Gua para una comunicacin efectiva en una institucin publica

INTRODUCCIN

La comunicacin hoy en da es considerada como una de las herramientas fundamentales necesarias para alcanzar el logro de los objetivos eficientemente, puesto que con la intervencin de ella se logra tener un trabajo mancomunado y coordinado. En las instituciones pblicas, la comunicacin est orientada principalmente a brindar informacin al pblico interno y externo sobre los proyectos y las actividades de la gestin Municipal y de principales funcionarios. En resumen podemos decir que la comunicacin es un pilar fundamental en el xito de los proyectos gubernamentales a travs de una comunicacin a la sociedad de manera efectiva las acciones y xitos de los gobiernos.

Con esta gua titulada GUIA PARA UNA COMUNICACIN ORGANIZACIONAL EFECTIVA EN ENTIDADES PBLICAS, se busca mejorar la comunicacin organizacional en la Sub-Gerencia de Desarrollo Econmico de la Municipalidad Distrital de Pimentel, para que un funcionario pblico al relacionarse con los dems, puedan construir equipos, disear proyectos, y edificar relaciones slidas, fortaleciendo al mismo tiempo el establecimiento de un clima donde sus acciones les conduzcan a lo que realmente desean. Vale aclarar que la ejecucin de este trabajo y la propuesta que se desarrollara ms adelante se realiz tomando como referencia la realidad que presenta la MUNICIPALIDAD mencionada. Consejo para todo aquel que desee comunicar algo: Exprselo brevemente para que lo lean, claramente para que lo entiendan, en forma pintoresca para que lo recuerden y, sobre todo, verazmente, para que se guen por esa luz. - Joseph Pulitzer

Los AutoresINDICE INTRODUCCIN1DEDICATORIA5AGRADECIMIENTO6GUIA PARA UNA COMUNICACIN ORGANIZACIONAL EFECTIVA EN ENTIDADES PBLICAS7I.COMUNICACIN:7II.COMUNICACIN ORGANIZACIONAL:83.1.Definiciones83.2.Importancia de la comunicacin organizacional93.3.Funciones de la Comunicacin en la Organizacin103.4.Ventaja de la comunicacin organizacional en las instituciones pblicas.113.5.Tipos de comunicacin en una Institucin Pblica.122.5.1.En cuanto a su mbito:12A.Interna.12B.Externa132.5.2.En cuanto a su formalismo13A)La Comunicacin Formal:13A.1.Comunicacin Descendente en las Instituciones Pblicas.14A.2.Comunicacin Ascendente16A.3.LA COMUNICACIN HORIZONTAL19A.4.LA COMUNICACIN CRUZADA22B)LA COMUNICACIN INFORMAL:24B.1.Caractersticas de la comunicacin informal:24B.2.RUMORES EN LA ORGANIZACIN25B.3.MEDIOS DE COMUNICACIN INFORMAL26B.4.TIPOS DE COMUNICACIN INFORMAL26III.REDES DE LA COMUNICACIN26CADENA26RUEDA27TODO EL CANAL O MULTICANAL28IV.COMUNICACIN ORGANIZACIONAL EFECTIVA EN UNA INSTITUCION PBLICA293.1.Barreras de Comunicacin29a.Tipos30PROPUESTA PARA LOGRAR UNA COMUNICACIN EFECTIVA EN LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE PIMENTEL314.1.TICS PARA UNA COMUNICACIN EFECTIVA323.2.IMPLEMENTACIN DE HERRAMIENTAS343.3.LO QUE SE DEBE HACER Y NO SE DEBE HACER35CONCLUSIONES36RECOMENDACIONES37BIBLIOGRAFA38ENTREVISTA40INTERPRETACIN DE LA ENTREVISTA REALIZADA AL SUB GERENTE DE DESARROLLO ECONOMICO43

DEDICATORIA

Dedicamos este trabajo de investigacin en primer lugar a Dios y a cada una de nuestras familias. A Dios porque est con nosotros en cada paso que damos, cuidndonos y brindndonos fortaleza para continuar.

A nuestras queridas familias, quienes a lo largo de nuestras vidas velan por nuestro bienestar y educacin, siendo nuestro apoyo en todo momento. Depositando su entera confianza en cada reto que se presenta sin dudar ni un solo momento de nuestra inteligencia y capacidad. Es por ella que somos lo que somos ahora.

Los Autores.

AGRADECIMIENTO

Agradecemos en primer lugar a Dios quien nos dio la vida y la ha llenado de bendiciones, a l que con su infinito amor, nos brinda la sabidura suficiente para seguir con nuestra carrera universitaria.

As mismo, queremos expresar nuestro ms sincero agradecimiento, reconocimiento y cario a nuestros padres por todo el esfuerzo que nos ofrecen para darnos una profesin y hacer de nosotros personas de bien.

Agradecemos tambin de manera especial, al C.P.C.C Cesar de los Ros por el tiempo e informacin brindada para la ejecucin de la presente investigacin.

Los Autores.GUIA PARA UNA COMUNICACIN ORGANIZACIONAL EFECTIVA EN ENTIDADES PBLICAS

I. COMUNICACIN:

La comunicacin es el proceso mediante el cual se trasmite informacin y entendimiento entre una persona y otra mediante smbolos que comunican un significado, se trata de un proceso que consiste en enviar, recibir y compartir ideas, actitudes, valores, opiniones y hechos.

