Servicios registrales por medios

electrónicos

CAMARA DE COMERCIO DE MEDELL IN PARA

ANTIOQUIA.

ERICK RINCON CARDENAS

Geren te Genera l

e r i ck . r i ncon@cer t i camara .com

La Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia, de conformidad con el marco jurídico vigente, havenido trabajando en la implementación de medios electrónicos en diferentes trámites dentro del registromercantil, con el propósito de ofrecer más alternativas a sus afiliados, a los empresarios matriculados y engeneral a todos los usuarios de este tipo de registros.

La virtualización de los trámites, resulta importante por el alto grado de conectividad de nuestra sociedad,y adicionalmente ofrece importantes ventajas para la entidad como la reducción de costos, la agilidad delos procesos y el posicionamiento de los servicios en línea como un canal transaccional con todos sususuarios.

Se ha trabajado en proyectos específicos que incorporan las tecnologías de información al registro públicomercantil, y que se desarrollan en fases como se explica a continuación:

1. Certificados electrónicos;

2. Constitución de Sociedades por Acciones Simplificadas a través de la Página Web de la CCM;

3. Inscripción en línea (a través de página web) de Actas y Documentos en el Registro Mercantil;

4. Inscripción y Descarga de Libros Electrónicos de los Comerciantes, a través de la Página Web de la CCM;

5. Presentación de recursos en vía gubernativa a través de medios electrónicos (Página Web o correo electrónico),frente a los actos de inscripción en el Registro Público Mercantil;

6. Solicitud de embargos, por medios electrónicos, por parte de autoridades judiciales.

Antecedentes

Antecedentes Jurídicos

La virtualización de trámites al interior de la CCMA, se sustenta en el ordenamiento jurídicocolombiano que le otorga plena validez jurídica y probatoria a la información electrónica yalas necesidades que también desde el punto de vista legislativo han llevado a ladesmaterialización de todo tipo de documentos que antes tenían un soporte papel o cartularexclusivamente:

1. Ley 527 de 1999 – Equivalencia Funcional de los mensajes de datos y validez jurídica yprobatoria de todo tipo de información electrónica.

2. Decreto 1747 de 2000 – Firma Digital emitida por entidades de certificación digital comomecanismo para garantizar la seguridad jurídica en las comunicaciones electrónica, a través delos atributos de autenticidad, integridad y no repudio.

3. Ley 962 de 2005 – Simplificación y racionalización de los trámites de la administración pública yde las actuaciones administrativas. Posibilidad de desarrollo de estas actuaciones por medioselectrónicos siempre y cuando garanticen la Integridad, Autenticidad y Disponibilidad.

4. Ley 1150 de 2007 – Creación del Sistema Electrónico de Contratación Pública. Establece unecosistema electrónico que requiere de documentos electrónicos como los que se describen acontinuación.

5. Ley 1429 de 2010 – Posibilidad explicita de realizar por medios electrónicos los servicios registrales.

• Autenticidad del documento electrónico – suplantación

• Integridad del documento electrónico – Alteración

• Conservación del documento electrónico hacia futuro

• Confidencialidad del documento electrónico en procesos decomunicación donde se requiera

EL USO DE LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN SUPONE RETOS EN MATERIADE ASEGURAMIENTO JURÍDICO

RIESGOS JURÍDICOS EN LA UTILIZACIÓN

DE MEDIOS ELECTRÓNICOS

Encontrando en las TICs mecanismos para mejorar y hacer mas eficiente elmanejo de la información, Colombia comienza a trabajaren un marconormativo que resuelva los mencionados retos.

Estructura de la Ley 527

AMBITO DE APLICACION

Mensaje de datos

Requisitos jurídicos de los

mensajes de datos

Comunicación de los

mensajes de datos

Transporte de mercancías

Definiciones

Firmas digitales y Entidades

de certificación

Principios

Adoptado en 1999 (Ley 527 de 1999), con base en la Ley Modelo de Comercio Electrónico de laCNUDMI (Comisión de las Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional).

LEY 527 DE 1999 – ESTRUCTURA,PRINCIPIOS Y MECANISMOS DEASEGURAMIENTO

Principales Principios de los entornos Electrónicos contenidos en la Ley 527 de 1999 y su Decreto 1747 de 2000

Escrito Mensaje de Datos Articulo 6

Original Integridad Articulo 8 y 9

Firma

Manuscrita

Firma Digital

(Autenticidad, Integridad y No Repudio)SI DICHA FIRMA SE EMITE POR UNA ENTIDAD DE

CERTIFICACION ABIERTA QUE DE PLENA GARANTIA DE

IDENTIDAD Y UTILICE UNA TECNOLOGIA QUE SEA

VERIFICABLE (PE: PKI ACTUALMENTE)

Articulo 2, 7 y 28

Conservación y

Archivo

Mensaje de Datos

(Autenticidad – Integridad – Fecha – Posterior

Consulta)

Articulo 12 y 13

Manifestaciones de la Equivalencia Funcional:

Si la ley (cualquier ley) exige que algo deba constar ...

LEY 527 DE 1999 – ESTRUCTURA,PRINCIPIOS Y MECANISMOS DEASEGURAMIENTO

e – CER CERTIFICADOS ELECTRÓNICOS

Es un archivo electrónico que contiene los textos de un Certificado de Existencia yRepresentación Legal, certificados de Registro Mercantil y de Registro Único deProponentes con las correspondientes seguridades en cuanto a su contenido y la firmadigital del mismo, a través de los servicios provistos por CERTICAMARA .

El e-CER contiene la firma digital de la directora de Registros y se garantiza suautenticidad, integridad y no repudio, y se acompaña de una estampa cronológica. Esdecir cuenta con todas las garantías de aseguramiento jurídico y técnico, que le permiteal interesado contar con un documento electrónico totalmente válido, de conformidadcon la Ley 527 de 1999.

