SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD OFICINA DE … · 2019-07-16 · 6.5.2 Gasto por Depreciación...
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SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
OFICINA DE CONTROL INTERNO
INFORME FINAL DE AUDITORIA AL MACROPROCESO DE GESTION FINANCIERA
BOGOTA D.C.
JULIO DE 2019
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Tabla de Contenido
1. Objetivo ............................................................................................................................................... 5
2. Criterios .............................................................................................................................................. 5
3. Alcance ............................................................................................................................................... 6
4. Metodología ....................................................................................................................................... 6
5. Limitaciones ...................................................................................................................................... 6
6. Informe ................................................................................................................................................ 7
6.1 Efectivo y Equivalentes de Efectivo ............................................................................................ 7
6.2 Cuentas por Cobrar. .......................................................................................................................... 8
6.2.1 Cuentas de Orden Deudoras – Otros Activos Contingentes ........................................ 9
6.2.2 Cuentas de Orden Deudoras – Intereses de Mora ......................................................... 11
6.2.3 Ingresos Fiscales No Tributarios – Tasas y Sanciones ..................................................... 14
6.3 Deterioro Acumulado de Cuentas por Cobrar ........................................................................ 15
6.3.1 Gasto de Deterioro de Cuentas por Cobrar ........................................................................... 16
6.4 Otros Activos................................................................................................................................... 17
6.4.1 Bienes y Servicios pagados por anticipado: ........................................................................ 17
6.4.2.1 Gasto por Amortización de Seguros Pagados por Anticipado .............................. 20
6.4.2 Recursos Entregados en Administración .............................................................................. 21
6.5 Propiedad, Planta y Equipo ......................................................................................................... 23
6.5.1 Deterioro de Propiedades, Planta y Equipo .................................................................... 28
6.5.2 Gasto por Depreciación Propiedad, Planta y Equipo ................................................... 33
6.6 Activos Intangibles .......................................................................................................................... 34
6.6.1 Deterioro Activos Intangibles ................................................................................................... 36
6.6.2 Gasto por Amortización Intangibles – Software .................................................................. 37
6.7 Cuentas Por Pagar........................................................................................................................... 38
6.7.1 Adquisición de Bienes y Servicios a Favor de Terceros ................................................... 38
6.7.2 Recursos a Favor de Terceros .................................................................................................. 40
6.7.3 Otras Cuentas por Pagar ............................................................................................................ 41
6.8 Beneficios a los empleados .......................................................................................................... 44
6.9 Provisiones ........................................................................................................................................ 47
6.10 Patrimonio ....................................................................................................................................... 49
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6.11 Ingresos Fiscales........................................................................................................................... 50
6.12 Ingresos por Operaciones Interinstitucionales ..................................................................... 50
6.11.1 Fondos Recibidos ...................................................................................................................... 51
6.12 Gastos de Personal Diversos ..................................................................................................... 54
6.13 Gastos Generales .......................................................................................................................... 55
7. Presuntos Efectos de las Diferencias Encontradas ............................................................. 58
8. Conclusiones................................................................................................................................... 60
8.1 Efectivo y Equivalentes de Efectivo ........................................................................................... 60
8.2 Cuentas por Cobrar ......................................................................................................................... 60
8.3 Deterioro Acumulado de las Cuentas por Cobrar ................................................................... 61
8.4 Otros activos ..................................................................................................................................... 61
8.4.1 Gastos Pagados por Anticipado .............................................................................................. 61
8.4.2 Recursos entregados en Administración .............................................................................. 61
8.5 Propiedades, planta y equipo ....................................................................................................... 62
8.6 Activos Intangibles .......................................................................................................................... 62
8.7 Cuentas por pagar ........................................................................................................................... 62
8.7.1 Adquisición de bienes y servicios ........................................................................................... 62
8.7.2 Recursos a Favor de Terceros .................................................................................................. 62
8.8 Beneficios a Empleados ................................................................................................................ 62
8.9 Provisiones ........................................................................................................................................ 63
8.10 Patrimonio ....................................................................................................................................... 63
8.11 Operaciones Interinstitucionales .............................................................................................. 63
8.12 Gastos de Personal Diversos ..................................................................................................... 63
8.13 Gastos Generales .......................................................................................................................... 64
9. Hallazgos .......................................................................................................................................... 64
9.1 Efectivo y Equivalentes de Efectivo .......................................................................................... 64
9.1.1 No Conformidades ....................................................................................................................... 64
9.1.2 Observaciones .............................................................................................................................. 65
9.1.3 Recomendaciones ........................................................................................................................ 67
9.2 Cuentas por Cobrar ......................................................................................................................... 69
9.2.1 No Conformidades ....................................................................................................................... 69
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9.2.2 Observaciones .............................................................................................................................. 79
9.2.3 Recomendaciones ........................................................................................................................ 80
9.3 Deterioro Acumulado de Cuentas por Cobrar ......................................................................... 84
9.3.1 No Conformidades ....................................................................................................................... 84
9.3.2 Observaciones .............................................................................................................................. 88
9.3.3 Recomendaciones ........................................................................................................................ 90
9.4 Otros Activos .................................................................................................................................... 90
9.4.1 No Conformidades ....................................................................................................................... 90
9.4.2 Observaciones .............................................................................................................................. 92
9.4.3 Recomendaciones ........................................................................................................................ 94
9.5 Propiedades, Planta y Equipo ...................................................................................................... 95
9.5.1 No Conformidades ....................................................................................................................... 95
9.5.2 Observaciones ............................................................................................................................ 104
9.6 Activos Intangibles ........................................................................................................................ 106
9.6.1 No Conformidades ..................................................................................................................... 106
9.6.2 Observaciones ............................................................................................................................ 109
9.7 Recursos a Favor de Terceros ................................................................................................... 110
9.7.1 Observaciones ............................................................................................................................ 110
9.8 Beneficios a Empleados .............................................................................................................. 113
9.8.1 No Conformidades ..................................................................................................................... 113
9.8.2 Observaciones ............................................................................................................................ 116
9.9 Provisiones ...................................................................................................................................... 117
9.9.1 No Conformidades ..................................................................................................................... 117
9.10 Gastos de Personal Diversos ................................................................................................... 118
9.10.1 Recomendaciones ................................................................................................................... 118
9.11 Gastos Generales ........................................................................................................................ 118
9.11.1 No Conformidades ................................................................................................................... 118
9.12 Presuntas Diferencias en los Registros Contables ............................................................ 120
9.12.1 Observaciones .......................................................................................................................... 120
10. Observaciones del Auditado al Informe Preliminar ............................................................ 121
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1. Objetivo
Dar a conocer a la Alta Dirección la gestión que se realiza en la ejecución del proceso “Control
Financiero de Cuentas”, liderado por la Subdirección Financiera.
Las actividades generales a desarrollar son:
• Realizar auditoría financiera de cuentas Respuesta del Auditado
“La auditoria tuvo alcance sobre todo el proceso de sostenibilidad contable, el Grupo de Control
Financiero de Cuentas desarrolla sus actividades sobre las operaciones que afectan las cuentas
por cobrar por tasa y sanciones.
De manera respetuosa se solicita que se oriente el objetivo al alcance que tuvo la auditoria el "
Proceso de Sostenibilidad Financiera" (sic).
Análisis Oficina de Control Interno
Una vez analizado el comentario emitido por la Subdirección Financiera, la Oficina de Control
Interno realiza las aclaraciones correspondientes respecto al objetivo de la auditoría, por tanto, el
mismo para el presente informe final queda como sigue:
Dar a conocer a la Alta Dirección la gestión que se realiza en la ejecución del Macroproceso
de Gestión Financiera, respecto a los procesos de “Control Financiero de Cuentas” y
"Gestión Contable", liderado por la Subdirección Financiera, en lo que respecta a la
verificación de las principales cifras de las cuentas en los estados financieros.
2. Criterios
Los criterios a tener en cuenta por parte de la Oficina de Control Interno son:
• Decreto 2674 de 2012 reglamente el Sistema de Información Integrado SIIF Nación. • Régimen de Contabilidad Pública. • Marco Normativo Entidades de Gobierno, entidades sujetas al ámbito de la resolución 533
de 2015 y sus modificaciones. • Procesos y procedimientos de la entidad • Manual de Políticas Contables • Resolución No 099 de enero de 2019 adopta la clasificación de la cartera coactiva. • Resolución interna No 4312 de diciembre de 2016, criterios para la valoración de pasivos
contingentes por actividad litigiosa. • Decreto 1249 de 2018, establece los costos de la supervisión y control realizados por
Superintendencia Nacional de Salud.
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3. Alcance
Evaluar:
• La razonabilidad de las cifras más representativas en las cuentas de los estados financieros a 31 de diciembre de 2018.
• El cumplimiento del Marco Normativo vigente para la contabilización en los estados financieros, sobre las cuentas seleccionadas.
4. Metodología
La metodología para aplicar en el Proceso Auditor es la siguiente:
• Anuncio de la Auditoría
• Presentación Plan de Auditoría. • Solicitud de Información.
• Verificación (in – situ).
