RELACIONES CON PROVEEDORES DE MATERIALES

• RIOPAILA CASTILLA S.A., LE DA LA BIENVENIDA COMO PROVEEDOR DE MATERIALES.

• LE AGRADECEMOS TENER EN CUENTA LOS SIGUIENTES ASPECTOS, PARA QUE NUESTRA RELACIÓN GENERE BENEFICIOS PARA LAS DOS

PARTES.

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BIENVENIDA

• NUESTROS PROCESOS OPERATIVOS Y ADMINISTRATIVOS ESTÁN SOPORTADOS POR SAP, LÍDER MUNDIAL EN APLICACIONES

EMPRESARIALES.

• AUTOMATIZAMOS NUESTROS PROCEDIMIENTOS PARA DAR EL MEJOR SERVICIO A NUESTROS CLIENTES INTERNOS, JUNTO CON SU

COLABORACIÓN.

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SOPORTE TECNOLÓGICO

•Peticiones de Oferta

•Ofertas

•Pedidos

•Entrega de Materiales

•Devoluciones

•Facturación

•Pagos

•Pendientes de entrega4

ÍNDICE

•Convenios de Precios

•Consignación de Materiales

•Comunicaciones

•Registro de Proveedores

•Representante de Ventas

•Calificación de Proveedores

•Competitividad

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ÍNDICE II

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PROCESO DE COMPRAS

• Se enviarán automáticamente a los Proveedores mejor calificados al respectivo e-

mail registrado para compras, con las especificaciones y cantidades precisas de

los materiales requeridos. Se adjuntarán anexos electrónicos cuando se

requieran: Planos , Artes, Fichas Técnicas, etc.

• Es importante que cuente con los mecanismos para la recepción de estos correos

electrónicos y que se encargue a un funcionario del pronto trámite de las Ofertas.

• Modelo Petición de Oferta

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PETICIONES DE OFERTA

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• Deben diligenciarse de manera completa en el formato electrónico que lesremitimos.

• Requerimos su respuesta lo antes posible, el mismo día o máximo el siguiente.

• Si necesita un mayor tiempo para cotizar, debe informarlo en la petición deoferta en la celda de observaciones del proveedor.

• Todos los campos de la Oferta deben ser diligenciados correctamente.

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OFERTA

• CAMPOS A DILIGENCIAR:

-Vigencia de Precios Hasta: Indica la fecha hasta la cual va mantener el precio ofrecido; que debe sermínimo tres días después de enviada la petición de oferta.

-Condiciones de Pago: En la celda de color amarillo debe seleccionar en el filtro la condición de pago.

Si va a ofrecer descuento por pronto pago esta celda amarilla debe estar sin ningún dato seleccionado;debe digitar en la primera celda de pago en días 30 y en la celda siguiente el porcentaje que debe sermayor que 1.si va a ofrecer descuento a 60 días debe digitar 60 en la segunda celda de pago en días y en la celdasiguiente el porcentaje que debe ser mayor que 1.

-Sitio de entrega: Es el lugar en el que entregará el pedido.

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OFERTAS II

• Valor unitario sin Iva: Debe indicar el precio unitario frente a la Marca y Referencia ofrecida, que debe ser laentregada. Sino hay marcas coloque el precio frente a la descripción.

Si dentro de las marcas homologadas usted nos puede ofrecer varias marcas, coloque cada precio unitario frentea la marca y referencia que corresponda.

Si tiene marcas o referencias no homologadas, preséntelas en la celda observaciones al proveedor colocando lamarca y el precio que va ofrecer. No coloque ningún dato al lado de la marca solicitada y la referencia si no estánhomologadas.

• Plazo de Entrega en día: El Tiempo de entrega que registre es el que se compromete a cumplir. Puederemitirnos anexos electrónicos.

• Nombre de quien cotiza: Este campo debe diligenciarlo con el nombre de la persona que presento lacotización. Es obligatorio.

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OFERTAS III

• Sus ofertas serán válidas para cualquiera de las Empresas del Grupo.Para evitar costos innecesarios, utilizaremos su Oferta mientras esté vigente.

• Si requiere información adicional, comuníquese con el Comprador cuyo e-mail aparece en lapetición de Oferta.

• Recuerde remitir su Oferta solo al e- mail comriocas@riopaila-castilla.com, sin cambiar el nombreregistrado en el asunto, el número de la Petición de Oferta y el nombre del dato adjunto.

• Como cargaremos automáticamente sus ofertas, requerimos que estas estén completas y sinmodificaciones al formulario.

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OFERTAS IIII

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• Los pedidos serán enviados al e-mail matriculado para compras.

• Deben cumplirse todos los requisitos del Pedido y de su Oferta.

• Si tiene inconvenientes para cumplir alguno de los aspectos infórmelo de inmediato.

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PEDIDOS

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• Los materiales deben entregarse en perfecto estado, cumpliendo con todas las especificaciones y

dentro del tiempo establecido en el Pedido.

