, legales y técnicos. Mineria

de datos

Indicios, información de medios abiertos, fuentes humanas, whistle blowing

Fuente: http://campusvirtual.contraloria.gov.co/campus/memorias/ftsAbiertas/PresentacionFuentesAbiertas.pdf

Bases de datos públicas

FUENTE DE INFORMACIÓN LINKSISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN DE LA PROTECCIÓN SOCIAL, REGISTRO ÚNICO DE AFILIADOS RUAF

http://ruafsvr2.sispro.gov.co/RUAF/Cliente/WebPublico/Consultas/D04AfiliacionesPersonaRUAF.aspx

Consulta de afiliados a la Base de Datos Unica del Sistema de Seguridad Social FOSYGA

http://www.fosyga.gov.co/Consultas/BDUABasedeDatosUnicadeAfiliados/AfiliadosBDUA/tabid/436/Default.aspx

Registro Único Empresarial y Social RUES http://www.rues.org.co/RUES_Web/Consultas

Consulta General de Sociedades - Superintendencia de Sociedades

http://www.supersociedades.gov.co/Paginas/ConsultaGeneralSociedades.aspx

Registraduría Nacional del Estado Civil http://www.registraduria.gov.co/

SISTEMA ELECTRONICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA https://www.contratos.gov.co/consultas/inicioConsulta.do

RAMA JUDICIAL - CONSULTA DE PROCESOS http://procesos.ramajudicial.gov.co/consultaprocesos/

REGISTRO UNICO NACIONAL DE TRANSITO RUNThttp://www.runt.com.co/portel/libreria/php/02..html?dif=7f0fc2b3088bac8548de811e6b79756a

BUSQUEDA DE SOCIEDADES EN EL MUNDOhttp://www.commercial-register.sg.ch/home/worldwide.html

Ejemplo

Proceso de análisis realizado en una entidad de control “…el archivo adjuntocontiene una relación de operaciones las cuales presentan inconsistencias entredos fuentes de información oficial: de una parte, la relación de aportes periódicosal Sena y de otra los pagos realizados por entidades a través del SIIF. Para lasolicitud proyectada el año pasado a la DIAN para que nos informara el número delRUT y nombre a efectos de confirmar la consistencia de dichos datos contra lasoperaciones que se realizan con entidades del nivel nacional, no se obtuvorespuesta.

Por tanto como opción se evaluó con una fuente alterna e incompleta como esrelación de aportantes al Sena (2012). De ello se establecieron cerca de 13.000operaciones del SIIF (2012) en las cuales los nombres de los beneficiarios del pagono concuerdan con los nombres de quienes hicieron aporte al Sena.

Queda claro que no corresponden a nada más que el establecimiento de indicios.eventuales irregularidades solo pueden ser establecidas directamentecomprobando y sustentando lo pertinente”.

Utilización de herramientas especializadas

Recolección de material probatorio: Errores y

aciertos

• Identificación de información relevante• Levantamiento de acta• Generación de algoritmo Hash • Preservación de evidencia • Custodia

INFORMACIÓN CONTROLADA Y NO CONTROLADA.

HABILIDADES REQUERIDAS PARA DETECTAR EL FRAUDE

PODER DE LA AUDITORIA

MINERIA DE DATOS Y ANALISIS BIG DATA

INFORMACIÓN NO CONTROLADA

INFORMACIÓN CONTROLADA

RESPONSABILIDAD DE INFORMAR,

DEBIDA DILIGENCIA Y DENUNCIA

PODER DE LA AUDITORIA

MINERIA DE DATOS Y ANALISIS BIG DATA(Análisis del auxiliar de cuenta y determinación de

terceros y frecuencias)

INFORMACIÓN NO CONTROLADA(Información de pasajeros transportados obtenido

de la Aerocivil)

INFORMACIÓN CONTROLADA

(Datos aportados por la entidad en relación a gastos de ambulancia

médica)

RESPONSABILIDAD DE INFORMAR,

DEBIDA DILIGENCIA Y DENUNCIA

Aporte

• Empleado 4%• Empleador 8,5%• Independiente 12,5%

EPS: Recibe elrecurso en cuentaspropias del SGSSS

Proceso de Compensación

Saldos no compensados

UPC + PyP +

Incapac.

Compensación Excepcional

Para

fisc

alid

ad

No

se

pie

rde

la p

araf

isca

lidad

EPSIngresos recibidos

en efectivo del SGSSS

menos:

Costos POS y reservas

menos:

Gastos (Admón. y Ventas)

Igual:

Utilidad

Recursos de libre destinaciónDeclaración

Superavitaria

ALGUNOS EJEMPLOS DE FUGA DE RECURSOS:

• Cobro a IPS por uso de marca (franquicias)• Contratos de capitación con Uniones Temporales, donde no hayhabilitación para prestar servicios de salud• Sobrecosto de medicamentos• IPS de papel• Tercerización• Recobros al FOSYGA con facturas canceladas pero sin la entregareal de los recursos a la IPS• Gastos administrativos cargados al POS•Contratos de capitación entre la EPS y Medicina Prepagada delmismo grupo, donde se factura el uso de la infraestructura concargo al POS

CASO EPS REGIMEN CONTRIBUTIVO

EPSMEDICINA

PREPAGADA

En un año, la EPS lefacturó a la empresa deMedicina Prepagada$50.000 millones

El efecto panóptico y los anillos de seguridad como herramientas de la auditoria forense

Cambio de modelo

Auditorias de cumplimiento

Auditorias basadas en

riesgo

Auditorias forenses

Modelo integral de investigación

1. Monitoreo continuo a travésde las tres líneas de defensa

Modelo integral de investigación

2. Efecto Panóptico

Modelo integral de investigación

Info

rmac

ión

Co

ntr

ola

da

Información no controlada

Información no controlada

Información no controlada

3. Análisis de información y minería de datos

Modelo integral de investigación

Protocolo de Investigación forense y técnicas especializadas

• Niños fantasmas en los colegios públicos• Caso del tesorero que se apropia de reembolsos en dólares• Caso Saludcoop. Revisorías fiscales y auditorias que no detectaron nada• El uso de las regalías sin considerar las necesidades básicas insatisfechas• Evaluación de la situación patrimonial antes y después de dejar un cargo publico,

con extensión al circulo familiar cercano• Programa Ser pilo paga y cruce de información de vulnerabilidad socioeconómica• Fraude al sistema de salud, régimen subsidiado, mediante la afiliación por

inversionistas externos quienes pagan el aporte• Entrada de dinero ilícito a diferentes sectores de la economía, reflejado en caja y

que pierde trazabilidad. Maquillaje financiero• Cadena de comidas rápidas y manejo de mermas• Modificación en los porcentajes de calculo de regalias de juegos de suerte y azar

mediante la utilización de hardware