Segn Idalberto Chiavenato define a la comunicacin como[footnoteRef:1]: La transferencia de informacin o de significado de una persona a otra () En toda comunicacin existe por lo menos dos personas: la que enva un mensaje y la que lo recibe. Una persona sola no puede comunicarse: el acto de comunicacin solo tiene lugar si existe un receptor. [1: Idalberto Chiavenato. Administracin de Recursos Humanos (2009). 9 edicin. Pg. 50]

Por otro lado John Fiske (1982) conceptualiza a la comunicacin[footnoteRef:2] como una "interaccin social por medio de mensajes". [2: John Fiske. Introduccin al estudio de la comunicacin(1982)]

Por lo tanto concluimos, que la comunicacin es el proceso mediante el cual el emisor y el receptor establecen una conexin en un momento y espacio determinados para transmitir, intercambiar o compartir ideas, informacin o significados que son comprensibles para ambos.Gracias a la comunicacin conseguimos relacionarnos con otros y logramos de mejor forma lo que nos proponemos.

II. COMUNICACIN ORGANIZACIONAL:

3.1. DefinicionesLa comunicacin es uno de los factores fundamentales en el funcionamiento de las organizaciones, es una herramienta, un elemento clave y juega papel primordial en el mantenimiento de la institucin. Se define como un conjunto total de mensajes que se intercambian entre los integrantes de una organizacin, y entre la misma organizacin y su medio.

Segn Chiavenato (2002):[footnoteRef:3] La comunicacin organizacional es el proceso especfico a travs del cual se desplaza e intercambia la informacin entre las personas de una organizacin. As mismo en otro de sus libros afirma[footnoteRef:4]: Las organizaciones no existen ni operan sin comunicacin, sta es la red que integra y coordina todas sus partes. [3: Luis Alberto Chirinos. La comunicacin en la organizacin. Pg. 3. ] [4: Idalberto Chiavenato. Administracin de Recursos Humanos (2009). 9 edicin. Pg. 50]

Por otro lado Gonzlez (1994) afirma[footnoteRef:5]: La comunicacin es lo que permite que la empresa se organice a travs de ella, los individuos coordinan sus actividades para lograr alcanzar los objetivos deseados, porque la comunicacin es ms que una simple transmisin de informacin o transferencia de significados. [5: Gonzlez (1994)]

Asimismo Gary Kreps[footnoteRef:6], describe a la comunicacin organizacional como: El proceso por medio del cual los miembros recolectan informacin pertinente acerca de su organizacin y los cambios que ocurren dentro de ella (...) la comunicacin ayuda a los miembros a lograr las metas individuales y de organizacin, al permitirles interpretar el cambio y finalmente coordinar el cumplimiento de sus necesidades personales con el logro de sus responsabilidades evolutivas en la organizacin. [6: Universidad Nacional Abierta y a Distancia. http://datateca.unad.edu.co/contenidos/301136/301136_Modulo_Exe/leccin_comunicacin_organizacional_concepto_y_funciones.html]

Y para Fernndez: La comunicacin organizacional es la esencia, el corazn mismo, el alma y la fuerza dominante dentro de una organizacin

En conclusin se puede afirmar que la comunicacin aplicada al mundo laboral, representa la capacidad de entregar y recibir informacin que contribuya a la insercin laboral, al mejoramiento del desempeo, al desarrollo de relaciones armnicas en el lugar de trabajo y para alcanzar los objetivos personales e institucionales.

Por lo que una correcta Comunicacin empresarial potencia las relaciones, el entendimiento entre todos y, como consecuencia, promueve aspectos tan importantes como la motivacin o el compromiso.

3.2. Importancia de la comunicacin organizacional

La importancia de la comunicacin organizacional radica en que sta se encuentra presente en toda actividad gubernamental o empresarial y por ser adems el proceso que involucra permanentemente a todos los empleados.

Asimismo es de gran importancia, ya que gracias a sta el trabajo en equipo es ms eficiente, ayuda a tener un armonioso ambiente laboral donde los malentendidos disminuyen y se logran mejores resultados dentro de las diferentes reas, en consecuencia, se tiene una alta productividad en las mismas, lo que se resume en una organizacin fuerte, slida y en crecimiento.

Y es por elloque para los dirigentes es fundamental una comunicacin eficaz por este motivo no solo deben proyectar estrategias corporativas, financieras, y administrativas si no tambin, estrategias comunicativas.

3.3. Funciones de la Comunicacin en la Organizacin

A. Controlar:

El objetivo de control se materializa en las organizaciones que tienen una estructura muy jerarquizada y unas normas estrictas, que rigen el comportamiento de los empleados.

Por ejemplo, la comunicacin desempea una funcin de control en las instituciones pblicas cuando la direccin o jefes de rea solicitan a sus subordinados o funcionarios informes semanales o mensuales de la actividad, especificando qu actividades de las que se detallan en el informe se cumplen y cules no, as como las causas del cumplimiento o incumpliendo.

B. Motivar:

La comunicacin cumple un objetivo de motivar al funcionario pblico cuando sirve para un jefe o director de departamento aclare al empleado si su trabajo est bien realizado o no, lo que puede hacer para mejorarlo, ensearle de alguna forma las pautas para corregir los fallos, etc. Mientras que, por el contrario, puede contribuir a desmotivarlo cuando simplemente dice que algo est mal y no aporta nada para mejorar el trabajo. La definicin de metas concretas, la retroalimentacin sobre el avance logrado hacia las metas y el reforzamiento de la conducta deseada estimulan la motivacin.C. Expresar emociones:

En el caso de un gran nmero de empleados (funcionarios pblicos), el grupo de trabajo es su fuente primaria de interaccin social. La comunicacin que ocurre en el grupo es un mecanismo fundamental que permite a sus miembros manifestar sus frustraciones y sentimientos de satisfaccin. Por consiguiente, la comunicacin se convierte en una puerta de expresin emocional de sentimientos y de realizacin de las necesidades sociales.