• Los materiales deben entregarse con su respectiva factura, en el lugar indicado en el Pedido.

• La Marca y referencia que se entregue debe ser la registrada en el Pedido.

• Los Insumos Críticos y los materiales que lo requieran, deberán entregarse acompañados de los

respectivos certificados de calidad.

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ENTREGA DE MATERIALES

RIOPAILA CASTILLA (Valle del Cauca):

Los materiales deben ser entregados de lunes a viernes de 7:00 A. M a 4.00 P.M en los Almacenes.

• No se permite la entrada de ayudantes o coteros para descargar las mercancías. Se puede contratar con unaCTA autorizada.

• Los Conductores de sus vehículos deben presentar los certificados de afiliación a la EPS y ARP

• Los Materiales Peligrosos debe cumplir con la reglamentación del decreto 1609 de Febrero de 2.003.

• Cuando los materiales sean pequeños y no sean peligrosos, podrán entregarse en el Edificio Belmonte. Cra 1No 24-56 Cali, de Lunes a Viernes de 8:00 a.m. a 11:30 a.m y de 2:00 p.m a 4:30 p.m.

• Los Almacenes del Ingenio recibirán materiales hasta las 12 AM del último día hábil del mes. En Belmonte serecibirán hasta el día inmediatamente anterior.

• No se admitirá ningún cargo por embalaje o acarreos a menos que tal condición sea especificada en elpedido. El proveedor responderá por el deterioro o daño que sufra la mercancía por deficiente embalaje.

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ENTREGA DE MATERIALES

LOS LLANOS:

• Los materiales debe ser entregados de lunes a viernes de 6:30 AM a 4.00 P.M.

• La Dirección donde deben entregar es en Puerto López es: Carrera 8 No. 6-91B/ Gaitán

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ENTREGA DE MATERIALES

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• Los materiales que no cumplan las especificaciones o que excedan las cantidadesdel pedido serán devueltas al proveedor.

• El costo de la devolución corre por cuenta y riesgo del Proveedor.

• El proveedor analizará las causas del mal despacho, tomará y comunicará lasacciones correctivas y repondrá la mercancía

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DEVOLUCIONES

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• Las facturas deben cumplir con todos los requisitos de ley.

• En la factura debe indicarse el Número del pedido y el sitio de entrega Planta Castilla , Riopaila o los llanos,según el caso.

• La factura debe corresponder a las condiciones establecidas en el Pedido.

• Para los plazos y descuentos por pronto pago, se tomará como base, la fecha de recibo de las facturas en elalmacén de la planta donde correspondía entregar el pedido , en el archivo o la entrega de los materiales, aentera satisfacción .

• Las facturas deben entregarse con el pedido en la planta que corresponda.

• En Riopaila Castilla:

• El Archivo (En el edificio Belmonte, en Planta Riopaila y en Planta Castilla) y los Almacenes Centrales en cadaPlanta.

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FACTURACIÓN I

• Los errores en la facturación deben ser subsanados con prontitud.

• No se aceptan facturas con errores o enmendaduras

• El vendedor facturará la mercancía en original y copia. Cuando se hagan entregas parciales sefacturará cada entrega; el proveedor debe identificar claramente cual es la copia de la facturaoriginal.

• Las facturas serán canceladas única y exclusivamente al Proveedor, a menos que el establezca conanterioridad que se debe endosar a nombre de otra persona natural o jurídica.

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FACTURACIÓN II

REQUISITOS LEGALES:

1. Estar denominada expresamente como factura de venta.2. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.3. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la

discriminación del IVA pagado.4. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.5. Ciudad y fecha de su expedición.6. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.7. Valor total de la operación.8. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.9. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.10. Indicar la calidad de retenedor del impuesto de renta e ICA (Tarifa y ciudad).

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FACTURACIÓN III

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• Los pagos se harán exclusivamente por transferencia electrónica.

• Registre su cuenta bancaria en la que desea que le efectuemos el pago.

• No se efectuarán pagos en cuentas bancarias de las cuales el proveedor no sea el titular.

• Solo se podrá registrar una única cuenta bancaria por cada proveedor, aún si el proveedor mantiene relacionescomerciales con varias empresas de nuestro grupo.

• El reporte de los pagos se enviará por correo electrónico .

• Registre el correo electrónico al cual desea que le enviemos el mensaje que contiene el reporte del pago.

• Si posteriormente desea modificar la cuenta bancaria o la dirección de correo electrónico, remítanos unacomunicación escrita firmada por el representante legal que contenga los nuevos datos: Nit, Razón Social,Nombre del Banco, Tipo de Cuenta, Número de la Cuenta.

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PAGOS

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• El incumplimiento en las fechas o cantidades de entrega nos causa graves perjuicios en nuestraoperación, por lo que solicitamos a los proveedores, indicarnos lo antes posible, las nuevas fechas deentrega las cuales deben ser cumplidas.

SI LA MERCANCÍA NO SE RECIBE CUANDO SE NECESITA, EL PROVEEDOR NO NOS SIRVE.

