Sistema de Control Interno Para El Activo Circulante de La Empresa Venservi, c.a.
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REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA FACULTAD DE CIENCIAS POLITICAS, ADMINISTRATIVAS Y SOCIALES ESCUELA DE CONTADURIA PÙBLICA SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ACTIVO CIRCULANTE DE LA EMPRESA VENSERVI, C.A. Trabajo Especial de Grado para optar al título de Licenciada en Contaduría Pública. AUTOR: Samia Kassem C.I. 17.419.783 TUTOR: Lic. Edgar Cordero Maracaibo, Septiembre de 2008 DERECHOS RESERVADOS
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REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA FACULTAD DE CIENCIAS POLITICAS, ADMINISTRATIVAS Y SOCIALES
ESCUELA DE CONTADURIA PÙBLICA
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ACTIVO CIRCULANTE DE LA EMPRESA VENSERVI, C.A.
Trabajo Especial de Grado para optar al título de Licenciada en Contaduría Pública.
AUTOR:
Samia Kassem
C.I. 17.419.783
TUTOR:
Lic. Edgar Cordero
Maracaibo, Septiembre de 2008
DERECHOS RESERVADOS
ii
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ACTIVO CIRCULANTE DE LA EMPRESA VENSERVI, C.A.
Samia Kassem
C.I.: 17.419.783
DERECHOS RESERVADOS
iii
DEDICATORIA
A mi hijo, por ser mi orgullo y la razón para alcanzar todas las metas que
me he planteado y las emprendidas.
A mi esposo, por estar ahí siempre acompañándome y dándome el apoyo
necesario para terminar mi carrera.
A mi madre y a mi padre, que han sido parte fundamental en mi vida y
ejemplo de constancia y dedicación.
DERECHOS RESERVADOS
iv
AGRADECIMIENTOS
A Dios, quien me permitió lograr todas las metas que me he propuesto y
me enseño que nada es imposible.
A mi hijo, por ser estímulo para el logro de esta meta.
A mi madre, quien a pesar de no estar aquí me brindo su apoyo.
A mi esposo, por su apoyo y comprensión.
A los profesores de la Universidad Rafael Urdaneta, por los conocimientos
impartidos.
A mis tutores Diana y Edgar, por su asesoramiento, apoyo y paciencia.
A todos Muchas Gracias.
DERECHOS RESERVADOS
v
INDICE GENERAL
DEDICATORIA iii
AGRADECIMIENTO iv
INDICE GENERAL v
INDICE DE FIGURAS viii
INDICE DE CUADROS ix
INDICE DE TABLAS x
RESUMEN xii
CAPÍTULO I. El Problema
Planteamiento y Formulación del Problema 1
Objetivos de la Investigación
Objetivo General 5
Objetivos Específicos 5
Justificación de la Investigación 6
Delimitación de la Investigación 7
CAPÍTULO II. Marco Teórico
Antecedentes de la Investigación 8
Bases Teóricas 13
Sistema 13
Clasificación de los sistemas 13
Diseño y Desarrollo del sistema 14
Sistema de Control Interno 15
Elementos de control 15
Importancia 16
Principios 16
Control Interno 18
DERECHOS RESERVADOS
vi
Componentes del control interno 19
El proceso y los roles de control interno 23
Objetivos del sistema de control interno 27
Características del sistema de control interno 28
Elementos del sistema de control interno 29
Principios de control interno 30
Activo 31
Características esenciales del activo 32
Activo Circulante 33
Efectivo 35
Confirmación del Efectico
Efectivo en Caja y/o caja chica 36
Efectivo en bancos 37
Equivalentes a efectivo 37
Conciliación del efectivo 38
Importancia de la administración del efectivo 38
Procedimiento de Control sobre el efectivo 39
Beneficios de la información financiera sobre
flujos de efectivo (NIC 7) 41
Principios de contabilidad aplicables a la partida efectivo 43
Cuentas por Cobrar 44
Convertibilidad y Confirmación de las Cuentas por Cobrar
Cuentas por cobrar y flujos de efectivo 45
Tipos de cuentas por cobrar 46
Cuentas Incobrables 48
Registro de las Cuentas Incobrables 48
Métodos para Estimar las Cuentas Incobrables 49
Cancelación de Cuentas Incobrables 50
Control interno de las cuentas por cobrar 51
Inventario 51
DERECHOS RESERVADOS
vii
Planificación
Flujo de los costos de inventario 52
Sistemas de registro del Inventario 53
Métodos de valuación del Inventario 54
Principios de contabilidad aplicables a inventarios 57
Procedimiento de Control Interno del Inventario 58
Definición de Términos Básicos 59
Sistema de Variables 60
CAPÍTULO III. Marco Metodológico
Tipo de Investigación 62
Diseño de la Investigación 63
Población 65
Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos 66
Validez y Confiabilidad del Instrumento
Validez 67
Confiabilidad 68
Procedimiento 69
Plan de análisis 69
CAPÍTULO IV. Resultados y Discusión
Análisis y Discusión de los Resultados 70
CAPÍTULO V. Diseño 87
Conclusiones 91
Recomendaciones 93
Referencias Bibliográficas 95
Anexos 97
DERECHOS RESERVADOS
viii
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura Nº 1:
Etapas de Control 17
Figura Nº 2:
Confiabilidad del Modelo de Control Interno 22
Figura Nº 3:
El Proceso y los Roles del Control Interno 23
Figura Nº 4:
Clasificación de los Activos Circulantes 35
Figura Nº 5:
Flujo de los Costos de Inventario. 52
DERECHOS RESERVADOS
ix
ÍNDICE DE CUADROS
Cuadro Nº 1
Método de Valuación de Inventario 56
Cuadro Nº 2
Operacionalización de las Variables 61
Cuadro Nº 3
Distribución del Universo y Unidades Informantes 66
DERECHOS RESERVADOS
x
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla Nº 1
Manejo del Efectivo 71
Tabla Nº 2
Registro del Efectivo 72
Tabla Nº 3
Conciliación del Efectivo 73
Tabla Nº 4
Control Interno del Efectivo 74
Tabla Nº 5
Control Interno del Efectivo (Cheques) 75
Tabla Nº 6
Convertibilidad de las Cuentas por Cobrar 77
Tabla Nº 7
Cuentas Incobrables 78
Tabla Nº 8
Confirmación de las Cuentas por Cobrar 79
Tabla Nº 9
Control Interno de las Cuentas por Cobrar 80
Tabla Nº 10
Planificación del Inventario 81
Tabla Nº 11
Registro del Inventario 82
Tabla Nº 12
Valuación del Inventario 83
Table Nº 13
Control Interno del Inventario 84
Tabla N° 14
DERECHOS RESERVADOS
xi
Procedimiento de Control de Entradas y Salidas del
Efectivo en Caja 87
Tabla N° 15
Procedimiento para el Control del Listado de Cuentas
Por Cobrar 88
Tabla N° 16
Procedimiento para el Control de Cuentas por Cobrar 88
Tabla N° 17
Procedimiento de Control para la Toma de
Inventario Físico 89
Tabla N° 18
Procedimiento de Control para las Entradas y Salidas
De Inventario 90
DERECHOS RESERVADOS
xii
Kassem tayjan, Samia. Control Interno del Activo Circulante de la empresa Venservi, C.A. Universidad Rafael Urdaneta. Facultad de Ciencias Políticas, Administrativas y Sociales Escuela de Contaduría Pública. Maracaibo 2008.
RESUMEN
La presente investigación tuvo como objetivo Diseñar un sistema de control interno para el activo circulante de la empresa Venservi, C.A. Sus bases teóricas estuvieron fundamentadas en los planteamientos de Romero (2006), Meigs (2000), Guajardo (2005), Catacora (1998), Cepeda (1997). Metodológicamente se tipificó como una investigación descriptiva, con diseño no experimental, transeccional descriptiva. La población quedo conformada por cuatro (4) sujetos de la empresa ya mencionada en donde fue tomado el censo poblacional por ser una población pequeña. Para la recolección de información se utilizó un cuestionario de 63 ítems con cinco alternativas de respuestas de opción múltiple. El instrumento fue validado por tres (3) expertos. Luego de aplicado el instrumento y analizados los resultados estos permitieron caracterizar la estructura organizativa, identificar las normas, y procedimientos de control interno del activo circulante; concluyendo que Existe la necesidad de crear un diseño adecuado para el control interno de las cuentas del activo circulante y la aplicación del mismo, ya que el efectivo, las cuentas por cobrar y el inventario necesitan de un mejor manejo y así evitar que se sigan presentando las fallas existentes y poder controlar estas a fin de que no sigan sucediendo. A través del cumplimiento de las normas y procedimientos implantadas por la empresa. Dando como recomendación la segregación de funciones, el registro oportuno de las cuentas por cobrar y de las entradas y salidas de inventario, y la aplicación de controles internos a todas las áreas de la empresa. Palabras claves: Diseño, análisis, control interno del activo circulante, normas, procedimientos.
DERECHOS RESERVADOS
1
CAPITULO I
EL PROBLEMA
PLANTEAMIENTO Y FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
En el actual entorno de los negocios, toda empresa, dedicada a
actividades manufactureras, comerciales o de servicios, orienta sus procesos
a la búsqueda constante del éxito, siendo la aplicación de un control interno
en sus operaciones, uno de los factores claves para garantizar la eficacia y
eficiencia en su desempeño así como el logro de sus objetivos y metas
corporativas. De esta manera, el manejo de un control interno en las
operaciones de la empresa como parte fundamental en los diferentes
procesos, se perfila como una herramienta importante, dirigido a ayudar a la
dirección a lograr una administración eficaz y evitar deficiencias o
irregularidades que se podrían llegar a presentar.
Cabe destacar que el Control Interno es un proceso integral efectuado por
la gerencia y el personal, y está diseñado para enfrentarse a los riesgos y
para dar una seguridad razonable de que en la consecución de la misión de
la entidad y que se alcancen los objetivos deseados. Este se adapta a los
cambios que se puedan presentar en la organización.
Según Whittington – Pany (2005), el Control Interno son los pasos que
toma una compañía para prevenir el fraude, tanto la malversación de activos
como los informes financieros fraudulentos. Este contribuye a proteger contra
los errores y el fraude, además de garantizar la confiabilidad de los datos
DERECHOS RESERVADOS
2
contables. Es importante reconocer la existencia de algunas de sus
limitaciones intrínsecas.
Pueden cometerse errores en la aplicación de los controles porque no se
entienden bien las instrucciones, por juicios incorrectos, por negligencia,
distracción o fatiga. También puede haber errores al diseñar, al vigilar los
controles automatizados o al darles mantenimiento; por esta razón es
importante la aplicación de controles internos y ante todo la realización de
cursos o la búsqueda de asesoramiento profesional con la finalidad de evitar
errores al momento de emplearlos.
Es necesario resaltar que el control interno no es un hecho o
circunstancia, sino una serie de acciones que están relacionadas con las
actividades de la entidad. Estas acciones se dan en todas las operaciones de
la entidad continuamente. Este debe ser incorporado a las actividades de la
entidad y es más efectivo cuando se construye dentro de la estructura
organizativa de la entidad y es parte integral de la esencia de la organización.
De esta manera, al ser diseñado de acuerdo a los procesos de
planificación, ejecución y seguimiento de la organización se vuelve parte
integrada de ésta; y así aumentar la probabilidad de que se logren las metas
y objetivos planteados contribuyendo a obtener los resultados esperados.
El control está diseñado para proporcionar una razonable seguridad
respecto al logro de objetivos, dentro de las categorías eficacia, eficiencia y
economía de las operaciones, confiabilidad de la información financiera y
cumplimiento con leyes y normas aplicables. Su eficacia depende
directamente de la comunicación e imposición de la integridad y valores
éticos del personal encargado de crear, administrar y vigilar los controles.
El buen funcionamiento del control interno depende, de ciertas
características esenciales que incluye cinco componentes: Ambiente de
control, proceso de evaluación del riesgo, sistema de información aplicable a
los informes financieros y a la comunicación, actividades de control y
monitoreo de los controles (Whittington – Pany 2005).
DERECHOS RESERVADOS
3
A su vez el control interno del rubro activo es esencial, este un recurso
económico propiedad de una entidad, que se espera rinda beneficios en el
futuro. Su valor se determina con base en el costo de adquisición del artículo,
más todas las erogaciones necesarias para su traslado, instalación y
arranque de operación. Al igual, los activos circulantes son aquellos activos
de los cuales se espera obtener beneficios económicos en un periodo normal
de operaciones o bien, cuya convertibilidad en efectivo o sus equivalentes
sea menor a un año. Algunos ejemplos de cuentas de Activo Circulantes son
el efectivo en caja y bancos, cuentas por cobrar y los inventarios. (Guajardo
Cantú, 2005).
En este sentido, el efectivo es la primera partida que aparece en un
Balance General y representa uno de los renglones más importantes de los
rubros del activo, ya que este es el activo de mayor liquidez y que constituye
el recurso superior que pueda poseer una entidad.
El de caja representa el dinero en efectivo, considerándose como efectivo
los billetes, monedas, cheques recibidos y giros bancarios, una caja se
constituye para agilizar ciertas operaciones que permiten a una empresa
recibir cobranzas de clientes menores, efectuar pagos hasta un límite
preestablecido, entregar dinero a empleados como anticipos o recibir
reembolsos de cantidades previamente entregadas.
Igualmente el banco representa el valor del dinero a favor de la empresa
en las distintas instituciones de crédito. El manejo del efectivo en este
sentido, se realiza mediante cuentas de depósito a la vista que detallan los
movimientos que se efectúan por medio de diferentes tipos de operaciones
tales como los cheques, depósitos.
A su vez, las cuentas por cobrar están constituidas por créditos a favor de
la empresa, originados por las ventas, prestación de servicios y demás
operaciones normales de la empresa, e incluyen cuentas de clientes no
garantizadas, efectos o documentos por cobrar, aceptaciones de clientes y
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4
montos acumulados o no facturados por los cuales pueden expedirse o no
facturas con prosperidad (Redondo, 1992).
De esta manera los Inventarios representan las partidas del activo que
son generadoras de ingresos para varios tipos de empresas, entre las cuales
se encuentran las que tienen una actividad de transformación y las que se
dedican a la compra y venta o comercialización. En el caso de las empresas
comercializadoras, se pueden definir como los artículos que se encuentran
disponibles para la venta y en el caso de una compañía manufacturera, los
productos terminados, en proceso, materias primas y suministros que se
vayan a incorporar en la producción (Catacora, 1998).
Cualquier tipo de empresa, posee y maneja inventario, el cual en algunos
casos será la fuente generadora de ingresos operacionales y en otros, por
ser necesarios para la prestación de los servicios. Así como también efectivo
que es vital para que ésta se mantenga y las cuentas por cobrar que si bien
no es manejada por todas, si en aquellas que venden al mayor dando la
posibilidad a sus clientes de obtener créditos de los cuales se pueden
beneficiar.
De esto se deduce que el activo circulante por ser las partidas de las
cuales se espera genere beneficios económicos a una empresa deben ser
controladas; bien sea en otros países o en Venezuela en donde existen
normas o reglas para el control de éstas. Siendo así; las cuentas por cobrar
las inversiones de los inventarios de la empresa los cuales tienen un máximo
de recuperación de 60 días, que otorgan las empresas que realizan ventas a
crédito para facilitar el pago a sus clientes al igual que la empresa Venservi a
sus clientes. Por carecer de mecanismos de control en esta partida este
periodo en ocasiones se convierte en 120 y 150 días para su convertibilidad.
Los inventarios, al ser colocados en las ventas a crédito se estiman
recuperar a los 60 días y al haber retardo en la recuperación afecta su
rotación misma del inventario por la falta de control en los ítems
DERECHOS RESERVADOS
5
despachados, así mismo otras partidas del inventario se afectan ya que no
pueden ser recuperadas por la falta de efectivo.
A su vez en la empresa no existe un control del flujo de efectivo, lo cual se
traduce en incumplimiento de pago a proveedores, lo cual no permite una
recuperación oportuna en el inventario y trae como consecuencia que las
ventas al contado se limiten por la falta del inventario, y el efectivo tiene que
ser inyectado por préstamos financieros.
Por lo tanto se hace necesario realizar una evaluación de los sistemas de
control interno del Activo Circulante llevados en la empresa Venservi, C.A.,
con la finalidad de verificar el cumplimiento de normas y procedimientos de
control interno de los procesos productivos, administrativos y contables en el
que están involucradas estas partidas. Así mismo que se hayan aplicado de
manera acertada y oportuna de acuerdo a lo establecido por la entidad.
De acuerdo con lo anteriormente planteado, la presente investigación
tiene como propósito responder a la siguiente interrogante: ¿Existe un
sistema de control interno del activo circulante en la empresa Venservi, C.A.
que permita el logro de sus objetivos?
OBJETIVO GENERAL
Diseñar un sistema de Control Interno para el Activo Circulante de la
empresa Venservi, C.A.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Identificar los procedimientos de control interno utilizados en el Activo
Circulante (efectivo, cuentas por cobrar e inventario) en la empresa
Venservi, C.A.
Verificar el cumplimiento del sistema de Control Interno en el Activo
Circulante en la empresa Vencervi, C.A.
DERECHOS RESERVADOS
6
Determinar la efectividad de los procedimientos de Control Interno en
el Activo Circulante en la empresa Venservi, C.A.
Diseñar un plan de Control Interno para el Activo Circulante en la
Empresa Venservi, C.A.
JUSTIFICACION DE LA INVESTIGACIÓN
El Control Interno constituye una herramienta de control y supervisión que
contribuye a la creación de una cultura de disciplina en la organización y
permite detectar fallas o vulnerabilidades en la estructura existentes en la
organización. Del mismo modo la evaluación en las partidas de efectivo en
caja y bancos, ha sido siempre un asunto de especial consideración, al igual
que las cuentas por cobrar y los inventarios, ya que estas son cuentas de
gran importancia y peso; estas representan la liquidez de la empresa.
La investigación se justifica por su propósito de analizar el control interno
del activo circulante: efectivo, cuentas por cobrar e inventario, partidas
relevantes para empresas de cualquier sector y en especial la empresa
Venservi, C.A. Desde el punto de vista teórico, la investigación presenta los
enfoques, formulaciones, planteamientos científicos y los fundamentos
relacionados con el sistema de control interno del activo circulante de la
empresa, ofreciendo así información que contribuya a formular lineamientos
estratégicos, en función de optimizar el proceso de control sobre el rubro
circulante.
En tal sentido desde el punto de vista práctico, la investigación
proporciona alcances científicos relacionados con el planteamiento del
problema, dando respuesta a la necesidad de realizar modificaciones en
esta, y que sean efectivas en los aspectos relacionados con las prácticas y
objetivos de la empresa. Del mismo modo, representa para el personal del
área administrativa una herramienta oportuna, cuya naturaleza y práctica es
del conocimiento de los empleados, los cuales pueden ser implementados en
DERECHOS RESERVADOS
7
otros departamentos o empresas que presenten un cuadro similar al descrito,
realizando las adaptaciones necesarias.
La realización de esta investigación, constituye un estudio importante para
las gerencias administrativas – financieras en función de los aportes en
cuanto a la información y registros sistemáticos de datos sobre el análisis,
que sirvan de apoyo para realizar nuevos estudios. Igualmente,
metodológicamente se convierte en una fuente de consulta para otros
estudios en el área en cuanto a las técnicas e instrumentos utilizados en el
proceso de recolección de datos, así como el tratamiento y análisis de la
información, los cuales pueden ser utilizados para otras empresas
independientemente de su razón o naturaleza.
DELIMITACION DE LA INVESTIGACIÓN
La investigación se desarrolla a cabo en la empresa Venservi, C.A.
ubicada en Sierra Maestra, Calle 10 con Avenida 13 No. 10-35.
El tiempo comprendido parea la investigación esta entre Marzo de 2008 y
Julio de 2008.
El estudio se enmarca en el funcionamiento del sistema de control interno,
específicamente en el estudio, tratamiento y control del activo circulante
como lo son efectivo, cuentas por cobrar e inventario. Fundamentado en
autores como Romero (2006), Meigs (2000), Guajardo (2005), Catacora
(1998), Cepeda (1997), entre otros.
