El presupuesto de una empresa : es un plan que recoge todas las operaciones

y recursos para lograr los objetivos marcados, expresado en términos

monetarios. Queramos o no, el presupuesto de una empresa es algo a tener

muy en cuenta a la hora de realizar cualquier acción. Marcar un presupuesto es

adelantarse al futuro para evitar contratiempos o problemas.

Cuando se hace un presupuesto se está planeando lo que se quiere en un

futuro y el dinero que se va a invertir en ello. De esta manera se debe

especificar cada gasto que va a producirse en cada acción establecida.

Cuando, por ejemplo, se hace un viaje de empresa, no sólo se debe especificar

el coste del viaje en sí, sino también se ha de contemplar el alojamiento, las

comidas, los desplazamientos, etc. de esta forma, desde el primer momento, se

conoce el importe total de la acción y es posible hacer una previsión de lo que

se puede y no se puede gastar en el resto.

Para que un presupuesto sea completo, debe crearse lo que se llama un

presupuesto maestro, que es el principal, en el que se incluyen todas las áreas

de la empresa para tener una visión global de los gastos y ganancias de la

compañía. En este presupuesto se recogen todos los gastos de los

presupuestos de operación y el financiero.

Tipos de presupuesto empresarialDe operación: se compone de los gastos de las ventas y de los objetivos de

ventas fijados. Sirve para conocer cuánto se debe producir y cuánto va a costar

esa producción. Para ello, lo primero es conocer la materia prima necesaria, y

sus gastos, así como la mano de obra y su coste. De esta manera se podrá

conocer los gastos totales de producción y también las ganancias estimativas,

en función de los objetivos.

Financiero: este presupuesto es el efectivo con el que cuenta la empresa y las

inversiones que se podrán realizar. De esta manera se sabrá si se puede

mover el capital y cómo hacerlo de forma rentable. Es la mejor manera de

conocer la situación de una empresa.

 

- Importancia. Es una herramienta moderna para la planeación y control de

actividades que reflejan el comportamiento de indicadores económicos como

las fluctuaciones en los índices de inflación y devaluación y tasas de interés,

que permite a la entidad mantenerse en el mercado competitivo, puesto que

disminuye la incertidumbre en los riesgos asumidos y por tanto otorga una

mayor exactitud en los resultados finales del negocio. Así mismo, juega un

papel importante en aspectos administrativos, contables y financieros. La

implantación de un sistema eficaz de presupuestos constituye hoy en día una

de las claves del éxito de una empresa. Desde una perspectiva financiera, si no

se cuenta con un sistema de presupuestos debidamente coordinado, la

administración tendrá solo una idea muy vaga respecto a dónde dirigirse o a

donde se dirige la empresa. Por lo tanto, la importancia radica precisamente en

contar con un sistema presupuestal como un instrumento de gestión para

obtener el más productivo uso de los recursos. Los presupuestos ayudan a

determinar cuáles son las áreas fuertes y débiles de la empresa. El Control

presupuestal genera la coordinación interna de esfuerzos. Planear y controlar

las operaciones constituyen la esencia de la planeación de las utilidades y el

sistema presupuestal provee un cuadro integral de las operaciones como un

todo. Al realizar comparaciones entre los resultados operativos reales con los

resultados proyectados se pueden determinar los motivos por los cuales no se

alcanzaron las metas de utilidades deseadas.

Ventajas y limitaciones. Ventajas. Permite determinar si los recursos estarán

disponibles para ejecutar las actividades y se procura la consecución de los

mismos Permite escoger aquellas decisiones que aporten mayores beneficios

a la entidad. Da una base para la toma de decisiones y fijación de políticas a

seguir (financiamiento, compras, inversiones, producción, ventas, etc.), las

cuales pueden ser replanteadas si después de evaluarlas no son las

adecuadas para alcanzar los objetivos propuestos. Ayuda a la planeación

adecuada de los costos de producción. Procura optimizar resultados

mediante el manejo adecuado de los recursos, Ayuda a optimizar recursos.

Facilita la vigilancia efectiva de cada una de las funciones y actividades de la

empresa. Advierte sobre optimismo exagerado o irrealizable, que pudiera

traer consecuencias negativas. Conduce la fuerza de trabajo en forma más

productiva. Con base en la medición, se hace la evaluación de lo efectuado

contra lo presupuestado, mediante análisis, revisión, e interpretación, para la

formación de un juicio, así como proceder a lo conducente, lo que servirá en las

decisiones futuras, eficiencia, eficacia y desde luego en un costo óptimo.

