Proyecto Culminado
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Programa Nacional de Formación en Contaduría LINEAMIENTOS PARA EL CONTROLDE FLUJO DEL EFECTIVO DE CAJA CHICA EN LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS DEL CONSEJO COMUNAL “NATIVIDAD ALVARADO”, SECTOR III DE LA COMUNIDAD DE BARRIO NUEVO, PARROQUIA CONCEPCION, MUNICIPIO IRIBARREN, ESTADO LARA 1
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Programa Nacional de Formación en Contaduría
LINEAMIENTOS PARA EL CONTROLDE FLUJO DEL EFECTIVO DE
CAJA CHICA EN LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS DEL CONSEJO
COMUNAL “NATIVIDAD ALVARADO”, SECTOR III DE LA COMUNIDAD
DE BARRIO NUEVO, PARROQUIA CONCEPCION, MUNICIPIO
IRIBARREN, ESTADO LARA
Mayo 2013
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Programa Nacional de Formación en Contaduría
LINEAMIENTOS PARA EL CONTROL DE FLUJO DELEFECTIVO DE
CAJA CHICA EN LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS DEL CONSEJO
COMUNAL “NATIVIDAD ALVARADO”, SECTOR III DE LA COMUNIDAD
DE BARRIO NUEVO, PARROQUIA CONCEPCION, MUNICIPIO
IRIBARREN, ESTADO LARA
Participantes:
Frank Segura C.I.: 20.234.798
Oriana Pacheco C.I.: 21.144.114
Nayangel Linares C.I.:22.264.762
Daire Rodríguez C.I.:25.144.069
Tutor Asesor: Lcda. YeseniaColmenárez
Tutor Externo: Yelitza Yépez
Mayo 2013
2
INDICE GENERAL
PAG
AGRADECIMIENTO……………………………………………………………...ii
LISTA DE GRAFICOS……………………………………………………………iii
RESUMEN…………………………………………………………………...……iv
INTRODUCCIÓN……………………………………………………………….…v
CAPÍTULO I
DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO
1. Descripción del Contexto 11
1.1Caracterización de la Comunidad……………………………………..11
1.2Naturaleza de la Organización…………………………………….…...14
1.3Descripción del Diagnóstico Situacional 16
1.3.1 Metodología………………………………………………………….17
1.3.2 Problemas, Necesidades o Intereses del Contexto…………..…18
1.3.3 Alternativas de Solución……………………………………………18
1.3.4 Alternativa Seleccionada…………………………………………..18
1.4Objetivos del Proyecto…………………………………………………..19
1.5Justificación del Proyecto e Impacto social…………………………....20
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CAPITULO II
PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO
2. Cronograma de Actividades...............................................................28
CAPITULO III
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
3.1 Conclusiones………………………………………………………….……30
3.2 Recomendaciones…………………………………………………………32
CAPITULO IV
PROPUESTA DE PRODUCTOS Y SERVICIOS
4.1 Fundamentación teórica……………………………………………….……33
4.2 Población Beneficiada……………………………………………….……..38
4.3 Objetivos de la Propuesta………………………………………….….…...39
4.5 Metodología……………………………………………………………….…39
4.6 Plan de Acción……………………………………………………………....41.
4.7 Descripción del producto o servicio……………………………….……....43
4.8 Presentación del producto o servicio………………………………..….…44
REFERENCIAS……………………………………………………………………50
ANEXOS……………………………………………………………………………52
AGRADECIMIENTOS
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El éxito que ahora hemos alcanzado con este proyecto de esfuerzo y dedicación se lo queremos agradecer primeramente:
A DIOS todopoderoso y a nuestro Señor Jesucristo por iluminarnos y
habernos dado el conocimiento necesario, a él principalmente le
agradecemos por ayudarnos a realizar nuestro proyecto. Separados de
mi nada podéis hacer san Juan 15: 5
A nuestros padres, por ayudarnos y guiarnos en nuestros caminos con
amor, cariño y buenos principios, por la confianza que nos han brindado
y por el esfuerzo que hacen cada día para sacarnos adelante.
A nuestra profesora y tutora encargada Yesenia Colmenárez, por
habernos ayudado a la realización de este proyecto, por su compresión,y
carisma a la hora de corregirnos y por haber compartido sus
conocimientos con nosotros.
A nuestra tutora externa del consejo comunal Natividad Alvarado Yelitza
Yépez, por recibirnos con humildad a la hora de las visitas, por su
paciencia, por su personalidad y por los buenos consejos que siempre
nos sembró.
Finalmente a todos a aquellos que hicieron posible y contribuyeron a la
realización de este proyecto, por apoyarnos de alguna u otra manera, por
su compresión, su humildad, su paciencia y por haber compartido sus
experiencias y conocimientos con nosotros. A todos ellos le dedicamos
nuestro proyecto por ser parte de nuestro éxito. Muchas Gracias.
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ii
INDICE DE GRÁFICOS
Nro. GRAFICO PAG.
1 Análisis del Instrumento………………………………………53
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Programa Nacional de Formación en Contaduría
LINEAMIENTOS PARA EL CONTROL DE FLUJO DEL EFECTIVO DE CAJA CHICA EN LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS DEL CONSEJO
COMUNAL “NATIVIDAD ALVARADO”, SECTOR III DE LA COMUNIDAD DE BARRIO NUEVO, PARROQUIA CONCEPCION, MUNICIPIO
IRIBARREN, ESTADO LARA
Participantes:Frank Segura C.I.: 20.234.798
Oriana Pacheco C.I.: 21.144.114Nayangel Linares C.I.:22.264.762
Daire Rodríguez C.I.:25.144.069Tutor Asesor: Lcda. Yesenia Colmenárez
Tutor Externo: Yelitza YépezAño: 2013
Resumen
El objeto de este proyecto consiste principalmente en darle las herramientas necesarias a los voceros del Consejo Comunal Natividad Alvarado, en cuanto al control de flujo del efectivo de caja chica, para el manejo de los recursos que le son financiados por el estado, y así satisfacer las necesidades de la comunidad. éste está basado en los deberes que tienen el Consejo Comunal Natividad Alvarado, como responsable por la administración del dinero asignado a la comunidad para dar respuestas claras a las problemáticas que se presenten, a tal efecto es necesario la administración y control de estos fondos, así como la transparencia y claridad en el manejo de los recursos, para el proceso de rendición de cuentas . De esta manera, se planteo realizar unos lineamientos acordes con esta necesidad de controlar los recursos asignados, los mismos llevan consigo una serie de procedimientos claros y concretos, que delimitan los pasos a seguir para el manejo de la Caja Chica dentro del Consejo Comunal, teniendo de esta manera un impacto positivo para los representantes del Consejo Comunal y la Comunidad en general.
Descriptores: Control – Flujo de efectivo – Caja Chica
7iv
INTRODUCCIÓN
Los proyectos comunitarios se fundamentan en una estrategia
especifica que analizan las necesidades y aspiraciones sentidas por el
colectivo que conforman una institución y su entorno, para luego generar
alternativas que permitan el mejoramiento de la calidad de la comunidad
como un hecho de significación social, todo esto para alcanzar un fin
deseado teniendo en cuenta la situación actual y los factores internos y
externos que pueden influir en el logro de los objetivos. Es por ello que esta
investigación tiene el propósito de dar a conocer los problemas del Consejo
Comunal Natividad Alvarado de la Comunidad de Barrio Nuevo; como ente
encargado de esta comunidad, para posteriormente intervenir y poder buscar
las soluciones pertinentes.
El Consejo Comunal Natividad Alvarado Sector III de la Comunidad de
Barrio Nuevo en la actualidad ha venido teniendo sus decadencias, por lo
que se necesita solventar los problemas que acarrean al mismo. Al igual
este posee muchas fortalezas, pero en el existe una necesidad que hasta
ahora es el enfoque de nuestro proyecto y esta se debe a que no cuentan
con un buen control de los recursos que le son financiados por el Consejo
Federal de Gobierno, específicamente en el área de Caja Chica, lo que nos
lleva a nosotros como estudiantes de Contaduría Pública y como
conocedores del tema a prestarle una ayuda que les pueda aportar los
conocimientos necesarios para ejercer un buen control de estos recursos,
todos en beneficio de la Comunidad.
Por ello esta investigación conlleva a Diseñar Lineamientos para el
Control de Flujo del Efectivo de Caja Chica en la Ejecución de Proyectos del
Consejo Comunal “Natividad Alvarado”, Sector III de La Comunidad De
Barrio Nuevo, Parroquia Concepción, Municipio Iribarren, Estado Lara. Será
un enfoque importante que le ayudara a contar un mejor procedimiento para 8v
el cumplimiento de sus deberes, uno de ellos, hacer un buen manejo de los
fondos de Caja Chica.
Para vivenciar las características propias de la Comunidad, en esta
investigación se pretende utilizar la recolección de datos a través de
investigación, costumbres e historias que dan vida al Consejo Comunal
Natividad Alvarado y a la Comunidad de Barrio Nuevo, y para el soporte
legal, La Constitución Nacional, La Ley Orgánica de los Consejos Comunales
y La Ley Orgánica de la Administración Financiera, entre otros. Todo esto en
aras de un solo fin, capacitar a los miembros del Consejo Comunal, para
ejercer el control de los recursos que le son financiados, y así poder llegar a
los objetivos que se plantean para la transformación y desarrollo de la
Comunidad.
