Presentacion seres e factura radisson Bogotá Colombia

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SERES ESPAÑA - GRUPO LA POSTE

S-PC-10.11

E-Factura

© Los derechos de propiedad intelectual de esta presentación son titularidad de SERES España. 2

> PRINCIPALES MOTIVOS PARA TRABAJAR CON e-FACTURA®

> Económicos - Ahorro de Costes

Intercambio Electrónico de DocumentosPotenciadores e Inhibidores

> Optimizar Procesos

> Competitividad / Imagen

> Aprovechar Ventajas Futuras

> Solicitud de Clientes / Proveedores

> PRINCIPALES RAZONESPARA NO TRABAJAR

> Precio / Coste

> Dificultad Tecnológica

> Miedo al cambio

> Complejidad Empresarial

> Plazo de amortización < Año

> Outsourcing

> Cambio por necesidad

> Inferior a proyectos habituales

SI

Potenciadores e inhibidores


Costes de la facturación - Datos

• Fuente GS1 España Año 2005

• Costes– Emisión

• Papel – 1.976 COP• Electrónica – 156 COP• 92% ahorro

– Recepción• Papel – 7.462 COP• Electrónica – 234 COP• 97% ahorro


Costes de la facturación – DatosFuente: e-invoicing, e-billing in Europe – BillentisFebrero de 2009Se considera una factura media de 1,5 hojas

Costes de impresión, ensobrado y envío = 7.800 COPCostes de envío electrónico = 1.300 COP

Ahorro = 83,4%

Coste archivo físico = 5.720 COPCoste archivo electrónico = 2.080 COP

Ahorro = 63,6%

Emisión


Costes de la facturación – DatosFuente: e-invoicing, e-billing in Europe – BillentisFebrero de 2009Se considera una factura media de 1,5 hojas

Costes de recepción, digitación, y validación = 21.060 COPCostes de envío electrónico = 4.940 COP

Ahorro = 77,6%

Coste archivo físico = 5.720 COPCoste archivo electrónico = 2.080 COP

Ahorro = 63,6%

Recepción


Costes de la facturación – Datos


Optimización de procesos

La factura electrónica es mas rápida.

La factura electrónica no tiene errores de datos.

La factura electrónica no se pierde. Existe trazabilidad sobre el envío. Existe feedback sobre la opinión de nuestro cliente respecto de la factura.

Las discrepancias se gestionan sobre un único interfaz.

La factura electrónica mejora la gestión de la tesorería.


Optimización de procesosLa factura electrónica tiene un trámite más rápido

La factura electrónica no tiene errores contables y si los tuviese el sistema las rechaza.

La factura electrónica tiene un proceso de comprobación automático con el pedido y/o el aviso de recibo y/o el aviso de recibo.

La factura electrónica se integra en procesos de aprobación automáticos.

La factura electrónica no se pierde. Se almacena en archivos electrónicos y está siempre disponible.


Competitividad e ImagenLa e-Factura aporta:-Seguridad. Solo el legítimo destinatario y el personal autorizado por el emisor tendrá acceso a su contenido

-Integridad. Al ser un documento firmado es infalsificable y no se puede modificar.

Marketing: Imagen de modernidad y solidez tecnológica.

Responsabilidad social corporativa. - Menor consumo de papel.- Menor emisión de CO2 a la atmosfera.


Aprovechamiento de ventajas futuras

Emitir / recibir facturas electrónicas abre un nuevo canal de interlocución con nuestros clientes y/o proveedores.

Este canal es reutilizable para el intercambio de otros documentos.

Es una opción optima para la inclusión de medidas promocionales tipo Transpromo

Es una oportunidad única para comenzar la implantación de nuestra extranet de clientes o distribuidores o de nuestro portal de proveedores.


INVOIC INVOIC

Integración Integración

Modelo actual

ENTORNO ACTUALModelo de funcionamiento

Productos Precios

Pedidos Facturas

Stocks VentasERP

del Cliente

Productos Precios

Pedidos Facturas

Stocks Ventas ERP

del Proveedor


Productos Precios

Pedidos Facturas

Stocks VentasERP

del Proveedor

Productos Precios

Pedidos Facturas

Stocks Ventas

INVOIC INVOIC

DESADV DESADV

ORDERS ORDERS

Integración IntegraciónXML, EDIFACT, PDF...

Modelo de futuro

ENTORNO PROPUESTOModelo de funcionamiento

ERPdel Cliente


Solicitud de clientes y proveedores

• En Argentina, México, Chile, España, Portugal, … es obligatorio cuando – Se emiten facturas a

determinados clientes– Se emiten facturas por

importes determinados– Se emiten facturas por

determinados conceptos o en determinados sectores.