Para tal efecto, la variable en estudio es el sistema del Control Interno del
Activo Circulante (Efectivo, Cuentas por Cobrar, Inventario). La población
esta conformada por todo el personal que labora en la empresa
anteriormente señalada.
DERECHOS RESERVADOS
8
CAPÍTULO II
MARCO TEORICO
Antecedentes de la Investigación
Con el propósito de apoyar la base teórica de esta investigación, se revisó
diversos trabajos que se han insertado en el contexto de la temática
correspondiente a la variable estudiada como es el control interno del activo
circulante como son el efectivo, las cuentas por cobrar y el inventario.
Fuenmayor y Miranda (2008) en su investigación Control Interno del
Proceso de Recaudación del Efectivo en la Oficina Delicias Norte de la C.A.
Energía Eléctrica de Venezuela. Tuvo como finalidad Analizar el Control
Interno del proceso de recaudación del Efectivo de la misma, a su vez
caracterizar la estructura organizativa, Verificar las políticas, normas y
procedimientos y establecer lineamientos para el control interno de la misma;
ya que es elemento de suma importancia para cualquier organización.
El método de investigación aplicado fue de tipo descriptivo, dada su
orientación a recolectar información relacionada con el estado real de las
personas, objetos, fenómenos o situaciones, tal como se presenta en el
momento de la recolección realizado en la oficina de ENELVEN de Delicias
Norte. El diseño se clasifica como no experimental, ya que la variable Control
Interno del Proceso de Recaudación del Efectivo, así como sus dimensiones
e indicadores fueron analizados en su estado natural sin la intervención del
investigador.
DERECHOS RESERVADOS
9
La información obtenida fue de carácter primario de los llamados unidades
informantes, constituido por las personas involucradas en el proceso de
recaudación de efectivo en la empresa ENELVEN oficina de Delicias Norte.
La población se tipifico como finita constituida por seis (6) personas. Por otro
lado el instrumento fue sometido a juicio con cinco (5) expertos en el área,
quienes valoraron y emitieron consideraciones acerca de la pertinencia de
cada ítem, elaborado con respecto a los objetivos de la investigación,
variable de estudio, dimensiones e indicadores de la misma.
Los resultados de esta investigación presentaron debilidades, fallas y
hasta omisiones en los aspectos analizados, como en la estructura
organizacional; sin embargo, son mejorables con la implementación e
implantación de medidas correctivas pertinentes. Por su parte la
investigación aportó datos importantes y pertinentes al presente estudio, en
virtud a la similitud de la variable de estudio Control Interno la cual contribuyó
a consolidar fundamentos de las teorías requeridas y los autores expertos
sobre los aspectos a considerar para el análisis del control interno del manejo
del efectivo en la empresa Venservi, C.A.
En este sentido Pino (2001) en su investigación Diseño de un sistema de
control interno para el manejo del efectivo: caja y banco. Caso: Hidrológica
del Lago de Maracaibo (HIDROLAGO). Tuvo como propósito fundamental
mejorar el manejo del efectivo de forma eficaz y eficiente, así como también,
por la necesidad que tiene la C.A. Hidrológica del lago de Maracaibo
(HIDROLAGO) de establecer un inmediato control para las cuentas de caja y
banco que forman parte del rubro del efectivo, puesto que, ellas representan
el numerario y fondos por los cuales pasan operaciones de montos
importantes, que deben ser reflejados razonablemente en los estados
financieros.
La investigación fue de tipo no experimental, transeccional, descriptiva;
debido a que la misma esta orientada a recabar información relacionada con
el estado real de las personas, objetos, situaciones o fenómenos. Se
DERECHOS RESERVADOS
10
considera una investigación de campo puesto que se realiza en el propio sitio
donde se encuentra el objeto de estudio.
La población estudiada se determinó como finita, accesible y objetiva por
lo tanto no requirió muestra ni muestreo, constituida por ocho (8) empleados
que laboran en el departamento de contabilidad y representan el censo
poblacional. Por otra parte, el instrumento fue sometido a validación de cinco
(5) expertos en administración y contaduría pública, específicamente en
control interno con la finalidad de evaluar objetivamente el material práctico a
ser sometido como medio de recolección de datos.
Los resultados de este estudio descriptivo permitieron concluir que la
empresa no cuenta con un plan de organización eficiente que contenga
lineamientos generales y bien definidos, que permitan regular, controlar y
facilitar las labores que se desempeñan en el departamento de contabilidad
de la C.A. Hidrológica del lago de Maracaibo (HIDROLAGO). Por tal motivo,
se requiere que en la empresa se establezcan por escrito guías o patrones
que aseguren el eficiente uso de los recursos financieros por parte del
personal que labora en la empresa.
La investigación aportó datos validos pertinentes al presente estudio, en
virtud a la similitud de uno de los enfoques y planteamientos de autores
expertos en el área de control, lo cual contribuyó a consolidar la
fundamentación de las teorías requeridas sobre los aspectos a considerar
para el análisis del control interno del manejo del efectivo en la empresa
Venservi, C.A.
Moran (2001), efectuó una investigación titulada Diseño de un sistema de
control interno aplicado a las cuentas por cobrar de la Unidad Educativa Luis
Villalobos Villasmil, con el propósito de determinar la necesidad de
implementar un sistema de control contable como mecanismo de seguridad
sobre sus cuentas por cobrar; el cual contribuirá al buen desenvolvimiento en
su trayectoria en el medio económico y social.
DERECHOS RESERVADOS
11
La metodología implantada fue descriptiva. A través del análisis se
evidenció que la institución no cuenta con un manual de control interno
donde se establezcan las políticas, normas y procedimientos relacionados
con los cobros a los representantes; en la institución no se han implantado
ciertas políticas que permitan el control de los cobros. Por lo que se
estructuro un diseño para establecer políticas y normas para el manejo de las
cuentas por cobrar, procedimientos de cobro, establecimiento de funciones
de la unidad de cobranzas y formatos necesarios para el manejo y registro de
las actividades de cobro.
Esta investigación fue conformada por dos poblaciones, donde la
población A estaba constituida por tres (3) sujetos que laboran en la dirección
y administración de la institución educativa y quienes dieron la información
necesaria acerca de la situación que se tiene con respecto a las cuentas por
cobrar; y la población B estaba constituida por siento catorce (114)
representantes.
Por otro lado el instrumento fue sometido a pruebas de validación por
cinco (5) expertos profesionales en el área de contabilidad y procesos
contables, fueron evaluados tomando en cuenta su pertinencia con los
objetivos, indicadores y la variable, al momento de diseñar la entrevista al
personal directivo y administrativo de la institución así como también la
encuesta dirigida a los representantes.
El trabajo reportó información valida para la investigación, por cuanto
revela lo significativo del control interno sobre el manejo de las cuentas por
cobrar, así como las políticas aplicables, tópicos importantes considerados
en el presente estudio.
Por otro lado Arteaga. (2001), realizó un estudio titulado, Diseño de un
sistema de control interno de inventario para la empresa Repuestos
Alejandro, C.A. Esta investigación tuvo como propósito suministrar un Diseño
de sistema de control interno de inventarios, que se adecue a sus exigencias;
DERECHOS RESERVADOS
12
evitando así las continuas fallas que se presentan por el mal manejo de los
inventarios, la cual ofrece beneficios a la empresa tales como:
La empresa lograra poseer un stock mínimo de inventario, realizar los
pedidos de una manera planificada para así evitar la escasez y altos
volúmenes de inventario, así como pérdidas económicas, permitirá aumentar
la variedad y cantidad de repuestos que se venden al detal directamente al
consumidor en un tiempo determinado, mejorando la calidad del servicio.
La metodología implantada fue descriptiva; a través del análisis de las
encuestas procedieron a realizar un diseño del sistema de control interno de
inventario, para la empresa, que se adecuara a sus necesidades.
En cuanto a la población de esta investigación, procedieron a la utilización
del censo poblacional puesto que la empresa esta conformada por 10
sujetos. Por otro lado, el instrumento fue validado por siete (7) profesionales
en contaduría pública conocedores del área de inventario, administración y
metodología para verificar el formato respectivo de presentación y registrar
las observaciones, correcciones o sugerencias pertinentes sobre el mismo.
Con respecto a los resultados pudieron conocer que en la empresa
algunas veces manejan adecuadamente la distribución de los materiales
debido a que no cuentan con el tiempo necesario para el almacenamiento de
los mismos, aunado a esto la ausencia de procedimientos de planificación y
organización de los materiales dentro del almacén.
La investigación de tipo descriptiva, aporto datos importantes y
pertinentes para el presente estudio, de acuerdo a la similitud de los
enfoques y planeamientos de autores expertos en el área, lo cual contribuyó
a consolidar la fundamentación de teorías requeridas en el control interno del
manejo de las cuentas por cobrar.
DERECHOS RESERVADOS
13
Bases Teóricas Con el propósito de sustentar la investigación, seguidamente se
desarrollan una serie de fundamentos teóricos vinculados con la variable
objeto de estudio “Sistema de Control Interno para el Activo Circulante de la
empresa Venservi, C.A.” y los aspectos relacionados con la misma, en
función a los objetivos planteados.
Sistema
Un sistema es un conjunto de elementos, entidades o componentes que
se caracterizan por ciertos atributos identificados entre sí, y que funcionan
para lograr un objetivo común (Catacora 1997, p. 27).
El conocimiento del ambiente del sistema de información de una empresa,
requiere conocer hasta qué punto se han mecanizado los procesos y
transacciones relacionadas con las principales actividades y áreas
operativas.
Clasificación de los Sistemas Uno de los puntos de referencia para la clasificación de un sistema, lo
representa el grado de complejidad alcanzado para el proceso de las
operaciones. Generalmente una empresa empieza su experiencia con los
sistemas de información, a través de la implantación de programas para
procesar la información contable y financiera; por esta razón, la
responsabilidad en el manejo de tales sistemas recae en un funcionario
contable administrativo, sin embargo, el grado de desarrollo tecnológico
aunado a la necesaria división del trabajo ha hecho que se pueda identificar
sistemas basándose en las principales actividades y/o funciones de la
empresa.
DERECHOS RESERVADOS
14
Según Catacora (1997 p.27) los sistemas se clasifican de la siguiente
forma:
a. Sistemas de producción
Tiene como fin manejar y controlar todas las operaciones que se generan
dentro del proceso productivo de una empresa manufacturera, o el proceso
de prestación de servicios en una empresa de servicios.
Este sistema tiene como funciones principales, la planificación de la
producción, la planificación de la materia prima y otros costos y el control de
la producción.
b. Sistemas de ventas
Este sistema cubre las siguientes funciones: Facturación y cobranzas,
control de los canales de distribución y mercadeo.
c. Sistemas de administración y finanzas
Esta representado por todos aquellos que se derivan de las dos funciones
anteriormente nombradas. Algunos de sistemas de una empresa, que
podemos identificar como de administración y finanzas son: Manejo de
inversiones, cuentas por pagar, compras, activos fijos, inventarios, bancos,
recursos humanos y contabilidad.
Diseño y desarrollo del sistema
Tiene por objetivo de especificar la forma lógica como irá a funcionar el
sistema y la relación entre sus distintos componentes. Una de las
metodologías que garantizan el desarrollo de un sistema bajo mínimos
estándares de calidad es el análisis y diseño estructurado.
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Sistema de Control Interno
Control
Según Münch y García (2005 p. 169), el control es una etapa primordial
en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos
planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el
ejecutivo no podrá verificar cual es la situación real de la organización si no
existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo
con los objetivos.
El control bien aplicado es dinámico, promueve las potencialidades de los
individuos y, más que histórico, su carácter es pronóstico, ya que sirve para
medir la temperatura presente y futura de la actuación de todos los recursos
de la empresa, siendo su principal propósito, prever y corregir errores, y no
simplemente registrarlos.
Elementos del Control
Según Münch y García (2005 p. 170) el control posee 4 elementos.
1. Relación con lo planteado. El control siempre existe para verificar el
logro de los objetivos que se establecen en la planeación.
2. Medición. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los
resultados.
3. Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al control. Es
descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la
planeación.
4. Establecer medidas correctivas. El objeto del control es prever y
corregir los errores.
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Importancia
Münch y García (2005 p. 171) plantean que el control es de vital
importancia dado que:
1. Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se
alcancen los planes exitosamente.
2. Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos.
3. Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar
desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.
4. Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el
momento en que se establecen medidas correctivas.
5. Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los
planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de
planeación.
6. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
7. Su aplicación incide directamente en la racionalización de la
administración y consecuentemente, en el logro de la productividad de
todos los recursos de la empresa.
Principios
Münch y García (2005 p. 171) puntualizan que la aplicación racional del
control debe fundamentarse en los siguientes principios:
Equilibrio: La Autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al
delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para
verificar que se está cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la
autoridad delegada está siendo debidamente ejercida.
De los Objetivos: El control existe en función de los objetivos, no es un fin,
sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. Por lo tanto, es
imprescindible establecer medidas específicas de actuación, o estándares,
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que sirvan de patrón para la evolución de lo establecido, mismas que se
determinan con base en los objetivos.
De la Oportunidad: El control, para que sea eficaz, necesita ser oportuno,
debe aplicarse antes de que se efectúe el error, de tal manera que sea
posible tomar medidas correctivas con anticipación.
De las Desviaciones: Las variaciones o desviaciones que se presenten en
relación con los planes deben ser analizados detalladamente, de tal manera
que sea posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las
medidas necesarias para evitarlas en el futuro.
Costeabilidad: Un control solo debe implantarse si su costo se justifica ante
los resultados que se esperan de él; de nada servirá establecer un sistema
de control si los beneficios financieros que se reditúe resultan menores que el
costo y el tiempo que implica su implantación.
De la Función Controlada: La función controladora por ningún motivo debe
comprender a la función controlada, ya que pierde efectividad el control. Este
principio es básico, ya que señala que la persona o la función que realiza el
control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.
Figura Nº 1 Secuencia de etapas necesarias para efectuar el control
Fuente: Münch y García (2005)
Control
Establecimiento de estándares
Retroalimentación
Medición de resultados
Corrección
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Establecimiento de Estándares: Representan el estado de ejecución
deseado, no son más que los objetivos definidos por la organización. Los
estándares no deben limitarse a establecer niveles operativos de los
trabajadores, sino que, preferentemente, deben abarcar las fuentes básicas y
áreas clave de resultados.
Medición de Resultados: Consiste en medir la ejecución y los resultados,
mediante la aplicación de unidades de medida, que deben ser definidas de
acuerdo con los estándares. Esta etapa se vale primordialmente de los
sistemas de información; por tanto, la efectividad del proceso de control
dependerá directamente de la información recibida, misma que debe ser
oportuna (a tiempo), confiable (exacta) válida (que mida realmente el
fenómeno que intenta medir), con unidades de medición apropiadas y fluida
(que se canalice por los adecuados canales de comunicación).
Corrección: El tomar acción correctiva es función de carácter netamente
ejecutivo; no obstante, antes de iniciarla, es de vital importancia reconocer si
la desviación es un síntoma o una causa. El establecimiento de medidas
correctivas da lugar a la retroalimentación; es aquí donde se encuentra la
relación más estrecha entre la planeación y el control.
Reatroalimentación: Es básica en el proceso de control, ya que a través de la
retroalimentación, la información obtenida se ajusta al sistema administrativo
al correr del tiempo. De la calidad de la información, dependerá el grado y
rapidez con que se retroalimente el sistema.
Control Interno
Según Münch y García (2005 p. 197), el control interno se refiere a la
aplicación de principios a todo el funcionamiento de la organización; sus
propósitos básicos son:
La obtención de información correcta y segura.
La protección de los activos de la empresa.
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La promoción de la eficiencia en la operación
El Control Interno tiene como finalidad optimizar el manejo de todos los
recursos a través de la disminución de desperdicios, aprovechamiento del
tiempo y del establecimiento de políticas de operación adecuadas,
comprobación de la exactitud de la información, establecimiento de sistemas
de protección contra pérdidas.
Yanel Blanco (2004 p. 453), define el control interno como un proceso,
efectuado por la junta de directores de una entidad, gerencia y otro personal,
diseñado para proveer razonable seguridad respecto del logro de objetivos
de las siguientes categorías:
Efectividad y eficiencia de operaciones
Confiabilidad de la información financiera
Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables
Componentes del Control Interno
Mantilla B. y Cante S. (2006 p.34), señalan 7 componentes:
1. Segregación de funciones.
La segregación de funciones señala que ninguna persona debe tener
control sobre una transacción desde el comienzo hasta el final. De manera
ideal y particularmente en las organizaciones grandes, complejas, ninguna
persona debe ser capaz de registrar, autorizar y conciliar una transacción.
Ello, como mecanismo de protección para esas mismas personas y de la
misma organización.
Dentro de la segregación de funciones se tienen dos connotaciones
particularmente importantes:
a. Relacionadas con los distintos roles vinculados con el control interno:
diseño, implementación, mejoramiento, evaluación y auditoria. O dicho
de otra manera: los papeles que desempeñan directivos
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(administradores) principales, personal de apoyo (incluye directores de
auditoria/control interno) y auditores (especialmente independientes).
b. Por niveles: conlleva a diferenciar las funciones de control interno
según el nivel organizacional (estratégico, táctico, operativo y
específico). O mejor aún, diferenciar entre controles contables y
administrativos, sistema de control interno, comités de auditoria,
gobierno corporativo y control interno a las transacciones con partes
relacionadas (grupos económicos, combinaciones de negocios).
2. Autocontrol.
La dirección, gestión, supervisión y evaluación del control interno son
administradas por la alta gerencia. No hay controles internos que sean
externos. El mejor de todos los controles internos es que los procesos sean
desempeñados por gente capaz apoyada con tecnología.
3. De arriba hacia abajo
El control interno es una forma de presión o influencia ejercida por los
máximos niveles administrativos de la organización, esto técnicamente es
denominado “el tono desde lo alto”. Siendo así, implica que ningún control
interno puede funcionar de abajo hacia arriba, esto es, un empleado de nivel
bajo u operativo no puede controlar a los directivos principales.
En una perspectiva estratégica, tiene una marcada influencia en la forma
como son estructuradas las organizaciones, lo que conlleva a que esta forma
de presión sea originada desde los niveles más altos de las mismas.
Adicionalmente Mantilla y Cante(2006) señalan diversos aspectos entre los
cuales se resaltan:
Los procesos de mayor nivel (macro-procesos) abarcan los procesos
de mayor nivel (sub-procesos, tareas, actividades).
El direccionamiento proviene de la alta gerencia (visión, misión) y se
traslada a la acción por mecanismos operativos que es preciso alinear.
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El tono desde lo alto, es fundamentalmente de carácter ético (de
negocios) que se convierte en algo de forzoso cumplimiento vía
estrategias, planes, o en últimas, por mecanismos de carácter legal.
4. Costo menor que beneficio.
El control interno genera valor a la organización, lo que implica, que estos
no pueden ser más costosos que las actividades que controla ni que los
beneficios que proveen. Si el control interno genera sobre-costos o
duplicaciones, es mejor eliminarlo. De manera que ello exige un sacrificio o
costo, que aun cuando su costo ha de ser menor que los beneficios, no es
gratis. Lo cual ha de estar presente y es clave al momento de tomarse la
decisión de la implementación de un sistema de control interno, y mucho más
aun cuando se va a evaluar o auditar.
5. Eficacia
Si el control interno no asegura el logro de los objetivos organizacionales,
sencillamente no sirve. De ahí que la evaluación básica del control interno
sea siempre una valoración de su eficacia.
Una de las grandes fortalezas es precisamente el entendimiento de este
principio. Puesto que la eficacia del control interno depende directamente de
asegurar el logro de los objetivos de negocio que tiene el sistema y que son:
eficacia y eficiencia de las operaciones, confiabilidad del proceso de
presentación de reportes financieros, cumplimiento de normas y
obligaciones, salvaguarda de activos, direccionamiento estratégico.
6. Confiabilidad
Es la relación que existe entre la efectividad del diseño y operación del
sistema de control interno y la extensión de la documentación, conciencia y
monitoreo del control interno.
La siguiente gráfica muestra las cuatro etapas que debe recorrer
normalmente el control interno en su desarrollo: no confiable, insuficiente,
confiable y óptimo. (Mantilla y Cante 2006 p. 38).
