PRÁCTICAS DE GOBIERNO CORPORATIVO - Inversionistas

Empresas Hites S.A. Página 1

PRÁCTICAS DE GOBIERNO CORPORATIVO

De conformidad a lo requerido por la Superintendencia de Valores y Seguros a través de la Norma de Carácter General N°385, de

fecha 08 de junio de 2015, a continuación se presentan las respuestas del directorio de Empresas Hites S.A (la “Sociedad” o la

“Compañía”) a cada una de las materias requeridas en el Anexo de la referida Norma de Carácter General, así como las explicaciones

correspondientes en cada caso. Este documento fue preparado por el directorio de la Sociedad y aprobado por el mismo en sesión

celebrada con fecha 31 de marzo de 2016.

La información contenida en el presente documento se refiere a la situación de la Sociedad al 31 de diciembre de 2015.

1. Del funcionamiento y composición del directorio.

SI NO EXPLICACIÓN DE LA SOCIEDAD

a) El directorio cuenta con un procedimiento o mecanismo para la inducción de cada nuevo integrante, que tiene por objeto facilitar a éste el proceso de conocimiento y comprensión de:

en opinión del directorio aquéllos tienen esta condición.

SI La Sociedad cuenta con un proceso de inducción de nuevos directores, consistentemente aplicado en el tiempo. La primera fase del proceso es realizada por el presidente del directorio, quién entrega a los nuevos miembros una visión general y fundada, del Directorio, acerca de los negocios de la sociedad, sus principales riesgos y políticas relevantes.

las que en opinión del directorio aquéllos tienen esta condición y de los principales mecanismos que se emplean para conocer las expectativas y mantener una relación estable y duradera con aquéllos.

NO El proceso no incluye una revisión específica de los grupos de interés relevantes en la forma contemplada por el enunciado. No obstante, y en atención a la naturaleza del negocio, así como a las exigencias que la sociedad establece a través de su Código de Conducta Ética [http://www.hites.cl/b2c/inversionistas/descargas/CodigoConductaEticaEmpresasHites.pdf] y su Reglamento Interno [http://www.hites.cl/b2c/inversionistas/descargas/ReglamentoInternoOrdenHigieneSeguridadEmpresasHites.pdf], entendemos resulta claro para nuestros Directores, como para todos nuestros colaboradores, quiénes y porque nuestros principales grupos de interés son nuestros Accionistas, nuestros Clientes, las Autoridades Reguladoras, y nuestros propios Empleados.

http://www.hites.cl/b2c/inversionistas/descargas/CodigoConductaEticaEmpresasHites.pdf


http://www.hites.cl/b2c/inversionistas/descargas/ReglamentoInternoOrdenHigieneSeguridadEmpresasHites.pdf

http://www.hites.cl/b2c/inversionistas/descargas/ReglamentoInternoOrdenHigieneSeguridadEmpresasHites.pdf

Práctica bajo NCG 385 SI NO Explicación


iii. La misión, visión, objetivos estratégicos, principios y valores que debieran guiar el actuar de la sociedad, sus directores y personal, y las políticas de inclusión, diversidad, sostenibilidad y gestión de riesgos, aprobadas por el directorio.

NO La fase de inducción a cargo del Presidente del Directorio incluye la visión del Directorio de los lineamientos estratégicos, principios y valores que determinan el actuar de la sociedad, sus directores, ejecutivos principales y personal. Si bien las políticas de inclusión y diversidad o no discriminación no son consideradas un elemento expreso en esta fase, la continuidad del director en sus funciones le permitirá en corto tiempo, entender la forma en que la sociedad ha incluido estos aspectos en su reglamentación interna, siempre inspirada y/o haciendo propias las normas contenidas en la legalidad vigente.

iv. El marco jurídico vigente más relevante aplicable a la entidad, al directorio y sus ejecutivos principales.

SI El proceso incluye revisión del marco jurídico aplicable tanto a la Sociedad como también al Directorio, y a sus ejecutivos principales. Asimismo, se ponen en conocimiento de los nuevos directores, los principios y normas básicas de funcionamiento del directorio, obligaciones y responsabilidades asignadas del Comité de Directores, y aspectos prácticos respecto a la asistencia y participación en las sesiones.

v. Los deberes de cuidado, reserva, lealtad, diligencia e información que conforme a la legislación vigente recaen en cada integrante del directorio, mediante ejemplos de fallos, sanciones o pronunciamientos más relevantes que han ocurrido en el último año a nivel local con esos deberes.

SI Como se ha indicado, el proceso de inducción incluye revisión del marco jurídico aplicable al Directorio, con énfasis, por parte del presidente del Directorio, en los deberes de cuidado, reserva, lealtad, diligencia e información que conforme a la legislación vigente recaen en cada uno de sus integrantes, es decir deberes y responsabilidades propias del cargo que asumen, y que suelen ser ampliamente por ellos conocidas, en atención a la profesionalización de los directores de Empresas Hites.

vi. Los principales acuerdos adoptados en los últimos 2 años anteriores al inicio de su mandato y de las razones que se tuvieron en consideración para adoptar tales acuerdos o para descartar otras opciones evaluadas.

NO Esos acuerdos se reflejan en el plan y en la marcha de los negocios, muchos de los cuales no serán relevantes para la futura labor del director, de modo que se informa de tales acuerdos previos sólo en caso de ser necesario, y al momento de discutir las materias que requieren de su conocimiento.

vii. Las partidas más relevantes de los estados financieros trimestrales y anuales del último año junto con sus respectivas notas explicativas, además de los criterios contables aplicados en la confección de dichos estados financieros.

SI El proceso de inducción contempla la entrega y revisión de los últimos Estados Financieros y notas explicativas, los criterios contables aplicados en su confección, los respectivos Informes de Control de Gestión, y toda la información adicional que el nuevo Director estime necesaria para una mejor comprensión de la situación financiera y económica. Adicionalmente, y en segunda fase del proceso, los Directores tienen acceso a presentaciones especialmente preparadas por la División de Administración y Finanzas para profundizar en estas materias.

viii. Lo que en opinión del directorio es un SI Como parte del proceso de inducción, y en lo referente al marco jurídico vigente, se



conflicto de interés y cómo en opinión de éste, o conforme al Código o Manual establecido al efecto, y sin perjuicio de aquellos conflictos de interés expresamente abordados por ley, debieran tratarse las situaciones en las que se pudiere presentar uno de ellos.

considera el concepto de conflicto de interés conforme a las disposiciones pertinentes de la legislación aplicable. Si bien el directorio no tiene una definición específica de conflicto de interés, rigiéndose al efecto por lo dispuesto en la ley, tanto el Código de Conducta Ética como el Manual de Manejo de Información [http://www.hites.cl/b2c/inversionistas/descargas/Manual_ManejoHites.pdf], contienen disposiciones atingentes, incluyendo este último, las condiciones de aprobación de operaciones con partes relacionadas.

b) El directorio cuenta con un procedimiento o mecanismo de capacitación permanente del directorio para la actualización de conocimientos, que:

i. Define al menos anualmente las materias respecto de las cuales se harán capacitaciones a sus integrantes y el calendario de capacitaciones para el año correspondiente.

NO No se considera como parte de las obligaciones de la Sociedad implementar programas de capacitación para directores. El Directorio cree que es mejor para el interés social implementar programas de capacitación para los trabajadores de la empresa, especialmente para aquellos con responsabilidades de interacción directa con los Clientes, identificados como un grupo de interés muy incidente en la subsistencia de la empresa. Se estima que los directores deben contar con la preparación suficiente para desempeñar de buena manera su cargo, criterio clave en la búsqueda de los mismos. Es deber de cada director informarse y procurarse los conocimientos suficientes para el buen ejercicio de su cargo.

ii. Como parte de esas materias contempla las mejores prácticas de gobierno corporativo que han ido adoptando otras entidades tanto a nivel local como internacional.

NO No obstante lo anterior, el Directorio ha revisado sus prácticas de gobierno corporativo,

así como las de otras entidades a nivel local e internacional, a la luz de tendencias de control interno y auto-regulación sugerida, especialmente en las sesiones del Comité de Directores donde se trataron materias de esta naturaleza en el 2° semestre de 2015. Consistente, con ello se han dispuesto cambios metodológicos en el desempeño de la función de auditoría interna, y otros vinculados al mejoramiento de la documentación y normativa interna, los que se espera implementar entre los años 2016 y 2017.

iii. Como parte de esas materias contempla los principales avances que se han dado en el último año a nivel local e internacional en lo referido a inclusión, diversidad y reportes de sostenibilidad.

