Dirección y Gestión de Proyectos

Estudiantes de la Secc: 521

Planificación y Evaluación de Proyectos

Profa.:Nancy Gómez

Maracay, mayo 2011

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA.UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR.

INSTITUTO PEDAGÓGICO RAFAEL ALBERTO ESCOBAR LARA.MARACAY-EDO. ARAGUA

CAPÍTULO 1.

INTRODUCCIÓN A LA DIRECCIÓN Y GESTIÓN DE PROYECTOS.

Bachiller: Parra Verónica

Proyecto

¿Qué es?

Características

Tipos

Persecución de uno o varios objetivos.

Actividades planificadas Recursos limitados Limitado de tiempo Resultado único

PlanificaciónActividadesRecursosObjetivo final

Proyecto clásicoProyecto de investigación Estudio y análisisEstudios de viabilidadProyecto industrial

Bachiller: Parra Verónica

Proyecto

Dimensiones

Costes, gastos, ingresos, margen y

beneficio

Factor riesgo y las

contingencias

Dimensión técnica Dimensión económica Dimensión comercial Dimensión estratégica

FASES DEL PROYECTO

DETECCIÓN DE OPORTUNIDADES.

PREPARACIÓN DE LA OFERTA.

PREPACIÓN Y ADJUDICACIÓN.

EJECUCIÓN DE TRABAJOS.

EL CIERRE.

DETECCIÓN DE OPORTUNIDADES

En ella se trata de detectar la posibilidad de un futuro contrato investigando las posibilidades a partir de anuncios o convocatorias (públicas o restringidas), aprovechando la relación formal con el cliente potencial o contactos informales, o incluso, tratando necesidades en el cliente (convencerle de que se puede realizar para el un trabajo que realmente necesita).

Es necesario evaluar si dicha actividad es viable

con respecto al los recursos del cliente (su presupuesto),

y compatible con nuestra experiencia previa en ese campo, y la competencia

en el sector

PREPARACIÓN DE LA OFERTA

En esta fase se muestra los

recursos con los que cuenta la

organización y la planificación

momentánea de la ejecución del

trabajo.

TODA OFERTA INCLUYE UNA PARTE TÉCNICA,

UNA PARTE DE GESTIÓN Y UNA OFERTA

ECONÓMICA

Una vez que se realiza la oferta, se vuelve hacer una evaluación objetiva de la misma, donde si la actividad que se realice es rentable con respecto a los recursos económicos del cliente; y a su vez con nuestra experiencia y destreza en ese campo económico.

Después de dicha evolución, se verifica muy detenidamente el resultado, para así tomar la

decisión definitiva acerca de la conveniencia o no de presentar la oferta

Si finalmente se decide ofertar, comienza unseguimiento, poniendo a nuestro personal

especializado a la orden de losclientes.

PRESENTACIÓN (O NO) Y ADJUDICACIÓN (O NO)

PRESENTACIÓN (O NO) Y ADJUDICACIÓN(O NO)

EL CLIENTE LUEGO DE LA PRESENTACIÓN HACE EVALUACIONES DE LA OFERTA Y PUEDE CONCLUIR LO SIGUIENTE

Adjudicación del contrato, puede ser directa o llevar un proceso de negociación por

parte de la organización y el cliente.

No adjudicación del contrato, es lo peor para la empresa, ya que no solo pierde el

cliente si no que el tiempo y el esfuerzo que se tomó para satisfacer al mismo.

Revisión de la oferta, solicitando cambiar determinados resultados de las

propuestas anteriores, para así mejorarlas cada vez más y ampliar el

rendimiento dentro del mercado

EJECUCIÓN DE TRABAJOS

Cuando se gana el contrato, es el momento de dejar de “prometer” para empezar aHACER.

Antes de ponerse en cualquier caso, a ejecutar tareas, es conveniente repasar cuidadosamente los objetivos, el contenido, la planificación y los recursos para realizar los trabajos.

Una planificación temporal excesivamente apretada, un alcance demasiado extenso de los trabajo o una estimación voluntarista de los costos son algunos de los errores típicos, que, cometidos en la premura de la fase de oferta, salen a la luz, tan pronto se ponen en marcha los trabajos.

Supervisar y analizar la evolución económica.

Actuar como punto intermedio entre el cliente y el equipo de trabajo,

dirigiendo y tomando decisiones adecuadas con la organización.

EJECUCIÓN DE TRABAJOS

DURANTE ESTA FASE, LAS ACTIVIDADES DEL RESPONSABLE DEL PROYECTO SE CENTRARAN EN TRES PUNTOS:

Supervisar y analizar el desarrollo, y el avance de los

trabajos: Corregirposibles errores.

