UNIVERSIDAD DE EL SALVADORFACULTAD DE INGENIERIA Y ARQUITECTURAESCUELA DE INGENIERÍA INDUSTRIALMODELOS DE RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS DE INGENIERÍA

“Metodologías de Ingeniería de Sistemas Administrativos”

Catedrático:

Ing. Carlos Alegría

Alumnos: Carné:

Fuentes Trujillo, Claudia Margarita FT99006

Juárez Cuyuch, Yuri Osmani JC00005

Quijano Tejada, Mario Ernesto QT99001

Grupo: 05

Ciudad Universitaria, viernes 14 de mayo de 2004

INDICE

CONTENIDOPÁGS.

- Introducción. . . . . . . . . . 1

- Objetivos. . . . . . . . . . . 2

-Metodologías de ingeniería de sistemas administrativos. . . .3

- Generalidades. . . . . . . . . . 3

- Producto. . . . . . . . . . . 4

- Aplicación. . . . . . . . . . .4

- Pasos de la metodología. . . . . . . . 6

- Paso i: Análisis funcional. . . . . . . . .6

- Paso 2: Establecimiento de requerimientos. . . . . .7

- Paso 3: Generación de alternativas. . . . . . .8

- Paso 4: Evaluación del sistema de información de indicadores. . .11

- Algoritmo de la metodología. . . . . . . .12

- Conclusiones. . . . . . . . . . 13

INTRODUCCIÓN.

Las técnicas de ingeniería industrial son los métodos sistemáticos y analíticos utilizados para auxiliarse en la toma de decisiones, mejorar la eficiencia y la efectividad y sobre todo dirigir las dos actividades claves de la empresa: planeación y control.

Las técnicas sistemáticas consisten en métodos específicos y, con frecuencia, secuenciales para abordar un problema, que suministra información para tomar una decisión o para mejorar la eficiencia operacional. Por ser sistemáticas, las técnicas aseguran que cada paso necesario para afrontar una situación se de en una forma ya establecida.

En este trabajo se presenta la descripción completa de una técnica muy novedosa usada esta es conocida como "Metodología de Ingeniería de Sistemas Administrativos". Como su nombre lo dice, esta se enfoca en el análisis de las organizaciones empresariales desde la teoría sistémica. Encargándose del diseño o mejora de las diferentes partes o funciones que componen una empresa. También se encarga de determinar los parámetros con los cuales ha de medirse el desempeño de la organización (empresa) que se este analizando.

OBJETIVOS

Presentar de forma amplia y precisa la descripción de la "Metodología de Ingeniería de Sistemas Administrativos".

Ilustrar el contenido y secuencia de cada uno de pasos que se deben seguir para la eficiente aplicación de la metodología.

METODOLOGÍA DE INGENIERIA DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS.

GENERALIDADES:Esta metodología tiene como objetivo principal diseñar sistemas

de información gerenciales para establecer índices claves que señalen el funcionamiento de la empresa (éxito o fracaso).Para entender mejor el contexto de aplicación de esta metodología se deben conocer algunos conceptos fundamentales:

1. SISTEMA: En el sentido más amplio un sistema es simplemente un conjunto de componentes que interactúan para alcanzar un objetivo.2. INFORMACIÓN: Es el resultado de haber organizado o analizado los datos de alguna manera y con un propósito; y para ser información debe aportar conocimientos, debe servir para algo, debe ser innovador para la persona que lo recibe al entenderla y utilizarla.3. SISTEMASADMINISTRATIVOS: Es el conjunto de elementos humanos, físicos y técnicos interconcentrados e interactuados entre si para planear, organizar, ejecutar y controlar la consecución de objetivos económicos, sociales y políticos de toda institución.4. SISTEMAS DE INFORMACIÓN: Es un conjunto de personas, datos y procedimientos que funcionan en conjunto y que buscan un objetivo común. El cual les permite captar, almacenar y distribuir información del entorno de la institución y de sus operaciones internas; para apoyar la toma de decisiones, en las funciones o áreas, en la comunicación, coordinación control y análisis de la organización. Los sistemas de información se encuentran presentes en todas las organizaciones e instituciones incluyendo campos como: Entidades bancarias, restaurantes, redes hoteleras, reservaciones en líneas áreas, entre otras.

