PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - Inicio · de la gestión documental en Colombia. Ley 87 de 2003...

MONTERÍA CIUDAD AMABLE S.A.S.

NIT:900.372.918 – 6

GESTIÓN DOCUMENTAL CODIGO AP-GD-PG01

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

VERSIÓN 01

FECHA ELABORACIÓN

15/10/2015

Carrera 4 N° 49-112 - Teléfonos: 7899444 – 7899494

www.monteriaamable.gov.co

PROGRAMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL


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CONTENIDO

1. ASPECTOS GENERALES

1.1 Introducción

1.2 Alcance

1.3 Público al que va dirigido

1.4 Definición de la política de gestión documental de la entidad

2. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PROGRAMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL (PGD)

2.1 Normativos

2.2 Económicos

2.3 Administrativos

2.4 Tecnológicos

2.5 Gestión del cambio

3. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

3.1 Planeación

3.2 Producción

3.3 Gestión y trámite

3.4 Organización

3.5 Transferencia

3.6 Disposición de documentos

3.7 Preservación a largo plazo

3.8 Valoración

4. FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PGD

4.1 Elaboración

4.2 Alistamiento

4.3 Ejecución

4.4 Seguimiento

4.5 Mejora

5. PROGRAMAS ESPECIALES

6. ALINEACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL CON EL PLAN

ESTRATÉGICO DE LA ENTIDAD

7. ARMONIZACIÓN CON OTROS PROGRAMAS DE LA ENTIDAD

8. METAS DE CORTO, MEDIANO Y LARGO PLAZO


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9. RESPONSABILIDADES Y OBLIGACIONES DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS Y CONTRATISTAS DE MONTERÍA CIUDAD AMABLE S.A.S., RELACIONADAS CON LA GESTIÓN DOCUMENTAL

10. ACTUALIZACIÓN

11. ANEXOS

12. GLOSARIO

13. BIBLIOGRAFÍA

1. ASPECTOS GENERALES


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1.1 INTRODUCCIÓN

La empresa Montería Ciudad Amable S.A.S. es una organización de derecho público

que se encarga de implementar, en el municipio de Montería, el Sistema Estratégico de

Transporte Público de Pasajeros que permitirá a la población contar con un servicio

eficiente, gracias a los recursos del Municipio y del Estado.

Así pues, al convertirse en una empresa líder en la implementación de un sistema

novedoso de transporte público mediante el mejoramiento de las vías y rutas de acceso

a la ciudad, Montería Ciudad Amable S.A.S. está llamada a ser, también, un modelo de

eficiencia en su gestión administrativa. Ello demanda que implemente procesos y

aplique normas que le permitan administrar apropiadamente sus activos de información,

los cuales se constituyen en evidencias de sus acciones y decisiones y deben estar

disponibles y seguros, para dar cumplimiento al marco legal que reglamenta la gestión

documental en Colombia.

En este orden de ideas, la implementación de un programa de gestión documental es

una acertada decisión administrativa que toma la empresa, en aras de dar

cumplimiento a los requisitos normativos a los que está obligada en materia de acceso

y protección a la información pública y como responsable de garantizar la seguridad y

disponibilidad de los documentos que han sido generados, en el desarrollo de su

gestión.


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El Programa de Gestión Documental se articula con la misión y con los procesos

institucionales y hace parte de los instrumentos archivísticos contemplados dentro de la

gestión documental, considerada ésta un proceso de apoyo en el mapa de procesos de

la entidad. De la misma forma, le da cumplimiento a las políticas institucionales

relacionadas con la aplicación de los principios establecidos en la Ley de

Transparencia y Acceso a la Información, mediante la adopción de una cultura de

cambio entre los diferentes colaboradores de la empresa.

1.2 ALCANCE

El Programa de Gestión Documental define los procesos archivísticos aplicables a

todos los documentos generados y recibidos en la entidad en cumplimiento de las

funciones de cada una de las áreas y se encuentra alineado al plan estratégico

institucional, el cual busca el desarrollo de mejores prácticas que contribuyan a la

eficiencia administrativa y al uso adecuado de los recursos.

De otro lado, el programa abarca los diferentes tipos de información que se generan en

la empresa: documentos de archivo (físicos y electrónicos), archivos institucionales

(físicos y electrónicos), sistemas de información corporativos (aplicativos informáticos

que se utilizan en las diferentes áreas), sistemas de mensajería electrónica (correos

institucionales), portales (página Web de la entidad), bases de datos y toda la

información contendida en los discos duros de cada uno de los computadores de la

empresa.


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Los anteriores aspectos establecidos como el alcance del PGD cumplen los estándares

establecidos por el Archivo General de la Nación, como ente rector de la política

archivística en el país y, además, con los parámetros establecidos en el Modelo

Estándar de Control Interno. Su seguimiento, evaluación y control se hará a través de

auditorías, en las cuales se establecerán las acciones de mejora requeridas, si hubiere

lugar a ellos.

1.3 PÚBLICO AL QUE VA DIRIGIDO

El presente Programa de Gestión Documental va dirigido a los siguientes grupos de

usuarios:

Usuarios Externos: Ciudadanos, personas naturales o jurídicas, públicas o privadas,

veedurías ciudadanas; Organismos de control, operadores judiciales, de control político

y los facultados para inspección y vigilancia de la gestión documental.

Usuarios Internos: todas las áreas de la Entidad que lo soliciten y deseen consultar.

1.4 DEFINICIÓN DE LA POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Con base en el Plan de Acción de la entidad correspondiente a 2015, el cual tiene

como uno de sus principales objetivos estratégicos el mantenimiento de una vía de

comunicación transparente frente a la comunidad y a los entes de control y, en aras de


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cumplir con la normatividad en materia de gestión documental, la empresa Montería

Ciudad Amable S.A.S se compromete a:

Implementar medidas y controles para garantizar la seguridad de la información

que constituye su memoria institucional.

Identificar e implementar instrumentos archivísticos que permitan manejar los

documentos, independiente de su soporte, de acuerdo con los principios de

gestión documental.

Aplicar los principios establecidos en la Ley de Transparencia y Acceso a la

Información, impulsando la cultura de cambio entre los diferentes

colaboradores de la empresa.

2. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PROGRAMA

DE GESTIÒN DOCUMENTAL

2.2 REQUERIMIENTOS NORMATIVOS

A continuación se presenta un normograma que relaciona las principales normas

jurídicas aplicadas a la gestión documental y de información que se relacionan con la

naturaleza de la empresa Montería Ciudad Amable S.A.S.

Ley 80 de 1989 Por la cual se crea el Archivo General de la Nación –AGN- y

se dictan otras disposiciones. El AGN es la entidad oficial que dicta la política

archivística en Colombia.


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Ley 527 de 1999 Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso

de mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se

establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. Es la

primera norma jurídica que da pautas para el manejo de documentos

electrónicos.

Ley 594 de 2000. Por medios de la cual se dicta la Ley General de Archivos y

se dictan otras disposiciones. Se constituye en la Ley marco de la Archivística y

de la gestión documental en Colombia.

Ley 87 de 2003 Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control

interno en las entidades y organismos del Estado y en aquellas sociedades en

las cuales el Estado posea el 90% o más de su capital social. Mediante la

cual se determina el modelo MECI, que exige que todas las entidades apliquen

un control interno en sus procesos.

Ley 1581 de 2012 Por la cual se dictan disposiciones para la protección de

Datos Personales. La Ley busca proteger los datos personales registrados en

cualquier base de datos, por parte de entidades de naturaleza pública y privada.

Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de transparencia y

acceso a la información pública nacional. Es una herramienta para que la

ciudadanía pueda acceder a la información pública, de manera efectiva y

transparente

Decreto 2609 de 2012 Ministerio de Cultura. Por el cual se reglamenta el Título

V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de

2011 y se dictan otras disposiciones en materia documental del Estado.

Establece el hilo conductor de la gestión documental en Colombia.

Decreto 0543 de 2010. Alcaldía de Montería. Mediante el cual constituyó la

Sociedad por Acciones Simplificada, Montería Ciudad Amable S.A.S. Le da

vida jurídica a la empresa Montería Ciudad Amable.


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Acuerdo 007 de 1994 Reglamento General de Archivos. Expedido por el

Archivo General de la Nación. Todo el articulado que aún sigue vigente,

especialmente el art. 19 que establece la obligatoriedad de contar con un Comité

de Archivos en cada entidad.

Acuerdo 049 de 2000. Archivo General de la Nación. Por el cual se desarrolla el

artículo 64 del título VII “Conservación de documento”, del Reglamento General

de Archivos sobre “Prevención de deterioro de los documentos de archivo y

situaciones de riesgo” Da lineamientos para la conservación de los

documentos de archivo.

Acuerdo 060 de 2001. Archivo General de la Nación. Por el cual se establecen

pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades

públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. Plantea lineamientos

para el manejo de las comunicaciones oficiales.


los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades

públicas y privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario

Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley

General de Archivos Ley 594 de 2000. Reglamenta el manejo y organización de

los archivos de gestión y el uso del inventario único documental.


los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados Da

claros parámetros para organizar fondos acumulados.

Acuerdo 04 de 2014. Archivo General de la Nación. Por el cual se reglamentan

parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento

para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de

las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental.


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Establece el procedimiento para la elaboración, aprobación e implementación de

las tablas de retención y de valoración documental.

Acuerdo 05 de 2013. Archivo General de la Nación. Por medio del cual se

establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de

los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones

públicas y se dictan otras disposiciones. Se convierte en una guía procedimental

que fundamenta la organización de los archivos, etapa por etapa.

Acuerdo 02 de 2014. Archivo General de la Nación. Por medio del cual

se establecen los criterios básicos para creación, conformación, control y

consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones.

Determina cómo se deben conformar y administrar los expedientes de archivo.

2.2 REQUERIMIENTOS ECONÓMICOS

La implementación del Programa de Gestión documental en la empresa Montería

Ciudad Amable S.A.S. permitirá la reducción de costos derivados de la conservación de

documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la

gestión documental. Adicionalmente, la adopción de estrategias orientadas a una

gestión documental eficiente a partir del mayor aprovechamiento de las TIC´s también

permitirá ser más eficiente en la gestión y consulta de la información institucional.

El financiamiento de este programa está asegurado, por cuanto la Entidad, a través del

presupuesto anual, asigna una partida presupuestal para el desarrollo del mismo.


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2.3 REQUERIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

Para la aplicación del PGD, se han contemplado los siguientes aspectos que permiten

administrar convenientemente los elementos, políticas, estrategias y recursos que

hacen parte de la gestión documental en la entidad:

Conformación del Comité de Gestión Documental, integrado por los funcionarios

que lideran los procesos y áreas de la alta dirección en la empresa.

Inclusión de la gestión documental como proceso de apoyo en el mapa de

procesos y asignación de un líder del mismo, quien asume la responsabilidad de

desarrollar el programa, hacer el seguimiento y actualizarlo, cuando fuere

necesario.

Designación de un responsable del Archivo de la entidad, el cual tiene definido

su rol dentro del proceso de Gestión Documental. De la misma forma, se ha

establecido que cada funcionario o contratista vinculado a las distintas áreas

será el responsable de conformar y administrar sus expedientes de archivo,

hasta tanto hayan cumplido con las disposiciones establecidas en la tabla de

retención documental y estén listos para transferirse al Archivo.

En cuanto al manejo de las comunicaciones, se ha definido el procedimiento

para su producción, trámite y distribución. Igualmente, se ha asignado un

funcionario responsable de su gestión.

El Archivo cuenta con una infraestructura física y dotación requerida para

almacenar y conservar adecuadamente los documentos de archivo de la entidad,

facilitando su seguridad y control. Se ha normalizado su administración y


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funcionamiento, lo cual ha quedado consignado en la Guía de Aplicación de la

Tabla de Retención Documental.

2.4 REQUERIMIENTOS TECNOLOGICOS

Las líneas de acción del Programa de Gestión Documental de Montería Ciudad Amable

S.A.S, estarán orientadas a incluir, verificar y validar que el componente tecnológico,

permita una gestión documental eficiente teniendo en cuenta los diversos tipos de

información que se generan en diversos medios y formatos y que está alojada en los

diversos sistemas de información de la entidad.

Todos los documentos electrónicos de archivo de la entidad serán organizados y

conservados siguiendo principios archivísticos y aplicando la tabla de retención

documental para ello.

