Procedimientos administrativos bienes nacionales rev eli080713[1][1]

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES DE LA UCLA Gaceta Universitaria N° 139

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El Consejo Universitario de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, reunido en su sesión Nº 2321, Ordinaria, celebrada el día veintitrés de octubre del año dos mil trece, en uso de las atribuciones legales y reglamentarias que le confiere el numeral 21 del artículo 26 de la Ley de Universidades y el numeral 23 del artículo 9º del Reglamento de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, APROBO

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES DE

LA UCLA


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Código MPBN-01

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE FINANZAS

DEPARTAMENTO DE BIENES NACIONALES Fecha:

MAY-2013

INTRODUCCIÒN

A fin de tener una herramienta documental que permita conocer, establecer y unificar las

políticas, normas y procedimientos administrativos en el Departamento de Bienes

Nacionales de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, el presente manual se

estructura basándose en lo dispuesto en la normativa legal vigente relacionada con la Ley

Orgánica de Bienes Públicos aprobada en Gaceta Oficial Nº 39.952 del 26-06-2012, la

cual ampara la función que debe ser ejecutada por este departamento.

Por consiguiente, dicho manual contempla la universalidad de las leyes, normas, políticas

y procesos que rigen la recepción, control y custodia de los bienes muebles e inmuebles

para todas las unidades académicas-administrativas que integran la Institución, como es

incorporación, transferencia, reubicación de bienes, desincorporación y enajenación;

siendo su contenido de obligatorio cumplimiento.

En este sentido, el manual está estructurado de la siguiente manera: una primera parte

que contiene el objetivo, alcance, base legal aplicable y terminología utilizada.

Posteriormente, se describen las normas básicas de control interno de aplicación general,

así como las normas específicas para los procedimientos que rigen el manejo y control de

bienes muebles e inmuebles en todos sus procesos internos.


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Código MPBN-01



MAYO 2013

Nro. Versión

Fecha de Vigencia

Responsable Administrativo

Responsable Actualización

Principales Cambios

1

Mayo 2013

Jefe Departamento

de Bienes Nacionales

Jefe Departamento

de Bienes Nacionales a

través del Departamento

de Organización y

Métodos

Estructuración de las normas y

procedimientos que regulan las

operaciones para la administración

de los Bienes Muebles


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Código MPBN-01



Mayo,2013

DEPENDENCIA El Departamento de Bienes Nacionales dentro de la estructura organizativa de la UCLA,

depende de la Dirección de Finanzas, adscrita al Vicerrectorado Administrativo.

OBJETIVO El Departamento de Bienes Nacionales, es la unidad que se encarga de enterar y

controlar los movimientos que afecten el inventario de bienes muebles e inmuebles de la

UCLA; así como servir de unidad asesora y revisora de los movimientos de bienes

muebles e inmuebles de las dependencias adscritas.

MISION Ejercer e implementar medidas de control, ejecución y fiscalización tendentes a lograr el

correcto registro, manejo y custodia de los bienes muebles de la Universidad

Centroccidental “Lisandro Alvarado” y dependencias e inmuebles adscritas.


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Código MPBN-01



Mayo,2013

BASE LEGAL

1. Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. GO Nº 5.453

Extraordinario del 24-03-2000.

a. Artículo 141. Principios de la Administración Pública.

2. Ley Orgánica de Bienes Públicos aprobada en Gaceta Oficial Nº 39.952 del 26-

06-2012

3. Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento. Gaceta Oficial 39.165 de

fecha 24-04-2009.

4. Ley de Universidades. Gaceta Oficial 1429 Extraordinario del 08-09-1970.

5. Ley contra la Corrupción. Gaceta Oficial Nº 5.637 Extraordinario del 07-04-2003.

6. Ley sobre Simplificación de trámites Administrativos. Gaceta Oficial. 36.845

de fecha 07-12-1999.

7. Código Civil Venezolano. Gaceta Oficial 2990 del 26-07-1982. (Donación).

8. Reglamento dela Ley de Contrataciones Públicas. Gaceta Oficial Nº 39.181 de

fecha 19-05-2009.


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Mayo,2013

ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES EN LA UCLA

A fin de facilitar la comprensión de los procedimientos administrativos para el manejo y

control de los bienes en la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, a

continuación se establecen las definiciones de la terminología utilizadas:

Bien: todo lo que pueda constituir objeto de un patrimonio, siendo éste de propiedad

pública o privada.

Bienes Inmuebles: son bienes clasificados por su naturaleza, destinación u objeto.

Por su naturaleza son todas aquellas construcciones adheridas de forma permanente a

la tierra o que sea parte de un edificio.

Por su destinación, son las cosas que el propietario del suelo ha puesto en él para su

uso, cultivo y beneficios que permanezca en él constantemente o que no se pueda

separar sin romperse o deteriorarse.

Por su objeto, son los derechos del propietario, los derechos de usufructo.

Bien Mueble: son bienes por su naturaleza u objeto.

Por su naturaleza, son los que se pueden cambiar de lugar, bien por sí mismos o

movidos por una fuerza exterior, en este caso se incluyen los semovientes.

Por su objeto, son los derechos, obligaciones y acciones que tienen por objeto de cosas

muebles, materiales provenientes de la demolición de un edificio y los reunidos para

construir uno nuevo, mientras no se hubieren empleado en la construcción.


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DEPARTAMENTO DE BIENES NACIONALES Fecha: Mayo,2013

Depreciación: constituye la disminución del valor de un bien como consecuencia de

desgastes, agotamiento, deterioro u obsolescencia económica.

Desincorporación: es el retiro o eliminación del bien del patrimonio institucional.

Incorporación: es el ingreso como patrimonio de la institución de los muebles e

inmuebles.

Transferencia: es el movimiento de un bien mueble de una unidad a otra, sin producir

variación en el patrimonio de la Institución.

Enajenación: es todo acto de disposición que se efectúe sobre los bienes muebles e

inmuebles sea a título gratuito u oneroso.


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Código MPBN-01



NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES DE LA UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO”

Normas Básicas de Control Interno de Aplicación General 1. La adquisición de bienes independiente de la modalidad, deben ser registradas

oportunamente al costo de adquisición, construcción o de avalúo en los casos de ser adquiridos por donación o canje.

2. Cada director, jefe, coordinador o encargado de unidades académicas-administrativas será el responsable de la guarda y custodia de los bienes asignados a su unidad y tendrá la potestad de nombrar un encargado de bienes a nivel interno.

3. Es responsabilidad del Departamento de Bienes Nacionales, realizar anualmente el inventario general de los Bienes, determinando la existencia real de los mismos, el responsable del uso del bien, su ubicación exacta, uso y el correcto mantenimiento, entre otros.

4. El responsable de los Bienes Muebles en cada unidad de trabajo, responde penal, civil, administrativa y disciplinariamente por las faltas e irregularidades administrativas que cometieran en el manejo de los mismos, conforme a lo establecido en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal y su Reglamento

5. Al momento de dejar un cargo administrativo u operativo, el funcionario saliente

deberá presentar un acta de entrega de los bienes asignados al funcionario entrante o jefe inmediato superior.

6. Los funcionarios de las unidades de trabajo o dependencias que tienen bajo su asignación Bienes Muebles, deben velar por el control y buen estado de los bienes bajo su responsabilidad

7. Los movimientos internos de bienes o hacia otras dependencias, deben cumplir con el procedimiento de incorporación y transferencia descrito en este manual.


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8. El préstamo de bienes a otras unidades o dependencias por un período mayor a 3 meses, se realizará a través de un acta de transferencia. En caso de ser menor a este período se utilizará un acta de retiro temporal. En ambos casos, las actas deben llevar las firmas del jefe de la unidad y encargado de bienes que entrega y recibe.

9. La descripción de los bienes muebles e inmuebles debe ser presentada en detalles técnicos y precisos y los mismos deben verificarse por percepción directa.


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CÓDIGO: P.01

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Fecha:

Mayo,2013

Tramitar la adquisición de Bienes Inmuebles a través de: Compra-Venta, Comodato y Donación.

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Objetivo: Describir de forma secuencial las actividades que debe realizar el Departamento de Bienes Nacionales para la adquisición de Bienes Inmuebles por la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”. Normas Específicas 1. El Departamento de Bienes Nacionales, tendrá la responsabilidad de efectuar los

trámites necesarios para la adquisición de bienes inmuebles en la Institución, para lo cual contará con la autorización expresa de la máxima autoridad competente.

2. La adquisición de Bienes Inmuebles deberá contar con la opinión favorable por parte de la Superintendencia de Bienes Públicos (SUDEBIP).

3. Para la adquisición de Bienes Inmuebles, se deberá realizar un mínimo de dos (02) avalúos actualizados por peritos interno y externo, debidamente acreditados por la SUDEBIP

4. Para la tramitación de la adquisición de un bien inmueble, la unidad solicitante deberá consignar ante el Departamento de Bienes Nacionales, los siguientes documentos que serán incluidos en el expediente administrativo.

a. Oferta de Compra-Venta b. Certificación Presupuestaria c. Avalúo del bien inmueble. d. Copia título de propiedad del inmueble e. Rif. del vendedor f. Documento de liberación de desgravámenes g. Solvencias (Hidrolara, Corpoelec, Municipales) h. Copias cédula de identidad del vendedor o vendedores.

5. El Departamento de Bienes Nacionales, deberá estructurar el expediente considerando lo dispuesto en la Ley Orgánica de Bienes Públicos,

6. La solicitud de adquisición de bienes inmuebles serán remitidas a la Superintendencia de Bienes Públicos con los siguientes documentos:

a. Original de la solicitud con visto bueno por parte de la Superintendencia de Bienes Públicos, para la adquisición del bien inmueble del que se trate, con identificación clara del bien, debidamente firmada y sellada por la autoridad competente.


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CÓDIGO: P.01


Mayo,2013

Tramitar la adquisición de Bienes Inmuebles a través de: Compra-Venta, Comodato y Donación

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Normas Específicas

b. Original y copia simple del acto administrativo que aprueba la adquisición del bien, con indicación expresa y detallada de los términos, condiciones y modalidad jurídica bajo los cuales se realizará la adquisición, así como las razones que ameritan, firmado y sellado por la máxima autoridad del ente u organismo adquiriente.

c. Copia simple de la certificación presupuestaria de ley, debidamente firmada y sellada por la unidad competente en materia presupuestaria del ente adquiriente.

d. Dos (02) avalúos realizados por un perito interno y uno externo, en original del bien inmueble a adquirir, con vigencia menor a seis (06) meses, material fotográfico y declaración jurada de los profesionales que los realizan con las condiciones establecidas en la Ley Orgánica de Bienes Públicos.

e. Copia simple de las cédulas de identidad de los profesionales que realizan los avalúos.

f. Certificación de desgravámenes del inmueble, para los últimos diez (10) años.

g. Copia simple del documento de propiedad del bien y copia simple de la cédula de identidad del o los propietarios.

h. Copia simple de la cédula de identidad y del documento poder que le falta para suscribir la venta, en caso de apoderados.

i. Copia simple del documento constitutivo-estatutario, en caso de bienes inmuebles propiedad de personas jurídicas.

j. Los demás que sean requeridos a juicio de la Superintendencia de Bienes Públicos.