EL CIERRE

Para cerrar un proyecto es necesario que realmente se haya finalizado el mismo, es

decir:

TÉCNICOTodas las actividades

se hayan finalizado por completo

ADMINISTRATIVOCierra el período contable

y con ello se paga todo tipo de facturas

pendientes.

Es la culminación del proceso proyectual, es el momento de hacer balance del mismo. Durante el cierre se advierte como de bien o de mal se ha terminado y , se han alcanzado los objetivos ( los beneficios) previstos.

Detección de oportunidad

Cerrar proyecto

No Interesante

Preparar oferta

Si

Ofertar

No

REALIZAR TRABAJOS

Si No

Presentar oferta

Adjudicación

Si

PROCESOS DE ELABORACIÓN DE UN

PROYECTO

El Proyecto en la Empresa Es esencialmente un

conjunto de actividades

interrelacionadas, con un inicio y una

finalización definida, que utiliza recursos

limitados para lograr un objetivo deseado.

Es una entidad conformada por

personas, aspiraciones, realizaciones,

bienes materiales, capacidades técnicas y capacidad

financiera. Son las únicas

organizaciones, que proveen de bienes, para el consumo

masivo. Anticipa el personal

Los equiposLos recursos Dirige

Organiza

Proyecciones indefinidas en el tiempo, mientras que los proyectos no.

Gestión y Dirección

Responsabilidad sobre

los directotes

Las empresas

cuya actividad

esta menos orientada a proyectos.

Los proyectos comienzan

y se terminan.

Agrupar y estructurar todos los recursos

(humanos y no humanos

Diseña y alcanza

resultado

Actividades Orientadas

Requisitos y necesidades planteadas

Planificación

Limites Económicos

*Plan de calidad

*Aplicación

*Seguimiento

*Selección de equipo de trabajo.

*Supervisión del grupo.

Garantiza la información del proyecto

Gestión

NIVELES

1.- Gestión Operativa es el nivel mas bajo de importancia en relación a una decisión .

2.- Gestión Táctica, involucra las decisiones a corto y medio plazo donde las decisiones las toma el director de proyecto.

3.- Gestión Estratégica son las mas complejas pues suele requerir información externas al propio proyecto.

EL ENCANTO DE LA GESTION

• La gestión ayuda mucho en los negocios, especialmente en el mantenimiento de sus documentos y proyectos bien organizado

• La gestión no siempre resulta atractiva para los profesionales mas técnicos.

• Las actividades de gestión sufren un cierto “rechazo” que desaparecen por el tiempo.

Caos Consulting S.A.La empresa CAOS CONSULTING S.A. se dedica a labores de ingeniería, informática y de telecomunicaciones incluyendo soporte de consultaría,

estudios y proyectos.

CARACTERISTICAS

Pequeñas y medianas empresas

Director de la empresaSr. Jaime Lomar

Jefa de la sección de Ingeniería

Sr. Sandra Mática

43 personas asignadasa 4 sub. secciones

El responsable de la Subdirección elige un director de proyecto, durante la vida del mismo.

COSTES LABORALES

• Directivos

• Consultores

• Ingenieros Senior

• Ingenieros Junior

• Técnicos

• Personal Auxiliar

COSTES GENERALES

*Recursos

*Humanos

*Administración

*Comercial

*Servicios Auxiliares

OTROS COSTES

*Costes Informáticos

*Costes de consumible

CAPÍTULO 2.

DETECCIÓN DE OPORTUNIDADES

Que problemas, carencias o necesidades tienen. Que otras necesidades se le pueden crear. Que necesitaran después. En que plazo de tiempo estarían dispuestos a

consumir los bienes o servicios.

Cliente

Mercado

Producto

• Cual es el tipo de producto.• Si será capaz de evolucionar en el tiempo o

quedará obsoleto.• Cuales son sus diferencias con productos o

servicio similares de la competencia.

• Cual es la tasa de crecimiento experimentada en los últimos tiempos y si se espera que se sostenga.

• Si existen barreras de entrada.• Si existe barrera de salida.• Cuales son los principales riesgos.• Cual es el nivel de satisfacción de los clientes.

Plan de negocio

Objetivo del plan de negocio

• Caracterizar el producto o servicio a ofrecer

• Identificar a los clientes o consumidores potenciales.

• Determinar como se va a gestionar el proceso y quien o quienes serán los responsables.

• Identificar las ventajas y desventajas competitivas de nuestro producto o servicio

Formato de un plan de negocio

• Descripción del entrono y la competencia.

• Describir el producto o servicio.

• Estrategia de mercado.

• Estimación económicas y financieras.

• Estrategias de salida

• Conclusiones.

