Rosario Morelli, PMP Curso de Gestión de Proyectos Rosario Morelli, PMP [email protected]...

Rosario Morelli, PMP

Curso de Curso de Gestión de ProyectosGestión de Proyectos

Rosario Morelli, [email protected]

Segundo móduloContexto de los proyectos y Procesos de Dirección de proyectos


Contexto de la Dirección de Proyectos

• Interesados en el proyecto• Estructuras organizativas y su

influencia• Oficinas de Proyectos (Project

Management Office o PMO)

Procesos de Dirección de Proyectos


Los INTERESADOS en el proyecto

Individuos u organizaciones activamente involucrados en el proyecto, o cuyos

intereses puedan ser positiva o negativamente afectados como resultado de la ejecución del

proyecto o de su culminación.Fuente: PMBOK Guide ®

SI¿?¿?SI

SI


Interesados en el Proyecto

Equipo de Proyecto

Interesados en el proyecto

Equipo de dirección de

Proyecto

Patrocinador

Director Proyecto

¿?

Miembros del equipo que participan en la actividades

de dirección

Personas que informan al Director del proyecto

Persona o grupo que proporciona los recursos financieros

Responsable

Fuente: Ibid


INTERESADOS en el proyecto

• Los que están a favor• Los que están en contra• Los destinatarios del proyecto• Los clientes y usuarios• La competencia• Los proveedores• La organización que está llevando a

cabo el proyecto• Los gerentes funcionales y de operaciones• La sociedad y sus representantes


Estructuras

Estructuras de las organizaciones: Funcional Proyectizada Matricial (débil, balanceada y fuerte)

La estructura, cultura y estilo de la organización ejecutante

restringe y pauta la disponibilidad de recursos para los proyectos


Organización funcional

Director Ejecutivo

Gerente funcional

Gerente funcional

Gerente funcional

Empleado

Empleado

Empleado

Empleado

Empleado

Empleado

Empleado

Empleado

Empleado

Empleado

Empleado

Empleado

Coordinación del Proyecto

Cajas azules: el personal

involucrado en actividades del

proyecto

Fuente: PMBOK Guide ®


Organización proyectizada

Director Ejecutivo

Director de proyecto



Empleado

Empleado

Empleado

Empleado

Empleado

Empleado

Empleado

Empleado

Empleado

Empleado

Empleado

Empleado

Coordinación del Proyecto

Cajas azules: personal


proyecto

Fuente: Ibid


Organización matricial débil

Director Ejecutivo

Gerente funcional

Gerente funcional

Gerente funcional

Empleado

Empleado

Empleado

Empleado

Empleado

Empleado

Empleado

Empleado

Empleado

Empleado

Empleado

EmpleadoCoordinación del Proyecto



proyecto

Fuente: Ibid


Organización matricial balanceada

Director Ejecutivo

Gerente funcional

Gerente funcional

Gerente funcional

Empleado

Empleado

Empleado

Director de Proyecto

Empleado

Empleado

Empleado

Empleado

Empleado

Empleado

Empleado

EmpleadoCoordinación del Proyecto



proyecto

Fuente: Ibid


Organización matricial fuerte

Director Ejecutivo

Gerente funcional

Gerente funcional

Director de Directores

de Proyectos

Empleado

Empleado

Empleado

Empleado

Empleado

Empleado

Empleado

Empleado




Director de ProyectoCoordinación del Proyecto



proyecto

Fuente: Ibid


Dedicación

Funcional Débil Balanceada Fuerte Proyectizada

Apoyo administrativo


Autoridad


Control del presupuesto


Funcional Matriz débil Matriz balanceada Matriz fuerte Proyectizada


Recursos disponibles


Para evaluar el tipo de estructura es determinante la relación de poder

del Director de Proyecto vs los Gerentes Funcionales


DP1

DP2 DP3

DP4 DP5

DP6 DP7Oficina de Proyectos

Centraliza y coordina la dirección de proyectos

• Funciones de respaldo :o Gestiona la formación de los empleadoso Identifica y proporciona el software de apoyo o Fija normas que se deben cumplir (ejemplo: los empleados

deberán tener formación académica en GP para poder ser directores de un proyecto)

o Identifica la metodología de dirección de proyectos a aplicar

o Define procedimientos y plantillas estandarizadoso Administra la base de conocimiento institucional


Oficina de Proyectos (continuación)