Limitaciones. Estar basado en estimaciones o pronósticos, que son

susceptibles de errores, y a imprevistos como: disposiciones fiscales, tendencia

del mercado, actuación de la competencia, pérdida en el poder adquisitivo de la

moneda, etc. Es sólo una herramienta de la administración, un plan

presupuestario se diseña para que sirva de guía a la administración y no para

que la suplante. Cuando se ha tenido por algún tiempo en ejercicio el control

presupuestal, se puede confiar demasiado en él, cayendo en errores, por no

revisarlo, superarlo y actualizarlo. Su implantación y funcionamiento necesita

tiempo, por tanto los resultados pueden no ser inmediatos.

Clasificación de los presupuestos. - 8 - I.- Por el tipo de empresa. A. Públicos.

Los que realizan los Gobiernos, Estados, Empresas Descentralizadas, etc. para

controlar las finanzas de sus diferentes dependencias. B. Privados. Los que

utilizan las Empresas Particulares, como instrumento de su Administración. II.-

Por su contenido. A. Principales. Son una especie de resumen, en el que se

presentan los elementos medulares de un presupuesto de la entidad. B.

Auxiliares. Son los que muestran en forma analítica, las operaciones estimadas

por cada uno de los departamentos que integran la organización de la

Compañía. III.- Por su forma. A. Flexibles. Estos consideran anticipadamente,

las variaciones que pudiesen ocurrir y permiten cierta elasticidad, por posibles

cambios o fluctuaciones propias, lógicas o necesarias. B. Fijos. Son los que

permanecen invariables, durante la vigencia del periodo presupuestario o en el

curso de varios. La razonable exactitud con que se han formulado, obliga a la

Institución a aplicarlos en forma inflexible a sus operaciones, tratando de

apegarse lo mejor posible a su contenido. IV.- Por su duración. A. Cortos. Los

que abarcan un año o menos. B. Largos. Los que se formulan para más de un

año. V.- Por la técnica de valuación. A. Estimados. Son los que se formulan

sobre bases empíricas; sus cifras por ser determinadas sobre experiencias

anteriores, representan una probabilidad más o menos razonable de que

suceda lo que se ha planeado. B. Estándar. Son aquellos que por ser hechos

sobre bases científicas, eliminan en un porcentaje muy elevado las

posibilidades de error, por lo que sus cifras representan los resultados que se

deben obtener. VI.- Por su reflejo en los estados financieros. A. De Posición

financiera. Muestra la posición estática que tendría la Empresa en el futuro, en

caso de que se cumplieran las predicciones. Se presenta por medio de lo que

se conoce como Posición Financiera (Balance General) Presupuestada. - 9 - B.

De resultados. Muestran las posibles utilidades o pérdidas a obtener en un

periodo futuro. C. De costos. Se preparan tomando como base, los principios

establecidos en los pronósticos de ventas, y reflejan a un periodo futuro, las

erogaciones que se hayan de efectuar por Costo Total o cualquiera de sus

partes. VII.- Por las finalidades que pretende. A. De promoción. Se presenta en

forma de Proyecto Financiero y de Expansión; para su elaboración es

necesario estimar los ingresos y los egresos que hayan de efectuarse en el

periodo presupuestal. B. De aplicación. Normalmente se elaboran para solicitud

de créditos. Constituyen pronósticos generales sobre la distribución de los

recursos con que se cuenta, o habrá de contar la Empresa, según lo

proyectado. C. De fusión. Se emplean para determinar anticipadamente, las

operaciones que hayan de resultar de una conjunción de entidades o

compañías filiales. D. Por áreas o niveles de responsabilidad. Cuando se desea

cuantificar la responsabilidad de los encargados de las áreas o niveles de

responsabilidad, en que se divide una organización. E. Por programas. Este

tipo de presupuestos es preparado normalmente, por dependencias

gubernamentales, descentralizadas, patronatos, instituciones, etc. Sus cifras

expresan el gasto, en relación con los objetivos que se persiguen,

determinando el costo de las actividades concretas que cada dependencia

debe realizar, para llevar a cabo los programas a su cargo. F. Base cero. Es

aquel que se realiza sin tomar en consideración las experiencias habidas. Es

útil ante la desmedida y continua elevación de los precios, las exigencias de

actualización, de cambio, y por el aumento continuo de los costos en todos los

niveles, básicamente. Resulta ser muy costoso y con información

extemporánea, pero que sirve para evitar vicios, repeticiones, obsolescencia,

etc. G. Tradicional. Es el clásico y normal que generalmente se utiliza,

especialmente en la “Iniciativa Privada”. VIII.- De Trabajo. Es el presupuesto

común, utilizado por cualquier entidad. Su desarrollo ocurre normalmente en

las etapas de previsión, planeación y formulación y contempla: a) Presupuestos

parciales. Se elaboran en forma analítica, mostrando las operaciones

estimadas por cada departamento. Con base en ellos, se desarrollan los: b)

