LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DE CALIDAD Y SU

RELACIÓN CON LOS PROCESOS DE ARCHIVO

Inga. Melania Solano ArrietaIng. Marco González Víquez

QAseguramiento de Calidad

1980198019701970

Del Control a la Gestión la Calidad

QGestión de Calidad

• compromiso de la gerencia• participación de los colaboradores• toda la compañía• ciclo completo del producto/servicio• orientación hacia satisfacción de necesidades del

cliente

19901990

http://www.simeconsultores.com

QControl de Calidad

• inspección y ensayos finales• mejoramiento de la calidad a través de exigencias más

restringidas• orientación producto - proceso

19501950

19601960 QAseguramiento de Calidad• inspección y ensayos integrados en el proceso de

desarrollo y producción• mejoramiento de la calidad a través de medidas

preventivas• orientación paulatina hacia el proceso de producción y

ciclo de vida del producto.

¿Qué es el Sistema Nacional de Calidad?

• Es un marco estructural para las actividades vinculadas aldesarrollo y la demostración de la calidad, que facilite elcumplimiento de los compromisos internacionales encumplimiento de los compromisos internacionales enmateria de evaluación, de la conformidad, que contribuyaa mejorar la competitividad de las empresas nacionales yproporcione confianza en la transacción de bienes yservicios (Ley 8279, 2002)

El Sistema Nacional para la

CalidadEMPRESAS,

INSTITUCIONES PÚBLICAS Y

CONSUMIDORES COSTARICENCES CÁMARAS

EMPRESARIALES

MINISTERIOS

MIEMBROS MIEMBROS DEL CONACDEL CONAC

USUARIOS Y USUARIOS Y OTROS OTROS

INTERESADOSINTERESADOS

FEDERACIONES DE CONSUMIDORES

ENTES ENTES FACILITADORESFACILITADORES

Ente Costarricense de Acreditación (ECA)

Laboratorio Costarricense de

MetrologíaLACOMET

IMPORTADORES, EXPORTADORES Y INVERSIONISTAS

EXTRANJEROS

ORGANISMOSINTERNACIONALES

Órgano de Reglamentación Técnica ORT

DE CONSUMIDORES

SECTOR ACADÉMICO

Ente Nacional de Normalización

(INTECO)

http://www.eca.or.cr/sist_nalcldad.php

NORMALIZACIÓN, CERTIFICACIÓN Y NORMALIZACIÓN, CERTIFICACIÓN Y ACREDITACIÓN ACREDITACIÓN

NORMALIZACIÓN

� Actividad colectiva orientada a establecer solución a problemasrepetitivos.

� “Es el proceso de formular y aplicar reglas con el propósitode establecer un orden en una actividad específica, parabeneficio y con la cooperación de todos los interesados y, enparticular, para la obtención de una economía óptima deconjunto, respetando las exigencias funcionales y deconjunto, respetando las exigencias funcionales y deseguridad. Debe basarse en resultados ciertos, obtenidos por laciencia, la técnica y la experiencia. Debe fijar las bases, nosolamente para el presente sino también para el desarrollo futuro.“ (INTECO)

� La normalización hoy en día es el elemento motor en que seapoyan el desarrollo económico, el comercio internacional, etc. yes primordial para el desarrollo de cualquier país.

Conceptos básicos de la normalización

• Norma

– Es el resultado de la normalización efectuado por un instituto de normalización.– Se trata de reglas y medidas que son establecidas por las personas con el deseo de aceptarlas.– Una norma contiene declaraciones de cómo algo debe ser en su contenido, en su función y en su forma.

Ejemplo: Norma ISO 9001: Sistemas de Gestión de Calidad – Req uisitos –

• Reglamento

– Documento con carácter obligatorio, el cual es emitido por el estado u otra organización autorizadaEjemplo: Convenios, Leyes, Reglamentos

• Especificación técnica

– Documento por medio del cual se determina una característica se un producto o servicio.

Ejemplo: especificaciones de una computadora

• Reglamento técnico

• Documento que contiene una norma o una especificación técnica o que a ella se refiere.

• Directriz Técnica

– Una regla parecida a una norma, la cual es emitida por una organización o gremio como recomendación a sus miembros. En la mayor cantidad de casos representa una solución comprobada hacia los problemas.

Niveles de normalización

Nivel 1: INTERNACIONAL

(ISO, IEC)

Nivel 2REGIONAL(COPANT)(COPANT)

Nivel 3NACIONAL

(INTECO, UNE)

Nivel 4 ORGANIZÁCIÓN

(MANUALES, PROCEDIMIENTOS)

Certificación

• Es la acción que ejecuta un organismo reconocido e independiente

de las partes interesadas, y que pone de manifiesto que un producto,

proceso o servicio está conforme con una norma específica.

• ¿Qué se certifican?

• Productos o servicios

• Procesos

• Sistemas

• Personas

TIPOS DE CERTIFICACIÓN• Certificación por primera parte:

• La empresa puede realizar controles sobre la calidad del productoo el servicio, en el momento de su elaboración, respecto a laobservación del pliego de condiciones.