El e-CER tiene pleno valor jurídico y probatorio, de conformidad con la ley 527 de 1999,pues garantiza los atributos de seguridad jurídica exigidos para los documentoselectrónicos, y por lo tanto es oponible frente a cualquier tercero. Esto se logra a travésde la incorporación de firma digital y estampado cronológico de mensajes de datos,servicios provistos por la filial CERTICAMARA S.A.

CONSTITUCIÓN VIRTUAL

DE S.A.S

Se trata de un servicio que se presta a todos los interesados en constituir sociedades poracciones simplificadas que posibilita la constitución por medios electrónicos, a través deformularios web previamente establecidos en la CCMA, cumpliendo con todas lasgarantías de seguridad técnica y jurídica en el proceso.

Los comerciantes interesados deberán diligenciar formatos electrónicos previamentedefinidos por la CCMA en su página web. El diligenciamiento de estos formatos tieneincorporada la firma digital y la estampa cronológica que garantizan su autenticidad,integridad y no repudio. La constitución electrónica es un proceso que se constituye enel equivalente de la constitución de sociedades a través de documento privado.

Los constituyentes de la Sociedad por Acciones Simplificada deberán firmar digitalmentetres formatos (i) Formulario o Caratula de Inscripción donde se diligencian los camposgenerales de la sociedad a constituir. Este deberá ir firmado únicamente por quienaparezca como representante legal; (ii) Formato de constitución de la SAS electrónicaque deberá ser firmado por todos los constituyentes.

INSCRIPCION ACTAS Y DOCUMENTOS

La ley 527 de 1999 y la ley 962 de 21005, permite que estos actos de inscripción, puedanser desarrollados por medios electrónicos, siempre y cuando garanticen los atributos deautenticidad, integridad y disponibilidad.

Algunos de estos actos consisten en la inscripción de los nombramientos de losrepresentantes legales, los órganos colegidos de administración como juntas directivas yórganos de fiscalización.

La inscripción de actas y documentos de los matriculados y afiliados a la CCMA pormedios electrónicos, le permite a inscribir actas de nombramientos que por ley debeninscribirse sin necesidad de acudir a las sedes de la CCMA a entregar el documento físico.

Se incorpora al proceso la posibilidad de cargar archivos firmados digitalmente, en losservicios en línea de la CCMA. Este proceso se complementa con la estampa cronológicaal momento de la inscripción que permite garantizar el momento exacto de registro.

LIBROS DE COMERCIO ELECTRONICOS

En virtud del artículo 48 del código de comercio, es obligación del comerciante, la dellevar la contabilidad mediante el sistema de registro en libros o la utilización decualquier otro procedimiento de reconocido valor contable, que haga posible elconocimiento y prueba del estado general de sus negocios y que suministre informaciónclara, completa y fidedigna sobre el contenido de los asientos individuales y del estadogeneral de los negocios.

Por su parte, el artículo 28 del mismo código, estipula que entre otros, deben inscribirseen el registro mercantil, los libro de contabilidad.

La ley 527 de 1999, posibilita que los libros de comercio se lleven por medioselectrónicos. Los libros electrónicos se encuentran expresamente habilitados en la ley527 de 1999 a través del artículo 12 de la misma, donde se exigen como requisitos deevidencia digital: la autenticidad, la integridad, la fecha y hora en la que inicia y finaliza elperíodo de conservación y la posterior consulta. Estos atributos se contemplan en elmodelo a través de la incorporación de firma digital y estampa cronológica de mensajesde datos.

RECURSOS

La implementación de un sistema que permita la plena aplicabilidad del actoadministrativo a través de medios electrónicos, requiere de un modelo técnico quepermita garantizar atributos de seguridad jurídica como son la autenticidad, la integridady la disponibilidad (Art. 6 Ley 962), los cuales se pueden satisfacer a través de losservicios de certificación digital de una entidad de certificación digital abierta.

Se plantea la necesidad de establecer la posibilidad jurídica de recibir, tramitar y resolverlos Recursos de Vía Gubernativa interpuestos ante la cámara por los particulares encontra de los actos de inscripción o rechazo de la misma, de modo que puedan sercumplidos electrónicamente todos los requisitos normativos asociados a la mencionadadiligencia.

Si bien la interposición de Recursos de Vía Gubernativa ha sido posible desde el punto devista teórico-jurídico desde la expedición de la ley 527 de 1999, sólo hasta ahora, con eldesarrollo y mayor difusión del uso de medios electrónicos y especialmente del Serviciode Certificación Digital, es posible considerar que existen las condiciones reales para unaimplementación de este servicio.

PRODUCTOS Y SERVICIOS DE CERTIFICACION DIGITAL

SERVICIOS AUTORIZADOS ENTIDAD DE CERTIFICACIÓN DIGITAL

LEY 527DECRETO 1747

CIRCULAR UNICA No 10 SIC

CERTIFICACIÓN DE FIRMA DIGITAL ESTAMPADO CRONOLÓGICO ARCHIVO CONFIABLE DE MENSAJE DE

DATOS

SEGURIDAD JURÍDICAGARANTÍA DE FECHA Y HORA ENVIO Y RECEPCIÓN DE MENSAJES DE DATOS

ARCHIVO Y CONSERVACIÓN

POSTERIOR CONSULTA

CERTIM@IL CERTIFACTURA

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TEN

TIC

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IBIL

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MO

DID

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PRODUCTOS Y SERVICIOS TRANSVERSALES

GRACIAS

ERICK RINCON CARDENAS

erick.rincon@certicamara.com