Esta investigación se ha estructurado en cuatro capítulos donde el
primero tiene como fin plantear la descripción del proyecto y dentro de esta
se encuentra, la naturaleza de la organización que plantea una breve reseña
histórica del Consejo Comunal que estudiaremos, descripción del diagnostico
situacional que quizás sea la sección más importante de este primer capítulo
debido a que en el se aplicaran los instrumentos de recolección de datos
para obtener las necesidades o carencias que presenta el sujeto de estudio;
objetivos: Generales y Específicos que orientaran los parámetros a seguir y
que se desea lograr en el desarrollo del proyecto y la justificación e impacto
social donde expresaremos las razones por las cuales se realizara la
investigación. El capítulo IIestá enmarcado en la planificación del proyecto, y
está conformado por el cronograma de actividades donde se describirán las
tareas que desarrollaremos de acuerdo a los objetivos propuestos y el tiempo
que se dispondrá para la realización del proyecto. El capítulo III está
representado por los resultados y logros del proyecto, lo constituye las
conclusiones que muestran de manera clara los alcances de la investigación
9
y recomendaciones que estarán basadas en las conclusiones antes descritas
y se realizaran sugerencias para la mejora tanto del Consejo Comunal como
de la Comunidad. Finalmente el capítulo IV refleja el producto; la
Fundamentación Teórica que incorpora los escritos que dan el enfoque
necesario sobre la información que se encontrara en la propuesta. Los
beneficiaros de la propuesta que serán aquellos favorecidos con la
implementación de la misma, los objetivos a los que se quiere llegar con el
buen cumplimiento del producto y la descripción y características de la
propuesta planteada.
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CAPÍTULO I
1. Descripción del Contexto
1.1. Características de la Comunidad
1.1.1 Reseña Histórica
El nombre de Barrio Nuevo deriva de aquella época donde la comunidad
se encontraba totalmente abandonada, los terrenos estaban poblados de
cactus, sábila y sisal, predominando los ranchos en el cual pernoctaban los
habitantes del barrio. Con el transcurso del tiempo paso a ser un área de
casas dignas hechas de bloques y platabanda, es allí donde surge y nace la
nueva comunidad llamada “Barrio Nuevo”inaugurada el 24 de Octubre de
1947 por Don Rómulo Gallegos, el padre Rubén Darío Carrero, quien para
esa década era el encargado de la parroquia.
Asimismo Barrio Nuevo se inició con 36 casas,caracterizándose por las
primeras familias en llegar fueron emigrantes provenientes de otros países,
como de Estonia, Lituania, Hungría, entre otros. También se incluye familias
que llegaron a Barrio Nuevo procedentes de los Andes y del estado Zulia, al
igual que algunas familias damnificadas provenientes de la ciudad de El
Tocuyoa causa del terremoto del año 1950, que motivó el traslado a esta
comunidad en busca de vivienda, es así como esta comunidad queda
conformada.
Otra peculiaridad del Barrio, es que tenía un depósito que se llamaba
caja de agua, donde actualmente funciona la escuela Antonio José de Sucre
que servía como comisaría y reten del Barrio. También se hace referencia a
la iniciativa de la familia Villegas que trajeron al barrio un cine llamado “Cine
América”, como para ese entonces también funcionaba una oficina de correo 11
y telégrafo en casa de la familia Fuente, que permitía la comunicación del
barrio. Todo comienza con la organización y disposición de cada una de las
personas que integraban dicha comunidad, con el objetivo de ver crecer y
surgir a todos y cada uno de los que le seguían desde sus inicios hasta su
evolución.
Entre las principales actividades económicas que se dieron para ese
entonces en la Comunidad de Barrio Nuevo estaban los cultivos del sisal, el
cultivo de sábila y una serie de actividades que han surgido desde los inicios
de la comunidad, partiendo de las diferentes necesidades que esta ha tenido
y tiene. Es necesario destacar que es un barrio consolidado y con gran
trabajo organizacional, el cual permite dar respuestas a las necesidades.
Por otra parte, se menciona que la cultura de Barrio nuevo se
caracterizaba por: la celebración de los aniversarios del barrio y la fiesta
patronal de “San Rafael” en donde se puede disfrutar de la celebración de
misa, toros coleados en las propias calles del barrio (hoy calle 60 desde la
carrera 12 hasta carrera 13B), y de otras actividades tradicionales como el
palo encebado, carreras de saco, carreras entre los jóvenes, cochino
encebado, juego de batea (juego de azar), juego del aro y la botella, bailes
público con conjuntos criollos (violín, cuatro y maraca). Otras fiestas
recordadas son las carnestolendas celebradas con gran entusiasmo con
bailes, disfraces, elección de la reina del carnaval.
También es recordado los templetes realizados durante dos a tres años
en la década de los setenta en las llamadas para ese tiempo, feria de la
Divina Pastora (hoy, Feria internacional de Barquisimeto). Durante la década
de los 60 se recuerda la asignación de numeración a las calles y carreras del
barrio.
12
Actualmente se cuenta confamosos, grupo musical folklórico como:
“Carota Ñema y Tajá” con un marcado estilo musical regionalista, cuyo
director fundador aún se cuenta como habitante del barrio; entre otras de las
personalidades de la comunidad se encuentran:El Arlequín Alí Rafael García
con una larga trayectoria de actuación en el Parque Ayacucho; El Pintor
Gabriel Márquez y José Mujica (conocido como La Pulguita) ya fallecido; el
conocido internacionalmente Esteban Castillo, pintor, cineasta,
constructivista. También existen dentro de la comunidad prácticas folklorista
de tamunangue, como homenaje a San Antonio, como pago a promesas
cumplidas y La Burriquita ejecutada por Josefina de Aguilar.
Siguiendo el mismo orden de ideas, se hace referencia a las
Organizaciones que hacen vida en la Comunidad de Barrio Nuevo haciendo
aportes significativos tanto en lo social, cultural, religioso y educativo, entre
las cuales se destacan las siguientes:
1. Iglesia católica Cristo Rey.
2. Escuela Pablo Manzano Veloz, Julio Teodoro Arce y José Gil
Fortoul.
3. Liceo Bolivariano Dr. “José María Domínguez”.
4. Ambulatorio Urbano Tipo I Barrio Nuevo.
5. Modulo Policial.
6. Organizaciones Gubernamentales: Consejo Federal de Gobierno.
Por otra parte dentro de las actividades productivas de Barrio Nuevo se
encuentra, la creación de los consejos comunales; que sin duda alguna es
uno de los procesos productivos para cumplir y hacer cumplir con cada una
de las necesidades de toda la comunidad en general. Además de esto la
comunidad ha trabajado en la consolidación para el rescate de los jóvenes y
el fortalecimiento de los valores, a través del teatro y la danza.
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Aunado a esto, la comunidad cuenta con una serie de obras
realizadas en su totalidad, como: casas, escuelas, ambulatorios, liceos,
canchas, parque recreativo, entre otras. Asimismo cuenta con todos los
servicios básicos, desde una perspectiva de un barrio consolidado. A su vez
es importante destacar que en la actualidad, Barrio Nuevo cuenta con 15.000
habitantes.
1.2. Naturaleza de la Organización
El Consejo Comunal Natividad Alvarado se encarga de diagnosticar y
estudiar todas aquellas necesidades que aquejan a los ciudadanos y
ciudadanas que habitan en la comunidad, y a su vez de buscar las
soluciones pertinentes para disminuir las problemáticas que subsisten en
ella. Dicha organización se encuentra ubicada en los límites: de Norte a Sur,
carrera 15 (acera sur), hasta la Avenida Fuerzas Armadas (acera norte), de
Este a Oeste, calle 54 (acera oeste) hasta la calle 56 (acera este),
respectivamente, representando el sector III de la Comunidad de Barrio
Nuevo.
Asimismose encuentra geográficamente ubicado en la ciudad de
Barquisimeto Estado Lara, municipio Iribarren, parroquia Concepción;cuenta
con un área de 750 mil metros cuadrado de terreno plano, siendo sus límites
de todo el barrio los siguiente:por el norte: Carrera 15 (acera sur), Avenida
Fuerzas Armada (acera norte), por el este: Calle 50 (acera oeste), por el
oeste: Avenida Rotaria (acera este).
El consejo comunal Natividad Alvarado se conformo el 6 de octubre
del año 2006, con la primera Ley de los consejos comunales que propuso
que estos se estructuran en la modalidad de Cooperativa Banco Comunal,
con la misma instancia que se conforman en esta estructura, tales como,
instancia de Administración compuesta por: Presidente (a), secretaria (o),
14
Tesorero (a). Los comités que fueron elegidos trabajaron como anexos a la
cooperativa, mas no pasaron al registro del consejo comunal, estos fueron:
1. Comité de Salud.
2. Comité de Educación.
3. Comité de Tierra Urbana o Rural.
4. Comité de protección e igualdad social.
5. Comité de cultura.
6. Comité de recreación y Deporte.
7. Mesa técnica de Agua.
Por su parte, para el tiempo de vencimiento del Consejo Comunal, surge
la dificultad de no poseer la actualización de la Ley, lo que conlleva entrar a
la mayoría de los gobiernos locales en la mora por el vencimiento. Luego en
el año 2008 - 2009, fue propuesta la reforma a la Ley de los Consejos
Comunales y se aprueba en la gaceta oficial Nº 39.335 el día Lunes 28 de
Diciembre del 2009,se sanciona la ley en la Asamblea Nacional y en la
gaceta oficial Nº 39.377 dondea su vez se fija la resolución de la norma para
la adecuación de los Consejos Comunales el día Martes 2 de Marzo del 2010
y entra en Gaceta oficial del Lunes 31 de Mayo de 2010, donde se sanciona
la resolución por la cual se otorga financiamiento de proyectos socio-
productivos elaborados por los Consejos Comunales.