• Procedimientos Analíticos - Análisis de Tendencias
- Pruebas de Razonabilidad (Análisis de variaciones, entre otros) - Escaneos Analíticos
• Procedimientos Sustantivos
- Pruebas de detalle (conciliaciones bancarias, entre otras) - Muestreos de auditoria
• Traslado y conciliación informe preliminar de auditoria
• Presentación de informe final al despacho del Superintendente Nacional de Salud
5. Limitaciones
En la ejecución de la Auditoria Financiera realizada por la Oficina de Control Interno, se
presentaron situaciones que limitaron el alcance de esta y/o la realización de algunas pruebas,
tales como:
A) Información no suministrada por las áreas, no entregada oportunamente, o que no
corresponde a la información solicitada; tales como:
✓ Conciliaciones bancarias de cajas menores,
✓ Resoluciones de Liquidación de Sanciones, de cuentas por cobrar,
✓ Conciliaciones entre Aplicativo Humano vs SIIF Nación II,
✓ Libro o reporte de vacaciones con saldo días pendientes, días causados 2018 y
días pagados 2018,
✓ Reporte detallado de pagos (capital e intereses) de enero a diciembre del aplicativo
COBRA,
✓ Informe toma física de propiedad, planta y equipo,
✓ Análisis o estudio de indicio de deterioro para equipo de cómputo y software.
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B) Diferencias entre los reportes de aplicaciones de apoyo como SIGTA, COBRA, APLICA,
HUMANO y el SIIF Nación II, que afectan la totalidad de los registros en la contabilidad y
por tanto las pruebas realizadas por el equipo auditor.
6. Informe
6.1 Efectivo y Equivalentes de Efectivo
Como parte de los procedimientos de auditoría se determinó probar la razonabilidad de los saldos
en bancos al 31 de diciembre de 2018, a través de verificación de la existencia de conciliaciones
bancarias para todas las cuentas vigentes y aperturadas, por la Superintendencia Nacional de
Salud, esto es el 100% del saldo; como también se validó la gestión adecuada de las partidas
conciliatorias.
Adicionalmente, con el fin de verificar que las operaciones reflejadas en los libros y extractos
correspondían a la descripción de los hechos económicos, se revisaron algunos comprobantes
contables y transacciones realizadas directamente en el portal bancario.
En las reuniones realizadas con el coordinador de tesorería se identificó que la entidad cuenta
con siete (7) cuentas bancarias aperturadas para la administración de los recursos fuente de
ingresos y pagos, las cuales son responsabilidad de la Subdirección Financiera, y dos (2) cuentas
para el manejo de cajas menores de gastos de viáticos y gastos generales, estas últimas bajo la
administración de las áreas de Talento Humano y Recursos Físicos, respectivamente.
Cuadro No 1. Revisión Conciliaciones Bancarias
Cuenta Bancaria Detalle Cuenta Saldo Dic 31/2018 Saldo s/g OCI Diferencia Observaciones
Bancolombia126
03689757Tasa de Inspección, vigilancia y control 2.558.302.650,68 2.558.302.650,68 0,00
Bancolombia313
5671621Recursos del Régimen Subsidiado 115.453.758,03 115.453.758,03 0,00
Bancolombia315
100298Fondo Anticorrupción 766,24 766,24 0,00
BBVA494002371 Recursos de La Nación 0,00 0,00 0,00Bancolombia317
0546002Multas y Sanciones 3.917.320.744,95 3.917.320.744,95 0,00
Bancolombia318
9125597Otros Ingresos 47.446.223,00 47.446.223,00 0,00
Bancolombia302
5189103Pagadora 203.024.769,64 203.024.769,64 0,00
TOTALES 6.841.548.912,54 6.841.548.912,54
De acuerdo con la administración,
no existen conciliaciones para la
cuentas bancarias en la que se
administran las cajas menores.
Cuadro No 1: Revisión Conciliaciones Bancarias
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No se evidenciaron las conciliaciones bancarias de las cajas menores administradas por
Recursos Físicos y Talento Humano, por lo que se genera la No Conformidad N°1, detallada en
el numeral 9.1.1, del presente informe.
6.2 Cuentas por Cobrar.
Se reconocen en este rubro, los derechos adquiridos por la entidad en el desarrollo de sus
actividades, incluye transacciones con contraprestación y sin contraprestación. Para el efecto, las
transacciones que realiza la Superintendencia Nacional de Salud son consideradas como sin
contraprestación, ya que sus principales fuentes de ingreso se generan por tasa y sanciones.
La auditoría realizada a este rubro consistió en seleccionar, mediante muestreo estadístico y no
estadístico, un conjunto de instituciones vigiladas por la Superintendencia Nacional de Salud, que
por sus características están obligadas al pago de Tasa al que se refiere la Ley 488 de 1998
artículo 98, observando los actos administrativos en firme para la vigencia del año 2018. De igual
forma y considerando la facultad sancionatoria de la Superintendencia, se revisaron las
resoluciones en las que se impartieron en el mismo año sanciones a las instituciones bajo
inspección.
En la muestra seleccionada para el concepto “Tasa”, se revisó, mediante observación e
inspección, que los actos administrativos indicaran: la entidad responsable, el NIT, el Valor a pagar
por Tasa, fecha de acto administrativo, fecha de notificación y fecha ejecutoria y que estos
correspondieran con los registros en el sistema SGT y/o sistema COBRA.
Producto de la auditoria y debido a una situación particular al revisar un acto administrativo
seleccionado, se identificó un duplicado en la base de datos del aplicativo TASA – COBRA, que
se relaciona a continuación:
Tabla No 1 Actos Administrativos Duplicados.
De acuerdo con lo anterior, la Oficina de Control Interno, generó la No Conformidad N°2, detallada
en el numeral 9.2.1, del presente informe.
Por otra parte, para el concepto de “Sanciones”, se verificó: la entidad, el NIT, la sanción en
número de SMMLV (salarios mínimos mensuales legales vigentes), fecha de la resolución, fecha
de notificación, fecha ejecutoria, el Valor de la sanción liquidado según el monto del SMMLV para
el año de la resolución y las resoluciones en las que se interponen recursos, ya sea, de reposición
TASA COBRA
NIT RAZON SOCIAL No ACTO ADM FECHA EJECUTORIA VIGENCIA VALOR LIQUIDADO SALDO CAPITAL SALDO INTERES
800178407COOPERATIVA DE OPTICAS Y SUBSIDIARIAS LTDA COOPSUBSIDIO 280 9/15/2009 2009 247,345.00 247,345.00 659,800.00
800178407COOPERATIVA DE OPTICAS Y SUBSIDIARIAS LTDA COOPSUBSIDIO L0280 9/15/2009 2009 247,345.00 247,345.00 659,800.13
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y/o apelación, si es el caso, observando que estos correspondieran a los registros del sistema
COBRA.
Producto de la revisión se observó que algunas liquidaciones no fueron registradas por valores
exactos y presentan diferencias mínimas por el número de salarios mínimos mensuales legales
vigentes por el que son liquidadas. Por tanto, la Oficina de Control Interno generó la Observación
N°4, detallada en el numeral 9.2.2, del presente informe.
Finalmente, al revisar la base de datos que contiene el detalle de las cuentas por cobrar por
tercero entregada por el grupo de Control Financiero de Cuentas y cruzar con los estados
financieros al 31 de diciembre de 2018, se identificaron diferencias, las cuales se explican a
continuación:
Cuadro No 2. Cuentas por Cobrar Balance vs Bases Aplicativos SGT, SIGTA, COBRA.
Estas diferencias se originan debido a que los ajustes realizados por las bajas ordenadas
mediante resolución 5312 de mayo de 2018 incluían otros conceptos que incrementaron su valor
quedando duplicados. Según indagaciones a la fecha de este informe aún no se ha realizado el
ajuste respectivo.
Al respecto, la Oficina de Control Interno, generó la Recomendación N°6, detallada en el numeral
9.2.3, del presente informe.
6.2.1 Cuentas de Orden Deudoras – Otros Activos Contingentes
Para dar cumplimiento al marco de Contabilidad Pública, los actos administrativos en proceso de
ejecutoria por concepto de Tasa, Régimen Subsidiado y Sanciones se contabilizan en cuentas
de orden, y una vez estos adquieren firmeza, esto es la debida notificación y recepción ante el
vigilado y/o surtidas las instancias de reposición y apelación, son cancelados en cuentas de orden
y reconocidos en cuentas por cobrar e ingresos.
Codigo Contable Concepto Saldo Dic 31/2018 Saldo Base Aplicativos Diferencia
1.3.11 CONTRIBUCIONES TASAS E INGRESOS NO TRIBUTARIOS 82.850.141.486,74 82.850.141.486,74 0,00
1.3.11.01 Tasas 12.246.532.942,32 12.246.532.942,32 0,00
1.3.11.04 Sanciones 70.603.608.544,42 70.603.608.544,42 0,00
1.3.85 CUENTAS POR COBRAR DE DIFÍCIL RECAUDO 55.508.669.116,71 55.615.839.545,10 -107.170.428,39
1.3.85.15 Tasas 12.160.379.415,00 12.258.529.800,02 -98.150.385,02
1.3.85.15 Sanciones 43.348.289.702,00 43.357.309.745,08 -9.020.043,08
TOTAL 138.358.810.603,45 138.465.981.031,84 -107.170.428,39
Observaciones
Diferencias por ajustes asociados a
la Resolución 5312 (depuración
cuentas por cobrar), realizada por
el Grupo de Control Financiero de
Cuentas.