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PENDIENTES DE ENTREGA

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• Por incumplimiento en las entregas, se cancelan los pedidos.

• El incumplimiento de alguna de las condiciones del pedido conlleva su cancelación.

• Cuando se entreguen materiales usados, reconstruidos o remanufacturados, sin que esténespecificados así en la Orden de Compra, se cancela el Pedido y se retira al Proveedor de la base dedatos del sistema.

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CANCELACIÓN DE PEDIDOS

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• Nos interesa establecer convenios de precios por períodos determinados, agilizando procesos paralas dos partes.

• Los requerimientos específicos se tramitarán con Notas de Despacho contra el Pedido Abierto.

• Consideramos en la evaluación la opción de recibir los materiales en Consignación.

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CONVENIO DE PRECIOS

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INGENIO:

• Mejores precios y condiciones por mayor volumen.

• Eliminación proceso repetitivo de cotización.

• Generación automática de Notas de Despacho cuando se requiera.

• Mejor cumplimiento en las entregas.

• Mejor atención del negocio.

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CONVENIO DE PRECIOS BENEFICIOS

PROVEEDORES:

• Asegurar negocio y cantidades por el período

• Reducción costos de tramitología

• Programación de despachos, inventarios, etc.

• Mejor atención del negocio.

• Posibilidad uso consignación de materiales

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• OFERTAS:

-Correcto y completo diligenciamiento, dado su uso periódico durante la vigencia del negocio.

-Cotizar solamente marcas y referencias homologadas.

-Indicarnos mejoras técnicas o comerciales en documento anexo

• ENTREGAS:

-Oportunas y precisas.

-Indicación oportuna cuando no puede cumplirse

-Si se cancela la Nota de Despacho, debe cancelarse el Convenio

• ATENCIÓN NEGOCIO:

-Por estar definido, la negociación debe ser mas productiva y económica para ambas partes.

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CONVENIO DE PRECIOS REQUERIMIENTOS

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• La consignación se considera como un elemento de la negociación de un Convenio de Precios por un período determinado.

• Se generará un pedido de consignación con las cantidades de consumo estimadas para el período.

• El Proveedor entregará las cantidades acordadas con remisión referida al pedido de consignación.

• Mensualmente, el día 25 se hará la liquidación de la consignación para que el proveedor proceda a facturar las cantidades

consumidas.

• La factura por las cantidades y valores de la liquidación debe ser entregada el día 27 a mas tardar.

• El proveedor deberá reponer las cantidades consumidas.

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CONSIGNACIÓN DE MATERIALES

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• Es necesario utilizar al máximo los adelantos tecnológicos.

• Envíe sus documentos de manera electrónica, dado que eso nos permite remitirlos pronto a sudestinatario interno, así como su archivo.

• Utilice el e-mail, porque es un método económico, preciso y que permite hacer seguimiento.

• Infórmenos las novedades lo antes posible. No espere que se lo requiramos.

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COMUNICACIONES

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• Asegúrese de que nuestra empresa tenga registrado sus datos debidamente actualizados.

• Cualquier modificación remítala por e-mail.

• Si los cambios son de carácter legal, debe adjuntar los soportes correspondientes y esperar laaprobación del Ingenio.

• Los Grupos de Materiales permiten la automatización de la generación de las Peticiones deOferta. Asegúrese de estar matriculado correctamente en uno de estos.

• Recuerde que el registro de proveedores puede contener factores de diferenciación con otrosproveedores.

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REGISTRO DE PROVEEDORES

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FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES:

• Representar a su empresa en las relaciones con el Ingenio, en aspectos como:

-Presentación oportuna y completa de ofertas.

-Entrega oportuna y completa de los materiales.

-Seguimiento y solución a los pendientes de entrega.

-Cumplimiento de los requisitos de entrega.

-Presentación de alternativas y mejoras tecnológicas de sus productos.

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REPRESENTANTE DE VENTAS

• Presentación oportuna de facturas y solución de inconvenientes.

• Atención de todas las solicitudes del Ingenio con una respuesta pronta y precisa.

• Para cumplir con lo anterior se requiere que la Gerencia empodere adecuadamente a surepresentante de Ventas y lo registre en la base de datos de Proveedores.

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REPRESENTANTE DE VENTAS II

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• Periódicamente se califican los proveedores en cuanto a: Calidad, Cumplimiento, Precio yServicio.

• En la generación de Peticiones de Oferta, la aplicación selecciona los mejor calificados.

• Cuando la calificación es muy baja o no se han realizado las acciones de mejoramiento, se debesuspender o retirar al proveedor.

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CALIFICACIÓN DE PROVEEDORES

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Sr. Proveedor:

Recuerde que la única vía para sobrevivir en el mundo actual, es tener una productividad superior a la competencia

nacional o internacional, por lo que necesitamos de su ayuda y compromiso para lograrlo.

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COMPETITIVIDAD

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MUCHAS GRACIAS