En relación a lo antes descrito en base a la adecuación de la Ley, surge
la Ley Orgánica de los Consejos Comunales y es cuando se comienza las
convocatorias de ciudadanos y ciudadanas para llamar a postulaciones y
elecciones de la Comisión electoral permanente. Esta comisión tiene el fin de
hacer la convocatoria a la comunidad para nuevas postulaciones a las
diferentes unidades y comités que conformarían el Consejo Comunal
Adecuado.
15
El Consejo Comunal Natividad Alvarado se adecuó en el año 2010. El
nombre del consejo comunal es en homenaje a un insigne cultor, patrimonio
vivo del estado Lara. Decidido en asamblea de ciudadanos y ciudadanas
para la primera elección año 2006 con la primera Ley de Consejos
Comunales, y en su segunda elección para adecuarse a la nueva Ley del
año 2009.
1.3. Descripción del Diagnostico Situacional
El diagnostico situacional es de gran importancia para dar a conocer
los problemas que se presentan en la comunidad a estudiar, además es base
fundamental para proporcionar solución ya sea parcial o total a estos
problemas. En visitas realizadas al Consejo Comunal Natividad Alvarado
sector III de la Comunidad de Barrio Nuevo, Parroquia Concepción Municipio
Iribarren del Estado Lara se aplicaron dos instrumentos de recolección de
datos, entre ellos se tiene la Observación y la Encuesta, los cuales
permitieron diagnosticar y obtener información, dando como resultado una
serie de necesidades que aquejan a la comunidad en general. Mencionando
estos resultados se tiene los siguientes: Deterioro de las cloacas, la
construcción de nuevas viviendas, la creación de Simoncitos, mejora en la
vialidad, mejoras en el Ambulatorio, fomentar la Cultura, infraestructura
escolar y por último combatir el desempleo.
Además de estas problemáticas generalizadas por la comunidad, el
Consejo Comunal también presenta necesidades como organización debido
a que la misma no cuenta con conocimientos precisos para elcontrol de flujo
del efectivo de Caja Chicaque les permita un mejor control de las
operaciones y los recursos que son facilitados por el Gobierno Nacional.
16
1.3.1. Metodología
1.3.1.1 Población, Muestra o Sujetos de Estudio
La población es definida por Hernández, y otros (2003) como “el conjunto
de todos los casos que concuerdan con una serie de especificaciones”
(p.210).En el desarrollo de este proyecto la población seleccionada para
recabar la informaciónserán los miembros del Consejo Comunal Natividad
Alvarado sector III de la Comunidad de Barrio Nuevo Parroquia Concepción
Municipio Iribarren Estado Lara.
1.3.1.2 Técnica de recolección de datos
El instrumento para la recolección de datos es la encuesta. Según Sabino
(ob.cit) las técnicas de recolección de datos son los diferentes medios para
obtener la información con respecto al tema que se estudia. Para la
recolección de los datos de la investigación se empleó la encuesta, definida
por Balestrini (2004) como:“La información que se obtiene a través de
preguntas a una determinada población” (p.74), y estará estructurada en
preguntas cerradas y preguntas abiertas con la finalidad que los participantes
tengan la oportunidad de expresar sus ideas.
1.3.1.3 Análisis de la Información
Una vez que se aplique el instrumento a los miembros del Consejo
Comunal Natividad Alvarado sector III de la Comunidad de Barrio Nuevo
Parroquia Concepción Municipio Iribarren Estado Lara, se procederá a la
ordenación, y análisis de los datos, haciendo uso de la estadística descriptiva
y la información recogida se presentará en cuadros y gráficos a través de los
porcentajes y promedios obtenidos con la interpretación de los resultados.Al
respecto, Balestrini (ob.cit.) define el análisis “como el paso que emplea el
investigador para procesar la información recolectada, con el fin de lograr la 17
organización de los datos relativos a una variable, indicadores e ítems”
(p.187).
1.3.2 Problemas, Necesidades o Intereses del contexto
1.3.3 Alternativas de Solución
Según el diagnóstico realizado anteriormente, se obtuvo que la
necesidad más latente que posee el Consejo Comunal Natividad Alvarado,
Sector III de la Comunidad de Barrio Nuevo Parroquia Concepción Municipio
Iribarren Estado Laraes la deficiencia de conocimientos contables en cuanto
al control de flujo del efectivo de caja chica. Para ello se plantea elaboraruna
serie de Lineamientos donde conlleve a una mejora en la administración y
distribución de los recursos aprobados por el estado.
Por otra parte, se plantea que dicha propuesta no solo contribuirá con
la mejora de las necesidades detectadas en el diagnóstico, sino que también
servirá de base para la continuidad de otros proyectos que se enfoquen en
las necesidades de la comunidad, así como también, llevar a cabo los
objetivos planteados, se lograra la motivación para la formulación de
proyectoscomunitarios.
Es conveniente de la misma forma, aportar la idea de continuar a
futuro con el proyecto sobre el manejo de la contabilidad de los recursos del
consejo comunal, debido a que en este caso se está trabajando solamente
con el procedimiento para el control del manejo de flujo de efectivo de caja
chicay esto solo representa una parte de la contabilidad de los recursos.
1.3.4 Alternativa Seleccionada
En cuanto a la Alternativa Seleccionada para dar solución al control de
flujo del efectivo de caja chica, se diseñarán y elaborarán unosLineamientos,
18
con contenidos precisos y entendibles para los miembros del consejo
comunal Natividad Alvarado, Sector III de la comunidad de Barrio Nuevo.
1.4 Objetivos del Proyecto
1.4.1 Objetivo General
Diseñar losLineamientos para el Control de Flujo delEfectivo de Caja
Chica en la Ejecución de Proyectos del Consejo Comunal “Natividad
Alvarado”, Sector III de La Comunidad De Barrio Nuevo, Parroquia
Concepción, Municipio Iribarren, Estado Lara.
1.4.2 Objetivos Específicos
1. Diagnosticar las necesidades para el control de flujo del efectivo
de caja chica, bajo criterio razonable y transparente en el uso
de los recursos del consejo comunal Natividad Alvarado, Sector
III de la comunidad de Barrio Nuevo, ubicado en la parroquia
Concepción, Municipio Iribarren del Estado Lara.
2. Identificar los procesos para elcontrolde flujo del efectivo de
caja chica en la ejecución de proyectos del consejo comunal
Natividad Alvarado, Sector III de la comunidad de Barrio Nuevo,
ubicado en la parroquia Concepción, Municipio Iribarren del
Estado Lara.
3. Elaborar loslineamientos para el control de flujo del efectivo de
caja chica, a los ciudadanos y ciudadanas que conforman el
consejo comunal Natividad Alvarado, Sector III de la comunidad
de Barrio Nuevo, ubicado en la parroquia Concepción,
Municipio Iribarren del Estado Lara.
19
1.5. Justificación e Impacto Social
a) Teórico – Conocimiento
Los proyectos son de gran importancia para las Comunidades debido
a que promueven la participación de los habitantes y el desarrollo sostenido
de los recursos disponibles. El conocimiento contable es necesario para
mantener un orden y una buena administración de los recursos que les son
financiado a la comunidad, según Catacóra F. (2009) define la Contabilidad
como:
“La base sobre la cual se fundamentan las decisiones gerenciales y por lo tanto, las decisiones financieras. No existe actividad económica ajena al registro y afectación de las técnicas de la ciencia contable”. (Pág. 1.)
Para toda organización, siendo el consejo comunal una de esta, es de
vital importancia que se lleve un registro de todos los procesamientos de
datos en el área contable que le permitirá el avance tanto del patrimonio
como de los informes generados para la toma de decisiones, y así enmarcar
un control en esta rama. Para A. Redondo (1996) señala que:
“La contabilidad tiene diversas funciones, pero su principal objetivo es suministrar, cuando sea requerida o en fechas determinadas, información razonada, en bases a registros técnicos, de las operaciones realizadas por un ente privado o público.” (Pág. 3.).