D. Informar:

La comunicacin desarrolla tambin un papel en la toma de decisiones. Proporciona la informacin que los individuos necesitan para tomar esas decisiones, al trasmitir la informacin necesaria para identificar y evaluar las distintas opciones que pueden existir antes de tomar esa decisin.

3.4. Ventaja de la comunicacin organizacional en las instituciones pblicas.

Asegura que los funcionarios pblicos se sientan integradas a los equipos de trabajo. Mantener el nivel motivacional y el clima laboral en la municipalidad o institucin pblica. Fomenta la cultura organizacional, mediante un lenguaje comn que propicia compartir los valores institucionales, as como las polticas, usos y costumbres. Asegura los niveles adecuados de coordinacin entre las distintas reas de la institucin. Controla para que se acte conforme a los fines y dentro de los objetivos trazados. Propicia la mejor imagen institucional, demostrando la interrelacin y coordinacin entre las reas y el nivel motivacional de los trabajadores. Garantiza la retencin de los trabajadores talentosos, cuyo alejamiento de la organizacin podra significar una prdida.

3.5. Tipos de comunicacin en una Institucin Pblica.

Dentro de la organizacin pblica nos encontramos con diversos tipos de comunicacin:

2.5.1. En cuanto a su mbito:

A. Interna.

Se define como el conjunto de actividades efectuadas por cualquier organizacin para la creacin y mantenimiento de buenas relaciones con y entre sus miembros, a travs del uso de diferentes medios de comunicacin que los mantenga informados, integrados y motivados para contribuir con su trabajo al logro de los objetivos organizacionales.

Por ejemplo en las instituciones pblicas abarca tanto la comunicacin oficial memorndums, normas, polticas y procedimientos, etc. como la no oficial, la cual ocurre entre los miembros de toda la institucin, el intercambio de ideas y opiniones, el desarrollo de relaciones y la conversacin personal.

Los miembros involucrados en este tipo de comunicacin son jefes de rea, subgerentes, gerentes, trabajadores pblicos, incluso consejo municipal.

B. Externa

La Comunicacin se define como el conjunto de actos comunicativos dirigidos a pblicos externos, con el fin de mantener o perfeccionar las relaciones pblicas y as proyectar mejor la imagen corporativa de la organizacin.

En el caso de las instituciones pblicas, la comunicacin externa se da con los proveedores (Bienes y servicios), gobierno regional, medios de comunicacin y la poblacin misma.

2.5.2. En cuanto a su formalismo

A) La Comunicacin Formal:

Es la comunicacin en donde el mensaje se origina en canales establecidos formalmente por la organizacin, la cual el mensaje de un integrante de un determinado nivel jerrquico va dirigido a un integrante de un nivel jerrquico superior, de un nivel inferior, o de un mismo nivel; esta comunicacin suele utilizar medios tales como los murales, intercomunicadores, telfonos, Internet, circulares, memorandos, cartas, publicaciones, informes, reportes, reuniones, charlas, eventos, etc.[footnoteRef:7] [7: JAMES, Stoner A, F. Administracin, segunda edicin.]

Canales formales de la comunicacinA.1. Comunicacin Descendente en las Instituciones Pblicas. Es el tipo de comunicacin que se da cuando el nivel jerrquico superior de la organizacin transmite uno o ms mensajes hacia los empleados de los niveles subordinados. Este canal de comunicacin, trasmite cinco tipos de informacin tanto en una institucin pblica o/y empresarial, se dice que cumple una funcin de influencia, debido a que informa: a) Instrucciones Laborales.- En la que se explica cmo deben realizarse tareas especficas, obteniendo en el futuro un referente del desempeo del b) Sealar problemas que es preciso corregir,

c) Procedimientos y prcticas de la institucin.- Que son los mensajes que buscan familiarizar a los subordinados con las polticas, regulaciones, costumbres, beneficios, etc. de la institucin. d) Retroalimentacin del rendimiento sobre los objetivos.- Informacin dada a los empleados con el fin de comunicar su desempeo laboral e) A doctrinarios de Objetivos.- Mensajes diseados para motivar a los trabajadores dndoles a conocer la misin, visin y otros elementos de la cultura organizacional.

Con relacin a las instituciones pblicas, la comunicacin descendente se da siguiendo el orden jerrquico que tiene (organigrama), a continuacin se muestra un esquema simple de cmo se desarrolla este tipo de comunicacin en una municipalidad. CONSEJO MUNICIPAL MUNICIPALGERENCIA MUNICIPALSUB GERENCIAAGENCIAS MUNICPALESSUBORDINADOSComunicacin descendente Municipalidad Distrital de Pimentel

ALCALDIA

Esta comunicacin se realiza a travs de: Reuniones de formacin Entrevistas personales. Cartas personales. Memorndums Oficios Cabe resaltar que al realizar una comunicacin descendente tiene una serie de atributos las cuales van a permitir a la municipalidad que tenga una buena interrelacin con sus subordinados, asimismo encontramos tambin algunas desventajas las cuales se mencionan a continuacin.