NO Sin perjuicio de que no es política de la Sociedad destinar recursos a la capacitación

anual de los directores, en atención al mejor interés social como ya se ha dicho, se entiende que estos elementos son visitados desde la inducción, no expresamente, sino a través de la forma en que la sociedad los incorpora en su normativa interna (ver letra a).ii) sección anterior)

iv. Como parte de esas materias contempla las principales herramientas de gestión de riesgos, incluidos los de sostenibilidad, que se han ido

NO Los riesgos del negocio son acotados y conocidos tanto por los directores como por los

ejecutivos principales. El control de riesgos se realiza a nivel de las principales gerencias, con énfasis en el riesgo de crédito de la cartera de clientes, permanentemente

http://www.hites.cl/b2c/inversionistas/descargas/Manual_ManejoHites.pdf



implementando en el último año a nivel local e internacional.

monitoreado a través de la división de Servicios Financieros. No obstante, y como parte de las mejoras en curso, durante el último trimestre de 2015 la compañía inició las tareas para formalizar una Política de Gestión de Riesgos, e incorporar tecnología, para poner en marcha un proceso integral de gestión de riesgos que llegue a todos los procesos relevantes del negocio, además de aquellos que son actual y debidamente gestionados por cada división (riesgo de crédito de la cartera, riesgo de liquidez, endeudamiento, riesgos cambiarios, etc.), planes que se espera implementar entre 2016 y 2017.

v. Como parte de esas materias contempla los fallos, sanciones o pronunciamientos más relevantes que han ocurrido en el último año a nivel local e internacional relacionados con los deberes de cuidado, reserva, lealtad, diligencia e información.

NO No obstante, y cuando corresponde los miembros del Directorio, y/o del Comité de

Directores, analizan los fallos y casos más relevantes en relación a los deberes de cuidado, reserva, lealtad y debida diligencia, como parte del interés razonable y juicioso de integrar oportunamente lecciones aprendidas a su propio desempeño.

vi. Como parte de esas materias contempla una revisión de ejemplos de situaciones que configuran un conflicto de interés en el directorio y de formas en que esos conflictos de interés pueden evitarse o ser resueltos en el mejor interés social.

NO Sin perjuicio de esto, el Directorio cumple de manera estricta con las exigencias legales y

administrativas vigentes respecto de esas materias, además de las contempladas en la normativa interna relevante a estos efectos (ver letra a). viii) sección anterior).

vii. Difunde anualmente las materias sobre las que en el último año se han realizado actividades de capacitación

NO Como ha sido antes señalado, no se consideran actividades de capacitación para el

Directorio, ya que no es política de la sociedad destinar los recursos sociales a capacitar a ejecutivos que debiesen estar suficientemente capacitados para el ejercicio de su cargo.

c) El directorio cuenta con una política para la contratación de expertos(as) que lo asesoren en materias contables, tributarias, financieras, legales o de otro tipo:

i. Que contemple la posibilidad de veto por parte de uno o más directores para la contratación de un(a) asesor(a) en particular.

NO Al igual que cualquier decisión adoptada por el Directorio, la contratación de un determinado asesor externo se decide por las mayorías establecidas en los estatutos sociales. En caso de existir conflicto de interés con uno o más directores, la resolución se adopta conforme a las normas establecidas por el Título XVI de la Ley 18.046 sobre Sociedades Anónimas, arbitrando los resguardos necesarios para prevenir tales conflictos, y solicitando la información que a esos efectos resulta necesaria a los asesores que se pretende contratar.

ii. Que a requerimiento de al menos uno de sus integrantes sea contratada la asesoría para la

NO Favor revisar la letra b) anterior. Esto es sin perjuicio de la facultad de cada director de contratar, de su propio cargo, los asesores que estime pertinente para su mejor



materia requerida por aquél. desempeño personal. No obstante, tanto el Directorio como el Comité de Directores, disponen de un presupuesto de gastos, así como de la práctica y la flexibilidad necesaria, como para destinar parte de ese presupuesto a la contratación de asesorías expertas, en los casos en que así se resolviere por el acuerdo respectivo y en aras del interés social.

queda debidamente reflejado en el acta de la sesión correspondiente.

NO La contratación de un determinado asesor, en caso que fuere una decisión sometida al Directorio, o al Comité de Directores, quedaría debidamente reflejada en el acta que se levante de la sesión respectiva.

d) El directorio se reúne al menos trimestralmente con la empresa de auditoría externa a cargo de la auditoría de los estados financieros para analizar:

i. El programa o plan de auditoría. NO No es el Directorio sino el Comité de Directores quién se reúne con los Auditores Externos, al menos 3 veces al año, y luego reporta al Directorio en su primera sesión mensual siguiente, las materias revisadas y las conclusiones arribadas en las citadas instancias.

ii. Eventuales diferencias detectadas en la auditoría respecto de prácticas contables, sistemas administrativos y auditoría interna.

SI Las materias indicadas se tratan en al menos 2 de las sesiones sostenidas en el año por el Comité de Directores con los auditores externos, que se destinan a evaluar los avances del proceso de auditoría y sus principales hallazgos.

iii. Eventuales deficiencias graves que se hubieran detectado y aquellas situaciones irregulares que por su naturaleza deban ser comunicadas a los organismos fiscalizadores competentes.

SI

Una de las sesiones sostenidas es íntegramente destinada a revisar la carta de control interno de los auditores de Estados Financieros, segregando por tipo de deficiencias o debilidades observadas, con atención a su potencial efecto en la justa presentación de los mencionados Estados.

iv. Los resultados del programa anual de auditoría. SI Las materias indicadas son tratadas en al menos 2 de las sesiones sostenidas por el Comité de Directores, quién posteriormente reporta las conclusiones arribadas al Directorio, en la sesión inmediatamente siguiente.

v. Los posibles conflictos de interés que puedan existir en la relación con la empresa de auditoría o su personal, tanto por la prestación de otros servicios a la sociedad o a las empresas de su

SI En la reunión dedicada a la Carta de Control Interno, el Comité de Directores requiere el reporte de los auditores externos, sobre los procedimientos que han aplicado para evaluar si pudiere pesar sobre ellos algún conflicto de interés con el potencial de afectar su independencia, tanto respecto de la auditoría de Estados Financieros, como de cualquier



grupo empresarial, como por otras situaciones. otro trabajo que la sociedad le hubiere encargado en el mismo año calendario.

e) El directorio se reúne al menos trimestralmente con la unidad de gestión de riesgos de la unidad o responsable de función equivalente, para analizar:

i. El adecuado funcionamiento del proceso de gestión de riesgos.

NO El Comité de Directores recibe normalmente el reporte del Gerente de la División de Servicios Financieros, con cifras e indicadores que dan cuenta de la gestión del riesgo de la cartera de clientes. También recibe al menos trimestralmente, el reporte de indicadores de riesgo de liquidez, financiamiento y/o endeudamiento, entre otros, como parte de los análisis razonados que le presenta la división de Administración y Finanzas. La situación “C ” D

Adicionalmente, la sociedad ha continuado implementando la función de Gestión Integral de Riesgos, bajo la dependencia de la nueva Gerencia de Auditoría Interna, que reemplazó a la antigua Contraloría, a contar de Agosto de 2015, Gerencia a través de la cual se ha reportado al Comité de Directores en el último trimestre de 2015, los avances realizados para contar con una Política y una Metodología de Gestión de Riesgos Corporativa, que se espera implementar durante 2016.

Se ha planificado que durante 2016, la Jefatura de Riesgo y Cumplimiento reporte al Comité de Directores, 2 veces al año el estado de la gestión de riesgo, y 2 veces al año al estado de los Modelos de Prevención de Delito. Con ello, sumado al reporte de riesgos de la división de servicios financieros, 8 veces al año, por el riesgo clave del negocio (Cobrabilidad de la Cartera de Crédito), y al de la división de Administración y Finanzas, 4 veces al año, se entiende que la compañía avanzará hacia un mejor escenario de supervisión de la gestión de riesgos.

Como se ha señalado antes, de todas las materias puestas en su conocimiento, el Comité de Directores, entrega su reporte al Directorio, en la sesión inmediatamente siguiente de este último.

metodologías para la detección de nuevos riesgos y la probabilidad e impacto de ocurrencia de aquellos más relevantes.