Cuadro No 2: Comparativo Cuentas x Cobrar Balance vs Aplicativos Tasa - Sanciones
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Propuesta del Auditado
“Para dar cumplimiento al marco de Contabilidad Pública, los actos administrativos en proceso
de Notificación por concepto de Tasa, Régimen Subsidiado y Sanciones se contabilizan en
cuentas de orden, y una vez estos adquieren firmeza, esto es la debida notificación y recepción
ante el vigilado y/o surtidas los recursos de reposición y apelación, son cancelados en cuentas
de orden y reconocidos en cuentas por cobrar e ingresos.".
Análisis Oficina de Control Interno
Una vez analizada la propuesta hecha por la Secretaría General, la Oficina de Control Interno
realiza los cambios resaltados, por tanto, el mismo para el presente informe final queda como
sigue:
Para dar cumplimiento al marco de Contabilidad Pública, los actos administrativos en
proceso de Notificación por concepto de Tasa, Régimen Subsidiado y Sanciones se
contabilizan en cuentas de orden, y una vez estos adquieren firmeza, esto es la debida
notificación y recepción ante el vigilado y/o surtidas los recursos de reposición y
apelación, son cancelados en cuentas de orden y reconocidos en cuentas por cobrar e
ingresos.
El desarrollo de las pruebas de auditoria consistió, en primer lugar, en constatar que el valor
decretado para el año 2018, (Decreto 1249 del 18 de julio de 2018), de los costos de supervisión
y control realizados por la Superintendencia Nacional de Salud a las entidades vigiladas a efectos
de determinar el cálculo y fijar la tarifa de la Tasa que deben cancelar, correspondiera a lo
registrado en el detalle del aplicativo TASA – SGT para la vigencia 2018, ya que los demás
aplicativos TASA – SIGTA, TASA – COBRA, REG – COBRA, si bien tienen ejecutorias en 2018
corresponden a otras vigencias.
Una vez unificada la base del detalle de las cuentas por cobrar de cada aplicativo y por cada
concepto y totalizando la vigencia 2018 se obtuvo lo siguiente:
Cuadro No 3. Comparativo Base Aplicativos Tasa vs Decreto 1249.
Valor Detalle
Vigencia
2018
Valor Contabilizado s/g
Decreto
(Cta 819090)
Diferencia
2018
26.523.752.445 26.709.074.534 185.322.089
Observaciones
Ver gestión realizada por el Grupo de Control
Financiero de Cuentas en correo "CASO
INCONSISTENCIA 205" -- Ver Anexo No XXX
Cuadro No 3: Comparativo Base Detallada TASA vs Decreto 1249 / 2018
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Esta diferencia se debe a la imposibilidad de identificar en el aplicativo SGT los actos
administrativos que al 31 de diciembre de 2018 estaban aún sin notificar y que no se incluyen en
el reporte “Cuadro Financiero Discriminado” dentro la casilla “Sin notificar o notificados sin
firmeza”. Situación que a la fecha el desarrollador de la aplicación está proceso de resolver.
En segundo lugar, a través de una prueba analítica se determinó probar el saldo de la cuenta
819090 – Otros activos contingentes – al 31 de diciembre de 2018, basado en la expectativa de
que todos los actos administrativos con fecha de notificación en el año 2018 deben estar
contabilizados en la cuenta de orden, y además considerando aquellos actos administrativos que
en la misma vigencia fueron ejecutoriados y por lo tanto reclasificados a cuentas por cobrar e
ingresos. El resultado obtenido sería el saldo de la cuenta 819090 por concepto de Tasa.
El valor restante corresponde al saldo de la cuenta por concepto de Sanciones, que muestra los
expedientes pendientes por ejecutoriar.
Cuadro No 4. Resultados revisión cuentas de orden.
La diferencia obtenida en el resultado de la prueba obedece principalmente a la diferencia
existente entre el valor contabilizado en cuentas de orden según el Decreto 1249 de 2018 y el
valor de la base detallada vigencia 2018, que se explicó anteriormente. Ver Cuadro No 3
El saldo registrado por concepto de Sanciones en cuentas de orden corresponde a expedientes
que están en proceso de reconstrucción, por lo que a la fecha se realizan los procesos de análisis
y depuración de la cuenta contable. Por lo tanto, la Oficina de Control Interno no adelantó ninguna
revisión sobre este monto.
6.2.2 Cuentas de Orden Deudoras – Intereses de Mora
La Superintendencia Nacional de Salud, registra los intereses de mora generados por el cobro
de Tasa y Sanciones en cuentas de orden, y la causación del ingreso al momento del pago. Lo
anterior, atendiendo el concepto de fecha 6 de noviembre de 2015 de la Contaduría General de
la Nación que contempla, que los intereses de mora se reconocen cuando se genere el ingreso,
es decir, cuando sean pagados, considerando el principio de contabilidad pública de la prudencia.
De otra parte, para el cálculo de los intereses en los sistemas SGT y COBRA, se han definido
parámetros como “fecha de inicio de cobro de intereses”, que calcula esta fecha a partir de la
fecha ejecutoria del acto administrativo más cinco (5) días hábiles y un día calendario. Sin
Concepto Saldo Dic 31 / 2018Notificados 2018
s/g OCI
Ejecutoriados
V2018 s/g OCISaldo s/g OCI Diferencia
2018
Tasa 9.386.040.241 26.523.752.445 17.319.709.241 9.204.043.204 181.997.037
Sanciones 12.880.490.412 12.880.490.412 0 12.880.490.412 0
TOTALES 22.266.530.653 39.404.242.857 17.319.709.241 22.084.533.616 181.997.037
Observaciones
Corresponde principalmente al CASO
INCONSISTENCIA 205. Ver Cuadro No 3
Cuadro No 4: Cuentas de Orden - Otros Activos Contingentes
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embargo, respecto a Tasa la Superintendencia Nacional de Salud expide resoluciones en las que
determina para cada vigencia las fechas para liquidación y pago de esta, lo cual modifica el
parámetro anterior en el sistema.
Otra particularidad en el cálculo de los intereses de mora por concepto de Tasa (aplicativo SGT),
consiste en que el aplicativo liquida mensualmente el interés tomando las tasas de usura
publicadas por la Superintendencia Financiera, pero reducida en 2 puntos, según el artículo 635
del Estatuto Tributario modificado por el artículo 279 de la ley 1819 de 2016.
Debido a las particularidades mencionadas, esta auditoría determinó realizar las pruebas de
intereses de mora del concepto Tasa, para todos los actos administrativos ejecutoriados en 2018
únicamente.
El desarrollo de las pruebas consistió en revisar la fecha de inicio de cobro de intereses
calculándola de forma independiente y verificando las resoluciones de fechas de pago expedidas
para las vigencias 2014 a 2018. Las diferencias obtenidas de uno y dos días se originan en
algunos casos por los días festivos que no son contemplados en la fórmula de auditoria y en otros
porque está tomando el sábado como día calendario adicional, de acuerdo con el parámetro, y
que la fórmula de auditoría tampoco contempla.
Una vez revisada la fecha de inicio de cálculo de intereses, se calcularon los días de mora hasta
el 31 de diciembre de 2018, pero tomando la fecha del aplicativo dadas las diferencias descritas
y explicadas anteriormente, y se definió la tasa de usura promedio para el año 2018, de esta
manera se procedió al recalculo de los intereses del concepto Tasa.
Para el recalculo de los intereses de mora por concepto de Sanciones, de igual forma se
calcularon los días de mora, tomando la fecha de inicio de cálculo de intereses hasta el corte 31
de diciembre de 2018, y se tomó la tasa del interés legal reglamentado en el Código Civil artículo
1617, fijada en seis por ciento (6%) anual.
La expectativa con el resultado de la prueba considerando las limitaciones para efectuar el
recalculo, específicamente por concepto de Tasa, se basó en que la suma de los intereses
recalculados por ambos conceptos, Tasa y Sanciones correspondiera al valor aproximado del
movimiento débito de la cuenta 819003 – Intereses de mora –.
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Cuadro No 5. Resultado Cálculo Intereses OCI.
Aunque las diferencias porcentuales calculadas sobre el total del “movimiento débito en libros”
no superan el 5% y están justificadas debido a la globalidad del cálculo realizado por la Oficina
de Control Interno, esto es, que no contempla por ejemplo: los pagos parciales que reducen el
saldo a capital y sobre el cual se liquida nuevamente el interés, situación que afecta la
razonabilidad del cálculo; se procedió a verificar para un acto administrativo el cálculo mes a mes
utilizando las tasas y los días de mora respectivos y compararlos con el resultado obtenido por el
sistema SGT, encontrando lo siguiente:
Tabla No 2. Valor Intereses SGT vs Intereses OCI
Concepto Saldo Dic 31 / 2018
Mov Débito s/g
Libros Dic 31/2018
(A)
Cálculo Interes
s/g OCI
(B)
Intereses s/g
SGT y COBRA
(C )
Tasa 204.940.868 606.576.104
Sanciones 21.594.534.574 21.715.396.951
TOTALES 43.286.077.660 23.002.243.216 21.799.475.442 22.321.973.055
1 A - B 1.202.767.774 5%
2 A - C 680.270.161 3%
3 B - C -522.497.613 -2%
DIFERENCIAS CUADRO No 5
43.286.077.660 23.002.243.216
Cuadro No 5: Cuentas de Orden - Intereses de Mora
Para Tasa el cálculo global de la OCI se hizo sobre el Valor
del Saldo a capital, sin considerar los pagos a capital,
adicional toma una tasa promedio, no mensual, y existen
diferencias mínimas en los días de mora. Para Sanciones,
la diferencia rádica en los días de mora.