Oportunidades comerciales

Oportunidades “perseguidas”

• El concurso

• Información de las necesidades del cliente

• Creación de necesidades en el cliente

• Divulgación y publicidad

• Ampliación del alcance de un proyecto o trabajo

Oportunidades “No perseguidas”

• Oportunidades inesperadas

• Oportunidad no perseguidas

Concurso

ContrataciónSiempre que concurran:

Volumen de Contrato

Suficientes Proveedores

Costos Razonables

Clientes conocidos

Éxito

Procedimientos

+Decision de contratación

AsignaciónPresupuesto

PreparaciónDel Pliego

PublicidadDel Pliego

Recepción dePropuesta

Evaluación dePropuestas

¿Existe respuesta

Satisfactoria?

NegociaciónY Adjudicación

Del Contrato

ConcursoDesierto

Inicia

Detectar Necesidad

Preparar Pliego de Prescripciones:

Técnico

Administrativo

Económico

Técnico

Suficiente número de

propuestas

Información de diferentes

fuentes

Seleccionar aspectos técnicos

más

atractivos.

Económico

Asegurar precios.

Establecer

competencia.

Comparar

propuestas.

Obtener información

de

empresas

disponibles.

U otros.

PUBLICIDAD DEL CONCURSO

Contenidos y condiciones llegan a manos de todos los contratistas.

Diferencias entre concursos:

Procedimientos Abiertos, (satisfacción de clausulas).

Procedimiento Restringido, (solo contratistas seleccionados).

Procedimiento Negociado, ( concurre en un número minoritario de

empresas , con condiciones de contrato.

Características del Pliego:

Datos de la empresa, Propósito u Objetivo, Tiempo estimado , Plazo,

Lugar.

EL PLIEGO

Permite: evaluar, grosso modo, interés del tema, aporte

escaso de información. Se compone de dos partes:

Pliego Administrativo

Objeto del contrato.

Régimen Jurídico.

Presupuesto.

Procedimientos y forma de

adjudicación.

Requisitos a cumplir por empresa.

Requisitos a cumplir por ofertas.

Criterios.

Formalización.

Pliego técnico

Objeto de Contrato.

Descripción de Contenido.

Requisitos de Planificación.

Ventajas y Desventajas.

Los Concursos y la Administración

La Ley convoca los siguientes parámetros:

Tipo de Contrato: (de obra, gestión y suministros).

Tipo de Tramitación: (ordinaria, urgente y excepcional).

Procedimientos: (abierto, restringido, negociado).

Forma de Adjudicación: (Subasta, Concurso).

PETICIONES DE INFORMACIÓN.

CAPÍTULO 3.

EVALUACIÓN DEL PROYECTO.

Evaluación del Proyecto

ALCANCE , PLAZO Y PRECIO.

Consiste en analizar la viabilidad de que la

empresa compita por un proyecto concreto. Se evalúa el tipo de trabajo a realizar, el costo que supondrá

realizarlo y el tiempo que se precisará para ello. Y de ahí se extrae el potencial, precio de venta y, por tanto, el

margen comercial resultante. (esfuerzo).

Por ello, nadie (o más bien, nadie en

sus cabales) querría vender un bien o

servicio por menos de lo que cuesta. El

precio de todo proyecto debería

calcularse al beneficio esperado

que se pretende obtener de la realización del

trabajo.

Estimación de Coste y el Precio del Proyecto

Paquetes de trabajo Cargas de trabajo Presupuestos de gastos

COSTE DEL

PROYECTOPrecio de venta del Proyectado

FormatoAdemás para que se pueda considerar un paquete de trabajo estos

deben ser: • Sencillos para permitir y facilitar la gestión (planificación,

monitorización y control.• Completas para permitir que dicha gestión se pueda realizar de

manera autónoma.• Debe estar asignado un responsable único (a uno o varios paquetes

de trabajo).

Nombre del Proyecto

Referencia de Trabajo:_____________

Responsable:_________ Esfuerzo:_____

Comienzo:________ Final:__________

Entradas:___________________________ Salidas:____________________________Tareas:____________________________Resultados: ________________________ Otros Comentarios: _________________

Por esta razón un paquete de trabajo esta dado por el siguiente formato:

• Este formato permite identificar, si la descomposición y descripción están correctamente realizadas, todas las actividades involucradas en el proyecto

• Por eso la estimación de horas, permite conocer cuál será una de las partidas del costo de la realización del trabajo ofertado.

• Permite consolidar la información de esfuerzo derivada de la descripción de los paquetes de trabajo que, junto con los demás gastos de proyecto conforma el costo total del mismo (y, por tanto, el precio de venta ideal al cliente).

Clasificación del Coste*SUBCONTRATACIONES: Suponen compartir el beneficio con terceros ajenos a la empresa bien en su carácter corporativo o personal.