La empresa cuenta con las siguientes herramientas informáticas:

Página Web oficial de la entidad, en la siguiente dirección:

http://www.monteriaamable.gov.co/web/

Sitios web, dentro de los cuales está el portal conocido como Colombia compra

Eficiente http://www.colombiacompra.gov.co/es/colombiacompra-eficiente que

comprende el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (Secop).

La página http://www.chip.gov.co/schip_rt/; que administra la plataforma CHIP

(Consolidador de Hacienda e Información Pública) que es sistema de

información de la Contaduría General de la Nación en asocio con el Ministerio de

http://www.monteriaamable.gov.co/web/

http://www.colombiacompra.gov.co/es/colombiacompra-eficiente

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Hacienda del Gobierno Nacional, a través del cual se envían datos contables y

financieros.

Aplicativo SIIM (Sistema Integral de Información Multi-finalitario), el cual maneja

todo lo relacionado con tesorería, presupuesto y contabilidad.

Aplicativos especializados en temas de ingeniería y transporte: AutoCAD,

Transcad y Transmodeller. Utilizan también el programa Project, herramienta

para la planeación, ejecución y control de los proyectos de obras.

Estas herramientas tecnológicas ayudan a la incorporación de procedimientos y

prácticas para la gestión electrónica de procesos y a la desmaterización de

documentos de archivo cuyo soporte original es el papel, para ir en la dirección de las

políticas del Gobierno en Línea y cumpliendo la estrategia gubernamental “Oficina

Cero Papel”.

2.5 GESTIÓN DEL CAMBIO

Para lograr la adopción de una cultura organizacional ajustada a las nuevas dinámicas

de la gestión documental, al aprovechamiento de las herramientas informáticas y a la

implementación de buenas prácticas, se han determinado los siguientes elementos

para la gestión del cambio:

Autoevaluación. El programa de gestión documental será evaluado

regularmente por cada una de las dependencias de la entidad.

Coordinación y acceso. Las áreas actuarán coordinadamente en torno al acceso

y manejo de la información que custodian para garantizar la no duplicidad de

acciones frente a los documentos de archivo y el cumplimiento de la misión de

éstos.


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Cultura archivística. Los funcionarios que dirigen las áreas colaborarán en la

sensibilización del personal a su cargo, respecto a la importancia y valor de los

archivos de la institución.

Modernización. La alta gerencia de Montería Ciudad Amable S.A.S. propiciará

el fortalecimiento de la función archivística de la entidad, a través de la

aplicación de las más modernas prácticas de gestión documental al interior de la

entidad, apoyándose para ello en el uso de tecnologías de la información y las

comunicaciones.

3. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE GESTIÓN

DOCUMENTAL

Acorde con el Decreto 2609 de 2012, los procesos de Gestión Documental que se

implementarán en la entidad son los siguientes: planeación, producción, gestión y

trámite, organización, transferencia, disposición de documentos, preservación a largo

plazo y valoración. Estos procesos están incluidos dentro de las etapas de creación,

mantenimiento, difusión y administración, señaladas en la misma norma.


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Los procesos de gestión documental se fundamentan especialmente en los principios

de eficiencia, eficacia, economía, transparencia, medio ambiente, cultura archivística,

interoperabilidad, neutralidad tecnológica y orientación al ciudadano, entre otros.

En Montería Ciudad Amable S.A.S. se aplicarán estos procesos, a partir de la propia

realidad y con base en el contexto y naturaleza de la entidad.

3.1 PLANEACIÓN

Definida como el conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y

valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto

administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas,

formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el

sistema de gestión documental.

En este contexto, la entidad formulará, establecerá, documentará, implementará y

mantendrá la política de gestión documental ajustada a la legislación, especificaciones

técnicas, administrativas, tecnológicas, buenas prácticas y políticas públicas en materia

de gestión documental.

3.1.1 Creación y diseño de documentos. En este aspecto, específicamente para la

identificación de los documentos institucionales, se tendrá en cuenta la siguiente

información:

Mapa de procesos

Proceso de Gestión Documental y sus respectivos procedimientos

Manual de Funciones

Formatos establecidos en cada proceso


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Cuadro de Clasificación y Tabla de Retención documental

Para la generación de documentos actualmente la empresa utiliza: formatos

de texto, hojas de cálculo, imágenes o fotografías, videos, audios.

3.1.2 Registro de Activos de Información: El Comité de Gestión Documental con el

acompañamiento de un asesor en Tecnologías de la Información, elaboraran el

Registro de Activos de Información, el cual se publicará en el portal web de la entidad y

será responsabilidad de las áreas enviar la información respectiva al Comité de

Gestión Documental para la actualización de este Registro.

3.1.3 Instrumentos Archivísticos: Actualmente, la entidad cuenta con los siguientes

instrumentos archivísticos:

- Cuadros de clasificación documental

- Tablas de retención documental

- Mapa de procesos

- Funciones de las áreas (Manual de funciones, Resoluciones)

- Programa de Gestión documental

El Comité de Gestión Documental debe garantizar la actualización de estos

instrumentos, para gestionar adecuadamente los documentos que se producen y se

reciben en la entidad.


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3.2 PRODUCCIÓN:

El Decreto 2609 de 2012 lo define como las actividades destinadas al estudio de los

documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área

competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados. Dicho

de otra forma, es la generación de documentos de las instituciones, en cumplimiento de

sus funciones.

Desde el punto de vista del principio de la eficiencia, el PGD estará orientado a que en

Montería Ciudad Amable S.A.S, sólo se generen los documentos que son necesarios

para el cumplimiento de sus funciones y que éstos estén reflejados en cada uno de los

procesos institucionales y en la Tabla de Retención Documental.

La producción de los documentos se ha normalizado en el procedimiento descrito e

identificado con el código AP-GD-PR01, Versión 2. Para su implementación, la entidad

ha asignado al líder de Gestión Documental, quien orientará y asesorará a las áreas en

la producción documental, con el fin de que se tenga en cuenta las diversos tipos de

información que se dan en la entidad para racionalizar su producción, independiente

del soporte en que se registre. Igualmente, se generarán buenos hábitos frente al uso

del papel, fomentando el modelo de Cero Papel en la gestión administrativa.

