Taller las 5 S de la Calidad Proyecto: “Estableciendo una Cultura de Calidad” Taller las 5 S de...

Proyecto:

“Estableciendo una

Cultura de Calidad”

Taller las 5 S Taller las 5 S de la Calidadde la Calidad

11 de Marzo de 2003

Prohibida su reproducción total o parcial sin permiso de INTERPRO CONSULTORES

Conceptos Básicos

5S´s es un principio de una vida confortable, productiva y saludable de cada trabajador en su área y es fundamental para mejorar la productividad de la organización.

Es aplicable a cualquier Organización, pequeña, mediana o grande

Puede ser aplicado por cualquier Organización, manufactura, comercio y servicio.

Es una filosofía de fácil entendimiento para todos y no tiene términos difíciles.

Todos queremos lugares de trabajo limpios, confortables y bien organizados.


Conceptos Básicos

El programa de 5S´s es muy popular en el mejoramiento de la productividad en Japón y también en otros países por diversas razones: Lugares de trabajos limpios y bien organizados Los resultados son visibles para todos internos y

externos Las operaciones en oficinas llegan a ser más fáciles y

más seguras El personal se siente orgulloso de un lugar de trabajo

limpio y bien organizado Como resultado del crecimiento de la imagen, la

organización también crece.


Conceptos Básicos

5S´s es un grupo de palabras japonesas cada una comienza con el sonido de SE o SHI SE-I-RI SE-I-TO-N SE-I-SO SE-I-KE-TSU SHI-TSU-KE


Conceptos Básicos

SEIRI: Clasificar y deshacernos de los artículos innecesarios en la oficina o área de trabajo.

SEITON: Es el arreglo metódico de los artículos necesarios de tal forma que puedan ser fácilmente encontrados para su uso por todos incluso por gente extraña al área en cuestión.

SEISO: Limpieza completa del área de trabajo, eliminar el polvo en máquinas, pisos y equipos

SEIKETSU: Estandarización. Mantener y monitorear las primeras tres S´s de una manera sistemática, aplicar controles visuales

SHITSUKE:Auto-disciplina. Es mantener nuestra área de trabajo confortable y productiva haciendo sistemáticamente SEIRI - SEITON - SEISO


Seleccionar – Clasificar (Seiri)

Es elegir o escoger, entre todos los artículos existentes del área de trabajo, los que se consideren necesarios para realizar efectivamente las labores.

Mantener sólo lo necesario para efectuar mejor el trabajo.

Separar lo que sirve de lo que no sirve y desechar lo que no sirve.

Aprovechar aquellos materiales que se puedan rehusar.

De lo que sirve, separar lo necesario de lo innecesario.

Definir un lugar en el área para poner “temporalmente” lo que no se necesita pero puede servir a alguien más.



Decidir qué se hará con las cosas innecesarias.

Definir en la distribución un lugar (centro de acopio, almacén general, papelería o compras) para enviar las cosas que ya no se necesitan, pero indicando la condición en que se encuentra el artículo.

Deteriorado

Describir falla

Deteriorado

Describir falla

Cosas en exceso

Sirve pero no se necesita

Cosas en exceso

Sirve pero no se necesita



Una vez seleccionado lo necesario se puede clasificar por frecuencia de uso:

DOCUMENTOSDOCUMENTOSMUEBLESMUEBLES

MATERIALESMATERIALESHERRAMIENTASHERRAMIENTAS

EQUIPOSEQUIPOSARTÍCULOSARTÍCULOS

ETC.ETC.

DOCUMENTOSDOCUMENTOSMUEBLESMUEBLES

MATERIALESMATERIALESHERRAMIENTASHERRAMIENTAS

EQUIPOSEQUIPOSARTÍCULOSARTÍCULOS

ETC.ETC.

COLOCAR EN BODEGACOLOCAR EN BODEGA

ALGUNAS ALGUNAS VECES AL VECES AL

AÑOAÑO

CADA CADA HORAHORA

ALGUNAS ALGUNAS VECES AL VECES AL

MESMES

VARIAS VARIAS VECES VECES AL DÍAAL DÍA

VARIAS VECES VARIAS VECES POR SEMANAPOR SEMANA

COLOCAR EN EL ÁREACOLOCAR EN EL ÁREA

COLOCAR CERCA COLOCAR CERCA DE LA PERSONADE LA PERSONA

COLOCAR JUNTO COLOCAR JUNTO A LA PERSONAA LA PERSONA

COLOCAR EN OTRA COLOCAR EN OTRA ÁREAÁREA

COLOCAR EN COLOCAR EN BODEGA O BODEGA O ARCHIVOARCHIVO

ES POSIBLE ES POSIBLE QUE SE USEQUE SE USE


Ordenar - Arreglar (Seiton)

Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.