*OTROS COSTES: Cada empresa hará las clasificaciones que estime oportuno en estas intervienen el material y equipo, viajes y estancias y otros gastos que dan cabida en los apartados anteriores talas como : adquisición de documentación, las comidas u obsequios de empresa; (gastos de representación).

*COSTOS INTERNOS: Son proporcionales al esfuerzo real que se dedique y al consumo de recursos concretos.

Proyecto Modelo “Titanic”.

De esta manera se concluye que otro factor determinante son los costos varios o como se les suele llamar ICEBERG DE COSTES que a modo de analogía es la parte sumergida (costos ocultos).

Iceberg De costes

Presupuesto y precio de venta del proyecto

Presupuesto fija el precio final de venta

A través de

Coste de personal en función del número de horas, (esfuerzo

necesario)

Gastos previstos, añadiendo el correspondiente margen de

beneficio

Teniendo en cuenta

Coste Horario de personal

Coeficientes de Costes de personal

Contingencias sobre gastos

Planificación temporal del proyecto

Duración de cada actividad del proyecto

Complejidad

Esfuerzo requerido

Las personas disponibles

Tiempo que se disponga

Técnicas de Planificación Temporal del Proyecto

Las técnicas de planificación se ocupan de estructurar las tareas a realizar dentro del proyecto, definiendo la duración y el orden de ejecución de las

mismas

Gráfica de Gantt

Cada una de las actividades del proyecto se muestra en la gráfica de Gantt mediante una barra horizontal, cuyo extremo derecho representa la fecha de

comienzo de dicha actividad, viniendo la duración de la misma indicada por su longitud.

Técnicas PERTLa Técnica de Revisión y Evaluación de Programas , comúnmente

abreviada como PERT, es un modelo para la administración y gestión

de proyectos.

Plan Financiero del Proyecto

COSTOS

GASTOS

INGRESOS ESPERADOS

El valor del margen bruto es sólo un primer indicador del proyecto, siendo necesario referir dicho margen de flujo

temporal de ingresos y gastos del proyecto para obtener una visión mas detallada del verdadero margen económico del

proyecto.

ESFUERZO ARRIESGAR CAPITAL

FLUJO DE CAJA

Hace que la empresa financie el proyecto.Diferencia entre ingresos y la suma de costos y gastos.

COSTO FINANCIEROPuede reducir sustancialmente el margen del proyecto

(puede verse afectado).

PLAN FINANCIERO DEL PROYECTO

Se ocupa del análisis de ingresos y gastos asociados a cada proyecto.

Plan Financiero del Proyecto

PROYECCION DE COSTOS Y GASTOSCONCEPTO PREVISION DE GASTOS, COSTOS E INGRESOS TOTAL PREVISTO

Mes1 Mes2 Mes3 Mes4 Mes5 Mes6 Mes7 Mes8 Mes9 Mes10 Mes11 Mes12 PLAN F. APERT.HORAS_DIHORAS_COHORAS_ISHORAS_IJHORAS_TEHORAS_PATOTAL_HORAS

COSTOHORASSUBCONTRATOSORDENADORESCOMSUMIBLESOTROSVIAJESVARIOSCONTIGENCIAS

TOTAL COSTOTOTAL ACUM.

INGRESOS ACUM.

RESULTADOSMARGEN BRUTOM. ACUMULADOVANVAN ACUMULADOTIRBENEFICIOS

Formato de Plan Financiero del Proyecto

TIR= Ingresos – Costos = Margen costo x tiempo Tiempo

El margen y el valor TIR sólo coinciden cuando el período de cálculo es igual a un año completo.

El beneficio se calcula como margen económico menos los costos de oportunidad, que son los márgenes que hubieran podido obtenerse de

haber dedicado el capital y el esfuerzo de otras actividades.

Empresa: “Mar Abierto”Planea comenzar un proyecto para la creación de su sistema de información de

reservaciones de embarques.

Análisis de los antecedentes

El cliente es una empresa grande.

Ya se ha trabajado con ellos.

Quedaron razonablemente satisfechos.

El alcance del trabajo está mal definido.

Posibilidad de futuras ampliaciones del alcance.

Compara precios con otras empresas de embarcaciones.

El presupuesto.

Competencia.

Caos Consulting S.A.

Identificación de las tareas a realizar

Especificación y diseño de un sistema de red.

Especificación, diseño e implementación de una aplicación de gestión y consulta de base de datos.

Equipos

Adquisición de materiales

Red de comunicación.

Software (Sistema Operativo, Base de Datos, etc..)

Instalación y prueba del sistema completo.

Curso de formación sobre sistema operativo, base de dato, etc.

