María Cristina Crespo Vargas

Sistemas de gestión documental

DocenteLuz Marina Arias González

Universidad del QuindíoPrograma CIDBA

Bogotá2014

INTRODUCCIÓN

Los sistemas de gestión documental tienen como principal objetivo, optimizar los procesos administrativos y técnicos dentro de las entidades estatales, mediante la aplicación de leyes y decretos que estandaricen la descripción, clasificación y disponibilidad de los flujos de trabajo.

Las actividades archivísticas regidas por el marco legal, garantizan el buen uso de los documentos y el acceso oportuno entre los funcionarios de cada dependencia. Además de garantizar su preservación como parte importante de la memoria histórica de cada entidad.

OBJETIVOS GENERAL:

• Consultar la aplicación de los sistema de gestión de documental dentro de una entidad pública.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

• Resaltar la importancia de los sistemas de gestión documental dentro de las entidades.

• Investigar y comprender los criterios que se deben tener en cuenta en el diseño e implementación de un sistema de gestión documental.

• Practicar lo estudiado en la unidad mediante ejemplos e interpretación delos acuerdos y leyes concernientes a la política de gestión documental

Sistema de Gestión Documental

Conjunto de operaciones y de técnicas, integradas en la gestión administrativa general, basadas en el análisis de la producción, la tramitación y los valores de los documentos, que se destinan a la planificación, el control, el uso, la conservación y la eliminación o la transferencia de los documentos a un archivo, con el objetivo de racionalizar y unificar su tratamiento y conseguir una gestión eficaz y rentable.

Requisitos fundamentales o básicos del sistema de gestión documental - La escalabilidad, o capacidad que tendrá el sistema de crecer en el tiempo sin perder calidad en los servicios ofrecidos.  - La tolerancia a fallos, es decir, seguir funcionando aunque se haya producido una avería en alguno de sus componentes.  - Disponibilidad en múltiples plataformas de hardware con distintos sistemas operativos; permitiendo su administración local y remota a través de navegadores web. en este caso se debe evaluar la seguridad para evitar que otras personas puedan acceder y operar en sistema.  - Que cuente con herramientas de desarrollo, preferentemente en estándares abiertos y que se tenga un excelente soporte técnico.

Generalidades del Sistema de Gestión Documental de acuerdo con el decreto 2609 de 2012.

a. Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos a través de cuadros de clasificación documental. b. Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los documentos electrónicos de archivo en tablas de retención documental (TRD) y tablas de valoración documental (TVD). c. Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD o TVD. d. Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento.e. Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones documentales, en series y subseries. f. Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por parte de la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean requeridos. g. Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y subseries, a largo plazo, independientemente de los procedimientos tecnológicos utilizados para su creación.

Tabla con las características de los Sistemas de Gestión Documental

Entidad visitada: Instituto de Desarrollo Urbano, IDU, Bogotá: El IDU se encuentra en la Calle 22 # 6-27 en pleno centro de la capital del país. La funcionaria que me atendió fue Alicia Castillo: ó fue Alicia Castillo: 3386660 Extensión 1004 Archivo Central de la entidad.

¿Qué se ha tenido en cuenta para la preservación de documentos en ambientes electrónicos?

El IDU se rige o está incluido para el desarrollo de sus procesos dentro del SIGI, Sistema Integrado de Gestión, explicó la funcionaria que a su vez me indicó que este protocolo, para el caso de los sistemas de gestión documental, responde al Archivo General de la Nación, por lo tanto los lineamientos que se siguen se basan en la norma. Alicia Castillo explicó que la preservación se hace dependiendo de la clase de documento: “si llegan documentos sin soporte electrónico se escanean o digitalizan, dependiendo del tipo (si son documentos técnicos como mapas o levantamientos topográficos, generalmente vienen con su soporte y se les escala según el departamento), aunque generalmente todos los documentos vienen con un soporte electrónico”. Lo que se ha tenido en cuenta es el cambio de equipos y de programas que permitan mayor y mejor almacenamiento para que no haya pérdida de los archivos. Para el caso nuestro el SIGI maneja un programa que hace un respaldo de lo que se hace a diario.

¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la selección del sistema de gestión de documentos?El sistema de gestión de documentos está enmarcado dentro del Sistema de Gestión de la Calidad del SIGI a continuación las tablas usadas para dicho proceso:

¿De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el sistema?El sistema SIGI, está soportado sobre un Sistema de Gestión de la Calidad, SGC, que proporciona el IDU.

CONCLUSIONES

El debido conocimiento del marco legal concerniente al proceso de gestión documental, permite aplicar conscientemente los procesos archivísticos dentro las entidades, garantizando la normalización de los pasos que consolidan la documentación dentro de lo estipulado. Lo anterior con el fin de lograr la optimización de procesos y la excelencia en el servicio y trabajo interno.

La aplicación de los sistemas de gestión documental dentro de las entidades estatales, es de suma importancia, puesto que.de ella depende la normalización y optimización de procesos técnicos y administrativos.

BIBLIOGRAFÍA

• Imágenes prediseñadas. Freepik. [En línea]. [Consultado: 10 de Septiembre de 2014]. Disponible en: www.freepik.com.

• Imágenes prediseñadas. Microsoft Power Point. [En línea]. [Consultado: 12 de Septiembre de 2014]. Disponible en: Office.com

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