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CÓDIGO: P-01

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOSFecha:

Mayo,2013 Tramitar adquisición de Bienes Inmuebles a través

de: Compra-Venta Pág.: 1 / 2

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Responsable Actividad

Oficinista

1. Recibe solicitud de adquisición de bien inmueble por parte del Rector + soportes requeridos según la norma establecida para el trámite.

2. Revisa y verifica la solicitud, sella copia en señal de recibido y devuelve a la unidad.

3. Entrega documentos recibidos al Jefe de Departamento a fin de iniciar los trámites correspondientes.

Jefe de Departamento

4. Recibe solicitud de adquisición de bien inmueble y verifica los soportes anexos.

5. Entrega documentos al Abogado asignado para el trámite jurídico-administrativo.

Consultoría Jurídica

Abogado

6. Recibe solicitud de adquisición de bien inmueble por compra-venta y soportes relacionados.

7. Solicita a la Dirección de Planta Física (Perito Avaluador acreditado por SUDEBIP) el respectivo avalúo del bien adquirir.

8. Elabora documento de compra-venta.

9. Entrega al Jefe de Departamento de Bienes, documento de compra-venta, avalúo del bien inmueble + soportes.


10. Recibe documento de compra-venta, avalúo del bien inmueble + soporte y elabora informe de recomendación.

11. Una vez recibida Presenta ante el Rector informe de recomendación para su consideración y posterior presentación en el Consejo Universitario.

12. Recibe memorándum de Secretaría General, donde informa la aprobación del trámite de adquisición del bien inmueble.

13. Elabora expediente del bien inmueble con los soportes señalados en la norma de este procedimiento y remite a la Superintendencia de Bienes Públicos para el visto bueno.


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CÓDIGO: P-01



de: Compra-Venta Pág.: 2 / 2



14. Recibe información de la Superintendencia de Bienes Públicos, entrega al abogado documento de compra-venta + soportes requeridos para la protocolización del documento ante el Registro Inmobiliario respectivo.


Abogado

15. Recibe documento de compra-venta + soportes y protocoliza en el Registro Inmobiliario.

16. Entrega original del documento de compra-venta + soportes al Jefe de Departamento de Bienes Nacionales para la incorporación del bien.


17. Recibe original del documento de compra-venta protocolizado + soportes respectivos.

18. Entrega al Registrador de Bienes para la incorporación en el sistema integrado administrativo (SIAD) (Ir procedimiento Incorporación de Bienes Inmuebles)


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CÓDIGO: P-02


Mayo,2013

Tramitar adquisición de Bienes Inmuebles a través de: Comodato Pág.: 1 / 2


Oficinista

1. Recibe solicitud de adquisición de bien inmueble a través de Comodato + soportes requeridos según la norma establecida para el trámite.




4. Recibe solicitud de adquisición de bien inmueble por comodato, verifica los soportes anexos y entrega al Abogado asignado para el trámite jurídico-administrativo.


Abogado

5. Recibe solicitud de adquisición de bien inmueble por comodato y soportes relacionados.

6. Solicita a la Cámara Municipal correspondiente la autorización para la aprobación del comodato.

7. Una vez aprobado, recibe acuerdo de la Cámara Municipal.

8. Contacta al Síndico Municipal para la elaboración del documento de comodato.

9. Solicita solvencias del inmueble ante Hacienda Municipal.

10. Recopila los documentos antes descritos y entrega al Jefe de Departamento de Bienes para los trámites internos correspondientes.

11. Solicita a la Dirección de Planta Física (Perito Avaluador acreditado por SUDEBIP), el respectivo avalúo del bien adquirir.


12. Recibe documento de adquisición de bien inmueble por comodato + acuerdo Cámara Municipal, Solvencias del Inmueble y elabora informe de recomendación.


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CÓDIGO:

P-02



de: Comodato Pág.: 2 / 2

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Responsable Actividad


13. Presenta ante el Rector informe de recomendación para su consideración y posterior presentación en el Consejo Universitario.

12. Recibe memorándum de Secretaría General, donde informa la aprobación del trámite de adquisición del bien inmueble por Comodato.


14. Recibe información de la Superintendencia de Bienes Públicos, entrega al abogado documento de comodato + soportes requeridos para la protocolización del documento ante el Registro Inmobiliario.


Abogado

15. Recibe documento de comodato + soportes y protocoliza en el Registro Inmobiliario.

16. Entrega original del documento de comodato + soportes al Jefe de Departamento de Bienes Nacionales para la incorporación del bien.


17. Recibe original del documento de comodato protocolizado + soportes respectivos.



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CÓDIGO: P-03



de: Donación Pág.: 1 / 2


Oficinista

1. Recibe solicitud de donación de bien inmueble por parte del Rector + soportes requeridos según la norma establecida para el trámite.




4. Recibe solicitud de donación de bien inmueble, verifica los soportes anexos y entrega al Abogado asignado para el trámite jurídico-administrativo.


Abogado

5. Recibe solicitud de donación de bien inmueble y soportes relacionados.

6. Solicita a la Dirección de Planta Física (Perito Avaluador acreditado por el SUDEBIP), el respectivo avalúo del bien adquirir.

7. Elabora documento de donación.

8. Entrega al Jefe de Departamento de Bienes, documento de donación, avalúo del bien inmueble + soportes.


9. Recibe documento de donación de bien inmueble + avalúo + soportes y elabora informe de recomendación.

10. Presenta ante el Rector informe de recomendación para su consideración y posterior presentación en el Consejo Universitario.

11. Recibe memorándum de Secretaría General, donde informa la aprobación del trámite de adquisición del bien inmueble por donación.



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CÓDIGO:

P-03



de: Donación Pág.: 2 / 2



12. Recibe información de la Superintendencia de Bienes Públicos, entrega al abogado documento de donación + soportes requeridos para la protocolización del documento ante el Registro Inmobiliario.


Abogado

13. Recibe documento de donación + soportes y protocoliza en el Registro Inmobiliario.

14. Entrega original del documento de donación + soportes al Jefe de Departamento de Bienes Nacionales para la incorporación del bien.


15. Recibe original del documento de donación protocolizado + soportes respectivos.



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CÓDIGO: P-04


Mayo,2013

Incorporación de Bienes Inmuebles Pág.: 1 /2

Objetivo: Describir de forma secuencial las actividades realizadas por el Departamento de Bienes Nacionales de la UCLA para atender solicitudes de incorporación de bienes inmuebles adquiridos por la Institución bajo las modalidades de Compra-Venta, Comodato o Donación. Normas Específicas

1. El Departamento de Bienes Nacionales, deberá estructurar un expediente para cada inmueble de la Institución, para su control interno.

2. Para la incorporación de un bien inmueble, se deberá contar con los siguientes documentos:

a. Si es a través de un proceso de compra-venta: i. Documento original de compra - venta protocolizada. ii. Expediente administrativo.

b. Si es a través de donación i. Acta de donación donde se especifique el precio del valor recibido. ii. Documento protocolizado del bien recibido en donación. iii. Expediente administrativo.

c. Si es a través de comodato i. Documento original del comodato, debidamente protocolizado. ii. Expediente administrativo.

3. Es responsabilidad del Departamento de Bienes Nacionales mantener actualizado el valor de los bienes inmuebles con las depreciaciones respectivas.

4. La descripción de los bienes inmuebles deberá ser presentada con detalles, así como los equipos que integran de manera desglosada y debidamente codificados para su inclusión en el inventario de la Institución.


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CÓDIGO: P-04


Mayo,2013

Incorporación de Bienes Inmuebles Pág.: 2 / 2


Registrador de Bienes

1. Recibe documento protocolizado según la modalidad de adquisición de bien inmueble + expediente administrativo.

2. Ingresa al Sistema Integrado Administrativo, por el módulo “Registro y Control de Bienes”, en base a la información obtenida, registra datos y especificaciones del bien inmueble que indica la pantalla.

3. Registra información financiera del bien inmueble según los campos señalados en el sistema.

4. Emite original de la planilla de registro y control de bienes y entrega al Jefe del Departamento para su revisión y firma junto al expediente del bien inmueble.


5. Recibe original de la planilla de registro y control de bienes + expediente del bien inmueble, firma planilla y entrega a la oficinista para la firma del Rector.

6. Devuelve expediente del bien inmueble al Registrador de Bienes para su control.

Oficinista

7. Recibe original de la planilla de registro y control de bienes, hace firmar la misma por el Rector y coloca sello húmedo.

8. Devuelve original de la planilla de registro y control de bienes al Registrador de Bienes para su incorporación al expediente del bien inmueble.


9. Recibe original de la planilla de registro y control de bienes firmada y sellada por el Rector.

10. Incorpora al expediente del bien inmueble y archiva para control interno.


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CÓDIGO: P-05


Mayo,2013

Actualización de Bienes Inmuebles Pág.: 1 /2

Objetivo: Describir de forma secuencial las actividades realizadas por el Departamento de Bienes Nacionales de la UCLA para atender solicitudes de actualización de mejoras realizadas a bienes inmuebles pertenecientes a la Institución. Normas Específicas 1. La actualización de los bienes inmuebles se realizará por remodelaciones y mejoras

a la infraestructura del mismo que incremente la vida útil e incremente el valor del inmueble.

2. Las solicitudes de actualización, serán relacionadas a través de un correlativo en el Sistema Integrado Administrativo.

3. Cuando se trate una actualización de bien inmueble por: 3.1. Remodelaciones, se deberá consignar los siguientes documentos:

a. Solicitud de actualización en original y copia. b. Acta de recepción definitiva de la obra (Original) c. Facturas de equipos o materiales incluidos dentro de la obra. (si es el

caso) en original. d. Proyecto de la obra (si es el caso) e. Avalúo de la obra.

