Centro Universitario de Ciudad Juárez

Licenciatura de Administración de EmpresasAuditoria AdministrativaTitular: Lic. Jorge Salvador Lares

Auditoria Administrativa realizada al Departamento de Almacén de la Empresa MOTORPRO SA de CV

Equipo: Nidia Fernández EscandónJuan Carlos Rojas GuzmánWber Aletse Gallegos de la PeñaJesús Alberto Rincón Martínez

Naturaleza de la empresa• Naturaleza• Objeto• Antecedentes• Visión• Misión• Objetivos• Organigrama

Investigación preliminarPropuesta técnicaDiagnostico preliminarRecopilación de información y papeles de trabajo

• Grafica de Gantt• Organigrama especifico• Layout de almacén• Descripción del puesto• Entrevista• Cuestionarios• Evaluación por observación directa• Graficas

Diagnostico finalInformeRecomendaciones e implementación

CON TEN IDO

NATURALEZA

MOTOR PRO S.A. de C.V. es una empresa que se dedica a la Compraventa de refacciones automotrices.

1.- Sector: Privado 2.- Subsector: Comercio al mayoreo y menudeo3.- Giro: Compra venta de autopartes y refacciones4.- Tamaño: Pequeña empresa

 

OBJETO

ANTECEDENTES

MOTOR PRO S.A. DE C.V.

NATURALEZA DE LA EMPRESA

VISIÓNSer la empresa líder en ventas de refacciones automotrices en Ciudad Juárez. Contar con el personal realizado y con valores morales, que nos permitirá lograr nuestras metas, aso como una operación armoniosa con resultados exitosos.   MISIÓN La distribución de refacciones automotrices en Ciudad Juárez dentro de un marco de lealtad y respeto hacia los negocios de nuestros clientes, a través de una atención esmerada eficiente y amable.   OBJETIVOS / METAS  Objetivos generales

Objetivos TácticosObjetivos Específicos

MOTOR PRO S.A. DE C.V.

NATURALEZA DE LA EMPRESA

ORGANIGRAMA

Gerente general

Ventas Cuentas por cobrar ALMACEN

Auxiliar

Auxiliar

Auxiliar

Auxiliar

Auxiliar

Compras

    Con el fin de obtener información del estado actual que guarda el área a auditar, relacionada a todas las actividades y procesos que ahí se manejan, programamos nuestra primer visita de reconocimiento, momento que se aprovecho para presentarnos con el jefe de almacén y solicitar la documentación pertinente. De esta visita concluimos que el departamento de almacén es el área donde convergen prácticamente todas las actividades de la empresa, es decir, de ahí dependen el servicio al área de ventas de mostrador, la atención a los agentes de ventas (vendedores) así como el servicio directo a los clientes a través de la entrega a domicilio, razón por la cual decidimos basar en esto nuestra propuesta técnica de auditoría. Pudimos observar que existen algunas tareas y procesos susceptibles de ser mejorados tanto en la atención a clientes internos como externos y que expondremos en el desarrollo de esta auditoría. 

INVESTIGACION PRELIMINAR

  Naturaleza: Auditoría parcial de Organización y de ControlAlcance: Área de Almacén Antecedentes: No se ha realizado ninguna auditoría anterior Objetivo: Señalar oportunidades de mejora y formular recomendaciones tendientes a mejorar el desarrollo de las actividades y el desempeño del personal del departamento.

 Estrategia: Se recopilara información de la estructura bajo la cual se llevan a cabo las diferentes actividades a través de entrevistas, cuestionarios, observación directa, evaluación de las actividades, para conocer el nivel de desempeño así como la aplicación del proceso administrativo en esa área.  Justificación: Decidimos realizar la auditoria en esta área, porque consideramos que es un punto clave para la operación general y que su desempeño incide en el resto de la empresa, ya que se encuentra estrechamente relacionada con otras áreas que tienen que ver con el servicio al cliente. En otras palabras sentimos que resolviendo la problemática del almacén, ayudara a obtener mejores resultados en la organización.  