Presupuestos previos, que son los que constituyen la fase anterior a la

elaboración definitiva, sujetos a estudios y a la Aprobación, es decir, un estudio

que generalmente da lugar a ajustes, de quienes afinan los presupuestos

anteriores, para desembocar en él: c) Presupuesto definitivo. Es aquel que

finalmente se va a ejercer, coordinar, y controlar en el periodo al cual se refiera.

La experiencia obtenida con este tipo de presupuestos, dará lugar a la

elaboración de: - 10 - d) Presupuestos maestros o tipo, con los que se ahorra

tiempo, dinero, y esfuerzo ya que sólo se hacen o se ajustan los que tengan

variación substancial, pero deben ser revisados continuamente. En resumen,

también podríamos decir que los presupuestos se dividen en operativos,

financieros, y de inversiones permanentes para adquisiciones de activo fijo,

denominados también de capital. Además como mencionamos, pueden ser

variables o flexibles, a corto, mediano o largo plazos y existe una subdivisión

más, el llamado: presupuesto base cero. Por su parte, el presupuesto integral o

maestro, reúne los diferentes presupuestos y representa las estimaciones de

todas las transacciones de inversiones, ingresos y gastos para un periodo

contable subsiguiente, incluyendo estados financieros pro-forma o proyectados.

Por último, podemos decir que el concepto de contabilidad por áreas y niveles

de responsabilidad (una clasificación más) es un factor importante del proceso

presupuestal. Todas las personas que integran el cuerpo administrativo

conocen cuáles son sus responsabilidades y a quines deben reportar. Un

gerente que planee un segmento específico será responsable de los resultados

que se obtengan, bien sea dentro de una organización estructurada sobre

áreas básicas o bien por niveles o centros de responsabilidad.

PRESUPUESTO EMPRESARIAL.

Es una proyección de los gastos e ingresos que tendrá la empresa, en un lapso

que es por lo general de un año. Hay varios tipos de presupuesto, dependiendo

del ámbito del mismo y del área dentro de la empresa a la que esté enfocado,

como por ejemplo presupuesto de producción, de costos, de materiales, y el

presupuesto financiero.

Es una herramienta fundamental para la proyección de la empresa en el

tiempo. Su finalidad es que sirvan de medio de diagnóstico, planificación y

control de los recursos internos de las organizaciones para las tomas de

decisiones sobre el uso y aplicación de fondos para los procedimientos

operativos, administrativos y financieros.

DEFINICIÓN E IMPORTANCIA DE PRESUPUESTO.

Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en

valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y

bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de

responsabilidad de la organización. El presupuesto es el instrumento de

desarrollo anual de las empresas o instituciones cuyos planes y programas se

formulan por término de un año.

Elaborar un presupuesto permite a las empresas, los gobiernos, las

organizaciones privadas o las familias establecer prioridades y evaluar la

consecución de sus objetivos. Para alcanzar estos fines, puede ser necesario

incurrir en déficit (que los gastos superen a los ingresos) o, por el contrario,

puede ser posible ahorrar, en cuyo caso el presupuesto presentará

un superávit (los ingresos superan a los gastos).

IMPORTANCIA DE LOS PRESUPUESTOS

1. Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en

las operaciones de la organización.

2. Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la

empresa en unos límites razonables.

3. Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la

empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca.

4. Facilitan que los miembros de la organización

5. Cuantifican en términos financieros los diversos componentes de su plan

total de acción.

6. Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de

programas de personal en un determinado periodo de tiempo, y sirven como

norma de comparación una vez que se hayan completado los planes y

programas.

7. Los procedimientos inducen a los especialistas de asesoría a pensar en las

necesidades totales de las compañías, y a dedicarse a planear de modo que

puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la importancia

necesaria

8. Los presupuestos sirven como medios de comunicación entre unidades a

determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro. Una red

de estimaciones presupuestarias se filtran hacia arriba a través de niveles

sucesivos para su ulterior análisis.

