GESTIÓN DOCUMENTAL II

2

3

INTRODUCCIÓN

En el desarrollo de esta unidad temática, vamos a estudiar los

materiales suministrados por la docente con respecto a todo lo que

tiene que ver con los Sistemas de Gestión Documental.

Definiendo desde el aprendizaje obtenido con el estudio y análisis

del material los siguientes términos: Gestión Documental, Programa

de Gestión documental y Sistema de Gestión Documental.

Identificando sus fases, generalidades y características.

Tomando el aprendizaje obtenido se propone una visita a una

entidad la cual tenga implementado un Sistema de Gestión

Documental, en donde vamos a investigar todo lo relacionado con el

sistema e identificaremos unos aspectos importantes en concreto.

4

OBJETIVO

OBJETIVO GENERAL

Conocer aspectos generales acerca de los Sistemas de Gestión

Documental y Sistema Gestor de Archivos, dentro de las

organizaciones.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1.Reconocer los aspectos más importantes en la implantación de un

Sistema de Gestión Documental.

2.Identificar las fases para la implantación de un sistema Gestor de

Archivos dentro de una organización.

5

GESTIÓN DOCUMENTAL

CONCEPTO

Cuando hablamos de Gestión documental, nos referimos al conjunto

de técnicas y prácticas que son utilizadas para administrar el

volumen documental que generan las organizaciones, con estas

técnicas podemos recuperar la información, establecer el tiempo de

permanencia de los documentos en los diferentes archivos (Gestión,

Central o Histórico), se eliminan los que ya no tiene valor

documental y se conservan de manera indefinida los que son

valiosos para la organización.

A medida que han pasado los años la Gestión Documental ha ido

evolucionando, estando a la vanguardia de las nuevas tecnologías

de la información e incorporándolas para ofrecer un servicio con

excelencia a los usuarios de las organizaciones.

7

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

8

CONCEPTO

Como Instrumento Archivístico:

Es un documento estratégico del área de Gestión Documental, endonde se establecen estrategias e instrucciones en donde se detallantodas las operaciones para el desarrollo de los procesos en la gestióndocumental dentro de una entidad. Con la aplicación de un PGD seproyecta alcanzar los siguientes objetivos:

Reducir.

Administrar la información.

Apoyar la gestión.

Brindar lineamientos.

Mayor aprovechamiento de tecnologías.

Cumplir los requisitos.

Prestar servicios.

Salvaguardar la memoria de la entidad.

9

SISTEMAS DE GESTIÓNDOCUMENTAL

CONCEPTO

Hoy día es de gran importancia que la empresas cuenten con un

sistema de gestión documental, ya que con el se puede almacenar,

recuperar, gestionar, actualizar, localizar, realizar seguimiento a los

documentos de la organización y compartir la información de una

manera eficaz y oportuna.

Es por esta razón que se define un Sistema de gestión Documental

como:

Todas las operaciones técnicas, que son integradas a la gestión

administrativa en donde se realiza un análisis de la producción, tramites

y valoración de los documentos, los cuales de se destinan a la

planificación, control, uso, conservación y eliminación o transferencia

documental a un archivo, todo esto con el propósito de racionalizar y

unificar su tratamiento y administrar la documentación de una forma

eficaz y rentable para los usuarios y la organización.

11

12

13

1. Requisitos Fundamentales o Básicos

Escalabilidad: es la capacidad que debe tener el sistema paracrecer en el tiempo sin perder la calidad en los servicios ofrecidos.

Tolerancia: en esta parte se refiere que aunque hayan fallos oaverías en algunos componentes, el sistema debe seguirfuncionando.

Disponibilidad en múltiples plataformas de hardware condistintos sistemas operativos: se permite la administración local yremota a través de navegadores web. Se debe evaluar la seguridadpara evitar que otras personas puedan acceder y operar el sistema.

Herramientas de desarrollo: se debe contar con estasherramientas preferiblemente en estándares abiertos y que se tengaun excelente soporte técnico.

14

2. Requisitos de Entrada de documentos en elsistema.

Permitir distintos dispositivos de entrada como: disco duro,

CD-ROM, DVD, escáner con OCR por zonas, fax-módem,

entre otros.

Que soporte distintos formatos de entrada (incluso

multimedia), de esta manera se previene para que el sistema

soporte nuevos formatos.

Contar con un procedimiento automático de entrada masiva

y control de errores.

15

3. Requisitos de INDEXACIÓN de documentos enel sistema.

Investigar si el sistema que se va a implantar permite la

indexación manual o automática y si cuenta con la

capacidad de realizar resúmenes automáticos y su nivel de

efectividad.