NO La Política de Riesgos, incluyendo definiciones de Apetito y Tolerancia por Riesgo, la metodología sugerida, y la matriz de riesgo teórica con probabilidad e impacto, de ellos derivada, fue presentada al Comité de Directores en el último trimestre de 2015, como parte de las funciones lideradas por la nueva Gerencia de Auditoría Interna, impartiendo dicho Comité instrucciones para someterla a prueba, y continuar con su implementación, durante el ejercicio 2016.

iii. Las recomendaciones y mejoras que en opinión de la unidad sería pertinente realizar para gestionar de mejor manera los riesgos de la

NO Actualmente el Comité de Directores recibe frecuentemente este tipo de recomendaciones, para los efectos del riesgo de crédito de la cartera de clientes, los riesgos de liquidez – financiamiento y otros reportados por las gerencias respectivas, y se



entidad. espera que para fines de 2016 pueda recibir un reporte estandarizado de los riesgos más significativos que la sociedad enfrenta, evaluados en conformidad a las políticas y metodologías a que se refiere el comentario anterior, una vez éstas hayan sido formalizadas y se encuentren plenamente operativas.

iv. Los planes de contingencia diseñados para reaccionar frente a la materialización de eventos críticos, incluida la continuidad del directorio en situaciones de crisis.

NO El avance en el diseño de los Planes de Continuidad de Negocios, y de recuperación de desastre, ha sido reportado al Comité de Directores semestralmente, como parte del seguimiento que dicho Comité ha realizado sobre la implementación de la Gestión Integral de Riesgos a la que nos hemos referido con anterioridad. No obstante el diseño de dichos planes, y el avance de su puesta en marcha, no contempla hasta ahora la dimensión de continuidad del Directorio en situación de crisis, dado que la potencial discontinuidad de las operaciones por afectación grave de la disponibilidad de recursos como ha sido evaluada en dichos planes, no afectaría de modo alguno las prácticas que el Directorio observa para su funcionamiento.

f) El directorio se reúne al menos trimestralmente con la unidad de auditoría interna, oficial de cumplimiento o responsable de función equivalente, para analizar:

i. El programa o plan de auditoría anual. NO El Gerente de Auditoría Interna, participa en todas las reuniones mensuales del Comité de Directores, pero sólo ocasionalmente dependiendo de las materias tratadas, le correspondería presentar ante el Directorio. Como se ha señalado antes, la Gerencia de Auditoría Interna reemplazó a la anterior Contraloría a contar de Agosto de 2015, encontrándose en período de reorganización al cierre de 2015. En ese escenario, la Gerencia de Auditoría Interna emite un informe mensual al Comité de Directores que da cuenta del avance de las tareas, incluyendo aspectos a destacar de las revisiones en curso, el que además constituye Anexo formal del Acta del respectivo Comité de Directores.

El Plan de Auditoría, es presentado para su aprobación al Comité de Directores, normalmente en Enero de cada año, quién luego lo reporta al Directorio en la sesión inmediatamente siguiente.

ii. Eventuales deficiencias graves que se hubieran detectado y aquellas situaciones irregulares que por su naturaleza deban ser comunicadas a los organismos fiscalizadores competentes o el Ministerio Público.

SI Eventuales deficiencias graves o irregularidades, en caso de existir, requieren ser

incluidas en el informe mensualmente emitido al Comité de Directores, reportadas en forma resumida y discutidas en la respectiva sesión mensual.

Consideramos una mejor práctica, que el Comité de Directores tenga la opción de supervisar estos aspectos mensualmente y de manera más cercana a la ocurrencia de los acontecimientos, y sin perjuicio que la planificación de auditoría interna para 2016 contempla entregar un resumen de los hallazgos más significativos, al Comité de



Directores, 2 veces al año.

Como ya se ha señalado, de todos estos reportes, el Comité de Directores da cuenta al Directorio en su reunión mensual inmediatamente siguiente.

iii. Las recomendaciones y mejoras que en opinión de la unidad sería pertinente realizar para minimizar la ocurrencia de irregularidades o fraudes.

NO Si bien es cierto hasta ahora la Gerencia de Auditoría Interna no ha conducido programas

orientados por la evaluación del riesgo de fraude, la nueva orientación del área incluirá la planificación anual y la programación de los trabajos, con base en riesgos relevantes, incluido el riesgo de fraude. Para este efecto la empresa ha dispuesto mejorar durante 2016, las herramientas tecnológicas de la Unidad de Riesgo y Cumplimiento, y de la Unidad de Riesgo de Fraude a la tarjeta de crédito del cliente, dependiente de la División de Servicios Financieros.

Se ha contemplado que ambas unidades reporten 2 veces al año al Comité de Directores, el avance de implementación, el estado de los riesgos evaluados, y la eventual detección e investigación de casos. La unidad de Riesgo y Cumplimiento, debe hacer este reporte, también para presentar el estado de los Modelos de Prevención de Delitos, de modo que el Comité de Directores revise la gestión de estos riesgos en 4 de sus sesiones, para luego emitir su reporte al Directorio en su sesión mensual inmediatamente siguiente.

iv. La efectividad de los modelos de prevención de delitos implementados por la sociedad.

SI Como señala la respuesta anterior, se ha planificado que la efectividad de los modelos de

prevención de delitos se analice de manera semestral en reunión del Comité de Directores, y sea reportada por este al Directorio en su sesión mensual inmediatamente siguiente.



g) El directorio se reúne al menos trimestralmente con la unidad de Responsabilidad Social, Desarrollo Sostenible o responsable de función equivalente, para analizar:

i. La efectividad de las políticas aprobadas por el directorio para difundir al interior de la organización, sus accionistas y al público en general los beneficios de la diversidad e inclusión para la sociedad.

NO La Sociedad no cuenta con una unidad de Responsabilidad Social o Desarrollo Sostenible. No obstante lo anterior, históricamente la Sociedad, ha incorporado en su regulación interna deberes y responsabilidades para todos sus empleados, reconociendo naturalmente estos principios en la contratación de personal, en su entrenamiento y capacitación, en el trato de los clientes y en el resguardo de su información, en el apego irrestricto al marco legal vigente que protege dichos principios, entre otras y siempre buscando el mejor interés para sus accionistas, quiénes además de los referidos clientes, las autoridades reguladoras, y sus propios empleados, son los principales grupos de interés de la Sociedad.

En el Código de Conducta Ética, así como en el Reglamento Interno (RIOHS), es posible encontrar diversos ejemplos de ello.

En atención al tipo de negocio, consideramos innecesaria la formación y mantención de una Unidad dedicada exclusivamente a estas materias, pues más bien se trata de encausar a la organización completa en la observancia de una actitud sustentable, en la interacción con los principales grupos de interés.

ii. Las barreras organizacionales, sociales o culturales detectadas que pudieren estar inhibiendo la natural diversidad que se habría dado de no existir esas barreras.

NO Por favor referirse a la respuesta anterior.

iii. La utilidad y aceptación que han tenido los reportes de sostenibilidad difundidos a los grupos de interés relevantes de la sociedad.


h) El directorio contempla durante cada año la realización de visitas en terreno a las distintas dependencias e instalaciones de la sociedad, para conocer:

i. El estado y funcionamiento de esas dependencias e instalaciones.

NO No existe una norma o plan de visitas anuales. No obstante, visitas son incluidas en el proceso de inducción de los directores, y luego conforme son requeridas por situaciones sobrevinientes, como es el caso de organización de reuniones “ ” con los principales



ejecutivos de la Compañía, visitas a proyectos en construcción y salas de ventas, tienda “Ex ” D tiendas, así como en la propia apertura.

Adicionalmente, el Presidente del Directorio y el Presidente del Comité de Directores, se reúnen semanalmente con el Gerente General en dependencias de la Compañía.

ii. Las principales funciones y preocupaciones de quienes se desempeñan en las mismas.

NO Las visitas indicadas pueden incluir consultas de los directores sobre estos u otros aspectos.

iii. Las recomendaciones y mejoras que en opinión de los responsables de esas dependencias e instalaciones sería pertinente realizar para mejorar el funcionamiento de las mismas.

NO Las visitas indicadas pueden incluir consultas de los directores sobre estos u otros aspectos.

i) De las reuniones sostenidas para cada punto referido en las letras d) a la f) anteriores, al menos una por cada punto se realiza sin la presencia del gerente general de la sociedad.