De acuerdo a lo mencionado por Redondo, se puede inferir que la
contabilidad es aquella que suministra la información necesaria sobre la
situación económica de una organización, para así llevar el control del
efectivo que posee la misma. Por otra parte, en cuanto al uso de Caja chica
que se puede expresar como una suma de dinero que se le suministra en
20
este caso al Consejo Comunal para cualquier gasto menor que ameriten. En
tal sentido en base a lo citado por Marisela (2008) mediante el autor
Catacóra F. (1998) comenta lo siguiente sobre Caja Chica:
“Están constituidos por la disponibilidad en moneda nacional o extranjera, que se encuentran segregados o asignados para desembolsos específicos y recurrentes que se tengan en razón a diferentes necesidades. Los fondos fijos se diferencian de una cuenta de caja en que el monto de los fondos fijos permanece constante y sólo varía cuando se toma la decisión de aumentarlos o disminuirlos a una cantidad específica. Los fondos fijos deben ser objeto de arqueos periódicos, los cuales son procedimientos de conteo del dinero efectivo y los soportes correspondientes que deben justificar el total por el cual está constituido dicho fondo”. (Pág. 01).
La innovación de proyectos donde los Consejos Comunales incluyan
a la Comunidad ofrece beneficios para ambas partes y ayudan a la unión y
adquisición de conocimientos. Es por eso que se pretendendiseñar
Lineamientos para el Control de flujo del efectivo de caja chicaen el Consejo
Comunal Natividad Alvarado, sector III de la Comunidad de Barrio Nuevo
Parroquia Concepción Municipio Iribarren Estado Lara; donde los miembros
del Consejo Comunal obtendrán la información contable necesaria para el
buen uso de sus recursos económicos en la ejecución de sus proyectos.
b) Técnico – Ámbito de Acción
Desde este punto de vista, se quiere brindar una ayuda al Consejo
Comunal Natividad Alvarado, sector III de la Comunidad de Barrio Nuevo,
ubicado en la parroquia Concepción, Municipio Iribarren del Estado Lara,
con Lineamientos para el Control de flujo del efectivo de caja chicaque
otorgue de manera eficiente y efectiva a los miembros del Consejo Comunal
herramientas contables para mantener un equilibrio de los fondos monetarios
administrados por el mismo.En tal sentido el propósito de llevar a cabo este
21
proyecto es solventar la necesidad y/o problemática que está presente en la
comunidad.
c) Legal
Con el desarrollo de este proyecto se toman en consideración
diferentes leyes; la Ley Orgánica de los Consejos Comunales, La
Constitución Nacional de la República Bolivariana de Venezuela, Ley
Orgánica de la Administración Financiera de Sector Público (2010) y
Reglamento Parcial Nº 4 De La Ley Orgánica De La Administración
Financiera Del Sector Publico, Sobre El Sistema De Contabilidad Publica.
Art. 184, numeral 6 de la Constitución Nacional:
“La creación de nuevos sujetos de descentralización anivel de las
parroquias, las comunidades, los barrios y las vecindades a los fines de
garantizar el principio de la corresponsabilidad en la gestión pública de los
gobiernos locales y estadales y desarrollar procesos autogestionarios en la
administración y control de los servicios públicos estatales y municipales”.
Ley de Consejos Comunales Art. 2, define que los:
“Los consejos comunales en el marco constitucional de lademocracia
participativa y protagónica, son instancias departicipación, articulación e
integración entre las diversasorganizaciones comunitarias, grupos sociales y
los ciudadanos yciudadanas, que permiten al pueblo organizado ejercer
directamente la gestión de las políticas públicas y proyectosorientados a
responder a las necesidades y aspiraciones de lascomunidades en la
construcción de una sociedad de equidad y justicia social.”
22
Ley Orgánica de la Administración Financiera de Sector Público
(2010) Artículo 121:
El sistema de contabilidad pública comprende el conjunto de
principios, órganos, normas y procedimientos técnicos que permiten valorar,
procesar y exponer los hechos económicos financieros que afecten o pueda
llegar afectar el patrimonio de la república o de sus entes descentralizados.
Artículo 122:
El sistema de contabilidad pública tendrá por objetivo: El registro
sistemático de todas las transacciones que afectan la situación económica
financiera de la República y de sus entes descentralizados funcionalmente.
Producir los estados financieros básicos de un sistema contable que muestre
los activos, pasivos, patrimonios, ingresos y gastos de los entes públicos
sometidos al sistema. Presentar la información contable, los estados
financieros y la respectiva documentación de apoyo, ordenados de tal forma
que facilite el ejercicio de control y la auditoría interna o externa.
Reglamento Parcial Nº 4 De La Ley Orgánica De La Administración
Financiera Del Sector Público, Sobre El Sistema De Contabilidad Pública:
Artículo 5:
A los efectos del presente Reglamento, se definen como:
Balance General:
Estado financiero básico en el que se presenta de manera
sistematizada ya una fecha determinada la situación financiera y patrimonial
de un ente u organización indicando la totalidad de las cuentas que
comprende el activo ,pasivo y patrimonio.
23
Estado Financiero:
Conjunto de estados contables que reflejan la situación económica y
financiera de los entes públicos, tales como balance general, estado de
resultados, flujo de efectivo, cuenta de movimiento de patrimonio, cuenta
ahorro de inversión financiamiento y cualquier otro que determine la
normativa aplicable.
Flujo Efectivo:
Estado financiero que refleja los movimientos de entradas y salidas de
efectivo o su equivalente que se producen durante un periodo determinado
en los entes públicos.
d) Participante – Comunidad
Con la puesta en práctica de este proyecto se pretende implantar la
participación de los miembros de la comunidad, como también conllevar a los
mismos a la capacitación mediante Lineamientospara el control de flujo del
efectivo de caja chicapara el manejo transparente y eficiente del uso de los
recursos que les son facilitados al Consejo Comunal. Este objetivo solo se
puede lograr con la integración de nosotros como estudiantes de
ContaduríaPública al aportar los conocimientos necesarios en el área y el
Consejo Comunal Natividad Alvarado, sector III en la Comunidad de Barrio
Nuevo, manteniendo una buena comunicación e intercambio de ideas; dando
así oportunidad tanto de brindar como de recibir conocimientos.
e) Impacto Social
En toda organización deben existir normas y lineamientos que estén
aunados con el control. Cuando se habla de manejo de fondos monetarios
para compras de gastos menores en el Consejo Comunal Natividad
24
Alvarado, Sector III de la comunidad de Barrio Nuevo, Parroquia Concepción,
municipio Iribarren del Estado Lara, se detecta que no poseen un
procedimiento prediseñado del manejo de los recursos financieros. Para ello
se plantea diseñar los Lineamientos para el control de flujo del efectivo de
Caja Chica que le permitirá desarrollar una gestión adecuada, siguiendo una
serie de pasos que los conllevara a construir y canalizar de manera legal y
transparente los fondos monetarios utilizados en beneficio de la comunidad.
No obstante la elaboración de estos Lineamientos representara un
Impacto social positivo para dicho Consejo Comunal, puesto que a través de
esta propuesta se ayudara a la comunidad a mejorar los procesos
administrativos de los gastos y compras menores, utilizando nociones
básicas de contabilidad, que le permitan desarrollar una mejor gestión y
levantar los informes necesarios para una rendición de cuentas ante los
órganos que ejercen el control por parte del Estado; conociendo la
finalidad y el objetivo del Fondo Fijo de Caja Chicay de cómo debe ser su
manejo, administración y manipulación.
Es importante mencionar que la visión que se tiene con la realización
de esta propuesta esta enfocada a la creación de unas pautas y
procedimientos que permitan una correcta toma de decisiones en el aspecto
financiero como es el Control del Efectivo, específicamente el del Fondo Fijo
de Caja Chica.
f) Vinculación del proyecto con el plan de desarrollo Económico y
Social de la Nación.
En cuanto al proyecto sobre Lineamientos para el control del flujo de
efectivo de caja chicaen la ejecución de proyectos del consejo Comunal
Natividad Alvarado, sector III de la Comunidad de Barrio Nuevo, Parroquia
Concepción, Municipio Iribarren del Estado Lara; se vincula a las directrices
25
uno (1) y cuatro (4) del Plan de Desarrollo Económico y Social de la Nación.
Se describe a continuación cada una de ellas:
Nueva Ética Socialista
“Esta directriz se enfoca en la refundación ética y moral de la nación
venezolana. Para crear una sólida arquitectura ética, que rescaten los
valores como la solidaridad humana, la enseñanza de la ética, la justicia y
equidad de los derechos, la conciencia cívica, una sociedad pluralista, para
construcción del hombre nuevo del siglo XXI, que consolide los valores de
libertad, independencia, paz y solidaridad.”
De la misma manera los voceros del Consejo Comunal Natividad
Alvarado, sector III de la Comunidad de Barrio Nuevo, Parroquia Concepción,
Municipio Iribarren del Estado Lara; deben tener en cuenta los valores éticos
y morales al momento de efectuar cualquier manejo de los recursos
monetarios que le son financiados. Para así llevar un procedimiento claro y
justo; evitando malos entendidos al momento de rendir cuentas al resto de la
comunidad y al estado.
Modelo Productivo socialista
“Se enfoca en la búsqueda del trabajo y la satisfacción de las
necesidades de la población. Estableciendo un modelo productivo socialista
con el fin de eliminar las divisiones sociales, la estructura jerárquica y la
disyuntiva entre la satisfacción de las necesidades humanas y la producción
de riquezas. Incrementando la soberanía alimentaria y consolidando la
seguridad, fomentando la ciencia y la tecnología al servicio del desarrollo de
la nación.”