3.2. Construcción sobre Terrenos, deberá consignar:

a. Documento propiedad del terreno. b. Permiso de construcción ante la Alcaldía respectiva. c. Planos del terreno d. Planos de la obra e. Solvencia Municipal f. Solvencia Servicios Públicos g. Proyecto de la Obra h. Avalúos i. Acta de recepción definitiva de la obra


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CÓDIGO: P-05


Mayo,2013

Actualización de Bienes Inmuebles Pág.: 2 /2

Normas Específicas 4. Los documentos recibidos para la actualización del bien, deberán ser incluidos en

el expediente del bien inmueble; así como los documentos que se requieran según lo dispuesto en la Ley Orgánica de Bienes Públicos.

5. Cuando se realice la adquisición, construcción, remodelación de bienes inmuebles, el Departamento de Bienes Nacionales deberá remitir a la Superintendencia de Bienes Públicos un informe acompañado de las copias certificadas del título de propiedad, acta de recepción final de la obra según corresponda y del respectivo expediente administrativo.


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CÓDIGO: P-05


Mayo,2013

Actualización de Bienes Inmuebles por Construcción sobre Terrenos

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Oficinista

1. Recibe solicitud de actualización de un bien inmueble (original y copia) por parte de una unidad Académico-Administrativa específica + documentos de soporte.

2. Ingresa al Sistema Integrado Administrativo, verifica la solicitud y documentos anexos dependiendo del tipo de actualización.

2.1. De estar todo correcto, acepta la solicitud en el sistema, firma y sella copia de la solicitud y devuelve a la unidad.

2.2. De lo contrario, devuelve documentos a la unidad.

3. Entrega solicitud original y documentos al Jefe de Departamento de Bienes Nacionales.


4. Recibe solicitud de actualización del bien inmueble y entrega documentos al abogado asignado al trámite jurídico-administrativo.


Abogado

5. Recibe solicitud de actualización del bien inmueble y soportes correspondientes.

6. Elabora expediente administrativo del bien inmueble.

7. Solicita planilla de levantamiento inmobiliario para la asignación del código catastral y mesura ante la alcaldía respectiva.

8. Solicita solvencia y exoneración ante Hacienda Pública ante la alcaldía respectiva.

9. Solicita ante el Tribunal de Municipio un título supletorio sobre la bienhechuría construida sobre el terreno.

10. Una vez que el Tribunal de Municipio dicta sentencia, recibe título supletorio por parte del Juzgado del Municipio.

11. Presenta título supletorio ante el Registro Inmobiliario correspondiente para protocolizar.

12. Entrega título supletorio protocolizado al Jefe de Departamento de Bienes Nacionales.


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CÓDIGO: P-05


Mayo,2013


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Jefe de Bienes Nacionales

13. Recibe título supletorio protocolizado + expediente administrativo del bien inmueble y entrega al Registrador de Bienes para el registro respectivo.


14. Recibe título supletorio protocolizado + expediente administrativo del bien inmueble.

15. Verifica detalles del acta de terminación de la obra. 16. Verifica si existen facturas de equipos a ser incorporados. 17. Verifica que las partidas asignadas, se correspondan con lo

establecido en el clasificador presupuestario. 18. Se traslada al lugar con el ayudante de servicio y coteja los

datos del bien a actualizar, descripción y las especificaciones de las remodelaciones efectuadas.

19. Ingresa al Sistema Integrado Administrativo (SIAD) por el módulo “Registro y Control de Bienes”, teclea el número de inventario del bien inmueble a actualizar (terreno) y el sistema muestra la información de la unidad administrativa y del bien.

19.1. De estar todo correcto: 19.1.1. Actualiza información financiera del bien por las

modificaciones efectuadas. 19.1.2. Si existen equipos que incorporar procede a su

registro en el SIAD. 19.1.3. Da conformidad al control perceptivo en el

sistema, firma y sella los documentos que avalan la actualización del bien inmueble.

19.1.4. Emite original y una (1) copia de la planilla de registro y control de bienes actualizados y planillas de equipos incorporados (si fuere el caso).

19.1.5. Entrega planillas de registro y control de bienes al Jefe de Bienes Nacionales (Ir paso 20.1)


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CÓDIGO: P-05


Mayo,2013


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19.2. Si tiene observaciones:

19.2.1. Elabora memorándum de devolución a la unidad, señalando las razones de la devolución.

19.2.2. Entrega memorándum + documentos al Jefe de Departamento para la devolución a la unidad (ir paso 20.2.)


20. Recibe documentos según el trámite administrativo

realizado: 20.1. Si el trámite está aprobado, verifica planillas de

bienes nacionales + soportes que avalan la actualización del bien inmueble en original y una (1) copia.

20.2. Si es una devolución verifica memorándum donde se indica las razones de devolución.

21. Firma los documentos procesados, según el caso.

22. Entrega legajo de documentos a la oficinista para trámites consiguientes.

Oficinista

23. Recibe legajo de documentos para distribuir, verifica las firmas y coloca sello húmedo.

23.1. Si el trámite está aprobado: remite planillas de registro y control de bienes en original y una (1) copia para la firma del responsable de la unidad respectiva.

23.2. Si el trámite no está aprobado, remite memorándum de devolución (original y Copia) + documentos recibidos a la unidad respectiva.

24. Recibe original de la planilla de registro y control de bienes firmada y sellada por el responsable de la unidad y archiva para control interno junto a las copias de documentos que soportan el trámite.

25. Archiva copia del memorándum de devolución para control interno.


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CÓDIGO: P-06


Mayo,2013

Actualización de Bienes Inmuebles por Remodelaciones

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Oficinista

1. Recibe solicitud de actualización de un bien inmueble (original y copia) por parte de una unidad Académico-Administrativa específica.

2. Verifica que la solicitud contenga los siguientes documentos: a. Acta de recepción definitivo de la obra (Original) b. Facturas de equipos o materiales incluidos dentro de la

obra. (si es el caso) en original. c. Proyecto de la obra (si es el caso) d. Avalúo de la obra.

3. De estar todo correcto, firma copia de la solicitud y devuelve a la unidad (continua paso 4). De lo contrario, devuelve documentos a la unidad.

4. Ingresa al Sistema Integrado Administrativo, en el módulo “Bienes Nacionales” y acepta la solicitud en el sistema.

5. Entrega solicitud original + documentos al Jefe de Departamento de Bienes Nacionales.


6. Recibe solicitud de actualización del bien inmueble, verifica el trámite y entrega documentos al Registrador de Bienes para su actualización en el sistema.


7. Recibe solicitud de actualización del bien inmueble + documentos

8. Verifica detalles del acta de terminación de la obra. 9. Verifica si existen facturas de equipos a ser incorporados.

10. Verifica que las partidas asignadas, se correspondan con lo establecido en el clasificador presupuestario.

11. Se traslada al lugar y coteja los datos del bien a actualizar, descripción y las especificaciones de las remodelaciones efectuadas.


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CÓDIGO: P-06


Mayo,2013


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11. Ingresa al Sistema Integrado Administrativo (SIAD) por el módulo “Registro y Control de Bienes”, teclea el número de inventario del bien inmueble a actualizar y el sistema muestra la información del bien.

12.1. De estar todo correcto: 12.1.1. Actualiza información financiera del bien

por las mejoras efectuadas. 12.1.2. Si existen equipos que incorporar procede

a su registro en el SIAD. 12.1.3. Da conformidad al control perceptivo en el

sistema, firma y sella los documentos que avalan la actualización del bien inmueble.

12.1.4. Emite original y una (1) copia de la planilla de registro y control de bienes actualizados y planillas de equipos incorporados (si fuere el caso).

12.1.5. Entrega planillas de registro y control de bienes al Jefe de Bienes Nacionales (Ir paso 13.1.)

12.2. Si tiene observaciones: 12.2.1. Elabora memorándum de devolución a la

unidad, señalando las razones de la devolución.

12.2.2. Entrega memorándum + documentos al Jefe de Departamento para la devolución a la unidad (ir paso 13.2.)


13. Recibe documentos según el trámite administrativo realizado: 13.1. Si el trámite está aprobado, verifica planillas de bienes

nacionales + soportes que avalan la actualización del bien inmueble en original y una (1) copia.



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CÓDIGO: P-06


Mayo,2013


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Oficinista

16. Recibe legajo de documentos para distribuir, verifica las firmas y coloca sello húmedo. 16.1. Si el trámite está aprobado: remite planillas de registro

y control de bienes en original y una (1) copia para la firma del responsable de la unidad.

16.2. Si el trámite no está aprobado, remite memorándum de devolución (original y Copia) + documentos recibido a la unidad respectiva.

17. Recibe original de la planilla de registro y control de bienes firmada y sellada por el responsable de la unidad y archiva junto a los documentos que soportan el trámite para control interno.

18. Archiva copia del memorándum de devolución para control interno.


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Incorporación de Bienes Muebles Pág.: 1 /6

Objetivo: Describir de forma secuencial las actividades realizadas por el Departamento de Bienes Nacionales de la UCLA para atender solicitudes para la Incorporación y/o Actualización de Bienes a las unidades Académico-Administrativas que así lo requieran. Normas Específicas 1. Las solicitudes de incorporación de bienes, serán relacionadas a través de un

correlativo en el Sistema Integrado Administrativo.

2. Se asignará un número de inventario correlativo para cada bien incorporado.

3. El Departamento de Bienes Nacionales debe mantener un inventario actualizado de los bienes incorporados a la Institución.

4. La incorporación de un bien o equipo podrá realizarse por las modalidades de compra, permuta, producción, donación, semoviente, omisión de inventario y construcción o remodelación de bienes muebles e inmuebles

5. Las incorporaciones de bienes realizadas por compras deben estar sustentadas por el control perceptivo para proceder a tramitar el pago.

6. La asignación del funcionario por parte del Jefe del Departamento de Bienes Nacionales y su posterior visita al lugar donde se encuentra físicamente el bien o equipo para realizar el control perceptivo, será de un máximo de tres (3) días hábiles.

7. Es responsabilidad del Departamento de Bienes Nacionales mantener actualizado el valor actual de los bienes muebles e inmuebles con las depreciaciones respectivas.

8. En la descripción de los bienes muebles, en caso de las dimensiones y costos (Bs.) se debe redondear dicho valor. Si el decimal es igual o mayor a 5 se redondea al inmediato superior (Eje. 95,5 = 96). Si el valor decimal es menor a 5 se redondea al inmediato inferior (Eje. 95,4 = 95).

9. Para asignar la ubicación física del bien mueble e inmueble, la misma debe corresponderse con la codificación estructural establecida para las diferentes áreas de la Institución.


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Mayo,2013


Normas Específicas 9. No se realizará registro de los bienes muebles que no se encuentren debidamente

codificados de acuerdo al clasificador presupuestario aprobado por la ONAPRE.