Observaciones (2)
El movimiento débito en libros, incluye no solo los
intereses de mora, si no también, reversiones por
mayores valores registrados, registros por inconsistencia
y ajustes por reclasificación de movimientos. Solicitados
por el Grupo de Control Financiero de Cuentas.
Ver Observaciones (1)
Observaciones(1)
(B-C)
Nit Razon Social Capital Inicial Concepto Financiero Causacion Intereses Valor Causado SGT Valor Int OCI Diferencias
900088730 ORGANIZACIÓN DEL MAR LTDA $ 308.000,00 Interes Mora 2018/04/30 $ 6.284,00 7.250,62 $966,62
900088730 ORGANIZACIÓN DEL MAR LTDA $ 308.000,00 Interes Mora 2018/05/31 $ 7.477,00 7.476,66 -$0,34
900088730 ORGANIZACIÓN DEL MAR LTDA $ 308.000,00 Interes Mora 2018/06/30 $ 7.175,00 7.174,89 -$0,11
900088730 ORGANIZACIÓN DEL MAR LTDA $ 308.000,00 Interes Mora 2018/07/31 $ 7.318,00 7.317,52 -$0,48
900088730 ORGANIZACIÓN DEL MAR LTDA $ 308.000,00 Interes Mora 2018/08/31 $ 7.281,00 7.046,13 -$234,87
900088730 ORGANIZACIÓN DEL MAR LTDA $ 308.000,00 Interes Mora 2018/09/30 $ 6.998,00 6.998,16 $0,16
900088730 ORGANIZACIÓN DEL MAR LTDA $ 308.000,00 Interes Mora 2018/10/31 $ 7.161,00 7.161,00 $0,00
900088730 ORGANIZACIÓN DEL MAR LTDA $ 308.000,00 Interes Mora 2018/11/30 $ 13.807,00 6.876,98 -$6.930,02
900088730 ORGANIZACIÓN DEL MAR LTDA $ 308.000,00 Interes Mora 2018/12/31 $ 14.231,00 7.069,69 -$7.161,31
$ 77.732,00 64.371,66 -$13.360,34
Valor Causado Intereses / L-2014-003614
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Como se puede observar en la tabla las diferencias son razonables entre abril y octubre, no
obstante, noviembre y diciembre presentan una diferencia de un poco más del doble del valor
causado. En la revisión con el desarrollador del aplicativo se detectó que para estos meses el
sistema está duplicando los días de mora.
Por lo descrito anteriormente, la Oficina de Control Interno, generó la No Conformidad N°3 y N°4,
detallada en el numeral 9.2.1, del presente informe.
6.2.3 Ingresos Fiscales No Tributarios – Tasas y Sanciones
En razón a que los ingresos se reconocen a medida que los actos administrativos son
ejecutoriados, y considerando que también se reconocen ingresos por concepto de tasa del
régimen subsidiado y que estos son directamente descontados por el Ministerio de Salud a los
municipios y transferidos mensualmente a la Superintendencia Nacional de Salud, el
planteamiento de la prueba de auditoria para este rubro cuenta 411001 – Tasas –, consistió en
identificar todos aquellos actos administrativos con fecha ejecutoria entre el 1 de enero y el 31 de
diciembre de 2018 y a este valor sumarle el total de los recursos transferidos por Régimen
Subsidiado.
Cuadro No 6. Resultados Revisión Ingresos – Tasa OCI.
Ya que los ingresos por concepto de Sanciones se reconocen de la misma forma, pero sin
contemplar otras fuentes, el planteamiento de la prueba fue el mismo.
Cuadro No 7. Resultados Revisión Ingresos – Sanciones OCI.
Concepto Saldo Dic 31 / 2018Ejecutoriados
2018 s/g OCIDiferencia
Tasa 23,350,372,887
Tasa Régimen Subsidiado 73,566,309,756
TOTALES 96,778,144,686 96,916,682,643 -138,537,957
Observaciones
Diferencia por el cálculo global que no es superior
al 0,5%.
Cuadro No 6: Ingresos No Tributarios - Tasas
96,778,144,686 -138,537,957
Concepto Saldo Dic 31 / 2018Ejecutoriados
2018 s/g OCI
Causaciones
Vigencias Ant 2018Diferencia
Sanciones 30.373.333.563 23.234.890.188 6.369.476.225 768.967.150
TOTALES 30.373.333.563 23.234.890.188 6.369.476.225 768.967.150
Cuadro No 7: Ingresos No Tributarios - Sanciones
Observaciones
El movimiento de la cuenta 411004 incluye no solo los
ejecutoriados en 2018, sino también vigencias
anteriores, y los cargos por expedientes revocados,
solicitados por el Grupo de Control Financiero de
Cuentas.
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Una vez analizados los movimientos mes a mes de la cuenta 411004 – Sanciones –, en los que
se observó que en el mes de febrero se registró causación de ingresos de vigencias anteriores,
y teniendo en cuenta que dichos registros incrementan el saldo de la cuenta, al resultado obtenido
por la Oficina de Control Interno, fue necesario adicionar dichos registros. Es de aclarar que estos
ingresos se generan en 2018 porque en su momento fueron interpuestos recursos de reposición
y apelación que extendieron el plazo y vencimiento de estos.
Así mismo, en el análisis se observó que se registraron reversiones por concepto de revocatorias,
las cuales reducen el saldo de la cuenta y corresponden a aquellos expedientes que una vez
notificados y ejecutoriados, el vigilado interpone un recurso quedando nuevamente sin firmeza.
6.3 Deterioro Acumulado de Cuentas por Cobrar
De acuerdo con las políticas contables, son susceptibles de deterioro todas las cuentas por cobrar
que una vez vencido el término otorgado para su cumplimiento el deudor no haya satisfecho la
obligación.
La evaluación de deterioro se realiza anualmente, la primera evaluación se realizó a principios de
2018 para efectos de la convergencia de los estados financieros a Normas Internacionales de
Contabilidad para el Sector Público, posteriormente se hizo para el cierre de información
financiera de 2018.
El análisis del deterioro se realiza de forma individual según la clasificación que se establezca en
la cartera coactiva por el Grupo jurídico de cobro persuasivo, en donde se verifica si existen
indicios de deterioro de esta, y se define el porcentaje de cobrabilidad y el tiempo estimado de
recuperación de la cartera.
Debido a los elementos de juicio y características particulares establecidos en el modelo de
evaluación del deterioro, los procedimientos de auditoria se enfocaron en la evaluación financiera
del cálculo realizado por el Grupo de Control Financiero de Cuentas (CFC).
Este grupo concibe el cálculo de la siguiente manera:
Valor de deterioro (1) = Saldo a Capital * Porcentaje (%) de Cobrabilidad
Base a deteriorar = Saldo a Capital – Valor de Deterioro (1)
Valor de deterioro (2) = Base a deteriorar – Valor Presente de la base a deteriorar
Deterioro Total = Valor de deterioro (1) + Valor de Deterioro (2)
Por su parte, la Oficina de Control Interno concibe el cálculo de la siguiente manera:
Valor Recuperable = Saldo a Capital * Porcentaje (%) de cobrabilidad
Valor de Deterioro = Valor Recuperable – Valor Recuperable en términos de Valor Presente
Perdida Esperada = Saldo a Capital – Valor Recuperable
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Deterioro Total = Valor de Deterioro + Pérdida Esperada
La diferencia en la percepción financiera del cálculo del deterioro se basa en que el equipo de
auditoria considera que el porcentaje de cobrabilidad, entendido y confirmado por el Grupo
jurídico de cobro persuasivo, como el valor que se espera cobrar o recuperar de la cartera, no
corresponde a un valor deteriorado.
El impacto por la diferencia en la manera como se concibe el cálculo se muestra a continuación:
Cuadro No 8. Resultado Evaluación Financiera de Deterioro OCI.
De acuerdo con lo anterior, la Oficina de Control Interno generó la No Conformidad N°6, detallada
en el numeral 9.3.1, del presente informe.
6.3.1 Gasto de Deterioro de Cuentas por Cobrar
Registra el valor de las disminuciones del activo por concepto de deterioro que dan lugar a
disminuciones en el patrimonio de la entidad y que afectan el rendimiento financiero de la misma.
Teniendo en cuenta que la evaluación de deterioro se realizó en dos momentos en 2018 y que
uno de ellos fue por la transición a las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público;
y que el efecto de dicha transición en los estados financieros de apertura se reconoció con cargo
al patrimonio de la entidad, la expectativa establecida en la prueba de auditoria respecto del gasto
por deterioro fue que el saldo de la cuenta al 31 de diciembre de 2018 correspondiera a la
diferencia entre el deterioro inicial y el deterioro final, incorporando las recuperaciones originadas
por los pagos efectuados sobre cartera ya deteriorada, tomados directamente de los libros y del
concepto que específicamente señala esto.
Cuadro No 9. Resultado revisión Gasto por Deterioro OCI.
