Primavera 5.0 2007

Taller de Introducción

Modulo de ProjectManagement Primavera 5.0

Miguel Angel Montolio

Ricardo Salamé Páez

Este Taller está destinado a Planificadores con experiencia en su profesión que van a ser introducidos en la utilización del Modulo de Project Management de Primavera 5.0

De acuerdo a este criterio los términos, conceptos y definiciones que se van a utilizar apuntan a su posterior utilización en nuestro trabajo cotidiano dentro de la organización.

Muchas gracias

Introducción

SIGUIENTE

Introducción al Programa

Primavera 5.0

Temas

- Crear un Proyecto Nuevo

- Importar / / Exportar un Proyecto

Primavera 5.0

- Abrir un Proyecto Existente

Temas

- Crear Códigos de Actividades

Crear un Proyecto Nuevo

- Crear una WBS

- Crear Calendarios

- Crear Actividades

- Personalizar un proyecto

- Archivos de Referencia - Baseline

- Comandos

- Actualizar un Proyecto

MENU

- Comandos

Para abrir un Proyecto en Primavera:Project Management Proyectos / Ofertas Nodo Open

Para Crear un nivel de EPS:Seleccionar el Nivel de EPS y luego “Add” (si el admistrador no lo ha creado)

Para Crear un Proyecto:Ingresar el Project ID Ŧ y Nombre del proyecto de acuerdo al documento Ingresar las Fechas de Inicio y Fin si corresponde *Ingresar el Responsable del proyecto disponible en la OBSIngresar la unidad de medición de los recursos (NA)Project Architect, si desea llamar a algunas de las metodologías disponibles.Finalizar

MENU


Comandos

• Ŧ Project ID es un nombre corto *Al ingresar un fecha fin, esta forzando a la red a terminar en esa fechaEPS: Estructura del Proyecto de la Empresa que será utilizada para manejar los proyectos en la organización.

- GeneralPara centrarnos únicamente en el conocimiento de la herramienta PM de Primavera 5.0, recogeremos la definición de WBS con el criterio que establece el manual. “Una WBS, es una organización jerárquica de los productos y servicios producidos durante y por un proyecto. El proyecto es el mayor nivel de la WBS, en tanto que una actividad individual requerida para crear un producto o servicio es el nivel más bajo. Cada proyecto en la EPS tiene su propia WBS”.La WBS, conocida también como EDT

- Establecer la WBSCuando se agrega un proyecto, Project Manager automáticamente crea el nivel superior de la WBS con el mismo nombre, EPS e identificación del proyecto. Para agregar los niveles siguientes hacer click con el botón derecho del mouse en el punto deseado y en el menú emergente seleccionar “Add”.

Crear una WBS

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MECANICAMECANICA TUBERIASTUBERIAS CIVILCIVIL ELECTRICIDADELECTRICIDAD INSTRUMENTOSINSTRUMENTOS SHSSHS

PROYECTO

NIVEL 1 - PROYECTO

NIVEL 2 - SISTEMAS

NIVEL 3 - FASES

NIVEL 4 - DISCIPLINAS

NIVEL 5 - ACTIVIDADES

SERVICIOS AUXILIARES

MANEJO DE CRUDO

COMPRESION DILUENTE

INGENIERIA PROCURA CONSTRUCCION

PROCESOS

ACTIVIDADES

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Crear una WBSCrear un Proyecto Nuevo

- Comandos

Crear una WBS

Project WBS Click Derecho Add

Sobre la derecha, en la Barra de Navegación se encuentran unas flechas que se utilizan para cambiar la posición de las cajas en la WBS.La Barra de Iconos superior se ajusta para mostrar los relacionados con la ventana WBS.

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- TipsEn Primavera 5.0 se puede visualizar el diagrama Gantt, las barras que representan la sumarización de las actividades en cada nivel de la WBS. También están accesibles la vista Chart y la Tabla.