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Figura Nº 2
Fuente: Mantilla y Cante (2006)
7. Documentación.
Este hace referencia en primer lugar a que las transacciones de estar
clara y completamente documentadas y disponibles para revisión; y en
segundo lugar tiene que ver con los papeles de trabajo. Lo que implica la
documentación es mucho más amplio y hace referencia a toda la información
sobre el control interno, incluidos el criterio de control, el diseño seleccionado
y las acciones emprendidas. Abarca no solo a la administración sino también
a los auditores. (Montilla y Cante p. 39 2006).
Toda la información relacionada con el control interno debe estar
debidamente documentada, de manera tal que pueda se analizada por
cualquier persona interesada, ya se trate de la administración, de los
auditores o de los reguladores.
Confiabilidad del modelo de control interno
Efectividad del diseño y de la operación
Extensión de documentación, conciencia y monitoreo
Etapa 1
Etapa 3
Etapa 4
Etapa 2
No confiable
Insuficiente
Confiable
Óptimo
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Esto se sintetiza en la necesidad e importancia de la formalización y
respectiva documentación respecto del control interno, lo que significa que
una organización así soporta todos sus métodos y procedimientos
empleados, lo cual le permite la fácil identificación de criterios y demás
acciones. De esta manera se puede afirmar que estos principios conllevan
un mejor entendimiento del control interno y le dan su caracterización.
El proceso y los roles de control interno
Mantilla y Cante plantean que el control interno es un proceso, el cual es
efectuado por todas las personas de la organización, involucrando
especialmente a los niveles directivos más altos; y señalan las etapas o
actividades del proceso de control interno en un contexto de cadena de valor.
Figura Nº 3
El Proceso y los roles de control interno en un contexto
Fuente: Mantilla y Cante (2006)
DISEÑO IMPLEMENTACIÓN
MEJORA MIENTO
EVALUACION VALORACION
SUPER VISION
AUDITORIA
Alta Gerencia / consultore
Auditores Internos / externos
Alta gerencia /
staff
Autoridades de
supervisión
Auditores Externos
(Independientes)
Emisores de Criterios /
Estándares
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Diseño:
Es la actividad más importante y clave, en una perspectiva estratégica. La
clave en el diseño del sistema de control interno está conduciendo a subrayar
la importancia de:
1. Los criterios de control, como referentes comunes y con altas dosis de
objetividad, particularmente a partir de estándares internacionales.
2. Las acciones estratégicas de la alta gerencia en ejercicio de su rol de
propietario del control interno.
Si el diseño es bueno contribuye en gran medida al funcionamiento eficaz
del sistema de control interno y ahorra cantidades importantes de recursos.
Por eso, si bien es importante que participen todos los involucrados en la
organización, el rol principal relacionado con el diseño corresponde a los
emisores de los criterios/ estándares, y a la alta gerencia en cuanto ésta
directamente, o a través de asociaciones gremiales, participa en la emisión
de tales criterios/ estándares.
Una de las grandes ventajas de esta actividad del sistema de control
interno es eliminar la subjetividad de aplicar los controles que le parecen a
cada quien, sin tener en cuenta ni los objetivos ni las interrelaciones.
Implementación:
Esta es una actividad de responsabilidad de la alta gerencia, normalmente
a través de consultores externos. Consiste en poner a funcionar, en plazos
prudentes, el diseño aceptado.
La capacitación a los máximos niveles directivos como al personal clave
en la organización, respecto del criterio de control seleccionado, las razones
para ello y la metodología asociada con el mismo, es usualmente el primer
paso; lo siguiente es poner a funcionar un plan piloto, dicho plan debe
realizarse en un área que sea clave para la organización, y posteriormente ir
implementándolo en el resto de las áreas, y no seleccionar el área piloto por
un área operativa de bajo nivel. Finalmente, el paso siguiente en esta etapa
es la consolidación e integración en un sistema único y coherente.
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Mejoramiento:
Esta actividad consiste en un accionar continuo, la consolidación del
sistema de control interno es un asunto que se da con el paso del tiempo. No
existe ningún sistema de control interno que sea carente de errores. Por
consiguiente, se convierte en un imperativo su mejoramiento continuo.
Evaluación / valoración:
Esta actividad o etapa es la que históricamente mayor énfasis ha tenido,
aun cuando no siempre cuente con la eficacia requerida. Ha sido práctica
tradicional que los sistemas de control interno estén sometidos a
evaluaciones, principalmente por parte de los auditores (internos y externos).
Mantilla y Cante definen dos roles importantes y diferentes de la
evaluación:
1. Los auditores internos, quienes valoran el control interno para
ayudarle a la administración a sus actividades de gestión
organizacional.
2. Los auditores externos (financieros), quienes generalmente han
utilizado esta evaluación para determinar el alcance de las pruebas de
auditoría, un asunto que les interesa mucho para ahorrar costos y para
salvar sus responsabilidades, generando unas recomendaciones de
control a las que no siempre se les hace seguimiento y a las que la
administración no siempre atiende.
Auditoría:
Esta actividad para el sistema de control interno, es un asunto
extremadamente nuevo. Puesto que ésta implica someter a examen
independiente, a cargo del auditor de la compañía, la valoración que a partir
de un criterio de control realiza la administración principal. (Mantilla y Cante
2006, p. 49)
1. Se precisa que tiene que existir un referente externo, aceptando por
todos los involucrados en la organización particular, que se domina
“criterio de control”.
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2. La administración tiene que hacer una valoración del sistema de
control interno, especificando tanto el criterio de control como los
resultados de tal valoración, por la cual tiene que asumir
responsabilidad.
3. Si bien el responsable del control interno es la administración principal,
acá se hace una precisión adicional en relación con la responsabilidad
por la valoración. Ya no es suficiente que los auditores hagan las
evaluaciones y las presenten, sino que la administración principal tiene
que hacer su valoración y someterla a auditoría.
4. La auditoría se convierte en un asunto de interés público.
Por ende aparecen muy claramente diferenciados e identificados los roles
de la administración principal (hacer la valoración del sistema de control
interno, puede ser a través de sus auditores internos, y someterla a examen
externo independiente) y de los auditores externos independientes
(dictaminar sobre el control interno).
Supervisión:
En esta se hace referencia principalmente a cuál es el rol de las
actividades de supervisión en relación con el control interno, entonces es,
hacerlo exigible (obligatorio) en entidades de interés público, monitorear su
funcionamiento y sancionar por su no cumplimiento. Desafortunadamente es
una etapa de la cual se dispone de poca documentación, principalmente a
causa de que se ha confundido con la de evaluación.
En lo concerniente a la evaluación del sistema de control interno es,
relativamente la que mayor práctica ha y seguirá teniendo, a causa de su
incorporación en los estándares / normas de auditoría generalmente
aceptadas, como un medio para determinar el alcance de las pruebas de
auditoría y como objeto de informes destinados a la gerencia.
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Objetivos del sistema de control interno
Cepeda (1997, p. 7) plantea que el diseño, la implantación, el desarrollo,
la revisión permanente y el fortalecimiento del sistema de control interno, se
debe orientar de manera fundamental al logro de los siguientes objetivos:
Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada
administración ante riesgos potenciales y reales que los puedan
afectar.
Garantizar la eficacia, eficiencia y economía en todas las operaciones
de la organización, promoviendo y facilitando la correcta ejecución de
las funciones y actividades establecidas.
Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén
dirigidos al cumplimiento de los objetivos previstos.
Garantizar la correcta y oportuna evaluación y seguimiento de la
gestión de la organización.
Asegurar la oportunidad, claridad, utilidad y confiabilidad de la
información y los registros que respaldan la gestión de la organización.
Definir y aplicar medidas para corregir y prevenir los riesgos, detectar
y corregir las desviaciones que se presentan en la organización y que
puedan comprometer el logro de los objetivos programados.
Garantizar que el sistema de control interno disponga de sus propios
mecanismos de verificación y evaluación, de los cuales hace parte la
auditoría interna.
Velar porque la organización disponga de instrumentos y mecanismos
de planeación y para el diseño y desarrollo organizacional de acuerdo
con su naturaleza, estructura, características y funciones.
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28
Características del sistema de control interno
Según Cepeda (1997, p. 9) un sistema de control interno posee las
siguientes características.
Está conformado por los sistemas contables, financieros, de
planeación, de verificación, información y operacionales de la
respectiva organización.
Corresponde a la máxima autoridad de la organización de establecer,
mantener y perfeccionar el sistema de control interno, que debe
adecuarse a la naturaleza, la estructura y las características y la
misión de la organización.
La auditoría interna, o quien funcione como tal, es la encargada de
evaluar de forma independiente la eficiencia, efectividad, aplicabilidad
y actualidad del sistema de control interno de la organización y
proponer a la máxima autoridad de la respectiva organización las
recomendaciones para mejorarlo.
El control interno es inherente al desarrollo de las actividades de la
organización.
Debe diseñarse para prevenir errores y fraudes.
Debe considerar una adecuada segregación de funciones, en la cual
las actividades de autorización, ejecución, registro, custodia y
realización de conciliaciones estén debidamente separadas.
Los mecanismos de control se deben encontrar en la redacción de
todas las normas de la organización.
No mide desviaciones; permite identificarlas.
Su ausencia es una de las causas de las desviaciones.
La auditoría interna es una medida de control y un elemento del
sistema de control interno.
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Elementos del sistema de control interno
Toda organización debe establecer por lo menos los siguientes aspectos
que orientarán la aplicación del control interno (Cepeda 1997, p. 11).
Definición de los objetivos y metas, tanto generales como específicas,
además de la formulación de los planes operativos que sean
necesarios.
Definición de políticas como guías de acción y procedimientos para la
ejecución de los procesos.
Adopción de un sistema de organización adecuado para ejecutar los
planes.
Delimitación precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad.
Adopción de normas para la protección y utilización racional de los
recursos.
Dirección y administración del personal de acuerdo con un adecuado
sistema de evaluación.
Aplicación de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones
del control interno.
Establecimiento de mecanismos que les permitan a las organizaciones
conocer las opiniones que tienen sus usuarios o clientes sobre la
gestión desarrollada.
Establecimiento de sistemas modernos de información que faciliten la
gestión y el control.
Organización de métodos confiables para la evaluación de la gestión.
Establecimiento de programas de inducción, capacitación y
actualización de directivos y demás personal de la organización.
Simplificación y actualización de normas y procedimientos.
DERECHOS RESERVADOS
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Principios del control interno
El control interno se debe hacer siguiendo ciertos principios (Cepeda
1997, p. 13):
Principio de igualdad: consiste en que el sistema de control interno
debe velar porque las actividades de la organización estén orientadas
efectivamente hacia el interés general, sin otorgar privilegios a grupos
especiales.
Principio de moralidad: todas las operaciones se deben realizar no
sólo acatando las normas aplicables a la organización, sino los
principios éticos y morales que rigen la sociedad.
Principio de eficiencia: vela porque, en igualdad de condiciones de
calidad y oportunidad, la provisión de bienes y / o servicios se haga al
mínimo costo, con la máxima eficiencia y el mejor uso de los recursos
disponibles.
Principio de economía: vigila que la asignación de los recursos sea la
más adecuada en función de los objetivos y las metas de la
organización.
Principio de celeridad: consiste en que uno de los principales aspectos
sujeto a control debe ser la capacidad de respuesta oportuna, por
parte de la organización, a las necesidades que atañen a su ámbito de
competencia.
Principios de imparcialidad y publicidad: consisten en obtener la mayor
transparencia en las actuaciones de la organización, de tal manera
que nadie pueda sentirse afectado en sus intereses o ser objeto de
discriminación, tanto en oportunidades como en acceso a la
información.
Principio de valoración de costos ambientales: consiste en que la
reducción al mínimo del impacto ambiental negativo debe ser un factor
importante en la toma de decisiones y en la conducción de sus
DERECHOS RESERVADOS
31
actividades rutinarias en aquellas organizaciones en las cuales su
operación pueda tenerlo.
Un control interno eficiente, presupone necesariamente la existencia de
objetivos y metas en la organización. Si éstos no están definidos
adecuadamente, la organización carecerá de rumbo y, por tanto, de un
marco de referencia contra el cual pueda medir los resultados obtenidos. Sin
este marco, las actividades de control corren el riesgo de quedar solamente
en el nivel tramitacional, convirtiéndose en un ejercicio estéril sin posibilidad
alguna de influir realmente en el desempeño de la organización.
ACTIVO Un activo es un recurso económico propiedad de una entidad, que se
espera que rinda beneficios en el futuro. El valor del activo se determina con
base en el costo de adquisición del artículo, más todas las erogaciones
necesarias para su traslado, instalación y arranque de operación. Los tipos
de activo de un negocio varían de acuerdo con la naturaleza de la empresa.
Un pequeño negocio de servicios puede tener sólo un equipo de transporte
de materiales y una oficina en la casa del dueño. Una gran tienda puede
tener edificios, mobiliario, máquinas y equipo. (Guajardo 2004, p. 48)
Romero (2006, p. 204), toma como consideración la definición del activo
de otro autor, Finney-Miller, que plantea que el activo está constituido por las
cosas de valor que poseen, y expresa que tales cosas tienen valor para sus
dueños por diferentes razones, entre las cuales menciona:
1. Porque puede emplearse como medio de compra (el dinero).
2. Porque está constituido por derechos provenientes de créditos
exigibles (las cuentas por cobrar a clientes y documentos por cobrar).
3. Porque puede venderse y convertirse en flujo de efectivo o un derecho
exigible (mercancías).
DERECHOS RESERVADOS
32
4. Porque representa beneficios potenciales, derechos o servicios
derivados de su uso (terrenos, edificios).
El activo está integrado por todos aquellos recursos de que dispone la
entidad para la realización de sus fines, los cuales deben representan
beneficios económicos futuros fundadamente esperados y controlados por
una entidad económica, provenientes de transacciones o eventos realizados,
identificables y cuantificables en unidades monetarias. (Romero 2006 p. 207).
Características esenciales del activo Romero (2006, p. 207), expresa que para que un activo sea reconocido
como tal y, en consecuencia, sea presentado en la información financiera,
debe reunir todas y cada una de las características que contiene la definición
como lo son: Recursos, Inidentificables y cuantificables, posibilidad de que
los beneficios económicos futuros que genere fluyan a la entidad, Valuado
confiablemente, la entidad debe tener control sobre los beneficios
económicos futuros fundadamente, provenir de transacciones pasadas.
1. El concepto de activo se refiere a todos aquellos bienes de que
dispone una entidad para la realización de sus fines; por lo tanto,
incluye el dinero en efectivo de caja y bancos, las inversiones en
valores negociables, las cuentas y documentos por cobrar a clientes,
los deudores, las mercancías, los pagos anticipados como la
papelería, la propaganda, las primas de seguros y fianzas, las rentas,
los intereses pagados por anticipados; los terrenos, edificios, la
maquinaria, el mobiliario y el equipo de oficina, equipo de reparto y
transporte; y todos aquellos otros conceptos que reúnan las
características.
2. Aquellas partidas que representan un derecho específico a recibir
beneficios económicos futuros o servicios potenciales y que se espera
que generen flujos de efectivo. Debe existir la posibilidad de ejercer
DERECHOS RESERVADOS
33
una reclamación legal de los derechos o servicios. Aquellos recursos,
bienes o servicios cuyos derechos o servicios han expirado no deben
ser incorporados como activo, ya que su potencial generador de
recursos o beneficios económicos ha desaparecido.
3. Los activos son el resultado de operaciones realizadas por una
entidad, por lo tanto, estos recursos sólo pueden acumularse a favor
de una entidad económica; los activos son recursos bajo el control de
una entidad.
4. Los recursos, derechos, bienes o servicios potenciales futuros deben
poseer el atributo de ser razonablemente cuantificables en términos
monetarios, una vez que hayan sido identificados como tales.
ACTIVO CIRCULANTE Esta constituido por las cuentas que representan efectivo u otros activos y
recursos que razonablemente se consideran susceptibles de convertirse en
efectivo.
Romero (2006, p. 212), define el activo circulante, como aquellas partidas
cuya disposición o beneficio económico futuro se logrará dentro del próximo
año natural o a partir de la fecha del balance general, o dentro de un plazo no
mayor al próximo ciclo normal de operaciones de una entidad.
Son partidas que representan efectivo o que se espera en forma
razonable se conviertan en efectivo, los bienes o recursos que se espera
brinden un beneficio económico futuro fundadamente esperado, ya sea por
su venta, uso, consumo o servicios, normalmente en el plazo de un año a
partir de la fecha del balance general o del ciclo financiero de la entidad.
Si bien es cierto la disponibilidad se toma como base para la clasificación,
conviene hacer hincapié en que dicha disponibilidad se relaciona con el
tiempo. Además, hay que destacar que el beneficio económico futuro
fundadamente esperado y controlado por las entidades no está sólo
DERECHOS RESERVADOS
34
representado por efectivo. Esto quiere decir que, en el corto plazo, las
entidades no tan sólo reciben y utilizan para la realización de sus actividades
efectivo o sus equivalentes, aun cuando es claro que el objetivo de ellas
cuando generan utilidades es que éstas se conviertan y fluyan como flujos de
efectivo o sus equivalentes, pero también es cierto que otras partidas brindan
su beneficio por su uso, consumo o aplicación a resultados en el corto plazo.
La NIC-1 clasifica los activos en corrientes y no corrientes. Respecto de
los primeros establece lo que un activo debe clasificarse como corriente
cuando:
1. Su saldo se espera realizar, o se tiene para su venta o consumo, en el
transcurso del ciclo normal de la operación de la empresa;
2. Se mantiene fundadamente por motivos comerciales, o para un corto
plazo, y se espera realizar dentro de un periodo de 12 meses tras la
fecha de balance.
3. Se trata de efectivo u otro medio líquido equivalente, cuya utilización
no esté restringida.
El activo circulante se clasifica en disponibles y realizables; El activo
disponibles está representado por el efectivo en caja, bancos y los
instrumentos financieros en valores negociables de disponibilidad inmediata.
El activo realizable, se integra por aquellos recursos que representan
derechos de cobro; se pueden vender, usar o consumir, pero deben generar
beneficios económicos futuros fundadamente esperados en el plazo de un
año o del ciclo financiero a corto plazo.
DERECHOS RESERVADOS
35
Figura Nº 4 Clasificación de los activos circulantes
Fuente: Romero (2006).
EFECTIVO Los contadores definen el efectivo como el dinero depositado en bancos y
cualquier renglón que los bancos acepten en depósito. Estos renglones
incluyen no solamente monedas y billetes, sino también cheques, órdenes de
dinero y cheques viajeros. (Meigs 2000, p. 270).
ACTIVO CIRCULANTE
DISPONIBLE
REALIZABLE
Caja Fondo fijo de caja chica Fondo de oportunidades Bancos Instrumentos financieros
Clientes Documentos por cobrar Deudores Funcionacios y empleados IVA acreditable Anticipo de impuestos Inventarios Mercancías en tránsito Anticipo a proveedores Papelería y útiles Propaganda y publicidad Muestras médicas y literatura Primas de seguro y fianzas Rentas pagadas por anticipado Intereses pagados por anticipado Otros
DERECHOS RESERVADOS
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Gerardo Guajardo (2005, p. 226), plantea que el efectivo está constituido
por la caja, los depósitos bancarios a la vista y las inversiones a corto plazo
de gran liquidez y de fácil convertibilidad al efectivo.
La partida denominada Caja o Caja chica es un fondo limitado con el que
se cuenta para hacer frente a erogaciones cuyo monto es pequeño y cuya
naturaleza y oportunidad exige que el pago sea en efectivo. Por otro lado, la
partida de bancos se refiere a las cuentas de cheques en instituciones
bancarias. Algunas de estas pueden generar intereses, en cuyo caso se
denominan cuantas productivas, mientras que las que no los generan son
cuentas tradicionales.
El criterio general para definir el efectivo consiste en que sea un medio de
cambio, disponible inmediatamente para el pago de obligaciones circulantes.
Confirmación del Efectivo Efectivo en Caja y/o Caja Chica La mayor parte de las empresas poseen un fondo de caja chica el cual va
destinado a efectuar pagos menores tales como papelería, envíos de
paquetería y gastos menores.
Según Gerardo Guajardo (2005, p. 228), el sistema de caja chica funciona
de la siguiente manera:
1. Creación del fondo de caja chica: se determina la cantidad necesaria
para establecer el fondo, el cual debe entregarse a la persona
designada como responsable de su manejo.