• Dirección y responsabilidad de objetivos

• Tomar decisiones clave para el inicio• Gestión centralizada de riesgo• Coordinación de comunicaciones • Supervisión de presupuestos y

cronogramas• Cancelar proyectos


Revisión del Contexto de los proyectos

• Interesados en el proyecto• Estructuras organizativas y

su influencia en los proyectos

• Oficina de Proyectos (PMO)


• Procesos y tipos de procesos• Grupos de procesos• Actividades típicas de los distintos

grupos de procesos• Áreas de conocimiento de la dirección

de proyectos• Factores ambientales y activos de la

organización

Procesos de Dirección de Proyectos


Procesos del Proyecto

• Los proyectos se componen de procesos

• Un proceso es una serie de acciones que producen un resultado

• Tipos de procesos:– de dirección del proyecto; describen,

organizan y ejecutan el trabajo del proyecto– orientados al producto; especifican y

crean el producto del proyecto

ConocimientoHabilidades

HerramientasTécnicas

Entradas

Salidas


Ejemplo

Relación entre procesos de dirección de proyectos

Entradas proceso

x

Técnicas y herramientas proceso

x

Salidas proceso

x

Entradas proceso

y

Técnicas y herramientas proceso

y

Salidas proceso

y

Supuestos

TyH de “Identificar

riesgos”

Lista de riesgos

Plan de gestión

de riesgos

TyH de “Analizar riesgos”

Riesgos priorizado

sActivos de la organización

TyH de “Planificar riesgos”


Grupos de procesos de DP

Fuente: PMBOK Guide

Procesos de Inicio

Procesos de Cierre

Procesos de Planificación

Procesos de Ejecución

Procesos de Seguimiento y Control

Co

mie

nzo

Fin


Grupos de procesos de dirección del proyectos

Fuente: Ibid

Procesos de Inicio

Procesos de Cierre




Co

mie

nzo

Fin

Rosario Morelli, PMPDefinir el alcance

CrearEDT

Estimarlos recursos

Definir las actividades

Estimar la duración

de actividades

Secuenciar las actividades

Estimar el costo Procesos de

gestión de riesgos

Procesos de gestión

de riesgosDesarrollar

del cronograma

Presupuestar

Desarrollar el Plan del Proyecto

Acta del Proyecto

Declaración de alcance

Declaración de alcance EDT

Declaración de alcanceEDT

Lista actividades

Información de recursos

EDT

Estimación duración act.

Requerimientos de los recursos

Estimación de costosPlan gestión de costos

Registro de riesgos

Diagrama de red del proyecto

Línea base de costos

Plan del Proyecto

Cronograma

Inicio

Ejecución


Fase “Diseño”

Grupos de procesos de dirección en cada fase del proyecto

... ...

Cada fase tiene todos los grupos de procesos como lo tiene a su vez el Proyecto totalFuente: Ibid

Procesos de Inicio

Procesos de Cierre




Co

mie

nzo

Fin

Fase “Construcción”

Procesos de Inicio

Procesos de Cierre




Co

mie

nzo

Fin

Planificación gradual


Secuencia de grupos de procesos en una fase o proyecto

Nivel de actividad

Comienzo

Inicio

Planificación

Ejecución

ControlCierre

TiempoFin

220

10

8

2

Cantidad de procesos (de dirección de proyectos) por

“Grupo de procesos”

Fuente: Ibid


Actividades típicas de INICIO

1. Evaluar la factibilidad del proyecto

2. Definir el alcance a alto nivel

3. Identificar y analizar los interesados

4. Identificar limitaciones y definir estrategias

5. Generar el Acta de Constitución del Proyecto que autoriza el comienzo formal del trabajo para el proyecto y el Director del mismo

6. Presentar la propuesta y obtener la aprobación

Procesos de Inicio

Procesos de Cierre




Co

mie

nzo

Fin


Actividades típicas de PLANIFICACION (1 de 2)

1. Analizar el producto y definir los entregables

2. Definir todo el trabajo a realizar

3. Desarrollar el presupuesto

4. Generar el cronograma

5. Determinar la integración y la organización del equipo de proyecto

6. Ver las necesidades y los métodos de comunicación

Procesos de Inicio

Procesos de Cierre




Co

mie

nzo

Fin


Actividades típicas de PLANIFICACION (2 de 2)