Concepto Saldo Dic 31 / 2018Deterioro
s/g CFC
Deterioro
s/g OCIDiferencia
Deterioro - Cta 1386 84.723.675.484 84.723.675.484 55.194.911.403 29.528.764.081
TOTALES 84.723.675.484 84.723.675.484 55.194.911.403 29.528.764.081
Cuadro No 8: Deterioro Acumulado de Cuentas por Cobrar
Observaciones
Debido a la perspectiva y forma de
determinación del cálculo.
Concepto Saldo Dic 31 / 2018Deterioro Inicial
s/g Balance
Recuperaciones
s/g Libros
Deterioro Final
s/g BalanceSaldo s/g OCI Diferencia
2018
Gasto deterioro CxC 25.299.888.799 72.684.053.216 12.916.747.769 84.723.675.484 24.956.370.037 343.518.762
TOTALES 25.299.888.799 72.684.053.216 12.916.747.769 84.723.675.484
Cuadro No 9: Gasto de Deterioro de Cuentas por Cobrar
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Como se puede apreciar en el cuadro anterior, la diferencia identificada corresponde al 1% del
total de la cuenta, esta se origina principalmente por el deterioro calculado para otras cuentas por
cobrar diferentes a los conceptos de Tasa y Sanciones, que al 31 de diciembre de 2018 se registró
por valor de $ 261.522.483.
Contemplando la evaluación del deterioro descrita en el punto anterior y la diferencia obtenida, el
impacto de dicha diferencia en el gasto del periodo sería el siguiente:
Cuadro No 9.1. Impacto Evaluación Financiera de Deterioro OCI.
Con base en lo anterior, la Oficina de Control Interno generó la No Conformidad N°6, detallada
en el numeral 9.3.1, del presente informe.
6.4 Otros Activos
Está conformado por las siguientes cuentas:
Bienes y servicios pagados por anticipado
Recursos entregados en Administración.
Los siguientes son los saldos de las cuentas que conforman los Otros Activos a 31 de diciembre
de 2018.
Cuadro No 10. Composición Cuenta Otros Activos.
6.4.1 Bienes y Servicios pagados por anticipado:
Están representados en las pólizas de seguros vigentes contratados por Superintendencia
Nacional de Salud para disminuir el riesgo de sufrir perjuicios económicos en el evento de sufrir
siniestros sobre los bienes y acciones de sus administradores en el ejercicio de sus funciones, a
Concepto Saldo Dic 31 / 2018Deterioro Inicial
s/g Balance
Recuperaciones
s/g Libros
Deterioro Final
s/g OCI
Saldo s/g OCI
GastoImpacto
2018
Gasto deterioro CxC 25.299.888.799 72.684.053.216 12.916.747.769 55.194.911.403 4.572.394.044 20.727.494.755
TOTALES 25.299.888.799 72.684.053.216 12.916.747.769 55.194.911.403
Cuadro No 9.1: Impacto Revisión deteriro en el Gasto
Otros Activos
Valor
Descripcion
Seguros pagados por anticipado 52.928.242
Recursos entregados en Administracion 247.703.545.801
Total 247.756.474.043
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31 de diciembre de 2018, la Superintendencia Nacional de Salud tiene las siguientes pólizas de
seguros vigentes:
Todo Riesgo Vehículos sobre su parque automotor compuesto por once (11) vehículos.
Todo Riesgo sobre sus Propiedades, planta y equipos (equipos de computación y comunicación,
muebles y enseres, y sobre el manejo del efectivo y responsabilidad civil para servidores públicos
(Todo Riesgo Varios)
Seguro obligatorio de vehículos SOAT sobres su parque automotor compuesto por once (11)
vehículos.
Como parte de los procedimientos de auditoría se determinó probar la razonabilidad de los saldos
al 31 de diciembre de 2018, a través de revisión de los saldos pendientes por amortizar de las
primas de pólizas de seguros, a partir de la revisión de las pólizas de seguros contratadas.
Para tal efecto se solicitó al Supervisor de Contabilidad un archivo con la información de las
pólizas vigentes al cierre del año 2018 y un auxiliar contable de la cuenta de gastos pagados por
anticipado. En la siguiente tabla se puede observar los saldos por amortizar de las pólizas
vigentes a 31 de diciembre de 2018, así:
Propuesta del Auditado
“Para tal efecto se solicitó al Supervisor de Contabilidad (se propone cambiar por Coordinador)
un archivo con la información de las pólizas vigentes al cierre del año 2018 y un auxiliar contable
de la cuenta de gastos pagados por anticipado. En la siguiente tabla se puede observar los saldos
por amortizar de las pólizas vigentes a 31 de diciembre de 2018, así…:"
Análisis Oficina de Control Interno
Una vez analizada la propuesta hecha por la Secretaría General, la Oficina de Control Interno
realiza los cambios resaltados, por tanto, el mismo para el presente informe final queda como
sigue:
Para tal efecto se solicitó al Coordinador de Contabilidad un archivo con la información de
las pólizas vigentes al cierre del año 2018 y un auxiliar contable de la cuenta de gastos
pagados por anticipado. En la siguiente tabla se puede observar los saldos por amortizar
de las pólizas vigentes a 31 de diciembre de 2018, así:
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Cuadro No 11. Resultado Revisión Gastos Pagados por Anticipado.
Para verificar la razonabilidad del saldo por amortizar de las pólizas de seguros, se efectuó el
siguiente trabajo:
Se solicitó al grupo de Recursos Físicos las pólizas de seguros que estuvieron vigentes durante
el año 2018, se verificó las fechas de cubrimiento, el valor asegurado y los riesgos cubiertos. Para
las pólizas cuya vigencia comenzó en años anteriores y terminó durante el año 2018 se verifico
la adecuada amortización del valor correspondiente a la vigencia del año 2018, este mismo
trabajo se realizó para las pólizas cuya vigencia comenzó en el año 2018 y termino en el mismo
año, y por último para las pólizas cuya vigencia comenzó en el año 2018 y termina en el año 2019
se verificó su amortización del periodo 2018 y el saldo pendiente por amortizar al 31 de diciembre
de 2018, en la tabla anterior se puede apreciar el resultado de esta prueba.
El resultado de la prueba arroja una diferencia de $ 1.357.256, se identificó que la principal
diferencia obedece a la póliza de seguro Todo Riesgo para Propiedades, planta y equipos
(equipos de computación y comunicación, muebles y enseres, y sobre el manejo del efectivo y
responsabilidad civil para servidores públicos), la cual obedece a que se tomó menos días para
el cálculo de la amortización por parte de la entidad.
De acuerdo con lo anterior, la Oficina de Control Interno generó la Recomendación N°8, detallada
en el numeral 9.4.3, del presente informe.
Posteriormente se efectuó un análisis del adecuado cubrimiento de las pólizas de seguros para
disminuir el riesgo de sufrir perjuicios económicos en el evento de sufrir siniestros, el resultado
de esta prueba se puede observar en el siguiente cuadro:
Saldo a 31/12/2018 Valor Verificado Diferencia
Comañia de seguros Clase Seguro VALOR sg Calculo OCI
La previsora Todo Riesgo Vehiculos 15.866.672 15.866.714 -42
QBE SEGUROS Todo Riesgo Varios 35.748.616 34.161.322 1.587.294
Suramerica de Seguros SOAT 1.312.954 1.542.950 -229.996
Total 52.928.242 51.570.986 1.357.256
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Cuadro No 12. Revisión Cubrimiento Seguros Propiedad, Planta y Equipo.
Analizando el cubrimiento total de las propiedades, planta y equipo y el software se observa que
se están sobre asegurando por valor neto de $ 3.585.705.447, sin embargo, vale la pena revisar
el valor asegurado para los bienes en bodega y el software ya que se están asegurando por un
valor inferior y en el evento de un siniestro la compañía de seguros tan solo estaría indemnizando
el valor asegurado.
Este sobre aseguramiento en los bienes e intangibles de la Superintendencia Nacional de Salud,
podría ocasionar que se esté pagando una mayor prima de seguros por valor aproximado de $
22.366.517.
De acuerdo con lo anterior, la Oficina de Control Interno generó la Observación N°7, detallada en
el numeral 9.4.2 del presente informe.
6.4.2.1 Gasto por Amortización de Seguros Pagados por Anticipado
Para verificar la razonabilidad del gasto por amortización de los Seguros pagados por anticipado,
se revisó el movimiento de la cuenta para el año 2018, así:
Cuadro No 13. Movimiento Gastos Pagados por Anticipado
Adicionalmente a este trabajo, se solicitó al grupo de contabilidad un auxiliar de las cuentas de
gastos de seguros generales a 31 de diciembre, se realizó un procedimiento analítico con el
objeto de identificar tendencias de los gastos, observando lo siguiente:
Verificacion adecuado cubrimiento Aseguramiento Propiedad, planta y equipo
Compañía de Seguros Clase Seguro Valor asegurado Valor neto en libros Diferencia
La previsora Todo Riesgo Vehiculos 440.080.000 128.737.698 311.342.302
QBE SEGUROS
Bienes Muebles Bodega Todo Riesgo Varios 214.031.830 937.448.151 -723.416.321
Muebles y enseres y demas contenidos Todo Riesgo Varios 1.601.617.712 96.986.556 1.504.631.156
Equipos de Computo y Electronicos Todo Riesgo Varios 5.906.789.337 3.207.539.089 2.699.250.248
Software Todo Riesgo Varios 1.740.775.979 2.167.567.782 -426.791.803
Planta y equipos No Explotados Todo Riesgo Varios 17.734.585 10.975.130 6.759.455
Bienes de consumo Todo Riesgo Varios 210.000.000 210.000.000
Herramientas y suministros Todo Riesgo Varios 3.930.410 3.930.410
Totales 10.134.959.853 6.549.254.406 3.585.705.447
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Gráfico No 2. Análisis de Tendencia Gastos
El valor llevado al estado de resultados a 31 de diciembre de 2018 como Gastos por Seguros
Generales fue de $ 246.983.830, el gasto promedio mensual fue de 20.581.986, lo cual se
corroborar en el grafico anterior, en los meses de julio y agosto se observan unos picos en la
tendencia de gastos, los cuales obedecen a que en el mes de julio no se registró el gasto
correspondiente a la renovación de la póliza de todo Riesgo Varios, por valor de $ 160.868.770 y
cuyo gasto mensual es de $ 20.108.596, en el mes de agosto se registró como gasto el valor
correspondiente a los meses de julio y agosto.