2. Erogaciones a través del fondo de caja chica: el responsable debe
llevar el control de los desembolsos que efectúe mediante recibos o
comprobantes de caja en los cuales es conveniente que anote el
concepto del desembolso y la persona que lo solicitó. En todo
DERECHOS RESERVADOS
37
momento el responsable debe tener disponible la totalidad del fondo,
ya sea en efectivo, en comprobantes o en ambos.
3. Reposición del fondo de caja chica: cuando el encargado del fondo
considera que éste está por agotarse, debe solicitar que se le
repongan los desembolsos que haya realizado. Para ello debe
elaborar un reporte en donde especifique los conceptos de cada
desembolso.
Efectivo en Bancos La seguridad en el resguardo del dinero, su adecuada administración y la
posibilidad de obtener un rendimiento son los aspectos básicos del manejo
de las cuentas bancarias. Cuando una empresa abre una cuenta de cheques,
el banco pide que llene una tarjeta de firmas, donde aparezcan las de todas
las personas autorizadas para firmar o girar cheques de la empresa.
Equivalentes a efectivo Algunas inversiones de corto plazo son tan líquidas que se denominan
equivalentes a efectivo. Estos activos se consideran tan similares al efectivo
que se combinan con el monto de efectivo en el balance general. Por
consiguiente, el primer activo que aparece en el balance general
comúnmente se llama Efectivo y Equivalente a efectivo.
Para calificar una inversión como equivalente a efectivo, debe ser muy
segura, tener un valor de mercado muy estable y vencer en un término de 90
días desde la fecha de adquisición. No se considera que las inversiones en
acciones y bonos de la más alta calidad de las grandes corporaciones
cumplan estos criterios. (Meigs 2000, p. 270).
DERECHOS RESERVADOS
38
Conciliación del efectivo Se refiere a la planificación, al control y a la contabilidad de las
transacciones y de los saldos en efectivo. Debido a que el efectivo se mueve
tan fácilmente entre las cuentas bancarias y otros activos financieros, el
manejo del efectivo significa realmente el manejo de todos los recursos
financieros. El manejo eficiente de estos recursos es esencial para el éxito,
incluso para la supervivencia, de toda organización empresarial. (Meigs
2000, p. 271).
Los objetivos básicos del manejo del efectivo son los siguientes:
Proporcionar una contabilidad precisa de las entradas, los
desembolsos y saldos de efectivo. .
Prevenir o minimizar pérdidas de robo o fraude. El efectivo es más
susceptible al robo que cualquier otro activo y, por consiguiente,
requiere protección física.
Anticipar las necesidades de endeudamiento y asegurar la
disponibilidad de sumas adecuadas de efectivo para realizar las
operaciones de la empresa.
Evitar que queden inactivas innecesariamente grandes sumas de
efectivo en las cuentas bancarias sin producir ingresos.
Importancia de la administración del efectivo Gerardo Guajardo (2005, p. 227), plantea que la administración del
efectivo es de suma importancia en cualquier negocio debido a que es el
medio para obtener mercancías y servicios. Por lo general esta actividad se
centra alrededor de dos áreas: el presupuesto de efectivo y el control
contable.
DERECHOS RESERVADOS
39
El presupuesto de efectivo constituye una pieza fundamental en la
función de planeación debido a que permite identificar los
requerimientos, sobrantes o faltantes de efectivo en un periodo
determinado.
El control contable es necesario con el fin de asegurar que el efectivo
se utiliza para propósitos exclusivos de la empresa, que no se
desperdicia, se invierte equívocamente o se roba. La administración
es responsable del control y protección de todos los activos de la
empresa.
Procedimiento de Control sobre el efectivo Meigs (2000, p. 272) define que el control interno sobre el efectivo se
considera como un medio para evitar el fraude y robo. Sin embargo, un buen
sistema de control interno ayudará también a lograr los demás objetivos de
manejo eficiente del efectivo, incluyendo la contabilidad precisa de las
transacciones de efectivo, la anticipación de la necesidad de endeudamiento
y el mantenimiento de saldos de efectivo adecuados pero no excesivos.
Los pasos más importantes para alcanzar el control interno sobre
transacciones y los saldos de efectivo incluyen:
Separar la función del manejo de efectivo del mantenimiento de los
registros contables. Los empleados que manejan efectivo no deben
tener acceso a los registros contables y el personal de contabilidad no
debe tener acceso al efectivo.
Para cada departamento dentro de la organización, preparar un
presupuesto de efectivo de las entradas de efectivo planeadas, de los
pagos de efectivo y de los saldos de efectivo, programados mes por
mes para el año que viene.
Preparar un listado de control de las entradas de efectivo en el
momento y en el lugar en donde se recibe el dinero. Para las ventas
DERECHOS RESERVADOS
40
en efectivo, este listado puede ser una cinta de caja registradora,
creada mediante el registro de cada venta. Para los cheques recibidos
por correo, el empleado asignado para abrirlos debe preparar un
listado de control de los mismos.
Exigir que todos los ingresos de efectivo se depositen diariamente en
el banco,
Realizar todos los pagos en cheque. La única excepción debe ser
pequeños pagos que se deben realizar en efectivo de un fondo de caja
menor.
Exigir que la validez y el valor de cada gasto se verifiquen antes de su
pago mediante el giro de un cheque. Separar la función de aprobación
de los gastos de la función de firma de cheques.
Efectuar rápidamente la conciliación de los extractos bancarios con los
registros contables.
Por su parte Gerardo Guajardo (2005, p. 227), plantea que debido a que
el efectivo es el activo más líquido de un negocio, se necesita contar con un
sistema de control adecuado para prevenir robos y evitar que los empleados
utilicen el dinero de la compañía para satisfacer sus necesidades personales.
Los propósitos de los mecanismos de control interno en las empresas son los
siguientes:
1. Proteger los recursos contra el desperdicio, fraudes e insuficiencias.
2. Estimular el cumplimiento de las políticas organizacionales.
3. Promover y evaluar la eficiencia operativa de la compañía.
4. Asegurar registros contables exactos y confiables.
El control interno no se diseña para detectar errores, sino para reducir la
oportunidad de que ocurran errores o fraudes. Por lo tanto, no es
responsabilidad sólo de los contadores, sino también de los administradores.
El sistema de control interno de un negocio es tan eficaz como la calidad de
la administración de la organización.
DERECHOS RESERVADOS
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Los controles internos son más eficaces cuando los empleados se
familiarizan con las metas y objetivos de la organización. Un aspecto crítico
del sistema de control interno es la separac9ión de responsabilidades.
Individuos que tienen responsabilidad directa sobre el manejo del efectivo y
demás activos, no deben tener acceso a los registros contables.
La NIC 7 prescribe los requisitos para la presentación del estado de flujos
de efectivo y las correspondientes revelaciones. Dicha norma indica que la
información sobre los flujos de efectivo es útil para proveer a los usuarios de
los estados financieros. De una base que les permita evaluar la capacidad de
la empresa para generar efectivo y equivalentes de efectivo, y evaluar las
necesidades de la empresa para utilizar estos flujos.
Beneficios de la información financiera sobre flujos de efectivo. (NIC 7) El estado de flujos de efectivo, cuando se usa de forma conjunta con el
resto de los estados financieros, suministra información que permite a los
usuarios evaluar los cambios en los activos netos de la empresa, su
estructura financiera (incluyendo su liquidez y solvencia) y su capacidad para
modificar tanto los importes como las fechas de cobros y pagos, a fin de
adaptarse a la evolución de las circunstancias y a las oportunidades que se
puedan presentar. La información acerca de los flujos de efectivo es útil para
evaluar la capacidad que la empresa tiene para generar efectivo y
equivalentes al efectivo, permitiendo a los usuarios desarrollar modelos para
evaluar y comparar el valor actual de los flujos netos de efectivo de diferentes
empresas.
También posibilita la comparación de la información sobre el rendimiento
de la explotación de diferentes empresas, ya que elimina los efectos de
utilizar distintos tratamientos contables para las mismas transacciones y
sucesos económicos.
DERECHOS RESERVADOS
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Con frecuencia, la información histórica sobre flujos de efectivo se usa
como indicador del importe, momento de la aparición y certidumbre de flujos
de efectivo futuros. Es también útil para comprobar la exactitud de
evaluaciones pasadas respecto de los flujos futuros, así como para examinar
la relación entre rendimiento, flujos de efectivo netos y el impacto de los
cambios en los precios.
La NIC 7, Plantea que el estado de flujo de efectivo debe informar acerca
de los flujos de efectivo habidos durante el periodo, clasificándolos por
actividades de operación, de inversión y de financiación.
Cada empresa presenta sus flujos de efectivo procedentes de las
actividades de operación, de inversión y de financiación, de la manera que
resulte más apropiada según la naturaleza de sus actividades. La
clasificación de los flujos según las actividades citadas suministra
información que permite a los usuarios evaluar el impacto de las mismas en
la posición financiera de la empresa, así como sobre el importe final de su
efectivo y demás equivalentes al efectivo. Esta estructura de la información
puede ser útil también al evaluar las relaciones entre tales actividades.
Una transacción puede contener flujos de efectivo pertenecientes a las
diferentes categorías. Por ejemplo, cuando los reembolsos correspondientes
a un préstamo incluyen capital e interés, la parte de intereses puede
clasificarse como de actividades de operación, mientras que la parte de
devolución del principal se clasifica como actividad de financiación.
Los flujos de efectivo procedentes de las actividades de operación se
derivan fundamentalmente de las transacciones que constituyen la principal
fuente de ingresos de la empresa. Por tanto, proceden de las operaciones y
otros sucesos que entran en la determinación de las ganancias o pérdidas
netas. Ejemplos de flujos de efectivo por actividades de operación son los
siguientes:
a) Cobros procedentes de las ventas de bienes y prestación de servicios;
b) Cobros procedentes de regalías, cuotas, comisiones y otros ingresos;
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c) Pagos a proveedores por el suministro de bienes y servicios;
d) Pagos a y por cuenta de los empleados;
e) Cobros y pagos de las empresas de seguros por primas y
prestaciones, anualidades y otras obligaciones derivadas de las
pólizas suscritas;
f) Pagos o devoluciones de impuestos sobre las ganancias, a menos
que éstos puedan clasificarse específicamente dentro de las
actividades de inversión o financiación; y
g) Cobros y pagos derivados de contratos de intermediación u otros
acuerdos comerciales.
Algunas transacciones, tales como la venta de un elemento de la partida
propiedades, planta y equipo, puede dar lugar a una pérdida o ganancia que
se incluirá en la ganancia neta. Sin embargo, los flujos derivados de tales
transacciones se incluirán entre las actividades de inversión.
Principios de contabilidad aplicables a la partida de efectivo
Guajardo (2004, p. 337), define las normas internacionales de contabilidad
aplicables al rubro del efectivo:
Normas
NIC 1 Presentación de estados financieros
NIC 7 Estado de flujo de efectivo
Concepto
El efectivo está integrado por caja, depósitos bancarios a la vista y los
equivalentes al efectivo (inversiones a corto plazo fácilmente convertibles en
efectivo).
Reglas aplicables
El efectivo u otro medio líquido equivalente, cuya utilización no esté
restringida es considerado un activo corriente (circulante).
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Los equivalentes al efectivo se tienen para cumplir los compromisos
de pago a corto plazo y son aquellos que fácilmente se convierten al
efectivo y están sujetos a un riesgo insignificante de cambio de valor.
Los sobregiros bancarios exigibles en cualquier momento por el
banco, se incluyen como componentes del efectivo y equivalentes al
efectivo
Se debe informar sobre los flujos de efectivo durante el periodo
mediante el estado de flujo de efectivo.
CUENTAS POR COBRAR Las cuentas por cobrar surgen de las ventas a crédito que realiza la
compañía. Una cuenta por cobrar es el derecho del vendedor de exigir al
cliente o comprador el pago del importe de la operación. Al efectuarse el
cobro de las cuentas por cobrar, se incrementa el efectivo. El negocio
adquiere una cuenta por cobrar cuando vende mercancía o presta servicios a
crédito. El término por cobrar significa la promesa del cliente de pagar en una
fecha futura, con dinero, el importe que le fue cargado por mercancías o
servicios. Por lo general, en los negocios esta promesa se expresa con el
importe del efectivo que se cobrará dentro de cierto número de días
posteriores a la venta. El plazo varía de acuerdo con el giro del negocio de
que se trate. (Guajardo 2005, p.252).
Por su parte Meigs (2000, p. 280), define las cuentas por cobrar como
activos relativamente líquidos, que generalmente se convierten en efectivo en
un periodo de 30 a 60 días. Por consiguiente, las cuentas por cobrar de los
clientes generalmente aparecen en el balance general inmediatamente
después del efectivo y de otras inversiones a corto plazo en valores
negociables.
DERECHOS RESERVADOS
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Convertibilidad y Confirmación de las Cuentas por Cobrar Cuentas por cobrar y flujos de efectivo En un estado de flujo de efectivo, las entradas de efectivo provenientes
del cobro de cuentas están incluidas en el subtotal del flujo de efectivo neto
de actividades operacionales. El cobro de cuentas por cobrar con frecuencia
representa la fuente de entradas de efectivo más grande y consistente de
una compañía. De esta manera, el seguimiento al cobro de efectivo es una
parte importante del manejo eficiente del efectivo. (Meigs 2000, p. 281).
En resumen, la capacidad de una compañía para generar el efectivo
requerido para las operaciones rutinarias de negocios depende con
frecuencia del valor, de la rentabilidad y de las fechas de vencimiento de sus
cuentas por cobrar.
Meigs (2000, p.288) plantea que la gerencia en cuanto al manejo de las
cuentas por cobrar tiene dos objetivos conflictivos. Por una parte la gerencia
desea generar el mayor ingreso de ventas posible. La oferta a los clientes de
términos de créditos prolongados, con poco o ningún interés, ha demostrado
ser un medio efectivo de generar ingreso. Todo negocio, sin embrago,
preferiría vender más en efectivo que a crédito. A menos que las cuentas por
cobrar produzcan intereses, éstas son activos no productivos que no generan
ingreso mientras esperan el cobro. Por consiguiente, otro objetivo del manejo
de efectivo es minimizar la cantidad de dinero comprometido en forma de
cuentas por cobrar.
Existen diversas herramientas disponibles para una gerencia que necesita
ofrecer términos de crédito a sus clientes y aún desea minimizar la inversión
de la compañía en cuentas por cobrar. Ya se ha analizado la oferta a los
clientes de crédito de descuentos en efectivo para estimular el pronto pago.
Otras herramientas incluyen la venta factoring de las cuentas por cobrar y la
venta a clientes que utilizan tarjetas a crédito nacional.
DERECHOS RESERVADOS
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El término factoring describe las transacciones en las cuales un negocio
vende sus cuentas por cobrar a una institución financiera u obtiene un
préstamo en dinero ignorando sus cuentas por cobrar como garantía
colateral (seguro) para un préstamo. Las cuentas por cobrar mediante
factoring es una práctica limitada principalmente a pequeñas organizaciones
empresariales que no tienen acceso bien establecido al crédito.
Generalmente las organizaciones grandes y solventes pueden obtener dinero
en préstamo utilizando líneas de crédito no aseguradas, de manera que no
necesitan vender sus cuentas por cobrar. (Meigs 2000, p. 288)
Al efectuar las ventas a través de las compañías de tarjeta de crédito, los
comerciantes reciben efectivo más rápidamente que con las ventas a crédito
y evitan un gasto de cuentas incobrables. Además, el comerciante evita los
gatos de investigar el crédito de los clientes, de mantener un mayor auxiliar
de cuentas por cobrar y de efectuar los cobros a clientes.
Tipos de cuentas por cobrar Guajardo (2005, p. 252), clasifica las cuentas por cobrar. Puede haber
cuentas por cobrar a clientes, funcionarios o empleados de la compañía y a
otras personas. Además, pueden estar respaldadas por un documento
exigible legalmente o no. Desde esa perspectiva, los dos tipos principales
con clientes y documentos por cobrar. La cuenta de clientes representa las
deudas que los clientes adquieren al comprar mercancías o recibir servicios a
crédito, además de una promesa incondicional de pago en un tiempo futuro
determinado.
Por otro lado, los documentos por cobrar representan los mismos
derechos frete a los clientes, producto de las ventas a crédito, con la
diferencia de que existe un documento firmado que ampara la transacción.
En estos casos, debido a la mayor formalidad, se utiliza un documento
DERECHOS RESERVADOS
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conocido como pagaré, en el cual se especifica la fecha de vencimiento, el
monto, las condiciones de pago y el interés, si existiese.
Existe una tercera categoría denominada Otras cuentas por cobrar, la cual
es una clase mixta que incluye préstamos a empleados y deudores diversos,
las cuales tienen el común denominador de haber sido originadas en
transacciones distintas a las que constituyen la actividad normal de la
empresa.
Clientes
El término clientes solo se utiliza cuando se trata de importes adeudados
por las personas o instituciones a los que se les ha vendido mercancía o
brindado servicios a crédito, y se clasifican como un activo circulante en el
Estado de situación financiera. Los importes por cobrar correspondientes a
préstamos a funcionarios de la compañía, anticipos a empleados,
documentos recibidos y los intereses acumulados sobre los documentos por
cobrar también se consideran como activo circulante, si se piensa cobrarlo
dentro de un año o menos.
Documentos por cobrar
Cuando una institución financiera o alguna otra entidad otorga un
préstamo, por lo general requiere que el propietario pague ciertos honorarios,
llamados intereses, por el u8so del dinero. Cuando el prestario recibe el
dinero, firma una promesa por escrito de que pagará al prestamista en una
fecha futura el monto del préstamo más los intereses. Esta promesa por
escrito firmada por el prestario se llama pagaré.
Una compañía puede aceptar documentos de un cliente como pago de un
adeudo. Por lo general los documentos que se reciben de clientes o los que
se entregan a proveedores son pagarés. El interés que se recibe de un
cliente cuando efectúa el pago del documento se acredita ingreso por interés.
Por su parte, el interés pagado sobre un documento dado a un acreedor se
carga a la cuenta de gastos de intereses.
DERECHOS RESERVADOS
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Pagaré
El pagaré es una promesa escrita que hace una persona a otra de pagar
cierta cantidad de dinero, en una fecha determinada. Es una forma
generalizada y económica de obtener d9inero prestado por cortos periodos.
Lo firma el suscriptor y se debe pagar a una persona específica o al portador.
El documento tiene que ser firmado por el prestatario, a quien se conoce
como suscriptor del pagaré. Dicho documento debe señalar la ciudad, el
estado, la fecha en que se extiende, el tiempo en que vence y la tasa de
interés. Para que el pagaré sea negociable (pueda transferirse a otra
persona), debe estar extendido a la orden de la persona que presta el dinero,
a quien se le conoce como beneficiario o portador, que es cualquiera que
tenga a su nombre el pagaré.
Cuentas incobrables Es normal que un negocio que vende mercancía y servicios a crédito
tenga algunos clientes que no paguen sus cuentas. Estas cuentas se
conocen como incobrables y se clasifican bajo el nombre de gasto por
cuentas incobrables, en la sección de gastos de operación/ gastos de venta
del Estado de resultado. El monto de gasto por cuentas incobrables que
resulte varía de acuerdo con las políticas de crédito de la compañía. Al
terminar cada periodo contable se estima el importe de las cuentas
incobrables para obtener una cifra razonable del gasto por cuentas
incobrables que aparecerán en el estado de resultados.
Registro de las cuentas incobrables Es difícil determinar cuáles serán los clientes que no pagarán sus
cuentas. Por lo tanto, si se desea que el importe que aparezca en el Estado
DERECHOS RESERVADOS
49
de situación financiera sea el correcto, es necesario estimar las cuentas que
con el tiempo serán incobrables. (Guajardo 2005, p. 254)
Para registrar las pérdidas por cuentas incobrables del periodo, primero
se debe estimar un monto de cuentas incobrables. Este asiento de ajuste
consiste en un cargo a la cuenta Gasto de cuentas incobrables y un abono a
una cuenta complementaria de activo llamada Estimación por cuentas
incobrables. Esta estimación no se acredita en forma directa a clientes,
debido a que este importe no es más que una estimación de las cuentas de
clientes que pueden resultar in cobrables y, además, no se refiere a ningún
cliente en particular, pues es una contra cuenta de la cuenta de clientes que
al ser disminuida presentará su saldo neto real acorde a lo que se espera
cobrar.