ADJUDICACIÓN DEL

CONTRATO

ANÁLISIS Y REQUERIMIENTOS

DISEÑO DEL SISTEMA

ESPECIFICACIÓN DE LA APLICACIÓN

ADQUISICIÓN HW/SW

IMPLANTACIÓN

PREPARACIÓN INTEGRACIÓN

IMPARTICIÓN ACEPTACIÓN

FLUJO DE ACTIVIDADES DEL PROYECTO EMPRESA MAR ABIERTO

ENTRADAS

Documento de oferta

Contrato

Datos económicos de la apertura del proyecto

SALIDAS

Informe de la situación de las actividades del proyecto

Informe final

Informe de cierre de proyecto

TAREAS

Dirigir la ejecución del proyecto

Definir directrices básicas y pautas de realización

Supervisar la correcta ejecución de las tareas

Gestionar y coordinar los recursos materiales y humanos

Canalizar las relaciones con el cliente

Organizar y conducir las reuniones

Editar y aprobar la documentación general

Supervisar la aceptación final de los trabajos

GESTIÓN

DESARROLLO DEL SISTEMA

DISEÑO DEL SISTEMA FORMACION

ANALISIS DE LOS REQUERIMIENTOS

DISEÑO

DESARRROLLO DE LA APLICACIÓN

ADQUISICION E INSTALACION

PREPARACION DEL CURSO

IMPARTICION

INTEGRACION

ESTRUCTURA DE PAQUETE DE TRABAJO

ESTIMULACIÓN DE HORAS Y GASTOS

Peor definido esté el alcance del trabajo.Menor sea nuestra experiencia real en proyectos similares.Mayor sea el numero de actividades a realizar.Mayor sea la envergadura global del proyecto.

Costo de las horas de personal.Costo de los servicios informáticos y de consumibles.Costo de desplazamiento del personal (viaje y estancias).Costo del suministro de equipos y software al cliente.

La estimación es tanto más compleja cuanto:

Los parámetros a estimar son:

P.TESTIMULACION DE HORAS POR

CATEGORIADESCRIPCION DE

ACTIVIDADESDI CO IS IJ TE PA TOTAL

GESTION 0 60 60DISEÑO DEL SISTEMA

Análisis del sistema 100 8 60 16 84Diseño 110 8 40 48

120DESARROLLO DEL

SISTEMA200

Desarrollo de la aplicación 210 300 16 316Adquisición e instalación 220 80 80Integración 230 40 40 80

FORMACIÓN 300Preparación del curso 310 24 24 16 64Implantación del curso 320 8 24 16 48ESTIMULACION TOTAL……....

84 488 160 48 780

Empresa: “Mar Abierto”

ESTIMULACION DEL ESFUERZO ASOCIADO AL PROYECTO

Costo de Viajes Desplazamiento a Caracas:109km ida y vuelta 650,00BsfVarios 250,00BsfTotal 900,00Bsf

Viaje a Valencia, de 1 día de duración:Desplazamiento 300,00BsfGasto 250,00BsfTotal 550,00Bsf

Viaje a Valencia, de 2 día de duración:Desplazamiento 600,00BsfHotel 900,00BsfGastos 600,00BsfTotal 2.100,00Bsf

Previsión de los desplazamientos y viajes:

Análisis de requisitos:

1 viaje de 2 días a Valencia1 viaje de 1 día a Valencia

Instalación e integración:

2 viaje de 2 días a Valencia1 viaje de 1 día a Valencia

Curso (impartición):

2 viaje de 2 días a Valencia

Varios (gestión, reuniones etc.):

4 viaje de 1 días a Valencia10 desplazamiento a Caracas

Cálculos de Costo de los Suministros

3 x EQUIPO INTEL i3 3Ghz 1TB 8GB DVD TMC …………………….….27.360,00Bsf

1 x MODEN - ROUTER TP-LINK TL-R480T+2 ALAMBRICO………….....3.200,00Bsf

4 X ADAPTADORES DE RED………………………………………………..1.300,00Bsf

4 X SEGMENTOS DE RED……………………………………………….….1.500,00Bsf

3 X A2 HERR ADMINISTRATIVA CONFIG+PUNTO DE VTA. Y WIN7…..3.500,00Bsf

3 X LICENCIAS ACCESS ………………………………………………….……750,00Bsf

TOTAL……………………………………………………………………….…37.610,00Bsf

Plan financiero del proyecto

PROYECCION DE COSTOS Y GASTOS

CONCEPTO PREVISION DE GASTOS, COSTOS E INGRESOS TOTAL PREVISTO

Mes1 Mes2 Mes3 Mes4 Mes5 Mes6 Mes7 Mes8 Mes9 Mes10 Mes11 Mes12 PLAN F. APERT.