Project WBSView Show On Top WBS Table Gantt Chart Chart View

Crear una WBS

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Crear una WBS

SIGUIENTE


CHART VIEW

Crear una WBS

MENU


TABLE VIEW

- Establecer un Sistema de Códigos de Actividad

- General

Dentro de un proyecto se puede crear un sistema de códigos para organizar las actividades.Utilizando los códigos de actividad se agrupan, ordenan, filtran y sumarizan las actividades con similares atributos ya sea para visualizarlas en pantalla o preparar reportes.

Crear Códigos de Actividades

Al crear un nuevo proyecto, se debe generar su propio sistema de códigos de actividades. El procedimiento lleva a una pantalla donde se ingresa el nombre genérico del código o centro (Disciplina, Fase, Área, etc.) y la longitud, en dígitos, de cada uno de los componentes. Marcando “Add” se van agregando nuevos centros. Una vez finalizada esta etapa se cierra la pantalla y emerge otra donde se detallan los códigos particulares de cada centro.

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Los Activity Codes pueden ser:

Global Codes: Son códigos comunes aplicados para todos los proyectos de la empresa (son creados a nivel de Administración de la Herramienta). Esto códigos han sido establecidos según la estructura de la empresa

Ejem: Las Disciplinas (Civil, Mecánica, etc) o las Fases (Ingeniería, Construcción, etc)

EPS Codes: Son códigos que sirven para catalogar información nivel de toda la EPS, es decir que son comunes para su conjunto de proyectos. Se debe aplicar un código de estos cuando desea agrupar información común par el conjunto de proyectos.

Ejem: Una localización de sitio de obra (planta o lugar) Planta Morón, Planta Ocumare

Project Codes: Son códigos específicos de un proyecto o Sub Proyecto que solo se aplican a él y no son usados en os demás proyectos de la EPS.

Ejem: Actividades correspondientes a un equipo especializado o zona de trabajo.



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Enterprise Activity Codes EPSModify AddComandos para crear los Activity Codes (EPS y Project)


Terminado el proceso anterior, se cierra la pantalla y continúa:

Select Activity Code Add Para agregar códigos Modify Para regresar a modificar o agregar nuevos centros

MENU


- Crear los Calendarios del Proyecto

- General

Dentro de un proyecto puede ser necesario utilizar distintos calendarios para que reflejen actividades que requieren programas específicos. Por ejemplo, actividades que deben ser aceleradas y requieren seis días a la semana, el curado de concreto que se cuenta los siete días, etc.

Crear Calendarios

Copiar uno de los calendarios existentes, renombrarlo y ajustarlo a las necesidades específicas del proyecto. Una vez finalizado el proceso marcar “To Global” para incluírlo en la base global y accederlo para asignarlo posteriormente a las actividades.

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Enterprise Calendars Project Add Modify- Comandos

Copiar uno de los calendarios existentes, renombrarlo y ajustarlo a las necesidades específicas del proyecto. Crear/Modificar Calendarios Globales será responsabilidad sólo del Administrador.

Crear Calendarios

To Global

MENU


Las actividades representan el trabajo que debe ejecutarse en un determinado período. Una vez que se definieron la WBS del proyecto, los Códigos de Actividades y los Calendarios, se procede a cargar las actividades.Al planificar un proyecto es necesario definir el alcance del trabajo. Queactividades constituirán el proyecto y cómo serán sus inter-relaciones. También se debe conocer cuáles serán los “milestones” o hitos que permitirán monitorear el progreso del proyecto.

- General

Crear Actividades

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Esta pantalla puede personalizarse con el botón derecho y seleccionar que datos se van a ingresar. En esta primera etapa se van a seleccionar sólo cuatro: General

- Crear Actividades

Para cargar los datos de cada actividad se accede a la pantalla Activity Details

Crear Actividades

Project Activities Click Derecho Add

View Show on Bottom Activity Details

El ID de la actividad se carga automáticamente pero también puede hacerse en forma manual y luego, las sucesivas se auto incrementan.