VENTAJASDESVENTAJAS

Proporciona la informacin precisa a los funcionarios pblicos: que deben de hacer, como la tiene que hacer y que se espera de ellos. Crea un ambiente de respeto con el superior y genera confianza con los dems miembros.

Sobrecarga de Mensajes: Los empleados llenos de informacin la menosprecian. Filtracin: Exceso de desconfianza entre superiores y empleados, tienden a obstaculizar y a interpretar mal la comunicacin.

A.2. Comunicacin AscendenteLa comunicacin ascendente se refiere a los mensajes que los empleados envan a sus administradores o a otros que ocupan puestos ms altos dentro de la organizacin. Esta comunicacin, cumple una funcin de interpretacin por partes del mando superior, puesto que a travs de este tipo de comunicacin de informa: a) Problemas y excepciones b) Sugerencias de Mejoramiento c) Informes de desempeo d) Reclamos y quejas e) Informacin financiera y contable. Por ejemplo en las instituciones pblicas, la comunicacin ascendente, al igual que la descendente se da siguiendo el orden jerrquico que tiene (organigrama), a continuacin se muestra un esquema simple de cmo se desarrolla este tipo de comunicacin en una municipalidad. CONSEJO MUNICIPAL MUNICIPALGERENCIA MUNICIPALSUB GERENCIAAGENCIAS MUNICPALESSUBORDINADOSComunicacin ascendente Municipalidad Distrital de PimentelALCALDIA

Se utilizan los siguientes medios y herramientas: Reuniones peridicas Entrevistas personales: charlas o reuniones de carcter informal. Buzn de sugerencias Poltica de puertas abiertas

Este tipo de comunicacin tiene las siguientes ventajas: Permite saber a los directivos lo que funciona y lo que no funciona en la empresa. Se conoce con detalles el estado de motivacin de los trabajadores. Acercamiento del directivo con sus empleados.a) Importancia:

Brinda a los niveles altos de la organizacin la retroalimentacin que proviene de niveles ms bajos acerca de las comunicaciones descendentes.

La comunicacin ascendente es el contacto de la gente con sus superiores para que estos estn suficiente y oportunamente informados de la manera en que sus departamentos o reas de responsabilidad reciben las comunicaciones descendentes.

La comunicacin ascendente crea, adems, un canal por el cual la administracin puede medir el clima organizacional y enfrentarse a problemas tales como quejas o baja productividad, antes de que se conviertan en problemas graves.

Permite la participacin de los empleados en la toma de decisiones mediante la aportacin de sus ideas, basadas en el comportamiento de sus tareas.

Permite el diagnostico de las malas interpretaciones y la prevencin de nuevos problemas cuando se presentan los primeros sntomas de tensin y dificultades, ya que satisface necesidades humanas bsicas, como el sentirse tomado en cuenta.

Puede incrementar la aceptacin de decisiones ejecutivas. En la medida en que exista un mayor acercamiento entre los jefes y empleados, se lograra una mejor aceptacin y comprensin de las decisiones ejecutivas

Mejora el conocimiento de los subordinados. La habilidad para influenciar y motivar a los niveles inferiores, tendr mejores fundamentos y oportunidades si se sabe y comprenden las formas de pensar y sentir de su personal.

A.3. LA COMUNICACIN HORIZONTAL

La comunicacin horizontal es aquella que se mantiene entre compaeros con semejante rango dentro de una empresa, es la informacin compartida entre personas del mismo nivel jerrquico.

Segn MASSIE citado por Goldhaber[footnoteRef:8]: La comunicacin horizontal consiste en el intercambio lateral de mensajes entre personas que se encuentran en el mismo nivel de autoridad dentro de la organizacin [8: Trabajo Comunicacin Organizacional capitulo 2]

Este tipo de comunicacin se da: Los miembros de un mismo grupo de trabajo Miembros de distintos departamentos Entre el personal de lnea y el personal de staff.

Esta comunicacin en la organizacin, cumple una funcin de coordinacin por partes del mando linales, puesto que a travs de este tipo de comunicacin de coordina: a) Solucin de problemas intra departamentales. b) Asesoria de staff para departamentos en lnea c) Coordinacin intra departamentales. Por ejemplo en las instituciones pblicas especficamente en la MUNICIPALIDAD DE PIMENTEL, la comunicacin horizontal, se da como se muestra a continuacin. SUB GERENCIA DESARROLLOECONMICO LOCALSUB GERENCIA DELDESARROLLO HUMANOSUB GERENCIA GESTINAMBIENTAL LOCALSUB GERENCIA DESARROLLOFSICO URBANO Y RURALComunicacin Horizontal Municipalidad Distrital de Pimentel

A travs del intercambio lateral de mensajes entre miembros de un mismo rango, se cumplen objetivos relevantes para el xito de la empresa, especialmente, en lo que a resolucin de conflictos se refiere. Su fluidez es necesaria para que la empresa funcione satisfactoriamente, de hecho, escasas veces puede conllevar aspectos negativos.

a) VentajasLa comunicacin horizontal suele acarrear ms ventajas que problemas. Entre sus principales virtudes destacan: Optimiza los equipos de trabajo. Genera un ambiente organizacional agradable, potenciando la confianza y el compaerismo. Mejora la coordinacin y el conocimiento de las diferentes actividades que desarrolla la empresa. Ayuda a eliminar rumores, distorsiones de la realidad y malos entendidos.Estos beneficios se pueden conseguir con una correcta gestin de la comunicacin horizontal. Adems, la pyme dispone de mtodos eficaces para lograrlo, por ejemplo, el propio contacto entre la gente, las fuerzas de tarea, los equipos de proyectos o los roles integradores.