NO Sin perjuicio de que como ya se ha señalado, las referidas reuniones son normalmente sostenidas con el Comité de Directores, actuando por cuenta del Directorio, usualmente ellas se realizan sin la presencia del Gerente General, pues en atención a las materias tratadas que dan cuenta de la supervisión del Directorio sobre aspectos sensibles de la gestión, se considera una buena práctica llevarlas a cabo sin la presencia del Gerente General.



j) El directorio cuenta con un procedimiento formal de mejoramiento continuo en operación.

i. Para detectar e implementar eventuales mejoras en su organización y funcionamiento.

NO Si bien no existe un procedimiento formal de tales características, en 2012 el Directorio inició una práctica de autoevaluación para identificación de potenciales mejoras en su funcionamiento, con base y metodología propuesta por una empresa consultora no relacionada.

Esto permitió al Directorio identificar brechas específicas y metas concretas, en las que se ha avanzado, aunque con interrupciones en los últimos años por temas de agenda de los directores.

ii. Para detectar aquellas áreas en que sus integrantes pueden fortalecerse y continuar perfeccionándose.

NO No obstante, los miembros del Directorio son elegidos con un perfil de competencias y experiencias que les permitan desarrollarse en todas las áreas apropiadamente y en el mejor beneficio de los accionistas.

iii. Para detectar y reducir barreras organizacionales, sociales o culturales que pudieren estar inhibiendo la natural diversidad de capacidades, visiones, características y condiciones que se habría dado en el directorio de no existir esas barreras.

NO Hasta la fecha no se ha estimado necesario establecer mecanismos formales para detectar y reducir tales barreras ya que los directores son elegidos directamente por los accionistas teniendo en especial consideración sus capacidades profesionales para el mejor desempeño de su cargo.

iv. Que, sin perjuicio de las obligaciones legales, contemple expresamente la determinación del número mínimo de reuniones ordinarias, el tiempo promedio mínimo de dedicación presencial y remota a las mismas, y la antelación co diversidad de experiencias, condiciones y conocimientos existentes en el directorio, según la complejidad de las materias a tratar.

NO No obstante, las sesiones ordinarias de Directorio, y las del Comité de Directores, se celebran a lo menos una vez al mes, según las fechas y horas predeterminadas que se fijan a principios del ejercicio anual. Adicionalmente, de manera previa a cada sesión de Directorio se distribuye por correo electrónico entre los señores directores una copia de los antecedentes que contienen las principales materias a tratar en dicha sesión, entre las cuales se encuentra el informe de gestión del mes, la tabla de la sesión, el acta de la sesión anterior, etc.

No se ha considerado necesario, establecer una regla sobre el tiempo mínimo mensual que los Directores deban dedicar al desempeño de su función, pues la experiencia ha demostrado que los directores manejan responsablemente sus tiempos, sumado al hecho de que la frecuencia mensual de reuniones, tanto del Directorio como del Comité de Directores, tiende asegurar una destinación prudencial de tiempo.

v. Que contemple expresamente el cambio, en el caso que fuere pertinente, de la forma de

NO Hasta la fecha no se considerado necesario pues cuando han existido eventos de discontinuidad (terremotos, inundaciones, incendios) no se han afectado las prácticas



organización y funcionamiento del directorio ante situaciones de contingencia o crisis.

normales del Directorio. Por su parte el artículo 32 de la ley 18.046 contempla procedimientos y mecanismos que permiten afrontar cambios en la organización del Directorio, tales como la vacancia o renuncia del cargo de un director, ya sea en épocas de crisis o situaciones de contingencia.

Adicionalmente, el Directorio obviamente puede sesionar de manera extraordinaria en casos de contingencia o crisis.

vi. Que considere la asesoría de un experto ajeno a la sociedad para la detección e implementación de esas eventuales mejoras o áreas de fortalecimiento.

NO No se cuenta con un procedimiento formal que así lo establezca, pero el Directorio ha discutido la posible contratación de una entidad consultora independiente, que valide las prácticas de autoevaluación del Directorio.

vii. En que la detección a que se refiere los números i a iii anteriores, se realice al menos sobre una base anual.

NO Hasta la fecha no ha sido considerado necesario tener procedimientos formales para definir periodicidad de las citadas evaluaciones. Lo que se ha pretendido en cambio, es implementar paulatinamente tales prácticas, identificar oportunidades de mejora, y a futuro, someter tales prácticas y oportunidades a un juicio experto e independiente.

k) El directorio cuenta con un sistema de información en operación y de acceso por parte de cada director que:

i. Le permite acceder, de manera segura, remota y permanente, a todas las actas y documentos tenidos a la vista para cada sesión del directorio de los últimos 3 años, de acuerdo a un mecanismo de ordenamiento que facilite su indexación y búsqueda de información.

NO No se ha considerado necesario tener un sistema de información de acceso remoto para los directores, por cuanto cada director debe mantener en su poder todos los antecedentes electrónicos que le fueron oportunamente enviados para cada sesión del Directorio, de acuerdo a un mecanismo personal de ordenamiento que facilite su

indexación y búsqueda de información. Adicionalmente, la información fuente de decisiones, así como las actas del Directorio, y del Comité de Directores, son conservadas electrónicamente, por los ejecutivos responsables y por cada Director. Las actas son además conservadas físicamente, y se redactan de manera auto explicativa, de modo de construir la historia corporativa dejando adecuada evidencia de elementos y raciocinios que puedan ser necesarios para futuras decisiones.

ii. Le permite acceder, de manera segura, remota y sin perjuicio de las obligaciones legales respecto al plazo de envío y contenido de las citaciones, a la minuta o documento que sintetiza todas las materias que se tratarán en esa sesión y los demás antecedentes que se presentarán en dicha sesión o adicionales necesarios para prepararse

SI Como se mencionó anteriormente, y pese a la ausencia de un sistema de información como el descrito en el encabezado de esta práctica, de manera previa a cada sesión de Directorio se distribuye electrónicamente entre los señores directores los principales antecedentes que contienen las materias a tratar en dicha sesión, en la forma de presentaciones, informes de gestión y sus anexos, la tabla de la sesión, el acta de la sesión anterior, etc.



para la misma.

iii. Permite el acceso a que se refiere el número ii anterior, con al menos 5 días de antelación a la sesión respectiva.

NO En general la información está disponible con adecuada anticipación. Excepciones pueden producirse, con el reporte del Comité de Directores al Directorio, dado que la sesión mensual del Comité, normalmente precede en sólo 2 días a la sesión del Directorio. No obstante, la citación, tabla y otros antecedentes necesarios para la sesión de Comité de Directores, suelen enviarse en torno a 7 días antes de la respectiva sesión.

iv. Le permite acceder de manera segura, remota y permanente, al sistema de denuncias implementado por la sociedad.

NO Los Manuales de Prevención de Delitos que la Sociedad ha implementado en cumplimiento de lo establecido en las leyes 20.393 [http://www.hites.cl/b2c/inversionistas/descargas/ManualPrevencionDelitosLey20393.pdf] y 19.913 [http://www.hites.cl/b2c/inversionistas/descargas/ManualPrevencionDelitosLey19913.pdf], disponen que toda denuncia interpuesta a través del canal de denuncias, será recibida exclusivamente por el Encargado de Prevención de Delito, y compartida sólo con quién o quiénes sean designados para participar en la respectiva investigación. En los casos que ha sido necesario que un director esté enterado de una denuncia, o cuando se ha estimado que la interacción con el director (o directores) es relevante para definir y/o fortalecer la investigación, ha sido informado particularmente de ella. Sin embargo, los directores no pueden acceder de manera remota y permanente al sistema de denuncias de la Sociedad.

v. Le permite revisar el texto definitivo del acta de dicha sesión.

SI Tanto el Directorio como el Comité de Directores designan a un secretario, con el mandato de generar una pronta y completa elaboración de las actas respectivas, las cuales dejan constancia de las deliberaciones y acuerdos adoptados, así como de sus respectivos fundamentos. Como se ha señalado antes, a los directores se les envía, el acta elaborada por el secretario, para su revisión, estudio y comentarios, que conformarán el acta definitiva, de la que quedará un ejemplar y sus respaldos, debidamente formalizado, tanto en documentación electrónica como física, en los términos ya comentados con anterioridad en este reporte.

vi. Permite la revisión a que se refiere el número v anterior, con no más de 5 días posteriores a la sesión respectiva.

NO Los textos definitivos de las actas de cada sesión se ponen a disposición de los directores a la brevedad posible y dentro del plazo legal, pero ello no siempre es factible dentro de los cinco días corridos siguientes a la sesión respectiva.