A continuación se establecerán algunas consideraciones generales relacionadas con la

producción de los documentos en la entidad:


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Se propenderá por el uso de la imagen corporativa, conservando los datos

identificatorios institucionales definidos, en cuanto a logos y pie de página

adoptados, usando primordialmente el color negro para el registro en todos los

documentos.

Si el documento lleva anexos, se debe especificar en la parte inferior del

documento proyectado, anexarlos en forma física y especificar en el formato

Registro de Comunicaciones Despachadas qué es lo que está anexado.

El tipo de letra a utilizar es Arial/12 para la elaboración de comunicaciones

oficiales y demás documentos.

Cuando se requiera imprimir el documento, se usará papel bond blanco tamaño

carta u oficio, según la necesidad.

En cuanto a las comunicaciones, se debe imprimir original y dos copias: el

original para el destinatario, la primera copia para el consecutivo y la segunda,

para la dependencia que la emite y deberá ser archivada en el respectivo

expediente.

3.3 GESTIÓN Y TRÁMITE:

Se define como el conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a

un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción

(metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos,

el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de

los asuntos. Estas actividades se han descrito en el procedimiento identificado con el

código AP-GD-PR02, Versión 2, e incluye la verificación, recepción, radicación,

direccionamiento y digitalización de los documentos que lleguen o ingresen a la entidad,

ya sea de manera personal, correo postal o correo electrónico.


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En todos los casos, la entidad observará los principios establecidos en el Acuerdo 060

de 2001 que establece los parámetros aplicados al manejo de las comunicaciones

oficiales, dejando siempre constancia de cada documento que ingresa a la entidad o

que es enviado al medio externo.

3.4 ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL:

Según el Decreto 2609 de 2012, se define como el conjunto de operaciones técnicas

para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo

en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente. Estas actividades deben

permitir identificar las tres edades de los documentos, constituyendo de esta forma el

archivo de gestión, central e histórico. De la misma forma, los principios y técnicas

archivísticas aplicarán tanto a documentos en papel como electrónicos.

La organización de los documentos abarca tres procedimientos muy puntuales, a

saber: clasificación, ordenación y descripción. Todo ello, fundamentado en la

estructura orgánico-funcional de la empresa. En Montería Ciudad Amable S.A.S, la

organización de los documentos se realiza con base en el cuadro de clasificación y la

tabla de retención documental, instrumentos archivísticos que han sido aprobados y

que se constituyen en las principales herramientas de la gestión documental. Ello

permite una rápida identificación de los expedientes, pues se cuenta con un sistema de


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ordenación fácil de entender por parte de los usuarios, lo que les permite ubicar los

documentos para su consulta, transferencia o disposición final.

Como insumo fundamental para estandarizar el proceso de organización de los

documentos, la entidad cuenta con la Guía para la implementación de la Tabla de

Retención documental (xxxx), en la cual se describe pormenorizadamente la

metodología, procedimientos, instrumentos, formatos y demás aspectos que facilitan el

cumplimiento de las directrices relacionadas con la organización de los documentos y

la administración del archivo.

3.5 TRANSFERENCIA

Según el Decreto 2609 de 2012, es el conjunto de operaciones adoptadas por la

entidad para transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la

estructura, la validación del formato de generación, la migración, refreshing, emulación

o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los

metadatos descriptivos.

En la entidad, las transferencias documentales se realizarán siguiendo el procedimiento

establecido en la Guía para la aplicación de la Tabla de Retención Documental y

según los tiempos de retención definidos en ella. De la misma forma, se dará


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cumplimiento al plan anual de transferencias que será publicado mediante circular en el

primer semestre del año en curso.

En lo que tiene que ver con los documentos electrónicos, la entidad tomará medidas

pertinentes respecto a la conservación y transferencia de los documentos en este

soporte, en cumplimiento de la normativa vigente.

3.6 DISPOSICION DE LOS DOCUMENTOS

Es la selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su

conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido

en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental. Para

la aplicación de los tiempos de retención documental, medios técnicos y

procedimientos, la entidad se regirá por lo definido en la Tabla de Retención

Documental.

Dentro del formato utilizado para la presentación de las TRD, el diligenciamiento de la

columna Disposición Final, implica que a cada serie o subserie se le aplicó previamente

el proceso de valoración para definir su conservación permanente, reproducción a

través de tecnologías y soportes, en cuya aplicación se observen principios y procesos

archivísticos, la eliminación cuando agotados sus valores administrativos no tengan o

representen valor para la investigación o la selección de algunas muestras

representativas.

A continuación, se describen las alternativas contempladas por la tabla de retención

documental cuando se trate de aplicar la disposición de los documentos de archivo en


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la entidad. Todas estas actividades deberán formalizarse por intermedio de un Comité

de Gestión documental y estarán bajo la responsabilidad del Coordinador del Archivo.

Conservación Total: se aplica a aquellas series documentales que tienen valor

permanente, es decir, las que lo tienen por disposición legal o las que por su contenido

informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad,

convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. Estos documentos se

conservarán total y permanentemente, asegurándose su protección, disponibilidad y

acceso durante todo el tiempo que sea necesario.

Eliminación documental: Actividad aplicada para aquellos documentos que han

perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información

en otros soportes. Para ello, la entidad se basará en lo establecido en la Tabla de

Retención documental y en la valoración confirmada por el Comité de Gestión

documental; este procedimiento deberá documentarse en un acta.

La entidad definirá en el mediano plazo el procedimiento que garantice la destrucción

segura y adecuada de los documentos electrónicos, asegurando los lineamientos

establecidos en el artículo 25 del Decreto 2578 de 2012 y el artículo 15 del Acuerdo

004 de 2013 del Archivo General de la Nación.

Selección documental: Actividad de la disposición final señalada en las tablas de

retención documental y realizada en el archivo, con el fin de escoger una muestra de

documentos de carácter representativo, para su conservación permanente. Es preciso

aplicar de método elegido que se ha descrito en la TRD y dejar evidencia del hecho en

un acta, mediante la cual el Comité de Gestión Documental da su aprobación.


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3.7 PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO:

Estas son las acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión

para garantizar su preservación en el tiempo independientemente de su medio y forma

de registro y almacenamiento. En este proceso se deben garantizar las condiciones

mínimas encaminadas a la protección de los documentos, el establecimiento y

suministro de equipos adecuados para el archivo, sistemas de almacenamiento de

información en sus distintos soportes.