En definitiva, la comunicacin horizontal es imprescindible para garantizar un buen entendimiento de los departamentos y crear un clima laboral basado en la confianza, el respeto, la solidaridad y el compaerismo.

b) Canales de comunicacin Horizontal

ORAL Reuniones Charlas informales Comit Conversaciones caras a cara Telfono Radio pasillo.

ESCRITA E-mails institucionales Chat Circulares Reportes Copias Informes Formularios, etc.

A.4. LA COMUNICACIN CRUZADA

a) Concepto:La comunicacin cruzada incluye el flujo horizontal de informacin, entre personas de iguales o similares niveles organizacionales y el flujo diagonal, entre personas de diferentes niveles sin relaciones directas de dependencia entre s. Es aquella que se da sin seguir los cauces jerrquicos habituales.Este tipo de comunicacin sirve para acelerar el flujo de la informacin, procurar una mejor comprensin y coordinar esfuerzos para el cumplimiento de los objetivos organizacionales.Especficamente, la comunicacin cruzada debe apoyarse en la comprensin de que: Siempre que sea apropiado se estimularan las relaciones cruzadas. Los subordinados se abstendrn de adquirir compromisos ms all de su autoridad. Los subordinados mantendrn informados a sus supervisores de las actividades interdepartamentales importantes. b) Ventajas de la Comunicacin Cruzada Mayor coordinacin entre trabajadores. Clima laboral participativo, en confianza, haciendo realidad el concepto de colaboracin para alcanzar las metas establecidas, entre todos. Creatividad y motivacin, bsicamente ya comentadas y relacionadas con la aportacin desde distintas reas de la empresa para mejorar un producto, un proceso, o para definir una nueva lnea de servicio, identificar un nuevo segmento de clientes objetivo, etc. c) Herramientas para la Comunicacin Cruzada.Sin ningn nimo de ser exhaustivo, algunas herramientas tiles para facilitar la comunicacin cruzada (o que necesitan la comunicacin cruzada como va de relacin, que al final se produce una simbiosis entre herramienta y comunicacin que las convierten en diferentes versiones de la misma cosa), son. Crculos de Calidad, Equipos de proyecto. Intranets y Portales del empleado. Reuniones peridicas de trabajo de la Oficina, departamento o de la empresa para diseo y distribucin del plan de trabajo para el periodo.

B) LA COMUNICACIN INFORMAL:

Es aquella que surge de la interaccin social entre los miembros de una organizacin y el desarrollo del afecto o amistad entre los mismos, adems es donde el mensaje circula sin conocer con precisin el origen y sin seguir canales establecidos formalmente por la organizacin.[footnoteRef:9] [9: RODIL Urrego, Florencio. MENDOZA Trejo, Francisco. Lecturas sobre organizacin.]

Tambin es conceptualizada como una noticia que est por acontecer o que ha acontecido pero cuya veracidad permanece sin confirmar. Este es consecuencia de la curiosidad por saber qu ha pasado o qu va a pasar respecto a algo que nos interesa.

Muchas veces es vista como algo adverso al funcionamiento de una empresa; esto ocurre cuando se propaga en forma de rumores[footnoteRef:10], mentiras, informaciones inexactas que pueden tener consecuencias negativas tales como a retrasos, malentendidos y conflictos internos. [10: conceptualizada como una noticia que est por acontecer o que ha acontecido pero cuya veracidad permanece sin confirmar; es consecuencia de la curiosidad por saber qu ha pasado o qu va a pasar respecto a algo que nos interesa.]

Sin embargo, en ocasiones la Comunicacin informal puede resultar beneficiosa para la empresa, por ejemplo, cuando logramos complementarla con la comunicacin formal, permitiendo que el mensaje que queremos enviar, fluya ms rpido por la organizacin que es algo que permite en mayor medida la comunicacin informal, logrando de ese modo, una comunicacin formal ms eficaz.

B.1. Caractersticas de la comunicacin informal:

Se repite mucho una misma idea. Utilizacin de modismos, frases o palabras que no tienen significado y que se usan en un lugar determinado. Poco uso de vocabulario, siempre se utilizan las mismas palabras. Frases cortas e inconclusas.

B.2. RUMORES EN LA ORGANIZACIN

El rumor es una noticia que est por acontecer o que ha acontecido pero cuya veracidad permanece sin confirmar. Este es consecuencia de la curiosidad por saber qu ha pasado o qu va a pasar respecto a algo que nos interesa.

La cadena de rumores de la organizacin es el vehculo prototipo de la comunicacin informal, aunque tambin puede usar medios escritos o electrnicos.

Es un tipo de comunicacin informal la cual puede beneficiar o perjudicar a las empresas segn como se emplee:

De forma positiva, ayuda a la cohesin del grupo y a dar retroinformacin sobre diferentes aspectos en la organizacin.

De forma negativa, el rumor o chisme, es un distorsionador de la informacin y no ayuda, solo demora o perjudica a las personas y a la organizacin creando un ambiente de tensin, expectativa y preocupacin entre el personal. Por ejemplo, cuando se hacen cambios en el personal, y surge el rumor de que podra haber despidos masivos, haciendo que todos se sientan preocupados por su futuro, crendose un clima de tensin.