Relaciones

Códigos

Steps

MENU


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Crear Actividades


General

En esta pantalla se ingresan los datos que definen la actividad y cómo va a ser considerada en el momento de hacer un cálculo de la red. Las ventanas son:


Activity Type

Duration Type

% Complete Type

Activity Calendar

WBS

Responsible Manager (NA)

Primary Resource (NA)

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Crear Actividades

General

MENU

Crear un Proyecto NuevoCrear Actividades

General

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- Tipo de Actividades

Task Dependent: La actividad se calcula de acuerdo al Calendario de Actividades independientemente de los recursos. El ejemplo típico es elcurado del concreto, este tiene una duración determinada y esta no serámodificada por el incremento o reducción de recursos.Resource Dependent: La duración de la actividad está determinada porla asignación de recursos. Teniendo en cuenta que una actividad puede tener asignados varios recursos, la disponibilidad de cualquiera de éllospuede modificar la duración o las fechas de inicio y terminación de la actividad.

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General – Tipo de Actividades

Milestones: o hitos. Son actividades de duración cero a la que precedeno suceden un número de actividades y que sirven para marcar elprincipio o fin de una etapa o proceso del proyecto.

Level of effort: Nivel de esfuerzo indica que la duración de la actividad es dependiente de sus actividades predecesoras y/o sucesoras. Actividades Nivel de esfuerzo no tienen constraints. Esta son parecidas a las actividades Hammonck de P3

MENU


General – Tipo de Actividades

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- Tipo de Duración

El Tipo de Duración determina si el programa, la disponibilidad derecursos o los costos son más importantes al actualizar las actividades.Esta función aplica solamente cuando las actividades tienen recursosasociados.La base de esta función es la siguiente ecuación:Recursos remanentes = Unidades/Tiempo x Duración RemanentePor ejemplo, una actividad de 5 días de duración que tiene un recurso asignado de 8 horas diarias arroja un total de 40 horas de ese recurso.

General - Tipo de Duración

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Fixed Duration and Units. Indica que el programa es el factor limitantedel proyecto La duración de las actividades no cambia independientementedel número de recursos asignados. Este tipo de duración normalmentese aplica a actividades del tipo Task dependents. Fixed Units/Time. Indica que la disponibilidad de recursos es el aspecto más crítico del proyecto; en este caso el término unidades/tiempopermanece constante aún si la duración de la actividad cambia. Seutiliza normalmente en actividades del tipo Resource dependents. Fixed Units. Indica que el presupuesto (unidades o costos) es el factorlimitante o sea que el monto total del trabajo es fijo. Al actualizar las actividades, este no varía, aunque la duración o el rendimiento de los recursos cambie. Comunmente se asocia a actividades del tipo Resourcedependents. Incrementando los recursos puede disminuir la duraciónde la actividad.

MENU


General - Tipo de Duración

Crear Actividades

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Define el porcentaje de avance o completación de una actividad basadoen la forma establecida para reportar el progreso.

Duration: Es calculado como Duración Remanente/Duración Original.

Units: Es calculado como Total Unidades Remanentes/ Total Unidadesasignadas.

Physical: Se introduce manualmente de acuerdo al criterio del Planificador.

- General

MENU


General - Tipo de % de Avance

Crear Actividades

SIGUIENTE

De acuerdo al tipo de actividad definido se procede a seleccionar el calendario que se ajuste al programa de la actividad. Entrar en la ventana correspondiente, desplegar el listado de calendarios y hacer la elección.

- General

General - Asignar Calendario

MENU


SIGUIENTE

Entrar en la ventana, desplegar la WBS y de acuerdo al tipo de actividad seleccionar el nivel correspondiente.

- General

MENU

General - Asignar WBS


Las relaciones indican la dependencia entre actividades. Estas puedenser de cuatro tipos:

- General

FIN

COMIENZO

COMIENZO

COMIENZO

FIN

FIN

COMIENZO

FIN

Relaciones - Tipo de Relaciones

La inserción de LAGS o períodos de demora entre estas relaciones seutilizará para modificar las fechas de inicio y fin de las actividades.