La entidad definirá a más tardar en la vigencia 2016 el Sistema Integrado de

Conservación – SIC, reglamentado y oficializado como parte integral de la Gestión

Documental, como también el Plan de Prevención y Atención de Desastres, donde se

incluya la adecuación del depósito de archivo. Así también, se debe establecer en el

Programa Seguridad de la Información para los documentos electrónicos para asegurar

su autenticidad, integridad, inalterabilidad, acceso, disponibilidad, legibilidad y

conservación.

3.8 VALORACIÓN

Definida por el Decreto 2609 de 2012 como el proceso permanente y continuo, que

inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus

valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las

diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación

temporal o definitiva).


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Los criterios de valoración documental de Montería Ciudad Amable SAS, están

basados en el cumplimiento de las normas establecidas, el análisis de la

documentación, en relación con sus valores primarios y secundarios, determinando si

tienen importancia para la historia, la ciencia y la cultura de la Entidad. Esta valoración

fue la que dio fundamento a la determinación de los tiempos de conservación y

disposición final de las series documentales contenidas en la Tabla de Retención

Documental.

4. FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL

La empresa Montería Ciudad Amable S.A.S, por medio de su Comité de Gestión

Documental, tiene la responsabilidad de establecer a corto, mediano y largo plazo, la

implementación del Programa de Gestión Documental Institucional, determinando las

fases necesarias a desarrollar, incluyéndolo dentro del Plan Estratégico y el Plan

Operativo. La implementación significa la asignación de responsabilidades dentro de la

entidad, la definición de roles y el establecimiento de objetivos. Para dar cumplimiento

a la metodología, se establecen las siguientes fases:

4.1 ELABORACIÓN

En esta fase, se identificaron las condiciones para la implementación del PGD, se

precisaron los requisitos y roles, y se garantizó la disponibilidad de los recursos

requeridos. La elaboración del Programa de Gestión Documental de la entidad se

realizó dando cumplimiento a la metodología establecida por el Archivo General de la

Nación y al Decreto 2609 de 2012 y fue aprobado por el Comité de Gestión documental

de la entidad.


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4.2 ALISTAMIENTO

Con base en el diagnóstico integral hecho al archivo de la entidad y a partir de las

acciones prioritarias requeridas, se diseñó un Plan de trabajo archivístico, mediante el

cual se registraron, de forma prioritaria, las acciones requeridas para implementar las

medidas correctivas, formalizadas y documentadas en el Proceso de gestión

documental, en los procedimientos y en el Programa de Gestión documental.

Adicionalmente, se realizaron reuniones con el personal, para emprender una campaña

de sensibilización y capacitación orientada a lograr el compromiso de todos los

funcionarios y contratistas en la aplicación de los procedimientos y técnicas contenidas

en los documentos mencionados.

Del mismo modo, se realizó la actualización del Manual de Procesos de la entidad, de

tal forma que se integró al mapa de procesos, la gestión documental como proceso de

apoyo.

Además, se diseñó y aprobó el Cuadro de Clasificación Documental y la Tabla de

Retención Documental, instrumentos archivísticos básicos para la organización y

disposición de los documentos institucionales.

Finalmente, la entidad adquirió y dispuso de los recursos requeridos para implementar

el programa de gestión documental.


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4.3 EJECUCIÓN Y PUESTA EN MARCHA DEL PROGRAMA

La ejecución del PGD son todas las actividades necesarias para poner en marcha el

programa. La implementación es la parte fundamental del programa de gestión

documental y se constituye en al prerrequisito para que la entidad puedan convertirlo

en una actividad permanente de la administración. La implementación significa el

cumplimiento de las responsabilidades asignadas dentro de la entidad, según lo

establecido en el programa.

Para ello, se realizan las siguientes acciones:

Aprobación del Programa de Gestión documental por parte de la alta dirección y

del Comité de Gestión Documental.

Socialización del Programa de Gestión documental, divulgación de la Tabla de

Retención documental y de los procedimientos archivísticos diseñados y

aprobados.

Aplicación de los procedimientos y del Programa de Gestión Documental en las

áreas de la entidad y en el Archivo.

Continuación de las jornadas de capacitación y sensibilización al personal, así

como también adiestramiento en el puesto de trabajo a cada funcionario.

Difusión, en la página Web, de la entidad de todos los instrumentos archivísticos

diseñados, dando así cumplimiento a los parámetros establecidos en la Ley de

Transparencia y Acceso a la Información Pública.

Cumplimiento del plan de trabajo archivístico diseñado.


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3.9 SEGUIMIENTO

Se refiere al monitoreo y análisis permanente del PGD, que se traducirá en acciones

de revisión y evaluación de la gestión documental. El seguimiento será lo más

importante del Programa de Gestión Documental, por cuanto le da cohesión a las

directrices formuladas. Implica la manera como se da alcance a los objetivos, el

cumplimiento de las fechas, la gestión de los recursos y todas las actividades

administrativas de dirección del Programa, así como la adopción de los correctivos y

medidas conducentes para reorientarlo en caso de incumplimiento de las metas fijadas

(para aplicación de TRD, transferencias de archivos etc.). Se debe indicar que este

seguimiento cuenta con un órgano de coordinación, el Comité de Gestión Documental,

en apoyo al equipo de Control Interno, para que lleven a cabo esta labor.

Se validará el cumplimiento de las metas establecidas en el plan de trabajo archivístico

y en el Programa de Gestión Documental, por medio de auditorías internas.

Se verificarán las necesidades de ajuste que se puedan presentar a los instrumentos

archivísticos que se encuentran en aplicación (cuadro de clasificación, tabla de

retención documental y el mismo programa de gestión documental).

3.10 MEJORA

Esta fase tiene como propósito mantener los procesos y actividades de la gestión

documental de la entidad en disposición continua y permanente de innovación,

desarrollo y actualización.

Con base en las visitas de seguimiento, auditorías y controles se determinarán las

posibles fallas que se puedan presentar y se tomarán las medidas pertinentes

(acciones correctivas, preventivas y de mejora), dejando evidencia y documentando


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todo en los respectivos registros. Si hubiere lugar a ello, se establecerán planes de

mejora orientados a reducir los riesgos identificados en los controles y auditorías,

relacionados con los cambios significativos en políticas, requisitos, recursos y

necesidades de la entidad.