2. De la relación entre la sociedad, los accionistas y el público en general.

a) El directorio ha implementado un procedimiento formal y en operación para que los accionistas de la sociedad se puedan

http://www.hites.cl/b2c/inversionistas/descargas/ManualPrevencionDelitosLey20393.pdf




informar:

i. Con al menos 3 meses de antelación a la junta de accionistas en que se elegirán directores, acerca de la diversidad de capacidades, condiciones, experiencias y visiones que en opinión del directorio resulta aconsejable formen parte del mismo para que éste, condiciones de velar por el interés social.

NO La administración, de acuerdo a los plazos establecidos en el artículo 73 del Reglamento de Sociedades Anónimas (a más tardar 2 días antes de la junta de accionistas), informa a los accionistas la lista de aquellos candidatos a director, que aceptan su nominación y declaran no tener inhabilidades para el ejercicio de dicho cargo. Además la sociedad ha observado la práctica, de informar mediante publicación en su página Web, la experiencia y perfil profesional de los candidatos, información que también hace disponible para los accionistas, en las oficinas sociales, conforme a los plazos legales establecidos en el referido Reglamento.

El Directorio ha estimado que no es el llamado a aconsejar a los accionistas sobre la diversidad de competencias, experiencias y visiones que son necesarias en el Directorio, dado que la elección del mismo es una facultad exclusiva de los accionistas, sin perjuicio de proporcionar la información que la ley dispone.

ii. Antes de la votación correspondiente, del número máximo de directorios que, en opinión del directorio, es aconsejable tengan los directores que sean electos por los accionistas.

NO Como se ha señalado antes en este reporte, no se han establecido criterios sobre el número máximo de Directorios, y/o del tiempo mínimo de dedicación, que los directores deben observar, tanto por la profesionalización del Directorio, como por estimar que tales criterios resultarían privativos de los accionistas, quiénes siempre podrán reemplazar a aquellos directores que no cumplan con las expectativas de la Junta.

La sociedad entiende que quiénes postulan al cargo de director, consideran la disponibilidad de tiempo requerida para las sesiones regulares, en un contexto de frecuencia al menos mensual (duplicada en el caso de los miembros del Comité de Directores), además del tiempo adicional para estudiar los antecedentes de cada reunión de Directorio y hacer seguimiento a los acuerdos adoptados.

iii. Antes de la votación correspondiente, la experiencia, profesión u oficio del candidato a director.

SI Como se mencionó anteriormente, la administración, de acuerdo a los plazos establecidos en el artículo 73 del Reglamento de Sociedades Anónimas, publica un listado con los candidatos al cargo de director, con indicación de su profesión, experiencia y perfil profesional, identificando asimismo, si se postula o no como director independiente.

iv. Antes de la votación correspondiente, si el candidato a director mantiene o ha mantenido en los últimos 18 meses relaciones contractuales, comerciales o de otra naturaleza con el controlador de la sociedad, o sus principales competidores o proveedores.

NO Lo anterior es sin perjuicio del estricto apego a la normativa legal y reglamentaria aplicable.

En efecto, si bien no existe un procedimiento formal escrito para disponer dicha información de los candidatos, sí se ha establecido la práctica de que los candidatos a director independiente, deben proveer una declaración jurada de independencia donde acreditan que cumplen con las exigencias debidas, especialmente las contempladas en el artículo 50 bis de la ley de Sociedades Anónimas, así como el compromiso de mantener



tal condición durante su permanencia en el Directorio.

b) El directorio ha implementado un mecanismo, sistema o procedimiento formal que permita:

i. A los accionistas participar y ejercer su derecho a voto por medios remotos, en la misma oportunidad que el resto de los accionistas que están físicamente representados en la junta.

NO Estos mecanismos no han sido adoptados porque, en atención al reducido número de accionistas de la sociedad, y al elevado quórum histórico de asistencia (sobre el 80% de las acciones con derecho a voto), no se han estimado convenientes ni necesarios.

Además, conjuntamente con las cartas de citación, se envía a los accionistas un formato de poder para facilitar su participación mediante representantes, de modo de maximizar las opciones para contar con su asistencia y voto.

ii. A los accionistas observar, de manera remota y en tiempo real, lo que ocurre durante las juntas de accionistas.

NO La Sociedad no ha implementado un mecanismo de este tipo, fundado en el hecho que, como se ha indicado, su reducido número de accionistas ha mantenido consistentemente una alta asistencia a las Juntas de Accionistas.

iii. Al público en general informarse en tiempo real de los acuerdos adoptados en la junta de accionistas.

NO Hasta le fecha no se adoptado una política de comunicación simultánea de acuerdos. No obstante lo anterior, desde que la Sociedad se encuentra inscrita en el Registro de Valores de la SVS, se ha enviado inmediatamente a continuación de una Junta de Accionistas, un hecho esencial a la referida Superintendencia, indicando los principales acuerdos adoptados en la junta.

iv. Al público en general informarse de los acuerdos adoptados en la junta de accionistas, con un desfase inferior a 5 minutos de votado el acuerdo respectivo.

NO En atención a los fundamentos de las respuestas anteriores sobre estas prácticas, dichos mecanismos tampoco se encuentran disponibles para el público en general, ni en tiempo real ni con el desfase de menos de 5 minutos que se consulta.

c) El directorio ha aprobado una política y establecido procedimientos formales que tienen por objetivo proveer anualmente al público información respecto a:

i. Las políticas adoptadas por la sociedad en materia de responsabilidad social y desarrollo sostenible.

NO La Sociedad no cuenta políticas y procedimientos formales para reportar al público, sus políticas de responsabilidad social y desarrollo sostenible, las que sin embargo y como hemos señalado anteriormente, se reflejan en su normativa interna, y denotan una visión de negocio sustentable, manifestada al público en su Memoria Anual publicada en la página web de la Sociedad [http://www.hites.cl/b2c/inversionistas/index.php] y enviada a la SVS con anterioridad a cada Junta Ordinaria de Accionistas.

http://www.hites.cl/b2c/inversionistas/index.php



Sus políticas en esta materia, se reflejan en la contratación del personal, en su entrenamiento y capacitación, en las normativas sobre el trato de los clientes y en el resguardo de su información, así como en el apego irrestricto al marco legal vigente que protege dichos principios y la relación con los reguladores, siempre buscando el mejor interés para sus accionistas.

ii. Los grupos de interés identificados por la sociedad, por las que tales grupos tienen esa condición.

NO Como se ha señalado antes, no se reportan de manera específica los principales grupos de interés y las razones que les atribuyen tal condición, no obstante la sociedad entiende que dicha información es intrínseca en su normativa interna y en su Memoria Anual. Como se mencionó y justificó anteriormente, sus principales grupos de interés son sus accionistas, sus clientes, sus propios empleados, y las autoridades reguladoras, estimando que para su identificación como tales, y en atención al negocio de la sociedad, no es necesario tener un procedimiento formal para reportar al público dicha información, además de los conductos informativos disponibles ya aludidos.

principales fuentes de esos riesgos.

SI En la Memoria Anual se especifican los factores de riesgo que la Sociedad considera especialmente relevantes para el negocio, con énfasis en el riesgo de la cartera de ú “ ” indicadores de riesgo diferenciados, así como aquellos que se consolidan respecto de la cartera en su conjunto. De igual modo, respecto de sus riesgos de liquidez, endeudamiento y/o financiamiento de corto y largo plazo, la sociedad reporta el nivel de sus covenants, “ ” admisibles, dando cuenta de una mirada de sostenibilidad de largo plazo del negocio.

Similar información es reportada trimestralmente al público, a través del contenido de la FECU exigida por la SVS, así como en los Press Realease [http://www.hites.cl/b2c/inversionistas/informacion.php#release] en los que se contiene información razonada sobre éstas y otras materias.

Como se ha señalado antes, durante 2016 se espera profundizar el análisis de riesgos, con la formalización y puesta en marcha de una Política de Gestión Integral de Riesgos, susceptible de ser aplicada a través de una metodología que alcance a todos los procesos relevantes de la Sociedad.

iv. Los indicadores medidos por la sociedad en materia de responsabilidad social y desarrollo sostenible

NO Si bien no existe un mecanismo formal para informar al público de indicadores expresamente definidos “ entendemos que la forma en que la sociedad reporta analíticamente sus principales riesgos, señalada en la respuesta anterior, o el seguimiento que otorga a la evolución regulatoria, atendida su definición de las autoridades reguladoras como uno de sus principales grupos de interés, configura un escenario en el que los mencionados indicadores serían fáciles de colegir por su público inversionista.

http://www.hites.cl/b2c/inversionistas/informacion.php#release



v. La existencia de metas y la evolución que han tenido los indicadores de sostenibilidad.


v ” C ”.