Coste – Amortización

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

0 €

1,000 €

2,000 €

3,000 €

4,000 €

5,000 €

6,000 €

7,000 €

8,000 €

9,000 €

10,000 €

Costes e-Factura®

Coste papel residual

Coste total e-Factura® + papel residual

Coste actual del papel o coste de no hacer nada

Costes e-Factura®

Coste papel residual

Coste total e-Factura® + papel residual

Coste actual del papel o coste de no hacer nada


Coste – Amortización


Dificultad tecnológica

• Las facturas electrónicas son diferentes según el interlocutor

• No solo el formato es diferente, también lo es el canal de envío


Dificultad tecnológica - Outsourcing

• Problemas técnicos– Tecnología cambiante– Estándares complejos

y variados– Integración con

sistemas internos de gestión y archivo.

– ¿Solución vs servicio?– ¿Qué hago con el

papel?

• Problemas jurídicos– Legislación

cambiante– Facturación cross

borders– Tercero de

confianza


Síntesis Funcional

SERES e-FACTURA®: Solución global de Facturación ElectrónicaEsquema y Características

La plataforma SERES e-FACTURA® constituye un Proyecto Avanzado de Facturación Electrónica con funcionalidades completas de emisión y recepción de facturas para las entidades usuarias. Esta plataforma permite gestionar la totalidad de los flujos existentes de facturación, incluyendo el papel.


Resistencia al cambio


Complejidad empresarial


Ejemplo


Se reciben más de 20.000 facturas físicas al día


12 Km de lineales de archivo con 8.000 containers de 64.000 archivadores


Cientos de personas dedicadas a la validación de

facturas


Punteábamos 7 millones de líneas de factura al año para

identificar los litigios


Gestionamos más de 6 millones de facturas / año


SIN LA FIRMA RECIBIAMOS

20.000 FACTURAS AL DIA

CON LA INTRODUCCION DE LA

FIRMA SE RECIBEN SOLO 3000.

SIN LA FIRMA ARCHIVABAMOS

20.000 FACTURAS AL DIA

CON LA INTRODUCCION DE LA

FIRMA SE ARCHIVAN SOLO 3.000.

SOLO CON ESTO EL RATIO DE

PRODUCTIVIDAD

EN EL DPTO. DE ARCHIVO Y CLASIFICACION

HA MEJORADO EN UN 80 %




La recepción de facturas electrónicas permite avanzar en el desarrollo y aplicación de funcionalidades que incrementan la eficiencia y eficacia en procesos automatizables como la resolución de litigios.

Punteamos 7 millones de líneas de factura al año para encontrar los litigios

Pagamos más de 6 millones de facturas / año

El 93% de todas las facturas que pagamos vienen en formato EDI y, de estas, el 88% vienen firmadas digitalmente


NO SOLO RECIBIMOS FACTURAS

FIRMADAS SINO QUE CARREFOUR TAMBIEN ENVIA UN % MUY ALTO DE SUS FACTURAS Y CARGOS CON FIRMA DIGITAL AVANZADA.

A UNOS 2.800 PROVEEDORES

DE NUEVO UN AHORRO DE COSTES MOTIVADO POR LA FIRMA DIGITAL


Distribuidor

Negociación

Datos del producto

Introducción en los sistemas

Realización del pedido

Introducción en los sistemas

Introducción en los sistemas Introducción en los sistemas

Introducción del pedido en el sistemaGeneración del albarán de entrega

(unidades)

Generación del albarán de recepción (unidades)

Generación de la factura

Generación del albarán valorado

Ensobrado y sellado de la factura

Envío de la factura

Recepción de la factura

Introducción de la factura en el sistemaComparación de la fra con el albarán

valorado

Búsqueda de las diferencias

Resolución del litigio

Contabilización y pago

Proveedor

Madrid, 15 de Noviembre de 2005

Evita teclear el pedido en el sistemaEvita errores de introducción

Evita imprimir la facturaEvita ensobrarla y timbrarEvita pérdidas en el trayectoEvita enviarla a otros destinatarios

Evita perder/traspapelar la facturaEvita abrir el sobre, clasificarla y repartirla.

Evita teclear la factura en el sistemaEvita errores de introducciónEvita que vengan algún dato incoherenteTenemos el detalle de la factura a la línea.

Permite comparaciones automáticas.Encuentro automático de diferencias (precio/cantidad)

Evita imprimir el pedidoEvita enviarlo por faxEvita controlar que llega al proveedorSabemos que lo ha recibido y leído


AHORRO DE COSTES ESTIMADO:

GASTOS DE PERSONAL 2.500.000 €

GASTOS DE ARCHIVO 200.000 €

GASTOS DE CORREO 35.000 €


CONCLUSIONES

• Es evidente que mas tarde o mas temprano sus compañías tendrán que implementar facturación electrónica.

• El tiempo que trascurra desde hoy a la fecha de implementación de la factura electrónica es un coste de oportunidad ingente.


CONCLUSIONES

• El papel no va a desaparecer. Irá menguando poco a poco hasta alcanzar un mínimo difícil de evitar.

• La alianza Cadena – Seres les garantiza servicio en emisión y recepción para todas sus necesidades.


Muchas gracias por su atención

Quedamos a su disposición para cualquier aclaració[email protected]

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