Métodos para estimar las cuentas incobrables El tratamiento contable de las cuentas incobrables implica una estimación
de las mismas ante la imposibilidad práctica de saber cuáles clientes no
pagarán. Dicha estimación puede ser un porcentaje de las ventas del periodo
o sobre el saldo de las cuentas por cobrar a una fecha determinada.
(Guajardo 2005, p. 255)
A continuación se explicará el método para estimar las pérdidas por
cuentas incobrables basado en el porcentaje de ventas:
Método del porcentaje de las ventas: Estima las pérdidas por cuentas
incobrables utilizando un porcentaje de las ventas netas a crédito para llegar
a una cantidad razonable. Para determinar la tasa estimada es necesario
examinar y analizar el porcentaje de pérdidas experimentadas sobre el total
de las ventas a crédito de periodos anteriores. Después se aplica el
porcentaje estimado al total de las ventas a crédito del periodo, menos el
importe de las devoluciones y bonificaciones sobre ventas. No debe restarse
o sumarse cualquier saldo existente en la cuenta estimación por cuentas
DERECHOS RESERVADOS
50
incobrables provenientes de periodos anteriores para determinar el importe
de ajuste de cuentas malas.
Cancelación de cuentas incobrables Cuando la cuenta de un cliente se convierte en incobrable debe eliminarse
de los registros contables. Para registrar la cancelación se hace un cargo a la
estimación de cuentas incobrables y se abona a clientes, siempre y cuando
se haya realizado previamente la estimación
Método de cancelación directa: Las compañías pequeñas que tienen muchos
clientes pueden preferir esperar hasta confirmar que no pueden cobrar la
cuenta específica de un cliente, antes de hacer cualquier ajuste en relación
con las pérdidas por cuentas incobrables. Cuando es evidente que una
cuenta es incobrable, utilizan el método de cancelación directa. Cuando se
aplica este método se hace un cargo a la cuenta de gastos por cuentas
incobrables y se abona directamente a Clientes por el importe adeudado.
(Guajardo 2005, p. 256)
De acuerdo con este método, las pérdidas en cuentas incobrables se
deben registrar como un gasto en el periodo en el que se canceló la cuenta y
no cuando se realizó la venta. Ello puede provocar que los activos del Estado
de situación financiera aparezcan con más valor que el real, al igual que la
utilidad que se presenta en el Estado de resultados, si no se ha tenido la
precaución de ajustar, de acuerdo con las pérdidas estimadas que se espera
se producirán por cuentas incobrables.
El cobro oportuno de las cuentas por cobrar es importante; éste determina
el éxito o el fracaso de las políticas de crédito y de cobro de una compañía.
Una cuenta por cobrar vencida es una candidata para una cancelación como
perdida de un crédito. Para ayudarnos a juzgar qué tan buen trabajo está
haciendo una compañía al otorgar crédito y cobrar sus cuentas, calculamos
DERECHOS RESERVADOS
51
la razón de las ventas netas sobre cuentas por cobrar promedio. (Meigs
2000, p. 289).
Control interno de las Cuentas por cobrar Uno de los principios más importantes del control interno es que los
empleados que tienen la custodia del efectivo o de otros activos negociables
no deben llevar los registros contables. Comúnmente, en un negocio
pequeño, un empleado es responsable de manejar las entradas de efectivo,
de llevar los registros de las cuentas por cobrar, de explicar notas crédito y
de cancelar las cuentas incobrables.
Esa combinación de funciones es una invitación al fraude. El empleado en
esta situación puede retirar el efectivo cobrando a un cliente sin efectuar
registro alguno del cobro. El siguiente paso es deshacerse del saldo en la
cuenta del cliente. Esto se puede hacer emitiendo una nota crédito indicando
que el cliente ha devuelto mercancía, o anulando la cuenta del cliente por
incobrable. De este modo, el empleado tiene el efectivo, la cuenta del cliente
tiene un saldo de cero por pagar y los libros están cuadrados. (Meigs 2000 p.
287).
En resumen, los empleados que llevan el mayor auxiliar de cuentas por
cobrar no deben tener acceso a las entradas de efectivo. Los empleados que
llevan las cuentas por cobrar o que manejan las entradas de efectivo no
deben tener la autoridad de expedir notas de créditos o de autorizar la
cancelación de cuentas por cobrar como incobrables.
INVENTARIO Consta de todos los bienes propios y disponibles para la venta a los
clientes. El inventario se convierte en efectivo dentro del ciclo operacional de
la compañía y, por consiguiente, se considera como un activo corriente
(circulante). En el balance general, el inventario se relaciona inmediatamente
DERECHOS RESERVADOS
52
después de las cuentas por cobrar, porque es sólo un paso más en la
conversión a efectivo luego de los efectos por cobrar de los clientes. (Meigs
2000 p. 323)
Planificación Flujo de los costos de inventario El inventario es un activo y al igual que otros activos generalmente se
presenta en el balance general a su costo. A medida que se venden artículos
de este inventario, sus costos se retiran del balance general y se transfieren
al costo de bienes vendidos, el cual se compensa contra el ingreso de ventas
en el estado de resultados. Este flujo de costos se ilustra en el diagrama
siguiente:
Figura Nº 5
Fuente: Meigs (2000)
Costo de compra (o costos de manufactura)
BALANCE GENERAL
Activos Corrientes: InventarioA medida
que se incurre en
ellos
ESTADO DE RESULTADOS
Ingresos Costo de los bienes vendidos Utilidad bruta Gastos Utilidad Neta
A medida que los
bienes se venden
DERECHOS RESERVADOS
53
En un sistema de inventario perpetuo, los asientos en los registros
contables se realizan en forma paralela a este flujo de costos. Cuando la
mercancía es comprada, su costo neto se debita a la cuenta del activo
Inventario. A medida que la mercancía se vende, su costo se retira de la
cuenta Inventario y se transfiere a la cuenta Costo de los bienes vendidos.
La valuación del inventario y del costo de los bienes vendidos es de
importancia crítica para los gerentes y para los usuarios de los estados
financieros. En muchos casos, el inventario es el activo corriente (circulante)
más importante de la compañía, y el costo de los bienes vendidos es su
mayor. Estas dos cuentas tienen un efecto significativo en los subtotales de
los estados financieros y en las razones utilizadas en la evaluación de la
solvencia, así como en la rentabilidad del negocio. (Meigs 2000, p. 323)
Sistemas de registros del inventario Guajardo (2004, p. 399), explica los dos sistemas para llevar los registros
de inventario y la cuenta del costo de la mercancía vendida: perpetuo y
periódico.
Sistema de inventario perpetuo.
Este mantiene su saldo siempre actualizado de la cantidad de mercancías
en existencia y del costo de la mercancía vendida. Cuando se compra
mercancía, aumenta la cuenta de inventario; cuando se vende, disminuye y
se registra el costo de la mercancía vendida. Así, en todo momento se
conoce la cantidad y el valor de las mercancías en existencia y el costo total
de las ventas del periodo.
Cuando se aplica el sistema perpetuo no se utilizan las cuentas Compras,
Fletes sobre compras, Devoluciones y bonificaciones sobre compras o
Descuentos sobre compras. Cualquier operación que represente cargos o
créditos a estas cuentas debe registrarse en la cuenta Inventario de
mercancías. Siempre que se compren mercancías y se incurra en gastos por
DERECHOS RESERVADOS
54
fletes, se hace un cargo a la cuenta inventario de mercancías por las
compras y los gastos de fletes, en tanto que se acreditan las cuentas
proveedores o bancos, según corresponda.
Con este sistema no hay necesidad de efectuar un conteo físico de las
existencias de mercancía al terminar el periodo, a pesar de que se
acostumbre realizarlo para comprobar la exactitud de la cuenta de inventario.
Una ventaja adicional de este sistema de registro es que facilita la
preparación de la sección del costo de cada venta al finalizar el periodo, es
decir, la cuenta costo de ventas debe cerrarse contra pérdidas y ganancias.
Sistema de inventario periódico:
Este no mantiene un saldo actualizado de las mercancías en existencia.
Siempre que se compran mercancías para revenderse, se hace un cargo a la
cuenta Compras; por su parte, las cuentas Devoluciones y bonificaciones
sobre compras, Descuentos sobre compras y Fletes sobre compras se
utilizan para devoluciones, descuentos recibidos por pronto pago y cargos de
fletes en que se incurre al trasportar mercancías. Por lo tanto, es necesario
hacer un conteo físico para determinar las existencias de mercancías al
finalizar el periodo. En el sistema periódico no se registra el costo de la
mercancía vendida cada vez que se efectúa una venta, por lo tanto, debe
calcularse al final del periodo.
Métodos de valuación del inventario El objetivo de los métodos de valuación es determinar el costo que será
asignado a las mercancías vendidas y el costo de las mercancías disponibles
al terminar el periodo. Se debe seleccionar el que brinde al negocio la mejor
forma de medir la utilidad neta del periodo y el que sea más representativo
de su actividad. (Guajardo 2004, p. 397)
DERECHOS RESERVADOS
55
Para ello existen varios métodos:
Primeras entradas, primeras salidas (PEPS)
Cuando se aplica este método, se supone que las primeras mercancías
compradas son las primeras que se venden. Por lo tanto, las mercancías en
existencia al final del periodo serán las últimas, es decir, las de compra más
reciente, valoradas al precio actual o al último precio de compra. Este método
refleja al final un mayor saldo de inventarios (sobrevaluado) y un costo de
ventas menor (subvaluado).
Ultimas entradas, primeras salidas (UEPS)
Cuando se emplea este método, se supone que las últimas mercancías
compradas son las primeras que se venden. Las mercancías que no se
venden al final del periodo representan las que se encontraban en existencia
en el inventario inicial o los primeros productos comprados. Cuando se utiliza
el método UEPS para valuación de inventarios, se supone que los primeros
artículos comprados son los últimos que se venden: por lo tanto, el inventario
final debe valuarse según el primer precio de compra o el más antiguo. De
acuerdo con este método, el inventario final es menor (subvaluado) y el costo
de ventas es mayor (sobrevaluado).
Promedio ponderado
Este método reconoce que los precios varían, según se adquieren las
mercancías durante el periodo. Por lo tanto, de acuerdo con este método, las
unidades del inventario final deben ser valoradas al costo promedio por
unidad de las existencias disponibles durante todo el año. Antes de calcular
el valor del inventario final mediante el método del promedio ponderado, es
necesario determinar el costo promedio por unidad, que después se aplicará
al número de unidades de inventario final.
Por otro lado el autor Meigs (2000 p. 325) aparte de los métodos ya
mencionados menciona otro que es el de identificación específica.
DERECHOS RESERVADOS
56
Identificación específica
Se puede utilizar cuando es posible determinar los costos corrientes de
unidades de mercancías individuales a partir de los registros contables. Este
método es el más apropiado para inventarios de artículos de precio alto y
bajo volumen. Éste es el único que utiliza un paralelo exacto del flujo físico
de la mercancía.
Por otro lado Meigs (2000 p. 332), muestra un resumen de los métodos de
valuación a través de un cuadro.
Cuadro Nº 1
Métodos de valuación de inventario Costos asignados a:
Método de valuación
Costo de los bienes vendidos
Inventario Comentarios
Identificación específica Costo promedio PEPS
Costos reales de las unidades vendidas Número de unidades vendidas multiplicado por el costo unitario promedio Costo de las compras más tempranas disponibles inmediatamente anteriores a la venta (primeras
Costo real de las unidades restantes Número de unidades disponibles multiplicado por el costo unitario promedio Costo de las unidades compradas más recientemente
Paralelo al flujo físico Método lógico
cuando las unidades son únicas
Puede ser engañoso cuando las unidades son idénticas.
Asigna a todas las
unidades el mismo costo unitario promedio
Los costos corrientes se promedian con los costos más antiguos.
El coto de los bienes
vendidos se basa en costos más antiguos
El inventario está valorado a los costos corrientes
DERECHOS RESERVADOS
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UEPS
en entrar, primeras en salir) Costo de las unidades compradas más recientemente (últimas en entrar, primeras en salir)
Costos de las primeras compras (supuestamente aún dentro del inventario)
Se puede sobrevaluar el ingreso durante periodos de precios en aumento, pueden aumentar los impuestos sobre la renta por pagar
El costo de los bienes
vendidos se muestra a precios recientes
El inventario se muestra a costos antiguos (y posiblemente desactualizados)
El método más conservador durante periodos de precios crecientes, con frecuencia da como resultado impuestos sobre la renta más bajos
Fuente: Meigs 2000
Principios de contabilidad aplicables a inventarios La NIC 2 define el inventario como los activos poseídos para ser vendidos
en el curso normal de la operación (Mercancías, productos terminados); se
hallan en proceso de producción para efectos de dicha venta (Productos en
proceso), en forma de materiales o suministros para ser consumidos en el
proceso de producción, o en el suministro de servicios (materias primas,
envases y embalajes y suministros diversos).
Las reglas aplicables según la NIC 2:
Los inventarios deben ser medidos al costo o al valor neto realizable,
según el que sea menor.
DERECHOS RESERVADOS
58
El costo de los inventarios deben comprender todos los costos
derivados de la adquisición conversión de los mismos, así como otros
costos en los que se ha incurrido para darles su condición y ubicación
actuales.
En los estados financieros se debe revelar las políticas contables
adoptadas para la medición de los inventarios, el valor total en libros
desglosado en importes parciales según la clasificación de los
inventarios.
La versión modificada de la NIC 2 ha eliminado la aplicación del Método
UEPS (Ultimas Entradas - Primeras Salidas), también conocido como LIFO
como un método valido para la valuación de los inventarios. Recordemos
que el Tratamiento por Punto de Referencia para valuar los inventarios de
acuerdo con la vigente NIC 2 es utilizar el Método PEPS o Promedio
(Primeras Entradas – Primeras Salidas) y que en el Tratamiento Alternativo
Permitido se aplicaba el Método UEPS.
Procedimiento de control del inventario
Mantilla y Cante (2006 p. 60), plantean que el control interno sobre los
inventarios es importante, ya que los inventarios son el aparato circulatorio
de una empresa. Para que un control interno sobre el inventario sea eficiente
debe incluir ciertos elementos.
Estos elementos constan en realizar conteos físicos de los inventarios
periódicamente, mantenimiento eficiente de compras, recepción y
procedimientos de embarque, almacenamiento del mismo para protegerlo
contra el robo, daño o descomposición, permitir acceso al inventario
solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables,
mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto
costo unitario, mantener el inventario suficiente cuidando que no pase mucho
DERECHOS RESERVADOS
59
tiempo en almacén para evitar con eso el gasto de tener dinero restringido en
artículos innecesarios.
Definición de Términos Básicos
Activo: Esta integrado por todos los recursos de que dispone la entidad
para la realización de sus fines, los cuales deben representar beneficios
económicos futuros fundadamente esperados y controlados por una entidad
económica, provenientes de transacciones o eventos realizados,
identificables y en cuantificables unidades monetarias (Romero, 2006).
Activo Circulante: Partidas que representan efectivo o que se espera en
forma razonables se conviertan en efectivo; bienes o recursos, que se espera
brinden un beneficio económico futuro fundadamente esperado, ya sea por
su venta, uso, consumo o servicios, normalmente dentro de un plazo de un
año o del ciclo financiero a corto plazo, el que sea menor (Romero, 2006)
Activo Disponible: Efectivo en caja y bancos, las inversiones temporales
en valores negociables de disponibilidad inmediata (Romero, 2006).
Bancos: Representa el valor del dinero a favor de la empresa en las
distintas instituciones de crédito (Guajardo, 2005)
Caja: Representa dinero en efectivo, considerándose como efectivo los
billetes, monedas, cheques recibidos, giros bancarios (Guajardo, 2005)
Confiabilidad: Característica de la información contable por la cual el
usuario la utiliza y acepta para tomar decisiones (Romero, 2006).
Costo: Precio de intercambio de los bienes y servicios en la fecha de su
adquisición. Sacrificio económico, expresado en unidades monetarias,
necesario para obtener un recurso o bien (activo) (Romero, 2006)
Empresa: Conjunto de elementos humanos, técnicos, materiales,
financieros y capital, cuyo objetivo natural y principal es la prestación de
servicios a la comunidad o la obtención de lucro, coordinados por una
DERECHOS RESERVADOS
60
autoridad encargada de tomar decisiones acertadas para el logro de
objetivos (Romero,2006).
Inventario Final: Total de la existencia de mercancías al finalizar un
periodo contable, valuado a precios de costo (Romero, 2006)
Inventario inicial: Total de existencia de mercancías al iniciar un periodo
contable, valuado a precios de costo (Romero, 2006)
Periodo Contable: División en la vida de la empresa para la toma de
decisiones. Las operaciones y eventos, así como sus efectos se identifican
con el periodo en que ocurren. Los costos y gastos deben identificarse con el
ingreso que originaron, independientemente de la fecha en que se paguen
(Romero, 2006)
Ventas: Total de mercancías vendidas a los clientes ya sea de contado o
a crédito registradas a precio de venta (Romero, 2006)
Sistema de Variables
Definición nominal: Sistema de control interno para el activo circulante.
Definición Conceptual: La variable se decompone en un término: Control
Interno. Este es el paso que toma una empresa para prevenir el fraude, tanto
la malversación de activos como los informes financieros fraudulentos. A su
vez se define como un proceso, un medio para alcanzar un fin, no un fin, en
sí mismo. Los realizan individuos, no sólo los manuales de políticas, los
documentos y los formularios (Wittington – Pany 2005).
Definición Operacional: La variable será medida a través las
puntuaciones que se obtengan en el instrumento tipo cuestionario que
considerará las dimensiones: Efectivo, Cuentas por Cobrar e Inventario, en el
marco de los indicadores señalados en el cuadro Nº 2 referido a la
operacionalización de la variable mostrada a continuación.
DERECHOS RESERVADOS
61
CUADRO Nº 2
CUADRO DE OPERACIONALIZACIÓN DE LAS VARIABLES VARIABLES DIMENSION INDICADORES Ítems
Confirmación del efectivo. 1, 2, 3
Conciliación del efectivo 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11
Efectivo Procedimiento de control del efectivo.
12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 32
Convertibilidad de las cuentas por cobrar.
33, 34, 35,
Fondo para cuentas incobrables.
36, 37, 38
Confirmación de las cuentas por cobrar.
39, 40, 41, 42 Cuentas por
Cobrar
Procedimiento de control de las cuentas por cobrar.
43, 44, 45, 46
Planificación.
47, 48
Sistema de registro del Inventario.
49, 50, 51, 52
Métodos de valuación del inventario.
53, 54, 55
Control Interno
Inventario
Procedimiento de control del inventario.
56, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63
FUENTE: Kassem (2008)
DERECHOS RESERVADOS
62
CAPITULO III
MARCO METODOLOGICO
En este capítulo, se describen los lineamientos metodológicos para llevar
a cabo la presente investigación. Se muestran detalladamente los procesos y
técnicas utilizadas, concernientes al diseño y tipo de investigación, así como
la población objeto de estudio y las técnicas e instrumentos de recolección de
datos, con la finalidad de abordar los objetivos planteados en el desarrollo de
los mismos, y alcanzar los resultados. Para la realización del presente
estudio, son importantes los hechos y las relaciones que establecen los
resultados, y que estos tengan el grado máximo de exactitud y confiabilidad.
Tipo de Investigación
Salkind define la investigación descriptiva como aquella en que se
reseñan las características o rasgos de la situación o fenómeno objeto de
estudio. A su vez Cerda plantea que tradicionalmente se define la palabra
describir como “el acto de representar, reproducir o figurar a personas,
animales o cosas, se deben describir aquellos aspectos más característicos,
distintivos y particulares de estas personas, situaciones o cosas, o sea,
aquellas propiedades que las hacen reconocibles a los ojos de los demás”
(Citado por Bernal 2006, p. 112).
De acuerdo con este autor, una de las funciones principales de la
investigación descriptiva es la capacidad para seleccionar las características
fundamentales del objeto de estudio y su descripción detallada de las partes,
categorías o clases de dicho objeto.