5. PROGRAMAS ESPECIALES

5.1 ADOPCIÓN DE LA ESTRATEGIA CERO PAPEL EN LA ENTIDAD

En cumplimiento de las disposiciones de Ley como: el Decreto 2609 de 2012 del

Ministerio de la Cultura y la Directiva Presidencia 04 de 2012, se adelantan acciones

orientadas a la implementación de la iniciativa cero papel en la entidad, para tal efecto

se contempla cuatro componentes principales, sobre los cuales tiene mayor incidencia

esta iniciativa:

1. Los procesos y procedimientos documentados en los Manuales de Procesos y de

Contratación

2. Una cultura organizacional receptiva hacia la aplicación de buenas prácticas en

gestión documental.

3. Los instrumentos archivísticos y de gestión documental con los que cuenta la

entidad: cuadro de clasificación, tabla de retención, programa de gestión documental.

4. El componente de tecnología con que cuenta la entidad, representado en hardware y

software, sitio web, repositorios electrónicos, cuentas oficiales de correo electrónico.


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Por su parte la entidad deberá promover activamente el cambio de cultura y los ajustes

a nivel de procesos, procedimientos e infraestructura tecnológica que se requieran.

Como parte de la preparación de la implementación del modelo de “Cero papel”, se

recomienda seguir las siguientes indicaciones básicas:

Aplicación del programa de gestión documental en lo que tiene que ver con la

gestión electrónica de documentos, de acuerdo con señalado en el Decreto 2609

de 2012 del Ministerio de la Cultura.

Promoción de buenas prácticas para reducir el consumo de papel.

Equipo humano: Identificar e involucrar a las personas líderes en la

implementación de cero papel en la entidad.

Difundir la iniciativa por múltiples canales y promover el cambio de cultura

organizacional en cuanto a la utilización de documentos y procedimientos

normalizados para la administración de documentos electrónicos de archivo.

5.2 LA GESTIÓN DOCUMENTAL INTEGRADA AL MAPA DE PROCESOS

INSTITUCIONAL

El objetivo del proceso de Gestión Documental es administrar los documentos que se

producen y reciben en la entidad garantizando su organización, conservación, custodia

y disposición final, mediante, la normalización de la administración de archivos y la

Gestión Documental.

5.3 PROGRAMA SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN.

Montería Ciudad Amable S.A.S busca que la información de la entidad así como la de

terceros en su poder, preserve la confidencialidad, disponibilidad e integridad,

protegiéndola contra amenazas internas y externas. Este propósito se logra mediante

la gestión de riesgos en seguridad de la información que facilite identificación,


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valoración, implementación de controles, monitoreo y seguimiento de los niveles de

riesgos a fin de mantenerlos dentro de los niveles aceptables definidos. Por ello, se

compromete a cumplir con las disposiciones constitucionales y legales aplicables a la

entidad relacionadas con la seguridad de la información, además, a que se establezca,

implemente, opere y mantenga el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información

que se requiere para proteger los derechos de los usuarios y de los ciudadanos

monterianos, mediante mecanismos de Inspección, Vigilancia y Control transparentes y

oportunos.

6. ALINEACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

CON LOS PLANES ESTRATÉGICOS

El Programa de Gestión Documental de la Montería Ciudad Amable S.A.S tiene como

objetivo establecer parámetros técnicos y administrativos que garanticen la gestión

eficiente de la información, recurso imprescindible para la toma de decisiones y en la

rendición de cuentas, de tal manera que se disponga de todos los documentos

institucionales que constituyen su memoria y que son considerados activos decisivos

en el desempeño de la entidad.

Este objetivo se alinea en el plan estratégico nacional, territorial e institucional, así:

PLAN NACIONAL DE

DESARROLLO

PLAN DE DESARROLLO

ALCALDÌA DE MONTERÍA

2012-2015

PLAN DE ACCIÓN

MONTERÍA CIUDAD

AMABLE S.A.S 2015

Objetivos del Plan

Nacional de Desarrollo:

Ejes programáticos:

Gobernabilidad Con

Plan De Acción

Montería Ciudad


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3. Buen Gobierno,

Lucha contra la

Corrupción y

participación ciudadana.

Pertenencia Y

Responsabilidad.

Fortalecer el control social,

las veedurías y la

participación ciudadana

como medio y como fin, con

el propósito de establecer

acciones que permitan

ampliar y mejorar los

canales de interacción entre

gobernante y gobernados y

lograr ciudadanos más

comprometidos con lo

público, con la ética de los

público y con el

fortalecimiento de nuestras

competencias como

ciudadanos.

Amable 2015.

Objetivos

Estratégicos:

Gestión Gerencial:

Mantener una vía de

comunicación

transparente frente a la

comunidad y a los entes

de control. Gestión

Administrativa Y

Financiera: Gestionar

y coordinar las labores

contables, de talento

humano, presupuestas

y financieras de la

entidad.

7. ARMONIZACIÓN CON OTROS PROGRAMAS DE LA ENTIDAD

7.1 ARMONIZACIÓN CON EL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO –

MECI

El Modelo Estándar de Control Interno de Montería Ciudad Amable ha establecido los

mecanismos de gestión, medición y evaluación de los procesos, los cuales están


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encaminados a mejorar la eficacia y eficiencia de los mismos y a alcanzar altos

estándares de calidad. Los auditores internos realizarán visitas periódicas a las

diferentes dependencias y cuando evidencien debilidades en los procesos de gestión

documental, coordinarán los compromisos a establecer para el cumplimiento de la

normatividad, el mejoramiento de los procesos y la aplicación de las mejores prácticas.

Estas gestiones quedarán consolidadas en el informe de auditoría, en la cual se podrá

evidenciar y revisar, de forma detallada, cada acción y su correspondiente gestión.

8. METAS DE CORTO, MEDIANO Y LARGO PLAZO

METAS LINEAMIENTOS

QUE IMPACTA

PLAZO

CORTO MEDIANO LARGO

Aprobar y dar a conocer el

Programa de gestión

documental

Planeación X

Hacer la depuración en los

archivos electrónicos y

físicos

Gestión y trámite.

Preservación a

largo plazo.

Valoración

documental.

X

Ordenar el archivo de 2010

a 2014, mediante la

aplicación de la tabla de

retención documental

Organización de

documentos

X

Ordenar el archivo de 2015, Organización y X


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tanto físico como

electrónico, según la tabla

de retención documental

transferencia de

documentos.