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SIGUIENTE



Crear Actividades

Las relaciones pueden introducirse en las ventanas de Predecesoras y Sucesoras con el comando “Assign” o, directamente en el diagrama Gantt, mediante la activación del ícono correspondiente y haciendo click con el botón izquierdo en la predecesora y arrastrando hasta la sucesora.


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Crear Actividades

MENU



Crear Actividades

En la pantalla Codes, mediante los comandos “Assign” y “Remove” se asignan los códigos de organización de la actividad.

- General

MENU


Asignar Códigos

Crear Actividades

Algunas actividades del proyecto pueden estar compuestas por varias tareas menores. Tratarlas como actividades individuales podría resultar inconveniente al sobrecargar la red dificultando su seguimiento y aun disminuyendo el rendimiento del sistema.Una forma de manejar esas tareas es introducirlas como Pasos o Etapas de cumplimiento de la actividad que las contiene. El sistema les asigna un valor porcentual proporcional peso asignado a cada una.Posteriormente al introducir los progresos a cada Etapa estos se consolidarán dando como resultado el avance global de la actividad.

- General

- Definir los Activity StepsEn la tabla Steps se definen y/o modifican los pesos y los porcentajes de avance de cada tarea.

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Definir Steps

Crear Actividades

MENU


Definir Steps

Crear Actividades

Steps Templates

Cuando se repiten muchas veces las misamas tareas d usted puede crear un Templet

Párese en Step Name, haga click en el botón derecho y seleccione Create Templete… nombre el set creado y este podrá ser usado para otras actividades

Para que un proyecto pueda ser importado desde P3 es condición necesaria que el mismo pueda ser leído directamente por el programa. Es decir, que haya sido previamente guardado correctamente en P3. En nuestro caso, como probablemente no tengamos instalado simultáneamente P3 y P5, será necesario hacer una copia de los proyectos a ser exportados en algún sitio en la red, para poder accederlos luego desde el nuevo equipo. Para facilitar el proceso se recomienda, antes de la copia, eliminar los TARGET que pudieran tener. Los comandos para importar un proyecto desde Primavera 5.0 se van introduciendo en un proceso guiado. Igual proceso se aplica para importar un proyecto de MSProject o XLS.

No todos los usuarios tienen derecho a importar proyectos consulte con el administrador si usted posee el estos derechos .

Importar un ProyectoImportar un Proyecto

- General

SIGUIENTE

General

File Import Project Primavera P3 Selecione el proyecto SeleccionarImport to/ Seleccionar EPS Configurar Create New Default Configuration

Importar un Proyecto de P3

- Comandos

MENU

Importar un ProyectoImportar un Proyecto

Antes de realizar alguna importación a P3 o es necesario que consulte el manual Migrating From P3 to Primavera 5.0

Primavera 5 .0 puede importar o Exportar la información almacenada en su base de datos a formatos Primavera (XER), MSProject (MMP o MPX) Primavera Project Planner (P3) Spreadsheet (XLS) y Primavera Contractor 4.1 (XER)*

Sabemos que existen problemas para importar de P5 a P5 esto esta soportado por Primavera Systems en la solución Prim 23359. Por lo que recomendamos no hacer esto de una practica frecuente, como se hacia en P3. Primavera indica que las importaciones entre P5 y Primavera Contractor no tiene problemas.

No todos los usuarios tienen derecho a importar proyectos.

Exportar un Proyecto

- General

SIGUIENTE

*No hay licencias de Primavera Contractor en Jantesa

Importar/Exportar un Proyecto a otro formato

MENU

Exportar un ProyectoImportar/Exportar un Proyecto a otro formato

Al importar un proyecto que ya existe en la base de datos se recomienda usar la opción Update Existin Project y verificar en el layout de importación o crear uno nuevo, si esta importación va ser recurrente Las opciones para importar información al proyecto son:

• Mantener

• Actualizar

• Insertar Nueva

• Ignorar.