9. Las lagunas, duplicaciones o sobre posiciones pueden ser detectadas y

tratadas al momento en que los gerentes observan su comportamiento en

relación con el desenvolvimiento del presupuesto.

OBJETIVOS DE LOS PRESUPUESTOS.

Consideración del futuro, para que los planes trazados permitan la

obtención de la utilidad máxima, de acuerdo con las condiciones que se

presenten.

Asegurar la liquidez financiera de la empresa.

La coordinación de todas las actividades, para obtener ese fin.

Establecer un control para conocer si los planes son llevados a cabo y

determinar la dirección que se lleva en relación con los objetivos

establecidos.

Tener anticipadamente todo lo necesario para la elaboración y ejecución

del  Presupuesto

Planificación unificada y sistematizada de las posibles acciones, en

concordancia con objetivos

Compaginación estrecha y coordinada de todas y cada una de las

secciones para que cumplan con los objetivos de la entidad. La

influencia coordinadora de los presupuestos constituye una ayuda

valiosa para lograr este equilibrio.

Ayuda enorme en las políticas a seguir, tomas de decisiones y visión de

conjunto así como auxilio correcto y con buenas bases para conducir y

guiar a los subordinados. Es una valiosa herramienta puesto que por

una parte permite delegar las decisiones programadas.

Comparación a tiempo entre lo  presupuestado y los resultados

obtenidos, dando lugar a diferencias analizables y estudiables,  para

hacer las correcciones, mejoras y formulaciones de nuevos planes  para

alcanzar un eficiente manejo empresarial.

VENTAJAS QUE BRINDAN LOS PRESUPUESTOS.

· Cada miembro de la empresa pensará en la consecución de metas

específicas mediante la ejecución responsable de las diferentes

actividades que le fueron asignadas.

· La dirección de la firma realiza un estudio un estudio temprano de

sus problemas y crea entre sus miembros el hábito de analizarlos,

discutirlos cuidadosamente antes de tomar decisiones.

· De manera periódica se replantean las políticas si después de

revisarlas y evaluarlas se concluye que no son adecuadas para alcanzar

los objetivos propuestos.

· Ayuda a la planeación adecuada de los costos producción.

· Se provoca optimizar resultados mediante el manejo adecuado de los

recursos.

· Se crea la necesidad de idear medidas para utilizar con eficacia los

limitados recursos de la empresa, dado el costo de los mismos.

· Es el sistema más adecuado para establecer “costos promedios” y

permite su comparación con los costos reales, mide le eficiencia de la

administración en el análisis de las variaciones y sirve de incentivo para

actuar con mayor efectividad.

· Facilita la vigilancia efectiva de cada una de las funciones y actividades

de la empresa.

CARACTERÍSTICAS DEL PRESUPUESTO:

- Se aprueba mediante una norma con rango de ley.

- Para los gastos públicos le ley establece una limitación un techo que

viene dado por la imposibilidad de gastar más de lo que las partidas de gasto

consignadas en el presupuesto indican.

- Las partidas de ingresos, sin embargo, solo son puras estimaciones,

con lo que nada impide que se supere la cuantía prevista, ni lo contrario.

- El plan presupuestario adopta la forma de cifras, con lo que se

posibilita el conocer el montante real que cada partida de gastos o ingresos

supone.

- En el presupuesto han de figurar todos los gastos e ingresos de la

Administración, sin posibilidad de que existan presupuestos independientes o

paralelos.

Objetivo

En este mundo dinámico en el cual estamos viviendo es necesario adelantarse

a los hechos para poder hacer frente a las dificultades e ir tomando las

medidas necesarias para resolver problemas potenciales. Es por esto que los

presupuestos tienen una gran importancia en la dirección de una empresa

como apoyo para tomar las más acertadas decisiones, por medio de las cuales

se alcanzarán eficientemente los objetivos

Registro para instalar un presupuesto

 Conocimiento de la Empresa. Es muy importante que tengas un

conocimiento amplio de la empresa en cuanto a sus objetivos, políticas y

organización, ya que si un presupuesto no se elabora de acuerdo a las

características principales, no tiene razón de ser y no servirá. El contenido y

forma de los presupuestos, por lo tanto, va a variar de una empresa a otra.