6.4.2 Recursos Entregados en Administración
En esta cuenta se registra los recursos trasladados al Sistema de Cuenta Única Nacional – SCUN
del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, la entidad traslada los recursos de cuenta propia
por concepto de tasa y sanciones a la Cuenta Única Nacional – CUN y en la medida que se
generan las cuentas por pagar a proveedores y acreedores, se solicita el pago directamente o se
solicita los recursos para hacerlo a través de una cuenta corriente que controla la
Superintendencia Nacional de Salud llamada Pagadora. Para realizar los pagos se solicita a la
Dirección del Tesoro Nacional quien controla la Cuenta Única Nacional, con dos días de
antelación y desde allí se hace el giro a los proveedores. Igualmente, en la medida que se
identifican los pagos realizados por los vigilados por tasa, sanciones y régimen subsidiado, se
hace el traslado del efectivo de las cuentas de Superintendencia Nacional de Salud al Sistema
de Cuenta Única Nacional – SCUN, adicionalmente se pueden hacer traslados del efectivo por el
recaudo de reintegros de incapacidades y de viáticos.
El trabajo desarrollado para establecer la razonabilidad del saldo de la cuenta a 31 de diciembre
de 2018 fue el siguiente:
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Se realizó una reunión de trabajo con la Coordinadora de Tesorería de la Subdirección Financiera,
con el propósito de conocer la dinámica de esa cuenta. Adicionalmente se solicitó que generara
un reporte de la Cuenta Única Nacional desde el Sistema Cuenta Única Nacional a 31 de
diciembre de 2018, el reporte generado arrojo un saldo por valor de $ 247.514.394.102, el cual
presenta una diferencia de $ 189.151.699 con respecto al valor registrado en libros contables al
cierre del año 2018.
Cuadro No 14. Diferencia Saldos Cuenta Única Nacional CUN Tesorería vs Registros Contables.
De acuerdo con lo anterior, la Oficina de Control Interno generó la Observación N°8, detallada en el numeral 9.4.2, del presente informe. En el siguiente cuadro se puede evidenciar que han existido diferencias en periodos anteriores
entre el valor del disponible en Cuenta Única Nacional CUN generado por el área de Tesorería
y el saldo disponible en Cuenta Única Nacional de los registros contables.
Cuadro No 15. Comparativo CUN Tesorería vs Registros Contables 2017 – 2018.
Se confirmó si existía un procedimiento para conciliar el saldo de la Cuenta Única Nacional CUN del sistema con los registros contables, y se informó que la conciliación de la cuenta es realizada por el área de contabilidad, adicionalmente se indagó si existía un procedimiento escrito para el manejo de los recursos de la Cuenta Única Nacional CUN, confirmando que no existen procedimientos específicos, y que son los mismos para el pago de proveedores y para el recaudo de tasa y sanciones.
Concepto Valor $
Saldo Cuenta Unica
Nacional según reporte
247.514.394.102
Saldo Cuenta Unica
Nacional según registros
contables
247.703.545.801
Diferencia -189.151.699
Concepto 31/12/2017 31/12/2018
Saldo Cuenta Unica
Nacional según reporte
244.961.848.524 247.514.394.102
Saldo Cuenta Unica
Nacional según registros
contables
245.151.337.698 247.703.545.801
Diferencia -189.489.174 -189.151.699
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Acerca de los controles de acceso al Sistema de Cuenta Única Nacional – SCUN del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, manifestó que ella y otro funcionario del área de Tesorería tenían el perfil de pagador con el atributo de pagar, y había un tercer funcionario con el perfil de pagador, pero únicamente con los atributos de gestión y consulta. Adicionalmente manifestó que cada 3 semanas el aplicativo requiere automáticamente que se cambie la clave de acceso. Para esclarecer el valor de las diferencias entre los saldos de Tesorería y los registros contables, se le solicito a Grupo de Contabilidad la conciliación de la cuenta CUN a 31 de diciembre de 2018, en esta conciliación se puede observar que los saldos entre la Unidad del Tesoro Nacional y los de Superintendencia Nacional de Salud están debidamente conciliados, pero a través de SIIF Nación II contable, sin embargo, es conveniente que se efectué una conciliación entre el reporte generado por Tesorería y los saldos contables al final de cada mes. La siguiente es la conciliación que realizó el grupo de contabilidad al 31 de diciembre de 2018, esta información fue tomada de la conciliación mensual de Cuentas Reciprocas efectuada por el área de contabilidad y transmitida al Ministerio Hacienda, se observó el correo de envió de la conciliación: Cuadro No 16. Conciliación Cuentas Reciprocas.
6.5 Propiedad, Planta y Equipo
En este rubro, se incluyen las cuentas que representan activos fijos empleados por la
Superintendencia Nacional de Salud para la prestación de servicios y para propósitos
administrativos. Estos activos se caracterizan porque no se espera venderlos en el curso de las
actividades ordinarias de la entidad y se prevé usarlos durante más de un periodo contable.
Unidad del tesoro
Nacional Diferencia
190801 En Administracion DTN 247.703.545.801 247.703.545.801 0
572080 Recaudo 29.905.958 33.244.486 -3.338.528
470508 Funcionamiento 7.805.108.419 7.805.108.419 0
470510 Inversion 2.126.771.954 2.126.771.954 0
Total 9.961.786.331 9.965.124.859 -3.338.528
Fecha Concepto valor
26/07/2018 Asignar documentos de recuado por clasificar 338.528
10/08/2018 Generar documentos de recuado por clasificar 1.000.000
10/09/2018 Generar documentos de recuado por clasificar 1.000.000
13/12/2018 Generar documentos de recuado por clasificar 1.000.000
3.338.528
Superintendia Nacional de Salud
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La auditoría realizada a este rubro consistió en primera instancia solicitar al grupo de Recursos
Físicos el reporte cuadro control de inventario de propiedad, planta y equipo a 31 de diciembre
de 2018 del software “Sistema de gestión, control y seguimiento administrativo – Aplica”, en el
cual se pudiera identificar por clase de activo el valor de compra, el valor de depreciación
acumulada, la vida útil y el valor de deterioro, con el objeto de verificar la razonabilidad de los
saldos reportados en este componente, además de verificar la razonabilidad del saldo reportado
como gasto por depreciación durante el ejercicio de 2018.
De acuerdo con lo revelado en la nota No 11 de los estados financieros a 31 de diciembre de
2018, “Con corte a diciembre de 2018 el sistema '"APLICA" presenta una falla que no
permitió hallar la depreciación del mes de diciembre, razón por la cual desde Contabilidad
se hace el registro con base en la depreciación del mes de noviembre y una vez el Grupo
de Recurso Físicos logre superar la operabilidad del aplicativo, reportará a contabilidad el
valor real y desde allí se hará los ajustes que haya lugar”, a la fecha de realizar esta prueba
(mayo 05 de 2019) no se había logrado superar este impase y en los estados financieros
reportados por la entidad para los meses de enero y febrero, aun se continuaban reportando con
base en la depreciación del mes de noviembre de 2018, es por esta razón que se decidió tomar
para hacer estas pruebas la información del reporte del sistema Aplica con corte Noviembre 30
de 2018.
El reporte de propiedad, planta y equipo que se obtiene del sistema Aplica, para informar al área
de Contabilidad el valor mensual del gasto por depreciación tan solo incluye la propiedad, planta
y equipo en servicio, dicho informe no incluye el valor de los activos de menor cuantía (activos
cuyo costo de adquisición es menor a 15 UVT), en el siguiente cuadro se puede observar las
diferencias que existen a 30 de noviembre de 2018 entre el valor del reporte por el sistema Aplica
comparado con los registros contables:
Cuadro No 17. Comparativo Sistema Aplica vs Registros Contables.
Como se puede observar en el cuadro anterior, existe unas diferencias altas en cada concepto,
éstas obedecen a que el reporte generado desde el software Aplica no contiene la totalidad de
los activos, no incluye por ejemplo los siguientes ítems:
• Las compras de activos fijos efectuadas durante el mes de diciembre de 2018, por valor
de $ 1.244.281.043.