10. Cuando se trate de:

a. Incorporación por compra, la unidad académica-administrativa debe suministrar al Departamento de Bienes, los siguientes documentos: ‐ Solicitud de Incorporación del Bien (Original y 1 copia)

‐ Orden de Compra o documentos que avalen la compra en original.

‐ Factura en original

b. Incorporación por Donación: la unidad beneficiaria enviará al Departamento de Bienes, los siguientes documentos para el registro.

‐ Solicitud de Incorporación (original y 1 copia).

‐ Acta de donación donde se especifique el precio del valor recibido, y si es posible, soportada con factura de adquisición.

‐ Documento notariado del bien recibido en donación (si lo amerita el caso).

‐ Avalúos (de ser necesario)

c. Incorporación por omisión en inventario, se debe procesar consignando los siguientes documentos: ‐ Solicitud de incorporación (original y 1 copia)

‐ Exposición de motivos que llevará el registro extemporáneo de los bienes.

‐ Orden de compra del bien (si fuere el caso)

‐ Factura original.

d. Incorporación por semoviente, se debe procesar consignando los siguientes documentos:

‐ Solicitud de incorporación (original y 1 copia)

‐ Informe Médico Veterinario (original)

‐ Certificación del estado del semoviente (original)

-Exposición de Motivos (original)


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CÓDIGO: P-07


Mayo,2013


Normas Específicas 11. Los semovientes se registrarán al precio determinado por la Comisión de

Peritos Avaluadores. 12. Para realizar el registro de bienes semovientes, se deberá solicitar los servicios

de un veterinario para determinar el estado del bien semoviente a incorporar. 13. Es responsabilidad del Departamento de Bienes Nacionales realizar

anualmente el inventario de los bienes semovientes, determinando la existencia real de los mismos, el estado físico, el responsable del bien, su ubicación exacta y el correcto mantenimiento, entre otros.

14. La información relacionada con semovientes en cuanto a su incorporación y desincorporación deberá ser remitida mediante informe al Departamento de Contabilidad a objeto de registrar contablemente dichos movimientos y sincerar el saldo contable.


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CÓDIGO: P-07


Mayo,2013

Incorporación de Bienes Muebles Pág.: 4 / 6


Oficinista

1. Recibe solicitud de incorporación de un bien (original y copia) por parte de una unidad Académico-Administrativa específica.

2. Ingresa al Sistema Integrado Administrativo, verifica la solicitud y documentos anexos dependiendo del tipo de incorporación.

a. De estar todo correcto, acepta la solicitud en el sistema, firma y sella copia de la solicitud y devuelve a la unidad.

b. De lo contrario, devuelve documentos a la unidad. 3. Entrega solicitud original y documentos al Jefe de

Departamento de Bienes Nacionales.


4. Recibe solicitud de incorporación de bienes y asigna a los funcionarios responsables del control perceptivo.

5. Emite relación interna a través del SIAD y entrega solicitudes a los registradores de bienes.


6. Recibe solicitud de incorporación de bienes en original y documentos anexos, firma relación interna y devuelve al Jefe de Departamento. a. Si es un bien mueble:

i. Organiza los documentos recibidos según el trámite y verifica que se correspondan al trámite administrativo.

ii. Contacta a la unidad para efectuar el control perceptivo.

iii. Se traslada al lugar con el ayudante de servicio y coteja los datos del bien en cuanto a: serial, modelo, descripción y todas las especificaciones del mismo; funcionamiento, entre otros.

iv. Una vez conforme, continúa con el paso 7.


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CÓDIGO:

P-07

Procedimiento Administrativo Fecha:

Mayo,2013




b. Si es un semoviente: i. Revisa informe médico veterinario, certificación y

exposición de motivos. ii. Gestiona los servicios de un perito avaluador para

determinar el valor de los semovientes. iii. Gestiona la declaración jurada por el perito

avaluador. iv. Una vez que recibe informe de avalúo, elabora

expediente. v. Se traslada al lugar con el ayudante de servicio y

coteja las características del semoviente y su estado.

vi. Una vez conforme, continúa con el paso 7. 7. Ingresa al Sistema Integrado Administrativo (SIAD) por el

módulo “Registro y Control de Bienes”, teclea el número de solicitud y el sistema muestra la información de la unidad administrativa y del bien a incorporar. a. De estar todo correcto:

i. En base a la información obtenida del control perceptivo, registra datos y especificaciones del bien.

ii. Registra información financiera del bien a incorporar según los campos señalados en el sistema.

iii. Da conformidad al control perceptivo en el sistema y firma y sella los documentos que avalan la incorporación del bien.

iv. Emite etiqueta con el número de inventario asignado al bien que se está incorporando.

v. Emite original y una (1) copia de la planilla de registro y control de bienes y entrega al Jefe del Departamento de Bienes Nacionales (ir paso 8.1)


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CÓDIGO: P-07


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b. Si tiene observaciones: i. Elabora memorándum de devolución a la unidad,

señalando las razones de la devolución. ii. Entrega memorándum + documentos al Jefe de

Departamento para la devolución a la unidad (ir paso 8.2.)


8. Recibe documentos según el trámite administrativo realizado: 8.1. Si el trámite esta aprobado, verifica planillas de bienes

nacionales + documentos que avalan la incorporación en original.

8.2. Si el trámite está devuelto, verifica memorándum donde se indica las razones de devolución.



Oficinista

11. Recibe legajo de documentos para distribuir, verifica las firmas y sella.

11.1. Si el trámite está aprobado, remite a la unidad solicitante planillas de registro y control de bienes en original y una (1) copia + documentos originales para la firma de la unidad respectiva.


12. Recibe de la unidad administrativa original de la planilla de registro y control de bienes, firmada y sellada + copia de la factura o documentos que soportan el trámite y archiva para control interno.

13. Recibe copia memorándum de devolución y archiva para control interno.


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CÓDIGO: P-08


Mayo,2013

Actualización de Bienes Muebles Pág.: 1 / 3

Objetivo: Describir de forma secuencial las actividades realizadas por el Departamento de Bienes Nacionales de la UCLA para atender solicitudes para la Actualización de Bienes de las unidades Académico-Administrativas que así lo requieran. Normas Específicas

1. Las solicitudes de actualización de bienes, serán relacionadas a través de un correlativo en el Sistema Integrado Administrativo.

2. Cuando se requiera actualizar bienes muebles, se debe describir de manera idéntica como aparece en la hoja de vida del bien mueble que posee el Departamento de Bienes Nacionales.

3. Las actualizaciones de bienes muebles se realizará por reparaciones, modificaciones e inserción de piezas que modifiquen su vida útil o incrementen el valor del equipo.

4. Cuando se realice mantenimiento correctivo o programado a un equipo o bien mueble donde se requiera reemplazo de componentes, piezas, accesorios u otros para así hacerlo disponible para su uso, será codificado como un servicio. En estos casos no se requerirá solicitar actualización del equipo o bien mueble ante el Departamento de Bienes Nacionales.

5. Cuando la inversión realizada incluya suministro e instalación de un equipo, bien mueble totalmente nuevo, debe la unidad académica-administrativa informar al Departamento de Bienes Nacionales mediante solicitud, la incorporación del bien, anexando original de la factura del equipo y su codificación respectiva.

6. Los componentes que requieren actualización ante el Departamento de Bienes Nacionales son los siguientes: Reemplazos de comprensores herméticos rotativos, motores, compresores de aire, comprensores herméticos alternativos, comprensores semiherméticos alternativos nuevos, interruptores termomagnético de 400, 600, 800, 1000, 1200, 1600, 2000 amperios.


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CÓDIGO: P-08


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7. Los componentes reemplazados, piezas, accesorios en equipos bienes muebles que no requieren actualización ante el Departamento de Bienes Nacionales son los siguientes: Motores ventiladores, válvulas de expansión, filtros, termostatos, interruptores, supervisores de voltajes-fases, gases, llaves de todo tipo, contactores, relés, térmicos, correas, poleas, ejes, condensadoras, evaporadoras, cables, extractores, tubería cobre, cargadores, presostatos, resistencias, surtidores, grifería, herrajes, lámparas fluorescentes, lavamanos, pocetas, aisladores, fusibles, pararrayos, embobinado de transformadores, reflectores, postes, ignitores, condensadores, barnizados motores, rodamientos, chumaceras, tanque presión, codos, tés, niples, anillos.

8. Cuando la acción de un servicio involucre solamente instalación de un equipo, componente o bien mueble adquirido previamente, será responsabilidad del Departamento de Bienes Nacionales, disponer de la información de incorporación.

9. En el caso de continuaciones o ampliaciones de obras, la unidad administrativa deberá enviar la valuación final al Departamento de Bienes Nacionales para su registro.

10. La unidad académica-administrativa cuando se trate de una reparación o modificación a bienes muebles o inmueble, deberá consignar los siguientes documentos: ‐ Solicitud de Actualización de Bien Mueble e Inmueble (Original y 1 copia) ‐ Informe técnico (si es el caso) ‐ Facturas de los bienes muebles según corresponda. ‐ Acta de valuación final de la obra ( si es una obra) ‐ Codificación presupuestaria de los bienes muebles que lo integren (según el

caso).


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CÓDIGO: P-08


Mayo,2013



Oficinista

1. Recibe solicitud de actualización de un bien (original y copia) por parte de una unidad Académico-Administrativa específica.

2. Ingresa al Sistema Integrado Administrativo, verifica la solicitud y documentos anexos según la norma establecida. 2.1. De estar todo correcto, acepta la solicitud en el sistema,

firma y sella copia de la solicitud y devuelve a la unidad. 2.2. De lo contrario, devuelve documentos a la unidad.

3. Entrega solicitud original y documentos al Jefe de Departamento de Bienes Nacionales.

Jefe de Bienes

Nacionales

4. Recibe solicitud de actualización de bienes y asigna a los funcionarios responsables del control perceptivo.


5. Recibe solicitud de actualización de bienes en original y documentos anexos, firma relación interna y devuelve al Jefe de Departamento.

6. Revisa y organiza los documentos recibidos. 7. Verifica detalles de la factura. 8. Verifica que las partidas asignadas, se correspondan con lo

establecido en el clasificador presupuestario. 9. Se traslada al lugar con el ayudante de servicio y coteja los datos del

bien a actualizar, descripción y las especificaciones de la reparación o modificaciones.

10. Ingresa al Sistema Integrado Administrativo (SIAD) por el módulo “Registro y Control de Bienes”, teclea el número de inventario del bien a actualizar y el sistema muestra la información de la unidad administrativa y del bien. 10.1. De estar todo correcto:

10.1.1. Actualiza información financiera del bien.


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CÓDIGO: P-08


Mayo,2013




10.1.2. Da conformidad al control perceptivo en el sistema, firma y sella los documentos que avalan la actualización del bien.