El conocer los objetivos y políticas de la empresa es de gran utilidad. Los

primeros nos van indicar a dónde queremos llegar, van a señalamos el campo

de operaciones, especificarán su tamaño y horizontes esperados y definen sus

funciones; éstos deben ser establecidos cuidadosamente, y de forma que sean

alcanzables. Las segundas serán las directrices a seguir para saber cómo

enfrentarnos a las distintas situaciones que se nos presenten; representan

actitudes o puntos de vista que la compañía procura mantener en forma

consistente en todas sus operaciones.

En cuanto a lo que se refiere a la organización, es importante que exista un

organigrama general y otro por cada departamento para definir claramente las

áreas de responsabilidad y las líneas de autoridad, pues en la elaboración del

presupuesto intervendrán los gerentes de cada área así como los

subordinados.

2. Total apoyo de la alta gerencia. Para su buena realización y desarrollo es

indispensable que te asegures de que los directivos apoyen la implantación del

presupuesto. Esto hace que el presupuesto se convierta en un plan de acción

operativa y un patrón de control comparando lo presupuestado contra lo real.

3. Exposición del plan o política. Una vez que se han definido claramente los

criterios de los directivos respecto al plan, necesitarás difundirlos en forma

clara y concreta por medio de manuales o instructivos. Esto tiene como fin

informar el trabajo y coordinar las funciones de las personas que intervienen en

la elaboración del presupuesto. En dichos métodos también se incluirá el

período que abarcará el presupuesto, las formas que se usarán con

instrucciones para saber cómo llenarlas, y toda la información necesaria.

Es muy importante que las personas que intervienen en la elaboración del

presupuesto estén de acuerdo con ello y conozcan bien cuál será su labor para

que sea más fácil el trabajo. En algunas empresas puede existir la necesidad

de capacitar al personal de nivel gerencial para obtener mejores resultados.

4. Coordinación para la ejecución del plan o política. Para que cada uno de

los presupuestos de los diferentes departamentos de una empresa formen

parte del presupuesto general y éste sea como una unidad, es necesaria la

presencia de una persona que actúe como coordinador de todos los

departamentos que intervienen en el plan. A esta persona se le denomina

Director del Presupuesto.

Lógicamente, esta responsabilidad debe recaer en manos de un funcionario

con preparación técnica y con un conocimiento amplio de la compañía en

cuanto a su organización y aspecto financiero, así como del sistema contable

de la entidad, tomando en cuenta el tamaño de la empresa y las necesidades

de ésta, porque el Director del Presupuesto va a ver la empresa de manera

global.

Para sincronizar las actividades de cada departamento debes elaborar un

calendario en el cual se indiquen las fechas en las que cada departamento

deberá tener lista la información necesaria para que otros puedan desarrollar

las estimaciones. Toda esta información, al igual que el calendario de

actividades, las debe manejar el Director del Presupuesto.

5. Fijación del Período Presupuestal. Otro de los requisitos indispensables

para poder ejercer el control presupuestal es la fijación del lapso que

comprenden las estimaciones. Esto dependerá de la estabilidad o inestabilidad

de las operaciones del negocio. Lo más conveniente es hacer coincidir las

estimaciones con los resultados para que se puedan llevar a cabo las

comparaciones y hacer las correcciones necesarias. En caso contrario,

probablemente los resultados no serían significativos.

En resumen, es aconsejable establecer períodos del presupuesto por un año

dividido en meses, para poder comparar mensualmente los resultados

obtenidos contra lo planeado, con el fin de detectar desviaciones y así prever

en lo que sea posible para el mes siguiente.

6. Dirección y Vigilancia. Una vez que el plan ya ha sido aprobado, cada

departamento empezará a elaborar su presupuesto con las recomendaciones

que ayudarán a poner en práctica dichos planes.

El siguiente paso será revisar periódicamente las estimaciones y las

actividades que se van desarrollando y, de ser necesario, modificarlas.

Un buen presupuesto requiere de un trabajo continuo y minucioso, y que la

persona encargada de vigilarlo posea los conocimientos necesarios para ver

que se cumpla y se lleven a cabo las modificaciones cuando las circunstancias

así lo requieran. De esta manera, el presupuesto podrá ser un verdadero

instrumento de control para la empresa.

Preparación e instalación de un sistema presupuestario

Formalmente, el empresario que debe utilizar el presupuesto como herramienta

de planificación y control debe considerar cinco etapas en su preparación, ya

se trate de comenzar o cuando ya se tenga implementado el sistema. Las

etapas son:

Preiniciación (diagnóstico interno y externo, objetivos, estrategias y políticas)

Elaboración del presupuesto

Ejecución

Control

Evaluación