- Abrir y cerrar proyectos

Abrir un Proyecto Existente

MENU

General

Al cerrar Project Manager, todos los proyectos son automáticamente cerrados. Al abrirlo nuevamente, se puede optar entre abrir el último proyecto cerrado o cualquier otro de la EPS. En este caso seleccionar el nivel y nodo correspondientes, ubicar el proyecto y click “Open”. También en la ventana Projects, con el botón derecho del mouse, en el Menú emergente seleccionar “Open Project”. Enterprise Projects Right click Open Project

- Trabajar con Layouts

- Agrupar, Ordenar y Filtrar los datos

- Personalizar los Reportes

- Imprimir Layouts y Reportes

Personalizar un ProyectoCrear un Proyecto Nuevo

MENU


- GeneralSe puede crear layouts que muestren los datos necesarios en el formato deseado. Personalizando las áreas inferior y superior de la pantalla se puede incluir tablas, gráficos, diagramas, detalle de actividades y más. Una vez que se obtuvo el resultado esperado, se puede guardar la diagramación para ser utilizada nuevamente

- Tipos de layoutsBásicamente, hay un grupo de componentes que pueden ser combinados en un layout:Activity table Activity usage profileResource usage profile Resource usage spreadsheetActivity network Trace logicActivity usage spreadsheet Activity detailsGantt chart

Trabajar con layouts

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- Comandos

Para organizarView Show on Top Show on Botton

Seleccionar los componentes deseados.

Para guardar View Layout Save Save as



En un Layout también se guardan los parámetros seleccionados para personalizarlo tales como Filtros, Ordenamiento, Agrupamientos, Personalización de columnas, colores, etc. Es importante entender que el layout no guarda los datos sino la forma de presentarlos y por lo tanto podría ser utilizado para cualquier proyecto.

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TOPNETWORK

BOTTOMTRACE LOGIC

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TOPGANTT

BOTTOMLABOR UNITS

MENU

Agrupar, Ordenar y Filtrar los Datos

- General

Agrupar organiza las actividades o proyectos en categorías que reúnen atributos comunes.Ordenar clasifica actividades, recursos o proyectos en cualquier orden seleccionado.Filtrar permite reducir una selección a un grupo de datos específico.

Son prácticamente ilimitadas las posibilidades de organizar los datos, bien sea para verlos en pantalla o preparar reportes, tomando como base el Sistema de Códigos de Actividad, la WBS, o distintos parámetros como fechas, recursos, etc.


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- General

Agrupar organiza las actividades o proyectos en categorías que reúnen atributos comunes.Ordenar clasifica actividades, recursos o proyectos en cualquier orden seleccionado.Filtrar permite reducir una selección a un grupo de datos específico.

Son prácticamente ilimitadas las posibilidades de organizar los datos, bien sea para verlos en pantalla o preparar reportes, tomando como base el Sistema de Códigos de Actividad, la WBS, o distintos parámetros como fechas, recursos, etc.


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Personalizar un Proyecto

- ComandosPara agrupar y ordenarView Group and Sort (también tiene su propio ícono)

Seleccionar los componentes deseados.La opción Indent, se aplica cuando el atributo a organizar es jerárquico (el mejor ejemplo es la WBS), Level indica el número de niveles de esa estructura que serán agrupados.Detallar cada una de las opciones excedería largamente las pretensiones de esta introducció, El conocimiento que Uds. tienen les permite explorar las diferentes posibilidades y seleccionar las adecuadas.



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- Comandos

Para filtrarView Filters (también tiene su propio ícono)

Seleccionar los componentes deseados.Detallar cada una de las opciones excedería largamente las pretensiones de esta introducción, El conocimiento que Uds. tienen les permite explorar las diferentes posibilidades y seleccionar las adecuadas.