10.1.3. Emite original y una (1) copia de la planilla de registro y control de bienes y entrega al Jefe de Bienes Nacionales (ir paso 11.1.)

10.2. Si tiene observaciones: 10.2.1. Elabora memorándum de devolución a la unidad,

señalando las razones de la devolución. 10.2.2. Entrega memorándum + documentos al Jefe de

Departamento para la devolución a la unidad (ir paso 11.2.)


11. Recibe documentos según el trámite administrativo realizado: 11.1. Si está aprobado el trámite, verifica planillas de bienes

nacionales + documentos que avalan la actualización en original.




Oficinista

14. Recibe legajo de documentos para distribuir a las unidades académicas –administrativas, verifica las firmas y sella.

14.1. Si el trámite está aprobado: remite planillas de registro y control de bienes en original y una (1) copia + legajo de documentos para la firma de la unidad respectiva.


15. Recibe original de la planilla de registro y control de bienes firmada y sellada por la unidad respectiva y archiva para control interno, junto a los documentos que soportan el trámite.

16. Recibe copia del memorándum de devolución y archiva para control interno.


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CÓDIGO: P-09


Mayo,2013

Transferencia de Bienes Pág.: 1 /3

Objetivo: Describir de manera secuencial los pasos a seguir por las unidades académicas-administrativas de la UCLA para realizar la solicitud de transferencia de bienes nacionales.

Normas Específicas: 1. Toda transferencia de un bien o equipo se realizará a través de una solicitud

dirigida al Departamento de Bienes Nacionales. 2. Cuando se realiza la transferencia de un bien o equipo de una unidad a otra, no se

producirá variación en el patrimonio de la Institución. 3. Cuando se realice una solicitud de transferencia de bien mueble en calidad de

préstamo, el mismo deberá quedar registrado en el Sistema Integrado Administrativo (SIAD).

4. Es responsabilidad del Departamento de Bienes Nacionales, efectuar el control perceptivo al bien mueble transferido en calidad de préstamo o para uso definitivo entre unidades académicas-administrativas.

5. Las unidades académicas-administrativas deben transferir al Departamento de Bienes Nacionales, los bienes muebles que a su juicio no sean necesarios para el funcionamiento y/o servicio de la unidad, previa exposición de motivos o informe técnico de la instancia correspondiente (Comisión de Informática, Dirección de Planta Física y/o Dirección de Servicios Generales, según sea el caso).

6. Todas las transferencias de bienes muebles entre unidades académicas-administrativas, deberán contar con el visto bueno del Departamento de Bienes Nacionales, a fin de constatar la utilidad y estado del bien.


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CÓDIGO: P-09


Mayo,2013



Departamento de Bienes Nacionales

(Oficinista)

1. Recibe solicitud de transferencia de un bien (original y copia) por parte de una unidad Académico-Administrativa específica.

2. Ingresa al Sistema Integrado Administrativo, verifica la solicitud y documentos anexos.

a. De estar todo correcto, acepta la solicitud en el sistema, firma y sella copia de la solicitud y devuelve a la unidad.

b. De lo contrario, devuelve documentos a la unidad. 3. Entrega la solicitud y documentos al Jefe de

Departamento de Bienes Nacionales.


4. Recibe solicitud de transferencia de bienes y asigna al funcionario para la verificación.


(Registrador de Bienes)

5. Recibe solicitud de transferencia + documentos anexos. 6. Revisa documentos y verifica el tipo de trámite interno. 7. Se dirige a la unidad académica-administrativa solicitante

junto al ayudante de servicio y realiza el control perceptivo del bien para constatar que se corresponda con lo indicado en la planilla de registro y control de bienes.

8. Ingresa al Sistema Integrado Administrativo módulo “transferencia de bienes”, registra el número de inventario y efectúa el cambio de ubicación física del bien a transferir; así como otros detalles que se detecten en la verificación.

9. Elabora Acta de Transferencia en original y dos (2) copias, para completar trámites internos correspondientes.

10. Hace firmar el Acta de Transferencia en original y dos (2) copias por el Jefe de Departamento.

11. Informa a la Unidad solicitante de la transferencia la aprobación y gestiona la movilización del bien con el ayudante de servicio.


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CÓDIGO: P-09


Mayo,2013




(Registrador de Bienes)

12. Gestiona firma de las unidades involucradas en la transferencia del bien y distribuye de la siguiente manera:

i. Original – Archivo Dpto. Bienes Nacionales ii. 1era. Copia: Unidad que transfiere el bien. iii. 2da. Copia: Unidad que recibe el bien.

13. Archiva el original del Acta de Transferencia Interna + documentos recibidos para control interno.


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CÓDIGO: P-10


Mayo,2013

Reasignación de Bienes Pág.: 1 /2

Objetivo: Describir de manera secuencial los pasos a seguir por el Departamento de Bienes Nacionales para la reasignación de los bienes activos a unidades que lo requieran. Normas Específicas: 1. El Departamento de Bienes Nacionales trimestralmente debe realizar el inventario

de los bienes muebles que han sido transferidos por las unidades a los depósitos de la Institución, a fin de publicar un listado de bienes activos que puedan ser reutilizados por las unidades.

2. Las unidades académicas-administrativas podrán solicitar al Departamento de Bienes Nacionales los bienes muebles que requieran considerando el listado de bienes activos.

3. La reasignación de bienes a unidades académicas-administrativas, se realizará mediante acta de transferencia interna.


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CÓDIGO: P-10


Mayo,2013

Reasignación de Bienes Pág.: 2 /2



(Oficinista)

1. Recibe solicitud de transferencia de un bien (original y copia) de la unidad académica-administrativa.

2. Ingresa al Sistema Integrado Administrativo, verifica la solicitud. a. De estar todo correcto, acepta la solicitud en el sistema,

firma y sella copia de la solicitud y devuelve a la unidad.

b. De lo contrario, devuelve solicitud a la unidad.

3. Hace entrega solicitud y documentos al Jefe de Departamento de Bienes Nacionales.


4. Recibe solicitud de transferencia de bienes, analiza y asigna al funcionario.


(Registrador de bienes)

5. Recibe solicitud de transferencia de bienes para la reasignación de un bien activo en depósito.

6. Ejecuta la verificación del bien a ser reasignado.

7. Ingresa al Sistema Integrado Administrativo módulo “transferencia de bienes”, registra el número de inventario y efectúa el cambio de ubicación física del bien a reasignar.

8. Elabora Acta de Transferencia en original y dos (2) copias, para completar trámites internos correspondientes.

9. Hace firmar el Acta de Transferencia por el Jefe de Departamento.

10. Gestiona firma de la unidad solicitante en el Acta de Transferencia y distribuye de la siguiente manera:

a. Original – Archivo Depto. Bienes Nacionales

b. 1era. Copia: Unidad que recibe el bien.

11. Archiva el original del Acta de Transferencia Interna + documentos recibidos para control interno.


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CÓDIGO: P-11


Mayo,2013

Desincorporación de Bienes Nacionales Pág.: 1 /7

Objetivo: Describir paso a paso las actividades realizadas por el Departamento de Bienes Nacionales de la UCLA para tramitar la Desincorporación de Bienes Nacionales. Normas Específicas: Se podrá desincorporar del patrimonio de la UCLA los bienes muebles e inmuebles que se consideren no necesarios para el funcionamiento o que su mantenimiento resulte muy oneroso para la Universidad, comparado con el beneficio que le presta.

1. Se procederá a la desincorporación de un bien o equipo cuando: a. Presente pérdida o deterioro involuntario que, bien sea por el mal uso o mala

manipulación, imposibilite de manera permanente su utilidad. b. No sean susceptibles de reparación (obsolescencia). c. Resulten inservibles por modificación, alteración o desarme para recuperar o

poner en funcionamiento otros bienes. d. A través de una demolición se destruya o derribe el inmueble propiedad de la

Institución. e. Mediante donación, la Universidad decida ceder un bien a otra Institución con

fines educativos o benéficos. En ningún caso la Universidad podrá donar bienes a funcionarios activos o jubilados de la misma.

f. Se entregue como parte de pago a un proveedor o empresa por la prestación de bienes o servicios.

g. Sea objeto de hurto o desaparición, delito que deberá ser sometido a averiguaciones legales y debe quedar constancia en acta.

h. Se cometa un robo en contra de un bien mueble o inmueble propiedad de la Institución, para lo cual deberá elaborarse un acta donde conste las circunstancias del hecho.

i. Se produzca la muerte natural de un semoviente y esta se compruebe con las actas de defunción levantadas con intervención de testigos.

j. Se sacrifique al semoviente por defectos genéticos, características indeseables y/o enfermedades contagiosas los cuales lo hacen no aptos para el consumo.

k. Con una o más instituciones u organismos externos recíprocamente se acuerde, a través de una permuta, dar o cambiar, sustituir, trasponer o reemplazar un bien por otro.

l. Se ejecute un contrato consensual bilateral y oneroso (venta) por el cual la Universidad se desprende de un bien a cambio de un precio convenido.


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CÓDIGO: P-11


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Normas Específicas: 2. Todo acto de desincorporación, por cualquiera de sus modalidades, deberá constar en

acta, con documentos legalizados.

3. Toda desincorporación debe ser aprobada por el Consejo Universitario previo visto bueno del Vicerrector Administrativo y tramitado por la Dirección de Finanzas mediante su Departamento de Bienes Nacionales.

4. El Departamento de Bienes Nacionales elaborará y mantendrá actualizado el inventario de bienes por desincorporar, dichos bienes serán ubicados en el depósito de este Departamento (Núcleo Obelisco) hasta el día que se materialice la desincorporación definitiva.

5. Mensualmente se realizará el traslado de los bienes y/o equipos que se encuentran ubicados físicamente en el depósito del Departamento de Bienes Nacionales (Rectorado) actualizando el inventario de bienes por desincorporar.

6. El Departamento de Bienes Nacionales, deberá seleccionar los bienes muebles en desuso recuperables con la finalidad de darles un mejor uso y destino a nivel Institucional.

7. El Departamento de Bienes Nacionales deberá seleccionar los bienes muebles no ferrosos que estén desincorporados para iniciar el proceso de enajenación por desecho.

8. De no existir en la Institución un ente especializado para emitir el informe técnico y precio referencial del bien a desincorporar, se debe solicitar asesoría a un ente externo.

9. La Dirección de Finanzas deberá proponer al Vicerrector Administrativo, la desincorporación de los bienes en deposito de la Institución bajo la custodia del Departamento de Bienes Nacionales al menos una vez al año.