HORAS_DI 0 0

HORAS_CO 0 0

HORAS_IS 29 17 15 23 84 84

HORAS_IJ 90 150 160 88 488 488

HORAS_TE 80 80 160 160

HORAS_PA 16 8 8 16 48 48

TOTAL_HORAS 135 175 263 207 0 0 0 0 0 0 0 0 780 780

COSTOHORAS 842 1065 1523 1192 4.622 4.622

SUBCONTRATOS 0 0

SUMINISTRO 37.610 37.610 37.610

ORDENADORES 51 66 100 78 296 296

COMSUMIBLES 10 20 20 48 96 96

OTROS 0 0

VIAJES 900 550 1050 1050 3.550 3.550

VARIOS 125 79 204 204

CONTIGENCIAS 60 60 60 60 78 318 318

TOTAL COSTO 1863 2951 2753 2507 37.688 0 0 0 0 0 0 0 11.401 11.401

TOTAL ACUM. 1863 4814 7567 10.074 47.762 47.762 47.762 47.762 47.762 47.762 47.762 47.762 47.762 47.762

INGRESOS ACUM. 0 0 4306 4306 4306 4306 8613 8613 8613 8613 8613 8613 8613 8613

Planificación Temporal y Recursos

TAREAS

MES 1 MES 2 MES 3 MES 4

S1 S2 S3 S4 S5 S5 S7 S8 S9 S10 S11 S12 S13 S14 S15 S16 S17

REUNION DE COMIENZO

PT.0 GESTION

PT.100 DISEÑO

PT.110 Analisis Requisitos

PT.120 Diseño

REUNION DE DISEÑO

PT.200 DESARROLLO

PT.210 Desarrollo SW

PT.2220 Adquis/Instalac.

PT.230 Integracion

REUNION DE PROCESO

PT.300 FORMACION

PT.310 Preparación Curso

PT.320 Impartición Curso

REUNION FINAL

01/01

08/02

06/03

20/04

MES1 MES2 MES 3 MES 4 MES 5 MES 6 MES 7 MES 8 MES 9 MES 10

MES 11

MES 12

10.000

8.000

6.000

4.000

2.000

0

-2.000

-4.000

-6.000

EVOLUCION DE INGRESOS Y GASTOS DEL PROYECTO

CONCLUSIÓN DEL ANALISIS

INGRESOS

IMARGEN

COSTO

CAPÍTULO 4.

PREPARACIÓN DE LA OFERTA.

LA OFERTA PERMITE QUE EL CLIENTE DETERMINE:

_ Si lo que se puede hacer por el es lo que realmente necesita.

_ Si tiene un equipo de profesionales capaces y solventes.

_ Si se le va a hacer el trabajo en el tiempo y condiciones que desea.

_ Si, mediante comparación con otras ofertas, ésta es la que mejor le conviene.

Evaluar el alcance y coste de un proyecto para ver si está en

consonancia con:

Lo que la empresa es capaz de hacer, con los conocimientos, instalaciones y recursos

Humanos de lo que dispone .

El tiempo disponible para ello.

El precio que el cliente esta dispuesto a pagar o, el precio que las condiciones de mercado marca como « competitivo».

OFERTAR O NO OFERTAR

Las ofertas perdedoras, aquellas que tienen pocas posibilidades

de terminar en contrato: por precio , afinidad con el cliente, experiencia

previa, mucha competencia…

FACTORES BÁSICOS

Si tenemos experiencia práctica y conocimientos técnicos suficientes sobre las actividades del trabajo a realizar.

Si disponemos de recursos para preparar, en el momento actual, una oferta adecuada para el cliente.

Cual será el coste de preparar dicha oferta y si será un porcentaje significativo de los beneficios del proyecto.

Preparación de la oferta

El documento de oferta trata de mostrar al potencial cliente que somos el equipo mas idóneo para realizar el proyecto, es decir: Que estamos suficientemente

calificados, desde el punto de vista técnico, y que sabemos cómo ejecutar las tareas necesarias ( oferta técnica). Que seremos capaces de

terminar el trabajo en el período de tiempo adecuado, organizando las reuniones y gestionando los recursos (humanos y materiales) de la manera correcta (oferta de gestión).Que todo lo anterior lo

haremos por un precio adecuado (oferta económica).

EL DOCUMENTO

DE OFERTA

Introducción.

Antecedentes y propósito Del trabajo ofertado.

El alcance práctico del mismo

Oferta técnica

Oferta de gestión

Oferta económica

Indicando claramente qué no forma parte del alcance.

Descripción de lo ofertado, cómo se va a realizar el trabajo y con qué medios.