Colocar o distribuir las cosas en el lugar que les

corresponde, mantener esa ubicación con adecuada

disposición de las cosas, para que estén listas en el

momento que se soliciten.



Para el ordenamiento:

Definir un nombre común para cada clase de artículo.

Asignar el lugar para cada artículo, tomando en cuenta la frecuencia de uso.

Identificar los artículos por alfabeto, número, color, o algún otro indicador.

Colocar etiquetas visibles y códigos de colores.

Decidir como ordenar las cosas tomando en cuenta que sean fáciles de sacar y devolver a su lugar de origen y localizar por cualquiera (que sea auto explicativo).

Disponer de indicadores visuales para conocer quien tomó algún artículo (con tarjetas con nombre personal).



Para el ordenamiento (continuación):

Asignar indicador visual para conocer los máximos y mínimos, para así mantener la cantidad necesaria y elaborar requisiciones a tiempo (punto de orden).

Etiquetar puertas, escritorios, archivos y cualquier otro mueble.


Limpiar (Seiso)

Eliminar suciedad, defectos o imperfecciones, dejar los artículos lustrosos, brillantes, quitar impurezas y contaminaciones.

Un sitio sucio y desordenado es un lugar inseguro que puede provocar un accidente y llegar a afectar la calidad de las cosas que allí se tienen. El éxito en la limpieza de una organización depende de la actitud de su personal.

Las 3 etapas de la limpieza son:

Área individual

Áreas comunes

Áreas difíciles


Limpiar (Seiso)

Procedimientos para efectuar una operación de limpieza (continuación)

Diseñar un programa de limpieza (diario y periódico) con un cuadro de tareas para cada lugar específico.

Comprobar que los responsables de ejecución y verificación mantengan el nivel logrado (puede ser rotativo su designación).

Designar a un responsable para los equipos que llegan a utilizar varias personas (puede ser por periodos).

Indicar líneas de demarcación y asegurarse de que no haya áreas sin responsables.


Limpiar (Seiso)

Procedimientos para efectuar una operación de limpieza:

Reconocer las áreas, equipos y mobiliario que deban ser limpiados, corregidos o reparados.

Identificar el tipo de “limpieza” que se va a aplicar (cepillar, sacudir, pintar, remodelar, iluminar, ventilar, etc.).

Generar ordenes de trabajo según se requieran.

Describir los métodos y materiales a utilizar.

Describir las frecuencias de aplicación.

Designar responsables para ejecutar.

Enunciar responsables para verificar su realización.

Si durante el proceso de limpieza se detecta cualquier desorden o desviación, identificar las causas y establecer acciones preventivas.


Estandarizar (Seiketsu)

Definir por escrito, los procedimientos y normas para conservar y mejorar lo aplicado en las tres primeras etapas:

Seleccionar.

Ordenar.

Limpiar. Elaborar, por departamento, el manual de las Aplicaciones en 5S, que

contenga lo siguiente:

Evidencias de las condiciones anteriores.

Distribución general de áreas, mobiliario y equipos.

Descripción de cada área y mobiliario.

Identificación de cada documento y artículo


Estandarizar (Seiketsu)

Identificación de todo lo existente en el área por orden alfabético.

Descripción de los controles visuales, etiquetas, códigos de colores, puntos de reorden, control de préstamo, etc.

Procedimientos de limpieza.

Descripción de funciones y responsabilidades.

“un estándar debe colocarse en un lugar visible y debe ser fácil de entender”


Disciplina – Seguir estándares (Shitsuke)

Mantener lo logrado

Implica que todo el personal cumpla con lo establecido, y se actualice lo descrito en el manual de aplicaciones.

Para lograr esto, se necesita:

DISCIPLINA

COMPROMISO


Disciplina – Seguir estándares (Shitsuke)

Disciplina

Usar los estándares establecidos.

Mostrar empatía hacia los demás.

Establecer Procedimientos Estándares de Trabajo.

Compartir la técnica “Aprender haciendo”.

Compromiso

Las personas comprometidas demuestran persistencia en el logro de sus fines.