DERECHOS RESERVADOS
63
Por su parte Méndez (2006), plantea que el propósito de los estudios
descriptivos es la delimitación de los hechos que conforman el problema de
investigación. Por esto es posible:
Establecer las características demográficas de unidades investigadas
(número de población), establecer comportamientos concretos (cómo se
ejerce la función de auditoría, cómo se manejan las técnicas contables, cómo
son los procesos de decisión), y descubrir, comprobar la posible asociación
de las variables de investigación (actitud frente al líder autocrático y los
mecanismos de control, la aplicación de la sistematización y su uso en los
principios contables, los análisis financieros y la auditoría y control) (Méndez
2006, p. 154)
Así, en el estudio descriptivo se identifican las características de control
interno del activo circulante, examinar los riesgos inherentes relacionados
con el activo circulante, verificar la veracidad de los registros, comprobar la
integridad de las transacciones, se señalan formas de conducta y actitudes
del total de la población investigada, se establecen comportamientos
concretos y se descubre y comprueba la asociación entre las cuentas del
activo efectivo, cuentas por cobrar e inventario.
A través del uso técnicas específicas en la recolección de información,
como la observación, las entrevistas y los cuestionarios. También pueden
utilizarse informes y documentos elaborados por otros investigadores. La
mayor parte de las veces se usa el muestreo para la recolección de
información, y la información obtenida se somete a un proceso de
codificación, tabulación y análisis estadístico.
Diseño de la investigación
El diseño de investigación utilizado se clasifica como no experimental, ya
que la variable control interno del Activo Circulante (Efectivo en caja y banco,
DERECHOS RESERVADOS
64
Cuentas por cobrar e Inventario) así como las dimensiones e indicadores son
analizados en su estado natural, sin la intervención del investigador.
La investigación no experimental son estudios que se realizan sin la
manipulación deliberada de variables y en los que sólo se observan los
fenómenos en su ambiente natural para después analizarlos. En este tipo de
estudio no se construye ninguna situación, sino que se observan situaciones
ya existentes, no provocadas intencionalmente en la investigación por quien
la realiza (Hernández, Fernández y Baptista 2006, p. 205).
Asimismo, la investigación se cataloga como Descriptivo Transeccional;
estos diseños tienen como objetivo indagar la incidencia de las modalidades
o niveles de una o más variables en una población. El procedimiento consiste
en ubicar en una o diversas variables a un grupo de personas u otros seres
vivos, objetos, situaciones, contextos; y así proporcionar su descripción. Son,
por lo tanto, estudios puramente descriptivos y cuando establecen hipótesis,
éstas son también descriptivas (Hernández y otros 2006, p. 210).
Según Hernández y otros (2006 p. 158), una vez que se precisó el
planteamiento del problema, se definió el alcance inicial de la investigación y
se formularon las hipótesis (o no se establecieron debido a la naturaleza del
estudio), el investigador debe visualizar la manera práctica y concreta de
responder a las preguntas de investigación, además de cubrir los objetivos
fijados. Esto implica seleccionar o desarrollar uno o más diseños de
investigación y aplicarlos para obtener la información que se desea.
Si el diseño está concebido cuidadosamente, de manera que sea el
apropiado para el control interno del activo circulante, el resultado tiene
mayores posibilidades de éxito para generar el conocimiento necesario para
poder seleccionar un diseño acorde. Puesto que no es lo mismo seleccionar
un tipo de diseño que otro: cada uno tiene sus características propias; ya que
cada tipo de cuenta del activo circulante manejada por la empresa Venservi,
C.A. necesita de un diseño de control interno apropiado para así evitar
posibles riesgos relacionados con el efectivo, cuentas por cobrar e inventario.
DERECHOS RESERVADOS
65
En tanto que el estudio conlleva a la caracterización de la situación actual
del diseño del sistema de control interno del activo circulante (efectivo en
caja y banco, cuentas por cobrar e inventario) de la empresa Venservi, C.A.
Población
Para Bernal (2006), la población es el conjunto de todos los elementos a
los cuales se refiere la investigación. Se puede definir también como el
conjunto de todas las unidades de muestreo. A su vez cita la definición dada
por Jany que la define como la “totalidad de elementos o individuos que
tienen ciertas características similares y sobre las cuales se desea hacer
inferencia, o bien, unidad de análisis “ (p. 164).
Según Selltiz citada por Hernández y otros (2006) es el “conjunto de todos
los casos que concuerdan con una serie de especificaciones. Una deficiencia
que se presenta en algunos trabajos de investigación es que no describen lo
suficiente las características de la población o consideran que la muestra la
representa de manera automática” (p. 238).
La población de esta investigación está conformada por las mediciones en
cuanto al diseño del sistema de control interno del activo circulante que se
van a obtener del universo objeto de estudio. Dicho universo, esta constituido
por las asistentes y el representante de la empresa Venservi, C.A.
La información obtenida fue de carácter primario de las llamados unidades
de análisis, constituido por las personas involucradas en el proceso de
control interno del activo circulante en la empresa Venservi, C.A.,
conformados por (1) gerente, (1) compras, (1) ventas y (1) contador, tal
como se presenta en el cuadro N° 2.
De igual manera, Selltiz citada por Hernández y otros (2005, p. 195)
define el censo poblacional como el número de elementos sobre el cual se
pretende generalizar los resultados. Así mismo, la población se catalogó
DERECHOS RESERVADOS
66
como accesible, ya que al ser reducida en tamaño y al estar ubicada en un
área geográfica susceptible de ser abordada por el investigador; fue posible
desarrollar el estudio, sobre la composición de la totalidad del universo y
unidades de informantes.
Cuadro 3 Distribución del Universo y unidades informantes
Unidades informantes Universo Descripción Número Sujetos
Empresa Venservi, C.A. Gerente 1 Compras 1 Ventas 1 Contador 1
Total : 1 Total: 4 Fuente: Oficina de la empresa Venservi, C.A. (2008)
Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos
El proceso de recolección de datos se realizó utilizando la técnica de
observación mediante encuesta; según Méndez (2006, p.252) la recolección
de información mediante la encuesta se hace por formularios, los cuales
tienen aplicación a aquellos problemas que se pueden investigar por
métodos de observación, análisis de fuentes documentales y demás
sistemas de conocimiento. El instrumento básico para esta técnica es el
cuestionario, éste es el instrumento para realizar la encuesta y el medio
constituido por una serie de preguntas que sobre un determinado aspecto se
formulan a las personas que se consideren relacionadas con el mismo.
A su vez Hernández y otros (2006), define a los instrumentos como un
“recurso que utiliza el investigador para registrar información o datos sobre
las variables que tienen en mente”. Bajo tales perspectivas, en la presente
DERECHOS RESERVADOS
67
investigación fue utilizado el cuestionario simple y cerrado. “el cuestionario
cerrado son aquellas que contienen categorías u opciones de respuesta
previamente delimitadas” (p. 276).
Méndez (2006), lo llama Cuestionario con preguntas de opción múltiple;
estas preguntas permiten a quien las construye presentar varias opciones de
respuesta a quien responde. Generalmente se da una escala que puede
presentar tres, cinco o siete opciones. En todas ellas hay una opción
intermedia o neutra frente a los extremos de las otras opciones (p. 295).
Con el propósito de recabar información necesaria y pertinente para el
análisis del Control Interno del activo circulante de la empresa Venservi, C.A.,
se diseño un cuestionario con 63 preguntas de alternativa de respuestas de
opción múltiple, una escala tipo Likert (Siempre, Casi Siempre, A veces,
Casi Nunca y Nunca) que permite obtener los datos requeridos para tal fin. El
cuestionario se aplica para el análisis objetivo de los elementos que lo
constituyen y/o conforman, utilizándose los indicadores de la variable, en el
contexto de las dimensiones. (Ver Anexo 1).
Validez y Confiabilidad del Instrumento
Validez Para Hernández y otros (2006 p. 277), toda medición o instrumento de
recolección de datos debe cubrir dos requisitos esenciales; Validez y
Confiabilidad. (i) Validez: es el grado en que un instrumento realmente mide
la variable que pretende medir. En tanto, (ii) la Confiabilidad: es el grado en
el que un instrumento produce resultados consistentes y coherentes.
Para la validez del instrumento, se sometió a juicio de tres (3) expertos en
el área de contabilidad y auditoria, quienes valoraron y emitieron
consideraciones acerca de la pertinencia de cada ítem, elaborado con
DERECHOS RESERVADOS
68
respecto a los objetivos de la investigación, variable de estudio, dimensiones,
indicadores de la misma. (Ver anexo ---).
Las sugerencias hechas por uno de los expertos se enmarca en que el
instrumento diseñado desde el punto de vista metodológico no propicia un
análisis de datos, validez y confiabilidad apropiada ya que estaba
conformada por respuestas de tipo dicotómicas y de selección múltiple, la
cual fue tomada en cuenta realizándose los cambios pertinentes. Así mismo
considerando los tres expertos como suficiente para diseñar un sistema de
control interno para el activo circulante.
Confiabilidad En cuanto a la prueba piloto Hernandez y otros (2006 p. 306), señalan que
consiste en administrar el instrumento a una pequeña muestra inferior a la
muestra definitiva, cuyos resultados se usan para calcular la confiabilidad
inicial y que los autores aconsejan que cuando la muestra sea de 300 o más
se lleve a cabo la prueba con entre 30 y 60 personas, salvo que la
investigación exija un número mayor.
A su vez, Hernandez y otros (2006 p. 277), señalan que la confiabilidad
del instrumento se refiere al grado en que su aplicación repetida al mismo
sujeto u objeto produce resultados iguales; y que esta es el grado en que un
instrumento produce resultados consistente y coherentes. Cabe destacar que
en la presente investigación el cuestionario aplicado a la empresa Venservi,
C.A., no requirió de la confiabilidad del instrumento, ya que, según sus
características la población objeto de estudio es muy pequeña, ya que se
tomo el censo poblacional que está conformado por 4 personas.
DERECHOS RESERVADOS
69
Procedimiento El procedimiento seguido para la realización de la siguiente investigación
consto en identificar si la empresa Venservi, C.A. poseía procedimientos de
control interno, verificando si ésta los cumplía y determinando si eran
efectivos; a través de visitas y una entrevista con la aplicación de un
cuestionario que abarca todo lo relacionado con los objetivos de la
investigación, y así realizar un diseño de sistema de control interno para el
activo circulante de acuerdo a sus necesidades y fallas, que sea pertinente y
reduzca las problemas o inconveniente presentes sobre el efectivo, las
cuentas por cobrar y el inventario.
A su vez tomando como referencias la teoría dada por los autores
expertos para el análisis de las mismas y la elaboración de un diseño
apropiado para el control interno del activo circulante de la empresa ya
mencionada.
Plan de análisis
El análisis fue de tipo cuantitativo señalándose los datos obtenidos en el
instrumento aplicados a la población estudiada, desarrollándose tablas de
distribuciones de frecuencias absolutas, por indicador y a su vez se discuten
los resultados confrontando con la base teórica desarrollada en la
investigación.
DERECHOS RESERVADOS
70
CAPITULO IV
RESULTADOS Y DISCUSIÒN
Seguidamente, se exponen la presentación y análisis de los resultados
derivados de los datos obtenidos de los cuestionarios para analizar el Control
Interno del Activo Circulante de la empresa Venservi, C.A. Para ello, se
consideraron los ítems desarrollados en el instrumento diseñado para
abordar a la población estudiada, la cual permitió establecer las
características y elementos que describen el comportamiento de la variable
control interno del activo circulante en cuanto a las cuentas efectivo, cuentas
por cobrar e inventario, con respecto a las dimensiones e indicadores que los
constituyen.
Los resultados de la presente investigación se presentan
organizadamente considerando la variable, la dimensión y el indicador con la
finalidad de alcanzar los objetivos específicos y lograr el objetivo general. En
este capítulo se busca darle respuesta a los objetivos a través de los
resultados obtenidos y el análisis de los mismos.
DERECHOS RESERVADOS
71
Variable: Control Interno del Activo Circulante Dimensión: Efectivo Indicador: Confirmación del Efectivo
Tabla 1
Manejo del Efectivo Siempre Casi
Siempre A veces Casi
Nunca Nunca Total
Ítems F:A % F:A
% F:A
% F:A % F:A % F:A
%
1. Los ingresos son depositados en el banco diariamente e intactos.
1 25 3 75 4 100
2. Las ventas están justificadas con facturas, boletas de ventas, boletas de salida de inventario, a fin de comprobar los ingresos.
4 100 4 100
3. Se verifican las pruebas de las ventas al contado por una persona que no recibe su importe.
3 75 1 25 4 100
TOTALES 4 33 4 33 4 33
Los resultados presentados por la tabla 1, señalan que en cuanto al
depósito en el banco de los ingresos diario tres (75%) respondieron que a
veces realizan los depósitos y uno (25%) que casi siempre, en cuanto a si
las ventas se encuentran justificadas los cuatro (100%) respondieron que
siempre y de si se verifican las pruebas de las ventas al contado tres (75%)
respondieron que casi siempre y uno (25%) que a veces.
De esto se deduce que si bien hay control sobre el efectivo, éste no es
completamente favorable, tal como plantea Meigs (2000) que el efectivo se
mueve tan fácilmente entre las cuentas bancarias y otros activos financieros,
el manejo del efectivo significa realmente el manejo de todos los recursos
financieros. El manejo eficiente de estos recursos es esencial para el éxito,
DERECHOS RESERVADOS
72
incluso para la supervivencia, de toda organización empresarial. Por lo cual
es necesario mantener un control sobre el efectivo y someterlo a
verificaciones con la finalidad de que este se maneje adecuadamente.
El hecho de que el 75% afirmó que a veces se realizan los depósitos
oportunamente, significa que existe una debilidad de control interno por lo
cual se requiere que esta área sea reforzada.
Indicador: Conciliación del Efectivo Tabla 2
Registro del Efectivo Siempre Casi
Siempre A veces Casi
Nunca Nunca Total
Ítems F:A % F:A
% F:A
% F:A % F:A % F:
A
%
4. Son registrados en el diario los ingresos y se pasan a otros libros al recibirlos.
1 25 3 75 4 100
5. Son registradas puntualmente las transferencias de fondos de una cuenta bancaria a otra.
4 100 4 100
6. Son registrados los cheques posfechados al recibirlos.
3 75 1 25 4 100
7. Es conservado en depósito los cheques posfechados.
1 25 3 75 4 100
TOTALES 4 25 9 56 3 19
La tabla 2 se refiere al registro del efectivo, en donde se puede observar
que en cuanto al registro diario del ingreso en los libros tres (75%)
respondieron que se realiza a veces y uno (25%) casi siempre, de a cuerdo
al registro puntual de las transferencias de fondos de una cuenta a otra los
cuatro (100%) respondieron que a veces y en relación al registro de los
cheques posfechados al recibirlos tres (75%) respondieron que se realiza
DERECHOS RESERVADOS
73
casi siempre y uno (25%) a veces. A su vez respondió uno (25%) que estos a
veces se conservan en depósitos y tres (75%) que casi nunca.
Esto quiere decir que existen fallas al momento de registrar los ingresos
ya que no se realizan oportunamente al momento de ser recibidos lo cual
puede traer como consecuencia extravíos u olvidos. Guajardo (2005),
platea que la administración del efectivo es de suma importancia en cualquier
negocio debido a que es el medio para obtener mercancías y servicios; y que
debe existir un control adecuado y bien planificado sobre éste.
Tabla 3
Conciliación del Efectivo Siempre Casi
Siempre A veces Casi
Nunca Nunca Total
Ítems F:A % F:A % F:A
% F:A % F:A % F:A
%
8. El banco entrega y sella los estados bancarios y los cheques pagados directamente a la persona que prepara la conciliación.
2 50 2 50 4 100
9. La persona que prepara las conciliaciones bancarias también debe firmar cheques.
4 100 4 100
10. La persona que prepara las conciliaciones bancarias también debe registrar las transacciones al contado.
1 25 2 50 1 25 4 100
11. La persona que prepara las conciliaciones, también debe manejar efectivo.
4 100 4 100
TOTALES 1 6 2 12.5 7 44 2 12.5 4 25
La tabla 3 se refiere a la conciliación del efectivo, en cuanto a los estados
bancarios y los cheques entregados directamente a quien prepara la
conciliación el 50% respondió que a veces y el 50% que casi nunca, en el
caso de que la misma persona que prepara conciliaciones firme los cheques
DERECHOS RESERVADOS
74
el 100% respondió que nunca. De acuerdo a si la persona que prepara las
conciliaciones realiza transacciones al contado el 25% respondió que
siempre, el 50% casi siempre y el 25% restante respondió a veces; y de
acuerdo al ítem de que si la persona que prepara conciliaciones maneja
efectivo el 100% respondió que a veces.
Con esto se deduce que con las respuestas dadas por los sujetos una
misma persona más de una función que debería estar separada, tal como la
misma persona que prepara las conciliaciones; registra las transacciones al
contado y también el que una misma persona que prepare las conciliaciones
maneje el efectivo. Ya que al estar separadas las funciones se puede evitar
robo o fraude siendo el efectivo el más susceptible tal como lo menciona
Meigs (2000).
Indicador: Procedimiento de Control del Efectivo. Tabla 4
Control Interno del Efectivo Siempre Casi
Siempre A veces Casi
Nunca Nunca Total
Ítems F:A
% F:A % F:A
% F:A
% F:A % F:A
%
12.Debe depositar el dinero en el banco la misma persona que llena la planilla de depósito.
1 25 3 75 4 100
13. Sella el banco y devuelve el talón duplicado de depósito a la persona que prepara el depósito.
4 100 4 100
14. La misma persona que prepara las facturas de venta, debe también debe llevar los libros de venta.
4 100 4 100
15. La misma persona que prepara las
4 100 4 100
DERECHOS RESERVADOS
75
facturas de venta, también tiene acceso a los estados de cuenta de los clientes. 16. La misma persona que prepara las facturas de venta, debe aprobar los descuentos, devoluciones o bonificaciones.
3 75 1 25 4 100
17. La misma persona que prepara las facturas de venta, tiene algunas ingerencias en las cobranzas.
1 25 3 75 4 100
18. Son registradas oportunamente las notas de crédito.
3 75 1 25 4 100
19. Son registradas oportunamente las notas de débito.
3 75 1 25 4 100
TOTALES 8 25 1 3 14 44 8 25 1 3
El control interno del efectivo, según las respuestas dadas por los cuatro
(100%) sujetos, se puede observar que posee fallas. Una persona realiza
diversas funciones relacionadas con el efectivo lo cual puede tener como
riesgo el fraude o robo; así como que la persona que prepara las facturas de
venta tiene acceso al estado de cuenta de clientes y que tiene ingerencias en
las cobranzas. Esto no es recomendable ya que todas estas funciones deben
estar separadas tal como lo señala Meigs (2000) se debe separar la función
del manejo de efectivo del mantenimiento de los registros contables. Los
empleados que manejan efectivo no deben tener acceso a los registros
contables y el personal de contabilidad no debe tener acceso al efectivo.
Para que el control interno del efectivo garantice confiabilidad y
exactitud se deben tomar en cuenta ciertos procedimientos:
• División del Trabajo
• Delegación de autoridad
DERECHOS RESERVADOS
76
• Asignación de responsabilidad
• Identificación del personal con las políticas de la Empresa.
Tabla 5
Control Interno del Efectivo (Cheques) Siempre Casi
Siempre A veces Casi Nunca Nunca Total
Ítems F:A % F:A % F:A % F:A
% F:A
% F:
A
%
20. Están todos los cheques numerados desde la imprenta.
4 100 4 100
21. Son conservados y archivados los cheques estropeados.
2 50 2 50 4 100
22. Se mutilan los cheques anulados de manera que no puedan volver a usarse.
4 100 4 100
23. Se deben expedir cheques al portador.
3 75 1 25 4 100
24. Se debe usar protector de cheques.
4 100 4 100
25. Se firman cheques en blanco con anticipación.
1 25 3 75 4 100
26. Se controlan con cuidado los cheques en blanco.
3 75 1 25 4 100
27. La persona que firma los cheques, también debe manejar la caja chica.
4 100 4 100
28. La persona que firma los cheques es otra diferente a la que registra los ingresos.
2 50 2 50 4 100
29. Los cheques deben llevar una contrafirma.
1 25 2 50 1 25 4 100
30. La misma persona que prepara los
3 75 1 25 4 100
DERECHOS RESERVADOS
77
cheques, también debe aprobar las facturas. 31. Solo una persona debe examinar en los cheques de cobro las firmas, endosos, nombre del beneficiario y la fecha.