Crear un Proyecto NuevoPersonalizar un Proyecto

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MENU


- General

Un Baseline es una copia completa de un proyecto que se utiliza para comparar el estado actual del programa y evaluar su progreso.Se puede designar cualquier proyecto existente o una copia del actual como Baseline.Se pueden asignar hasta 50 Baseline a un proyecto. Sin embargo a los fines de comparación sólo se puede seleccionar 3 a la vez.Un Baseline no existe como un proyecto separado y no se puede acceder. Para copiarlo o modificarlo, primero se debe desvincularlo del programa actual y hacer una copia en otro nodo, con fines deconsulta.Siempre se debe guardar un Baseliene en el archivo de proyecto

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Crear un Proyecto NuevoArchivos de Referencia - Baseline

General

El comando Restore sirve para reintegrar el archivo inicial si el resultado de las modificaciones introducidas no es el deseado.

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General

LA CHECK-BOX DEBE ESTAR EN BLANCO

- ComandosProject Baselines Add

Si se selecciona una copia del actual proyecto, la aplicación crea un baseline con el mismo nombre del actual. Para distinguirlos, la aplicación agrega un sufijo –B1 y lo incrementa cada vez que se agrega una nueva copia.Para visualizar en un diagrama Gantt la comparación de un programa actual con su Baseline:

View Bars

Marcar la casilla correspondiente para que sea mostrada la barra y personalizar el diseño.

MENU


Comandos

Para actualizar un proyecto se recomienda agregar la ventana Status en la pantalla Activity Details. En esa ventana se introducen los datos actuales de las actividades. Una vez finalizado el proceso de carga, se puede calcular directamente presionando F9 o bien través de los comandos del menú.

- ComandosTools Schedule

Actualizar un ProyectoCrear un Proyecto Nuevo

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Comandos

La secuencia de Actividades determinada por sus interrelaciones forma la Red Lógica del Programa. El cálculo para obtener la duración del proyecto se hace en dos pasos. El primero llamado “Hacia adelante” o “Forward Pass” que comienza desde la primera actividad de la red y calcula las fechas más tempranas de inicio y fin. El segundo paso “Hacia atrás” o “Backward Pass” trabaja desde el fin de la red hasta la primera actividad para determinar las fechas más tardías de cada actividad. El comienzo tardío y el fin tardío indican la última fecha posible en que una actividad puede empezar y terminar sin atrasar la fecha de fin del proyecto.Los días de diferencia entre las fechas tempranas y tardías de una actividad es llamada Holgura Total o Margen Flotante Total. Apropiadamente controlado, este Margen es importante para regular el uso de la mano de obra, equipos, etc.

Camino Crítico y Holguras o Márgenes Flotantes

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Análisis del Camino Crítico

Una actividad con margen cero no tiene flexibilidad. Debe comenzar y terminar precisamente en las fechas programadas o demorará la completación del proyecto. La secuencia de actividades que deben ser completadas a tiempo para asegurar que el proyecto termine en la fecha calculada conforma el Camino Crítico, esto es, la cadena de actividades con margen cero.También se debe considerar el Margen Libre que son los días que se puede atrasar una actividad sin afectar a las sucesoras.Cuando se colocan Hitos u otras Restricciones en las fechas, puede ocurrir que al correr el programa aparezcan Márgenes Negativos, lo que indica que esa actividad o cadena de actividades a excedido la fecha de terminación impuesta.

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Cálculo “Hacia adelante” – Fechas Tempranas

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Cálculo “Hacia atrás” – Fechas Tardías

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23-20=3

14-6=8

16-8=8

7-7=0

16-16=0

23-23=0

28-28=0

7-4=3

611-6=58-5=3 MARGEN LIBRE

Cálculo “Diferencia” – Márgenes Flotantes



ReportesCrear un Proyecto Nuevo

Primavera trae una gran cantidad de Reportes pre-diseñados ( Mas de 200) y organizados por grupos que cubren prácticamente todos los aspectos: Programa, Recursos, Costos, Steps, Hitos, etc.Adicionalmente a la posibilidad de editar y modificar los parámetros de los reportes existentes, está la posibilidad de utilizar el Report Writter para diseñar formatos e incluir datos personalizados.

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ReportesCrear un Proyecto Nuevo

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