• Certificación por segunda parte :• Certificación por segunda parte :• Si el cliente realiza una auditoria o un control y certifica después el

producto.•• Certificación por tercera parte:

• Si un organismo , que no es ni comprador ni vendedor, certifica elproducto. El sistema de certificación por tercera parte se creó paragarantizar la independencia y la imparcialidad en la evaluación dela conformidad de las características de un producto y/o de sumétodo de producción, de su respeto al pliego de condiciones.

ACREDITACIÓN

• Consiste en el otorgamiento de un reconocimientoformal de que un cuerpo es competente para efectuartareas específicas.

• ¿Qué se acreditan?• ¿Qué se acreditan?

• Organismos certificadores

• Pruebas de realizadas en laboratorios de calibración y de ensayo

• Organismos de inspección

• Carreras

FormaForma dede gestióngestión de una organización, centrada

en la calidadcalidad, basada en la participaciónparticipación dede

todostodos sus miembros, y que apunta al éxitoéxito aa

largolargo plazoplazo a través de la satisfacciónsatisfacción deldel clientecliente

GestiónGestión de la de la CalidadCalidad TotalTotal

largolargo plazoplazo a través de la satisfacciónsatisfacción deldel clientecliente

y a proporcionar beneficiosbeneficios parapara todos los

miembrosmiembros dede lala organizaciónorganización y para la sociedadsociedad.

Prevenir la ocurrencia deDime lo que haces – (Documenta en procedimientos o instrucciones)

¿Cómo produce un sistema de gestión de la calidad?

Prevenir la ocurrencia deproblemas.

Detectarlos cuando ocurran.

Identificar la causa.

Eliminar la Causa.

Haz lo que dices (implementa lo que documentas)

Registra lo que dices (mantén evidencia de lo que implementaste)

Verifica lo que hiciste

Actúa sobre la diferencia

Ciclo de mejora continua

¿Cómo se gestiona la calidad?• Normalizando procesos y/o productos-servicios en las organizaciones

que cumplan con los requerimientos establecidos en (criterios deauditoría):

• Una ley:• Ley de Control Interno,• Ley del Sistema Nacional de Archivo

• Un reglamento:• Un reglamento:• Reglamento de la Ley de Contratación Administrativa

• Una norma nacional o internacional• Normas ISO• Reglamentos o directrices para la acreditación de carreras

• Brindando fe pública de que los procesos están normalizados contra otranormativa de un nivel superior por medio de procesos de certificación oacreditación

Por lo tanto…

A TRAVÉS DE SISTEMAS DE

GESTIÓN BASADOS EN EL MANEJO DE

LA DOCUMENTACIÓN

¿CÓMO TENGO QUE HACER?

NORMALIZACIÓN

NORMAS PARA CERTIFICAR O

ACREDITARCARÁCTER

VOLUNTARIO

LEYES Y REGLAMENTOS

CARÁCTER REGLAMENTARIO

¿QUÉ TENGO QUE HACER?

Pirámide Documental desde la perspectiva ISO

Procesos: base de la documentación de procedimient os (ISO 10013:2000)

• Las organizaciones que están en proceso de implementar, o quetodavía no han implementado, un sistema de gestión de la calidaddeberían:• identificar los procesos necesarios para la implementación eficaz del

sistema de gestión de la calidad,• entender las interacciones entre estos procesos, y• entender las interacciones entre estos procesos, y• documentar los procesos en la extensión necesaria para asegurar su

eficaz operación y control.

• El análisis de los procesos debería ser la fuerza conductora paradefinir la cantidad de documentación necesaria para el sistema degestión de la calidad. No debería ser la documentación la queconduzca los procesos.

Pirámide Documental desde la perspectiva ISO

Establece políticas y describe el sistema

Expresión documental de un proceso

Expresión documental de un subproceso

Histórico que hace que exista evidencia objetiva y que el sistema está implementado

Gestión por procesos

La Gestión por Procesosconsiste en visualizar,analizar y mejorar los flujosde trabajo de lasde trabajo de lasorganizaciones en funciónde sus procesos y comoestos interactúan entre sí;convirtiéndose en laherramienta más apropiadapara la mejora continua.

Gestión por procesos

Exige:• Integración de Sistemas • Trabajo en Equipo• Control del Proceso y no solo de

las tareas.las tareas.• Uso inteligente de la Tecnología.• Orientación al cliente tanto

interno como externo.• Es respaldada por un sistema

documental• Es la base de cualquier sistema

de gestión

Identificando los procesos actuales

Analizando nuestros procesos

para encontrar oportunidades de

mejora

Rediseñando o reinventando

¿Cómo se ejecuta

efectivamente la gestión por procesos?

reinventando nuestros procesos

Documentando procesos

mejorados en procedimientos y/o instructivos

Dejando evidencia de que

los procesos corren:

REGISTRANDO

MUCHAS GRACIAS…

Inga. Melania Solano Arrieta(Consultora especialista en desarrollo (Consultora especialista en desarrollo

organizacional, planificación y gestión por procesos y sistemas de gestión)

melania.solano@simeconsultoria.commelania.solano@ucr.ac.cr