Utilizar las cuentas de

correo institucionales

Producción

documental.


X

Aplicar los procedimientos

de gestión documental

aprobados

Todos los

procesos de la

Gestión

documental.

X

Publicar los activos de

información en la página

web de la entidad


Organización

documental.

X

Diseñar e implementar un

aplicativo para el recibo y

despacho de las

comunicaciones oficiales.


Preservación a

largo plazo.

X

Integrar el mecanismo de

firma electrónica a los

documentos oficiales

hechos en este medio

Preservación a

largo plazo.

Producción

documental.

X

Centralizar y reglamentar el

escaneo de documentos.

Preservación a

largo plazo.

Producción

documental.

X

Implementar mecanismos Preservación a X


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que permitan conservar la

información electrónica a

largo plazo

largo plazo.

Producción

documental.

Hacer auditorías de

seguimiento a la

implementación del

programa de gestión

documental

Planeación.

Transferencias

documentales.

X

Adecuar el depósito del

archivo.

Preservación a

largo plazo.

Organización

documental

X

Implementar un Sistema de

Gestión de Seguridad de la

Información

Preservación a

largo plazo.

X

Plazos para la realización de las metas

Corto: entre 0 y 2 meses

Mediano: entre 2 y 4 meses

Largo: superior a 4 meses

8.1 RECURSOS NECESARIOS

Para alcanzar las metas anteriormente mencionadas se requieren los siguientes

recursos:


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Humanos: Funcionarios de la entidad. Equipo interdisciplinario, quien con su

conocimiento y experiencia apoyarán la ejecución del Programa de Gestión

Documental y los proyectos trazados en la entidad.

Tecnológicos: Es preciso verificar que las herramientas tecnológicas con las

que cuenta la empresa cumplen con las especificaciones establecidas por las

normas de gestión documental.

Físicos: La entidad cuenta con un espacio muy reducido para almacenar los

documentos el cual será adecuado y dotado de los elementos de seguridad y

almacenamiento requeridos.

Económicos: Los recursos requeridos para ejecutar las metas a corto y

mediano plazo se cubren con el presupuesto de 2015. Se adjunta presupuesto

asignado a la Gestión documental en la presente vigencia.

9. RESPONSABILIDADES Y OBLIGACIONES DE LOS SERVIDORES

PÚBLICOS Y CONTRATISTAS DE MONTERÍA CIUDAD AMABLE S.A.S.,

RELACIONADAS CON LA GESTIÓN DOCUMENTAL

En la Ley 594 de 2000, o Ley General de Archivos, define las obligaciones de los

servidores públicos en orden a garantizar la salvaguarda del patrimonio documental

de las instituciones públicas y privadas, apoyada por la Ley 734 de 2002 y los

Decretos 2578 y 2609 de 2012 .

Además de establecer en la Ley 594 de 2000, la responsabilidad general para todos

los servidores públicos de la organización, conservación, uso y manejo de los


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documentos, dentro de los principios generales (Artículo 4°) orientadores de la

función archivística, enuncia igualmente obligaciones de observancia más

restringida en:

“Artículo 15. Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos.

Los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán

los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a

las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin

que ello implique exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en caso de

irregularidades”.

Artículo 16. Obligaciones de los colaboradores a cuyo cargo estén los archivos

de las entidades públicas. “Los Secretarios Generales o colaboradores

administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las entidades

públicas, a cuyo cargo estén los archivos públicos, tendrán la obligación de velar

por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los

documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación,

así como de la prestación de los servicios archivísticos”.

Artículo 17. Responsabilidad general de los colaboradores del archivo. Los

colaboradores de archivo trabajarán sujetos a los más rigurosos principios de

ética profesional, a lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia,

especialmente en lo previsto en su Artículo 15, a las Leyes y disposiciones que

regulen su labor. Actuarán siempre guiados por los valores de una sociedad

democrática que les confía la misión de organizar, conservar y poner al servicio

de la comunidad la documentación de la administración del Estado y aquélla que

forme parte del patrimonio documental de la Nación”.


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En la Ley 734 de 2002, Código Único Disciplinario en sus artículos 34 y 35 de la norma,

establece deberes y medidas tendientes a prevenir y sancionar su inobservancia que

van desde la emisión de órdenes cuyo incumplimiento acarrea multas pasando por

faltas gravísimas de conformidad con el artículo 44, hasta la constitución de hecho

punible si a ello hubiere lugar y su correspondiente denuncia con sujeción al

ordenamiento penal, así:

Artículo 34. Deberes. Numeral 5) Custodiar y cuidar la documentación e

información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su

cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción,

ocultamiento o utilización indebidos.

Artículo 35. Prohibiciones. A todo servidor público le está prohibido: Numeral 13)

Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, expedientes o

documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones. Numeral

21) Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos a

personas no autorizadas.

Igualmente, en el Decreto 2578 de 2012, en su artículo 24, referente a los Inventarios

de documentos. “Es responsabilidad de las entidades del Estado a través del

Secretario General o de otro funcionario de igualo superior jerarquía, y del responsable

del Archivo o quién haga sus veces, exigir la entrega mediante inventario, de los

documentos de archivo que se encuentren en poder de servidores públicos y

contratistas, cuando estos dejen sus cargos o culminen las obligaciones contractuales.

De igual forma, deberán denunciar ante los organismos de control el incumplimiento de

esta obligación para las acciones del caso. PARÁGRAFO. El deber de entregar

inventario de los documentos de archivo a cargo del servidor público, se circunscribe


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tanto a los documentos físicos en archivos tradicionales, como a los documentos

electrónicos que se encuentren en equipos de cómputo, sistemas de información,

medios portátiles de almacenamiento y en general en cualquier dispositivo o medio

electrónico”.

Para complementar en el Decreto 2609 de 2012, en el artículo 3°. Establece la

responsabilidad de la gestión de documentos. “La gestión de documentos está

asociada a la actividad administrativa del Estado, al cumplimiento de las funciones y al

desarrollo de los procesos de todas las entidades del Estado; por lo tanto, es

responsabilidad de los servidores y empleados públicos así como los contratistas que

presten servicios a las entidades públicas, aplicar las normas que en esta materia

establezca el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, y las respectivas

entidades públicas”.