Esta directriz recalca la responsabilidad que tiene el Consejo Comunal
como organización encargada de satisfacer necesidades y solventar las 26
problemáticas de la comunidad de Barrio Nuevo. Esto llevándolo a cabo
mediante el buen manejo de los recursos financieros que le otorga el
Concejo Federal de gobierno para el cumplimiento de los proyectos
pautados.
g) Líneas de Investigación del PNF
En esta propuesta de proyecto en el Trayecto I, mediante las Líneas
de Investigación del Programa Nacional de Formación de Contaduría
Pública, se ve enmarcado y vinculado dentro de la siguiente:
Línea 1: “Control Contable en las Entidades Públicas y Privadas”. Se
establece esta relación debido a que el propósito de lo que se requiere en
este proyecto, es principalmente concebir el trabajo en el área contable
como una herramienta que ayudara al desarrollo y desenvolvimiento
colectivo e individual para cada uno de los voceros que integran el consejo
Comunal Natividad Alvarado, donde erradiquen los factores como los vicios
de corrupción y manipulaciones ilícitas para el manejo de los recursos
pertenecientes a la comunidad, resaltando y entendiendo que en compañía
del trabajo solidario y liberadorimpulsara la búsqueda de participación social;
pretendiendo hacer más humana la organización, prevaleciendo y
fortaleciendo los principios y valores como la Ética, moral, honestidad y
corresponsabilidad dentro de la comunidad de Barrio Nuevo.
Asimismo a través de un procedimiento prediseñado se hará más
accesible la transparencia de los arqueos de los fondos fijos y soportes
pertinentes que fueron generados en su momento, partiendo desde la idea
de que se pueda dar fe pública la toma de decisiones mediante estrategias
utilizadas en el control interno.
27
ObjetivosOperación o actividades Principales
Recursos Críticos
Actividades Soporte
Lapso de Ejecución
ResponsablesResultado o
Producto Esperado
Diagnosticar las necesidades del control de flujo del efectivo en Caja Chicade manera adecuada y razonable en la Elaboración de proyectos en la Comunidad de Barrio Nuevo.
Diagnostico participativo en reuniones de los ciudadanos y ciudadanas que conforman el Consejo Comunal
• Visitas a la Comunidad• Entrevistas• Encuesta
Tres Visitas a la Comunidad, la cual a través de entrevistas a los voceros del consejo comunal se pudo obtener el diagnostico.
14/10/201206/11/201210/11/2012
10 Horas
Frank Segura, Nayangel Linares, Oriana Pacheco, Daire Rodríguez y Yelitza Yépez (Vocera del Consejo Comunal)
• Grabación de Voz• Acta de Visitas • Encuesta• Diagnostico• Control de Visita a la Comunidad• Entrevistas
Identificar los procesos para el control de flujo del efectivo de caja chica, que se tomaran en cuenta para la elaboración de Lineamientos que les servirá para la rendición de cuenta de los recursos al consejo Comunal
Realizar investigaciones sobre Caja Chicaindagando y Documentándose, para conocer los pasos a seguir, para la posterior elaboración de los Lineamientos.
• Libros.• PC• Tesis• Internet• Hojas• Lápiz• Borra
• Reuniones entre los integrantes del Proyecto.• Investigaciones previamente realizadas.• Documentación sobre Caja Chica• Análisis y discusión de los procesos a utilizar para la elaboración de Lineamientosde Procedimientos de
01/03/2013 al 14/04/2013
48 Horas
Frank Segura, Nayangel Linares, Oriana Pacheco, Daire Rodríguez
Adquisición y fomentación de conocimientos que permitirán la elaboración y diseño de Lineamientos de Control de Caja Chica, para el Consejo Comunal Natividad Alvarado, Sector III de la Comunidad de Barrio Nuevo.
28
CAPITULO IIPlanificación Del Proyecto
2. Cronograma de Actividades
Natividad Alvarado, Sector III de la comunidad de Barrio Nuevo.
Caja Chica.
Elaboración y Diseño de Lineamientos para el control de flujo del efectivo de caja chica en la ejecución de proyectos del consejo comunal Natividad Alvarado, Sector III de la comunidad de Barrio Nuevo
Elaboración y estructuración de cada paso a seguir para llevar una buena gestión y control en cuanto al manejo del flujo de efectivo en Caja Chica del Consejo Comunal Natividad Alvarado, sector III de la comunidad de Barrio Nuevo.
•Investigaciones de Caja Chica•Antecedentes de Tesis• PC• Hojas• Lápiz• Internet
Dos Visitas a la Comunidad, Reuniones y Discusión con los integrantes del proyecto, Lluvias de ideas para conocer más a fondo las opiniones de cada uno de los integrantes en base a formalizar una idea centralizada de los Lineamientos a realizar.
20/04/2013 al 25/05/2013
72 Horas
Frank Segura, Nayangel Linares, Oriana Pacheco, Daire Rodríguez y Yelitza Yépez (Vocera del Consejo Comunal)
Lineamientos para el control deflujo del efectivo de caja chica en la ejecución de proyectos del consejo comunal Natividad Alvarado, Sector III de la comunidad de Barrio Nuevo, que les permitirá llevar una gestión oportuna, transparente y un control idóneo para el manejo de los recursos y rendición de cuenta con el Estado.
29
CAPITULO III
Conclusiones y Recomendaciones
3.1 Conclusiones
Por medio de los datos obtenidos en el diagnostico que fue realizado
en el Consejo Comunal Natividad Alvarado Sector III de la Comunidad de
Barrio Nuevo; podemos decir, que en la actualidad no cuenta con los
conocimientos básicos para el control del efectivo en el área contable, por lo
que no se llevan de manera controlada la administración de los recursos,
sobre todo en el área de caja chica, lo que ha tenido como consecuencia lo
siguiente:
No poseen un monto Fijo de Caja Chica, lo que dificulta el control
contable de las operaciones administrativas para la entrada y salida
de dinero.
La Caja Chica, no ha tenido un custodio fijo para manejarla; así mismo
no hay un responsable directo para el manejo de los recursos y por
ende se presentan debilidades en el control de los recursos de la
misma.
Los pagos realizados por caja chica no están soportados en su
totalidad por comprobantes (recibos, facturas, entre otros.) que
cumplan con los deberes formales, que respalden los gastos
realizados desde la caja chica, dificultando de esta manera los
registros contables y la rendición de cuenta tanto dentro de la
comunidad, como al Estado.
30
Finalmente es importante destacar que los proyectos son una
estrategia de gran importancia que promueven la participación de las
comunidades y su desarrollo; además de permitir el intercambio de
conocimientos entre las comunidades y la universidad. Con los proyectos se
promueve lo social, lo técnico y se ponen en función una serie de valores
éticos, morales y culturales, especialmente de tendencia socialista, en
concordancia con las políticas del Estado; entre los cuales se destacan, la
Solidaridad Humana, la Justicia y la Igualdad de los Derechos, una sociedad
pluralista, todos esto en aras de la consolidación de los valores principales:
Libertad, Independencia, Paz y Solidaridad.
31
3.2 Recomendaciones
En atención a las conclusiones establecidas, se recomienda:
Establecer el monto para la creación del Fondo fijo de Caja Chica, el
cual cubra de manera inmediata los gastos o erogaciones
menores del Consejo Comunal autorizados previamente, los cuales
serán repuestos periódicamente.
Escoger o nombrar el Custodio,que será el responsable por la
administración y control sobre los recursos que han de ser utilizados
desde la caja chica, en el desarrollo de las operaciones propias del
Consejo Comunal.
Manejar documentos mercantiles avalados por la Ley, lo cual
representa un respaldo y evidencia de las transacciones que realice
el consejo comunal.
Seguir las instrucciones establecidas en la propuesta, para lograr
conseguir los beneficios esperados.
CAPITULO IV32
Propuesta de Lineamientos Para El Control De Flujo Del Efectivo De
Caja Chica En La Ejecución De Proyectos Del Consejo Comunal “Natividad
Alvarado”, Sector III De La Comunidad De Barrio Nuevo, Parroquia
Concepción, Municipio Iribarren, Estado Lara.
4.1Fundamentación Teórica
El siguiente capítulo constituye los soportes teóricos que conforma
las concepciones necesarias para la propuesta titulada, destacando las
definiciones básicas en el área financiera que contempla una perspectiva, la
cual se basa en la vigilancia, transparencia y manejo de recursos
aprobados por el estado al Consejo Comunal Natividad Alvarado, Sector III
de la comunidad de Barrio Nuevo; que como bien se ha nombrado, está
enfocada a los Lineamientos para el control del flujo de efectivo de caja chica
en la ejecución de proyectos de esta comunidad.
En tal sentido dentro de este preámbulo y tomando como punto
principal se habla de la contabilidad que a través de Sánchez P. (1996), la
define como: “ El arte de registrar, clasificar y resumir de manera significativa
y en términos monetarios, transacciones que son en parte al menos, de
carácter financiero, así como de interpretar los resultados obtenidos.”
(Pág.4).
De acuerdo con lo mencionado por Sánchez es considerada la
información contable como una herramienta útil para cualquiera que deba
emitir juicios y tomar decisiones que generen consecuencias económicas;
ayudando estas técnicas a establecer dichas decisiones. No obstante para el
comité de finanzas del Consejo Comunal Natividad Alvarado es de vital
importancia demostrar de dónde y cómo se ha gastado el dinero; evaluando
el desempeño e indicando las implicaciones financieras para escoger un plan
idóneo en la distribución de recursos de la comunidad.