NO Hasta la fecha, y por las razones esgrimidas en la anterior letra c), no se ha considerado necesario seguir indicadores y estándares internacionales para la preparación y emisión de Reportes de Sustentabilidad.

e) La sociedad cuenta con una unidad de relaciones con los accionistas, inversionistas y medios de prensa que:

i. Permite a éstos aclarar dudas de la sociedad, sus negocios, principales riesgos, situación financiera, económica o legal y negocios públicamente conocidos de la entidad.

NO La Sociedad no dispone de un Unidad de dedicación exclusiva como la que se consulta. No obstante, la sociedad es activa en responder de manera oportuna las inquietudes de los accionistas, tarea encomendada al Gerente de la División de Administración y Finanzas. Se ha estimado que en atención al reducido número de accionistas, y al volumen y naturaleza de las consultas recibidas, no resulta costo – eficiente la conformación de una Unidad de dedicación exclusiva.

Además, la compañía dispone en su página web en forma permanente, información rel “ ” [http://www.hites.cl/b2c/inversionistas/index.php], tal como Memoria Anual y Estados Financieros, FECU trimestral, análisis razonados de los resultados “P R ” Hechos Esenciales.

Por otra parte, el numeral 1.5 del Manual de Manejo de Información de la Sociedad [http://www.hites.cl/b2c/inversionistas/descargas/Manual_ManejoHites.pdf], también disponible en la página web, establece que el Presidente del Directorio y el Gerente General son los portavoces oficiales de la sociedad frente a terceros, y especialmente frente a los medios de comunicación, y sin perjuicio de las vocerías especiales que el Directorio pueda definir en conformidad a las políticas que al

http://www.hites.cl/b2c/inversionistas/index.php

http://www.hites.cl/b2c/inversionistas/descargas/Manual_ManejoHites.pdf



efecto aprobare.

ii. Cuenta con personas que, al menos, dominen el idioma inglés para responder a las consultas de quienes no hablen español.

SI La Gerencia Divisional encargada cuenta con las aptitudes y capacidades para poder responder todo tipo de consultas a los inversionistas, incluyendo aquellas que eventualmente fueren formuladas en idioma inglés.

iii. Es la única unidad autorizada por el directorio para responder tales consultas a los accionistas, inversionistas y medios de prensa.

NO Por favor referirse a las respuestas anteriores de esta misma práctica.

f) El directorio cuenta con un procedimiento formal de mejoramiento continuo en operación:

i. Para detectar e implementar, eventuales mejoras en los procesos de elaboración y difusión de las revelaciones que realiza la entidad al mercado a objeto que éstas sean de fácil comprensión por el público.

NO Si bien no hay un procedimiento formal para estos efectos, es usual que el Directorio revise los comunicados de prensa y presentaciones que se ponen a disposición del mercado, buscando la mejor comprensión del público. Además, en materia de envío de información al regulador y al mercado en general, en cuanto al contenido, forma y oportunidad, la Sociedad cumple estrictamente con las exigencias de la Norma de Carácter General N°30 de la SVS.

ii. Para detectar e implementar, eventuales mejoras en los procesos de elaboración y difusión de las revelaciones que realiza la entidad al mercado, a objeto que dichas comunicaciones sean provistas al mercado de manera oportuna.

SI

En adición a lo señalado en la respuesta anterior, y como ya hemos señalado antes en este reporte, la Sociedad dispone de un Manual de Manejo de Información, concebido para contribuir a una mayor transparencia y eficiencia de los mercados, estableciendo los lineamientos en base a los cuales la sociedad entrega su información a las entidades pertinentes y al público en general, contemplando normas relativas a información esencial, reservada, de interés, privilegiada y confidencial.

El Manual establece atribuciones, responsabilidades, y en ciertos casos obligaciones específicas del Directorio u otros responsables, para calificar los distintos tipos de información, y divulgarla a la SVS y/o al mercado en general, según corresponda, en forma completa y oportuna.

El Directorio se aboca a estas labores en sus sesiones ordinarias mensuales, reuniéndose en forma extraordinaria si ello resulta necesario.

iii. Que considere la asesoría de un experto ajeno a la sociedad para la detección e implementación de esas eventuales mejoras.

NO Hasta la fecha no se ha estimado necesario contar con un asesor externo para esas

materias debido a que se ha considerado que tanto el Directorio como el Gerente General y su línea ejecutiva pueden cumplir dicha función, sin incurrir en los costos adicionales que supondrían tales asesorías.



iv. En que la detección a que se refieren los números i y ii anteriores, se realiza al menos sobre una base anual.

SI

De las respuestas anteriores, se aprecia con claridad, que los análisis pertinentes, y la detección de oportunidades de mejora, deben necesariamente practicarse con mayor frecuencia a la anual. El Manual de Manejo de la Información, dispone las publicaciones que deben efectuarse en la página Web de la Sociedad, varias veces al año, y determina las responsabilidades consecuentes de la administración por la revisión permanente de su cumplimiento.

g) La sociedad cuenta con una página web actualizada por medio de la cual los accionistas pueden acceder a toda su información pública, de manera sencilla y de fácil acceso.

SI La Sociedad cuenta con una página Web que contiene toda la información relevante del negocio, productos, y servicios, así como toda la información que se dispone para los accionistas y el público en general, en atención a la normativa aplicable, y a lo dispuesto por el Manual de Manejo de la Información, complementado la información disponible en el sitio Web de la SVS. Los interesados pueden acceder fácilmente a través de la dirección: http://www.hites.cl S “I ” reseña histórica de la sociedad, una descripción del grupo de empresas al que pertenece, un Organigrama, un listado de los ejecutivos principales, noticias, resultados trimestrales, antecedentes legales, entre otras informaciones de interés.

También es posible encontrar en ella, la publicación de los Estados Financieros trimestrales y anuales, además del análisis razonado de ellos que la sociedad (“P R ”).

3. De la gestión y control de riesgos.

a) El directorio ha implementado un proceso formal de Gestión y Control de Riesgos el cual se encuentra en operación y que:

i. Tiene como directrices generales las políticas de gestión de riesgos aprobadas por el directorio.

NO Si bien aún no se ha formalizado un proceso integral de Gestión y Control de Riesgos, existe un proceso orientado a prevenir o mitigar los riesgos más relevantes del negocio, tales como los de crédito o los de liquidez, para los cuales se cuenta con políticas y procedimientos en las respectivas unidades de negocio.

Es así como ya nos hemos referido a las prácticas establecidas para la gestión de los

http://www.hites.cl/



riesgos de crédito de la cartera de clientes, de liquidez, endeudamiento o financiamiento de corto y largo plazo, y a la forma en que estas materias son periódicamente reportadas a la supervisión del Comité de Directores, o del propio Directorio, según corresponda.

También hemos comentado antes, que para el año 2016 y siguientes, se tienen planes en curso, para intensificar el esfuerzo, para medir y gestionar riesgos relevantes de otras áreas o procesos.

ii. Cuenta con una unidad de Gestión de Riesgos o equivalente, encargada de la detección, cuantificación, monitoreo y comunicación de riesgos, y que reporta directamente al directorio.

NO Además de las funciones de línea, ya explicadas y encargadas de gestionar los riesgos más relevantes, como los de crédito de cartera, liquidez, endeudamiento o financiamiento, la sociedad cuenta con una Unidad de Riesgo y Cumplimiento, que tiene entre sus responsabilidades la identificación, evaluación y propuesta de respuesta al riesgo, sobre la base de una política y metodologías en curso de implementación al cierre de 2015, con un alcance que incluye aspectos de continuidad operacional, seguridad de la información, y cumplimiento regulatorio.

Si bien la jefatura de dicha unidad reporta a la Gerencia de Auditoría Interna, y dicho Gerente reporta directamente al Comité de Directores, se ha previsto que los temas de riesgo operacional y cumplimiento, sean sometidos a la supervisión del Comité de Directores, 4 veces al año, directamente por el Jefe de Riesgo y Cumplimiento.

Adicionalmente, la administración cuenta con un Comité de Riesgo, conformado por 4 Gerentes Divisionales, el Gerente de Auditoría y el Jefe de Riesgo y Cumplimiento, que revisa las materias propias de la gestión de esta unidad, como un control integral y cruzado, previo a su reporte al Comité de Directores.

iii. Cuenta con una unidad de Auditoría Interna o equivalente, responsable de la verificación de la efectividad y cumplimiento de las políticas, procedimientos, controles y códigos aprobados por el directorio, y que reporta directamente a éste.