7. Definir y documentar lo que se va a adquirir

8. Definir estándares de calidad

9. Documentar y lograr acuerdos con el plan de gestión de los cambios

10.Acordar como se identificarán, analizarán y gestionarán los riesgos

11.Presentar el plan y obtener la aprobación

12.Hacer una reunión de lanzamiento del proyecto

Procesos de Inicio

Procesos de Cierre




Co

mie

nzo

Fin


Actividades típicas de EJECUCION

1. Obtener y gestionar los recursos del proyecto

2. Lograr los resultados esperados en cada actividad según lo planificado

3. Asegurar que la calidad de los productos sea la especificada

4. Implementar los cambios aprobados

5. Informar a los interesados sobre el avance

6. Desarrollar el equipo: formación, resolución de conflictos, motivación, evaluación y reconocimiento

Procesos de Inicio

Procesos de Cierre




Co

mie

nzo

Fin


Actividades típicas de CONTROL

1. Verificar si se cumple el trabajo con los plazos, costos estimados y la calidad esperada

2. Procesar las solicitudes de cambios según el plan

3. Controlar la calidad de los entregables

4. Atender las situaciones que representen riesgo

5. Controlar la calidad de las entregas de los proveedores

6. Entregar al destinatario y obtener aceptación

Procesos de Inicio

Procesos

de Cierre




Co

mie

nzo

Fin


Actividades típicas de CIERRE

1. Obtener la conformidad con el resultado del proyecto

2. Hacer la transferencia técnica de los entregables generados

3. Lograr el cierre formal de las distintas áreas involucradas

4. Realizar las comunicaciones finales

5. Completar las “lecciones aprendidas”

6. Archivar todos los documentos y materiales de forma que quede accesible

7. Evaluar el grado de satisfacción del cliente

Procesos de Inicio

Procesos de Cierre




Co

mie

nzo

Fin


Iniciación del Sistema

Construcción del Sistema

Aceptación del Sistema

Implementación del Sistema

Análisis de los requerimientos

del Sistema

Diseño del Sistema

Ejecución y Control

CierreIniciación Planificación

Ciclos de vida de Proyectos vs Desarrollo de Software

Es lo mismo el Ciclo de Vida de un Proyecto que el de Software?


Áreas de conocimiento de la gestión de proyectos

Integración Alcance Tiempos

Costos CalidadRecursosHumanos

Comunicaciones Riesgos Adquisiciones

Rosario Morelli, PMPDefinir el alcance

CrearEDT

Estimarlos recursos

Definir las actividades

Estimar la duración

de actividades

Secuenciar las actividades

Estimar el costo Procesos de

gestión de riesgos

Procesos de gestión

de riesgosDesarrollar

del cronograma

Presupuestar

Desarrollar el Plan del Proyecto

Acta del Proyecto

Declaración de alcance

Declaración de alcance EDT

Declaración de alcanceEDT

Lista actividades

Información de recursos

EDT

Estimación duración act.

Requerimientos de los recursos

Estimación de costosPlan gestión de costos

Registro de riesgos

Diagrama de red del proyecto

Línea base de costos

Plan del Proyecto

Cronograma

Procesos centrales de planificación

Inicio

Ejecución

RiesgoIntegración

Alcance.TiempoCosto


Factores ambientales de la empresa

Son factores que rodean al proyecto e influyen en él por lo que deben ser considerados al planificar: •Procesos, estructura, cultura de la organización•Normas y estándares de la industria o legales•Infraestructura y recursos humanos•Pautas de administración de personal•Procedimientos internos (ej: sistemas de autorización)•Condiciones de mercado•Tolerancia al riesgo•Sistemas de información para la dirección de proyectos


Son valores que se podrán utilizar en los procesos de dirección de proyectos por lo que se tendrán en cuenta cuando planificamos:

• Procesos, procedimientos estándares, plantillas, criterios de seguridad, de calidad, comunicación interna, de control financiero, de gestión de cambios, de resolución de conflictos, de autorización del trabajo, etc.

• Base corporativa de conocimiento de datos históricos de proyectos previos, mediciones de rendimiento, etc.

Activos de los procesos de la Organización


Revisión de los Procesos de Dirección de proyectos

• Procesos y tipos de procesos

• Grupos de procesos y actividades típicas de los distintos grupos de procesos

• Áreas de conocimiento dela dirección de proyectos

• Factores ambientales y activos de los procesos de la organización

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