Los sistemas de información cumplen con la función de transformar los datos puros en información útil es decir, que ayuda en la toma de decisiones, a través de actividades básicas que son:- La alimentación o Insumo: recibe datos de fuentes internas o externas de la organización. Es decir constituyen los elementos de entrada o ingreso de datos.- Procesamiento: Actúa sobre los datos puros para producir la información útil; es el sistema generador de información que determinara como se elabora dicha información.- Salidas o productos: Constituye la información ya procesada que será transferida para el futuro usuario, es decir a las personas o actividades en las que debe ser empleada.

En los sistemas de información también se requiere de una retroalimentación en donde se realizan las evaluaciones y las correcciones necesarias por lo que el insumo sea lo más correcto.

El sistema de información de una empresa es el punto básico para una buena gestión administrativa, ya que a través de sus componentes toma los datos desde la actividad para conducirlos en sucesivas fases y grados de elaboración, al proceso de decisiones.

En las empresas pueden existir innumerables sistemas de información, dependiendo del tipo de empresa los más comunes son:1. El Sistema Contable: Este sistema es el más usado de todos, ya

que casi la totalidad de las empresas cuentan con un sistema contable, es decir, un medio para recolectar, sumarizar, analizar y presentar en signos monetarios la información relativa al negocio.

2. El Sistema de Costos: La contabilidad de costos es la técnica encargada de registrar y presentar las operaciones relativas a la producción de mercancías y servicios, por medios de los cuales esos registros se convierten posteriormente en un método de medida y en un medio de control. Este tipo de contabilidad implica el análisis y la síntesis de las operaciones, de tal forma que es posible determinar el costo total de producción de una mercancía, un trabajo o un servicio, así es como también se puede clasificar el costo en sus elementos materiales, mano de obra y de gastos de fabricación.

3. El Sistema de Presupuesto: Este sistema exige una previsión sistemática basada en la experiencia del pasado y en las condiciones que se prevean para el futuro.

PRODUCTO:Diseñar sistemas de información gerencial para generar

indicadores que señalen el funcionamiento de la empresa, aplicando metodologías que contribuyan a una mejor eficiencia, productividad.

Actualización de los sistemas administrativos, para observar y monitorear el funcionamiento de la empresa; para que alcance la plena satisfacción de sus metas planteadas y teniendo criterios que evalúen las áreas que componen a dicha empresa.

APLICACIÓN:Esta metodología se enfoca principalmente a procesos administrativos que necesiten alguna mejora, pero en si es aplicable a cualquier procesos.

PASOS DE LA METODOLOG/A:

Los pasos de la ingeniería de sistema administrativos se ilustran en el siguiente esquema:

PASO l. ANÁLISIS FUNCIONAL

En paso se desea establecer el trabajo a realizar, se trata de percibir los síntomas o situaciones que causan que la empresa no alcance la plena satisfacción de sus metas y objetivos.Fase 1: Estructura funcional.

Se trata de conocer, de forma global, como están estructuradas e interrelacionadas las diferentes funciones del sistema de información, de la empresa y los objetivos o metas que se desean alcanzar.

Objetivo:- Recolectar información para conocer la situación actual del sistema de información de la empresa en estudio.

Resultados o productos de esta fase:- Conocimiento de la situación actual de diferentes áreas organizacionales en la empresa.- Recolectar información o datos sobre: clientes, finanzas, procesos internos, historia de la empresa, ubicación, tamaño de la empresa, unidad de negocio a la que se dedica, planes a futuro, participación en el mercado, productividad de los empleados, relaciones publicas, capacidad para desarrollar nuevos productos o mayor cantidad de productos actuales, cumplimiento de planes pasados, competencia.

- Conocer los cursos de acción tomados por la empresa.

Fase 2: Diagrama de bloque funcional.Se trata de analizar o descomponer el sistema de información o

proceso en sus partes, se lleva hasta el nivel que sea necesario para lograr identificar los elementos claves o de éxito.

Objetivo:- Visualizar los diferentes componentes del sistema o proceso y las interrelaciones que existen entre estos.- Determinar la problemática de la empresa.- Definir cual es la parte vital de empresa que se desea analizar.