33
Además, se resalta que la contabilidad ayuda a predecir los efectos
futuros de las decisiones y a dirigir la atención tanto hacia los problemas, las
imperfecciones como las oportunidades de mejoras que se van detectando
paulatinamente.
Por otro lado, la distribución de las finanzas y la ejecución de los
proyectos de la comunidad, están directamente relacionados con la
utilización, administración, control y optimización de los recursos que le
son asignados, para lo cual se hace necesario el uso y control del
Efectivo.
En este sentido, Sarabia J. (Ob. Cit.) Define el Efectivo como:“Todo
el dinero que se tiene disponible para gastarlo en un momento determinado
tales como monedas, billetes, cheques, depósitos y otros. Es también una
cuenta real del balance general que va ubicada dentro del activo circulante
disponible y tiene saldo deudor.”
Siguiendo el mismo orden de ideas para generar una mayor
efectividad en los procesos de administración de recursos monetarios dentro
de diversas organizaciones, se debe tomar en consideración una serie de
procedimientos y políticas que establezca la entidad; ejecutando las
operaciones financieras siempre de la mano del Control Interno del Efectivo
que a nivel contable se deben respetar, obteniendo como resultado buenas
prácticas en las tareas, demostrando información transparente, efectiva y
oportuna en relación al área, en consecuencia se ,menciona al autor
Fernando Catacóra (Ob. Cit.) donde señala que el Control Interno del
Efectivo comprende toda una serie de medidas administrativas, para que
ciertas operaciones sean ejecutadas por dos o más personas, con el
deliberado propósito de evitar errores, dificultar eventuales manejos dolosos
y detectar las irregularidades a tiempo.
34
Siguiendo el mismo orden de ideas los fundamentos del control interno
del efectivo, se pueden mencionar en los siguientes principios:
1. Efectuar todos los pagos, a partir de cierta cuantía, mediante cheques
autorizados, revisados y firmados por personas distintas.
2. Evitar la manipulación demasiado frecuente y el acceso de muchas
personas al efectivo.
3. Que nunca sean las mismas personas, quienes reciban dinero o
efectúen pagos, las que realicen las anotaciones en los libros de
contabilidad (segregación de funciones).
4. Dividir el trabajo entre varias personas, a fin de que se pueda
descubrir a tiempo cualquier error, omisión, dolo o fraude; y que, para
cometer este último tenga que existir la colusión o complicidad de
varias personas.
5. Que solamente los pagos menudos sean efectuados en “Efectivo”,
pero a través del “Fondo Fijo o Caja Chica”, el cual deberá estar
respaldado con los respectivos comprobantes y conforme al manual
de procedimientos de la empresa.
6. Que todo dinero, que entre o ingrese a la empresa, debe ser
depositado en su totalidad en las cuentas bancarias correspondientes.
7. Realizar permanentemente procedimientos de arqueos de caja y
conciliaciones bancarias.
En tal sentido dichos principios que menciona Catacora en el Control
interno del efectivo, se puede inferir que para fijar la excelencia en el
desarrollo de distribución de recursos monetarios, en este caso en el
35
Consejo Comunal Natividad Alvarado de la Comunidad de Barrio Nuevo,
es indispensable sostener como rol fundamental estos principios
señalados por el autor, impulsando a esta organización a crear vínculos
de confianza para la rendición de cuenta de manera limpia y transparente
al Consejo Federal de Gobierno.
Además es imprescindible para una organización determinar un fondo
fijo de caja chica y más aun cuando se desarrolla ciertas actividades que
ameritan recursos monetarios para el pago de gastos menores facilitando a
las personas involucradas en el avance de cualquier eventualidad adquirir
materiales que se necesite a la brevedad posible, evitando seguir el
procedimiento de cotizaciones y ordenes de compras. No obstante para
conocer más a fondo en qué consiste una Caja Chica se menciona el autor
Chambi, G. (2011), que señala lo siguiente:
“Se denomina caja chica o caja menor porque existe movimiento de dinero pero en poca escala y fondo fijo porque se asigna una determinada cantidad de dinero, que en lo posible no aumentara ni disminuirá, salvo disposiciones administrativas y/o anomalías en el manejo de fondos.” (Pág. 01)
Una vez descrito dicho concepto señalado por el autor se puede inferir
que para sincerar las operaciones al manejo de fondos fijos del consejo
comunal Natividad Alvarado es necesario considerarlo como una tarea de
vital importancia que debe cumplir el comité de Unidad Administrativa y
Financiera Comunitaria.
Es importante resaltar que, si bien es cierto que la Caja Chica es un
fondo fijo destinado para cubrir cualquier eventualidad que sea de gastos
menores, esta se debe manipular con una serie de pasos para llevar su
respectivo control, entre estos pasos se manifiesta el Arqueo de Caja Chica
que Según Brito J.(2012) lo define de la siguiente manera:
36
“Consiste en hacer un conteo físico del efectivo, cheque, valores y cualquier otro elemento que se encuentre en poder del cajero, así como de cualesquiera documentos que respalden justificadamente la ausencia de él, tales como facturas de gastos, vales, etc., especialmente en los casos de caja chica.” (Pág. 237). (Ver Anexo5)
De acuerdo con lo antes mencionado por Brito todo aquel gasto que se
genere a través de caja Chica debe estar debidamente soportado con el
documento mercantil (factura) permitiendo cerrar el respectivo vale emitido.
Aunado a lo antes descrito, en el ámbito contable toda transacción
realizada debe demostrarse a través de soportes que sean avalados por el
Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria
(SENIAT) entre ellos se tiene la Factura, que es la nota que el vendedor
entrega al comprador, en el que se detallan las mercancías compradas.(Ver Anexo 7)
De igual forma tenemos uno de los documentos más utilizado en caja
chica que son los Vales, los cuales van a permitir elaborar los desembolsos
en las compras y gastos menores; y que posteriormente serán canjeados
por el documento original que se derive de la transacción realizada, los
mismos son respaldados con recibos, que es un documento en el cual quien
firma, reconoce haber recibido la cantidad que en el mismo se expresa por concepto de
dinero u otra cosa. (Ver anexo 8). Sus características son:
Lugar, día, mes año en el que se emite el recibo.
Nombre completo de la persona a favor de quien se extiende.
Cantidad de dinero en letra y en números que se entrega
Indicación del concepto por el cual se extiende el recibo.
Nombre y Apellidos, Numero de Cedula de Identidad y Firma de quien emite el
recibo y de quien Recibe.
4.2Beneficiarios de la Propuesta37
El proceso coordinado por las directrices de este proyecto, se inició
estimulando a los voceros del Consejo Comunal Natividad Alvarado Sector III
de la Comunidad de Barrio Nuevo, a través de un análisis de problemas que
conforman a esta comunidad, el cual esta forma de análisis conlleva a los
ciudadanos y en particular a los que hacen vida dentro del Consejo Comunal
Natividad Alvarado y miembros de la comunidad a la reflexión de participar
para contribuir a mejorar lo que se vive y tiene dentro y fuera de la
comunidad.
El inicio del proceso de elaboración de estos proyectos, buscan
aquellos elementos que unen, movilizan e impulsan a compromisos con el
futuro de la comunidad de una manera creativa y positiva. Por ello esta
propuesta beneficia directamente a los representantes del Consejo Comunal
Natividad Alvarado, puesto a que es una organización encargada de
satisfacer necesidades y solventar las problemáticas que aquejan a la
comunidad, esta propuesta en marcha reside en determinar las dificultades
que poseen los voceros del Consejo Comunal para llevar un buen manejo de
los recursos que le son financiados para el mejoramiento de la comunidad y
el desarrollo de la misma e indirectamente beneficia a la comunidad, debido
a que mejora la forma de vivir, de asociarse, de comunicarse, y de sobre
todo medir los beneficios que este trae consigo para eliminar y vencer todos
los obstáculos que se les presenten, y así poder determinar los logros y
dificultades.
4.3Objetivos de la Propuesta
Partiendo del estudio realizado en capítulos anteriores se proponen
una serie de objetivos con el fin de generar resultados positivos en la
resolución de la problemática que presenta el Consejo comunal Natividad
38
Alvarado sector III de la Comunidad de Barrio Nuevo, Parroquia Concepción
Municipio Iribarren del Estado Lara; permitiendo así que éste surja como
comunidad organizada debido a la mejora en la administración de los
recursos financiados por el estado.
Entre los objetivos propuestos se tienen:
Capacitar a los miembros del Consejo comunal Natividad Alvarado
sector III de la Comunidad de Barrio Nuevo, Parroquia Concepción
Municipio Iribarren del Estado Lara, con conocimientos contables
precisos sobre el manejo del flujo de efectivo en caja chica.
Establecer los lineamientos que permitan la correcta toma de
decisiones en cuanto a los recursos destinados a los proyectos
presentados.
Fortalecer el control de los fondos monetarios administrados por el
consejo comunal Natividad Alvarado sector III de la Comunidad de
Barrio Nuevo, Parroquia Concepción Municipio Iribarren del Estado
Lara.