10. Las unidades académicas-administrativas tendrán un lapso de 15 días continuos para solicitar la reasignación de bienes a partir de la publicación del listado de equipos por parte del Departamento de Bienes Nacionales.

11. Los Bienes Nacionales no podrán mantenerse, injustificadamente, inactivos o privados de destino útil.

12. Los avalúos de bienes nacionales deberán ser realizados por peritos de reconocida capacidad e idoneidad técnica debidamente inscritos en el registro de peritos de la Superintendencia de Bienes Públicos.


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CÓDIGO: P-11


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Normas Específicas

13. El informe de avalúos deberá indicar la metodología empleada en los cálculos, el valor de cada componente, explicar el objeto, técnica y fuente de información empleadas para determinar el valor del bien a enajenar.



1. Ingresa al SIAD en el módulo de Bienes Nacionales y emite reporte de bienes ubicados en el Depósito.

2. Se dirige al depósito con el ayudante de servicio donde se encuentran los bienes que han sido transferidos por las unidades académicas-administrativas.

3. Inspecciona cada bien mueble para determinar el estado del mismo.

4. De acuerdo al estado del bien procede a:

4.1. Si el bien está apto y puede ser reutilizado:

4.1.1. Selecciona, registra y elabora listado de bienes de acuerdo a sus características y utilidad.

4.1.2. Emite listado a través del correo para información de las Unidades Académicas-administrativas.

4.1.3. Verifica si existen solicitudes pendientes para reutilización de bienes por parte de unidades académicas-administrativas.

4.1.3.1. Si existen solicitudes, ejecuta el procedimiento de reasignación.

4.1.3.2. De lo contrario, continua con el paso 4.2.


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4.2. Si el bien no puede ser reutilizado:

4.2.1. Selecciona los bienes, agrupándolo según sus características físicas.

4.2.2. Elabora memorándum a fin de solicitar la revisión técnica por las instancias correspondientes (informática, telecomunicaciones, servicios generales, otras según el bien).

4.2.3. Una vez recibido el informe técnico de desincorporación, toma fotografía de los bienes según el tipo y actualiza la hoja de vida para los fines consiguientes.

4.2.4. Elabora exposición de motivo, donde describe las características específicas de los bienes y se sugiere la modalidad de enajenación.

4.2.5. Estructura el expediente administrativo de desincorporación según lo señalado en las normas específicas.

4.2.6. Entrega expediente administrativo de desincorporación al Jefe de Departamento.

4.2.7. Remite informe de desincorporación + acto motivado + soportes al Jefe del Departamento de Bienes Nacionales


5. Recibe expediente administrativo de desincorporación analiza, firma y sella.

6. Entrega expediente administrativo de desincorporación a la oficinista para trámites consiguientes.


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Oficinista

7. Recibe expediente administrativo de desincorporación y redacta memorándum dirigido al Vicerrectorado Administrativo para la consideración y presentación ante el Consejo Universitario.

8. Hace firmar el memorándum por el Jefe de Departamento y coloca sello húmedo.

9. Remite expediente administrativo de desincorporación + memorándum (original y copia) al Director de Finanzas para el visto bueno.

10. Hace firmar memorándum por el Jefe de Departamento.

11. Organiza los documentos (memorándum + informe de desincorporación + acto motivado + soportes correspondientes)

12. Remite legajo de documentos (original y copia) al Director de Finanzas para su consideración y presentación ante el Vicerrectorado Administrativo

Director de Finanzas

13. Recibe expediente administrativo de desincorporación + memorándum; revisa y analiza el mismo.

13.1. De existir alguna objeción devuelve a Bienes Nacionales informando el porqué de dicha devolución.

13.2. De lo contrario, otorga visto bueno y remite expediente administrativo de desincorporación al Vicerrectorado Administrativo.

Secretaria del Vicerrectorado Administrativo

14. Recibe expediente administrativo de desincorporación + memorándum en original y copia.

15. Verifica documentos y firma copia de memorándum en señal de recibido y devuelve al Departamento de Bienes Nacionales.

16. Entrega expediente administrativo de desincorporación + memorándum en original al Vicerrector Administrativo.


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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Responsa

ble Actividad

Vicerrectorado

Administrativo

17. Recibe expediente administrativo de desincorporación + memorándum y analiza detalladamente la solicitud. 17.1. Si existe alguna observación, devuelve al Director de Finanzas

indicando a través de memorando las razones de la negativa. 17.2. De estar todo en regla remite expediente a Consultoría Jurídica

para su consideración legal.


18. Recibe expediente administrativo para la desincorporación de bienes, analiza el trámite legal respectivo.

18.1. De existir observaciones o sugerencias específicas, indica a través de memorando al Vicerrectorado Administrativo para que se realicen las correcciones respetivas.

18.2. En caso contrario, da conformidad legal a través de un informe donde confirma el tipo de enajenación a realizar, el cual incluye al expediente anexo y remite al Vicerrectorado Administrativo.

Vicerrectorado Administrativo

19. Recibe expediente administrativo + informe de Consultoría Jurídica para la desincorporación de bienes 19.1. Si existen observaciones, devuelve a la Dirección de Finanzas

para las correcciones respectivas. 19.2. En caso contrario, remite expediente administrativo + informe a

Secretaría General para su inclusión como punto de agenda en Consejo Universitario.

Secretaria General

20. ecibe expediente administrativo para la desincorporación de bienes + informe de Consultoría Jurídica e incorpora como punto de agenda en Consejo Universitario.

21. Una vez presentada el expediente administrativo de desincorporación al Consejo Universitario, informa decisión del caso mediante Memorando dirigido al Vicerrectorado Administrativo con copia a la Dirección de Finanzas (Departamento de Bienes Nacionales).


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22. Recibe memorándum de Secretaria General.

22.1. Si se aprueba la desincorporación por el Consejo Universitario, entrega al Registrador de Bienes para que solicite el trámite de Enajenación de Bienes.

22.2. De lo contrario, analiza las observaciones emitidas por Consejo Universitario y determina las acciones a seguir para iniciar el trámite nuevamente.


23. Recibe Memorando con decisión de aprobación del Consejo Universitario sobre la solicitud de desincorporación y procede a:

23.1. Elabora memorándum dirigido a Planta Física donde solicita el avalúo interno de los bienes en cuestión, anexando copia del listado.

23.2. Contacta al perito externo y entrega copia de los documentos para el avalúo respectivo.

23.3. Una vez realizados el avalúo interno y externo, verifica el informe recibido por cada uno y las anexas al expediente respectivo.

23.4. Elabora carta dirigida a la Superintendencia de Bienes Públicos (SUDEBIP) solicitando autorización para la enajenación de bienes nacionales y remite con expediente administrativo.

23.5. Al recibir autorización con listado de precios previamente fijados por la SUDEBIP, elabora solicitud ante el comité de licitaciones para la realización del proceso de enajenación y remite junto al expediente administrativo.

24. Una vez realizado el trámite de Enajenación de Bienes y con documentos en mano, ingresa al Sistema Integrado Administrativo, Módulo de Bienes Nacionales y realiza la desincorporación de los bienes.

25. Imprime, firma y sella el acta de desincorporación en señal de haber sido procesada y archiva para control interno con los documentos que soportan el trámite.


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CÓDIGO:

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Enajenación de Bienes Pág.: 1 /6

Objetivo: Describir de forma secuencial las actividades a realizar por las unidades académico-administrativas para tramitar enajenaciones de bienes en desuso propiedad de la UCLA. Normas Específicas:

1. Los tipos de bienes susceptibles de enajenación son:

a. Bienes inmuebles por naturaleza, como terrenos, o por accesión o destino como edificaciones y sus materiales.

b. Bienes muebles: Equipos y maquinaria Mobiliario y equipos de oficina Vehículos Productos, materiales e insumos semovientes Unidades productivas, laboratorios Chatarra.

2. El Departamento de Bienes Nacionales deberá seleccionar los bienes muebles no ferrosos que estén desincorporados para iniciar el proceso de enajenación por desecho.

3. La enajenación de bienes en desuso propiedad de la UCLA deberá realizarse anualmente.

4. Para cada bien objeto de enajenación se deberá presentar una hoja de vida en la que se especifica, por medio de evaluación técnica, detalles y condiciones actuales de los mismos, razones para la desincorporación, modalidad de enajenación sugerida, o razones que motiven su desecho.

5. La enajenación de bienes nacionales podrá efectuarse bajo las siguientes modalidades: a. Venta: Por concurso interno u oferta pública; b. Permuta: Por otros bienes requeridos; c. Dación en pago. d. Donación; e. Otro tipo de operaciones legalmente permitidas.


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Normas Específicas: 6. La enajenación de bienes públicos bajo la modalidad de venta o permuta se hará mediante

proceso de oferta pública y preferentemente por lotes de un mismo rubro.

7. No se podrán enajenar aquellos bienes que sean necesarios para el cumplimiento de las finalidades de la Institución o que no estén en estado de obsolescencia o deterioro.

8. El precio base para la enajenación de bienes nacionales será fijado por la Comisión de Enajenación de Bienes Públicos como órgano de la Superintendencia de Bienes Públicos, tomando en cuenta los avalúos presentados por peritos autorizados.

9. Es obligación de la UCLA, a través del Departamento de Bienes Nacionales, la enajenación de los Bienes Nacionales que no fueren necesarios para el cumplimiento de sus finalidades y los que hubiesen sido desincorporados por obsolescencia o deterioro.

10. Al momento de solicitar la autorización para la enajenación de bienes a desincorporar ante la Superintendencia para la Enajenación de Bienes del Sector Público (SUDEBIP), se deberán consignar en original o en su defecto copias certificadas de los siguientes documentos:

a. Exposición de motivos: con las causas que generan la solicitud, además se debe incluir la hoja de vida de cada uno de los bienes objeto de enajenación (ubicación, área, componentes, marcas, modelos, seriales, dimensiones, cantidades, fecha de adquisición, valor de la adquisición, valor contable del activo y número asignado en el inventario).

b. Informe: donde se exprese la opinión de la Consultoría Jurídica de la UCLA sobre el tipo de operación requerida por la SUDEBIP.

c. Fotografías: de cada bien objeto de enajenación, a una distancia prudencial, observable a la vista. Las fotos deben ser a color, presentarse en original y estar debidamente identificadas.

d. Dos (02) avalúos: uno interno y otro externo.

e. Declaración Jurada: del Rector, conforme al modelo anexo.

f. Comunicación emitida por el Consejo Universitario en el que se aprueba la realización del procedimiento de enajenación.