1 25 3 75 4 100
32. Se devuelven al banco los cheques mal endosados para que los corrijan.
4 100 4 100
TOTALES 18 35 16 31 6 11 7 13 5 10
Tal como se puede observar en la tabla 5 con las respuestas dadas, las
mas relevantes son que si la persona que firma los cheques también maneja
la caja chica el 100% respondió que siempre, el que la misma persona que
prepara los cheques también aprueba las facturas el 75% respondió que
siempre y el 25% casi siempre, de acuerdo al ítems de si una sola persona
examina los cheques el 25% respondió que siempre y el 75% casi siempre.
Meigs (2000), recomienda realizar al menos la mayoría de los pagos
con cheque. Estos deben ser manejados adecuadamente ya que el mal uso
de estos puede caer en fraude, bien sea cuando se firman cheques en
blanco o cuando se expiden al portador.
El manejo de los cheques es adecuado pero no por completo ya que de
acuerdo a las respuestas dadas por lo sujetos existen fallas en el manejo de
estos, tales como: la misma persona que firma los cheques no debe manejar
la caja chica, la misma persona que maneja los cheques no debe registrar los
ingresos, el que una sola persona examine los cheques. Los cheques
también son considerados efectivo.
DERECHOS RESERVADOS
78
Variable: Control Interno del Activo Circulante Dimensión: Cuentas por Cobrar Indicador: Convertibilidad de las Cuentas por Cobrar.
Tabla 6
Convertibilidad de las Cuentas por Cobrar Siempre Casi
Siempre A veces Casi
Nunca Nunca Total
Ítems F:A % F:A % F:A % F:A
% F:A % F:A
%
33. Son cobradas las cuentas en el lapso pautado con el cliente.
3 75 1 25 4 100
34. Se aplican descuentos por pronto pago a los clientes.
4 100 4 100
35. Se aplican intereses por demora de pago a los clientes.
4 100 4 100
TOTALES 3 25 9 75
La tabla 6, muestra de acuerdo a las respuestas dadas por los sujetos que
no siempre las cuentas son cobradas en el tiempo pautado con el cliente y
que la empresa tampoco hace el uso de incentivos para hacer que estos
paguen en el lapso pautado al momento de haberse hecho la venta. Ya que
en cuanto el ítems de si las cuentas son cobradas en el lapso pautado con el
cliente el 75% respondió a veces y el 25% casi nunca; y de acuerdo a los
ítems de descuento por pronto pago y aplicación de intereses por mora el
100% respondió que casi nunca se hace.
Meigs (2000), plantea que las cuentas por cobrar son activos
relativamente líquidos, que generalmente se convierten en efectivo en un
periodo de 30 a 60 días. Cuando el tiempo de cobro se pasa puede generar
perdidas para la empresa ya que no se esta reinvirtiendo ese dinero ni esta
generando ganancias. El seguimiento al cobro es una parte importante del
manejo eficiente del efectivo.
DERECHOS RESERVADOS
79
En resumen, la capacidad de una compañía para generar el efectivo
requerido para las operaciones rutinarias de negocios depende de las fechas
de vencimiento de sus cuentas por cobrar, por lo tanto es importante aplicar
incentivos para que los clientes paguen antes de la fecha o a la fecha de
vencimiento de la factura.
Indicador: Fondo para Cuentas Incobrables. Tabla 7
Cuentas Incobrables Siempre Casi
Siempre A veces Casi
Nunca Nunca Total
Ítems F:A % F:A % F:A % F:A % F:A
% F:A
%
36. Existe un fondo para cuentas incobrables.
4 100 4 100
37. Son analizadas y verificadas las cuentas incobrables.
4 100 4 100
38. Se maneja algún método para el cálculo de las cuentas incobrables.
4 100 4 100
TOTALES 12 100
El 100% de la población respondió que no existe la aplicación y menos un
fondo para cuentas incobrables tal como se muestra en la tabla Nº 7.
Guajardo (2005) plantea que es difícil determinar cuáles serán los clientes
que no pagarán sus cuentas. Por lo tanto, si se desea que el importe que
aparezca en el Estado de situación financiera sea el correcto, es necesario
estimar las cuentas que con el tiempo serán incobrables.
Es importante la creación de un fondo para cuentas incobrables, a su vez
el manejo de métodos para el cálculo de las mismas. Toda empresa que
realiza ventas a crédito corre el riesgo de que algunas de ellas no sea
cobradas en el lapso pautado y no se sepa cuando serán cobradas, por esta
razón es importante tener un registro de las cuentas que posiblemente
DERECHOS RESERVADOS
80
podrían convertirse en incobrables. Esto es considerado como una debilidad
de control interno y contable.
Indicador: Confirmación de las Cuentas por Cobrar Tabla 8
Confirmación de las Cuentas por Cobrar Siempre Casi
Siempre A veces Casi
Nunca Nunca Total
Ítems F:A % F:A % F:A
% F:A
% F:A % F:A
%
39. Son registrados los pagos hechos por clientes inmediatamente cuando son recibidos.
2 50 2 50 4 100
40. Son resumidas y verificadas las confirmaciones de cuentas por cobrar.
1 25 3 75 4 100
41. Son confirmadas las cuentas por cobrar periódicamente.
2 50 2 50 4 100
42. Se confirman los pagos recibidos con los clientes.
4 100 4 100
TOTALES 5 31 11 69
La tabla 8, de acuerdo a las respuestas dadas por los sujetos
entrevistados muestra la falla existente en el manejo de las cuentas por
cobrar, en donde respondieron que no siempre se registran los pagos
recibidos por los clientes al momento de ser recibidos ni hacen
confirmaciones de las mismas.
Meigs (2000) plantea que las cuentas por cobrar deben ser confirmadas de
tal manera que se pueda deducir que cuentas pueden ser dadas como
incobrables y a su vez verificar que el monto que aparece como deuda sea el
real.
Esto trae como consecuencia el descuadre en las cuentas por cobrar y el
no tener certeza de cuanto es el dinero que deben los clientes, lo cual puede
DERECHOS RESERVADOS
81
generar pérdidas y puede prestarse a fraude ya que no existe un control
adecuado sobre estas que son importantes dentro de una empresa por ser
cuentas que generan liquidez y a su vez no permite determinar que cuentas
pueden ser dadas como incobrables.
Indicador: Procedimiento de Control de las Cuentas por Cobrar. Tabla 9
Control Interno de las Cuentas por Cobrar Siempre Casi
Siempre A veces Casi
Nunca Nunca Total
Ítems F:A % F:A
% F:A
% F:A % F:A % F:A
%
43. La persona que realiza las ventas a crédito, es la misma que cobra.
1 25 3 75 4 100
44. La persona que registra los cobros, es la misma que los recibe.
3 75 1 25 4 100
45. La persona que realiza los cobros, es la misma que realiza el depósito de los mismos.
3 75 1 25 4 100
46. La persona que hace el depósito bancario tiene acceso al mayor de cuentas por cobrar o a los estados de cuenta de los clientes.
1 25 3 75 4 100
TOTALES 1 6 10 63 5 31
De acuerdo a lo mostrado en la tabla, en el ítem de si la persona que
realiza ventas a crédito es la misma que cobra el 25% respondió que siempre
y el 75% respondió casi siempre, de acuerdo a los ítems de si ña persona
que registra los cobros es la misma que los recibe y de si la persona que
realiza los cobros hace el depósito del mismo el 75% respondieron casi
siempre y el 25% a veces; y de acuerdo a si la persona que hace el depósito
tiene acceso al mayor de cuentas por cobrar y a los estados de cuenta de los
clientes el 25% respondió que siempre y el 75% a veces.
DERECHOS RESERVADOS
82
Uno principios más importantes del control interno es que los empleados
que tienen la custodia del efectivo o de otros activos negociables no deben
llevar los registros contables de las cuentas por cobrar. Una combinación de
funciones es una invitación al fraude. (Meigs 2000).
Con las respuestas dadas por los sujetos se puede deducir que en la
empresa una misma persona realiza varias funciones como lo son: la misma
persona que realiza ventas a crédito se encarga de cobrar y a su vez los
registra y realiza el depósito de los mismos, y que la misma persona que
realiza el depósito de los cobros tiene acceso a los estados de cuenta de los
clientes.
A su vez la persona encargada de las cuentas por cobrar no debe tener
acceso a las funciones del efectivo, verificación de facturas y notas de
créditos ni autorización de bajas de cuentas de cobros dudosos, mostrando
una debilidad en el control interno.
Variable: Control Interno del Activo Circulante Dimensión: Inventario Indicador: Planificación
Tabla 10
Planificación del Inventario Siempre Casi
Siempre A veces Casi
Nunca Nunca Total
Ítems F:A % F:A % F:A % F:A % F:A % F:A
%
47. Emplean algún tipo de planificación al momento de comprar mercancía.
1 25 3 75 4 100
48. Emplean algún tipo de planificación al momento de realizar el inventario.
3 75 1 25 4 100
TOTALES 1 12.5 3 37.5 3 37.5 1 12.5
En la tabla 10, se observa que en cuanto al ítem de que si se emplea
algún tipo de planificación al momento de comprar mercancía uno respondió
DERECHOS RESERVADOS
83
que siempre y tres respondieron casi siempre, lo cual es bueno ya que si no
se hace una planificación adecuada antes de hacerse una compra, puede
traer como consecuencia que se compre algo que no hacia falta o en las
cantidades que no eran necesarias y que esa mercancía quede estancada
por un tiempo en el depósito.
Meigs (2000) define al inventario como un activo circulante ya que este se
convierte en efectivo dentro del ciclo operacional de una empresa, por ende
se espera que este se convierta en efectivo lo mas rápido posible para así
poder invertir ese efectivo en mercancía nueva y generar mayores
ganancias.
A su vez se puede observar en la tabla que del ítem de que si se emplea
algún tipo de planificación al momento de realizar el inventario tres
respondieron que casi nunca y uno que nunca. Es importante que se realice
una planificación al momento de tomarse una muestra de inventario, para
asegurar que los datos arrojados sean confiables y lo mas reales posible al
momento de planificar una compra.
Indicador: Sistema de Registro del Inventario. Tabla 11
Registro del Inventario Siempre Casi
Siempre A veces Casi
Nunca Nunca Total
Ítems F:A % F:A % F:A
% F:A
% F:A % F:A
%
49. Se registran las compras en el inventario al momento de ser recibidas.
4 100 4 100
50. Se registra en el inventario las salidas por ventas al momento de ser realizada.
4 100 4 100
51. Se maneja algún sistema de registro de inventario.
2 50 2 50 4 100
52. Son ajustados 4 100 4 100
DERECHOS RESERVADOS
84
en los libros las diferencias encontradas al hacerse un recuento. TOTALES 6 37.5 10 62.5
Según los resultados mostrados en la tabla 11, se puede observar que no
existe un manejo adecuado del registro del inventario ya que no siempre
registran las entradas por compras y las salidas por ventas en el inventario ni
se aplica un sistema de registro; al igual que no siempre ajustan las
diferencias encontradas en el inventario en los libros.
Guajardo (2004) explica los dos sistemas para el registro del inventario, el
sistema de inventario perpetuo y el periódico. El primero mantiene su saldo
siempre actualizado de la cantidad de mercancías en existencia y del costo
de la mercancía vendida. Y el segundo no mantiene un saldo actualizado de
las mercancías en existencia.
Es importante escoger el sistema de registro adecuado antes de
implantarlo, a su vez también es importante implantar un sistema para tener
certeza de que las cantidades de inventario son reales y confiables al
momento de generar una venta y no cometer equivocaciones tales como: el
que se crea q hay cierta cantidad de un producto y se ofrezca al cliente y
cuando se busque el producto de almacén la cantidad de este sea menor al
mostrado en el sistema.
Indicador: Métodos de Valuación del Inventario. Tabla 12
Valuación del Inventario Siempre Casi
Siempre A veces Casi
Nunca Nunca Total
Ítems F:A % F:A % F:A
% F:A
% F:A % F:A
%
53. Se preparan instrucciones escritas para la toma de inventario físico.
2 50 2 50 4 100
DERECHOS RESERVADOS
85
54. Las instrucciones incluyen todos los procedimientos necesarios para garantizar el recuento correcto.
2 50 2 50 4 100
55. Se emplea algún método de valuación de inventario.
4 100 4 100
TOTALES 4 33 4 33 4 33
En la tabla 12 de la valuación del inventario, loa sujetos respondieron de
acuerdo a si se preparan instrucciones escritas para la toma física de
inventario 50% a veces y 50% casi nunca, al igual que si se incluían las
instrucciones en todos los procedimientos necesarios para garantizar el
recuento. Y por el ítem de que si se empleaba un método de valuación de
inventario el 100% respondió que nunca.
El objetivo de los métodos de valuación es determinar el costo que será
asignado a las mercancías vendidas y el costo de las mercancías disponibles
al terminar el periodo. Se debe seleccionar el que brinde al negocio la mejor
forma de medir la utilidad neta del periodo y el que sea más representativo
de su actividad. (Guajardo 2004). Existen diversos tipos de valuación que van
de acuerdo a la actividad económica de cada empresa y a las necesidades
de la misma.
Según la teoría es importante la aplicación de métodos de valuación para
determinar el costo que se le va a asignar a la mercancía disponible para
evitar darle un costo inferior y que esta este valorada adecuadamente.
DERECHOS RESERVADOS
86
Indicador: Procedimiento de Control del Inventario. Tabla 13
Control Interno del Inventario Siempre Casi Siempre A veces Casi
Nunca Nunca Total
Ítems F:A % F:A
% F:A
% F:A
% F:A % F:A
%
56. Se toman muestras aleatorias físicas y se verifican con las mostradas en el sistema de inventario.
2 50 2 50 4 100
57. Se aprueban los ajustes en el inventario por algún funcionario autorizado que no pertenezca al personal del almacén.
1 25 2 50 1 25 4 100
58. Se realiza un doble recuento físico por alguien que no trabaje en el almacén.
3 75 1 25 4 100
59. Los recuentos físicos se encuentran sujetos a supervisión adecuada.
3 75 1 25 4 100
60. Al hacerse recuentos físicos se toman en cuenta los artículos que deben ser dados de baja.
3 75 1 25 4 100
61. Se emplea algún control sobre las mercancías que por considerarse obsoletas o por alguna otra causa han sido dadas de baja en libros, pero físicamente se encuentran en el almacén.
4 100 4 100
62. Los artículos se encuentran convenientemente protegidos contra
1 25 3 75 4 100
DERECHOS RESERVADOS
87
deterioros físicos. 63. Hay personas responsables para ver que nada sale de la empresa sin una autorización escrita.
4 100 4 100
TOTALES 1 3 8 25 14 44 8 25 1 3
La tabla 13, control interno del inventario, de acuerdo a las respuestas
dadas por los sujetos se deduce que no existe un control adecuado sobre
este ya que no se toman las patrones necesarios al momento de la toma
física del inventario ni se cuenta con la supervisión adecuada, y tampoco con
las instrucciones necesarias para la ejecución de la misma.
Para un buen control del inventario se deben tomar en cuenta ciertas
medidas:
• Hacer conteos físicos periódicamente
• Confrontar los inventarios físicos con los registros contables.
• Proteger los inventarios en un almacén techado y con puertas de
manera que se eviten los robos.
• Realizar entrega de mercancías únicamente con requisiciones
autorizadas.
• Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros contables.
DERECHOS RESERVADOS
88
CAPITULO V
DISEÑOS
En este capítulo, se exponen la presentación de modelos de diseños para
el Control Interno del Activo Circulante de la empresa Venservi, C.A. que se
recomienda implantar a la empresa, de acuerdo a sus necesidades. Para
ello, se consideraron las fallas observadas en los resultados obtenidos de los
cuestionarios aplicados a la misma y de acuerdo a lo que dice la teoría.
Tabla Nº 14 Procedimiento de Control de Entradas y Salidas de Efectivo en Caja
Año: Mes:
Saldo
Inicial
Entradas Concepto Salidas Concepto Saldo
Final
Esta tabla tiene como finalidad llevar un control sobre las entradas y
salidas de efectivo bien sea por ventas o cobranzas, o por gastos y compras;
manteniendo así el saldo real del efectivo existente y evitando descuadres o
anormalidades en el efectivo presente en caja
La aplicación de este procedimiento tiene como ventaja controlar el flujo
de efectivo en caja, el depósito oportuno de las cobranzas y la disponibilidad
inmediata del efectivo.
DERECHOS RESERVADOS
89
Procedimiento 1.- La entrada de Efectivo. Es la recepción de efectivo por concepto de
ventas al contado o cobrazas de las ventas a crédito.
Procedimiento para la entrada de Efectivo
a) La administradora recibe el efectivo y prepara la planilla de depósito
correspondiente al Banco.
b) Este depósito deberá realizarse de forma inmediata según las
instrucciones de la administración.
c) El mensajero es el responsable de realizar el depósito en el banco, y
deberá ser entregado al administrador el mismo día.
2.- La salida de Efectivo. Es el desembolso de efectivo por concepto de
compras al contado, compras realizadas a crédito o gastos varios.
Procedimiento para la salida de Efectivo
a) El gerente autoriza el desembolso del efectivo y pasa la autorización a
la administración.
b) La administración se encarga de realizar el vale para efectuar el pago
y entregarlo al acreedor.
Tabla Nº 15 Procedimiento para el control del listado de Cuentas por Cobrar
Año: Mes: Código
de
Cliente
Cliente Nº de
Factura
Crédito
Fecha de
Emisión
Fecha de
Vencimiento
Antigüedad Declaración
Incobrable
Neto a
Cobrar
A través de esta tabla se puede mantener un listado de los clientes que
tengan deudas pendientes actualizadas, en donde se puede saber la
DERECHOS RESERVADOS
90
antigüedad de las cuentas y si estas están dadas como incobrables. A su vez
permite obtener de forma oportuna y rápida el saldo de cuentas por cobrar de
cada cliente.
Esto trae como ventaja mantener información confiable y oportuna,
realizar confirmaciones periódicamente, tener el saldo real de las cuentas por
cobrar, determinar la antigüedad de las mismas y comprobar cuales fueron
dadas de baja como incobrables.
Procedimiento 1.- El listado de Cuentas por Cobrar. Es la totalidad de clientes que poseen
una deuda con la empresa por ventas realizadas a crédito.
a) El departamento de compras genera la factura a crédito y pasa el
reporte a la administración.
b) El departamento de cobranzas se encarga de vaciar inmediatamente
los datos de la venta a crédito en el listado de cuentas por cobrar.
Tabla Nº 16 Procedimiento para el Control de Cuentas por Cobrar
Año: Mes: Código
de
Cliente
Cliente Nº de
Factura
Crédito
Fecha
de
Emisión
Fecha de
Vencimiento
Antigüedad Neto a
Cobrar
Descuento
por Pronto
Pago
Intereses
por mora
Fecha de
Cobranza
Fecha
de
Depósito
Monto
Abonado
Saldo
Pendiente
Esta tabla tiene como función mantener orden al momento en que un
cliente abona a la deuda pendiente, en donde se especifican el código del
cliente, el cliente, el N° de factura de crédito, la fecha de emisión y la fecha
de vencimiento, la antigüedad de la cuenta, el neto a cobrar, descuentos por
DERECHOS RESERVADOS
91
pronto pago y intereses por mora, la fecha de cobranza y la fecha de
depósito, el monto abonado y el saldo pendiente.
Las ventajas que se pueden obtener a través de la aplicación de este
procedimiento es que ayudan al registro oportuno de las cuentas por cobrar
bien sea abono o un crédito nuevo, tener con certeza el depósito oportuno de
las cuentas por cobrar, aplicación de descuentos por pronto pago, aplicación
de intereses por mora y mantener información actualizada y confiable de las
mismas.
Procedimiento 1.- Fecha de Vencimiento. Es la fecha límite en la que el cliente debe
cancelar la deuda pendiente.
2.- Antigüedad. Tiempo que posee la venta realizada a crédito.