4.4Metodología Empleada
La Metodología no solo es un campo que da apertura al conocimiento
de una ciencia que estudia los caminos por los cuales nos regimos para una
investigación y construir nuevos conocimientos; es también una forma
práctica que a través de métodos observables, técnicas e instrumentos de
investigación documental nos ayudan a nosotros como investigadores a
obtener la información que estemos necesitando sobre un tema determinado.
Nosotros, estudiantes de PNF en Contaduría Pública; para lograr el
cumplimiento del objetivo esencial de este proyecto que es el diseño de
Lineamientos para el control del flujo de efectivo de Caja chica en El Consejo
39
Comunal Natividad Alvarado Sector III de la Comunidad de Barrio Nuevo,
tomamos en consideración la Investigación Bibliográfica que según, Ilis M.
Alfonzo (1985) comenta lo siguiente:
“Es el proceso de búsqueda que se realiza en las fuentes impresas con el objeto de recoger la información en ellas contenida, organizarla sistemáticamente, describirla e interpretarla de acuerdo con procedimientos que garanticen la objetividad y confiabilidad de sus resultados con el fin de responder a una determinada interrogante o llenar alguna laguna dentro de un campo del conocimiento” (pág. 30)
Es decir, este método de investigación se basa en la revisión de textos
de Contabilidad Básica, Contabilidad Intermedia, entre otros trabajo de
investigación, leyes, entre otros. Así como cualquier medio de información
con el fin de obtener conocimientos que estén contenidos en ellos. Por
consiguiente, este método representa la información a través de documentos
y escritos que serán plasmados en los Lineamientos aportados a los
miembros del Consejo Comunal Natividad Alvarado de la Comunidad de
Barrio Nuevo. Los cuales beneficiaran a todos los comités que integran el
Consejo Comunal, pero sobre todo la Unidad Administrativa y Financiera
Comunitaria que es allí donde debe existir el control del efectivo de Caja
Chica y a su vez mantener manejo adecuado de los recursos que les son
financiados por el Estado.
40
¿Qué? ¿Cómo? ¿Cuándo? ¿Dónde? ¿Para Qué? ¿Quiénes? ¿Con Qué?Levantar un Diagnostico Situacional, que permitirá conocer las necesidades que presente el Consejo Comunal Natividad Alvarado del Sector III, ubicado en la comunidad de Barrio Nuevo, en relación a la Parte Contable del mismo.
Por medio de Visitas y Entrevistas realizadas en el consejo comunal Natividad Alvarado del sector III
14/10/2012 06/11/201210/11/2012
En el Consejo Comunal, Sector III de la comunidad de Barrio Nuevo, específicamente en la calle 55 entre 13c y 13
Para Conocer todas aquellas debilidades y necesidades que puedan presentar los voceros y voceras de este consejo Comunal en la parte contable.
Los integrantes de este Proyecto: Frank Segura, Nayangel Linares, Daire Rodríguez, Oriana Pacheco
Utilizando Lápiz, Hoja, Grabadora, Levantamiento de actas que soportan las visitas.
Identificar los procesos que se utilizaran para el control del flujo de efectivo de caja chica, que permitirá la elaboración de unos Lineamientos.
A través de reuniones e investigaciones previas y con la ayuda del Tutor Asesor, tomando en cuenta todas las bases teóricas que permitirán soportar de manera idónea el objetivo planteado.
01/03/2013 al
14/04/2013
En la Universidad Politécnica Territorial Andrés Eloy Blanco y/o viviendas de cada uno de los integrantes del proyecto.
Para conocer y optar por conocimientos específicos sobre Caja Chica, manteniendo la visión de lo que se quiere lograr en esta propuesta. Salvaguardando todos los lineamientos que se estipulen para
Los integrantes de este Proyecto: Frank Segura, Nayangel Linares, Daire Rodríguez, Oriana Pacheco
PC, Internet, Libros, Asesorías, Lápiz, Hojas. Antecedentes de los trabajos de investigación, entre otros.
41
4.5Plan de Acción
la creación del manual de procedimientos
Elaborar y Diseñar un manual de procedimientos para el manejo del flujo de efectivo de caja chica que ayudara a los voceros y voceras delConsejo Comunal Natividad Alvarado en la ejecución de proyectos dentro de la Comunidad de Barrio Nuevo.
Por medio de la capacitación que se logro obtener a través de las investigaciones hechas, así como también conocer las políticas y lineamientos en que se rigen este consejo Comunal, la cual permitirá establecer y diseñar el manual de procedimientos, soportándolo y manteniendo como guía la fundamentación teórica.
20/04/2013 al
25/05/2013
En la Universidad Politécnica Territorial Andrés Eloy Blanco, en las viviendas de cada uno de los integrantes del proyecto y en el Consejo Comunal Natividad Alvarado, sector III.
Para crear un control interno de manera correcta y transparente en el manejo y flujo de efectivo en caja Chica, conllevando a los voceros y voceras de este consejo Comunal a la rendición de cuentas de manera ordenada y eficaz ante los entes gubernamentales.
Los integrantes de este Proyecto: Frank Segura, Nayangel Linares, Daire Rodríguez, Oriana Pacheco
PC, Internet, Libros, Asesorías, Lápiz, Hojas. Antecedentes de Tesis.
42
4.5Descripción del Producto
Los Lineamientos en su esencia son un conjunto de órdenes o directrices,
que brindan conocimientos específicos de acuerdo a un tema determinado.
Con respecto a nuestra especialidad PNF en Contaduría Pública, y nuestro
grado de instrucción contable, quisimos aportar al Consejo Natividad
Alvarado Sector III de la Comunidad de Barrio Nuevo; una seria de patrones
a seguir en cuanto al control de flujo del efectivo de Caja Chica, debido a que
esta fue la necesidad que arrojo el diagnostica situacional, mediante una
metodología cualitativa que es aquella que se expresa mediante
características propias y cualidades de los sujetos que estudiamos.
Se tomó en consideración, que los voceros del Consejo Comunal no
cuentan con conocimientos contables, por lo que se plantearon una serie de
Lineamientos claros y entendibles como guía que sirva para al momento de
requerir de ellos y para aportar los conocimientos necesarios de manera
clara y precisa, tanto para los voceros del Consejo Comunal, como también
para aquellos que hacen vida en la Comunidad y quieran hacer uso de este
recurso que les estaremos facilitando.
43
4.6Presentación del Producto
CONSEJO COMUNAL “NATIVIDAD ALVARADO” SECTOR IIICOMUNIDAD DE BARRIO NUEVOBarquisimeto – Edo. LaraRIF: J-30676047-4
LINEAMIENTOS PARA EL CONTROL DE FLUJO DEL EFECTIVO DE CAJA CHICA
A. ALCANCE, PROPOSITO Y APLICACIONES
Los Lineamientos para el Control del Flujo de Efectivo de Caja Chica
que se presentan a continuación, están dirigidos a todos los miembros del
Consejo Comunal Natividad Alvarado Sector III de la Comunidad de
Barrio Nuevo, específicamente a los que conforman las Unidad
Administrativa y financiera Comunitaria para brindarles una guía con
conocimientos básicos sobre el Manejo de la Caja Chica y así mantener
una buena administración de los Recursos que les son financiados por el
Estado, para ejecutar los proyectos que satisfagan las necesidades que
se presenten en dicha Comunidad.
Las políticas sobre el control de Fondo de Efectivo de Caja Chica son
aplicables en todos los Consejos Comunales, u organizaciones en donde
existan fondos de Caja Chica.
44
El propósito de la política es de especificar los procedimientos que
deben ser cumplidos por todas las personas, responsables de la
administración de los fondos de caja chica, y por aquellas que las
supervisan, los cuales deben ser consistentes con los principios de
control interno.
B. POLITICA GENERAL
Se requiere que todas las personas que tengan asignado el manejo
del fondo de Caja Chica, lo administren, controlen y mantengan
permanentemente disponible para ser usados apropiada y
oportunamente, y ajustados a los criterios: “necesarios y razonables”
C. OBJETIVO DEL FONDO DE CAJA CHICA
El fondo de Caja chica, esta destinado a cubrir gastos menores, no
frecuentes y urgentes, de la organización que no requieren uso de un
cheque o de procesos de aprobación y presupuestos previos.
D. CUSTODIO:
El custodio de la Caja Chica, será la persona designada por el
Presidente (a) o Representante a cargo del Comité Financiero del
Consejo Comunal.
E. RESPONSABILIDAD:
Es responsabilidad del Custodio:
1. Realizar los pagos a clientes internos y externos dando cumplimiento
a las políticas internas del Consejo Comunal.
2. Mantener el fondo disponible para atender los requerimientos de los
proyectos.
45
3. Solicitar el reembolso del fondo cuando esté gastado el 50% o cuando
el custodio determine que es necesario realizar una reposición,
considerando que los gastos deben ser contabilizados en el mes
contable.
4. Antes de efectuar el pago de facturas, notas de venta, recibos, etc.,
debe asegurarse que estén debidamente aprobados por el la unidad
administrativa y financiera comunitaria. Además que las facturas
cumplan con los requisitos de ley y estén a nombre del consejo
Comunal.
5. Realizar el cuadro resumen de todos los gastos efectuados por el
fondo, con el cual solicita el reembolso.