Conocer los distintos criterios de indexación (pesos,

frecuencias de aparición, lingüísticas, estadísticas,

tesauros, entre otros).

16

4. Requisitos de ALMACENAMIENTO dedocumentos.

Comprobar que el sistema documental tenga la capacidad dealmacenar documentos digitales.

Que permita seguir una estructura jerarquizada de almacenamiento(carpetas, etc), y que pueda configurarse par ser ajustada a laestructura de la organización.

Que permita almacenar un gran volumen de datos y que sedimensione el sistema de ficheros y la base de datos que se utiliza.

Realizar backup o copias de seguridad periódicos de la base dedatos.

Que permita un sistema de almacenamiento de históricos, en base alos criterios de expurgo.

17

5. Requisito de BÚSQUEDA de documentos.

Debe contar con un motor de búsqueda eficiente y

completo, en donde se puedan buscar los documentos

dependiendo de los criterios que se establezcan o sean de

gran importancia para la organización y que se ajuste a la

necesidad de los usuarios para acceder a la información.

La búsquedas deben poder almacenarse y ampliar la

búsqueda en internet, completando la información de la

entidad con la información en red.

Debe soportar gran número de búsquedas en simultaneo.

18

6. Requisitos de VISUALIZACIÓN de documentos

El sistema debe contar con una buena visualización de los

documentos, la cual permite realizar a través de un navegador

web, en formato original, de forma simultánea en gran número de

usuarios. Permite visualizar el resumen del documento y

convertirlo si es necesario en otros formatos.

7.Requisitos de MODIFICACIÓN de documentos

El sistema debe permitir el control de las versiones del

documento, las modificaciones que se realicen en él y quienes lo

realicen.

19

8. Requisitos de DIFUSIÓN de documentos

El sistema debe permitir la impresión de los documentos que se

consultan, el descargar los documentos para el envío en distintos

soportes y formas (E-mail, fax-módem), de igual manera la

distribución a través de conexiones a redes.

9. Requisitos de INTEGRACIÓN con los demástecnológicos de la entidad.

El sistema de gestión documental debe ser compatible con otras

aplicaciones, plataformas de la organización, servidores y

sistemas operativos.

20

FASES PARA LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE ARCHIVOS

Definición del Proyecto.

Diseño de la Herramienta.

Implantación.

Formación de Usuarios.

Explotación del Sistema.

Acceso Web.

22

GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

23

24

25

CARACTERISTICAS DEL SITEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

CARACTERÍSTICAS DEFINICIÓN

CONFORMIDAD Se entiende por conformidad el respaldo a la gestión de la informaciónpartir de los procesos administrativos de las entidades.

INTEROPERABILIDAD El sistema debe operar con los otros sistemas de información a lo largotiempo, tomando como base el principio de neutralidad tecnológica, usoformatos, estándares, etc.

SEGURIDAD La información administrativa de la entidad dentro del sistema, tiene queestar en un entorno completamente seguro.

METADESCRIPCIÓN Generar metadatos normalizados ya sean manuales o automatizados, desdeel mismo sistema y aplicativo.

ADICIÓN DE CONTENIDOS

Debe permitir que sean agregados nuevos contenidos a los documentosque se altere la autenticidad, valor e integridad de los documentos.

DISEÑO Y FUNCIONAMIENTO

Debe ser de fácil manejo para los usuarios la creación y captura dedocumentos en el sistema, haciendo de esta manera lo mas simple posible

GESTIÓN DISTRIBUIDA

Se debe ofrecer capacidades para importar y exportar masivamentedocumentación (series, subseries, expedientes y metadatos) desde y haciaotros sistemas.

DISPONIBILIDAD Y ACCESO

Debe asegurar autenticidad, integridad, inalterabilidad, accesibilidad,interpretación, comprensión de los documentos electrónicos yreutilización.

NEUTRALIDAD TECNOLÓGICA

Se refiere a la libre adopción de tecnologías teniendo en cuentarespectivas recomendaciones, con el fin de prestar un servicio integroeficaz.

27

VISITA ENTIDAD

ENTIDAD:Visión Mundial Colombia

ENTREVISTADO: Mauricio Rincón Hernández

CARGO:Coordinador Gestión Documental

28

DESARROLLOSe realizo la visita a la empresa Visión Mundial Colombia, en

donde se entrevisto a la persona que se encuentra encargada del

área de Gestión documental la cual tiene el cargo de Coordinador

de Gestión Documental.

