Líneas de Denuncias

Nuevas tendencias y mejores

prácticas

Martín Santiago Ghirardotti

• ¿Qué es una Línea de Denuncias?

• Drivers operativos principales

• Canales de Comunicación Clásicos

• Nuevos Canales de comunicación

• Plataforma de gestión y funcionamiento

• Enfoque (Clásico y contemporáneo)

• Problemas que afectan a las líneas éticas en el mundo

• Algunos datos s/Estadísticas ACFE

• Comunicación interna de un canal de denuncias

• Gestión eficiente

Temario de la presentación

¿Qué es una línea de denuncias?

Una LÍNEA DE DENUNCIAS / LÍNEA ÉTICA es un canal decomunicación, anónimo y confidencial, disponible para losmiembros de una organización y terceros relacionados(empleados, clientes, proveedores, etc.) para reportarfraudes, irregularidades y cualquier otra situación que viole elcódigo de ética de la organización y afecte sus buenas prácticas yclima laboral.

¿Cómo funciona?

Empleado – Proveedor - Cliente

Contacta a la LÍNEA ÉTICA

El empleado que observa una irregularidad se

contacta con la LINEA ETICA, a través de loscanales disponibles.

24 hs

La LÍNEA ÉTICA envía un reporte detallando la situación denunciada dentro de los tiempos establecidos de haber recibido la denuncia.

Principales drivers operativos

Operador telefónico(Cobro revertivo)

Fax (cobro revertido)

Formulario Web

E-mail

Por Carta

Mobile y tablets

Mensajes de texto

Nuevos canales de comunicación de las lìneas Eticas

Plataforma de gestión

• Efectuar un Follow up/Seguimiento de reportes

La plataforma debe permitir:

• Recibir las denuncias y reportes

• Administrar los reportes a través de la plataforma

• Documentar las acciones vinculadas con la gestión de cada reporte

Front web (Whistleblower Zone)

Report manager:Access to the report

administrator(Company Zone)

Inbox: Report receipt and processing

(RESGUARDA Zone)

Front web (Whistleblower Zone)

Report manager:Access to the report administrator

(Company Zone)

Inbox: Report receipt and processing

(RESGUARDA Zone)

Follow-up channel

Enfoques

(Clásico y Contemporáneo)

Definición tradicional:

Una línea de denuncias es un canal de información que puede seranónimo o no, confidencial e independiente para todas las personasvinculadas con una organización (Empleados, Clientes, Proveedores,etc.) que deseen reportar fraudes, irregularidades y situaciones quevayan en contra de los objetivos éticos de la empresa.

Nueva definición:

Una LÍNEA DE COMUNICACION es un canal de información que puede ser anónimoo no, confidencial e independiente para todas las personas vinculadas con unaorganización (Empleados, Clientes, Proveedores, etc.) que deseen dar a conocerreportar fraudes, irregularidades y/o propuestas de mejoras en procesos, calidad,ambiente de trabajo, etc.

Problemas de las líneas éticas a nivel

mundial

En la actualidad el canal, debe ser utilizado para reportar y sugerir:

•Mejoras en procesos, •Temas de RRHH, •Cualquier otra sugerencia que le permita a la organización lograr sus objetivos estratégicos

Se desconocen en la empresa,

Están atendidas por personas poco preparadas y uso de formularios de preguntas “muy pobres”,

No se informa a los nuevos colaboradores sobre su existencia,

Descreimiento de los denunciantes,

Riesgo a represalias,

Falta de incentivos para el denunciante (los costos son mayores a los beneficios)

Estadisticas y datos s/ACFE

Cantidad de casos por tipos de fraude (*)

Pérdidas Promedio por tipo de fraude (*)

Cómo se detecta el fraude s/ACFE

Cómo se detecta el fraude s/ACFE en Sud-América

Origen de las denuncias (*)

Deteccion de fraudes con y sin líneas de denuncia(*)

¿Se modifican los controles después de sufrir fraudes? (*)

Nuevas tendencias

Reporte

Irregularidades Eficiencia

Recepción. Asignación de número de ticket. Procesamiento y categorización

• Fraude• Maltrato

• Descuido de bienes• Acoso laboral

• Otros

• Mejora de procesos administrativos

• Reporte de errores, problemas en controles de calidad

• Ideas y sugerencias en gral.

El canal de reportes adquiere una nueva

función. Se dan a conocer ideas sobre mejora de procesos

internos

En la mayoría de los casos, los reportantes no saben diferenciar conclaridad un fraude de un error o problema en un proceso

La posibilidad de generar estos reportes agregar más valor a laorganización y muestra el compromiso del Management con la mejoracontinua

Manejar a tiempo los temas de acoso y discriminación puede traerimportantes descuentos.

Comunicaciones internas

• Speak up (Pepsi CO)

•Canal de Mejora Continua

• Cuidando nuestros activos

• Es correcto reportar lo incorrecto

• El elemento esencial es usted

• Ahorre dinero, tiempo y recursos valiosos

Cómo se denominan actualmente las líneas de denuncias

• Felicitar públicamente a los colaboradores que realizan

aportes sobre mejoras operativas utilizando el canal.

• Premio económico para el denunciante en caso de que la

empresa recupere parte del monto siniestrado.

• En toda documentación corporativa, señalar la existencia

del canal y la importancia del aporte de los colaboradores.

Nuevas medidas adoptadas para recibir más denuncias

Modelo de gestión eficiente

Gestión eficiente de los reportes

• Alcance de los eventos a reportar

• Esquema de clasificación eficiente

• Estructura y nivel de gestión interna

• Proceso auditable

• Resulta clave identificar claramente los tipos de eventos que se vancanalizar a través del canal, esto es uno de los determinantes el caudalde eventos que se van a recibir.

• Es importante la posibilidad de incluir los eventos de mejoras deprocesos a efectos hacer más amigable el canal y prevenir fraudes.

• La clasificación de los reportes por parte del receptor o gestor delcanal deben ser claros para los usuarios de las líneas de reporte. Estopermite recibir mayor cantidad de reportes.

Alcance de los eventos a reportar

• Se debe confeccionar un adecuado esquema de clasificacióneficiente de eventos reportados, el cual va a formar la plataforma parala gestión de las denuncias.

• El esquema de clasificación se debe consolidar en base a lacriticidad de cada evento reportado y se debe diseñar dependiendo delos usuarios que analizan los eventos.

• Se deben mantener esquemas y mapas de riesgos que establezcanlos niveles de procedimientos y el alcance a considerar para cadaevento reportado.

Esquema de clasificación eficiente

• Todo el ciclo de recepción, proceso, comunicación y gestión de las denuncias debe ser íntegramente auditable por las áreas correspondientes.

• Los principales de drivers de control interno vinculados con las líneas de denuncias son la Confidencialidad de la información y la disponibilidad del servicio.

• La calidad del servicio (Atención y capacitación del personal) y los tiempos de respuestas también deben estar sujetos a revisiones de calidad.

Generación de un proceso auditable

Dudas, Consultas

Martín Santiago Ghirardotti

¡Muchas gracias por su atención!