El cuadro resumen contendrá la siguiente información:
Fecha que se realiza el gasto por comprobante
Descripción completa del motivo del gasto
Cuenta, de acuerdo a la naturaleza del gasto
Monto en bolívares por la factura, comprobante de venta.
Asegurar que el gasto sea razonable de acuerdo a la descripción y
cuantificación señalada en el mismo.
F. MONTO:
El monto asignado para la caja chica, debe ser Fijo, y solo podrá
aumentarse o disminuirse, cuando se requiera de una modificación de su
cuantía, debe precisarse las razones para su ampliación así como
demostrar las reposiciones que el fondo ha presentado durante los
últimos meses. Este requerimiento será aprobado por la Gerencia de
Finanzas y se aplicará mediante la emisión de un cheque a nombre del
Custodio del fondo.
G. REEMBOLSO DEL FONDO DE CAJA CHICA 46
Periódicamente, previa liquidación, el fondo de Caja Chica autorizado
podrá ser restituido mediante la emisión de un cheque a nombre del
Custodio del fondo por el monto sustentado en facturas, notas de venta,
vales de Caja, etc. autorizados. Al momento de solicitar la restitución del
fondo, todos los comprobantes de pago deben tener el sello de
“PAGADO” y la fecha para prevenir malos usos. El monto del cheque que
restituye el nivel autorizado del fondo con ocasión de cada liquidación,
debe ser cargado a las diferentes cuentas de gasto en relación con los
comprobantes liquidados, para asegurar este proceso se debe tomar en
cuenta lo siguiente:
1. El custodio del fondo debe asegurarse que los recibos, facturas, vales
están debidamente aprobados, con las explicaciones claras.
2. Adjuntar el Arqueo del Fondo de Caja Chica
H. VALES PROVISIONALES
Los recibos provisionales se utilizarán, cuando la persona que solicita el
dinero del Fondo de Caja Chica, no conoce el valor exacto del gasto que
va a efectuar, para lo cual el Custodio:
1. Entregará el Recibo de Caja Provisional a la persona que solicita el
dinero, y le hará llenar con los siguientes requisitos:
a) Valor en letras y números
b) Explicación clara, corta y precisa del gasto que va a efectuar.
c) Nombre, firma y cédula de identidad de la persona que solicita el
reembolso provisional
d) Firma de autorización del jefe inmediato.
2. Entregará el dinero por el valor del Recibo de Caja Provisional.
3. La persona que solicitó el Recibo de Caja Provisional debe cambiar por
el comprobante de venta o recibo definitivo, dentro del plazo de las 72
horas posteriores de haber recibido el dinero, caso contrario el
Custodio notificará a Recursos Humanos para que este valor sea 47
descontado de Nómina. Si, por alguna razón el gasto no fue
efectuado, se debe devolver el dinero y justificar su devolución.
4. Si una persona tiene pendiente de justificar un vale provisional, no
podrá recibir un nuevo anticipo o el pago de un gasto realizado hasta
que no justifique el vale pendiente.
I. RESTRICCIONES:
No está permitido hacer los siguientes pagos:
1. Anticipos para compras de bienes o servicios.
2. Préstamos al personal del Consejo Comunal.
3. Anticipos de viaje.
4. Cualquier gasto o erogación por montos mayores al monto fijo por el
cual se creó la Caja chica.
5. Fraccionar compras para realizar pagos por caja chica.
J. ARQUEO DEL FONDO DE CAJA CHICA
Es obligatorio que los arqueos del fondo de Caja Chica se realicen por
lo menos una vez al mes.
El arqueo de Caja chica debe ser tomado sin previo aviso una vez al
mes, debiendo detallarse en el Acta de Arqueo de Caja Chica lo siguiente:
Fecha y lugar del Arqueo
Persona involucradas en el arqueo
Detalle del efectivo encontrado
Detalle de los comprobantes de pago indicando Fecha y número de
comprobante
Concepto del gasto
48
Valor de cada comprobante de pago
Cada comprobante de pago debe tener el sello de PAGADO
Observaciones sobre irregularidades encontradas
Firma del Cajero y de la persona que interviene en el Arqueo de Caja
Las Actas de arqueo del Fondo de Caja Chica deberán ser enviadas
en forma mensual con la reposición del fondo y una copia de la misma
mantener en el archivo del Custodio del fondo.
En cualquier oportunidad que lo estimen conveniente, la unidad
administrativa y financiera comunitaria Contador/a General,
Administrador/a del Proyecto, Contralor o delegados de los mismos,
verificarán el cumplimiento de la política y procedimientos establecidos
para el fondo de Caja Chica.
K. ADMINISTRACION Y CONTROL DEL FONDO DE CAJA CHICA
La persona responsable en el Comité de Finanzas, deberá controlar y
llevar un registro de todos los fondos de Caja Chica, sus montos aprobados;
el nombre y cargo de los custodios, de los supervisores que autorizan y sus
firmas registradas; así como verificar que el manejo de los fondos sólo sea
efectuado por el custodio y que la seguridad y custodia del fondo esté lo
suficientemente protegida contra pérdidas o mal uso.
Así también, es responsabilidad del Custodio proporcionar de esta
información al responsable asignado de la Contabilidad sobre cambios que
se presenten en el manejo del mismo.
49
BIBLIOGRAFÍA
Alfonzo I. (1985) Técnicas de Investigación Bibliográfica Caracas, Venezuela: Contexto - Editores.
Balestrini M. (2004) Procedimientos Técnicos de Investigación Documental.Caracas, Venezuela: EditorialPANAPO.
Brito J. (2012) Contabilidad Financiera Tomo I. Barquisimeto: Edición Centro de Contadores
Catacóra F. (2009)Contabilidad. La base para las decisionesGerenciales. Carcas, Venezuela:REDContable Publicaciones.
Constitución de la Republica Bolivariana de Venezuela (1999) Caracas, Venezuela.
Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Publico (2010) Caracas, Venezuela
Ley Orgánica de los Consejos Comunales (2009) Caracas, Venezuela.
Redondo A (1996). Curso Práctico de Contabilidad General. Caracas, Venezuela:Editorial Centro Contable Venezolano.
50
Reglamento Parcial Nº 4 De La Ley Orgánica De La Administración Financiera Del Sector Público, Sobre El Sistema De Contabilidad Pública. (2005) Caracas, Venezuela
Sánchez P. Contabilidad General (1996). Disponible en: http://repositorio.ute.edu.ec/bitstream/123456789/11395/1/41152_1.pdf [consultado: 13 de Mayo del 2013]
Sarabia J. Contabilidad II (2006). Disponible en: http://contabilidadiin57.blogspot.com/2006/08/efectivo-y-caja-chica-efectivo-se.html [Consultado: 13 de Mayo del 2013]
.
51
ANEXOS
52
Grafico 1: Conocimiento de Miembros del Consejo Comunal Natividad Alvarado en cuanto al Manejo de Caja Chica
53
SI28%
NO72%
Analisis del Intrumento
ANEXO 1
CUADRO 1
Croquis de la Comunidad de Barrio Nuevo
54
ANEXO 2
Unidad Educativa Pablo Manzano Veloz
55
Plaza Francisco de Miranda
56
ANEXO 3
Iglesia Cristo Rey
57
ANEXO 4
ANEXO 5
CONSEJO COMUNAL NATIVIDAD ALVARADO SECTOR 3 RIF - 30676047-4
COMUNIDAD DE BARRIO
ARQUEO DE CAJA CHICA
FECHA: 01/01/2013
MONEDAS: UNIDADES: BOLIVARESUN BOLIVAR (1,00) Bs. 0,00CINCUENTA CENTIMOS (0,50) Bs. 0,00VEINTICINCO CENTIMOS (0,25) Bs. 0,00DOCE CENTIMOS Y MEDIO (0,125) Bs. 0,00DIEZ CENTIMOS (0,10) Bs. 0,00CINCO CENTIMOS (0,05) Bs. 0,00UN CENTIMO (0,01) Bs. 0,00
TOTAL MONEDAS: Bs. 0,00
BILLETES: UNIDADES: BOLIVARESCIEN (100,oo) 0,00CINCUENTA (50,00) Bs. 0,00VEINTE (20,00) Bs. 0,00DIEZ (10,00) Bs. 0,00CINCO (5,00) Bs. 0,00DOS (2,00) Bs. 0,00
TOTAL BILLETES: Bs. -
TOTAL EFECTIVO Bs. 0,00
RECIBOS DE GASTOS: BOLIVARESComprobante Nª001 abierto al 20/05/2013 -
Reposicion pendiente al 10/01/13 -
Bs. 0,00
TOTAL RECIBOS + EFECTIVO Bs. -
TOTAL ASIGNACION C.CHICA Bs. -
DIFERENCIA SOBRANTE Bs. 0,00
DIFERENCIA FALTANTE Bs. 0,00
EL ARQUEO HA SIDO CONTADO EN MI PRESCENCIA Y ESTOY CONFORME
01/01/2013
CUSTODIO FIRMA DE AUDITORIA: FECHA:
ELABORADO POR:
58
59
ANEXO 6
Modelo de Factura Fiscal
60
ANEXO 7
Modelo de Vale o Comprobante de Caja Chica
61
ANEXO 8