PROPUESTA TECNICA

 Recursos: Contamos con un equipo de cuatro personas

supervisados por un experto en la materia. Nos apoyaremos en el uso de las siguientes herramientas:

1.-Entrevistas 2.- Cuestionarios 3.- Investigación documental 4.- Observación directa

 Acciones:

a) Visita y reconocimiento del área.b) Presentación con el jefe del departamento.

c) Entrevista con el jefe del departamento y solicitud de información.

d) Análisis de la información y los diferentes procesos.

e) Diagnostico Preliminarf) Aplicación de cuestionariosg) Análisis de la información obtenidah) Elaborar Gráficosi) Elaborar recomendacionesj) Presentación de resultados

PROPUESTA TECNICA

   En nuestro primer acercamiento, pudimos observar que la empresa cuenta con la estructura suficiente para desarrollar todas las actividades concernientes a su misión, no obstante, se puede apreciar que existen procesos y tareas muy importantes que necesitan ser mejoradas a la mayor brevedad posible, ya que interfieren con el buen desempeño de otras áreas, como lo es la venta de mostrador o de piso y el departamento de compras, mismas que aunque no están contempladas en el alcance de esta auditoría, será necesario incursionar un poco en ellas para determinar con mayor precisión las oportunidades de mejora.

DIAGNOSTICO PRELIMINAR

Marzo Abril Responsable

ACTIVIDADES 26 27 28 29 30 31 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Nidia Juan Jesús Wber

Información y documentación

Recepción de información

Revisión de información

Conocimiento e integración

Diagnostico premilinar

Aplicación de cuestionarios

Analisis de información

Recomendaciones y observaciones

Integración de datos

Elaboracion de Graficas

Presentación del problema

Propuesta de mejora

Presentación de resultados

Recomendaciones

Conclusiones

RECOPILACION DE

INFORMACION Y PAPELES DE TRABAJO

Grafica de Gantt

Organigrama especifico

Jefe de almacén

Asistente

Auxiliar

Auxiliar

Auxiliar

Auxiliar

Auxiliar

RECOPILACION DE

INFORMACION Y PAPELES DE TRABAJO

LAYOUT DE ALMACEN

Recepción yEntrega

oficinas Mostrador

Acceso a mezzanine

Baños

RECOPILACION DE

INFORMACION Y PAPELES DE TRABAJO

RECOPILACION DE

INFORMACION Y PAPELES DE TRABAJO

ENTREVISTA CON EL JEFE DE ALMACENGuía para entrevista

1.- ¿Cuáles son sus responsabilidades en general?2.- ¿Conocen a fondo sus responsabilidades cada uno de los empleados del área?3.- ¿Se maneja algún tipo de documentación para realizar el trabajo, y de qué tipo?4.-¿Están familiarizados con la documentación relacionada con su trabajo?5.-¿De quién es la responsabilidad de organizar el almacén?6.-¿Cuántas personas dependen de Usted?7.-¿Se brinda capacitación al personal del área, de que tipo?8.-¿Cuales son las tareas del departamento de almacén?9.- ¿Como se controlan las entradas y salidas del área de almacén?10.- ¿Estas familiarizado con la misión, visión, valores de la empresa?11.- ¿Con los objetivos del empresa?12.-De acuerdo a su percepción, en una escala de 1 al 10, donde 10 es lo máximo, ¿cómo calificaría el desempeño de las actividades del almacén?

• Recepción de mercancía (10)• Revisión de la mercancía (10)• Acomodo de mercancía (8)• Manejo de documentación (turnarla al departamento

correspondiente) (10)• Surtir pedidos (8)• Facturación de pedidos (10)• Atención a mostrador (8)• Supervisión de mercancía para entrega (10)• Entrega de pedidos a domicilio (10)• Supervisión del recorrido de las rutas (10)• Limpieza del área (8)• Inventarios (8)

RECOPILACION DE

INFORMACION Y PAPELES DE TRABAJO

CUESTIONARIOS PARA EL PERSONAL

¿Cuál es tu responsabilidad específica?¿Cómo recibes la mercancía?¿Cómo confirmas que lo que estas recibiendo esta correcto?¿Cómo es el proceso de revisión de mercancía?¿Una vez que revisas donde colocas la mercancía?¿Qué haces con los documentos que manejas?¿Quién y cómo se da de alta esa mercancía?¿Dominas todas las tareas del almacén?¿Cómo surten los pedidos?¿Cómo facturan los pedidos?¿En qué consiste la atención a mostrador?¿Cómo entregan los pedidos a los clientes?¿Cómo se supervisa la mercancía para entregar?¿Cómo se acomoda la mercancía?¿Cómo se levantan los inventarios?

RECOPILACION DE

INFORMACION Y PAPELES DE TRABAJO

EVALUACION POR OBSERVACION DIRECTA

RINCON Y ASOCIADOS S.A. DE C.V.           