Actualmente el área maneja los archivos de gestión de Finanzas,

Gente y Cultura, Dirección Nacional, Jurídica y el archivo Central

e Histórico de la organización.

Cada archivo de gestión esta dentro de las responsabilidades de

los auxiliares quienes se encargan de la recepción de la

documentación, aplicar los procesos archivísticos, junto con la

atención a los requerimiento de dichas áreas.

29

Dentro del equipo de trabajo se encuentran las personas

encargadas de los archivos de gestión que son 3 personas,

también están los auxiliares que están encargados del proceso

de digitalización de los documentos de la organización los cuales

están desempeñando las siguientes funciones:

Dos Digitalizadores.

Una persona encargada de verificación y control de calidad.

Tres personas en el proceso de alistamiento.

El Proceso de digitalización es nuevo en la organización con un

excelente resultado, la persona encargada me comento algunos

aspectos importantes sobre el sistema que se esta

implementando. Comparto a continuación sus respuestas:

30

1. Aspectos Generales del Sistema.

La implementación del sistema de gestión documental, se ha ido

incluyendo en la organización a medida que se van identificando

cada uno de los procesos de las unidades, ya que no se tenia

elaborado en su totalidad los procesos. De acuerdo al

levantamiento de algunos procesos, se ha generado un mapa

mas general de las series documentales que son producidas en

pro de las responsabilidades.

En estos momentos se tiene identificado un 70% del flujo

documental integrando los diferentes pasos que conlleva

programa de gestión documental. El sistema nos a permitido

conocer la trazabilidad, autenticidad e integridad que tienen los

documentos por sus diferentes etapas, a la vez se tiene

establecido el tiempo de retención y su disposición final de cada

serie documental, permitiendo conservar la documentación que

tiene valor primario.31

2. ¿Qué se ha tenido en cuenta para la preservaciónde documentos en ambientes electrónicos

Con el objetivo de garantizar la preservación de los documentoselectrónicos, se ha ido identificando que documento electrónicose genera por cada proceso y a su vez se realiza la valoracióndocumental para determinar la importancia de la información parala organización y a su vez, que cumpla con la normatividadcolombiana. Adicionalmente se garantiza que el documento esauténtico, la fiabilidad y que conserva las características en quefue creado el documento.

Todos los documentos electrónicos se conservan en unrepositorio documental (servidor) y a la vez se generan copias deseguridad, con el fin de conservar un respaldo si se llega apresentar algún inconveniente y así poder restaurar lainformación. Como política de la organización los documentosdeben estar en formato PDF, debido a que es un formatouniversal y puede ser leído por cualquier equipo tecnológico

32

3. Cuales son los criterios que han tenido en cuentapara la selección del SGD.

En estos momentos se esta

evaluando la opción de

adquirir una herramienta que

nos permita administrar la

documentación física y

electrónica generada por la

organización, los

requerimientos funcionales y

no funcionales se encuentra

en las siguientes

especificaciones:

33

Requerimientos Funcionales

Modulo de Radicación.

Modulo de digitalización en Radicación.

Modulo de Gestión Documental.

Modulo de Transferencia Documental.

Modulo de Archivo Físico y Prestamos.

Modulo de Consultas.

Modulo de Estadísticas y Reportes.

Modulo de Expedientes Virtuales.

Modulo de Work Flow.

Modulo de TRD.

Modulo de Administrador.

Requerimientos No Funcionales

Disponibilidad.

Cuantas conexiones simultaneas

soporta la herramienta.

Seguridad.

Autenticidad.

Perfiles.

Encriptamiento.

Integración.

Portabilidad.

Desempeño.

Cumplimiento de estándares

referente a la normatividad

archivística, estándares de

integración.

34

35

4. ¿De qué manera logran garantizar laintegridad de la información en el sistema?

36

CONCLUSIONES

Con la realización del trabajo se lograron obtener aprendizajes

significativos, frente a lo que es y lo que implica en una

organización la implementación y adopción de un Sistema de

Gestión Documental.

Se identificaron los aspectos importantes que se deben de tener

en cuenta a la hora de implantar un SGD, analizando cada uno

de los documentos suministrados por la docente y la información

consultada por cuenta propia.

La visita a la entidad fue de gran ayuda, ya que se pudo ver mas

de cerca todo lo que implica el adoptar el sistema y como

funciona en realidad, junto con los grandes beneficios que le trae

a una entidad y a sus usuarios el adoptarlo.

37

38