Propiedad, planta y equipo en Servicio - Reporte Sistema AplicaDescripcion Valor Compra Deterioro Dep Acumulada Valor Neto
comunicación y computacion 9.451.779.856 77.367.412 4.997.519.865 4.376.892.579
maquinaria y equipo 13.080.110 0 1.291.117 11.788.993
equipo transporte 798.530.047 288.641.684 425.201.952 84.686.411
muebles y enseres 784.428.761 226.642.163 341.072.022 216.714.576
Total 11.047.818.774 592.651.259 5.765.084.956 4.690.082.559
Valor registros contables a 30 Nov 2018 12.545.188.935 471.374.773 8.958.776.327 3.115.037.835
Diferencia -1.497.370.161 121.276.486 -3.193.691.371 1.575.044.724
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• El valor de los activos de menor cuantía adquiridos por la entidad hasta 31 de diciembre
de 2018, por valor de $487.826.291, ni el valor de la depreciación acumulada sobre los
mismos, por valor de $425.780.461.
• El valor del gasto por depreciación por el mes de diciembre de 2018, el cual fue tomado
con base en el gasto por depreciación del mes de noviembre, por valor de $ 135.023.617.
Con el objeto de llegar a obtener una data más real en el sistema Aplica y poderlo comparar con
los registros contables, se le solicitó al área de Recursos físicos que listara los activos de menor
cuantía por clase de activos, con el propósito de incluirlos en un nuevo cuadro control y verificar
luego con los registros contables, además se le solicito el reporte de las compras de activos fijos
del mes de diciembre de 2018, y el gasto por depreciación, con esta información se obtuvo un
nuevo reporte, el resultado de dicho reporte se puede observar en la siguiente tabla:
Cuadro No 18. Comparativo Sistema Aplica vs Registros Contables (incluido Activos de menor
cuantía, compras de activos y depreciación).
Como se puede evidenciar existen diferencias en todos los conceptos, siendo más evidente la
diferencia que existe en las cuentas de Depreciación acumulada, por valor de $ 2.767.910.910.
Sobre esta diferencia la Oficina de Control Interno no pudo determinar una validación de la
razonabilidad de esta, dado que la entidad se encuentra depurando la información.
De acuerdo con lo anterior, la Oficina de Control Interno generó la Observación N°9, detallada en
el numeral 9.5.2, del presente informe.
A continuación, se detalla la conciliación efectuada por la Oficina de Control Interno entre las
cifras reportadas a través de sistema Aplica y los registros contables para todas las cuentas que
conforman la propiedad, planta y equipo al cierre del año 2018, por cada concepto, así:
Propiedad, planta y equipo en Servicio - Reporte Sistema AplicaDescripcion Valor Compra Deterioro Dep Acumulada Valor Neto
comunicación y computacion 10.984.689.249 77.367.412 5.348.565.665 5.558.756.172
maquinaria y equipo 13.080.110 0 1.291.117 11.788.993
equipo transporte 798.530.047 288.641.684 432.574.733 77.313.630
muebles y enseres 983.626.702 226.642.163 543.457.519 213.527.020
Total 12.779.926.108 592.651.259 6.325.889.034 5.861.385.815
Valor registros contables a 31 Dic 2018 12.935.082.110 397.847.194 9.093.799.944 3.443.434.972
Diferencia -155.156.002 194.804.065 -2.767.910.910 2.417.950.843
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Cuadro No 19. Conciliación Costo activo y Deterioro Reporte APLICA modificado OCI vs
Registros Contables.
Cuadro No 19.1 Conciliación Depreciación Acumulada Reporte APLICA modificado OCI vs
Registros Contables.
Descripcion Sg Aplica Sg Registros Diferencia Sg Aplica Sg Registros Diferencia
Muebles y equipos en bodega
Equipo de comunicación 1.169.000 1.169.000 0 0 0 0
Equipo de computación 936.279.151 936.279.151 0 0 0 0
Total Muebles y equip en bodega 937.448.151 937.448.151 0 0 0 0
Muebles y Ens No Explotados
Muebles y enseres 0 803.500 -803.500 0 0 0
Total Muebles y Ens No Explotados 0 803.500 -803.500 0 0 0
comunicación y computacion 10.984.689.249 10.846.792.654 137.896.595 77.367.412 397.847.194,00 -320.479.782
maquinaria y equipo 13.080.110 13.851.365 -771.255 0 0
equipo transporte 798.530.047 798.530.047 0 288.641.684 288.641.684
muebles y enseres 983.626.702 1.275.908.045 -292.281.343 226.642.163 226.642.163
Total Propiedad, planta y 12.779.926.108 12.935.082.110 -155.156.002 592.651.259 397.847.194 194.804.065
equipo en Servicio
Total Propiedad,planta y equipo 13.717.374.259 13.873.333.761 -155.959.502 592.651.259 397.847.194 194.804.065
Costo Deterioro
Descripcion Sg Aplica Sg Registros Diferencia
Muebles y equipos en bodega
Equipo de comunicación 0 0 0
Equipo de computación 0
Total Muebles y equip en bodega 0 0 0
Muebles y Ens No Explotados
Muebles y enseres 0 0 0
Total Muebles y Ens No Explotados 0 0 0
comunicación y computacion 5.348.565.665 7.241.406.371,23 -1.892.840.706
maquinaria y equipo 1.291.117 3.679.735,00 -2.388.618
equipo transporte 432.574.733 669.792.349,40 -237.217.616
muebles y enseres 543.457.519 1.178.921.488,69 -635.463.970
Total Propiedad, planta y 6.325.889.034 9.093.799.944 -2.767.910.910
equipo en Servicio
Total Propiedad,planta y equipo 6.325.889.034 9.093.799.944 -2.767.910.910
Depreciacion Acumulada
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Cuadro No 19.2 Conciliación Valor Neto del Activo Reporte APLICA modificado OCI vs Registros
Contables.
Como se puede apreciar en el cuadro anterior, existen diferencias importantes en cada uno de
los conceptos analizados, principalmente en la Depreciación acumulada, las cuales corresponden
principalmente a que en el momento en que se comenzó a utilizar el sistema Aplica no se tenía
depurada la totalidad de la data, y por lo tanto se hace necesario que se realice el trabajo de
conciliación de los saldos iniciales en el menor tiempo posible, para así llegar a obtener una data
real.
Revisando la información recibida se pudo identificar que el reporte que genera el software
Aplica, presenta las siguientes limitantes:
• No incluye los activos cuyo valor es inferior a 15 UVT y que se deprecian a un mes.
• No tiene un parámetro de control de fechas el cual permita generar el listado a una fecha
determinada, tomando únicamente la información a la fecha de generación, dicho informe
presenta la información siempre a fecha actual, el grupo de Recursos físicos tiene que
hacer Back ups de los reportes mensuales para asegurar la integridad de la información
a una fecha determinada.
• No incluye los activos adquiridos con anterioridad a 1994, pues cuando se comenzó a
utilizar esta aplicación no se alcanzó a migrar la totalidad de los activos.
De acuerdo con lo anterior, la Oficina de Control Interno genero la No Conformidad N°14 y la
Observación N°2, detallada en los numerales 9.5.1 y 9.5.2. del presente informe.
Descripcion Sg Aplica Sg Registros Diferencia
Muebles y equipos en bodega
Equipo de comunicación 1.169.000 1.169.000 0
Equipo de computación 936.279.151 936.279.151 0
Total Muebles y equip en bodega 937.448.151 937.448.151 0
Muebles y Ens No Explotados
Muebles y enseres 0 803.500 -803.500
Total Muebles y Ens No Explotados 0 803.500 -803.500
comunicación y computacion 5.558.756.172 3.207.539.089 2.351.217.083
maquinaria y equipo 11.788.993 10.171.630 1.617.363
equipo transporte 77.313.630 128.737.698 -51.424.068
muebles y enseres 213.527.020 96.986.556 116.540.464
Total Propiedad, planta y 5.861.385.815 3.443.434.972 2.417.950.843
equipo en Servicio
Total Propiedad,planta y equipo 6.798.833.966 4.381.686.623 2.417.147.343
Valor Neto
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6.5.1 Deterioro de Propiedades, Planta y Equipo
Representa el valor acumulado por la pérdida del potencial de servicio o de los beneficios
económicos futuros de la propiedad, planta y equipo, cuando el valor en libros del activo excede
el valor recuperable, adicional al reconocimiento sistemático realizado a través de la depreciación.
La evaluación de deterioro se realiza anualmente, la primera evaluación se realizó a principios de
2018 para efectos de la convergencia de los estados financieros a Normas Internacionales de
Contabilidad para el Sector Público, la segunda se hizo para el cierre de información financiera
de 2018.
Sin embargo, analizando los registros contables efectuados a 1 de enero de 2018, y el estudio
de convergencia adelantado, se estableció que los registros contables no coinciden por clase de
activo, con lo expresado en el anexo al estudio.
En la siguiente tabla se refleja el movimiento contable de la cuenta de Deterioro a 1 de enero de
2018, y el saldo a 31 de diciembre de 2018:
Cuadro No 20. Diferencia entre registros contables y estudio de deterioro a 1 de enero de 2018
En la siguiente tabla se refleja el movimiento contable de la cuenta de Deterioro a 1 de enero de
2018, y el saldo a 31 de diciembre de 2018:
Cuadro No 20.1 Libro Mayor Cuenta 1695 Deterioro.