Lo anterior, se complementa con los Acuerdos del Archivo General de la Nación, 038

del 2002 en su artículo 1, Responsabilidad de todo servidor público “la adecuada

conservación, organización, uso y manejo de los documentos y archivos que se deriven

del ejercicio de sus funciones”.

Acuerdo 042 del 2002 en el artículo 3, Conformación de los archivos de gestión

y responsabilidad de los jefes de unidades administrativas. Las unidades

administrativas y funcionales de las entidades deben con fundamento en la tabla

de retención documental aprobada, velar por la conformación, organización,

preservación y control de los archivos de gestión, teniendo en cuenta los

principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la

normatividad archivística. El respectivo Jefe de la oficina será el responsable de

velar por la organización, consulta, conservación y custodia del archivo de


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gestión de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad señalada en el

numeral 5 de la ley 734 de 2002 para todo servidor público.

10. ACTUALIZACION DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL.

Las políticas, el proceso, los procedimientos y el Programa de Gestión

Documental de Montería Ciudad Amable S.A.S deben actualizarse, en la medida

que se actualicen los diagnósticos del archivo institucional; o bien si cambian los

requerimientos técnicos, económicos, normativos o legales y si llegaran a

diseñarse e implementarse otros programas y sistemas a fines, de acuerdo con

los principios de armonización y articulación.

11. LISTADO DE ANEXOS

A. DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS DE MONTERÍA CIUDAD

AMABLE S.A.S.

B. PLAN DE MEJORAMIENTO Y DE TRABAJO ARCHIVÍSTICO

C. MAPA DE PROCESOS DE LA ENTIDAD

D. PRESUPUESTO ASIGNADO A LA IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA

DE GESTIÓN DOCUMENTAL

12. GLOSARIO

ACCESO A LOS ARCHIVOS. Derecho de los ciudadanos a consultar la información

que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la ley.

ARCHIVO ELECTRÓNICO. Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y

tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor,


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acumulados en un proceso natural por una persona o Institución pública o privada, en

el transcurso de su gestión.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Desde el punto de vista institucional y de

acuerdo con la categoría de archivos oficiales, es el establecimiento público encargado

de formular, orientar y controlar la política archivística a nivel nacional. Es el organismo

de dirección y coordinación del Sistema Nacional de Archivos.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO. Etapas sucesivas por las que atraviesan los

documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal,

hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.

COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL. Grupo asesor de la alta dirección, responsable

de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los

procesos administrativos y técnicos de los archivos.

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS. Conjunto de medidas tomadas para garantizar

el buen estado de los documentos. Puede ser preventiva o de intervención directa ó

métodos utilizados para asegurar la durabilidad física de los documentos, por medio de

controles efectivos incluyendo los atmosféricos.

CONSULTA DE DOCUMENTOS. Derechos de los usuarios de la entidad productora de

documentos y de los ciudadanos en general a consultar la información contenida en los

documentos de archivo y a obtener copia de los mismos

DEPURACIÓN. Operación por la cual se separan los documentos que tienen valor

permanente de los que no lo tienen.

DOCUMENTO DE ARCHIVO. Registro de información producida o recibida por una

persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor

administrativo, fiscal o legal, o valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser

objeto de conservación.

DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO. Es el registro de información generada,

recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos


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medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus

actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS. Es la destrucción de los documentos que han

perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor

histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología

EXPEDIENTE. Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen

una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos

generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un

mismo asunto.

GESTIÓN DE DOCUMENTOS. Conjunto de actividades administrativas y técnicas,

tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación

producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su destino final, con el

objeto de facilitar su consulta, conservación y utilización

ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS. Proceso archivístico que consiste en el

desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los

documentos de una entidad.

PATRIMONIO DOCUMENTAL. Conjunto de documentos conservados por su valor

sustantivo, histórico o cultural.

RADICACIÓN. Es el procedimiento por medio del cual las entidades asignan un

número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia

de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. Listado de series y sus correspondientes

tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en

cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en

cada fase de archivo.

VALORACIÓN DOCUMENTAL. Proceso por el cual se determinan los valores

primarios y secundarios de los documentos, con el fin de establecer su permanencia en


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las diferentes fases de archivo.

13. BIBLIOGRAFÍA

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. MANUAL PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE

UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL. Bogotá, 2014.

http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/SINAE/Productos%20SIN

AE%202013/PGD2.pdf

Programa Agenda de Conectividad – Estrategia Gobierno en Línea. Cero papel en la

Administración Pública. Guía No.1 Buenas prácticas para reducir el consumo de papel.

[pdf] Bogotá:El Ministerio, 2012. 19 p. Disponible en:

http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apcaafiles/5854534aee4eee4102f0bd5ca29479

1f/GUIA_1_Buenas_practicas_para_reducir_consumo_de_papel.pdf

MUNDO ARCHIVÍSTICO. Diccionario de términos archivísticos. [Término de búsqueda:

correspondencia]. [En línea]. Santa Fe: Mundo Archivístico, 2011. Disponible en:

http://www.mundoarchivistico.com/?menu=diccionario&accion=ver&id=345

Directiva Presidencial 4 de abril 3 de 2012. Eficiencia Administrativa y lineamientos de

la política Cero Papel en la Administración Pública. Bogotá: La Presidencia, 2012. 3 p.

Disponible en:http://programa.gobiernoenlinea.gov.co

MINISTERIO DE CULTURA, Decreto 2578 de 2012. “Por el cual se reglamenta el

Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el

decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de

los archivos del Estado”.

http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/SINAE/Productos%20SINAE%202013/PGD2.pdf

http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/SINAE/Productos%20SINAE%202013/PGD2.pdf

http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apcaafiles/5854534aee4eee4102f0bd5ca294791f/GUIA_1_Buenas_practicas_para_reducir_consumo_de_papel.pdf

http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apcaafiles/5854534aee4eee4102f0bd5ca294791f/GUIA_1_Buenas_practicas_para_reducir_consumo_de_papel.pdf

http://www.mundoarchivistico.com/?menu=diccionario&accion=ver&id=345


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MINISTERIO DE CULTURA, Decreto 2609 de 2012. “Por el cual se reglamenta el

Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de

2011 y se dictan otras disposiciones en materia de gestión Documental para todas las

Entidades del Estado”.

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