B.3. MEDIOS DE COMUNICACIN INFORMAL

Cara a cara, La relacin interpersonal directa, Boletines revistas de la empresa.

B.4. TIPOS DE COMUNICACIN INFORMAL

Conversacin Coloquio Dialogo Discusin

III. REDES DE LA COMUNICACIN

Las redes de la comunicacin definen los canales por los cuales fluye la informacin. Los canales de una organizacin pueden ser formales o informales y cada uno tiene un uso respectivo dentro de la empresa.

Una red formal se puede presentar de tres formas: la cadena, la rueda y todo el canal.

CADENAEn este tipo de red, los miembros se traspasan informacin mediante la interaccin con los integrantes continuos (pares), pero sin embargo, el crculo no se llega a cerrar. Habitualmente, esta tipologa se da en las instituciones castrenses o en organismos altamente jerarquizados.

Por ejemplo en una Municipalidad, Institucin Pblica, este tipo de comunicacin se da como se muestra a continuacinConcejo MunicipalALCALDAGERENCIAMUNICIPALSUB GERENCIA DESARROLLOECONMICOAGENCIASMUNICIPALES

RUEDA

ste es un modelo de red altamente centralizado, en el cual un individuo monopoliza la capacidad de conduccin de los flujos comunicacionales, a quien se le conoce o se le denomina Lder. Este tipo de red funciona operativamente en grupos de fuerte coherencia interna, con objetivos claramente delineados. Una desventaja que presenta este modelo, es que al ofrecer poco debate interno, se cae en un elevado ndice de errores, ya que existe carencia de feedback o retroalimentacin.

Este modelo, es un tipo de comunicacin inusual en las municipalidades, debido que por instituciones pblicas, todas las gestiones realizadas y operaciones se tiene que seguir en un orden jerrquico como lo establece la ley, por lo cual el que una sola persona tenga la representacin general de un grupo es un hecho que las organizaciones pblicas no se dan.

TODO EL CANAL O MULTICANAL

Este modelo es el ideal, el de mxima eficiencia y operatividad que se puede dar en una organizacin. En l, todos los individuos se interconectan, tanto con sus pares como con sus subalternos y superiores. Es el modelo utpico y democrtico, que escasamente, se da en las organizaciones.

Con relacin a las instituciones pblicas, hoy en da este tipo de comunicacin ya se est dando, con el objetivo de lograr una mayor eficiencia en el desempeo de las funciones. A continuacin se muestra un esquema de cmo se da en un municipalidad. DIVISION DE TRIBUTACION PENALDIVISION DE COMERCIALIZACIONSUB GERENCIA DESARROLLOECONMICO LOCALDIVISION DE PROMOCION DEL TURISMODIVISION DE PROMOCION EMPRESARIAL

IV. COMUNICACIN ORGANIZACIONAL EFECTIVA EN UNA INSTITUCION PBLICA

La comunicacin efectiva es el acto de darse a entender correctamente, ya sea formalmente (como por el medio escrito) o este combinado con gestos corporales adecuados. La idea es que el receptor del mensaje comprenda el significado y la intencin de lo que se est comunicando.

En toda forma de comunicacin se pierde algo del significado al transmitir el mensaje de un emisor a un receptor, y la comunicacin efectiva busca eliminar o minimizar esta "fuga".

Segn Rudolph y KathleenVerderber dicen que [footnoteRef:11]el nico mensaje que cuenta es el que se entiende, no importa si es el que realmente pretendas ofrecer, [11: Rudolph y KathleenVerderber, (2009) Comuncate. Mxico ]

Por lo anterior, el equipo investigador concluye que la comunicacin efectiva es el proceso mediante el cual, se codifican los signos y mensajes de forma exitosa entre dos o ms personas, es decir, entre el receptor y el emisor; es la capacidad de expresar lo que queremos decir y ser plenamente comprendidos y que nos comprendan.

3.1. Barreras de Comunicacin

Para tener una buena comunicacin efectiva debemos reconocer cuales son las barreras de comunicacin que presenta una organizacin para lo cual se detallara a continuacin:

Las barreras de comunicacin si bien es cierto son todos aquellos factores que impiden la comunicacin, deformando el mensaje, u obstaculizando el proceso general de sta.

a. Tiposi. SemnticaCuando el emisor y el receptor no atribuyen el mismo significado a las seales enviadas.ii. FsicasSon interferencias que hay en el ambiente y que bloquean la comunicacin: ruido, iluminacin, materiales, temperatura, etc.

iii. PsicolgicasRepresentan la situacin psicolgica particular del emisor o receptor de la informacin, ocasionada a veces por agrado o rechazo hacia el receptor o emisor; la deficiencia o deformacin puede deberse tambin a estados emocionales o a prejuicios para aprobar o desaprobar lo que se le dice.

iv. Percepcin PersonalidadEsta barrera mental se encuentra en el receptor y consiste en captar slo aquello que se quiere o slo lo que conviene al receptor.v. AdministrativasCausadas por las estructuras organizacionales, como mala planeacin y deficiente operacin de los canales. Vale recalcar que estos tipos de barreras se presentan en toda organizacin ya sea privada o pblica, debido a que como se conoce toda entidad necesita personal y en ella encontramos todo tipo de personalidades y actitudes.