Incluye planificación temporal de la ejecución del trabajo, esfuerzo a utilizar y personal clave.

Indica claramente cuál es el precio final para el contratante (incluyendo impuestos, coeficiente de actualización …).

Técnica: describe el problema a resolver.El propósito del documento de oferta Es múltiple: Mostrar al potencial cliente que

hemos entendido su problema y sus necesidades.

Justificar el tiempo y el dinero que decidimos necesitar para ejecutar el proyecto.

Varía de un proyecto, a otro y por ello es necesario incluir: Una introducción Un alcance Una descripción de las actividades Una síntesis final

De gestión: complementa a la oferta técnica describiendo la organización, la metodología y los procedimientos que se seguirán para llevar a cabo el proyecto.Documentación específica para el proyecto: Descripción de los paquetes de

trabajo, y responsable de cada uno de ellos

Plan de reuniones

Económica: trata de todas las Condiciones de venta del proyecto,Entre las que cabe citar: El precio de venta del proyecto Básico. El precio de las mejoras adicionales alProyecto básico. La forma de pago, incluyendo: Medio: cheque, transferencia…

Financiación: al contado, 90 dias…

Curricula vitae y Referencias de la

Empresa

Currículum vitae Referencias de la empresa

Es un documento que debe recoger de forma clara y concisa los datos personales, la formación y la experiencia laboral del candidato a un puesto de trabajo.

Hace mención al hecho de dar a conocer algo o alguien. Quiere decir recomendación, indicación, dar información sobre determinada persona u organización.

Currículum personal, versión

larga.

Currículum personal, versión

corta.

Presentación y referencia de la

empresa

Datos personales Perfil profesional Experiencia laboral Otros(meritos y

actitudes))

Contenido equivalente al del perfil profesional del anterior.

Tipo de empresa Actividades Características ( tamaño,

organización, clientes y proyectos).

Ejemplos de Curriculum

Presentación (y seguimiento) de la oferta.

La oferta no se termina a tiempo.

Falta “el papel”.

Los costes no encajan.

El “soplo” de ultima hora.

Adjudicación (o no) del trabajo.

¿Por qué no nos ha sido adjudicado el contrato?

¿Cómo se puede reaprovechar el trabajo realizado durante la preparación de la propuesta?

Adjudicación (o no) del trabajo.

¿Qué conclusiones se pueden obtener del resultado de la adjudicación?

¿Quedan, tras la adjudicación, tareas pendientes?

CAPÍTULO 5.

SEGUIMIENTO DEL PROYECTO.

Seguimiento del proyecto

Antes de empezar a trabajar: Revisar la oferta inicial y los posibles cambios.

Revisión de la oferta y el contrato: Detectar fallos o inconsistencias.

Verificar el contrato.

Asegurar los recursos necesarios.

Organización y Acopio de Recursos: Recursos humanos.

Recursos materiales.

Recursos financieros.

Intercambio de información en el proyecto:

Mensaje de ámbito externo

Mensaje de ámbito interno

Reuniones

Convocatoria de reunión.

Desarrollo de la reunión.

Minutas de reunión.

Resumen de reunión

Día a Día de la Gestión del Proyecto

Estado de las acciones.

Avance técnico y económico.

Informe de situación del proyecto.

Estado de las Acciones Lo que se debe hacer:

Consignar todas las acciones

comprometidas, por evidentes

que parezcan.

Identificar claramente al

responsable, y la fecha acordada.

Mantener al día el estado real,

anotando los cumplimientos según

se vayan produciendo.

Lo que no se debe hacer:

Consignar acciones vagas, sin

responsables claro, o sin fecha de

cumplimiento.

Consignar hechos o datos que no

sean acciones.

Olvidar tachar las acciones ya

cumplidas.

Un objetivo técnico, derivado de la correcta ejecución, a tiempo, de los

trabajos.

Un objetivo económico, derivado del control de costes y gastos y del ingreso

de las cantidades a percibir por dichos trabajos.

Informe de situación del proyecto

Tareas realizadas.

Modificaciones.

Dificultades.

Acciones futuras.

Avance Técnico y Económico

Control de Configuración

Es el conjunto de actividades destinadas a organizar la gestión y a gestionar los documentos y los productos obtenidos durante la vida de un proyecto.

Gestión de la Documentación.

Documentación Técnica. Documentación de gestión. Documentos complementarios.

A cada documento le será asignado una referencia particular, que permita deducir con cierta facilidad datos tales como:

El tipo o naturaleza (nota técnica, informe de situación,

fax). El proyecto dentro del cual se genera. El número de tarea o paquete de trabajo al que va

asociado. El número ordinal. La empresa que lo ha generado. La versión.