Un sólo lugar

Separado x medid

as

Separado del

suelo

         

    Parciales:  

Altas temperatura

s

Contra humedad

Anaqueles

firmesFácil de contar

Fácil acceso

    Organización/control 70%

Almacén: Motorpro Limpieza 75%

Total: 81% Materiales 91%

Cumple: NO Procedimientos 86%

           

1=si cumple 0=No cumple        

1. Organización/control  

4. Material en almacén

Aceite 0 1 1 1 1 1

a. Cuenta con implementos de trabajo 0   Anticongelante 1 1 1 1 1 1 1 1

b. Esta separado por tipo de material 1   Filtros para aceite 1 1 1 1 1 1 0 0

c. Tiene actualizado su inventario 1   Bandas 1 1 1 1 1 1 1 1

d. Debidamente identificado el material 1   Baleros 1 1 1 1 1 1 0 0

e. Existe Jaula para material alto costo 1   Grasa 1 1 1 1 1 1 1 1

f. Tienen buena relación con los demás departamentos 1   Cables para bujía 1 1 1 1 1 1 1 1

g. Existen anaqueles para piezas pequeñas 1   Partes para encendido 1 1 1 1 1 1 0 0

h. Escritorio y área para almacenista 1   Balatas 1 1 1 1 1 1 1 1

i. Equipo necesario para maniobras 0   Partes para suspensión 1 1 1 1 1 1 0 0

j. Ubicación de las mercancías 0   Acumuladores 1 1 1 1 1 1 1 1

        Empaques 1 1 1 1 1 1 0 0

2. Limpieza       Filtros para aire 1 1 1 1 1 1 1 1

a. Almacén libre de basura 1  

 

               

b. Esta suficientemente iluminado 0                      

c. Se recolecta basura periódicamente 1  

5. Material en jaula Bujías 1 1 1 1 1 1 1 1

d. Almacén sin material no inventariado 1   Sensores 1 1 1 1 1 1 1 1

        Partes para frenos 1 1 1 1 1 1 1 1

3.Manuales y procedimientos(Almacenista firma y sella)     94% 100% 100% 100% 100% 100% 69% 69%

a. Entradas y órdenes de compra 0                    

b. Salidas con remisiones o factura 1                    

c. Traspasos 1                    

d. Archiva Diario 1                    

e. Recibe solo con factura 1                    

f. Entrega solo con firma de recibido 1                    

g. Las actividades son multifuncionales 1                    

RECOPILACION DE

INFORMACION Y PAPELES DE TRABAJO

RINCON Y ASOCIADOS S.A. DE C.V.CRITERIOS PARA EVALUAR EL AREA

Un sólo lugar: Que las diferentes presentaciones o medidas de un material se encuentren en la misma sección del almacén y sea exclusiva para ese material.

Separado por medidas. Una vez en un sólo lugar, cada tipo de material debe estar separado por medidas y no permitir que se mezclen entre sí.

Separado del suelo. Evitar el contacto con el suelo colocando polines, tarimas, etc.

Altas temperaturas. Evitar que los materiales estén expuestos a temperaturas altas debido a reacción

Contra la Humedad. Proteger del contacto con el agua o humedad, con plástico o bajo techo.

Anaqueles firmes. Los anaqueles deben estar seguros para cualquier movimiento de material

Fácil de contar. Que el material esté acomodado de forma que sea fácil y rápido su conteo, especialmente en cantidades iguales: de 20 en 20, de 5 en 5, etc.

Fácil acceso. Que sea fácil y rápido llegar hasta el material, que esté libre el paso y que se pueda disponer sin obstáculos ni riesgos.

RECOPILACION DE

INFORMACION Y PAPELES DE TRABAJO

EVALUACION POR OBSERVACION DIRECTA

GRÁFICAS

RECOPILACION DE

INFORMACION Y PAPELES DE TRABAJO

PROCESO ADMINISTRATIVO

Puntaje máximo Puntaje obtenido

PLANEACIÓN 20 14Misión y visión 5 3Objetivos, metas y estrategias

5 3

Procedimientos y procesos 10 8

Después de asignarle valores a las diferentes etapas del proceso administrativo considerando el nivel de importancia que cada una tiene en esa área, analizamos y comparamos la información recabada, tomando en cuenta los diferentes puntos de vista de cada uno de nosotros, obteniendo el siguiente diagnostico:

ORGANIZACIÓN 30 26Estructura organizacional 15 12División de funciones 15 14

DIRECCIÓN 25 16

Liderazgo 9 7Comunicación 6 5Motivación 5 4Equipos de trabajo 5 4

CONTROL 25 16Sistemas 8 4Supervisión 12 8Documentación 5 4TOTAL 100 72

DIAGNOSTICO

FINAL

Introducción.- Conforme nos familiarizábamos con la operación de la empresa confirmamos la necesidad de revisar analíticamente el desempeño del área de almacén, debido a que existen tareas y procesos que presentan oportunidades de mejora y son parte fundamental para el logro de los objetivos de la organización. Para la realización de esta Auditoria Parcial fue necesaria la participación de un equipo de 4 auditores y un asesor, la utilización de herramientas administrativas, durante un tiempo de tres semanas.  Antecedentes.- La inquietud del Director de la empresa mostrada al inicio de nuestra intervención nos indico de manera acertada, según pudimos constatar posteriormente, la necesidad de auditar el almacén de la empresa.  Técnicas empleadas.-

1.- Entrevistas 2.- Cuestionarios3.- Observación Directa4.- Parámetros de Evaluación

  Diagnostico.- Se obtiene a partir del análisis de la información recabada mostrando inconsistencias en el desarrollo del proceso administrativo, justificando la necesidad de aplicar ajustes que subsanen dichas inconsistencias.  Propuestas.- A través de las observaciones que a continuación enumeramos, estamos seguros que el nivel de desempeño del personal de almacén mejorara perceptiblemente, impactando positivamente las demás áreas de la empresa, especialmente aquellas que tienen un contacto constante y directo, apoyando de manera significativa al logro de los objetivos organizacionales.

INFORME

PROCESO O TAREA PROBLEMAS SOLUCIONES E IMPLEMENTACION PAUTAS

Recepción de mercancías

No hay consecutivos de entradas al almacén y no existe un montacargas para descargar mercancías pesadas

Establecer formatos foliados de entradas para controlar y Adquisición de un montacargas

Los procesos deben estar documentados y ser supervisados para que se respete la disciplina

Acomodo de mercancía

La ubicación de las mercancías no respetan un orden por importancia, el área esta pobremente iluminada lo que dificulta el acceso y el conteo de inventarios

Establecer un orden de acuerdo a la rotación de los productos de tal manera que el acceso a las mercancías sea más fácil y rápido. Asimismo iluminar el área para que todas las áreas sean notablemente visibles.

No es inteligente tratar de ahorrar en un gasto de energía eléctrica poniendo en riesgo la productividad, tampoco lo es el colocar las mercancías de alta rotación al fondo del almacén y menos si el lugar está mal iluminado.

Manejo de Documentación

El personal que debe manejar documentos no los sabe interpretar debidamente, por lo que no les da la importancia que tienen

Entrenamiento en el manejo de documentos e información de la razón de ser de cada uno de ellos.

Es importante que el personal conozca por que hace, lo que hace, es decir de qué manera va a impactar mi trabajo en el siguiente proceso o tarea.

Atención a MostradorEn ocasiones se toma demasiado tiempo para surtir las mercancías a mostrador.

Independientemente de que se corrija la iluminación del almacén y la ubicación de las mercancías, en necesario la contratación de un elemento más para atención al mostrador.

No es lógico que solo una persona atienda el área de mostrador siendo que ahí se encuentran cuanto personas que requieren de un servicio casi simultaneo

Surtido de pedidosInconsistencias en las entejas a domicilio y al mostrador

Mejorar el acceso a las mercancías, iluminar mejor el área y adquisición de implementos de trabajo

Además de que se encuentra mal iluminado entorpeciendo el acceso, hay mercancías que debido a su naturaleza están colocadas en lugares altos y no se cuenta con escaleras en el sitio

Supervisión de mercancía para entrega

Inconsistencias en las entejas a domicilio

Aumentar la supervisión en la revisión de pedidos para entrega a domicilio antes de su embarque e implantar algunas herramientas de mejoras como el KANBAN que permitan mejorar los procesos.

No existen áreas bien definidas para el proceso de revisión de pedidos para entrega ni identificación de las mismas

Limpieza del área

En general no se encuentra debidamente clasificado, ordenado ni limpio por lo que se dificulta observar la disciplina, además están mezcladas con mercancías defectuosas o mermadas.

Definir un área especifica para mercancías defectuosas o mermadas y conforme se cumplan las soluciones a la reubicación, iluminación, etc., exigir una mayor disciplina

Dificultad para localización de los materiales y confusión para determinar si el producto estaba en buen estado o no

InventariosSe toma más tiempo del necesario para levantar el inventario y por lo general existen inconsistencias

Al corregirse los problemas anteriores se dará solución a este otro en automático

Difícil acceso a las mercancías, mala iluminación, mal acomodo etc.

RECOMENDACIONES

E IMPLEMENTACION

GRACIAS

AGRADECIMIENTOS