Resultados o productos de esta fase:- Conocer la existencia y tipos de sistemas de información mediante los cuales, la empresa determina el nivel de satisfacción de sus clientes y la rotación de los mismos.- Conocer su situación financiera.- Conocer la situación de sus procesos internos.- Conocer la existencia y la forma en que la empresa mide la motivación del recurso humano y la efectividad de sus sistemas de información.

Para tener una idea del diagrama de bloque, se ilustra a continuación:

De este diagrama se selecciona el elemento deseado y se desglosa, hasta el nivel que sea necesario (1er nivel, 2do nivel, 3er nivel,…, enésimo nivel) para dejar identificados los subelementos claves o de éxitos.

PASO 2. ESTABLECIMIENTOOE REQUERIMIENTOS.

Una vez que se ha definido cual es la parte de la empresa que necesita ser mejorado, se procede a determinar, de forma muy especifica y detallada, cada una de las funciones que esta desempeña y establecer las metas u objetivos que deben perseguir.

Objetivos:- Identificar las funciones de los elementos que tienen influencia sobre la parte vital de la empresa que se desea mejorar.- Definirlos requerimientos para los elementos.- Comparar lo que se esta haciendo actualmente con lo que se desea hacer.

Todo esto se ilustra en el siguiente organigrama de funciones y metas:

El punto clave del análisis se consigue al adquirir un conocimiento detallado de todas las facetas importantes dentro del área de negocios que se investigan.

Los analistas al trabajar con los empleados y gerentes deben estudiar el proceso que actualmente se efectúa para contestar estas preguntas claves:l. ¿Qué se está haciendo?2. ¿Cómo se está haciendo?3. ¿Qué tan frecuentemente ocurre?4. ¿Qué tan grande es la cantidad de transacciones o decisiones?5. ¿Qué tan bien se lleva a cabo la tarea?6. ¿Existe algún problema?7. Si el problema existe, ¿qué tan serio es?8. Si el problema existe, ¿cuál es la causa principal?

PASO 3. GENERACIÓN DE ALTERNATIVAS.

Ahora que ya se tiene toda la información necesaria de la parte del sistema de la empresa que se desea mejorar, se desarrollan alternativas que ayuden a lograrlo, tomando como punto de referencia los requerimientos establecidos para la misma. Tales alternativas no son

más que indicadores que ayudan a medir si se esta alcanzando la mejora deseada.

Objetivos:- Describir los procesos que se deben seguir para mejorar el sistema de información.- Establecer los indicadores adecuados, y necesarios, que ayuden a medir el cumplimiento de cada una de las metas propuestas en las alternativas a través de valores que la organización define como estándar.

Los indicadores pueden ayudar a englobar y priorizar objetivos, así como también, ayudan a definir su importancia.

Los indicadores se presentan agrupados en perspectivas (estas son aquellas dimensiones críticas claves en la organización) las cuatro perspectivas más comúnmente utilizadas son: Perspectiva Financiera, Perspectiva del Cliente, Perspectiva Interna y Perspectiva de aprendizaje y crecimiento.

PERSPECTIVA FINANCIERA.Las medidas de las perspectivas financieras indican si la estrategia

de una empresa, puesta en práctica y ejecución, está contribuyendo a la mejora del mínimo aceptable. Los objetivos financieros acostumbran a relacionarse con la rentabilidad, por ejemplo los rendimientos del capital empleado; crecimiento de las ventas o la generación de flujos de efectivo.

IndicadoresPerspectiva financiera

Ingresos-total del activo (%)Ingresos por productos nuevos o nuevas operaciones (U. M)Ingresos-empleados (U. M)

Estrategia de crecimiento de los ingresosIncremento de la Cifra de NegocioAumento Cuota de Mercado (por zonas regionales. mercados. clientes. línea productiva, etc...)

Estrategia de inversiones (ROl)Aumento del uso del Activo Inmovilizado.Nivel de re utilización de Activos ociosos% Activos compartidos por distintas unidades de negocio de la

empresa

PERSPECTIVADEL CLIENTE.En esta la empresa identifica los segmentos de clientes y de

mercado en los que ha escogido competir. La perspectiva del cliente permite que la empresa equipare sus indicadores claves sobre los clientes (satisfacción, fidelidad, retención, adquisición y rentabilidad) con los segmentos de clientes y mercados seleccionados.