NT-FDS-200-012.2-CC

POSIBLE LISTA DE CODIGOS.

______________________________________________________________________________________________CODIGO tipo de documento CODIGO Tipo de documento

FX Fax CI Comunicación Interna

MIN Minutas RR Resumen de Reunión

NT Nota Técnica DD Documento de Diseño

SP Especificación IS Informe de Situación_______________________________________________

Clasificación de los Documentos.

Secreto/ confidencial.

Personal.

Interna.

De proyecto.

De libre distribución.

Cambios al alcance del proyectoMeditar sobre las necesidades y objetivos, aparición de nuevas técnicas o herramientas , productos sustitutivos

o complementarios

Teniendo en cuenta las siguientes fases:

Propuesta

motivadaAnálisis y

Evaluación

CorreccionesAdaptacionesAdecuaciones de

los trabajos a nuevas características de

entorno de explotación

MejorasSon ampliaciones de la

funcionalidad o prestaciones del producto que no estaban

contempladas en las especificaciones iniciales del

mismo.

Cambios al producto o servicio original que

tienen como propósito hacer cumplir las especificaciones

iniciales requeridas.

Autorización

o rechazoImplantacion

Y seguimiento

Registro de

estado de

los cambios

Interfaces del

Proyecto

Relación Cliente-Empresa

• Informar• Planificar• Negociar

Relación Director-Empresa

Responsabilidad

Con la Empresa

Con el Equipo de Trabajo

Con el cliente

Relación Jefe-Equipo de Trabajo

• Planificar • Dirigir

• Supervisar • Detectar• revisar

Con el Responsable

Interfaz Bidireccional

LA TOMA DE DECISIONES

EL Estilo Negociador

EL Estilo autoritario

EL Estilo Progresivo

EL Estilo Participativ

o

EL Estilo Indeciso

CAPÍTULO 6.

CIERRE DEL PROYECTO.

Cierre del ProyectoObjetivo : principal• Analizar.

• Diagnosticar.

• Corregir.

Desde la perspectiva económica

Resultados

Beneficios alcanzados

El funcionamiento de la empresa

Para futuros proyectos

Objetivo secundario:

Consolidar como parte de la empresa

Resultados técnicos del proyecto

Conocimientos adquiridos

La tecnología utilizada

Documentación y productos desarrollados

Aceptación

El cliente debe revisar y aceptar La aceptación del cliente es una condición para concluir el trabajo

Ejemplo 1: Una persona encarga una obra en su vivienda , especificando claramente el tipo de pintura y todo lo que se le debe realizar a la vivienda . Si al terminar la obra lo realizado no va acorde con lo inicialmente establecido, no se aceptara el trabajo y no se pagara hasta que se subsane el error

Ejemplo 2:Ahora en este caso el cliente olvido especificar el tipo de pintura . El contratista puede dar por sentado que al estar de moda un a pintura “X” . Con su mejor intención el contratista aplica la pintura “X”, el cliente al ver la obra no queda satisfecho. ¿De quien es la responsabilidad? ¿Del cliente por no especificar o del contratista por no aclarar la ambigüedad?

Informe de cierre de proyecto

Ultima documentación del proyecto que es generada

Objetivo

Evaluar el resultado

Resumir lo sucedido

Detectar errores

Establecer nuevas estrategias

Resumen de cierre de proyecto

Informe económico

Informe de situación final

Tratamiento de la documentación generada

Estos deben estar orientados a tres aspectos complementario:

• Proporcionar la conservación de la documentación generada.

• Proporcionar la conservación de los productos.

• Asegurar su correcta custodia.

Indicadores Económico de Primer Orden.   Indicadores Financiero. Indicadores de Ocupación Laboral. Indicadores de Gestión.

Cierre del Proyecto

 

Indicadores Objetivos del Resultado del Proyecto

Gracias por tu atención!

CURRÍCULUM VITAE

José Rodríguez es Director de Proyecto de la sección de Ingeniería de System Way, C.A., donde presta sus servicios desde 2002. Con 12 años de experiencia, dos de ellos como profesor en la universidad de chicago, ha realizado labores de ingeniería en sistemas y dirección de proyectos de ingeniería telemática.

EXPERIENCIA PROFESIONAL 1994 – Consulting Gmv S.A., Sección de Ingeniería

Funciones: dirección de proyectos, ingeniería en sistemas, consultoría.1991 - Telepoint, C.A.

funciones: gestor de documentación de instalaciones puntos de acceso a redes.

DATOS PERSONALES NombreFecha de nacimientoTitulación

PERFIL PROFESIONAL

: José Rodríguez: 1968: Doctor ingeniero de telecomunicaciones (UC,

1989) Diplomado en Gestión de Proyectos (UC, 1991)

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