Compromiso = Entusiasmo.

Diferenciar entre un ambiente de apariencia favorable y uno realmente óptimo.


Preparativos

Preparativos

Anuncio oficial Comité

Gerencial

Anuncio oficial Comité

Gerencial

SEIRI inicial

SEIRI inicial

Limpieza profunda por

todos

Limpieza profunda por

todos

Diariamente practicar el ciclo SEIRI- SEITON-

SEISO.

Diariamente practicar el ciclo SEIRI- SEITON-

SEISO.

Auditorias periódicas de

5S´s

Auditorias periódicas de

5S´s

Implantación del Programa


Paso # 1: Preparativos

Entendimiento de la filosofía y beneficios de las 5´s por el Comité de Calidad

Compromiso del comité para la implementación de las 5´s

Organización del Comité de las 5´s Reunión con facilitadores de las 5´s Entrenamiento a facilitadores de las 5´s


Paso # 2: Anuncio Oficial Comité de Calidad

Hacer uso de boletín interno, organigrama, asignación de responsabilidades a todo el personal, mantas, carteles, boletines, campañas promocionales.

Anuncio oficial del Comité de Calidad y la Secretaría (Subsecretaría, Departamento, Dirección de Escuela)

El Comité de Calidad implementa el programa de Super 5S´s para 2 años

El Comité de Calidad explica los objetivos de este programa

Publicidad para el organigrama del Comité y asignación de áreas de responsabilidad


Paso # 3: Limpieza Profunda Por Todos

Organización del “Día de Limpieza Profunda”, inmediatamente después del anuncio del las 5´s

Dividir la Subsecretaría, Departamento, Escuela, etc., en pequeñas zonas y asignar grupos responsables

Proveer suficiente material para la limpieza Se puede incluir SEIRI de desperdicios y

artículos innecesarios identificados con anterioridad

La limpieza profunda se debe programar dos veces por año


Paso # 4: Seiri (Clasificación) Inicial

Establecer área de artículos innecesarios El SEIRI inicial es una actividad practicada por

todos para deshacernos de artículos innecesarios después del día de la limpieza profunda

Cada trabajador concentra los artículos innecesarios para su identificación y estratificación para su posterior eliminación

Organizar días de SEIRI´s completos dos veces por año

De los artículos innecesarios con altas pérdidas económicas, deben ser analizadas sus causas y acciones para prevenir el acumulamiento como desperdicio.


Paso # 5: Seiri - Seiso - Seiton

SEIRI: Deshacerse de cosas que no usas y no necesitas, eficientizar los espacios (espacio es dinero)

SEITON: Mejorar las localizaciones y métodos de almacenaje de herramientas y cosas de trabajo para una ubicación más rápida (tiempo es dinero)

SEISO: Limpieza programada diaria para hacer las áreas de trabajo más confortables


Sin valor y de fácil

disposiciónDeséchalos inmediatamenteDeséchalos inmediatamente

Algo de valor para venta Buscar un compradorBuscar un comprador

Sin valor al costo de

disposiciónPlanear un menor costo y

seguridad para su disposición

Planear un menor costo y seguridad para su disposición

Frecuentemente usados

Debe ser colocado cerca del área a uso

Debe ser colocado cerca del área a uso

Algunas veces usados

Pueden ser colocados a una pequeña distancia al área de

trabajo

Pueden ser colocados a una pequeña distancia al área de

trabajo No usados del

todo, pero deben ser

mantenidos

Debe ser almacenado por separado con clara

identificación

Debe ser almacenado por separado con clara

identificación

Artículos innecesario

s

Artículos necesarios

Estratificación Acción correctiva


SHITSUKE:

ENTRENAMIENTO al personal para seguir hábitos de trabajo

SEIKETSU:

MANTENER nuestro lugar de

trabajo practicando Seiri-

Seiton-Seiso

SEISO: LIMPIEZA del lugar de trabajo completamente para que no exista polvo

en pisos, máquinas y equipo.

SEIRI:

CLASIFICAR los artículos

innecesarios y deshacerse de ellos

SEITON:

ORDEN metódico para los artículos

para ser fácilmente encontrados para

su uso.

Las 5 s para la Calidad


Las personas deben decidir el cambio Y después hacer que suceda

Facilitarel apoyo

Facilitar elProceso

Propiciarel entorno

Hacer que Suceda Implica:

Recuerda, para cambiar la cultura

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