NO La Sociedad cuenta con una unidad de Auditoría Interna que no reporta directamente al Directorio, sino al Comité de Directores. Se orienta a la auditoría de procesos relevantes del negocio, con atención a los riesgos que estos enfrentan, incluyendo verificación, no solo del cumplimiento de las políticas y normativas internas, sino también de la calidad de sus diseños, con la mira de recomendar las oportunidades de mejora disponibles.

El Gerente de Auditoría Interna, participa de todas las sesiones del Comité de Directores , y en ellas, presenta los temas propios del avance en la planificación asociada a la organización de la función, el seguimiento de las interacciones o compromisos con organismos reguladores en materias de Control Interno, Gobierno Corporativo y Gestión de Riesgos, temas contenidos en el informe mensual de actividades de la Auditoría Interna, distribuido antes de cada sesión mensual e integrado en Anexo a la respectiva Acta del Comité de Directores.

Adicionalmente, el Presidente del Comité de Directores, mantiene comunicación habitual con el Gerente de Auditoría Interna, quién le reporta cada vez que resulta necesario, los



avances en informes de auditoría, aspectos organizacionales de la función, cumplimientos regulatorios, entre otros temas.

iv. Incorpora dentro del proceso de cuantificación, monitoreo y comunicación de riesgos tanto los riesgos directos de la entidad como aquellos indirectos que pueden surgir de las demás empresas del grupo empresarial al que pertenece la entidad.

SI Efectivamente, la labor de la Auditoría Interna, la Jefatura de Riesgo y Cumplimiento, el Comité de Riesgo de la Administración, y las funciones específicas de gestión de riesgo de negocio que recaen en unidades de las gerencias divisionales de Administración y Finanzas, y de Servicios Financieros, son de todas de carácter corporativo, y por los tanto integran riesgos propios de la sociedad y todas sus filiales, respecto de todos los cuales, se reporta periódicamente al Comité de Directores, y a su través, al Directorio, en la forma ya expuesta en varias respuestas anteriores.

C materialización de los riesgos de sostenibilidad económicos, sociales y ambientales a los que la x

NO Como se ha explicado antes, el proceso de gestión de riesgos ha estado fundamentalmente orientado a los riesgos más relevantes del negocio, como los de crédito de la cartera de clientes, los de liquidez y financiamiento, de modo que no en todos los casos ha sido posible evaluar impactos sociales y ambientales.

No obstante, y como también se ha señalado antes, al 31/12/2015 estaba en proceso de implementación una Política y una Metodología de Gestión Integral de Riesgos, que considera una evaluación multidimensional de impactos como aquella a que se refiere esta consulta.

vi. Tiene como guía principios, directrices y recomendaciones nacionales e internacionales “T Committee of Sponsoring ” (C S ) “C I R T ” (C IT ) creados por ISACA o la ISO 31000:2009 e ISO 31004:2013.

SI Efectivamente las políticas hasta ahora desarrolladas, y aquellas en etapa de implementación, han tenido en cuenta a ISO 31.000 en sus bases, incorporando elementos de COSO en el último tiempo, pues la administración ha considerado significativo el hecho de que estos marcos, sean mayoritariamente utilizados por empresas que otorgan un sitial de relevancia a la gestión de riesgos corporativos.

Adicionalmente, la Política General de Seguridad de la Información [http://www.hites.cl/b2c/inversionistas/descargas/PoliticaGeneralSeguridadDeLaInformacion.pdf] aprobada por Directorio, está basada en ISO 27.001, y las normas de continuidad de negocios, fundadas en ISO 22.301, revisadas y aprobadas por el Comité de Riesgos de la administración.

vii. Contempla un Código de Conducta o documento equivalente aprobado por el directorio y revisado anualmente, que define los principios y lineamientos que deben guiar el actuar del personal y directorio de la entidad.

NO La sociedad cuenta con un Código Corporativo de Conducta Ética [http://www.hites.cl/b2c/inversionistas/descargas/CodigoConductaEticaEmpresasHites.pdf] que contempla normas de comportamiento y confidencialidad para todo el personal de las empresas del grupo a que pertenece la sociedad, normas que se encuentran fundadas en los principios básicos de honestidad e integridad, que se declaran pilares fundamentales con que la empresa debe responder a la confianza depositada en ella por

http://www.hites.cl/b2c/inversionistas/descargas/PoliticaGeneralSeguridadDeLaInformacion.pdf

http://www.hites.cl/b2c/inversionistas/descargas/PoliticaGeneralSeguridadDeLaInformacion.pdf





sus clientes.

Este Código es entregado a todos los trabajadores, incluyendo la plana ejecutiva, debiendo todos ellos firmar un comprobante de recibo conforme con un compromiso de actuar apegadamente a sus lineamientos.

También se ha considerado capacitación de inducción de los nuevos trabajadores, sobre la correcta aplicación de los principios que guían el Código, como parte del procedimiento de inducción que se encuentra a cargo de Recursos Humanos.

No se ha considerado la revisión ni aprobación de este Código por el Directorio.

viii. Contempla la información y capacitación permanente de todo el personal atingente, independiente del vínculo contractual que lo una con la sociedad, respecto de las políticas, procedimientos, controles y códigos implementados para la gestión de riesgos.

NO Hasta ahora la sociedad ha dispuesto de presupuesto para la información y capacitación de las personas más directamente involucradas en la implementación de la gestión de riesgos, así como en las personas que integran áreas que presentan mayores niveles de exposición a los riesgos relevantes.

Los planes que la empresa tenía en marcha al cierre del 2015, para la implementación de la Gestión Integral de Riesgos en todos los procesos relevantes de la organización, tenderá a aumentar gradualmente las necesidades de información y capacitación, en la medida que más personas se vayan incorporado a los cuadros de evaluación de riesgo que la metodología de gestión integral de riesgos demandará.

ix. Es revisado y actualizado, al menos anualmente.

SI Como se ha reportado antes, el proceso de supervisión de la gestión de los riesgos más relevantes del negocio, es realizado frecuentemente durante el año, a través de la revisión del Comité de Directores. Ejemplo de ello, son las 8 sesiones en que se presenta el estado de la Cartera de Crédito, con sus principales indicadores de “ ” que ha presentado la Provisión de Incobrables, en relación a las deudas efectivamente castigadas en los últimos 6 meses.

Los riesgos de liquidez, endeudamiento, financiamiento, son sometidos a la supervisión del Comité de Directores, al menos trimestralmente, cuando se presentan los análisis razonados que acompañan la emisión de los Estados Financieros de la Entidad.

Los riesgos que la Auditoría Interna observa en su desempeño, son reportados mensualmente al Comité de Directores en los respectivos informes de resumen mensual de actividades que los incluyan.

También está previsto que al menos semestralmente, el Comité de Directores reciba un reporte directo de la Jefatura de Riesgo y Cumplimiento sobre el estado de la gestión de riesgo, y de los modelos de prevención de delito.



b) El directorio ha implementado un procedimiento formal y que está en operación:

i. Para canalizar las denuncias por parte de su personal, cualquiera sea el vínculo contractual, accionistas, clientes, proveedores o terceros ajenos a la sociedad, de eventuales irregularidades o ilícitos.

NO Si bien no está disponible a denunciantes externos, salvo proveedores u otros colaboradores que tienen asignadas cuentas de correo en la misma plataforma, la sociedad ha implementado un canal de denuncias, como parte de sus Modelos de Prevención de Delitos de la ley 20.393 [http://www.hites.cl/b2c/inversionistas/descargas/ManualPrevencionDelitosLey20393.pdf], para ilícitos de Cohecho de funcionario público, Lavado de Activos (y sus delitos precedentes) y Financiamiento del Terrorismo, y de la ley 19.913 [http://www.hites.cl/b2c/inversionistas/descargas/ManualPrevencionDelitosLey19913.pdf], complementario del modelo de la ley anterior.

Al tratarse de un canal interno, éste también admite, la recepción de denuncias por eventuales violaciones a los principios corporativos, o a las políticas relevantes de la compañía, y/o a las normas de conducta reguladas por el Código de Conducta Ética en los negocios.