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Normas Específicas

17. La SUDEBIP otorga a partir de la fecha de autorización para la realización de los procesos de enajenación, sesenta (60) días continuos dentro de los cuales deben ejecutar dicho procedimiento, pudiendo ser prorrogado por treinta (30) días continuos previa solicitud con su debida justificación.

18. La SUDEBIP otorga treinta (30) días continuos después de la culminación de los diferentes procedimientos de enajenación a partir del otorgamiento de la buena pro, para enviar toda la documentación necesaria para el cierre de los expedientes por parte de de la secretaría técnica de la SUDEBIP.

19. La Dirección de Finanzas a través del Departamento de Bienes Naciones, deberá notificar a la SUDEBIP la ejecución del proceso de enajenación de bienes, remitiendo la siguiente documentación: a. Expediente administrativo del proceso de enajenación efectuado. b. Acta de Buena Pro c. Documentos legales debidamente registrados que avalen dicho proceso.

20. La enajenación de bienes cuyos adquirientes sean personal administrativo, docente

u obrero de la UCLA, será realizada mediante concurso interno en igualdad de condiciones entre todos los interesados.


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Presidente Comité de

Licitaciones

1. Recibe expediente administrativo + autorización de la SUDEBIP para iniciar el proceso de enajenación del Departamento de Bienes Nacionales.

2. Solicita reunión con el comité de licitaciones a objeto de establecer el procedimiento a seguir.

Comité de Licitaciones

3. Verifican los documentos recibidos y de acuerdo a los bienes, determinan el concurso a efectuar según el tipo de enajenación a realizar: 3.1. Si la enajenación puede realizarse mediante concurso

interno procede a: 3.1.1. Elabora avisos con la siguiente información:

a. Características del bien, b. Precio base fijado para la enajenación del

mismo, c. Condiciones y plazo para la recepción de las

ofertas. 3.1.2. Publica y distribuye avisos en medios digitales

internos e impresos informando A TODA LA COMUNIDAD UNIVERSITARIA sobre la realización del proceso de enajenación de bienes correspondiente.

3.1.3. Si se recibe ofertas: 3.1.3.1. Ejecutan procedimientos relacionados

con el concurso interno de acuerdo a lo establecido en leyes vigentes y emite informe de recomendación.

3.1.3.2. De realizarse satisfactoriamente el proceso de concurso interno, elabora acta de buena pro firman y hacen firmar al Vicerrector Administrativo y Rector.

3.2. De lo contrario, inician proceso de oferta pública.


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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Responsabl

e Actividad

Comité de Licitaciones

3.2.1. Elabora avisos con la siguiente información: a) Características del bien, b) Precio base fijado para la enajenación del mismo, c) Condiciones y plazo para la recepción de las ofertas.

3.2.2. Publica un aviso en dos diarios de circulación nacional pudiendo una de dichas publicaciones ser sustituida por una publicación en un medio digital.

3.2.3. Espera ofertas dentro del lapso establecido. Si no reciben ofertas o no son válidas o satisfactorias a juicio del comité de licitaciones, se procederá a publicar un segundo aviso.

3.2.4. Si reciben ofertas:

3.2.4.1. Ejecutan procedimiento de oferta pública de acuerdo a lo establecido en leyes vigentes y emite informe de recomendación.

3.2.4.2. De realizarse satisfactoriamente el proceso, elabora acta de buena pro, firman y hacen firmar al Vicerrector y Rector.

3.2.5. De lo contrario, solicitan al Departamento de Bienes Nacionales mediante comunicación escrita la enajenación de dichos bienes por un precio menor al ya fijado, para iniciar nuevamente el proceso.


4. Reciben acta de buena pro + expediente administrativo del proceso de enajenación efectuado por parte del Comité de Licitaciones y procede a:


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4.1. Publica la buena pro en la página web de la Institución. 4.2. Emite comunicación al oferente ganador para

formalizar la operación de enajenación establecida. 4.3. Entrega expediente administrativo al abogado

(Consultoría Jurídica) a los efectos de realizar los trámites legales pertinentes.

5. Recibe del abogado (Consultoría Jurídica) el expediente administrativo con el documento legal que soporta el trámite de enajenación.

6. Elabora comunicación señalando los bienes objetos de enajenación dirigido al Departamento de Contabilidad para la elaboración de los asientos contables.

7. Recibe asientos contables e incorpora al expediente administrativo del proceso ejecutado.

8. Verifica que el expediente administrativo contenga la información requerida por la SUDEBIP para el cierre del proceso y remite el mismo ante la instancia respectiva.

9. Recibida la respuesta por la SUDEBIP, archiva expediente administrativo junto a la comunicación para control interno.


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Inventario Físico de Bienes ubicado en Unidades Académico-Administrativa

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Objetivo: Detallar paso a paso las actividades a ser realizadas por el Departamento de Bienes Nacionales para levantar el inventario de bienes ubicados en las dependencias académico- administrativas de la UCLA, con el fin de registrar y controlar los bienes de la institución.

Normas Específicas:

1. El Jefe de bienes nacionales elaborará anualmente un cronograma para levantar y/o actualizar el inventario físico de bienes pertenecientes a la UCLA.

2. El Jefe de Bienes Nacionales deberá notificar a los Directores y Jefes de unidades mediante circular informativa el cronograma del inventario y datos específicos del funcionario que estará a cargo del procedimiento.

3. El inventario físico se levantará o actualizará tomando en cuenta la siguiente información: a) Identificación del bien. b) Código de BN. c) Estado físico. d) Código de la Unidad Académico-administrativa. e) Ubicación física del bien. f) Descripción específica (marca, modelo, color, serial, No de inventario, fecha de

adquisición, nombre y apellido del responsable del bien)

4. El departamento de bienes nacionales actualizará el inventario físico de las unidades académico- administrativas, partiendo de la información contenida en la base de datos del SIAD.

5. Para aquellos bienes registrados y que no se encuentren físicamente durante el levantamiento de inventario, el registrador de bienes elaborará un acta de bienes faltantes y solicitará al administrador de la unidad información o documento que explique el motivo por el cual el bien no se encuentra; dicho documento deberá ser entregado en un plazo máximo de 15 días posterior a la fecha de inventario.

6. Los jefes de las unidades académico-administrativas deben llevar a cabo acciones para el aprovechamiento de bienes, por lo cual son responsables de notificar al departamento de Bienes Nacionales sobre los recursos que no estén siendo utilizados, a objeto de que se efectúe la reasignación o destino final de los mismos.


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1. De acuerdo al cronograma previamente elaborado, asigna los funcionarios a objeto de materializar el inventario de bienes muebles e inmuebles en la institución.

2. Elabora circular informativa a todas las unidades académico-administrativas en la cual se detalla el cronograma de inventario físico de bienes muebles e inmuebles y los funcionarios asignados para realizarlo.

3. Remite circular vía Web a las unidades en cuestión.


4. Recibe asignación por parte del Jefe de departamento de acuerdo al cronograma de inventario y verifica las unidades asignadas.

5. Ingresa al módulo inventario de bienes del SIAD, registra el código de la unidad objeto del inventario e imprime listado de bienes ubicados en la misma.

6. Se dirige a la unidad académico-administrativa en compañía del Ayudante de Servicios y procede a levantar el inventario físico correspondiente.

7. Verifica datos del bien en la relación emitida y procede a identificar físicamente tipo y descripción del bien, número de inventario y otras características.

7.1. De estar todo correcto, elabora informe descriptivo y hace firmar al responsable de la unidad académico-administrativa.

7.2. De existir discrepancias tales como:

7.2.1. Si ubica físicamente un bien que no se encuentra registrado en el SIAD

• Registra detalles del bien en la planilla de inventario e informa al administrador que debe solicitar la incorporación del bien ante el departamento de Bienes Nacionales con los documentos de soporte.


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7.2.2. Si no ubica físicamente un bien que se encuentra en el listado de bienes emitido en el SIAD, procede de la siguiente manera:

• Si el bien ha sido transferido a otra unidad: informa al administrador que debe solicitar la transferencia del bien ante el departamento de bienes nacionales para el trámite correspondiente.

• Si el bien está desincorporado (dañado o inservible): informa al administrador que debe solicitar la trasferencia del bien a bienes nacionales para ser desincorporado anexando los soportes correspondientes.

• Si el bien no se ubica: levanta acta reflejando la condición de faltante del bien y hace firmar por el responsable de la unidad académico – administrativa; adicional debe anexar los documentos de soporte en caso de hurto.

8. Elabora informe descriptivo indicando el número de bienes inventariados, los bienes que no estaban incluidos en el SIAD, así como también los bienes que aun cuando están reflejados en el SIAD no fueron ubicados físicamente en la unidad en cuestión.

9. Remite informe descriptivo al Jefe de Bienes Nacionales con copia al Jefe de la Unidad académico- administrativa para sus archivos internos.


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10. Recibe y revisa informe descriptivo por parte del registrador de bienes para finalizar el trámite.

11. Entrega informe a la oficinista para respectivo control interno.


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Formatos y Modelos

FORMATOS

BN-001/2013 Solicitud de Incorporación de Bienes

BN-002/2013 Solicitud de Actualización de Bienes

BN-003/2013 Solicitud de Transferencia de Bienes

BN-004/2013 Registro y Control de Bienes

BN-005/2013 Acta de Transferencia Interna

BN-006/2013 Acta de Desincorporación

BN-007/2013 Acta de Recepción de Bienes Donación PN y PJ

BN-008/2013 Declaración Jurada Ente Enajenante

BN-009/2013 Declaración Jurada Perito Evaluador


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Nro.:

2. Fecha: / / SOLICITUD DE INCORPORACIÒN

Bienes Muebles Bienes Inmuebles I. IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

3. Nombre 4. Código Presupuestario 5. Ubicación Física

II. TIPO DE INCORPORACIÓN 6. Compra 7. Donación 8. Permuta 9.Semoviente 10. Otro

III. DATOS DEL PROVEEDOR 11. Nombre del Proveedor: 12. Rif.

13. Orden de Compra /Solicitud de Pago 14. Fecha 15. Factura Nº 16. Fecha

IV. DESCRIPCIÓN Y ESPECÍFICACIONES DEL BIEN DESCRIPCIÓN

Cantidad (17)

Código del Catálogo

(18) Componentes y

Accesorios (19)

Serial (20)

Marca (21)

Modelo (22)

Precio Unitario

(23)

Total (24)

V. CONFORMIDAD CONTROL PERCEPTIVO 25. Observaciones: 26. Elaborado por: 27. Jefe de la Unidad

Firma – Sello Fecha Firma – Sello Fecha


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SOLICITUD DE ACTUALIZACION DE BIENES 1. NÚMERO SOLICITUD: 2. FECHA: I. IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD RESPONSABLE PATRIMONIAL DEL BIEN