3.- Descuento por pronto pago. Es la rebaja que se le otorga a un cliente por
pagar su deuda antes de la fecha de vencimiento.
4.- Intereses por mora. Es el aumento dado por la demora de un cliente al
pasarse de la fecha de pago acordada.
a) El departamento de cobrazas se encarga de otorgar la fecha de
vencimiento de las ventas realizadas a crédito.
b) La administración se encarga de aprobar los descuentos e intereses
correspondientes y pasarlos al departamento de cobranzas.
c) El departamento de cobranzas se encarga de realizar el registro de los
descuentos y aplicar los intereses correspondientes.
DERECHOS RESERVADOS
92
Tabla Nº 17 Procedimiento de Control para la Toma de Inventario físico
Conteo: _____
Fecha: _____
Equipo de Conteo: 1. __________
2. __________
Conteo Físico Nº de Ítem Ubicación Descripción
1 2 3 Observación
Mesa de Verificación: 1. __________
2. __________
Esta tabla tiene como función facilitar la toma de inventario físico, en la
cual se específica el número de ítems de la mercancía, la ubicación, la
descripción y a su vez especificar si fue el primer, segundo o tercer conteo y
su existe observaciones sobre la mercancía bien sea si esta obsoleta o
posee algún defecto.
Es importante la realización de más de un conteo físico, en donde cada
conteo debe ser realizado por diferentes personas unas que conforman el
equipo de conteo y realizan el primer conteo y otras que realizan el segundo
conteo para verificar, cuando existe diferencia entre el primer y segundo
conteo es necesaria la realización de un tercer conteo.
Esto trae como ventaja obtener un inventario confiable y que no posea
diferencia alguna, facilitar a las personas encargadas el registro de la
mercancía contada, saber la ubicación de la misma y la existencia de
mercancía obsoleta.
1.- El conteo físico. Es la realización de la toma física de inventario para
verificar que los productos existan y estén registrados correctamente.
DERECHOS RESERVADOS
93
a) El departamento de Compras realiza la primera toma de inventario y
vacía la información sobre la tabla en la primera columna de conteo
físico.
b) La administración se encarga de realizar la segunda toma de
inventario y vaciar la información sobre la tabla en la segunda columna
de conteo físico y a su vez verificar que los resultados sean los
mismos.
c) Si al compararse los dos conteos realizados existen diferencias se
debe realizar un tercer conteo por diferentes personas a las que
realizaron los primeros para registrar el monto real.
Tabla Nº 18 Procedimiento de Control para la Entrada y Salida de Inventario
Año: Mes: Inv. Inicial Entrada
(Compras)
Devolucione
s Compras
Ajustes
(Cargos)
Salida
(Ventas)
Devolucione
s Ventas
Ajustes
(Descarga
s)
Inv. Final Descripci
ón del
Producto
Código
del
Product
o
Cost
o
Inici
al Und
.
B
s
Und
.
Bs
.
Und. Bs. Und
.
Bs
.
Und
.
Bs
.
Und. Bs. Und
.
Bs
.
Und
.
Bs
.
Esta tabla tiene como función mantener control sobre las entradas y
salidas de mercancía de manera que estas puedan ser registradas
oportunamente, en donde no solo se especifique la cantidad en unidades
sino que también conocer el costo unitario de la mercancía y el costo total.
A su vez tiene como ventajas mantener un control sobre el registro
oportuno de las entradas y salidas de inventario, obtener de forma confiable
la cantidad exacta existente de cada artículo; el cual a su vez puede
funcionar como libro de inventario.
1.- Entradas por compras. Es el aumento en el inventario de mercancías.
DERECHOS RESERVADOS
94
a) El departamento de compras se encarga de informar al departamento
de administración la entrada de mercancías.
b) El departamento de administración se encarga de registrar la entrada
de mercancía en el inventario inmediatamente al ser recibida la
información.
3.- Salidas por ventas. Es la disminución en el inventario de mercancías.
a) El departamento de ventas se encarga de informar al departamento de
administración la salida de mercancías.
b) El departamento de administración se encarga de registrar la salida de
mercancía en el inventario inmediatamente al ser recibida la
información.
DERECHOS RESERVADOS
95
CONCLUSIONES
El control interno en una entidad está orientado a prevenir o detectar
errores e irregularidades, las diferencias entre estos dos es la intencionalidad
de hecho; el término error se refiere a omisiones no intencionales, y el
término irregular se refiere a errores intencionales. Lo cierto es que los
controles internos deben brindar una confianza razonable de que los
procesos están siendo llevados acorde a las normas y procedimientos, que
disminuyan la probabilidad de tener errores en los mismos.
La presente investigación tuvo como propósito analizar el sistema de
control interno del activo circulante de la empresa Venservi, C.A., a su vea
realizar un diseño adecuado para el manejo de las partidas del activo
circulante efectivo, cuentas por cobrar e inventario. En función de dar
respuesta al objetivo general se presentan las conclusiones más relevantes,
derivadas del cumplimiento de los objetivos específicos de la investigación.
Con respecto al primer objetivo dirigido a identificar los procedimientos de
control interno utilizados en el Activo Circulante en la empresa Venservi,
C.A., se determinaron los procesos utilizados dicha empresa en cuanto al
manejo y cuidado con el efectivo, las cuentas por cobrar y el inventario. Sin
embargo, se conoció que la misma no responde completamente al propósito
de la empresa con respecto al control interno pues los procedimientos
identificados no eran suficientes para el control de dichas partidas del activo
circulante.
En el segundo objetivo, dirigido a revisar el cumplimiento del sistema de
control interno en el activo circulante en la empresa Venservi, C.A., se
observo que no se cumplía adecuadamente el control interno sobre las
DERECHOS RESERVADOS
96
partidas del activo circulante, ya que se carece en ocasiones de información,
habiendo fallas donde se podían originar riesgos relevantes. Del mismo
modo se observo una falta de comunicación entre los empleados al momento
de ocurrir variaciones dentro de la empresa.
Aunado a esto se observo que una misma persona ejercía diversas
funciones del manejo del efectivo, de las cuentas por cobrar y de los
inventarios; que de acuerdo a la teoría revisada y manejada estas funciones
deberían estar en función a personas diferentes para evitar posibles fallas o
posibles conflictos al momento de ser chequeadas estas partidas.
Sobre el tercer objetivo, determinar la efectividad de los procedimientos
de control interno en el activo circulante de la empresa Venservi, C.A., no era
del todo efectivo ya que se presentaban inconvenientes en cuanto a la falta
de inventario o a que el inventario en sistema no era el real, a su vez el
descuadre de las cuentas por cobrar, teniendo inseguridad en si eran los
montos reales los que aparecían en sistema.
Y por ultimo el cuarto objetivo, diseñar un sistema de control interno para
el activo circulante de la empresa venservi C.A., ya que la empresa no
poseía un diseño de control interno, el cual es de vital importancia para lograr
las metas y control sobre estas partidas efectivo, cuentas por cobrar e
inventario, que son la base para que una empresa tenga efectividad,
eficiencia y productividad en sus procesos y que ataque las debilidades
presentes en el control interno analizado.
DERECHOS RESERVADOS
97
RECOMENDACIONES
Obtenidos los resultados respectivos del proceso de investigación se
formulan las siguientes recomendaciones:
Con el propósito de incrementar la eficiencia en el control interno del
activo circulante, se sugiere realizar reuniones de trabajo con el personal de
la empresa Venservi, C.A. en forma periódica (cada mes), a fin de recordar
las funciones de los puestos desempeñados, enfatizando la necesidad de
ejercer con mayor eficiencia y eficacia sus tareas; así como de informar
sobre las irregularidades detectadas en algún proceso, con la finalidad de
aplicar los correctivos requeridos y sanciones respectivas, en pro de reducir y
eliminar las fallas y recurrencia en el proceso de control interno en dicha
empresa.
Se propone en primera instancia el la aplicación de normas y políticas así
como los diseños de sistemas para el control interno del activo circulante
(Efectivo, cuentas por cobrar e inventario) realizados con la finalidad de
facilitar los procesos del control interno y obtener eficiencia y eficacia para
prevenir las fallas y posibles fraudes.
A mismo tiempo separar las funciones y otorgarlas de cierta manera que
una misma persona no realiza diversas tareas con las que se pueden
cometer fraude; como por ejemplo que la persona que maneje el libro de
cuentas por cobrar no sea la misma que otorgue créditos, facture o realice
gestiones de cobranza; o que la misma persona que realice el recuento del
inventario no sea la misma que lo vacié en el sistema y que el recuento de
inventario sea supervisado por personas ajenas al área del almacén.
DERECHOS RESERVADOS
98
Del mismo modo registrar inmediatamente los pagos hechos por clientes y
rebajarlos del total de cuentas por cobrar para saber en cualquier momento la
deuda de cada cliente y el total de la misma; al igual que registrar las
entradas y salidas de mercancía para tener un inventario certero y confiable y
así saber con que mercancía se cuenta al momento de realizar una venta o
al momento de realizar una orden de compra. De manera que se pueda
evitar un fraude y descuadres recudiéndose las fallas y teniendo un control
interno confiable.
A su vez se recomienda incentivar a los clientes a través de descuentos
por pronto pago para así lograr que paguen antes o a la fecha de
vencimiento de la compra y también crear un fondo para cuentas incobrables
para aquellas cuentas que no sean cobradas ya que esto puede generar
pérdidas porque al tenerse un dinero estancado este no se puede reinvertir
para generar mayor utilidad. Así como realizar confirmación periódicamente
(cada mes) de las cuentas por cobrar para asegurar que sean las reales.
También se recomienda la aplicación de sistemas de registros de
inventario para mantener el saldo siempre actualizado de la cantidad de
mercancías en existencia y del costo de la mercancía vendida, y a su vez el
empleo de métodos de valuación para determinar el costo que se le va a
asignar a la mercancía disponible para evitar darle un costo inferior y que
esta este valorada adecuadamente.
Se recomienda analizar, evaluar e implantar los lineamientos propuestos
con la finalidad de optimizar el sistema de control interno del activo circulante
(efectivo, cuentas por cobrar e inventario) de la empresa Venservi, C.A.
DERECHOS RESERVADOS
99
BIBLIOGRAFIA
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DERECHOS RESERVADOS
103
REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA FACULTAD DE CIENCIAS POLITICAS, ADMINISTRATIVAS Y SOCIALES
ESCUELA DE CONTADURIA PÙBLICA
INSTRUMENTO DE VALIDEZ
DE CONTENIDO DEL INSTRUMENTO
DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ACTIVO CIRCULANTE DE LA EMPRESA VENSERVI, C.A.
AUTOR:
Samia Kassem
C.I. 17.419.783
TUTOR:
Lic. Edgar Cordero
Maracaibo, Junio de 2008
DERECHOS RESERVADOS
104
El siguiente cuestionario es el instrumento diseñado para la recolección
de datos de la investigación, la cual está dirigida al análisis del control interno
del activo circulante: efectivo, cuentas por cobrar e inventario, partidas
relevantes para la empresa Venservi, C.A.; cuyo análisis accederá a conocer
la conducta que presenta el personal de la empresa. De tal maneta, se
obtengan resultados esperados en el contexto organizacional.
Esperando alcanzar en esta investigación el logro de los objetivos
planteados en la misma, se desea obtener de usted datos confiables a través
de sus respuestas. Esta situación atiende a solicitar la colaboración y
sinceridad requerida ante la totalidad de las preguntas propuestas, cuyos
resultados se interpretarán seriamente.
En este sentido, se garantiza la reserva de la información que suministre,
para que ésta pueda ser utilizada en la satisfacción del propósito que plantea
la investigación, para que su aportación sea válida para fines científicos.
Agradeciéndole su participación y su valiosa colaboración.
La Tesista.
DERECHOS RESERVADOS
105
Maracaibo, Junio de 2008
Señores
Profesores.
Ciudad
Estimado profesor (a).
Me dirijo a usted con la finalidad de solicitar su colaboración en la
validación del instrumento de recolección de datos a ser aplicado en el
proyecto de investigación titutalo DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ACTIVO CIRCULANTE DE LA EMPRESA VENSERVI, C.A.
Su valiosa función consistirá en evaluar la pertinencia de cada pregunta
con respecto a los objetivos, las variables, dimensiones e indicadores de la
investigación, así como la redacción de los mismos.
Agradeciendo su atención, se suscribe.
Cordialmente.
La Tesista
DERECHOS RESERVADOS
106
HOJA DE IDENTIFICACIÓN
Identificación del Experto.
Nombre y Apellido: ___________________________________________ Institución donde trabaja: ______________________________________
Título de Pregrado: ___________________________________________
Título de Postgrado: __________________________________Institución
donde lo obtuvo: _____________________________________________
Año: ______________________________________Trabajos Publicados
______________________________________________________________________________________________________________________
Título de la investigación Diseño de un sistema de control interno para el activo circulante de la
empresa Venservi, C.A.
1.1. Objetivos de la Investigación Objetivo General
Diseñar un sistema de Control Interno para el Activo Circulante de la
empresa Venservi, C.A.
Objetivos Específicos
Identificar los procedimientos de control interno utilizados en el Activo
Circulante (efectivo, cuentas por cobrar e inventario) en la empresa Venservi,
C.A.
DERECHOS RESERVADOS
107
Verificar el cumplimiento del sistema de Control Interno en el Activo
Circulante en la empresa Vencervi, C.A.
Determinar la efectividad de los procedimientos de Control Interno en el
Activo Circulante en la empresa Venservi, C.A.
Diseñar un plan de Control Interno para el Activo Circulante en la
Empresa Venservi, C.A.
Variable de estudio: Control Interno del Activo Circulante.
CUADRO DE OPERACIONALIZACIÓN DE LAS VARIABLES VARIABLES DIMENSION INDICADORES
Efectivo
Confirmación del efectivo. Conciliación del efectivo. Procedimiento de control del efectivo.
Control Interno
Cuentas por Cobrar
Convertibilidad de las cuentas por cobrar. Fondo para cuentas incobrables. Confirmación de las cuentas por cobrar. Procedimiento de control de las cuentas por cobrar.
DERECHOS RESERVADOS
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Inventario
Planificación. Sistema de registro del Inventario. Métodos de valuación del inventario. Procedimiento de control del inventario.
Fuente: Kassem (2008) Instrumento de recolección de datos
Cuestionario dirigido a la población objeto de estudio; conformado por el
conjunto de características y atributos percibidos por los seis (6) sujetos de la
empresa Venservi, C.A.
Distribución del Universo y unidades informantes
Unidades informantes Universo Descripción Número Sujetos
Empresa Venservi, C.A. Gerente 1 Compras 1 Ventas 1 Contador 1
Total : 1 Total: 4 Fuente: Oficina de la empresa Venservi, C.A.
CUESTIONARIO 1. Los ingresos son depositados en el banco diariamente e intactos
DERECHOS RESERVADOS
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2. Las ventas están justificadas con facturas, boletas de ventas, boletas
de salida de inventario, a fin de comprobar los ingresos.
3. Se verifican las pruebas de las ventas al contado por una persona que
no recibe su importe.
4. Son registrados en el diario los ingresos y se pasan a otros libros al
recibirlos.
5. Son registradas puntualmente las transferencias de fondos de una
cuenta bancaria a otra.
6. Son registrados los cheques posfechados al recibirlos.
DERECHOS RESERVADOS
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7. Es conservado en depósito los cheques posfechados.
8. El banco entrega y sella los estados bancarios y los cheques pagados
directamente a la persona que prepara la conciliación.
9. La persona que prepara las conciliaciones bancarias también debe
firmar cheques.
10. La persona que prepara las conciliaciones bancarias también debe
registrar las transacciones al contado.
11. La persona que prepara las conciliaciones, también debe manejar
efectivo.
12. Debe depositar el dinero en el banco la misma persona que llena la
planilla de depósito
DERECHOS RESERVADOS
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13. Sella el banco y devuelve el talón duplicado de depósito a la persona
que prepara el depósito.
14. La misma persona que prepara las facturas de venta, debe también
debe llevar los libros de venta.
15. La misma persona que prepara las facturas de venta, también tiene
acceso a los estados de cuenta de los clientes.
16. La misma persona que prepara las facturas de venta, debe aprobar los
descuentos, devoluciones o bonificaciones.
17. La misma persona que prepara las facturas de venta, tiene algunas
ingerencias en las cobranzas.
18. Son registradas oportunamente las notas de crédito.
DERECHOS RESERVADOS
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19. Son registradas oportunamente las notas de débito.
20. Están todos los cheques numerados desde la imprenta.
21. Son conservados y archivados los cheques estropeados.
22. Se mutilan los cheques anulados de manera que no puedan volver a
usarse.
23. Se deben expedir cheques al portador.
24. Se debe usar protector de cheques.
25. Se firman cheques en blanco con anticipación.
DERECHOS RESERVADOS
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26. Se controlan con cuidado los cheques en blanco.
27. La persona que firma los cheques, también debe manejar la caja
chica.
28. La persona que firma los cheques es otra diferente a la que registra
los ingresos.
29. Los cheques deben llevar una contrafirma.
30. La misma persona que prepara los cheques, también debe aprobar las
facturas.
31. Solo una persona debe examinar en los cheques de cobro las firmas,
endosos, nombre del beneficiario y la fecha.
DERECHOS RESERVADOS
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32. Se devuelven al banco los cheques mal endosados para que los
corrijan.
33. Son cobradas las cuentas en el lapso pautado con el cliente
34. Se aplican descuentos por pronto pago a los clientes.
35. Se aplican intereses por demora de pago a los clientes.
36. Existe un fondo para cuentas incobrables.
37. Son analizadas y verificadas las cuentas incobrables.
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38. Se maneja algún método para el cálculo de las cuentas incobrables.
39. Son registrados los pagos hechos por clientes inmediatamente cuando
son recibidos.
40. Son resumidas y verificadas las confirmaciones de cuentas por cobrar.
41. Son confirmadas las cuentas por cobrar periódicamente.
42. Se confirman los pagos recibidos con los clientes.
43. La persona que realiza las ventas a crédito, es la misma que cobra.
44. La persona que registra los cobros, es la misma que los recibe.
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45. La persona que realiza los cobros, es la misma que realiza el depósito
de los mismos.
46. La persona que hace el depósito bancario tiene acceso al mayor de
cuentas por cobrar o a los estados de cuenta de los clientes
47. Emplean algún tipo de planificación al momento de comprar
mercancía.
48. Emplean algún tipo de planificación al momento de realizar el
inventario
49. Se registran las compras en el inventario al momento de ser recibidas.
50. Se registra en el inventario las salidas por ventas al momento de ser
realizada.
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51. Se maneja algún sistema de registro de inventario.
52. Son ajustados en los libros las diferencias encontradas al hacerse un
recuento.
53. Se preparan instrucciones escritas para la toma de inventario físico.
54. Las instrucciones incluyen todos los procedimientos necesarios para
garantizar el recuento correcto.
55. Se emplea algún método de valuación de inventario.
56. Se toman muestras aleatorias físicas y se verifican con las mostradas
en el sistema de inventario.
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57. Se aprueban los ajustes en el inventario por algún funcionario
autorizado que no pertenezca al personal del almacén.
58. Se realiza un doble recuento físico por alguien que no trabaje en el
almacén.
59. Se realiza un doble recuento físico por alguien que no trabaje en el
almacén.
60. Al hacerse recuentos físicos se toman en cuenta los artículos que
deben ser dados de baja.
61. Se emplea algún control sobre las mercancías que por considerarse
obsoletas o por alguna otra causa han sido dadas de baja en libros,
pero físicamente se encuentran en el almacén.
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62. Los artículos se encuentran convenientemente protegidos contra
deterioros físicos.
63. Hay personan responsable para ver que nada sale de la empresa sin
una autorización escrita.
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1. Juicios del Experto
a. En líneas generales, considera que los indicadores de las variables
están inmersos en su contexto teórico de forma.
Suficiente
Insuficiente
Medianamente Suficiente
Observación: ________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_______________________________________________________
b. Considera que los reactivos del cuestionario miden los indicadores
seleccionados para la variable de manera:
Suficiente
Insuficiente
Medianamente Suficiente
Observación: ________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_______________________________________________________
c.- El instrumento diseñado mide las variables.
Suficiente
Insuficiente
Medianamente Suficiente
d.- El instrumento diseñado es: ____________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________
DERECHOS RESERVADOS