PROPUESTA PARA LOGRAR UNA COMUNICACIN EFECTIVA EN LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE PIMENTEL

Dentro de nuestro estudio realizado en la Municipalidad Distrital de Pimentel hemos encontrado diversas dificultades con relacin a la comunicacin que est llevando internamente, es por ello que el equipo de trabajo al detectarlas y por ser el objetivo del desarrollo del presente trabajo de investigacin, le propone diversas alternativas de solucin, las cuales consisten en tics en tener en encuentra en el momento de comunicarse, implantacin de herramientas que le permitan una mayor agilidad en el desempeo de funciones, as como actitudes que debe tener y cules no en el instante de comunicarse.

Vale recalcar que las alternativas de solucin planteadas a continuacin, son hechos que estn en decisin del institucin, con un nico objetivo que es el proporcionar una mayor eficacia y eficiencia en sus gestiones encomendadas.

4.1. TICS PARA UNA COMUNICACIN EFECTIVA

Todo funcionario, tiene que tener en cuenta todos estos 5 tics para comunicarse con su receptor, para lograr de esta manera que el mensaje que desea enviar logre ser captado como se requiere.

Claridad: Para tener una comunicacin efectiva no slo es importante LO QUE SE DICE sino CMO SE DICE, los funcionarios de la entidad pblica esta deber ser claro, conciso y entendible para evitar las barreras semnticas. Es importante ser asertivo y ponerse en el lugar del receptor para adecuar el lenguaje a su entendimiento.

Cabe resaltar que para lograr una buena comunicacin efectiva tenemos que tener en cuenta la manera de como la institucin pblica se dirige al momento de comunicarse, para la cual se detallara en porcentajes.LO QUE DECIMOS

Integridad: La comunicacin debe servir como lazo integrador entre los funcionarios de la entidad pblica, para lograr el mantenimiento de la cooperacin necesaria para la realizacin de objetivos.

Equilibrio: Todo plan de accin administrativo debe acompaarse del plan de comunicacin para quienes resulten afectados.

Moderacin:La comunicacin ha de ser la estrictamente necesaria y lo ms concisa posible, ya que el exceso de informacin puede ocasionar burocracia e ineficiencia.

Evaluacin:Los sistemas y canales de comunicacin deben revisarse y perfeccionarse peridicamente

3.2. IMPLEMENTACIN DE HERRAMIENTAS

Reuniones peridicas con todo el personal:

Cada reunin representa una oportunidad para informar a los subordinados sobre el progreso que est teniendo en las gestiones que tiene en la institucin pblica. Buzones de sugerencias

Los buzones de sugerencias son una gran forma de implicar a los subordinados en el desarrollo de la entidad pblica. Algunos de ellos tendrn nuevas ideas que la entidad pblica podra querer mejorar y adoptar, mientras que otros propondrn proyectos para el desarrollo tanto de la institucin como del lugar donde se est gobernando.

Boletines informativos

Se sugiere crear boletines informativos internos ya que estos ser til para informar a la plantilla de lo que est ocurriendo en la institucin.

Intranets

Las instituciones pblicas pueden implementar y hacer uso de las intranets (sitios web de acceso controlado para uso interno) para informar a los subordinados sobre las actividades de la institucin pblica. Como los buzones de sugerencias, las intranets tambin permiten la interaccin y participacin de los subordinados.

3.3. LO QUE SE DEBE HACER Y NO SE DEBE HACER

Para que una comunicacin sea eficaz y efectiva en la municipalidad debe cumplir con las siguientes caractersticas:

A. Lo que se debe hacer

El funcionario pblico debe: Expresarse apropiadamente y con claridad. Utilizar voz suave y amigable Dar libertad de expresar Evitar molestarse Meditar Los mensajes se deben expresar simples y comprensiblemente. Se debe ser emptico, Implica el que una personase ponga en el lugar de otro. Tener un escucha efectiva, Requiere un amplio margen de concentracin y esfuerzo.B. Lo que no se debe hacer:

Para lograr una comunicacin efectiva, lo que se describe a continuacin es lo que no debe hacer ningn funcionario pblico con rango superior. No ser dominante No utilizar el poder para amenazar Evitar sarcasmos No usar groseras No perder la calma

CONCLUSIONES

La comunicacin, es un medio y herramienta que hoy en da se ha convertido en el pilar fundamental de las organizaciones empresariales como gubernamentales, puesto juega un papel de suma importancia parar para alcanzar los objetivos propuestos; y es por ello que se les recomienda que mantengan una comunicacin efectiva, puesto que si no lo logra se corre el riesgo de que llegue a puntos crticos como: malos entendidos, notificacin inadecuada de las prioridades, rdenes confusas o aplicacin de criterios personales mal interpretados, todo esto genera un clima organizacional tenso y poco productivo hecho desfavorable para la organizacin.

En la municipalidad distrital de Pimentel, la comunicacin es un medio que aun todava no se le est dando la importancia y el uso eficaz que se merece, lo que est generando grandes deficiencias en los resultados de las gestiones encomendadas.

Los tipos de comunicacin, tanto vertical, horizontal y cruzada, son elementos imprescindibles en una institucin, cada una de ellas cumple una funcin diferente como los son de influencia, coordinacin e interpretacin, lo que permite una trabajo en equipo mancomunado, lo que significara metras trazadas, son metas cumplidas.