6. Responsable patrimonial de uso:

II. DATOS DEL PROVEEDOR 7. Nombre del Proveedor: 8. RIF del Proveedor:

9. Orden de Compra No /Solicitud de Pago 10. Fecha:

11. Factura No: 12. Fecha:

III. DESCRIPCIÓN Y ESPECÍFICACIONES DEL BIEN DESCRIPCIÓN

Cantidad (13)

Código de Catalogo

(14)

Componentes y Accesorios

(15) Serial (16)

Marca (17)

Modelo (18)

Precio Unitario

(19) Total (20)

IV. CONFORMIDAD DE LA ACTUALIZACIÓN 21. Observaciones: 22. Elaborado por: 23. Jefe de la Unidad 24. Bienes Nacionales

Firma –

Sello Fecha Firma – Sello Fecha Firma –

Sello Fecha


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SOLICITUD DE TRANSFERENCIA DE BIENES 1. NÚMERO SOLICITUD: 2. FECHA:

I. IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD RESPONSABLE PATRIMONIAL DEL BIEN


II. IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD RECEPTORA DEL BIEN

6. Nombre de la Unidad: 7. Responsable patrimonial de uso:

8. Código Presupuestario:

9. Ubicación Física:

III. DESCRIPCIÓN Y ESPECÍFICACIONES DEL BIEN

DESCRIPCIÓN Cantidad (10)


(11) Serial (12)

Marca (13)

Modelo (14)

IV. CONFORMIDAD DE LA TRANSFERENCIA

15. Observaciones:

16. Elaborado por: 17. Jefe de la Unidad 18. Bienes Nacionales

Firma – Sello

Fecha Firma –

Sello Fecha

Firma – Sello

Fecha


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REGISTRO Y CONTROL DE BIENES

1. BN. Nro.: 2. Fecha:

3. Código Bienes Nacionales: 4. Nro. Inventario:

5. Nombre de la Unidad:

6. Responsable del Bien:

7. Código de la Unidad: 8. Ubicación Física:

DESCRIPCIÓN TÉCNICA

9. Denominación del Bien: DESCRIPCIÓN

Cantidad (10)

Código del

Catálogo (11)


(12) Serial (13)

Marca (14)

Modelo (15)

Precio Unitario

(16) Total (17)

(dejar suficiente espacio en esta

celda)

(dejar suficiente espacio en esta celda)



18. Nombre del Proveedor:

19. Orden de Compra N /Solicitud de Pago 20. Fecha 21. Factura Nº 22. Fecha

Partida (23)

Genérica (24)

Específica (25)

Sub-Especifica (26)

Control (27)

Importe (28)

DESCRIPCIÓN FINANCIERA 29. Costo Inicial Bs. 33.Vida Útil 30. Costo Ampliaciones Bs. 34. Tiempo de Servicio 31. % Depreciación Bs. 35. Valor del Seguro Bs. 32. Valor de Reposición Bs. 36.Fecha de Puesto en Servicio 37. Observaciones: UNIDAD RECEPTORA DEPARTAMENTO DE

BIENES NACIONALES DIRECCIÓN DE

FINANZAS DIRECCIÓN DE

SERVICIOS GENERALES

FECHA

FECHA FECHA FECHA


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Acta Nº: ___________

ACTA DE TRANSFERENCIA INTERNA

Los suscriptores _______________________________________________, mayores de

edad, hacemos constar por medio de la presente que en fecha ____________ y de

conformidad con las instrucciones recibidas del Departamento de Bienes Nacionales y en

atención a las disposiciones contenidas, en el Manual de Normas y Procedimientos para el

Control de Bienes Muebles e Inmuebles de la Universidad Centroccidental “Lisandro

Alvarado”, se ha procedido a transferir los bienes que a continuación se especifican y que

figuraban cargados en el inventario de (nombre y código de la unidad) .-

A partir de la presente fecha figurarán en el inventario del (nombre y código de la unidad).-

Identificación Cantidad Descripción Valor

Unitario

Total

Hecha por triplicado para los fines de la Transferencia en Barquisimeto a los ____ días del

mes de __________ del año ________ .-

Entregado por: Nombre y Apellido: C.I. Nº: Cargo:

Sello

Recibido por: Nombre y Apellido: C.I. Nº: Cargo:

Sello

Nombre y Apellido: C.I. Nº: Cargo: Jefe Dpto. Bienes Nacionales

Sello


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ACTA DE RECEPCIÓN DE BIENES POR DONATIVO (PJ)

Yo, _______________________________, titular del RIF Nº ______________ persona

jurídica, domiciliada en Barquisimeto.

Declaro que hago donación formal, efectiva e irrevocable a la Universidad Centroccidental

“Lisandro Alvarado” de

______________________________________________________________________, lo

cual tiene un valor estimado de _________________________________ (Bs. ).

Y yo, _________________________, titular de la Cédula de Identidad Nº V-

_____________, Rector, en mi carácter de Representante de la Universidad

Centroccidental “Lisandro Alvarado”, declaro que acepto la donación que hace

________________ por parte del ________________ a esta institución y que recibo el (los)

bien (es) donado (s), el (los) cual (es) será (n) destinado (s) a la Unidad

_________________________________________.-

En Barquisimeto a los ____ días del mes de __________ del año ________. Se levanta esta

Acta original y cuatro (4) copias de un mismo tenor y a un mismo efecto.

Nombre y Apellido: C.I. Nº: Cargo: Rector

Sello

Nombre y Apellido: C.I. Nº: Cargo: Representante de la Empresa

Sello


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ACTA DE RECEPCIÓN DE BIENES POR DONATIVO (PN)

Yo, _______________________________, titular del RIF Nº ______________ persona

natural, domiciliada en Barquisimeto.

Declaro que hago donación formal, efectiva e irrevocable a la Universidad Centroccidental

“Lisandro Alvarado” de

______________________________________________________________________, lo

cual tiene un valor estimado de _________________________________ (Bs. ).

Y yo, _________________________, titular de la Cédula de Identidad Nº V-

_____________, Rector, en mi carácter de Representante de la Universidad

Centroccidental “Lisandro Alvarado”, declaro que acepto la donación que hace

________________ por parte del ________________ a esta institución y que recibo el (los)

bien (es) donado (s), el (los) cual (es) será (n) destinado (s) a la Unidad

_________________________________________.-

En Barquisimeto a los ____ días del mes de __________ del año ________. Se levanta esta

Acta original y cuatro (4) copias de un mismo tenor y a un mismo efecto.

Nombre y Apellido: C.I. Nº: Cargo: Rector

Sello

Nombre y Apellido: C.I. Nº: Cargo: Representante de la Empresa

Sello


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Acta Nº: ___________ ACTA DE DESINCORPORACIÓN

Los suscriptores _______________________________________________, mayores de

edad, hacemos constar por medio de la presente que en fecha ____________ y de

conformidad con las instrucciones recibidas del Departamento de Bienes Nacionales y en

atención a las disposiciones contenidas, en el Manual de Normas y Procedimientos para el

Control de Bienes Muebles e Inmuebles de la Universidad Centroccidental “Lisandro

Alvarado”, se hace entrega de los bienes que a continuación se especifican:

Identificación Cantidad Descripción Valor Unitario

Total

Hecha por triplicado para los fines de la Desincorporación en Barquisimeto a los ____ días

del mes de __________ del año ________.-

Nombre y Apellido: C.I. Nº: Cargo:

Sello

Nombre y Apellido: C.I. Nº: Cargo:

Sello

Nombre y Apellido: C.I. Nº: Cargo: Jefe Dpto. Bienes Nacionales

Sello


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DECLARACIÓN JURADA

(Modelo para el Ente Enajenante)

Yo, _____________________, en mi carácter de (Rector Presidente del Consejo

Universitario) responsable del proceso de enajenación de los siguientes bienes

(identificación y ubicación de estos), por medio de la presente declaro y juro que los

avalúos elaborados por (empresa o peritos avaluador) se efectuaron conforme a los

requerimientos establecidos en la Ley Orgánica que Regula la Enajenación de Bienes del

Sector Público no Afectos a las Industrias Básicas y su Reglamento, ya que los datos allí

aportados referidos a la identificación de los bienes avaluados así como las fotografías que

acompañan a éstos, son ciertos y verdaderos, en virtud que los mismos fueron constatados

por (la empresa o peritos avaluadores) antes señalados autorizados para tal fin por mi

persona, en la situación y estado actual de los bienes avaluados; a cuyo efecto,

expresamente declaro conocer y por ende me someto a las sanciones administrativas o

penales a que haya lugar en Derecho, de conformidad con la Ley Contra la Corrupción, el

Código Penal Venezolano y las demás leyes inherentes a la materia.

Así lo declaro en (ciudad), a los ____________ del mes de __________ de

______________.-


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DECLARACIÓN JURADA

(Modelo para Perito Avaluador)

Yo, _____________________, venezolano, mayor de edad, (estado civil: soltero, casado,

divorciado, viudo), titular de la cédula de identidad Nº __________, domiciliado en la

ciudad de __________, estado ____________ y en pleno ejercicio profesional de tasador

hábil, en mi carácter de perito avaluador o ingeniero avaluador (según sea el caso),

debidamente acreditado por (COLEGIO PROFESIONAL O UNIVERSIDAD, según sea el

caso), procedo en este acto a efectuar la declaración de rigor, a los fines de ajustar la labor

tasadora que he efectuado sobre los bienes ___________, _________________,

_______________ (determinar los bienes, su identificación y ubicación), de salvaguardar el

Patrimonio Público, para lo cual juro no proceder falsa ni maliciosamente en los términos

siguientes: declaro que el día _______ de ______ del _______ efectué el avalúo de los

bienes anteriormente identificados y que dicha labor la desempeñé de conformidad con los

requerimientos previstos por la Ley Orgánica que Regula la Enajenación de Bienes del

Sector Público no Afectos a las Industrias Básicas y su Reglamento, siendo que todos los

datos, signos y especificaciones allí expresados son verdaderos y ciertos; a cuyo efecto,

expresamente declaro someterme a las sanciones administrativas o penales a que haya lugar

en derecho de conformidad con la Ley Contra la Corrupción y el Código Penal Venezolano.

Dado, sellado y firmado en la sala de sesiones del Consejo Universitario de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, en su sesión No. 2321 Ordinaria, celebrada el día veintitres de octubre del año dos mil trece.

Dr. Francesco Leone Dr. Francisco Ugel Garrido Rector Secretario General

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