El modelo de prevención incluye la designación de un Encargado de Prevención de Delito, encargado que al cierre de 2015 era el Jefe de Riesgo y Cumplimiento, que como hemos informado antes, le reporta directamente al Gerente de Auditoría, pero está dispuesto que someta los temas de Gestión Integral de Riesgos y de Modelos de Prevención, en 4 sesiones del Comité de Directores.

ii. Que garantiza el anonimato del denunciante. SI El canal está configurado de manera que cada denuncia presentada será estrictamente confidencial y anónima, a menos que el denunciante desee entregar su identificación.

El procedimiento establecido para la investigación de las denuncias, exige total reserva a aquellas personas que deban conocerla, en razón de las funciones que le fueren asignadas en dicha investigación, arriesgando sanciones en caso contrario.

iii. Que permite al denunciante conocer el estado de su denuncia.

SI El denunciante puede hacer seguimiento al estado de su denuncia, pero necesita utilizar el canal para consultar por dicho estado. El canal no opera aún como una plataforma automatizada, que reporte codificadamente los avances de la investigación, y por tanto requiere la interacción de personas a cargo del canal y/o de investigadores asignados.

iv. Que es puesto en conocimiento de su personal, accionistas, clientes, proveedores y terceros, tanto mediante capacitaciones como a través del sitio en Internet de la entidad.

NO Tal como se expresó con anterioridad, el canal de denuncias ha sido puesto en conocimiento del personal de las empresas del grupo al que pertenece la compañía, y colaboradores con cuentas de correo en la plataforma de la Sociedad.

Dada la premisa de tal implementación, ni el canal ni los documentos de difusión y







capacitación están disponibles en el sitio de Internet de la compañía. No obstante, los Manuales de Prevención de Delito, si se han estimado susceptibles de registro en el sitio para conocimiento de inversionistas y otros Stakeholders.

c) El directorio ha implementado un procedimiento formal y que está en operación:

i. Para detectar y reducir barreras organizacionales, sociales o culturales que pudieren estar inhibiendo la diversidad de capacidades, condiciones, experiencias y visiones que, sin esas barreras, se habría dado naturalmente en la organización.

NO La sociedad no cuenta con un procedimiento formal para detectar y reducir barreras a la diversidad, pues como ya ha sido señalado, el respeto a la diversidad resulta inherente a una serie de principios éticos, y en algunos casos a normas legales del ámbito laboral y otros, que la sociedad ha adoptado en su normativa interna, tales como el Código de Conducta Ética o su Reglamento Interno de Higiene, Orden y Seguridad (Ver respuesta sobre la práctica 1.g). i)).

ii. Para identificar la diversidad de capacidades, conocimientos, condiciones, experiencias y visiones con que deben contar sus ejecutivos principales.

NO

Si bien no se cuenta con un procedimiento formal para identificar tales conocimientos, condiciones, experiencias y visiones, el Directorio, al momento de pensar en un cargo y en los posibles candidatos que vayan a desempeñarlo, evalúa todos los antecedentes que estiman necesarios y reflexionan sobre los requisitos que debería cumplir para el mejor desempeño del ejecutivo.

De esta manera, identifica la diversidad de capacidades, conocimientos, condiciones, experiencias, y visiones con las que deben cumplir los ejecutivos principales para obtener el mayor beneficio posible para la Sociedad y sus accionistas.

Adicionalmente, en los casos de mayor relevancia, estos procesos de reflexión e identificación de competencias, experiencias y visiones, son apoyados en consultores especialistas (“ ”) selección y reclutamiento.

iii. Para identificar entre los trabajadores de la entidad, a potenciales reemplazantes del gerente general y demás ejecutivos principales, en función del proceso de identificación descrito en el numeral ii anterior.

NO

La sociedad no ha formalizado un procedimiento con estas características.

No obstante, dado el reducido número de ejecutivos principales, y considerado las actuales dotación y estructura organizacional, la identificación de reemplazantes internos es un proceso obvio, al grado que de no identificarse, se arbitrarían rápidamente los procesos requeridos para su reclutamiento en fuentes externas.

iv. Para reemplazar oportunamente al gerente general y demás ejecutivos principales, y traspasar sus funciones e información relevante, ante su ausencia imprevista, minimizando el

NO

Por favor referirse a la respuesta anterior.



impacto que ello tendría en la organización.

v. En que la detección a que se refieren los números i y ii anteriores, se realiza al menos sobre una base anual.

NO

Hasta la fecha no se ha estimado necesario realizar tal detección sobre una base anual, ya que el Directorio y el Comité de Directores, regularmente evaluarán con mayor frecuencia estas materias, como parte de su normal funcionamiento, en la forma que ha sido descrita en las respectivas respuestas anteriores

d) El directorio ha implementado un procedimiento formal y que está en operación:

i. Para revisar, al menos sobre una base anual, las estructuras salariales y políticas de compensación e indemnización del gerente general y demás ejecutivos principales, con el fin de detectar y corregir eventuales incentivos a que dichos ejecutivos expongan a la sociedad a riesgos que no estén acorde a las políticas definidas sobre la materia o a la comisión de eventuales ilícitos.

SI El Comité de Directores examina, normalmente durante el 1° trimestre de cada año, los sistemas de remuneraciones y compensaciones de los ejecutivos principales, gerentes y trabajadores de la sociedad, velando por la adecuada aplicación de dichas retribuciones en conformidad a los términos contractuales, reportando de ello al Directorio en su sesión mensual inmediatamente siguiente.

de directores en caso que corresponda, en la revisión a que se refiere el numeral i anterior.

NO No se ha estimado necesario por el momento tener asesores externos para esta revisión, en atención a la práctica explicitada de monitoreo por el Comité de Directores, y que las directrices y metas para cada ejecutivo principal son analizadas en detalle por el Directorio y consensuadas con los ejecutivos al comienzo de cada año.

En el pasado, cuando se ha estimado necesario, el Directorio ha contratado expertos nacionales e internacionales que han colaborado en la fijación de Remuneraciones y planes de incentivos.

iii. Que contempla la difusión de las estructuras salariales y políticas de compensación e indemnización del gerente general y demás ejecutivos principales, en el sitio en Internet de la sociedad.

NO Tal como se indicó anteriormente, tales materias son tratadas y analizadas en detalle por el Comité de Directores y por el Directorio, quedando constancia de la revisión, así como de las retribuciones acordadas, en las actas correspondientes.

No obstante lo anterior, se hace presente que la Sociedad cumple estrictamente con el artículo 54 de la ley 18.046 y el artículo 135 del Nuevo Reglamento de Sociedades Anónimas, en el sentido que 15 días antes de la junta ordinaria de accionistas, todas las actas quedan a disposición de los accionistas para su análisis y estudio, pudiendo de esa manera consultar las discusiones realizadas sobre materias de compensación y estructuras salariales. Por su parte, tanto en la FECU como en la Memoria Anual, estos beneficios son informados en forma agregada.

iv. Que contempla someter dichas estructuras NO La aprobación de dichas estructuras salariales y políticas es una facultad del directorio de



salariales y políticas a aprobación de los accionistas.

la sociedad.

4. De la evaluación por parte de un tercero.

a) La autoevaluación del directorio respecto a la adopción de las prácticas contenidas en la presente normativa:

i. Ha sido revisada y validada por un tercero ajeno a la sociedad.

NO Todos los reportes de similar naturaleza requeridos por el regulador, son objeto de revisión y análisis por los asesores legales la Sociedad.

ii. La persona o equipo de personas que realizaron la revisión y validación, cuenta con experiencia acreditada de al menos 5 años en evaluación de procesos y efectividad de controles, o en la prestación de servicios profesionales de asesoría o consultoría en diseño e implementación de procesos, gestión de riesgos o mejoramiento continuo.

NO Si bien no tienen una experiencia de tales características, el equipo asesor tiene vasta y reconocida experiencia en materias relacionadas a mercado de valores, gobiernos corporativos y derecho comercial entre otras, lo que les permite asesorar profesionalmente a la Sociedad en la revisión de las respuestas preparadas en cumplimiento de la presente normativa.

iii. La entidad o personas que realizaron la revisión y validación, son fiscalizados por la Superintendencia u organismo público o privado extranjero de similar competencia.

NO Los asesores legales externos de la Sociedad no se encuentran dentro de las entidades fiscalizadas por la Superintendencia.

iv. La entidad o personas que realizaron la revisión y validación, pertenecen a una nómina establecida por las bolsas nacionales de entidades que cumplen las condiciones definidas por las mismas para certificar la autoevaluación a que se refiere la presente normativa.

NO Los asesores legales externos no se encuentran dentro de dicha nómina.

PRÁCTICAS DE GOBIERNO CORPORATIVO - Inversionistas

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