De acuerdo con las políticas contables, La Subdirección Administrativa a través del Grupo de
Recursos Físicos y la Oficina de Tecnología de la Información-OTI serán las encargadas de
evaluar a octubre de cada año y reportar a contabilidad en diciembre de cada año, la existencia
Cuenta Clase de Activo
Registros Contables
a 1 enero 2018
Vr Sg Estudio
Deterioro Diferencia
Vehiculos 0 317.153.751 -317.153.751
Muebles y enseres 0 54.545.340 -54.545.340
1.6.95.11.001 Equipo de comunicación 2.567.792 2.567.792 0
1.6.95.11.002 Equipo de computación 468.806.981 97.107.890 371.699.091
471.374.773 471.374.773 0
Cuenta Clase de Activo Saldo 01/01/2018 Debito Credito Saldo 31/12/2018
1.6.95.11.001 Equipo de comunicación 2.567.792 2.567.792
1.6.95.11.002 Equipo de computación 468.806.981 73.527.579 395.279.402
471.374.773 73.527.579 0 397.847.194
Movimiento
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de deterioro sobre el valor de los activos. En caso de existir indicios de pérdida de valor, se
estimará el monto recuperable del activo respectivo.
Para evaluar la razonabilidad del cálculo del deterioro para propiedades, planta y equipo a 31 de
diciembre de 2018 y en cumplimiento de la política de deterioro, se solicitó el estudio de deterioro
adelantado por Grupo de Recursos Físicos y la Oficina de Tecnología de la Información-OTI, a
octubre del año 2018, realizando un análisis a este estudio se pudo establecer los siguientes
puntos:
Según lo reportado en el Estudio de Indicios de Deterioro documento NURC-3-2018-019704 de
fecha 26 de noviembre de 2018, emitido por el del área de Recursos Físicos, se determinó lo
siguiente:
Equipos de Computación:
1. De acuerdo con el estudio de fuentes internas de deterioro que realizo el área de Recursos
físicos, se concluyó que existe indicios de deterioro sobre los equipos de computación por
obsolescencia o deterioro físico por valor de $ 73.527.579, y fueron dados de baja.
Este valor se disminuyó del valor registrado como ajuste por convergencia a 1 de enero de
2018, sin embargo, se pudo establecer que en el registro de convergencia para esta clase de
activos tan solo habían sido registrados como deterioro el valor de $ 4.806.217, luego se
sobrestimo el valor a dar de baja por esta cuenta en $ 68.721.362. El área de Recursos físicos
entrego un archivo en Excel con la lista de las placas y denominación de los equipos de
computación a dar de baja.
De acuerdo con lo anteriormente expuesto, la Oficina de Control Interno generó la No
Conformidad N°10, detallada en el numeral 9.5.1. del presente informe.
Analizando el documento preparado por la Superintendencia Nacional de Salud para verificar
la existencia de indicios de deterioro sobre su propiedad, planta y equipo a 31 de diciembre de
2018, consideramos que dicho estudio No cumple con las formalidades que se han establecido
en el Manual de Política Contable en el numeral 5.1.1. Deterioro, Indicadores Internos, por
cuanto no contiene la evidencia escrita que demuestre los criterios evaluados para establecer
las Pruebas Internas de indicios de deterioro. En dicho manual se menciona que el informe
debe contener una lista de chequeo en el que se mencione los criterios que se tuvieron en
cuenta para evaluar las pruebas de deterioro adelantadas para cada activo, así:
“Criterios a evaluar:
• Obsolescencia ¿Existe evidencia sobre la obsolescencia en los activos propios del
negocio o deterioro físico del conjunto de activos, o no se han efectuado los
mantenimientos preventivos de rigor?;
• Alcance y uso ¿Durante el período han tenido lugar, o se espera tener lugar en un futuro
inmediato, cambios significativos en el alcance o manera en que se usa o se espera usar
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el activo, pudiendo este hecho afectar desfavorablemente la prestación de servicios de la
Entidad?;
• Desempeño versus lo esperado, y ¿Existe evidencia, procedente de informes internos,
obtenidos de las áreas correspondientes, que indiquen que el desempeño del activo es, o
va a ser, peor que el esperado?”
En el estudio de deterioro adelantado para establecer los indicios de deterioro para muebles y
enseres, y equipo de computación, tan solo menciona que se adelantó un estudio de fuentes
internas, y se adjunta un archivo en Excel que contiene la lista de números de placa de cada
activo y su descripción, pero no menciona el resultado de las pruebas adelantadas a cada
activo, ni el criterio que se evaluó para cada activo.
De acuerdo con lo anteriormente expuesto, la Oficina de Control Interno generó la No
Conformidad N°10, detallada en el numeral 9.5.1., del presente informe.
2. Se adjunta al informe de deterioro un archivo en Excel con una lista de las placas y
denominación de los equipos de computación que se encuentran en trámite de baja, “los
cuales tienen como destino la enajenación a título gratuito a algunas entidades estatales”.
El monto total de los equipos de computación y la depreciación acumulada asciende al mismo
valor de $ 1.285.520.448. Por tratarse una cifra representativa se debería de haber revelado
en las notas a los estados financieros a 31 de diciembre de 2018
De acuerdo con lo anteriormente expuesto, la OCI generó la No Conformidad N°11, detallada
en el numeral 9.5.1. Del presente informe.
3. Se adjunta al informe de deterioro un correo electrónico de fecha 29 de octubre de 2018, del
área de Recursos Físicos con destino a la Oficina de tecnologías de la información (OTI) en el
cual se le solicita efectuar el estudio de indicios de deterioro y, para tal efecto le envió un
archivo en Excel con la lista de las placas y denominación de los equipos de cómputo y
software, con corte a septiembre 30 de 2018, el valor de compra de los equipos ascendía a la
suma de $ 460.548.838 y la depreciación a $ 456.978.332. De acuerdo con lo expresado en
la nota 11 a los estados financieros a 31 de diciembre de 2018, La OTI no terminó de realizar
este estudio, a la fecha de realización de este informe este estudio aún no se ha terminado.
4. Se determinó que existen equipos de computación que están almacenados y pendientes de
asignación, cuyo valor neto en libros asciende a $ 804.804.098, este suceso no se revelo en
las notas a los estados financieros. El área de Recursos físicos entrego un archivo en Excel
con la lista de las placas y denominación de los equipos que se encuentran al almacenados.
De acuerdo con lo anteriormente expuesto, la Oficina de Control Interno generó la No
Conformidad N°9, detallada en el numeral 9.5.1., del presente informe.
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Equipo de Transporte Terrestre:
De acuerdo con un estudio de fuentes externas (revista Motor), se concluyó que no era necesario
efectuar deterioro sobre el equipo de transporte terrestre, ya que el valor de mercado informado
por esta publicación era superior al valor en libros, sin embargo, de acuerdo con la revisión
adelantada a los documentos soportes del estudio de deterioro efectuado para convergencia y
los registros contables de esa fecha (enero 1 de 2018), el deterioro para esta clase de activos
por valor de $ 317.153.751, fue registrado por error en la Subcuenta de Equipo De Computación.
Al 31 de diciembre de 2018 no se efectuó el ajuste requerido por el estudio de indicios de deterioro
para el equipo de transporte terrestre y la cuenta del deterioro quedo sobrestimada en este valor.
De acuerdo con lo anteriormente expuesto, la Oficina de Control Interno generó la No
conformidad, detallada en el numeral 9.5.1., del presente informe Ver No Conformidad No9,
Muebles y Enseres
De acuerdo con un estudio de fuentes externas que realizo el área de Recursos físicos “no se
visualizan indicios objeto de revisión del valor de deterioro de los activos para el caso de muebles
y enseres”.
En la Nota 11 a los estados financieros a 31 de diciembre de 2018, se expresa “que los muebles
y enseres no requieren deterioro por cuanto el valor de mercado es superior al valor en libros”.
Da cuerdo con la revisión adelantada a los documentos soporte del estudio de deterioro efectuado
para convergencia y los registros contables de esa fecha (enero 1 de 2018), el deterioro para esta
clase de activos por valor de $ 54.545.340, fue registrado por error en la Subcuenta de Equipo
De Computación, al 31 de diciembre de 2018 no se efectuó el ajuste requerido para muebles y
enseres y la cuenta del deterioro quedo sobrestimada en este valor.
De acuerdo con lo anteriormente expuesto, la Oficina de Control Interno generó la No
Conformidad N°9, detallada en el numeral 9.5.1. Del presente informe.
En la siguiente tabla se refleja el movimiento de la cuenta de deterioro del año 2018 discriminada
por clase de activo. De igual manera se puede apreciar los ajustes que habría que realizar en la
cuenta de deterior por clase de activo por valor total de $ 302.977.729, así:
http://www.supersalud.gov.co/
-
Sede Administrativa: Avenida Ciudad de Cali No. 51 - 66
(571) 481 7000 • Bogotá www.supersalud.gov.co
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Cuadro No 21. Resultado Revisión del Deterioro OCI.
De acuerdo con lo anteriormente expuesto, la Oficina Control Interno generó la Observación N°10,
detallada en el numeral 9.5.2. del presente informe.
Se determinó que existen equipos de computación que están almacenados y pendientes de
asignación, cuyo valor neto en libros asciende a $ 804.804.098, este suceso no se revelo en las
notas a l