IndicadoresPerspectiva de Clientes (%)Ventas anuales/cliente (U.M)Clientes perdidos (Cifra 0%)Media de tiempo utilizado en relaciones con clientes (cifra)

PERSPECTIVA DE PROCESOS INTERNOS.En esta perspectiva, se identifican los objetivos e indicadores

estratégicos asociados a los procesos clave de la empresa, de cuyo éxito depende la satisfacción de las expectativas de clientes y accionistas. Usualmente esta perspectiva se desarrolla luego que se han definido los objetivos e indicadores de las perspectivas financiera y cliente.

IndicadoresPerspectiva de Procesos Internos

Gastos administrativos/total de ingresos (%)Tiempo de proceso, pagos extra (días)Entrega a tiempo (%)Tiempo de espera medio (días)Tiempo de espera entre pedido y entrega (días).

PERSPECTIVA DE APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO.Esta se refiere a los objetivos e indicadores que sirven como

plataforma o motor del desempeño futuro de la empresa, y reflejan su capacidad para adaptarse a nuevas realidades, cambiar y mejorar. Estas capacidades están fundamentadas en las competencias medulares del negocio, que incluyen las competencias de su gente, el uso de la tecnología como impulsor de valor, la disponibilidad de información estratégica que asegure la oportuna toma de decisiones y la creación de un clima cultural propio para afianzar las acciones transformadoras del negocio.Algunos ejemplos típicos de indicadores que pueden ser utilizados son los que a continuación se presentan.

IndicadoresPerspectiva de Aprendizaje y Crecimiento

Renovación y desarrollo

Gasto en I+D(U.M)Gasto en I+D/total de gastos (%)Gasto desarrollo de TI/gastos de TI(%)

Recursos humanos

índice de liderazgo (cifra)índice de motivación (cifra)Número de empleados (cifra)

Una vez definido los indicadores es necesario precisar su fórmula de cálculo. ¿Cómo se calculan las ventas, el ausentismo, el EVA (valor económico agregado), el valor de la empresa?Por estas razones un buen indicador debe tener:

Nombre.ObjetivoFormula de calculoExplicación de los componentes de la formulaFrecuencia con que ha de calcularseClasificación de los resultados que pueden obtenerse con este

(verde, amarillo o rojo)

Responsable del seguimiento del indicadorAcciones correctivas en caso de estar mal

Para el completo conocimiento y control de los indicadores que se establecen para la empresa existe una herramienta que ayuda a hacer esta tarea mas eficiente, esta es el desarrollo de un Cuadro de Mando Integral ya que este permite un mejor control, planeamiento y conducción de la empresa a través de un uso adecuado de los indicadores integrados en un Sistema de InformaciónGerencial.

PASO 4. EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE INDICADORES.

En esta etapa de la metodología se pretende evaluar el desempeño de las alternativas que fueron determinadas en la etapa anterior, especificando también el análisis de Beneficio /Costo que justifique los cambios propuestos, para ello se detallan todos los recursos que son necesarios para que las alternativas formuladas sean implementadas así como los costos y beneficios que representan.

Luego de realizar las respectivas evaluaciones de las alternativas se elige la mas conveniente para la empresa.

Básicamente estos son los cuatro pasos que comprenden la Metodología de Ingeniería de Sistemas Administrativos, si se sigue de forma sistemática es posible llegar a establecer un buen sistema de información gerencial, que basado en indicadores permita definir metas o parámetros del buendesempeño de las diferentes funciones de la empresa.

ALGORITMO DE LA METODOLOGIA

INICIO

FIN

Observación del sistema de la empresa

Diagrama de bloque funcional (PEPSU)

Evaluación de las alternativas (B/C)

Seleccionar el elemento que se mejorará

Definir las funciones, metas del elemento

Generar las alternativas(indicadores)

Elegir la alternativa mas favorable

CONCLUSIONES

Siempre que se desee mejorar el sistema de información de una empresa esrecomendable aplicar la metodología de ingeniería de sistemas administrativos, ya que se ha diseñado para este fin.

La medida en que las metas de un sistema de información se están alcanzando o no se hace mas fácil utilizando indicadores, ya que para su monitoreo se han desarrollado software como el cuadro de mando integral.