RECOMENDACIONES

Implantar sistemas tecnolgicos (Computadores - internet), en los distintos agentes descentralizados, con el objetivo de agilizar la comunicacin lo cual permita que las gestiones que se desempean se realicen de una mejor manera a como se vienen dando.

Establecer buzones de sugerencias, con libertad de expresin para todos los funcionarios, con la finalidad de que los mandos superiores de la municipalidad conozcan verazmente las necesidades y dificultades que se puedan estar presentando.

En el momento de comunicarse con sus reas a cargo, lo realice de una manera clara, teniendo en cuenta el mensaje y sobre todo el tono y el lenguaje corporal con el que lo da.

Revisarse y perfeccionarse peridicamente los sistemas y canales de comunicacin, para verificar si se estn ejecutando de manera correcta.

BIBLIOGRAFA

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ANEXOS

ENTREVISTA

1. Usted como sub gerente de desarrollo econmico que reas tiene a su cargo?Segn la estructura orgnica de la municipalidad hay 4 divisiones: Divisin de comercializacin Mercado Camal Centro turstico Muelle Divisin de promocin del turismo Divisin de administracin tributaria Divisin de Promocin empresarial est en fase de creacin

2. Qu herramientas utiliza usted para comunicarse con estas reas?Las herramientas utilizas son a travs de memorndum o informes para mis subordinados

3. Usted tiene un jefe inmediato?S, es el Gerente Municipal

4. Qu herramientas utiliza usted para comunicarse con el Gerente Municipal?Para el Gerente Municipal es a travs de informes

5. Aparte de la Sub Gerencia existen en la municipalidad otras sub gerencia?Si, son 4 sub gerencias Sub Gerencia De Desarrollo Econmico Sub Gerencia De Desarrollo Humano Sub Gerencia De Desarrollo Urbano Sub Gerencia Gestin AmbientalEstos son rganos de lnea y existe un rgano de apoyo que es la administracin municipal.

6. Usted al encontrarse en un rango lineal que medios utiliza para comunicarse?Puede ser un informe o un provedo

7. Qu es un provedo?Es internamente por ejemplo si es que hay documentaciones mal derivadas a otras reas; a travs de un provedo el rea lo enva a la sub gerencia y lo rectifica

8. El provedo es de manera escrita o verbal?En la entidad pblica todo es escrito

9. para solicitar las requerimientos de las reas que procedimientos se sigue?Es un requerimiento, cada establecimiento generan sus requerimientos mensuales, eso me lo elevan a mi como jefe inmediato y a su vez con un informe paso ese requerimiento al rea de administracin para que se emita ese requerimiento al rea de logstica

10. En caso se omite este procedimiento se puede proceder a la entrega de dichos materiales?No, no se puede necesariamente tiene que haber un requerimiento y firmada por el rea

11. Cmo comunican los trabajadores las dificultades que tienen?Yo tengo la poltica de las puertas abiertas, mis subordinados pueden acercarse a m.12. Los trabajadores como manifiestan sus dificultades?Hacen un informe directamente en la cual manifest sus dificultades, inquietudes.

13. Realiza motivaciones a sus subordinados?Psicolgicamente si, personalmente los he felicitado en su labor, y eso es un incentivo 14. usted como Sub Gerente que beneficios le ve la comunicacin en la organizacin? Es importante en todos los niveles; se debe tomar en cuenta la comunicacin verbal porque hay a veces situaciones de emergencia en las que se necesita una comunicacin verbal porque si se espera un escrito pues pueden pasar muchas cosas.

INTERPRETACIN DE LA ENTREVISTA REALIZADA AL SUB GERENTE DE DESARROLLO ECONOMICO

Segn la entrevista realizada al C.P.C Cesar de los Ros Sub Gerente de Desarrollo Econmico el equipo de trabajo a llegado la conclusin que en la municipalidad del distrito de Pimentel hallamos en primer instancia que existe una comunicacin formal escrita, asimismo encontramos varios tipos de comunicacin, podemos decir que se da de manera ascendente y descendente; es decir que el Sub Gerente tiene comunicacin con sus reas a cargo en este caso con sus subordinados (descendente), y de Sub Gerente haca su jefe inmediato en este caso al Gerente Municipal (ascendente), del mismo modo encontramos una comunicacin horizontal ya que se comunica directamente con los Sub Gerente de las 3 reas restantes existentes.Cabe resaltar que los medios que utiliza el Sub Gerente para dirigirse o poder comunicarse se da a travs de una comunicacin escrita, es decir que solo utiliza memorndum o informes; si se da una comunicacin descendente pues este se comunicara a travs de memorndum y/o informes y si es una comunicacin ascendente se dirigir mediante un informe.Asimismo encontramos que en la municipalidad dos tipos de redes; la red cadena, que se da de manera lineal de Sub Gerencia a Sub Gerencia y la red rueda, esta se da de manera que los subordinados se puedan comunicar a puertas abiertas con el Sub Gerente.Para culminar el C.P.C Cesar de los Ros Sub Gerente de Desarrollo Econmico considera que la comunicacin es muy importante ya que esto le permite a la institucin interrelacionar con todos los funcionarios y saber que errores y dificultades posee como tal. Este mismo seala que se debera implantar una comunicacin verbal ya que esto facilitara el actuar ante situaciones de emergencia

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE PIMENTELSUB GERENTE DE DESARROLLO ECONOMICO LOCAL: C.P.C.C CESAR DE LOS RIOS

EQUIPO DE TRABAJO

MEDIO DE COMUNICACION

Administracin de Personal

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